13.12.2013   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 365/127

RAPPORT

om årsredovisningen för Europeiska jämställdhetsinstitutet för budgetåret 2012 med institutets svar

2013/C 365/18

INLEDNING

1.

Europeiska jämställdhetsinstitutet (nedan kallat institutet) ligger i Vilnius och inrättades genom Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1922/2006 (1). Institutets uppgift är att samla in, analysera och sprida information om jämställdhet och utveckla, analysera, utvärdera och sprida metodverktyg för att stödja jämställdhetsintegrering i all unionspolitik och i den därav följande nationella politiken (2).

INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

2.

I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i institutets system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen.

REVISIONSFÖRKLARING

3.

Revisionsrätten har i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt granskat

a)

institutets årsredovisning, som består av räkenskaperna (3) och rapporterna om budgetgenomförandet (4) för det budgetår som slutade den 31 december 2012,

b)

lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna.

Ledningens ansvar

4.

I enlighet med artiklarna 33 och 43 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (5) är det ledningen som har ansvaret för att upprätta en årsredovisning för institutet som ger en rättvisande bild och för att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

a)

I ledningens ansvar för institutets årsredovisning ingår att utforma, införa och upprätthålla de system för internkontroll som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller fel, välja och tillämpa ändamålsenliga redovisningsprinciper utifrån de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare (6) och göra uppskattningar i redovisningen som är rimliga med hänsyn till omständigheterna. Direktören godkänner institutets årsredovisning efter det att räkenskapsföraren har upprättat den på grundval av all tillgänglig information tillsammans med en not till årsredovisningen där han eller hon bland annat förklarar att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att den ger en i alla väsentliga avseenden sann och rättvisande bild av institutets finansiella ställning.

b)

Ledningens ansvar när det gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och efterlevnaden av principen om sund ekonomisk förvaltning består i att utforma, införa och upprätthålla ett ändamålsenligt och effektivt system för internkontroll som innefattar en tillfredsställande övervakning och lämpliga åtgärder för att förebygga oriktigheter och oegentligheter och, vid behov, rättsliga förfaranden för att kräva tillbaka belopp som betalats ut eller använts felaktigt.

Revisorns ansvar

5.

Revisionsrätten ska utifrån revisionen avge en förklaring till Europaparlamentet och rådet (7) om årsredovisningens tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Revisionsrätten utför sin revision i enlighet med IFAC:s internationella revisionsstandarder (International Standards on Auditing, ISA) och etiska riktlinjer och Intosais internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai). Enligt dessa standarder ska revisionsrätten planera och utföra revisionen så att rimlig säkerhet uppnås om huruvida institutets årsredovisning innehåller väsentliga felaktigheter och huruvida de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

6.

Revisionen innebär att revisorn genom olika åtgärder inhämtar revisionsbevis om belopp och annan information i räkenskaperna och om lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska utföras, bland annat genom att bedöma riskerna för att det finns väsentliga felaktigheter i räkenskaperna och för att de underliggande transaktionerna i väsentlig utsträckning inte uppfyller kraven i Europeiska unionens rättsliga ram, vare sig det beror på oegentligheter eller fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av internkontrollen som krävs för upprättandet av räkenskaper som ger en rättvisande bild och de system för övervakning och kontroll som ska garantera de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och utformar granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna. Revisionen inbegriper också en utvärdering av redovisningsprincipernas ändamålsenlighet, rimligheten i uppskattningarna i redovisningen och den övergripande presentationen i räkenskaperna.

7.

Revisionsrätten anser att den har inhämtat tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sin revisionsförklaring.

Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet

8.

Revisionsrätten anser att institutets årsredovisning i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild av institutets finansiella ställning per den 31 december 2012 och av det finansiella resultatet och kassaflödena för det budgetår som slutade detta datum i enlighet med bestämmelserna i institutets budgetförordning och de redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare.

Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna

9.

Revisionsrätten anser att de transaktioner som ligger till grund för årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2012 i alla väsentliga avseenden är lagliga och korrekta.

10.

Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden.

KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN

11.

Institutet har minskat mängden överföringar av gjorda åtaganden från 50 % 2011 till 32 % 2012. Överföringarna till 2013 uppgår till 2,5 miljoner euro och gäller främst avdelning II (administrativa utgifter) med 0,3 miljoner euro och avdelning III (driftsutgifter) med 2,1 miljoner euro, vilket motsvarar 23 % respektive 59 % av de gjorda åtagandena. Överföringarna i avdelning II gäller åtaganden som gjordes i slutet av året i samband med flytten till nya lokaler som genomfördes i januari 2013. Överföringarna i avdelning III gäller främst upphandlingsförfaranden som avslutades sent på året. Institutet har inget formellt förfarande för planering och övervakning av upphandlingarna. Framför allt innehåller arbetsprogrammet ingen plan för upphandlingarna med koppling till den planerade verksamheten som fastställer optimal omfattning av och tidpunkt för upphandlingarna. Endast 7 % av de gjorda åtaganden som fördes över från 2011 till 2012 förblev outnyttjade och måste förfalla.

