[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 17.1.2006

KOM(2006) 9 slutlig

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET, EUROPAPARLAMENTET OCH EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

Kommissionens handlingsplan för en integrerad ram för intern kontroll

{SEK(2006) 49}

MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN TILL RÅDET, EUROPAPARLAMENTET OCH EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

Kommissionens handlingsplan för en integrerad ram för intern kontroll

1. INLEDNING OCH BAKGRUND

2004 var det elfte budgetåret i rad för vilket Europeiska revisionsrätten utfärdade en revisionsförklaring med förbehåll vad gäller en del av betalningsbemyndigandena. År 2004 var revisionsförklaringen för den allmänna budgeten positiv för betalningar avseende administrationsutgifter, föranslutningsstöd och den del av jordbruksutgifterna som omfattas av det integrerade systemet för administration och kontroll, dvs. cirka 35 % av budgetutgifterna.

Revisionsförklaringen med förbehåll visar hur komplexa de frågor är som kommissionen stöter på vid genomförandet av EU:s budget och vilka utmaningar den ställs inför när det gäller att tillhandahålla revisionsrätten tillförlitliga verifierande underlag. Allmänheten uppfattar revisionsförklaringen med förbehåll som allvarlig kritik mot kommissionens förvaltning av gemenskapens medel. Detta är två skäl till varför kommissionen har satt upp som strategiskt mål att uppnå en positiv revisionsförklaring under sin mandatperiod.

I kommissionens färdplan för en integrerad ram för intern kontroll[1] från juni 2005 finns förslag till en integrerad ram för kontroll inom gemenskapen som syftar till att uppnå detta mål. I det meddelandet föreslås en integrerad ram för att säkerställa en mer effektiv och ändamålsenlig intern kontroll av EU:s medel och som, tack vare dess förenlighet med yttrande nr 2/2004[2] från Europeiska gemenskapernas revisionsrätt om en effektiv och ändamålsenlig integrerad ram för intern kontroll, kan ligga till grund för revisionsrättens utarbetande av revisionsförklaringar.

Detta meddelande

- rapporterar om åtgärder som vidtagits avseende de mål som fastställts i meddelandet från juni 2005,

- tar upp de viktigaste punkterna från bedömningen av bristerna[3] och beaktar även revisionsrättens årsrapport 2004,

- behandlar den uppföljning som skall göras av slutsatserna från Ekofinmötet den 8 november 2005, och

- på grundval av detta, anger de viktigaste konkreta åtgärder som skall vidtas och den uppgift som rådet, medlemsstaterna och Europaparlamentet skall ha när det gäller att uppnå en tillförlitlig och väl fungerande integrerad ram för intern kontroll, som kommissionen och slutligen revisionsrätten kan förlita sig på.

2. KONKRETA FÖRSLAG TILL ÅTGÄRDER UNDER PERIODEN 2006–2007

Nedanstående förslag har grupperats tematiskt och inom varje grupp ges en beskrivning av varje åtgärds utformning, från yttrandet om samordnad granskning och färdplanen till bedömningen av bristerna och Ekofinrådets slutsatser av den 8 november 2005. De fyra områdena[4] är följande:

- Förenkling och gemensamma kontrollprinciper (åtgärd 1–4).

- Förvaltningsdeklarationer och revisionsförklaringar (åtgärd 5–8).

- Samordnad granskningsmodell: resultatdelning och prioritering av lönsamhetsaspekten (åtgärd 9–11).

- Sektorsspecifika brister (åtgärd 12–16).

2.1. Förenkling och gemensamma kontrollprinciper

För att uppnå en korrekt balans mellan att säkerställa lämplig kontroll och undvika betungande tillämpning av regler och byråkratiska krav skall den integrerade ramen bygga på gemensamma principer där tyngdpunkten ligger på klarhet, enkelhet och en konsekvent strategi för att bedöma risken för fel i de underliggande transaktionerna. Denna strategi skall ingå i lagstiftningsmyndighetens överväganden, där den skall fokuseras på en lämplig kontrollkedja och de olika aktörernas ansvar.

Åtgärd 1: Förenklad översyn av den lagstiftning som föreslagits för 2007–2013

I färdplanen anges det att ”undersöka möjligheterna till en större förenkling av förvaltningen av EU-medel och säkerställa att kontrollkraven står i proportion till riskerna” är en av de viktigaste åtgärderna för att avhjälpa bristerna i samband med förvaltningen av gemenskapsmedel och den föreslagna lagstiftningen för perioden 2007–2013.

