SV

Bryssel den 8.6.2009

KOM(2009) 256 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET OCH REVISIONSRÄTTEN

Sammanfattande rapport om kommissionens förvaltning 2008

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET OCH REVISIONSRÄTTEN

Sammanfattande rapport om kommissionens förvaltning 2008

1. Inledning

Enligt artikel 274 i EG-fördraget har kommissionen det samlade ansvaret för EU-budgetens genomförande. Detta är en av Europeiska kommissionens viktigaste uppgifter, eftersom EU:s budget är ett viktigt redskap för genomförandet av unionens politik och en effektiv användning av EU-medlen i hög grad kan inverka på hur väl EU lyckas infria medborgarnas förväntningar.

Det operativa genomförandet av budgeten har delegerats till generaldirektörerna, som i sin egenskap av delegerade utanordnare ansvarar för att resurserna förvaltas på ett sunt och effektivt sätt och att lämpliga och effektiva kontrollsystem används inom deras avdelningar.

Generaldirektörerna rapporterar om hur de utfört sina uppgifter i en årlig verksamhetsrapport [1] som innehåller en undertecknad förklaring med en försäkran avseende deras skyldigheter som delegerade utanordnare och de ekonomiska transaktionernas laglighet och korrekthet. Denna verksamhetsrapport är deras främsta redskap för att redovisa sin ansvarighet för kommissionen. Innehållet i de årliga verksamhetsrapporterna diskuteras med kommissionärerna innan de undertecknas av generaldirektörerna.

Genom att anta denna sammanfattande rapport påtar sig kommissionen det politiska ansvaret för generaldirektörernas och förvaltningschefernas sätt att förvalta medlen, på basis av de förklaringar och reservationer dessa gjort i sina respektive årliga verksamhetsrapporter. Den anger även viktiga förvaltningsfrågor som måste prioriteras och som identifierats i de årliga verksamhetsrapporterna (även om de inte är föremål för några reservationer) samt fastställer vilka åtgärder som ska vidtas för att avhjälpa konstaterade brister.

Detta är den sista sammanfattande rapport som läggs fram under den nuvarande kommissionens mandatperiod. I sin strävan att uppnå en revisionsförklaring utan reservationer från revisionsrätten har kommissionen inriktat sig på grundläggande frågor som förenkling av lagstiftning, genomförande av en integrerad ram för internkontroll, en förstärkning av kommissionens tillsynsfunktion vid delad förvaltning av EU-medel och insatser för att åstadkomma en överenskommelse om en samsyn på begreppet acceptabel risk.

Kommissionen konstaterar med tillfredställelse att EU gjort betydande framsteg under de senaste fem åren i förvaltningen av medel inom viktiga utgiftsområden, särskilt sammanhållning, forskning och jordbruk, även om det fortfarande finns utrymme för förbättringar. Dessa framsteg har varit möjliga tack vare att det företagits genomgripande ändringar av förvaltnings- och kontrollsystemen, arbetsmetoderna och arbetskulturen.

2. Förbättrat underlag för revisionsförklaringen

2.1. Förstärkning av kontrollmekanismerna i syfte att garantera lagligheten och korrektheten för de underliggande transaktionerna inom kommissionen i dess helhet

Under 2008 genomförde kommissionen åtagandena i den sammanfattande rapporten för 2007 rörande en förstärkning av kontrollmekanismerna i syfte att garantera lagligheten och korrektheten för de underliggande transaktionerna. Kommissionen anser att riskhanteringen stadigt förbättrats. I oktober 2007 antog kommissionen ett meddelande om standarder för internkontroll och den underliggande kontrollramen [2] genom vilket de ursprungliga 24 standarderna för internkontroll ersätts med 16 standarder för internkontroll i syfte att skapa en effektiv förvaltning. Det nya systemet trädde i kraft den 1 januari 2008. För första gången krävdes det uttryckligen av kommissionens avdelningar att de i de årliga verksamhetsrapporterna skulle redovisa hur väl deras internkontrollsystem fungerat. Nästan alla avdelningar bifogade en särskild redovisning om hur väl deras internkontrollsystem fungerat i sin helhet och, i tillämpliga fall, även av vilka åtgärder som bör vidtas för att avhjälpa brister.

Det rör sig om åtgärder som ska vidtas både av kommissionens avdelningar och av dess genomförandepartner (särskilt medlemsstaterna). Antagandet av en handlingsplan för att stärka kommissionens tillsynsfunktion vid delad förvaltning av strukturåtgärder [3] i februari 2008 var ett viktigt steg på detta område. Den senaste rapporten om genomförandet av denna handlingsplan offentliggjordes i början av 2009 [4]. Den viktigaste slutsatsen var att det gjorts betydande framsteg. I rapporten framhävs det bland annat att kommissionen

· i tillräcklig utsträckning övervakat förfarandet med de årliga sammanfattningarna genom att utfärda tydliga riktlinjer och agera i de fall där krav inte uppfyllts (vilket överensstämmer med bedömningen i revisionsrättens årliga rapport),

· visat en striktare inställning till konstaterade brister i systemet genom att anta tio formella beslut om att ställa in delbetalningar (vilket ska jämföras med ett beslut under 2007),

· visat att den har förmåga att på ett korrekt sätt och i god tid rapportera om de korrigeringar som gjorts till följd av dess kontroller och revisioner, genom att översända kvartalsrapporter om finansiella korrigeringar,

· väsentligt ökat antalet finansiella korrigeringar under 2008 för program och projekt från perioden 2000–2006 för Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf), Europeiska socialfonden (ESF) och Sammanhållningsfonden, från 288 miljoner euro 2007 till över 1,5 miljarder euro 2008,

· genomfört planerade åtgärder för att förbättra de primära kontrollerna av förvaltningen, inbegripet riktade revisioner, utfärdande av anvisningar, utbildning och seminarier.

Under 2008 undersökte kommissionen även verkningarna av handlingsplanen för en integrerad ram för internkontroll [5] som antogs i början av 2006 som ett led i kommissionens strategi för att uppnå en revisionsförklaring utan reservationer. Slutrapporten offentliggjordes i februari 2009 [6]. I detta meddelande noterades det att det gjorts betydande framsteg för att förstärka de internkontrollsystemen under den nuvarande kommissionens mandatperiod.

