14.12.2010   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 338/90


RAPPORT

om årsredovisningen för Genomförandeorganet för forskning för budgetåret 2009 samt genomförandeorganets svar

2010/C 338/16

INNEHÅLL

 

Punkt

Sida

INLEDNING …

1–2

91

REVISIONSFÖRKLARING …

3–12

91

KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN …

13–14

92

ÖVRIGT …

15

92

Tabell …

93

Genomförandeorganets svar

95

INLEDNING

1.

Genomförandeorganet för forskning (nedan kallat genomförandeorganet) ligger i Bryssel och inrättades genom kommissionens beslut 2008/46/EG av den 14 december 2007 (1). Genomförandeorganet inrättades för en begränsad period som började den 1 januari 2008 och slutar den 31 december 2017, med syftet att förvalta specifika unionsåtgärder på forskningsområdet (2). Den 15 juni 2009 beviljade Europeiska kommissionen genomförandeorganet officiellt självständighet när det gäller administration och verksamhet.

2.

Genomförandeorganets slutliga administrativa budget för 2009 uppgick till 21,6 miljoner euro. Genomförandeorganet hade i slutet av året 310 anställda.

12.

Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande.

KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN OCH DEN EKONOMISKA FÖRVALTNINGEN

13.

I oktober 2009 minskades genomförandeorganets ursprungliga administrativa budget för 2009 på 25,8 miljoner euro genom en ändringsbudget på 4,2 miljoner euro. Personalanslagen minskades med nästan 3 miljoner euro (18 %), vilket tyder på att genomförandeorganets budget för personal byggde på orealistiska antaganden om rekrytering. Det årliga arbetsprogrammet för 2009 som baserades på 88 tillfälligt anställda och 261 kontraktsanställda, anpassades inte till det mindre antal anställda som fanns tillgängliga (det fanns 72 tillfälligt anställda och 238 kontraktsanställda den 31 december 2009).

14.

Vid en analys av de åtaganden som har förts över till 2010 konstaterade revisionsrätten att de automatiska överföringarna när det gäller preliminära åtaganden hade angetts för högt. Omkring 770 000 euro (28 % av de granskade åtagandena) motsvarades inte av rättsliga åtaganden eller gällde tjänster som avsåg 2010. Detta strider mot principen om ettårighet.

ÖVRIGT

15.

När det gäller förfarandena för urval av personal angavs inte i meddelandena om lediga tjänster det högsta antal sökande som skulle föras upp på förteckningen över godkända sökande. Otillräckliga underlag och otillräcklig dokumentation lämnades för uttagningskommittérnas beslut, eftersom gränsen för när en sökande skulle kallas till intervju eller placeras på förteckningen över godkända sökande inte fastställdes i förväg och det saknades protokoll. Denna praxis utgör ett hot mot insynen i rekryteringsförfarandena.

Denna rapport har antagits av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Igors LUDBORŽS som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 14 och 16 september 2010.

För revisionsrätten

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Ordförande

Tabell

Genomförandeorganet för forskning (Bryssel)

Unionens behörighetsområde enligt fördraget

Genomförandeorganets behörighet enligt

kommissionens beslut 2008/46/EG av den 14 december 2007

Organisation

Medel till genomförandeorganets förfogande under 2009

Produkter och tjänster 2009

Unionen ska ha som mål att stärka unionens vetenskapliga och tekniska grund genom att åstadkomma ett europeiskt forskningsområde med fri rörlighet för forskare, vetenskapliga rön och teknik, att främja utvecklingen av unionens konkurrensförmåga, inbegripet inom unionens industri (…).

För att uppnå detta ska unionen inom hela sitt område stimulera företag, inklusive små och medelstora företag, forskningscentra och universitet i deras insatser för forskning och teknisk utveckling av hög kvalitet; unionen ska stödja deras ansträngningar att samarbeta med varandra, främst i syfte att möjliggöra för forskare att fritt samarbeta över gränserna och för företagen att fullt ut utnyttja den inre marknadens möjligheter (…) genom att fastställa gemensamma standarder samt genom att avlägsna rättsliga och fiskala hinder för samarbetet.

För att nå dessa mål ska unionen som komplement till de verksamheter som bedrivs i medlemsstaterna

a)

genomföra program för forskning, teknisk utveckling och demonstration, varvid samarbete med och mellan företag, forskningscentra och universitet ska gynnas,

b)

främja samarbete på unionsnivå med tredje land och internationella organisationer inom området för forskning, teknisk utveckling och demonstration,

c)

sprida och fullt ut utnyttja resultaten av verksamheter rörande forskning, teknisk utveckling och demonstration på unionsnivå,

d)

stimulera utbildning och rörlighet för forskare inom unionen.