Rådet förstärkte denna strategi ytterligare i punkt 5 i slutsatserna från Ekofinmötet: ”De förordningar som skall antas för programperioden 2007–2013 bör inbegripa förenkling av kontrollkraven, samtidigt som de ger rimlig säkerhet”.

Vid bedömningen av bristerna identifierades även ett antal förvaltningsområden där olagligheter och oegentligheter mer sannolikt kan inträffa på grund av mottagarnas svårigheter att tillämpa kriterierna för stödberättigande och andra villkor. Förenkling kan bidra till att sådana oegentligheter kan undvikas. Mottagarnas administrativa börda bör minskas, och det skall göras så enkelt som möjligt för de förmedlande organen att tillämpa reglerna korrekt.

Kommissionen skall beakta förenklingen av lagstiftningsramen under förhandlingarna om lagstiftningen för 2007–2013. Rådet och Europaparlamentet förväntas stödja dessa initiativ.

Åtgärd 2: Integrera gemensamma interna kontrollprinciper i förslaget till reviderad budgetförordning

I punkt 6 i slutsatserna från Ekofinmötet angavs att "det finns utrymme för allmänna gemensamma principer och moment för interna kontroller" som skulle kunna göra det lättare "att optimera verkningsgraden, ekonomin och effektiviteten hos de aktuella kontrollsystemen”.

Kommissionens bedömning av bristerna visade att det finns behov av en övergripande rättslig ram som bygger på gemensamma principer. Denna skall vara ett instrument för att se till att alla aktörer är bundna av en grundläggande uppsättning kontrollprinciper och även ge revisionsrätten en klarare grund för kontroll av förvaltningsprocesser och förvaltningsförfaranden. För att visa tillämpningsområdet och riktlinjerna för en budgetprincip om intern kontroll har ett första utkast utarbetats i bilaga 2.

Rådet och Europaparlamentet bör utnyttja samrådet om den reviderade budgetförordningen till att redovisa sin uppfattning om behovet av att införa en budgetprincip om effektiv och ändamålsenlig intern kontroll för att säkerställa en gemensam standard.

Åtgärd 3: Fastställa och harmonisera presentationen av kontrollstrategier och bevis som ger rimliga garantier

Enligt färdplanen är slutmålet med den integrerade ramen för intern kontroll att säkerställa och tillhandahålla bevis för att det har inrättats övervakningssystem och kontroller som garanterar att risken för oegentligheter håller sig inom rimliga gränser.

Bedömningen av bristerna visade att elementen i den kontrollstrategi som tillämpas i samband med en viss tjänst eller ett visst program ofta varken var definierade eller kunde påvisas.

I punkt 3 i slutsatserna från Ekofinmötet betonas att ”de kontroller och den säkerhet som krävs bör förbättras med utgångspunkt i befintliga kontrollstrukturer" vilket ligger i linje med kommissionens bedömning att det redan genomförs en betydande revision, och att en effektivare strukturering av revisionen skulle göra det lättare att presentera revisionsunderlaget för revisionsrätten och myndigheten som beviljar ansvarsfrihet.

Europaparlamentet begärde att en enskild person skulle underteckna den årliga sammanfattande rapporten. Kommissionen anser att den genom antagandet av den sammanfattande rapporten tar sitt politiska ansvar för budgetens genomförande fullt ut och ger uttryck för sitt politiska ansvar med avseende på myndigheten som beviljar ansvarsfrihet. Det är kommissionens fasta övertygelse att det inte skulle vara lämpligt att ersätta det kollektiva ansvaret med en enskild persons namnteckning. Kommissionen kommer dock att sträva efter att ge uttryck för sitt politiska ansvar klarare i den sammanfattande rapporten. Kommissionen kommer vidare att förbättra presentationen av de befintliga kontrollstrategierna inom varje politikområde och förbättra sammanfattningarna av deras genomförande i verksamhetsrapporterna. Utformning av bättre riktlinjer för innehållet i kommissionens årliga verksamhetsrapporter skall leda till att rapporterna blir en solid grund för revisionsrättens revisionsförklaring. Följaktligen bör det framgå klart av rapporterna det som ligger till grund för generaldirektörens egen kontroll av huruvida risken för fel i samband med de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet har förvaltats effektivt.

Revisionsrätten bör kunna utveckla sin metod för revisionsförklaringen så att den kan förlita sig på kommissionens årliga verksamhetsrapport och tillhörande sammanfattande rapport, och inrikta sig på förvaltning av risken för fel i samband med de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

Åtgärd 4: Dialog mellan institutionerna om risker som kan tolereras i samband med de underliggande transaktionerna

I yttrandet om samordnad granskning infördes begreppet ”godtagbar felaktighetsnivå” som i färdplanen utvecklades ytterligare till definitionen av rimlig försäkran vad gäller förvaltning av risk för fel i samband med de underliggande transaktionerna. Europaparlamentet gav sin politiska analys av frågan i sin resolution om beviljande av ansvarsfrihet avseende 2003, och uppmanade där också rådet att arbeta med Europaparlamentet och kommissionen för att ge skapandet av en heltäckande kontroll och revisionsram den prioritet och politiska impuls som erfordras.

