MOTIVERING

Den 24 och den 26 juni 2013 undertecknades det interna avtalet mellan företrädarna för regeringarna i Europeiska unionens medlemsstater, församlade i rådet, om finansiering av Europeiska unionens bistånd inom den fleråriga budgetramen för perioden 2014–2020 i enlighet med AVS–EU-partnerskapsavtalet och om tilldelning av ekonomiskt stöd till de utomeuropeiska länder och territorier på vilka den fjärde delen i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt är tillämplig (nedan kallat det interna avtalet).

Det interna avtalet trädde i kraft den XX[1] efter slutförandet av ratificeringsprocessen, dvs. den första dagen i den andra månaden efter det att den sista medlemsstaten hade anmält att den ratificerat det.

Enligt artikel 8.5 i det interna avtalet ska rådet, på förslag av kommissionen, enhälligt anta EUF-kommitténs arbetsordning.

Utkastet till EUF-kommitténs arbetsordning, som bifogas förslaget till rådets beslut, beaktar bestämmelserna i genomförandeförordningen för elfte EUF, särskilt artikel 14, samt resultaten av kommissionens förenkling och harmonisering av kommittéförfarandena, inbegripet den standardiserade arbetsordning som godkänts av kommissionen som ett led i detta arbete[2].

Kommissionen föreslår därför att rådet antar bifogade beslut.

2014/0310 (NLE)

Förslag till

RÅDETS BESLUT

om antagande av arbetsordningen för kommittén för Europeiska utvecklingsfonden (EUF)

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av det interna avtalet mellan företrädarna för regeringarna i Europeiska unionens medlemsstater, församlade i rådet, om finansiering av Europeiska unionens bistånd inom den fleråriga budgetramen för perioden 2014–2020 i enlighet med AVS–EU-partnerskapsavtalet och om tilldelning av ekonomiskt stöd till de utomeuropeiska länder och territorier på vilka den fjärde delen i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt är tillämplig[3] (nedan kallat det interna avtalet),

med beaktande av rådets förordning XX om genomförande av elfte Europeiska utvecklingsfonden (nedan kallad genomförandeförordningen för elfte EUF)[4],

med beaktande av rådets beslut 2013/755/EG av den 25 november 2013 om associering av de utomeuropeiska länderna och territorierna med Europeiska unionen (ULT-beslutet)[5], och

med beaktande av Europeiska kommissionens förslag,

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Arbetsordningen för kommittén för Europeiska utvecklingsfonden, vilken återges i bilagan, antas härmed.

Artikel 2

Detta beslut träder i kraft samma dag som det offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning.

Utfärdat i Bryssel den

                                                                       På rådets vägnar

                                                                       Ordförande

[1]               Inför datum för ikraftträdandet av det interna avtalet för elfte EUF.

[2]               Förordning (EG) nr 182/2011 av den 16 februari 2011, (EUT L 55, 28.2.2011, s. 13), Standardiserad arbetsordning för kommittéer (EUT C 206, 12.7.2011, s. 11).

[3]               EUT L 210, 6.8.2013, s. 1.

[4]               Inför hänvisning till genomförandeförordningen för elfte EUF.

[5]               EUT L 344, 19.12.2013, s. 1.

BILAGA

till

förslaget till RÅDETS BESLUT

om antagande av arbetsordningen för kommittén för Europeiska utvecklingsfonden (EUF)

ARBETSORDNING FÖR KOMMITTÉN FÖR EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN

Artikel 1

Sammansättning

Kommittén för Europeiska utvecklingsfonden, (nedan kallad kommittén) ska bestå av delegationer från medlemsstaterna (nedan kallade delegationer) och ha en företrädare för kommissionen som ordförande.

En observatör från Europeiska investeringsbanken ska delta i kommitténs arbete med hänsyn till frågor som rör banken.

En företrädare för rådets generalsekretariat ska vara närvarande vid kommitténs möten i egenskap av observatör.

