30.6.2014   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 201/1

I.

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

H.1

H.2

H.3

II.

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

H.

I.

J.

K.

L.

M.

III.

A.

A.1

A.2

A.3

A.4

B.

B.1

B.2

B.3

B.4

B.5

C.

D.

D.1

D.2

D.3

D.4

D.5

D.6

E.

E.1

E.2

E.3

E.4

F.

Bilaga I –

Bilaga II –

Bilaga III –

1.

I denna rapport analyseras Europaparlamentets budget- och finansförvaltning för budgetåret 2013. Rapporten behandlar användningen av de finansiella medlen och de händelser som i hög grad påverkat verksamheten under budgetåret (del I och II) och visar i sammandrag de resultat som uppnåtts i förhållande till de mål som satts för 2013 (del III).

2.

Denna rapport har utarbetats i enlighet med artikel 142 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1) (nedan budgetförordningen) och artikel 227 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för budgetförordningen och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (2). Analysen baseras på den preliminära redovisningen som fastställts av räkenskapsföraren.

3.

Parlamentets slutgiltiga anslag för 2013 uppgick till 1  75 0 4 63  939 euro, och utgjorde 19,07 % av taket i utgiftskategori V i den fleråriga budgetramen (3). I tabell 1 nedan presenteras genomförandet av Europaparlamentets budget för budgetåret 2013.

Tabell 1

Utnyttjandet av anslag

4.

Inkomsterna i räkenskaperna per den 31 december 2013 uppgick till 15 8 1 17  371 euro (2012: 17 5 5 41  860 euro), varav 2 5 9 91  783 euro var inkomster avsatta för särskilda ändamål (2012: 2 2 2 74  843 euro).

5.

De sammanlagda anslagen i parlamentets slutgiltiga budget för 2013 uppgick till 1  75 0 4 63  939 euro, vilket motsvarar en ökning på 1,9 % jämfört med budgeten för 2012 (1  71 7 8 68  121 euro).

6.

Åtagandena uppgick sammanlagt till 1  73 5 9 63  486 euro eller 99 % av de slutgiltiga anslagen (2012: 99 %). Betalningarna uppgick sammanlagt till 1  45 8 1 88  881 euro eller 84 % av de åtaganden som ingåtts (2012: 82 %).

7.

De automatiska överföringarna till budgetåret 2014 uppgick sammanlagt till 27 7 7 74  604 euro eller 16 % av de åtaganden som ingåtts (2012: 18 %). De icke-automatiska överföringarna av anslag till budgetåret 2014, i enlighet med artikel 13 i budgetförordningen, uppgick till 7 34  000 euro.

8.

De automatiska anslagsöverföringarna till budgetåret 2013 uppgick sammanlagt till 30 5 4 57  875 euro (2012: 22 2 9 00  384 euro). Betalningarna mot dessa överföringar uppgick till 28 6 1 09  573 euro, vilket motsvarar 94 % (2012: 89 %). Det förfallna beloppet uppgick därmed till 1 9 3 48  302 euro, en minskning på 22 % jämfört med 2012 (2 4 9 09  308 euro). De förfallna beloppen berörde framför allt följande artiklar: Artikel 2 0 0 ”Fastigheter”, artikel 2 0 2 ”Utgifter rörande fastigheter”, artikel 3 2 4 ”Produktion och spridning”, artikel 2 1 0 ”Databehandling och telekommunikationer”, artikel 1 4 0 ”Övriga anställda och externa personer” och artikel 3 0 0 ”Utgifter för personalens tjänsteresor och resor mellan de tre arbetsorterna”. De förfallna beloppen för dessa sex artiklar motsvarar 74 % av det sammanlagda förfallna beloppet.

9.

De förfallna beloppen och de huvudsakliga skälen till att anslagen förföll presenteras i tabell 2.

Tabell 2

Huvudsakliga skäl till att de anslag som förts över automatiskt från 2012 till 2013 förföll

10.

Inkomster avsatta för särskilda ändamål under 2013 uppgick sammanlagt till 2 5 9 91  783 euro (2012: 2 2 2 74  843 euro). Åtagandena uppgick till 1 6 9 07  174 euro, vilket motsvarar ett genomförande av anslagen på 65 % (2012: 81 %). Betalningarna uppgick till sammanlagt 8 9 97  498 euro eller 53 % av de åtaganden som ingåtts (2012: 62 %).

11.

Figuren nedan visar varifrån anslagen från inkomster avsatta för särskilda ändamål under 2013 kommer.

Figur 1

Anslag från inkomster avsatta för särskilda ändamål 2013 per kapitel

12.

Anslagen från inkomster avsatta för särskilda ändamål som överförts till 2013 uppgick sammanlagt till 10 6 9 00  532 euro (2012: 10 7 5 92  247 euro). Huvudparten (91 %) av dessa anslag härrör från kapitel 2 0, och består huvudsakligen av en inbetalning på 8 5 8 97  000 euro från belgiska staten den 27 januari 2010 för övertagandet av marken där byggnaderna D4 och D5 står samt exploateringskostnader för betongplattan som täcker tågstationen Bruxelles-Luxembourg.

13.

Det sammanlagda beloppet för åtaganden som gällde inkomster avsatta för särskilda ändamål uppgick till 10 4 1 47  894 euro i slutet av 2013 (2012: 10 5 4 82  187 euro). Betalningarna 2013 motsvarade 16 % av de åtaganden som ingåtts (2012: 10 %). Huvudparten av åtagandena avser förvärvet av Trebel-byggnaden, i enlighet med presidiets beslut av den 30 november 2011.

14.

10 6 9 34  452 euro överfördes till budgetåret 2014. Av denna summa utgjordes 1 6 4 94  703 euro av anslag från inkomster avsatta för särskilda ändamål under 2013 (de förfallna anslagen uppgår till 4 99  582 euro) och 9 0 3 35  056 euro av anslag från inkomster avsatta för särskilda ändamål som överförts från 2012 (varav 30 euro förföll). Det belopp på 8 5 8 97  000 euro som belgiska staten betalade in i januari 2010 (se punkt 12) klassificeras som externa inkomster avsatta för särskilda ändamål, i enlighet med artikel 21.2 i budgetförordningen. Anslag från interna inkomster avsatta för särskilda ändamål som har överförts uppgick till 2 1 0 37  452 euro.

15.

Ett belopp på 1 3 7 66  453 euro (2012: 2 4 8 30  106 euro), vilket motsvarar 0,8 % av de slutgiltiga anslagen (2012: 1,4 %) förföll. De huvudsakliga skälen till att anslagen förföll presenteras i tabellen nedan.

Tabell 3

Huvudskälen till förfallna anslag 2013

16.

Under budgetåret godkändes tio C-överföringar (inklusive en s.k. uppsamlingsöverföring) enligt artiklarna 27 och 46 i budgetförordningen (7). Överföringarna uppgick sammanlagt till 6 9 0 88  000 euro eller 3,9 % av de slutgiltiga anslagen (2012: tio överföringar motsvarande 4,7 % av de slutgiltiga anslagen). Talmannen godkände tio P-överföringar enligt artikel 25.1 i budgetförordningen (8), vilka uppgick till sammanlagt 9 7 98  500 euro eller 0,6 % av de slutgiltiga anslagen (2012: åtta överföringar motsvarande 0,6 % av de slutgiltiga anslagen).

17.

Sammanfattningsvis godkändes 20 C- och P-överföringar under 2013, till ett sammanlagt belopp av 7 8 8 86  500 euro eller 4,5 % av de slutgiltiga anslagen (2012: 18 överföringar på totalt 9 0 8 41  790 euro eller 5,3 % av de slutgiltiga anslagen).

Tabell 4

Överföringar efter rättslig grund

Tabell 5

Analys av C-överföringar efter mottagande budgetpost

Tabell 6

Analys av C-överföringar efter utgiftskategori och syfte

18.

I detta avsnitt behandlas utnyttjandet av anslagen för kapitel 10 1 ”Reserv för oförutsedda utgifter” och kapitel 10 8 ”EMAS-reserv”. Dessa kapitel, som ingår i avdelning 10 ”Övriga utgifter”, kallas hädanefter i denna rapport ”preliminära anslag”. Avdelning 10 ”Övriga utgifter” var den huvudsakliga källan till överföringar med undantag för uppsamlingsöverföringen, och 59 % av dessa överföringar kan härledas till denna rubrik (8 8 34  000 euro av totalt 1 5 0 88  000 euro).

19.

Av detta belopp gick 6 0 74  000 euro till ledamöter, 2 0 60  000 euro till informationsteknik och 7 00  000 euro till administration. Mottagare och skäl för överföringarna av preliminära anslag beskrivs nedan.

Tabell 7

Mottagare av preliminära anslag

20.