Internrevisionen spelar en viktig roll när det gäller att skapa rimliga garantier för att underlaget är korrekt. Under 2008 genomfördes en extern kvalitetskontroll av kommissionens tjänst för internrevision och denna visade att revisionsverksamheten inom kommissionen allmänt sett uppfyller de normer och den etiska kod som fastställts av Internrevisorernas förening (IRF). Efter detta godkännande vidtogs åtgärder för att förbättra tjänsten för internrevision, bland annat en mer detaljerad definition av begreppet revision, en kvantitativ bedömning av revisionens omfattning, en förstärkt planering och riskbedömning (som ett steg på vägen mot en samordnad revision) och inrättandet av en revisionsanvändargrupp (som utvecklade en reviderad modell för internrevision) och ett komplett utbildningsprogram för internrevisorer.

När det gäller kontrollkulturen konstaterade kommissionens kommitté för revisionsuppföljning att kommissionens avdelningar hade gjort ytterligare framsteg i arbetet med att införa starka system för internkontroll under 2008. Under 2008 utfärdade tjänsten för internrevision inga kritiska rekommendationer, vilket innebar en minskning i förhållande till 2007 (sex stycken). Dessutom godtogs rekommendationerna från tjänsten för internrevision nästan till 100 %. Trots att uppföljningen uppvisade en positiv utveckling genomförs kritiska eller mycket viktiga rekommendationer ännu inte alltid i tid.

Kommittén för revisionsuppföljning undersökte uppföljningen av revisionsrekommendationer och gjorde de ansvariga kommissionsledamöterna, och vid behov, kommissionskollegiet uppmärksamma på onormala förseningar och kvarvarande risker som inte åtgärdats på lämpligt sätt.

Kommissionen kommer även i fortsättningen att ge högsta prioritet åt utvärderingen av genomförandet av internkontrollen och att snabbt avhjälpa konstaterade brister.

Kommissionen har gett alla sina avdelningar i uppdrag att se till att alla godkända revisionsrekommendationer, framförallt kritiska och mycket viktiga sådana, genomförs på ett snabbt och effektivt sätt.

2.2. Klarare och mer enhetliga årliga verksamhetsrapporter

Som en uppföljning av slutsatserna i 2007 års sammanfattande rapport vidtog generalsekretariatet och generaldirektoratet för budget ytterligare åtgärder för att säkra att rapporter och förklaringar i samband med den årliga verksamhetsrapporterna för 2008 skulle uppvisa en enhetlig bedömning av övervaknings- och kontrollsystemen och ger tydliga förklaringar till de skäl och kontrollprocesser som lett fram till att reservationer gjorts eller inte gjorts, eller hävts.

För att förbereda den formella sakkunnigbedömningen höll de centrala avdelningarna i början av 2009 bilaterala möten med de generaldirektorat som gjort reservationer tidigare år, eller som skulle göra reservationer 2008, i syfte att åstadkomma en harmoniserad strategi för att redovisa underlaget för beslut om att häva eller göra en reservation.

Under sakkunnigbedömningen identifierades ett antal frågor som kan inverka på kvaliteten på bevisningen i de årliga verksamhetsrapporterna, särskilt hur resultaten av de för- och efterhandskontroller som ligger till grund för revisionsförklaringen presenteras.

Trots att de insatser som gjorts hittills för att garantera en god kvalitet på de årliga verksamhetsrapporterna gett resultat bör det ändå göras en analys av alla faktorer som inverkar på kvaliteten på de årliga verksamhetsrapporterna för att man bättre ska kunna anpassa det stöd som de centrala avdelningarna kan erbjuda, och av de åtgärder som bör vidtas av de enskilda generaldirektoraten och avdelningarna.

Kommissionen har givit generalsekretariatet och generaldirektoratet för budget i uppdrag att göra en bedömning av de faktorer som påverkar kvaliteten på de årliga verksamhetsrapporterna och att främja åtgärder för att förbättra kvaliteten på dessa i tid för 2009 års verksamhetsrapport.

3. garantier som ges genom årliga verksamhetsrapporterna och generaldirektörernas reservationer

Efter att ha granskat de årliga verksamhetsrapporterna, särskilt de förklaringar som undertecknats av varje enskild generaldirektör, noterar kommissionen att samtliga rapporter ger rimliga garantier för att medlen använts på lämpligt sätt och att de kontrollförfaranden som genomförts ger nödvändiga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Några generaldirektörer uppgav att det fortfarande fanns vissa brister och gjorde reservationer i sina årliga verksamhetsrapporter, men ifrågasatte inte garantinivån överlag.

Vid rapporteringsperiodens slut hade det gjorts 15 reservationer för hela kommissionen. Detta innebär en minskning i förhållande till samma period föregående år och förefaller bekräfta tendensen till en minskning av antalet reservationer för de årliga verksamhetsrapporterna (17 stycken för 2007 och 20 stycken för 2006). Även reservationernas omfattning vid en delad förvaltning föreföll ha till viss del ha minskat (färre program och medlemsstater).

Totalt sett gjorde 12 generaldirektorat reservationer 2008 (jämfört med 13 stycken 2007), varav 3 gjorde 2 reservationer var. Dessutom kunde 4 reservationer som gjorts 2007 hävas. Precis som 2007 avsåg majoriteten av reservationerna 2008 antingen kvaliteten på medlemsstaternas kontrollsystem eller felaktigheter som upptäckts hos mottagarna. Sju reservationer rörde förhållanden som hade inverkan på avdelningarnas eller kommissionens anseende.

I detta avsnitt undersöks resultatet av analysen av de årliga verksamhetsrapporterna, samt generaldirektörernas reservationer och försäkringar, och när så är relevant, kommer dessa resultat att jämföras med revisionsrättens bedömning för 2007 [7].

3.1. Sammanhållning, jordbruk och naturresurser

3.1.1. Sammanhållning

Sammanhållningspolitiken är ett av EU:s centrala politikområden och genomförs tillsammans med medlemsstaterna genom delad förvaltning. År 2008 uppfyllde kommissionen sitt åtagande att genomföra pågående och nya åtgärder inom ramen för meddelandet om en handlingsplan för att stärka kommissionens tillsynsfunktion vid delad förvaltning av strukturåtgärder (se avsnitt 2.1).

