Utkast till Kommissionens förordning om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG) nr ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget /* SEK/2002/0835 slutlig */
Utkast till KOMMISSIONENS FÖRORDNING om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG) nr ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget MOTIVERING 1. INLEDNING 2. FÖRSLAGETS FORMELLA ASPEKTER 3. FÖRSLAGETS INNEHÅLLSMÄSSIGA ASPEKTER KOMMISSIONENS FÖRORDNING om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG) nr ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget DEL 1 : GEMENSAMMA BESTÄMMELSER AVDELNING I : SYFTE AVDELNING II : BUDGETPRINCIPERNA KAPITEL 1 : PRINCIPERNA OM ENHET OCH RIKTIGHET I BUDGETEN KAPITEL 2 : PRINCIPEN OM ETTÅRIGHET KAPITEL 3 (KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : PRINCIPEN OM EN ENDA BERÄKNINGSENHET KAPITEL 4 (KAPITEL 5 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : UNIVERSALITETSPRINCIPEN KAPITEL 5 (KAPITEL 6 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : PRINCIPEN OM SPECIFICERING KAPITEL 6 (KAPITEL 7 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : PRINCIPEN OM SUND EKONOMISK FÖRVALTNING KAPITEL 7 (KAPITEL 8 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : PRINCIPEN OM KLARHET OCH ÖPPENHET E AVDELNING III : UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR KAPITEL 1 : UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN KAPITEL 2 : BUDGETENS STRUKTUR OCH UTFORMNING AVDELNING IV : GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN KAPITEL 1 : ALLMÄNNA BESTÄMMELSER KAPITEL 2 : FÖRFARANDEN FÖR GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN Avsnitt 1 : Allmänna bestämmelser Avsnitt 2 : Särskilda bestämmelser KAPITEL 3 : AKTÖRER I BUDGETFÖRVALTNINGEN Avsnitt 1 : Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen Avsnitt 2 : Utanordnaren Avsnitt 3 : Räkenskapsföraren Avsnitt 4 : Förskottsförvaltaren KAPITEL 4 : AKTÖRERNAS ANSVAR Avsnitt 1 : Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering KAPITEL 5 : HANDLÄGGNING AV INKOMSTER Avsnitt 1 : Egna medel Avsnitt 2 : Beräkning av fordringar Avsnitt 3 : Fastställande av fordringar Avsnitt 4 : Order om inkassering av fordringar Avsnitt 5 : Inkassering KAPITEL 6 : HANDLÄGGNING AV UTGIFTER Avsnitt 1 : Åtagande av utgifter Avsnitt 2 : Kontroll av utgifter Avsnitt 3 : Godkännande av betalningar Avsnitt 4 : Betalning av utgifter Avsnitt 5 : Tidsfrister för betalningar KAPITEL 7 : DATASYSTEM KAPITEL 8 : INTERNREVISORN AVDELNING V : OFFENTLIG UPPHANDLING KAPITEL 1 : ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Avsnitt 1 : Tillämpningsområde och principer för tilldelning av kontrakt Avsnitt 2 : Offentliggörande Avsnitt 3 : Upphandlingsförfaranden Avsnitt 4 : Kontrollförfaranden och krav på säkerhet KAPITEL 2 : BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLINGAR SOM GEMENSKAPENS INSTITUTIONER GENOMFÖR FÖR EGEN RÄKNING AVDELNING VI : BIDRAG KAPITEL 1 : TILLÄMPNINGSOMRÅDE KAPITEL 2 : PRINCIPER FÖR BEVILJANDE AV BIDRAG KAPITEL 3 : FÖRFARANDE FÖR BEVILJANDE KAPITEL 4 : BETALNING OCH KONTROLL KAPITEL 5 : GENOMFÖRANDE AVDELNING VII : REDOVISNING OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER KAPITEL 1 : REDOVISNING KAPITEL 2 (KAPITEL 3 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : BOKFÖRING Avsnitt 1 : Uppläggning av räkenskaperna Avsnitt 2 : Räkenskapsböcker Avsnitt 3 : Kontoplan Avsnitt 4 : Registrering Avsnitt 5 : Avstämning och kontroll Avsnitt 6 : Budgetkonton KAPITEL 3 (KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN) : INVENTARIEFÖRTECKNING ÖVER ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR DEL 2 : SÄRSKILDA BESTÄMMELSER AVDELNING I (AVDELNING II I BUDGETFÖRORDNINGEN) : STRUKTURFONDER AVDELNING II (AVDELNING III I BUDGETFÖRORDNINGEN) : FORSKNING AVDELNING III (AVDELNING IV I BUDGETFÖRORDNINGEN) : EXTERNA ÅTGÄRDER KAPITEL 1 : ALLMÄNNA BESTÄMMELSER KAPITEL 2 : ÅTGÄRDERNAS GENOMFÖRANDE KAPITEL 3 : UPPHANDLING KAPITEL 4 : BEVILJANDE AV BIDRAG KAPITEL 5 : FÖRSKOTTSKONTON AVDELNING IV (AVDELNING V I BUDGETFÖRORDNINGEN) : EUROPEISKA INTERINSTITUTIONELLA BYRÅER AVDELNING V (AVDELNING VI I BUDGETFÖRORDNINGEN) : ADMINISTRATIVA ANSLAG DEL 3 : ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER AVDELNING I : ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER AVDELNING II : SLUTBESTÄMMELSER MOTIVERING 1. INLEDNING Den administrativa reformen och reformen av den ekonomiska förvaltningen är två av kommissionens huvudprioriteringar. Omarbetningen av budgetförordningen är oupplösligen kopplad till den administrativa reformen, eftersom budgetförordningen innehåller bestämmelser om budgetens utformning, utanordnarnas ansvar, ekonomisk förvaltning, kontroll och revision. Den nya budgetförordning som blev resultatet av denna omarbetning antogs av rådet den 25 juni 2002. Den skall träda i kraft den 1 januari 2003. Föreliggande förordning om genomförandebestämmelser till vissa av bestämmelserna i budgetförordningen (hädanefter "genomförandebestämmelserna") är ett oumbärligt komplement. Den behövs inte minst därför att budgetförordningen har förenklats och numera endast innehåller de viktigaste principerna och definitionerna. Alla preciseringar och konkreta åtgärder för genomförandet finns i genomförandebestämmelserna. Budgetförordningen kommer därför bara att kunna börja tillämpas och få full effekt den 1 januari 2003 om den åtföljs av genomförandeförordningen. Till följd av förenklingen av budgetförordningen är det nya utkastet till genomförandebestämmelser betydligt mer omfattande än gällande förordning nr 3418/93 av den 9 december 1993. Denna tendens förstärks av att man har utvidgat budgetförordningens tillämpningsområde och infört bestämmelser om till exempel bidrag och strukturfonder. Upphovsmännen har också införlivat direktiven om samordning av förfarandena för offentlig upphandling i budgetförordningen. Detta utkast till förordning kommer att föreläggas de övriga institutionerna för yttrande innan kommissionen slutligen antar det, såsom den aviserat under diskussionerna om artikel 183 i budgetförordningen. 2. FÖRSLAGETS FORMELLA ASPEKTER A. Konsekvenserna av förenklingen av budgetförordningen Budgetförordningen är koncentrerad på regelverket och kommissionen har fått uppdraget att fastställa de nödvändiga tekniska bestämmelserna i samråd med övriga institutioner. Dessutom blir texterna lättare att läsa och riskerna för överlappningar eller motstridiga bestämmelser minskar. Utkastet till förordning om genomförandebestämmelser till budgetförordningen innehåller därför, förutom en rad nya bestämmelser och omarbetade bestämmelser från den tidigare förordningen, bestämmelser som för närvarande finns i den gällande budgetförordningen. B. Textens förbättrade utformning och tydlighet Föreliggande utkast till förordning är uppdelat i tre delar. Den första delen innehåller de gemensamma bestämmelserna (budgetprinciper, upprättande, genomförande och kontroll av budgeten, upphandling, bidrag samt räkenskaper och redovisning) medan de specifika bestämmelserna (strukturfonderna, forskning, externa åtgärder, byråer och administrativa anslag) återfinns i den andra delen. Den tredje delen innehåller övergångsbestämmelser och slutbestämmelser. 3. FÖRSLAGETS INNEHÅLLSMÄSSIGA ASPEKTER När det gäller de innehållsmässiga aspekterna innebär utkastet till förordning en ändring av de gällande genomförandebestämmelserna på samtliga områden. A. Bekräftelse av principerna i budgetlagstiftningen (del I, avdelningarna I och II i utkastet) A. 1. Frågorna Förutom principen om öppenhet, som ligger till grund för flera bestämmelser i fördragen, innehåller budgetförordningen de sju principer i budgetlagstiftningen som i EG-fördraget reglerar upprättandet och genomförandet av budgeten. Principerna är följande: a) Principen om enhet och riktighet i budgeten (artikel 268: "Gemenskapens samtliga inkomster och utgifter (...) [skall] tas upp i budgeten"). Enligt denna princip skall det endast finnas en budget för Europeiska gemenskaperna. b) Ettårighet (artikel 271: "De uppgifter som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår"). c) Balans (artikel 268: "Budgetens inkomster och utgifter skall balansera varandra"). d) En enda beräkningsenhet (artikel 277: "Budgeten skall upprättas i den beräkningsenhet som bestämts..."). e) Budgetens universalitet (artikel 268: "Gemenskapens samtliga inkomster och utgifter (...) [skall] tas upp i budgeten"). Enligt denna princip skall de samlade inkomsterna användas för att täcka de samlade utgifterna, utan "öronmärkning". f) Specificering (artikel 271 tredje stycket: "Anslagen skall delas in i kapitel (...) och i mån av behov ytterligare delas in"). g) Sund ekonomisk förvaltning (artikel 274: "I överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning skall kommissionen genomföra budgeten. Medlemsstaterna skall samarbeta med kommissionen för att säkerställa att anslagen används i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning"). I fördraget finns det emellertid ofta undantag från dessa principer, utom för principen om en sund ekonomisk förvaltning som inte har några undantag. Den omarbetade budgetförordningen innehåller nu klara principer och undantag som skall tolkas restriktivt. I utkastet till genomförandebestämmelser byggs de motsvarande bestämmelserna ut, särskilt i fråga om undantag, för att tydligt definiera deras tillämpningsområde. Principen om balans är den enda som saknar undantagsbestämmelser. A. 2. Utkastet till förordning a) Enhetsprincipen I artikel 5.4 föreskrivs att de inkomsträntor som genereras av gemenskapens tillgångar skall föras in i budgeten som allmänna inkomster. I genomförandebestämmelserna anges mer detaljerat att de förskott ("förfinansiering") som betalas i princip förbli gemenskapens tillgångar, förutom om något annat uttryckligen anges i grundrättsakten eller om beloppen i fråga överförts till medlemsstaterna, till personal eller som ett led i genomförandet av ett kontrakt. Anslag som förvaltas gemensamt med internationella organisationer utgör slutligen också ett undantag. Genomförandebestämmelserna etablerar följaktligen behandlingen av de räntor som uppstår genom dessa förskott samt redovisningen av förskotten. b) Principen om ettårighet Överföring av anslag, ett oundgängligt förvaltningsverktyg som har täckning i fördragen, är en metod som även i fortsättningen kommer att kunna användas av kommissionen enligt artikel 9 i budgetförordningen. I artikel 6 i genomförandebestämmelserna preciseras begreppet "förberedelser" som måste slutföras före den 31 december år n i enlighet med bl.a. de nya bestämmelserna om övergripande åtaganden och med tanke på att anslagen obligatoriskt måste användas före den 31 mars påföljande budgetår. c) Principen om en enda beräkningsenhet Eftersom det i budgetförordningen medges ett undantag från principen om en enda beräkningsenhet för räkenskapsföraren i fall av vederbörligen motiverade behov inom förvaltningen av likvida medel samt för förskottsförvaltarna preciserar genomförandebestämmelserna formerna för den omräkning som skall tillämpas (satser, kurs, bokföring i slutet av budgetåret). Dessa regler utgör dock inte något hinder för tillämpningen av sektorsbestämmelserna, i all synnerhet på jordbruksområdet. Bestämmelserna överensstämmer med gällande lagstiftning, vilken de i vissa fall preciserar, särskilt vad gäller den omräkningskurs som skall användas. d) Universalitetsprincipen I genomförandebestämmelserna preciseras behandlingen av de två undantagen från universalitetsprincipen: - Inkomster som avsatts för särskilda ändamål, bland annat de inkomster som härrör från medlemsstaternas eller Eftaländernas bidrag till vissa gemenskapsprogram och intäkter från sanktioner mot medlemsstater som förklarats ha ett alltför stort underskott. - Bestämmelserna om avräkning mellan inkomster och utgifter i enstaka fall enligt artikel 20 i budgetförordningen. e) Principen om specificering Genomförandebestämmelserna syftar också till att precisera de regler som styr överföringar och information till budgetmyndigheten, bl.a. gällande katastrofreserven. f) Principen om sund ekonomisk förvaltning I genomförandebestämmelserna bekräftas vidare den politik som förs sedan flera år när det gäller att bedöma sparsamhet och effektivitet inom de olika politikområdena med hjälp av två instrument: - Utvärdering under hela programperioden. Utvärderingen skall ske såväl på förhand som under genomförandet och i efterhand för att lättare kunna fastställa målen och kostnaden för de olika åtgärderna. Detta arbete torde underlättas av den nya verksamhetsbaserade budgeteringen. - Finansieringsöversikter som skall medfölja alla lagförslag och som innehåller alla viktiga uppgifter, inklusive i fråga om förebyggande av oegentligheter och bedrägeribekämpning. g) Principen om öppenhet Förutom budgetens offentliggörande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning kommer en sammanfattning av budgeten i siffror att offentliggöras i januari för att allmänheten snabbt skall få tillgång till de viktigaste budgetuppgifterna. B. Upprättandet av budgeten och budgetens struktur (del I, avdelning III i utkastet) Förutom de vanliga förtydligandena om utformningen av budgeten och budgetanmärkningarna innehåller genomförandebestämmelserna (artikel 26) en ny definition av administrativa utgifter inför övergången till verksamhetsbaserad budgetering. C. Genomförandet av budgeten (del I, avdelning IV i utkastet) I artiklarna 29-31 i genomförandebestämmelserna hänvisas till bestämmelserna i det interinstitutionella avtalet av den 6 maj 1999 om budgetdisciplin och förbättring av budgetförfarandet i förhållande till kommissionens särskilda befogenheter, ansvaret för pilotåtgärder och förberedande åtgärder och de olika typerna av grundrättsakter. C. 1. Metoder för att genomföra budgeten För att garantera en sund ekonomisk förvaltning och lösa svårigheterna med byråerna för tekniskt och administrativt bistånd fastställs i budgetförordningen tre möjliga metoder för genomförandet av gemenskapsanslag, såväl när det gäller inre politik som externa åtgärder: a) Central förvaltning direkt genom kommissionens avdelningar eller indirekt genom delegering till vissa typer av organ som kan ge särskilda förvaltningsgarantier inom ramen för den företrädesrätt som institutionernas myndighetsutövning ger och som medför stort utrymme för skönsmässiga bedömningar. b) Gemensam förvaltning tillsammans med medlemsstaterna eller decentraliserad förvaltning med stödmottagande tredje länder när det gäller externa åtgärder. c) Förvaltning i samarbete med internationella organisationer där medlen förvaltas gemensamt. Genomförandebestämmelserna innebär förtydliganden i fråga om a) kontroller som skall utföras före alla former av externalisering av budgetgenomförandet; man skall framförallt kontrollera att de aktuella organens förvaltnings- och kontrollsystemen existerar, är lämpliga och fungerar väl i enlighet med principen om öppenhet och kraven på en sund förvaltning av gemenskapsmedel, b) de principer som styr avslutningen av räkenskaperna vid gemensam eller decentraliserad förvaltning, bl.a. medlemsstaternas och tredje lands utgiftsredovisning, fastställandet, efter kommissionens kontroll, av de utgifter som skall belasta gemenskapens budget och beräkningen av de finansiella korrigeringarna, c) villkoren för att utöva förvaltning i samarbete med internationella organisationer där endast de organisationer som anges i artikel 41 i detta utkast kan komma i fråga, samt d) formerna för indirekt central förvaltning som sköts enligt delegeringsakter eller överenskommelser som innehåller parternas förpliktelser: - Genom genomförandeorganen, dvs. gemenskapsrättsliga organ vars status preciseras och tydliggörs i ett separat förslag till förordning inom ramen för den pågående administrativa reformen (KOM (2001) 808 slutlig, 28.12.2001). Dessa nya organ kommer att få ansvar för hela eller delar av programmets genomförande i egenskap av kommissionens delegerade utanordnare medan kommissionen behåller den övergripande kontrollen. Kommissionen kan på detta sätt fortsätta att bära ansvar för budgetgenomförandet. - Genom offentligrättsliga organ på nationell nivå eller organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning, på villkor att de uppfyller vissa krav, särskilt respekten för principen om sund ekonomisk förvaltning, samt erbjuder tillräckliga finansiella garantier. - Genom externa privaträttsliga organ som enligt traditionella marknadsregler kan utföra uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller kompletterande natur (teknisk expertis eller löpande arbeten) som varken innebär någon myndighetsutövning, ger utrymme för skönsmässiga bedömningar eller innebär deltagande i budgetgenomförandet. C. 2. De olika aktörernas roller (utanordnare och räkenskapsföraren) Kommissionen har förbättrat och moderniserat den ekonomiska förvaltningen samt utvecklat en ny kultur som är fokuserad på de resultat som uppnås med hjälp av gemenskapens medel, ett nyckelelement i kommissionens interna reform. a) De ändringar som införts i budgetförordningen avser att åt utanordnarna anförtro hela ansvaret för internkontrollerna i deras avdelningar och ekonomiska beslut fattade som ett led av deras uppdrag. Utanordnarna måste ta på sig hela ansvaret för att förvaltningen är korrekt, laglig och effektiv i förhållande till de risker som är kopplade till de aktuella transaktionerna. Detta kräver att man på förhand fastställer vilka uppgifter som skall utföras och att kontrollerna måste ingå i förvaltningsförfarandet. Enligt revisionsrättens rekommendationer fastställs därför i artikel 45 i genomförandebestämmelserna de mål som skall uppnås genom de regler och förfaranden för förvaltning och intern kontroll som upprättats av utanordnaren. Genomförandebestämmelserna kompletterar även budgetförordningen när det gäller definitionen av de olika aktörernas uppgifter och uppdrag. Det finns exempelvis bestämmelser om att utanordnarna skall anordna finansiella kretslopp och förhands- och efterhandskontroller (artikel 44) som han skall redogöra för i sina årliga verksamhetsrapporter till institutionen. I artikel 44 ges en tydlig definition av begreppen i artikel 60 i budgetförordningen, särskilt de som handlar om initiativ, kontroll och inbördes oberoende hos de tjänstemän som ansvarar för förhandskontrollen i förhållande till de som ansvarar för förberedelserna inför antagandet av rättsakter för budgetförvaltning. Varje åtgärd som föregår antagandet av en akt som utgör ett led i budgetens genomförande skall kontrolleras på förhand för att bland annat se till att utgiften är korrekt och att den är förenlig med bestämmelserna och principen om sund ekonomisk förvaltning. Detta system kompletteras med kontroller i efterhand som eventuellt kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys. De tjänstemän som ansvarar för kontrollerna skall väljas utifrån sin särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller lämplig yrkeserfarenhet. De måste också följa de särskilda reglerna för tjänsteutövning som skall fastställas av varje institution (artikel 47). I dessa regler fastställs, särskilt när det gäller internkontroll, inspektion och revision - den tekniska och finansiella kompetens som krävs av dessa tjänstemän samt deras uppdrag och uppgifter, - de uppföranderegler, särskilt när det gäller etik och integritet, som de skall följa samt - de metoder, tekniker och kontrollnormer som de skall använda. På grund av riskerna föreskrivs i genomförandebestämmelserna att de delegerade utanordnarna varje år skall göra en sammanställning över de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande och att varje institution skall överlämna en rapport om detta till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. b) I genomförandebestämmelserna fastställs också minimikraven på institutionerna att i enlighet med sin organisation upprätta den instans som är specialiserad på finansiella oegentligheter som föreskrivs i artiklarna 60 och 66 i budgetförordningen. I genomförandebestämmelserna preciseras särskilt följande: - Villkoren för att kunna vända sig till denna instans, som endast tar upp fall utan bedrägerimisstankar (som sköts av Olaf), både när ärendet kommer från institutionen och direkt från en tjänsteman eller annan anställd. - Instansens rent rådgivande roll gentemot tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som har bemyndigats att ingå anställningsavtal. c) Räkenskapsförarens roll I utkastet till genomförandebestämmelser bekräftas att institutionen skall utse räkenskapsföraren bland tjänstemännen och på grundval av dennes särskilda kvalifikationer. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag skall en preliminär redovisning utarbetas och undertecknas för godkännande av den nye räkenskapsföraren. I utkastet till genomförandebestämmelser definieras räkenskapsförarens uppdrag i fråga om förvaltning av likvida medel, förvaltning av bankkonton och förvaring av styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna. Där understryks att betalningar via banköverföringar endast kan utföras om mottagarens kontouppgifter på förhand förts in i ett gemensamt register som skall föras centralt inom varje institution. Där påminns till slut om att samråd skall ske med räkenskapsföraren i samband med att utanordnarna inför eller ändrar systemen för förteckningar. Räkenskapsföraren skall ge sitt godkännande då utanordnaren inför eller ändrar i de system för ekonomisk förvaltning som ger uppgifter till räkenskaperna. C. 3. Internrevisorns roll Varje institution skall utse en internrevisor med ansvar för att se till att de system för förvaltning, kontroll och internrevision som inrättats av de behöriga utanordnarna fungerar väl. Denne revisor kan utses gemensamt av flera institutioner som en anpassning till behoven hos de institutioner som endast har en blygsam administrationsbudget. I genomförandebestämmelserna regleras också rutinerna för att sprida god praxis institutionerna emellan. Där anges också de garantier som ges internrevisorn i fråga om operativt oberoende, dvs. att internrevisorn skall bestämma sitt eget arbetsprogram, och att det skall vara förbjudet att ge honom instruktioner eller begränsa hans yrkesutövning. Det skall också tillämpas en särskild ansvarsordning och möjlighet att vända sig till EG-domstolen. C. 4. Förvaltning av inkomster a) I genomförandebestämmelserna preciseras för alla aktörer de olika etapperna, från beräkningen av en fordran till dess faktiska inkassering. De inkomsttransaktioner som utanordnaren ansvarar för (beräkning av fordran, fastställande av fordran, upprättande av betalningskrav, kopia av debetnotan som skall sändas till den betalningsskyldige) är utformade på samma sätt som utgiftstransaktionerna. De olika inkasseringsmetoder som räkenskapsföraren kan använda, särskilt avräkningsreglerna, preciseras. b) Bestämmelserna om dröjsmålsränta har ändrats för att i detta hänseende införliva direktiv 2000/35/EG om bekämpande av sena betalningar vid handelstransaktioner när det gäller handelsförbindelser mellan gemenskaperna och de företag som avses i direktivet. c) Genomförandebestämmelserna tar också upp de fall då man avstår från att inkassera fordran på grund av kostnaden för inkasseringen, den tid som förflutit sedan fordran uppstod eller därför att gäldenären är insolvent eller för att man tillämpar proportionalitetsprincipen. Ett beslut om att avstå från att inkassera en vederbörligen fastställd fordran skiljer sig från en annullering av en ovederbörligen fastställd fordran och den tekniska och räkenskapsmässiga justeringen för att ändra det belopp som faktiskt skall indrivas. Dessa båda sistnämnda fall innebär inte att man överger några av gemenskapernas rättigheter. C. 5. Förvaltning av utgifter a) I den nya budgetförordningen finns en tydligare definition av budgetmässiga åtaganden (avdelning av anslag) och rättsliga åtaganden (undertecknade förpliktelser gentemot tredje man) och en ytterligare distinktion mellan övergripande, enskilda och preliminära budgetmässiga åtaganden. I genomförandebestämmelserna preciseras villkoren för att genomföra de övergripande och preliminära budgetmässiga åtagandena, dvs. de åtgärder som skall vidtas på förhand och i efterhand. Där preciseras framförallt att det övergripande åtagandet kan genomföras antingen genom en finansieringsöverenskommelse eller enskilda rättsliga åtaganden. Det preliminära åtagandet genomförs genom ingående av enskilda rättsliga åtaganden eller, i fråga om personalkostnader, genom direkt finansiering. Det finns nu tydliga bestämmelser för när det övergripande åtagandet kan antas: det skall ske senast före urvalet av mottagare och tidigast före antagandet av arbetsprogrammet i de fall då anslagen genomförs på grundval av ett sådant instrument. I utkastet till genomförandebestämmelser föreskrivs i enlighet med artikel 77 i budgetförordningen att ett budgetmässigt åtagande, som motsvarar ett rättsligt åtagande för vilket ingen betalning har utförts under en period på tre år räknat från undertecknandet av det rättsliga åtagandet, skall frigöras. I utkastet till förordning föreskrivs också bestämmelser för att registrera rättsliga åtaganden som ingår i ett övergripande åtagande samt för att genomföra preliminära åtaganden. Där finns också bestämmelser om de fall då regeln om att samme aktör skall underteckna det budgetmässiga åtagandet och det motsvarande rättsliga åtagandet inte gäller. b) Genomförandebestämmelserna innehåller även viktiga förtydliganden om kontroll av utgifterna genom att stärka kopplingen mellan beteckningen "i sin ordning" i utanordnarens avdelningar och påskriften "kan betalas" från den behörige utanordnaren själv. c) I genomförandebestämmelserna fastställs också tidsfristerna för kontroll, godkännande och betalning i linje med meddelandet av den 28 juni 2000 (SEK(2000)1094). Enligt dessa regler skall betalningarna ske inom 45 dagar räknat från den dag då en giltig begäran om betalning registrerades. Den behörige utanordnaren kan upphäva tidsfristen för betalning om denne informerar gäldenärerna om att beloppet inte är utestående eller att de relevanta styrkande handlingarna saknas. För de kontrakt eller överenskommelser där betalning endast kan ske om en rapport har godkänts kan begäran om betalning inte tas emot innan detta har skett. I genomförandebestämmelserna fastställs tidsfristen för godkännandet av rapporten. När de 45 dagarna har förflutit skall institutionen betala dröjsmålsränta enligt samma räntesatser som de som tillämpas vid försenad inkassering av fordringar, förutom vad gäller fordringar på medlemsstaterna. Enligt genomförandebestämmelserna skall också den behörige utanordnaren enligt grundrättsakten och principen om sund ekonomisk förvaltning fastställa i kontrakten eller överenskommelserna hur de styrkande handlingar som ligger till grund för betalningarna skall vara beskaffade. Där framgår också att genomföranderapporterna utgör styrkande handlingar. I genomförandebestämmelserna definieras de olika typerna av betalningar och det anges också vilka styrkande handlingar de skall grundas på. Den totala summan av förhandsfinansieringen och de mellanliggande betalningarna skall belasta slutbetalningen. d) Mot bakgrund av principen om sund ekonomisk förvaltning och utvecklingen av tillgängliga förvaltningsverktyg begränsar genomförandebestämmelserna strikt användningen av förskottskonton till transaktioner som gäller små belopp som inte kan genomföras effektivt via budgeten. D. Upphandlingar och bidrag (del I, avdelningarna V och VI i utkastet) D. 1. Offentlig upphandling a) För att komplettera principerna i budgetförordningen har man i avdelningen om upphandling helt införlivat de gällande direktiven om samordning av förfarandena för offentlig upphandling av varor, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten i väntan på att rådet och Europaparlamentet skall anta det nya konsoliderade direktivet. Denna avdelning kommer att ändras efter antagandet av sagda direktiv. Beroende på gemenskapsinstitutionernas särdrag och särskilda behov kan dessa bestämmelser dock gå utöver direktiven, särskilt i fråga om sanktioner. För att skydda gemenskapens ekonomiska intressen planerar man att upprätta en databas över de anbudsgivare eller anbudssökande som har uteslutits från tilldelning av kontrakt på grund av att de exempelvis dömts för bedrägeri, korruption och penningtvätt eller att de grovt brutit mot bestämmelser i kontrakt vid tidigare kontakter med en institution. b) Som i budgetförordningen fastställs i denna avdelning först dess tillämpningsområde, allmänna principer och förfaranden för alla offentliga upphandlingar (kapitel 1). Sedan sker en uppräkning av de bestämmelser som gäller för de institutioner som agerar för egen räkning, särskilt i fråga om trösklar och tidsfrister för förfaranden (kapitel 2). Upphandlingar beträffande externa åtgärder behandlas särskilt i undantagen i avdelning III i del II. c) De vägledande principerna om öppenhet, icke-diskriminering och likabehandling av anbudsgivare och anbudssökande gäller även för de upphandlingar som sker utanför direktivens tillämpningsområde, t.ex. kontrakt rörande fast egendom. I genomförandebestämmelserna institutionaliseras inbjudan att anmäla intresse för kontrakt till ett värde som överstiger är motsvarar 50 000 euro och en särskild form av offentliggörande i efterhand för institutionernas alla upphandlingar, förutom den obligatoriska informationen till de ekonomiska aktörer som har deltagit i ett särskilt upphandlingsförfarande. Där tydliggörs också utanordnarnas roll och ansvar i egenskap av upphandlande myndigheter, särskilt i förhållande till kommittéerna för utvärdering av anbud och ansökningar om deltagande, vars yttrande är rådgivande. d) Genomförandebestämmelserna innehåller också metoder som underlättar förvaltningen, till exempel ramkontrakt, som tidigare har haft en otydlig rättslig status. Några större framsteg har däremot inte gjorts när det gäller upphandling i elektronisk form, utom i fråga om annonsering gällande ansökningar om deltagande eller tillhandahållandet av upphandlingsdokumenten, i väntan på att det ovannämnda konsoliderade direktivet skall antas. Inom kommissionen studerar man dock de nya möjligheter som den elektroniska kommunikationen erbjuder. Principen om sund ekonomisk förvaltning motiverar framtagandet av verktyg som finansiella garantier som syftar till att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen när anbud lämnas in, när förskott utbetalas och som en garanti för ett gott slutresultat. Dessa garantier som helst skall ges av bank- och finansinstitut bör gälla så länge att de kan aktiveras; de frigörs i följande fall: - Vid tilldelning av kontrakt. - Vid konsolidering av förskott i delbetalningarna. - Vid genomförandet av föremålet för upphandlingen enligt kontraktet. När det slutligen gäller utanordnarnas ökade ansvar bekräftar genomförandebestämmelserna att Rådgivande kommittén för upphandling och avtal inte längre kommer att förhandskontrollera handlingar som utgör led i budgetgenomförandet. D. 2. Bidrag Bidragen har gradvis blivit ett viktigt instrument för gemenskapsstöd, både inom och utom unionen. Varken budgetförordningen eller dess genomförandebestämmelser har dock tidigare innehållit några särskilda bestämmelser om beviljande av bidrag. Bidragen har därför utvecklats utan tydliga regler, trots att kommissionen tog fram en handbok [1] riktad till sina avdelningar 1998. Omarbetningen av budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser är ett tillfälle att komma till rätta med dessa brister genom att skapa en särskild avdelning för bidrag. [1] Anvisningar om förvaltning av bidrag av den 14 juli 1998. Syftet med avdelningen är att fastställa genomförandebestämmelser för beviljande, kontroll och betalning av bidrag samt de undantag och flexibilitetsinstrument som krävs för en god förvaltning av gemenskapsmedel, såsom de anges i budgetförordningen: a) Principer om öppenhet och likabehandling genom - den årliga planeringen av arbetet och användning av ansökningsomgångar, utom vid akuta situationer, främst humanitära, eller vid vederbörligen motiverade monopolsituationer, - offentliggörandet av utbetalda bidrag, utom då stödmottagarnas säkerhet eller företagets kommersiella intressen är i fara, - den kollektiva karaktären på utvärderingarna, som klargör utanordnarnas roll och ansvar, framförallt gentemot utvärderingskommittéerna, vars yttrande är rådgivande, - motiveringen till besluten om att bevilja bidrag och den obligatoriska informationen till de sökande som har svarat på en inbjudan att lämna förslag. b) Bekräftelse av principerna om icke-vinst, samfinansiering och att bidrag inte skall kunna kumuleras. Detta för att garantera en sund ekonomisk förvaltning. I genomförandebestämmelserna införs emellertid en viktig flexibilitet för att undvika en alltför tungrodd förvaltning. Den gör det möjligt att delvis eller helt övergå från återbetalning av faktiska kostnader till schablonbidrag för att delvis finansiera en åtgärd. Detta tillvägagångssätt är mer inriktat på resultaten vad gäller gemenskapsmålen än på en grundlig kontroll av finansieringsöversikterna gällande de ursprungliga beräkningarna. Vidare föreskrivs en minskning av kraven på extern samfinansiering genom att utanordnarna får tillstånd att godta bidrag in natura. c) Bekräftelse av principen om att bidrag inte skall kunna beviljas retroaktivt, men med nödvändig flexibilitet till exempel i fråga om humanitärt bistånd, d) Tillämpning av samma kriterier för uteslutning som gäller vid upphandling, särskilt i fall av bedrägeri och korruption, för att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen. Genomförandebestämmelserna innehåller slutligen viktiga förtydliganden när det gäller förfarandet för beviljande av bidrag och verktygen för en sund ekonomisk förvaltning som utgörs av a) bidragsöverenskommelser, eventuellt inom ramen för ett långvarigt partnerskap, b) krav på extern revision av räkenskaperna för de största bidragen för att stärka kommissionens förmåga att på förhand analysera den finansiella bärkraften hos potentiella mottagare och kontrollera finansieringsöversikterna efter genomförandet av godkända åtgärder och arbetsprogram samt c) begärda garantier för förskottsbetalning, för att skydda kommissionen mot en alltför stor slutlig inkassering om budgeten för åtgärden är mindre än planerat och riskerna för att mottagaren inte kan fullgöra sina skyldigheter. E. Redovisning och löpande räkenskaper (del I, avdelning VII i utkastet) Omarbetningen av budgetförordningen har medfört att insynen i de ekonomiska och finansiella uppgifter som gemenskaperna tar fram till kontrollinstanserna och allmänheten ökat så att all information om användningen av allmänna medel och institutionernas tillgångar och skulder finns tillgängliga i en tydlig och lättförståelig form. Detta förutsätter att de redovisningsuppgifter som ligger till grund för gemenskapens räkenskaper upprättas enligt internationellt erkända redovisningsmetoder, att alla institutioner och organ som lägger fram redovisning som skall konsolideras av kommissionen använder samma metoder och att utformningen av finansieringsöversikterna och rapporterna om genomförandet av budgeten anpassas till dem de riktar sig till. Denna harmonisering sköts av kommissionens räkenskapsförare. Detta är principerna för utkastet till genomförandebestämmelser. I genomförandebestämmelserna måste man därför definiera, med hänvisning till allmänt godtagna redovisningsprinciper, de principer som finansieringsöversikterna skall bygga på: - Verksamheternas kontinuitet, vilket i allmänhet kräver att redovisningen skall läggas fram på obestämd tid. - Försiktighetsprincipen, vilken innebär att man varken skall övervärdera tillgångarna eller undervärdera skulderna. - Principerna om beständiga redovisningsmetoder och uppgifternas jämförbarhet, vilket innebär att man tillämpar samma regler oavsett område och inte ändrar dem från ett budgetår till ett annat, utom i vederbörligen motiverade undantagsfall. - Principen om att de framlagda uppgifterna skall vara korrekta, uttömmande, relevanta och förståeliga så att läsaren får en sanningsenlig bild av tillgångar och skulder, den finansiella situationen och resultatet av budgetåret. Genomförandebestämmelserna innehåller även väsentlighetsprincipen, principen om att inte tillämpa kvittning, principen om periodiserad redovisning samt principen att innehåll går före form. I genomförandebestämmelserna kompletteras dessa principer med bestämmelser om utvärdering av poster på tillgångs- och skuldsidan och principen om att avsättningar kan göras. Där preciseras också innehållet i och utformningen av varje dokument som utgör finansieringsöversikterna. För finansieringsöversikterna innebär det balans- och resultaträkningen, tabellen över kassaflöden samt ökningar och minskningar i det egna kapitalet jämte bilaga. Rapporterna om budgetgenomförandet består av en sammanställning av resultatet av budgetgenomförandet samt en bilaga. Genomförandebestämmelserna omfattar slutligen inventarieförteckningen över anläggningstillgångar och förfarandet vid försäljning av tillgångar som finns upptagna i förteckningen. När det gäller redovisningsmetoder kommer teknikerna att variera beroende på vilken information de är tänkta att ge. De allmänna räkenskaperna där man bokför transaktioner som skall föras in i gemenskapernas balansräkning är däremot en periodiserad redovisning ("accrual accounting") där genomförandebestämmelserna preciserar förfarandena i fråga om uppläggning av räkenskaperna, innehållet i böckerna, kontoplan, uppförande i räkenskaperna samt kontroll av transaktionerna. Man bör observera principen om att man för varje belopp som förs upp i räkenskaperna skall ange dess ursprung, innehåll, på vilket konto det bokförs samt vilka styrkande handlingar det grundar sig på så att det kan