(Artiklarna 179 och 180 i EUF-fördraget)

Mål

Genomförandeorganets mål är att förvalta de program som anförtros det inom sjunde ramprogrammet (programmet Människor, åtgärderna till förmån för små och medelstora företag inom programmet Kapacitet och temaområdena säkerhetsforskning och rymdforskning inom programmet Samarbete) på ett effektivt och ändamålsenligt sätt för att tillhandahålla effektiva och ändamålsenliga tjänster till forskarsamhället och centraliserade stödtjänster inom sjunde ramprogrammet till de olika kommissionsavdelningarna för alla områden inom de särskilda programmen Kapacitet, Samarbete och Människor.

När det gäller effektiv och ändamålsenlig förvaltning av programmen har genomförandeorganet – som ska främja det europeiska forskningsområdet – som mål att förbättra projektförvaltningen, upprätta nära kontakt med de slutliga stödmottagarna och öka Europeiska unionens synlighet.

Uppgifter

När det gäller projektförvaltningen ingår genomförandeorganet bidragsöverenskommelser och förvaltar dem, vilket medför följande arbetsuppgifter:

Utarbetande och offentliggörande av ansökningsomgångar.

Bedömning av förslag.

Utarbetande och undertecknande av bidragsöverenskommelser.

Övervakning av projektgenomförandet, inbegripet mottagande av rapporter och andra resultat.

Betalningar, återvinningar och tillämpning av sanktioner i enlighet med artikel 114.4 i budgetförordningen för den allmänna budgeten, särskilt när fel i redovisade kostnader har påvisats till följd av efterhandsrevisioner vid de slutliga stödmottagarna.

Offentliggörande i efterhand och spridning av resultat.

När det gäller stödtjänster inom sjunde ramprogrammet utför genomförandeorganet följande arbetsuppgifter:

Administrativt stöd vid offentliggörande av ansökningsomgångar.

Hantering av det elektroniska mottagandet av förslag.

Stöd till distansbedömning och bedömning på plats.

Stöd till utarbetandet av utnämningsbrev och betalningar till experter.

Förvaltning av den centrala databasen över deltagare inom sjunde ramprogrammet (Unique Registration Facility – URF), inbegripet stöd till kontroller av utvalda stödmottagares finansiella kapacitet.

Förvaltning av Research Enquiry Service (tjänst för upplysningar på forskningsområdet).

1.   Styrelse

Består av fem ledamöter som utses av kommissionen. Antar genomförandeorganets organisationsschema och dess årliga arbetsprogram efter att det godkänts av kommissionen. Dessutom antar styrelsen genomförandeorganets administrationsbudget och dess årliga verksamhetsrapport.

2.   Direktör

Utses av Europeiska kommissionen, förvaltar genomförandeorganet tillsammans med styrelsen, genomför administrationsbudgeten, inför förvaltnings- och internkontrollsystem som är anpassade till de uppgifter som anförtrotts genomförandeorganet och utarbetar de rapporter som genomförandeorganet ska lämna till kommissionen.

3.   Extern revision

Revisionsrätten.

4.   Myndighet som beviljar ansvarsfrihet

Parlamentet på rådets rekommendation.

Driftsbudget

811,2 miljoner euro i åtagandebemyndiganden och 679,5 miljoner euro i betalningsbemyndiganden. Genomförandeorganet genomför kommissionens driftsbudget enligt ett kommissionsbeslut om delegering.

Administrationsbudget

21,6 miljoner euro. Genomförandeorganet genomför administrationsbudgeten självständigt.

Personalstyrka den 31 december 2009

Tjänster för tillfälligt anställda: 88 tjänster i tjänsteförteckningen varav 72 är tillsatta.

Kontraktsanställd personal: 261 anställda enligt planerna, varav 238 på plats den 31 december 2009.

Personalstyrka totalt

Varav anställda med ansvar för

programförvaltning: 169

stödtjänster inom sjunde ramprogrammet: 73

administrativa uppgifter: 69

De resultat för 2009 som räknas upp nedan när det gäller uppgifter som rör programgenomförandet omfattar hela året och avser därför både genomförandeorganets arbete och arbetet vid de generaldirektorat som genomförandeorganet lydde under (innan det blev självständigt den 15 juni).

För programmet Människor avslutades 10 ansökningsomgångar 2009 och 9 bedömningar. 1 290 nya bidragsöverenskommelser undertecknades och 1 277 betalningar verkställdes (exklusive betalningar till expertbedömare). Genomförandeorganet förvaltar nu totalt 2 495 projekt inom programmet.

För åtgärderna till förmån för små och medelstora företag inom programmet Kapacitet avslutades 2 ansökningsomgångar och 2 bedömningar. 120 nya bidragsöverenskommelser undertecknades och 122 betalningar verkställdes (exklusive betalningar till expertbedömare). Genomförandeorganet förvaltar nu totalt 247 projekt inom programmet.

