[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION | Bryssel den 5.9.2007 KOM(2007) 501 slutlig MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET, EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN SAMT REGIONKOMMITTÉN OM KOMMISSIONENS FASTIGHETSPOLITIK I BRYSSEL OCH LUXEMBURG MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET, RÅDET, EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN SAMT REGIONKOMMITTÉN OM KOMMISSIONENS FASTIGHETSPOLITIK I BRYSSEL OCH LUXEMBURG 1. INLEDNING Medlemsstaterna beslutade vid toppmötet i Amsterdam (1997) att Europeiska kommissionen skulle ha sitt säte i Bryssel och bekräftade samtidigt beslutet av den 8 april 1965, som fastställer vilken verksamhet som skall äga rum i Luxemburg. Sedan dess har kommissionen vid tre tillfällen angivit målen för fastighetspolitiken. I meddelandet från 1996 om fastighetspolitiken i Bryssel och Luxemburg, meddelandet från 1999 om fastighetspolitiken i Bryssel och meddelandet från 2003 om fastighetspolitiken och infrastrukturerna i Bryssel[1] framhöll och bekräftade kommissionen följande målsättningar: - Rationell installation av avdelningarna och bättre arbetsvillkor för personalen. - Intensiv förvärvspolitik. - God dialog med de belgiska myndigheterna för att bedöma hur kommissionens fastighetspolitik påverkar stadsmiljön i Bryssel. Sedan 2003 har situationen i Bryssel och Luxemburg utvecklats så mycket att dagens politik i frågan bör anpassas när det gäller de befintliga målsättningarna och marknadsutvecklingen. Kommissionen vill också harmonisera policyn i Bryssel och Luxemburg med full hänsyn till de två orternas särdrag. De största förändringarna avser de genomsnittliga marknadspriserna, den yta kommissionen totalt disponerar på de båda orterna, ökade miljökrav och krav på att minska kommissionens klimatpåverkan, säkerhetsfrågor samt förbindelser med myndigheterna i värdländerna. I det här meddelandet drar kommissionen mot denna bakgrund upp huvudlinjerna för sin fastighetspolitik och sina framtida krav, med särskild inriktning på följande: - Utarbeta en långsiktig strategisk plan för lokalbehoven. Planen skall ligga till grund för kommissionens lösningar och krav på framtida hyresavtal och byggnadsprojekt. - Fortsätta insatserna för att rationalisera dagens fastighetsbestånd, bl.a. genom att samla kommissionen i färre men större byggnader. På så sätt kan ytorna användas mer effektivt, i moderna byggnader som anpassats till sitt syfte. - Stödja utformningen av de belgiska myndigheternas förnyelse av EU-kvarteret i Bryssel. I dagsläget bör området kvarstå som centrum för kommissionens verksamhet och kompletteras av ett begränsat antal större centrum utanför EU-kvarteret, så att kommissionens verksamhet sprids och fastighetspriserna sjunker. - Befästa Kirchbergplatån som kommissionens huvudcentrum i Luxemburg. - Översyn av den metod för upphandling av fastigheter som ska genomföras från och med den 1 januari 2008 för att ge marknaden god insyn i förfarandet och för att se till att få valuta för pengarna, t.ex. genom att kommissionen kan utnyttja sin förhandlingsposition på bästa sätt. - Engagera sig i en rad principer för fastighetspolitiken, bl.a. miljövänliga och högkvalitativa fastigheter och bättre lokaler för personalen, genom en kombination av ovanstående förslag. Dessa frågor är ömsesidigt förstärkande. Genom dagens samarbete med de lokala myndigheterna, i synnerhet huvudstadsregionen Bryssel i Belgien som är starkt motiverad att främja den här strategiska planen, har kommissionen en unik möjlighet att åstadkomma en väsentlig och varaktig förbättring av fastighetspolitiken till förmån för institutionen, personalen och värdländerna. 2. DAGSLÄGET 2.1. Den nuvarande situationen 2.1.1. Bryssel I slutet av juni 2007 förfogade kommissionen i Bryssel över cirka 865 000 m² lokaler i Bryssel fördelade på 61 byggnader[2] som inhyser nära 22 000 anställda (både tjänstemän och kontraktsanställda inräknade). De flesta byggnaderna är små eller mycket små (två tredjedelar är under 15 000 m²) och bara åtta byggnader är större än 20 000 m². I Bryssel samlas kommissionens lokaler[3] huvudsakligen i tre områden[4]: - EU-kvarteret[5] (710 000 m2 kontorslokaler med nära 19 000 anställda); - Beaulieuområdet (80 000 m2 med 2 000 anställda); - Rue de Genève/Da Vinciområdet (56 500 m2 med 1 250 anställda). 2.1.2. Luxemburg I Luxemburg förfogade kommissionen i slutet av juni 2007 över cirka 125 000 m² kontorslokaler fördelade på fem kontorsbyggnader som inhyser strax över 3 740 anställda (både tjänstemän och kontraktsanställda inräknade). Kommissionens lokaler koncentreras huvudsakligen till två olika områden i Luxemburg, nämligen Kirchberg- och Gasperichområdena. 2.1.3. Allmänna tendenser Under det senaste decenniet har kommissionens allmänna fastighetspolitik gått ut på att förvärva byggnader, huvudsakligen genom tomträttsavtal som vanligen löper på 27 år. Det ger dock upphov till flera problem, som också har påtalats både i rapporterna från Europeiska revisionsrätten och av internrevisionen 2007. De principer som låg till grund för de tidigare meddelandena om fastighetspolitiken – och som i flera fall återkommer i det här meddelandet – föll ofta på att det var praktiskt omöjligt att förändra de många byggnaderna, eftersom de flesta var för små eller av andra skäl inte kunde anpassas på lämpligt sätt. För att hantera stora förändringar måste man dessutom aktivt samarbeta med och involvera behöriga myndigheter i värdländerna, vilket tidigare inte gjordes i tillräcklig mån. De förslag som lämnats i kommissionens tidigare meddelanden om fastighetspolitiken bör stärkas och rationaliseras genom att man gör följande: - Fastställer en så långsiktig planering för lokalbehoven att man undviker småskaliga förvärv eller hyresavtal för byggnader. Uppgiften bör hanteras av Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel respektive Luxemburg med hjälp av de fleråriga politiska ramar som godkänns av byråernas respektive förvaltningskommittéer.