spåras. F. Externa åtgärder (del II, avdelning IV i utkastet) I artikel 162 i budgetförordningen föreskrivs att bestämmelserna i del I och III skall tillämpas på de externa åtgärder som finansieras genom budgeten, med förbehåll för undantagen i avdelningen "externa åtgärder" i del II. genomförandebestämmelserna syftar alltså till att införa undantag för att beakta de externa åtgärdernas operativa särdrag, särskilt i fråga om upphandling och beviljande av bidrag. a) Vad avser offentlig upphandling bidrar genomförandebestämmelserna framför allt med detaljerade bestämmelser för tillämpningen av artikel 167 i budgetförordningen. Enligt den artikel är det endast beloppsgränserna och förfarandena för externa upphandlingsförfaranden som får fastställas genom genomförandebestämmelserna. Således bör det i genomförandebestämmelserna införas särskilda bestämmelser som reglerar de olika beloppsgränserna samt vissa operativa aspekter på upphandling i samband med åtgärder i tredje land (bl.a. om offentliggörande och tidsgränser). Vid utformningen av dessa regler har hänsyn tagits till den särskilda praxis vid upphandlingsförfaranden i tredje land som kommissionen antog genom 1999 års riktlinjer [2]. Riktlinjerna behöver också uppdateras för att bättre stämma överens med den nya ramlagstiftningen (d.v.s. den omarbetade budgetförordningen och dessa genomförandebestämmelser). [2] Kommissionens beslut av den 10 november 1999 om förenkling av systemen för förvaltning av upphandlingar inom ramen för samarbetsprogram som genomförs av generaldirektoraten för yttre förbindelser (SEK (1999)1801). b) När det gäller bidrag föreskrivs i artikel 169 i budgetförordningen att endast externa åtgärder kan undantas från kravet på samfinansiering. I artikeln anges att en åtgärd kan finansieras i sin helhet genom gemenskapsbudgeten om detta är nödvändigt för att åtgärden skall kunna genomföras. I artikel 251 i genomförandebestämmelserna anges de typer av åtgärder för vilka samfinansiering har visat sig vara mycket svårt, eller till och med omöjligt, på grund av åtgärdernas beskaffenhet. I syfte att uppnå en sund ekonomisk förvaltning innehåller artikeln en förteckning över dessa åtgärder. Det gäller framförallt humanitärt bistånd och stöd vid krissituationer samt åtgärder som syftar till att skydda människors hälsa eller grundläggande rättigheter. Åtgärder som vidtas för att genomföra finansieringsöverenskommelser med tredje land eller åtgärder i samarbete med internationella organisationer kan också finansieras helt och hållet med gemenskapsmedel. G. Övriga frågor G. 1 Strukturfonder (del II, avdelning I) Sektorsbestämmelserna om strukturåtgärder och sammanhållning innehåller finansiella bestämmelser som skiljer sig från det allmänna system som upprättats genom budgetförordningen. Det gäller särskilt återbetalningar av förskott, som omfattas av en regel i genomförandebestämmelserna. G. 2. Gemenskapsorgan I genomförandebestämmelserna finns en förteckning över de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen och som omfattas av rambudgetförordningen för organen, parlamentets beviljande av ansvarsfrihet, befogenheterna för kommissionens internrevisor och de redovisningsprinciper som fastställs av kommissionens räkenskapsförare. G. 3. Europeiska interinstitutionella byråer (del II, avdelning IV) En ny avdelning omfattar arbetsordningen för befintliga byråer som Publikationsbyrån och byråer som håller på att bildas, såsom rekryteringsbyrån. G. 4. Del III Del III ("Övergångsbestämmelser och slutbestämmelser") innehåller en slutbestämmelse om att de beloppsgränser och belopp som föreskrivs i förordningen om genomförandebestämmelser till budgetförordningen skall uppdateras regelbundet, framförallt på grundval av förändringar i inflationen i Europeiska unionen. Utkast till KOMMISSIONENS FÖRORDNING nr .../.. av den [...] om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG) nr ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, med beaktande av rådets förordning (EG) nr ... av den ... med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [3], särskilt artikel 183 i denna, [3] EGT L, s. . efter samråd med Europaparlamentet, rådet, Europeisk gemenskaperna domstol, Revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen, och av följande skäl: (1) Bestämmelserna i förordning (EG) nr ... (nedan "budgetförordningen") har förenklats för att begränsa dem till de huvudsakliga principerna och definitionerna avseende upprättandet, genomförandet och kontrollen av Europeiska gemenskapernas budget (nedan "budgeten). (2) Föreliggande genomförandebestämmelser avser därför inte endast att komplettera budgetförordningen när det gäller bestämmelser för vilka den innehåller uttryckliga hänvisningar till genomförandebestämmelserna, utan också vad gäller de bestämmelser vars tillämpning kräver att tillämpningsföreskrifter utarbetas på förhand. (3) För att se till att sektorsbestämmelserna överensstämmer med de budgetprinciper som definierats av budgetförordningen är det viktigt att förteckna alla rättsakter som avser genomförandet av budgeten och att föreskriva att denna förteckning skall upprättas av kommissionen och överlämnas till budgetmyndigheten. (4) När det gäller budgetprinciperna och i all synnerhet enhetsprincipen, innebär kravet om att förskottsräntor som skall återbetalas till budgeten måste identifieras, att alla förskott som förblir gemenskapernas egendom måste identifieras. Vid förskott (förfinansiering) förblir beloppen gemenskapens egendom såvida inget annat anges i grundrättsakten, eller om det rör sig om belopp som överförs till personal eller till en medlemsstat, eller som ett led i ett upphandlingskontrakt. Denna bestämmelse bör preciseras enligt de olika förvaltningstyperna (centraliserad, direkt, indirekt och tillsammans med medlemsstaterna). Vid förvaltning i samarbete med internationella organisationer tillämpas regeln inte, eftersom gemenskapens medel i dessa fall blandas med organisationens övriga medel. Förskottsbelopp som förblir i gemenskapens ägo tas upp som tillgångar i institutionens balansräkning i den utsträckning det är tekniskt möjligt, och i varje fall senast budgetåret 2005. Om beloppen ger upphov till ränta skall räntan tas upp i gemenskapsbudgeten under diverse inkomster. (5) När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att klargöra begreppet "budgetårets anslag" samt begreppet "förberedelser" i åtagandet som, om de avslutas den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden som sedan måste utnyttjas före den 31 mars påföljande budgetår. (6) När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera satser och kurser som skall användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och redovisningen. (7) När det gäller undantag från principen om universalitet är det viktigt att precisera dels vilken budgetbehandling som skall tillämpas på vissa avsatta inkomster, särskilt bidragen från medlemsstaterna eller tredje land till vissa gemenskapsprogram och, dels de begränsningar som när det gäller avräkning mellan utgifter och inkomster. (8) När det gäller principen om specificering finns det anledning att exakt definiera beräkningen av de procentandelar av anslaget som institutioner har tillstånd att betala ut i kraft av sitt oberoende och att se till att budgetmyndigheten får fullständig information genom en detaljerad motivering för varje begäran om överföring som skall sändas till denna. (9) När det gäller sund ekonomisk förvaltning finns det skäl att identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och åtgärder samt de upplysningar som skall finnas i finansieringsöversikten för rättsakten. (10) Vid upprättandet och framläggandet av budgeten är det viktigt att precisera innehållet i den allmänna inledningen till budgeten, de arbetsdokument som stödjer budgeten och de budgetanmärkningar som håller budgetmyndigheten fullständigt underrättad. Inom ramen för den nya verksamhetsbaserade budgeteringen fastställs definitionen och klassificeringen av de administrativa anslagen. (11) När det gäller budgetens genomförande bör man för det första klargöra grundrättsaktens olika former i gemenskapspelaren och i Europeiska unionens två övriga pelare. Det finns även anledning att fastställa de maximala anslagsbelopp som kan utbetalas utan tidigare grundrättsakt för förberedande åtgärder och pilotprojekt samt att förteckna de fördragsbestämmelser som direkt ger kommissionen särskilda befogenheter. (12) Det är för övrigt viktigt att definiera vilka rättsakter som kan utgöra en intressekonflikt samt vilket förfarande som skall följas i detta fall. (13) När det gäller de olika metoderna att genomföra budgeten finns det anledning att precisera att när kommissionen inte direket genomför budgeten inom sina egna enheter måste man på förhand försäkra sig om att de organ som planeras få ta hand om genomförandet förfogar över adekvata förvaltningsrutiner och kontroll- och bokföringssystem i förhållande till kraven på god ekonomisk förvaltning. (14) Vad gäller indirekt central förvaltning, dvs. förvaltning som delegerats av kommissionen antingen till genomförandeorgan eller till gemenskapsrättsliga organ, eller till nationella organ, vare sig det är frågan om myndigheter eller organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning, finns det anledning att precisera reglerna och formerna för genomförandet genom en delegationsakt eller överenskommelse, av denna delegering av befogenheter. Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, måste erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av gemenskapens budget. Då nationella organen måste genomföra budgeten måste ställa tillräckliga ekonomiska säkerheter och väljas ut på ett öppet sätt efter en kostnadseffektivitetsanalys som visar skälen för att delegera förvaltningen till ett sådant organ. Kommissionen begär ett yttrande från behörig kommitté, i enlighet med grundrättsakten, gällande utbetalningen de aktuella anslagen, innan man fortsätter med att genomföra delegeringen till de nationella organen. När det gäller privata entiteter som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa utväljas enligt förfarandena för offentlig upphandling. (15) Vad gäller gemensam förvaltning med medlemsstaterna eller förvaltning som decentraliserats till tredje land bör etapperna i och målen med avslutningen av räkenskaper fastställas utan att det påverkar de särbestämmelserna i de relevanta sektorsbestämmelserna. (16) Vad slutligen gäller den gemensamma förvaltningen bör det preciseras att alla bidrag vid sådan förvaltning från samtliga bidragsgivare till alla utgiftstyper inte identifieras och det finns skäl att identifiera de internationella organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning ; (17) När det gäller de ekonomiska aktörerna roll stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen, tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som skall iakttas måste alltså definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan initiativ till budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Därefter måste man kunna redogöra för det ansvar man tagit på sig i en årsrapport till institutionen, som bl.a. skall innehålla resultaten från efterhandskontrollerna. Förvaringen av de styrkande handlingar som hör till genomförda transaktioner måste också organiseras. Slutligen måste alla förhandlade förfaranden inom ramen för offentliga upphandling - med tanke på dessa förfarandens särskilda beskaffenhet - bli föremål för en särskild rapport till institutionen, och denna skall likaså översändas till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. (18) I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförarna lämnar sina uppdrag preciseras även. (19) Villkoren för användningen av förskottskonton, vilket är ett avvikande förvaltningssystem, fastställs och uppgifterna och ansvarsområdena för förskottsförvaltarna, liksom även för utanordnarna och räkenskapsförarna vad gäller kontrollen av kontona, preciseras. (20) När uppdragen och ansvarsområdena väl avgränsats för var och en av aktörerna kan dessa endast ställas till svars i enlighet med de villkor som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän inom europeiska gemenskaperna och anställningsvillkoren för övriga anställda. En ny specialiserad instans skall dock på lämpligt sätt inrättas i varje institution med uppgift att avgöra om oegentligheter av ekonomisk natur inträffat. Formerna för hur en utanordnare kan begära bekräftelse av ett beslut och på så sätt befrias från ansvar skall också fastställas. (21) På inkomstområdet finns det, förutom i särskilda fall av egna medel som omfattas av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 av den 22 maj 2000 om tillämpningen av beslut 94/728/EG, Euratom om systemet med gemenskapens egna medel [4] , anledning att precisera uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvarsområde för de olika etapperna i förfarandet: beräkningen av fordran därefter ett betalningskrav och en debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt slutligen beslut, i förekommande fall, om en avskrivning av fordran, under iakttagande av kriterier som borgar för att allt sker i enlighet med god ekonomisk förvaltning. Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av intäkter och eventuella förlängningar av betalninsgfristerna skall också preciseras. [4] EGT L 130, 31.05.2000, s.1-12. (22) På utgiftsområdet är det till att börja med viktigt att definiera kopplingen mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden samt särdragen för dessa olika etapper. Skillnaden mellan ett övergripande och ett enskilt åtagande består i huruvida belopp och mottagare är bestämda. De preliminära åtagandena är reserverade för löpande administrativa utgifter samt EUGFJ-utgifter. För att begränsa storleken på de vilande åtagandena finns föreskrifter om att frigöra anslag som motsvarar åtaganden som inte omfattats av någon utbetalning under tre år. (23) Det finns vidare anledning att klargöra kopplingen mellan kontroll, godkännande och betalning och den övervakning som utanordnarna måste utföra vid sin kontroll av utgifterna genom att anbringa påskriften "kan betalas" och vid godkännande av betalningar genom en kontroll av befrielsen från ansvar, som denna ekonomiska aktör därefter ensam är står för. Det finns skäl att hänvisa till de styrkande handlingar som måste styrka betalningarna och att ange reglerna för avslutningen av förskott och delbetalningar. Slutligen måste tidsfristerna för kontroller och betalningar preciseras. (24) När det gäller internrevisionen finns det anledning att fastställa hur revisorn skall utses och att garantera dennes oberoende till den institution som utsett honom och till vilken han skall redovisa sitt arbete. (25) När det gäller offentliga upphandlingar är det val som träffats att införliva rådets direktiv 92/50/EEG, 93/36/EEG och 93/37/EEG om samordning av förfarandena vid tilldelning av kontrakt vid offentlig upphandling av tjänster, varor samt bygg- och anläggningsarbeten, ändrade genom Europaparlamentets och rådets direktiv 97/52/EEG av den 13 oktober 1997 om ändring av direktiven 92/50/EG, 93/36/EEG och 93/37/EEG om samordning av förfarandena vid tilldelning av kontrakt vid offentlig upphandling av tjänster, varor samt bygg- och anläggningsarbeten [5]. Detta förutsätter för det första en definition av de olika upphandlingstyperna, tillämpliga åtgärder för att offentliggöra dem, överklaganden och de befintliga förfarandenas huvuddrag, specificeringen av urvalskriterierna och de möjliga formerna för ett kontraktstilldelning, formerna för hur upphandlingsdokumenten skall vara tillgängliga och kontakterna med anbudsgivarna eller anbudssökandena, samt när kommissionen gör upphandlingar för egen räkning, de olika tillämpliga beloppsgränserna och regler för hur värdet på upphandlingarna skall uppskattas. [5] EGT L 209, 24.7.1992, s. 1-24. EGT L 199, 9.8.1993, s. 1-53. EGT L 111, 30.4.1994, s.115, EGT L 328, 28.11.1997, s. 1-59. (26) För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande samt för att utanordnarna helt skall ansvara för det slutliga valet, beskrivs sedan förfarandet med att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet, som i slutändan fattas av den upphandlande myndigheten. De finansiella garantier som krävs för att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen specificeras också. (27) Slutligen avgränsas den upphandlande myndighetens befogenhet att utdöma administrativa sanktioner i syfte att garantera att påföljden är proportionell och avskräckande samt att olika institutioner och avdelningar behandlas lika. (28) Tillämpningsområdet för bidragsavdelningen måste också preciseras, särskilt med avseende på de olika metoderna att genomföra budgeten, men också typ av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag. Kännetecknen för det årliga arbetsprogrammet och meddelandena om ansökningsomgångar preciseras tillsammans de möjliga undantagen samt retroaktivitet verkan, särskilt vad gäller humanitärt bistånd och hantering av krissituationer, vars begränsningar är mycket specifika. (29) Åter med avseende på kraven på insyn, lika behandling av de sökande och utanordnarnas ansvar beskrivs tilldelningsförfarandet från bidragsansökan till dess att den bedöms av en kommitté mot bakgrund av tidigare utlysta urvals- och tilldelningskriterier, innan utanordnaren fattar sitt slutliga vederbörligen dokumenterade beslut. (30) God ekonomisk förvaltning kräver därefter att kommissionen begär garantier på bidragsansökningsstadiet i form av revisioner av de största ansökningarna, därefter vid förskottsutbetalningarna genom krav på föregående finansilla säkerheter och slutligen vid slutbetalningen i form av revisioner av de mest riskabla ansökningarna . God förvaltning och kontrollen av idealitets- och samfinansieringsprinciperna förutsätter också regler för en eventuell användning av schablonbetalningar. Slutligen kräver en god förvaltning av gemenskapens medel att bidragsmottagarna själva respekterar principerna om insyn och lika behandling av potentiella kontraktsparter samt om att kontrakten skall gå till den som erbjuder det ekonomiskt mest förmånliga anbudet när åtgärden delvis läggs ut på underleverantörer. (31) Slutligen bygger befogenheterna att utdöma sanktioner på de som redan finns inom gällande lagstiftning för offentlig upphandling. (32) På räkenskaps- och redovisningsområdet finns det skäl att definiera alla allmänna redovisningsprinciper på vars grundval redovisningen måste upprättas, med undantag från principen om periodiserad redovisning som, med hänsyn till sin betydelse och innovativa karaktär, definieras i budgetförordningen. Nödvändiga villkor skall även preciseras för hur en transaktion skall bokföras samt reglerna för hur poster på tillgångs- och skuldsidan skall värderas och hur avsättningar skall göras. (33) Det är viktigt att precisera att institutionernas räkenskaper måste åtföljas av en rapport om budget- och finansförvaltningen och specificera innehållet och redovisningen av uppgifter som dels utgör årsbokslutet (balansräkning, resultaträkning, tabellen över kassaflöden, bilaga) och dels rapporterna om genomförandet av budgeten (sammans tällningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga). (34) På bokföringsområdet finns det anledning att precisera att räkenskapsföraren för varje institution måste dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad och bokföringsrutinerna och definiera de villkor som måste uppfyllas av datoriserade bokföringssystem. (35) Beträffande grundandet av räkenskaperna är det viktigt att precisera de principer som är tillämpliga när det gäller räkenskapsböckerna, huvudboken, den periodiska avstämningen av saldona i huvudboken samt att inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. De regler som är tillämpliga på bokföringen av transaktionerna, i all synnerhet dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och de styrkande räkenskapshandlingarna måste preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna måste likaledes specificeras. (36) Slutligen fastställs reglerna för inventering av anläggningstillgångar och räkenskapsförarnas och utanordnarnas respektive ansvar på området klargörs liksom de regler som är tillämpliga på försäljning av tillgångar som finns upptagna i inventarieförteckningen. (37) Beträffande strukturfonderna bör det preciseras att återbetalningarna av förskott som betalats ut som en del av en åtgärd inte leder till att motsvarande anslag frigörs eller att fondernas samlade bidrag till åtgärden i fråga minskar. (38) De typer av åtgärder, direkta och indirekta, som kan finansieras på forskningsområdet måste specificeras. (39) På området externa åtgärder införs i genomförandebestämmelserna, liksom i själva budgetförordningen, ett antal undantagsbestämmelser för att ta hänsyn till särdragen inom politikområdet. Främst berör undantagen reglerna för upphandling och beviljande av bidrag. (40) Avseende upphandling del återges i föreliggande genomförandebestämmelser huvuddelen av bestämmelserna i kommissionens beslut av den 10 november 1999 om förenklingar av förvaltningssystemen av upphandlingar inom ramen för samarbetsprogram som genomförs av generaldirektoraten för yttre förbindelser som medför upphandlingsregler som skiljer sig från standardreglerna bl.a. genom att ha andra beloppsgränser och förvaltningsformer som anpassats till de externa åtgärderna. (41) På bidragsområdet förtecknar de aktuella genomförandebestämmelserna de typer av åtgärder som kan undantas från den samfinansieringsplikt som avses i artikel 109 i budgetförordningen. Det gäller särskilt humanitärt bistånd och stöd vid krissituationer samt åtgärder för skydd av hälsan eller människors grundläggande rättigheter. (42) För att garantera en god förvaltning av gemenskapens medel är det även viktigt att precisera förberedelsevillkor och standardregler som skall införas vid en decentralisering av anslagsförvaltningen samt vid användning av förskottskonton. (43) Bestämmelserna i budgetförordningen om de europeiska interinstitutionella byråerna måste preciseras genom särskilda regler för Publikationsbyrån och genom bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina funktioner till anställda vid dessa byråer. Det finns även anledning att precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn. (44) Vad gäller administrativa anslagen måste varje institution informera budgetmyndigheten om pågående viktigare företagstransaktioner, dvs. som innebär att fastighetsinnehavet utökas. (45) Det finns anledning att ringa in de organ som kan få bidrag från budgeten och som måste få en uppsättning regler enligt de villkor som föreskrivs i artikel 185 i budgetförordningen. (46) Det är viktigt att de olika beloppsgränserna och beloppen i denna förordning regelbundet aktualiseras på grundval av förändringar i inflationen i gemenskapen, utom för de beloppsgränser som tillämpas på offentliga upphandlingar. (47) Det finns anledning att upphäva förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3419/93 om närmare bestämmelser om genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977 [6], senast ändrad genom förordning (EG) nr 1687/2001 [7] ; [6] EGT L 315, 16.12.1993, s. 1. [7] EGT L 228, 24.8.2001, s. 8. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE: DEL 1 GEMENSAMMA BESTÄMMELSER AVDELNING I SYFTE Artikel 1 Syfte (Artikel 1 i budgetförordningen) I denna förordning fastställs närmare bestämmelser för genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen [...]/2002 (hädanefter kallad: "budgetförordningen") som specificerar reglerna för upprättandet och genomförandet av Europeiska gemenskapernas allmänna budget, hädanefter kallad "budgeten". De institutioner som omfattas av denna förordning är de institutioner som avses i artikel 1 andra stycket i budgetförordningen. Artikel 2 Förteckning över rättsakter som innehåller regler om genomförandet av den allmänna budgeten (Artikel 2 i budgetförordningen) Kommissionen skall upprätta en förteckning över de rättsakter som nämns i artikel 2 i budgetförordningen. Den skall uppdatera förteckningen varje år och informera budgetmyndigheten därom. AVDELNING II BUDGETPRINCIPERNA KAPITEL 1 Principerna om enhet och riktighet i budgeten Artikel 3 Räckvidd för de förskott som kvarstår som institutionernas egendom (Artikel 5.4 i budgetförordningen) 1. Förskotten, i enlighet med vad som avses i artikel 102, kvarstår som institutionens egendom, utom om något annat anges i grundrättsakten. Förskott som utbetalas antingen vid genomförandet av en upphandling, i den mening som avses i artikel 88 i budgetförordningen, till medlemsstaterna, personal eller i samband med jordbruksinstrument och strukturinstrument inför anslutningen omfattas inte av denna bestämmelse. Den regel som anges i punkt 1 är heller inte tillämplig på förvaltning i samarbete med internationella organisationer den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen. 2. Vid direkt central förvaltning, i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen och när flera partner ingår, är den regel som avses i punkt 1 endast tillämplig på huvudparten. 3. Vid decentraliserad förvaltning samt vid indirekt central förvaltning, i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen, är den regel som avses i punkt 1 endast tillämplig på den enhet eller det organ som direkt mottar förskott som utbetalats av kommissionen. 4. Regeln i punkt 1 skall tillämpas på förfinansiering som beviljas inom ramen för kontrakt eller överenskommelse efter det att denna förordning har trätt i kraft. Artikel 4 Införande i budgeten av inkomsträntor som genereras av gemenskapens tillgångar (Artikel 5.4 i budgetförordningen) 1. Förskott som kvarstår som institutions egendom i enlighet med artikel 3 redovisas bland tillgångarna i institutionens balansräkning. När samma förskott ger upphov till räntor eller jämförbara förmåner tillfaller de budgeten som diverse inkomster. 2. Utanordnarna meddelar räkenskapsföraren de uppgifter som gör det möjligt för denne att identifiera de förskott som kvarstår som institutions egendom i enlighet med artikel 3. De skall se till att det i kontrakt och överenskommelser som sluts med mottagarna a) anges att förskotten skall betalas till särskilda konton som gör det möjligt att identifiera vilka medel som härrör från gemenskaperna, och b) säkerställs att mottagarna underrättar den behörige utanordnaren om vilka belopp i räntor och liknande förmåner som beloppen ger upphov till, samt att en sådan rapportering sker minst en gång per år om det rör sig om betydande belopp och i alla händelser i samband med ansökan om mellanliggande betalningar eller slutbetalning. 3. I överensstämmelse med bestämmelserna i avdelning IV, kapitel 5, skall behörig utanordnare, sedan förskott utbetalats, upprätta en beräkning av fordringarna inklusive räntor eller jämförbara förmåner som kan uppstå genom förskottet. Den behörige utanordnaren skall utfärda ett betalningskrav för de räntor som avses i punkt 1 inom de tidsfrister som anges i punkt 2 b. 4. Vad avser förskott som betalats med stöd av en och samma budgetrubrik, på grundval av samma grundrättsakt och enligt samma förfarande för urval av mottagare får den behörige utanordnaren upprätta en gemensam beräknad fordran för flera gäldenärer. KAPITEL 2 Principen om ettårighet Artikel 5 Anslag för budgetåret (Artikel 8.3 i budgetförordningen) De åtagande- och betalningsbemyndiganden som först upp i budgeten och som skall utnyttjas under det aktuella budgetåret utgörs av anslag som godkänts för budgetåret. Följande godkänns för budgetåret: a) Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom en ändringsbudget. b) Överförda anslag. c) Anslag som åter gjorts disponibla. d) Anslag som härrör från återbetalningar av förskott i enlighet med artikel 229. e) Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster avsatt för särskilt ändamål. Artikel 6 Överföring av anslag (Artikel 9.2 i budgetförordningen) 1. De åtagandebemyndiganden som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret i fråga av orsaker som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås före den 31 mars närmast påföljande år. 2. De förberedelser som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår: a) Vad gäller övergripande åtaganden, i den mening som avses i artikel 88, skall finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat. b) Vad gäller enskilda åtaganden, i den mening som avses i artikel 88, skall förberedelserna av kontrakt eller överenskommelser vara långt framskridna. När kontrakten eller bidragen kommit så långt måste urvalet av potentiella kontraktsparter eller bidragsmottagare vara avslutat. 3. Anslag som överförts i enlighet med artikel 9.2 a i budgetförordningen för vilka några åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår förfaller automatiskt. 4. Anslag som överförts enligt artikel 9.2 b i budgetförordningen kan utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår. 5. De anslag som överförts på detta sätt skall särskiljas i räkenskaperna. KAPITEL 3 (KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Principen om en enda beräkningsenhet Artikel 7 Omräkningskursen mellan euron och andra valutor (Artikel 16 i budgetförordningen) 1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall omräkningen mellan euron och annan valuta ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, C-serien. 2. När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, skall kommissionen använda den bokföringskurs som avses i punkt 3. 3. När de gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 132-137 i budgetförordningen skall omräkningen mellan euron och andra valutor ske till eurons månatliga bokföringskurs. Denna kurs fastställs av kommissionen med hjälp av de informationskällor som den bedömer vara tillförlitliga och på grundval av kursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen skall beräknas. Artikel 8 Kurs som skall användas vid omräkning mellan euron och andra valutor (Artikel 16 i budgetförordningen) 1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall kursen den dag då utanordnaren upprättar betalningsorder eller betalningskrav användas vid omräkningen mellan euron och andra valutor. 2. För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken kurs som skall användas. 3. I fall av förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 16 i budgetförordningen tillämpas kursen för den dag kontot regleras. 4. För utgifter finansierade av Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) skall kursen för den månad "n" då utgifterna deklarerades i enlighet med artikel 3 i kommissionens förordning (EG) nr 296/96 [8] vara den som gällde den 10:e dagen i månad "n+1" eller den första dagen därförinnan för vilken en kurssättning föreligger. [8] EGT L 39, 17.2.1996 , s. 5-8. Denna kurs används även för motsvarande förskott som föreskrivs i artiklarna 4 och 5 i förordning (EG) nr 296/96. Artikel 9 Omräkning till euro av utgifter för vilka åtaganden ingåtts i slutet av budgetåret(Artikel 16 i budgetförordningen) Eurons decemberkurser skall användas för att beräkna de utestående förpliktelserna vid budgetårets slut. Artikel 10 Information om kommissionens överföringar av likvida medel mellan de olika valutorna (Artikel 16 i budgetförordningen) Varje kvartal skall kommissionen sända ett utdrag över de överföringar som gjorts mellan de olika valutorna till medlemsstaterna. KAPITEL 4 (KAPITEL 5 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Universalitetsprincipen Artikel 11 Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram (Artikel 18.1 a i budgetförordningen) 1. Medlemsstaternas bidrag för finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram, föreskrivna i artikel 5 du förordning (EG) nr 1150/2000, utbetalas enligt följande: a) Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari under pågående budgetår. b) De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli under pågående budgetår. 2. Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget. 3. Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten skall uppföras på kommissionens konto inom trettio dagar efter begäran om inbetalning. 4. Verkställda utbetalningar krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning. Artikel 12 Inkomster som avsätts till följd av Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram (Artikel 18.1 d i budgetförordningen) 1. Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram skall redovisas i budgeten på följande sätt: a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för det totala beloppet för Eftaländernas deltagande under budgetåret i fråga. Det planerade beloppet skall anges i budgetanmärkningarna. b) I utgiftsberäkningen skall finnas följande: i) En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet "för kännedom". ii) En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i. Denna bilaga utgör och kompletterar budgetrubrikerna för de medel för detta deltagande som anslagits enligt punkt 2 och för genomförandet av utgifterna. 2. Enligt artikel 82 i EES-avtalet skall beloppen för Eftaländernas årliga deltagande - såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till avtalet - leda till att såväl anslag för åtaganden som motsvarande anslag för betalningar anslås till fullo i början av budgetåret. 3. Om anslagen för de budgetposter som Eftaländerna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sitt bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet har kommissionen rätt att lämna tillfälliga och undantagsvisa förskott från de likvida medlen för att täcka Eftaländernas andel. Efter en sådan ökning skall kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftaländerna. Kommissionen skall varje år informera budgetmyndigheten om de beslut som har fattats på detta sätt. Förskottet skall återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår. 4. Enligt artikel 18.1 d i budgetförordningen utgör Eftaländernas finansiella deltagande inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren skall vidta lämpliga åtgärder för att garantera en åtskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen. Kommissionen skall i den rapport som föreskrivs i artikel 131 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftaländernas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter. Artikel 13 Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott (Artikel 18.1 b i budgetförordningen) Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97 [9] skall redovisas i budgeten på följande sätt: [9] Rådets förordning (EG) nr 1467/1997 av den 7 juli 1997 om påskyndande och förtydligande av tillämpningen av förfarandet vid alltför stora underskott (EGT L 209, 2.8.1997, s. 6-11). a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för räntorna på dessa belopp. b) Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 74 i budgetförordningen, skall uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen. Dessa anslag utnyttjas enligt artikel 17 i ovannämnda förordning. Artikel 14 Godkännande av nettobelopp (Artikel 20.1 i budgetförordningen) I enlighet med artikel 20 i budgetförordningen får följande avdrag göras från ansökningar om utbetalningar, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp: a) Böter som förelagts en part i ett avtal. b) Justeringar av felaktigt utbetalade belopp som kan göras genom avräkning mot en betalning av samma typ av utgift med anslag under samma kapitel, artikel och budgetår som för den felaktiga betalningen och enligt samma typ av betalning i den mening som avses i artikel 81 i budgetförordningen. Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från varje faktura och ansökning om utbetalning skall inte tas upp som gemenskapens inkomster. Artikel 15 Konton för "Skattefordringar" (Artikel 20.2 i budgetförordningen) De skatter som gemenskaperna betalar i enlighet med artikel 20.2 i budgetförordningen skall uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem. KAPITEL 5 (KAPITEL 6 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Principen om specificering Artikel 16 Regler för överföringar (Artikel 23 i budgetförordningen) 1. Den procentuella beräkning, som avses i artikel 23.1 första stycket punkterna b och c i budgetförordningen, skall göras vid begäran om överföring. 2. När det gäller begränsningen i artikel 23.1 första stycket punkterna b och c i budgetförordningen bör man beakta summan av de överföringar som skall göras under den rubrik varifrån överföringen sker. Artikel 17 Administrativa utgifter (Artikel 23 i budgetförordningen) De utgifter som avses i artikel 23.1 första stycket punkt b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 26. Artikel 18 Motivering av begäran om anslagsöverföringar (Artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen) Förslagen om överföringar och all information som riktas till budgetmyndigheten angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för genomförandet av anslagen och en prognos av behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs. Artikel 19 Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofhjälp (Artikel 26 i budgetförordningen) Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofhjälp som avses i artikel 26.2 första stycket i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som skall innehålla följande: a) För den budgetrubrik till vilken överföringen skall ske: senast möjliga uppgifter om genomförandet av anslag samt behoven fram till budgetårets slut. b) För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: genomförandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna. c) Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen. KAPITEL 6 (KAPITEL 7 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Principen om sund ekonomisk förvaltning Artikel 20 Utvärdering (Artikel 27 i budgetförordningen) 1. Alla förslag till program och åtgärder som väntas ge upphov till utgifter eller minskade inkomster för budgeten skall utvärderas på förhand. Genom utvärderingen skall följande aspekter bedömas: a) Det behov som föreligger på kort eller lång sikt. b) De mål som skall uppnås. c) De förväntade resultaten och de indikatorer som behövs för att utvärdera dem. d) Det mervärde som en insats från gemenskapens sida tillför. e) De risker som är kopplade till förslagen och de alternativa lösningar som står till buds, inklusive risken för bedrägerier. f) Erfarenheterna från liknande åtgärder. g) Vilka finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet. h) Vilket kontrollsystem som behövs. 