BILAGA

KRAVSPECIFIKATIONER FÖR EN FÖRHANDSBEDÖMNING PER PELARE AV EN ENHET SOM ANSÖKER OM ATT ANFÖRTROS GENOMFÖRANDE AV EU-BUDGETEN INOM RAMEN FÖR INDIREKT FÖRVALTNING

[ENHETENS NAMN]

Sökande enhet:	[Enhetens namn och fullständiga adress]
Land:	[Det land där enheten är etablerad]
Referens/datum för beställning av tjänster:	[Referens/datum för beställning av tjänster eller annat motsvarande dokument utfärdat av enheten]
Bedömningsperiod:	[Det år (tolvmånadersperiod) som slutar den dag då fältarbetet för bedömningen (förfaranden på plats) inleds]
Bedömningens startdatum:	[Preliminärt startdatum. Bedömningens uppskattade avtalsdatum (orderdatum)]
Bedömningens slutdatum:	[Preliminärt slutdatum. Det uppskattade datumet för mottagande av slutrapporten]

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Inledning

Syften

Standarder och vägledning

Krav på revisorn

Omfattning

Bedömningsförfaranden

Övrigt

Bilagor

ANVISNINGAR FÖR ANVÄNDNINGEN AV DESSA KRAVSPECIFIKATIONER

All gråtonad <kursiv> text är vägledande och bör tas bort.

Text i [text] ska fyllas i av enheten.

Den föreskrivna texten och formuleringarna i dessa kravspecifikationer bör alltid användas och får inte ändras.

Dessa anvisningar bör tas bort ur kravspecifikationerna.

1. INLEDNING

Bakgrund

I artikel 154 i budgetförordningen (1) för Europeiska unionens allmänna budget fastställs de olika sätt på vilka budgeten kan genomföras, däribland ”indirekt förvaltning”. Vid indirekt förvaltning kan kommissionen anförtro förvaltningen av medel från unionen eller budgetgarantier åt de länder, organisationer och organ (nedan kallade enheter) som anges i artikel 62 i budgetförordningen. Dessa enheter kan vara av följande slag:

—	Tredjeländer eller organ som utsetts av dem, till exempel inrikesministeriet, Konungariket Kambodja.

—	Internationella organisationer eller deras organ, till exempel Förenta nationernas utvecklingsprogram (UNDP).

—	Offentligrättsliga organ, till exempel Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW).

—	Privaträttsliga organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter, i den utsträckning som dessa har tilldelats tillräckliga ekonomiska garantier, till exempel Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

När sådana enheter förvaltar EU-medel är de skyldiga att säkerställa en skyddsnivå för unionens ekonomiska intressen som är likvärdig med den som krävs enligt budgetförordningen. Närmare bestämt måste de uppfylla krav som rör nio ”pelare”. Dessa pelare utgörs av

1)	det interna kontrollsystemet,

2)	redovisningssystemet,

3)	en oberoende extern revision

liksom regler och förfaranden för

4)	tillhandahållande av finansiering med EU-medel i form av bidrag,

5)	upphandling,

6)	finansieringsinstrument (2)

samt

7)	uteslutning från tillgång till finansiering,

8)	offentliggörande av information om mottagare och

9)	skydd för enskilda med hänsyn till personuppgiftshanteringen.

Enheter som önskar arbeta med EU-medel inom ramen för indirekt förvaltning måste därför genomgå en heltäckande pelarbedömning. På basis av resultaten av pelarbedömningen beslutar kommissionen huruvida i) den kan anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter och ii) ingå särskilda avtal (det vill säga överenskommelser om medverkan till indirekt förvaltning) med enheten. Om den rättsliga grunden så kräver kan dessa villkor emellertid anges i avtalet med kommissionen eller genom hänvisning till vägledningar (till exempel handledningen för nationella programkontor när det gäller Erasmus) för att säkerställa ett harmoniserat genomförande och likabehandling av stödmottagare för ett EU-program i alla deltagande länder.

Nedan anges de kravspecifikationer på grundval av vilka [den upphandlande myndighetens fullständiga namn och adress] ska anlita en revisor med uppdrag att genomföra en pelarbedömning av [enhetens namn] och rapportera om denna bedömning. Dessa kravspecifikationer bifogas enhetens [beställning av tjänster eller motsvarande dokument].

I dessa kravspecifikationer samt i bilagorna 1–4, som utgör en integrerad del av dem, gäller följande definitioner:

—

pelarbedömning , bedömning eller uppdrag : detta granskningsuppdrag. I detta sammanhang är pelarna de övergripande områden som omfattas av denna bedömning. Dessa inbegriper intern kontroll, redovisning, oberoende extern revision, uteslutning från tillgång till finansiering, offentliggörande av information om mottagare och skydd av personuppgifter. Det måste alltid göras en bedömning av enheten för att kontrollera om den uppfyller kraven på dessa områden. Vid sidan av de ovannämnda sex obligatoriska pelarna finns det tre frivilliga pelare som omfattar regler och förfaranden för bidrag, upphandling och finansieringsinstrument.

—

revisor: det revisionsföretag som anlitas för att utföra uppdraget och lämna en rapport om det till kommissionen. Termen revisor kan avse den eller de personer som genomför bedömningen, vanligen uppdragsledaren eller andra medlemmar i revisionsteamet. Uppdragsledaren är den partner eller andra person i företaget som i) är ansvarig för uppdraget och genomförandet av det samt för den rapport som företaget utfärdar och som ii) har erhållit erforderliga befogenheter från en branschorganisation eller ett rättsligt organ eller ett tillsynsorgan.

—	enhet: den enhet som omfattas av pelarbedömningen. Enheten är vanligen (3) den upphandlande myndigheten för denna bedömning.

—	kommissionen: Europeiska kommissionen, som kan företrädas av en avdelning eller en enhet inom ett av kommissionens generaldirektorat eller av en EU-delegation, allt efter omständigheterna.

2. SYFTEN

Revisorn anlitas för att bedöma de system som har införts samt de kontroller, regler och förfaranden som enheten tillämpar för varje pelare utifrån de kriterier som kommissionen har fastställt för respektive pelare. Syftet med denna pelarbedömning är att i) göra det möjligt för revisorn att rapportera om huruvida enheten uppfyller kraven i punkterna a–f i artikel 154.4 i budgetförordningen för Europeiska kommissionens allmänna budget och i artikel 29.1 i budgetförordningen för Europeiska utvecklingsfonden för varje relevant pelare och ii) formulera en slutsats angående huruvida enheten

—	har inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som bygger på bästa internationella praxis och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, samt säkerställer att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden,

—	tillämpar ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid, vilket bygger på internationella redovisningsstandarder och uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt,

—	är föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten i fråga och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt,

—	i alla väsentliga hänseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållande av finansiering med EU-medel i form av bidrag och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, <ta bort om denna pelare inte är tillämplig>

—	i alla väsentliga hänseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållande av finansiering med EU-medel i form av upphandling och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, <ta bort om denna pelare inte är tillämplig>

—

i alla väsentliga hänseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållande av finansiering med EU-medel/budgetgarantier i form av finansieringsinstrument/budgetgarantier och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, <ta bort om denna pelare inte är tillämplig>

—	tillämpar lämpliga regler och förfaranden för att utesluta tredje parter från finansiering genom upphandling, bidrag och/eller finansieringsinstrument,

—	offentliggör information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt och

—	säkerställer ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen.

Dessutom kan revisorn i samförstånd med den berörda enheten och utan att det inverkar på det slutliga bedömningsresultatet bedöma om enheten uppfyller standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och antagna internationella och europeiska standarder avseende kontroller av skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner, åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Om enheten samtycker till att låta sig bedömas på dessa speciella punkter får revisorn i uppdrag att rapportera om detta inom ramen för pelare 6. När EU-anslag genomförs via finansieringsinstrument, oavsett om dessa omfattas av budgetgarantier eller inte, är enheten i fråga skyldig att genom lämpliga avtalsarrangemang rätta sig efter de villkor i budgetförordningen som är tillämpliga i det berörda fallet och som tas upp i tilläggsavsnitten 6B och 6C, även om den valt att inte genomföra någon perlarbedömning enligt dessa avsnitt.

3. STANDARDER OCH VÄGLEDNING

Den revisor som genomför denna pelarbedömning ska omfattas av följande regelverk:

—	Ifacs International Framework for Assurance Engagements och International Standard on Assurance Engagements (ISAE) 3000 om bestyrkandeuppdrag som avser andra sakförhållanden än historisk finansiell information, i den utsträckning som dessa kan tillämpas på denna specifika pelarbedömning.

—

Ifacs Code of Ethics for Professional Accountants, utfärdad av Ifacs International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA), som fastställer grundläggande etiska principer för revisorer när det gäller integritet, objektivitet, oberoende, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet, professionellt beteende och tekniska standarder.

—	Ifacs International Standards on Quality Control (ISQC), som fastställer standarder och ger vägledning om revisorers system för kvalitetskontroll.

4. KRAV PÅ REVISORN

4.1 Allmänna principer

Revisorn ska vara en oberoende extern revisor som är medlem i ett nationellt redovisnings- eller revisionsorgan eller en revisionsinstitution som i sin tur är medlem i Internationella revisorsförbundet (Ifac) och som är behörig att genomföra revisioner.

Revisorn ska vara funktionellt oberoende av enheten i fråga. Således får en internrevisor hos en enhet som ska bedömas inte genomföra en pelarbedömning.

Genom att godta dessa kravspecifikationer bekräftar revisorn att han eller hon uppfyller minst ett av följande villkor:

—	Revisorn och/eller företaget är medlem i ett nationellt redovisnings- eller revisionsorgan eller en revisionsinstitution som i sin tur är medlem i Internationella revisorsförbundet (Ifac).

—

Revisorn och/eller företaget är medlem i ett nationellt redovisnings- eller revisionsorgan eller en revisionsinstitution. Revisorn förbinder sig att genomföra uppdraget i enlighet med Ifacs standarder och de etiska regler som fastställs i dessa kravspecifikationer, trots att organisationen inte är medlem i Ifac.

—

Revisorn och/eller företaget är registrerad som lagstadgad revisor i ett offentligt register hos ett offentligt tillsynsorgan i en EU-medlemsstat i överensstämmelse med de principer för offentlig tillsyn som anges i Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/43/EG. Detta är tillämpligt på revisorer och revisionsföretag som är baserade i en EU-medlemsstat (4).

—

Revisorn och/eller företaget är registrerad som lagstadgad revisor i ett offentligt register hos ett offentligt tillsynsorgan i ett tredjeland och detta register omfattas av principer för offentlig tillsyn som fastställs i det berörda landets lagstiftning (detta är tillämpligt på revisorer och revisionsföretag som är baserade i ett tredjeland).

När den underliggande rättsliga grunden (till exempel Erasmus) tillåter kan revisorn vara det oberoende revisionsorgan som har utsetts i enlighet med artikel 155.1 i budgetförordningen.

4.2 Kvalifikationer, erfarenhet och teamets sammansättning (5)

Kvalifikationer och erfarenhet

Revisorn ska ha tillräcklig personal med i) lämpliga yrkeskvalifikationer och erfarenhet av Ifacs standarder, särskilt ISAE 3000 om bestyrkandeuppdrag som avser andra sakförhållanden än historisk finansiell information och ii) erfarenhet av att utföra institutionella bedömningar eller bedömningar av regelefterlevnad och/eller att genomföra systemrevisioner eller motsvarande uppdrag avseende enheter vilkas storlek och komplexitetsgrad är jämförbara med enhetens i fråga.

Dessutom ska revisionsteamet som helhet besitta följande:

—

Erfarenhet av institutionella bedömningar eller bedömningar av regelefterlevnad och/eller systemrevisioner eller motsvarande uppdrag avseende EU-finansierade program och projekt som finansieras av nationella och/eller internationella givare och institutioner. Det är önskvärt att den som leder fältarbetsteamet, det vill säga antingen revisionschefen (kategori 2) eller den seniora revisorn (kategori 3) har erfarenhet av systemrevisioner avseende EU-finansierade åtgärder för bistånd till tredjeländer och/eller andra EU-finansierade åtgärder och/eller institutionella bedömningar eller bedömningar av regelefterlevnad avseende organisationer i sektorn för utvecklingsbistånd och/eller den ekonomiska sektorn.

—	[Kan tilläggas: goda kunskaper i [ange språk]]

Revisionsteamets sammansättning

Det revisionsteam som ska genomföra pelarbedömningen ska bestå av en revisor i kategori 1 som har det yttersta ansvaret för bedömningen samt av revisorer i kategorierna 2–4 i en lämplig sammansättning. Revisorn ska föreslå och använda sig av ett revisionsteam som är sammansatt på ett sätt som lämpar sig för uppdraget.

Kommissionen delar in revisorerna i fyra kategorier.

Kategori 1 – Revisionspartner

En revisionspartner ska vara en högt kvalificerad expert som besitter relevanta yrkeskvalifikationer och som har eller har haft en högre chefsbefattning inom offentlig revision.

Denna person bör vara medlem i ett nationellt redovisnings- eller revisionsorgan eller en revisionsinstitution och måste ha minst tolv års yrkeserfarenhet som professionell revisor eller redovisningsekonom inom offentlig revision. Erfarenhet av att arbeta med mottagarländer för EU:s externa bistånd beaktas också.

En revisionspartner, eller en annan person som har en liknande ställning, är den person hos revisionsföretaget som är ansvarig för revisionen och genomförandet av den samt för den rapport som företaget utfärdar. Revisionspartnern har erhållit erforderliga befogenheter från en branschorganisation eller ett rättsligt organ eller ett tillsynsorgan och är behörig att bestyrka räkenskaper enligt lagstiftningen i det land där revisionsföretaget har sitt säte.

Kategori 2 – Revisionschef

Revisionschefer bör vara kvalificerade experter som har relevanta universitetsexamina eller yrkeskvalifikationer. De bör ha minst sex års erfarenhet som professionella revisorer eller redovisningsekonomer inom offentlig revision samt relevant erfarenhet av att leda revisionsteam.

Kategori 3 – Senior revisor

Seniora revisorer bör vara kvalificerade experter som har relevanta universitetsexamina eller yrkeskvalifikationer samt minst tre års yrkeserfarenhet inom offentlig revision.

Kategori 4 – Biträdande revisor

Biträdande revisorer bör ha relevanta universitetsexamina och minst sex månaders yrkeserfarenhet inom offentlig revision.

Meritförteckningar

Revisorn ska tillställa den upphandlande myndigheten meritförteckningar för partnern eller den andra person hos revisionsföretaget som ansvarar för pelarbedömningen och ska skriva under rapporten, samt meritförteckningar för de revisionschefer, seniora revisorer och biträdande revisorer som föreslås ingå i revisionsteamet. Meritförteckningarna ska innehålla uppgifter om de typer av uppdrag som personalen har utfört, dess förmåga och kapacitet att genomföra bedömningen samt dess relevanta specifika erfarenhet. Den upphandlande myndigheten ska granska meritförteckningarna innan den undertecknar en orderblankett eller någon annan tillämplig avtalshandling som rör detta uppdrag, och förbehåller sig rätten att tillbakavisa dem om de inte anses motsvara de krav som uppdraget ställer.

5. OMFATTNING

5.1 Plats och period som bedömningen omfattar

Pelarbedömningen ska genomföras i [ plats(-er) ]. <Det är mycket viktigt att rätt plats/rätta platser för bedömningen anges.> Revisorn bör bekräfta platsen eller platserna för den upphandlande myndigheten innan fältarbetet inleds och se till att såväl relevanta stöddokument som nyckelpersonerna är tillgängliga under bedömningen. Revisorn bör ta hänsyn till att enheterna vanligen vill ha ett antal möten där bedömningen planeras och utkastet till rapport diskuteras, och att detta kan medföra ytterligare resor (se avsnitt 7).

Den period som bedömningen omfattar bör normalt vara det år (det vill säga den tolvmånadersperiod) som slutar den dag då fältarbetet för bedömningen inleds, det vill säga den dag då revisorn påbörjar förfaranden och tester för bedömningen på plats (på den plats där enheten har sitt säte).

5.2 Uppdragets kontext

Användning av bilaga 1 Uppdragets kontext – Central information för en pelarbedömning

Revisorn ska bilda sig en preliminär uppfattning om uppdragets kontext på basis av bilaga 1 Uppdragets kontext – Central information för en pelarbedömning. Bilden av uppdragets kontext ska vara tillräckligt tydlig för att revisorn ska kunna tillställa den upphandlande myndigheten en meningsfull offert.

Användning av bilaga 2a Frågeformulär

Enheten ska tillställa revisorn en ifylld bilaga 2a så snart som möjligt efter det att revisorn har anlitats av den upphandlande myndigheten, men innan revisorn påbörjar sin bedömning.

I ett senare skede blir bilaga 2a ett stödverktyg som revisorn kan använda vid utformningen, planeringen och genomförandet av bedömningsförfarandena och för att ta hänsyn till de kriterier som Europeiska kommissionen anser att det är avgörande eller viktigt att den enhet som omfattas av bedömningen uppfyller.

Det ifyllda frågeformuläret i bilaga 2a är en mycket viktig källa till information och underlag för revisorns bedömning. Det är emellertid inte på något sätt den enda källa som revisorn ska använda vid planeringen och genomförandet av bedömningsförfarandena eller för att komma fram till sina slutsatser. Alla uppgifter som enheten fyller i och lämnar är preliminära, och ska omfattas av de bedömningsförfaranden som revisorn anser nödvändiga. Revisorn får inte förlita sig på någon information innan bedömningsförfarandena har visat att den är tillräckligt korrekt och fullständig för bedömningen och för att man ska kunna dra underbyggda slutsatser av svaren på huvudfrågorna.

Således kan revisorn fritt ändra, komplettera och lägga till uppgifter i kolumnen för iakttagelser. Revisorn kan också lägga till fler frågor om detta anses nödvändigt för att man ska kunna dra underbyggda slutsatser av svaren på huvudfrågorna.

Revisorn måste ta hänsyn till de specifika omständigheterna för uppdraget och använda ett professionellt omdöme under hela bedömningsprocessen. Revisorn har alltid hela ansvaret för att utforma, planera och genomföra de bedömningsförfaranden som revisorn anser nödvändiga vid sidan av frågorna och förfarandena i frågeformuläret i bilaga 2a .

Revisorn ska fylla i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier (se avsnitt 5.4 nedan) och dra en slutsats för varje bedömd pelare på grundval av informationen i frågeformuläret i bilaga 2a och resultaten av bedömningsförfarandena.

5.3 Förfaranden och tester för varje pelare – art, omfattning och tidsplan

Revisorn måste bedöma utformningen av relevanta system, kontroller, regler och förfaranden för varje pelare. Detta betyder att revisorn bör genomföra förfaranden och tester som läggs till grund för slutsatser om huruvida systemen, kontrollerna, reglerna och förfarandena är på plats, det vill säga existerar.