[6] - Ökar marknadsundersökningarna, insynen och konkurrensen vid fastighetsförvärv.[7] - Begränsa antalet kommissionsbyggnader i EU-kvarteret i Bryssel, för att inte driva upp fastighetspriserna. - Räknar in alla kostnader för de förvärvade fastigheterna som ofta kräver kostsam renovering, ibland innan köpe- eller nyttjanderättsavtalet löper ut. En studie av frågan ska göras och fullföljas före slutet av 2008. - Ökar dagens ansträngningar för att inte sprida ut kommissionen över alltför många byggnader, eftersom det ökar kostnaderna för förvaltningen av infrastrukturell informations- och kommunikationsteknik och därmed sammanhängande tjänster, kräver onödigt många tilläggsutrymmen, hindrar kommissionen från att utnyttja stordriftsfördelar som vanligen uppstår i en organisation av kommissionens storlek, minskar institutionens fysiska närvaro och symbolik i värdländerna samt försvårar deras stadsplanering. - Bygger upp och befäster tidigare samarbete med värdländernas myndigheter, i synnerhet huvudstadsregionen Bryssel. I denna fråga har arbetsgruppen ”EU-Belgium”[8] fått en viktig roll. - Ökar dagens insatser för effektivare energiförbrukning med tanke på den allt större vikt som på senare år lagts vid åtgärder för att motverka klimatförändringar. Detta bör leda till verkliga förbättringar. Större och effektivare byggnader, kommissionens ställning på fastighetsmarknaden och den skärpning av konkurrensen på olika nivåer som kan åstadkommas genom bättre marknadsundersökningar kommer att ge utrymme för välbehövliga förbättringar av byggnaderna, så att de fyller kommissionens och personalens behov och följer EU:s allmänna policy. 2.2. Ytterligare lokalbehov i Bryssel och Luxemburg Kommissionens lokalbehov på kort, medellång och lång sikt beskrivs sedan 2003 i en omfattande flerårig politisk ram[9] som uppdateras årligen i enlighet med kommissionens strategiska planering och programplanering. I planeringen anges hur många kvadratmeter som behövs varje år och när köpe- och hyresavtal eller övriga arrangemang löper ut[10]. Denna långsiktiga planering som spänner över 15 år kommer i allt större utsträckning att ligga till grund för kommissionens viktiga strategiska beslut. Alla kommande beslut om lokalisering, nya projekt på medellång sikt och eventuell utveckling av nya centrum kommer att bygga på och vara förenliga med denna planering. Bryssel Utöver de 2 500 personer som anställdes eller kommer att anställas vid kommissionen i Bryssel under 2004–2008 med anledning av EU:s utvidgning till tio nya medlemsstater 2004 väntas ytterligare 850 personer anställas efter Bulgariens och Rumäniens anslutning 2007. De planerade personalökningarna kommer att öka behovet jämfört med tidigare[11] av kontorsutrymmen, uppskattningsvis i storleksordningen 35 000 m² under de närmsta tre åren. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt att ta fram nya konferenslokaler. Luxemburg I Luxemburg kommer ytterligare 200 anställda att behöva inhysas, utöver de som anställts eller kommer att anställas under perioden 2004–2008 på grund av utvidgningen till tio nya medlemsstater och därefter anslutningen av ytterligare två medlemsstater. Tillsammans med de tidigare lokalbehoven innebär detta att ytterligare kontorslokaler på sammanlagt 12 000 m² behövs. Konsolideringen av IT-infrastrukturen och värdservrarna vid kommissionens datacentral för de olika generaldirektoratens IT-system gör det nödvändigt att undersöka möjligheterna att utvidga både datacentralen och centralen för säkerhetskopior. De kan ligga på visst avstånd men måste ha helt säkra teleförbindelser med mycket hög överföringshastighet. De båda centralerna bör inhysas i kommissionens nya byggnader, kanske främst Jean Monnet 2-byggnaden. En ingående undersökning av kostnadseffektiviteten i en sådan lösning kommer att uppdateras 2007. För att uppfylla säkerhetskraven överväger kommissionen att hyra så kallade IT-rum. 3. FÖRBÄTTRA EFFEKTIVITET OCH KONSEKVENS GENOM ATT SAMLA KOMMISSIONEN I FÄRRE OCH STÖRRE BYGGNADER Dagens fastighetsbestånd bör rationaliseras genom att kommissionens avdelningar samlas i färre men större byggnader (i princip minst 50 000–100 000 m² för varje byggnad eller byggnadskomplex). I dagsläget varierar byggnadernas effektivitet (i synnerhet i fråga om användbar nettoyta jämfört med bruttoytan) och begränsas av att många byggnader är så små. Man bör undvika att sprida generaldirektoraten i flera byggnader så att ett generaldirektorat finns i varje byggnad och i första hand tilldela nya byggnader till generaldirektorat som finns i mindre effektiva byggnader. Detta ger väsentlig potential till effektivitetsökningar (effektivare utnyttjande av lokaler och gemensamma utrymmen, en konsoliderad och delad IKT-infrastruktur och därmed sammanhängande tjänster, sänkta kostnader för att kontrollera inpassering och för bevakning, fastighetsförvaltning, vattenförbrukning, uppvärmning och luftkonditionering, belysning, hissar och andra inrättningar) utan några negativa följder för personalen men med goda möjligheter till besparingar. 