2. Alla program och åtgärder skall sedan utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, på följande villkor: a) Fleråriga program skall värderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resultaten av utvärderingen när beslut skall fattas om huruvida programmet skall förlängas, läggas om eller avbrytas. b) De åtgärder som finansieras på årsbasis skall utvärderas minst en gång vart sjätte år. Denna förpliktelse får också uppfyllas genom att det organ som genomfört en åtgärd sammanställer en slutrapport. Artikel 21 Finansieringsöversikt (Artikel 28 i budgetförordningen) 1. Varje förslag till rättsakt som läggs fram inför lagstiftaren och som kan förutsättas få konsekvenser för budgeten, t.ex. för antalet anställda, skall innehålla en finansieringsöversikt. I finansieringsöversikten skall redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om gemenskapen måste vidta åtgärder. Den skall ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra finansiella instrument. När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år skall finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt. 2. Finansieringsöversikten skall innehålla uppgifter om befintliga eller planerade förebyggande åtgärder och skyddsåtgärder som syftar till att förebygga riskerna för bedrägerier och oegentligheter som kan skada gemenskapens ekonomiska intressen. KAPITEL 7 (KAPITEL 8 I BUDGETFÖRORDNINGEN) Principen om klarhet och öppenhet Artikel 22 Preliminär publicering av budgetsammanfattningen (Artikel 29 i budgetförordningen) I väntan på det officiella offentliggörandet och inom fyra veckor från den dag då budgeten förklaras slutligen antagen skall en sammanfattning av budgetsiffrorna publiceras på institutionernas webbplats på initiativ av kommissionen. AVDELNING III UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR KAPITEL 1 upprättandet av budgeten Artikel 23 Allmän inledning till det preliminära budgetförslaget (Artikel 33 i budgetförordningen) Kommissionens skall utarbeta den allmänna inledningen till det preliminära budgetförslaget. Varje avsnitt i det preliminära budgetförslaget skall föregås av en inledning som utarbetats av den berörda institutionen. Den allmänna inledningen skall innehålla följande: a) Finansiella tabeller över hela budgeten b) När det gäller avdelningarna i kommissionens avsnitt i) en beskrivning av de åtgärder som motiverar begäran om anslag, med hänsyn tagen till principerna och kraven i artikel 27 och 33.2 d i budgetförordningen, samt ii) en förklaring av förändringarna av anslagen från ett budgetår till ett annat. Artikel 24 Arbetsdokument som medföljer det preliminära budgetförslaget (Artiklarna 30 och 33 i budgetförordningen) Det preliminära budgetförslaget skall åtföljas av följande arbetsdokument: a) När det gäller institutionernas personal i) en översikt över personalpolitiken beträffande fast och tillfällig personal, ii) en detaljerad förteckning för varje personalkategori över budgeterade tjänster och antalet anställda den dag då budgetförslaget lämnas in, med angivande av deras fördelning på lönegrader och administrativa enheter, iii) en motivering av eventuella ändringar av antalet anställda, iv) en uppdelning av personalen per politikområde, samt b) En detaljerad redogörelse för upp- och utlåningspolitiken. c) När det gäller bidrag till de organ som avses i artikel 32 i budgetförordningen: en preliminär översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering som utarbetats av de aktuella organen och när det gäller Europaskolorna en översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering. Artikel 25 Preliminära förslag till ändringsbudgetar (Artikel 37.1 i budgetförordningen) De preliminära förslagen till ändringsbudgetar skall åtföljas av motiveringar och den information om genomförandet av budgeten från föregående och nuvarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas. KAPITEL 2 BUDGETENS STRUKTUR OCH UTFORMNING Artikel 26 Administrativa anslag (Artikel 41 i budgetförordningen) De administrativa anslagen skall uppföras under skilda rubriker, per avdelning, i enlighet bland annat med följande klassificering: a) Utgifter för personal i tjänsteförteckningen med ett anslagsbelopp och antal tjänster. b) Utgifter för extern personal (däribland extraanställda och tillfälligt anställda) och övriga förvaltningsutgifter (däribland kostnader för representation och möten), c) Utgifter för byggnader och övriga sidoutgifter, däribland städning och underhåll, uthyrning, telekommunikationer, vatten, gas och elektricitet. d) Stödutgifter. Den typ av kommissionens administrativa utgifter som är gemensam för alla avdelningar kan även tas upp i en separat samlad redogörelse som klassificeras per typ. Artikel 27 Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret (Artikel 46.1 e i budgetförordningen) För upprättandet av budgeten skall de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt: a) Åtaganden: åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 5. b) Betalningar: betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom definierats i samma artikel. Artikel 28 Budgetanmärkningar (artikel 46.1 punkt 2 i budgetförordningen) Budgetanmärkningarna skall bland annat omfatta följande: a) Hänvisningar till grundrättsakten när det finns en sådan. b) Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de skall användas till. AVDELNING IV GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN KAPITEL 1 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Artikel 29 Olika typer av grundrättsakter (Artikel 49.1 i budgetförordningen) 1. På gemenskapsområdet får grundrättsakten vara en förordning, ett direktiv eller ett beslut. 2. På området för gemensam utrikes- och säkerhetspolitik får grundrättsakten ta någon av de former som anges i artiklarna 13.2, 14 och 23.2 i Fördraget om Europeiska unionen. 3. På området för polissamarbete och straffrättsligt samarbete får grundrättsakten utgöras av någon av de typer som anges i artikel 34.2 i Fördraget om Europeiska unionen. Artikel 30 Maximala belopp för pilotprojekt och förberedande åtgärder (Artiklarna 49.2 a och 49.2 b i budgetförordningen) 1. Det totala anslagsbeloppet för de pilotprojekt som avses i artikel 49.2 a i budgetförordningen får inte överstiga 32 miljoner euro per budgetår. 2. Det totala anslagsbeloppet för de nya förberedande åtgärder som avses i artikel 49.2 b i budgetförordningen får inte överstiga 30 miljoner euro per budgetår och det totala beloppet för de åtaganden som faktiskt ingåtts för förberedande åtgärder får inte överstiga 75 miljoner euro. Artikel 31 Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen (Artikel 49.2 c i budgetförordningen) 1. De artiklar i EG-fördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är de följande: a) Artikel 138 (dialog mellan arbetsmarknadens parter). b) Artikel 140 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området). c) Artiklarna 143 och 145 (särskilda rapporter som gäller det sociala området). d) Artikel 152.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet). e) Artikel 155.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten). f) Artikel 157.2 (initiativ för att främja samordning av industrin). g) Artikel 159 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk och social sammanhållning). h) Artikel 165.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling). i) Artikel 173 (rapport om forskning och teknisk utveckling). j) Artikel 180.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete). 2. De artiklar i Euratomfördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är de följande: a) Artikel 70 (finansiell medverkan inom ramarna för gemenskapens budget i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier). b) Artikel 77 och följande artiklar (säkerhetskontroll). 3. Denna förteckning får eventuellt kompletteras i samband med att det preliminära budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp. Artikel 32 Definition av intressekonflikter (Artikel 52.2 i budgetförordningen) 1. Handlingar som kan medföra intressekonflikter kan bestå i a) att ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar, b) att vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till, samt c) att utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar. 2. Den behöriga myndighet som avses i artikel 52 i budgetförordningen är den anställdes närmaste chef. Denne skall skriftligen bekräfta huruvida det föreligger en intressekonflikt eller ej. Om så är fallet skall han själv fatta ett lämpligt beslut. KAPITEL 2 FÖRFARANDEN FÖR GENOMFÖRANDE AV BUDGETEN Avsnitt 1 Allmänna bestämmelser Artikel 33 Kommissionens förhandskontroller (Artiklarna 53 och 56 i budgetförordningen) 1. I de fall kommissionen genomför delar av budgeten genom gemensam eller decentraliserad förvaltning eller genom indirekt central förvaltning skall den genom en förhandsgranskning, såväl av dokument som på platsen, försäkra sig om att de enheter som den anförtror förvaltningsuppgifter till existerar, är lämpliga för uppgiften och väl fungerande samt uppfyller kraven på en sund ekonomisk förvaltning; om det gäller helt eller delvis decentraliserad förvaltning enligt vad som överenskommits i det enskilda fallet skall kommissionen granska följande: a) Förfaranden för genomförandet. b) Kontrollsystem. c) Redovisningssystem. d) Förfaranden för upphandling och beviljande av bidrag. 2. Kommissionen skall göra nya undersökningar vid viktiga förändringar av förfaranden eller system för att se till att villkoren i punkt 1 fortfarande följs. 3. De organ eller enheter som deltar i förvaltningen skall inom en fastställd tidsfrist överlämna de uppgifter som kommissionen begär samt genast underrätta kommissionen om alla viktigare förändringar av sina förfaranden och system. Kommissionen skall precisera dessa skyldigheter i de delegationsakter eller överenskommelser som ingåtts med dessa enheter eller organ. 4. Om kommissionen genomför en del av budgeten i samarbete med internationella organisationer skall de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas. Avsnitt 2 Särskilda bestämmelser Artikel 34 Direkt central förvaltning (Artikel 53 i budgetförordningen) När kommissionen centralt förvaltar budgeten direkt via sina avdelningar genomförs den av de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 58-68 i budgetförordningen enligt villkoren i denna förordning. Artikel 35 Delegeringen till gemenskapens genomförandeorgan (artiklarna 54.2 a och 55.2 i budgetförordningen) 1. Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa status som delegerade utanordnare för genomförandet av anslagen för de gemenskapsprogram som de förvaltar. 2. De befogenheter som delegeras till ett genomförandeorgan skall utföras av organets direktör enligt artikel 55.2 i budgetförordningen. 3. Kommissionens delegationsakt skall omfatta samma bestämmelser som dem i artikel 39.2. Den skall formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar. Artikel 36 Villkor för delegering till nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning (Artikel 54.2 c i budgetförordningen) 1. Kommissionen kan endast delegera uppgifter som omfattar myndighetsutövning till nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning om de regleras av lagstiftningen i EU:s medlemsstater, EES eller kandidatländerna, utom i de fall något annat följer av grundrättsakten. 2. Kommissionen skall se till att dessa organ omfattas av tillräckliga finansiella garantier som helst skall komma från en offentlig myndighet, särskilt för att säkra en fullständig återbetalning av de belopp som de är skyldiga kommissionen. 3. När kommissionen planerar att delegera uppgifter som omfattar myndighetsutövning, i synnerhet olika led i budgetgenomförandet, till ett av de organ som avses i artikel 54.2 c i budgetförordningen skall den granska huruvida kraven på sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet uppfylls. Om granskningen visar att delegeringen uppfyller kraven på sund ekonomisk förvaltning skall kommissionen innan den omsätts i praktiken begära ett yttrande från den behöriga kommitté som avses i grundrättsakten, som även kan yttra sig om den planerade tillämpningen av urvalskriterier. Artikel 37 Utnämning av offentligrättsliga organ på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning (Artikel 54.2 c i budgetförordningen) 1. De offentligrättsliga organen på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning skall upprättas enligt lagstiftningen i den medlemsstat eller annat land som de regleras av. 2. Valet av dessa enheter eller organ skall vara objektivt och öppet och föregås av en kostnadseffektivitetsanalys samt motsvara de genomförandebehov som fastställts av kommissionen. Valet får inte medföra någon diskriminering mellan olika medlemsstater eller berörda länder. 3. Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land skall detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med bestämmelserna i grundrättsakten. I övriga fall skall kommissionen utse dessa organ i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder och enligt bestämmelserna i grundrättsakten. Artikel 38 Förenlighet med upphandlingsreglerna (Artikel 57 i budgetförordningen) När kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 57.2 i budgetförordningen skall den genomföra en upphandling enligt bestämmelserna i avdelning V i del I av budgetförordningen. Artikel 39 Genomförandemetoder för indirekt central förvaltning (Artikel 54.2 b och 54.2 c i budgetförordningen) 1. När kommissionen överlåter delar av genomförandet till andra organ eller enheter enligt artiklarna 54.2 b och 54.2 c i budgetförordningen skall den ingå en överenskommelse med dem. 2. Överenskommelsen skall bland annat innehålla följande: a) En definition av de uppgifter som överlåts. b) Villkoren och formerna för deras genomförande, inklusive kontroller som skall genomföras. c) Reglerna för hur genomförandet skall rapporteras till kommissionen. d) Villkoren för genomförandets upphörande. e) Formerna för kommissionens kontroll. f) Villkoren för användning av särskilda bankkonton samt ändamål och användning för de räntor som genererats. g) Bestämmelser för att se till att gemenskapsåtgärden uppmärksammas, särskilt i förhållande till organets övriga åtgärder. h) Ett åtagande att avstå från alla handlingar som kan leda till en intressekonflikt i den mening som avses i artikel 32. 3. De organ som avses i punkt 1 har inte status som delegerade utanordnare. Artikel 40 Avslutning av räkenskaper vid gemensam eller decentraliserad förvaltning (Artikel 53.5 i budgetförordningen) 1. Syftet med avslutningen av räkenskaper enligt artikel 53.5 i budgetförordningen är att se till att de utgifter som kan belasta budgeten och som handläggs av medlemsstaterna inom ramen för en gemensam förvaltning eller av tredje land inom ramen för en decentraliserad förvaltning är i sin ordning och förenliga med de gällande gemenskapsbestämmelserna. 2. Utan att det påverkar sektorsbestämmelserna skall avslutningen av räkenskaper omfatta följande: a) Medlemsstaternas eller tredje lands utgiftsredovisning i form av räkenskaper som reviderats av en avdelning eller ett organ som har nödvändig teknisk kompetens och saknar anknytning till de organ som handlagt utgifterna. b) Kommissionens kontroll av dokument och vid behov kontroll på plats av räkenskaperna och underliggande transaktioner utan begränsningar eller inskränkningar, däribland kontroller hos mottagarna. c) Kommissionens fastställande, inom ramen för diskussionsförfaranden och med en anmälan till medlemsstaterna eller tredje land, av det utgiftsbelopp som skall belasta budgeten. d) Beräkningen av den finansiella korrigeringen beroende på skillnaden mellan de redovisade utgifterna och de som godkänts för att föras upp i budgeten. e) Återbetalning eller överföring av det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godtagna utgifterna och de finansiella belopp som redan har utbetalats till medlemsstaterna eller tredje land; återbetalningen skall ske genom avräkning enligt villkoren i artikel 80. 3. Förfarandet för att avsluta räkenskaperna enligt punkt 1 och 2 skall anpassas till graden av decentralisering. Artikel 41 Förvaltning i samarbete med internationella organisationer (Artiklarna 53 och 165 i budgetförordningen) 1. De anslag som förvaltas i samarbete med internationella organisationer enligt artikel 53 och 165 i budgetförordningen skall finansiera åtgärder som endast kan genomföras med samlade resurser från flera bridragsgivare, och där det inte är ändamålsenligt eller praktiskt möjligt att ange fördelningen på de olika utgiftstyperna av varje parts bidrag. 2. De internationella organisationer som avses i punkt 1 är a) Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa. b) Internationella rödakorskommittén. c) Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen. KAPITEL 3 AKTÖRER I BUDGETFÖRVALTNINGEN Avsnitt 1 Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen Artikel 42 Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen (Artikel 58 i budgetförordningen) Varje institution skall förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de skall kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter. Avsnitt 2 Utanordnaren Artikel 43 Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering (Artikel 59 i budgetförordningen) Den behörige utanordnaren kan bistås av tjänstemän med uppgift att, under dennes ansvar, utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. För att undvika alla intressekonflikter skall dessa anställda omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 52 i budgetförordningen. Artikel 44 Åtskillnad mellan initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma (Artikel 60.4 i budgetförordningen) 1. Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som kan vidtas av anställda som avses i artikel 43 och som sker innan den behörige utanordnaren, som har erhållit sina befogenheter via delegering eller vidaredelegering, antar en handling som utgör led i budgetgenomförandet. 2. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behörige utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter. 3. Minst en förhandskontroll skall göras av varje transaktion. Syftet är att kontrollera bland annat följande: a) Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta förordningar, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördrag och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor. b) Att principerna om sund ekonomisk förvaltning som avses i kapitel 7 i avdelning II i budgetförordningen följs. 4. Efterhandskontrollerna, som sker i form av kontroller av dokument och vid behov besök på plats, syftar till att kontrollera att de transaktioner som finansieras via budgeten har utförts på ett korrekt sätt och att i synnerhet villkoren i punkt 3 har uppfyllts. Kontrollerna kan ske i form av stickprovskontroller på grundval på en riskanalys. 5. Tjänstemän och övriga anställda som ansvarar för de kontroller som anges i punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som de som initierar transaktioner enligt punkt 1 och de får inte heller vara hierarkiskt underordnade de sistnämnda. Artikel 45 Förfaranden för förvaltning och intern kontroll (Artikel 60.4 i budgetförordningen) Syftet med reglerna och förfarandena för förvaltning och intern kontroll är följande: a) Att uppfylla målen för institutionens politik, program och åtgärder enligt principen om en sund ekonomisk förvaltning. b) Att respektera gemenskapsrätten och institutionens miniminormer för kontrollerna. c) Att skydda institutionens tillgångar och uppgifter. d) Att förebygga och upptäcka oegentligheter, felaktigheter och bedrägerier. e) Att identifiera och förebygga risker knutna till förvaltningen av medlen. f) Att framställa tillförlitlig information om finansiella frågor och förvaltning. g) Att förvara styrkande handlingar om åtgärder som sammanhänger med eller följer på budgetgenomförandet eller handlingar som utgör led i budgetgenomförandet. h) Att förvara handlingar rörande de förhandsgarantier som institutionen kräver samt att upprätta en tidsplan för att möjliggöra en lämplig kontroll av dessa garantier. Artikel 46 Utanordnarnas förvaring av styrkande handlingar (Artikel 60.4 i budgetförordningen) Förvaltningsförfarandena angående systemet för förvaring av styrkande originalhandlingar skall omfatta följande: a) Numrering av handlingarna. b) Datering av handlingarna. c) Upprättande av returregister för att exakt kunna lokalisera handlingarna. d) Förvaring av dessa handlingar under minst 5 år från och med datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till. Handlingar gällande transaktioner för vilka bokslut ännu inte upprättats skall bevaras längre än den period som anges i första stycket punkt d och fram till slutet av det år som följer på det år bokslutet gjordes. Artikel 47 Regler för tjänsteutövning (Artikel 60.5 i budgetförordningen) 1. De tjänstemän som av den behörige utanordnaren utsetts att kontrollera finansiella transaktioner skall väljas utifrån sin särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller lämplig yrkeserfarenhet. 2. Varje institution skall fastställa regler för tjänsteutövning som särskilt i fråga om intern kontroll, inspektion och revision skall ange a) den tekniska och finansiella kompetens som krävs av de tjänstemän som avses i punkt 1, b) dessa tjänstemäns skyldighet att genomgå fortbildning, c) deras roll, uppdrag och uppgifter, d) de uppföranderegler, särskilt i etik- och integritetshänseende, som de skall följa, liksom de rättigheter som de tillerkänns, samt e) de metoder, tekniker och kontrollnormer som de skall använda. Artikel 48 Fall då den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd (Artikel 60.6 i budgetförordningen) Med den uteblivna handling från den delegerade utanordnarens sida som avses i artikel 60.6 i budgetförordningen menas avsaknad av svar under en med hänsyn tagen till omständigheterna rimlig period som inte får överstiga en månad. Artikel 49 Efterhandskontroll och årlig verksamhetsrapport (Artikel 60.7 i budgetförordningen) Resultatet av efterhandskontrollerna är en av de uppgifter som skall finnas i den årliga verksamhetsrapporten som den delegerade utanordnaren skall lämna till sin institution. Artikel 50 Information till räkenskapsföraren om förvaltning och finansiella frågor (Artikel 60 i budgetförordningen) Den delegerade utanordnaren skall till räkenskapsföraren överlämna den information om förvaltning och finansiella frågor som behövs för att denne skall kunna utföra sina uppgifter, enligt de regler som antagits av räkenskapsföraren. Artikel 51 Rapport om förhandlade förfaranden (Artikel 60 i budgetförordningen) De delegerade utanordnarna skall varje budgetår sammanställa de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande som avses i artiklarna 124, 125, 240, 242, 244 och 245. Om andelen förhandlade förfaranden i förhållande till det antal upphandlingar som gjorts av en och samma delegerade utanordnare ökar kraftigt jämfört med tidigare budgetår eller om denna andel är betydligt större än det genomsnitt som registrerats inom utanordnarens institution, skall den behörige utanordnaren i en rapport till denna institution redogöra för de åtgärder som vidtagits för att bryta tendensen. Institutionen skall överlämna en rapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. Avsnitt 3 Räkenskapsföraren Artikel 52 Utnämning av räkenskapsföraren (Artikel 61 i budgetförordningen) Räkenskapsföraren skall utses av varje institution bland de tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska gemenskaperna. Räkenskapsföraren skall väljas av institutionen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som bekräftas genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet. Artikel 53 Räkenskapsförarens avgång (Artikel 61 i budgetförordningen) 1. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag en skall preliminär redovisning utarbetas snarast möjligt. 2. Denna redovisning skall bestå av de räkenskaper som föreskrivs i del I, avdelning VII i budgetförordningen och som skall godkännas den sista dagen i den månad som räkenskapsföraren lämnar sitt uppdrag. 3. En preliminär redovisning skall inte upprättas om räkenskapsföraren lämnar sitt uppdrag i slutet av ett budgetår. 4. Den preliminära redovisningen eller, i de fall som anges i punkt 3, de provisoriska räkenskaper som avses i artikel 128 i budgetförordningen, skall överlämnas av den avgående räkenskapsföraren eller, om detta ej låter sig göras, av en tjänsteman från samma avdelning, till den nye räkenskapsföraren som inom högst en månad efter överlämnadet skall godkänna dem med sin namnteckning, och som får tillfoga reservationer. Artikel 54 Yttrande om systemen för redovisning och inventarieförteckningar (Artikel 61 i budgetförordningen) Räkenskapsföraren skall ge sitt godkännande då utanordnaren inför eller ändrar i de system för ekonomisk förvaltning som ger uppgifter till institutionens räkenskaper eller används för att styrka uppgifterna i dessa. Räkenskapsföraren skall också tillfrågas av de behöriga utanordnarna i samband med att de inför eller ändrar systemen för förteckningar över och utvärderingar av tillgångar och skulder. Artikel 55 Förvaltning av likvida medel (Artikel 61 i budgetförordningen) 1. Räkenskapsföraren skall se till att hans eller hennes institution förfogar över de medel som behövs för att täcka behovet av likvida medel för genomförandet av budgeten. 2. För de ändamål som anges i punkt 1 skall räkenskapsföraren inrätta system för likviditetsförvaltning för att kunna göra en likviditetsberäkning. 3. Kommissionens räkenskapsförare skall fördela de disponibla medlen i enlighet med förordning (EG) nr 1150/2000. Artikel 56 Förvaltning av bankkonton (Artikel 61 i budgetförordningen) 1. Räkenskapsföraren får, i den mån det är nödvändigt för förvaltningen av likvida medel, öppna eller låta öppna bankkonton i institutionens namn i finansinstitut eller centralbanker. Räkenskapsföraren får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, öppna konton i andra valutor än euro. 2. Räkenskapsföraren skall förhandla om villkoren för de konton som öppnas i finansinstitut i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, avkastning och anbudsgivning. 3. Räkenskapsföraren skall, minst vart femte år, organisera ett anbudsförfarande bland de finansinstitut hos vilka konton öppnats. 4. Räkenskapsföraren skall se till att villkoren för bankkontona strikt efterlevs. 5. Efter samråd med de övriga institutionernas räkenskapsförare skall kommissionens räkenskapsförare vara ansvarig för att villkoren för de konton som öppnats av de olika institutionerna harmoniseras. Artikel 57 Undertecknanden i samband med konton (Artikel 61 i budgetförordningen) Bland villkoren för öppnande, skötsel och användning av konton skall, beroende på internkontrollens behov, krav finnas på att checker, överföringar och alla övriga banktransaktioner måste undertecknas av en eller flera vederbörligen behöriga anställda. För detta ändamål skall varje institution meddela alla finansinstitut hos vilka det har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som är behöriga. Artikel 58 Förvaltning av konton (Artikel 61 i budgetförordningen) 1. Räkenskapsföraren skall se till att saldot på de bankkonton som avses i artikel 56 inte kraftigt avviker från de beräkningar som avses i artikel 55.2 samt a) att det inte förekommer några debetsaldon på dessa konton, samt b) att saldot för räkenskaper som är förda i nationell valuta regelbundet omräknas till euro. 2. Räkenskapsföraren får inte behålla saldon på konton i nationell valuta som kan medföra omfattande förluster för institutionen på grund av variationer i växelkursen. Artikel 59 Överföringar och omräkningar av valutor (Artikel 61 i budgetförordningen) Utan att det påverkar artikel 66 skall räkenskapsföraren göra överföringar mellan konton som öppnats i institutionens namn i finansinstitut och utföra omräkningar av valutor. Artikel 60 Utbetalning (Artikel 61 i budgetförordningen) Betalningarna skall utföras med hjälp av överföring eller check. Artikel 61 Register över mottagarens uppgifter (Artikel 61 i budgetförordningen) 1. Räkenskapsföraren får bara utföra betalningar via överföring om mottagarens kontouppgifter på förhand införts i ett gemensamt register för varje institution. Kontouppgifterna skall föras in i registret, eller i förekommande fall ändras, på grundval av ett dokument i pappersformat eller elektroniskt format som intygas av mottagarens bank. 2. När det gäller planerade betalningar via överföring får utanordnarna endast ingå åtaganden på sin institutions vägnar om mottagaren lämnat de handlingar som krävs för registreringen. Utanordnarna skall kontrollera att de kontouppgifter som mottagaren lämnat är giltiga då varje betalningsorder upprättas. När det gäller stöd inför anslutningen av nya medlemsstater får enskilda åtaganden ingås gentemot kandidatländernas offentliga myndigheter utan att detta först måste införas i registret över mottagarens uppgifter. I dessa fall skall utanordnaren ansvara för att åtagandet förs in så snart som möjligt därefter. Det skall anges i överenskommelsen att den första betalningen inte får ske förrän mottagaren meddelat kommissionen sina kontouppgifter. Artikel 62 Räkenskapsförarnas förvaring av styrkande handlingar (Artikel 61 i budgetförordningen) Alla styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna och för upprättandet av de konton som avses i artikel 121 i budgetförordningen skall bevaras i fem år räknat från datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till. Alla handlingar som gäller transaktioner för vilka inget bokslut ännu upprättats skall emellertid bevaras till slutet av året efter det att bokslutet gjorts. Varje institution skall själv bestämma vilken avdelning som skall förvara de styrkande handlingarna. Avsnitt 4 förskottsförvaltaren Artikel 63 Villkor för användning av förskottskonton (Artikel 63 i budgetförordningen) 1. När det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten, exempelvis när det rör sig om mindre belopp, kan förskottskonton upprättas för att betala dessa utgifter. 2. Förskottsförvaltaren får tillfälligt kontrollera och betala utgifterna, enligt instruktioner från den behörige utanordnaren. 3. Räkenskapsföraren skall fatta beslut om upprättandet av ett förskottskonto och utnämningen av en förskottsförvaltare, efter ett vederbörligen motiverat förslag från den behörige utanordnaren. Förskottsförvaltarens och utanordnarens ansvar och skyldigheter skall anges i beslutet. Räkenskapsföraren skall också besluta om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, efter ett vederbörligen motiverat förslag av den behörige utanordnaren. Artikel 64 Villkor för upprättande och betalning (Artikel 63 i budgetförordningen) 1. I beslutet om upprättande av ett förskottskonto och utnämning av en förskottsförvaltare och beslutet om ändringar av villkoren för ett förskottskonto fastställs bland annat följande: a) Det högsta belopp som kan avsättas som förskott och dess ändamål. b) Om ett bank- eller postgirokonto skall öppnas i institutionens namn. c) Arten av och det högsta belopp för varje utgift som kan utbetalas av en förskottsförvaltare till en tredje part eller inkasseras från denne. d) Hur ofta och hur de styrkande handlingarna måste inlämnas samt översändandet av dessa styrkande handlingar till utanordnaren för reglering. e) Det förfarande som skall användas om förskottskontot måste fyllas på. f) Att transaktionerna i förskottskontot regleras av utanordnaren under efterföljande månad för att säkra avstämningen mellan saldoposten och banksaldot. g) Giltighetstid för räkenskapsförarens tillstånd till förskottsförvaltaren. h) Den utnämnde förskottsförvaltarens identitet. Med undantag av de särskilda förskottskonton för humanitärt bistånd och krishantering enligt artikel 166.2 får det maximala belopp som avses i första stycket punkt c i denna punkt inte överstiga 5 000 euro per utgift. Detta belopp skall vara 10 000 euro för de lokala enheter som avses i artikel 252 och representationer som saknar tillgång till centrala dataredovisningssystem. I de lokala enheterna eller representationerna får belopp som avser betalning för investeringsvaror, fordon eller hyra av byggnader uppgå till 30 000 euro i vederbörligen motiverade undantagsfall och förutsatt att den behörige utanordnaren godkänt detta. 2. Förskottsförvaltaren får utföra betalningar till tredje man på följande villkor: a) Betalningen avser tidigare budgetmässiga och rättsliga åtaganden, undertecknade av den behörige utanordnaren. b) Tillgodohavandet på förskottskontot i kassa eller bank får inte överskridas. 3. Betalningarna från förskottskonton får ske genom överföring, check eller andra betalningssätt. 4. Verkställda betalningar skall följas av formella beslut om slutlig kontroll och/eller reglerings-betalningsorder som skall undertecknas av behörig utanordnare. Artikel 65 Val av förskottsförvaltare (Artikel 63 i budgetförordningen) Förskottsförvaltarna skall utses bland tjänstemän i anställningskategori A eller B som omfattas av tjänsteföreskrifterna, eller om så krävs bland anställda som omfattas av anställningsvillkoren för övriga anställda, på en nivå som motsvarar ovan nämnda kategorier. Dessa anställda väljas ut utifrån sin särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller lämplig yrkeserfarenhet. Artikel 66 Överföring till förskottskontona (Artikel 63 i budgetförordningen) 1. Räkenskapsföraren skall avsätta medel på förskottskontona och övervaka både öppnandet av bankkonton och delegeringen av undertecknandet, samt kontrollerna på platsen och i de centrala räkenskaperna. Räkenskapsföraren skall föra över medel till förskottskontona. Förskotten utbetalas till de bankkonton som öppnats i förskottskontots namn. De aktuella förskottskontona kan tillföras medel direkt från diverse lokala inkomster, t.ex. från a) försäljning av utrustning, b) publikationer, c) diverse återbetalningar, samt d) räntor. Regleringen av utgifter eller inkomster skall, vare sig de tillhör kategorin diverse eller är avsatta för särskilda ändamål, ske enligt det beslut om upprättande av förskottskonton som avses i artikel 64 och i budgetförordningens bestämmelser. Utanordnaren skall dra av beloppen i fråga när han senare tillför medel till dessa förskottskonton. 2. Bl.a. för att undvika växelkursförluster kan förskottsförvaltaren göra överföringar mellan samma förskottskontos olika bankkonton. Artikel 67 Utanordnarnas och räkenskapsförarnas kontroller (Artikel 63 i budgetförordningen) 1. Förskottsförvaltaren skall föra räkenskaper över de medel han förfogar över i kassa och bank, utförda betalningar och inkasserade intäkter enligt de bestämmelser och instruktioner som fastställts av räkenskapsföraren. Redovisningen av dessa räkenskaper skall alltid finnas tillgänglig för behörig utanordnare och förskottsförvaltaren sänder en månatlig sammanställning över transaktionerna med styrkande handlingar under påföljande månad till utanordnaren för reglering av kontots transaktioner. 2. Räkenskapsföraren skall själv eller genom en särskilt befullmäktigad tjänsteman eller annan anställd inom samma avdelning eller inom utanordnarnas avdelningar utföra kontroller, i regel på plats och utan förvarning, av de medel som betrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper och skall också utföra kontroller av regleringen av kontots transaktioner inom de fastställda tidsfristerna. Räkenskapsföraren skall meddela resultaten av sina kontroller till behörig utanordnare. Artikel 68 Upphandlingsförfarande (Artikel 63 i budgetförordningen) Betalningar från förskottskonton får, inom de gränser som anses i artikel 127.4, ske genom en enkel betalning mot faktura, utan föregående godkännande av ett anbud. KAPITEL 4 AKTÖRERNAS ANSVAR Avsnitt 1 Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering Artikel 69 Instanser med behörighet i fråga om bedrägeri (Artiklarna 60.6 och 65.2 i budgetförordningen) De myndigheter och instanser som anges i artiklarna 60.6 och 65.2 i budgetförordningen är de instanser som anges i tjänsteföreskrifterna och i anställningsvillkoren för övriga anställda i gemenskaperna (nedan "tjänsteföreskrifterna") samt i EG-institutionernas beslut om villkor och närmare bestämmelser för interna utredningar för att bekämpa bedrägerier, korruption och all annan olaglig verksamhet som kan skada gemenskapernas intressen. Artikel 70 Bekräftelse av beslut (Artikel 66.2 i budgetförordningen) 1. Om en utanordnare anser att ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter står i strid med gällande bestämmelser eller med principerna för en sund ekonomisk förvaltning, exempelvis därför att det är oförenligt med nivån på de anslagna medlen, skall han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat eller vidaredelegerat befogenheten om detta. Om den delegerande myndigheten inom rimlig tid lämnar en skriftlig bekräftelse av beslutet som tydligt avser de aspekter som kritiserats av den som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering befrias den sistnämnde från ansvar. Han eller hon skall genomföra beslutet, utom då det strider mot straffrätten eller gällande säkerhetsnormer. 2. Samma bestämmelser skall gälla om en utanordnare vid genomförandet av ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter upptäcker att omständigheterna kring ärendet kan ge upphov till en situation som strider mot gällande bestämmelser. 