10.12.2014   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 442/35

RAPPORT

om årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för budgetåret 2013 med centrumets svar

(2014/C 442/04)

INLEDNING

1.

Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (nedan kallat centrumet) ligger i Luxemburg och inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 (1). Centrumets uppgift är att utföra det nödvändiga översättningsarbetet för de institutioner och organ i Europeiska unionen som det anlitas av (2).

INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

2.

I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i centrumets system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen.

REVISIONSFÖRKLARING

3.

Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat

a)

centrumets årsredovisning, som består av räkenskaperna (3) och rapporterna om budgetgenomförandet (4) för det budgetår som slutade den 31 december 2013,

b)

lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna.

Ledningens ansvar

4.

Ledningen har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för centrumet som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta (5).

a)

I ledningens ansvar för centrumets årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare (6) och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Direktören godkänner centrumets årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av centrumets finansiella ställning.

b)

Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt.

Revisorns ansvar

5.

Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet (7) om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida centrumets årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

6.

Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska vidtas, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna.

7.

Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring.

Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet

8.

Revisionsrätten anser att centrumets årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av centrumets finansiella ställning per den 31 december 2013 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i centrumets budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare.

Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna

9.

Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2013 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta.

10.

Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande.

KOMMENTARER OM TRANSAKTIONERNAS LAGLIGHET OCH KORREKTHET

11.

År 2008 ingick centrumet 472 ramkontrakt med leverantörer av översättningstjänster för en period på högst fyra år. För att få bättre villkor i det nya ramkontraktet som skulle undertecknas 2012 ville centrumet var med i kommissionens pågående upphandlingsförfarande för översättningstjänster. Man kunde dock inte enas med kommissionen om kontraktsvillkoren. I stället har centrumet förlängt sitt nuvarande ramkontrakt med ytterligare ett år. Denna förlängning baseras visserligen på ett undantag som har godkänts i vederbörlig ordning av centrumets direktör, men en sådan förlängning strider mot genomförandebestämmelserna för centrumets budgetförordning, enligt vilka ramkontrakt inte får löpa längre än fyra år.

KOMMENTARER OM INTERNKONTROLLER

12.

Formella delegeringar (vidaredelegeringar) från utanordnare (utanordnare med delegerade befogenheter) stämmer inte alltid överens med rättigheterna att godkänna transaktioner i redovisningssystemet ABAC.

ÖVRIGA KOMMENTARER

13.

Centrumets innehav av kontanter ökade ytterligare från 35 miljoner euro vid utgången av 2012 till 40 miljoner euro vid utgången av 2013 (budgetöverskottet och reserverna ökade från 30,9 miljoner euro till 37,5 miljoner euro). Detta tyder på att det finns utrymme för att sänka priserna.

14.

Centrumet började sin verksamhet 1994 och dess arbete har fram till nu baserats på korrespondens och utbyte med värdmedlemsstaten. Men det finns ingen övergripande överenskommelse mellan centrumet och medlemsstaten om ett huvudkontor. En sådan överenskommelse skulle ge ökad insyn i villkoren för centrumet och dess personal.

UPPFÖLJNING AV FÖRRA ÅRETS KOMMENTARER

15.

En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från förra året finns i bilaga I.

Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Pietro RUSSO som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 16 september 2014.

För revisionsrätten

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Ordförande

(1)  EUT L 314, 7.12.1994, s. 1.

(2)  I bilaga II sammanfattas centrumets behörighet och verksamhet i informationssyfte.

(3)  I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.

(4)  Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

(5)  Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).

(6)  De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).

(7)  Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.

BILAGA I

Uppföljning av förra årets kommentarer

År

Revisionsrättens kommentar

Genomförande av korrigerande åtgärder

(Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.)

2012

Vid utgången av 2012 hade centrumet kontanter och kortfristiga placeringar till ett värde av 35 miljoner euro (budgetöverskottet och reserverna uppgick till 30,9 miljoner euro). Centrumet kan inte justera priserna under året för att balansera inkomster och utgifter men det har ibland gjort återbetalningar till sina kunder för att minska överskottet.

Pågår

2012

Inrättandeförordningarna för tjugo tillsynsorgan som revisionsrätten granskade 2012 anger att de ska använda centrumet för alla sina översättningsbehov (centrumets inrättandeförordning anger samma sak för ytterligare fyra organ). Andra organ är inte tvungna att använda centrumet. För dokument som inte är tekniska skulle organen kunna minska sina kostnader genom att använda lokala tjänster. Revisionsrätten anser att den lagstiftande myndigheten bör överväga att ge alla organ denna möjlighet.

Pågår

BILAGA II

Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (Luxemburg)

Behörighet och verksamhet

Unionens behörighetsområden enligt fördraget

Företrädarna för medlemsstaternas regeringar har genom en gemensam överenskommelse antagit en förklaring om att ett översättningscentrum för unionens organ ska inrättas inom kommissionens översättningsavdelningar i Luxemburg och tillhandahålla de för verksamheten nödvändiga översättningstjänsterna åt de organ och avdelningar vilkas säte bestämdes genom beslutet av den 29 oktober 1993.

Centrumets behörighet

(Rådets förordning (EG) nr 2965/94, senast ändrad genom förordning (EG) nr 1645/2003))

Mål

Utföra det nödvändiga översättningsarbetet för följande organ:

—

Europeiska miljöbyrån.

—

Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen.

—

Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk.

—

Europeiska läkemedelsmyndigheten.

—

Europeiska arbetsmiljöbyrån.

—

Kontoret för harmonisering inom den inre marknaden (varumärken och mönster).