I linje med ovanstående fastställde rådet i punkt 17 i slutsatserna från Ekofinrådet att det bör nås samförstånd med Europaparlamentet i fråga om vilka risker som kan tolereras i de underliggande transaktionerna, och även med hänsyn till att EU-medlen betalas ut under flera år. Kommissionen anser också att ett sådant samförstånd skulle underlätta för revisionsrätten när den slutför sin revisionsförklaring, eftersom det klargör förväntningarna hos den myndighet som beviljar ansvarsfrihet och gör det möjligt att anpassa kostnaderna för kontrollerna till den förväntade nyttan.

I mars 2006 kommer kommissionen att inleda en dialog mellan institutionerna om de grundläggande principer som bör övervägas när det gäller vilka risker som skall tolereras i de underliggande transaktionerna. På grundval av detta skall rådet och Europaparlamentet träffa en första överenskommelse om dessa risker senast vid utgången av 2006.

2.2. Förvaltningsdeklarationer och revisionsförklaringar

Deklarationer från ledningen stärker dess ansvar och stimulerar förvaltarna av gemenskapsmedel att bedöma och förbättra de underliggande kontrollsystemen. Tillsammans med förklaringar från oberoende revisorer utgör de en del av den struktur som ger garantier för kommissionen och slutligen revisionsrätten.

Åtgärd 5: Främja förvaltningsdeklarationer på operativ nivå och sammanfattande rapporter på nationell nivå

I sitt meddelande om färdplanen aktualiserade kommissionen Europaparlamentets förslag från resolutionen om beviljande av ansvarsfrihet 2003 om att medlemsstaterna skulle inkomma med årliga redovisningar av upplysningar på förhand och revisionsförklaringar i efterhand på högsta politiska nivå.

Kommissionens bedömning av bristerna visade på ett antal områden där förvaltningsdeklarationer skulle kunna förbättra tillsyn och granskning, särskilt vid delad, gemensam och indirekt centraliserad förvaltning.

Frågan om medlemsstaternas förklaringar stötte på visst motstånd vid Ekofinmötet som fastställde att ”de förklaringar på operativ nivå som redan föreligger kan ge betydande säkerhet” (punkt 12), och förklaringar på nationell nivå ansågs inte behövas.

Med tanke på ovanstående slutsats kommer kommissionen att försöka se till att de befintliga deklarationerna och de deklarationer som omtalas i den framtida lagstiftningen får maximal effekt i form av förbättrad säkerhet vad gäller de befintliga kontrollstrukturernas effektivitet vid delad och indirekt centraliserad förvaltning. Dessutom finns det till följd av det stora antalet förmedlande organ stora fördelar med att ha en kontaktpunkt, i likhet med de samordnande organen inom jordbrukssektorn, som kan främja harmoniserad tillämpning av kontroller genom utbildning och vägledning, och lägga fram en sammanfattning på nationell nivå av de försäkringar som getts av varje operativ förvaltning och av de åtgärder som vidtagits för att avhjälpa eventuella brister.

Medlemsstaterna bör utse ett nationellt samordningsorgan för varje politikområde som till exempel kan ge alla aktörer en överblick över de säkerheter som finns tillgängliga i fråga om gemenskapsåtgärder vid delad och indirekt förvaltning i deras medlemsstat. Det är nödvändigt att medlemsstaterna samarbetar för att säkerställa att en sådan bestämmelse kommer med i den framtida lagstiftningen och att den genomförs via tillämpningsföreskrifter och vägledning som anpassats till arrangemangen för att tillhandahålla garantier vad gäller gemenskapsmedlen för politikområdet.

Åtgärd 6: Undersöka värdet av förvaltningsdeklarationer när de inte avser delad och indirekt centraliserad förvaltning

Inom den externa politiken och, i mindre utsträckning, den interna politiken kan förvaltningsdeklarationerna ha stor betydelse när det gäller att öka uppmärksamheten på behovet av effektiv intern kontroll, vilket också är fallet avseende delad förvaltning.

Kommissionen kommer att undersöka möjligheten att, i tillämpliga fall, införa förvaltningsdeklarationer i samband med gemensam och decentraliserad förvaltning.