Artikel 2

Hänskjutande av frågor till kommittén

Frågor ska hänskjutas till kommittén i de fall och enligt de förfaranden som fastställs i genomförandeförordningen för elfte EUF[1] och i förekommande fall i ULT-beslutet. Med avseende på kommitténs ansvarsområden enligt ULT-beslutet[2] ska den kallas EUF–ULT-kommittén.

Artikel 3

Kallelse till möte

1.           Kommittén ska sammankallas av ordföranden, antingen på dennes initiativ eller på begäran av en enkel majoritet av kommitténs ledamöter.

2.           Gemensamma möten med andra kommittéer får sammankallas för att diskutera frågor som faller inom kommittéernas respektive behörighetsområden.

Artikel 4

Dagordning

1.           Ordföranden ska utarbeta ett utkast till dagordning och lägga fram det för kommittén.

2.           I dagordningen ska åtskillnad göras mellan

(a) utkast till åtgärder som antas av kommissionen och som kommittén ombeds att yttra sig om i enlighet med granskningsförfarandet i artikel 14 i genomförandeförordningen för elfte EUF.

(b) övriga ärenden som läggs fram för kommittén för kännedom eller för diskussion, antingen på ordförandens initiativ eller på skriftlig begäran av en ledamot av kommittén.

3.           Delegationerna får begära att frågor ska föras upp på dagordningen för ett möte i kommittén. Relevant information om dessa får lämnas muntligen.

4.           Dagordningen ska omfatta godkännande av protokollet från det föregående mötet.

Artikel 5

Möteshandlingar

1.           Ordföranden ska, med beaktande av hur brådskande och komplex frågan är, översända kallelsen till mötet, utkastet till dagordning och utkastet till de åtgärder som kommittén ombes yttra sig över till kommitténs ledamöter i god tid före mötet, senast 21 kalenderdagar före mötesdagen. Andra mötesrelaterade handlingar, särskilt sådana som åtföljer utkastet till åtgärder, ska såvitt det är möjligt översändas inom samma tidsfrist.

Alla handlingar ska översändas i enlighet med artikel 15.2 och 15.3.

2.           I vederbörligen motiverade fall får ordföranden på eget initiativ eller på begäran av en ledamot av kommittén förkorta tidsfristen i punkt 1 för översändande av handlingar. Tidsfristen får, utom i ytterst brådskande fall, inte vara kortare än sju kalenderdagar.

3.           I undantagsfall får ordföranden i synnerligen brådskande och motiverade fall (t.ex. vid allvarliga ekonomiska, sociala och politiska omständigheter, naturkatastrofer i mottagarlandet, humanitära kriser eller andra liknande yttre omständigheter som kräver mycket brådskande åtgärder) på begäran av en ledamot i kommittén eller på eget initiativ frångå de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2.

4.           Punkterna 2 och 3 gäller inte strategidokument och fleråriga vägledande program och justeringar av dessa som följer av de halvtidsöversyner och slutliga översyner som avses i artikel 7.2 i genomförandeförordningen för elfte EUF.

5.           När det gäller utkast till åtgärder som ska föreläggas kommittén för yttrande genom muntligt förfarande ska delegationerna skriftligen underrätta kommitténs sekretariat minst tre arbetsdagar före dagen för mötet om de utkast till åtgärder som de kan godkänna utan diskussion och om de åtgärder som de anser bör diskuteras vid mötet.

Delegationerna ska också skriftligen inom samma tidsfrist lämna in sina synpunkter och önskemål om ytterligare upplysningar.

Kommissionen ska, om möjligt, skriftligen och minst en dag före kommitténs möte lämna ytterligare information och svar på eventuella synpunkter.

6.           Vid vederbörligen motiverade och tvingande skäl till skyndsamhet får kommissionen använda förfarandet i artikel 14.4 i genomförandeförordningen för elfte EUF. I sådana fall ska ordföranden förelägga åtgärderna för kommittén senast 14 dagar efter det att de antagits för yttrande.

