1.   Gemensamma kommittén ska bestå av företrädare för parterna. Varje part ska utse en chef och, vid behov, en ställföreträdande chef för sin delegation. Delegationschefen får ersättas av den ställföreträdande delegationschefen eller av en person som utsetts för ett visst sammanträde.

2.   Ordförandeskapet i gemensamma kommittén ska innehas växelvis av en företrädare för Europeiska unionen och en företrädare för Ukraina. Ordförandeskapet ska utövas av den berörda delegationens chef eller, vid dennes frånvaro, av den ställföreträdande delegationschefen eller den person som utsetts som ersättare.

1.   Gemensamma kommittén ska sammanträda om och när det är nödvändigt. Endera parten får begära att det kallas till sammanträde. Gemensamma kommittén ska även sammankallas senast tre månader innan avtalet löper ut i syfte att bedöma och besluta om behovet av förlängning av avtalet, i enlighet med artikel 6.2 i avtalet.

2.   Gemensamma kommittén ska hålla fysiska sammanträden eller andra typer av sammanträden (t.ex. konferenssamtal eller videokonferenser).

3.   Sammanträdena ska i största möjliga utsträckning äga rum ömsom i en av Europeiska unionens medlemsstater, ömsom i Ukraina, om inte parterna kommer överens om något annat.

4.   Arbetsspråket ska vara engelska.

5.   När parterna har kommit överens om datum och plats för sammanträdet ska kallelse utfärdas av Europeiska kommissionen på Europeiska unionens vägnar respektive av ministeriet med ansvar för vägtransport på Ukrainas vägnar.

6.   Om inte parterna kommer överens om något annat ska gemensamma kommitténs sammanträden inte vara offentliga. Om så krävs kan parterna genom ömsesidig överenskommelse utarbeta ett pressmeddelande i slutet av sammanträdet.

1.   Inför varje sammanträde ska delegationscheferna meddela varandra den planerade sammansättningen av delegationerna.

2.   Företrädare för vägtransportsektorns aktörer får bjudas in för att delta under sammanträden eller delar av dem som observatörer, om överenskommelse nåtts om detta i gemensamma kommittén genom konsensus.

3.   Gemensamma kommittén får, efter överenskommelse genom konsensus, bjuda in andra berörda parter eller sakkunniga att delta under dess sammanträden eller delar av dem för att informera om särskilda ämnen.

4.   Observatörer får inte delta i gemensamma kommitténs beslutsförfarande.

1.   Delegationscheferna ska upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde genom ömsesidig överenskommelse. Sekreterarna ska skicka den preliminära dagordningen till delegationsmedlemmarna senast 15 dagar före sammanträdesdagen.

2.   Dagordningen ska antas av gemensamma kommittén i början av varje sammanträde. Även andra punkter än de som står på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om gemensamma kommittén är överens om det.

3.   Delegationscheferna får förkorta den tidsfrist som anges i punkt 1 i syfte att ta hänsyn till krav eller brådskande behov i ett enskilt ärende.

1.   Utkast till protokoll ska upprättas efter varje sammanträde i gemensamma kommittén. De ska innehålla de punkter som diskuterats och beslut som antagits.

2.   Senast en månad efter sammanträdet ska den delegationschef som är värd för sammanträdet via gemensamma kommitténs sekreterare överlämna protokollutkastet till den andra delegationschefen för godkännande genom skriftligt förfarande.

3.   När protokollet har godkänts ska det utfärdas i två exemplar som ska undertecknas av delegationscheferna, och vardera parten ska arkivera ett originalexemplar. Delegationscheferna får besluta att undertecknande och utbyte av elektroniska kopior uppfyller detta krav.

4.   Om inte annat begärs av endera parten ska protokollen från gemensamma kommitténs sammanträden vara offentliga.

5.   Delegationscheferna får förkorta den tidsfrist som anges i punkt 2 och enas om ett datum för det godkännande som krävs enligt punkt 3 i syfte att ta hänsyn till krav eller brådskande behov i ett enskilt ärende.

1.   Gemensamma kommittén ska fatta beslut genom konsensus mellan parterna.

2.   Gemensamma kommitténs beslut ska benämnas ”beslut” med angivande av löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet.

3.   Gemensamma kommitténs beslut ska undertecknas av delegationscheferna och fogas till sammanträdesprotokollet.

4.   De beslut som antas av gemensamma kommittén ska genomföras av parterna i enlighet med deras egna interna förfaranden.

5.   De beslut som antas av gemensamma kommittén får offentliggöras av parterna i deras respektive officiella tidning. Vardera parten ska arkivera var sitt originalexemplar av besluten.

1.   Gemensamma kommittén får inrätta arbetsgrupper som ska bistå gemensamma kommittén i dess arbete. En arbetsgrupps uppdrag ska godkännas av gemensamma kommittén, i enlighet med artikel 7.5 i avtalet, och ska ingå i en bilaga till beslutet om inrättande arbetsgruppen.

2.   Arbetsgrupperna ska bestå av företrädare för parterna.

3.   Arbetsgrupperna ska arbeta under ledning av gemensamma kommittén, till vilken de ska avlägga rapport efter vart och ett av sina sammanträden. De ska inte fatta beslut men får avge rekommendationer till gemensamma kommittén.

4.   Gemensamma kommittén får när som helst besluta att upplösa befintliga arbetsgrupper, ändra deras uppdrag eller inrätta nya arbetsgrupper som ska biträda kommittén i dess arbete.

1.   Parterna ska var för sig stå för kostnaderna för att delta i gemensamma kommitténs eller arbetsgruppernas sammanträden, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekommunikationskostnader.

2.   Övriga kostnader för de praktiska arrangemangen i samband med sammanträden ska bäras av den part som är värd för sammanträdet.