3. Beslut som bekräftats på de villkor som anges i artikel 66.2 i budgetförordningen skall sammanställas av den behörige delegerade utanordnaren och anges i dennes årliga verksamhetsrapport. Artikel 71 Finansiella oegentligheter (Artiklarna 60.6 och 66.4 i budgetförordningen) Utan att det påverkar Olafs befogenheter är specialinstansen för ekonomiska oegentligheter behörig att ta upp varje överträdelse av en bestämmelse i budgetförordningen eller samtliga bestämmelser rörande den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktionerna som är följden av en handling eller en försummelse av en tjänsteman eller anställd. Artikel 72 Instans specialiserad på finansiella oegentligheter (Artiklarna 60.6 och 66.4 i budgetförordningen) 1. Tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som har bemyndigats att ingå anställningsavtal skall vända sig till den instans som avses i artikel 66.4 i budgetförordningen vid fall av finansiella oegentligheter enligt definitionen i artikel 71. När ärendet kommer från tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal skall instansen avlägga ett yttrande om huruvida det föreligger oegentligheter enligt definitionen i artikel 71, hur allvarliga dessa är och deras eventuella konsekvenser . Om det av denna instans analys framgår att ärendet omfattas av Olafs behörighetsområde bör den utan dröjsmål återföra det till tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal och omedelbart underrätta Olaf om detta. När den instans som avses i första stycket underrättas direkt av en anställd enligt artikel 60.6 i budgetförordningen skall den överföra ärendet till tillsättningsmyndigheten eller, i tillämpliga fall, till den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal och informera den ovan nämnde anställde om denna överföring. 2. Varje institution skall, med utgångspunkt från den egna interna organisationen, specificera sammansättningen av dem specialinstans som avses i artikel 66.4 i budgetförordningen samt formerna för hur den skall fungera. KAPITEL 5 HANDLÄGGNING AV INKOMSTER Avsnitt 1 Egna medel Artikel 73 Gällande ordning för egna medel (Artikel 69 i budgetförordningen) Utanordnaren skall upprätta en preliminär tidsplan för när de egna medel som avses i rådets beslut om systemet för gemenskapernas egna medel skall tillhandahållas kommissionen. Fastställande och uppbörd av egna medel skall ske enligt bestämmelserna i det beslut som nämns i första stycket. Avsnitt 2 Beräkning av fordringar Artikel 74 Beräkning av fordringar (Artikel 70 i budgetförordningen) 1. I beräkningarna av fordringar skall anges typ av inkomst och vilken budgetpost som berörs samt, om möjligt, gäldenärens identitet och en uppskattning av beloppet . Vid upprättandet av beräknade fordringar skall den behörige utanordnaren särskilt kontrollera följande: a) Att rätt budgetrubrik belastas. b) Att beräkningarna är korrekta och att de överensstämmer med gällande bestämmelser och principen om sund ekonomisk förvaltning. 2. Den behörige utanordnaren skall föra in beräkningen av fordringarna i redovisningssystemet. Om inget annat följer av artikel 161.2 i budgetförordningen skall beräkningen av fordringarna inte ge upphov till några åtagandebemyndiganden. Detta kan endast ske efter det att gemenskaperna faktiskt har inkasserat fordringarna. Avsnitt 3 Fastställande av fordringar Artikel 75 Förfarande (Artikel 71 i budgetförordningen) 1. Utanordnarens fastställande av fordringar bekräftar gemenskapernas rättigheter gentemot en gäldenär och fastställandet av rättigheten att kräva att denne betalar sin skuld. 2. Den behörige utanordnaren skall genom ett betalningskrav instruera räkenskapsföraren att begära in en fastställd fordran. 3. Genom debetnotan skall gäldenären informeras om att a) gemenskapen har fastställt fordran, b) betalningen av skulden till gemenskaperna förfaller ett visst datum (nedan "förfallodatum"), c) ränta kommer att beräknas på skulden enligt den sats som avses i artikel 83 om betalningen inte inkommit senast på förfallodagen, utan att det påverkar tillämpningen av specifika bestämmelser i gällande förordningar, d) institutionen i alla fall där detta är möjligt kommer att kräva in medel genom avräkning sedan gäldenären informerats, e) institutionen kommer att kräva in medlen genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk om betalningen inte inkommit på förfallodagen, f) institutionen kommer att kräva in skulden genom indrivning, antingen enligt förfarandet i artikel 72.2 i budgetförordningen eller genom ett förfarande inför domstol, om ingen av ovan nämnda former för inkassering av medlen har lett till att hela fordran har kunnat uppbäras. Utanordnaren skall sända debetnotan till gäldenären och en kopia till räkenskapsföraren. Artikel 76 Fastställande av fordringar (Artikel 71 i budgetförordningen) Vid fastställandet av fordringar skall den behörige utanordnaren försäkra sig om följande: a) Att det finns en reell grund för fordran. b) Att fordran har förfallit. c) Gäldenärens identitet. d) Beloppet som skall inkasseras. e) Att de belopp som skall inkasseras belastar rätt budgetrubrik. f) Att de styrkande handlingarna är korrekta. g) Att principen om en sund ekonomisk förvaltning följs. Artikel 77 Styrkande handlingar som stöder fastställandet av fordringar (Artikel 71 i budgetförordningen) 1. Fastställandet av en fordran skall bygga på styrkande handlingar där gemenskapens rättigheter intygas. 2. Före fastställandet av fordran skall den behörige utanordnaren personligen kontrollera de styrkande handlingarna eller på eget ansvar förvissa sig om att detta har gjorts. 3. De styrkande handlingarna skall förvaras av utanordnaren, i enlighet med artiklarna 45 och 46. Avsnitt 4 Order om inkassering av fordringar Artikel 78 Utfärdande av betalningskrav (Artikel 72 i budgetförordningen) 1. I betalningskravet skall anges följande: a) Det budgetår som betalningen skall belasta. b) Hänvisningar till den akt eller det rättsliga åtagande som utgör den avgörande orsaken till fordran och grund för kravet. c) Den budgetartikel och eventuellt annan underavdelning i budgeten som berörs, inklusive hänvisningar i förekommande fall till motsvarande budgetmässiga åtaganden. d) Det belopp som skall inkasseras i euro. e) Gäldenärens namn och adress. f) Förfallodagen. g) Möjliga former för inkassering, särskilt att medel kan krävs in genom avräkning eller genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk. 2. Betalningskravet skall dateras och undertecknas av den behörige utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren. Avsnitt 5 Inkassering Artikel 79 Formaliteter vid inkasseringen (Artikel 73 i budgetförordningen) 1. Vid inkasseringen av fordringar skall räkenskapsföraren föra upp beloppet i räkenskaperna och informera den behörige utanordnaren. 2. Vid kontanta betalningar till räkenskapsförarens kassa skall ett kvitto utfärdas. Artikel 80 Inkassering genom avräkning (Artikel 73 i budgetförordningen) Om det konstateras att gäldenären har en fordran på gemenskapen som också är säker, likvid och förfallen till betalning skall räkenskapsföraren - oavsett tidpunkt i förfarandet, men efter att ha underrättat den behörige utanordnaren och gäldenären - kräva in medel genom avräkning av den genom en betalningsorder fastställda fordran. Artikel 81 Förfarande för inkassering när någon frivillig betalning inte görs (Artiklarna 72 och 73 i budgetförordningen) 1. Om, utan att det påverkar artikel 80, inkasseringen inte ägt rum på det förfallodatum som anges på debetnotan skall räkenskapsföraren informera den behörige utanordnaren om detta och genast inleda ett förfarande för att driva in beloppet, via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom att i förväg ställda säkerheter tas i anspråk. 2. När, utan att det påverkar artikel 80, den inkasseringsmetod som anges i punkt 1 inte är möjlig och gäldenären inte har verkställt någon betalning efter den formella underrättelse som sänts av räkenskapsföraren, skall den sistnämnde begära indrivning i enlighet med artikel 72.2 i budgetförordningen eller på grundval av ett rättegångsförfarande. Artikel 82 Beviljande av betalningsfrister (Artikel 73 i budgetförordningen) Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behörige utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor: a) Gäldenären måste betala den ränta som anges i artikel 83 för hela den tidsfrist som beviljats från den ursprungliga förfallodagen. b) För att skydda gemenskapens intressen måste gäldenären också ställa en finansiell säkerhet som godtas av institutionens räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl lånebelopp som ränta. Säkerheten kan ersättas med en proprieborgen av en tredje man godkänd av institutionens räkenskapsförare. Artikel 83 Dröjsmålsränta (Artikel 71.4 i budgetförordningen) 1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall ränta beräknas på alla fordringar som inte betalats tillbaka före förfallodagen enligt punkt 2 och 3: 2. Räntesatsen för fordringar som inte återbetalats på förfallodagen är den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner och som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, C-serien den första arbetsdagen i den månad då förfallodagen infaller, plus a) sju procentenheter när fordran genererats i samband med offentlig upphandling av varor och tjänster enligt avdelning V, b) tre och en halv procentenheter i alla andra fall. 3. Ränta skall beräknas från dagen efter den förfallodag som anges i debetnotan till den dag då hela fordran är återbetald. 4. Vid delbetalning skall avräkning först göras på de dröjsmålsräntor som fastställs enligt bestämmelserna i punkt 2 och 3. Artikel 84 Att avstå från att begära in en fastslagen fordran (Artikel 73 i budgetförordningen) 1. Den behörige utanordnaren kan endast avstå, helt eller delvis, från att begära in en fastslagen fordran i följande fall: a) Då den beräknade kostnaden för att kräva in beloppet är högre än det belopp som skall inkasseras och beslutet att avstå inte skadar gemenskapernas anseende. b) Då det är omöjligt att inkassera fordran på grund av den tid som förflutit sedan den uppstod eller därför att gäldenären är insolvent. c) Med stöd av proportionalitetsprincipen enligt de förfaranden som på förhand fastställts inom varje institution enligt följande kriterier: i) Obligatoriska kriterier som alltid gäller: - Typ av händelse: svårighetsgraden hos den oegentlighet som ledde till att fordran fastställdes (bedrägeri, återfall, uppsåt, kontroll, god tro, uppenbart fel). - Konsekvenserna av ett beslut om att avstå från inkassering på gemenskapernas funktion och deras ekonomiska intressen (beloppets storlek, risken att bilda prejudikat, underminering av bestämmelserna). ii) Förutom ovan nämnda kriterier som alltid är obligatoriska kan utanordnaren behöva beakta även följande kriterier beroende på omständigheterna: - Risken för snedvridning av konkurrensen som ett beslut om att avstå från att inkassera fordran skulle kunna medföra. - Den ekonomiska och sociala skada som en fullständig inkassering av fordran skulle kunna medföra. 2. Det beslut om att avstå från inkassering som avses i artikel 73.2 i budgetförordningen skall motiveras och innehålla de åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på. Den behörige utanordnaren skall fatta detta beslut i enlighet med det förfarande som föreskrivs i artikel 78. 3. Beslutet om att avstå från att inkassera en fastställd fordran får inte delegeras av institutionen när det omfattar a) antingen 1 miljon euro eller mer, b) eller 100 000 euro eller mer, om detta utgör 25 % eller mer av den fastställda fordran. Vad avser belopp som inte når upp till beloppsgränserna i första stycket skall varje institution genom sina interna regler fastställa villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att fatta beslut om avskrivning av en fastställd fordran. Artikel 85 Annullering av en fastslagen fordran (Artikel 73 i budgetförordningen) 1. Den behörige utanordnaren skall annullera en fastslagen fordran om det förekommit ett rättsligt fel enligt artiklarna 77 och 78. Annulleringen skall åtföljas av en relevant motivering. 2. Varje institution fastställer i sina interna regler villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att annullera en fastställd fordran. Artikel 86 Teknisk och bokföringsmässig justering av en fastställd fordran (Artikel 73 i budgetförordningen) 1. Den behörige utanordnaren skall justera det fastslagna fordringsbeloppet uppåt eller nedåt när ett faktiskt fel leder till att fordringsbeloppet ändras, om inte justeringen medför att gemenskapens fastslagna rättighet överges. Justeringen skall göras enligt artiklarna 77 och 78 och åtföljas av en relevant motivering. 2. Varje institution skall i sina interna regler fastställa villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att utföra den tekniska och bokföringsmässiga justeringen av en fastställd fordran. KAPITEL 6 HANDLÄGGNING AV UTGIFTER Artikel 87 Finansieringsbeslut (Artikel 75 i budgetförordningen) De viktigaste inslagen i en åtgärd som innebär en utgift som belastar budgeten skall fastställas i finansieringsbeslutet. Avsnitt 1 Åtagande av utgifter Artikel 88 Övergripande och preliminära åtaganden (Artikel 76.2 i budgetförordningen) 1. Det övergripande budgetmässiga åtagandet skall antingen genomföras genom att en finansieringsöverenskommelse ingås - i vilken det skall anges att flera enskilda rättsliga åtaganden kommer att ingås senare - eller genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ingås. Finansieringsöverenskommelser om makroekonomiskt stöd, stöd till ett lands budget eller andra specifika former av budgetstöd får ge upphov till betalningar utan att enskilda rättsliga åtaganden ingås. 2. Ett preliminärt budgetmässigt åtagande skall antingen genomföras genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden som ger rätt till kommande betalningar ingås eller, i fall som gäller personalkostnader, genom direkta betalningar. Artikel 89 Antagande av övergripande åtaganden (Artikel 76 i budgetförordningen) Det övergripande åtagandet skall ingås på grundval av ett finansieringsbeslut. Det skall ingås senast före beslutet om vilka stödmottagare som valts ut; när ett arbetsprogram måste antas för att anslagen i fråga skall kunna användas skall åtagandet ingås tidigast efter antagandet. Artikel 90 Tillbakadragande av åtaganden på grund av uteblivna betalningar under en treårsperiod (Artikel 77 i budgetförordningen) Ett budgetmässigt åtagande, som motsvarar ett rättsligt åtagande för vilket ingen betalning enligt artikel 81 i budgetförordningen har utförts under en period på tre år räknat från undertecknandet av det rättsliga åtagandet, skall dras tillbaka. Artikel 91 Enhetligt undertecknande (Artikel 76 i budgetförordningen) Undantag från regeln om att samme aktör skall underteckna det budgetmässiga åtagandet och det motsvarande rättsliga åtagandet skall endast medges i följande fall: a) När det gäller preliminära åtaganden. b) När det gäller övergripande åtaganden knutna till fiannsieringsöverenskommelser med tredje land. c) När institutionens beslut i sig utgör ett rättsligt åtagande. d) När det övergripande åtagandet genomförs i form av flera rättsliga åtaganden för vilka olika personer är behöriga utanordnare. e) När det gäller förskottskonton som upprättats inom ramen för gemenskapens externa åtgärder, och de rättsliga åtagandena undertecknas av de anställda vid de lokala enheter som avses i artikel 252. Artikel 92 Registrering i räkenskaperna av enskilda rättsliga åtaganden (Artikel 77 i budgetförordningen) Om ett övergripande budgetmässigt åtagande följs av flera enskilda rättsliga åtaganden skall den behörige utanordnaren föra upp beloppen för dessa på varandra följande enskilda rättsliga åtaganden i de centrala räkenskaperna. Den behörige utanordnaren skall kontrollera att det samlade beloppet för åtagandena inte överstiger beloppet för det övergripande åtagande som täcker dem. I räkenskaperna skall det finnas hänvisningar till det övergripande åtagande som beloppet skall bokföras under. Den behörige utanordnaren skall bokföra beloppen innan han eller hon undertecknar det motsvarande enskilda rättsliga åtagandet. Artikel 93 Administrativa utgifter som täcks av preliminära åtaganden (Artikel 76 i budgetförordningen) Bland annat följande kostnader skall betraktas som löpande administrativa utgifter som kan leda till preliminära åtaganden: a) Kostnader för personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som inte omfattas, samt andra personalkostnader inklusive pensioner. b) Kostnader för institutionens ledamöter. c) Utbildningskostnader. d) Kostnader för uttagningsprov, urvalsförfaranden och rekrytering. e) Kostnader för tjänsteresor. f) Representationskostnader. g) Kostnader för möten. h) Frilanstolkar och/eller -översättare. i) Utbyte av tjänstemän. j) Löpande kostnader för hyra av fastigheter och lös egendom. k) Diverse försäkringar. l) Rengöring och underhåll. m) Kostnader av social karaktär. n) Användning av telekommunikationstjänster. o) Finansiella kostnader. p) Kostnader för rättsliga tvister. q) Skadestånd och räntor. r) Bygg- och anläggningsarbeten. s) Vatten, gas och elektricitet. t) Periodiska publikationer i pappersformat eller elektroniskt format. Avsnitt 2 Kontroll av utgifter Artikel 94 Kontroll och påskriften "kan betalas" (Artikel 79 i budgetförordningen) 1. Alla kontroller av utgifter skall stödjas genom styrkande handlingar enligt definitionen i artikel 101. Handlingarna skall intyga gäldenärens anspråk på grundval av fastställande av de tjänster som faktiskt utförts, leveranser som faktiskt levererats eller bygg- och anläggningsarbeten som faktiskt utförts eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning. 2. Den behörige utanordnaren skall personligen granska de styrkande handlingarna eller se till, på eget ansvar, att granskningen har utförts innan han eller hon fattar beslut om att kontrollera utgiften inför utbetalning. 3. Kontrollbeslutet skall uttryckas i form av påskriften "kan betalas" av den behörige utanordnaren. Artikel 95 Påskriften "kan betalas" vid offentlig upphandling (Artikel 79 i budgetförordningen) Inom området för offentlig upphandling skall påskriften "kan betalas" innebära följande: a) Att en faktura som upprättats av kontraktsparten har mottagits och formellt registrerats av institutionen. b) Att själva fakturan eller ett internt bifogat dokument bär den giltiga beteckningen "i sin ordning" och att den undertecknats av en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som vederbörligen tilldelats befogenheter av den behörige utanordnaren. c) Att samtliga aspekter av fakturan har verifierats av den behörige utanordnaren på dennes ansvar, för att bland annat fastställa det belopp som skall betalas och att betalningen har en frigörande verkan. Genom beteckningen "i sin ordning" enligt första stycket punkt b skall det intygas att de tjänster eller arbeten som ingick i kontraktet verkligen har utförts eller att varorna verkligen har levererats. När det gäller varuleveranser och bygg- och anläggningsarbeten skall den tekniskt behörige tjänstemannen eller anställde utfärda ett provisoriskt mottagningsbevis och sedan ett slutligt mottagningsbevis när garantiperioden i kontraktet har löpt ut. Dessa två intyg skall ha samma värde som beteckningen "i sin ordning". Artikel 96 Påskriften "kan betalas" vid utbetalning av bidrag (Artikel 79 i budgetförordningen) Inom området för beviljande av bidrag skall påskriften "kan betalas" innebära följande: a) Att en begäran om betalning från stödmottagaren har mottagits och formellt registrerats av institutionen. b) Att själva begäran om betalning eller ett internt bifogat dokument bär den giltiga beteckningen "i sin ordning" och att den undertecknats av en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som tilldelats befogenheter av den behörige utanordnaren. Genom denna beteckning intygar tjänstemannen att stödmottagarens åtgärd eller arbetsprogram i alla delar följer överenskommelsen om bidrag. c) Att begäran om betalning har verifierats av den behörige utanordnaren på dennes ansvar, för att bland annat fastställa det belopp som skall betalas och att betalningen har en frigörande verkan. Artikel 97 Påskriften "kan betalas" vid personalkostnader (Artikel 79 i budgetförordningen) När det gäller betalningar för personalkostnader skall påskriften "kan betalas" styrka att följande styrkande handlingar föreligger: a) Beträffande månadslön: i) Den fullständiga personalförteckningen med angivande av alla beståndsdelar av ersättningen. ii) Ett formulär (blankett för personuppgifter) som upprättas på grundval av de beslut som fattats i varje enskilt fall och som visar varje ändring av ersättningen. iii) Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar skall en bestyrkt kopia av beslutet om tillsättningen eller utnämningen åtfölja den första löneutbetalningen. b) För övriga ersättningar (personal med tim- eller dagersättning): en sammanställning undertecknad av tjänstemannen eller annan behörig anställd av närvarodagar och närvarotimmar. c) En sammanställning av den anställdes övertid, undertecknad av tjänstemannen eller annan behörig anställd, som intygar att övertiden verkligen utförts. d) Beträffande kostnader för tjänsteresor: i) Ordern om tjänsteresa undertecknad av den behöriga myndigheten. ii) En "redogörelse för tjänsteresa", som skall vara undertecknad av den som tilldelats uppdraget samt av den överordnade som delegerats lämplig behörighet; i redogörelsen skall anges tjänsteresans mål, dagar och tider för avresa och ankomst till målet, resekostnader, uppehållskostnader och andra kostnader som vederbörligen godkänts på grundval av styrkande handlingar. e) Beträffande andra personalkostnader: de underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på och som visar alla beståndsdelar i beräkningen. Artikel 98 Konkretisering av påskriften "kan betalas" (Artikel 79 i budgetförordningen) Beslutet om att en utgift "kan betalas" framgår i ett icke-datoriserat system av en stämpel med den behörige utanordnarens namnteckning. I ett datoriserat system godkänner den behörige utanordnaren betalningen med hjälp av sitt personliga lösenord. Avsnitt 3 Godkännande av betalningar Artikel 99 Utanordnarens kontroll av betalningar (Artikel 80 i budgetförordningen) Vid upprättandet av betalningsordern skall den behörige utanordnaren försäkra sig om följande: a) Att utfärdandet av betalningsordern är korrekt, dvs. att det finns ett motsvarande kontrollbeslut om att utgiften "kan betalas", att rätt mottagare har utsetts och att fordran har förfallit. b) Att det råder överensstämmelse mellan betalningsordern och det budgetmässiga åtagande som belastas. c) Att rätt budgetrubrik belastas. d) Att anslagen är disponibla. Artikel 100 Obligatoriska uppgifter och överlämnande av betalningsorder till räkenskapsföraren (Artikel 80 i budgetförordningen) 1. I betalningsordern skall anges följande: a) Det budgetår som betalningen skall belasta. b) Artikel och eventuellt annan underindelning i budgeten. c) Hänvisning till det rättsliga åtagande som ger rätt till betalning. d) Hänvisning till det budgetmässiga åtagande som betalningen hänför sig till. e) Det belopp som skall betalas i euro. f) Betalningsmottagarens namn, adress och bankuppgifter. g) Ändamålet med utgiften. h) Betalningssätt. i) Införande av tillgångar i de inventarieförteckningar som avses i artikel 220. 2. Betalningsordern skall dateras och undertecknas av den behörige utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren. Avsnitt 4 Betalning av utgifter Artikel 101 Styrkande handlingar (Artikel 81 i budgetförordningen) 1. Belopp som avser förfinansiering eller förnyad förfinansiering skall betalas ut antingen med ett kontrakt, en överenskommelse eller grundrättsakten som stöd, eller på basis av styrkande handlingar genom vilka det kan bekräftas att den finansierade åtgärden är förenlig med villkoren i kontraktet eller överenskommelsen i fråga. Mellanliggande betalningar och slutbetalningar skall ske på grundval av styrkande handlingar som visar att de finansierade åtgärderna genomförts enligt villkoren i det kontrakt eller den överenskommelse som slutits med mottagaren, eller i enlighet med grundrättsakten. 2. Den behörige utanordnaren skall enligt principen om sund ekonomisk förvaltning fastställa hur de styrkande handlingar som avses i punkt 1 skall vara beskaffade, i enlighet med grundrättsakten samt de kontrakt eller överenskommelser som slutits med mottagaren. Verksamhetsrapporterna, de tekniska och ekonomiska rapporterna samt del- och slutrapporterna utgör styrkande handlingar enligt denna bestämmelse. 3. De styrkande handlingarna skall förvaras av den behörige utanordnaren i enlighet med artiklarna 45 och 46. Artikel 102 Debitering av förskott och delbetalningar (Artikel 81 i budgetförordningen) 1. Förfinansieringen är avsedd att förse mottagaren med likvida medel. Den får indelas i flera delutbetalningar. 2. Mellanliggande betalningar, som också får ske i flera delbelopp, är främst avsedda att på grundval av en utgiftsberäkning ersätta mottagaren för utgifter i ett skede då en del av åtgärden redan har genomförts. Utan att detta påverkar bestämmelserna i grundrättsakten kan dessa betalningar räknas av helt eller delvis mot förfinansieringen. 3. Utgiften som helhet skall slutligt regleras i form av antingen en slutbetalning, som inte får uppdelas i delbelopp och som räknas av mot de betalningar som redan skett, eller i förekommande fall i form av ett betalningskrav. Avsnitt 5 Tidsfrister för betalningar Artikel 103 Försenade betalningar och dröjsmålsränta (Artikel 83 i budgetförordningen) 1. Det utestående beloppet skall betalas inom 45 kalenderdagar från den dag då begäran om betalning registrerades av den behöriga avdelningen hos utanordnaren; med betalningsdag avses det datum då institutionens konto debiteras. 2. För de kontrakt eller överenskommelser där betalning endast kan ske om rapporten har godkänts kan begäran om betalning inte tas emot innan rapporten har godkänts, vilken skall meddelas uttryckligen genom att informera stödmottagaren eller underförstått eftersom tidsfristen för godkännande enligt kontraktet har gått ut utan att något formellt dokument har sänts till stödmottagaren. Denna tidsfrist för godkännande får inte överstiga a) 20 dagar för enkla kontrakt om tillhandahållande av varor och tjänster, b) 45 dagar för övriga kontrakt och överenskommelser om bidrag, och c) 60 dagar för kontrakt i vilka det tekniska arbete som tillhandahålls är särskilt svårt att utvärdera. 3. Den behörige utanordnaren kan upphäva tidsfristen för betalning när som helst under den period som anges i punkt 1 om denne informerar gäldenärerna om att det begärda beloppet inte kan betalas på grund av att det inte är utestående eller att relevanta styrkande handlingar saknas. Om den behörige utanordnaren får kännedom om uppgifter som kan tyda på att vissa utgifter som angivits i begäran om utbetalning inte berättigar till medel från gemenskapen får han förlänga betalningsfristen på så sätt att kompletterande kontroller kan utföras, inklusive kontroller på platsen, för att fastställa om de aktuella utgifterna berättigar till utbetalning. Utanordnaren skall i dessa fall snarast möjligt underrätta betalningsmottagaren. Tidsfristen för den återstående betalningen skall löpa från den dag då en korrekt begäran om betalning registrerats för första gången. 4. När tidsfristen i punkt 1 har löpt ut kan gäldenären, under de två månaderna efter mottagandet av den försenade betalningen, begära ränta enligt följande bestämmelser: a) Räntesatserna är de som avses i artikel 83.2 första stycket. b) Ränta skall betalas från dagen efter den dag då betalningsfristen löper ut till och med betalningsdagen. Denna bestämmelse är inte tillämplig på medlemsstaterna. KAPITEL 7 DATASYSTEM Artikel 104 Beskrivning av datasystemen (Artikel 84 i budgetförordningen) När datasystem och delar av datasystem används för genomförandet av budgeten krävs en fullständig beskrivning av varje datasystem eller underavdelning av ett sådant system. I varje beskrivning skall ingå en redogörelse för innehållet i varje datafält samt för hur varje enskild transaktion behandlas i systemet. Det skall också finnas en beskrivning av hur systemet garanterar en komplett verifieringskedja för varje transaktion. Artikel 105 Regelbunden säkerhetskopiering (Artikel 84 i budgetförordningen) Uppgifterna i datasystemen och delarna av datasystemen skall sparas med jämna mellanrum och förvaras på ett säkert ställe. KAPITEL 8 INTERNREVISORN Artikel 106 Utnämningar av internrevisorer (Artikel 85 i budgetförordningen) 1. Varje institution skall utse en internrevisor enligt ett förfarande som är anpassat till dess särdrag och behov. 2. Varje institution skall i enlighet med sina respektive särdrag och behov definiera internrevisorns uppdragsområde och i detalj fastställa internrevisionens mål och förfaranden enligt gällande internationella normer för internrevision. 3. Institutionen får till internrevisor utse en person som är medborgare i någon av medlemsstaterna och som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller anställningsvillkoren, på grundval av dennes särskilda kvalifikationer. 4. Då flera institutioner utser samma internrevisor skall dessa anta erforderliga bestämmelser för att denne skall kunna ställas till ansvar i enlighet med villkoren i artikel 112. Artikel 107 Utförande av revisioner (Artikel 86 i budgetförordningen) Internrevisorn skall utöva sitt uppdrag enligt internationellt godtagna normer. Syftet med internrevisionen är att försäkra sig om att befintliga förvaltnings- och kontrollsystem är effektiva och ändamålsenliga och att granska projekt. Artikel 108 Medel för verksamheten (Artikel 86 i budgetförordningen) Institutionen skall ge internrevisorn erforderliga resurser så att denne kan fullfölja sina revisionsuppdrag samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter. Artikel 109 Arbetsprogram (Artikel 86 i budgetförordningen) 1. Internrevisorn skall anta ett arbetsprogram som sedan underställs institutionen. 2. Institutionen kan begära att internrevisorn skall utföra revisioner som inte återfinns i det arbetsprogram som anges i punkt 1. Artikel 110 Internrevisorns rapportering (Artikel 86 i budgetförordningen) 1. Internrevisorn skall till institutionen överlämna den årliga internrevisionsrapport som föreskrivs i artikel 86.3 i budgetförordningen och som skall ange antal och typer av utförda internrevisioner, de viktigaste rekommendationer som givits och de åtgärder som vidtagits till följd av rekommendationerna. Denna årsrapport skall även innehålla redogörelser för de systemfel som påpekats av den särskilda instans som inrättats i enlighet med artikel 66.4 i budgetförordningen. 2. Rapporten skall överlämnas till de granskade avdelningarna samt till de instanser som varje institution utser för att säkra att rekommendationerna följs av vederbörande avdelningar. 3. Varje institution skall avgöra om de rekommendationer som ingår i internrevisorns rapport bör bli föremål för ett utbyte av god praxis mellan institutionerna. Artikel 111 Oberoende (Artikel 87 i budgetförordningen) Internrevisorn skall vara helt oberoende när han utför sina revisioner. Han får inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar när det gäller utövandet av de uppdrag som genom förordnandet ålagts honom enligt budgetförordningen. Artikel 112 Internrevisorns ansvar (Artikel 86 i budgetförordningen) Eftersom internrevisorn skall vara en tjänsteman eller anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller anställningsvillkoren kan endast institutionen själv agera för att ställa honom till ansvar för sina handlingar enligt de villkor som följer nedan. Institutionen skall fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersökning. Beslutet skall delges den berörde. Institutionen kan ge en eller flera tjänstemän med samma grad eller högre grad än den anställde som undersökningen avser i uppdrag att leda undersökningen under institutionens direkta ansvar. Den berörde skall alltid höras under denna undersökning. Undersökningsrapporten skall lämnas till den berörda parten som sedan skall höras av institutionen angående rapporten. På grundval av rapporten och utfrågningen skall institutionen fatta ett motiverat beslut om att avsluta förfarandet eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 samt 86-89 i tjänsteföreskrifterna. Beslut om disciplinära åtgärder eller ekonomiska påföljder skall delges den berörde och meddelas revisionsrätten och övriga institutioner. Den berörde kan överklaga dessa beslut hos Europeiska gemenskapernas domstol, i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna. Artikel 113 Överklaganden till Europeiska gemenskapernas domstol (Artikel 87 i budgetförordningen) Utan att det påverkar de möjligheter att överklaga som anges i tjänsteföreskrifterna kan internrevisorn hos EG-domstolen direkt överklaga alla åtgärder i samband med utövandet av uppdraget som internrevisor. Detta skall ske inom tre månader från den dag som meddelande om den ifrågavarande åtgärden inkom. Överklaganden skall behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i tjänsteföreskrifterna. AVDELNING V OFFENTLIG UPPHANDLING KAPITEL 1 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Avsnitt 1 Tillämpningsområde och principer för tilldelning av kontrakt Artikel 114 Definitioner och tillämpningsområde (Artikel 88 i budgetförordningen) 1. Upphandlingar av fast egendom omfattar köp, leasing, hyra eller hyrköp - med eller utan köpoption - av tomtmark, befintliga byggnader eller annan fast egendom. 2. Upphandlingar av varor omfattar köp, leasing, hyra eller hyrköp - med eller utan köpoption - av varor. Till denna kategori kan också räknas eventuella installations- och underhållsarbeten som tillhandahålls som en del av leveransen. 3. Upphandling av bygg- och anläggningsarbeten omfattar antingen genomförande, eller både projektering och genomförande, eller ett arbete av annat slag som uppfyller de specifikationer som fastställts av den upphandlande myndigheten. Med arbete menas ett resultat av bygg- och anläggningsverksamhet som fyller en självständig teknisk eller ekonomisk funktion. 4. Upphandling av tjänster omfattar all intellektuell och icke-intellektuell verksamhet, dvs. all annan verksamhet än den som faller under kategorierna varor, bygg- och anläggningsarbeten eller fast egendom. De tjänster som avses finns förtecknade i bilagorna IA och IB i direktiv 92/50/EEG 5. Upphandlingar som omfattar både produkter och tjänster betraktas som en upphandling av tjänster om värdet av tjänsterna i fråga överskrider värdet av de produkter som ingår i upphandlingen. 6. Termerna "leverantör", "entreprenör" och "tjänsteleverantör" betecknar tre olika kategorier av ekonomiska aktörer, fysiska eller juridiska personer som levererar produkter, genomför bygg- och anläggningsarbeten respektive utför tjänster. Den ekonomiska aktör som har lämnat in ett anbud kallas för "anbudsgivare". Den som har svarat på en inbjudan att delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande kallas för "anbudssökande". 7. Avdelningar inom gemenskapens institutioner skall betraktas som upphandlande myndigheter. Artikel 115 Ramavtal (Artikel 88 i budgetförordningen) 1. Ett ramavtal är ett kontrakt mellan en upphandlande myndighet och en ekonomiskt aktör som fastställer huvudvillkoren för en rad specifika kontrakt under en given period, särskilt vad gäller kontraktets längd, syfte, priser och utförandevillkor samt planerade kvantiteter. Den upphandlande myndigheten kan också sluta multipla ramavtal, dvs. separata kontrakt med identiska villkor som sluts med flera varu- eller tjänsteleverantörer. I de specifikationer som avses i artikel 128 anges högsta antal aktörer med vilka den upphandlande myndigheten kan teckna kontrakt. Dessa kontrakt får inte löpa längre än fyra år, utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom syftet med ramavtalet. Den upphandlande myndigheten får inte missbruka ramkontrakten eller använda dem på ett sätt som avser att hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen. 2. De specifika kontrakt som bygger på ramkontrakt enligt punkt 1 skall tilldelas enligt villkoren i ramkontraktet. 3. Endast specifika kontrakt som ingåtts i enlighet med ramkontrakten skall föregås av ett budgetmässigt åtagande. Avsnitt 2 Offentliggörande Artikel 116 Hur offentliggörande skall ske av upphandlingar som omfattas av direktiven om offentlig upphandling (Artikel 90 i budgetförordningen) 1. Ett förhandsmeddelande, ett meddelande om upphandling samt ett meddelande om tilldelning av kontraktet skall offentliggöras. 2. I förhandsmeddelandet skall den upphandlande myndigheten ange det beräknade totalbeloppet för upphandlingen per tjänstekategori eller produktgrupp och de viktigaste villkoren för de upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten som myndigheterna avser att genomföra under ett budgetår i de fall då det beräknade totalbeloppet motsvarar eller överskrider beloppsgränserna i artikel 155. Förhandsmeddelande om upphandlingar av varor och tjänster skall under alla omständigheter sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer före den 31 mars varje budgetår och snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av ett program avseende bygg- och anläggningsarbeten. 3. Genom meddelandet om upphandling kan den upphandlande myndigheten offentliggöra sin avsikt att inleda ett upphandlingsförfarande. Det är obligatoriskt för upphandlingar vars slutsumma uppskattas motsvara eller överstiga de trösklar som fastställs i artikel 156. Meddelandet är inte obligatoriskt för upphandlingar av de tjänster som anges i bilaga 1 B i direktiv 92/50/EEG. Upphandlande myndigheter som vill arrangera en formgivningstävling skall kungöra sina avsikter i ett meddelande. 