ORDFÖRKLARINGAR

Bredband : Höghastighetsöverföring av data där bandbredden delas av mer än en samtidig signal

EIF : Europeiska interoperabilitetsramen

Eruf : Europeiska regionala utvecklingsfonden

GD INFSO : Europeiska kommissionens generaldirektorat för informationssamhället och medier

GD REGIO : Europeiska kommissionens generaldirektorat för regionalpolitik

IDA : Informationsutbyte mellan förvaltningar – program som syftar till att främja utveckling och drift av transeuropeiska informations- och kommunikationsnät för informationsutbyte mellan medlemsstaternas förvaltningar och/eller gemenskapens institutioner

IDABC : Interoperabelt tillhandahållande av europeiska e-förvaltningstjänster för offentliga förvaltningar, företag och medborgare. Efterföljare till IDA-instrumentet.

IKT : Informations- och kommunikationsteknik

Interoperabilitet : Olika programs förmåga att utbyta information via en gemensam uppsättning format, läsa och skriva samma filformat och använda samma protokoll

ISA : Nytt program för perioden 2010–2015: "Lösningar för att uppnå interoperabilitet mellan offentliga förvaltningar i EU"

PLN : Den officiella beteckningen för zloty enligt ISO-kod 4217

PMM : Projektförvaltningsmetod (Project Management Methodology) är en processbaserad metod för ändamålsenlig projektförvaltning. PMM är en metod för förvaltning av projekt inom en tydligt definierad ram. Den beskriver förfaranden för att samordna resurser och verksamheter som är knutna till ett projekt och ger vägledning om hur projektet ska utformas och övervakas och hur man ska reagera om projektet måste anpassas till förändringar.

SMART : Specifika, mätbara, uppnåbara, realistiska och tidsbundna mål (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely)

Öppen programvara : Bred och generell typ av programvarulicens som gör källkoden tillgänglig för allmänheten genom få eller inga upphovsrättsliga restriktioner

Öppen standard : Ett kommunikations-, förbindelse- eller utbytesprotokoll eller ett interoperabelt dataformat vars specifikationer är offentliga och fritt tillgängliga och kan implementeras utan restriktioner

SAMMANFATTNING

I. Under den period som denna revision omfattar såg offentliga förvaltningar e-förvaltning som ett sätt att minska den administrativa bördan för medborgare, företag och andra förvaltningar. E-förvaltning kan också bidra till att förbättra de tjänster som förvaltningarna erbjuder. Detta står i samklang med uppnåendet av Lissabonmålen (konkurrenskraft och innovation), avlägsnandet av hinder på den inre marknaden, medborgarnas rörlighet inom Europa och regional utveckling.

II. Vid revisionen riktade revisionsrätten in sig på Eruf-utgifter under programperioden 2000–2006 i fyra medlemsstater: Frankrike, Italien, Polen och Spanien. Revisionsrätten granskade tillämpliga strategi- och programplaneringsdokument och besökte 28 administrativa projekt som utvecklade e-förvaltning. En nätenkät som skickades till ett urval projektledare kompletterade detta arbete.

III. Revisionsrätten granskade huruvida dessa e-förvaltningsprojekt

a) hade valts ut i enlighet med en behovsbedömning,

b) var väl utformade och ledde till planerade resultat,

c) är användbara och bestående.

IV. Revisionsrätten konstaterade att de e-förvaltningsprojekt som fick stöd från Eruf har bidragit till utvecklingen av elektroniska offentliga tjänster. Men trots att merparten av dem fungerar tekniskt sett, har man uppnått betydligt färre fördelar än vad man hade kunnat förvänta sig på grund av att man inte har riktat in sig tillräckligt på projektresultat.

V. Revisionsrätten gjorde närmare bestämt följande iakttagelser:

a) Trots att programplaneringen för e-förvaltning på nationell nivå successivt förbättrades under programperioden, innebar brister i de första strategierna att projekten inte alltid var inriktade på att försöka tillgodose prioriterade behov för utvecklingen av e-förvaltning.

b) Projekten levererade i regel den planerade outputen. Det skedde dock sent eller i mindre omfattning än planerat på grund av att projekten var bristfälligt utformade eller att en tillfredsställande genomförandemetod saknades.

c) Merparten av de granskade projekten var tillfredsställande tekniskt sett och utvecklade IT-applikationer som erbjöd offentliga organ, företag och medborgare elektroniska tjänster. De system som medfinansierades av Eruf underhölls i regel på ett lämpligt sätt och var i allmänhet ekonomiskt hållbara. Men eftersom den faktiska nyttan med projekten inte mättes, går det inte att utvärdera projekten eller samla kunskap för framtida program.

VI. Revisionsrätten rekommenderar därför följande:

a) Medlemsstaterna bör ta fram strategier för e-förvaltning som bygger på identifierade behov, har tydliga mål och fördelar ansvaret mellan de organ som ska se till att målen uppnås.

b) Förvaltningsmyndigheterna bör välja ut e-förvaltningsprojekt för Eruf-stöd utifrån en bedömning av projektens sannolika kostnader och nytta.

c) Förvaltningsmyndigheterna i medlemsstaterna bör se till att de e-förvaltningsprojekt som väljs ut för Eruf-finansiering inte bara är inriktade på projektens output utan också på de process- och organisationsförändringar som är nödvändiga för att man ska kunna dra full nytta av de system som utvecklas.

d) Förvaltningsmyndigheterna bör betona att bästa praxis tillämpas i praktiken och starkt rekommendera att en lämplig projektförvaltningsmetod används för e-förvaltningsprojekt som får Eruf-finansiering.

e) Kommissionen bör se till att de EU-principer och EU-rekommendationer som möjliggör transeuropeisk interoperabilitet, särskilt principerna för den europeiska interoperabilitetsramen (EIF), beaktas inom projekt som får Eruf-stöd, så att man kan öka projektens europeiska mervärde och underlätta en fortsatt EU-omfattande systemintegration.

f) När förvaltningsmyndigheterna väljer ut e-förvaltningsprojekt bör de se till att alla större kostnader, däribland för underhåll, har beaktats tillräckligt i den kostnadsnyttoanalys som bör ligga till grund för finansieringsbeslutet.

g) Kommissionen bör se till att förvaltningsmyndigheterna övervakar och utvärderar projektens resultat och effekter, så att man kan visa att EU-medlen har använts på ett ändamålsenligt sätt och ge viktig feedback som kan förbättra utformningen av framtida program.

INLEDNING

E-FÖRVALTNING: DEFINITION OCH MÅL

1. Elektronisk förvaltning (e-förvaltning) avser elektroniska transaktioner mellan offentliga myndigheter och medborgare eller företag eller mellan olika offentliga förvaltningar. E-förvaltning kräver användning av informations- och kommunikationsteknik (IKT) i kombination med organisationsförändringar och ny kompetens i syfte att förbättra de offentliga tjänsterna [1].

