(1)

Det certifikat som de behöriga myndigheterna eller, i förekommande fall, kontrollmyndigheterna eller kontrollorganen tillhandahåller aktörer eller aktörsgrupper ska i enlighet med artikel 35.1 a i förordning (EU) 2018/848 utfärdas i elektronisk form när så är möjligt. I och med utvecklingen och det fullständiga införandet av det elektroniska Traces-systemet (Trade Control and Expert System) som avses i artikel 2.36 i kommissionens genomförandeförordning (EU) 2019/1715 (2) kommer alla behöriga myndigheter, kontrollmyndigheter och kontrollorgan i unionen att kunna utfärda certifikat i elektronisk form från och med den 1 januari 2023. Därför är det nödvändigt att föreskriva att det certifikat som avses i artikel 35 i förordning (EU) 2018/848 måste utfärdas i elektronisk form med hjälp av Traces från och med den 1 januari 2023.

(2)

Enligt förordning (EU) 2018/848 ska aktörer och aktörsgrupper dokumentera att de efterlever den förordningen. Vissa minimikrav och uppgifter för dokumentation fastställs i artiklarna 9.10 c och 34.5 i förordning (EU) 2018/848 och i bilagorna II och III till den förordningen.

(3)

I enlighet med de allmänna produktionsreglerna i förordning (EU) 2018/848 ska förebyggande åtgärder och försiktighetsåtgärder vid behov vidtas i samtliga produktions-, berednings- och distributionsled. De relevanta offentliga kontrollerna omfattar därför i synnerhet verifiering av aktörernas och aktörsgruppernas tillämpning av sådana åtgärder. Tillämpningen av vissa av dessa åtgärder kan verifieras genom fysiska kontroller på plats, medan det för andra åtgärder krävs dokumentation för att verifiera tillämpningen. Aktörer och aktörsgrupper bör därför spara sådan dokumentation så att de vid behov kan styrka detta. De åtgärder som vidtagits för att undvika kontaminering med produkter eller ämnen som inte är tillåtna och sammanblandning med icke-ekologiska produkter kan styrkas exempelvis genom att man sparar bevis på rengöring av lokaler, utrustning och transportfordon samt med hjälp av utbildningsintyg.

(4)

Dokumentationen är också viktig för spårbarhet och massbalanskontroll och följaktligen för att bedöma efterlevnaden av förordning (EU) 2018/848. Spårbarhetskontrollen och massbalanskontrollen enligt kommissionens delegerade förordning (EU) 2021/771 (3) omfattar specifik information som ska styrkas med lämpliga dokument. Aktörer och aktörsgrupper bör spara dessa dokument för att styrka att deras verksamhet uppfyller kraven.

(5)

I enlighet med artikel 38.2 i förordning (EU) 2018/848 ska offentlig kontroll utföras i synnerhet på grundval av sannolikheten för bristande efterlevnad. För detta ändamål behöver de behöriga myndigheterna eller, i förekommande fall, kontrollmyndigheterna eller kontrollorganen relevant information. Enligt artikel 39.1 b i förordning (EU) 2018/848 ska aktörer och aktörsgrupper därför lämna alla de förklaringar och andra underrättelser som är nödvändiga för offentlig kontroll. Dessutom krävs enligt artikel 39.1 d i i den förordningen bland annat en fullständig beskrivning av den ekologiska produktionsenheten eller produktionsenheten under omställning samt av den verksamhet som ska utföras.

(6)

För att säkerställa att offentliga kontroller kan planeras på lämpligt sätt är det nödvändigt att ange vilken information som ska ingå i dessa förklaringar och andra underrättelser, särskilt information om den verksamhet som lagts ut på underleverantörer och vissa uppgifter om produktionsenheter och andra lokaler, anläggningar och enheter som används för aktörernas och aktörsgruppernas verksamhet samt den planerade produktionsprognosen.

(7)

I enlighet med artikel 1 första stycket och andra stycket a i kommissionens genomförandeförordning (EU) 2021/1378 (4), som ska tillämpas från och med den 1 januari 2022, ska de kontrollmyndigheter och kontrollorgan som erkänts i enlighet med artikel 46.1 i förordning (EU) 2018/848 tillhandahålla de aktörer, aktörsgrupper och exportörer i tredjeländer som har kontrollerats i enlighet med artikel 45.1 b i i den förordningen ett certifikat som ska utfärdas i elektronisk form med hjälp av Traces. Eftersom Traces inte kan användas före den 1 januari 2023 är det nödvändigt att senarelägga skyldigheten att använda Traces även i genomförandeförordning (EU) 2021/1378.

(8)

Genomförandeförordning (EU) 2021/1378 bör därför ändras i enlighet med detta.

(9)

Av tydlighets- och rättssäkerhetsskäl bör denna förordning tillämpas från och med det datum då förordning (EU) 2018/848 börjar tillämpas. Bestämmelsen om användning av Traces bör dock tillämpas från och med den 1 januari 2023.

(10)

De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från kommittén för ekologisk produktion.