4. I meddelandet om tilldelning av kontrakt anges resultatet av upphandlingsförfarandet. Det är obligatoriskt för upphandlingar vars slutsumma motsvarar eller överstiger de trösklar som fastställs i artikel 156. Meddelandet är inte obligatoriskt för specifika kontrakt som genomförts enligt ett ramavtal. Meddelandet skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer senast 48 dagar efter det att förfarandet avslutats, dvs. från och med undertecknandet av kontraktet. 5. Meddelandena formuleras i enlighet med de mallar som åtföljer kommissionens direktiv 2001/78/EG [10]. [10] Kommissionens direktiv 2001/78/EG av den 13 september 2001 om ändring av bilaga IV till rådets direktiv 93/36/EEG, bilagorna IV, V och VI till rådets direktiv 93/37/EEG, bilagorna III och IV till rådets direktiv 92/50/EEG i dess ändrade lydelse enligt direktiv 97/52/EG, samt bilagorna XII-XV, XVII och XVIII till rådets direktiv 93/38/EEG i dess ändrade lydelse enligt direktiv 98/4/EG (direktiv om användning av standardformulär vid offentliggörande av meddelanden om offentlig upphandling). Artikel 117 Hur offentliggörande skall ske av upphandlingar som inte omfattas av direktiven om offentlig upphandling (Artikel 90 i budgetförordningen) 1. Upphandlingar med ett kontraktsvärde som ligger under beloppsgränserna i artiklarna 155 och 156 samt tjänsteupphandlingar som tas upp i bilaga 1B i direktiv 92/50/EEG skall offentliggöras på ett sätt som öppnar för konkurrens och garanterar ett opartiskt förfarande för tilldelning av kontrakten. Detta innebär: a) I de fall där något upphandlingsmeddelande enligt artikel 116 inte finns, en uppmaning till intresseanmälan för upphandlingar som omfattar ett liknande område till ett värde som är lika med eller överskrider beloppet i artikel 126. b) Ett årligt offentliggörande av en förteckning över kontraktsparter med angivelse av det tilldelade kontraktets syfte och belopp. 2. För upphandlingar av fast egendom skall en specifik förteckning över kontraktsparterna offentliggöras varje år. 3. Upplysningarna om upphandlingar vars värde motsvarar eller överstiger beloppet i artikel 126 skall överlämnas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer. Detta överlämnande skall ske senast den 31 mars efter det att budgetåret avslutats för de årliga förteckningarna över kontraktsparterna. Förhandspubliceringen och det årliga offentliggörandet av kontraktsparterna för övriga upphandlingar sker på institutionernas webbplatser på Internet. Det kan likaledes ske genom Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Artikel 118 Offentliggörande av meddelanden (Artikel 90 i budgetförordningen) 1. Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer skall offentliggöra de meddelanden som avses i artiklarna 116 och 107 i Europeiska gemenskapernas officiella tidning senast tolv dagar efter det de sändes. Denna tidsfrist skall minskas till fem dagar i fråga om de påskyndade förfarandena enligt artikel 140 och i de fall då meddelandena skrivs och sänds elektroniskt. 2. Den upphandlade myndigheten skall kunna bevisa vilken dag meddelandet sänts.Artikel 119 Övriga sätt att offentliggöra upphandlingar (Artikel 90 i budgetförordningen) Upphandlingarna kan offentliggöras på alla övriga sätt, bl.a. elektroniskt. Ett sådant offentliggörande skall innehålla en hänvisning till ett eventuellt meddelande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, enligt artikel 118, och får inte föregå detta meddelande, som är det enda giltiga. Vid offentliggörandet får inga anbudssökande eller anbudsgivare diskrimineras och andra upplysningar får inte lämnas än de som ingår i det ovannämnda eventuella meddelandet om upphandling där ett sådant föreligger.Avsnitt 3 Upphandlingsförfaranden Artikel 120 Olika typer av upphandlingsförfaranden (Artikel 91 i budgetförordningen) 1. Upphandlingar skall ske antingen via ett öppet, selektivt eller förhandlat anbudsförfarande efter offentliggörandet av ett meddelande om upphandling eller via ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling, i förekommande fall efter en formgivningstävling. 2. Anbudsinfordran är a) öppen, när alla berörda ekonomiska aktörer kan lämna ett anbud, b) selektiv, när alla ekonomiska aktörer kan begära att få delta, men endast de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i artikel 133 och som samtidigt och skriftligen av de upphandlande myndigheterna uppmanas att inkomma med ett anbud. Urvalsfasen kan genomföras antingen för varje enskild upphandling eller i syfte att upprätta en företeckning över potentiella anbudssökande i det förfarande som avses i artikel 126. 3. Vid ett förhandlat förfarande vänder sig de upphandlande myndigheterna till de anbudsgivare som utvalts och som uppfyller urvalskriterierna i artikel 133 och förhandlar fram villkoren för upphandlingen med en eller flera av dessa. Vid förhandlat förfarande med meddelande om upphandling enligt artikel 125 skall en upphandlande myndighet samtidigt och skriftligen kalla alla utvalda anbudssökande till förhandlingar. 4. Formgivningstävlingar är en upphandling på främst sådana områden som arkitektur och byggnadsteknik samt databehandling där en upphandlande myndighet får en ritning eller en plan som en jury föreslagit som vinnande bidrag i en tävling med eller utan priser. Artikel 121 Antalet anbudssökande vid selektivt eller förhandlat förfarande (Artikel 91 i budgetförordningen) 1. Vid ett selektivt förfarande, inklusive förfarandet enligt artikel 126, måste minst fem sökande uppmanas att lämna anbud under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna. Den upphandlande myndigheten kan begränsa det maximala antalet till 20 sökande beroende på syftet med upphandlingen och på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier. I detta fall anges intervallet och villkoren i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan som avses i artiklarna 116 och 117. Under alla omständigheter skall antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag vara tillräckligt stort för att säkra en reell konkurrens. 2. Vid ett förhandlat förfarande får antalet sökande som inbjuds till förhandlingar inte vara lägre än tre under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna. Under alla omständigheter skall antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag vara tillräckligt stort för att säkra en reell konkurrens. Denna punkt skall inte gälla för de kontrakt till låga belopp som avses i artikel 127.3. Artikel 122 Förhandlade förfaranden (Artikel 91 i budgetförordningen) Den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna skall tillsammans förhandla om de anbud som lagts fram och anpassa dem till villkoren i meddelandet om upphandling, i specifikationerna och eventuella kompletterande dokument, i syfte att komma fram till vilket anbud som är mest fördelaktigt. Den upphandlande myndigheten skall under förhandlingarna garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare. Artikel 123 Formgivningstävlingar (Artikel 91 i budgetförordningen) 1. Reglerna för formgivningstävlingarna skall göras tillgängliga för dem som är intresserade av att delta i tävlingen. Antalet sökande som kan delta måste vara tillräckligt för att säkra en reell konkurrens. 2. Juryn utnämns av den behörige utanordnaren. Den skall uteslutande bestå av fysiska personer utan anknytning till tävlingsdeltagarna. Om särskilda yrkeskvalifikationer krävs av tävlingsdeltagarna skall minst en tredjedel av juryledamöterna ha samma eller likvärdiga kvalifikationer. Juryn skall vara självständig i sina yttranden. Bidragen skall läggas fram anonymt och juryns yttranden skall uteslutande bygga på de kriterier som anges i meddelandet om formgivningstävlingen. 3. Juryns förslag, som grundar sig på varje bidrags förtjänster, samt anmärkningar lämnas i ett protokoll som undertecknas av ledamöterna. Kandidaterna skall förbli anonyma fram till dess att juryn lämnat sitt yttrande. 4. Den upphandlande myndigheten fattar därefter ett beslut vari anbudssökandens namn och adress anges liksom skälen till valet med hänsyn till de kriterier som offentliggjorts i meddelandet om formgivningstävlingen, i synnerhet om det skiljer sig från de förslag som lämnats i juryns yttrande. Artikel 124 Fall där förhandlade förfaranden får tillämpas utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling (Artikel 91 i budgetförordningen) 1. En upphandlande myndighet får använda sig av det förhandlade förfarandet utan att ha offentliggjort något meddelande om upphandling i följande fall: a) Om, efter avslutningen av det inledande förfarandet, inga anbud eller inga godtagbara anbud lämnats vid ett öppet eller selektivt förfarande, och under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i de upphandlingsdokument som avses i artikel 128. b) Då det uppdrag som kontraktet gäller av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss ekonomisk aktör. c) Om detta är absolut nödvändigt i fall där man inte kan iaktta de fastställda tidsfristerna i de andra förfarandena och som föreskrivs i artiklarna 138-140, till följd av synnerlig brådska, orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses av de upphandlande myndigheterna i fråga, och som inte kan hänföras till dessa myndigheter. d) Om upphandlingen av tjänster handläggs som en tävling och kontraktet enligt gällande regler skall tilldelas vinnaren eller en av vinnarna. I det senare fallet skall samtliga vinnare kallas till förhandlingar. e) Om det rör sig om kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som inte ingår i det ursprungliga projektförslaget och heller inte omfattas av det första kontraktet, men som genom omständigheter som den upphandlande myndigheten inte kunnat förutse har blivit nödvändiga för att det skall gå att utföra tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena, i enlighet med villkoren i punkt 2. f) Om det rör sig om en upprepning av tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som i liknande form utförts av samma kontraktspart efter ett beslut av den upphandlande myndigheten, dock under förutsättning att de nya tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena ingår i ett ursprungligt projekt, som upphandlats genom öppet eller selektivt förfarande. Den upphandlande myndigheten anger redan i samband med den ursprungliga upphandlingen att ett förhandlat förfarande kan bli aktuellt, och den skall ta med ett uppskattat sammanlagt värde på de upprepade kontrakten i beräkningen av beloppsgränserna i artikel 156. Detta förfarande får bara tillämpas under tre år efter det att det ursprungliga kontraktet slutits. g) Upphandling av varor: i) Om det rör sig om kompletterande leveranser, dvs. leveranser som antingen syftar till att delvis ersätta normala leveranser eller installationer, eller till att bygga ut redan förekommande leveranser eller installationer, i de fall då ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper med inkompatibilitet eller oproportionerliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll som följd. Varaktigheten av sådana kontrakt får inte överstiga tre år. ii) Om tillverkningen endast har forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål, med undantag av tester av den kommersiella lönsamheten och kvantitetsproduktion för att täcka forsknings- och utvecklingskostnaderna. h) Om det rör sig om upphandling av fast egendom, efter det att den lokala marknaden kartlagts. i) För upphandlingar som understiger den beloppsgräns som fastställs i artikel 127.2. 2. För de kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som avses i punkt 1 e kan den upphandlande myndigheten använda sig av ett förhandlat förfarande utan att först offentliggöra något meddelande om upphandling under förutsättning att den som redan utför kontrakten anlitas: a) att de kompletterande kontrakten av tekniska eller ekonomiska skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för den upphandlande myndigheten, eller b) att kontrakten, i de fall då de trots allt går att skilja från det ursprungliga kontraktet, är absolut nödvändiga för att kontraktet skall gå att fullfölja. Det sammanlagda värdet av de kompletterande kontrakten får inte överstiga 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet. Artikel 125 Fall där förhandlat förfarande får tillämpas efter att ett meddelande om upphandling har offentliggjorts (Artikel 91 i budgetförordningen) En upphandlande myndighet får använda det förhandlade förfarandet efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling i följande fall: a) Om anbuden är felaktiga eller oacceptabla, bl.a. med hänsyn till urvals- eller tilldelningskriterierna i ett öppet eller selektivt förfarande som har avslutats, under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i det upphandlingsdokument som avses i artikel 128. Den upphandlande myndigheten får avstå från att offentliggöra ett meddelande om upphandling om förhandlingarna kommer att föras med alla anbudsgivare som uppfyller urvalskriterierna och som i ett föregående förfarande har lämnat in anbud som uppfyller de formella kraven för upphandlingsförfarandet. b) I undantagsfall om tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena är av sådant slag eller innebär sådana risker att anbudsgivaren inte kan ange något totalpris i förväg. c) Om de tjänster som skall tillhandahållas - särskilt finansiella och intellektuella tjänster - är sådana att det inte går att ange tillräckligt noggranna specifikationer för att välja det bästa anbudet enligt bestämmelserna för öppna eller selektiva förfaranden. d) Om bygg- och anläggningsarbetena endast har forsknings-, experiment- eller utvecklingsändamål och inte syftar till att nå lönsamhet eller täcka forsknings- och utvecklingskostnader. e) Vid upphandling av de tjänster som avses i bilaga 1 B i direktiv 92/50/EEG. Artikel 126 Selektivt förfarande efter uppmaning till intresseanmälan (Artikel 91 i budgetförordningen) 1. Inbjudan att anmäla intresse är ett sätt att välja ut de anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna in anbud under kommande selektiva anbudsförfaranden för kontrakt till ett värde som är lika med eller överskrider 50 000 euro. 2. Den förteckning som upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan är giltig i högst tre år efter den dag då det meddelande, som avses i artikel 117.1 a, sändes till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer. Alla intresserade kan lämna in sin ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, förutom under periodens sista tre månader. 3. När det gäller särskilda kontrakt skall den upphandlande myndigheten uppmana antingen samtliga anbudssökande i förteckningen eller vissa av dem att lämna in ett anbud på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier. Artikel 127 Upphandlingar för låga belopp (Artikel 91 i budgetförordningen) 1. Upphandlingar vars värde understiger 50 000 euro kan göras via ett selektivt förfarande med minst fem anbudsgivare, utan någon uppmaning till intresseanmälan. 2. Det förhandlade förfarandet kan användas med minst 3 anbudsgivare för kontrakt vars värde är lägre än 13 800 euro. 3. Endast ett anbud kan lämnas in för kontrakt vars värde är lägre än 1 050 euro. 4. För utgifter som underskrider 200 euro kan betalningar från förskottskonton ske genom en enkel betalning mot faktura, utan föregående godkännande av ett anbud. Artikel 128 Upphandlingsdokument (Artikel 92 i budgetförordningen) 1. Bland upphandlingsdokumenten skall följande alltid ingå: a) Anbudsinfordran eller förhandlingsinbjudan. b) Bifogade specifikationer med de allmänna villkoren för kontrakten. c) Kontraktsmallen. Upphandlingsdokumenten skall innehålla en hänvisning till de åtgärder för att offentliggöra upphandlingen som vidtas i enlighet med artiklarna 116-119. 2. I anbudsinfordran skall alltid följande anges: a) Formerna för hur anbuden skall lämnas in och presenteras, särskilt sista inlämningsdatum med klockslag, eventuella krav på att fylla i ett standardiserat frågeformulär, handlingar som skall bifogas, inklusive de handlingar som bestyrker finansiell, ekonomisk och teknisk kapacitet samt yrkeskunnande som avses i artikel 133, samt till vilken adress de skall sändas. b) Att det faktum att ett anbud lämnas in innebär att tillämpliga specifikationer och allmänna villkor, enligt punkt 1, godtas samt att anbudsgivaren är bunden att stå fast vid sitt anbud under hela genomförandeperioden i de fall det antas. c) Giltighetstiden för anbuden, dvs. hur länge anbudsgivaren måste bibehålla villkoren i sitt anbud. d) Förbud mot all kontakt mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren under hela förfarandet, utom i undantagsfall enligt villkoren i artikel 146 och de exakta villkoren för besök när ett besök på plats planeras. 3. I specifikationerna skall alltid följande anges: a) De uteslutnings- och urvalskriterier som är tillämpliga på upphandlingen, utom vid selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden med föregående offentliggörande av det meddelande som avses i artikel 125. I detta fall återfinns dessa kriterier endast i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan. b) Upphandlingens tilldelningskriterier och deras inbördes förhållande om detta inte anges i meddelandet om upphandling. c) De tekniska specifikationer som avses i artikel 129. d) De minimikrav som alternativa anbud måste uppfylla vid tilldelning enligt principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt artikel 136.2, i de fall där den upphandlande myndigheten inte har angett i meddelandet om upphandling att alternativa anbud inte är tillåtna. e) Det faktum att Protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier och, i vissa fall, Wienkonventionen tillämpas. f) Hur rätten att delta i upphandlingen skall styrkas, i enlighet med artikel 157. 4. I kontraktsmallen skall bland annat anges: a) Påföljder om bestämmelserna inte följs. b) De uppgifter som skall framgå av fakturorna eller de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 95. c) Vilken lagstiftning som är tillämplig på kontraktet och vilken domstol som är behörig vid eventuella tvister. 5. En upphandlande myndighet får begära att anbudsgivaren skall uppge hur stor del av kontraktet som kommer att läggas ut på underleverantörer samt vilka underleverantörer som kommer att anlitas. Artikel 129 Tekniska specifikationer (Artikel 92 i budgetförordningen) 1. De tekniska specifikationerna skall vara utformade så att anbudssökande och anbudsgivare deltar på lika villkor, och får inte innebära omotiverade hinder mot att upphandlingen konkurrensutsätts. 2. De skall också innehålla bestämmelser om egenskaper som krävs av produkter, tjänster, material eller arbeten med hänsyn till vad den upphandlande myndigheten avser att använda dem till. Detta innefattar a) kvalitetsnivå, b) miljöprestanda, c) formgivning med tanke på alla krav (inklusive tillgänglighet för funktionshindrade), d) nivåer och förfaranden för bedömning av huruvida kraven är uppfyllda, e) ändamålsenlighet, f) säkerhet eller dimensioner, inklusive kraven på varan med avseende på varubeteckning, terminologi, symboler, tester och testmetoder, emballage, märkning och etikettering samt produktionsförfaranden och -metoder, g) i fråga om upphandling av bygg- och anläggningsarbeten även regler med avseende på utformning och kostnadsberäkning, test, inspektion och godkännande av arbeten, metoder eller konstruktionsteknik, liksom för alla andra tekniska villkor, som de upphandlande myndigheterna kan föreskriva med hänvisning till allmänna eller särskilda bestämmelser rörande avslutade arbeten och de material eller delar som ingår i dessa. 3. De tekniska specifikationerna definieras enligt följande: a) Antingen som hänvisning till europeiska standarder, europeiska tekniska godkännanden, gemensamma tekniska specifikationer när sådana finns, internationella standarder eller andra referenssystem som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen eller om sådana inte finns till deras nationella motsvarigheter (varje hänvisning skall åtföljas av orden "eller något likvärdigt"), b) eller i termer av prestanda eller funktionskrav: de skall vara tillräckligt exakta för att anbudsgivarna skall kunna avgöra syftet med upphandlingen och för att de upphandlande myndigheterna skall kunna tilldela kontraktet, c) eller genom en blandning av de två föregående punkterna. 4. När de upphandlande myndigheterna använder sig av möjligheten att hänvisa till de specifikationer som avses i punkt 3 a får de inte avvisa ett anbud med motiveringen att det inte överensstämmer med nämnda specifikationer under förutsättning att anbudsgivaren eller anbudssökanden på ett sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande bevisar att det motsvarar de krav som ställts. 5. Om en upphandlande myndighet väljer att i enlighet med punkt 3 b ange specifikationer i termer av prestanda eller funktionskrav, får den inte avvisa ett anbud som överensstämmer med en nationell standard som genomför en europeisk standard, med ett europeiskt tekniskt godkännande, med en gemensam teknisk specifikation, med en internationell standard eller med ett tekniskt referenssystem som har utarbetats av ett europeiskt standardiseringsorgan, om dessa specifikationer avser de prestanda eller funktionskrav som den har fastställt. 6. Utom i undantagsfall, som är vederbörligen motiverade av syftet med upphandlingen, får de tekniska specifikationerna inte innehålla uppgifter om viss tillverkare, ursprung eller framställningsförfarande och de får heller inte hänvisa till ett märke, ett patent, en typ, ett ursprung eller viss produktion som skulle kunna gynna eller utesluta vissa produkter eller ekonomiska aktörer. Om en tillräckligt precis och begriplig definition av föremålet för upphandlingen är omöjlig skall ett sådant omnämnande eller en sådan hänvisning åtföljas av orden "eller något likvärdigt". Artikel 130 Prisjusteringar (Artikel 92 i budgetförordningen) 1. I upphandlingsdokumenten skall anges om anbudet skall göras till ett fast pris som inte får ändras. 2. I de fall priset får ändras under kontraktets löptid skall det anges på vilket sätt och på vilka villkor detta får ske. När den upphandlande myndigheten fastställer villkoren för att ändra priset under ett kontrakts löptid skall den särskilt ta hänsyn till a) vad upphandlingen gäller och i vilket konjunkturläge den genomförs, b) uppgifternas och kontraktets art och längd samt c) myndighetens ekonomiska intressen. Artikel 131 Administrativa och ekonomiska påföljder (Artiklarna 93-96 och 114 i budgetförordningen) 1. a) Utan att det påverkar tillämpningen av kontraktsmässiga påföljder skall anbudssökande eller anbudsgivare och kontraktsparter som lämnat felaktiga uppgifter eller har konstaterats bryta mot kontraktsvillkoren vid en tidigare upphandling uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag under en period på upp till två år, räknat från det tillfälle då förseelsen konstaterats och bekräftats, sedan kontraktsparten getts möjlighet att yttra sig. Denna period får förlängas till tre år om liknande händelser upprepas inom fem år efter den första förseelsen. b) Anbudsgivare eller anbudssökande skall också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av upphandlingens eller stödets sammanlagda värde. De kontraktsparter som på allvarligt sätt underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser skall också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av kontraktets sammanlagda värde. Procentsatsen får höjas till en nivå mellan 4 % och 20 % om liknande händelser upprepas inom fem år från den första förseelsen. 2. I de fall som avses i artikel 93 a, c och d i budgetförordningen skall anbudssökande och anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag under en period på upp till två år räknat från den dag då förseelsen konstaterats; detta beslut skall bekräftas efter ett diskussionsförfarande med kontraktsparten. I de fall som avses i artikel 93 b och e i budgetförordningen skall anbudssökande och anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag i minst ett och högst fyra år efter det att domen anmälts. Denna period får förlängas till fem år om liknande händelser upprepas inom fem år efter den första förseelsen eller domen. 3. De fall som avses i artikel 93.1 e i budgetförordningen skall omfatta följande: a) Fall av bedrägerier som avses i artikel 1 i konventionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, upprättad genom rådets akt av den 26 juli 1995 [11]. [11] EGT C 316, 27.11.1995, s. 48. b) Fall av korruption som avses i artikel 3 i konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, och som inrättats genom rådets akt av den 26 maj 1997 [12]. [12] EGT C 195, 25.6.1997, s. 1. c) Deltagande i en kriminell organisation, enligt definitionen i artikel 2.1 i den gemensamma åtgärden 98/733/RIF [13]. [13] EGT L 351, 29.12.1998, s. 1. Gemensam åtgärd av den 21 december 1998 om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott. d) Deltagande i tvättning av pengar enligt definitionen i rådets direktiv 91/308/EEG [14]. [14] EGT L 166, 28.6.1991, s. 77. direktiv av den 10 juni 1991, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG av den 4 december 2001 (EGT L 344, 28.12.2001, s. 76). Artikel 132 Bevis (Artikel 96 i budgetförordningen) 1. Såsom tillräckligt bevis för att den anbudssökande eller anbudsgivaren inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 93 a, b eller e i budgetförordningen skall den upphandlande myndigheten godta ett aktuellt utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en aktuell handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda. 2. Såsom tillräckligt bevis för att den anbudssökande eller anbudsgivaren inte omfattas av det fall som avses i artikel 93 d i budgetförordningen skall den upphandlande myndigheten godta ett aktuellt intyg från en behörig myndighet i den berörda medlemsstaten. Om landet i fråga inte utfärdar sådana handlingar eller intyg får dessa ersättas med en försäkran under ed eller åtminstone på heder och samvete som vederbörande avgett inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen i fråga kommer från. Artikel 133 Urvalskriterier (artikel 97.1 i budgetförordningen) 1. Den upphandlande myndigheten skall fastställa urvalskriterier som är öppna och tydliga, och utformade så att lika behandling garanteras. 2. Vid varje upphandlingsförfarande skall följande urvalskriterier tillämpas: a) Anbudsgivarens eller anbudssökandens rätt att delta avgörs efter att det har kontrollerats att inget av de fall som leder till uteslutning som avses i artiklarna 93 och 94 i budgetförordningen föreligger. b) Anbudsgivarens eller anbudssökandens finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande utgör ytterligare urvalskriterier. Den upphandlande myndigheten har rätt att fastställa en minimikapacitet under vilken anbudssökande inte godkänns. 3. En anbudsgivare eller anbudssökande kan bli ombedd att styrka att han, enligt nationell lagstiftning, har rätt att producera det som upphandlingen gäller: att han är inskriven i ett handels- eller yrkesregister eller en försäkran under ed eller ett certifikat eller att han tillhör en specialorganisation, har uttryckligt tillstånd eller är mervärdesskatteregistrerad. 4. Den upphandlande myndigheten skall i meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran närmare ange vad som godtas som bevis för anbudsgivarnas eller anbudssökandenas rättsliga ställning och rättskapacitet. 5. För att styrka anbudssökandens eller anbudsgivarens finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet får den upphandlande myndigheten inte begära upplysningar utöver syftet med upphandlingen och skall beakta de ekonomiska aktörernas legitima intressen, särskilt i fråga om skyddet av företagets tekniska hemligheter och affärshemligheter. Artikel 134 Ekonomisk och finansiell kapacitet (Artikel 97.1 i budgetförordningen) 1. Anbudsgivarnas ekonomiska och finansiella kapacitet kan styrkas med hjälp av en eller flera av följande handlingar: a) Relevanta intyg från banker eller bevis om relevant ansvarsförsäkring för verksamheten. b) Balansräkning eller utdrag ur balansräkning för åtminstone de två senaste verksamhetsåren med årsbokslut i de fall då offentlig redovisning av balansräkningen krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad. c) Uppgift om total omsättning och omsättning för de bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster som upphandlingen gäller för en period som högst kan omfatta de tre närmast föregående räkenskapsåren. 2. Om en anbudsgivare eller anbudssökande av exceptionella skäl, som den upphandlande myndigheten anser vara berättigade, inte kan lämna de efterfrågade handlingarna får denne bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på alla sätt som den upphandlande myndigheten bedömer lämpliga. 3. En marknadsaktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall skall han bevisa för den upphandlande myndigheten att han kommer att förfoga över nödvändiga resurser för att genomföra kontraktet, t.ex. genom att lägga fram enheternas åtagande att bistå med dessa resurser. Artikel 135 Teknisk och yrkesmässig kapacitet (Artikel 97.1 i budgetförordningen) 1. Marknadsaktörernas tekniska kapacitet och yrkeskunnande skall bedömas och bekräftas enligt bestämmelserna i punkt 2. I samband med offentliga upphandlingar vari ingår leveranser som nödvändiggör installationsarbeten, tillhandahållande av tjänster och/eller utförande av bygg- och anläggningsarbetena bedöms förmågan särskilt på grundval av yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet. 2. Denna kapacitet kan, beroende på de aktuella varornas, tjänsternas eller bygg- och anläggningsarbetenas art, kvantitet eller omfattning och användningsområde påvisas genom följande dokument: a) En beskrivning av vad anbudsgivaren eller anbudssökanden har för utbildning och yrkeskvalifikationer och/eller motsvarande uppgifter beträffande personer i ledande ställning, särskilt den eller de personer som skall ansvara för utförandet av tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena. b) En förteckning med redogörelse för följande: i) De huvudsakliga tjänster och varuleveranser som gjorts under de tre senaste åren, med angivelse av belopp, datum och offentliga eller privata mottagare. Då uppdragsgivaren varit en upphandlande myndighet skall detta styrkas med intyg som utfärdats eller attesterats av behörig myndighet. ii) Arbeten som genomförts under loppet av de senaste fem åren, med angivelse av belopp, datum och ort. Förteckningen över de mest omfattande bygg- och anläggningsarbetena skall styrkas av intyg om att de utförts på tillfredsställande sätt, med angivelse om de utförts enligt gängse branschnormer och slutförts på ett korrekt sätt. c) En beskrivning av teknisk utrustning, redskap och material som skall användas för att utföra ett tjänste- eller arbetskontrakt. d) En beskrivning av de åtgärder som skall vidtas för att kvalitetssäkra varor och tjänster samt av företagets undersöknings- och forskningsresurser. e) Namn på de tekniker eller tekniska organ som anlitas, även om de inte är direkt knutna till leverantören, särskilt sådana som ansvarar för kvalitetskontrollen. f) Prover, beskrivningar och/eller autentiska fotografier av de varor som skall levereras, och/eller intyg från officiella och behöriga institutioner för kvalitetskontroll, av vilka det skall framgå att varorna uppfyller specifikationerna eller gällande standarder. g) Uppgift om årsgenomsnittet för antalet anställda och antalet anställda med ledningsfunktion hos leverantören eller företagaren under de senaste tre åren. h) Uppgift om hur stor del av kontraktet tjänsteleverantören eventuellt tänker lägga ut på entreprenad. Om de tjänster eller varor som skall levereras är komplexa eller, i undantagsfall, är avsedda för ett särskilt ändamål kan den tekniska kapaciteten och yrkeskunnandet kontrolleras av den upphandlande myndigheten själv eller, å dennas vägnar, av ett behörigt organ i leverantörens etableringsland, förutsatt att detta organ ger sitt samtycke. Kontrollen skall ge besked om tjänsteleverantörens tekniska kapacitet och varuleverantörens produktionskapacitet och, vid behov, dennes forsknings- och utvecklingsresurser samt kvalitetskontroll. 3. En marknadsaktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall skall han bevisa för den upphandlande myndigheten att han kommer att förfoga över nödvändiga resurser, t.ex. genom att lägga fram enheternas åtagande att förse marknadsaktören med nödvändiga resurser. Artikel 136 Tilldelningsformer och -kriterier (Artikel 97.2 i budgetförordningen) 1. Kontrakt kan tilldelas på något av följande två sätt: a) Den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset får kontraktet, förutsatt att anbudet uppfyller angivna villkor och formella krav. b) Kontraktet tilldelas den som avgivit det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 2. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det anbud som är mest kostnadseffektivt med hänsyn till kriterier som är motiverade av syftet med upphandlingen, t.ex. föreslaget pris, tekniska förtjänster, estetiska och funktionella egenskaper, miljöhänsyn, driftskostnader, lönsamhet, leverans- eller genomförandedatum samt service efter upphandlingen och tekniskt stöd. 3. Den upphandlande myndigheten skall precisera den relativa betydelsen för vart och ett av de kriterier som avgör vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna. Den relativa viktningen av priskriteriet i förhållande till övriga kriterier får inte medföra att priskriterier neutraliseras i valet av vem som skall tilldelas kontraktet. Om det i undantagsfall inte är tekniskt möjligt att göra en sådan avvägning, t.ex. på grund av syftet med upphandlingen, skall den upphandlande myndigheten endast meddela prioriteringsordning för kriterierna med det viktigaste först. Artikel 137 Onormalt låga anbud (Artikel 97.2 i budgetförordningen) 1. Om det i en viss upphandling förekommer anbud som verkar vara onormalt låga, skall den upphandlande myndigheten, innan den förkastar dessa anbud av endast detta skäl, skriftligen begära sådana förtydliganden om anbudens sammansättning som den anser sig behöva, och sedan parterna fått lämna sina synpunkter granska anbudets innehåll mot bakgrund av dessa förtydliganden. Den upphandlande myndigheten får beakta förklaringar som gäller t.ex. a) besparingar avseende tillverkningssättet för varorna, sättet att tillhandahålla tjänsterna eller byggmetoderna, b) tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden som anbudsgivaren kan räkna med samt c) originaliteten i anbudsgivarens erbjudande. 2. En upphandlande myndighet som konstaterar att ett anbud är onormalt lågt på grund av att anbudsgivaren har fått statligt stöd får endast förkasta anbudet av detta skäl om anbudsgivaren är oförmögen att inom en rimlig svarstid bevisa att stödet anmälts till kommissionen och godkänts definitivt och i enlighet med de förfaranden och beslut som anges i gemenskapens regler om statligt stöd. Artikel 138 Tidsfrister för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud (Artikel 98.1 i budgetförordningen) 1. Tidsfristerna för mottagande av anbud och anbudsansökningar skall fastställas i kalenderdagar av den upphandlande myndigheten, och vara tillräckligt långa för att de berörda skall ha rimlig tid på sig att utarbeta och lämna in sina anbud, framför allt med hänsyn till hur komplicerad upphandlingen är, och om det är nödvändigt att göra ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats. 2. För öppna förfaranden skall anbudsfristen vara minst 52 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes ut. 3. Fristen för mottagande av anbudsansökningar skall i selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden med föregående upphandlingsmeddelande vara minst 37 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes. För selektiva förfaranden gällande upphandlingar över de beloppsgränser som anges i artikel 156 skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 40 dagar från och med den dag då uppmaningen att inkomma med anbud sändes. För de selektiva förfaranden som avses i artikel 126 skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 21 dagar från och med den dag då uppmaningen att inkomma med anbud sändes. 4. När den upphandlande myndigheten, i enlighet med artikel 116, har sänt förhandsinformation för offentliggörande, med alla upplysningar som krävs enligt meddelandet om upphandling, minst 52 dagar och högst tolv månader innan den dag meddelandet om upphandling sändes, kan, vid öppna förfaranden, anbudsfristen i allmänhet minskas till 36 dagar, men får aldrig understiga 22 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes. För selektiva förfaranden kan tidsfristen på motsvarande sätt minskas till 26 dagar från och med den dag anbudsinfordran sändes. Artikel 139 Tidsfrister gällande tillgång till upphandlingsdokument (Artikel 98.1 i budgetförordningen) 1. Förutsatt att en begäran om information gjorts före utgången av anbudsfristen skall, inom sex dagar efter det att begäran mottagits, specifikationerna och de kompletterande handlingarna sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt att få specifikationerna eller visat ett intresse för att lämna anbud. 2. Förutsatt att begäran gjorts i tid skall, senast sex dagar före den dag anbudsfristen löper ut, kompletterande information om specifikationerna samtidigt sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att lämna anbud. 3. Om specifikationerna och de kompletterande handlingarna eller upplysningarna inte kommit de berörda till handa inom de tidsfrister som anges i punkt 1 och 2, eller om det inte går att lämna anbud utan ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats, skall de anbudsfrister som avses i artikel 138 förlängas så att alla ekonomiska aktörer skall kunna få all den information som behövs för att utforma ett anbud, om ej annat följer av artikel 238. Denna förlängning skall offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med artiklarna 116-119. 