4. ÖKA KOMMISSIONENS HANDLINGSFRIHET PÅ FASTIGHETSMARKNADEN Kommissionen skulle kunna öka sin handlingsfrihet på fastighetsmarknaden och utnyttja sin storlek för att förhandla fram bättre upphandlings- och finansieringsvillkor på två sätt. 4.1. Större konkurrens på marknaden kräver nya metoder för att köpa och hyra lokaler Dagens upphandlingsförfaranden följer kraven i budgetbestämmelserna (artikel 91 i budgetförordningen[12] samt artiklarna 116.1 och 126.1 h i genomförandebestämmelserna). Internrevisionen har påpekat att förfarandena varken ger tillräckligt god insyn eller förutsättningar för en helt fri konkurrens och bästa möjliga valuta för pengarna. Därför vill kommissionen öka insynen och konkurrensen i förfarandena för att hyra och köpa fastigheter. En ny metod bör utvecklas för att förbättra de gällande bestämmelserna om fastighetsavtal, dels genom att man lägger till bestämmelser om offentliga och systematiska marknadsundersökningar, dels genom att man strukturerar och förtydligar förfarandena inom kommissionen. Den arbetsmetod som föreslås i det här meddelandet syftar till att ge kommissionen tillräcklig handlingsmarginal vid offentlig upphandling av fastigheter och bästa möjliga kvalitet till lägsta pris. Metoden följer de olika upphandlingsförfaranden som anges i budgetförordningen och genomförandebestämmelserna men förtydligar och vidareutvecklar hur marknadsundersöknings- och förhandlingsetapperna kan skötas. Den nya metoden följer dagens regelverk och ökar insynen. Efter tre år bör man se över den nya metoden, särskilt för att se om den varit effektiv. Metoden bygger på följande fyra principer: - Bättre information till marknaden genom att man årligen offentliggör en beräkning av kommissionens behov för innevarande år och de fyra efterföljande åren. Informationen ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning (EUT) och på lämpliga webbplatser hos kommissionen i början av varje år. Informationen till marknaden görs utöver en systematisk bevakning av fastighetsmarknaden som utförs av infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel respektive Luxemburg. - Ökad konkurrens bland marknadsaktörerna genom systematiskt offentliggörande i EUT och kommissionens webbplatser av särskilda behov för alla nya fastighetsprojekt och genom att man alltid förhandlar om de ekonomiska villkoren med flera anbudsgivare samtidigt. - Bättre insyn i förfarandet både inom och utanför EU-institutionerna, i synnerhet genom systematiskt offentliggörande av - minimikraven på alla projekt, - uteslutningskriterierna, och - utfallet av förfarandet. - Närmare samarbete och samverkan mellan kommissionens berörda avdelningar genom att man inrättar en sektorsövergripande fastighetskommitté. Kommittén ska yttra sig till den delegerade utanordnaren[13] i alla etapper och i synnerhet om följande: - Projektbeskrivningen och dess syften innan den offentliggörs. - Vilka kriterier som ska användas för att bedöma alla projekt. - Bedömnings- och urvalskriterierna för de projekt som leder till förhandlingar. - Urvalskriterierna för projekt som slutligen valts ut. Kommittén får när som helst – framförallt i särskilt viktiga skeden – begära in utlåtanden från interna eller externa experter[14] i tekniska eller ekonomiska frågor. Den nya metoden omfattar följande sex etapper: - Inledningsfas: Lokalbehoven över flera år identifieras och offentliggörs i EUT och på lämpliga webbplatser hos kommissionen. - Etapp 1: Årets behov identifieras med utgångspunkt i inledningsfasen. - Etapp 2: Behoven offentliggörs. - Etapp 3: Alla inkomna förslag analyseras och antingen godkänns eller avvisas. En jämförande ekonomisk analys görs av alla giltiga anbud som inkommit och tre projekt väljs ut preliminärt. - Etapp 4: Teknisk analys och ekonomiska förhandlingar om de tre utvalda projekten, varav ett får gå vidare till etapp 5. - Etapp 5: Teknisk undersökning och analys av budgetbehoven, utarbetande av avtal för det projekt som valts ut i etapp 4. - Etapp 6: Samråd mellan kommissionens avdelningar om utfallet av etapp 5 och undertecknande av avtalet. I slutet av etapp 1, 3, 4 och 5 ska fastighetskommittén lämna ett rådgivande yttrande. Kommissionen behåller sin rätt att när som helst fatta ett motiverat beslut om att helt eller delvis frångå den nya metoden om den anser att det är befogat för att få bästa möjliga valuta för pengarna. För att öka insynen och informera marknadsaktörerna om kommissionens förfaranden kommer kommissionen under 2008 att offentliggöra en handbok som skall förklara den nya metoden samt villkoren för att hyra och köpa fastigheter. Handboken har två syften. 1. För det första kommer handboken att sammanställa och förklara de interna förfarandena och den rättsliga ramen för offentlig upphandling av hyres- eller köpeavtal för fastigheter, vilken bygger på budgetförordningen[15]. 2. För det andra kommer handboken att fastställa de allmänna villkoren för hur kommissionen köper eller hyr byggnader och beskriva vilka förfaranden som ska följas. 