2. Under den period som denna revision omfattar betraktade offentliga förvaltningar e-förvaltning som ett sätt att minska de administrativa bördorna och olika väntetider och samtidigt förbättra kostnadseffektiviteten och höja produktiviteten. E-förvaltning är i linje med Lissabonstrategins mål när det gäller konkurrenskraft och innovation, bidrar till regional utveckling och avlägsnar hinder på den inre marknaden. Den kan också underlätta medborgarnas rörlighet i Europa.

3. För att undvika att så kallade elektroniska hinder uppstår [2], rekommenderade kommissionen att europeiska offentliga förvaltningar skulle följa ett antal allmänna principer som fastställdes i den europeiska interoperabilitetsramen (EIF) [3] som offentliggjordes i november 2004.

LISSABONSTRATEGIN OCH INITIATIVEN eEUROPE OCH I2010

4. Vid Europeiska rådets möte i Lissabon år 2000 fastställdes det ambitiösa målet att unionen skulle bli världens mest konkurrenskraftiga och dynamiska ekonomi. Samtidigt konstaterades att Europa måste ta till vara de möjligheter som framför allt den nya ekonomin och Internet erbjuder.

5. Europeiska kommissionen genomförde två på varandra följande eEurope-handlingsplaner för perioden 2000–2005 som syftade till att stimulera tjänster, tillämpningar och Internetinnehåll, vilket inbegrep såväl offentliga tjänster på nätet som e-företag. Handlingsplanerna skulle också åtgärda brister i bredbandsinfrastrukturen och säkerhetsåtgärder. Dessa insatser skulle förstärkas genom bland annat spridning av god praxis och benchmarking [4] av informations- och kommunikationsteknikutvecklingen i medlemsstaterna.

6. Kommissionen ansåg från början [5] att e-förvaltning var viktigt, och omvandlingen av offentliga tjänster blev en hörnsten i politiken för informations- och kommunikationsteknik. Efter handlingsplanen eEurope 2002 offentliggjorde kommissionen ett meddelande [6] där den mer utförligt behandlade de e-förvaltningsåtgärder som ingick i handlingsplanen och i detalj angav vilka steg som krävdes för att omvandla de offentliga tjänsterna med hjälp av informations- och kommunikationsteknik.

7. År 2005 ersattes eEurope-handlingsplaner med en ny strategisk ram, i2010 - det europeiska informationssamhället 2010 – med allmänna politiska riktlinjer [7]. Denna nya strategiska ram lade ännu större tonvikt vid e-förvaltning. Enligt nyligen gjorda studier [8] finns det också ett starkt samband mellan en modern och effektiv offentlig förvaltning och nationell konkurrenskraft och innovation. Kommissionen beskrev i ett meddelande från 2006 [9] vad som hade åstadkommits och fastställde nya mål för e-förvaltningspolitiken. Medlemsstaternas och andra berörda parters politiska engagemang är viktigt för sådana åtgärder, och på ett antal konferenser [10] visade medlemsstaterna detta genom att underteckna deklarationer med denna innebörd. Enligt den första viktiga rättsakten [11], det så kallade tjänstedirektivet (se ruta 1) som offentliggjordes 2006 och skulle träda i kraft 2009, ska vissa offentliga tjänster för företag finnas tillgängliga elektroniskt.

8. Parallellt med handlingsplanerna utarbetade kommissionen ett antal initiativ [12] på specifika områden med olika mål, till exempel att avlägsna tekniska flaskhalsar eller att främja utbyte av bästa praxis. Bland mer specialiserade program och initiativ förtjänar IDABC-programmet [13] att omnämnas, eftersom det underlättade samarbetet mellan kommissionen och medlemsstaterna när det gällde att ta fram gemensamma interoperabla standarder [14].

RUTA 1

TJÄNSTEDIREKTIVET

Direktivet kräver att medlemsstaterna förenklar de förfaranden och formaliteter som tjänsteleverantörer måste följa. framför allt ska medlemsstaterna eliminera omotiverade och orimliga bördor och väsentligt underlätta

etablering av ett företag, det vill säga fall då en fysisk eller juridisk person vill etablera ett permanent företag i en medlemsstat,

tillhandahållande av tjänster över gränserna, det vill säga fall då ett företag vill erbjuda tjänster över gränserna i en annan medlemsstat utan att etablera ett företag där.

Enligt direktivet är medlemsstaterna skyldiga att inrätta "gemensamma kontaktpunkter" genom vilka tjänsteleverantörer kan få all relevant information och klara av alla administrativa formaliteter utan att behöva kontakta flera myndigheter. De "gemensamma kontaktpunkterna" måste vara tillgängliga på distans och på elektronisk väg.

EU:S EKONOMISKA STÖD

9. Omkring 11 miljarder euro [15] i EU-stöd öronmärktes för informationssamhället under programperioden 2000–2006. Bland målen fanns utveckling av ny säker teknik och av infrastrukturkapaciteten och förbindelsemöjligheterna mellan regioner via bredband. Eruf-finansieringen svarade för 6,7 miljarder euro (61 %) av detta belopp. Det finns inga aggregerade uppgifter tillgängliga för e-förvaltningsåtgärder.

ERUF-FÖRVALTNINGENS PRINCIPER UNDER PROGRAMPERIODEN 2000–2006

10. Erufs förvaltningssystem speglar subsidiaritetsprincipen och principen om partnerskap [16], där ansvaret och förvaltningen delas mellan Europeiska kommissionen och medlemsstaternas regeringar. Den programplanering inom Eruf och den genomförandeprocess för medfinansierade åtgärder som gällde under den granskade programperioden 2000–2006 presenteras i förenklad form i figur 1.

11. De fleråriga programmen utarbetades av medlemsstaterna efter en dialog med de behöriga offentliga myndigheterna och näringslivets och arbetsmarknadens organisationer. Medlemsstaterna identifierade allmänna programprioriteringar och godkände efter förhandlingar med kommissionen alla programdokument. Den allmänna beskrivningen av åtgärder inkluderades i de operativa programmen, och medlemsstaterna fastställde åtgärderna i detalj och valde ut projekt.

12. Programmen innehåller fastställda och godkända prioriteringar som ska genomföras under programperioden. Varje operativt program eller samlat programdokument åtföljs av ett programkomplement som i detalj beskriver programåtgärderna. Åtgärderna kan även omfatta särskilda insatser för att utveckla e-förvaltningen.

FIGUR 1

FÖRVALTNINGSPROCESSEN FÖR ERUF 2000–2006 I FÖRENKLAD FORM

+++++ TIFF +++++

REVISIONENS INRIKTNING OCH OMFATTNING SAMT REVISIONSMETOD

13. Revisionens främsta mål var att bedöma huruvida de granskade administrativa e-förvaltningsprojekt som får Eruf-stöd

a) hade valts ut i enlighet med en behovsbedömning,

b) var väl utformade och ledde till planerade resultat,

c) är användbara och bestående.

14. Revisionsrättens revision var inriktad på programperioden 2000–2006 och fyra medlemsstater: Frankrike, Italien, Polen och Spanien som tillsammans stod för 3,0 miljarder euro (45 %) av utgifterna från Eruf för informationssamhället.