Revisorn ska också bedöma effektiviteten hos system, kontroller, regler och förfaranden för alla relevanta pelare (se avsnitt 2 – ”Mål” ovan) utom pelaren ”oberoende extern revision”, för vilken revisorn endast bedömer utformningen av förfarandena för extern revision.

Utformningen av och effektiviteten hos relevanta system, kontroller, regler och förfaranden ska bedömas utifrån de kriterier som kommissionen har fastställt för varje pelare (se avsnitt 5.4 nedan). Därför måste revisorn använda de frågeformulär som kommissionen tillhandahåller.

Revisorn fastställer art, omfattning och tidsplan för alla förfaranden och tester som revisorn anser nödvändiga för att komma fram till en slutsats om utformningen av och effektiviteten hos system, kontroller, regler och förfaranden.

5.4 Kriterier och väsentlighet

Europeiska kommissionen har fastställt kriterier i tre nivåer för varje pelare genom att formulera (huvud-)frågor i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier och i bilaga 2a Frågeformulär.

För att avgöra vad som är väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden måste revisorn ta hänsyn till de kriterier och väsentlighetsnivåer (det vill säga tröskelvärden) som kommissionen har fastställt, eftersom dessa faktorer kan påverka kommissionens beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning.

Nivå 1 (budgetförordningen)

För varje pelare finns det en övergripande fråga på nivå 1 (i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier) som har utformats på basis av budgetförordningen. Denna fråga är grundläggande. Det finns bara två möjliga typer av slutsatser:

—	Svaret på frågan på nivå 1 är ”ja”. Detta innebär att enheten uppfyller kraven för pelaren i fråga. Revisorns slutsats ska vara positivt formulerad, vilket motsvarar ett uttalande utan reservation.

—	Svaret på frågan på nivå 1 är ”nej”. Detta innebär att enheten inte uppfyller kraven för pelaren i fråga. I detta fall ska slutsatsen ha formen av ett negativt utlåtande, vilket motsvarar ett uttalande med reservation enligt de internationella standarderna.

Nivå 2 (viktiga pelarkomponenter)

Huvudfrågorna på nivå 2 sammanhänger med kriterier som kommissionen betraktar som avgörande. Därför fastställs huvudfrågor och kriterier för varje pelares viktiga komponenter. Komponenterna är i princip ”underpelare” som i sin tur består av grupper av frågor i bilaga 2a Frågeformulär.

Revisorn måste använda sitt professionella omdöme för att åsätta poäng på en skala från 0 till 10 till varje komponent på nivå 2 i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier på grundval av de uppgifter och de bevis som har erhållits genom tillämpning av bilaga 2a .

Nivå 3 (frågeformulär med grupper av frågor)

Bilaga 2a Frågeformulär innehåller grupper av frågor som rör de viktiga pelarkomponenterna på nivå 2. Dessa grupper av detaljerade frågor är icke uttömmande exempel. Detta innebär att revisorn bör använda minst dessa (grupper av) frågor för att fastställa en poäng för respektive komponent på nivå 2.

Revisorn kan formulera ytterligare frågor och genomföra kompletterande tester och förfaranden om revisorn anser att detta är nödvändigt eller lämpligt. Revisorn ska använda sitt professionella omdöme för att åsätta poäng till de viktiga pelarkomponenterna på nivå 2 på grundval av alla frågorna i bilaga 2a .

5.5 Begränsningar av omfattningen

Revisorn ska meddela den upphandlande myndigheten om eventuella begränsningar av omfattningen av arbetet som konstateras före eller under bedömningen, och föra en diskussion med den upphandlande myndigheten om vilka åtgärder som kan krävas och huruvida bedömningen kan fortsätta.

6. BEDÖMNINGSFÖRFARANDEN

Revisorn bör genomföra bedömningen i enlighet med bilaga 3 Bedömningsförfaranden, där dokumentation och bevis, planering, fältarbete och rapportering tas upp. I bilaga 3 beskrivs dels bedömningsförfaranden som revisorn ska tillämpa, dels förfaranden som revisorn kan välja att använda. Revisorn bör uppmärksamma de specifika aspekter som behandlas i avsnitten 6.1–6.3 nedan. Revisorn bör tillämpa vederbörlig professionell omsorg och omdöme, och fastställa bedömningsförfarandenas art, omfattning och förläggning i tiden med utgångspunkt från bedömningens syften, omfattning och kontext.

6.1 Dokumentation och bevis

I enlighet med ISAE 3000 bör revisorn upprätta dokumentation och inhämta tillräckliga ändamålsenliga bevis för att styrka iakttagelserna under bedömningen och dra rimliga slutsatser som kan ligga till grund för resultatet av bedömningen för varje pelare. Revisorn ska använda sitt professionella omdöme för att avgöra om bevisen är tillräckliga och ändamålsenliga (se bilaga 3.1).

6.2 Planering och fältarbete

Bedömningens start

Bedömningens officiella startdatum är det datum då den upphandlande myndighetens orderblankett eller en annan tillämplig avtalshandling som rör bedömningen undertecknas. Därefter ska revisorn snarast möjligt komma överens med enheten om ett startdatum för fältarbetet.

Förberedande möte med enheten

Enheten ska planera in ett förberedande möte med revisorn (se bilaga 3.2.1), vilket ska avhållas hos [enhetens namn och adress]. Enheten ska informera kommissionen om detta möte, vid vilket kommissionens företrädare kan närvara.

Planering av bedömningen och fältarbetet

Revisorns förfaranden bör inkludera att bilda sig en tillräcklig uppfattning om uppdragets kontext för att kunna utforma och genomföra ytterligare bedömningsförfaranden. Detta inbegriper att

—	inhämta bevis om utformningen av system, kontroller, regler och förfaranden (bilaga 3.3.1),

—	genomföra test av effektiviteten hos system, kontroller, regler och förfaranden (bilaga 3.3.2),

—	ta stickprov och välja ut poster för testning på andra sätt när så är lämpligt (bilaga 3.3.3) och

—	i tillämpliga fall använda det arbete som har utförts av internrevisionen (bilaga 3.3.4).

6.3 Rapportering

Användning av rapportmallen för pelarbedömning i bilaga 4

Det är obligatoriskt att använda rapportmallen för pelarbedömning i bilaga 4.

Språk

Rapporten bör upprättas på [språk]. [En sammanfattning av bedömningsrapporten på [engelska/franska] bör tillhandahållas tillsammans med rapporten] (se bilaga 3.3.1). < Stryk om ej tillämpligt.>

Iakttagelser

Det finns två typer av iakttagelser:

—

Viktiga iakttagelser är iakttagelser som rör väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden. Väsentlighetsrekvisitet innebär att revisorn anser att dessa faktorer är så viktiga för kommissionen att de kan påverka dess beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning. När väsentliga iakttagelser görs avseende en pelare måste därför revisorn avge ett negativt utlåtande för denna pelare.

Till viktiga iakttagelser räknas också fall där flera iakttagelser som var för sig inte rör någon väsentlig svaghet eller brist sammantagna påvisar en sådan väsentlig svaghet eller brist. Den sammanlagda effekten av sådana iakttagelser är så betydande (det vill säga väsentlig) att revisorn måste dra slutsatsen att enheten inte uppfyller kraven för pelaren i fråga (slutsatsen är således ”nej”).

—

Andra iakttagelser är alla icke-väsentliga iakttagelser som revisorn anser att enheten bör informeras om. Dessa iakttagelser gäller svagheter och brister hos system, kontroller, regler och förfaranden som var för sig eller sammantagna medför en mindre omedelbar risk för att målen för pelaren i fråga inte kommer att nås.

Iakttagelserna ska rapporteras i det (tabell-)format som anges i rapportmallen för pelarbedömning i bilaga 4. Revisorns iakttagelser, oavsett om de tillhör typen ”viktiga” eller ”andra” kan föranleda tillsynsåtgärder från kommissionens sida i enlighet med artikel 154.5 i budgetförordningen.

Rekommendationer

Det finns två typer av rekommendationer:

—	Viktiga rekommendationer avser väsentliga svagheter och brister hos system, kontroller, regler eller förfaranden samt fall där kommissionens kriterier och/eller internationellt accepterade standarder för pelare (fortlöpande) inte har uppfyllts eller följts.

—

Andra rekommendationer rör alla andra iakttagelser som inte är väsentliga. I dessa fall har svagheterna och bristerna hos system, kontroller, regler och förfaranden ingen stor och omedelbar påverkan på målen för dessa system, kontroller, regler eller förfaranden. Enheten bör icke desto mindre genomföra de föreslagna åtgärderna, eftersom den då får möjlighet att förbättra sina system, kontroller, regler eller förfaranden och göra dem mer ändamålsenliga och/eller effektiva.

Rekommendationerna ska rapporteras i det (tabell-)format som anges i rapportmallen för pelarbedömning i bilaga 4.

Slutsatser

Bedömningsrapporten bör innehålla en slutsats för varje pelare. Det finns två typer av slutsatser. Slutsatserna kan antingen vara positivt formulerade (det vill säga ”har infört”, ”använder”, ”omfattas av” eller ”tillämpar”) eller negativt formulerade (det vill säga ”har inte infört”, ”använder inte”, ”omfattas inte av” eller ”tillämpar inte”).

Slutsatser med förbehåll (det vill säga med formuleringen ”förutom när det gäller”) får inte användas i en pelarbedömning.

Bedömningsrapportens datum

Utkast och sista utkast till rapporterna bör ha de datum då dessa skickas för samråd. Den slutliga bedömningsrapporten bör ha det datum då den slutliga rapporten från den oberoende revisorn undertecknas (bilaga 3.4.2).

Förfaranden och tidsplan för överlämnande av utkast till och slutliga bedömningsrapporter

Revisorn bör tillämpa de förfaranden och följa den tidsplan för samrådet och överlämnandet av utkasten och den slutliga bedömningsrapporten som anges i bilagorna 3.4.3 och 3.4.4.

Revisorn bör särskilt uppmärksamma följande:

—	Revisorn bör överlämna ett utkast till rapport till enheten senast [21; ska fastställas av den upphandlande myndigheten] kalenderdagar efter datumet för det avslutande mötet (det vill säga när fältarbetet har avslutats).

—

Perioden mellan det avslutande mötet och överlämnandet av den slutliga bedömningsrapporten till enheten bör inte överstiga [105; ska fastställas av den upphandlande myndigheten] kalenderdagar eller [15] veckor. Revisorn bör förklara och dokumentera eventuella förseningar med rapporteringen i arbetsdokumenten.

7. ÖVRIGT

7.1 Information om förfaranden för att beräkna och rapportera kostnader

Information om de metoder som används för att beräkna och rapportera kostnader och som en enhet lämnar som underlag för denna bedömning ska inte betraktas som godkänd av kommissionen när det gäller budgeten för någon viss åtgärd. Ett sådant godkännande är bara möjligt när de specifika förfaranden som fastställs i kommissionens beslut om förhandsbedömning av metoderna med enhetskostnader och schablonbelopp (sammantaget kallade: förenklade kostnadsalternativ) har tillämpats. Om ingen förhandsbedömning av förenklade kostnadsalternativ har genomförts ska stödberättigandet hos kostnader för en åtgärd fastställas enbart genom hänvisning till bestämmelserna i relevanta avtal med enheten.

7.2 Uppföljning

Den upphandlande myndigheten kan begära att revisorn ska vara behjälplig också vid uppföljningen av den slutliga bedömningsrapporten. Vidare kan den upphandlande myndigheten begära att revisorn ska göra en ny bedömning av en eller flera pelare om den slutliga bedömningsrapporten visar att enheten inte har uppfyllt kraven för pelaren eller pelarna i fråga.

Dessa kravspecifikationer omfattar inte ytterligare hjälp från revisorns sida i samband med den upphandlande myndighetens uppföljning av den slutliga bedömningsrapporten. Om sådan hjälp behövs måste den upphandlande myndigheten utfärda ett tillägg till ordern eller den andra avtalshandling som har utfärdats för detta uppdrag.

7.3 Andra frågor

Bilagor

Bilaga 1	Uppdragets kontext – Central information för en pelarbedömning
Bilaga 2	Frågeformulär och bedömningskriterier
Bilaga 2a	Frågeformulär
Bilaga 3	Bedömningsförfaranden
Bilaga 4	Bedömningsrapport

VIKTIGT: Bilagorna 1–4 utgör en integrerad del av dessa kravspecifikationer.

(1) Förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

(2) Hänvisningar till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.

(3) Kommissionen kan vara den upphandlande myndigheten i vederbörligen motiverade fall.

(4) Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/43/EG av den 17 maj 2006 om lagstadgad revision av årsbokslut och sammanställd redovisning och om ändring av rådets direktiv 78/660/EEG och 83/349/EEG samt om upphävande av rådets direktiv 84/253/EEG (EUT L 157, 9.6.2006, s. 87), i dess ändrade lydelse genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/56/EU av den 16 april 2014 (EUT L 158, 27.5.2014, s. 196).

(5) När revisionsorganet inte tillhör den privata sektorn bör motsvarande grader av senioritet, kvalifikationer och erfarenhet tillämpas.

Bilaga 1

Uppdragets kontext – Central information för en pelarbedömning

ENHET SOM BEDÖMNINGEN OMFATTAR

PELARE

PELARE SOM BEDÖMNINGEN OMFATTAR (1)

1.	INTERN KONTROLL

2.	REDOVISNING

3.	EXTERN REVISION

BIDRAG

JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt>

5.	UPPHANDLING

JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt>

6.	FINANSIERINGSINSTRUMENT (2)

JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt>

7.	UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

8.	OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE

9.	SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Pelarna 1, 2, 3, 7, 8 och 9 omfattas alltid av bedömningen (3).

Pelarna 4–6 kan omfattas av bedömningen, beroende på vilket slags budgetgenomförandeuppgifter som ska anförtros.

KONTAKTUPPGIFTER
Enhet: [den omfattade enhetens fullständiga namn]
Adress	Land
Telefon	Fax
Webbplats
Främsta kontaktperson
Namn	Befattning	<ange verkställande funktion, till exempel styrelseledamot, verkställande direktör, finansdirektör>
E-post:	Tfn/Fax
Europeiska unionens delegation i [land] <ta bort denna tabell om den inte är tillämplig>
Adress	Land
Telefon	Fax
Främsta kontaktperson
Namn	Befattning
E-post:	Tfn/Fax
Europeiska kommissionens avdelning som ansvarar för finansieringsprogrammet i fråga <stryk om ej tillämpligt>
Främsta kontaktperson
Namn	Funktion/enhet
E-post:	Tfn/Fax

PELARE 1 – INTERN KONTROLL

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av det interna kontrollsystemet som inbegriper följande punkter:

—

Kontrollmiljön.

—	Integritet och etiska värden.

—	Organisationsstruktur och fördelning av befogenheter.

—	Struktur för övervakning av ledningen.

—	Riskbedömning.

—

Kontrollåtgärder avseende bland annat:

—	Åtskillnad mellan funktioner (inklusive åtgärder för att undvika intressekonflikter).

—	Informationshantering och datoriserade informationssystem (inklusive allmänna it-kontroller, applikationskontroller, dataintegritet och verifieringskedjor).

—	Förebyggande, upptäckt och avhjälpande av fel, bedrägerier och oegentligheter.

—	Kassa- och bankhantering.

—	Löne- och arbetstidshantering.

—

Information och kommunikation.

—	Intern rapportering.

—	Extern rapportering: finansiella rapporter, rapportering till givare.

—

Övervakning.

—	Övervakning av (komponenterna i) det interna kontrollsystemet.

—	Internrevisionsfunktionen.

PELARE 2 – REDOVISNING

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av redovisningssystemet:

—	Redovisningssystem och -principer.

—	Budgetering.

—	Redovisning och budgetering i fråga om projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument.

PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av den externa revisionsfunktionen som inbegriper följande punkter:

—	Den rättsliga ramen för extern revision.

—	Enhetens externa revisor och revisionsstandarder.

PELARE 4 – BIDRAG

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens bidragssystem som inbegriper följande punkter:

—	Lagstiftning och övriga regelverk.

—	Tilldelningsprinciper, särskilt åtgärder för att undvika intressekonflikter under hela tilldelningsprocessen.

—	Typer av bidrag.

—	Organisation (uppgifter och ansvarsfördelning).

—	Dokumentation och registrering av bidragsprocessen.

—

Bidragsförfaranden, såsom

—	meddelanden om ansökningsomgångar,

—	inlämning av förslag,

—	säkerhet och konfidentialitet,

—	mottagande, registrering och öppnande av förslag,

—	förfaranden för urval och utvärdering,

—	beviljande av bidrag,

—	meddelande och offentliggörande,

—	bidragsavtal och kontrakt.

PELARE 5 – UPPHANDLING

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens upphandlingssystem som inbegriper följande punkter:

—	Lagstiftning och övriga regelverk.

—

Principer för tilldelning av kontrakt, särskilt

—	öppenhetsåtgärder, såsom offentliggörande av anbudsinfordringar i förväg och av uppgifter om kontraktsparter i efterhand,

—	åtgärder för att undvika intressekonflikter under hela upphandlingsprocessen.

—	Typer av upphandlingar (byggentreprenader, tjänster, varor) som används.

—	Typer av konkurrensutsatta upphandlingsförfaranden som används.

—	Organisation (uppgifter och ansvarsfördelning).

—	Dokumentation och registrering av upphandlingsprocessen.

—

Upphandlingsförfaranden:

—	Anbudsinfordran.

—	Förfaranden för urval och utvärdering samt tilldelning av kontrakt.

—	System för klagomål.

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT (4)

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av finansieringsinstrumenten som inbegriper följande punkter:

—

Lagstiftning och övriga regelverk. Aspekter som ska tas upp:

—	Beskrivningar av instrumenten med investeringsstrategier eller policyer, typ av stöd som tillhandahålls, kriterier för urval av finansiella intermediärer och slutmottagare samt andra operativa krav genom vilka de politiska målen för instrumentet omsätts i praktiken.

—	Kraven för ett målintervall för hävstångseffekten (strävan ska vara att EU genom att bidra till ett finansieringsinstrument mobiliserar en total investering som överstiger EU-bidragets storlek enligt de i förväg fastställda indikatorerna).

—	En definition av verksamheter som inte är stödberättigande.

—	Bestämmelser för att tillnärma intressen och förebygga eventuella intressekonflikter.

—	Bestämmelser om val av finansiella intermediärer (finansiella intermediärer ska väljas ut på grundval av öppna, genomblickbara, proportionella och icke-diskriminerande förfaranden, med undvikande av intressekonflikter) och i tillämpliga fall om inrättande av särskilda investeringsverktyg.

—	Bestämmelser om ansvarighet för den förvaltande enheten och för andra enheter som deltar i genomförandet av finansieringsinstrumenten.

—	Bestämmelser om tvistlösning.

—	Bestämmelser om styrningen av instrumenten.