4.2. Finansieringsmöjligheter och system Ett avgörande kriterium för förhandlingarna om fastigheter är kostnaderna. Därför bevakar kommissionen marknadsutvecklingen och söker öppningar som ger en god balans mellan lokalbehoven och budgetplanerna. Med utgångspunkt i tidigare erfarenheter kommer kommissionen att fortsätta den tidigare policyn att förvärva fastigheter. Policyn ger stabilitet och dessutom har kommissionen infört en ny metod för att finansiera fastighetsköpen, nämligen köp med betalningsanstånd (kreditköp)[16], som vanligen är både rättsligt och finansiellt enklare än de tidigare leasingavtalen (tomträttsavtal). För att behålla en viss flexibilitet planerar kommissionen dock att behålla ett antal fastigheter med hyres- eller nyttjanderätt. En undersökning för att fastställa den bästa balansen mellan förvärv, hyra och nyttjanderätt kommer att slutföras under 2008. Resultaten kommer att användas för att ytterligare förbättra kommissionens politik på området. För att dra full nytta av förvärvspolitiken är det dock viktigt att ta full hänsyn till vad byggnaderna kostar under hela livslängden. Köpeavtal som löper på 27 år överskrider till exempel väsentligt den förväntade livslängden för kontorsbyggnader – cirka 20 år – innan en grundläggande renovering krävs. Förvärvspolitiken påverkar också de framtida kostnaderna för underhåll och renovering eftersom kommissionen i sin övergripande fleråriga planering måste ta hänsyn till kommande renovering av sina byggnader och tillfälliga lokaler för personalen. Byggnader som måste tömmas för renovering påverkar, även om det bara är tillfälligt, hela fastighetsbeståndet framför allt eftersom det kan vara nödvändigt eller klokt att tillgripa korttidshyra eller sälja av vissa byggnader. För att hantera situationen bör man utarbeta lämpliga metoder och noggrant utreda olika lösningars operativa, rättsliga och finansiella genomförbarhet. Även om förvärv kommer att fortsätta prioriteras kan man även undersöka följande två finansieringsmöjligheter, parallellt med de system som hittills använts: - Ingående av hyresavtal och ett tjänsteavtal varigenom fastighetsägaren garanterar en viss tjänste- och bekvämlighetsnivå under avtalets löptid, eller ingående av offentlig-privata partnerskap. - Ingående av finansieringsavtal via Europeiska investeringsbanken, enligt Europeiska revisionsrättens rekommendation. 5. STRATEGISK PLANERING AV BYGGNADERNAS LÄGE 5.1. Kommissionen i Bryssel Kapacitetsbehovet och de tillgängliga ekonomiska resurserna har gjort att kommissionen i flera år bedrivit en viss diversifiering och decentralisering av kontorslokalerna i EU-kvarteret, och i stället utvecklat andra centrum i andra delar av Bryssel med likvärdig stadsplanering. För att få en tydlig långsiktig strategi behövs nu nya grepp. Det finns tre möjligheter: 5.1.1. EU-kvarteret kvarstår och utvecklas som enda centrum för all verksamhet utom arkiv och andra stödtjänster Den här lösningen är attraktiv eftersom den skapar en tydlig symbolisk närvaro i Bryssel som ger enhet, identitet och maximala stordriftsfördelar. Lösningen skulle minska resandet inom Bryssel och vara populär hos personal som främst vill arbeta i EU-kvarteret[17]. Lösningen skulle kräva omfattande koncentration av befintliga byggnader och uppbyggnad av flera stora nya byggnader. Blotta omfattningen på projektet gör att det är ogenomförbart, om inte kommissionen ser över och sänker sina krav på lokalerna. Att koncentrera kommissionens lokaler till ett enda centrum skulle ge föga flexibilitet inför framtida behov, begränsa möjligheterna till expansion och öka prispressen uppåt på fastighetspriserna. Också integrationen i den lokala omgivningen kan komma att försvåras. 5.1.2. EU-kvarteret behålls som nav för kommissionens verksamhet, men tre andra stora centrum utvecklas utanför det kvarteret Den här lösningen skulle befästa EU-kvarteret som nav för verksamheten i Bryssel, och kräver koncentration och nybyggnation på samma sätt som lösningen under punkt 5.1.1. Lösningen med ett begränsat antal andra centrum (högst tre) skulle utvecklas gradvis (enligt de politiska principer som beskrivs i avsnitt 6 nedan). Varje centrum bör i princip ha tillräcklig kritisk massa för att vara livskraftigt och ge stordriftsfördelar – dvs. omfatta 100 000–250 000 m² per centrum. Undersökningen av lämpliga centrum bör göras i nära samarbete med de regionala och lokala myndigheterna, men de inledande undersökningarna tyder på att det finns flera hållbara förslag som skulle kunna utvecklas under de närmsta fem till tio åren. Lösningen har vissa nackdelar (den kräver mer resande mellan centrumen, sprider ut personalen geografiskt och kan medföra extra kostnader eftersom man måste tillhandahålla social infrastruktur såsom personalmatsalar i närheten). Däremot har den också väsentliga fördelar, eftersom den uppfyller revisionsrättens krav på diversifiering för att minska trycket på fastighetsmarknaden i EU-kvarteret genom starkare konkurrens. Också värdländernas myndigheter skulle välkomna möjligheterna till blandad markanvändning i EU-kvarteret. 5.1.3. Ett enda nytt centrum inrättas utanför EU-kvarteret för kommissionens arbete Den här lösningen bygger på att man skapar ett nytt ”EU-kvarter” på övergivna industriområden eller grönområden utanför EU-kvarteret. Fördelen är att den här lösningen samlar alla generaldirektorat och all personal på ett skräddarsytt, modernt område och ger både flexibilitet och kapacitet för expansion eller omorganisation av avdelningarna. De inledande undersökningarna visar att det finns flera möjliga områden. Men lösningen har vissa stora nackdelar, bland annat kräver den mycket lång tid för ritning, planering och nybyggnation varför centrumet inte skulle kunna stå färdigt inom överskådlig tid. Det kan också skapa en avsevärd distans mellan kommissionen och övriga EU-institutioner. * * * Bland dessa tre förslag tycks den lösning som föreslås i punkt 5.1.2. i vara den bästa. 