15. I revisionsarbetet ingick följande:

a) En granskning av kommissionens strategiska ram för e-förvaltningspolitiken.

b) En granskning av nationella och tillämpliga regionala strategidokument för e-förvaltning avseende perioden 2000–2006 i de besökta länderna, med en analys av nationella utvecklingsplaner, tillämpliga operativa program och stödjande programkomplement.

c) Besök på nationella och regionala myndigheter som ansvarar för att utveckla e-förvaltningen och välja ut projekt i de besökta medlemsstaterna.

d) En granskning av 28 regionala projekt med en total finansiering på 216,9 miljoner euro, varav Eruf bidrog med omkring 127,2 miljoner euro. Det genomsnittliga e-förvaltningsprojekt som besöktes hade ett värde på 7,8 miljoner euro och fick ett Eruf-bidrag på i genomsnitt 4,5 miljoner euro. Tio av projekten hade ett värde på under 1 miljon euro, medan de fyra största projektens värde låg på mellan 27 och 50 miljoner euro. I tabellen och ruta 2 finns uppgifter om de typer av projekt som granskades.

e) En nätenkät som skickades till 363 projektledare för e-förvaltningsprojekt som medfinansierades av Eruf i de besökta länderna. Revisionsrätten fick svar från 212 projektledare (58,4 %).

TABELL

TYPER AV E-FÖRVALTNINGSPROJEKT SOM BESÖKTES PÅ PLATS

Typ av projekt | Spanien | Frankrike | Italien | Polen | Totalt |

Geografiskt informationssystem | 1 | 3 | 3 | 1 | 8 |

Arbetsflödessystem | 3 | 1 | 2 | 4 | 10 |

Skattetjänster | 1 | 0 | 0 | 1 | 2 |

Referensdatabas | 0 | 0 | 1 | 1 | 2 |

Övrigt | 2 | 3 | 1 | 0 | 6 |

Totalt | 7 | 7 | 7 | 7 | 28 |

RUTA 2

EXEMPEL PÅ PROJEKT SOM TILLHANDAHÖLL E-FÖRVALTNINGSTJÄNSTER

Geografiskt informationssystem (GIS) – regionen Toskana, Italien

ATt utveckla ett GIS som är tillgängligt online för medborgarna, offentliga organ och professionella användare var ett av målen för projekten i regionen Toskanas samlade programdokument. Inom denna ram stödde den regionala myndigheten i Florens skapandet av en spatial databas kopplad till temat hydrogeologi och utvecklingen av programvara för att kunna hantera förvaltningen av användningen av grund- och ytvatten. Projektet hade också som mål att ansökningar om grundvattensökning och utfärdandet av tillstånd skulle kunna hanteras online helt och hållet.

Arbetsflödessystem – Warmia i regionen Mazur, Polen

Projektets främsta mål var att skapa en webbportal som möjliggör onlinekontakt mellan allmänheten och 112-myndigheter. Elektroniska förfaranden för spridning av dokument togs fram på tre nivåer av lokal förvaltning för att förbättra den operativa effektiviteten och samtidigt garantera fullständig interoperabilitet hos de uppgifter som behandlas av myndigheten.

IAKTTAGELSER

VALDES PROJEKTEN UT I ENLIGHET MED EN BEHOVSBEDÖMNING?

16. Syftet med e-förvaltning är att förbättra tillgången till offentliga tjänster och offentlig information för allmänheten, företag och andra förvaltningar, vilket ska resultera i bättre tjänstekvalitet och ökad ändamålsenlighet och effektivitet.

17. För att åstadkomma detta krävs att man har en samlad strategi som bygger på en behovsbedömning, fastställer prioriteringar och undersöker strategins sannolika kostnader och nytta.

18. Revisionsrätten granskade huruvida

a) den nationella eller regionala strategiska ramen hade utarbetats på grundval av identifierade behov och kunskap om vad som tillhandahölls av befintliga IT-system, med hänsyn till den vägledning som utfärdats av Europeiska kommissionen,

b) förfarandena för att välja ut projekt grundades på enhetliga och konsekventa urvalskriterier som syftade till att tillgodose de mest akuta behoven och gav berörda parter ett mervärde, och där enskilda projektmål stämde överens med prioriteringarna i den strategiska ramen.

DE FÖRSTA STRATEGIERNA BYGGDE INTE PÅ IDENTIFIERADE BEHOV

19. Under perioden 2000–2006 utvecklades kommunikationsmönstren: från det att de hade varit baserade på telefon och papper blev användningen av Internet och bredband omfattande. Ett antal länder började anpassa sina förvaltningar efter denna utveckling.

20. I Europeiska unionen prioriterade eEurope-handlingsplanerna initiativ med koppling till e-förvaltning, vilka knöt samman regional konkurrenskraft och ändamålsenlig offentlig förvaltning. Under perioden förpliktade sig medlemsstaterna, genom ministerdeklarationer, att föreslå lämpliga åtgärder på nationell nivå. Detta resulterade i att nationella strategier i linje med eEurope-initiativet utarbetades.

21. I början av programperioden hade strategierna för e-förvaltning i de medlemsstater som besöktes utarbetats i form av allmänna deklarationer och inte grundats på faktiska, identifierade behov.

22. Revisionsrätten granskade de aktuella strategidokumenten i de besökta medlemsstaterna och upptäckte följande brister:

a) Medborgarnas, företagens och förvaltningens behov fastställdes inte i förväg, och de strategiska målen var för allmänna och saknade specifik inriktning. Analysen av vad som faktiskt krävdes var otillräcklig. Till exempel hade man i vissa länder inte infört nödvändiga rättsliga bestämmelser som skulle möjliggöra elektroniska transaktioner.

b) Ansvaret för att uppnå målen hade inte fördelats tydligt mellan de ansvariga offentliga organen (se ruta 3) eller så saknade dessa organ tillräckliga befogenheter för ett ändamålsenligt genomförande. Övervakningssystem infördes inte, vilket gjorde att korrigerande åtgärder inte kunde vidtas i tid och att erfarenheter för framtida förbättringar inte kunde samlas.

RUTA 3

EXEMPEL PÅ OTYDLIG ANSVARSFÖRDELNING

Strategin "e-Polen 2004–2006"

Strategins största brist var att ansvarsområden inte hade fastställts tydligt i något fall. Olika ministerier och myndigheter hade tilldelats 83 specifika uppgifter och för genomförandet av 30 av dessa var mer än en enhet ansvarig. I dessa fall hade emellertid inga anvisningar om vem som var ansvarig för samordningen utfärdats. I slututvärderingen av strategin framhölls att bristfällig samordning och bristfälligt samarbete mellan ministerier var en av de faktorer som hindrade måluppfyllelsen.

23. En jämförelse mellan strategier som fastställdes i ett tidigt skede och strategier som utarbetades i slutet av den granskade perioden visar tydligt en viss kvalitetsförbättring. Vissa länder prioriterade dessutom e-förvaltning, eftersom de insåg att den var ett sätt att modernisera den offentliga förvaltningen. På medlemsstatsnivå erbjöds dock de myndigheter som ansvarade för projektresultaten endast lite metodstöd, särskilt vad beträffar projektförvaltningstekniker och tekniska riktlinjer. I ruta 4 finns ett exempel på metodstöd som faktiskt gavs.