—	Bestämmelser om användning och återanvändning av EU-bidraget (artikel 209 i budgetförordningen).

—

Bestämmelser om förvaltningen av bidragen från EU och handläggningen av förvaltningskonton, inklusive bestämmelser om motpartsrisker, godtagbara likvida transaktioner, ansvaret hos olika berörda parter, korrigerande åtgärder vid alltför stora saldon på förvaltningskontona, bokföring och rapportering.

—	Regler för redovisning och finansiell rapportering (separata finansiella rapporter för varje finansieringsinstrument).

—	Bestämmelser om instrumentets löptid, möjligheterna till förlängning och avveckling, inklusive villkor för avveckling i förtid samt, i tillämpliga fall, exitstrategier.

—	Tillsynsbestämmelser i fråga om stöd till finansiella intermediärer och slutmottagare, inklusive de finansiella intermediärernas egna rapportering.

—	Grundprinciper: finansieringsinstrument ska användas i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, öppenhet, proportionalitet, icke-diskriminering, likabehandling och subsidiaritet, samt i överensstämmelse med målen för dem.

—	Riktlinjer och operativa regler för användningen av finansieringsinstrument.

—	Organisation (uppgifter och ansvarsfördelning).

—	System för hantering av kreditrisker och internt system för riskvärdering i tillämpliga fall (endast för enheter som planerar att ansöka om en budgetgaranti från EU).

—	Regler och förfaranden för kontroller som rör skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner.

—	Regler och förfaranden för kontroller som rör penningtvätt eller finansiering av terrorism.

PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens system för uteslutning som inbegriper följande punkter:

—	Lagstiftning och övriga regelverk.

—	Kriterier för uteslutning.

—	Förfaranden. Ange särskilt om de ovan förtecknade aspekterna omfattas av förfarandena och hur förfarandena tillämpas.

PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens system för att offentliggöra information om mottagare av medel som inbegriper följande punkter:

—	Lagstiftning och övriga regelverk.

—

Krav för offentliggörande. Ange särskilt om följande aspekter omfattas av förfarandena och hur förfarandena tillämpas:

—	Namn, ort, art och syfte, belopp.

—

Tidpunkt.

—	Medel för offentliggörande.

PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Gör en beskrivning (högst fem sidor lång) av enhetens system för att skydda personuppgifter som inbegriper följande punkter:

—	Lagstiftning och övriga regelverk.

—	Krav för skydd av personuppgifter. Ange särskilt om dessa krav ingår som en del av förfarandena och hur förfarandena tillämpas.

(1) Enheten bör ange om pelarna omfattas av bedömningen genom att skriva JA eller NEJ.

(2) Hänvisningen till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.

(3) I undantagsfall där varken reglerna och förfarandena för bidrag, upphandling eller finansieringsinstrument bedöms (alltså ingen av pelarna 4–6) behöver inte heller pelarna 7 och 8 bedömas (regler och förfaranden för uteslutning respektive för offentliggörande).

(4) Finansieringsinstrument inbegriper även budgetgarantier.

Bilaga 2

FRÅGEFORMULÄR OCH BEDÖMNINGSKRITERIER

PELARE 1 – INTERN KONTROLL

Nivå 1 (budgetförordningen). Har enheten inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som bygger på bästa internationella praxis och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, och säkerställer enheten att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (fem komponenter för intern kontroll)

POÄNG

(0–10)

1.	Kontrollmiljö Utgör enhetens kontrollmiljö en god grund för den interna kontrollen i organisationen?

../10

2.	Riskbedömning Identifierar enheten risker för att dess mål inte ska nås i hela enheten, bedrägeririsken inbegripen, och analyseras riskerna i syfte att fastställa hur de ska hanteras?

../10

3.	Kontrollåtgärder Vidtar enheten ändamålsenliga och effektiva kontrollåtgärder, bland annat för att förebygga, upptäcka och avhjälpa oegentligheter och bedrägerier?

../10

4.	Information och kommunikation Har enheten kontroller och förfaranden som säkerställer en tillförlitlig rapportering – såväl intern som extern (inkommande och utgående) – i linje med tillämpliga krav och standarder?

../10

5.	Övervakning Övervakar enheten de interna kontrollerna på ett regelbundet och effektivt sätt?

../10

Total poäng

../50

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de fem komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

PELARE 2 – REDOVISNING

Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid, vilket bygger på internationella redovisningsstandarder och uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för redovisning)

POÄNG

(0–10)

1.	Redovisningssystem och -principer Använder enheten ett lämpligt redovisningssystem och har den tydliga och skriftliga redovisningsprinciper?

../10

2.	Budgetering Har enheten ett budgetsystem och budgetförfaranden som resulterar i genomblickbara och tillförlitliga budgetar för dess verksamhet och aktiviteter?

../10

Redovisning och budgetering i fråga om specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument (1) , i förekommande fall

Har enheten i) redovisnings- och budgetförfaranden som möjliggör en korrekt rapportering i rätt tid till givare/finansiärer (däribland Europeiska kommissionen) om användningen av medel som tillhandahålls för projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument, och ii) den kapacitet och de processer som krävs för att ta fram redovisningar (2) ?

../10

Total poäng

../30

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION

Nivå 1 (budgetförordningen). Är enheten föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för oberoende extern revision)

POÄNG

(0–10)

1.	Lagstiftning och övriga regelverk. Har enheten en tydlig rättslig ram för den externa revisionen?

../10

Principer

Beroende på den tillämpliga rättsliga ramen och revisionsstandarderna kan man urskilja tre möjliga situationer.

Huvudfråga (nivå 2) – Tillämplig om den externa revisionen utförs av ett oberoende professionellt externt revisionsföretag (privat sektor) i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder. Omfattas enheten av en extern revision som uppfyller följande krav:

—	Den utförs av ett professionellt externt revisionsföretag som är oberoende i förhållande till enheten och tillämpar de grundläggande yrkesetiska principerna om bland annat integritet, objektivitet, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet och professionellt beteende?

—	Den utförs i enlighet med revisionsstandarder som motsvarar de internationella revisionsstandarder (ISA) som har utfärdats av International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

Huvudfråga (nivå 2) – Tillämplig om den externa revisionen utförs av en nationell revisionsinstitution (offentlig sektor) i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder. Omfattas enheten av en extern revision som uppfyller följande krav:

—

Den utförs av ett nationellt revisionsorgan eller högsta revisionsinstitution (till exempel en nationell revisionsrätt eller motsvarande) som är oberoende i förhållande till enheten och tillämpar de grundläggande yrkesetiska principerna om bland annat integritet, objektivitet, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet och professionellt beteende?

—	Den utförs i enlighet med revisionsstandarder som motsvarar de principer, standarder och riktlinjer som har utfärdats av Internationella organisationen för högre revisionsorgan (Intosai)?

Huvudfråga (nivå 2) – Tillämplig om den externa revisionen utförs av ett externt revisions- eller tillsynsorgan som verkar inom en specifik rättslig eller institutionaliserad ram (till exempel FN:s externa revisor) och som är oberoende i förhållande till enheten i enlighet med standarder som motsvarar de internationella revisionsstandarderna. Omfattas enheten av en extern revision som uppfyller följande krav:

—	Den utförs av ett externt revisions- eller tillsynsorgan som är oberoende i förhållande till enheten och tillämpar de grundläggande yrkesetiska principerna om bland annat integritet, objektivitet, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet och professionellt beteende?

—	Den utförs i enlighet med revisionsstandarder som motsvarar internationella revisionsstandarder (ISA) eller Intosais standarder?

../10

3.	Externa revisionsförfaranden Omfattas enheten av lämpliga externa revisionsförfaranden?

../10

Total poäng

../30

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

PELARE 4 – BIDRAG

Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel i form av bidrag och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för bidrag)

POÄNG

(0–10)

1.	Lagstiftning och övriga regelverk Har enheten en tydlig rättslig ram för tillhandahållandet av bidrag?

../10

Principer

Är följande principer integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens system för tilldelning av bidrag: öppenhet, likabehandling, kriterier för stödberättigande, undvikande av dubbelfinansiering och intressekonflikter?

I enlighet med den överbryggande principen om proportionalitet ska dessa principer vara integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens system för tilldelning av bidrag. Principerna är inte absoluta, och ett begränsat antal undantag kan tillåtas förutsatt att sådana undantag tydligt anges, är rimliga och motiverade.

../10

3.	Bidragsförfaranden Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel i form av bidrag och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

../10

Total poäng

../30

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

PELARE 5 – UPPHANDLING

Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för upphandling)

POÄNG

(0–10)

1.	Lagstiftning och övriga regelverk Har enheten en tydlig rättslig ram för upphandling?

../10

Principer

Är följande principer integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens upphandlingssystem: öppenhet, likabehandling, allmänhetens tillgång till upphandlingsinformation, intressekonflikter och användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna?

I enlighet med den överbryggande principen om proportionalitet ska dessa principer vara integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens upphandlingssystem. Principerna är inte absoluta, och ett begränsat antal undantag kan tillåtas förutsatt att sådana undantag tydligt anges, är rimliga och motiverade.

../10

3.	Upphandlingsförfaranden Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för upphandling?

../10

Total poäng

../30

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT (3)

Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel/budgetgarantier genom finansieringsinstrument/budgetgarantier och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för finansieringsinstrument)

POÄNG

(0–10)

1.	Lagstiftning och övriga regelverk Har enheten en tydlig rättslig ram för användning och genomförande av finansieringsinstrument/budgetgarantier?

../10

Principer

Är följande principer och villkor integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna för enhetens finansieringsinstrument/budgetgarantier?

Grundläggande principer (artikel 209.1 i budgetförordningen). Sund ekonomisk förvaltning, öppenhet, proportionalitet, icke-diskriminering, likabehandling och subsidiaritet.

Val av finansiella intermediärer (artikel 216.3 i budgetförordningen). De finansiella intermediärerna ska väljas ut på ett öppet, proportionellt och icke-diskriminerande sätt, som inte leder till intressekonflikter.

Villkor för finansieringsinstrument och budgetgarantier (artikel 209.2 i budgetförordningen). Finansieringsinstrument och budgetgarantier ska uppfylla följande grundläggande villkor: inriktas på marknadsmisslyckanden eller suboptimala investeringssituationer, uppnå additionalitet, en hävstångseffekt och återspegla ett gemensamt intresse samt i tillämpliga fall inte snedvrida konkurrensen på den inre marknaden och vara förenliga med reglerna för statligt stöd.

../10

3.	Förfaranden för finansieringsinstrument/budgetgarantier Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för användningen av finansieringsinstrument/budgetgarantier?

../10

Total poäng

../30

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – kompletteringsavsnitt 6A (kompletterande frågor om budgetgarantier (4)

Nivå 2 – kriterier/frågor (fyra ytterligare komponenter för budgetgarantier) Har enheten ett system för hantering av kreditrisker och använder den ett internt riskvärderingssystem som är anpassat till dess verksamhets art, omfattning och komplexitetsgrad?

JA/NEJ

1.	Riskpolicy/strategisk ram Har enheten en sund policy och strategi för att identifiera, hantera, mäta och kontrollera risk (med fokus på kreditrisk)?

../10

2.	Riskhantering Har enheten en organisatorisk ram som gör det möjligt att hantera, mäta och kontrollera kreditrisker på ett effektivt sätt, samt tillräckliga kvalitativa och kvantitativa mänskliga och tekniska resurser för att utföra de erforderliga uppgifterna?

../10

3.	System för identifiering, analys och övervakning av kreditrisker Har enheten ett väl fungerande system för identifiering, analys och övervakning av kreditrisker?

../10

4.	Internt riskvärderingssystem Använder enheten ett internt riskvärderingssystem som är anpassat till dess verksamhets art, omfattning och komplexitetsgrad?

../10

Total poäng

../40

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 2 är JA om den totala poängen för alla de fyra komponenterna är minst 70 % och poängen för varje komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 2 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – kompletteringsavsnitt 6B och 6C (kan tilläggas (5) )

Nivå 1. Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument eller budgetgarantier som stöds av EU-medel standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå, så att den a) inte stöder åtgärder som bidrar till skatteflykt och b) inte inlåter sig på verksamhet tillsammans med enheter som av skatteskäl har sitt säte eller är etablerade i icke samarbetsvilliga jurisdiktioner?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (två komponenter för kontroller som rör skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner)

POÄNG

(0–10)

Kontroller som rör skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner

Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument/budgetgarantier som stöds av EU-medel standarder som motsvarar tillämplig union-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå (6), så att den

1)	inte stöder åtgärder som bidrar till skatteflykt och

2)	inte inlåter sig på verksamhet tillsammans med enheter som av skatteskäl har sitt säte eller är etablerade i icke samarbetsvilliga jurisdiktioner?

../10

Nivå 1. Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument eller budgetgarantier standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå, så att den c) inte stöder åtgärder som bidrar till penningtvätt och finansiering av terrorism och d) inte ingår nya eller förnyade transaktioner med enheter som är registrerade eller etablerade i jurisdiktioner som har identifierats som högrisktredjeländer?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (två komponenter för kontroller som rör åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism)

POÄNG

(0–10)

Åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism

Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument/budgetgarantier standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå som ger rimlig säkerhet, så att den

1)	inte stöder åtgärder som bidrar till penningtvätt och finansiering av terrorism och

2)	inte ingår nya eller förnyade transaktioner med enheter som är registrerade eller etablerade i jurisdiktioner som har identifierats som högrisktredjeländer (7)?

../10

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för det berörda avsnittet är minst 70 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen för det berörda avsnittet understiger 70 %.

PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

Nivå 1 (budgetförordningen). Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för att utesluta tredje parter från finansiering genom upphandling, bidrag och/eller finansieringsinstrument (8) ?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för uteslutning av tillgång till finansiering)

POÄNG

(0–10)

1.	Lagstiftning och övriga regelverk Har enheten en tydlig rättslig ram för uteslutning från finansiering?

../10

2.	Kriterier för uteslutning Är kriterier för uteslutning integrerade med reglerna och förfarandena för tilldelning av upphandlingskontrakt, bidrag och/eller finansieringsinstrument?

../10

3.	Förfaranden för uteslutning Tillämpar enheten de regler och förfaranden för uteslutning som avses i punkt 2 på ett effektivt sätt?

../10

Total poäng

../30

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för de enskilda komponenterna 1 eller 3 är minst 2/10 eller 20 % eller poängen för den enskilda komponenten 2 är minst 5/10 eller 50 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för de enskilda komponenterna 1 eller 3 är lägre än 2/10 eller 20 % eller poängen för den enskilda komponenten 2 är lägre än 5/10 eller 50 %.

PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE SAMT ANNAN INFORMATION

Nivå 1 (budgetförordningen). Offentliggör enheten information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt (9) ?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för offentliggörande av information om mottagarna)

POÄNG

(0–10)

Lagstiftning och övriga regelverk

Har enheten en tydlig rättslig ram för offentliggörandet av information om mottagarna, vilken omfattar 1) offentliggörande av lämplig information om mottagare av medel, 2) en hänvisning till en gemensam internationell standard som säkerställer skydd för de grundläggande rättigheterna och kommersiella intressen och 3) regelbundna uppdateringar av den offentliggjorda informationen?

../10

2.	Krav Om den rättsliga ramen genomförs genom en uppsättning ytterligare förfaranden för offentliggörande: är kraven i den rättsliga ramen införlivade med dessa förfaranden?

../10

3.	Förfaranden för offentliggörande Tillämpar enheten regler och förfaranden för offentliggörande på grundval av de krav som avses i punkt 2 på ett effektivt sätt?

../10

Total poäng

../30

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Nivå 1 (budgetförordningen). Säkerställer enheten ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen (10) ?

JA/NEJ

Nivå 2 – kriterier/frågor (tre komponenter för skydd av personuppgifter)

POÄNG

(0–10)

1.	Lagstiftning och övriga regelverk Har enheten en tydlig rättslig ram för skydd av personuppgifter?

../10

2.	Krav Innehåller reglerna och förfarandena för skydd av personuppgifter några krav?

../10

3.	Förfaranden Tillämpar enheten på ett effektivt sätt regler och förfaranden (till exempel lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder) för skydd av personuppgifter (vid tillhandahållandet av bidrag/upphandling/finansieringsinstrument) som bygger på de krav som avses i punkt 2?

../10

Total poäng

../30

POÄNG

Svaret på frågan på nivå 1 är JA om den totala poängen för alla de tre komponenterna är minst 70 % och poängen för varje enskild komponent är minst 2/10 eller 20 %.

Svaret på frågan på nivå 1 är NEJ om den totala poängen är lägre än 70 % eller om poängen för en enskild komponent är lägre än 2/10 eller 20 %.

(1) Hänvisningen till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier..

(2) Se artikel 209.4 i 2018 års budgetförordning.

(3) Hänvisningar till finansieringsinstrument och EU-medel anses även inkludera budgetgarantier.

(4) Endast tillämpligt om enheten planerar att ansöka om en budgetgaranti från EU.

(5) När EU-anslag genomförs via finansieringsinstrument är enheten i fråga skyldig att genom lämpliga avtalsarrangemang rätta sig efter de villkor i budgetförordningen som är tillämpliga i det berörda fallet och som tas upp i upp i tilläggsavsnitten 6B och 6C, även om den valt att inte genomföra någon pelarbedömning enligt dessa avsnitt.

(6) EU:s skattepolitik och rättsliga ram inbegriper särskilt och tills vidare uppförandekoden för företagsbeskattning av den 1 december 1997 (EGT C 2, 6.1.1998), rådets direktiv 2011/96/EU av den 30 november 2011 om ett gemensamt beskattningssystem för moderbolag och dotterbolag hemmahörande i olika medlemsstater (EUT L 345, 29.12.2011, s. 8), rådets direktiv 2003/49/EG av den 3 juni 2003 om ett gemensamt system för beskattning av räntor och royalties som betalas mellan närstående bolag i olika medlemsstater (EUT L 157, 26.6.2003, s. 49), kommissionens rekommendation 2012/772/EU av den 6 december 2012 om aggressiv skatteplanering (EUT L 338, 12.12.2012, s. 41), rådets direktiv 2011/16/EU om administrativt samarbete i fråga om beskattning och om upphävande av direktiv 77/799/EEG (EUT L 64, 11.3.2011, s. 1), kommissionens åtgärdspaket mot skatteflykt: Nästa steg i riktning mot effektiv beskattning och ökad transparens i EU (COM/2016/23), kommissionens rekommendation (EU) 2016/136 av den 28 januari 2016 om genomförandet av åtgärder mot missbruk av skatteavtal (EUT L 25, 2.2.2016, s. 67), rådets direktiv (EU) 2016/1164 av den 12 juli 2016 om fastställande av regler mot skatteflyktsmetoder som direkt inverkar på den inre marknadens funktion (EUT L 193, 19.7.2016, s. 1) samt Ekofinrådets slutsatser av den 12 februari, 8 mars, 25 maj, 17 juni, 8 november och den 5 december 2016, den 5 december 2017, 23 januari och den 13 mars 2018.