4. Om alla upphandlingsdokument är fritt, fullständigt och direkt tillgängliga elektroniskt skall det meddelande om upphandling som avses i artikel 116.3 innehålla adressen till den webbplats där dessa dokument finns. Eventuella kompletterande dokument och upplysningar är också fritt, fullständigt och direkt tillgängliga sedan de sänts till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att lämna anbud. Artikel 140 Tidsfrister i brådskande fall (Artikel 98.1 i budgetförordningen) 1. Om det på grund av vederbörligen motiverad tidsnöd inte är möjligt att tillämpa de kortaste anbudsfristerna enligt artikel 138.3 får den upphandlande myndigheten fastställa följande tidsfrister: a) För att lämna in en ansökan om deltagande med anbud får tidsfristen inte vara kortare än 15 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes ut. b) För mottagande av anbud får tidsfristen inte vara kortare än 10 dagar från och med den dag då inbjudan att lämna in anbud sändes. 2. Förutsatt att begäran gjorts i tid skall kompletterande information om specifikationerna lämnas ut till samtliga sökande senast fyra dagar före den fastställda sista dagen för mottagande av anbud. Artikel 141 Kommunikationsmetoder (Artikel 98.1 i budgetförordningen) 1. En begäran om att få delta med anbud kan lämnas per brev, fax eller e-post. I de två sistnämnda fallen skall begäran bekräftas i ett brev som skall sändas före utgången av tidsfristerna i artiklarna 138 och 249. 2. Anbudsgivaren får lämna sitt anbud a) antingen per post, varvid det i upphandlingsdokumenten skall anges att det datum som räknas är det som återfinns i den rekommenderade försändelsens poststämpel, eller b) direkt till institutionen av anbudsgivaren själv eller ett ombud, t.ex. budföretag. I upphandlingsdokumenten skall, förutom de upplysningar som avses i artikel 128.2 a, anges till vilken avdelning anbuden skall avlämnas mot ett daterat och undertecknat mottagningsbevis. 3. För att bibehålla sekretessen och undvika problem om anbuden sänds per brev skall följande text finnas med i meddelandet om upphandling: "Anbudshandlingarna skall läggas i ett inner- och ett ytterkuvert, vilka skall vara igenklistrade. Innerkuvertet skall vara ställt till mottagande enhet. Följande skall vara skrivet på kuvertet: "Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier" (anbud - får ej öppnas av postpersonalen). Om självhäftande kuvert används måste de slutas med tejp och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp." Artikel 142 Säkerhet (Artikel 98.2 i budgetförordningen) Den upphandlande myndigheten kan kräva en säkerhet som utgör 1-2 % av kontraktens sammanlagda värde, i enlighet med bestämmelserna i artikel 148. Säkerheten frisläpps när kontraktet tilldelats någon part. Den kvarhålls om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka. Artikel 143 Öppning av anbud och begäran att få delta med anbud (Artikel 98.3 i budgetförordningen) 1. Varje begäran att få delta med anbud som uppfyller villkoren i artiklarna 141.1 och 141.2 skall öppnas. 2. För upphandlingar vars värde överstiger den beloppsgräns som anges i artikel 127.2 skall den behörige utanordnaren utse en särskild kommitté som öppnar anbuden. Kommittén skall bestå av minst tre tjänstemän eller anställda som företräder minst två enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling. I representationer och lokala enheter, enligt artikel 252, som inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig. 3. En eller flera ledamöter i den kommitté som öppnar anbuden skall parafera dokumenten som ett bevis på vilken dag och vilket klockslag anbuden sändes. Vidare skall de parafera a) antingen samtliga sidor i samtliga anbud, eller b) första sidan och de bifogade räkenskaperna i samtliga anbud, förutsatt att en oberoende enhet hos utanordnaren med lämplig teknik kan garantera att anbuden hålls intakta, utom i de fall som anges i punkt 2 tredje stycket. Vid tilldelning av kontrakt till lägstbjudande i enlighet med artikel 136.1 a skall priserna i alla de formellt godtagbara anbuden offentliggöras. Ledamöterna i kommittén skall underteckna protokollet från det möte då anbuden öppnades. I protokollet skall anges vilka anbud som uppfyller respektive inte uppfyller villkoren och vidare lämnas skälen till att de sistnämnda inte uppfyller villkoren med avseende på formerna för hur anbud skall lämnas enligt artikel 141. Artikel 144 Kommittén med ansvar för utvärderingen av anbud och ansökningar att få delta med anbud (Artikel 98.4 i budgetförordningen) 1. Alla ansökningar att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté på grundval av tidigare meddelade uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier. Kommittén utses av den behörige utanordnaren och skall avge ett rådgivande yttrande vid upphandlingar för belopp över de beloppsgränser som anges i artikel 127.2. 2. Kommittén skall bestå av minst tre tjänstemän eller anställda som företräder minst två enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling. I representationer och lokala enheter, enligt artikel 252, som inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig. Kommittén får ha samma sammansättning som den kommitté som ansvarat för att öppna anbuden. 3. Anbud skall avvisas om de inte innehåller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten, eller om de inte uppfyller de särskilda krav för den aktuella upphandlingsomgången som fastställs i dessa dokument. När det gäller de handlingar som skall bifogas för att styrka att den anbudssökande eller anbudsgivaren uppfyller urvalskriterierna kan dock den kommitté som utsetts för att bedöma anbuden uppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att komplettera eller precisera uppgifterna i dessa handlingar inom en tidsfrist som kommittén bestämmer. 4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 137 skall kommissionen begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning. Artikel 145 Utvärderingsresultat (Artiklarna 99 och 100 i budgetförordningen) 1. Ett utvärderings- rangordningsprotokoll över alla ansökningar att få delta med anbud och samtliga anbud som förklarats uppfylla villkoren skall upprättas och dateras. Protokollet skall undertecknas av utvärderingskommitténs alla ledamöter. Protokollet skall behållas som referensmaterial. 2. Protokollet skall alltid innehålla följande: a) Den upphandlande myndighetens namn och adress, upphandlingens eller ramavtalets syfte och värde. b) Namnen på föreslagna anbudssökande eller anbudsgivare och skälen till att de valts ut. c) Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats. d) Skälen till att anbud som bedömts vara onormalt låga förkastats. e) Namnet på den föreslagna anbudssökande eller kontraktsparten och skälet till att denne valts ut samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet eller ramavtalet som den kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer. 3. Den upphandlande myndigheten fattar därefter ett beslut som minst innehåller: a) Det egna namnet och den egna adressen, kontraktets eller ramavtalets syfte och värde. b) Namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts ut. c) Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats. d) Skälen till att anbud som bedömts vara onormalt låga förkastats. e) Namnet på utvald anbudssökande eller kontraktspart och skälen till att denne valts ut med hänsyn till de tidigare offentliggjorda urvals- eller tilldelningskriterierna samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer. f) Vid förhandlade förfaranden, de omständigheter som motiverar att dessa används, enligt artiklarna 124, 125 , 240, 242, 244 och 245. g) I förekommande fall, skälen till att den upphandlande myndigheten har avstått från att fullfölja upphandlingen. Artikel 146 Kontakter mellan de upphandlande myndigheterna och anbudsgivarna (Artikel 99 i budgetförordningen) 1. Kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna under ett upphandlingsförfarande är tillåtna i undantagsfall enligt villkoren i punkterna 2 och 3. 2. Före sista anbudsdagen kan den upphandlande myndigheten vad gäller de kompletterande dokument och upplysningar som avses i artikel 139 a) på begäran av anbudsgivarna lämna ytterligare upplysningar som endast har till syfte att klargöra kontraktets art; upplysningarna skall sändas till alla anbudsgivare som begärt specifikationerna på samma dag, b) på eget initiativ om den uppmärksammar ett fel, vagheter, förbiseenden eller någon annan typ av brister i meddelandet om upphandling, i anbudsinfordran eller i specifikationerna kan berörda parter underrättas om på detta samma dag och på exakt samma villkor som gäller för upphandlingsdokumentet. 3. Sedan anbuden öppnats får den upphandlande myndigheten kontakta en anbudsgivare om klargöranden krävs i fråga om ett anbud, eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras; denna kontakt får inte leda till någon ändring av villkoren i anbudet. 4. Då kontakter ägt rum, skall detta noteras i ärendehandlingen. Artikel 147 Information till anbudssökande och anbudsgivare (artikel 100.2 och 101 i budgetförordningen) 1. Den upphandlande myndigheten skall så snart som möjligt underrätta anbudssökande och anbudsgivare om de beslut som fattats rörande kontraktstilldelningen, inklusive skälen för att den har beslutat att avstå från en upphandling för vilken anbud begärts eller att upprepa förfarandet. 2. Den upphandlande myndigheten skall inom högst 15 dagar från och med det att en skriftlig begäran mottagits lämna de upplysningar som anges i artikel 100.2 i budgetförordningen. Avsnitt 4 Kontrollförfaranden och krav på säkerhet Artikel 148 Utformning av säkerheter som ställs i förväg (Artikel 102 i budgetförordningen) 1. När det krävs att leverantörer av varor, entreprenörer eller leverantörer av tjänster ställer en säkerhet i förväg, skall denna säkerhet täcka ett tillräckligt stort belopp och en tillräckligt lång period för att den skall kunna åberopas. 2. Säkerheten skall ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut Den kan ersättas av en proprieborgen och av tredje man. Säkerheten skall ställas i euro. Den skall innebära att banken, finansinstitutet eller tredje man ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för uppdragstagarens fullgörande av sina förpliktelser. Artikel 149 Säkerhet som ställs för att garantera att förpliktelserna fullgörs (Artikel 102 i budgetförordningen) 1. Om annat ej följer av bestämmelserna i artikel 248 kan en säkerhet krävas av utanordnaren för att garantera att förpliktelserna fullgörs i enlighet med de sedvanliga handelsvillkoren för kontrakt om leveranser och tjänster och i enlighet med de särskilda specifikationerna för bygg- och anläggningsarbeten. Säkerheten är obligatorisk över 345 000 euro för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten. 2. En säkerhet som motsvarar 10 % av det sammanlagda värdet av upphandlingen kan ställas genom avdrag från betalningarna allt eftersom de görs. Den kan ersättas av ett avdrag från den slutliga utbetalningen i syfte att ställa en säkerhet fram till det slutgiltiga mottagandet av tjänsterna, varorna eller bygg- och anläggningsarbetena. 3. Säkerheten skall frigöras enligt villkoren i kontraktet, utom då detta inte utförts, utförts på bristfälligt sätt eller utförts för sent. I sådana fall kvarhålls säkerheten proportionellt till omfattningen av den förlust som lidits. Artikel 150 Säkerheter för förskott (Artikel 102 i budgetförordningen) En säkerhet krävs mot förskottsutbetalningar på mer än 150 000 euro. Säkerheten skall frigöras i takt med att förskottet regleras, genom att den räknas av från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till leverantören, i enlighet med villkoren i kontraktet. Artikel 151 Förfaranden kan avbrytas vid fall av felaktigheter eller oegentligheter (Artikel 103 i budgetförordningen) 1. Syftet med att avbryta ett upphandlingsförfarande enligt artikel 103 i budgetförordningen är att kontrollera huruvida väsentliga felaktigheter eller oegentligheter eller bedrägerier verkligen förekommit. Om misstankarna inte bekräftas skall upphandlingen återupptas så snart kontrollen är slutförd. 2. Väsentliga fel eller oegentligheter är kontraktsbrott eller brott mot gemenskapsrätten som orsakas av en handling eller en försummelse som inverkar eller skulle kunna inverka menligt på gemenskapens budget. KAPITEL 2 BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLINGAR SOM GEMENSKAPENS INSTITUTIONER GENOMFÖR FÖR EGEN RÄKNING Artikel 152 Identifiering av de upphandlande myndigheterna för beräkningen av beloppsgränserna (Artikel 104 i budgetförordningen) För beräkningen av beloppsgränserna, enligt artikel 105 i budgetförordningen, skall utanordnare, som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering, i varje institution betraktas som en upphandlande myndighet. Artikel 153 Separata upphandlingar eller upphandlingar uppdelade i poster (Artikel 105 i budgetförordningen) 1. Det uppskattade värdet på en upphandling får inte fastställas i syfte att avsiktligt undanta den från reglerna i denna förordning. En upphandling får inte delas upp i denna avsikt. 2. Om syftet med en upphandling av tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten delas upp i flera delar, som var och en omfattas av ett kontrakt, skall värdet av varje delkontrakt beaktas vid totala beräkningen av den tillämpliga beloppsgränsen. Om det sammanlagda värdet av delarna är minst lika med den beloppsgräns som skall tillämpas enligt artikel 156 skall bestämmelserna i artiklarna 90.1, 91.1 och 91.2 i budgetförordningen tillämpas på vart och ett av delkontrakten, utom för delkontrakt vars uppskattade värde understiger 80 000 euro för upphandling av tjänster eller en miljon euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, förutsatt att det sammanlagda värdet av dessa undantagna poster inte överstiger 20 % av det sammanlagda värdet av alla poster som ingår i upphandlingen i fråga. 3. När ett planerat inköp av likartade varor kan medföra samtidiga upphandlingar i skilda partier skall det uppskattade sammanlagda värdet för dessa partier vara utgångspunkten för bedömningen av tillämplig beloppsgräns. Artikel 154 Hur värdet på vissa upphandlingar skall uppskattas (Artikel 105 i budgetförordningen) 1. Vid beräkning av det uppskattade värdet på ett kontrakt skall den upphandlande myndigheten inkludera den uppskattade sammanlagda ersättningen till leverantören. Om en planerad upphandling innehåller optionsrätt skall kontraktsvärdet baseras på den högsta tillåtna kostnaden med utnyttjande av optionsklausulerna. 2. För beräkning av värdet på kontrakt som gäller upphandling av tjänster skall följande beaktas: a) I fråga om försäkringstjänster: betalbar premie. b) I fråga om banktjänster och andra finansiella tjänster: avgifter, provision och ränta samt andra ersättningsformer. c) I fråga om kontrakt i vilka projektering ingår: de arvoden, den bonus eller den provision som skall betalas. 3. Om ett tjänstekontrakt inte innehåller något totalpris eller om ett varukontrakt omfattar leasing, hyra eller hyrköp av varor skall det värde som skall tas till utgångspunkt för att beräkna det uppskattade kontraktsvärdet vara följande: a) För kontrakt på bestämd tid i) med en löptid på högst 48 månader för tjänster eller 12 månader för varor: det samlade kontraktsvärdet för hela löptiden, ii) med en löptid på minst 12 månader för varor: det samlade kontraktsvärdet inklusive varans uppskattade restvärde. b) För kontrakt på obestämd tid eller tjänstekontrakt med över 48 månaders löptid: månadskostnaden multiplicerad med 48. 4. Om upphandlingskontrakten är återkommande eller skall förnyas inom en viss angiven period, skall det uppskattade kontraktsvärdet vara följande: a) Antingen det faktiska totala värdet för en serie liknande kontrakt som slutits för samma kategori av tjänster eller varor under loppet av 12 månaderna eller under föregående budgetår, om möjligt jämkat med hänsyn till eventuella ändringar i kvantitet eller värde under de 12 månader som följer efter det första kontraktet, eller b) det uppskattade totala värdet för en serie kontrakt som slutits under loppet av de 12 månader som följer efter den första leveransen, alternativt under kontraktstiden, om denna är längre än 12 månader. 5. För bygg- och anläggningsarbeten skall förutom värdet på byggkontraktet det uppskattade värdet på material eller utrustning som den upphandlande myndigheten tillhandahåller entreprenören för att byggkontraktet skall kunna fullföljas tas med i beräkningen. Artikel 155 Beloppsgränser för förhandsinformation (Artikel 105 i budgetförordningen) De beloppsgränser som anges i artikel 116 för offentliggörandet av ett förhandsmeddelande har fastställts till: a) 750 000 euro för upphandling av varor och tjänster enligt bilaga 1 A till direktiv 92/50/EEG. b) 6 242 028 euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten. Artikel 156 Beloppsgränser för tillämpningen av förfarandena i direktiven om offentlig upphandling (Artikel 105 i budgetförordningen) 1. De beloppsgränser som avses i artikel 105 i budgetförordningen fastställs till a) 162 293 euro för upphandling av varor och tjänster som finns förtecknade i bilaga I A till direktiv 92/50/EEG, med undantag för kontrakt som gäller forskning och utveckling, som återfinns i kategori 8 i denna bilaga, b) 200 000 euro för upphandlingar av tjänster som anges i bilaga I B i direktiv 92/50/EEG och för upphandlingar av tjänster som gäller forskning och utveckling, som återfinns i kategori 8 i bilaga I A till detta direktiv, c) 6 242 028 euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten. 2. De tidsfrister som omnämns i artikel 105 i budgetförordningen anges närmare i artiklarna 138-140. Artikel 157 Eventuella bevis för att delta i upphandlingar (Artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen) I specifikationerna skall anges att anbudsgivare måste uppge i vilken stat de har sitt säte eller hemvist och bestyrka detta på det sätt som normalt krävs enligt deras nationella lagstiftning. AVDELNING VI BIDRAG KAPITEL 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE Artikel 158 Tillämpningsområde (Artikel 108 i budgetförordningen) 1. De bidrag som betalas ut inom ramen för finansieringsöverenskommelser enligt artikel 166 i budgetförordningen och bidragsöverenskommelser med de organisationer som avses i artikel 54 i samma förordning regleras genom denna avdelning. Däremot innehåller avdelningen inga bestämmelser om förfarandena för att tilldela bidragen eller ingå överenskommelserna i fråga. 2. Räntesubventioner på vissa lån skall räknas som bidrag i den mening som avses i denna avdelning. 3. Som bidrag i den mening som avses i denna avdelning räknas också kapitalandelar - med undantag de som förvärvas i internationella finansiella institut som EBRD - och villkorligt återbetalningspliktiga bidrag. Artikel 159 Åtgärder som kan tilldelas bidrag (Artikel 108 i budgetförordningen) En åtgärd som kan bli föremål för bidrag i den mening som avses i artikel 108 i budgetförordningen måste vara tydligt urskiljbar. Åtgärderna får inte delas upp för att kringgå finansieringsreglerna i denna förordning. Artikel 160 Organisationer som arbetar för mål av allmänt europeiskt intresse (Artikel 108 i budgetförordningen) En organisation som arbetar för mål av allmänt europeiskt intresse kan vara a) antingen en europeisk organisation för utbildning eller forskning och studier av europeisk politik eller ett europeiskt standardiseringsorgan, eller b) ett europeiskt nätverk som företräder organisationer utan vinstsyfte i medlemsstaterna eller kandidatländerna och som arbetar för principer och en politik som omfattas av målen i fördragen. Artikel 161 Partner (Artikel 108 i budgetförordningen) 1. De särskilda bidragsöverenskommelserna kan ingå i ramöverenskommelser om partnerskap. 2. En överenskommelse om partnerskap kan slutas med betalningsmottagarna i syfte att skapa en långsiktig samarbetsrelation med kommissionen. I denna ramöverenskommelse anges gemensamma mål, arten av planerade åtgärder antingen i form av punktinsatser eller inom ramen för ett godkänt årsarbetsprogram, hur särskilda bidrag skall beviljas i enlighet med procedurprinciperna och -reglerna i denna avdelning samt allmänna rättigheter och skyldigheter för varje part enligt de särskilda överenskommelserna. Dessa avtal får inte löpa längre än fyra år, utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom syftet med ramöverenskommelsen. Utanordnarna får inte missbruka ramöverenskommelserna eller använda dem på ett sätt som avser att bryta mot principerna om insyn och lika behandling av sökandena eller som medför att dessa principer inte följs. 3. Partnerskapets ramöverenskommelser likställs med bidrag vad gäller tilldelningsförfarandet. De skall omfattas av förfarandena gällande förhandspublicering enligt artikel 165. 4. De särskilda bidrag som bygger på sådana ramöverenskommelser beviljas enligt förfarandena i nämnda överenskommelser, enligt principerna i denna avdelning. De publiceras i efterhand enligt artikel 167. 5. Endast särskilda överenskommelser som grundar sig på ramöverenskommelser föregås av ett budgetmässigt åtagande. Artikel 162 Bidragsöverenskommelsernas innehåll (Artikel 108 i budgetförordningen) 1. I överenskommelsen anges särskilt följande: a) Syftet med kontraktet. b) Stödmottagaren. c) Dess längd, dvs.: i) startdatum respektive slutdatum samt ii) de subventionerade åtgärdernas startdatum och löptid. d) Maximalt möjliga finansieringen, i form av: i) bidragets maximala belopp samt ii) maximal finansieringssats för kostnader för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet, utom vid de schablonbelopp som avses i artikel 179.1. e) En detaljerad beskrivning av den åtgärd eller, vid administrativt bidrag, det arbetsprogram som godkänts för detta budgetår av utanordnaren. f) De allmänna villkor som gäller för alla överenskommelser av samma typ; inklusive bl.a. angivelse av tillämplig lagstiftning på överenskommelsen, behörig domstol vid tvister och att mottagaren godtar kommissionens, Olafs och revisionsrättens kontroller samt reglerna om efterhandspublicering enligt artikel 167, i enlighet med bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 [15]. Överenskommelsen kan innehålla bestämmelser om formerna och tidsfristerna för att avbryta utbetalning av bidrag i enlighet med artikel 181. [15] EGT L 8, 12.1.2001, s. 1. g) Total preliminär budget och detaljuppgifter om bidragsberättigande kostnader för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet, utom vid de schablonbelopp som anges i artikel 179.1. h) Om genomförandet av åtgärden kräver upphandling, de principer som avses i artikel 182 eller de regler som mottagaren måste följa. i) Bidragsmottagarens skyldigheter, bl.a. i fråga om sund ekonomisk förvaltning samt verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter. j) Former och tidsfrister för rapporternas godkännande och utbetalningar från kommissionen. 2. I de fall som avses i artikel 161 innehåller ramöverenskommelsen de upplysningar som avses i punkt 1 a, b, c i, d ii, f, h, i och j. Den särskilda överenskommelsen innehåller de upplysningar som avses i punkt 1 a, b c, d, e, g och vid behov i. 3. Bidragsöverenskommelserna får inte ändras annat än med skriftliga tilläggsavtal. Tilläggsavtalen får inte syfta eller leda till ändringar av överenskommelserna som kan medföra att beslutet om att tilldela bidrag ifrågasätts eller att bidragsmottagarna behandlas olika. KAPITEL 2 PRINCIPER FÖR BEVILJANDE AV BIDRAG Artikel 163 Idealitetsregeln (Artikel 109.2 i budgetförordningen) 1. Bidrag får inte syfta eller leda till att mottagaren gör en vinst. Som vinst räknas a) antingen ett överskott efter det att kostnaderna dragits av från intäkterna för åtgärden vid det tillfälle då slutbetalning begärs av bidraget till en åtgärd, med förbehåll för bestämmelserna i punkt b nedan, eller b) vad avser åtgärder som hör hemma inom området för externa åtgärder, som understöds med bidrag från gemenskapen och vars syfte är att stärka mottagarens ekonomiska kapacitet: utdelning bland ledamöter eller andra personer knutna till ett mottagande organ av överskott av verksamheten i syfte eller med effekt att öka deras personliga förmögenheter. c) ett överskott i en organisations administrativa budget då den fått bidrag till de administrativa utgifterna. 2 Bestämmelserna i punkt 1 gäller inte forsknings-, utbildnings- eller yrkesutbildningsstipendier till fysiska personer eller priser till vinnare av formgivningstävlingar och inte heller vid de schablonbelopp som avses i artikel 179.1. Artikel 164 Årlig programplanering (artikel 110.1 i budgetförordningen) 1. Det årliga arbetsprogrammet på bidragsområdet skall antas av kommissionen. Det offentliggörs på kommissionens bidragswebbplats på Internet senast den 31 januari varje budgetår. I arbetsprogrammet skall anges rättslig grund, syfte, tidsplan för meddelandena om ansökningsomgångar med ungefärliga belopp samt förväntade resultat. 2. Alla betydande ändringar av arbetsprogrammet skall offentliggöras enligt villkoren i punkt 1. Artikel 165 Innehåll i meddelandena om ansökningsomgångar (Artikel 110.1 i budgetförordningen) 1. Meddelandena om ansökningsomgångar skall innehålla information om följande: a) Syfte. b) Kriterier för bidragsberättigande, urval och tilldelning enligt vad som anges i artiklarna 114 och 115 i budgetförordningen samt hithörande styrkande handlingar. c) Bestämmelser för gemenskapsfinansieringen. d) Formerna och sista dagen för inlämnande av förslag och vilket datum åtgärderna kan inledas samt planerat datum för när tilldelningsförfarandet skall avslutas. 2. Meddelandena om ansökningsomgångar skall offentliggöras på EU-institutionernas webbplats på Internet och eventuellt på andra lämpliga sätt, t.ex. i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, så att informationen får så bred spridning som möjligt bland eventuella bidragsmottagare. Artikel 166 Bidrag som kan beviljas utan meddelande om ansökningsomgång (Artikel 110.1 i budgetförordningen) 1. Bidrag kan endast beviljas utan ansökningsomgång i följande fall: a) Vid humanitära hjälpåtgärder i den mening som avses i rådets förordning (EG) nr 1257/96 [16] samt vid stöd avseende krissituationer som avses i punkt 2. [16] EGT L 163, 2.7.1996. Rådets förordning av den 20 juni 1996. b) I andra fall där det kan styrkas att det föreligger synnerlig brådska. c) Till organisationer som rättsligt eller de facto innehar ett monopol, vilket vederbörligen skall motiveras i kommissionens tilldelningsbeslut eller till organisationer som anges i grundrättsakten. 2. Med krissituationer förstås, vad gäller tredje land, situationer a) som hotar den allmänna ordningen, människors säkerhet och personliga trygghet och som riskerar att trappas upp till väpnad konflikt eller hotar att destabilisera landet, och b) som allvarligt skulle kunna skada i) skyddet av Europeiska unionens gemensamma värderingar, grundläggande intressen, oberoende och integritet, ii) Europeiska unionens säkerhet, bevarandet av den internationella freden och säkerheten, främjandet av internationellt samarbete eller demokratins utveckling och förstärkning, rättsstaten, respekten för mänskliga rättigheter och grundläggande friheter, i enlighet med artikel 11 i EU-fördraget och artikel 3 i rådets förordning (EG) nr 381/2000 [17]. [17] EGT L 57, 27.2.2002, s. 5. Förordning av den 26 februari 2001 om inrättande av en mekanism för akuta ingripanden. Artikel 167 Efterhandspublicering (Artikel 110.2 i budgetförordningen) 1. Alla bidrag som beviljas under ett budgetår skall offentliggöras på EU-institutionernas webbplats på Internet inom sex månader efter utgången av det budgetår under vilket de tilldelats. I de fall då förvaltningen delegerats till organ som avses i artikel 54 i budgetförordningen, skall hänvisning ske åtminstone till den webbplats där upplysningarna finns, om de inte offentliggörs direkt på EU-institutionernas webbplats på Internet. De kan också offentliggöras på andra lämpliga sätt, bl.a. i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. 2. Efter medgivande från mottagaren skall följande offentliggöras i enlighet med artikel 162.1 f: a) Betalningsmottagarnas namn och adress. b) Syftet med bidraget. c) Det beviljade beloppet och, utom vid de schablonbelopp som avses i artikel 179.1, bidragets andel av de totala kostnaderna för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet. Uppgifterna i fråga skall offentliggöras såvida inte spridningen av dem riskerar att hota bidragsmottagarnas säkerhet eller skada deras kommersiella intressen. Artikel 168 Gemensam finansiering (Artikel 111 i budgetförordningen) En åtgärd kan finansieras gemensamt av flera utanordnare via skilda budgetposter. Artikel 169 Retroaktivitet beträffande förvaltningen av humanitärt bistånd och krishantering (Artikel 112 i budgetförordningen) För att säkerställa effektiviteten hos humanitära biståndsåtgärder eller åtgärder som vidtas i krissituationer, i den mening som avses i artikel 166.2, skall utgifter som en bidragsmottagare ådrar sig innan ansökan inlämnats berättiga till stöd från gemenskapen endast i följande fall: a) Då utgifterna är knutna till lager som den bidragssökande bygger upp och som sedan används för den åtgärd som beviljas stöd. b) I särskilda och vederbörligen motiverade undantagsfall, då beslutet om finansiering och bidragsöverenskommelsen uttryckligen föreskriver detta, genom att ett datum för bidragsberättigande fastställs som föregår det datum då bidragsansökan lämnades in. Artikel 170 Extern samfinansiering (Artikel 113 i budgetförordningen) 1. Bidragsmottagaren skall bestyrka sin del av finansieringen, antingen den kommer från egna medel, i form av ekonomiska överföringar från tredje part eller in natura, utom vid de schablonbelopp som avses i artikel 179.1. 2. Den behörige utanordnaren kan i vederbörligen motiverade undantagsfall godta samfinansiering in natura. I detta fall får värdet varken överstiga a) de verkliga kostnader som vederbörligen motiveras genom bokföringsdokument, eller b) allmänt accepterade kostnader på marknaden i fråga. Från beräkningen av delfinansieringsbeloppet undantas apportegendom av typen byggnader i den mening som avses i artikel 114.1. KAPITEL 3 FÖRFARANDE FÖR BEVILJANDE Artikel 171 Begäran om finansiering (Artikel 114 i budgetförordningen) 1. En ansökan skall göras på särskilt formulär, som tillhandahålls av den behörige utanordnaren, och i enlighet med de kriterier som fastställs i grundrättsakten och meddelandet om ansökningsomgång. 2. Av ansökan skall framgå att den sökande existerar som juridisk person samt har ekonomisk och operativ förmåga att genomföra den föreslagna åtgärden eller det föreslagna arbetsprogrammet, om ej annat följer av artikel 174.4. För detta ändamål skall utanordnaren begära ett intyg på heder och samvete av de potentiella mottagarna. Inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen för det senaste avslutade räkenskapsåret samt alla övriga styrkande handlingar som begärts i meddelandet om ansökningsomgången skall, beroende på den bedömning av förvaltningsriskerna som gjorts av den behörige utanordnaren på eget ansvar, även bifogas ansökan. 3. Budgeten för åtgärden eller den administrativa budget som åtföljer ansökan skall vara balanserad vad gäller utgifter och inkomster och det skall tydligt anges vilka kostnader som berättigar till bidrag från gemenskapsbudgeten, utom vid de schablonbelopp som avses i artikel 179.1. 4. För åtgärder vars kostnader överstiger 300 000 euro och för administrativa bidrag på över 50 000 euro skall alla sökande, utom förvaltningar i medlemsstaterna, till ansökan bifoga en extern revisionsrapport som sammanställts av en auktoriserad revisor. Rapporten skall bestyrka räkenskaperna för det senaste tillgängliga verksamhetsåret och ge en bedömning av organisationens bärkraftighet i den mening som avses i artikel 174.2 samt ange vilka bidrag som erhållits under detta verksamhetsår. Bestämmelsen i första stycket är endast tillämplig på den första ansökan som lämnas in av en bidragsmottagare till en utanordnare under samma budgetår. Då överenskommelserna sammankopplar kommissionen med ett flertal bidragsmottagare skall dessa beloppsgränser vara tillämpliga per bidragsmottagare. Vid sådana partnerskap som avses i artikel 161 måste innan ramöverenskommelsen ingås en extern revision lämnas in avseende de två senaste tillgängliga verksamhetsåren. Den behörige utanordnaren får, efter en bedömning av förvaltningsriskerna, undanta offentliga organ och de internationella organisationer som avses i artikel 41 samt de mottagare mellan vilka ett solidariskt betalningsansvar råder från denna skyldighet. 5. Den sökande skall ange övriga finansieringskällor och belopp som beviljats eller sökts under samma budgetår för samma eller andra åtgärder eller för den löpande verksamheten. Artikel 172 Bevis från de sökande om att de har rätt att göra en ansökan (Artikel 114 i budgetförordningen) De sökande skall intyga på heder och samvete på att de inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i artikel 93 i budgetförordningen. Den behörige utanordnaren får efter en bedömning av förvaltningsriskerna också utkräva bevis i enlighet med artikel 132. De sökande skall då framlägga sådana bevis, utom om den behörige utanordnaren medger att detta på objektiva grunder är omöjligt. Artikel 173 Ekonomiska påföljder (Artikel 114 i budgetförordningen) De sökande som lämnat felaktiga uppgifter kan bli föremål för ekonomiska påföljder enligt artikel 131, varvid påföljderna skall stå i proportion till bidragsbeloppet i fråga. De mottagare som konstaterats bryta mot kontraktsförpliktelserna kan drabbas av ekonomiska påföljder enligt samma villkor. Artikel 174 Urvalskriterier (Artikel 115.1 i budgetförordningen) 1. Urvalskriterierna offentliggörs i meddelandet om ansökningsomgång och möjliggör en bedömning av den bidragssökandes ekonomiska och operativa förmåga att genomföra den åtgärd eller det arbetsprogram som föreslagits. 2. Den sökande måste ha stabila finansieringskällor i tillräcklig omfattning för att fortsätta sin verksamhet under hela åtgärden eller det subventionerade verksamhetsåret och, om nödvändigt, själv delta i finansieringen av den. Den sökande måste förfoga över den yrkeskompetens och de yrkeskvalifikationer som krävs för att genomföra de föreslagna åtgärderna eller arbetsprogrammen, om inte annat beslutats i grundrättsakten. 3. Bedömningen av den ekonomiska och operativa förmågan bygger främst på en analys av de styrkande handlingar som avses i artikel 171. 4. Bedömningen av den ekonomiska förmågan omfattar inte fysiska personer som fått stipendium eller de offentliga organ eller internationella organisationer som avses i artikel 41. Vid fall av sådana partnerskap om avses i artikel 161 skall denna bedömning göras innan ramöverenskommelsen ingås. Artikel 175 Kriterier för prövning av anbud (Artikel 115.2 i budgetförordningen) 1. Tilldelningskriterierna skall offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång. 2. Tilldelningskriterierna skall göra det möjligt att bevilja bidrag antingen till åtgärder som maximerar den sammantagna verkan hos det gemenskapsprogram vars genomförande de skall säkra eller till organ vars arbetsprogram avser att uppnå samma resultat. Kriterierna skall vidare formuleras på ett sätt som säkrar en god förvaltning av gemenskapsmedlen. Kriterierna skall tillämpas så de ringar in de projekt eller arbetsprogram som försäkrar kommissionen om att syften och prioriteringar respekteras och som garanterar att finansieringen från gemenskapen blir synliggjord. 3. Tillämpningskriterierna skall fastställas på ett sådant sätt så att det så småningom är möjligt att göra en utvärdering. Artikel 176 Bedömning av ansökningar och fördelningen av bidragen (Artikel 116 i budgetförordningen) 1. Den behörige utanordnaren skall utse en kommitté som bedömer förslagen, såvida inte kommissionen beslutar något annat inom ramen för sektorsspecifika program. Kommittén skall bestå av minst tre tjänstemän eller anställda som företräder minst två enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling. I representationer och lokala enheter, enligt artikel 252, som inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig. Externa experter kan biträda kommittén efter beslut av behörig utanordnare. 2. Kommittén kan uppmana sökande att inom en tidsfrist som kommittén bestämmer komplettera eller precisera uppgifterna i de handlingar som skall styrka den ekonomiska och operativa förmågan. 3. När kommittén har slutfört sin uppgift skall ledamöterna underteckna ett protokoll över de förslag den gått igenom, bedöma deras kvalitet och peka ut dem som skulle kunna beviljas finansiering. Om så erfordras rangordnas de granskade förslagen i detta protokoll. Protokollet skall behållas som referensmaterial. 4. Den behörige utanordnaren fattar därefter sitt beslut som minst skall innehålla följande: a) Syftet med bidraget och dess totala belopp. b) Mottagarnas namn, benämningen på åtgärden, beloppen och skälen till valet, även i de fall detta skiljer sig från kommitténs yttrande. c) Namnen på sökande som avvisats och skälen härtill. 5. Bestämmelserna i punkterna 1-4 är inte tillämpliga på bidragsmottagare som anges i grundrättsakten. Artikel 177 Information till de sökande (Artikel 116 i budgetförordningen) De bidragssökande skall underrättas inom 15 dagar från och med det att de som beviljats bidrag underrättats om beslutet. KAPITEL 4 BETALNING OCH KONTROLL Artikel 178 Intyg vid betalningsbegäran (Artikel 117 i budgetförordningen) 1. För varje bidrag krävs för förnyat förskott att minst 70 % av totalbeloppet för det tidigare förskottet reglerats. En sammanställning av de utgifter mottagaren ådragit sig skall styrka begäran om ny utbetalning. 