RUTA 4

ETT EXEMPEL PÅ METODSTÖD

Italiens nationella centrum för informationssystem i den offentliga sektorn (CNIPA) inrättades i juni 2003 som offentlig myndighet under överinseende av italiens ministerium för offentliga förvaltningar och innovationer.

CNIPA fick i uppdrag att förverkliga de e-förvaltningsplaner som ministeriet hade utarbetat och gavs framför allt följande uppgifter:

a) Anta regler, standarder och tekniska riktlinjer för införandet av informations- och kommunikationsteknik i den offentliga förvaltningen.

b) Bedöma och övervaka projekt som tagits fram av lokala, regionala och nationella förvaltningar.

c) Utarbeta yttranden till den offentliga förvaltningen om projektens strategiska överens- stämmelse.

VID VALET AV PROJEKT BEDÖMDES SÄLLAN HURUVIDA DE UTVALDA PROJEKTEN VAR DE PROJEKT SOM MED STÖRST SANNOLIKHET SKULLE GE BÄST VALUTA FÖR PENGARNA

24. Förfarandena för att välja ut projekt organiserades och genomfördes av nationella myndigheter med ansvar för Eruf-förvaltningen. Vanligtvis följdes en av följande modeller:

a) Modell A – Projekt valdes ut i förväg, namngavs och deras omfattning angavs i Eruf-programdokumenten (till exempel programkomplement).

b) Modell B – Efter en inbjudan att lämna förslag valdes projekt ut i konkurrens med varandra. Bidrag erbjöds de projekt som bäst uppfyllde åtgärdsmålen. Särskilda belopp tillhandahölls för sådana åtgärder, till exempel utveckling av en elektronisk offentlig förvaltning.

25. Revisionsrätten analyserade 28 projekt som hade valts ut på grundval av de två förfarandena (11 A och 17 B):

a) Det centraliserade tillvägagångssättet (modell A), där Eruf-bidrag i förväg tilldelades namngivna projekt. Liten uppmärksamhet ägnades åt att analysera kostnader eller nytta, och ganska ofta fanns det inte något formellt förfarande för bidragsansökan.

b) Det andra tillvägagångssättet (modell B) var utformat på så sätt att de bästa projekten skulle väljas ut. Här tittade man på prioriterade frågor som hade fastställts i programdokumenten, utifrån en jämförelse av projektinnehåll som gjordes av oberoende experter. En kostnadsnyttoanalys var en obligatorisk del av ansökningsförfarandet i Polen. De organ som ansvarade för urvalet fastställde inte en tidsplan för det samlade förfarandet annat än tidsfristen för ansökningar. När det fanns många sökande förekom stora förseningar i bedömningen av ansökningarna. I Polen måste det ursprungliga startdatumet för fyra av de besökta projekten skjutas upp på grund av att urvalsförfarandet tog längre tid än planerat.

26. Myndigheterna tenderade ibland att välja ut ambitiösa projekt när det gällde mål, omfattning och uppskattningar av antalet potentiella användare, samtidigt som man inte tillräckligt bedömde initiativtagarnas förmåga att förvalta komplexa IT-projekt eller fastställde om de hade tillräcklig personal med lämpliga kvalifikationer. I ett projekt i Polen utsågs den första projektledaren 2006, 17 månader efter det att finansieringen hade beviljats. Under 2007 var fem olika projektledare ansvariga för uppgiften, medan sammansättningen av den styrkommitté som övervakade projektet ändrades fyra gånger. Denna brist på stabilitet sades i en internrevisionsrapport delvis ligga bakom projektförseningarna. I en slutlig utvärderingsrapport om ett italienskt projekt sades förseningar i genomförandet bero på ändringar inom projektledningsgruppen och på bristande samordning mellan lokala organ som deltog i projektet.

27. Merparten av de projekt som inte uppfyllde sina ursprungliga mål var i själva verket mycket komplexa i fråga om antalet berörda parter och när det gällde hur sofistikerade de erbjudna tjänsterna var. Denna situation, i kombination med att projekten måste slutföras innan programmet avslutades, ledde i vissa fall till att projektens omfattning minskade betydligt (se punkt 39).

VAR PROJEKTEN VÄL UTFORMADE OCH LEDDE DE TILL PLANERADE RESULTAT?

28. Ett e-förvaltningsprojekt bör precis som vilket annat IT-projekt som helst planeras i detalj så att ett smidigt genomförande kan garanteras. Planeringen bör inbegripa tydliga mål med en detaljbeskrivning av de insatser som är nödvändiga för att projektet ska kunna slutföras och en uppskattning av tids- och resursbegränsningar.

29. Revisionsrättens mål var att bedöma huruvida projekten genomfördes såsom ursprungligen planerat och att identifiera skälen till större avvikelser. För varje granskat projekt undersöktes följande grundläggande projektdelar:

a) Planering och utformning – särskilt uppmärksammades om projektmål i form av SMART-indikatorer hade fastställts på lämpligt sätt och om bästa praxis hade använts, till exempel den erkända projektförvaltningsmetoden (PMM).

b) Efterlevnad av principerna för den europeiska interoperabilitetsramen (EIF) – införlivandet av EIF-principer i projektutformningen undersöktes.

c) Genomförande – processen granskades med avseende på hur tiden, budgeten och projektomfattningen hade hanterats.

d) Tillgängligheten för användning – förekomsten av projekttillgångar (till exempel IT-mjukvara, servrar och plattformar) och planerade tjänster kontrollerades under inspektionerna på plats.

PROJEKTMÅLEN VAR FÖR ALLMÄNNA OCH ICKE TEKNISKA ASPEKTER BEHANDLADES INTE TILLRÄCKLIGT VID PROJEKTUTFORMNINGEN

30. Att fastställa detaljerade projektmål var en nödvändig förutsättning för offentliga organ som ansökte om Eruf-stöd. Projekten definierades dock vanligtvis i allmänna termer i förhållande till nationella eller regionala strategier och mål i Eruf-programdokumenten. Man visste sällan vilket mervärde projekten skulle ge, eftersom kostnadsnyttoanalyser inte gjordes, utom när det gällde projekten i Polen.

31. Kvaliteten på projektdokumentationen varierade kraftigt mellan projekten, och i extrema fall fanns ingen dokumentation tillgänglig för granskning. De ansvariga myndigheterna hade inte fastställt några minimikrav i fråga om bland annat dokumentation.

32. I merparten av de besökta projekten fastställdes mål som var alltför allmänna och som inte var kvantifierade. Till exempel fastställdes så vaga mål som "att förbättra tjänsternas kvalitet". I de fall då mål hade fastställts gällde de dessutom främst output (till exempel antal inköpta servrar) i stället för att vara inriktade på nyttan för organet eller slutanvändaren (till exempel minska avdelningens löpande kostnader med x %). Enligt de projektansvarigas enkätsvar (figur 2) fastställdes effektindikatorer för endast 42 % av projekten.