Rådet och Europaparlamentet bör noggrant undersöka om de interna kontrollstrukturer och förfaranden som ingår i de nya lagstiftningsförslagen är lämpliga.

Åtgärd 7: Främjande av bästa praxis för att öka lönsamheten i samband med revisioner på projektnivå

I färdplanen anges hur oberoende revisorer i ett flertal fall kan öka säkerheten avseende de underliggande transaktionerna. Både i bedömningen av bristerna och i yttrandet om samordnad granskning angavs att det finns en risk för partiskhet om en revisor har valts av mottagaren eller ett förmedlande organ, eller om hans yttrande inte är direkt användbart för kommissionen på grund av dess begränsade räckvidd eller innehåll.

Expertpanelen diskuterade möjligheten att använda överenskomna förfaranden som uttryckligen skulle innebära en öppen kontroll av de viktigaste kriterierna för stödberättigande, vilket skulle leda till en förhållandevis högre nivå av säkerhet till en viss kostnad.

På grundval av sina avdelningars omfattande erfarenheter av revisionsintyg skall kommissionen utarbeta förslag för att optimera nivån av säkerhet som utomstående revisionsorgan kan tillhandahålla på projektnivå.

Medlemsstaterna bör aktivt bidra till att öka användbarheten av oberoende revisionsresultat i kontrollkedjan och integrera denna aspekt i sin vägledning för kontroll av gemenskapsmedel.

Åtgärd 8: Underlätta ytterligare säkerhet genom de högsta revisionsinstitutionerna

I färdplanen föreslås att de högsta revisionsinstitutionerna skall ”utöva översyn över ramarna för kontroll av EU-medel” samt komma med oberoende uttalanden om eventuella förvaltningsdeklarationer.

I bedömningen av bristerna anges ett antal områden med delad förvaltning där de högsta revisionsinstitutionerna skulle kunna öka säkerheten genom att uttala sig om förvaltningen av EU-medel eller inom ramen för sina revisioner av de nationella medel som ingår i medfinansiering av gemenskapsprojekt.

Rådet erkände (i punkt 14) att en del av de högsta revisionsinstitutionerna är villiga att fortsätta diskussionen om hur de kan öka sitt bidrag till en integrerad ram för kontroll för att styra gemenskapsmedlen utan att riskera sitt oberoende. Kontaktkommittén för cheferna för de högsta revisionsinstitutionerna inom EU fortsätter att bidra med att förbättra ramarna i detta sammanhang och planerar en uppföljning av arbetet 2006[5].

Kommissionen kommer i samarbete med Europeiska revisionsrätten att stärka sin dialog med de högsta revisionsinstitutionernaorganen och undersöka hur den befintliga säkerheten kan kompletteras och förstärkas på grundval av befintliga rapporter från de högsta revisionsinstitutionerna.

Medlemsstaterna bör uppmana sina nationella och regionala parlament att anmoda sina högsta revisionsinstitutionerna att utföra revision av EU-finansieringen och uttala sig om säkerheten på deras respektive nivåer. Slutsatserna från dessa rapporter skall också göras tillgängliga för kommissionen och Europeiska revisionsrätten.

2.3. Samordnad granskningsmodell: resultatdelning och prioritering av lönsamhetsaspekten

För att minimera dubbelkontroller och maximera graden av kontroll som kan uppnås med givna resurser kan delning av väldefinierad och dokumenterad kontrollinformation göra det möjligt att förlita sig på kontroller på varje nivå i kedjan. En formaliserad bedömning av lönsamheten på varje nivå kommer att göra det möjligt att visa att de befintliga kontrollerna har minimerat den resterande risken för fel i de underliggande transaktionerna.

Åtgärd 9: Utveckling av effektiva instrument för att dela revisions- och kontrollresultat samt att och den samordnade granskningsmodellen

I den samordnade granskningsmodellen är delning av revisionsuppgifter en central faktor för att göra revisions- och kontrollinsatserna mer målinriktade. ”Samordning av arbetsprogram, och tillträde för varje kontrollorgan till resultaten av de övrigas arbete” fastslås i färdplanen. I bedömningen av bristerna noterades det att det var önskvärt med delning av revisionsuppgifter mellan alla förvaltningsmetoder, både bland kommissionens avdelningar och, via kontrollkedjan, mellan kommissionen och medlemsstaterna eller tredjeländer. I slutsatserna från Ekofinmötet (punkt 6) krävs ett förtydligande av ”samordnad granskning (single audit) i samband med intern kontroll”.

Kommissionen kommer att utgå från det befintliga redovisningssystemet och dess infrastruktur med instrument för spårning av revisioner för att öka delningen och samordningen av de olika aktörernas revisionsinsatser.

