30.12.2004   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 324/30

1

2–5

6–14

1.

Europeiska läkemedelsmyndigheten (nedan kallad myndigheten) inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 2309/93 av den 22 juli 1993 (1). Myndigheten arbetar i ett nätverk och samordnar de vetenskapliga resurser som ställs till dess förfogande av nationella myndigheter för att säkerställa utvärderingen av och tillsynen över humanläkemedel och veterinärmedicinska läkemedel. I tabell 1 ges en sammanfattning av myndighetens behörighet och verksamhet som baseras på uppgifter från myndigheten.

2.

Detta uttalande riktas till Europaparlamentet och rådet, i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (2).

3.

Revisionsrätten har granskat myndighetens årsredovisning för det budgetår som slutade den 31 december 2003. I enlighet med artikel 57a.1 i rådets förordning (EEG) nr 2309/93 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. I detta ansvar ingår att upprätta och lägga fram räkenskaperna (3) i överensstämmelse med de interna finansiella bestämmelser som antagits i enlighet med artikel 57a.11 i samma förordning. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper.

4.

Revisionsrätten har utfört granskningen i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa baseras på internationellt erkänd god revisionssed och har anpassats till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i sammanhanget.

5.

Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått rimlig säkerhet om att årsredovisningen för det budgetår som slutade den 31 december 2003 är tillförlitlig. Revisionsrätten vill dock rikta uppmärksamheten på de förhållanden som beskrivs i punkt 10. Med reservation för de förhållanden som beskrivs i punkterna 7 och 12 har revisionsrätten uppnått rimlig säkerhet om att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

6.

Utnyttjandet av anslagen för budgetåret 2003 och av de anslag som förts över från det föregående budgetåret visas i tabell 2. Myndighetens resultaträkning och balansräkning för budgetåret 2003 sammanfattas i tabellerna 3 och 4.

7.

Den 5 juni 2003 antog myndighetens styrelse, med förbehåll för godkännande av kommissionen, en ny budgetförordning med tillhörande genomförandebestämmelser som trädde i kraft från och med andra halvåret budgetåret 2003 (4). I sitt yttrande nr 6/2003 av den 17 juli 2003 fäste revisionsrätten uppmärksamheten på avvikelserna mellan myndighetens budgetförordning och rambudgetförordningen för decentraliserade organ. I punkt 7 i yttrandet betonar revisionsrätten särskilt att de genomförandebestämmelser som byrån antar måste överensstämma med den allmänna budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser. När de allmänna bestämmelserna föreskriver att det skall bildas en kommitté för anbudsutvärdering vid all upphandling som överstiger 13 800 euro har emellertid myndigheten fastställt denna beloppsgräns till 75 000 euro (i tabell 5 redovisas de konstaterade avvikelserna).

8.

Vid avslutandet av sina räkenskaper för 2003 har myndigheten tillämpat redovisningsprinciperna i sin nya budgetförordning (5). Bokföringsposterna för budgetåret 2002 har inte räknats om enligt de redovisningsprinciper som tillämpats vid upprättandet av räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2003.

9.

Enligt artikel 43.1 e i myndighetens budgetförordning skall räkenskapsföraren godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter. Så har inte skett.

10.

Under 2003 genomförde myndigheten en fysisk inventering av anläggningstillgångar som baserades på typ av inventerat föremål fastän kontona för anläggningstillgångar redovisas efter vilket år föremålet inköptes. Detta gör det svårt att stämma av de fysiska uppgifterna med uppgifterna i räkenskaperna. Dessutom förekommer det att föremål inte finns upptagna vare sig i inventarieförteckningen eller kontona för anläggningstillgångar. Det totala värdet efter avskrivningar har beräknats till 4 188 000 euro (6) och ingår i posten ”Anläggningstillgångar” i balansräkningen. Myndigheten bör utrusta sig med ett system för förvaltning av anläggningstillgångar där det kan säkerställas att uppgifterna i inventarieförteckningen är fullständiga och överensstämmer med uppgifterna i räkenskaperna.

11.

Det är inte säkerställt att tillämpningen av internkontrollåtgärder är kontinuerlig. I några akter bifogas exempelvis inte samtliga de verifierande underlag som är obligatoriska vid upprättandet av ett åtagande eller en betalningsorder.

12.

Vid några förhandlade förfaranden väljs leverantör utifrån ett kriterium som gäller tidigare erfarenhet av avtalsparten, men något sådant kriterium finns inte i genomförandebestämmelserna till budgetförordningen (7).

13.

Vid undersökningen av ansökningshandlingar framkom ett betydande antal brister i utformning och dokumentation: valet av de kandidater som kallas till samtal saknar motivering eller också upprättas checklistor för att kontrollera kandidaternas tillträdeskvalifikationer men listorna innehåller inte samtliga tillträdesvillkor som angavs när tjänsten utlystes.

14.

Myndighetens enhet för kvalitetssäkring fungerar som internrevisionsenhet. Vid två av de granskningar den genomförde 2002 av införandet av ett system för elektronisk dokumentation framkom att kostnaderna ökat betydligt och att tidsfristerna blivit mycket förskjutna på grund av att kontrollen över projektet var otillräcklig. En senare granskning som genomfördes 2003 av en extern konsult bekräftade de brister som konstaterats av internrevisorn. Projektet som inleddes i slutet av 2000 skulle ha börjat användas i början av 2002 och kostnaden beräknades till 1,2 miljoner euro. År 2003 är systemet ännu inte operativt och hittills uppgår kostnaderna till 1,7 miljoner euro.