ÖVRIGA KOMMENTARER

12.

Revisionsrätten konstaterade att det fanns brister i dokumentationen om rekryteringsförfaranden. Det finns inget bevis för att frågorna till de skriftliga proven och intervjuerna och motsvarande viktningar var klara innan ansökningarna började gås igenom.

UPPFÖLJNING AV FÖRRA ÅRETS IAKTTAGELSER

13.

En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer förra året finns i bilaga I.

Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Louis GALEA som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 9 juli 2013.

För revisionsrätten

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Ordförande

(1)  EUT L 403, 30.12.2006, s. 9.

(2)  I bilaga II ges en sammanfattning av institutets behörighet och verksamhet i informationssyfte.

(3)  I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.

(4)  Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

(5)  EGT L 357, 31.12.2002, s. 72.

(6)  De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).

(7)  Artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EGT L 248, 16.9.2002, s. 1).

BILAGA I

Uppföljning av förra årets iakttagelser

År

Revisionsrättens kommentar

Genomförande av korrigerande åtgärder

(Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.)

2011

Den stora mängden överföringar strider mot budgetprincipen om ettårighet.

Har inte genomförts

2011

Revisionsrätten konstaterade att dokumentationen av den fysiska inventeringen av anläggningstillgångar och av uppskattningen av upplupna kostnader behöver förbättras.

Har genomförts

2011

Europeiska kommissionens tjänst för internrevision gjorde en begränsad granskning av införandet av normerna för internkontroll vid institutet i december 2011. Institutet har godtagit rekommendationerna om att avsluta förfarandet för att införa normerna för internkontroll och ledningen har antagit en handlingsplan som ska genomföras 2012.

Pågår

BILAGA II

Europeiska jämställdhetsinstitutet (Vilnius)

Behörighet och verksamhet

Unionens behörighetsområde enligt fördraget

(Artiklarna 2 och 3 i EU-fördraget)

Unionen ska bygga på värdena respekt för människans värdighet, frihet, demokrati, jämlikhet, rättsstaten och respekt för de mänskliga rättigheterna, inklusive rättigheter för personer som tillhör minoriteter. Dessa värden ska vara gemensamma för medlemsstaterna i ett samhälle som kännetecknas av mångfald, icke-diskriminering, tolerans, rättvisa, solidaritet och principen om jämställdhet mellan kvinnor och män.

Den ska bekämpa social utestängning och diskriminering samt främja social rättvisa och socialt skydd, jämställdhet mellan kvinnor och män, solidaritet mellan generationerna och skydd av barnets rättigheter.

Institutets behörighet

(Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1922/2006)

Mål

Bidra till och stärka jämställdhet, inbegripet integrering av ett jämställdhetsperspektiv i all unionspolitik och nationell politik som följer av denna, att bekämpa könsdiskriminering samt öka medvetenheten om jämställdhetsfrågorna bland EU-medborgarna.

Uppgift

—

Samla in, analysera och sprida relevant, jämförbar och tillförlitlig information om jämställdhet.

—

Utveckla metoder för att förbättra objektiviteten, jämförbarheten och tillförlitligheten hos uppgifterna på europeisk nivå.

—

Utveckla, analysera, utvärdera och sprida metodverktyg för att stödja jämställdhetsintegrering i all unionspolitik och i den därav följande nationella politiken samt stödja integrering av ett jämställdhetsperspektiv i alla unionsinstitutioner och unionsorgan.

—

Utföra undersökningar om jämställdhetssituationen i Europa.

—

Inrätta och samordna ett europeiskt nätverk för jämställdhet.

—

Anordna särskilda expertmöten för att stödja institutets forskning.

—

Tillsammans med relevanta intressenter anordna konferenser, kampanjer och möten på europeisk nivå för att öka medvetenheten om jämställdhetsfrågor bland EU-medborgarna, samt förelägga kommissionen resultat och slutsatser från denna verksamhet.

—

Sprida och presentera positiva exempel på icke-stereotypa prestationer som åstadkommits av kvinnor och män inom alla samhällsområden, samt lägga fram resultat och initiativ för att lyfta fram och bygga vidare på sådana framgångsrika exempel.

—

Föra en dialog och samarbeta med icke-statliga organisationer, jämställdhetsorgan, universitet och experter, forskningscentrum och arbetsmarknadens parter.

—

Bygga upp dokumentationsresurser som är tillgängliga för allmänheten.

—

Lämna information i jämställdhetsfrågor till offentliga och privata organisationer.

—

Informera unionsinstitutionerna om jämställdhet och jämställdhetsintegrering i anslutnings- och kandidatländerna.