I detta avsnitt behandlas överföringar med undantag för uppsamlingsöverföringen som kommer från andra källor än avdelning 10 ”Övriga utgifter”. Sammanlagt 6 2 54  000 euro överfördes från andra avdelningar. Utgifter kopplade till ledamöterna var den största källan till dessa överföringar, närmare bestämt 44 %, följt av utgifter för information (28 %), informationsteknik (26 %) och administration (2 %). Tabell 8a innehåller information om dessa överföringar.

Tabell 8a

C-överföringar från andra källor än preliminära anslag (med undantag för uppsamlingsöverföringen)

21.

Totalt 5 4 0 00  000 euro överfördes från de preliminära anslagen och andra källor för att bidra till finansieringen av utbyggnaden och renoveringen av Konrad Adenauer-byggnaden (KAD), det största byggnadsprojektet i Luxemburg. I tabell 8b presenteras dessa överföringar i mer detalj.

Tabell 8b

Uppsamlingsöverföring C12

22.

P-överföringarna presenteras i tabell 9 nedan.

Tabell 9

Mottagare av P-överföringar

23.

I detta avsnitt beskrivs anslagsutnyttjandet per budgetkapitel, deras andel av budgeten och hur de utvecklats sedan föregående budgetår. Fyra kapitel står för hela 70 % av de totala åtagandena. Dessa är kapitel 1 0 ”Ledamöter”, kapitel 1 2 ”Tjänstemän och tillfälligt anställda”, kapitel 2 0 ”Fastigheter och utgifter i samband med dessa” samt kapitel 4 2 ”Utgifter för assistentstöd till ledamöterna”.

24.

I tabell 10 visas hur anslagen utvecklats mellan budgetåren 2012 och 2013, kapitel för kapitel. Figurerna 2 och 3 visar fördelningen och utvecklingen per kapitel mellan 2012 och 2013.

Tabell 10

Utvecklingen för 2013 och 2012 års åtaganden

25.

Utgifterna för ledamöterna uppgick 2013 till 20 5 4 14  449 euro (12 % av de totala åtagandena för budgetåret). Denna siffra är 1,1 miljon euro eller 0,6 % högre än 2012. Kapitlet omfattar fem huvudsakliga utgiftsposter: Budgetposterna 1 0 0 0 ”Arvoden” och 1 0 0 6 ”Ersättning för allmänna utgifter” utgör 34 % respektive 19 % av åtagandena, budgetposterna 1 0 0 4 ”Utgifter för ordinarie resor” och 1 0 0 5 ”Övriga reseutgifter” utgör 35 % respektive 3 % av åtagandena och budgetposten 1 0 3 0 ”Ålderspensioner” utgör 6 % av åtagandena.

26.

Åtagandena för budgetposterna 1 0 0 0 ”Arvoden” och 1 0 0 6 ”Ersättning för allmänna utgifter” (avsedda att täcka utgifterna för ledamöternas parlamentariska aktiviteter) uppgick till 10 8 6 33  749 euro eller 53 % av de totala åtagandena för detta kapitel. Utgifterna ökade med 0,5 % jämfört med 2012, på grund av Kroatiens anslutning och de tolv nya kroatiska ledamöterna (9). Ledamöternas månatliga bruttolön är 7  957 euro per person, och ersättningen för allmänna utgifter är 4  299 euro. Dessa belopp har inte ändrats sedan 2012.

27.

Åtagandena för budgetposterna 1 0 0 4 ”Utgifter för ordinarie resor” och 1 0 0 5 ”Övriga reseutgifter” uppgick till 7 8 4 97  779 euro, vilket är 38 % av de totala utgifterna för kapitel 1 0. Dessa utgifter minskade med 0,4 % jämfört med 2012. Beloppen för dessa åtaganden bör emellertid betraktas med viss reservation, eftersom de inte på ett definitivt sätt representerar de reella årliga utgifterna för ledamöternas resor och uppehälle (10). Presidiets strukturella åtgärder för att minska reseutgifterna resulterade emellertid i besparingar, trots de nya kroatiska ledamöterna (11) och höjda transportkostnader.

28.

Under 2013 gjorde ledamöterna (12) totalt 29  142 (13) resor (14). Målet för de flesta resor var Bryssel (18  280) eller Strasbourg (8  407). Sammanträden på andra håll inom EU stod för 1  514 resor och 941 resor gjordes till sammanträden utanför EU.

29.

Åtagandena för budgetpost 1 0 3 0 ”Ålderspensioner” uppgick till 1 1 9 41  558 euro, eller 6 % av den totala summan för kapitlet. Dessa utgifter ökade med 18 % jämfört med 2012, eftersom man tvingades betala ut försenade pensioner och dröjsmålsränta för dessa till f.d. ledamöter från Frankrike.

30.

Utgifterna för tjänstemän och tillfälligt anställda uppgick 2013 till 57 4 9 99  348 euro, vilket gör detta till den största utgiftsposten, motsvarande 33 % av de totala åtagandena för budgetåret 2013. Denna siffra är 14,3 miljoner euro eller 3 % högre än under föregående budgetår. Anslagen till detta kapitel utgörs nästan helt, eller till 99 %, av post 1 2 0 0 ”Löner och ersättningar”.

31.

Åtagandena för budgetpost 1 2 0 0 ”Löner och ersättningar” uppgick till 57 0 6 69  888 euro, en ökning med 3 % (1 5 2 94  817 euro) jämfört med 2012. Denna utveckling återspeglar nyrekryteringar och karriärutvecklingen hos de redan anställda. Inom budgetpost 1 2 0 0 fanns ett överskott under 2013 och det var från den post som det största beloppet togs vid uppsamlingsöverföringen (15) (6 3 00  000 euro). Överskottet kommer sig till största delen av att man under beräkningarna av 2013 års budget räknade med att det skulle komma att göras årliga anpassningar av lönerna för 2011 och 2012, vilka i slutänden inte gjordes under 2013. I sin dom av den 19 november 2013 fastställde EU-domstolen att rådet hade rätt att förkasta kommissionens förslag som grundades på en metod för anpassningar som skulle leda till en höjning av EU-tjänstemännens löner med 1,7 % under 2011 (16).

32.

Under 2013 rekryterades 463 tjänstemän och tillfälligt anställda till generalsekretariatet, 75 tillfälligt anställda till de politiska grupperna och 337 ackrediterade parlamentsassistenter. Sammanlagt 6  105 tjänstemän och tillfälligt anställda arbetade för parlamentet per den 31 december 2013 (5  308 personer vid generalsekretariatet och 797 personer för de politiska grupperna), och 1  763 personer var anställda som ackrediterade parlamentsassistenter.

33.

När det gäller könsfördelningen var 29 % av enhetscheferna, 34 % av direktörerna och 33 % av generaldirektörerna kvinnor per den 31 december 2013. Könsfördelningen per kategori för hela personalen redovisas i figur 4 nedan.

Figur 4

Generalsekretariatets personal efter kön

34.

Utgifterna för övrig personal och externa tjänster uppgick 2013 till 10 6 1 82  103 euro (6 % av åtagandena). Kapitlet innehåller tre huvudsakliga utgiftsposter: Budgetpost 1 4 0 2 ”Konferenstolkar” stod för 47 % av åtagandena, budgetpost 1 4 0 0 ”Övrig personal” (17) för 35 % och budgetpost 1 4 2 0 ”Externa tjänster” (18) för 11 %.

35.

Åtagandena för kapitlet ökade med runt 3,7 miljoner euro jämfört med 2012, vilket motsvarar en ökning på 4 %. Denna utveckling beror främst på att antalet tolkdagar för extraanställda konferenstolkar ökade och att kontraktsanställd personal rekryterades då säkerhetstjänsten internaliserades. När det gäller den externa översättningen genomfördes flera besparingsåtgärder.

36.

Åtagandena för budgetpost 1 4 0 2 ”Konferenstolkar” uppgick till 4 9 5 99  377 euro och omfattade arvoden, socialförsäkringsavgifter, resekostnader och traktamenten för extraanställda konferenstolkar som anställdes av parlamentet vid möten som anordnades av denna institution. Åtagandena ökade med runt 3 5 99  377 miljoner euro jämfört med 2012, vilket motsvarar en ökning på 8 %. Detta beror till största delen på ökningen av antalet tolkdagar för extraanställda konferenstolkar (2013: 53  244 dagar, 2012: 49  615 dagar).

37.

Parlamentets tolkar och de extraanställda konferenstolkarna utförde 1 03  550 tolkdagar under 2013 (2012: 1 02  471 dagar) för parlamentet och andra institutioner (19) och gällde fall då parlamentet hade ansvar för att tillhandahålla tolkning. Av dessa tolkdagar stod parlamentets egna tolkar för 50  306 dagar (en minskning med 5 % jämfört med 2012), och de extraanställda konferenstolkarna stod för 53  244 dagar (en ökning med 7 % jämfört med 2012).

38.