I sin årsrapport för 2007 angav revisionsrätten dessutom att kommissionens åtgärder under de senaste åren lett till vissa förbättringar av kontrollsystemen för sammanhållningspolitiken. I sin rapport för 2006 gav revisionsrätten rött ljus för både systemen och transaktionerna avseende utgifter för strukturåtgärder, under det att den gav gult ljus till kontrollsystemen 2007 [8].

Felprocenten för de utgifter som medlemsstaterna uppgett och fått ersatta av kommissionen inom ramen för program som täcks av kapitlet ”Sammanhållning” var dock sådan att revisionsrätten gav rött ljus för transaktioner på detta område. Detta var det enda område med rött ljus i 2007 års rapport.

Kommissionens korrigeringsåtgärder under 2008 ledde till en ökning av antalet finansiella korrigeringar.

· De finansiella korrigeringarna för Eruf och Sammanhållningsfonden för 2008 uppgick till 1 041 miljoner euro (varav 368 miljoner euro avsåg perioden 1994–1999 och 673 miljoner euro avsåg perioden 2000–2006). I slutet av 2008 pågick 103 förfaranden (som omfattade ca 145 program) som hänförde sig till programplaneringsperioden 2000–2006, för vilka de finansiella korrigeringarna uppgick till uppskattningsvis 950 miljoner euro, och 55 förfaranden (som omfattade ca 58 program) som hänförde sig till programplaneringsperioden 1994–1999, för vilka de finansiella korrigeringarna uppgick till uppskattningsvis 1,2 miljarder euro.

· För 2008 uppgick de finansiella korrigeringarna för ESF till 521,7 miljoner euro (varav 25,7 miljoner euro avsåg perioden 1994–1999 och 496 miljoner euro avsåg perioden 2000–2006). Vid utgången av 2008 fanns det dessutom ytterligare 14 finansiella korrigeringar planerade för perioden 1994–1999 (kompletterande korrigeringar på uppskattningsvis 387 miljoner euro) och 13 ytterligare förfaranden har inletts avseende perioden 2000–2006 (kompletterande korrigeringar på uppskattningsvis 257 miljoner euro på grundval av skrivelser som sänts till medlemsstaterna i slutet av 2008 innan betalningar ställts in). En försiktig attityd gjorde att beloppet för avbrutna betalningar 2008 uppgick till 1,3 miljarder euro för samtliga operativa program som ännu inte genomförts. Det faktum att vissa betalningar avbrutits har lett till en mycket låg väsentlighet för risken.

När en betydande brist identifieras gör de generaldirektörer som ansvarar för strukturfonderna automatiskt en reservation, såvida det inte finns ett tillförlitligt verifierande underlag av vilket det framgår att de nationella myndigheterna håller på att genomföra en handlingsplan för att avhjälpa bristerna och att denna redan givit resultat.

I sin rapport om genomförandet av handlingsplanen drog kommissionen slutsatsen att handlingsplanen visserligen avhjälper både orsakerna till och följderna av den höga felprocenten som revisionsrätten funnit för utgifterna för strukturåtgärder, men att det kommer att ta en viss tid innan verkningarna av dessa åtgärder kan mätas i en minskning av felprocenten för interimsersättningarna.

Nedan följer en kort sammanfattning av generaldirektörernas reservationer på sammanhållningsområdet.

· När det gäller Eruf gjorde generaldirektören för regionalpolitik en reservation för fyra medlemsstater (Belgien, Italien, Spanien och Tyskland) och för 21 Interreg-program. Han gjorde även en reservation rörande förvaltningen av Sammanhållningsfonden (vägsektorn i Bulgarien) av anseendeskäl (se avsnitt 4.2).

· När det gäller ESF gjorde generaldirektören för sysselsättning, socialpolitik och lika möjligheter en reservation för sju medlemsstater (Spanien, Förenade kungariket, Frankrike, Italien, Polen, Belgien och Luxemburg), vilket är en mindre än för 2007.

3.1.2. Jordbruk och naturresurser

När det gäller kapitlet ”Jordbruk och naturresurser” gavs det gult ljus för både systemen och transaktionerna i revisionsrättens rapport för 2007. Revisionsrätten gav dock grönt ljus för utgifter inom ramen för Europeiska garantifonden för jordbruket (EGFJ) som svarar för 85 % av de totala jordbruksutgifterna [9].

Detta innebär att kommissionens förstärkta kontroll, precis som på sammanhållningsområdet, lett till konkreta resultat. Kommissionens och medlemsstaternas korrigeringar på jordbruksområdet uppgick till 1,3 miljarder euro för 2008.

Kommissionen har följt upp frågan om bevarande av fiskeresurser, eftersom denna tagits upp som ett problemområde i 2007 års sammanfattande rapport. Kommissionen såg bland annat till att rådet antog innovativa och nya stränga regler för att förebygga, motverka och begränsa illegalt, icke rapporterat och oreglerat fiske liksom nya bevarandeåtgärder samt inledde en helt ny och framgångsrik kontrollkampanj för att skydda det känsliga beståndet av blåfenad tonfisk.

Med tanke på de allvarliga brister i den gemensamma fiskeripolitiken som revisionsrätten pekade på 2007 har kommissionen inlett en komplett översyn av detta politikområde i syfte att förbereda för en genomgripande reform. Genom den grönbok som offentliggjordes våren 2009 inleddes det offentliga samrådet om reformen av den gemensamma fiskeripolitiken.

Nedan följer en kort sammanfattning av generaldirektörernas reservationer på området jordbruk och naturresurser.