Organisation

Styrelse

Sammansättning

Arton företrädare utsedda av rådet på förslag från varje berörd medlemsstat och en ledamot, utsedd av kommissionen, vilken företräder kommissionen. Styrelseledamöterna ska utses på ett sådant sätt att högsta kompetens och en bred och relevant tvärvetenskaplig sakkunskap på jämställdhetsområdet garanteras. Rådet och kommissionen strävar efter en jämn könsfördelning i styrelsen. De ledamöter som rådet utser ska företräda arton medlemsstater i samma ordningsföljd som de roterande ordförandeskapen.

Uppgifter

—

Anta det årliga arbetsprogrammet och arbetsprogrammet på medellång sikt, budgeten och den årliga rapporten.

—

Anta institutets interna regler och styrelsens arbetsordning.

Expertforum

Sammansättning

Ledamöter från behöriga organ som är specialiserade på jämställdhetsfrågor, varav en företrädare ska utses av varje medlemsstat, två ledamöter som företräder andra relevanta organisationer som arbetar med jämställdhetsfrågor ska utses av Europaparlamentet och tre ledamöter ska utses av kommissionen.

Uppgifter

Stödja direktören när det gäller att garantera kompetens och oberoende för institutets verksamhet, vara en mekanism för att utbyta information om jämställdhetsfrågor och sammanföra kunskaper. Forumet ska se till att institutet samarbetar nära med behöriga organ i medlemsstaterna.

Direktören utses av styrelsen på grundval av en förteckning över kandidater som kommissionen föreslår efter ett öppet uttagningsförfarande.

Uppgifter

Direktören ska ansvara för de uppgifter som anges i förordning nr 1922/2006, utarbeta och genomföra institutets årliga arbetsprogram och arbetsprogram på medellång sikt, förbereda styrelse- och expertforumsmöten, utarbeta och offentliggöra den årliga rapporten, handlägga alla personalfrågor, sköta den löpande administrationen och införa effektiva förfaranden för övervakning och utvärdering av institutets resultat i förhållande till dess mål.

Extern revision

Europeiska revisionsrätten.

Intern revision

Eurropeiska kommissionens tjänst för internrevision.

Myndighet som beviljar ansvarsfrihet

Europaparlamentet på rådets rekommendation.

Medel till institutets förfogande 2012 (2011)

Slutlig budget

7,7 (7,5) miljoner euro, varav bidrag från unionen 100 % (100 %)

Personalstyrka den 31 december 2012

30 (27) tjänster i tjänsteförteckningen, varav tillsatta: 30 (26);

21 (8) övrig personal (kontraktsanställda, utstationerade nationella experter och praktikant).

Antal anställda totalt den 31 december 2012

51 (35), varav anställda med

—

uppgifter inom verksamheten: 37 (24)

—

administrative uppgifter: 11 (8)

—

blandade uppgifter: 3 (3)

Produkter och tjänster 2012 (2011)

Målområden

Jämförbara och tillförlitliga uppgifter och indikatorer om jämställdhet, insamling och bearbetning av metoder och praxis för jämställdhetsarbetet, resurs- och dokumentationscentrum, ökad medvetenhet, nätverksarbete och kommunikation.

Antal påbörjade undersökningar: 7 (6)

Antal bidrag till ordförandeskapsländer: 2 (2)

Antal expertmöten och arbetsgruppsmöten: 23 (19)

Internationella konferenser: 1 (1)

Antal forskningsrapporter: 2 (2)

Årliga rapporter: 1 (1)

Källa: Uppgifter från institutet.

INSTITUTETS SVAR

11.

Instämmer i iakttagelsen. Under 2012 skedde en markant förbättring jämfört med 2011. De flesta operativa projekten hade slutförts i slutet av 2012. Detta ledde till en anslagsöverföring på upp till 60 procent av upphandlingarna i avdelning III (cirka 2,1 miljoner euro). Det är viktigt att påpeka att upphandlingen av de två största kontrakten (på sammanlagt 740 000 euro) som omfattades av driftsanslagen försenades på grund av omständigheter som låg utanför vår kontroll. Det handlade om att beslutet av rådets ordförandeskap om ämnet för en undersökning försenades och att upphandlingen av en annan undersökning behövde göras om då det saknades godtagbara anbud. För att förbättra planeringen och övervakningen av upphandlingar håller vi på att skapa ett övervakningsverktyg som ska användas för att följa de beräknade datumen för varje steg i de årliga upphandlingsförfarandena. För att se till att budgetgenomförandet övervakas och redovisas på ett lämpligt sätt kommer vi under tredje kvartalet dessutom att utarbeta riktlinjer för budgetövervakning som bland annat omfattar kontrollfunktioner och avvikelser.

12.

Instämmer i iakttagelsen. Våra riktlinjer för rekrytering har uppdaterats så att i) det högsta antalet sökande som beräknas tas upp på reservlistan ska anges i meddelanden om lediga tjänster för tillfälligt anställda och kontraktsanställda och ii) urvalskommittén ska ha bestämt frågorna i både intervjuerna och de skriftliga proven innan de sökande bedöms.