För budgetpost 1 4 2 0 ”Externa tjänster” uppgick åtagandena till sammanlagt 1 1 9 04  661 euro (2 6 82  972 euro eller 18 % mindre än 2012). Denna skillnad beror på att flera besparingsåtgärder genomförts. Beslutet att inte längre tillhandahålla en flerspråkig version av det fullständiga förhandlingsreferatet, och att upphöra med den systematiska översättningen av detta dokument, ledde till en minskning av kostnaderna för externa tjänster på 9 70  000 euro. Ändringsförslagen som översätts av externa översättare minskades med 1 49  000 sidor tack vare att den genomsnittliga längden på ett dokument med ändringsförslag minskade från 28 standardsidor under 2012 till 21,5 standardsidor under 2013. Andelen sidor som översattes av externa översättare minskade från 30,1 % under 2012 till 28,9 % under 2013.

39.

För budgetpost 1 4 0 0 ”Övrig personal” uppgick åtagandena till 3 7 2 96  239 euro (7 % mer än 2012). Denna budgetpost omfattar löner, inklusive anslag och ersättningar, till övriga anställda, däribland kontraktsanställda, lokalanställda och särskilda rådgivare, arbetsgivaravgifter till olika socialförsäkringar och effekterna av viktningen av lönerna för dessa anställda samt rekrytering av tillfällig personal via bemanningsföretag. Ökningen av utgifterna beror främst på att kontraktsanställd personal rekryterades då säkerhetstjänsten internaliserades. Den 31 december 2013 fanns det sammanlagt 691 kontraktsanställda. Deras fördelning på tjänstegrupper (20) och kön framgår av figur 5.

Figur 5

Kontraktsanställdas fördelning per tjänstegrupp och efter kön 2013

40.

Utgifterna för kapitel 1 6 uppgick 2013 till 1 7 8 29  236 euro (1 % av de totala åtagandena för budgetåret 2013). Denna siffra är 1 1 29  413 miljoner euro eller 7 % högre än 2012.

41.

I kapitlet användes 33 % av åtagandena för budgetpost 1 6 5 4 ”Daghemmet och kontrakterade daghem”, 26 % för budgetpost 1 6 1 2 ”Vidareutbildning” och 24 % för budgetpost 1 6 5 2 ”Löpande driftskostnader för restaurangerna och personalmatsalarna”.

42.

Den externa förvaltningen av institutionens daghem och familjelokal i Bryssel och därtill hörande utgifter utgjorde den största delen av utgifterna för budgetpost 1 6 5 4. Åtagandena under denna budgetpost uppgick sammanlagt till 5 8 43  000 euro (samma siffra som för 2012) och omfattade parlamentets bidrag till de samlade utgifterna för parlamentets daghem och externa daghem med vilka avtal ingåtts (21).

43.

För budgetpost 1 6 1 2 ”Vidareutbildning” uppgick åtagandena till 4 6 82  180 euro (12 % mer än 2012) och omfattade utgifter för vidareutbildningskurser och förbättring av institutionens effektivitet. Under 2013 deltog 4  766 personer (2012: 5  089) i språkkurser, 5  775 (22) personer (2012: 1  538) deltog i it-kurser och 900 personer (2012: 1  126) deltog i kurser i ekonomi. Sammanlagt 7  709 personer (2012: 6  963) deltog i interna kurser och 343 personer (2012: 320) deltog i externa kurser.

44.

För budgetpost 1 6 5 2 ”Löpande driftskostnader för restaurangerna och personalmatsalarna” uppgick åtagandena till 4 2 60  000 euro (8 % mer än 2012). Under sitt sammanträde den 10 juni 2013 antog presidiet ett meddelande från generalsekreteraren med titeln ”Parlamentets kommande cateringpolicy 2014–2019 – riktlinjer för modernisering” vilken omfattar en strategisk plan för utvecklingen på detta område. De första effekterna av den strukturella reformen tillsammans med en översyn av priserna (som inte ändrats under de senaste tolv åren) som genomfördes i början av 2013 i parlamentets restauranger, självserveringsfaciliteter, kafeterior och barer ledde till en allmän stabilisering av utgifterna för budgetpost 1 6 5 2 (se punkt 130). Att 2013 års utgifter är högre än under 2012 beror på det europeiska ungdomsevenemanget EYE 2014, som kommer att genomföras i enlighet med presidiets beslut av den 1 juli 2013 (se punkt 106), och som föranlett en anslagsöverföring på 3 00  000 euro (överföring P6, se tabell 9).

45.

Utgifterna för kapitel 2 0 uppgick 2013 till 25 0 3 36  611 euro (14 % av de totala åtagandena för budgetåret). Åtagandena för kapitlet ökade med runt 1 4 71  683 miljoner euro jämfört med 2012, vilket motsvarar en ökning på 1 %. Anslagen för kapitlet ökade med 41 miljoner euro under budgetårets gång (19 % av det ursprungliga anslagsbeloppet) genom uppsamlingsöverföringen (se tabell 8b).

46.

Anslagsfördelningen i kapitel 2 0 efter utgiftsart visas i figur 6 nedan.

Figur 6

Fördelning av åtagandena i kapitel 2 0 per budgetpost

47.

Åtagandena för budgetpost 2 0 2 2 ”Underhåll, skötsel, drift och lokalvård av fastigheter” uppgick till 5 1 8 91  984 euro (21 % av utgifterna i kapitlet). Denna budgetpost omfattar underhåll av lokaler, hissar, uppvärmning, luftkonditionering, branddörrar, målning, reparationer osv. Utgifterna ökade med 7 % jämfört med 2012 (+  3 2 53  340 euro). Detta beror till största delen på att flera avtal slöts under året som en del av den nya underhållsplanen (ett resultat av Baloche-rapporten av den 22 december 2008) som innebär ett ökat underhåll, som är förenligt med det ansvar som Europaparlamentet innehar p.g.a. sin roll som ägare till byggnaderna. Anslagen för budgetposten i fråga minskades emellertid med 3,9 miljoner euro under budgetåret (med 7 % av de ursprungliga anslagen) eftersom viss utrustning inte byttes ut som planerat, upphandlingar sköts upp och inkomster avsatta för särskilda ändamål användes.

48.

För budgetpost 2 0 0 1 ”Årliga leasingavgifter” (28 % av kapitlet) uppgick åtagandena till 6 9 2 36  000 euro, eller drygt dubbelt så mycket som under 2012. Anslagen till budgetposten ökades med 5 3 1 00  000 euro under budgetåret, vilket innebär en ökning på 329 % jämfört med de ursprungliga anslagen. Detta skedde främst genom uppsamlingsöverföringen (se tabellerna 8a och 8b). Hela detta extra belopp gick till utbyggnaden av KAD-byggnaden i Luxemburg.

49.

Åtagandena för budgetpost 2 0 0 5 ”Uppförande av byggnader” uppgick till 8 0 65  316 euro (3 % av kapitlet) och gick till utgifter och arbeten för KAD-projektet, med undantag för de arbeten som finansierades inom ramen för ett leasingavtal (dessa utgifter täcks i stället av anslagen för budgetpost 2001). Den 76-procentiga ökningen jämfört med 2012 (+  3 4 81  701 euro) berodde på presidiets krav på ökade kontroller (med nya tjänster: samordnare och kostnadskontrollant).

50.

För budgetpost 2 0 0 7 ”Inredning av lokaler” (15 % av kapitlet) uppgick åtagandena till 3 6 3 26  338 euro (4 % mer än 2012). Under 2013 inleddes och avslutades omfattande arbeten med fastigheter och projekt i Bryssel. Det största projektet var Europeiska historiens hus, för vilket åtaganden på 1 2 4 48  650 euro ingicks under 2013, samt renovering av taket i plenisalen i PHS-byggnaden i Bryssel, för vilken åtaganden på 2 0 79  600 euro ingicks under året (avtalet omfattar ett extrabelopp på 15 % som ska täcka eventuella ändringar och oförutsedda utgifter). Flera arbeten och projekt har också genomförts i de byggnader som redan är i bruk. Denna budgetpost ska täcka specifika inredningsprojekt som inte är återkommande. Därför är det inte relevant att göra en jämförelse av anslagen mellan åren.

51.

Åtagandena för budgetpost 2 0 2 6 ”Säkerhet och övervakning av byggnader” (12 % av kapitlet) uppgick till sammanlagt 3 1 0 97  983 euro, vilket är en minskning med 11 % jämfört med 2012. Anslagen användes främst för att täcka utgifterna för bevakning och tillsyn av Europaparlamentets byggnader på de tre vanliga arbetsorterna samt av informationskontoren. Minskningen beror främst på besparingar som uppnåtts tack vare internaliseringen av dessa tjänster.

52.

Åtagandena för kapitlet uppgick 2013 till 13 1 8 05  904 euro (8 % av de totala åtagandena för budgetåret). Under 2013 användes 1 0 9 98  530 euro mindre än 2012, vilket är en minskning på 8 %. Anslagen för kapitlet ökades med 3 8 78  200 euro under budgetåret, eller med 3 % av det ursprungliga anslagsbeloppet. (De förfallna anslagen uppgår endast till 1,2 % av det slutgiltiga anslagsbeloppet, vilket kan anses vara en teknisk summa.)