· För första gången sedan en reservation gjordes 2002 kunde generaldirektören för jordbruk och landsbygdsutveckling häva sin reservation rörande genomförandet av det integrerade administrations- och kontrollsystemet i Grekland, eftersom kommissionens revisioner bekräftade att Grekland hade följt sin handlingsplan och inrättat ett nytt system för identifiering av jordbruksskiften. I sin årliga verksamhetsrapport för 2007 gjorde han en reservation om utgifterna på området landsbygdsutveckling i dess helhet, eftersom han inte hade rimliga garantier för att kontrollstatistik och felprocent som lämnats av medlemsstaterna verkligen var korrekta. Han gjorde en reservation för 2008 som endast avsåg utgifterna inom ramen för axel 2 för landsbygdsstödet (att förbättra miljön och landsbygden), eftersom den kontrollstatistik som lämnats av medlemsstaterna och kontrollerats och validerats av certifieringsorganen uppvisade en felprocent (3,8 %) som väsentligt översteg den väsentlighetströskel som revisionsrätten för närvarande tillämpar. Han gjorde även en reservation rörande förvaltnings- och kontrollsystemen för Sapard i Bulgarien och Rumänien (se avsnitt 4.2).

· Generaldirektören för havsfrågor och fiske gjorde en reservation rörande stödberättigandet för kostnader vid direkt centraliserad förvaltning som medlemsstaterna fått ersättning för på området kontroll och genomförande av den gemensamma fiskeripolitiken. De brister som konstaterats avser offentlig upphandling som företagits av en medlemsstat.

· Generaldirektören för miljö kunde häva den reservation som gjorts i den årliga verksamhetsrapporten för 2007 avseende stödberättigandet för de utgifter som stödmottagarna begärt ersättning för, till följd av genomförandet av handlingsplanen, det ökade antalet revisionsrapporter och granskade betalningar samt den kraftiga minskningen av den konstaterade felprocenten.

Kommissionen är fast besluten att fortsätta förbättra den delade förvaltningen under dess kontroll och att stödja de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna, bland annat genom anvisningar, utbildning och rådgivning.

Kommissionen har visat att den har en stark politisk vilja att minska den kvarvarande felprocenten och att, när så är nödvändigt, ställa in betalningar och göra finansiella korrigeringar för att visa att förvaltningen av EU:s budget sker enligt strama principer. Den kommer att söka skapa en enhetlig strategi för att hantera konstaterade brister i de olika program som faller under denna rubrik, vilket bland annat innebär avslutande av äldre program och en fullständigare och tillförlitligare rapportering om återkrav, särskilt med avseende på de uppgifter som lämnas av medlemsstaterna.

3.2. Forskning, energi och transport

När det gäller sjätte ramprogrammet, som svarar för majoriteten av de slutbetalningar som gjordes på grundval av krav på kostnadsersättning under 2008, fastställde de berörda generaldirektoraten (näringsliv, energi och transport, informationssamhället och medierna, forskning) en gemensam revisionsstrategi för perioden 2007–2010. Syftet är att bedöma transaktionernas laglighet och korrekthet genom att identifiera och korrigera systematiska fel för de viktigaste mottagarna, vilket kombineras med slumpmässig och riskbaserad stickprovstagning av övriga mottagare.

Vid utgången av 2008 hade den förvaltningsprocess som krävs för att genomföra den fleråriga kontrollstrategin i stort sett tagits i bruk. Revisionsinsatsen ligger på en nivå som väl motsvarar de ursprungliga målen. Generaldirektoratet för forskning klarar till exempel att överskrida sitt mål på 750 revisioner inom ramen för sjätte ramprogrammet under den fyraåriga genomförandeperioden och planerar för närvarande sammanlagt 896 revisioner.

Vart och ett av de fyra generaldirektoraten på forskningsområdet gjorde reservationer till följd av den kvarvarande felprocenten för krav på kostnadsersättning avseende sjätte ramprogrammet är hög. Den gemensamma revisionsstrategin utgör en del av det internkontrollsystemet som har som mål att uppnå en kvarstående risk på 2 % under programplaneringsperioden. När man kommit halvvägs i genomförandet av strategin kunde det dock konstateras att den kumulerade felprocenten var högre än 2 %.

En viktig komponent i denna strategi är att de systematiska fel som upptäcks korrigeras i de kontrakt för samma mottagare som inte blivit föremål för revision. Generaldirektoraten kunde dock rapportera att det finns ett betydande antal kontrakt för vilka dessa fel ännu inte kvantifierats eller korrigerats och beloppen inte återkrävts. De gjorde följaktligen reservationer avseende kostnadsersättningskravens riktighet.

Den halvtidsöversyn av revisionsstrategin som slutförts bekräftar att principerna i revisionsstrategin för sjätte ramprogrammet är sunda och att genomförandet fortskrider som planerat. Strategin behöver dock förstärkas på en rad områden, till exempel den process som leder fram till en korrigering av de systematiska felen, och bestämmelserna om stödberättigande kommer att förenklas ytterligare i syfte att minska risken för fel.

Kommissionen har gjort betydande insatser för att förbättra sin förvaltning av forskningspolitiken, med iakttagande av den tillämpliga rättsliga och ekonomiska ramen. I rapporteringen om verksamheten 2008 gjorde de ansvariga generaldirektörerna på nytt reservationer avseende sjätte ramprogrammet.

Kommissionen kommer att sträva efter att uppnå en nivå på den kvarvarande felprocenten som möjliggör en revisionsförklaring utan reservationer på forskningsområdet. Trots införandet av en harmoniserad strategi och de första resultaten av halvtidsöversynen finns det tecken på att den gemensamma fleråriga revisionsstrategin eventuellt inte är tillräcklig för att uppnå målet att minska den totala felprocentsnivån ner till den väsentlighetströskel (2 %) som godtas i dagsläget.

Kommissionen uppmanar därför på nytt till en enhetlig tolkning av begreppet en acceptabel risk för fel och kommer att lämna förslag för detta ändamål i enlighet med sitt meddelande av den 16 december 2008.

Generaldirektören för näringsliv kunde häva en reservation som gjorts 2007 avseende stödmottagare som är involverade i det europeiska standardiseringsarbetet.

3.3. Bistånd till tredje land, utveckling och utvidgning

Den reservation som gjordes av generaldirektören för utvidgning avseende förvaltningen av föranslutningsstödet till Bulgarien är den enda som gjorts beträffande utgifterna inom ramen för kapitlet bistånd till tredje land, utveckling och utvidgning (se även avsnitt 4.2).