För temaområdena säkerhetsforskning och rymdforskning inom programmet Samarbete avslutades 2 ansökningsomgångar 2009 och 2 bedömningar. 32 nya bidragsöverenskommelser undertecknades och 52 betalningar verkställdes (exklusive betalningar till expertbedömare). Genomförandeorganet förvaltar nu totalt 78 projekt inom dessa temaområden.

När det gäller stödtjänster inom sjunde ramprogrammet är resultatet för perioden 15 juni–31 december 2009 följande:

Vid 64 tillfällen gavs stöd till offentliggörande av ansökningsomgång.

13 832 förslag togs emot genom det elektroniska verktyget för inlämnande av förslag.

3 067 expertbedömare anlitades och 912 betalningar till experter verkställdes (för program som förvaltas av genomförandeorganet ensamt).

2 795 valideringar av deltagare fullföljdes.

3 772 svar sändes på frågor till Research Enquiry Service (tjänst för upplysningar på forskningsområdet).

Eftersom 2009 var genomförandeorganets första verksamhetsår och personalstyrkan ökade från 55 till 310 anställda gjordes dessutom stora ansträngningar för att rekrytera kvalificerad personal till genomförandeorganet och för att förbereda övertagandet av programförvaltningen i juni 2009.

Källa: Uppgifter från genomförandeorganet.

GENOMFÖRANDEORGANETS SVAR

13.

Den ursprungliga budgeten minskades genom en ändringsbudget därför att det inte gick att snabbt upprätta en ny organisation med ny kvalificerad personal och samtidigt följa den offentliga sektorns komplexa och tidskrävande rekryteringsförfarande. Rekryteringsmålen har nåtts med viss försening och genomförandeorganet såg därför inte någon anledning att ändra det ursprungliga arbetsprogrammet för 2009 och dess resultatmål.

14.

Drygt 65 procent av de för högt angivna automatiska överföringarna rörde byggkostnader och genomförandeorganet var nödsakat att göra sin uppskattning utifrån information från byggherren. Genomförandeorganet är förvissat om att man för kommande år kan dra lärdom av den erfarenhet man fått under sitt första år. Preliminära åtaganden som ska föras över och de rättsliga åtagandena i samband därmed kommer att omvärderas vid årets slut och justeras till mer tillförlitliga kostnadsberäkningar.

15.

För rekryteringen av tillfälligt anställda upprättade genomförandeorganet en reservlista med minst två gånger fler sökande än det fanns lediga platser. Det första urvalet av sökande till intervjuer gjordes utan att en gräns fastställdes, detta för att ett rimligt antal godkända sökande skulle kunna föras upp på listan.

För kommande utlysningar av intresseanmälan kommer genomförandeorganet att införa de föreslagna rutinerna:

Meddelandet ska innehålla information om högsta antal sökande som sätts upp på listan över godkända sökande och högsta antal sökande som sätts upp på reservlistan (reservlistorna).

En gräns för antal sökande som sätts upp på listan över godkända sökande ska fastställas innan urvalsprocessen startar.


(1)  EUT L 11, 15.1.2008, s. 9.

(2)  I tabellen sammanfattas genomförandeorganets behörighet och verksamhet i informationssyfte.

(3)  Denna årsredovisning åtföljs av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen under året som bland annat innehåller en redovisning av utnyttjandegraden för anslagen och sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.

(4)  I räkenskaperna ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödestabellen, redogörelsen för ändringar i det egna kapitalet och bilagan till räkenskaperna som innehåller en beskrivning av viktiga redovisningsprinciper och andra förklaringar.

(5)  Rapporterna om budgetgenomförandet innehåller sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.

(6)  EGT L 11, 16.1.2003, s. 1.

(7)  Artikel 25 i kommissionens förordning (EG) nr 1653/2004 av den 21 september 2004 (EUT L 297, 22.9.2004, s. 6).

(8)  Artikel 29 i förordning (EG) nr 1653/2004.

(9)  Bestämmelserna om organens årsredovisningar och löpande räkenskaper fastställs i kapitel 1 i avdelning VI i kommissionens förordning (EG) nr 1653/2004 senast ändrad genom förordning (EG) nr 651/2008 av den 9 juli 2008 (EUT L 181, 10.7.2008, p. 15.

(10)  Internationella revisorsförbundet (IFAC) och Internationella standarder för högre revisionsorgan (Issai).

(11)  Den slutliga årsredovisningen upprättades den 15 juni 2010 och togs emot av revisionsrätten den 2 juli 2010. Den slutliga årsredovisningen som konsoliderats med kommissionens ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning senast den 15 november efter det avslutade budgetåret. Årsredovisningen finns på följande webbplats: http://eca.europa.eu eller http://ec.europa.eu/research/rea/.