53.

Budgetposterna 2 1 0 0 ”Utrustning och programvara” och 2 1 0 2 ”Externa tjänster för informations- och innovationsteknik” står tillsammans för 79 % av kapitlets åtaganden.

54.

Fördelningen av utgifterna i kapitel 2 1 visas i figur 7 nedan.

Figur 7

Fördelningen av utgifter i kapitel 2 1

55.

Åtagandena för budgetpost 2 1 0 0 ”Utrustning och programvara” står för 23 % av kapitel 2 1, med ett belopp på 3 0 7 92  197 euro, som är 31 % mindre än under 2012. Budgetposten är avsedd att täcka utgifterna för inköp, hyra, service och underhåll av hårdvara och programvara för institutionen och arbeten i samband med detta. Denna hårdvara och programvara är i synnerhet till för data- och telekommunikationscentrets system, avdelningarnas och de politiska gruppernas informationsteknik samt den elektroniska omröstningen. Det huvudsakliga skälet till minskningen är att åtagandena för 2012 var ovanligt stora: Två C-överföringar genomfördes för att öka anslagen till denna budgetpost med över 11 miljoner euro i slutet av 2012, för att finansiera en utökad wifi-räckvidd i parlamentets lokaler och ersätta stora delar av nätverksinfrastrukturen.

56.

Åtagandena för budgetpost 2 1 0 2 ”Externa tjänster för informations- och innovationsteknik” står för 55 % av kapitel 2 1, med ett belopp på 7 2 9 84  023 euro, vilket är 4 % mer än under 2012. Ökningen beror på ett flertal extraprojekt som krävde externa tjänster. Det uppkom även förseningar vid internaliseringen av vissa tjänster, eftersom det visade sig vara svårt att rekrytera kvalificerad personal till de nya, permanenta tjänsterna. Anslagen ökades därför med 5 5 86  300 euro under budgetåret (8 % av det ursprungliga anslagsbeloppet). Anslagen är huvudsakligen avsedda att täcka kostnader för externt stöd från serviceenheter och datakonsultföretag i samband med driften av datacentrumet och nätverket, skapande och underhåll av programvara, stöd till användare, inbegripet ledamöterna och de politiska grupperna, genomförandet av undersökningar samt utarbetande och inmatning av teknisk dokumentation.

57.

Detta kapitel stod för 1 % av åtagandena under 2013, med ett belopp på 9 5 48  021 euro, en ökning med 1 % jämfört med 2012.

58.

Fördelningen av åtagandena i detta kapitel var som följer: 49 % gick till artikel 2 3 5 ”Telekommunikationer”, 24 % till artikel 2 3 0 ”Papper, kontorsmateriel och andra förbrukningsartiklar” och 10 % till artikel 2 3 2 ”Rättskostnader och skadestånd”. Resterande 17 % fördelades mellan artiklarna 2 3 1 ”Utgifter i samband med finansiella transaktioner”, 2 3 6 ”Porto och andra försändelsekostnader”, 2 3 7 ”Flyttningar”, 2 3 8 ”Övriga administrativa utgifter” och 2 3 9 ”Kompensation för koldioxidutsläpp som orsakas av Europaparlamentet”.

59.

Med undantag för budgetposterna 2 3 8 0 ”Övriga administrativa utgifter” och 2 3 0 0 ”Papper, kontorsmateriel och andra förbrukningsartiklar” finansierade alla budgetposter i kapitlet överföringarna C8 och C12 (se tabellerna 8a och 8b). Totalt sett minskade de ursprungliga anslagen till följd av dessa överföringar med 24 %, vilket visar de insatser som gjorts för att kontrollera de administrativa utgifterna.

60.

Anslagen under budgetpost 2 3 9 ”Kompensation för koldioxidutsläpp som orsakas av Europaparlamentet” uppgick ursprungligen till 1 0 64  000 euro, men minskade med 98 % vid uppsamlingsöverföringen p.g.a. en stor nedgång i priset per ton koldioxid.

61.

Detta kapitel stod för 2 % av åtagandena under 2013, med ett belopp på 3 2 8 16  473 euro, en ökning med 1 % jämfört med 2012. Fördelningen av åtagandena i detta kapitel var som följer: 78 % för artikel 3 0 0 ”Utgifter för personalens tjänsteresor och resor mellan de tre arbetsorterna”, 19 % för artikel 3 0 4 ”Diverse utgifter för sammanträden” och 3 % för artikel 3 0 2 ”Utgifter för mottagning och representation”.

62.

Under 2013 gjordes 32  736 tjänsteresor (2012: 33  616 tjänsteresor), vilket motsvarar sammanlagt 97  161 tjänsteresedagar (2012: 99  377 dagar). Tjänsteresorna hade främst parlamentets tre arbetsorter som mål (Bryssel: 4  094 resor, Strasbourg: 19  427 resor och Luxemburg: 1  886 resor).

63.

Detta kapitel stod för 7 % av åtagandena under 2013, med ett belopp på 12 5 6 72  031 euro, en ökning med 19 % jämfört med 2012. 25 % av anslagen i kapitlet avser budgetpost 3 2 4 4 ”Anordnande av gruppbesök, Euroscola-programmet och inbjudningar till opinionsbildare i icke-medlemsstater”, 20 % avser budgetpost 3 2 4 2 ”Utgifter för publicering, information och deltagande i offentliga arrangemang” och 16 % avser budgetpost 3 2 4 8 ”Utgifter för audiovisuell information”.

64.

Fördelningen av åtagandena visas i figur 8 nedan.

Figur 8

Fördelningen av utgifter i kapitel 3 2

65.

För budgetpost 3 2 4 4 ”Anordnande av gruppbesök, Euroscola-programmet och inbjudningar till opinionsbildare i icke-medlemsstater” uppgick åtagandena till 3 1 6 67  743 euro, vilket var 13 % mer än 2012. Anslagen täckte bidrag till besöksgrupper samt värdskap och infrastruktur i samband med dessa besök, utgifter för programmet Euroscola samt finansiering av praktikperioder för opinionsbildare i icke-medlemsstater. Ökningen beror bland annat på parlamentets deltagande i finansieringen av den nya utställningen EU-PHORIA på Schirmecks museum, i samarbete med regionen Alsace och andravärldskrigsmuseet Mémorial Alsace-Moselle, anordnandet av det europeiska ungdomsevenemanget EYE 2014 samt ett ökat antal besöksgrupper och deltagare i programmet Euroscola.

66.

När det gäller budgetpost 3 2 4 2 ”Utgifter för publicering, information och deltagande i offentliga arrangemang” uppgick åtagandena till 2 5 4 53  635 euro. Detta omfattade i synnerhet utgifter för informationspublikationer, inklusive elektroniska publikationer, informationsverksamhet, PR, deltagande i offentliga arrangemang, mässor och utställningar i medlemsstaterna och kandidatländerna samt uppdatering av Europaparlamentets webbplats för uppföljning av lagstiftningen (OEIL). Åtagandena var 15 % högre än 2012. Ökningen hänger ihop med informationsaktiviteter för att förbereda parlamentsvalet 2014.

67.

Anslagen för punkt 3 2 4 8 ”Utgifter för audiovisuell information” uppgick till 2 0 5 33  306 euro och täckte utgifter för följande:

Åtagandena motsvarade ett belopp som var 54 % högre än 2012. Ökningen hänger ihop med audiovisuella informationsaktiviteter för att förbereda parlamentsvalet 2014.

68.

När det gäller produktionen av audiovisuell information direktsändes 1  375 evenemang, varav 1  134 utskottssammanträden, över nätet. När det gäller produktionen inom ramen för Europe by Satellite såg den ut på följande sätt: 829 nyhetsinslag om parlamentet som sändes 27  563 gånger av 187 kanaler, 79 informationsinslag om lagstiftningsfrågor, 75,5 plenardagar, 527 direktsändningar, 321 aktuella ämnen som producerats för Eurovision (för sändning till dess medlemmar) och 26 evenemang som sändes av Eurovision från parlamentet i Bryssel och Strasbourg.

69.

Det bör noteras att åtagandena för budgetpost 3 2 4 3 ”Parlamentarium – Europaparlamentets besökscentrum” (3 8 44  123 euro) ökade med 11 % i förhållande till året innan. Under 2013 besökte 3 37  000 personer Parlamentarium, vilket innebär att det tillhör Bryssels mest besökta turistattraktioner (2012: 2 50  000 besökare).

70.

Detta kapitel stod för 5 % av åtagandena under 2013, med ett sammanlagt belopp på 9 2 6 83  288 euro, en ökning med 5 % jämfört med 2012.

71.