När det gäller annan verksamhet inom ramen för detta kapitel kommer kommissionen att fortsätta att övervaka och förbättra genomförandet av de ramavtal om finansiella förfaranden och kontraktsförfaranden som ingåtts med bland annat ett antal FN-organ [10] och Världsbanken [11]. Den kommer även att fortsätta verka för ökad öppenhet hos slutmottagarna, med iakttagande av bestämmelserna om skydd för personuppgifter och av säkerhetskraven. Dessutom kommer insatserna för att göra bättre bruk av revisionsresultaten och sprida dessa inom generaldirektoraten inom området yttre förbindelser att fortsätta.

3.4. Utbildning och medborgarskap

Generaldirektören för kommunikation gjorde en reservation 2007 som avsåg brister i generaldirektoratets internkontrollsystem till följd av att det inte förekom några efterhandskontroller. Efter inrättandet av en central enhet för efterhandskontroll i detta generaldirektorat upptäcktes ett stort antal (huvudsakligen formella) fel i transaktionerna, vilket ledde till att generaldirektören gjorde en ny reservation för 2008. Ett antal åtgärder beskrivs i detalj i handlingsplanen i den årliga verksamhetsrapporten och det verkar rimligt att anta att problemen kommer att vara lösta till slutet av 2009.

Den andra reservation som gjordes av generaldirektören för kommunikation beskrivs i avsnitt 4.4.

Generaldirektören för rättvisa, frihet och säkerhet gjorde en reservation avseende förseningarna i genomförandet av Schengens informationssystem II (SIS II) som är ett IT-verktyg för informationsutbyte mellan medlemsstaternas rättsvårdande organ. Reservationen gjordes med hänsyn till kommissionens anseende, trots att det konstaterats att problemen i själva verket låg hos uppdragstagaren. Kommissionen följer noga denna fråga och kommer att fortsätta att regelbundet rapportera till Europaparlamentet och rådet.

Generaldirektören för rättvisa, frihet och säkerhet hävde två reservationer från 2007 som avsåg genomförandet, genom delad förvaltning, av Europeiska flyktingfonden, eftersom han ansåg att medlemsstaternas kontroll- och efterlevnadssystem var tillräckligt effektiva. För perioden 2008–2013 kommer en ny grundläggande rättsakt för Europeiska flyktingfonden III som löser de problem som identifierats för den föregåenden fonden.

På grund av allvarliga brister vid registreringen av tillgångar som hänför sig till viktig infrastruktur och IT-projekt kunde revisorerna inte godkänna generaldirektoratets lokala redovisningssystem för 2008. I januari 2009 infördes en handlingsplan för att avhjälpa bristerna.

På området utbildning och kultur kunde det med avseende på den centraliserade indirekta förvaltningen via de nationella organen, på grundval av analysen av efterhandsförklaringarna för 2007 jämte resultaten av övervakningsbesöken under 2008, konstateras att det vid genomförandet av programmet ”Aktiv ungdom” förekom otillräckliga eller ineffektiva primära eller sekundära kontroller i ett begränsat antal fall, trots att garantierna var tillfredställande för kontrollsystemen totalt sett. Dessa fall övervakas noga och det vidtas lämpliga uppföljningsåtgärder när så är lämpligt.

Kommissionen är medveten om de brister som konstaterats på de områden som faller under rubrik 3 i budgetramen. Den kommer att fortsätta att noga följa utvecklingen särskilt när det gäller de reservationer som gjorts för SIS II och mer allmänt, även utvecklingen avseende storskaliga IT-system.

3.5. Ekonomiska och finansiella frågor

Generaldirektören för ekonomi och finans gjorde en reservation i de årliga verksamhetsrapporterna för 2006 och 2007 med anledning av det vid en efterhandskontroll konstaterats att det fanns potentiella problem med genomförandet av additionalitetskraven i tillväxt- och sysselsättningsinitiativet (1998–2002) som ett externt genomförandeorgan ansvarar för. De preliminära resultaten visade på brister i detta externa organs kontrollsystem, vilka ansågs tillräckligt allvarliga för att motivera en reservation. Till följd av resultaten i rapporten om efterhandskontrollen har det företagits en grundlig genomgång av internkontrollsystemen både hos det externa genomförandeorganet och de ansvariga avdelningarna vid kommissionen. Detaljerade riktlinjer för additionalitet har utarbetats och överlämnats till genomförandeorganet som skriftligen bekräftat att dessa tillämpas sedan 2008. Dessutom har det ingåtts ett avtal med det externa organet, i vilket det i detalj redogörs för den övervakning och kontroll som krävs vid genomförandet av initiativet.

Även om den nuvarande kontrollramen anses kunna garantera en sund förvaltning av budgetanslagen så har man ännu inte kunnat pröva hur effektiv den är vid genomförandet av de nya gemenskapsprogrammen när det gäller additionalitetskraven.

Av denna orsak har generaldirektören för ekonomi och finans gjort en reservation i sin rapport för 2008 i vilken det anges att de nya riskreducerande kontrollerna som infördes till följd av rapporten om efterhandskontrollen eventuellt inte är helt anpassade till det nya programmet. Detta kommer att bekräftas 2009.

Kommissionen stöder det beslut som generaldirektören för ekonomi och finans har fattat om att inrikta resurserna på en förbättring av den befintliga kontrollstrukturen för förvaltningen av det nya finansiella programmet för samma finansiella verksamhet i syfte att avhjälpa de brister som identifierats i samband med det föregående finansiella programmet. För 2009 kommer man att söka nå garantier genom särskilda internrevisionsuppdrag och en löpande övervakning från de operativa avdelningarnas sida.

4. Övergripande frågor

4.1. IT-system

Kommittén för revisionsuppföljning har uppmärksammat kommissionskollegiet på behovet av att kontrollera efterlevnaden av kommissionens meddelande om IT-förvaltning [12] och interoperabilitet [13]. Kommittén grundade också sitt arbete på flera IT-relaterade revisioner som diskuterades 2008 och manade till uppmärksamhet när det gäller genomförandet av kommissionens beslut om IT-säkerhet [14].