(7) Med beaktande av direktiv (EU) 2015/849.

(8) Bedömningen av tredje parter ska uteslutas från finansiering genom bidrag, upphandling och/eller finansieringsinstrument ska göras efter det att bedömningen för respektive pelare (bidrag, upphandling och finansieringsinstrument) har genomförts. Hänvisningar och EU-medel anses även inkludera budgetgarantier.

(9) Bedömningen av offentliggörandet av information om mottagarna av bidrag, upphandling och/eller finansieringsinstrument ska göras efter det att bedömningen för respektive pelare (bidrag, upphandling och finansieringsinstrument) har genomförts.

(10) I linje med förordningarna (EU) 2018/1725 och (EU) 2016/679.

Bilaga 2A

FRÅGEFORMULÄR

PELARE

PELARE SOM BEDÖMNINGEN OMFATTAR (1)

1.	INTERN KONTROLL

2.	REDOVISNING

3.	EXTERN REVISION

BIDRAG

JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt>

5.	UPPHANDLING

JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt>

6.	FINANSIERINGSINSTRUMENT (2)

JA/NEJ <stryk det som inte är tillämpligt>

7.	UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

8.	OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE

9.	SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Pelarna 1, 2, 3, 7, 8 och 9 omfattas alltid av bedömningen.

Pelarna 4–6 kan omfattas av bedömningen, beroende på vilket slags genomförandeuppgifter som ska anförtros.

SYFTE MED OCH ANVÄNDNING AV DETTA DOKUMENT

I det första skedet ombeds revisorn att besvara relevanta frågor i bilaga 2a och översända en ifylld bilaga 2a till den upphandlande myndigheten (om denna inte också är enheten) och revisorn.

Observera att enheten ska besvara de frågor som har markerats med ”SBAE” (ska besvaras av enheten) i kolumnen med rubriken ”Enhetens kommentarer”. Huvudfrågorna ska alltid besvaras av revisorn, på grundval av dennes professionella omdöme och genomförda bedömningsförfaranden och tester.

Den upphandlande myndigheten ska tillställa revisorn en ifylld bilaga 2a så snart som möjligt efter det att revisorn har anlitats, men innan revisorn påbörjar sin bedömning.

Det ifyllda frågeformuläret är en mycket viktig källa till information och underlag för revisorns bedömning. Det är emellertid inte på något sätt den enda källa som revisorn ska använda vid planeringen och genomförandet av bedömningsförfarandena eller för att komma fram till sina slutsatser. Alla uppgifter som enheten fyller i och lämnar ska omfattas av de bedömningsförfaranden som revisorn anser nödvändiga. Revisorn får inte förlita sig på någon information innan bedömningsförfarandena har visat att den är tillräckligt korrekt och fullständig för bedömningen och för att man ska kunna dra underbyggda slutsatser av svaren på huvudfrågorna.

Således kan revisorn fritt ändra, komplettera och lägga till uppgifter i kolumnen ”Revisorns kommentarer”. Revisorn kan också lägga till fler frågor om detta anses nödvändigt för att man ska kunna dra underbyggda slutsatser av svaren på huvudfrågorna.

Användning av kolumnen ”Revisorns kommentarer” – det rekommenderas starkt att revisorn i så stor utsträckning som möjligt lämnar kortfattade kommentarer och redogörelser i kolumnen, och undviker att skriva in längre texter. Revisorn kan anpassa kolumnens bredd och/eller längd så att informationen och kommentarerna ryms. Alternativt kan revisorn använda bilagor (till exempel långa redogörelser och/eller dokument som har erhållits från enheten) och hänvisa till dem.

Revisorn har alltid hela ansvaret för att utforma, planera och genomföra de bedömningsförfaranden som revisorn anser nödvändiga för att komma fram till en slutsats för varje pelare som omfattas av bedömningen. Revisorn måste ta hänsyn till de specifika omständigheterna för uppdraget och använda ett professionellt omdöme under hela bedömningsprocessen.

PELARE 1 – INTERN KONTROLL
HUVUDFRÅGA (nivå 1)	Revisorns kommentarer
Har enheten inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, och säkerställer enheten att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden?
Vägledning Artikel 154 i budgetförordningen Kommissionen kan godta att de redovisningssystem och interna kontrollsystem som används av enheter och personer som har anförtrotts förvaltningen av medel från unionen eller budgetgarantier ger motsvarande skydd för unionens finansiella intressen och rimliga garantier för att målen med förvaltningen uppnås.

PELARE 1 – INTERN KONTROLL

1.	KONTROLLMILJÖ – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Utgör enhetens kontrollmiljö en god grund för den interna kontrollen i organisationen?

OBS: Kontrollmiljön inbegriper styrnings- och förvaltningsfunktionerna och den inställning till och medvetenhet om enhetens interna kontroll som de som ansvarar för styrning och förvaltning har, hur dessa personer agerar samt den interna kontrollens betydelse inom enheten.

1.1	Integritet och etiska värden Ger ledningen prov på en vilja att kommunicera och främja integritet och etiska värden?

1.1.1

Finns det en skriftlig uppförandekod som sprids till all personal, eller en personalhandbok som innehåller bestämmelser som främjar ett etiskt uppförande och etiska värden?

SBAE

1.1.2

Betonar ledningen vikten av integritet och etiska värden och påtalar denna vikt för personalen (signaler uppifrån)?

SBAE

1.1.3

Finns det förfaranden (till exempel disciplinära påföljder, ekonomiskt och personligt ansvar) för medarbetare som inte tillämpar reglerna om integritet och de etiska värdena?

SBAE

1.1.4

Finns det förfaranden för att hantera potentiella intressekonflikter på ledningsnivå?

SBAE

1.2	Organisationsstruktur och fördelning av befogenheter och ansvar Har enheten en tydlig och lämplig organisationsstruktur och har viktiga ansvarsområden fastställts på ett tydligt sätt?

1.2.1

Har enheten en tydlig organisationsstruktur (det vill säga den ram inom vilken en enhets åtgärder för att nå sina mål planeras, genomförs, kontrolleras och granskas) som stöder god förvaltning och styrning?

SBAE

1.2.2

Hur ser beslutsstrukturen ut och vilket är det högsta beslutsfattande organet?

SBAE

1.2.3

Har rapporteringsordningen och ansvarsområdena fastställts på ett tydligt sätt? Exempel: beskrivs ansvar, befogenheter och rapporteringsordningar tydligt i anställningskontrakt och/eller driftshandböcker?

SBAE

1.2.4

Finns det befattningsbeskrivningar?

SBAE

1.2.5

Hur fördelas befogenheter och ansvar för operativ verksamhet och hur fastställs rapporteringsförhållanden och tillståndshierarkier?

SBAE

1.2.6

Vilka policyer och rutiner finns det för till exempel rekrytering, introduktion, utbildning, utvärdering, rådgivning, befordran, ersättningar och korrigerande åtgärder?

SBAE

1.3	Struktur för övervakning av ledningen Har enheten en lämplig struktur för övervakning av ledningen?

1.3.1

Finns det ett organ som övervakar ledningen (till exempel tillsynsmyndighet, revisionskommitté, styrelse eller verkställande organ) som är oberoende i förhållande till enhetens ledning?

SBAE

1.3.2

Finns det regler för hur medlemmarna i övervakningsorganet utses och lämnar sina uppdrag och om ersättningen till dem?

SBAE

1.3.3

Om det inte finns något övervakningsorgan: har enhetens ledning vidtagit åtgärder för att fullgöra sina skyldigheter i fråga om övervakning av ledningen?

SBAE

1.3.4

Har enheten någon funktion för internrevision? Om ja, se avsnitt 5.2.

SBAE

1.3.5

Om nej: hur (det vill säga genom vilka andra åtgärder) utövar ledningen övervakning över den interna kontrollens utveckling och resultaten av den?

SBAE

1.4	Process för att locka till sig, utveckla och behålla kompetenta medarbetare Ger enheten prov på en vilja att locka till sig, utveckla och behålla kompetenta medarbetare i enlighet med sina mål?

1.4.1

Har enheten formella skriftliga policyer och rutiner för personalfrågor?

SBAE

1.4.2

Har enheten policyer för rekrytering och löner?

SBAE

1.4.3

Har enheten ett system för personalutveckling (som omfattar utvecklings- och utbildningsbehov) och belöningar?

SBAE

PELARE 1 – INTERN KONTROLL

2.	RISKBEDÖMNING – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Identifierar enheten risker för att dess mål inte ska nås i hela enheten och analyseras riskerna i syfte att fastställa hur de ska hanteras?

2.1

Sätter enheten upp tillräckligt specifika mål för att risker som rör målen ska kunna identifieras och bedömas?

2.2

Har enheten förfaranden för riskbedömning som gör att ledningen kan identifiera, bedöma och åtgärda befintliga eller potentiella problem som kan förhindra att enhetens mål nås?

SBAE

2.3

Bedöms riskerna per projekt eller för enheten som helhet?

SBAE

2.4

Har förfarandena för riskbedömning dokumenterats?

SBAE

2.5

Har enheten ett riskregister?

SBAE

2.6

Har enheten förfaranden för riskbedömning som fyller följande funktioner:

—	Identifierar händelser och risker som påverkar uppnåendet av målen, däribland risken för bedrägeri?

—	Analyserar riskernas betydelse och sannolikhet?

—	Fastställer de åtgärder och uppföljningsmekanismer som behövs för att möta riskerna?

—	Inför och modifierar kontroller för att reagera på förändringar hos identifierade risker?

SBAE

PELARE 1 – INTERN KONTROLL

3.	KONTROLLÅTGÄRDER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): vidtar enheten ändamålsenliga och effektiva kontrollåtgärder?

3.1	Allmänt Har enheten formella och skriftliga policyer och förfaranden för kontrollåtgärder?

3.1.1

Vidtar enheten kontrollåtgärder som uppfyller följande kriterier:

—	Bygger på formella och skriftliga policyer och förfaranden?

—	Bidrar till att minska riskerna för att målen inte ska uppnås till acceptabla nivåer?

—	Är relevanta, det vill säga bygger på en bedömning av riskerna och de kontroller som krävs för att hantera dessa risker?

SBAE

3.1.2

Inriktar sig enhetens kontrollåtgärder på följande viktiga aspekter:

—	Redovisningens och rapporteringens tillförlitlighet (se avsnitt 4 ”Information och kommunikation”)?

—	Skydd av tillgångar och information?

—	Efterlevnad av reglerna för upphandling och andra inköpsprocesser?

—	Förebyggande, upptäckt och avhjälpande av fel, bedrägerier och oegentligheter?

SBAE

3.2

Åtskillnad mellan funktioner – allmänt

Finns det en faktisk åtskillnad mellan följande viktiga funktioner:

—	Utanordnare (det vill säga befogenhet att godkänna transaktioner för operativa och finansiella ändamål) och räkenskapsförare (det vill säga befogenhet att genomföra betalningar)?

—	Godkännande, behandling, registrering och granskning av transaktioner?

—	Operativ och finansiell övervakning?

3.2.1

Är åtskillnaden mellan funktioner formellt fastställd, till exempel i en drift- eller förfarandehandbok?

SBAE

3.3	Skydd av information – dokumentation, registrering och arkivering Har enheten lämpliga och effektiva förfaranden för dokumentation, registrering och arkivering, samt kontroller av att informationen är fullständig och korrekt?

3.3.1

Hur är enhetens registersystem huvudsakligen utformat (elektroniskt, pappersbaserat, driftsinstruktioner, användning av databaser och elektroniska arkiveringssystem)?

SBAE

3.3.2

Identifiera och dokumentera centrala egenskaper hos registersystemet/förfarandena.

SBAE

3.3.3

Har enheten någon specifik policy eller några specifika förfaranden för dokumentation och registrering av processerna för bidrag, upphandling och finansieringsinstrument?

Observera att särskilda krav på till exempel öppenhet och konfidentialitet kan vara tillämpliga.

SBAE

3.4	Informationsbehandling och datoriserade informationssystem Har enheten effektiva förfaranden och kontroller över it-systemen, så att informationens integritet bibehålls och de data som behandlas i dessa system skyddas?

3.4.1

Har enheten formella och skriftliga förfaranden och kontroller för sina it-system?

SBAE

3.4.2

Har enheten lämpliga och effektiva förfaranden för att initiera, godkänna, registrera, behandla och rapportera transaktioner?

3.4.3

Tillämpar enheten en lämplig mix av manuella och automatiserade element i sin interna kontroll, som tar hänsyn till arten och komplexitetsgraden hos enhetens användning av informationsteknik och datoriserade informationssystem?

3.4.4

Inbegriper kontrollerna över enhetens it-system effektiva allmänna it-kontroller och applikationskontroller?

Vägledning om datoriserade informationssystem

Enhetens affärsprocesser resulterar i transaktioner som initieras, registreras, behandlas och rapporteras av informationssystemet, vilket antingen är manuellt eller datoriserat eller består av en blandning av manuella och datoriserade förfaranden.

Finns det en lämplig åtskillnad mellan de viktiga redovisningsfunktionerna att initiera, godkänna, registrera, behandla (det vill säga överföra till huvudboken) transaktioner och utarbeta finansiella rapporter?

It-användningen påverkar det sätt på vilket kontrollåtgärderna genomförs. Kontroller över it-system är effektiva när de bibehåller informationens integritet och skyddet för de data som behandlas i dessa system samt inbegriper effektiva allmänna it-kontroller och applikationskontroller.

Allmänna it-kontroller är policyer och rutiner som gäller för många applikationer och bidrar till att applikationskontrollerna fungerar effektivt. De tillämpas i stordator-, minidator- och slutanvändarmiljöer. Allmänna it-kontroller som bibehåller informationens integritet och skyddet för de data som behandlas innehåller vanligen kontroller över

—	datacentraler och nätverksdrift,

—	inköp av systemprogramvara, ändringar och underhåll,

—	programändringar,

—	åtkomstsäkerhet samt

—	inköp, utveckling och underhåll av programdata.

Applikationskontroller är manuella eller automatiserade processer som vanligen körs på affärsprocessnivå och tillämpas på enskilda applikationers behandling av transaktioner. Applikationskontroller kan vara förebyggande eller detekterande till sin natur, och utformas för att säkra räkenskapernas integritet. Således sammanhänger applikationskontroller med rutiner som används för att initiera, registrera, behandla och rapportera transaktioner eller andra finansiella data. Dessa kontroller bidrar till att säkerställa att genomförda transaktioner är godkända och registreras och behandlas på ett korrekt och fullständigt sätt. Några exempel är redigeringskontroller av indata och kontroller av sifferföljder med manuell uppföljning av avvikelserapporter eller korrigering av inmatningen av data.

Användningen av manuella eller automatiserade element i den interna kontrollen påverkar också det sätt på vilket transaktioner initieras, registreras, behandlas och rapporteras:

—

Kontroller i ett manuellt system kan inbegripa rutiner som godkännanden och granskningar av transaktioner samt avstämningar och uppföljning av avstämningsposter. Alternativt kan en enhet använda automatiserade förfaranden för att initiera, registrera, behandla och rapportera transaktioner, vilket innebär att pappersdokumenten ersätts av elektroniska dokument.

—

Kontroller i it-system består av en kombination av automatiserade kontroller (till exempel kontroller som är införlivade med dataprogram) och manuella kontroller. Manuella kontroller kan vara oberoende av informationsteknik, använda data som har producerats av it-systemet eller begränsa sig till att övervaka att it-systemet och automatiserade kontroller fungerar effektivt och att hantera avvikelser. När it-systemet används för att initiera, registrera, behandla och rapportera transaktioner eller andra finansiella data som ska läggas in i finansiella rapporter kan systemen och programmen innehålla kontroller av motsvarande räkenskapspåståenden om materialkontona eller vara avgörande för att de it-beroende manuella kontrollerna ska fungera effektivt.

En enhets mix av manuella och automatiserade element i den interna kontrollen varierar med arten och komplexitetsgraden hos enhetens användning av informationsteknik.

3.5	Förebyggande, upptäckt och avhjälpande av fel, bedrägerier och oegentligheter Har enheten lämpliga och effektiva förfaranden för förebyggande, upptäckt och avhjälpande av fel, bedrägerier och oegentligheter?

3.5.1

Beaktar enheten potentialen för fel, bedrägerier och oegentligheter när den bedömer riskerna för att målen inte uppnås?

SBAE

3.5.2

Identifierar enheten (känsliga) befattningar där det finns risk för hemlig samverkan (till exempel kassa- och bankhantering, upphandlings- och inköpsfunktioner), och vidtas det övervakningsåtgärder (till exempel jobbrotation, ytterligare kontroller)?

SBAE

3.5.3

Finns det förfaranden för att rapportera och följa upp fel, bedrägerier och oegentligheter?

SBAE

3.6

Skydd av anläggningstillgångar

Har enheten ett lämpligt och effektivt system för hantering av anläggningstillgångar och immateriella tillgångar som skyddar dessa tillgångar och spårar anläggningstillgångar för ge underlag för affärsbokföringen, det förebyggande underhållet och att avskräcka från stöld?

3.6.1

Har enheten en beskrivning av sitt system för tillgångsförvaltning, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.6.2

Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för tillgångsförvaltning, det vill säga rutiner och förfaranden för förvärv och förvaltning av mark och byggnader, maskiner, fordon, utrustning och immateriella tillgångar (till exempel immateriella rättigheter och licenser).

Observera att särskild uppmärksamhet bör ägnas upphandlingsregler som är tillämpliga på förvärv av anläggningstillgångar och immateriella tillgångar (se pelare 5 ”Upphandling”).

Vägledning

Dokumentera det ovannämnda förfarandet med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens system för tillgångsförvaltning.

Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden (åtskillnad mellan funktioner) när det gäller processerna för förvärv och inköp av tillgångar, bokföring av tillgångar (användning av tillgångsregister och körjournaler för fordon), kontroller och förfaranden för åtkomst, kontroll- och övervakningsförfaranden, säkerhets- och åtkomstförfaranden, tillgångarnas tillgänglighet och överlåtelse av tillgångar.

3.7

Skydd av varulager och kundfordringar och skulder

Har enheten ett lämpligt och effektivt system för hantering av varulager (förrådsartiklar, varor och material) som skyddar varulagren och spårar dem för att ge underlag för affärsbokföringen, det förebyggande underhållet och att avskräcka från stöld?

Har enheten ett lämpligt och effektivt system för avstämning av betalningar mot kundfordringar och skulder?

3.7.1

Har enheten en beskrivning av sitt system för lagerhantering, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.7.2

Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för lagerhantering (rutiner och förfaranden för förvärv, inköp och hantering av lager bestående av till exempel material, verktyg, reservdelar och kontorsmaterial).

Observera att särskild uppmärksamhet bör ägnas upphandlingsregler som är tillämpliga på förvärv av förrådsartiklar, varor och material (se pelare 5 ”Upphandling”).