FIGUR 2

VAD FÖR SLAGS PROJEKTMÅL FASTSTÄLLDES?

+++++ TIFF +++++

Målen för output och resultat hade fastställts klart och tydligt i de flesta fall, men när det gällde effekten hade mål inte fastställts lika ofta.

Källa: Europeiska revisionsrättens enkät.

33. Projektplaneringen var starkt inriktad på tekniska aspekter. Det innebar att man ofta försummade viktiga frågor som att ändra administrativa processer för att dra större nytta av de nya teknikerna, vilket minskade projektens potentiella effekter.

34. Det faktum att man inte beaktade samordning mellan avdelningar eller organisatoriska frågor som omkonfigurering av processer och arbetsflöden för olika projekt resulterade i överlappningar, försenade projekt och problem med datautbyte och, i vissa fall, i att projekt inte utvecklades som förväntat, underutnyttjades eller till och med avbröts (se rutorna 5, 7 och 9).

PROJEKTEN FÖLJDE FÖR DET MESTA PRINCIPERNA FÖR DEN EUROPEISKA INTEROPERABILITETSRAMEN (EIF)

35. Den europeiska interoperabilitetsramen (EIF) offentliggjordes i november 2004 och innehåller ett antal riktlinjer för e-förvaltningstjänster, så att offentliga förvaltningar, företag och medborgare kan samverka över gränserna i Europa. De 15 projekt som besöktes och som hade inletts 2005 eller senare granskades med avseende på i vilken utsträckning de hade följt dessa riktlinjer.

RUTA 5

EXEMPEL PÅ BRISTFÄLLIG SAMORDNING OCH FÖLJDERNA AV DET

Integrerad bredbandsplattform för Sicilien, Italien

Ett av målen för detta projekt var att utveckla en webbportal för turister med särskilda interaktiva inslag, till exempel möjlighet att boka och betala semesterpaket på nätet.

Bristen på samordning mellan olika direktorat inom den regionala förvaltningen orsakade stora förseningar och minskad projektomfattning, där vissa planerade delar inte utvecklades.

36. Revisionsrätten bedömde om dessa projekt följde följande principer:

a) Tillgänglighet – tillgång skedde främst via Internet, i ett fåtal fall användes andra kommunikationskanaler, såsom mobiltelefon. I merparten av projekten användes de rekommenderade riktlinjerna [17] vid utformningen av webbsidor och gränssnitt.

b) Flerspråkighet – de externa tjänsterna var i huvudsak begränsade till det eller de nationella språken, och endast 17 % av dem tillhandahöll information på mer än ett språk.

c) Säkerhet och dataskydd – revisionsrätten konstaterade att vederbörlig hänsyn hade tagits till problemen med säkerhet och dataskydd. En lämplig grad av säkerhet förekom, och tillämplig lagstiftning följdes.

d) Användning av öppna standarder och öppen programvara – användningen av öppna standarder är utbredd, och många projekt kunde producera och utbyta data i olika öppna format. Öppen programvara används ofta, eftersom den gör att IT-företag kan erbjuda ett konkurrenskraftigare pris. De system som granskades hade utvecklats med hjälp av en blandning av kommersiella lösningar och lösningar med öppen källkod.

MERPARTEN AV PROJEKTEN FÖLJDE INTE PLANERINGEN

37. Revisionsrätten granskade projektdokumentationen för alla 28 besökta projekt och bedömde hur projekten hade framskridit i förhållande till planeringen samt förfarandena för genomförande och kvaliteten på projektförvaltningen.

38. En stor majoritet av de granskade projekten levererade sin output som planerat, men 82 % (23) genomfördes inte enligt den planering som hade angetts i bidragsansökan (figur 3). Huvudskälen till avvikelserna var följande:

a) Planering och utformning – på grund av otillräcklig eller bristande planering måste frågor som förtydligande av mål och ansvar eller rekrytering av extrapersonal lösas under genomförandet.

b) Förfaranden – vissa förfaranden, oftast frågor som gällde upphandling eller samordning, var mer tidskrävande än man hade förutsett i den ursprungliga planeringen. Det förekom även allmänna administrativa förseningar som berodde på byråkratiska förfaranden, otillräckligt inflytande för projektteamen eller rättsliga frågor.

FIGUR 3

BLEV PROJEKTET KLART I TID?

+++++ TIFF +++++

Endast 35 % av projekten blev färdiga i tid, medan 17 % var försenade med över ett år.

Källa: Europeiska revisionsrättens enkät.

c) Personalresurser – av det lilla antal offentliga förvaltningar som beslutade att utveckla system på egen hand saknade två personal med erfarenhet av förvaltning av IT-projekt. Detta ledde till att projekt försenades och till att omsättningen av nyckelpersonal blev stor.

d) Yttre faktorer – faktorer som påverkade tidsfrister och som stödmottagarna inom projektet inte kunde kontrollera (till exempel entreprenörers agerande och deras förmåga att leverera produkter samt förändringar i den nationella lagstiftningen).

39. Merparten av förseningarna uppgick till mindre än ett år och påverkade inte projektresultatet och ökade inte heller de totala kostnaderna påtagligt, eftersom de flesta kontrakt innehöll en fastprisklausul som skyddade mot kostnadsökningar. Förseningar på mer än ett år i kombination med att man måste slutföra projekten innan programmen avslutades hade en negativ effekt på tre projekt och ledde till att projektens omfattning minskade (se ruta 6).

40. I 10 (36 %) av de 28 projekt som besöktes användes en projektförvaltningsmetod. Resultatet från enkäten visade att endast 23 % av projekten hade genomförts med hjälp av PMM-principer. Revisionsrätten konstaterade att 50 % av de besökta projekt som hade använt en erkänd projektförvaltningsmetod hade avslutats i tid och 90 % inom budgetramarna. I de 18 projekt där PMM inte användes avslutades endast 22 % i tid och 56 % inom budgetramarna.

RUTA 6

EXEMPEL PÅ MINSKAD OMFATTNING TILL FÖLJD AV FÖRSENINGAR

Elektroniskt kontor – online-förfaranden på Kanarieöarna, Spanien

Enligt reglerna för programperioden 2000–2006 skulle alla projekt som medfinansierades av Eruf avslutas före utgången av 2008. På grund av bristfällig planering försenades projektet med fem år, vilket innebar en risk för att Eruf-bidraget skulle behöva betalas tillbaka. För att inte gå miste om medfinansiering från EU Var man tvungen att göra stora ändringar av projektets ursprungliga omfattning. Projektledarna hade planerat att ta med över 50 förfaranden för elektronisk behandling men beslutade att koncentrera sig på de två viktigaste som svarade för omkring 75 % av det totala antalet behandlade filer.

41. I ett sådant fall innebar otillräcklig inriktning på organisatoriska frågor att det IT-system som hade utvecklats inte kunde användas. De kontrakt som behövdes för insamlingen av de uppgifter som skulle matas in i systemet hade inte undertecknats i tid, vilket innebar att ett system som fungerade tekniskt inte längre behövdes.