Medlemsstaterna uppmanas att fortsätta att samarbeta aktivt med de berörda kommissionsavdelningarna för att besluta om revisionsstrategier, vägledning, planering, delning av resultat samt uppföljning av dessa.

Åtgärd 10: Inledande beräkning och analys av kostnaderna för kontrollerna

I revisionsrättens yttrande om samordnad granskning och i färdplanen framhölls behovet att uppnå en lämplig balans mellan kostnaderna för och nyttan med kontroller.

Bedömningen av bristerna visade att begreppet kostnadsberäkning behövde utvecklas ytterligare inom de flesta av kommissionens avdelningar.

Ekofinrådet anmodade kommissionen (i punkt 5) att bedöma kostnaden för kontroller per utgiftsområde.

Som ett inledande steg i riktning mot en mer detaljerad analys av kostnaderna för kontroller kommer kommissionen att beräkna de initiala kostnaderna per politiskt huvudområde på basis av en konsekvent metod och försöka lägga fram resultaten i början av 2007.

Medlemsstaterna uppmanas inkomma med uppgifter om kostnaderna för utgiftskontroll vid delad och centraliserad indirekt förvaltning i god tid och i en jämförbar form, som skall fastställas av kommissionen.

Åtgärd 11: Inledning av pilotprojekt om bedömning av fördelar

I likhet med i lönsamhetsövervägandena i färdplanen och Ekofinrådets slutsatser slogs det också fast i bedömningen av bristerna att det var svårt att identifiera och bedöma de fördelar som erhölls genom olika aspekter på intern kontroll, bland annat när det gäller EU:s framtoning, avskräckande verkan och fördelen med att sprida bästa praxis bland de olika mottagarna.

Med tanke på dessa svårigheter kommer kommissionen att inleda en pilotstudie om intern politik, däribland forskning, för att bedöma de fördelar som är kopplade till en viss kontrollstrategi i syfte att införliva lönsamhetsbegreppet i förvaltningen av risker för fel i de underliggande transaktionerna.

Rådet och Europaparlamentet uppmanas att integrera resultatet från dessa pilotstudier i sina överväganden avseende de risker som bör tolereras i de underliggande transaktionerna.

2.4. Sektorsspecifika brister

På grund av de enskilda politikområdenas olika karaktär måste den integrerade ramen kunna tillämpas flexibelt om den skall kunna genomföras optimalt. Till följd av den detaljerade analys som utfördes i samband med bedömningen av bristerna kan kommissionens avdelningar nu införa lämpliga kontroller tillsammans med lämplig rapportering för att säkerställa att kontrollernas effektivitet klart kan visas.

Åtgärd 12: Åtgärdande av de brister som konstaterats av de deltagande avdelningarna [6]

I färdplanen uppmanade kommissionen sina avdelningar [7] att identifiera bristerna och föreslå handlingsplaner för att fullborda den kontrollram som kan ligga till grund för den säkerhet som revisionsrätten önskar. Rapporten om bedömningen av bristerna[8] diskuterades ytterligare med den expertpanel som hade utsetts bland medlemsstaternas förvaltningar.

I avdelningarnas bedömningar av bristerna görs en detaljerad jämförelse av de kontrollprinciper som revisionsrätten fastställt i sitt yttrande om samordnad granskning och de nuvarande kontrollerna eller de som planeras i 2007–2013 års lagstiftning Dessa bedömningar av bristerna har uppdaterats efter informella bilaterala kontakter med revisionsrättens personal.

Alla kommissionsavdelningar kommer att vidta åtgärder inom ramen för den normala strategiska planeringen och programplaneringen för att avhjälpa dessa brister via de årliga förvaltningsplanerna och rapportera om framstegen i de årliga verksamhetsrapporterna.

Medlemsstaterna uppmanas att samarbeta med kommissionen vad gäller genomförandet av åtgärderna, och när dessa innebär förändringar av lagstiftning bör rådet och Europaparlamentet vara öppna för att överväga sådana ändringar.

Åtgärd 13: Analys av kontrollerna i samband med delad förvaltning (särskilt avseende strukturfonderna) på regional nivå och värdet av de befintliga förklaringarna

Enligt vad som begärdes av Ekofinrådet skall kommissionen senast i slutet av 2006 undersöka de befintliga kontrollerna av strukturfonderna på sektoriell och regional nivå. Undersökningarna skall omfatta stickprov, utbetalande myndigheter och avvecklingsorgan, samt värdet av befintliga redovisningar och förklaringar. De skall vidare vara baserade på de årliga rapporter som medlemsstaternas myndigheter skall ha lämnat in senast den 30 juni 2006 enligt artikel 13 i förordning (EG) nr 438/2001 och på de revisioner som gjorts av kommissionens avdelningar.