5.2. Kommissionen i Luxemburg På 1990-talet gjorde personalökningarna tillsammans med utrymningen av vissa av kommissionens byggnader på Kirchbergplatån att kommissionen tvingades inhysa sig i de södra stadsdelarna, det så kallade Gasperichområdet. Kommissionens andra centrum har nu permanentats sedan man förvärvade Euroforumbyggnaden, som huvudsakligen används av generaldirektoratet för energi och transport och andra direktorat som kräver mycket gott skydd. Den nya Jean Monnetbyggnaden (JMO2) på Kirchbergplatån gör att kommissionen på medellång sikt planerar att utrymma de små byggnaderna i Gasperichområdet. För JMO 1-byggnaden har ett nyttjanderättsavtal slutits som löper ut i december 2014. Kommissionens lokalisering i byggnaden 2007–2014 kommer att formaliseras genom att man undertecknar ett hyresavtal med Fonds d'Urbanisation et d'Aménagement du Plateau de Kirchberg . JMO2-byggnaden har en sammanlagd lokalyta på 120 000 m2 och kommer att ersätta JMO1-byggnaden. Den kommer att uppföras på Kirchbergplatån på mark som Luxemburg troligen kommer att sälja till kommissionen för den symboliska summan 1 euro. Arbetsformerna kommer att fastställas i ett samförståndsavtal mellan Luxemburg och kommissionen. Den sociala infrastrukturen på Kirchbergplatån byggdes på 1980-talet och kommer att ha en livslängd som slutar efter 2010. Därför kommer kommissionen i slutet av 2007 att göra förberedande undersökningar av hur och var behoven skulle kunna fyllas under kommande år. Provisoriska lösningar, t.ex. en utbyggnad av befintliga daghem, föreslås i mellantiden. Kommissionen bör också tillsammans med övriga EU-institutioner överväga ett interinstitutionellt centrum för social verksamhet. 5.3. Övriga organ En allmän intern diskussion har inletts om EU:s byråer, genomförandeorgan och andras behov av lokaler (t.ex. för personal med anknytning till forskningsprogram). Efter utredning bör man fastställa en lämplig fastighetspolitik för dessa instanser och lämpliga uppgifter för OIB och OIL och de berörda organen. Eftersom OIB och OIL har god erfarenhet på området bör de troligen ta hand om lokalisering och förvaltning av kontorsutrymmen för genomförandeorgan med stöd i servicenivåavtal som bland annat fastställer ersättning för tjänsterna. 6. PRINCIPER FÖR UTFORMNING OCH FASTIGHETSPOLITIK En effektivare användning av fastigheterna och färre byggnader gör det möjligt att genomföra en fastighetspolitik som bygger på en rad inbördes sammanhängande politiska och förvaltningsmässiga principer. Det ger enhetliga och hållbara lösningar som främjar förbättringar av byggnadernas kvalitet och karaktär, och därmed även arbetsmiljön för den personal som arbetar i lokalerna. Principerna ska fungera som riktlinjer vid nybyggnation eller förvärv av byggnader, och ska ligga till grund för konkurrens mellan olika potentiella centrum för kommissionens verksamhet. Ett av kommissionens huvudmål är att dagens och framtidens fastighetsbestånd ska utnyttjas på bästa sätt. Genom de politiska principer som beskrivs i det här meddelandet vill kommissionen i framtiden få bättre byggnader med åtminstone likvärdig standard, oberoende av läget, och samtidigt kunna följa den budgetplan som medlemsstaterna fastställt. Syftet med åtgärderna är att kommissionen på längre sikt ska kunna höja kvaliteten på fastighetsbeståndet, och därmed öka värdet på tillgångarna genom att endast välja strategiskt belägna byggnader med hög kvalitet och effektivitet, genom lämpliga förfaranden och förhandlingar inom ramen för tillgängliga medel. 6.1. Trivsel och funktionalitet Kommissionens byggnader är också en tydlig symbol för institutionen som påverkar de kvarter där de är belägna. Därför bör kommissionens byggnader inte vara ett fult inslag i stadsbilden utan tvärtom ge ett positivt bidrag till den. I egenskap av huvudaktör på fastighetsmarknaden kommer kommissionen att lägga ribban högt för utvecklingen för att försöka höja kvaliteten på kvarteret, ge medborgarna en positiv bild av EU och ge både anställda och besökare en modern och väl anpassad arbetsmiljö. Kommissionens framtida fastighetspolitik bör därför bygga på följande principer: 6.1.1. Lokalernas kvalitet Kommissionens byggnader (i synnerhet högprestigeprojekt) bör utformas med god arkitektonisk standard som laddar institutionens närvaro med ett lämpligt och positivt symbolvärde och ger högeffektiva byggnader. Kommissionen anser att man skulle kunna få hög kvalitet på alla större byggprojekt genom att anordna eller delta i juryn för arkitekttävlingar. Arkitekttävlingar ger i princip inga extra kostnader på längre sikt utan borde vara budgetneutrala. Kostnaderna måste också vägas mot eventuella fördelar i form av bättre kvalitet, funktionalitet och effektivitet. 6.1.2. Integration i stadsmiljön Byggnaderna bör vara fullt integrerade i stadsmiljön, underlätta en lämplig blandning mellan kontorslokaler, bostäder och affärslokaler, erbjuda offentliga utrymmen och social integration av kommissionens personal i värdländerna. En diversifierad användning av byggnaderna förutsätter samarbete med de lokala myndigheterna och stadsplanerarna så att man tar vederbörlig hänsyn till de värden som EU-institutionerna representerar och försvarar, kommissionens image och säkerhetsaspekter. 