42. En annan faktor som påverkade användningen av de system som hade tagits fram inom e-förvaltningsprojekt var ledningens åtagande att utnyttja de nya lösningarna och tjänsterna. Dessa system erbjöd ofta nya funktioner som var av ett annat slag än de som de offentliga förvaltningarna traditionellt tillhandahåller, till exempel elektronisk upphandling eller personliga användarprofiler för allmänheten. Sådana inslag skapar det största mervärdet av nya elektroniska system och bidrar till moderniseringen av den offentliga förvaltningen. I vissa fall utnyttjades dock inte fördelarna med den nya tekniken (se ruta 7).

RUTA 7

EXEMPEL PÅ FUNKTIONER I IT-SYSTEM SOM INTE ANVÄNDES

Internetportal vid den nationella sjöfarts- och havsmyndigheten i Gdynia, Polen

Det datoriserade systemet utformades så att det skulle kunna ge myndighetens kunder tillgång online till tjänster. Systemet innehöll en upphandlingsmodul som möjliggjorde elektronisk anbudsgivning. I en genomförbarhetsstudie beräknades användningen av elektronisk anbudsgivning ge positiva resultat. Målet att hålla 30 online-auktioner per år fastställdes, men trots att systemet hade genomförts fullt ut hade inga internetauktioner hållits vid tidpunkten för granskningsbesöket.

ÄR PROJEKTEN ANVÄNDBARA OCH BESTÅENDE?

43. Underhåll av en IT-produkt avser de processer som krävs för att upprätthålla den under hela dess operativa livscykel, bland annat utbildning av nyckelpersonal och nödvändiga åtgärder för att ge användarna stöd, till exempel genom att tillhandahålla en hjälpcentral.

44. Vad beträffar denna del av revisionen koncentrerade sig revisionsrätten på följande frågor:

a) Användbarhet – revisionsrätten granskade projektens slutstadium och koncentrerade sig på hur användbar deras output var samt bedömde det faktiska utnyttjandet av nya tjänster och den ekonomiska nytta som projekten hade gett.

b) Underhåll – en bedömning av om projekten inom överskådlig framtid kommer att underhållas på lämpligt sätt utan EU:s intervention och en bedömning av projektens ekonomiska och operativa hållbarhet, med hänsyn tagen till underhåll.

DE FÖRVÄNTADE FÖRDELARNA HAR DELVIS UPPNÅTTS

45. Resultaten av nästan alla granskade projekt [18] började användas kort tid efter det att projekten hade avslutats och innebar att många befintliga interna rutiner ersattes och digitaliserades. Trots det faktum att outputen uppnåddes, var projekten mindre framgångsrika när det gällde att leverera förbättrade resultat eller positiva effekter (figur 4).

FIGUR 4

HAR ALLA DE PROJEKTMÅL SOM ANGAVS I ANSÖKAN UPPNÅTTS?

+++++ TIFF +++++

De mål som gällde output uppnåddes i regel, medan framgångarna var mindre när det gällde resultat- och särskilt effektmålen.

Källa: Europeiska revisionsrättens enkät.

46. Det är uppenbart att det i de offentliga förvaltningarna finns ett intresse för att utveckla e-förvaltningstjänster, men företagens eller allmänhetens utnyttjande av dem har varit lägre än vad som uppskattades i projektansökningarna. Revisionsrätten anser att det finns flera skäl, som också de projektansvariga angav när de intervjuades, som skulle kunna förklara detta, nämligen följande:

a) Elektronisk identifiering – merparten av de tjänster som utförs av offentliga förvaltningar kräver identifiering. När det gäller digitala tjänster krävs i regel elektronisk identifiering men hur mycket den används varierar från land till land. I vissa medlemsstater, såsom Spanien, är den elektroniska signaturen inbäddad i det nationella identifieringskortet, vilket gör att tillgången till identifieringskortläsare kan utgöra ett hinder för dess användning. I exempelvis Polen säljs däremot den elektroniska signaturen som ett separat intyg, vilket gör att kostnaden kan begränsa tillgången till digitala tjänster.

b) Rättslig ram – pappersbaserade transaktioner är en integrerad del av vår förvaltningskultur. Det finns fortfarande lagar som kräver att pappersoriginal uppvisas, vilket gör att man inte fullt ut kan behandla ansökningar elektroniskt och att de potentiella fördelarna med elektronisk kommunikation minskar.

c) Tillgång – bristfällig tillgång till datorer och bredbandsnät är visserligen inte ett problem i vissa länder och i städer, men det påverkar fortfarande användningen av tjänster. Bristande datorkunskaper kan också vara ett problem som påverkar efterfrågan på elektroniska tjänster.

47. Enligt de projektansvariga som intervjuades är fördelarna särskilt märkbara i organisationer där IT-system har ersatt en stor del av standardförfarandena och där de används av en majoritet av de operativa avdelningarna. Följande fördelar angavs (figur 5):

a) Förenklade förfaranden – IT-system möjliggör gemensamma anslutnings- eller kontaktpunkter där en begäran automatiskt skickas till behörig personal inom en organisation, vilket underlättar tillgången för slutanvändaren.

b) Bättre ärendehantering – mer sofistikerade back-office system är ett kraftfullt övervakningsverktyg för offentliga organ. Bättre information om arbetsbelastning och tillgängliga resurser gör att man kan planera exaktare och utnyttja personalresurserna bättre.

c) Tidsbesparingar – tillgången till centraliserade filer och digitala dokument möjliggör kortare svarstider och råder bot på de förseningar som hänger samman med dokumentcirkulation. Den underlättar även tillgången till såväl aktuella som arkiverade filer (se ruta 8).

d) Nya kommunikationskanaler – Internet och e-post innebar nya kommunikationskanaler för informationsutbyte och gjorde det möjligt för allmänheten att tillgå tjänster på ett bekvämare och mer användarvänligt sätt.

RUTA 8

EXEMPEL PÅ EFFEKTIVITETSVINSTER

Markinformationssystem för Łódźs stad – fas V, Polen

Projektet handlade om att bygga en modern portal och ett modernt system med databaser med geografisk information för att tillhandahålla mark- och fastighetsinformation online om staden Łódź.

Enligt beräkningar som har gjorts av ledningen har projektet resulterat i en betydande effektivitetsökning (på 20–52 % bland de olika avdelningarna) som uppskattades motsvara omkring 4,5 miljoner PLN 2009 (cirka 1,1 miljoner euro). Detta var mer än de 3,2 miljoner PLN (cirka 0,8 miljoner euro) som angavs i uppskattningen i genomförbarhetsstudien för 2009.

48. Revisionsrätten ansåg dock att man i allmänhet inte hade ägnat tillräcklig uppmärksamhet åt projektens möjliga nytta, och de fördelar som avancerad teknik erbjöd utnyttjades inte fullt ut. Den programvara som hade utvecklats i ett italienskt projekt användes enbart för interna, administrativa ändamål, trots att det planerade målet för projektet var att utvidga den elektroniska tjänsten till att även omfatta slutanvändarna. Inom vissa projekt i Frankrike och Polen som revisionsrätten besökte fortsatte man dessutom att använda pappersbaserade förfaranden parallellt med IT-system för arbetsflöde utan något fastställt slutdatum. Detta ledde till överlappningar och minskade de potentiella fördelarna med IT-utvecklingen.