2. En extern granskning av åtgärden eller den organisation som mottar administrativa bidrag, utförd av en auktoriserad revisor, kan begäras av den behörige utanordnaren för samtliga utbetalningar efter en bedömning av förvaltningsriskerna. Den behörige utanordnaren skall lämna en motivering om internrevision saknas då förskotts- eller delbetalningarna överstiger 500 000 euro per budgetår och per överenskommelse, för slutbetalningar på över 100 000 euro samt för bidrag till administrativa kostnader på över 50 000 euro. Då en överenskommelse sammankopplar kommissionen med ett flertal bidragsmottagare skall dessa beloppsgränser vara tillämpliga per bidragsmottagare. Artikel 179 Schablonfinansiering (Artikel 117 i budgetförordningen) 1. Förutom vid stipendier och pris kan grundrättsakten tillåta schablonfinansiering för bidrag av ett belopp på mindre än 5 000 euro eller att enhetskostnadstariffer används. För att säkerställa respekten för principerna om samfinansiering, idealitet och sund ekonomisk förvaltning skall den behörige utanordnaren ompröva schablonbeloppen och tarifferna minst vartannat år. Beloppen skall godkännas av kommissionen. 2. Bidragsöverenskommelsen får tillåta schablonbidrag för att täcka a) mottagarens allmänna omkostnader till högst 7 % av åtgärdens sammanlagda bidragsberättigande kostnader, utom om mottagaren får bidrag till administrativa kostnader som finansieras via gemenskapens budget, b) vissa kostnader i samband med tjänsteresor på grundval av en tariff per dag som årligen godkänns av kommissionen. Det tak som föreskrivs i första stycket punkt a kan överskridas med stöd av ett motiverat beslut av kommissionen. Artikel 180 I förväg ställda säkerheter (Artikel 118 i budgetförordningen) 1. Den behörige utanordnaren får kräva att mottagaren i förväg ställer en säkerhet för att begränsa de ekonomiska risker som är förenade med utbetalningar av förhandsfinansiering. 2. Om förhandsfinansiering motsvarar över 80 % av det totala bidragsbeloppet får utbetalningen inte göras förrän mottagaren först ställt en säkerhet som bedömts och godkänts av behörig utanordnare. Vad gäller icke-statliga organisationer som är aktiva inom ramen för gemenskapens externa åtgärder skall en sådan säkerhet utkrävas om förhandsfinansieringen överstiger 1 miljon euro eller 90 % av det aktuella bidraget som helhet. Säkerheten skall täcka en tillräckligt lång period för att kunna åberopas. 3. Säkerheten skall ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut som är etablerat i någon av medlemsstaterna. Denna säkerhet kan ersättas av en proprieborgen av tredje man eller av en solidarisk säkerhet av mottagarna inom en åtgärd som är parter i samma bidragsöverenskommelse. Säkerheten skall ställas i euro. Den skall innebära att finansinstitutet, tredje man eller övriga bidragsmottagare ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för bidragsmottagarens fullgörande av sina förpliktelser. 4. Säkerheten skall lösgöras i takt med att förskottet regleras, genom att den räknas av från del- eller slutbetalningarna till bidragsmottagaren, i enlighet med villkoren i bidragsöverenskommelsen. 5. Utanordnaren får göra avsteg från reglerna i punkt 2 till förmån för offentliga organ och internationella organisationer som avses i artikel 41. Den behörige utanordnaren kan även undanta bidragsmottagare från denna skyldighet om dessa ingått en ramöverenskommelse om partnerskap i enlighet med artikel 161. Artikel 181 Beslut om att avbryta och minska bidrag (Artikel 119 i budgetförordningen) 1. Den behörige utanordnaren skall avbryta utbetalningarna och minska bidraget eller begära en proportionell återbetalning av bidragsmottagaren a) om det överenskomna arbetsprogrammet eller åtgärden inte genomförts eller genomförts bristfälligt, endast delvis eller för sent, b) betalningarna överskridit det finansieringstak som fastställts i överenskommelsen, särskilt om den överenskomna åtgärden eller arbetsprogrammet kostat mindre än vad som ursprungligen förväntats eller c) då budgeten för åtgärden eller den administrativa budgeten uppvisar ett överskott i efterhand. 2. Utbetalningarna kan även avbrytas efter förmodade överträdelser av andra klausuler i överenskommelsen. Avsikten med ett sådant avbrott i betalningarna är att kontrollera sanningshalten i de förmodade överträdelserna och, i förekommande fall, möjliggöra korrigeringar av dem. KAPITEL 5 GENOMFÖRANDE Artikel 182 Upphandlingar i samband med genomförandet av subventionerade åtgärder (Artikel 120 i budgetförordningen) 1. Då det vid genomförandet av bidragsfinansierade åtgärder krävs en upphandling, skall bidragsmottagarna anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt, dvs. det bästa anbudet efter det att kombinationen av pris och kvalitet jämförts i enlighet med principerna om insyn och lika behandling av potentiella kontraktsparter. 2. För de ändamål som anges i punkt 1 kan den behöriga utanordnaren ålägga bidragsmottagarna särskilda regler, t.ex. i beaktande av gemenskapsbidragets andel av den totala kostnaden för åtgärden, samt förvaltningsrisken. Sådana regler skall fastställas i bidragsöverenskommelsen. AVDELNING VII REDOVISNING OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER KAPITEL 1 REDOVISNING Artikel 183 Rapport om budgetårets budgetförvaltning och finansiella förvaltning (Artikel 122 i budgetförordningen) Rapporten om budgetårets budgetförvaltning och finansiella förvaltning skall sanningsenligt redogöra för a) hur budgetårets mål uppfyllts med hänsyn till principen om sund ekonomisk förvaltning och b) den ekonomiska ställningen samt de händelser som haft en betydande inverkan på budgetårets verksamhet. Artikel 184 Undantag från redovisningsprinciperna (Artikel 124 i budgetförordningen) Om räkenskapsförarna i något fall bedömer att det finns skäl att göra avsteg från redovisningsprinciperna i artiklarna 185-191 skall denna avvikelse tas upp och vederbörligen motiveras i den bilaga som avses i artikel 201. Artikel 185 Principen om kontinuerlig verksamhet (Artikel 124 i budgetförordningen) 1. Enligt principen om kontinuerlig verksamhet skall institutionerna och de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen vid sammanställningen av sina respektive redovisningar utgå ifrån att deras verksamhet är kontinuerlig och saknar bestämt slutdatum. 2. Om det mot bakgrund av objektiva uppgifter kan antas att en institution eller ett organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen kommer att upphöra med sin verksamhet skall räkenskapsföraren presentera denna information i bilagan med angivelse av motiven. Gällande redovisningsregler skall tillämpas vid värderingen av den institution eller det organ som avvecklas. Artikel 186 Försiktighetsprincipen (Artikel 124 i budgetförordningen) Försiktighetprincipen innebär att tillgångarna eller inkomsterna inte skall övervärderas och att skulder eller kostnader inte skall undervärderas. Försiktighetsprincipen möjliggör dock inte skapandet av några dolda reserver eller överdrivna avsättningar. Artikel 187 Principen om beständiga redovisningsmetoder (Artikel 124 i budgetförordningen) 1. Principen om beständiga redovisningsmetoder innebär att de olika beståndsdelarna i årsredovisningen skall vara disponerade på samma sätt från budgetår till budgetår, och även redovisnings- och värderingsreglerna skall förbli desamma. 2. Kommissionens räkenskapsförare får endast göra avsteg från principen om beständiga redovisningsmetoder i följande undantagsfall: a) Om institutionen eller organet i fråga på ett påtagligt sätt förändrat sin verksamhet. b) Om ändringen innebär att de transaktioner och uppgifter som redovisningen skall återge redovisas på ett bättre sätt. Artikel 188 Principen om jämförbara uppgifter (Artikel 124 i budgetförordningen) 1. Enligt principen om att uppgifterna skall vara jämförbara skall det för varje post i redovisningen anges ett motsvarande belopp för föregående budgetår som jämförelse. 2. Vid tillämpningen av punkt 1 skall hänsyn tas till om det skett någon ändring i fråga om redovisningen eller klassificeringen av någon av posterna, och jämförelsebeloppen från föregående budgetår skall i så fall anpassas på samma sätt. Om det inte är möjligt att klassa om posten enligt ovan skall detta anges i bilagan. Artikel 189 Väsentlighetsprincipen (Artikel 124 i budgetförordningen) 1. Enligt väsentlighetsprincipen skall alla transaktioner som på ett väsentligt sätt påverkar de sammanställda uppgifterna tas upp i redovisningen. Varje transaktions relativa vikt skall bedömas utifrån såväl dess natur som beloppet. 2. Enskilda transaktioner och händelser får sammanföras och redovisas under en gemensam post a) om transaktionerna är identiska till sin natur; detta skall gälla även om det rör sig om väsentliga belopp, b) om beloppen för transaktionerna är mycket små samt c) om sammanföringen av transaktioner under en gemensam post förtydligar redovisningen. Artikel 190 Icke-kvittningsprincipen (Artikel 124 i budgetförordningen) Icke-kvittningsprincipen innebär att kvittningar inte får göras mellan fordringar och skulder eller mellan intäkter och kostnader, annat än om intäkten och kostnaden följer av en och samma transaktion, liknande transaktioner eller risksäkringstransaktioner (hedging) och under förutsättning att den post som utgör intäkten eller kostnaden inte är signifikant som enskild angivelse. Artikel 191 Principen att innehåll går före form (Artikel 124 i budgetförordningen) Principen om att innehåll går före form innebär att de konteringshändelser som tas upp i redovisningen anges på grundval av sin ekonomiska natur. Artikel 192 Bokföring av transaktioner (Artikel 125 i budgetförordningen) 1. Varje transaktion bokförs när a) dess ekonomiska effekter leder till att institutionernas samlade tillgångar eller skulder ökar eller minskar, och b) dess kostnad eller värde kan mätas på ett tillförlitligt sätt. 2. Bland redovisningsmetoderna i artikel 133 i budgetförordningen ingår en regel om vad som skall vara den avgörande faktorn för när en transaktion konteras. Artikel 193 Värderingen av poster på tillgångs- och skuldsidan (Artikel 125 i budgetförordningen) 1. Värderingen av poster på tillgångs- och skuldsidan skall grunda sig på anskaffningspris eller självkostnadspris. Värdet på andra anläggningstillgångar än finansiella skall dock justeras genom avskrivningar. Vidare kan en minskning av värdet på en tillgång bli föremål för en minskning av värdet och en ökning av skuldsidan kan kompenseras genom en avsättning. 2. De redovisningsstandarder och -metoder som avses i artikel 133 i budgetförordningen får utformas så att vissa eller samtliga kategorier av tillgångar får värderas till ett annat värde än inköpspriset. Artikel 194 Avsättningar (Artikel 125 i budgetförordningen) En avsättning görs endast om a) en förpliktelse föreligger till följd av en tidigare händelse, b) resurser som utgör ekonomiska förmåner sannolikt kommer att behöva användas för att slutbetala förpliktelsen, och c) förpliktelsebeloppet kan uppskattas på ett tillförlitligt sätt. Artikel 195 Balansräkningens uppbyggnad (Artikel 126 i budgetförordningen) 1. Posterna i balansräkningen skall indelas i avdelningar och underavdelningar. 2. Tillgångarna klassificeras efter hur likvida de är, med de minst likvida posterna först och skuldsidan klassificeras efter förfallodag. Artikel 196 Upprättandet av balansräkningen (Artikel 126 i budgetförordningen) För presentationen av balansräkningen använder räkenskapsföraren minst följande rubriker: Tillgångar Uppläggningsavgifter. Immateriella anläggningstillgångar. Materiella tillgångar. Finansiella anläggningstillgångar. Fordringar som löper på mer än ett år. Lager. Fordringar som löper på upp till ett år. Likvida medel och motsvarigheter till likvida medel Interims- och regleringskonton Skulder och eget kapital Eget kapital (som utgörs av budgetårets ekonomiska resultat, resultat som överförts från tidigare budgetår och reserver). Avsättningar. Skulder äldre än ett år. Skulder som är upp till ett år gamla. Interims- och regleringskonton Artikel 197 Resultaträkningen (Artikel 126 i budgetförordningen) I resultaträkningen skall årets inkomster och utgifter tas upp; beloppen skall klassificeras efter de respektive inkomsternas och utgifternas slag. Artikel 198 Upprättandet av resultaträkningen (Artikel 126 i budgetförordningen) Vid upprättandet av resultaträkningen skall räkenskapsföraren minst använda sig av följande: Inkomster från verksamheten - Utgifter från verksamheten = Resultat av verksamheten +/- Finansiellt resultat +/- Resultat före extraordinära inkomster och utgifter +/- Resultat efter extraordinära inkomster och utgifter = Budgetårets resultat Artikel 199 Tabeller över kassaflöden (Artikel 126 i budgetförordningen) I tabellen över kassaflöden anges kontorörelser i fråga om likvida medel. Det sistnämnda består av följande: a) Kontanter i kassa. b) Tillgodohavanden på avistakonto i bank. c) Andra tillgångar med stabilt värde som snabbt kan omsättas i kontanter. Artikel 200 Klassificering av kassaflödena (Artikel 126 i budgetförordningen) 1. I tabellen över kassaflöden skall åtskillnad göras mellan flöden som avser löpande verksamhet, investeringar respektive transaktioner av finansiell natur. 2. Till kassaflödena för löpande verksamhet skall räknas transaktioner som uppstår p.g.a. den ordinarie verksamheten. 3. Till kassaflöden kopplade till investeringar skall räknas transaktioner som följer av förvärv eller försäljning av anläggningstillgångar. 4. Till kassaflöden kopplade till finansiell verksamhet skall räknas transaktioner som följer av upplåning, utlåning och andra flöden av finansiell natur. Artikel 201 Bilaga till redovisningen (Artikel 126 i budgetförordningen) Den bilaga som avses i artikel 126 i budgetförordningen utgör en integrerad del av redovisningen. Den innehåller minst följande information: a) Redovisningsprinciper, -regler och metoder. b) De förklarande noter som lämnar kompletterande information som inte ingår i huvuddelen av redovisningen, men som är nödvändig för att ge en tillförlitlig bild. c) De åtaganden utanför balansräkningen som omnämner rättigheter och skyldigheter som inte ingår i balansräkningen och som kan ha stor inverkan på tillgångar och skulder, den ekonomiska ställningen eller på den aktuella enhetens resultat. Artikel 202 Förklarande anmärkningar (Artikel 126 i budgetförordningen) De förklarande anmärkningarna skall vara försedda med hänvisningar till de poster i redovisningarna som de hänför sig till och skall följa samma ordning. Artikel 203 Sammanställning av resultatet av budgetgenomförandet (Artikel 127 i budgetförordningen) 1. Sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet skall innehålla följande: a) En tabell över inkomster med följande innehåll: i) Inkomsternas utveckling under budgetårets gång. ii) Inkomstbudgetens utfall. iii) Fordringar som fastställts under budgetåret. b) Uppgifter om utvecklingen för samtliga disponibla åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden. c) Uppgifter om hur de totala åtagandebemyndigandena och betalningsbemyndigandena har utnyttjats. d) Uppgifter om de åtaganden för vilka betalningar ännu ej fullgjorts, de som överförts från föregående budgetår samt de som ingåtts under innevarande budgetår. 2. När det gäller informationen om inkomsterna skall dessutom en översikt bifogas över de belopp som utgör fastställda egna medel och för vilka ett betalningskrav utfärdats, men som återstår att uppbära vid slutet av budgetåret; dessa belopp skall redovisas separat för varje medlemsstat. Artikel 204 Bilaga till rapporterna om budgetgenomförandet (Artikel 127 i budgetförordningen) Den bilaga till rapporterna om budgetgenomförandet som avses i artikel 127 i budgetförordningen skall minst innehålla följande: a) Uppgifter om budgetprinciperna, de olika typerna av anslag samt budgetens struktur. b) Uppgifter om de åtaganden som ännu inte är slutbetalade. c) De upplysningar som behövs för att förstå hur budgeten genomförs. KAPITEL 2 (KAPITEL 3 I BUDGETFÖRORDNINGEN) BOKFÖRING Avsnitt 1 Uppläggning av räkenskaperna Artikel 205 Uppläggning av räkenskaperna (Artikel 132 i budgetförordningen) 1. Räkenskapsföraren vid samtliga institutioner och organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen sammanställer dokumentation över hur räkenskaperna är upplagda och vilka rutiner som tillämpas vid den egna institutionen. 2. Vid upprättandet av redovisningen begränsas användningen av beräkningar utanför räkenskaperna i möjligaste mån. 3. Budgetens inkomster och utgifter registreras i det datasystem som avses i artikel 206 i enlighet med transaktionens ekonomiska natur, som löpande inkomster eller utgifter eller som kapital. Artikel 206 Datasystem (Artikel 132 i budgetförordningen) 1. Räkenskaperna skall föras med hjälp av ett eller flera dataprogram. 2. Om räkenskaperna förs i flera datorstödda system eller underindelningar av dessa skall alla beståndsdelarna i systemen beskrivas på ett uttömmande sätt. Av dessa beskrivningar skall framgå vilken typ av uppgifter som förs in i varje system eller underindelning, och det skall också anges tydligt hur de enskilda transaktionerna hanteras i systemet. Det skall vidare framgå hur systemet garanterar att en komplett verifieringskedja för varje transaktion kan ställas samman. I beskrivningarna av de datorstödda redovisningssystemen samt underindelningarna av dessa skall det i förekommande fall anges hur de är kopplade till det centrala redovisningssystemet (särskilt vad gäller överföring av uppgifter och avstämning av saldon). Avsnitt 2 Räkenskapsböcker Artikel 207 Räkenskapsböcker (Artikel 135 i budgetförordningen) 1. Varje institution och vart och ett av de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen skall föra en dagbok, en huvudbok och en inventarieförteckning. 2. Dessa räkenskapsböcker skall utgöras av elektroniska dokument över vilka räkenskapsföraren skall ha översikt och vars bevisvärde skall vara säkerställt. 3. De uppgifter som förs in i dagboken skall överföras till huvudboken, och skall vara indelade enligt den kontoplan som avses i artikel 210. 4. Dagboken och huvudboken får vara indelade i så många hjälpböcker som krävs med tanke på de bokförda transaktionernas relativa vikt samt övriga behov. 5. De uppgifter som förs in i hjälpböckerna skall sammanföras minst en gång per månad till respektive dagbok och huvudbok. Artikel 208 Huvudboken (Artikel 135 i budgetförordningen) Varje institution och organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen skall upprätta en huvudbok som upptar samtliga tillgångs-, skuld- och resultatkonton, inklusive saldon, med angivelse av följande: a) Kontonummer. b) Beteckning. c) Totalt belopp i debet. d) Totalt belopp i kredit. e) Saldo. Artikel 209 Inventering (Artikel 135 i budgetförordningen) 1. Inventarieförteckningen skall omfatta alla poster på tillgångs- och skuldsidan, och kvantiteten och värdet på balansdagen skall anges för varje post. 2. Uppgifterna i inventarieförteckningen skall bevaras och sammanställas på så sätt att de kan stämmas av mot vart och ett av kontona i huvudboken. 3. I fråga om inventarieförteckningen över anläggningstillgångarna är bestämmelserna i artiklarna 218-225 tillämpliga. Avsnitt 3 Kontoplan Artikel 210 Kontoplan (Artikel 135 i budgetförordningen) 1. Kontoplanen skall godkännas av kommissionens räkenskapsförare. 2. Genom kontoplanen indelas kontona i klasser. Varje kontoklass indelas i grupper eller undergrupper av konton allt efter behov. 3. Kontoplanen skall minst innehålla följande kontoklasser: a) För balanskontona: i) Klass 1: Konton för eget kapital, avsättningar och skulder som förfaller om mer än ett år. ii) Klass 2: Konton för etableringskostnader, anläggningstillgångar och fordringar som om löper på mer än ett år. iii) Klass 3: Lagerkonton. iv) Klass 4: Konton för fordringar och skulder som förfaller om högst ett år. v) Klass 5: Kassa- och bankkonton. b) För förvaltningkonton: i) Klass 6: Utgiftskonton. ii) Klass 7: Inkomstkonton. c) För specialkonton: Klass 8 och 9: Särskilda konton. d) För transaktioner utanför balansräkningen: Klass 0: Transaktioner utanför balansräkningen. 4. Kontoplanen skall vara tillräckligt detaljerad för att transaktionerna skall kunna bokföras enligt vedertagna redovisningsprinciper. 5. Det skall framgå av kontoplanen vad varje konto och kontoklass skall innehålla samt hur kontona skall användas. Avsnitt 4 Registrering Artikel 211 Räkenskaperna (Artikel 135 i budgetförordningen) 1. Beloppen skall bokföras enligt principen om dubbel bokföring, dvs. varje kontorörelse eller förändring i räkenskaperna skall tas upp genom att lika stora belopp förs upp i debet på relevant konto som i kredit på relevant konto. 2. Eurobeloppet för en transaktion som uttryckts i en annan valuta än euro skall beräknas och bokföras. Transaktioner på konton som förs i nationell valuta skall justeras varje gång kontona avslutas. Denna justering skall ske på grundval av de kurser som avses i artikel 8. Artikel 212 Bokföringsnoteringar (Artikel 135 i budgetförordningen) För varje belopp som registeras i räkenskaperna skall anges dess ursprung, innehåll, på vilka konton det bokförs samt vilka styrkande dokument det grundar sig på. Artikel 213 Styrkande handlingar (Artikel 135 i budgetförordningen) 1. Alla belopp som införs skall grundas på styrkande handlingar som skall vara daterade och numrerade, och som skall upprättas antingen i pappersformat eller i något annat format som gör det möjligt att fastställa dokumentets äkthet samt att bevara informationen så länge som föreskrivs i artikel 46. 2. Transaktioner som är av samma slag och genomförs på samma plats under en och samma dag får beläggas genom en enda styrkande handling. Artikel 214 Noteringar i dagboken (Artikel 135 i budgetförordningen) Transaktionerna skall bokföras i dagboken i enlighet med följande metoder, som inte utesluter varandra: a) Dagligen och varje transaktion för sig. b) Genom att transaktioner införs period för period, förutsatt att dokumentationen bevaras så att varje enskild transaktion och dess datum kan identifieras. Artikel 215 Validering av bokförda uppgifter (Artikel 135 i budgetförordningen) 1. De uppgifter som bokförs i dagboken och inventarieförteckningen blir definitiva genom ett valideringsförfarande, varefter inga uppgifter får ändras eller tas bort. 2. För att definitivt fastställa transaktionernas kronologi och säkerställa att inga uppgifter längre kan ändras skall alla konton avslutas innan de slutliga redovisningarna läggs fram. Avsnitt 5 Avstämning och kontroll Artikel 216 Kontoavstämning (Artikel 135 i budgetförordningen) 1. Saldona på varje konto i huvudboken skall stämmas av regelbundet, och alltid i samband med att kontona avslutas. 2. Räkenskapsföraren skall regelbundet och alltid i samband med att kontona avslutas se till att uppgifterna i inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten; han skall bl.a. kontrollera a) banktillgodohavandena, genom avstämning mot kontoutdragen från de finansiella instituten, och b) kassabehållningen, genom avstämning mot uppgifterna i kassaböckerna. Vad avser kontona för anläggningstillgångar skall motsvarande kontroll göras enligt bestämmelserna i artikel 222. 3. De tvärinstitutionella gemensamhetskontona skall avstämmas och avslutas regelbundet. 4. Räkenskapsföraren skall kontrollera interimskontona regelbundet så att de kan avslutas med kort varsel. Avsnitt 6 Budgetkonton Artikel 217 Innehåll och skötsel av budgeträkenskaperna (Artikel 137 i budgetförordningen) 1. Budgeträkenskaperna skall för varje underavdelning i budgeten utvisa följande: a) I fråga om utgifter: i) De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag som tas upp i ändringsbudgetar, de anslag som överförts från tidigare budgetår, de anslag som avsatts som en följd av bidrag från tredje man, överföringar av anslag samt summan av de disponibla anslagen. ii) Åtaganden som ingåtts och betalningar som utförts under budgetåret. b) I fråga om inkomster: i) Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräkningar som tas upp i ändringsbudgetar, inkomster från bidrag från tredje man och det totala beloppet av de således fastställda beräkningarna. ii) Fastställda fordringar och inkasserade belopp under budgetåret i fråga. c) En lista över obetalda åtaganden och utestående fordringar från tidigare budgetår. De åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden som avses i första stycket punkt a skall tas upp var för sig. Också de övergripande preliminära åtagandena rörande garantisektionen vid EUGFJ och de motsvarande betalningarna skall registreras i budgeträkenskaperna. Dessa åtaganden skall anges i förhållande till de totala anslagen till garantisektionen vid EUGFJ. 2. Genom budgeträkenskaperna skall följande tydligt framgå: a) Användningen av överförda anslag och budgetårets anslag. b) Slutbetalningen av utestående åtaganden. På inkomstsidan följs utestående fordringar från tidigare budgetår separat. 3. Budgeträkenskaperna kan ställas upp så att de blir analytiska. 4. Budgeträkenskaperna skall föras med datorstöd och vara ordnade antingen i böcker eller elektroniska filer. KAPITEL 3 (KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN) INVENTARIEFÖRTECKNING ÖVER ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Artikel 218 Inventarieförteckning över anläggningstillgångar (Artikel 138 i budgetförordningen) Systemet för förteckning över anläggningstillgångar skall upprättas av utanordnaren med stöd från räkenskapsföraren. Från inventarieförteckningen överförs nödvändiga uppgifter till det centrala redovisningssystemet. Artikel 219 Förvaring och skötsel av tillgångar (Artikel 138 i budgetförordningen) Institutionerna skall var för sig fastställa regler för förvaring och skötsel av de tillgångar som tas upp i deras respektive balansräkningar och utse de avdelningar som skall ansvara för inventarieförteckningen. Artikel 220 Upptagande i inventarieförteckningen (Artikel 138 i budgetförordningen) Förvärv av tillgångar skall tas upp i inventarieförteckningen och bokföras på kontona för anläggningstillgångar om inköpspriset eller tillverkningskostnaden är lika med eller överstiger 420 euro och om de utnyttjas längre än ett år och det inte rör sig om förbrukningsvaror. Artikel 221 Inventarieförteckningens innehåll (Artikel 138 i budgetförordningen) I inventarieförteckningen skall varje tillgång förses med en lämplig beskrivning, uppgift om var tillgången är placerad, anskaffningsdag samt pris per enhet. Artikel 222 Kontroller av inventarieförteckningen (Artikel 138 i budgetförordningen) Institutionernas skall vid sina inventeringskontroller förvissa sig om att all lös egendom finns och att den överensstämmer med inventarieförteckningen. Kontrollerna skall genomföras som ett led i ett treårigt revisionsprogram. Artikel 223 Vidareförsäljning av tillgångar (Artikel 138 i budgetförordningen) När institutionerna och de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen vidareförsäljer tillgångar får inte tjänstemän och anställda vid dessa institutioner förvärva dem annat än på offentlig auktion. Artikel 224 Förfarande för försäljning av anläggningstillgångar (Artikel 138 i budgetförordningen) 1. Försäljning av anläggningstillgångar skall omfattas av lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet är lika med eller överstiger 8 100 euro. Minst 14 dagar måste förflyta mellan den sista annonseringen och försäljningsavtalets ingående. Om inköpspriset per enhet varit 391 100 euro eller högre skall försäljningen meddelas genom ett meddelande om försäljning i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Sådana försäljningar kan även annonseras på lämpligt sätt i medlemsstaternas press. Minst en månad måste förflyta mellan dagen för offentliggörandet av meddelandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och försäljningsavtalets ingående. 2. Om kostnaderna för annonsering i pressen överstiger den beräknade vinsten av försäljningen är sådan annonsering inte nödvändig. 3. Institutionerna skall alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga pris vid försäljning av anläggningstillgångar. Artikel 225 Hur anläggningstillgångar skall avyttras (Artikel 138 i budgetförordningen) Om egendom i inventarieförteckningen säljs, skänks bort, skrotas, hyrs ut eller saknas på grund av svinn eller stöld eller av någon annan anledning skall en redogörelse eller en rapport utarbetas av utanordnaren. Det skall särskilt anges i försäljningshandlingarna eller protokollet om en tjänsteman eller anställd i Europeiska gemenskaperna eller någon annan person är skyldig att på egen bekostnad ersätta den tillgång som avyttrats. Om anläggningstillgångar eller större anläggningar ställs till förfogande gratis skall kontrakt upprättas och Europaparlamentet och rådet skall få information om detta årligen i samband med det preliminära budgetförslaget. DEL 2 SÄRSKILDA BESTÄMMELSER AVDELNING I (AVDELNING II I BUDGETFÖRORDNINGEN) STRUKTURFONDER Artikel 226 Återbetalningar av förskott (Artikel 157 i budgetförordningen) Enligt reglerna för strukturfonderna och Sammanhållningsfonden får återbetalningar av förskott som betalats ut som en del av en åtgärd inte leda till att motsvarande anslag frigörs eller att fondernas samlade bidrag till åtgärden i fråga minskar. De belopp som återbetalas består av inkomster avsatta för särskilda ändamål i enlighet med artikel 18 i budgetförordningen. AVDELNING II (AVDELNING III I BUDGETFÖRORDNINGEN) FORSKNING Artikel 227 Typindelning av åtgärderna (Artikel 160 i budgetförordningen) 1. Anslagen till forskning och teknisk utveckling skall utnyttjas i direkta åtgärder och indirekta åtgärder inom ramen för forskningsramprogram, enligt artikel 166 i EG-fördraget, samt i de åtgärder som avses i artikel 165 i samma fördrag genom deltagande i program och i konkurrensutsatt verksamhet som bedrivs av Gemensamma forskningscentret. 2. Direkta åtgärder skall genomföras av Gemensamma forskningscentrets anläggningar och i princip finansieras i sin helhet genom budgeten. Däribland ingår följande: a) Forskningsprogram. b) Grundforskning. c) Vetenskapliga och tekniska stödåtgärder av institutionell karaktär. 3. Indirekta åtgärder, d.v.s. program som genomförs inom ramen för kontrakt med tredje man. Gemensamma forskningscentret får konkurrera om sådana kontrakt på samma villkor som tredje man. 4. För att säkra överensstämmelsen mellan medlemsstaternas politik och gemenskapens forskningspolitik kan kommissionen ta initiativ i enlighet med artikel 165 i EG-fördraget och endast belasta budgeten med administrativa utgifter. 5. Förutom de specifika program som avses i artikel 166.3 i EG-fördraget kan gemenskapen anta a) tilläggsprogram där endast vissa medlemsstater deltar, i enlighet med artikel 168 i EG-fördraget, b) program som genomförs av flera medlemsstater tillsammans i enlighet med artikel 169 i EG-fördraget, inklusive deltagande i de organisationer som skapas för genomförande av dessa program, c) åtgärder för samarbete med tredje land eller internationella organisationer i enlighet med artikel 170 i EG-fördraget samt d) gemensamma företag i enlighet med artikel 171 i EG-fördraget. 6. Konkurrensutsatt verksamhet som bedrivs av Gemensamma forskningscentret är a) åtgärder för vetenskapligt och tekniskt stöd inom ramprogrammen för forskning och teknisk utveckling, vilka i princip finansieras i sin helhet genom budgeten samt b) åtgärder som genomförs för tredje mans räkning, Artikel 228 Regler för Gemensamma forskningscentret (Artikel 161 i budgetförordningen) 1. De beräknade fordringar som avses i artikel 161.2 i budgetförordningen skall översändas till räkenskapsföraren för registrering. 2. Om de åtgärder som Gemensamma forskningscentret utför för tredje mans räkning kräver att ett upphandlingsförfarande genomförs, skall detta ske med hänsyn till principerna om öppenhet och likabehandling. AVDELNING III (AVDELNING IV I BUDGETFÖRORDNINGEN) EXTERNA ÅTGÄRDER KAPITEL 1 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Artikel 229 Typer av åtgärder som får finansieras (Artikel 162 i budgetförordningen) Anslag till de åtgärder som avses i del II avdelning IV kapitel 1 i budgetförordningen får bl.a. användas för att finansiera upphandlingar och bidrag vari ingår räntesubventioner, särskilda lån, lånegarantier samt makroekonomiska stöd, stöd till ett lands budget samt andra former av understöd finansierade genom gemenskapsbudgeten. KAPITEL 2 ÅTGÄRDERNAS GENOMFÖRANDE Artikel 230 Finansieringsöverenskommelse med decentraliserad förvaltning (Artikel 166 i budgetförordningen) 1. Innan en finansieringsöverenskommelse som avser decentraliserad förvaltning av en åtgärd får slutas skall den behörige utanordnaren - genom kontroller av dokument och på platsen - försäkra sig om att det förvaltningssystem som mottagande tredje land upprättat för att förvalta gemenskapsmedlen uppfyller villkoren i artikel 164.1 i budgetförordningen. 2. Alla finansieringsöverenskommelser som avser decentraliserad förvaltning skall, beroende på vilken grad av decentralisering som överenskommits, innehålla bestämmelser som uttryckligen a) garanterar att de kriterier som avses i artikel 164.1 i budgetförordningen iakttas, b) anger att i det fall minimikriterierna i artikel 164.1 i budgetförordningen inte tillämpas kommer kommissionen att avbryta genomförandet av överenskommelsen, c) beskriva det diskussionsförfarande inför räkenskapernas avslutande som skall tillämpas, och som kan leda till att ifrågavarande tredje land ställs till ansvar enligt artikel 53.5 i budgetförordningen, d) ange hur de mekanismer för finansiella korrigeringar som avses i artikel 53.5 i budgetförordningen och preciseras i artikel 40 skall vara utformade, i synnerhet vad gäller systemet för inkassering av belopp genom avräkning. Artikel 231 Särskilda lån (Artikel 166 i budgetförordningen) Om ett investeringsprojekt skall finansieras genom ett särskilt lån skall ett låneavtal undertecknas mellan kommissionen, som då agerar i gemenskapens namn, och låntagaren. Artikel 232 Bankkonton (Artikel 166 i budgetförordningen) 1. Om betalningar skall effektueras i mottagarlandets valuta skall konton i euro öppnas vid ett finansiellt institut i mottagarlandet, antingen i kommissionens namn eller - efter en gemensam överenskommelse - i mottagarens namn. Kontobeteckningarna skall göra det möjligt att identifiera medlen i fråga. 2. De konton som avses i punkt 1 skall förses med medel alltefter de faktiska likviditetsbehoven. Överföringarna skall ske i euro, och omräkning till den nationella valutan skall om nödvändigt ske allt eftersom detta krävs för enskilda betalningar, i enlighet med artiklarna 7 och 8. KAPITEL 3 UPPHANDLING Artikel 233 Hyra av byggnader (Artikel 167 i budgetförordningen) Driftsanslag får inom området för externa åtgärder inte användas för att finansiera upphandlingskontrakt som avser anläggningstillgångar, med undantag för hyreskontrakt för byggnader som redan är uppförda när kontraktet undertecknas. Artikel 234 Definitioner (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. Till upphandling av tjänster räknas upphandling som avser undersökningar och tekniskt stöd. En upphandling skall anses gälla undersökning om det tjänstekontrakt som sluts mellan leverantören och den upphandlande myndigheten bland annat omfattar studier som syftar till att välja ut och förbereda projekt, genomförbarhetsstudier, ekonomiska undersökningar, marknadsundersökningar, tekniska undersökningar, utvärderingar eller revision. En upphandling skall anses gälla tekniskt stöd om leverantören ansvarar för rådgivning, ledning eller övervakning av ett projekt eller för att tillhandahålla experter på villkor som anges i kontraktet. 2. Om ett tredje land genom avdelningar eller enheter som är under offentligt delägande eller inflytande förfogar över experter som besitter de nödvändiga kvalifikationerna får dessa avdelningar eller enheter genomföra kontrakten i egen regi. Artikel 235 Särskilda bestämmelser om beloppsgränser och förfaranden för tilldelning av kontrakt utanför gemenskapen (Artiklarna 167.1 a och b i budgetförordningen) 1 När upphandling bedrivs av de upphandlande myndigheter som avses i artiklarna 167.1 a och b i budgetförordningen eller för dessa myndigheters räkning skall följande artiklar inte tillämpas: artikel 116-119 utom när det gäller definitioner, artikel 120.3-120.4, 121, 124-127, 129.3-129.6, 137.2, 138-144, 146, 149-150 samt 155-156. Tillämpningen av upphandlingsbestämmelserna i detta kapitel skall regleras genom ett beslut av kommissionen. 2. Om inte förfarandena i punkt 1 iakttas berättigar uppgifterna för de aktuella transaktionerna inte till finansiering från gemenskapen. 3 Upphandlingar som görs inom ramen för livsmedelsbistånd regleras enligt särbestämmelser i förordning (EG) nr 2519/97 [18]. [18] EGT L 346, 17.12.1997, s. 23-40. Kommissionens förordning av den 16 december 1997 om allmänna bestämmelser för anskaffning av varor som skall levereras som livsmedelsbistånd från gemenskapen i enlighet med rådets förordning (EG) nr 1292/96. 4. Bestämmelserna i detta kapitel skall inte tillämpas på de upphandlande myndigheter som avses i artikel 167.1 b i budgetförordningen i de fall då kommissionen, efter kontroll enligt artikel 33, har gett dessa myndigheter befogenhet att använda sina egna upphandlingsbestämmelser som ett led i en decentraliserad förvaltning. Artikel 236 Upphandlingar som genomförs av de upphandlande myndigheter som avses i artikel 167.1 c i budgetförordningen (Artikel 167.1 c i budgetförordningen) 1. Upphandlingar som genomförs av de upphandlande myndigheter som avses i artikel 167.1 c i budgetförordningen omfattas inte av bestämmelserna i detta kapitel. 2. Bestämmelserna i detta kapitel tillämpas inte heller på åtgärder inom ramen för rådets förordning nr 1257/96 [19] [19] EGT L 163, 2.7.1996, s.1-6. Rådets förordning av den 20 juni 1996 om humanitärt bistånd. 3. De särskilda förfarandena för de upphandlingar som avses i punkterna 1 och 2 i denna artikel ingår i ett beslut som fattas av kommissionen under iakttagande av de principer som avses i artikel 182. 