Medlemsstaterna skall se till att den relevanta information som myndigheterna skall tillhandahålla om strukturfonderna enligt artikel 13 lämnas in i överensstämmelse med den föreslagna tidsplanen. Frågan om hur medlemsstaterna kan tillhandahålla kommissionen säkerhet på det mest ändamålsenliga och effektiva sättet kommer också att diskuteras vid de årliga bilaterala mötena med medlemsstaternas revisorer.

Åtgärd 14: Bättre vägledning när det gäller förvaltning av risken för fel i samband med strukturfonderna

I färdplanen fastställdes ett antal områden som skulle kunna förbättras när det gäller strukturfonderna [9], vilket skulle bidra till att förvalta risken för fel i de underliggande transaktionerna både i nuläget och i framtiden.

Ekofinrådet begärde ett förtydligande (i punkt 6 i slutsatserna) med avseende på ett antal frågor av vilka de flesta hade tagits upp i bedömningen av bristerna. De ansvariga avdelningarna kommer att förbättra den befintliga vägledningen för att mottagare och förmedlande organ skall kunna anta en målinriktad strategi för att minska felen i de underliggande transaktionerna genom ett mer systematiskt kontrollarbete och intensifierad informationsverksamhet med avseende på mottagarna. Särskild vikt kommer också att läggas vid de utbetalande myndigheternas roll och ansvar när det gäller att avge försäkringar avseende strukturfonderna.

Medlemsstaterna uppmanas att bidra till att utarbeta och genomföra riktlinjer för strukturfonderna där det behövs mest och att sprida dessa riktlinjer.

Åtgärd 15: Främja arrangemanget med förtroendekontrakt för strukturfonderna

I färdplanen fastställs att arrangemanget med förtroendekontrakt kan bidra till att göra kontrollerna effektiva under hela programperioden.

I bedömningen av bristerna konstateras att arrangemanget med förtroendekontrakt ger revisionsgarantier på årsbasis som är jämförbara med de garantier som föreslagits för den nya perioden, och är följaktligen av särskilt intresse som en mekanism som kan förbättra garantierna för den nuvarande programperioden, samt utgöra en preventiv åtgärd för att förbereda för nästa programperiod.

I slutsatserna från Ekofinrådet (punkt 11) betonas detta arrangemang ytterligare och fem medlemsstater (Danmark, Nederländerna, Österrike, Portugal och Storbritannien) har nyligen gjort politiska åtaganden om att underteckna sådana kontrakt.

Medlemsstaterna bör använda förtroendekontrakten för strukturfonderna för att avge försäkringar för den innevarande perioden, men också för att lägga grunden för nästa programperiod. De som inte gör detta bör överväga hur de skall kunna ge jämförbara garantier avseende den innevarande perioden och hur de skall förbereda sina kontrollsystem inför nästa programperiod.

Åtgärd 16: Fastställande av gemensamma riktlinjer per politikområde

I färdplanen krävs åtgärder för att ”förbättra samarbetsarrangemang i linje med metoden för ”samordnad granskning”, samt komplettera det befintliga vägledningsmaterialet om gemensamma principer och standarder för revisionsmetoder, nyckelkontroller och strategier för kontroller på platsen”.

Enligt vad som konstateras i bedömningen av bristerna har avsevärda framsteg redan gjorts inom många politikområden via bilaterala diskussioner vad gäller felprocenten, återvinning, revisionsstrategier (riskbedömning och representativa urval) och kontroller på plats. Dessa åtgärder kommer att förstärkas ytterligare under 2006.

För att konsekventa strategier skall kunna antas för varje politikområde i linje med ramen för intern kontroll skall kommissionen utarbeta riktlinjer för de olika politikområdena 2006 och 2007.

Eftersom detta i huvudsak är en intern kommissionsåtgärd kommer rådet, Europaparlamentet och revisionsrätten att få ta del av framstegen inom detta område i form av klarare och mer sammanhängande rapportering i de årliga verksamhetsrapporterna från kommissionens avdelningar.

3. SLUTSATSER

Kommissionen och medlemsstaterna skall tillsammans säkerställa att revisionsrätten har möjlighet att finna revisionsbevis om att framsteg har gjorts i riktning mot en korrekt hantering av risken för felaktigheter (med hänsyn till en godtagen toleransnivå).