6.1.3. Arbetsmiljöns kvalitet Inom ramen för tillgängliga anslag bör man ta lämplig hänsyn till den fysiska miljö där personalen vistas genom att när så är lämpligt införa mer flexibla arrangemang för en trevligare, hälsosammare och modernare arbetsmiljö som är attraktiv och motiverande. I synnerhet om man går vidare med det förslag som beskrivs i punkt 5.1.2. bör man överväga nya metoder för lokalindelning och möblering, i synnerhet utformning av arbetsplatser i kontorslandskap. Ökad användning av distansarbete, flextid och deltid väntas påverka kommissionens lokalbehov. Berörda avdelningar kommer därför att analysera hur de nya arbetsformerna påverkar arbetsmiljöns kvalitet och vilka besparingar som kan göras. Kommissionärerna kommer att få en rapport om vilka resultat analysen givit. En del av effektivitetsvinsterna bör investeras i att förbättra arbetsmiljöns kvalitet och personalens välbefinnande med hjälp av såväl material och inredning som kontorsutrustning. 6.1.4. Handikappanpassning Det är mycket viktigt att byggnaderna är lättillgängliga för personer med funktionshinder. Alla fastigheter som köps in måste därför vara tillgängliga för personer med funktionshinder och de byggnader kommissionen redan använder kommer i den mån det är möjligt att anpassas gradvis. 6.1.5. Social infrastruktur Ett av syftena med kommissionens politik för personalens välbefinnande på arbetsplatsen[18] är att främja möjligheterna att förena karriär med familjeansvar enligt de förändrade attityderna kring arbete, arbetsformer och könsroller. Ett huvudinslag i kommissionens personalpolitik är att tillhandahålla högkvalitativ barnomsorg. För att tillfredsställa efterfrågan på platser i daghem och fritidshem samt tillsyn på skolloven måste kommissionen bibehålla de nuvarande och utveckla nya barnomsorgsinrättningar. Flera tillfälliga lösningar har använts för att i görligaste mån kompensera för platsbristen på daghemmen, men kommissionen måste planera nya daghem i EU-kvarteret och dess omedelbara närhet eller nära andra centrum för verksamheten enligt den nya politiken. En inledande uppskattning tyder på att 450 barn snarast behöver få en plats. Ett dokument om kommande barnomsorgsprojekt kommer att färdigställas innan årsslutet 2007 och överlämnas till budgetmyndigheten[19]. Kommissionen kommer att fortsätta tillhandahålla kafeterior och personalmatsalar vid eller i närheten av arbetsplatsen för att ge personalen högkvalitativa och hälsosamma mellanmål och måltider. 6.1.6. Europaskolor och fritidshem Europaskolorna i Bryssel och Luxemburg måste kunna fylla hela platsbehovet. Värdländerna bör engagera sig mer för att nya skolor ska kunna planeras och invigas i tid och ligga i anslutning till de arbetsplatser eller bostadsområden där flest kommissionsanställda finns, i enlighet med fastighetspolitiken. Detta uppfyller de anställdas och deras barns legitima behov och bidrar även till att minska miljöföroreningarna på grund av resande (se punkt 6.2.2 nedan). De befintliga fritidshemmen har kompletterats med provisoriska lösningar på kort sikt, och ett centralt fritidshem eller ytterligare inrättningar planeras på längre sikt vid den kommande fjärde Europaskolan. Vi kommer att fortsätta politiken för att integrera fritidshemmen i Europaskolorna. I Luxemburg kommer det nuvarande fritidshemmet att byggas ut under de närmsta åren. Under perioden 2007–2010 kommer en ny inrättning med både daghem och fritidshem att inrättas samtidigt som den andra Europaskolan byggs i Luxemburg. 6.1.7. Säkerhet och arbetsmiljöfrågor Hälsan och säkerheten för personer som arbetar i kommissionens lokaler ska ha högsta prioritet så att gällande nationella normer och standarder följs[20] och man efterlever kommissionens initiativ i fråga om allmänhälsa, bland annat när det gäller hälsosam kostföring, fysisk aktivitet och en ergonomiskt riktig arbetsmiljö. Kommissionen är t.ex. öppen för diskussioner om en gemensam sportanläggning för EU-anställda. Särskild uppmärksamhet kommer att ägnas åt luftföroreningar. De senaste årens säkerhetshot och attacker internationellt och med avseende på EU-institutionerna har gjort kommissionen medveten om att dess personal och tillgångar måste skyddas på lämpligt sätt. Därför har effektiva och proportionella säkerhetsåtgärder utformats med utgångspunkt i hotbilden mot varje byggnad och generaldirektorat. Säkerhetsåtgärder tas in i planeringen och driften av dagens och framtidens kommissionsbyggnader. Också nybyggnationer utformas i enlighet med säkerhetskraven, bland annat när det gäller kontroll av inpassering. 6.2. Minska kommissionens klimatpåverkan Det finns goda möjligheter att ytterligare minska kommissionens klimatpåverkan genom att förändra fastighetsstrategin på tre sätt, med avseende på utsläpp från byggnaderna, optimering av kollektivtrafiken och bättre synergi i fastighetsförvaltningen. Enligt halvtidsöversynen av gemenskapens sjätte miljöhandlingsprogram[21] kommer kommissionen att anta en strategi för att minska sin klimatpåverkan. På fastighetsområdet kommer strategin att följa de principer som fastställs i det här meddelandet. 