Att utveckla välfungerande, kostnadseffektiva och användarvänliga IT-verktyg som är anpassade till särskilda behov och samtidigt säkerställa verktygens interoperabilitet och säkerhet i hela kommissionen har fortsatt hög prioritet. För att klara detta lägger kommissionen särskild vikt vid lämplig utbildning för personal och en fast styrning av IT-utvecklingen. Man bör också fortsatt satsa på att förbättra förvaltningen av projekt och tjänsteleverantörer för att se till att IT-systemen på ett effektivt sätt blir ett stöd för genomförandet av EU:s politik.

4.2. Genomförandet av program i Bulgarien och Rumänien

Kommissionens stränga kontroller har uppdagat vissa oegentligheter i förvaltningen av föranslutningsstödet, vilka kunnat konstateras i Bulgarien sedan 2007 och i Rumänien under 2008.

Generaldirektören för utvidgning vidhöll därför den reservation som han gjorde redan 2007 om de allvarliga systembristerna i förvaltningen av Phare-medel vid två utbetalande organ i Bulgarien. Två andra generaldirektörer har gjort reservationer i samband med problem med förvaltningen av föranslutningsstöd 2008, nämligen generaldirektören för regionalpolitik gällande förvaltnings- och kontrollsystem för Sammanhållningsfonden inom vägsektorn i Bulgarien, och generaldirektören för jordbruk och landsbygdsutveckling gällande förvaltnings- och kontrollsystem för Sapard i Bulgarien och Rumänien.

Generaldirektören för jordbruk och landsbygdsutveckling rapporterar omfattande brister i det integrerade administrations- och kontrollsystemet i Rumänien och Bulgarien vilket lett till hög felprocent. Myndigheterna i dessa medlemsstater har uppmanats att utarbeta en handlingsplan för att åtgärda bristerna.

Generaldirektoraten för regionalpolitik, för sysselsättning, socialpolitik och lika möjligheter, för rättvisa, frihet och säkerhet samt för havsfrågor och fiske signalerade i sina årliga verksamhetsrapporter problem med förvaltning och kontroller i Bulgarien för programplaneringsperioden 2007–2013. Inget av de problem som uppmärksammats ledde emellertid till reservationer i deras rapporter för 2008.

De berörda generaldirektoraten kommer att fortsatta den nära samordningen av sina åtgärder som gäller förvaltningen av EU-medel i Bulgarien och Rumänien. .

Kommissionen kommer att i samarbete med de nationella myndigheterna fortsätta att stödja det reformarbete som pågår i Bulgarien och Rumänien för att se till att alla bakomliggande problem löses och att förvaltningen av samtliga EU-medel sker med strikt iakttagande av alla tillämpliga regler och förfaranden.

4.3. Årliga sammanfattningar och nationella förklaringar

Kommissionen har fortsatt att analysera de årliga sammanfattningar som medlemsstaterna lämnat in (2008 var det andra året som de nationella myndigheterna måste lämna in årliga sammanfattningar av utgifterna vid delad förvaltning) och informera Europaparlamentet, och har arbetat vidare på att sammanfattningarna ska ge ett så högt mervärde som möjligt i form av ökad tillförlitlighet i medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem.

En preliminär utvärdering visar att de flesta medlemsstater, både när det gäller ”sammanhållning” och ”jordbruk och naturresurser”, verkar att fullständigt eller i huvudsak har uppfyllt minimikraven i kommissionens anvisningar. Dessa sammanfattningar kan innebära verkligt mervärde för förvaltningen och kontrollen av EU:s utgifter om de är tillfredsställande i fråga om omfattning, metod och tidsplan samt genomförs i enlighet med internationella standarder [15].

Dessutom lämnar vissa medlemsstater (Nederländerna, Danmark, Sverige och Förenade kungariket) nationella förklaringar, och ökar därmed sin ansvarsskyldighet för användningen av EU-medel, även om kommissionen pekar på skillnaderna dem emellan som begränsar jämförbarheten och de garantier som kan uppnås.

Kommissionen anser att medlemsstaterna genom att lämna in årliga sammanfattningar ökar sin ansvarsskyldighet för användningen av EU-medel och bidrar till ökade garantier för egen del. Kommissionen kommer att ta tillvara de lärdomar som gjorts för att, vid behov, anpassa riktlinjerna för sammanfattningarna och fortsatt erbjuda medlemsstaterna stöd. Den uppmanar medlemsstaterna att enligt kommissionens rekommendation bifoga en övergripande revisionsförklaring.

Kommissionen uppmanar alla medlemsstater att följa de medlemsstaters exempel som redan lämnar in årliga nationella förklaringar.

4.4. Överensstämmelse med tillämplig lagstiftning om immateriella rättigheter

Generaldirektoratet för kommunikation har gjort en reservation med hänsyn till kommissionens anseende som gäller eventuellt intrång i upphovsrätten för verksamhet i kommissionens avdelningar mot bakgrund av risken för att upphovsrätt och närstående rättigheter inte har förvärvats för vissa kommunikationsprodukter.

Mot bakgrund av att elektroniska kommunikationsmedier finns överallt kan denna verksamhet få konsekvenser i alla de medlemsstater vars nationella lagstiftning fortfarande uppvisar skillnader på det upphovsrättsliga området. Eftersom det inte finns någon kollektiv förvaltning av upphovsrätt på EU-nivå måste innehavare av upphovsrätter identifieras i varje enskild medlemsstat, ofta på olika nivåer (upphovsrättsorganisationer, utgivare eller sändningsföretag, författare eller andra personer som har en rättighet över innehållet).

Kommissionen kommer att regelbundet bedöma om de åtgärder som vidtas är tillräckliga för att minska riskerna i en miljö med komplexa och snabbt föränderliga tekniska och rättsliga förutsättningar. En handlingsplan kommer att utarbetas före utgången av 2009 som innehåller alla nödvändiga åtgärder, från informationskampanjer och utbildning till utarbetande av gemensamma riktlinjer.

5. Slutsatser

· Strävan efter att uppnå en revisionsförklaring utan reservationer har haft en övervägande positiv effekt för institutionen. Den har bidragit till en fokusering av idéer och resurser och lett till en betydande förändring i förvaltnings- och kontrollsystem, arbetsmetoder och arbetskultur vid kommissionen.