Artikel 4 0 0 ”Utgifter för de politiska gruppernas och de grupplösa ledamöternas administration, politiska verksamhet och informationsverksamhet” utgjorde 63 % av anslagen i kapitel 4 0 (2012: 65 %). Åtagandena för denna artikel uppgick till 5 8 6 97  494 euro och syftade till att täcka de politiska gruppernas och de grupplösa ledamöternas

Åtagandena ökade med 3 % jämfört med 2012 p.g.a. större behov i samband med Kroatiens anslutning.

72.

Artikel 4 0 2 ”Bidrag till europeiska politiska partier” uppgick till 23 % (2012: 21 %) av åtagandena i kapitel 4 0, eller 2 1 5 85  794 euro, och ökade med 14 % jämfört med 2012. Förklaringen till denna ökning är att 2013 är ett år som föregår ett valår.

73.

Artikel 4 0 3 ”Bidrag till europeiska politiska stiftelser” (1 2 4 00  000 euro) uppgick till 13 % (2012: 14 %) av åtagandena i kapitel 4 0.

Figur 9

Fördelningen av utgifter i kapitel 4 0

74.

Detta kapitel stod för 11 % av åtagandena under 2013, med ett belopp på 18 8 3 01  020 euro, en ökning med 4 % jämfört med 2012.

75.

Anslagen ökade med 3,7 miljoner euro (2 % av de ursprungliga anslagen) under budgetåret, för att täcka de växande utgifterna för ackrediterade parlamentsassistenter (+ 3,5 miljoner euro) och växelkursskillnaderna som blev större än väntat (+ 0,2 miljoner euro).

76.

I figuren nedan presenteras fördelningen av åtagandena i detta kapitel.

Figur 10

Fördelningen av utgifter i kapitel 4 2

77.

Åtagandena för lokala assistenter uppgick till 8 3 8 40  699 euro, 4 % mer än 2012.

78.

När det gäller ackrediterade assistenter uppgick åtagandena till 10 3 7 97  680 euro, vilket var 5 % mer än 2012. Utgifterna omfattar lön, anslag och utgifter för tjänsteresor för assistenterna, såväl som utgifter för extern yrkesutbildning. De utbetalda ersättningarna uppgick i genomsnitt till 7,9 miljoner euro per månad (7,5 miljoner euro i genomsnitt under 2012).

79.

Per den 31 december 2013 arbetade 1  785 ackrediterade assistenter vid Europaparlamentet och 4  860 lokalanställda assistenter hade anställningskontrakt med ledamöterna (varav 162 hade anställningskontrakt via grupperingar av ledamöter). I genomsnitt hade varje ledamot 2,33 ackrediterade assistenter och 6,34 lokala assistenter (23). Antalet lokalanställda assistenter per ledamot varierar stort och låg i intervallet 0–43 under 2013. Medan 16 ledamöter inte hade några lokalanställda assistenter alls hade 84 ledamöter fler än tio anställda från sitt hemland under 2013. 45 ledamöter hade endast lokalanställda assistenter 2013.

80.

Betalningar för lokala assistenter med hemort utanför euroområdet gjordes under 2013 på grundval av en växelkurs mellan euron och andra valutor som fastställdes för hela året (växelkursen i december 2012).

81.

Detta kapitel stod för 0,02 % av åtagandena under 2013, med ett belopp på 3 75  000 euro, en ökning med 4 % jämfört med 2012.

82.

Kapitlen i denna avdelning omfattar endast preliminära anslag som bara kan utnyttjas efter att ha blivit överförda till en ”operativ” budgetpost. Dessa överföringar (2 2 9 12  765 euro) analyserades i avdelning 1 i denna rapport. De ursprungliga anslagen i denna avdelning uppgick till 2 2 9 12  765 euro (2012: 2 9 5 42  652 euro), eller 1,3 % av den totala budgeten för 2013.

83.

Budgetåret 2013 kännetecknades av en fortsättning av de strukturella förbättringar som påbörjades 2011, detta för att ge parlamentet alla nödvändiga resurser för att spela sin roll i lagstiftningsprocessen fullt ut och helt och fullt kunna utnyttja de utvidgade befogenheter som institutionen fått genom Lissabonfördraget.

84.

Parlamentet fortsatte även arbetet med de fleråriga programmen för att rationalisera och modernisera centrala sektorer inom sin förvaltning, särskilt på säkerhetsområdet, och gjorde stora förändringar i sin informations- och kommunikationspolicy inför valet 2014.

85.

De institutionella anpassningarna i samband med Kroatiens anslutning genomfördes utan nämnvärda svårigheter.

86.

Målen och de uppnådda resultaten för 2013, som anges nedan, är baserade på presidiets prioriteringar och beslut för 2013, på riktlinjerna i parlamentets budgetresolutioner och på målen för och resultaten av det administrativa arbetsprogrammet för perioden 2012–2014.

87.

En jämförande studie med fyra nationella parlament och Förenta staternas kongress visade att det finns betydande utrymme för förbättringar när det gäller strukturerna för stöd till Europaparlamentet, särskilt vad gäller oberoende vetenskaplig rådgivning. Grundat på rekommendationerna om parlamentets budget från presidiets gemensamma arbetsgrupp och parlamentets budgetutskott, beslutade presidiet under sitt sammanträde den 20 maj 2013 att inrätta ett nytt generaldirektorat för parlamentariska utredningar (GD EPRS), som ska tillhandahålla oberoende vetenskaplig rådgivning både till de olika politiska organen inom parlamentet och till individuella ledamöter.

88.

Detta generaldirektorat, som officiellt inrättades den 1 november 2013, omfattar det f.d. direktoratet för bibliotek och dokumenthantering (med undantag för enheten för officiell post, som även fortsättningsvis kommer att vara en del av GD PRES) och direktoratet för konsekvensbedömningar och europeiskt mervärde, som tidigare var en del av GD IPOL, samt ett nytt direktorat för utredningstjänster till ledamöterna som har organiserats på ett tematiskt sätt.

89.

Parlamentets nya utredningstjänst kommer att ge stöd till individuella ledamöter, och ska komplettera utredningsavdelningarna (24), som kommer att fortsätta stödja ledamöter med särskilda mandat och funktioner, såsom föredraganden. Den nyligen inrättade tjänsten och utredningsavdelningarna har olika uppdrag, eftersom de senare uttryckligen inrättades för att ge direkt stöd till utskotten och parlamentets delegationer. De kommer trots detta att ha ett så nära samarbete som möjligt, och kommer att utbyta information på samma sätt som om de tillhörde en och samma tjänst. De kommer att dela på den befintliga budgetposten för experthjälp.

90.

Vid sitt sammanträde den 15 april 2013 gav presidiet tillstånd till förhandlingar med Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén, inom ramen för 2014 års budgetförfarande, i syfte att öka effektiviteten när det gäller översättning. De resurser som parlamentet kan spara in på detta område kommer att användas för att stärka den nya utredningstjänsten. Förhandlingarna gav goda resultat, och presidiet gav därför talmannen tillåtelse att skriva under ett samarbetsavtal med de två kommittéerna vid sitt sammanträde den 9 december. Avtalet ger de tjänstemän som berörs av omstruktureringen av kommittéernas översättningstjänst och som har rätt profil möjlighet att förflyttas till parlamentet, för att arbeta åt det nya generaldirektoratet för parlamentariska utredningar (detta gäller högst 80 tjänstemän).

91.

Utskotten har ett mycket nära, kontinuerligt och mångsidigt samarbete med utredningsavdelningarna. Kortfattad information, policydokument, studier och workshoppar från utredningsavdelningarna används ofta som underlag för utskottens överläggningar, och skapar en värdefull länk mellan expertkunskaper och utformningen av politiken. För att utredningsavdelningarnas arbete ska bli mer synligt och tillgängligt startades ett gemensamt nyhetsbrev för dessa under 2013. Där presenteras en månatlig översikt av de viktigaste planerade evenemangen i Europaparlamentet, en sammanfattning av de främsta studierna som genomförs och länkar till nyligen publicerade studier. Utredningsavdelningarna har också gjort en grundlig omarbetning av parlamentets faktablad inför valåret.

92.

Enligt Lissabonfördraget måste numera alla handelsavtal godkännas av parlamentet, medan genomförandebestämmelserna för den gemensamma handelspolitiken faller under det ordinarie lagstiftningsförfarandet. Under 2013 arbetade utskottet för internationell handel på omfattande lagstiftningsbetänkanden om ett instrument för internationell upphandling, en genomdrivandeförordning, överenskommelser vid andra behandlingen gällande Omnibus I och II (anpassning av unionens handelslagstiftning till Lissabonfördraget), ett instrument för offentlig upphandling samt en modernisering av EU:s handelspolitiska skyddsåtgärder. Övervakningsgrupperna inom utskottet för internationell handel fortsatte sitt arbete med att övervaka förhandlingar på handelsområdet. Resolutioner antogs i samband med alla förhandlingsmandat som föreslogs av kommissionen.

