BILAGA

GEMENSAM KOMMITTÉ FÖR PARTERNA I AVTALET OM CIVIL LUFTFARTSSÄKERHET MELLAN EUROPEISKA UNIONEN OCH JAPAN

Arbetsordning

Punkt 1

Definitioner

I denna arbetsordning enligt artikel 11.3 i avtalet om civil luftfartssäkerhet mellan Europeiska unionen och Japan gäller följande definitioner:

—	part: Europeiska unionen eller Japan.

—	bägge parter: Europeiska unionen och Japan.

Punkt 2

Ordförande och sammansättning

1. Ordförandeskapet i gemensamma kommittén kommer att innehas gemensamt av en företrädare för Europeiska unionen och en företrädare för Japan (ordförandena).

2. Europeiska unionen företräds i gemensamma kommittén av Europeiska kommissionen, biträdd av Europeiska unionens byrå för luftfartssäkerhet och åtföljd av luftfartsmyndigheterna i Europeiska unionens medlemsstater.

3. Japan företräds i gemensamma kommittén av utrikesministeriet och/eller Japans beskickning vid Europeiska unionen, som åtföljs av ministeriet för mark, infrastruktur, transport och turism.

Punkt 3

Sammanträden

1. Gemensamma kommittén ska sammanträda regelbundet på begäran av endera parten.

2. Sammanträdesplatsen ska så långt det är möjligt växla mellan Bryssel och Tokyo. Som ett alternativ kan diskussioner via videokonferens anordnas. Beslut och rekommendationer som antas via videokonferens kommer att ha samma värde som de som antas vid fysiska möten. När parterna har kommit överens om datum och plats för sammanträdet kommer kallelse att utfärdas av Europeiska kommissionen på Europeiska unionens vägnar respektive av utrikesministeriet på Japans vägnar.

3. Om inte parternas ordförande kommer överens om något annat kommer gemensamma kommitténs sammanträden inte att vara öppna för offentligt deltagande. Efter sammanträdena får ett pressmeddelande utfärdas genom ömsesidig överenskommelse mellan ordförandena.

4. Sammanträdesspråket är engelska och sammanträdeshandlingarna kommer att vara på engelska. Kostnader för tolkning eller översättning till ett annat språk kommer bäras av den part som begär detta.

Punkt 4

Delegationer

1. Före varje sammanträde kommer parterna underrätta varandra om den planerade sammansättningen av sina respektive delegationer och utse sina respektive ordförande.

2. Ordförandena får, på ad hoc-basis, besluta att bjuda in externa deltagare att närvara vid gemensamma kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen eller som observatörer.

Punkt 5

Sekretariatet

En tjänsteman från Europeiska kommissionen och en tjänsteman från utrikesministeriet ska tillsammans fungera som gemensamma kommitténs sekreterare.

Punkt 6

Dagordning för sammanträdena

1. Ordförandena kommer att genom ömsesidig överenskommelse upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde. Sekreterarna kommer att översända denna preliminära dagordning och alla relevanta sammanträdeshandlingar till deltagarna senast 15 arbetsdagar före sammanträdesdagen.

2. Dagordningen kommer att antas av gemensamma kommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna beslutar detta.

3. Ordförandena får genom överenskommelse ändra den tidsfrist för översändande av handlingar som avses i punkt 1, inbegripet den preliminära dagordningen, för att ta hänsyn till kraven i en parts interna förfaranden eller till hur brådskande en viss fråga är.

Punkt 7

Protokoll

1. Ett protokollutkast kommer att upprättas efter varje sammanträde i gemensamma kommittén. De beslut som fattats, de rekommendationer som antagits och de slutsatser som dragits kommer att anges i utkastet till protokoll.

2. Efter godkännande kommer protokollet att undertecknas av ordförandena, och ett original eller en skannad kopia kommer att arkiveras av vardera parten. Elektronisk signatur och arkivering är möjlig.

Punkt 8

Skriftligt förfarande

Gemensamma kommitténs rekommendationer och beslut kan, när så är nödvändigt och motiverat, antas genom skriftligt förfarande. I sådana fall kommer ordförandena att meddela varandra de förslag till åtgärder som gemensamma kommittén ombes yttra sig om, och som därefter kan bekräftas genom skriftväxling. En part får dock begära att gemensamma kommittén ska sammankallas för att diskutera ärendet i fråga.

Punkt 9

Överläggningar

1. Gemensamma kommittén kommer att anta sina beslut och rekommendationer på grundval av samförstånd mellan parterna.

2. Gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer kommer att benämnas ”Beslut” respektive ”Rekommendation” och följas av löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet.

3. Gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer kommer att undertecknas av ordförandena.

4. De beslut som antas av gemensamma kommittén kommer att genomföras av parterna i enlighet med deras egna interna förfaranden.

5. De beslut som antas av gemensamma kommittén får offentliggöras av parterna i deras respektive officiella tidningar. Rekommendationer eller andra akter som antas av gemensamma kommittén får offentliggöras om parterna beslutar detta. Ett original eller en skannad kopia av besluten och rekommendationerna kommer att behållas av vardera parten.

Punkt 10

Kostnader

1. Parterna kommer att stå för sina egna kostnader i samband med sitt deltagande i gemensamma kommitténs och arbetsgruppernas sammanträden och sammanträden i linje med gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer, inklusive kostnader för personal, resor och uppehälle samt kostnader för porto och telekommunikation.

2. Kostnader för de praktiska arrangemangen i samband med sammanträden kommer att bäras av den part som är värd för sammanträdet.