Artikel 6

Överlämnande av programplaneringsdokument till den gemensamma parlamentariska församlingen

I enlighet med artikel 7.1 i genomförandeförordningen för elfte EUF ska kommitténs sekretariat överlämna programplaneringsdokumenten till den gemensamma parlamentariska församlingen för kännedom samtidigt som de översänds till delegationerna i kommittén.

Artikel 7

Kommitténs yttrande

1.           När kommittén föreläggs ett ärende för yttrande, ska den behandla detta i enlighet med de villkor och det förfarande som föreskrivs i artikel 14.3 och 14.4 i genomförandeförordningen för elfte EUF och i artikel 8.2 och 8.3 i det interna avtalet.

2.           Om ingen ledamot av kommittén invänder mot detta, får ordföranden utan formell omröstning fastställa att kommittén i samförstånd har avgivit ett positivt yttrande om utkastet till åtgärder.

3.           När det muntliga förfarandet tillämpas och en betydande ändring görs eller nya fakta tillförs åtgärdsförslaget under mötets gång, får ordföranden på eget initiativ eller på begäran av en medlemsstat skjuta upp omröstningen om en särskild punkt på dagordningen till slutet av mötet eller till ett senare möte.

4.           Om ordföranden i den situation som avses i punkt 3 beslutar att inte skjuta upp en omröstning i enlighet med en eller flera delegationers begäran, får den eller de berörda delegationerna lämna in en reservation, som kan dras tillbaka inom högst tre arbetsdagar räknat från dagen efter mötet. Kommitténs yttrande ska registreras som slutgiltigt efter utgången av denna tidsfrist. Kommissionen ska underrätta medlemsstaterna om den medlemsstats eller de medlemsstaters slutgiltiga ståndpunkt vars delegation(er) lämnade in en reservation vid mötet.

5.           På begäran av en delegation får omröstningen i en fråga skjutas upp, om de handlingar som hör till en särskild punkt på dagordningen inte har sänts till kommittéledamöterna inom den tidsfrist som fastställs i artikel 5.1 och 5.2. I sådana fall får ordföranden besluta att förlänga samrådsperioden, dock högst till slutet av nästa möte. Vid behov får det skriftliga förfarandet i artikel 11 tillämpas.

På förslag av ordföranden eller på begäran av en kommittéledamot får dock kommittén med enkel majoritet besluta att behålla denna punkt på dagordningen, om ärendet är brådskande.

6.           Vid behandlingen av årliga eller fleråriga handlingsprogram får en delegation begära att ett projekt eller program tas bort ur åtgärdsprogrammet. Om denna begäran stöds av en blockerande minoritet av delegationer enligt artikel 8.3 jämförd med artikel 8.2 i det interna avtalet, ska kommissionen anta handlingsprogrammet utan det berörda projektet eller programmet. Såvida inte kommissionen i linje med de synpunkter som lämnas av delegationerna i kommittén önskar avbryta det borttagna projektet eller programmet, ska detta senare läggas fram för kommittén på nytt utanför handlingsprogrammet i form av en enskild åtgärd, vilken därefter ska antas av kommissionen i enlighet med förfarandet i artikel 14 i genomförandeförordningen för elfte EUF.

Artikel 8

Utbyte av åsikter

1.           Varje delegation kan när som helst uppmana kommissionen att lämna kommittén upplysningar och att delta i en diskussion om frågor som rör de arbetsuppgifter som beskrivs i artikel 14.2 i genomförandeförordningen för elfte EUF. Eventuella utvärderingar samt rekommendationer och uppföljande åtgärder kan också, på begäran av en medlemsstat, diskuteras i EUF-kommittén i enlighet med artikel 18.2 i genomförandeförordningen för elfte EUF.

2.           Sådana diskussioner kan leda till att delegationerna utfärdar rekommendationer, vilka kommissionen ska beakta. Kommitténs protokoll ska visa vilka förslag som framförts. Ett förslag som stöds av en kvalificerad majoritet av delegationerna enligt artikel 8.3 jämförd med artikel 8.2 i det interna avtalet ska registreras som en rekommendation.