· Kommissionen kommer fortsatt att nära följa genomförandet av alla den handlingsplaner som bifogas reservationer och ägna särskild uppmärksamhet åt återkommande reservationer.

· Kommissionen kommer att fortsätta sitt arbete för effektiv extern kommunikation om kontrollrelaterade frågor med både slutliga stödmottagare och nationella myndigheter. Informationen måste förbättras för att minska fel och missförstånd.

· Kommissionen kommer att fortsätta att ge belägg för att dess egna kontroller är effektiva, bland annat genom att fullt ut rapportera om korrigeringar av fel, även fel i samband med föregående års utbetalningar.

· Kommissionen upprepar sin avsikt att fortsätta att kräva återbetalning av felaktigt utbetalda belopp. Den noterar att de återbetalda beloppen fördubblats mellan 2007 och 2008 och uppgår till totalt 3 miljarder euro. Kommissionen kommer att vidta åtgärder för att säkerställa att medlemsstaterna fullgör sina skyldigheter när det gäller kvaliteten i rapporteringen om återkrav och finansiella korrigeringar.

· Kommissionen kommer att uppmana medlemsstaterna att ha med en övergripande revisionsförklaring i sina årliga sammanfattningar för medel som genomförs via delad förvaltning. Kommissionen kommer att bedöma hur man kan uppnå ytterligare garantier från de nationella förvaltningsförklaringarna.

· Kommissionen anser att en strategi med acceptabel risk utgör en sund och effektiv förvaltning av EU-medel. Den lade fram ett meddelande i denna fråga i december 2008 med strukturfonder och landsbygdsutveckling som belysande exempel. Exemplen kommer att utvecklas vidare och utvidgas till konkreta förslag om acceptabla risknivåer så snart som möjligt. Under 2010 kommer förslag som rör forskning, transport, energi, bistånd till tredjeländer, utveckling och utvidgning kommer att lämnas in till budgetmyndigheten.

* * *

Detta är den nuvarande kommissionens sista sammanfattande rapport. En av denna kommissions viktigaste prioriteringar har varit att modernisera sina system för att förvaltningen av EU-medel, däribland transaktionernas laglighet och korrekthet, ska hålla högsta standard. Mellan 2004 och 2009 har Europeiska kommissionen befäst den reform som inleddes 2000, en insats som kommer att få långvariga effekter.

Arbetet under de fem senaste åren har lett till betydande förbättringar i förvaltningen av EU-budgeten och detta arbete kommer att fortsätta, särskilt när det gäller att åtgärda de problem som delegerade utanordnare tagit upp i sina reservationer.

Kommissionen anser att dagens internkontrollsystem, med de begränsningar som anges i 2008 års verksamhetsrapporter, ger rimliga garantier för att de tilldelade medlen använts för sina avsedda ändamål och i enlighet med principen för sund ekonomisk förvaltning. Kommissionen anser också att de kontroller som inrättats ger nödvändiga garantier i fråga om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, för vilket kommissionen har det övergripande ansvaret enligt artikel 274 i EG-fördraget.

Annex 1: Other cross-cutting management issues

1. Human Resources

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. Ethics

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission [16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. Security

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008

DG | | Reservations 2008 | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 |

AGRI | 2 | 1. Expenditure for rural development measures under Axis 2 (improving the environment and the countryside) of the 2007-2013 programming period.2. Management and control system for SAPARD in Bulgaria and Romania. | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece.2. Exactitude of rural development control data of Member States giving a first indication of the error rate in this policy area. | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition.2. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems.2. Insufficient implementation of IACS in Greece.3. Preferential imporat of high quality beef ("Hilton" beef) – risk of non-respect of product definition. |

REGIOREGIOREGIOREGIO | | 1. Reservation on ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) Belgium (5 programmes)2) Germany (2 programmes)3) Italy (12 programmes)4) Spain (13 programmes)5) INTERREG (21 programmes).2. Management and control system of the Cohesion Fund for the road sector in BULGARIA in 2008. | 2 | 1. Reservation concerning the ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) The CZECH REPUBLIC (for the three OP Infrastructure, Industry and Enterprise and the Joint Regional Programme and the SPD Objective 2 Prague) 2) FINLAND (Operational Programmes Eastern, Northern, South and West) 3) GERMANY (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN II Neubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern) 4) GREECE (on control of state aid schemes) 5) IRELAND (for the four mainstream operational programmes) 6) ITALY (OPs Calabria, Puglia, Lazio, Sardinia and Urban II Taranto) 7) LUXEMBOURG (for the SPD Objective 2 - reservation concerning non respect of public procurement rules, namely direct awarding of work contracts without call for tenders) 8) POLAND (for the Regional Operational Programme (IROP), the SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises (SOP ICE) and SOP Transport) 9) SLOVAKIA (for the two OP Basic Infrastructure and Industry and Services) 10) SPAIN (reservation for 14 Intermediate Bodies (with an impact on 21 OPs for the parts linked to public works) for which a procedure of suspension of payments has been launched, plus the OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes) 11) 51 INTERREG programmes (i.e. 81 programmes, less 3 OPs IIIB North West Europe, III B Canaries, Acores, Madeira and III B Atlantic Space, where DG Regional Policy has carried out audit work with satisfactory results, and further 27 OPs where national audit reports indicates satisfactory results) 2. Reservation concerning the management and control systems for the COHESION FUND (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland)2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England.2. Management and control systems for ERDF in Spain.3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain. | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State.2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06.3. Management and control systems of ISPA in one candidate country. |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Poland, Belgium and Luxembourg (quantification: 41 million €, 0.6%). | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in - Spain, - United Kingdom, - France, - Italy, - Slovakia, - Portugal, - Belgium and - Luxembourg. | 1 | Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT). | 1 | Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK). | 1 | European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes. |

MARE (former FISH) | 1 | Reservation on direct centralised management concerning the eligibility of costs reimbursed for expenditure in the area of control and enforcement of the Common Fisheries Policy, where the annual error rate detected by ex-post controls is higher than the 2% of the annual payments made for the MS programs and on a multiannual basis represents more than 2% of sample payments. | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State. |