Vägledning

Exempel på relevanta frågor: i) roller och ansvarsområden när det gäller lagerhanteringen, förvärvs- och inköpsförfarandena och lagerredovisningen, ii) skyddsåtgärder, åtkomst och användning, iii) kontroll- och övervakningsförfaranden, inventering och avstämningar och iv) användning och avyttring av varulager.

3.8	Bankhantering och skydd av insatta likvida medel Har enheten ett lämpligt och effektivt system för bankhantering som skyddar banktillgodohavandena och möjliggör en korrekt redovisning av in- och utbetalda likvida medel?

3.8.1

Har enheten en beskrivning av sitt system för bankhantering, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.8.2

Gör enheten regelbundna (minst månatliga) avstämningar av bokföringsdata (i huvudboken och kassaboken) mot data om banktillgodohavanden, och på ett sådant sätt att inga väsentliga avvikelser lämnas utan förklaring?

3.8.3

Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för bankhantering (rutiner och förfaranden för hantering av banktillgodohavanden).

Vägledning

Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden (åtskillnad mellan funktioner, åtkomsträttigheter, användning av en separat ekonomifunktion) när det gäller hanteringen av banktillgodohavanden, typ av konton (till exempel räntebärande konton, använda valutor), användning av dubbel attestering, regelbundna avstämningar, övervakning och kontroll, användning av särskilda bankkonton för projekt, finanspolicy.

3.9	Kassahantering och skydd av kassabehållning Har enheten ett lämpligt och effektivt system för kassahantering som skyddar (hand-)kassabehållningen och möjliggör en korrekt redovisning av in- och utbetalda likvida medel?

3.9.1

Har enheten en beskrivning av sitt system för kassahantering, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.9.2

3.9.3

Finns det lämpliga förfaranden för innehavet av kontanter och kassainventering?

3.9.5

Reglerar och avstämmer enheten bevakningskonton och förskottskonton, det vill säga för gjorda kontantbetalningar, från vilka inga utgifter ännu har registrerats, minst en gång i månaden inom 30 dagar efter varje månads utgång? Sådana förskottskonton kan avse resekostnader eller vara operativa förskottskonton (3). Det kan också röra sig om transfereringar till andra enheter, vilka klassificeras som utgifter när de görs trots att eventuella öronmärkta delar av transfereringarna ska rapporteras periodiserat.

3.9.6

Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för kassahantering (rutiner och förfaranden för hantering av likvida medel).

Vägledning

Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden (åtskillnad mellan funktioner, åtkomsträttigheter, användning av en separat ekonomifunktion) när det gäller kassahanteringen, förfaranden för kassahantering och begränsningar av kassainnehaven, regelbundna inventeringar och avstämningar av handkassor, hantering av förskott i kontanter (användning, tillstånd, gränser, övervakning och reglering).

3.10	Rekrytering Har enheten ett lämpligt och effektivt system för rekrytering av personal (såväl fast som tillfälligt anställd)?

3.10.1

Har enheten en beskrivning av sitt system för rekrytering, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.10.2

Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för rekrytering (rutiner och förfaranden för hantering av utlandsstationerad, lokal och annan personal).

3.10.3

Gör en genomgång av rekryteringsprocessen från godkännandet av urvalsprocessen till undertecknandet av anställningskontraktet.

Vägledning

Dokumentera de ovannämnda förfarandena med beskrivningar och hänvisningar till relevant källmaterial (till exempel system, flödesdiagram eller manualer) och identifiera eventuella brister i enhetens rekryteringsförfaranden.

Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden när det gäller personalhantering och rutiner för urval och godkännande, fastställande och godkännande av löner, ersättningar och andra anställningsvillkor, användning av anställningskontrakt, befattningsbeskrivningar.

3.11	Löne- och arbetstidshantering Har enheten ett lämpligt och effektivt system för löne- och arbetstidshantering?

3.11.1

Har enheten en beskrivning av sitt system för löne- och arbetstidshantering, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.11.2

Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för löne- och arbetstidshantering (det vill säga rutiner och förfaranden för hantering av löner och närvaro/frånvaro).

3.11.3

Finns det en direkt koppling mellan personaldatabasen (4) och löneredovisningen för att säkerställa att uppgifterna överensstämmer? Görs avstämningar regelbundet (i princip månatligen)?

3.11.4

Är systemen för löne- och arbetstidshantering sammankopplade i syfte att säkerställa att lönerna i tillämpliga fall beräknas korrekt?

3.11.5

Finns det begränsningar av befogenheterna att ändra i lönelistan och finns det någon verifieringskedja?

3.11.6

Finns det lämpliga förfaranden för (att godkänna) ändringar i personalakterna?

3.11.7

Finns det förfaranden för att identifiera svagheter hos kontrollerna och/eller spökarbetare? Genomförs till exempel (årliga) revisioner av lönesystemet av en internrevisionsfunktion?

3.11.8

Har enheten ett system för att allokera kostnader för personal, löner och övriga projektrelaterade kostnader till projekt?

3.11.9

Vilka principer (det vill säga rimligheten hos de grundläggande antagandena och fördelningsnycklarna) använder enheten för att allokera kostnader för löner och lönebikostnader till projekt? På vilket sätt godkänns och registreras den tid som personalen lägger ned på specifika projekt?

Vägledning

Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden när det gäller löne- och arbetstidshantering, registrering, beräkning och godkännande av löner och lönekomponenter (fast/rörlig, övertid, sociala avgifter). Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt enhetens system för arbetstidshantering: förfaranden för registrering av närvaro (användning av tidrapporter) och förfaranden för övervakning, kontroll och godkännande.

3.12	Kontroller av andra lönerelaterade utgifter och ersättningar Har enheten lämpliga och effektiva kontroller för andra lönerelaterade utgifter och ersättningar?

Huvudfråga (nivå 3):

3.12.1

Har enheten en beskrivning av sina kontroller av andra lönerelaterade utgifter och ersättningar, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.12.2

Vilka förfaranden och kontroller finns det för att fastställa och betala ersättningar för resor och boende (det vill säga dagtraktamenten)?

3.12.3

Vilka förfaranden och kontroller finns det för att fastställa och betala ersättning för utgifter för utbildning och personalutveckling?

3.13	Förvärv av och kostnader för tjänster Har enheten lämpliga och effektiva kontroller för förvärv av tjänster och för att redovisa kostnaderna för tjänster?

3.13.1

Vilka förfaranden har enheten för upphandling av tjänster från externa tjänsteleverantörer (till exempel studier och forskning, reklam, marknadsföring, publicitet och synliggörande, utvärderingar, revision, redovisningstjänster och juridiska tjänster, tekniskt stöd, översättning och tolkning, anordnande av konferenser och seminarier och synliggörande)?

Observera att särskild uppmärksamhet bör ägnas upphandlingsregler som är tillämpliga på förvärv av tjänster (se pelare 5 ”Upphandling”).

SBAE

3.14

Kontroller för andra utgifter än löner

Har enheten lämpliga och effektiva kontroller för andra utgifter än löner?

Observera att detta inbegriper alla kostnader utom lönekostnader, lönerelaterade kostnader, ersättningar och kostnader för tjänster. Några exempel: kontorskostnader såsom hyra, förbrukningsmaterial och kontorsmaterial, el, vatten, gas och uppvärmning, skatter och avgifter (till exempel för avloppsvatten och avfall), lokalvård och underhåll, kommunikation (telefon, fax, internet), försäkring, administration och bokföring, utskrifter.

3.14.1

Har enheten en beskrivning av sina kontroller av andra utgifter än löner, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.14.2

Inhämta tillräcklig kunskap om enhetens system för utgiftskontroll (rutiner och förfaranden för utgiftskontroll).

Vägledning

Exempel på relevanta frågor: roller och ansvarsområden när det gäller utgiftskontroll, administrativa förfaranden som säkerställer att utgiftskontrollen överensstämmer med enhetens förfaranden, attestering och godkännande av utgifter, genomförande av regelbundna jämförelser mellan budgeterade och faktiska kostnader.

3.15	Övervakning av verksamheten Har enheten lämpliga och effektiva kontroller för övervakning av verksamheten?

3.15.1

Har enheten en beskrivning av sina kontroller för övervakning av verksamheten, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.15.2

Vilka åtgärder vidtar enheten för att övervaka verksamheten, det vill säga de resultat som uppnås när det gäller att genomföra aktiviteter och projekt?

SBAE

3.15.3

Har enheten antagit kvalitetsstandarder (till exempel ISO)?

SBAE

3.15.4

Finns det interna standarder, om externa standarder inte används?

SBAE

3.15.5

Har enheten förfaranden för utvärdering av verksamheten (i förväg, under genomförandet och i efterhand)?

SBAE

3.15.6

Vem gör dessa utvärderingar (internt eller externt) och hur rapporteras resultaten och följs upp?

SBAE

3.16	Efterlevnad av regler och bestämmelser för användning av medel Har enheten lämpliga och effektiva kontroller för att säkerställa att EU:s regler och bestämmelser om finansieringen av enhetens aktiviteter och projekt efterlevs?

3.16.1

Har enheten en beskrivning av sina förfaranden för att säkerställa efterlevnad av regler och bestämmelser för användning av medel, eller en förfarandehandbok?

SBAE

3.16.2

Har enheten förfaranden som säkerställer att faktiska kostnader och erhållna intäkter för aktiviteter och projekt överensstämmer med tillämpliga regler, det vill säga villkoren i kontrakt och överenskommelser?

3.16.3

Har enheten förfaranden som säkerställer att specifika regler och villkor är väl kända och följs? Sådana regler och villkor kan till exempel röra utgifters stödberättigande, upphandlingsförfaranden (se pelare 5), ursprung, synligheten hos EU-finansierade åtgärder och överföringen av tillgångar när projekt har avslutats.

PELARE 1 – INTERN KONTROLL

4.	INFORMATION OCH KOMMUNIKATION – frågor/kriterier

Vägledning

Information är nödvändig för att enheten ska kunna fullgöra sina skyldigheter i fråga om intern kontroll som stöder uppnåendet av dess mål. Enhetens ledning erhåller eller genererar och använder relevant och kvalitativ information från både interna och externa källor som stöd för andra delar av den interna kontrollen.

Intern rapportering (intern information och kommunikation)

Den interna rapporteringen omfattar finansiell rapportering och rapportering till enhetens ledning om kvalitativa aspekter av genomförandet av aktiviteter och projekt inom enheten.

Extern rapportering (extern information och kommunikation)

Man kan urskilja två flöden av extern information och kommunikation:

—

Utgående extern rapportering: finansiell rapportering och rapportering till externa intressenter om kvalitativa och kvantitativa aspekter av enhetens genomförande av aktiviteter och projekt.

Detta omfattar i huvudsak enhetens årsredovisningar och ansvarsskyldighet i förhållande till sina (externa) intressenter.

—	Inkommande extern rapportering: finansiell rapportering och rapportering till enheten om kvalitativa och kvantitativa aspekter av stödmottagares genomförande av aktiviteter och projekt.

Detta omfattar rapporteringsflödena från stödmottagarna till enheten och dessas ansvarsskyldighet i förhållande till enheten. Rapporteringen bygger på specifika regler och villkor som enheten fastställer i syfte att uppfylla kraven (däribland rapporteringskraven) för finansiering som tillhandahålls av EU och andra givare. Dessa rapporteringsflöden utgör en viktig del av den interna kontrollen.

De två typer av extern rapportering som beskrivs ovan behandlas under pelare 2 ”Redovisning”.

PELARE 1 – INTERN KONTROLL

4.	INFORMATION OCH KOMMUNIKATION (fortsättning) – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten kontroller och förfaranden som säkerställer en tillförlitlig rapportering – såväl intern som extern (inkommande och utgående) – i linje med tillämpliga krav och standarder?

4.1	Intern rapportering Har enheten lämpliga och effektiva kontroller för att säkerställa att den interna rapporteringen ger ledningen relevant och kvalitativ information?

4.1.1

Erhåller eller genererar enheten och använder relevant och kvalitativ information (från interna och/eller externa källor) som underlag för sina förvaltningsberättelser?

SBAE

4.1.2

Får enhetens ledning regelbundna (månatliga, kvartalsvisa) rapporter om framsteg som har gjorts i fråga om måluppnåelse och med aktiviteter och projekt?

SBAE

4.1.3

Omfattar informationen kvalitativa aspekter av genomförandet, såsom användning av resultatindikatorer, genomförandestatus och förseningar, centrala problem och frågor?

SBAE

4.1.4

Omfattar informationen finansiella aspekter, såsom jämförelser mellan budget och utfall och analyser av kostnader per aktivitet/projekt?

SBAE

4.1.5

Sprider enheten information som behövs för att den interna kontrollen ska fungera till de egna medarbetarna, inklusive om den interna kontrollens mål och ansvaret för den?

SBAE

4.2	Extern rapportering (utgående) – finansiella rapporter Upprättar och presenterar enheten årsredovisningar som är tillförlitliga och överensstämmer med tillämpliga internationella standarder?

4.2.1

Upprättar och presenterar enheten årsredovisningar som är tillförlitliga?

Med ”tillförlitlig” menas att de finansiella rapporterna

—	ger en rättvisande bild av enhetens ekonomiska ställning, resultat och kassaflöden,

—	återspeglar den ekonomiska innebörden av transaktioner, andra händelser och förhållanden, och inte enbart deras juridiska form,

—	är neutrala, det vill säga opartiska,

—	är försiktiga, och

—	är fullständiga i alla väsentliga hänseenden.

Vägledning

Att lämna årsredovisningar är en viktig förutsättning för öppenhet. Förmågan att upprätta årsredovisningar i rätt tid är en viktig indikator på hur väl redovisningssystemet fungerar och vilken kvalitet bokföringen håller.

För att de finansiella rapporterna ska vara användbara och bidra till öppenhet måste de vara begripliga för läsaren och behandla transaktioner, tillgångar och skulder på ett genomblickbart och konsekvent sätt. Det är detta som standarder för finansiell rapportering syftar till. En del länder har egna standarder för finansiell rapportering inom den offentliga sektorn, vilka fastställs av regeringen eller något annat behörigt organ. För att bli allmänt accepterade anpassas sådana nationella standarder vanligen till internationella standarder som de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (IPSAS), av vilka en del är relevanta för länder som använder sig av periodiserad redovisning och andra är relevanta för system som bygger på redovisning av in- och utbetalningar.

4.2.2

Har den finansiella information som lämnas i de finansiella rapporterna följande egenskaper som gör den användbar för användarna?

—	Relevant: Finansiell information bör ha relevans för användarnas beslutsfattande.

—	Väsentlig: Tyngdpunkten bör ligga på finansiell information som väntas påverka användarnas beslut.

—	Rättvisande: Finansiell information bör ge en sann och rättvisande bild och inte innehålla felaktigheter.

—	Jämförbar: Finansiell information bör möjliggöra jämförelser mellan perioder och organisationer.

—	Verifierbar: Informationen bör motsvara enhetens bakomliggande ekonomiska situation.

—	Aktuell: Den finansiella informationen bör inte lämnas med onödig fördröjning.

—	Begriplig: Den finansiella informationen ska vara begriplig för användare som har rimliga kunskaper om enhetens verksamhet.

4.2.3

Upprättar och presenterar enheten årsredovisningar som överensstämmer med tillämpliga internationella standarder? Vilket ramverk för finansiell rapportering är tillämpligt? Vilka grundläggande regler och bestämmelser måste enheten följa när den upprättar och presenterar sina årsredovisningar?

SBAE

4.2.4

Andra upplysning enligt god praxis

Lämnar enheten i sina finansiella rapporter upplysningar om följande punkter:

—	Enhetens adress och företagsform samt den jurisdiktion i vilken den verkar?

—	Verksamhetens karaktär och enhetens huvudsakliga aktiviteter?

—	Hänvisning till den lagstiftning och övriga regelverk som enheten omfattas av?

—	Den kontrollerande enhetens namn och identitet (i tillämpliga fall)?

—	Jämförelser mellan budget och utfall när det gäller avsättningar/åtaganden och utbetalningar?

—	Uppgifter om finansieringskällor (mottagna belopp/fordringar och finansiärernas identitet)?

—	Rapport över finansiell ställning och resultat per typ av aktivitet, program, projekt (förvaltnings-)fond och finansieringsinstrument för den period som de finansiella rapporterna omfattar?

4.2.5

Följer enheten nationella standarder för redovisning (inbegripet finansiell rapportering) som är tillämpliga i det land där den är etablerad? Exempel: Världsbanken, det vill säga Internationella banken för återuppbyggnad och utveckling (IBRD) och Internationella utvecklingsfonden (IDA) följer god redovisningssed i Förenta staterna (US GAAP).

4.2.6

Följer enheten internationella standarder för redovisning (inbegripet finansiell rapportering) eller redovisningsprinciper och -regler som föreskrivs genom särskilda förordningar eller konventioner?

—	Internationella redovisningsstandarder för den offentliga sektorn (IPSAS)

—	Internationella standarder för finansiell rapportering (IFRS)

—	Andra särskilda konventioner eller bestämmelser, såsom United Nations System Accounting Standards (UNSAS)

SBAE

4.2.7

I enlighet med vilken redovisningsprincip upprättas och presenteras enhetens finansiella rapporter?

—	Periodiseringsprincipen.

—	Kontantprincipen.

—	Modifierad kontant- eller periodiseringsprincip (det vill säga en blandning).

Fotnot: Enligt periodiseringsprincipen redovisas transaktioner och andra händelser när de inträffar (inte bara när kontanter eller motsvarande mottas eller betalas). Således registreras transaktioner och händelser i bokföringen och redovisas i de finansiella rapporterna för de perioder då de uppkommer. Vid periodiserad redovisning redovisas tillgångar, skulder, nettotillgångar/eget kapital, intäkter och kostnader.

SBAE

4.2.8

Vilket räkenskapsår tillämpar enheten?

SBAE

4.2.9

Omfattar enhetens finansiella rapporter följande delar:

—	Rapport över förändringar i nettotillgångar/eget kapital, rapport över finansiell ställning (kallas även balansräkning eller rapport över tillgångar och skulder)?

—	Rapport över finansiellt resultat (kallas även rapport över intäkter och kostnader eller resultaträkning)?

—	Rapport över förändringar i nettotillgångarna/eget kapital?

—	Kassaflödesanalys?

—	Redovisningsprinciper och noter till de finansiella rapporterna?

SBAE

4.2.10

Lämnas enhetens finansiella rapporter till extern revision inom sex månader efter räkenskapsårets slut?

SBAE

4.3

Extern rapportering (utgående) – särskild rapportering till givare/finansiärer

Har enheten rapporteringsförfaranden som möjliggör korrekt rapportering i rätt tid till givare/finansiärer (inklusive Europeiska kommissionen) om hur medel som de har tillhandahållit för projekt, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument har använts?