Varje avdelning skall ta itu med de brister som konstaterats i dess bedömning. Förutsatt att positiva yttranden har avgetts om administrationsutgifter, föranslutningsstöd och Europeiska utvecklingsfonden, och att en del av jordbruksutgifterna omfattas av det integrerade systemet för administration och kontroll skall de första övergripande frågorna som tas upp avse intern politik och strukturfonderna.

Eftersom kommissionen delar cirka 80 % av genomförandet av budgeten med medlemsstaterna förväntar den sig att medlemsstaterna har inrättat en lämplig kontrollram och tillämpar denna korrekt. De skall se till att deras förvaltning av pengar för kommissionens räkning minskar riskerna för oegentligheter i utgifterna till en godtagbar nivå och att de kan visa detta för de nationella revisorerna och gemenskapens revisorer.

Därför framhåller kommissionen betydelsen av medlemsstaternas, rådets och Europaparlamentets stöd enligt vad som angetts ovan och i bilaga 1 för att säkerställa ett framgångsrikt resultat i Europeiska unionens och dess medborgares intresse.

BILAGA 1 Summary of action plan and requested support from other Institutions

Simplification and common control principles |

1 | Simplification review of proposed 2007-13 legislation | The Commission will keep under consideration the simplification of the regulatory framework during the negotiations on all the 2007-2013 legislation. Council and the European Parliament are considered to support such initiatives. | June 2006 |

2 | Integrate common internal control principles in the proposal for the revised Financial Regulation | The Council and the European Parliament should use the opportunity of the consultation on the revised Financial Regulation to give their opinion on the need to insert a budgetary principle on effective and efficient internal control providing a common standard. | February 2006 |

3 | Establish and harmonise better the presentation of control strategies and evidence providing reasonable assurance | The Court of Auditors should be able to develop its DAS-methodology so as to rely effectively on the Annual Activity Reports of the Commission services and the related synthesis report at Commission level, focussing on the management of the risk of error in the legality and regularity of the underlying transactions. | End 2006 |

4 | Initiate inter-institutional dialogue on risks to be tolerated in the underlying transactions | The Commission will initiate an inter-institutional dialogue in March 2006 on the basic principles to be considered regarding the risks to be tolerated in the underlying transactions. On this basis, the Council and the European Parliament should reach an initial agreement regarding these risks by end 2006. | December 2006 |

Management declarations and audit assurance |

5 | Promote operational level management declarations and synthesis reports at national level | Member States should designate a national coordinating body per policy area which can for example provide all stakeholders with an overview of the assurance available in respect of Community actions under shared and indirect management in their Member State. The cooperation of Member States is necessary when ensuring such a provision in forthcoming legislation, and steering its implementation via implementing rules and guidance, adapted to the arrangements for providing assurance on Community funds for the policy area. | End 2006 |

6 | Examine the utility of management declarations outside shared and indirect centralised management | Council and the European Parliament should carefully examine the appropriateness of internal control structures and procedures proposed in the new legislative proposals. | Permanent action |

7 | Promote best practices for increasing cost-benefit of audits at project level | Member States should actively participate in enhancing the usability of independent audit results in the chain of control and integrate this aspect in its guidance for controlling EU-funds. | 2006 and later on permanent concern |

8 | Facilitate additional assurance from SAIs | Member States should invite their national and regional Parliaments to ask their SAIs for audit and assurance on EU-funding at their level. The conclusions of these reports should also be made available to the Commission and the European Court of Auditors. | End 2006 |

Single audit approach: sharing of results and prioritising cost-benefit |

9 | Construct effective tools for the sharing of audit and control results & promote the single audit approach | Member States are called on to continue to cooperate actively with the relevant Commission services in fixing audit strategies, audit guidance, planning of audits and sharing of the results and their follow-up. | 2006 and later on permanent concern |

10 | Conduct an initial estimation and analysis in the costs of controls | Member States are asked to deliver data on costs for the control of expenditure under shared and centralised indirect management in good time and in a comparable format to be defined by the Commission. | By February 2007 |

11 | Initiate pilot projects on evaluating benefits | Council and the European Parliament are asked to integrate the results of these pilot studies in their reflections regarding the risks to be tolerated in the underlying transactions. | From mid 2007 onwards |

Sector-specific gaps |

12 | Address the gaps identified by participating services | Member States are called upon to cooperate with the Commission services in the implementation of actions, and where the actions involve changes to legislation the Council and the European Parliament should be open to considering such amendments. | Permanent action |

13 | Analyse the controls under Shared Management (in particular Structural Funds) at regional level and the value of existing statements | Member States should ensure that the relevant information to be provided by the Authorities under Article 13 for Structural Funds, is delivered in accordance with the proposed time table. The issue of how Member States can provide assurance to the Commission in the most efficient and effective manner, will also be discussed during the bilateral annual meetings with the Member States’ auditors. | June 2006 End 2006 |