6.2.1. Minska utsläppen Det är viktigt att kommissionen så långt som möjligt minskar fastighetsbeståndets klimatpåverkan, och att nya byggprojekt uppfyller höga miljökrav och är koldioxidneutrala. Därmed kan man både minska utsläppen av växthusgaser och de löpande energikostnaderna. - För befintliga byggnader bedriver kommissionen sedan länge en politik för hållbar utveckling såväl genom lagstiftning och politik som i den dagliga förvaltningen, vilket inte minst framgår av initiativen för bättre miljöförvaltning som t.ex. beslutet[22] från september 2001 om att inleda ett pilotprojekt inom ramen för förordningen om en miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas)[23]. Arbetet har lett till att sju byggnader i Bryssel[24] fått Emascertifiering samtidigt som 3 500 anställda och kontraktsanställda som arbetar för kommissionen uppmanats att visa större miljöhänsyn i arbete och fritid. Kommissionen vill gradvis utvidga Emas till alla sina större byggnader, och all renovering kommer att inriktas på energieffektivitet. - För nybyggnationer och renovationer kommer kommissionen att använda en integrerad synergisk hållning i alla etapper av byggnadens livscykel, allt från utnyttjande av återanvändningsbart eller återanvänt material vid nybyggnation till rationell användning av sådana naturresurser som energi (se definitionerna i direktiv 2002/91/EG). 6.2.2. Resor Byggnadernas läge och förbindelser med kollektivtrafiken är viktig för att de skall vara lätt tillgängliga och för att minska kommissionens och personalens miljöpåverkan. Kommissionens största byggnader och centrum för verksamheten bör därför ligga nära knutpunkter i kollektivtrafiken såsom tåglinjer, tunnelbana eller spårvagn eller ha goda förbindelser med kollektivtrafik. På så sätt kan man använda kollektivtrafik till och från arbetet samt vid resor mellan kommissionens byggnader, övriga EU-institutioner, Europaskolorna och daghem. Kommissionen betonar att både daghem och Europaskolor bör ligga i närheten av de områden där många i personalen arbetar eller bor för att minska trycket på trafiken (och hjälpa personalen förena karriär och familjeansvar). Det bör också vara möjligt att på ett säkert sätt nå byggnaderna med cykel, helst på lokala cykelbanor. Det är mycket viktigt att värdländernas myndigheter vidtar nödvändiga åtgärder för att tillhandahålla tillräckligt goda förbindelser med kollaktivtrafik och annan infrastruktur, som ett led i kommissionens plan för personalens resor i Bryssel 2006-2009[25] som stödjer och följer upp andra initiativ som skulle främja kollektivtrafik och andra miljövänliga transportmedel. Ytterligare åtgärder bör vidtas för att bygga vidare på systemet med bussar mellan EU-institutionerna i Bryssel och avtalet med myndigheterna i Luxemburg angående kommissionspersonalens resor med kollektivtrafik. 6.2.3. Synergier i fastighetsförvaltningen När så är möjligt bör man utnyttja de senaste tekniska framstegen, i synnerhet integrerade plattformar med IP-protokoll, för att hålla samman de olika byggnadernas förvaltningssystem (alarm, IT-nät, kontroll av inpassering, underhåll och skötsel m.m.) för att underlätta en sammanhållen förvaltning av kommissionens fastigheter. Gemensamma system ger fördelar i form av lägre energiförbrukning och andra besparingar som kommer sig av effektivare förvaltning och skötsel av fastigheterna. 7. GENOMFÖRA KOMMISSIONENS FASTIGHETSPOLITIK 7.1. Samarbete med marknadsaktörerna 7.1.1. Samarbete med myndigheterna i Belgien Kommissionen lägger stor vikt vid att förbättra livskvaliteten både för personalen och de boende i EU-kvarteren. Därför försöker kommissionen se till att byggnaderna har en god framtoning och smälter väl in i stadsbilden. Detta arbete är beroende av stöd från de belgiska myndigheterna, vilket är en förutsättning för att strategin ska lyckas. Därför uppmanar kommissionen de belgiska myndigheterna att ytterligare stärka samarbetet på alla nivåer för att bättre samordna de olika aspekterna på politiken för inkvartering av EU-institutionerna i Belgien. Här vill vi särskilt framhålla hänsynen till EU-institutionernas närvaro både vad gäller behov av kontor (infrastruktur och logistik) och personalens behov. De sistnämnda behoven omfattar särskilt daghem och fritidshem (som Europeiska kommissionen driver men där den är beroende av de belgiska myndigheterna för att få fram lokaler – i synnerhet som det nationella myndigheterna måste lämna nödvändiga tillstånd). Behoven avser också Europaskolor (där värdländernas förpliktelser klart och tydligt fastställs i mellanstatliga avtal). Kommissionen är också beroende av att de belgiska myndigheterna vidtar nödvändiga åtgärder för att förbättra den allmänna kollektivtrafik som ju också påverkar kommissionen och dess anställda. Eftersom kommissionen inte är behörig i dessa frågor och har begränsad handlingsmarginal är det absolut nödvändigt att de belgiska myndigheterna planerar vidare och utarbetar nya förslag. Kommissionen kommer att fortsätta delta aktivt i sådana initiativ som arbetsgruppen EU-Belgium som inrättades för att underlätta dialogen mellan EU-institutionerna och värdländernas myndigheter eller stiftelsen ” Quartier européen ” som finansieras via kung Baudouins fond och som ska främja samarbete, dialog, utbyte och insyn. Kommissionen kommer att uppmana de belgiska myndigheterna att ange vilka instanser som har operativt ansvar eller tillsynsansvar i vissa frågor så att kommissionen kan följa hur problemlösningen framskrider. 