4.3.1

Har enheten särskilda rapporteringsförfaranden för aktiviteter, projekt eller (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument som finansieras av EU eller andra givare?

SBAE

4.4	Extern rapportering (inkommande) – rapportering från vidaredelegerade enheter och stödmottagare Vidtar enheten lämpliga åtgärder som i rimlig omfattning säkerställer att stödmottagarna lämnar tillförlitliga rapporter i rätt tid om hur de medel som enheten tillhandahåller har använts?

4.4.1

Har enheten särskilda rapporteringsförfaranden för aktiviteter, projekt, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument som finansieras av EU eller andra givare?

SBAE

4.4.2

Ställer enheten upp villkor för stödmottagarnas rapportering om de finansiella och kvalitativa aspekterna av genomförandet av aktiviteter, projekt, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument?

SBAE

4.4.3

Lämnas det tydlig och korrekt information om rapporteringsvillkoren (till exempel användning av kravspecifikationer, användning av (webbaserade) riktlinjer, instruktioner, broschyrer)?

—	Vilka är de viktigaste rapporteringsvillkoren?

—	Är dessa villkor bindande? Exempel: fastställs villkoren i (bilagor) till överenskommelser eller kontrakt som enheten ingår med stödmottagarna?

—	Förklarar man vilka följderna av att inte uppfylla villkoren (till exempel regler för kostnaders stödberättigande) blir?

SBAE

4.4.4

Övervakar/kontrollerar enheten om rapporteringsvillkoren uppfylls?

SBAE

4.4.5

Erhåller och granskar enheten regelbundna lägesrapporter från stödmottagarna?

SBAE

4.4.6

Åtgärdar enheten effektivt och skyndsamt problem som upptäcks vid granskningen av dessa rapporter? Exempel på sådana problem: betydande skillnader mellan budgeterade och faktiska kostnader, ovanliga utgiftsposter, utgifter som (kanske) inte är stödberättigande, förseningar med genomförande av projekt och projektaktiviteter som inte genomförs som planerat.

SBAE

PELARE 1 – INTERN KONTROLL

5.	ÖVERVAKNING – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Övervakar enheten (komponenterna i) sitt system för interna kontroller på ett regelbundet och effektivt sätt?

5.1	Övervakning av (komponenterna i) det interna kontrollsystemet (om enheten inte har någon internrevisionsfunktion) Om enheten inte har någon internrevisionsfunktion – har den vidtagit lämpliga och effektiva åtgärder för att övervaka den interna kontrollen?

5.1.1

Hur övervakar enheten huvudsakligen (komponenterna i) sitt system för interna kontroller?

SBAE

5.1.2

Hur initierar enheten åtgärder för att avhjälpa brister i (komponenterna i) sitt system för interna kontroller?

SBAE

5.2	Internrevisionsfunktion Har enheten någon effektiv funktion för internrevision?

5.2.1

Standarder och arbetsbeskrivning för internrevisionen

Följer internrevisionsfunktionen internationella standarder för yrkesutövningen och de etiska regler som har utfärdats av Institute of Internal Auditors (www.theiia.org)?

SBAE

Vägledning

Det krävs regelbunden och korrekt återkoppling till ledningen om hur det interna kontrollsystemet fungerar, från en internrevisionsfunktion eller motsvarande övervakningsfunktion. I en del länder gör internrevisionsfunktionen enbart en inledande kontroll av transaktionerna, som då anses utgöra en del av den interna kontrollen.

5.2.2

Standarder och arbetsbeskrivning för internrevisionen (fortsättning)

Har internrevisionsfunktionen antagit en intern arbetsbeskrivning som överensstämmer med Institute of Internal Auditors definition av internrevision, etiska regler och standarder?

Fotnot: En arbetsbeskrivning för internrevisionen är ett formellt dokument i vilket syftet med internrevisionsfunktionens arbete, dess befogenheter och ansvarsområde fastställs. I arbetsbeskrivningen för internrevisionen fastställs i) internrevisionens ställning inom organisationen och formerna för rapporteringen till styrelsen från internrevisionsfunktionens chef, ii) tillgången till dokument, personal och lokaler som har relevans för utförandet av uppdragen och iii) omfattningen av internrevisionens verksamhet. Det slutliga godkännandet av arbetsbeskrivningen för internrevisionen görs av enhetens högsta ledning eller ett övervakningsorgan (revisionskommitté) beroende på vad som är tillämpligt.

SBAE

5.2.3

Oberoende

Vilken plats har internrevisionsfunktionen i enhetens organisationsstruktur?

SBAE

5.2.4

Oberoende

Är internrevisionsfunktionen oberoende, det vill säga inte underkastad villkor som hotar dess förmåga att fullgöra sina skyldigheter i fråga om internrevision på ett opartiskt sätt?

SBAE

5.2.5

Oberoende (fortsättning)

Har chefen för internrevisionsfunktionen direkt och obegränsad tillgång till den högsta ledningen och övervakningsorganet, beroende på vad som är tillämpligt?

SBAE

5.2.6

Arbetets mål och omfattning

Vilket slags uppgifter har internrevisionsfunktionen?

SBAE

5.2.7

Arbetets mål och omfattning (fortsättning)

Vilken verksamhet bedrivs eller ska bedrivas av internrevisionsfunktionen?

SBAE

5.2.8

Arbetets mål och omfattning

Fastställs det i arbetsbeskrivningen för internrevisionen vilket slags (gransknings-)tjänster som ska tillhandahållas till enheten?

OBS: Med ”granskningstjänster” avses internrevisorns objektiva bedömning av bevis i syfte att tillhandahålla ett oberoende utlåtande eller slutsatser om en enhet, verksamhet, funktion, process, system eller annat. Granskningsuppdragets art och omfattning fastställs i International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing.

SBAE

5.2.9

Arbetets mål och omfattning

Gör internrevisionsfunktionen en riskbedömning för aktiviteterna och/eller de organisatoriska funktionerna (till exempel avdelningar, enheter)?

OBS: En effektiv internrevision (eller systemövervakning) bör också kännetecknas av en fokusering på högriskområden.

SBAE

5.2.10

Arbetets mål och omfattning

Utarbetar internrevisionsfunktionen en flerårig (vanligen treårig) revisionsplan samt årliga verksamhetsplaner? Hur och av vem väljs föremålen för revisionen ut och godkänns?

SBAE

5.2.11

Arbetets mål och omfattning (fortsättning)

Innefattar dessa planer en lämplig uppsättning typer av revisionsuppgifter, såsom efterlevnad, räkenskapsrevisioner, revisioner av lönesystemet, systemrevisioner som inkluderar informationsteknik, revisioner med fokus på rättsutredningar och förvaltningsrevisioner?

SBAE

5.2.12

Arbetets mål och omfattning

Arbetar internrevisionsfunktionen med all verksamhet som enheten administrerar?

SBAE

5.2.13

Rapportering

Utarbetas och utfärdas rapporterna från internrevisionen enligt en fastställd tidsplan, och översänds de till enhetens högsta ledning och ett övervakningsorgan eller en revisionskommitté, beroende på vad som är tillämpligt?

SBAE

5.2.14

Rapportering (fortsättning)

Lämnar internrevisionsfunktionen regelbundna (det vill säga månatliga, kvartalsvisa) lägesrapporter till enhetens ledning och ett övervakningsorgan/en revisionskommitté beroende på vad som är tillämpligt?

SBAE

5.2.15

Uppföljning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer

Behandlas och åtgärdas de iakttagelser och rekommendationer som internrevisionen resulterar i (till enhetens högsta ledning och ett övervakningsorgan eller en revisionskommitté, beroende på vad som är tillämpligt)?

SBAE

5.2.16

Uppföljning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer

Reagerar enhetens ledning snabbt på internrevisionens iakttagelser?

SBAE

5.2.17

Uppföljning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer

Genomförs internrevisionens rekommendationer skyndsamt och i sin helhet?

OBS: En effektiv internrevision (eller systemövervakning) bör också kännetecknas av åtgärder från ledningen med anledning av internrevisionens iakttagelser. Detta är av avgörande betydelse, eftersom underlåtenhet att reagera på iakttagelser riskerar att göra internrevisionsfunktionen mindre motiverad.

SBAE

5.3	Ledningens bedömning av effektiviteten hos systemet för intern kontroll Gör enhetens ledning en bedömning av effektiviteten hos systemet för intern kontroll?

5.3.1

Inkluderar ledningen en rapport om effektiviteten hos sitt system för intern kontroll (det vill säga en internkontrollrapport) i enhetens årsredovisning?

Om ja: granska enhetens internkontrollrapporter för de senaste tre åren och den oberoende revisorns rapport om ledningens bedömning av effektiviteten hos systemet för intern kontroll.

Om ja: vilket slags uttalande (med eller utan reservation) lämnade de externa revisorerna i fråga om ledningens bedömning av effektiviteten hos systemet för intern kontroll?

SBAE

PELARE 2 – REDOVISNING

HUVUDFRÅGA (nivå 1)

Revisorns kommentarer

Tillämpar enheten ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid, vilket bygger på nationella och/eller internationella redovisningsstandarder och uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

Vägledning

Redovisningsprinciper är de principer, grunder, sedvänjor och regler samt den praxis som ett företag tillämpar vid upprättandet och utformningen av finansiella rapporter. En tillförlitlig grund innebär att enheten tillämpar redovisningsprinciper som är relevanta för användarnas beslutsfattande och tillförlitliga i och med att de finansiella rapporterna

—	ger en rättvisande bild av enhetens ekonomiska ställning, resultat och kassaflöden,

—	återspeglar den ekonomiska innebörden av transaktioner, andra händelser och förhållanden, och inte enbart deras juridiska form,

—	är neutrala, det vill säga opartiska,

—	är försiktiga, och

—	är fullständiga i alla väsentliga hänseenden.

Artikel 154 i budgetförordningen

Kommissionen kan godta att de redovisningssystem och interna kontrollsystem som används av enheter och personer som ska anförtros budgetgenomförandeuppgifter för kommissionens räkning ger motsvarande skydd för unionens finansiella intressen och rimliga garantier för att målen med förvaltningen uppnås.

PELARE 2 – REDOVISNING

1.	REDOVISNINGSSYSTEM OCH -PRINCIPER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

1.	Redovisningssystem och -principer

Huvudfråga (nivå 2): Använder enheten ett lämpligt redovisningssystem och har den tydliga och skriftliga redovisningsprinciper?

1.1

Tillämpar enheten redovisningsprinciper som uppfyller följande krav:

—	Är relevanta för användarnas beslutsfattande och ger en tillförlitlig grund för upprättandet av enhetens finansiella rapporter?

—	Överensstämmer med tillämpliga nationella och/eller internationella redovisningsstandarder eller redovisningsprinciper och -regler som föreskrivs genom särskilda förordningar eller konventioner?

1.2

Har enheten en handbok med redovisningsprinciper och -förfaranden, inklusive detaljerade beskrivningar av redovisningsförfaranden för olika typer av finansiella och bokföringsmässiga transaktioner?

SBAE

1.3

Använder enheten sig av ett ekonomisystem med dubbel bokföring?

OBS: Ett ekonomisystem med dubbel bokföring är en uppsättning regler för registreringen av finansiell information i ett redovisningssystem där varje transaktion eller händelse påverkar minst två olika konton i huvudboken.

SBAE

1.4

Har enheten en kontoplan som korrekt återspeglar dess verksamhet och aktiviteter?

SBAE

1.5

Gör enheten regelbundna avstämningar av konton för kassa och bank (i tillämpliga fall)?

SBAE

1.6

Gör enheten regelbundna avstämningar och regleringar av bevakningskonton och förskottskonton? Finns det separata konton (i huvudboken) för bokföring av förskott och slutbetalningar för olika projekt?

Observera att en tillförlitlig rapportering av finansiell information förutsätter att bokföringsrutinerna hela tiden kontrolleras och verifieras. Detta är en viktig del av den interna kontrollen och grunden för information av god kvalitet till ledningen och för externa rapporter. En grundläggande förutsättning för tillförlitliga data är att uppgifter från olika källor stäms av snabbt och ofta.

SBAE

1.7

Gör redovisningssystemet det möjligt att behandla och rapportera bokföringsinformation och finansiell information som rör specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument oberoende av om dessa finansieras av enheten själv och/eller från externa källor (såsom Europeiska kommissionen)?

SBAE

1.8

Kan enheten säkerställa ett redovisningsspår för transaktioner (inkomster och utgifter) som rör specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument oberoende av om dessa finansieras av enheten själv och/eller från externa källor (såsom kommissionen)?

SBAE

1.9

Hur registreras förskottsbetalningar till enheten från externa organisationer (till exempel kommissionen) för finansiering av specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument i enhetens bokföring?

SBAE

1.10

Har enheten förfaranden för att reglera förskott som den betalar till stödmottagare (regleras till exempel förskott på basis av de revisionsrapporter om medelsanvändningen som stödmottagarna lämnar in)?

PELARE 2 – REDOVISNING

2.	BUDGETERING – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

2.	Budgetering

Huvudfråga (nivå 2): har enheten ett budgetsystem och budgetförfaranden som resulterar i genomblickbara och tillförlitliga budgetar för dess verksamhet och aktiviteter?

2.1

Är budgetförfarandena formaliserade (till exempel genom en budgethandbok eller cirkulärskrivelser)?

SBAE

2.2

Med vilka intervall upprättas budgetar (år, halvår, kvartal)?

SBAE

2.3

Vilka är de viktigaste aktörerna i budgetprocessen?

SBAE

2.4

Vilka redovisningskällor och andra uppgiftskällor används?

SBAE

2.5

Har enheten ett lämpligt system för budgetklassificering (exempel på klassificeringskriterier: operativa kostnader och kapitalkostnader, verksamhetsbaserade eller funktionella budgetar, analytisk klassificering, klassificering utifrån projekt/underprojekt).

SBAE

2.6

Ger budgetarna en konsekvent och tydlig bild av beräknade/uppskattade kostnader i linje med enhetens verksamhet, aktiviteter och projekt?

SBAE

2.7

Är budgetarna genomblickbara och heltäckande, och återspeglar de enhetens verksamhet korrekt?

2.8

Är de antaganden som används vid upprättandet av budgetarna och för kalkyler av beräknade och uppskattade kostnader rimliga? Bygger de nycklar för kostnadsfördelningen som används för att beräkna kostnadsuppgifterna i budgetarna på logiska, konsekventa och rimliga antaganden och principer?

2.9

Är budgetuppgifterna relevanta och tillförlitliga, så att ledningen och/eller andra användare har någon verklig nytta av dem?

SBAE

2.10

Hur och av vem godkänns budgetarna?

SBAE

2.11

Kan redovisningssystemet producera heltäckande rapporter över faktiska utgifter i förhållande till den ursprungliga budgeten?

SBAE

2.12

Anges de faktiska totala utgifterna i rapporterna i förhållande till de totala utgifterna i den ursprungliga budgeten för perioden (kvartalet, halvåret), och utfärdas rapporterna inom en rimlig tidsperiod (en månad) efter periodens slut?

SBAE

2.13

Granskas skillnader mellan faktiska utgifter och ursprungligen budgeterade utgifter och förklaras ordentligt?

SBAE

2.14

Finns det ett lämpligt förfarande för att godkänna betydande avvikelser i utgiftsfördelningen i förhållande till den ursprungliga budgeten?

SBAE

2.15

Redovisas även utgifter som uppstår genom transfereringar till delar (till exempel kontor på andra orter) av enheten som arbetar på ett oberoende/självständigt sätt i förhållande till enhetens huvudkontor i rapporterna om budgetgenomförandet?

SBAE

PELARE 2 – REDOVISNING

3.	REDOVISNING OCH BUDGETERING I FRÅGA OM SPECIFIKA PROJEKT, AKTIVITETER, (FÖRVALTNINGS-)FONDER, FINANSIERINGSINSTRUMENT OCH BUDGETGARANTIER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Syftet med frågorna i detta avsnitt är att bedöma om enhetens redovisningssystem kan producera tillförlitliga rapporter i rätt tid om enhetens – och/eller stödmottagarnas – användning av medel för specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument (5). Användarna av dessa rapporter är enhetens ledning och/eller externa parter som har tillhandahållit finansiering (såsom Europeiska kommissionen).

3.	Redovisning och budgetering i fråga om projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten redovisnings- och budgetförfaranden som möjliggör en korrekt rapportering i rätt tid till givare/finansiärer (däribland Europeiska kommissionen) om användningen av medel som tillhandahålls för projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument, och den kapacitet och de processer som krävs för att ta fram redovisningar (6) ?

3.1

Har enheten ett redovisningssystem och förfaranden som gör det möjligt att generera relevant och tillförlitlig information som underlag för rapporter (med finansiell och kvalitativ information) och redovisningar om projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument som finansieras av EU eller andra givare?

SBAE

3.2

Möjliggör enhetens redovisningssystem generering av finansiella rapporter för specifika projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument eller av aggregerade redovisningsuppgifter som direkt kan användas för att utarbeta finansiella rapporter och redovisningar?

SBAE

Vägledning

En enhets informationssystem innehåller vanligen standardiserade bokföringsposter som behövs för att bokföra återkommande transaktioner. Ett exempel kan vara poster för bokföring av lönekostnader i huvudboken.

En enhets finansiella rapportering inbegriper också icke standardiserade bokföringsposter som används för att bokföra icke återkommande, ovanliga transaktioner eller justeringar. Dessa kan behövas för att redovisa kostnadsposter (inklusive kostnadsfördelning) för specifika projekt som inte omfattas av standardiserade redovisningsförfaranden och bokföringsposter. I system med manuellt förda huvudböcker kan icke standardiserade bokföringsposter identifieras genom inspektion av bokföringsböcker, dagböcker och bokföringsunderlag.

3.3

I vilken omfattning måste enheten göra nya bokföringsnoteringar, justera noteringar och/eller behandla och ändra finansiella uppgifter och kostnadsuppgifter manuellt på andra sätt för att upprätta fullständiga och tillförlitliga rapporter?

SBAE

3.4

I vilken omfattning använder enheten mellanliggande allokeringstabeller och/eller tabeller för (kostnads-)allokering för att spåra den finansiella information som presenteras i projektspecifik information till enhetens konton i huvudboken och/eller kostnadsbokföringen?

SBAE

3.5

I vilken omfattning använde enheten andra programvaror (till exempel kalkylprogram som Excel) som komplement till sina vanliga redovisningsprogram för att producera finansiella rapporter?

SBAE

3.6

Inhämta tillräcklig kunskap om hur finansiell information (det vill säga utgifter) om projekt redovisas i enhetens redovisningssystem (det vill säga viktiga antaganden, fördelningsprinciper) och hur denna information har utvunnits och inkluderats (automatiskt/manuella justeringar) i de finansiella rapporterna.

SBAE

3.7

Har enheten ett budgeteringssystem och förfaranden som gör det möjligt att generera relevant och tillförlitlig information som underlag för budgetering för projekt, aktiviteter, (förvaltnings-)fonder och finansieringsinstrument?