JRC | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Status and correctness of the closing balance. | 1 | Cash flow - competitive activities. |

RTD | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning errors relating to the accuracy of the cost claimsand their conformity with the provisions of the Fifth Research FrameworkProgramme (FP5). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD. | 1 | Frequency of errors in shared cost contracts. |

INFSO | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel.2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5.3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5.2. Allocation of research personnel. | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts2. Research staff working on operational tasks. |

ENTR | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 2 | 1. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation.2. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP6. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 .2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. |

TREN | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5ème Programme Cadre.2. Sûreté nucléaire. | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts.2. Contractual environment of DG TREN LUX.3. Nuclear safety.4. Inventory in nuclear sites. |

EAC | 0 | | 0 | | 1 | Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales.2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique. | 0 | |

ENV | 0 | | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of non-LIFE grants. | 0 | | 0 | | 0 | |

SANCO | 0 | | 0 | | 1 | Insufficient assurance of business continuity of a critical activity. | 1 | Health crisis management. | 0 | |

JLS | 1 | Delays in the implementation of the Schengen Information System II (SIS II). | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-2007.2. Mise en œuvre incomplète des mécanismes de supervision de la Commission en gestion partagée pour le Fonds européen pour les réfugiés 2005-2007. | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004. | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005.2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004. | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg.2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place. |

ESTAT | 0 | | 0 | | 1 | Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006. | 0 | | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants.2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003. |

ECFIN | 1 | Possibility that new mitigating controls put in place following an ex-post control report on funds managed by an external body entrusted with indirect centralized management are not effective. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | | 0 | |

TRADE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

AIDCO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by two Bulgarian Implementing Agencies (named). | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | | 1 | Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids |

ECHO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO. |

DEV | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

RELEX | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion.2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K.2. Internal control standards in Delegations. |

TAXUD | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | |

MARKT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

COMP | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

COMM | 2 | 1. Lift the reservation from 2007 on the absence of a structured ex-post control system, but makes a follow-up reservation on the quality failings revealed by the controls.2. Possible infringement of intellectual property rights by Commission departments. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres.2. Functioning of Representations EUR-15. |

ADMIN | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

DIGIT | 0 | | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 0 | |

PMO | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Council's antenna for sickness insurance. | 1 | Council's antenna for sickness insurance. |

OIB | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Deficiency in OIB's contracts & procurement management. | 0 | |

OIL | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

EPSO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

OPOCE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

BUDG | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund.2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems. | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets.2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control. |

SG | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

BEPA | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Weak general internal control environment | 0 | |

SJ | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

SCIC | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

DGT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

IAS | 0 | | 0 | | 1 | Audit of community bodies (regulatory agencies). | 1 | Audit of community bodies (traditional agencies). | 1 | Audit of Community agencies. |

OLAF | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

TOTAL | 15 | | 18 | | 20 | | 31 | | 32 | |

Annex 3: Multi-annual objectives

This Annex reports on the progress achieved in 2008 on the new and ongoing actions identified in the 2007 Synthesis Report to address major cross-cutting management issues. New actions introduced as a follow up to the 2008 Synthesis report are indicated in bold italics.

(Initiatives stemming from previous years' Synthesis Reports, which were completed in 2007 or before, have been deleted from this table.)

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework [17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous actionIn 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework" [18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate.Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SGBy September 2009 | New action |

| | To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGsBy April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous actionThree years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | | DG BUDG together with concerned services | CompletedIn December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

| | The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned servicesBy end 2010 | New actionThe Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG.End 2009 | Continuous actionIn a Communication of March 2008 [19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

| namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

| | Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment.Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

| | Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

| | New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan [20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

| | New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | CompletedExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionThe European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | CompletedA report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous actionHR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697.The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

Annex 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former IEEA)

· the Executive Agency for Health and Consumers (EAHC – former PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

·

Four of these executive agencies were operational in 2008 [24]. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG [25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 85 | 277 | | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

Annex 5: Negotiated procedures

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007).

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

· Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

· Objective situations of the economic activity sector, where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

· Additional services/works, where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

· Establishment of standard model documents and guidance documents.

· Improvement in training provided and an improved inter-service communication. In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

· Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

– permanent exchange of information;

– ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

– reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

· Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

· Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable

in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

| 18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay [32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle [33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

| 2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments.In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs [34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Artikel 60 i budgetförordningen.

[2] Meddelande till kommissionen: SEK(2007) 1341.

[3] KOM(2008) 97, 18.2.2008.

[4] KOM(2009) 42, 3.2.2009.

[5] KOM(2006) 9 och SEK(2006) 49.

[6] KOM(2009) 43, 4.2.2009.

[7] Denna sammanfattande rapport följer den nya strukturen i revisionsrättens årsrapport för 2007.

[8] Grönt ljus innebär att felprocenten för detta utgiftsområde totalt sett ligger under väsentlighetströskeln (2 %) och att revisionsrätten anser att de befintliga övervaknings- och kontrollsystemen är effektiva. Gult ljus innebär att felprocenten ligger mellan 2 % och 5 % och att övervaknings- och kontrollsystemen anses vara delvis effektiva. Rött ljus innebär att felprocenten är högre än 5 % och att revisionsrätten anser att övervaknings- och kontrollsystemen är ineffektiva. Källa: Informationsmeddelandee: Årsrapport för budgetåret 2007, Revisionsrätten, sid. 6.

[9] Revisionsrätten gav även grönt ljus till inkomster, ekonomi och finans samt administrativa utgifter. Detta innebär att revisionsrätten gett grönt ljus till ca 45 % av gemenskapens totala utgifter.

[10] Det ekonomiska och administrativa ramavtalet/Fafa.

[11] Ramavtalet om en förvaltningsfond och samfinansiering.

[12] SEK(2004) 1267.

[13] SEK(2004) 1265.

[14] K(2006) 3602.

[15] Europeiska revisionsrättens yttrande nr 6/2007. I fråga om sammanhållningspolitiken var det bara sju medlemsstater som hade med en övergripande revisionsförklaring för 2008.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:

- (a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;

- (b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;

- (c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.

--------------------------------------------------