Artikel 9

Representation och beslutförhet

1.           Varje delegation betraktas som en enda ledamot av kommittén. Varje medlemsstat ska besluta om sin delegations sammansättning och underrätta ordföranden om denna.

2.           Med ordförandens medgivande får delegationerna på den berörda medlemsstatens bekostnad åtföljas av icke-statliga experter.

Följande uppgifter ska meddelas ordföranden inom skälig tid före ett kommittémöte, senast fem kalenderdagar före mötesdagen:

(a) Varje delegations sammansättning, utom om ordföranden redan känner till denna.

(b) Namnen på de experter som åtföljer delegationerna, dessa experters ställning och skälen för att deras närvaro erfordras.

Om ordföranden inte i förväg invänder mot att en expert deltar i kommitténs möte, ska godkännande anses ha lämnats.

3.           En delegation får om nödvändigt företräda högst en annan medlemsstat. Den delegation som låter sig företrädas ska senast före mötets början skriftligen underrätta kommitténs ordförande om detta.

4.           För att kommittén ska vara beslutför krävs samma antal närvarande ledamöter som för att ett yttrande ska kunna avges med kvalificerad majoritet enligt artikel 14.3 och 14.4 i genomförandeförordningen för elfte EUF.

Artikel 10

Tredje parter och experter

1.           Företrädare för anslutande länder ska från och med dagen för undertecknandet av anslutningsfördraget inbjudas att närvara vid kommitténs möten.

2.           Ordföranden får på eget initiativ eller på begäran av en ledamot av kommittén besluta att bjuda in företrädare för andra tredje parter eller andra experter till kommitténs möten för att höra dem i särskilda frågor. En enkel majoritet av medlemsstaterna kan dock motsätta sig att dessa deltar i mötet.

3.           Sådana företrädare för tredje parter och experter som avses i punkterna 1 och 2 samt i artikel 9.2 får inte närvara vid eller delta i kommitténs omröstningar.

Artikel 11

Skriftligt förfarande

1.           Ordföranden får i vederbörligen motiverade fall inhämta kommitténs yttrande genom skriftligt förfarande. Ordföranden ska tillsända kommitténs ledamöter utkastet till åtgärder och fastställa en tidsfrist för att avge ett yttrande med hänsyn till hur brådskande frågan är.

Delegationerna ska i princip ta ställning till förslaget inom 21 kalenderdagar räknat från den dag då förslaget skickades. En delegation som inom den tidsfrist som anges i skrivelsen varken invänder mot förslaget eller meddelar sin avsikt att inte uttala sig i frågan ska anses ha givit sitt tysta medgivande till förslaget.

I brådskande eller synnerligen brådskande fall ska samma tidsfrister som de som anges i artikel 5.2 och 5.3 tillämpas. Sådana brådskande eller synnerligen brådskande fall ska motiveras skriftligen av kommissionen.

2.           Om en ledamot av kommittén begär att förslaget till åtgärder ska behandlas vid ett kommittémöte, ska dock det skriftliga förfarandet avbrytas och behandlingen av förslaget skjutas upp till följande möte i kommittén.

3.           Kommissionen ska utan dröjsmål – senast 14 kalenderdagar efter det att tidsfristen för att avge ett yttrande har löpt ut – skriftligen informera kommitténs ledamöter om resultatet av det skriftliga förfarandet.

Artikel 12

Sekretariatstjänster

Kommissionen ska tillhandahålla sekretariatstjänster åt kommittén.

Artikel 13

Protokoll och referat från mötena

Under ordförandens överinseende ska det för varje möte upprättas ett protokoll, som ska innehålla de yttranden som avgivits över förslag till åtgärder och de ståndpunkter som uttryckts under mötet. Protokollet ska utan dröjsmål – senast 1 månad efter mötet – översändas till kommittéledamöterna.

Delegationerna ska skriftligen meddela ordföranden sina eventuella synpunkter på protokollet. Kommittén ska underrättas om dessa; om det råder oenighet, ska kommittén diskutera den föreslagna ändringen. Om oenigheten kvarstår, ska förslaget till ändring fogas till protokollet som bilaga.