93.

Utskotten fortsatte sitt arbete med att övervaka förhandlingar gällande internationella avtal. Utskottet för utrikesfrågor arbetade främst med det kommande ramavtalet för associeringsavtal med tredjeländer. Utrikesutskottet ifrågasatte också rådets beslut att begära parlamentets godkännande i ett läge då ratificeringsprocessen i medlemsstaterna redan har så gott som slutförts. Utskottet antog också resolutioner gällande alla kandidatländer och potentiella sådana, i enlighet med numera vedertagen praxis.

94.

Övervakningen av utvecklingen i Ukraina utökades, i syfte att fastställa parlamentets ställning när det gäller undertecknandet av associeringsavtalet. Utskottet anordnade också informationsmöten med intressenter från EU och Ukraina och utarbetade en resolution om EU:s grannskapspolitik, som inbegriper associeringsavtalet med Ukraina (och även motsvarande avtal med Moldavien och Georgien).

95.

Presidiet beslutade den 26 februari 2013 att ett Euronest Scola-program (25) skulle inrättas och drivas av GD EXPO, enligt samma principer som för det befintliga programmet Euromed Scola (26). Presidiet beslutade också den 15 april 2013 att programmet för unga politiska ledare från EU, Israel och Palestina skulle utökas till att även omfatta länderna i EU:s grannskap. För första gången lyckades man på ett framgångsrikt sätt anordna ett Euronest Scola-program och två nya forum för unga politiska ledare i november och december 2013 (Maghrebländerna/EU och det östliga partnerskapet/EU). Dessa evenemang är ett konkret uttryck för Europaparlamentets starka engagemang för att stärka det civila samhället i grannskapsländerna.

96.

Arbetet med att stärka institutionens offentliga anseende och att göra plenarsammanträdena mer attraktiva fortsatte. En tillförlitlig databas med statistik om verksamheten under plenarsammanträdena byggdes upp, arbetsordningen ändrades och de interna förfarandena, t.ex. skriftliga förklaringar, förhandlingsreferat och omröstningar, modifierades. Moderniseringen av de it-applikationer som används i samband med plenarsammanträdena är fortfarande i full gång.

97.

Vid utarbetandet av lagstiftningsakter har ett nytt, allmänt förfarande börjat användas, där texterna slutförs innan de antas, vilket möjliggör snabbare undertecknande och offentliggörande. Man har också fått större kapacitet till programplanering. Båda dessa faktorer bidrog till att många av den fleråriga budgetramens delar kunde träda i kraft redan före årets slut. Man har också gjort framsteg när det gäller hjälp med utarbetning av texter på begäran, t.ex. genom inrättandet av verktyg för ett e-parlament (27), såsom stödverktyget Drafting Support Tool (28).

98.

Det bör påpekas att antalet rättsakter som antogs av parlamentet (och utarbetades av direktoratet för rättsakter) fördubblades jämfört med 2012. Införlivandet av kroatiska (publicering av rättsakter och texter från parlamentet fr.o.m. anslutningsdatumet) har fungerat utan problem.

99.

Det kreativa konceptet bakom den institutionella informations- och kommunikationskampanjen inför valet 2014 godkändes av presidiet den 20 maj 2013 och ett särskilt avtal för kampanjens genomförande undertecknades den 7 juni 2013. Kampanjen inriktas främst på Europaparlamentets politiska funktion och den utökade makt som parlamentet har fått genom Lissabonfördraget. Kampanjens budskap lyder: ”Den här gången är det annorlunda.” Konceptet är uppdelat i fyra delar och har som slogan: ”Gör något. Gör det bättre. Gör skillnad.” Denna slogan, som syftar till att göra Europaparlamentet till ett igenkännbart varumärke, kommer att göra att kampanjens budskap lever vidare långt efter valet 2014.

100.

Den institutionella informations- och kommunikationskampanjen påbörjades officiellt i Strasbourg den 10 september 2013, i samband med att kommissionens ordförande höll sitt tal om tillståndet i unionen. Detta symboliska tillfälle valdes för att understryka parlamentets nya roll efter Lissabonfördragets ikraftträdande. Evenemanget fick stor spridning i medierna, och runt 160 journalister deltog i presskonferensen med anledning av kampanjstarten. Den goda spridningen i medierna, tillsammans med intensiv verksamhet på sociala medier, innebär att kampanjens början kan anses ha varit en stor framgång när det gäller att öka allmänhetens medvetenhet. I december 2013 öppnades kampanjens officiella webbplats.

101.

Under 2013 års sista månader genomfördes kampanjens andra del (den tematiska delen) och följande två delar förbereddes (en del som inriktas på att få invånarna till valurnorna och sedan en del inriktad på uppföljning av valet).

102.

Under kampanjens tematiska del används inte bara traditionella kommunikationskanaler, utan även ett antal nya sätt att nå väljarna kommer att introduceras, såsom anordnandet av ReACT-evenemang i fem stora städer.

103.

De första evenemangen genomfördes i Paris, Warszawa och Frankfurt och tog upp frågor som sysselsättning, ekonomi, EU:s budget och strukturfonderna. Både det civila samhället och andra intressenter visade stort intresse för evenemangen. Ytterligare två evenemang om livskvalitet och EU i världen kommer att genomföras i Rom och Madrid under 2014.

104.

Informationskontoren spelade en stor roll i kampanjens genomförande genom att främja användningen av centralt utvecklade verktyg i alla medlemsstater, involvera intressenter och medier för att sprida information om valet, så att kampanjens budskap kunde nå en större publik, och vara verksamma sociala medier på lokal nivå.

105.

Samtidigt som den institutionella informations- och kommunikationskampanjen anordnas det europeiska ungdomsevenemanget EYE 2014. Presidiet antog ett koncept för evenemanget den 1 juli 2013. Syftet är att öka ungdomars kunskap om den europeiska identiteten.

106.

Under evenemanget som genomförs i maj 2014, och som har mottot ”Idéer för ett bättre Europa”, kommer upp till 5  000 ungdomar från hela EU att mötas i Strasbourg. Registreringen har stått öppen sedan oktober 2013.

107.

Presidiet antog ett grundläggande koncept för den permanenta utställningen under sitt sammanträde den 22 oktober 2012. Under 2013 vidareutvecklades och färdigställdes detta koncept tillsammans med en designbyrå.

108.

Samtidigt med utformningen av den permanenta utställningen har de anställda som arbetar med huset påbörjat arbetet med att utforma de framtida besökarattraktionerna, såsom tillfälliga utställningar och vandringsutställningar, evenemang, konferenser, omfattande material på internet samt undervisningsaktiviteter för olika åldersgrupper. Projektet är en viktig del av parlamentets aktiviteter för besökare och den besökarstrategi som håller på att utformas.

109.

När det gäller arbetet i Eastman-byggnaden (där ”Europeiska historiens hus” ska ligga) gjordes stora framsteg under 2013, och byggnaden förväntas stå färdig under slutet av 2014. Förberedelser ska se till att byggnaden kan ta emot utställningarna, och öppningen av huset är planerad till slutet av 2015. Först kommer endast den permanenta utställningen att finnas i huset, men under 2016 kommer den första temporära utställningen att invigas.

110.

Under 2013 förbättrades parlamentets service för besökare genom två samarbetsavtal med Strasbourgs hamn och regionen Alsace/andravärldskrigsmuseet Mémorial Alsace-Moselle, i enlighet med presidiets beslut av den 18 november 2013. Besökarkapaciteten i parlamentsbyggnaden i Strasbourg kommer att utökas, eftersom ett stort antal besökare förväntas under valåret, och besökare till parlamentet i Strasbourg kommer att få en bredare historisk överblick tack vare det nya EU-PHORIA-projektet i Schirmeck.

111.

Vid samma tidpunkt, och i enlighet med ovannämnda beslut, påbörjades också arbetet med 360-gradiga biografer i Strasbourg och Berlin och ett rollspel i Strasbourg, liknande det som redan finns i Bryssel.

112.

De planerade nyrekryteringarna (totalt 124) gjordes genom tillsättning av tillfälligt anställda från den 1 juli 2013. De tillfälligt anställda ersattes sedan med provanställda tjänstemän efterhand som förteckningarna över personer som blivit godkända i anställningsproven för kroatiska medborgare publicerades.

113.

Tolv kroatiska observatörer deltog i parlamentets verksamhet (plenarsammanträden, utskott, politiska grupper) från den 1 april 2012 och blev fullvärdiga ledamöter den 1 juli 2013.

114.

Inom ramen för genomförandet av den fastighetsstrategi på medellång sikt som presidiet antog den 24 mars 2010 godkändes eller genomfördes flera projekt enligt nedan.

115.

Trebel-byggnaden fick stadsplaneringstillstånd den 30 april 2013, för 8 % mindre yta än vad som ursprungligen planerats. Efter denna ändring i projektet förväntas ett underskott av kontorsplats på 2  562 m2 uppkomma under 2017.