OBS: i princip är samma frågor som om enhetens allmänna budgetprocess tillämpliga.

SBAE

PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION
HUVUDFRÅGA (nivå 1)	Revisorns kommentarer
Är enheten föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?
Vägledning En extern revision av hög kvalitet är en viktig förutsättning för öppenhet i fråga om enhetens användning av resurser, däribland medel från givare. Den externa revisionens kvalitet beror främst på revisionens mål och omfattning, tillämpningen av lämpliga revisionsstandarder och den externa revisorns, det vill säga revisionsinstitutionens, opartiskhet och självständighet.

PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION

1.	RÄTTSLIG RAM – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för den externa revisionen?

1.1

Är enheten föremål för en extern revision som utförs av ett oberoende professionellt externt revisionsföretag (privat sektor) i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder?

Om ja: besvara frågorna i punkterna 2.1 (Principer) och 3 (Externa revisionsförfaranden)

SBAE

1.2

Är enheten föremål för en extern revision som utförs av en nationell revisionsinstitution (offentlig sektor) i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder? Om ja: besvara frågorna i avsnitt 3 nedan.

Om ja: besvara frågorna i punkterna 2.2 (Principer) och 3 (Externa revisionsförfaranden).

SBAE

1.3

Är enheten föremål för en extern revision som utförs av ett externt revisions- eller tillsynsorgan som verkar inom en specifik rättslig eller institutionaliserad ram (till exempel FN:s externa revisor) i enlighet med standarder som motsvarar de internationella revisionsstandarderna? Om ja: besvara frågorna i avsnitt 4 nedan.

Om ja: besvara frågorna i punkterna 2.3 (Principer) och 3 (Externa revisionsförfaranden).

SBAE

PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION

2.	PRINCIPER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

2.1

Den externa revisionen utförs av ett oberoende professionellt externt revisionsföretag (privat sektor) i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder.

Huvudfråga (nivå 2): Omfattas enheten av en extern revision som uppfyller följande krav:

—	Den utförs av ett professionellt externt revisionsföretag som är oberoende i förhållande till enheten och tillämpar de grundläggande yrkesetiska principerna om bland annat integritet, objektivitet, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet och professionellt beteende?

—	Den utförs i enlighet med revisionsstandarder som motsvarar de internationella revisionsstandarder (ISA) som har utfärdats av International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

2.1.1

Genomförs revisionen av ett professionellt externt revisionsföretag som är medlem i ett etablerat nationellt redovisnings- eller revisionsorgan?

Är det nationella redovisnings- eller revisionsorganet medlem i Ifac?

2.1.2

Genomförs revisionen i enlighet med tillämpliga nationella revisionsstandarder, och överensstämmer dessa standarder med de internationella revisionsstandarder (ISA) som har utfärdats av International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

2.1.3

Omfattas den revisor som utför revisionen av etiska regler som fastställer grundläggande etiska principer för revisorer när det gäller integritet, objektivitet, oberoende, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet, professionellt beteende och tekniska standarder?

Är dessa etiska regler förenliga med Ifacs Code of Ethics for Professional Accountants, utfärdad av Ifacs International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA)?

2.1.4

Respekteras den grundläggande principen om oberoende fullt ut?

2.2

Den externa revisionen utförs av en nationell revisionsinstitution (offentlig sektor) i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder.

Huvudfråga (nivå 2): Omfattas enheten av en extern revision som uppfyller följande krav:

—

—	Den utförs i enlighet med revisionsstandarder som motsvarar de principer, standarder och riktlinjer som har utfärdats av Internationella organisationen för högre revisionsorgan (Intosai)?

2.2.1

Genomförs revisionen av en nationell revisionsinstitution som är medlem i Intosai?

2.2.2

Genomförs revisionen i enlighet med tillämpliga nationella revisionsstandarder och överensstämmer dessa standarder med Intosais standarder?

2.2.3

Är dessa etiska regler förenliga med Intosais etiska regler (ISSAI 30) eller motsvarande?

2.2.4

Respekteras den grundläggande principen om oberoende fullt ut?

2.3

Den externa revisionen utförs av ett externt revisions- eller tillsynsorgan som verkar inom en specifik rättslig eller institutionaliserad ram (till exempel FN:s externa revisor) och som är oberoende i förhållande till enheten i enlighet med standarder som motsvarar de internationella revisionsstandarderna.

Huvudfråga (nivå 2): Omfattas enheten av en extern revision som uppfyller följande krav:

—	Den utförs av ett externt revisions- eller tillsynsorgan som är oberoende i förhållande till enheten och tillämpar de grundläggande yrkesetiska principerna om bland annat integritet, objektivitet, yrkeskompetens och vederbörlig omsorg, konfidentialitet och professionellt beteende?

—	Den utförs i enlighet med revisionsstandarder som motsvarar internationella revisionsstandarder (ISA) eller Intosais standarder?

2.3.1

Utförs revisionen av ett externt revisions- eller tillsynsorgan som verkar inom en specifik rättslig eller institutionaliserad ram? Inhämta en kort beskrivning av denna ram.

2.3.2

Utförs revisionen i enlighet med standarder som motsvarar internationella revisionsstandarder (ISA) eller Intosais standarder?

2.3.3

Är dessa etiska regler förenliga med principerna i Ifacs Code of Ethics for Professional Accountants, utfärdad av Ifacs International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA), Intosais etiska regler (ISSAI 30) eller motsvarande etiska regler?

2.3.4

Respekteras den grundläggande principen om oberoende fullt ut?

PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION

3.	EXTERNA REVISIONSFÖRFARANDEN – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Omfattas enheten av lämpliga externa revisionsförfaranden?

2.1

Vilka typer av externa revisioner omfattas enheten av (till exempel årliga revisioner av enhetens finansiella rapporter, efterlevnadsrevisioner och andra revisioner)?

Vilka mål och vilken omfattning har dessa revisioner? Omfattar revisionerna också laglighet och korrekthet i samband med finansiering som tillhandahålls av Europeiska kommissionen och/eller andra finansiärer?

Hur ofta genomförs revisionerna?

Till vilka rapporterar revisorn?

SBAE

2.2

Av vilken eller vilka revisorer genomförs dessa revisioner (se punkt 1 ”Rättslig ram”)?

SBAE

2.3

Inom hur många månader efter utgången av enhetens räkenskapsår utfärdas en revisionsberättelse om dess finansiella rapporter?

Vilka typer av revisionsutlåtanden har utfärdats om de finansiella rapporterna under de senaste tre åren?

SBAE

2.4

Behandlas och åtgärdas de iakttagelser och rekommendationer som den externa revisionen resulterar i (till enhetens högsta ledning och ett övervakningsorgan eller en revisionskommitté, beroende på vad som är tillämpligt)?

SBAE

2.5

Reagerar enhetens ledning snabbt på iakttagelser från den externa revisionen?

SBAE

2.6

Genomförs rekommendationer från den externa revisionen skyndsamt och i sin helhet?

SBAE

PELARE 4 – BIDRAG

HUVUDFRÅGA (nivå 1)

Revisorns kommentarer

Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel i form av bidrag och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

Vägledning

Enheten kan ingå bidragsavtal direkt med stödmottagarna (7). Ett bidrag är ett ekonomiskt bidrag i form av en donation som en viss mottagare erhåller för att finansiera aktiviteter som mottagaren utför eller finansiera verksamhet (det vill säga driftskostnaderna) som mottagaren bedriver.

Enheten bör ha förfaranden som i rimlig utsträckning säkerställer att dessa stödmottagare uppfyller kraven på intern kontroll, redovisning och extern revision. De principer som ett bidragssystem bygger på ska fastställas i en väldefinierad och genomblickbar rättslig ram som tydligt anger lämpliga policyer, förfaranden, ansvarsskyldighet och kontroller. Det finns visserligen ett eget ramverk för bidragssystemet, men det drar även nytta av den övergripande kontrollmiljön, däribland allmänhetens tillgång till information, enhetens interna kontroller, enhetens redovisningssystem och den externa revisionen.

Kommissionen kan godta regler och förfaranden för bidrag om följande villkor är uppfyllda:

a)	De är förenliga med principerna om proportionalitet, sund ekonomisk förvaltning, likabehandling och icke-diskriminering.

b)	De säkerställer öppenhet genom korrekt offentliggörande av meddelanden om ansökningsomgångar och att förfaranden för direkt tilldelning begränsas till rimliga belopp eller vederbörligen motiverade fall.

c)	De förebygger intressekonflikter i alla skeden av bidragsförfarandet.

PELARE 4 – BIDRAG

1.	LAGSTIFTNING OCH ÖVRIGA REGELVERK – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för tillhandahållandet av bidrag?

1.1

Vilka typer av bidrag tillhandahåller enheten? Är begreppet ”bidrag” och formerna för bidragen (till exempel maximibelopp, andel av åtgärdens totala (stödberättigande) kostnader, användning av schablonbelopp etc.) klart definierade i ramverket?

SBAE

1.2

Finns det riktlinjer för de sökande när bidrag tilldelas efter ansökningsomgångar, och beskrivs förfarandena och reglerna för hela processen från ansökan till tilldelning av bidrag tydligt i dessa riktlinjer?

—	Är dessa riktlinjer offentliggjorda och lätt tillgängliga?

—	Beskrivs de viktigaste principerna (se nedan) och viktiga frågor som regler om stödberättigande och erforderliga styrkande handlingar tydligt i riktlinjerna, och innehåller de en beskrivning av aktiviteterna/åtgärden?

—	Inkluderar riktlinjerna dokument som bidragsansökningsblanketter och mallar för åtgärdsbudgetar?

—	Finns det tillgängliga, lättillgängliga, genomblickbara, icke-diskriminerande, effektiva och ändamålsenliga möjligheter till omprövning? Får mottagarna/de sökande information om sina rättigheter under hela processen?

SBAE

1.3

Använder enheten standardiserade mallar för bidragsavtal?

Kan åtgärder och aktiviteter definieras på ett tydligt sätt i avtalsmallarna?

Identifieras alla stödmottagare i avtalen?

Specificeras minst följande i avtalen: syftet, stödmottagaren/stödmottagarna, varaktigheten, det maximala finansieringsbeloppet, en budget för åtgärden eller arbetsprogrammet samt stödmottagarens/stödmottagarnas skyldigheter?

SBAE

1.4

Framgår gällande villkor, regler och kriterier tydligt av avtalen?

Fastställs samordnarens och de övriga stödmottagarnas eventuella skyldigheter och ansvarsområden, samt villkoren för att lägga till eller ta bort en stödmottagare, tydligt av avtalen om ett bidrag tilldelas flera enheter?

Ändringar av bidragsavtal får inte vara sådana att de påverkar beslutet om att tilldela bidraget eller, i relevanta fall, strida mot principen om likabehandling av de som ansöker om bidrag. Är dessa kriterier uppfyllda?

Finns det grundläggande regler om stödberättigande kostnader (till exempel kostnader som faktiskt har burits av stödmottagaren)?

SBAE

PELARE 4 – BIDRAG

2.	PRINCIPER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Är följande principer integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens system för tilldelning av bidrag: öppenhet, likabehandling, kriterier för stödberättigande och undvikande av intressekonflikter?

I enlighet med den överbryggande principen om proportionalitet ska dessa principer vara integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens system för tilldelning av bidrag. Principerna är inte absoluta, och ett begränsat antal undantag kan göras förutsatt att sådana undantag tydligt anges, är rimliga och motiverade.

2.1

Öppenhet: Offentliggörs förslagsinfordringar med stor spridning och på ett lättillgängligt sätt? Har de sökande tillräckligt med tid på sig för att lämna in förslag?

2.2

Likabehandling: Bedöms förslagsinfordringarna av en oberoende utvärderingskommitté som tillämpar tydliga och offentliggjorda kriterier? Görs urval och tilldelning endast på grundval av ansökan? Är kommunikation med de sökande tillåten i dessa skeden?

2.3.1

Kriterier för stödberättigande: Innehåller systemet för tilldelning av bidrag kriterier för stödberättigande som är genomblickbara och icke-diskriminerande? Är kriterierna för stödberättigande offentliggjorda och lätt tillgängliga?

2.3.2

Kriterier för stödberättigande: Finns det kriterier för att de sökande ska vara berättigade till bidrag (till exempel rättslig och administrativ ställning och regler om nationalitet)?

2.3.3

Kriterier för stödberättigande: Finns det kriterier för stödberättigande för de åtgärder som ska finansieras med bidragen (till exempel typer av aktiviteter, sektorer eller teman och geografiska områden som omfattas av bidraget)?

2.5

Undvikande av dubbelfinansiering: Innehåller systemet för tilldelning av bidrag grundläggande regler som tydliggör att samma kostnader som avser samma åtgärd inte kan finansieras två gånger?

2.6

Undvikande av intressekonflikter: Innehåller systemet för tilldelning av bidrag förfaranden och regler som syftar till att förhindra intressekonflikter under hela tilldelningsprocessen?

PELARE 4 – BIDRAG

3.	BIDRAGSFÖRFARANDEN – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av bidrag?

3.1	Offentliggörande av förslagsinfordringar – Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för offentliggörande av förslagsinfordringar?

3.1.1

Publiceras förslagsinfordringar i nationella/internationella medier (till exempel tidningar, internet)?

SBAE

3.1.2

Är relevanta dokument tillgängliga och lätt åtkomliga (till exempel på webbplatser) för de sökande? Exempel på relevanta dokument: riktlinjer för de sökande med viktiga kriterier för till exempel stödberättigande sökande, åtgärder och utgifter, ansökningsblanketter, mallar för bidragsavtal eller överenskommelser och bilagor.

SBAE

3.1.3

Ger systemet för tilldelning av bidrag möjlighet att tilldela bidrag utan förslagsinfordran (det vill säga direkt tilldelning)? Är villkoren för ett förfarande för direkt tilldelning strikta och begränsade till vederbörligen motiverade undantagsfall, till exempel bidrag till förmånsländer, krissituationer, monopolsituationer eller liknande?

SBAE

3.1.4

Innehåller systemet för tilldelning av bidrag en stöd- och informationsfunktion (har man till exempel organiserat informationsmöten för potentiella sökande eller inrättat en kontaktpunkt eller hjälpcentral, tillhandahåller man svar på vanliga frågor eller handböcker)?

—	Är det möjligt för de sökande att lämna in frågor under perioden mellan offentliggörandet av förslagsinfordran och utgången av tidsfristen för inlämnande av förslag?

—	Sprids svaren på en sökandes frågor till övriga sökande?

SBAE

3.2	Inlämnande av förslag – Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för inlämnande av förslag?

3.2.1

Har enheten förfaranden för mottagande, registrering och förvaring av de sökandes förslag?

Använder enheten elektroniska system/it-system för att registrera och behandla bidragsansökningar? Finns det åtgärder och kontroller som säkerställer integritet, tillgänglighet och när så är lämpligt konfidentialitet för dokumenten och skydd av personuppgifter?

SBAE

3.2.2

Får de sökande information om tidsfristerna för inlämnande av förslag?

SBAE

3.3	Säkerhet och konfidentialitet – Tillämpar enheten regler och förfaranden som säkerställer att förslagen skyddas och hålls konfidentiella?

3.3.1

Innehåller systemet för tilldelning av bidrag regler som säkerställer att förslagen skyddas och hålls konfidentiella, särskilt genom att

—	säkerställa att det finns åtgärder för skydd och förvaring av förslagen (till exempel att man för ett dokumentregister, numrerar alla dokument eller har ett centralt förvaringsutrymme för alla dokument), samt begränsa tillgången till dokument och

—	överväga behovet av elektroniska skyddsåtgärder och ha dokumenterade processer för elektronisk lagring och kommunikation (till exempel så att förslag som lämnas in på elektronisk väg skyddas från åtkomst före sluttidpunkten eller att systemet kan tillbakavisa för sent inkomna förslag automatiskt).

SBAE

3.4	Mottagande, registrering och öppnande av förslag – Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för mottagande, registrering och öppnande av förslag?

3.4.1

Innehåller systemet för tilldelning av bidrag förfaranden för öppnandet av förslagen, särskilt genom att

—	det finns en utvärderingskommitté som öppnar och bestyrker förslagen så snart som möjligt efter tidsfristens utgång,

—	det finns kriterier för hur kommitténs medlemmar utses,

—	grundläggande information om förslagen lämnas och registreras i officiella protokoll i samband med att de öppnas,

—	det finns en tydlig policy där omständigheter som gör att förslag ogiltigförklaras fastställs (till exempel att förslag som inkommer efter sluttidpunkten ogiltigförklaras om inte orsaken är ett misstag från den tilldelande enhetens sida, eller kriterier för anbudsgivares rätt att delta),

—	det säkerställs att klargöranden av inlämnade förslag inte leder till väsentliga förändringar efter den sista inlämningsdagen och

—	det säkerställs att en tydlig och formell rapport över alla mottagna förslag utarbetas innan de överlämnas till de tjänstemän som ska utvärdera dem.

SBAE

3.5	Urvals- och utvärderingsförfaranden – Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för urval och utvärdering av bidragsansökningar?

3.5.1

Utvärderare/utvärderingskommitté (se avsnittet om upphandling för vägledning om utvärderingskommittéer)

—	Genomförs urvals- och utvärderingsförfarandena av fler än en person, helst av en kommitté?

—	Finns det fastställda kriterier för hur utvärderingskommittén utses? Kommittén kan eventuellt också bestå av externa experter, vid sidan av tjänstemän från olika avdelningar utan hierarkiska kopplingar, beroende på förslagens värde och risknivån.

—	Har utvärderingskommittéernas roll, funktion, sammansättning och arbetsordning fastställts? Har ordförandens utan rösträtt och kommittémedlemmarnas med rösträtt ansvarsområden fastställts på ett tydligt sätt?

—	Finns det förfaranden för förvaring av och tillgång till (konfidentiella) förslagshandlingar?

—

Finns det inte några intressekonflikter för de tjänstemän som ansvarar för utvärderingen (till exempel genom bestämmelser om obligatoriskt offentliggörande), och omfattas de av sekretesskrav? Om en utvärderingskommitté används måste medlemmarna väljas ut med hjälp av kriterier för integritet och yrkeskvalifikationer.

—	Omfattas alla relevanta aspekter av utvärderingen av en skriftlig rapport som undertecknas av utvärderarna/utvärderingskommittén?

SBAE

3.5.2

Administrativa och formella kontroller

Blir förslagen föremål för administrativa och formella kontroller av utvärderingskommittén eller annan personal, vars arbete i sådana fall måste granskas av kommittén?

Fokuserar dessa kontroller på att ansökningsblanketten är fullständigt och korrekt ifylld och att alla styrkande handlingar har lämnats in?

Kan dessa kontroller resultera i att en ansökan tillbakavisas, vilket innebär att ett förslag inte utvärderas vidare?