—

Europeiska polisbyrån (Europol) och Europols narkotikaenhet.

Andra organ inrättade av rådet, förutom de ovannämnda, kan också anlita centrumet. Även de EU-institutioner och EU-organ som redan har en egen översättningstjänst kan, på frivillig basis, anlita centrumet vid behov.

Centrumet deltar fullt ut i Interinstitutionella kommittén i översättningsfrågor.

Uppgifter

—

Utarbeta ordningar för samarbetet med organen och institutionerna.

—

Delta i Interinstitutionella kommittén för översättningsfrågor.

Organisation

Styrelse

Sammansättning

—

En företrädare för varje medlemsstat.

—

Två företrädare för kommissionen.

—

En företrädare för vart och ett av de organ och de institutioner som kan anlita centrumet.

Uppgifter

Anta centrumets årliga budget och arbetsprogram, tjänsteförteckning och årliga rapporter.

Direktör

Utses av styrelsen på förslag av kommissionen.

Extern revision

Europeiska revisionsrätten.

Intern revision

Europeiska kommissionens tjänst för internrevision.

Myndighet som beviljar ansvarsfrihet

Europaparlamentet på rådets rekommendation.

Medel till centrumets förfogande 2013 (2012)

Slutlig budget:

52  194(48  293) miljoner euro

Personal:

206 (225) tjänster i tjänsteförteckningen, varav tillsatta: 193 (199)

+ 23 (17) kontraktsanställda

Personalstyrka totalt: 216 (216), varav anställda med

uppgifter inom verksamheten: 118 (114),

administrativa uppgifter: 98 (102),

Produkter och tjänster 2013 (2012)

Antal översatta sidor:

8 04  986(7 35  007)

Antal sidor per språk:

—

officiella språk: 8 00  221(7 22  505)

—

andra språk: 4  765(12  502)

Antal sidor per kund:

—

organ: 7 80  310(7 07  888)

—

institutioner: 24  676(27  119)

Antal sidor översatta på frilans:

5 12  524(4 80  695)

Källa: Bilaga har tillhandahållits av centrumet.

CENTRUMETS SVAR

11.

Centrumet har varit med i kommissionens upphandlingsförfarande tidigare för den här typen av översättningstjänster. Inför det aktuella upphandlingsförfarandet började kommissionen förbereda sig sent och ändrade villkoren som gällde för centrumet så att de skilde sig från upphandlingen fyra år tidigare. Vi kunde dessvärre inte gå med på de ändrade villkoren. Startdatumet för de nya kontrakten överensstämde inte heller med datumet då våra befintliga kontrakt skulle löpa ut, vilket skulle ställa till praktiska problem för centrumet.

Mot bakgrund av detta beslöt vi att anordna ett eget upphandlingsförfarande för denna särskilda typ av översättningstjänster och att förlänga de befintliga kontrakten med ett år. På så vis skulle vi få tid att förbereda denna omfattande upphandling ordentligt. Med tanke på följderna för verksamheten om vi skulle stå utan kontrakt när de gamla löpt ut ansåg vi det motiverat att förlänga de befintliga kontrakten.

12.

Vi har uppdaterat den formella delegeringen så att den stämmer överens med rättigheterna i ABAC. En liten ändring har gjorts i det interna förfarandet för uppdatering av delegeringarna i ABAC så att rättigheterna i ABAC i fortsättningen ska stämma överens med de formella delegeringarna.

13.

Vi är helt på det klara med att vi har ett budgetöverskott för andra året i rad. Men överskottet för 2013 berodde på externa faktorer som vi inte kunde påverka. Främst berodde det på att antalet fakturerade sidor blev högre än beräknat, att löneökningen ställdes in och att avgifterna till pensionssystemet betalades tillbaka till centrumet.

Centrumets budget för 2013 sattes år 2012 mot bakgrund av den ekonomiska förlusten på 1 miljon euro 2011 och den osäkra inkomstnivån för gemenskapsvarumärkena. Det var först i december 2012, i samband med det preliminära budgetförslaget för 2014, som vi kunde agera utifrån de ekonomiska resultaten. Vi lämnade då ett förslag till budget för 2014 med ett underskott på 1 0 92  890 euro, som skulle finansieras genom den reserv för prisstabilitet som skapats tidigare. Baserat på kostnadsanalyserna för 2012 och för första halvåret 2013 sänkte vi priserna för 2014 betydligt, dels för att avspegla de ändrade kostnaderna för produkterna och dels för att utnyttja en del av överskottet. Av denna anledning utformades budgeten för 2014 från början som en underskottsbudget. Underskottet på 4 1 06  650 euro balanseras med hjälp av reserven för prisstabilitet som skapats föregående år.

Även budgeten för 2015 kommer att utformas som en underskottsbudget och tanken är att vi ska utnyttja en del av överskottet från tidigare år. Med utgångspunkt i kostnadsanalysen efter första halvåret 2014 och simuleringar och beräknade volymer för 2015 kommer vi att föreslå nya prisändringar för 2015. Som en ytterligare åtgärd har vi för första gången någonsin föreslagit till styrelsen att priserna för 2014 ska sänkas ytterligare i mitten av 2014, detta för att agera snabbare och se till att överskottet från 2013 går tillbaka till kunderna.

14.

Arbetet med att nå en överenskommelse med värdmedlemsstaten är i slutskedet. Luxemburgska regeringen har fått vårt utkast till överenskommelse, som diskuterades och godkändes under ett regeringssammanträde i slutet av april. Vi väntar på att de luxemburgska myndigheterna ska bekräfta ett datum för undertecknande.