116.

Då man letade efter tillfälliga lokaler att använda fram till flytten till Trebel-byggnaden, som planeras till 2017, fastställdes byggnaden på Square de Meeûs 8 som den mest lämpliga (se presidiets beslut av den 30 november 2011, den 14 januari 2013 och den 11 mars 2013 samt budgetutskottets beslut av den 28 februari 2013). Ett avtal om nyttjanderätt av denna byggnad i tolv år undertecknades den 28 mars 2013, och flytten planeras kunna påbörjas den 31 mars 2014. Under 2013 påbörjades planeringen av en hel serie av flyttningar som kommer att genomföras under 2014 och beröra minst 1  000 personer samt av arbeten i ledamöternas och deras assistenters nuvarande och framtida kontorslokaler.

117.

En omfattande analys av arbetet som utförts av den firma som inledningsvis tog hand om förvaltningen av Konrad Adenauer-projektet utfördes inom ramen för partnerskapsavtalet med Luxemburgs regering som undertecknades den 16 januari 2012. Analysens resultat ledde till att samarbetet med denna firma avslutades. En anbudsinfordran för förstärkta projektförvaltningstjänster som omfattar kontroller på byggarbetsplatsen offentliggjordes den 2 januari 2013 och ledde till att fem enheter utsågs till att gemensamt förvalta projektet, under ledning av en samordnare. Arbetet under den nya förvaltningen påbörjades i mitten av 2013. Tack vare besparingsåtgärder inom ramen för projektet och den nya upphandlingsomgången för stommarna på den östra byggarbetsplatsen fick man in anbud som ligger inom gränserna för budgeten. Byggarbetet påbörjades i september 2013. Ytterligare en del av projektet (fasader) kunde påbörjas den 20 december 2013, för vilken ett avtal undertecknades den 6 januari 2014.

118.

Den speciella finansieringsstruktur som inrättas för projektet togs också i bruk. De första fakturorna har betalats till byggfirmorna genom fastighetsbolaget som upprättats för detta. Ett förvaltningsavtal undertecknades den 25 november 2013 med banken BGL. Avtalet gäller förvaltning av fastighetsbolagets medel och säkra utbetalningar av de anslag från budgetmyndigheten som avsatts för Konrad Adenauer-projektet. De första överföringarna till förvaltningskontot i fråga gjordes i december 2013. I enlighet med bestämmelserna i avtalet gjordes ett första uttag den 31 december 2013.

119.

I väntan på att den nya Konrad Adenauer-byggnaden ska kunna tas i bruk har det visat sig nödvändigt att förlänga hyreskontraktet för Goldbell-byggnaden fram till den 31 december 2017 samt att hyra Geos-byggnaden i stället för Président-byggnaden. När det gäller Goldbell-byggnaden har man genom förhandlingar med ägaren kunnat få till stånd en betydande hyressänkning, och ett tilläggsavtal till leasingavtalet undertecknades i december 2013, efter att presidiet gett sitt godkännande under sitt sammanträde den 21 oktober 2013 (29). En lönsamhetsanalys visade att en flytt från Président-byggnaden till Geos-byggnaden under 2014 skulle leda till större besparingar under perioden den 1 april 2014 till den 31 december 2017 än om man skulle förlänga leasingavtalet för Président-byggnaden i enlighet med de nya villkor som ägaren till denna byggnad erbjudit. Därför undertecknades den 13 augusti 2013 ett hyresavtal för Geos-byggnaden, efter att presidiet under sitt sammanträde den 2 juli 2013 godkänt det nya avtalet (30).

120.

Ett föravtal till köpeavtalet för den nya byggnaden i Sofia undertecknades den 7 juli 2011 för ett belopp på 9 miljoner euro. På grund av problem med bristfälligt arbete och icke-avtalsenligt utförande av inredningsarbetet kunde byggnaden inte godtas under 2012. Efter att ägaren åtgärdat alla konstruktionsfel godkändes byggnaden och ett köpeavtal för denna undertecknades inför notarie i Sofia den 4 juni 2013. Flytten ägde rum den 11 juni 2013 och sedan juli 2013 är Europahuset fullt funktionellt.

121.

Ett samarbetsavtal mellan Europaparlamentet och kommissionen gällande den gemensamma förvaltningen av Europahusen eftersträvas fortfarande, i syfte att utarbeta en flerårig ram för programplanering när det gäller sökande efter fastigheter som kan köpas eller hyras och att åstadkomma en förenklad administrativ och ekonomisk förvaltning för byggnaderna.

122.

En extern revision påbörjades 2013 för att man ska kunna presentera en första utvärdering av den förstärkta underhållspolitiken då den nya lagstiftande församlingen tar plats i parlamentet. En plan för interna och externa revisioner som ska genomföras regelbundet under varje lagstiftande församlings mandatperiod godkändes av presidiet den 26 februari 2013, och längre fram kommer det att fastställas vilka resurser som behövs för detta.

123.

Man beslutade att tillfälligt stänga zon A i Paul-Henri Spaak-byggnaden efter att sprickor i tre av bjälkarna i plenisalens tak upptäcktes i september 2012, inom ramen för den återkommande förebyggande underhållskontrollen av parlamentets infrastruktur. Efter en ingående analys av för- och nackdelar med olika lösningar för takets återställande beslutade experter att plenisalen inte kan användas igen förrän tidigast i början av 2014. Beslutet togs med hänsyn till den tid som är nödvändig för att utföra studier, kontroller, upphandlingar, arbete och upprustning av plenisalen. Ett kontrakt för upprustning av plenisalen (reparation av taket och arbeten i salen) undertecknades den 26 juni 2013, varefter arbetet med att förstärka taket inleddes.

124.

Problemen med det brandskyddande skiktet i taket i Louise Weiss-byggnaden hanteras av experter under ledning av ett kollegium utsett av Strasbourgs tingsrätt, och arbetet kommer att fortgå till slutet av det första kvartalet 2014. Med hjälp av kollegiets slutsatser, som grundats på egna expertstudier, har parlamentet kunnat planera en första upprustning av plenisalens tak som efterlever lagstiftningen på brandskyddsområdet. Två upphandlingar för detta arbete har inletts. Den första rör det upprustningsarbete som beskrivs ovan och är avhängig av slutsatserna i expertrapporten. Ett beslut förväntas före maj 2014. Den andra upphandlingen har avslutats och gäller en ingenjörsstudie om brandskydd, för att hela byggnaden ska kunna utformas för att uppfylla brandskyddsbestämmelserna. Dessa åtgärder bör kunna slutföras under det första kvartalet 2014.

125.

Parlamentet har föregått med gott exempel i kampen mot klimatförändringar genom att införa en övergripande strategi för att minska och neutralisera sitt koldioxidavtryck. Parlamentet har ställt upp ett ambitiöst mål om att minska sina utsläpp med 30 % senast 2020. Under 2013 uppnåddes en minskning på 26,4 %, och 28 % av parlamentets koldioxidavtryck neutraliserades (byggnader, tjänsteresor, tjänstebilar).

126.

För första gången sedan den första Emas-registreringen 2007 (som gällde nio byggnader) utökade parlamentet antalet Emas-registrerade byggnader. Tre nya byggnader (WIB, JAN och PFL) lades till under 2013. Miljöanalyser och inspektioner av byggnaderna genomfördes. Dessutom användes detta kontrakt för att beställa ett betydande antal kontroller för att underlätta tolkningen av miljölagstiftningen och säkerställa att parlamentets avdelningar till fullo efterlever denna (vilket är ett krav enligt Emas-förordningen). Efter externa revisioner i juni 2013 begärde parlamentet en förlängning av sin Emas-registrering i ytterligare tre år.

127.

Ett avtal med företaget Ecoact om kompensation av 28  747 ton koldioxid undertecknades den 7 november 2013, inom ramen för ett energieffektivitetsprojekt för uppvärmning i staden Pernik i Bulgarien. De kompensationskrediter som köptes uppfyller kraven för EU:s utsläppshandelssystem.

128.

Under 2013 anordnades också tre evenemang på olika platser: Gröna veckan, Europeiska trafikantveckan och kampanjveckan ”Europa minskar avfallet”.

129.

Under 2013 påbörjades en period med strukturella reformer av parlamentets cateringtjänster, vilka kommer att genomgå en fullständig modernisering fram till 2019. Under sitt sammanträde den 10 juni 2013 antog presidiet ett meddelande från generalsekreteraren med titeln ”Parlamentets kommande cateringpolicy 2014–2019 – riktlinjer för modernisering”. Detta är den första gången sedan 1979 som en strategisk plan för utvecklingen på detta område har utarbetats.

130.