Artikel 14

Närvarolista

1.           Vid varje möte ska ordföranden upprätta en närvarolista, i vilken det ska anges vilka myndigheter eller organ deltagarna tillhör. Närvarolistan ska delas ut till deltagarna vid mötet.

2.           I början av varje möte ska varje delegation vars deltagande i arbetet skulle kunna ge upphov till en intressekonflikt när det gäller en bestämd punkt på dagordningen meddela ordföranden detta, och deltagande  personer som utsetts av medlemsstaterna, sådana experter som ordföranden i enlighet med artiklarna 9.1 och 10.2 givit tillstånd att delta i mötet och sådana företrädare för tredje parter som i enlighet med artikel 10 inbjudits att närvara vid mötet underrätta ordföranden om eventuella intressekonflikter när det gäller särskilda punkter på dagordningen.

Om det föreligger en intressekonflikt, ska den berörda personen på ordförandens anmodan lämna mötet medan de berörda punkterna på dagordningen behandlas.

Artikel 15

Korrespondens

1.           Korrespondens beträffande kommittén ska översändas till kommissionen och vara ställd till kommitténs sekretariat.

2.           Korrespondens från sekretariatet till delegationerna ska också översändas till den berörda medlemsstatens ständiga representant på snabbaste och mest tillförlitliga elektroniska väg. Om en ständig representation meddelar kommissionen en särskild central elektronisk adress för korrespondens som rör kommittéernas arbete, ska den adressen användas för korrespondens. Korrespondens får dessutom sändas direkt till de personer som medlemsstaterna utsett som sina företrädare i kommittén.

3.           Utom under exceptionella omständigheter ska korrespondens mellan kommissionen och delegationerna sändas i båda riktningar med för ändamålet avsedda elektroniska hjälpmedel.

Artikel 16

Tillgång till handlingar samt konfidentialitet

1.           Ansökningar om tillgång till kommittéhandlingar ska behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001[3]. Kommissionen ska fatta beslut om sådana ansökningar i enlighet med sin arbetsordning, i dess lydelse enligt beslut 2001/937/EG, EKSG, Euratom[4]. Om en ansökan riktar sig till en medlemsstat, ska denna tillämpa artikel 5 i förordning (EG) nr 1049/2001.

2.           Kommitténs överläggningar ska vara konfidentiella.

3.           Handlingar som förelagts kommitténs ledamöter, experter och företrädare för tredje parter ska vara konfidentiella, om det inte ges tillgång till dem enligt punkt 1 eller de inte på annat sätt offentliggörs av kommissionen.

4.           Kommitténs ledamöter, experter och företrädare för tredje parter ska vara skyldiga att följa de konfidentialitetskrav som anges i denna artikel. Ordföranden ska se till att experter och företrädare för tredje parter underrättas om dessa krav.

Artikel 17

Skydd av personuppgifter

Kommitténs och dess arbetsgruppers behandling av personuppgifter ska ske i överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001[5] om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter, under ordförandens ansvar: ordföranden ska fungera som registeransvarig i den mening som avses i artikel 2 d i förordningen.

Artikel 18

Löpande kostnader

1.           Kommissionen ska stå för kommitténs löpande kostnader, inbegripet resekostnader för en deltagare per medlemsstat.

Om den anslagna finansieringsramen medger det, ska kommissionen inom dess ramar täcka två delegationsledamöters resekostnader, om de lämnar in en begäran om detta.

2.           Kommissionen ska se till att kommittén har tillgång till de lokaler och den utrustning som behövs för dess arbete.

[1]               Inför hänvisning till rådets förordning om genomförandet av elfte Europeiska utvecklingsfonden: EUT (…)

[2]               Rådets beslut 2013/755/EU av den 25 november 2013 om associering av de utomeuropeiska länderna och territorierna med Europeiska unionen (ULT-beslutet) (EUT L 344, 19.12.2013, s. 1).

[3]               Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, 31.5.2001, s. 43).

[4]               EGT L 345, 29.12.2001, s. 94.

[5]               EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.