14 | Provide greater guidance for structural funds on managing the risk of error | Support is requested from Member States in developing and implementing the guidance for Structural Funds where it is most needed, and in its distribution and dissemination. | End 2006 Dissemination: 2007 |

15 | Promote the ‘Contracts of Confidence’ initiative for Structural Funds | Member States should implement for Structural Funds the ‘Contracts of Confidence’ to provide assurance for the current period, and also to lay the groundwork for the next programming period. Those that do not should reflect on how to provide comparable assurance on the present period and how they will prepare their control systems for the next programming period. | September 2006 |

16 | Establish common guidelines per policy family | As this is mainly an internal Commission measure, Council, European Parliament and Court of Auditors should benefit from the progress made in this domain through clearer and more coherent reporting in the Annual Activity Reports of the services. | From 2006 onwards |

BILAGA 2 Utkast till principen om effektiv och ändamålsenlig intern kontroll

1. Budgetens genomförande skall säkerställas genom effektiv och ändamålsenlig intern kontroll enligt de befintliga förvaltningssätten.

2. Med avseende på genomförandet av budgeten definieras intern kontroll som ett förfarande som är tillämpligt i alla led i kontrollkedjan och som är utformat för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:

3. Att åtgärderna är effektiva och ändamålsenliga.

4. Att den finansiella rapporteringen är tillförlitlig.

5. Att tillgångar och information säkras och att bedrägerier och oegentligheter förebyggs och upptäcks.

6. Att riskerna i samband med de underliggande transaktionernas laglighet och formella riktighet förvaltas på lämpligt sätt.

7. Effektiv intern kontroll baseras på bästa internationella praxis och innefattar särskilt följande centrala komponenter: åtskillnad av uppgifter, lämpliga kunskaper och kvalifikationer för att utföra de ålagda uppgifterna, lämplig riskförvaltning och kontrollstrategi, främjande av etiskt handlande och undvikande av intressekonflikter, spridning av viktig information och riktlinjer, lämpliga verifikationskedjor, dataintegritet i datasystem, resultatövervakning och förfaranden för att identifiera svagheter och undantag i den interna kontrollen. Dessa komponenter skall omfattas av återkommande bedömningar.

8. Effektiv intern kontroll för all slags verksamhet bygger på följande principer: kontrollernas lämplighet på mottagarnivå, överenskomna riskstrategier för att sätta kostnaderna för kontroll i relation till den risknivå som skall förvaltas, kontrollresultat skall göras tillgängliga för alla berörda aktörer i kontrollkedjan, klar och otvetydig lagstiftning och vägledning, och avskräckande påföljder på tidigast möjliga stadium i kontrollkedjan samt framläggande av en årlig förvaltningsrevision på lämplig nivå för att kunna lämna rimliga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

[1] KOM(2005) 252.

[2] EUT C 107, 30.4.2004, s. 1 (yttrandet om samordnad granskning, ”single audit”).

[3] SEK(2006) 49 som åtföljer detta meddelande.

[4] En översikt av alla åtgärder och tillhörande frågor som berör rådet och Europaparlamentet bifogas i bilaga 1.

[5] Enligt vad som antogs vid kommitténs möte i Stockholm den 5–6 december 2005.

[6] De generaldirektorat som deltog i bedömningen av bristerna var sådana som har en verksamhet som överstiger ett visst tröskelvärde i euro och som uppfyller andra kriterier.

[7] Bara de avdelningar som hade en stor del av utgifterna inom olika förvaltningsområden anmodades att göra en sådan bedömning av bristerna.

[8] SEK(2005) 1152.

[9] Att de primära kontrollerna (kontroller av att tjänsten faktiskt tillhandahållits och kontroll av de utgifter för vilka ersättning begärts) antingen är uttömmande, eller annars tillräckliga med hänvisning till kostnaderna för respektive nyttan med kontrollerna.

Att det finns en ändamålsenlig riskanalys.

Att felprocenten för varje program bedöms och rapporteras.

Att mottagarna har tillgång till lämplig information.

Att proportionella, men avskräckande påföljder tillämpas för allvarliga oegentligheter.

Att primära kontroller i tillräcklig utsträckning övervakas av genomförandeorganet och förvaltningsmyndigheten.

Att korrigerande åtgärder vidtas närhelst så krävs.

Att den utbetalande myndigheten har de medel och resurser som krävs för att erhålla nödvändig försäkran för att kunna bestyrka de ersättningsbelopp som krävs från kommissionen.