FIGUR 5

VAD VAR NYTTAN MED PROJEKTET OCH FÖR VEM?

+++++ TIFF +++++

Enligt de projektansvarigas uppfattning gav projekten användarna en mängd olika fördelar.

Källa: Europeiska revisionsrättens enkät.

49. Eftersom projekten inte har övervakats och den faktiska nyttan inte har mätts går det generellt sett inte att avgöra i vilken utsträckning de nya tjänsterna har ökat kvaliteten på den offentliga förvaltningen. Det var bara inom ett projekt i urvalet som man kunde kvantifiera den konkreta nytta som det beviljade stödet hade resulterat i. Utan en sådan mätning bygger man inte upp värdefull feedbackkunskap. De erfarenheter som vunnits inom projekten, och som skulle kunna leda till att framtida projekt planeras bättre, går dessutom förlorade.

I MERPARTEN AV FALLEN GARANTERADES UNDERHÅLLET AV PROJEKTEN

50. I en betydande majoritet av projekten såg man till att det fanns ett lämpligt tekniskt och organisatoriskt (till exempel hjälpcentral) underhåll för de system som hade utvecklats. Underhåll och uppgradering genomfördes i regel av entreprenörer under garantiperioden som varade mellan ett och tre år. Efter denna period övervakades IT-systemen av interna IT-avdelningar eller så lade man ut underhållet på entreprenad, beroende på tillgången till intern IT-personal. Resultat av enkäten ger ungefär samma bild som gavs inom de projekt som besöktes (figur 6).

FIGUR 6

HAR ETT UNDERHÅLLSKONTRAKT INGÅTTS FÖR ER IT-PRODUKT?

+++++ TIFF +++++

Underhållet för 86 % av projekten säkerställdes av interna IT-avdelningar eller kontrakterade experter.

Källa: Europeiska revisionsrättens enkät.

51. När en planering för projektets hela livscykel hade inkluderats i en "kostnadsnyttoanalys", hade man också budgeterat för underhållskostnader. I de fallen var riskerna små för att projektet inte skulle fortleva, eftersom stödmottagarna hade förutsett vilka resurser som krävdes. I tre fall innebar dock underskattade underhållskostnader en risk för att projekten inte skulle tas i bruk eller fortsätta. Underlåtenhet att ta med underhållskostnader i beräkningen innebar att stödmottagarna inte kunde finansiera hela eller delar av driftskostnaderna och ledde i ett fall till att ett projekt måste läggas ned efter garantiperioden (se ruta 9).

RUTA 9

UNDERHÅLLSKOSTNADERNAS EFFEKT PÅ PROJEKTENS VARAKTIGHET

E-förvaltning: centrum för tjänster riktade till medborgare och företag och infrastrukturtjänster på Sicilien, Italien

Syftet med projektet var att skapa en teknisk infrastruktur som skulle delas av 57 deltagande organ och att införa ett antal IT-applikationer för den gemensamma hanteringen av en mängd e-förvaltningstjänster.

Systemet utvecklades och togs i drift i april 2007. Men eftersom man på planeringsstadiet inte hade fastställt underhållskostnaderna och hur de skulle fördelas mellan de deltagande organen, stängdes applikationen i maj 2008.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

52. Revisionsrätten drog slutsatsen att de e-förvaltningsprojekt som fick Eruf-stöd har bidragit till utvecklingen av elektroniska offentliga tjänster i de fyra utvalda medlemsstaterna. Men trots att merparten av projekten fungerar tekniskt sett, har en bristfällig inriktning på projektresultat inneburit att man har uppnått betydligt färre fördelar än förväntat.

53. Rekommendationerna nedan är av betydelse för Europeiska kommissionen såsom ansvarig för genomförandet av budgeten och för tillämpningen av principen om sund ekonomisk förvaltning samt för medlemsstaternas förvaltningsmyndigheter inom ramen för e-förvaltningsåtgärder under återstoden av programperioden 2007–2013 och för utformningen av framtida program för e-förvaltning eller liknande program.

54. Revisionsrättens slutsatser och rekommendationer när det gäller respektive granskningsdelfråga är följande:

HAR DE MEDFINANSIERADE PROJEKTEN VALTS UT I ENLIGHET MED EN BEHOVSBEDÖMNING?

55. Trots att den nationella programplaneringen av e-förvaltning successivt förbättrades under programperioden 2000–2006, innebar brister i de första strategierna att de medfinansierade projekten inte var inriktade på att försöka tillgodose prioriterade behov för utvecklingen av e-förvaltning.

56. Detta beror framför allt på följande:

a) De första e-förvaltningsstrategierna utarbetades huvudsakligen som svar på politiska deklarationer och inte efter en noggrann behovsbedömning. Detta fick till följd att strategierna och målen i dem inte kunde ta itu med de viktigaste och mest angelägna frågorna, vilket skulle kunna sätta i gång och driva på utvecklingen av e-förvaltning (se punkt 20).

b) När det första urvalet av projekt gjordes centralt gjordes endast en mycket begränsad bedömning eller ingen bedömning alls av projektens kostnader eller nytta eller deras potentiella effekter och resultat (se punkt 25).

c) I de fall då man inte tillräckligt beaktade projektteamens kapacitet när det gällde kompetens och resurser att kunna leverera e-förvaltningssystem enligt planerna resulterade detta i en betydande minskning av projektens omfattning (se punkt 26).

REKOMMENDATION 1

a) Medlemsstaterna bör ta fram strategier för e-förvaltning som bygger på identifierade behov, har tydliga mål och fördelar ansvaret mellan de organ som är ansvariga för att målen uppnås.

b) Förvaltningsmyndigheterna bör välja ut e-förvaltningsprojekt för Eruf-stöd utifrån en bedömning av projektens sannolika kostnader och nytta.

VAR PROJEKTEN VÄL UTFORMADE OCH LEDDE DE TILL PLANERADE RESULTAT?

57. De granskade projekten uppnådde resultat när det gällde att öka tillgången på elektroniska offentliga tjänster och utveckla tekniska hjälpmedel inom de offentliga myndigheterna.

58. Projektens output levererades visserligen i allmänhet men ofta sent eller i mindre omfattning än planerat på grund av bristfällig utformning eller avsaknad av en genomförandemetod. De största systemrelaterade problem som revisionsrätten identifierade var följande:

a) Merparten av de projektansvariga varken identifierade eller kvantifierade projektfördelar och därför fastställdes mål huvudsakligen i termer av output. Detta fick till följd att fördelarna med projekten (se punkt 32) sällan uppnåddes fullständigt, och de möjligheter som ny teknik gav utnyttjades inte fullt ut. Detta minskade projektens potentiella nytta för slutanvändarna (se punkt 46). När organisatoriska och administrativa problem behandlades visade de sig ofta vara svårare att lösa än tekniska problem (se punkterna 33 och 34).

b) I många fall fick avsaknaden av en projektförvaltningsmetod jämte bristfällig planering negativa effekter på genomförandet av projekten och orsakade förseningar eller ändringar av projektens omfattning. De projekt som besöktes och som använde PMM klarade sig bättre när det gällde att avslutas i tid och inom budgetramarna (se punkt 40).

c) De flesta EIF-principerna beaktades på ett bra sätt när projekten utformades, men man bör överväga att erbjuda tjänster på mer än ett språk när detta kan vara till hjälp för stora användargrupper (se punkt 36).