Presidiets beslut omfattar inte bara infrastruktur, drift och näringsmässiga frågor, utan även ekonomiska aspekter. De första effekterna av den strukturella reformen jämte en översyn av priserna (som inte hade ändrats under de senaste tolv åren) i parlamentets restauranger, självserveringsfaciliteter, kafeterior och barer i början av 2013 ledde till en minskning av utgifterna för budgetpost 1 6 5 2 ”Löpande driftskostnader för restaurangerna och personalmatsalarna”.

131.

Tack vare en effektivare förvaltning av medel, högre produktivitet, ökad konkurrens mellan olika leverantörer och en mer realistisk prissättning bör man kunna uppnå en balanserad situation i slutet av lagstiftningsperioden 2014–2019.

132.

Genomförandet av program såsom e-parlamentet (elektroniska ändringsförslag och underskrifter, en portal för parlamentsledamöterna osv.), åtgärder för pappersfrihet (e-utskott (31), e-sammanträden (32) osv.) och programmet för kunskapsförvaltning är man på väg mot ett helt uppkopplat och mobilt parlament. Dessa åtgärder kompletteras av det pågående införandet av surfplattor som standardarbetsverktyg. Processen åtföljdes av en förnyelse av mjukvara (migration till de nyare systemen Windows 7 och Outlook 2010) och betydande förstärkningar av systemet för videokonferenser och wifi-nätverket.

133.

Efter artiklar i medierna om ett intrång i parlamentets öppna wifi-nätverk påbörjades en utredning för att fastställa attackens omfattning och slag. Under sitt sammanträde den 9 december 2013 godkände presidiet enhälligt de omedelbara åtgärder och de åtgärder på medellång sikt som föreslagits av generalsekreteraren i syfte att förstärka parlamentets säkerhetsbestämmelser om användning av mobil utrustning.

134.

Förbindelserna med nationella parlament stärktes ytterligare genom Europeiska parlamentsveckan som genomfördes den 28–30 januari 2013 och gav ledamöter från Europaparlamentet och nationella parlament en chans att mötas och diskutera den europeiska terminen för samordningen av den ekonomiska politiken.

135.

Den första interparlamentariska konferensen om EU:s ekonomiska och finansiella styrning genomfördes i enlighet med artikel 13 i fördraget om stabilitet, samordning och styrning. Konferensen ägde rum i Vilnius den 16–17 oktober 2013.

136.

På det tekniska planet bör utvecklingen av parlamentets databas ”Connect” nämnas. Denna ska innehålla handlingar från de nationella parlamenten, för att deras yttranden och bidrag ska få större spridning, i enlighet med fördragets bestämmelser om subsidiaritet och proportionalitet. Pilotprojektet om videokonferenser som det bästa verktyget för det interparlamentariska samarbetet har efter ett lyckat genomförande avslutats. Tillgången till information för ledamöterna och tredje parter har förbättrats avsevärt, tack vare utvecklingen av databaserna CERDP (Europeiskt centrum för parlamentarisk forskning och dokumentation) och databasen för interparlamentariskt informationsutbyte som fått namnet IPEX (”Interparliamentary EU Information Exchange”).

137.

Efter presidiets beslut från juni 2012 om att internalisera den allmänna säkerhetstjänsten har en rad förberedande åtgärder antagits. Först genomfördes ett urvalsförfarande som innebar att 1  212 kandidater av totalt 2  443 ansökande godkändes. Detta möjliggör en progressiv rekrytering av kontraktsanställda på parlamentets tre arbetsorter, helt i enlighet med den handlingsplan som godkänts av presidiet.

138.

Sedan september 2013 består Expeditionsenheten helt av personal som är direkt anställd av parlamentet, och i oktober internaliserades även säkerhetstjänsterna för daghemmet, Parlamentarium och ingångarna till Altiero Spinelli-byggnaden.

139.

Internaliseringen är en komplex och mångfasetterad process som inte bara inbegriper en omfattande rekrytering av anställda till parlamentet, utan även ett ännu större arbete för de nyrekryterades utbildning, anpassning och integration samt organisering av verksamheten. Den här sortens arbete har aldrig förut utförts internt. Processen görs också mer komplicerad genom att de externa företag som för närvarande förser parlamentet med säkerhetspersonal kommer att arbeta parallellt med parlamentets egen säkerhetspersonal under en övergångsperiod, fram till att all personal har bytts ut.

140.

I den handlingsplan som godkänts av presidiet fastställs att internaliseringen i Bryssel och Strasbourg ska genomföras progressivt under perioden 2013–2016. När det gäller Luxemburg styrs internaliseringsprocessen av fastighetspolitiken och de pågående arbetena med KAD-byggnaden. Utvärderingen och genomförandet av processen där beror på hur byggarbetet fortskrider.

141.

Under sitt sammanträde den 9 december 2013 uppmärksammade och godkände presidiet skapandet av en enda kontaktpunkt för parlamentets tjänster till ledamöterna. Beslutet grundades på slutsatserna av ett samrådsförfarande mellan ledamöterna och övrig personal inom parlamentet och som gällde förbättring och modernisering av parlamentets organisatoriska kapacitet. Den nya tjänsten kommer att lyda under direktoratet för logistik, och rekryteringen kommer att göras genom interna förflyttningar av personal. Tjänsten kommer att påbörja sin verksamhet progressivt från början av 2014 och kommer att vara helt i drift efter valet.

142.

Ledamöternas portal för sociala och ekonomiska rättigheter syftar till att erbjuda ledamöterna en enda åtkomstpunkt på intranätet med information om status och trender för deras sociala och ekonomiska rättigheter, i enlighet med ledamotsstadgan och genomförandeåtgärder i samband med denna. Detta kommer på ett betydande sätt att underlätta varje ledamots hantering av sina sociala och ekonomiska rättigheter. En första version av portalen för aktiva ledamöter, som kan nås från parlamentets lokaler och som innehåller en del av alla formulär och uppgifter, gjordes tillgänglig 2013. Ytterligare steg (såsom utökade funktioner för ledamöternas användning av elektroniska underskrifter, tillgänglighet från platser utanför parlamentets lokaler, en portal för f.d. ledamöter och till dem knutna förmånstagare, betalningsombud, färdigställande av arkiven) planeras, och systemet förväntas stå helt färdigt i december 2015.

143.

Under 2013, och inom ramen för 2014 års budgetförfarande (33), har parlamentet, på grundval av presidiets förslag och efter samråd med presidiets och budgetutskottets gemensamma arbetsgrupp, beslutat att stärka fyra av sina verksamhetsområden.

144.

Den gemensamma arbetsgruppen identifierade även sju områden där parlamentet skulle kunna bli mer effektivt för att de fyra ovanstående verksamhetsområdena ska kunna utvecklas på ett finansiellt ansvarigt sätt.

145.

Förberedelserna inför införandet av nya tjänsteföreskrifter pågick under hela 2013. Huvuddelen av de nya föreskrifterna gäller från den 1 januari 2014, vilket innebär att översynen av de befintliga reglerna, vissa förfaranden samt informationssystemen gjordes under stor tidspress. Detta arbete (huvudsakligen anpassning av lagstiftning och informationstekniska frågor) kommer till viss del att fortsätta under 2014, på de områden som bedömdes mindre viktiga under 2013.

146.

För att förbereda lagstiftningsändringarna vidtogs åtgärder för avslutning av kontrakt för runt 1  700 ackrediterade parlamentsassistenter, administrativt stöd till dessa och integrationen av hundratals nya assistenter. Åtgärder vidtogs också för att underlätta de politiska gruppernas arbete i det fall att valresultaten 2014 leder till betydande ändringar i sammansättningen av gruppernas sekretariat. En plattform för hantering av assistenternas dokument har inrättats, såväl som stödtjänster för både de assistenter som kommer att lämna och rekryteras till parlamentet, som kommer att erbjudas under en längre period för att underlätta för parlamentsassistenterna och för de politiska gruppernas personal.

147.

Under sitt sammanträde den 2 juli 2012 antog presidiet en ny modell för dokument- och arkivförvaltning. Modellen tar hänsyn till de olika etapperna i dokumentens livscykel och syftar till att tillhandahålla en lämplig förvaltning under hela livscykeln. Den gör det också lättare för parlamentet att efterleva bestämmelserna om allmänhetens tillgång till handlingar.

148.

Förberedelser gjordes för hur dessa bestämmelser ska tillämpas på dokumentförvaltningen. Presidiet godkände under sitt sammanträde den 15 april 2013 ett beslut om förvaltning av parlamentets konfidentiella dokument och antog den 10 juni 2013 en årsrapport om förvaltning av sekretessbelagda dokument. Rådet godkände de tekniska aspekterna av arbetet med att skapa en säker läsesal, vilken nu har inrättats.

149.

Sammanlagt 59 nya tjänster skapades under 2013 för att täcka de huvudsakliga behoven enligt följande:

150.

De största ändringarna i parlamentets organisationsstruktur och förvaltning presenteras i tabellen nedan.

Tabell 11

Sammanfattning av omstruktureringarna av generalsekretariatet under 2013