4. Om inte förfarandena i punkt 3 iakttas berättigar utgifterna för de aktuella transaktionerna inte till finansiering från gemenskapen. Artikel 237 Annonsering och principen om icke-diskriminering (Artiklarna 167 och 168 i budgetförordningen) Kommissionen skall anta de bestämmelser som behövs för att få till stånd ett så brett deltagande som möjligt i gemenskapens upphandlingsförfaranden under villkor som är lika för alla deltagare. Detta innebär särskilt följande: a) Förhandsinformation, meddelande om upphandling och meddelande om tilldelning av kontrakt skall offentliggöras i lämplig form och i tillräckligt god tid. b) Det får inte förekomma någon diskriminering eller några tekniska begränsningar som hindrar ett brett deltagande på lika villkor för de fysiska och juridiska personer som avses i artikel 168 i budgetförordningen. Artikel 238 Offentliggörande (Artikel 167 i budgetförordningen) 1 Förhandsmeddelande om upphandlingar av varor och tjänster skall översändas snarast möjligt och under alla omständigheter före den 31 mars varje budgetår, och snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av ett program avseende bygg- och anläggningsarbeten. 2. Enligt detta kapitel skall meddelandena om upphandling offentliggöras i följande former: a) Åtminstone i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och via Internet när det gäller internationell upphandling: Om ett meddelande om upphandling även offentliggörs lokalt skall detta ske samtidigt och med exakt samma lydelse som i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och på Internet. Offentliggörandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och på Internet skall ske på kommissionens ansvar. Ett eventuellt lokalt offentliggörande skall ske på mottagarens ansvar. b) Åtminstone i mottagarlandets officiella tidning eller i motsvarande medium om det gäller lokal upphandling. 3. Meddelandet om tilldelning av kontrakt skall översändas efter det att kontraktet är undertecknat. Artikel 239 Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av tjänster (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. För beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 167 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av tjänster: a) Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 200 000 euro: selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 120.2 b och 238.2 a. b) Upphandlingar vars värde understiger 200 000 euro: förhandlat förfarande under konkurrens enligt punkt 3 om ett befintligt ramkontrakt inte kan användas eller en sådan lösning har sökts utan resultat. c) Endast ett anbud kan lämnas in för kontrakt vars värde är lägre än 5000 euro. 2. Vid selektivt internationellt anbudsförfarande enligt punkt 1 a skall det anges i meddelandet om upphandling hur många anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna anbud. För kontrakt som gäller leverans av tjänster skall antalet anbudsgivare vara mellan 4 och 8. Antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag skall vara tillräckligt stort för att skapa en reell konkurrens. En förteckning över de anbudssökande som valts ut skall offentliggöras på kommissionens webbplats. 3. Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 b skall den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre tjänsteleverantörer som den själv valt ut. Detta förfarande som möjliggör en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns "förhandlat förfarande under konkurrens" och omfattas inte av artikel 122. Öppnande och bedömning av anbuden skall skötas av en jury som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Dess medlemmar skall underteckna en försäkran om att de är opartiska. Om den upphandlande myndigheten inte får in minst tre giltiga förslag skall upphandlingen ogiltigförklaras och göras om. 4. Anbuden skall sändas i dubbla kuvert, dvs. i ett ytterkuvert eller - paket som skall innehålla två skilda och plomberade innerkuvert med påskriften "tekniskt anbud " (kuvert A) och "finansiellt anbud" (kuvert B). På ytterkuvertet skall följande upplysningar anges: a) Den adress dit anbuden skall skickas enligt ansökningshandlingarna. b) Referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras. c) I förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser. d) Angivelsen "Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat", vilket skall anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling. Om möten får hållas enligt upphandlingsdokumenten kan juryn arrangera dessa möten med de ledande personerna för de expertgrupper som föreslås av var och en av de anbudsgivare som lämnat in tekniskt godtagbara anbud, efter att först skriftligen ha sammanställt sina preliminära slutsatser men före de slutliga utvärderingen av anbuden ur teknisk synvinkel. I dessa fall skall experterna, i första hand gemensamt om de utgör en sammanhållen arbetsgrupp, utfrågas av juryn och tiden som förflyter mellan de olika mötena skall vara såpass kort att en jämförelse blir möjlig. Mötena skall hållas enligt en av juryn på förhand fastställd modell, som sedan tillämpas på de olika expertgrupperna. Datum och tidpunkt för mötet skall meddelas anbudsgivarna minst 10 dagar i förväg. Vid fall av force majeure som förhindrar anbudsgivaren att närvara vid mötet skall denne få en ny kallelse. 5. Tilldelningskriterierna skall användas för att hitta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vid urvalet av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet skall den tekniska kvaliteten vägas mot priset på anbuden enligt en fördelningsnyckel på 80/20 där a) de poäng som ges till tekniska anbud skall multipliceras med en koefficient på 0,80 och b) de poäng som ges till finansiella anbud skall multipliceras med en koefficient på 0,20. Artikel 240 Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av tjänster (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. För kontrakt om leverans av tjänster kan de upphandlade myndigheterna använda sig av ett förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter och under förutsättning att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet: a) Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 91.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten. De omständigheter som åberopas som skäl för synnerlig brådska får inte i något fall kunna hänföras till den upphandlande myndigheten. Synnerlig brådska skall också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 166.2. Den delegerade utanordnaren skall där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnare som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning. b) Om tjänsterna i fråga skall utföras av offentliga organ, institutioner eller sammanslutningar utan vinstsyfte, och arbetet är av institutionell art eller syftar till att genomföra stödåtgärder av social karaktär till förmån för medborgarna. c) Om det gäller fortsatta leveranser av tjänster för vilka åtaganden redan ingåtts, på de villkor som anges i punkt 2. d) Om ett anbudsförfarande genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarande efter eget val får inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt. e) Om kontraktet följer på en formgivningstävling, då det enligt bestämmelserna skall tilldelas vinnaren eller en av vinnarna i denna tävlan, i vilket fall samtliga vinnare skall kallas till förhandlingar. f) Om tjänsterna av tekniska skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss entreprenör. 2. De fortsatta tjänster inom ramen för ett befintligt åtagande som avses i punkt 1 c är följande: a) Kompletterande tjänster som inte ingår i det ursprungliga kontraktet men som till följd av oförutsedda händelser blivit nödvändiga för att kontraktet skall kunna fullföljas får upphandlas genom förhandlat förfarande, förutsatt att den kompletterande tjänsten varken tekniskt eller ekonomiskt kan separeras från det ursprungliga kontraktet utan att detta orsakar betydande svårigheter för den upphandlande myndigheten och det totala värdet på de kompletterande tjänsterna inte överstiger 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet. b) Kompletterande tjänster som utgör en repetition av liknande tjänster som utförts tidigare av en tjänsteleverantör som redan tilldelats ett kontrakt för ändamålet på villkor att det föregående kontraktet har offentliggjorts i ett meddelande om upphandling och möjligheten att använda ett förhandlat förfarande för nya tjänster inom ramen för samma projekt samt motsvarande kostnader tydligt anges i det ursprungliga tjänstekontraktet. I detta fall får kontraktet endast förnyas en gång, och det nya kontraktet får varken ingås till ett högre belopp eller för en längre löptid än det ursprungliga. Artikel 241 Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av varor (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. De beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 167 i budgetförordningen är för varuupphandlingar de följande: a) Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 150 000 euro: öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 120.2 a och 238.2 a. b) För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 30 000 euro, men är lägre än 150 000 euro: öppna lokala anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 120.2 a och 238 b. c) För upphandlingar vars värde understiger 30 000 euro: förhandlat förfarande under konkurrens enligt artikel 2. d) Endast ett anbud kan lämnas in för kontrakt vars värde är lägre än 5000 euro. 2. Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 c skall den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre leverantörer som den själv valt ut. Detta förfarande som möjliggör en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns "förhandlat förfarande under konkurrens" och omfattas inte av artikel 122. Öppnande och bedömning av anbuden skall skötas av en jury som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Dess medlemmar skall underteckna en försäkran om att de är opartiska. Om den upphandlande myndigheten inte får in minst tre giltiga förslag skall upphandlingen ogiltigförklaras och göras om. 3. Alla anbud av teknisk och finansiell art skall läggas i ett plomberat innerkuvert som skall placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet skall anges a) den adress dit anbuden skall skickas enligt ansökningshandlingarna, b) referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras, c) i förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser, d) angivelsen "Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat", vilket skall anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling. Anbuden skall öppnas av den kommitté som skall bedöma dem; detta skall ske för öppna dörrar på den dag och tidpunkt som fastställts i upphandlingsdokumenten. Vid det offentliga öppnandet av anbuden skall anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anser relevanta annonseras öppet. 4. När det gäller varuleveranser som inte innefattar service efter upphandlingen skall priset vara det enda tilldelningskriteriet. Om det föreligger erbjudanden om service efter upphandlingen eller om särskild utbildning om den levererade produkten och dessa erbjudanden tillmäts stor vikt, skall det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljas, med hänsyn tagen till både priset och den tekniska kvaliteten på den tjänst som erbjuds. Artikel 242 Användning av det förhandlade förfarandet för varuupphandlingar (Artikel 167 i budgetförordningen) Kontrakt om leverans av varor får tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter och under förutsättning att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet: a) Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 91.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten. Synnerlig brådska skall också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 166.2. Den delegerade utanordnaren skall där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnaren som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning. b) Om detta motiveras av varans natur eller karakteristik, till exempel om kontraktet bara kan uppfyllas av en leverantör som innehar ett patent eller en licens. c) Då det gäller ytterligare leveranser från den ursprunglige leverantören, vilka är avsedda antingen som delersättning för normala leveranser eller installationer, eller som utökning av redan förekommande leveranser eller installationer, om ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper, som skulle medföra bristande kompatibilitet eller orimliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll. d) Om ett anbudsförfarande genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarande får efter eget val inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt. Artikel 243 Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. För beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 167 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten: a) Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 5 000 000 euro: i) Som regel öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 120.2 a och 238.2 a. ii) Undantagsvis selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 120.2 b och 238.2 a, förutsatt att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet. b) För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro, men är lägre än 5 000 000 euro: öppna lokala anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 120.2 a och 238.1 b. c) För upphandlingar vars värde understiger 300 000 euro: förhandlat förfarande enligt artikel 2. d) Endast ett anbud kan lämnas in för kontrakt vars värde är lägre än 5000 euro. 2. Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 c skall den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre entreprenörer som den själv valt ut. Detta förfarande, som möjliggör en begränsad konkurrens utan publicering, benämns "förhandlat förfarande under konkurrens" och omfattas inte av artikel 122. Öppande och bedömning av anbuden skall skötas av en jury som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Dess medlemmar skall underteckna en försäkran om att de är opartiska. Om den upphandlande myndigheten inte får in minst tre giltiga förslag skall upphandlingen ogiltigförklaras och göras om. 3. Urvalskriteriera är avsedda att avgöra anbudsgivarens förmåga att genomföra liknande typer av kontrakt, särskilt genom bedömning av liknande arbeten som genomförts under de senaste åren. Sedan ett urval gjorts enligt dessa kriterier och de anbud som inte överensstämmer med kraven eliminerats skall priset var det enda tilldelningskriteriet. 4. Alla anbud av teknisk och finansiell art skall läggsa i ett plomberat innerkuvert som skall placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet skall anges a) den adress dit anbuden skall skickas enligt ansökningshandlingarna, b) referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras, c) i förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser, d) angivelsen "Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat", vilket skall anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling. Anbuden skall öppnas av den kommitté som skall bedöma de; detta skall ske för öppna dörrar på den dag och tidpunkt som fastställts. Vid det offentliga öppnandet av anbuden skall anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anse relevanta annonseras öppet. Artikel 244 Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. Kontrakt om leverans av bygg- och anläggningsarbeten får tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter och under förutsättning att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet: a) Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 91.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten Synnerlig brådska skall också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 166.2. Den delegerade utanordnaren skall där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnaren som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning. b) Om det gäller kompletterande arbeten som inte anges i det ursprungliga kontraktet men som blivit nödvändiga på grund av oförutsedda omständigheter och som krävs för att bygg- och anläggningsarbetet i fråga skall kunna slutföras. c) Om ett anbudsförfarande genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarande får efter eget val inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt. 2. De kompletterande arbeten som avses i punkt 1 b skall utföras av den entreprenör som redan genomför det ursprungliga bygg- och anläggningsarbetet, förutsatt att a) dessa arbeten av tekniska eller finansiella skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för mottagaren, eller att b) dessa arbeten - oavsett om de går att avskilja från huvudkontraktet - är absolut nödvändiga för att arbetet skall kunna slutföras. c) Det totala värdet av tilldelade kontrakt på tillkommande arbeten får inte överstiga 50 % av värdet av det ursprungliga kontraktet. Artikel 245 Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av fast egendom (Artikel 167 i budgetförordningen) De upphandlingar av fast egendom som avses i artikel 233 kan göras med hjälp av det förhandlade förfarandet sedan den lokala marknaden kartlagts och sedan ett förhandsgodkännande inhämtats från kommissionen om denna inte är upphandlande myndighet. Artikel 246 Val av upphandlingsförfarande vid blandad upphandling (Artikel 167 i budgetförordningen) När det gäller upphandling som omfattar såväl tjänster som varor eller bygg- och anläggningsarbeten skall den upphandlande myndigheten, förutsatt att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet, själv fastställa beloppsgränserna och förfarandena beroende på vilka som är de tyngst vägande komponenterna i upphandlingen, bland annat ur operativ synvinkel. Artikel 247 Upphandlingsdokument (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. De upphandlingsdokument som avses i artikel 128 skall skall upprättas på grundval av bästa internationella praxis och enligt bestämmelser i detta kapitel när det gäller offentliggörande och kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna. 2. När det gäller upphandling av tjänster skall upphandlingsdokumenten innehålla följande: a) En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande skall anges: i) Typ av upphandling. ii) Tilldelningskriterierna och de olika kriteriernas relativa betydelse. iii) Om möten får hållas och i så fall vid vilka tidpunkter. iv) Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud. v) Om det är tillåtet att lägga ut delar av kontraktet på underentreprenad och i så fall i vilken utsträckning. vi) Hur stor budget som totalt sett är disponibel för upphandlingen. vii) I vilken valuta anbudet skall uttryckas. b) En selektiv förteckning över antagna anbudssökande (där det skall anges att det inte får finnas någon koppling dem emellan): c) Allmänna villkor för tjänsteupphandlingar. d) Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettra eller ange undantag från de allmänna specifikationerna. Om de detaljerade specifikationerna och de allmänna står i motsägelse skall de detaljerade specifikationerna gälla. e) En kravspecifikation som anger ungefärlig tidsplan för projektet och vid vilken tidpunkt de huvudsakliga experterna behöver vara disponibla. f) Ett underlag för prisangivelse, som skall fyllas i av anbudsgivaren. g) Formulär för insändandet. h) Upphandlingsformulär. i) Formulär avseende säkerhet som skall ställas av en bank eller motsvarande institut. 3. När det gäller upphandling av varor skall upphandlingsdokumenten innehålla följande: a) En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande skall anges: i) Urvals- och tilldelningskriterier. ii) Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud. iii) I vilken valuta anbudet skall uttryckas. b) Allmänna villkor för upphandling av varor. c) Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettra eller ange undantag från de allmänna specifikationerna. Om de detaljerade specifikationerna och de allmänna står i motsägelse skall de detaljerade specifikationerna gälla. d) Teknisk bilaga med eventuella planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande. e) Ett underlag för prisangivelse, som skall fyllas i av anbudsgivaren. f) Formulär för insändandet. g) Upphandlingsformulär. h) Formulär avseende säkerhet som skall ställas av en bank eller motsvarande institut avseende i) anbudet, ii) förskottsbetalningen, samt iii) ett korrekt genomförande. 4. När det gäller upphandling av bygg- och anläggningsarbeten skall upphandlingsdokumenten innehålla följande: a) En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande skall anges: i) Urvals- och tilldelningskriterier. ii) Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud. iii) I vilken valuta anbudet skall uttryckas. b) Allmänna villkor för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten. c) Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna specifikationerna. Om de detaljerade specifikationerna och de allmänna står i motsägelse skall de detaljerade specifikationerna gälla. d) Tekniska bilagor med planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande. e) Ett underlag för prisangivelse, som skall fyllas i av anbudsgivaren samt detaljerade prisuppgifter. f) Formulär för insändandet. g) Upphandlingsformulär. h) Formulär avseende säkerhet som skall ställas av en bank eller motsvarande institut avseende i) anbudet, ii) förskottsbetalningen, samt iii) ett korrekt genomförande. Artikel 248 Säkerheter (Artiklarna 102 och 167 i budgetförordningen) 1. Med undantag från artikel 148 skall säkerheter som ställts upp i förväg uttryckas i euro eller i den valuta som anges i det kontrakt som de täcker. 2. För bygg- och anläggningsarbeten kan den upphandlande myndigheten kräva en säkerhet enligt detta kapitel som utgör 1-2 % av kontraktens sammanlagda värde, i enlighet med bestämmelserna i artikel 148. Säkerheten frisläpps när kontraktet tilldelats någon part. Den kvarhålls om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka. 3. En säkerhet krävs mot förskottsutbetalningar på mer än 150 000 euro. Säkerheten skall frigöras i takt med att förskottet regleras, genom att den räknas av från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till leverantören, i enlighet med villkoren i kontraktet. 4. Vid undertecknandet av kontrakt för bygg- och anläggningsarbeten skall anbudsgivaren ställa en säkerhet för att garantera ett korrekt genomförande av kontraktet till det belopp som fastställs i upphandlingsdokumenten och som högst skall motsvara 10 % av det samlade kontraktsvärdet. Denna säkerhet skall tidigast löpa ut då bygg-anläggningsarbetena har slutförts. Om kontraktet inte genomförs tillfredsställande skall hela säkerheten kvarhållas. Artikel 249 Förfarandefrister (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. Anbuden skall inkomma till den upphandlande myndigheten till den adress och före det datum och klockslag som anges i inbjudan att lämna in anbud. Tidsfristerna för mottagande av anbud eller ansökningar om att få lämna anbud skall fastställas av den upphandlande myndigheten, och skall vara så långa att berörda parter ges en rimlig tid för att sammanställa och lägga fram sina anbud. När det gäller tjänstekontrakt skall anbudsfristen vara minst 50 dagar räknat från dagen då den inledande anbudsinfordran avsänts . I brådskande fall och med kommissionens förhandsgodkännande kan andra tidsfrister beviljas. 2. Anbudsgivarna kan ställa frågor skriftligen senast 21 dagar innan sista anbudsdagen. Den upphandlande myndigheten skall besvara anbudsgivarnas frågor senast 11 dagar före sista anbudsdagen. 3. Vid selektiv internationell anbudsinfordran skall anbudsfristen vara minst 30 dagar räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling. Räknat från dagen då den inledande skrivelsen med uppmaning att lämna anbud avsänds skall tidsfristen för mottagande av anbud vara minst 50 dagar. I vissa undantagsfall och med kommissionens förhandsgodkännande kan andra tidsfrister beviljas. 4. Vid öppen internationell anbudsinfordran skall tidsfristerna minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling: a) 90 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten. b) 60 dagar vid upphandling av varor. I vissa undantagsfall och med kommissionens förhandsgodkännande kan andra tidsfrister beviljas. 5. Vid öppen lokal anbudsinfordran skall tidsfristerna minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling: a) 60 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten. b) 30 dagar vid upphandling av varor. I vissa undantagsfall och med kommissionens förhandsgodkännande kan andra tidsfrister beviljas. 6. För de förhandlade förfaranden under konkurrens som avses i artikel 239.1 b, artikel 241.1.c och artikel 243.1 c skall tidsfristen för de anbudssökande som valts ut för att lämna in anbud vara minst 30 dagar räknat från den dag då inbjudan skickades ut. 7. För upphandling av tjänster skall anbuden vara giltiga i 90 dagar räknat från den sista anbudsdagen. I undantagsfall och före utgången av anbudens giltighetsperiod kan den upphandlande myndigheten hos anbudsgivarna begära en förlängning av denna period som dock inte får överstiga 40 dagar. Anbudsgivaren till det anbud som väljs ut skall dessutom bibehålla anbudets giltighet under ytterligare 60 dagar räknat från meddelandet om tilldelningen av kontraktet. 8. För upphandling av varor skall anbuden vara giltiga i 90 dagar räknat från den sista anbudsdagen. I undantagsfall och före utgången av anbudens giltighetsperiod kan den upphandlande myndigheten hos anbudsgivarna begära en förlängning av denna period som dock inte får överstiga 40 dagar. Anbudsgivaren till det anbud som väljs ut skall dessutom bibehålla anbudets giltighet under ytterligare 60 dagar räknat från meddelandet om tilldelningen av kontraktet. 9. För upphandling av bygg- och anläggningsarbeten skall anbuden vara giltiga i 90 dagar räknat från den sista anbudsdagen. I undantagsfall och före utgången av anbudens giltighetsperiod kan den upphandlande myndigheten hos anbudsgivarna begära en förlängning av denna period som dock inte får överstiga 40 dagar. Anbudsgivaren till det anbud som väljs ut skall dessutom bibehålla anbudets giltighet under ytterligare 60 dagar räknat från meddelandet om tilldelningen av kontraktet. Artikel 250 Utvärderingskommitté (Artikel 167 i budgetförordningen) 1. Alla ansökningar att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté på grundval av tidigare meddelande uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier. Kommittén skall bestå av ett ojämnt antal medlemmar, minst tre, som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs för att göra en tillfredsställande bedömning av anbuden. 2. Om kommissionen inte är upphandlande myndighet skall den regelbundet informeras. Kommissionen skall alltid inbjudas att medverka som observatör vid öppnandet och bedömningen av anbuden och skall få en kopia av varje anbud. Den upphandlande myndigheten skall överlämna resultatet av granskningen av anbuden och ett förslag till tilldelning av kontrakt till kommissionen för godkännande. Efter detta godkännande skall den underteckna kontrakten och anmäla dem till kommissionen. 3. Anbud skall avvisas om de inte innehåller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten, eller om de inte uppfyller de särskilda krav för den aktuella upphandlingsomgången som fastställs i dessa dokument. 4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 137 skall kommissionen begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning. KAPITEL 4 BEVILJANDE AV BIDRAG Artikel 251 Finansiering helt och hållet med gemenskapsmedel (Artikel 169 i budgetförordningen) 1. En åtgärd får finansieras helt och hållet med gemenskapsmedel i följande fall, dvs. med avsteg från den regel om samfinansiering som anges i artikel 109 i budgetförordningen för så vitt ett förbund mot detta inte finns i den grundläggande rättsakten: a) Humanitärt bistånd, inklusive stöd till flyktingar, människor som tvingats lämna sin hembygd, återuppbyggnad och minröjning. b) Stöd för krissituation i den mening som avses i artikel 166.2. c) Åtgärder som syftar till att skydda människors hälsa eller grundläggande rättigheter. d) Åtgärder som vidtas vid genomförandet av finansieringsöverenskommelser med icke EU-länder eller åtgärder med internationella organisationer i den mening som avses i artikel 41. 2. Undantag från kravet på samfinansiering enligt punkt 1 skall när det gäller de aktuella åtgärderna motiveras i tilldelningsbeslutet. Utanordnaren måste kunna motivera att finansiering helt och hållet med gemenskapsmedel är nödvändig för att kunna genomföra åtgärden i fråga. KAPITEL 5 FÖRSKOTTSKONTON Artikel 252 Upprättande av förskottskonton (Artikel 63 i budgetförordningen) För betalning av vissa utgiftskategorier får ett eller flera förskottskonton upprättas i varje lokal enhet utanför gemenskapen i enlighet med artikel 63 i budgetförordningen. Till lokala enheter skall räknas gemenskapens representationer och kontor i tredje land. Besluten om att upprätta förskottskonton skall innehålla regler för kontonas användning med hänsyn tagen till den lokala enhetens särskilda behov och i enlighet med bestämmelserna i artikel 64. Artikel 253 Personer som skall vara bemyndigade att förvalta kontona (Artikel 61 i budgetförordningen) Kommissionen skall fastställa hur de anställda som den utser och bemyndigar att administrera delegationens konton skall vara bemyndigade att meddela de lokala bankerna deras namn och namnteckningsprover. Artikel 254 Inventarieförteckning över och annonsering av försäljningar (Artikel 138 i budgetförordningen) 1. De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör tillgångar för gemenskaperna skall för delegationernas vidkommande föras lokalt. De skall med jämna mellanrum sändas till de centrala avdelningarna i enlighet med de regler som antagits av kommissionen. Lös egendom i transit till delegationerna skall föras upp på en preliminär lista före registrering i de löpande förteckningarna. 2. Annonsering om försäljning av delegationernas lösa egendom skall ske enligt lokal praxis. AVDELNING IV (AVDELNING V I BUDGETFÖRORDNINGEN) EUROPEISKA INTERINSTITUTIONELLA BYRÅER Artikel 255 Tillämpningsområde (Artikel 171 i budgetförordningen) De byråer som avses i artikel 171 i budgetförordningen är följande: a) Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer, b) Europeiska byrån för bedrägeribekämpning. c) Rekryteringsbyrån. En eller flera institutioner kan bilda ytterligare byråer om detta motiverats genom en studie av kostnadseffektiviteten och garanterar att gemenskapens insats synliggörs. Artikel 256 Särskilda regler för Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer (Artikel 171 i budgetförordningen) Vad avser Publikationsbyrån skall varje institution själv ha utanordnarens ansvar när det gäller de utgifter som belastar anslagen för de publikationer som produceras externt genom publikationsbyråns försorg. Nettoinkomsterna från försäljning av publikationer skall föras in i inkomstredovisningen för den institution som författat dem och betraktas som en inkomst avsatt för särskilt ändamål i enlighet med artikel 18 i budgetförordningen. Artikel 257 Räkenskapsförarens delegering av vissa uppgifter (Artikel 172 i budgetförordningen) På förslag av varje byrås förvaltningskommitté får kommissionens räkenskapsförare till en av den berörda byråns anställda delegera vissa av sina uppgifter beträffande de inkomst- och utgiftstransaktioner som skall förvaltas direkt av byrån. Artikel 258 Likvida medel - Bankkonton (Artikel 172 i budgetförordningen) Kommissionen får öppna bankkonton eller postgirokonton i en byrås namn för att täcka dess behov av likvida medel, på begäran av byråns förvaltningskommitté. Dessa konton skall regelbundet förses med medel av kommissionen på begäran av den berörda byrån. Överföringarna till dessa konton får inte överstiga de medel som avsatts för ändamålet i kommissionens budget för det pågående budgetåret. Det årliga saldot för varje byrås likvida medel skall regleras mellan byrån och kommissionen vid budgetårets slut. Artikel 259 Tillämpningsföreskrifter (Artikel 175.1 i budgetförordningen) De tillämpningsföreskrifter som fastställs av förvaltningskommittén för varje byrå i enlighet med artikel 175.1 i budgetförordningen skall helt och hållet vara förenliga med denna förordning. AVDELNING V (AVDELNING VI I BUDGETFÖRORDNINGEN) ADMINISTRATIVA ANSLAG Artikel 260 Tillämpningsområde (Artikel 177 i budgetförordningen) De administrativa anslag som täcks av denna avdelning definieras i artikel 26. Artikel 261 Fastighetstransaktioner (Artikel 179.3 i budgetförordningen) Före ingående av de kontrakt som avses i artikel 179.3 i budgetförordningen skall varje institution meddela budgetmyndigheten alla relevanta upplysningar om den planerade transaktionen, kostnaden som transaktionen medför för det innevarande årets budget samt för framtida budgetår, att transaktionen är förenlig med principen om en sund ekonomisk förvaltning samt dess konsekvenser på budgetplanen. Den aktuella institutionen informerar vid detta tillfälle budgetmyndigheten om programplaneringen för sina fastighetsprojekt. Artikel 262 Hyresgarantier (Artikel 177 i budgetförordningen) Kommissionens hyresgarantier skall utgöras av en banksäkerhet eller insättning på ett spärrat bankkonto som skall vara utställt i kommissionens och hyresvärdens namn och uttryckt i euro, utom i vederbörligen motiverade fall. DEL 3 ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER AVDELNING I ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER Artikel 263 Avslutning av garantikontot 1. Kreditsaldot på det garantikonto som öppnats i de allmänna räkenskaperna i varje räkenskapsförares eller underordnad räkenskapsförares namn och som tillförts de särskilda ersättningar som uppburits enligt artikel 75 i budgetförordningen av den 21 december 1977 skall utbetalas till de berörda eller deras efterlevande efter beslut av institutionerna och beviljande av ansvarsfrihet för budgetåren i fråga efter yttrande av räkenskapsföraren då denne inte är berörd personligen. 2. Kreditsaldot på det garantikonto som öppnats i de allmänna räkenskaperna i varje förskottsförvaltares namn och som tillförts de särskilda ersättningar som uppburits enligt artikel 75 i budgetförordningen av den 21 december 1977, upphävd genom förordning nr ......, skall utbetalas till de berörda eller deras efterlevande efter godkännande och kontroll av räkenskapsföraren och den berörde utanordnaren. Artikel 264 Omräkning till euro av åtaganden som ingåtts före den 1 januari 2003 (Artikel 16 i budgetförordningen) De budgetmässiga åtaganden som ingåtts före den 1 januari 2002 i en annan valuta än euron skall omräknas till euro senast den 30 juni 2003 enligt den kurs som avses i artikel 7 och som gäller den 1 januari 2003. Artikel 265 Decentraliserad förvaltning av stöd inför anslutningen (Artikel 53 i budgetförordningen) När det gäller det stöd inför anslutningen som avses i förordning (EEG) nr 3906/89 [20] och förordning (EG) nr 555/2000 [21] påverkar bestämmelserna om förhandsgranskning i artikel 33 inte den decentraliserade förvaltning som redan genomförts tillsammans med de berörda kandidatländerna. [20] EGT L 375, 23.12.1989, s.11-12. Rådets förordning (EEG) av den 18 december 1989 om ekonomiskt stöd till Ungern och Polen. [21] EGT L 68, 16.03.2000, s. 3-6. Rådets förordning (EG) nr 555/2000 av den 13 mars 2000 om genomförande av åtgärder inom ramen för en föranslutningsstrategi för Republiken Cypern och Republiken Malta. AVDELNING II SLUTBESTÄMMELSER Artikel 266 Organisationer som avses i artikel 185 i budgetförordningen (Artikel 185 i budgetförordningen) 1. De organ som kan få bidrag från gemenskapsbudgeten är följande: 1) Europeiskt centrum för utveckling av yrkesutbildning. 2) Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor. 3) Europeiska yrkesutbildningsstiftelsen. 4) Europeiska miljöbyrån. 5) Europeiskt centrum för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk. 6) Europeiska läkemedelsmyndigheten. 7) Byrån för harmonisering inom den inre marknaden. 8) Europeiska arbetsmiljöbyrån. 9) Gemenskapens växtsortsmyndighet. 10) Översättningscentrum för Europeiska unionens organ. 11) Europeiskt centrum för övervakning av rasism och främlingsfientlighet. 12) Europeiska byrån för återuppbyggnad. 13) Eurojust. 14) Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet. 15) Europeiska byrån för luftfartssäkerhet. 16) Europeisk byrå för sjösäkerhet och förhindrande av förorening från fartyg. 2. De förpliktelser som avses i artikel 44.3 d och artikel 185 i budgetförordningen skall endast gälla de organ som mottar ett faktiskt bidrag från gemenskapsbudgeten. Artikel 267 Aktualiseringar av beloppsgränser och belopp 1. De beloppsgränser och belopp som föreskrivs i artiklarna 64, 126, 127, 149, 150, 171, 178, 179, 220 och 224 skall aktualiseras vart tredje år på grundval av förändringar i gemenskapens konsumentprisindex. 2. De beloppsgränser som avses i artikel 155 b och artiklarna 156.1 a och 156.1 c i fråga om kontrakt skall revideras varannat år enligt artikel 7.1 b i direktiv 92/50/EEG, artikel 6.2 a i direktiv 93/37/EEG samt artikel 5.1 c i direktiv 93/36/EEG. 3. Kommissionen skall fastställa de nya beloppen och beloppsgränserna enligt kriterierna i punkt 1 och 2, och se till att övriga institutioner hålls underrättade genom att beloppen offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Artikel 268 Förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3418/93 skall upphävas. Hänvisningarna till den upphävda förordningen skall förstås som hänvisningar till de relevanta artiklarna i den föreliggande förordningen. Artikel 269 Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2003. Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater. Utfärdad i Bryssel den På kommissionens vägnar Ledamot av kommissionen