REKOMMENDATION 2

a) Förvaltningsmyndigheterna i medlemsstaterna bör se till att e-förvaltningsprojekt som väljs ut för Eruf-finansiering inte bara är inriktade på projektens output utan också på de process- och organisationsförändringar som är nödvändiga för att man ska kunna dra full nytta av de system som utvecklas.

b) Förvaltningsmyndigheterna bör betona att bästa praxis tillämpas i praktiken och starkt rekommendera att en lämplig projektförvaltningsmetod används för e-förvaltningsprojekt som får Eruf-finansiering.

c) Kommissionen bör se till att de EU-principer och EU-rekommendationer som möjliggör transeuropeisk interoperabilitet, särskilt principerna för den europeiska interoperabilitetsramen (EIF), beaktas inom projekt som får Eruf-stöd, så att man kan öka projektens europeiska mervärde och underlätta en fortsatt EU-omfattande systemintegration.

ÄR PROJEKTEN TILL NYTTA OCH BESTÅENDE?

59. Merparten av de granskade projekten var tekniskt tillfredsställande och utvecklade IT-applikationer som erbjöd offentliga organ, företag och medborgare elektroniska tjänster. De system som medfinansierades av Eruf underhölls i regel på ett lämpligt sätt och var i allmänhet ekonomiskt hållbara.

60. Många projekt levererade dock inte alla förväntade fördelar till slutanvändarna, och i regel gick det inte att på ett exakt sätt kvantifiera resultaten. Denna situation berodde framför allt på följande:

a) Organisationer konfigurerade sällan om sina processer eller strukturer för att maximalt kunna utnyttja de möjligheter som de nya systemen skapat. I vissa fall skapades extraarbete genom att man använde pappersversioner och elektroniska versioner av samma process parallellt (se punkt 48).

b) Underskattning av underhållskostnaderna eller underlåtenhet att alls beakta dem utsatte projekt för en finansiell påfrestning och innebar i tre fall en risk för deras fortlevnad (se punkt 51).

c) Det förekom endast ringa eller ingen uppföljning av projekt där förvaltningsinformation med anknytning till projektresultat gavs. Bristen på sådana uppgifter gör att man inte kan utvärdera projekten på vederbörligt sätt och inte heller samla erfarenhet som kan leda till bättre utformning av e-förvaltningsprojekt i framtiden (se punkt 49).

REKOMMENDATION 3

a) När förvaltningsmyndigheterna väljer ut e-förvaltningsprojekt bör de se till att alla större kostnader, däribland för underhåll, har beaktats tillräckligt i den kostnadsnyttoanalys som bör ligga till grund för finansieringsbeslutet.

b) Kommissionen bör se till att förvaltningsmyndigheterna övervakar och utvärderar projektens resultat och effekter, så att man kan visa att EU-medlen har använts på ett ändamålsenligt sätt och ge viktig feedback som kan förbättra utformningen av framtida program.

Denna rapport har antagits av revisionsrättens avdelning II, med ledamoten Morten LEVYSOHN som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 13 juli 2011.

För revisionsrätten

+++++ TIFF +++++

Vítor Manuel da Silva Caldeira

Ordförande

[1] E-förvaltningens roll i Europas framtid, KOM (2003) 567 slutlig av den 26 september 2003, s. 7.

[2] Till exempel skulle bristande interoperabilitet mellan IT-system kunna hindra utbyte av administrativa uppgifter.

[3] Den europeiska interoperabilitetsramen godkändes i juni 2002 av de 15 medlemsstaterna och fick stöd i Manchesterdeklarationen den 24 november 2005 och Lissabondeklarationen den 19 september 2007.

[4] http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/benchmarking/index_en.htm

[5] eEurope 2002: Påverkan och prioriteringar, KOM(2001) 140 slutlig av den 13 mars 2001.

[6] KOM(2003) 567 slutlig.

[7] i2010 – Det europeiska informationssamhället för tillväxt och sysselsättning, KOM(2005) 229 slutlig av den 1 juni 2005.

[8] Världsekonomiskt forum, rapporter om global konkurrenskraft – http://www.weforum.org/reports-results?fq=report%5Ereport_type%3A%22Competitiveness%22, Citizen Advantage: Enhancing economic competitiveness through e-government (om fördelar för medborgarna med att öka den ekonomiska konkurrenskraften genom e-förvaltning) – http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/apcity/unpan022639.pdf

[9] Handlingsplan för e-förvaltning inom ramen för initiativet i2010: Ett snabbare införande av e-förvaltning i Europa till nytta för alla, KOM(2006) 173 slutlig av den 25 april 2006.

[10] Ministerdeklarationer antogs enhälligt i Bryssel (2001), Como (2003), Manchester (2005) och Lissabon (2007).

[11] Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG av den 12 december 2006 om tjänster på den inre marknaden (EUT L 376, 27.12.2006, s. 36).

[12] Program som Modinis, eTEN, IDABC, CIP-PSP och ePractice.eu.

[13] Europaparlamentets och rådets beslut 2004/387/EG av den 21 april 2004 om interoperabelt tillhandahållande av alleuropeiska e-förvaltningstjänster för offentliga förvaltningar, företag och medborgare (IDABC) (EUT L 181, 18.5.2004, s. 25). Programmet löpte ut 2009.

[14] IDABC var mer inriktat på digitaliseringen av offentliga förvaltningar, medan dess efterföljare ISA syftar till att utveckla konkreta allmänna verktyg och gemensamma tjänster som kan användas direkt av berörda medlemsstater. Europaparlamentets och rådets beslut nr 922/2009/EG av den 16 september 2009 om lösningar för att uppnå interoperabilitet mellan europeiska offentliga förvaltningar (ISA).

[15] Revisionsrättens beräkning på grundval av information som offentliggjorts av kommissionen på webbsidan www.europa.eu.

[16] Under programperioden 2000–2006 finansierades strukturfonderna och Europeiska regionala utvecklingsfonden på grundval av följande rättsakter: rådets förordning (EG) nr 1260/1999 av den 21 juni 1999 om allmänna bestämmelser för strukturfonderna (EGT L 161, 26.6.1999, s. 1) och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1783/1999 av den 12 juli 1999 om Europeiska regionala utvecklingsfonden (EGT L 213, 13.8.1999, s. 1).

[17] World Wide Web Consortium (W3C) är ett internationellt samarbete som utvecklar standarder för att säkerställa webbens långsiktiga tillväxt. (http://www.w3.org/standards/)

[18] Det enda undantaget var två fall där användningen av systemen sköts upp på obestämd tid eller slopades helt på grund av samordningsproblem och bristande projektägarskap.

--------------------------------------------------