7.1.2. Samarbete med myndigheterna i Luxemburg Förbindelserna med myndigheterna i Luxemburg går via utrikesministeriet, som sköter samordningen med övriga nationella ministerier eller offentliga organ. Utrikesministeriets generalsekretariat deltar regelbundet i möten med förvaltningscheferna för EU-institutioner och de organ som är belägna i Luxemburg. Detta ger god samordning i alla fastighetsrelaterade frågor, såväl mellan institutionerna som med de lokala myndigheterna. Kommissionen uppmanar Luxemburg att behålla dagens samarbete med de lokala myndigheterna för att få fram konstruktiva lösningar på kvarstående frågor. 7.1.3. Samarbete med övriga EU-institutioner Kommissionen har och har haft ett långt och givande samarbete med de övriga EU-institutionerna. Kontakterna i det interinstitutionella samarbetet visar med all önskvärd tydlighet att övriga EU-institutioner är mycket nöjda med kommissionens tjänster. Institutionerna är ense om att samarbetet i arbetsgruppen för interinstitutionell logistik och infrastruktur bör vara frivilligt utan några skyldigheter att samverka i de frågor som handhas av kommissionens infrastruktur- och logistikbyråer i Bryssel respektive Luxemburg (OIB och OIL). De övriga EU-institutionerna har inte uttryckt några önskemål om att inrätta ett interinstitutionellt organ med ansvar för de frågor som löpande handhas av OIB/IOIL. Kommissionen är dock öppen för att diskutera framtida samarbetsmöjligheter om konkreta förslag som ger stordriftsfördelar. Man bör från fall till fall tydligt fastställa de olika uppgifterna och ansvarsområdena som också bör återspegla den arbetsbörda och de fördelar som tillfaller var och en av de berörda EU-institutionerna. 7.2. Översyn av bygg- och lokalnormer För att de viktiga politiska principer som presenteras i det här meddelandet ska kunna genomföras bör de arkitektoniska kraven i kommissionens fastighetspolitik beskrivas i ett nytt dokument om arkitektonisk policy som före slutet av 2008 ska komplettera kommissionens handbok för standardbyggnader ( Manuel des normes applicables à l'immeuble type )[26]. Handboken kommer att ses över mot bakgrund av den senaste tekniska utvecklingen och med avseende på arbetsmiljö och säkerhet. Kommissionens generaldirektorat kommer därutöver att anta en handbok för standardlokaler som harmoniserar bestämmelser och tekniska villkor för tilldelningen av lokalyta vid kommissionens generaldirektorat och avdelningar i både Bryssel och Luxemburg. Den kommer också att ta fram ett nytt program för att bedöma och vid behov förbättra byggnadernas skick. Enligt den nya metoden skall alla nya fastighetsprojekt bedömas enligt bestämmelserna och normerna i handboken för standardbyggnader och handboken för standardlokaler. [1] SEK(1996) 1095, KOM(1999) 713 och KOM(2003) 755. [2] Inklusive konferenscentrum, historiska arkiv och byggnader som inhyser logistisk och social infrastruktur. Kommissionens kontorslokaler omfattar 804 000 m² fördelat på 51 byggnader [3] Kontor och andra utrymmen inräknade. [4] Vissa byggnader finns i andra områden, t.ex. de historiska arkiven och IT-lokaler. Dessa byggnader har en sammanlagd yta på 18 500 m². [5] Omfattar området mellan Cour St Michel, Madoutornet, Boulevard Clovis och Square de Meeûs. [6] Enligt s. 5 i kommissionens beslut C(2003)570 av den 22 juli 2003 om administrativa bestämmelser för OIB [ej på svenska]. Med tanke på budgetkonsekvenserna av sådana godkännanden föreslås härmed att förvaltningskommittéerna för infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel respektive Luxemburg skall yttra sig med utgångspunkt i ett preliminärt godkännande från GD Budget av det sammanlagda anslaget via den fleråriga politiska ramen. [7] Se avsnitt 4.1. [8] Se avsnitt 7.1.1. [9] Planen tar för närvarande bara hänsyn till kommissionens lokalbehov och inte genomförandeorganens behov. [10] Inräknat renovering när byggnadens ekonomiska livslängd redan löpt ut. [11] Se avsnitt 2.1. [12] I artikeln fastställs principer för kontraktstilldelning och förfaranden vid offentlig upphandling. [13] Direktören vid Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel (OIB) respektive direktören vid Infrastruktur- och logistikbyrån i Luxemburg (OIL). [14] OIB och OIL kommer att sluta ett ramavtal för detta ändamål med specialiserade konsulter. [15] Rådets förordning nr 1605/2002. [16] Genom kreditköp kan kommissionen köpa en byggnad och betala av på den under flera år (vanligen 27 år). Äganderätten övergår på kommissionen på köpedagen. [17] Enkät till personalen om ” The Commission's building location policy in Brussels ” som gjordes mellan den 17 januari och den 2 februari 2007. [18] SEK(2006) 500. [19] Handlingen framhåller särskilt situationen i två stora projekt (Cornet-Leman och Wagon-Lits) som försenats väsentligt. [20] Kontrolleras av GD Personal och administration. [21] KOM(2007) 225. [22] Kommissionens beslut C(2001)2591 av den 7 september 2001 om att börja tillämpa Emasförordningen på sin verksamhet. [23] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 761/2001 av den 19 mars 2001 om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas). [24] Byggnaderna BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 och SC11. [25] S. 3 i ” Mobility Plan for Commission Staff in Brussels 2006–2009 ”, SEK(2006) 344 av den 14 mars 2006 [ej på svenska]. [26] Manualen [ej översatt till svenska] uppdaterades i juni 2004 och är central för att bedöma i vilken mån byggnader eller projekt som kommissionen föreslås uppfyller mätbara kriterier, i synnerhet med avseende på tekniska krav, arbetsmiljö och säkerhet.