Kan de sökande tillhandahålla information som saknas eller styrkande handlingar eller ge klargöranden inom en fastställd tidsfrist?

SBAE

3.5.3

Stödberättigande

Blir förslagen föremål för kontroller av stödberättigandet av utvärderingskommittén eller annan personal, vars arbete i sådana fall måste granskas av kommittén?

Görs dessa kontroller på basis av en checklista med kriterier för stödberättigande?

OBS: Dessa kriterier för stödberättigande kan avse de sökande (till exempel rättslig och administrativ ställning, regler om nationalitet och grunder för uteslutning) och de åtgärder som ska finansieras med bidragen (till exempel typer av aktiviteter, sektorer eller teman och geografiska områden som omfattas av bidraget).

Inbegriper dessa kontroller en granskning av erforderliga styrkande handlingar?

Kan dessa kontroller resultera i att en ansökan tillbakavisas, vilket innebär att ett förslag inte utvärderas vidare?

SBAE

3.5.4

Finansiell och operativ kapacitet

Blir förslagen föremål för kontroller av finansiell och operativ kapacitet av utvärderingskommittén eller annan personal, vars arbete i sådana fall måste granskas av kommittén?

Görs dessa kontroller på basis av en checklista med kriterier?

Innehåller systemet för tilldelning av bidrag tydliga, objektiva och icke-diskriminerande kriterier för bedömning av om de sökande har tillräcklig finansiell och operativ kapacitet?

Anges och meddelas dessa kriterier i förslagsinfordran?

OBS: Med ”finansiell kapacitet” avses tillgång till stabila finansieringskällor som är tillräckliga för bedrivandet av verksamheten under hela åtgärdsperioden. Med ”operativ kapacitet” avses tillgång till yrkesmässig kompetens, färdigheter, kvalifikationer och erfarenhet för att genomföra den föreslagna åtgärden. Bedömningar kan göras på basis av de styrkande handlingar som åtföljer förslaget, såsom finansiella rapporter och revisionsberättelser, och bevis för den sökandes genomförda åtgärder.

Kan dessa kontroller resultera i att en ansökan tillbakavisas, vilket innebär att ett förslag inte utvärderas vidare?

SBAE

3.5.5

Åtgärdens utformning och innehåll

Innehåller systemet för tilldelning av bidrag tydliga förfaranden, regler och kriterier för utvärdering av förslag i förhållande till fastställda mål? Exempel på viktiga punkter: åtgärdens utformning, prioriteringar, typ av aktiviteter, kvalitetsaspekter, förväntad effekt, hållbarhet, effektivitet och ändamålsenlighet, synlighet.

Använder man ett utvärderingsschema där alla relevanta utvärderingskriterier anges? Innehåller utvärderingsschemana en poängsättning för de viktigaste aspekterna av utvärderingen?

SBAE

3.5.6

Utvärderingskommitténs slutsatser

Utarbetar och undertecknar utvärderingskommittén en utvärderingsrapport över alla förslag rankade efter tilldelade poäng? Bifogas ifyllda utvärderingsscheman till denna rapport?

Innehåller dessa rapporter tydliga slutsatser om sökande vilkas förslag har antagits respektive inte har antagits?

SBAE

3.6	Tilldelning av bidrag – Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för tilldelning av bidrag?

3.6.1

Fattas beslutet om tilldelning av bidrag på en lämplig nivå (till exempel att utvärderingskommittén lägger fram ett förslag och det formella beslutet fattas av enhetens högsta ledning)?

SBAE

3.6.2

Har bidragsbesluten en lämplig form (finns det beslutsmallar)?

Utvisar bidragsbesluten det totala finansieringsbeloppet, uppgifter om stödmottagaren, åtgärdens/aktivitetens rubrik/beskrivning, skälen till tilldelningen i relevanta fall, i synnerhet om dessa inte överensstämmer med utvärderingskommitténs uppfattning, namnen på sökande vilkas förslag inte har antagits och skälen till detta?

SBAE

3.6.3

Fattas det särskilda beslut om ansökningar som inte antas?

SBAE

3.7	Meddelande och offentliggörande efter tilldelningen – Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för meddelanden om och offentliggöranden av tilldelningen av bidrag?

3.7.1

Meddelanden om tilldelningen till de sökande

Får sökande vilkas förslag har antagits skriftliga meddelanden om tilldelningen av bidrag med relevanta uppgifter (till exempel åtminstone bidragsbeloppet) kort efter det att tilldelningsbeslutet har fattats?

Får sökande vilkas förslag inte har antagits skriftliga meddelanden om tilldelningen av bidrag kort efter det att tilldelningsbeslutet har fattats, och anges skälen till att deras ansökningar avslås?

SBAE

3.8	Bidragsavtal – Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för ingående av bidragsavtal?

3.8.1

Ingår enheten bidragsavtal med de sökande/stödmottagarna kort efter det att tilldelningsbeslutet har fattats?

SBAE

3.8.2

Innehåller bidragsavtalen villkor och regler för utbetalningen av bidrag, såsom krav på styrkande handlingar eller att bidragen dras in, upphör eller minskas vid bristfälligt, partiellt eller sent genomförande? Har stödmottagarna möjlighet att framföra synpunkter på detta?

SBAE

3.8.3

Har enheten förfaranden för att kontrollera att de kostnader som stödmottagarna uppger i sina begäranden om betalning (till exempel en deklaration i form av en finansiell rapport) är faktiska, korrekta, korrekt registrerade och stödberättigande kostnader i enlighet med villkoren i bidragsavtalet?

SBAE

3.8.4

Har enheten följande:

—	Förfaranden för att avbryta eller säga upp genomförandet av en bidragsöverenskommelse eller utbetalningen av bidrag eller en stödmottagares deltagande till följd av oriktigheter, bedrägerier eller åsidosättanden av avtalsmässiga skyldigheter?

—	Lämpliga regler och förfaranden för att inkassera felaktigt utbetalda belopp, när så krävs genom att inleda rättsliga förfaranden och genom att försöka överlåta anspråk på sina stödmottagare till den upphandlande myndigheten eller Europeiska kommissionen?

SBAE

3.8.5

Innehåller bidragsavtalen krav på intern kontroll, redovisning (inklusive finansiell rapportering) och extern revision?

SBAE

3.8.6

Har enheten förfaranden som i rimlig utsträckning säkerställer att stödmottagarna uppfyller (de avtalsmässiga) kraven på intern kontroll, redovisning och extern revision?

PELARE 5 – UPPHANDLING

HUVUDFRÅGA (nivå 1)

Revisorns kommentarer

Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

Vägledning

De principer som ett upphandlingssystem bygger på ska fastställas i en väldefinierad och genomblickbar rättslig ram som tydligt anger lämpliga policyer, förfaranden, ansvarsskyldighet och kontroller. En av de viktigaste principer som fastställs i denna rättsliga ram är användningen av öppenhet och konkurrens för att uppnå rättvisa och rimliga priser och valuta för pengarna överlag. Det finns visserligen ett eget ramverk för upphandlingssystemet, men det drar även nytta av den övergripande kontrollmiljön, däribland allmänhetens tillgång till information, enhetens interna kontroller, enhetens redovisningssystem och den externa revisionen.

Principer i artikel 154 i budgetförordningen

Kommissionen kan godta regler och förfaranden för upphandling om följande villkor är uppfyllda:

a)	De är förenliga med principen om omfattande konkurrens mellan anbudsgivare i syfte att få bästa valuta för pengarna, och förhandlade förfaranden begränsas till fall där de är vederbörligen motiverade och kontraktsvärdet är måttligt.

b)	De garanterar öppenhet genom bestämmelser om att i synnerhet anbudsinfordringar på lämpligt sätt ska offentliggöras i förväg, samt att uppgifter om dem som valts ut som kontraktsparter på lämpligt sätt ska offentliggöras efter förfarandet.

c)	De garanterar likabehandling, proportionalitet och icke-diskriminering.

d)	De förebygger intressekonflikter i alla skeden av upphandlingsförfarandet.

e)	De innehåller lämpliga granskningsförfaranden, regler för återvinning av felaktigt utbetalda belopp samt regler för uteslutning från tillgång till finansiering (grunder för uteslutning ska bedömas inom uteslutningspelaren).

Den nationella lagstiftningen i medlemsstater eller tredjeländer som införlivar direktiv 2014/24/EU (som upphäver direktiv 2004/18/EG) bör anses vara likvärdig med de regler som tillämpas av institutionerna i enlighet med budgetförordningen.

PELARE 5 – UPPHANDLING

1.	LAGSTIFTNING OCH ÖVRIGA REGELVERK – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för upphandling?

1.1

Är den rättsliga ramen hierarkiskt uppbyggd och är det tydligt fastställt att den har företräde?

SBAE

1.2

Är den fritt och lätt tillgänglig för allmänheten på lämpliga sätt?

SBAE

1.3

Är den tillämplig på all upphandling som görs?

SBAE

1.4

Vilka typer av upphandling (till exempel byggentreprenader, tjänster och varor) regleras av detta ramverk?

SBAE

PELARE 5 – UPPHANDLING

2.	PRINCIPER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Är följande principer integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna i enhetens upphandlingssystem: öppenhet, likabehandling, allmänhetens tillgång till upphandlingsinformation, undvikande av intressekonflikter och användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna?

2.1

Öppenhet. Skapar upphandlingssystemet en tillräcklig öppenhet i hela upphandlingscykeln (det vill säga anbudsinfordran, utvärdering, tilldelning och tvistlösning) för att främja en rättvis och jämlik behandling av anbudsgivarna, det vill säga potentiella leverantörer och uppdragstagare?

2.2.1

Likabehandling. Innehåller upphandlingssystemet förfaranden som säkerställer att alla berättigade anbudsgivare har samma möjligheter att konkurrera och som säkerställer icke-diskriminering?

SBAE

2.2.2

Likabehandling. Innehåller upphandlingssystemet bestämmelser om lika tillgång för alla potentiella anbudssökande? Några exempel: inga begränsningar till vissa anbudssökande, offentliggörande och annonsering som säkerställer största möjliga deltagande, bestämmelser som säkerställer att anbudsspecifikationerna inte innehåller omotiverade hinder för anbudssökandes tillgång (tekniska eller administrativa hinder (till exempel kriterier för urval, uteslutning och tilldelning) och hinder som sammanhänger med tidsplaner och tidsfrister).

SBAE

2.2.3

Likabehandling. Innehåller upphandlingssystemet bestämmelser om att onödiga restriktioner i fråga om anbudsgivarnas storlek, sammansättning och art ska undvikas?

SBAE

2.2.4

Likabehandling. Innehåller upphandlingssystemet regler som syftar till att hålla nere kostnaderna för att lämna anbud (till exempel genom att inte i onödan förändra anbudsformerna, inte kräva information som man inte har någon större nytta av, avsätta tillräckligt med tid för utarbetandet av anbuden och om möjligt använda elektroniska system för anbudsgivningen).

SBAE

2.2.5

Likabehandling. Försöker man utforma anbudsförfaranden så att anbudsuppgörelser undviks? Till exempel genom att hålla anbudsgivarnas identitet hemlig genom att identifiera dem med nummer i stället för namn och uppmuntra många anbudsgivare att delta.

Vägledning: en anbudsuppgörelse innebär att anbudsgivarna kommer överens om att inte konkurrera under upphandlingsprocessen, vilket resulterar i att allmänheten får betala ett för högt pris.

SBAE

2.3

Offentliggörande av upphandlingsinformation. Ger upphandlingssystemet allmänheten tillgång till all relevant upphandlingsinformation, till exempel upphandlingsplaner, möjligheter att lämna anbud, tilldelning av kontrakt och information om resultaten av klagomål?

Vägledning

Det är viktigt att från öppenhetssynpunkt att sprida information till allmänheten på lämpliga sätt (till exempel via myndigheters eller förvaltningars webbplatser, upphandlingsjournaler, nationella eller regionala tidningar eller på begäran av upphandlingsorgan) om upphandlingsprocesserna och resultaten av dem. Ett bra och säkert informationssystem fångar upp data om upphandlingstransaktioner och genererar tillförlitliga uppgifter i rätt tid.

SBAE

2.4

Undvikande av intressekonflikter. Innehåller upphandlingssystemet förfaranden och regler för att förebygga intressekonflikter under hela upphandlingsförfarandet?

2.5.1

Användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna. Innehåller upphandlingssystemet konkurrensutsatta anbudsförfaranden som medför att önskad kvalitet hos tjänster, varor och byggentreprenader erhålls till bästa möjliga pris?

SBAE

2.5.2

Användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna. Klargörs de olika upphandlingsförfaranden som kan användas och hur de ska motiveras tydligt i upphandlingssystemet? Faktorer som bör beaktas:

—	Upphandlingens natur: tjänster (till exempel tekniskt stöd och studier), varor (till exempel utrustning och material) eller byggentreprenader (till exempel infrastruktur och andra anläggningsarbeten).

—	Typen av upphandlingsförfarande: öppet, selektivt, konkurrenspräglad dialog, förhandlat förfarande etc.

—	Värdet av upphandlingen och tröskelvärden för olika kontrakt, till exempel tjänster, varor och byggentreprenader.

2.5.3

Användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna. Vilka av följande typer av upphandlingsförfaranden förekommer i upphandlingssystemet: öppet (internationellt eller lokalt), selektivt, ramkontrakt, dynamiskt inköpssystem, konkurrenspräglad dialog, förhandlat förfarande (användningen av förhandlade förfaranden bör begränsas till rimliga belopp eller vederbörligen motiverade fall), direktupphandling med flera?

SBAE

2.5.4

Användning av konkurrensutsatta anbudsförfaranden och bäst valuta för pengarna. Har dessa förfaranden utformats på ett sätt som medger sund och öppen konkurrens?

PELARE 5 – UPPHANDLING

Vägledning om olika typer av upphandlingsförfaranden

Öppet förfarande

Vid öppna (internationella eller lokala) anbudsförfaranden får alla företag och andra typer av ekonomiska aktörer lämna anbud. Kontraktet ges maximal publicitet genom att ett meddelande offentliggörs i nationella eller internationella tidningar och i andra lämpliga medier. En fysisk eller juridisk person som vill lämna anbud kan be att få förfrågningsunderlaget (eventuellt mot betalning) i enlighet med de förfaranden som anges i meddelandet om upphandling. Anbuden granskas. Anbudsgivarnas rätt att delta och deras finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet kontrolleras och ett urval görs. Anbuden jämförs och kontraktet tilldelas. Ingen förhandling är tillåten.

Selektivt förfarande

Vid selektiva anbudsförfaranden kan alla företag och andra typer av ekonomiska aktörer begära att få lämna anbud, men endast de som uppfyller urvalskriterierna kan uppmanas att inkomma med anbud. Urvalskriterierna och de uppgifter som ska utföras beskrivs i det offentliggjorda meddelandet om upphandling. Förteckningen över alla anbudssökande som har svarat på meddelandet skärs ned till en slutlista med de högst kvalificerade, på basis av deras svar. Kontraktet ges maximal publicitet genom att ett meddelande offentliggörs i nationella eller internationella tidningar och i andra lämpliga medier. Förfrågningsunderlagen skickas ut till de anbudssökande på listan. När anbuden har analyserats jämförs de, och en anbudsgivare tilldelas kontraktet. Ingen förhandling är tillåten.

Ramkontrakt

Ett ramkontrakt är en överenskommelse mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera ekonomiska aktörer. Syftet är att fastställa villkoren för särskilda kontrakt som kan tilldelas under en given period, särskilt i fråga om varaktighet, ämne, pris, maximalt värde, genomföranderegler och planerade kvantiteter. Ramkontrakt med flera ekonomiska aktörer kallas ”multipla ramkontrakt”. Dessa sluts i form av separata kontrakt med identiska villkor. Både det lägsta och det högsta antalet aktörer med vilka den upphandlande myndigheten har för avsikt att sluta kontrakt ska framgå av specifikationerna. Dessa kontrakt får inte löpa längre än ett visst antal år (till exempel fyra), utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom syftet med ramkontraktet. Den upphandlande myndigheten får inte missbruka ramkontrakten eller använda dem på ett sätt som avser att hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen. Specifika kontrakt som bygger på ramkontrakt tilldelas på villkoren i ramkontraktet och ska respektera principerna om öppenhet, proportionalitet, likabehandling, icke-diskriminering och rättvis konkurrens.

Dynamiska inköpssystem

Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för köp av sådant som vanligen används under en begränsad period. Det är öppet för alla företag eller andra ekonomiska aktören som uppfyller urvalskriterierna och har lämnat in preliminära anbud som överensstämmer med de tekniska kraven. Inga specifika tröskelvärden tillämpas. Den upphandlande myndigheten offentliggör ett meddelande om upphandling för varje enskilt kontrakt och uppmanar alla anbudsgivare som ingår i systemet att lämna anbud. Kontraktet tilldelas det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet (det vill säga att mest valuta för pengarna är det enda tilldelningskriteriet).

Konkurrenspräglad dialog

Vid särskilt komplicerade kontrakt får den upphandlande myndigheten, om den anser att vare sig användningen av öppet förfarande eller selektivt förfarande kommer att resultera i mest valuta för pengarna, använda sig av en konkurrenspräglad dialog. Ett kontrakt kan anses vara ”särskilt komplicerat” om den upphandlande myndigheten inte objektivt kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose dess behov eller mål eller specificera den rättsliga eller finansiella utformningen av projektet. Inga specifika tröskelvärden tillämpas. Den upphandlande myndigheten ska offentliggöra ett meddelande om upphandling där den anger sina behov och krav och definierar dessa i meddelandet eller i en bilaga. Den ska inleda en dialog med de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i meddelandet om upphandling. Denna dialog kan omfatta alla aspekter av upphandlingen. Den genomförs emellertid separat med varje anbudssökande på basis av dennas förslag till lösningar och idéer. Den upphandlande myndigheten ska säkerställa likabehandling av anbudsgivarna och hålla anbuden konfidentiella. Således får den inte välja ut de bästa lösningarna från olika anbudsgivare. Minst tre anbudssökande ska uppmanas att lämna anbud. Om färre anbudssökande än tre uppfyller urvalskriterierna kan den upphandlande myndigheten fortsätta förfarandet med den eller de som uppfyller kriterierna. Den upphandlande myndigheten får inte utöka detta antal genom att uppmana andra ekonomiska aktörer som inte har deltagit i förfarandet eller anbudssökande som inte uppfyller urvalskriterierna att lämna anbud. Den upphandlande myndigheten ska under dialogen behandla samtliga anbudsgivare lika och se till att de lösningar som har föreslagits och annan information som har lämnats under dialogen hålls konfidentiell, om inte den anbudssökande samtycker till att den sprids. Den upphandlande myndigheten ska upprätta en rapport som innehåller en motivering för det sätt på vilket dialogen genomfördes.

Efter att ha informerat deltagarna om att dialogen är avslutad ska den upphandlande myndigheten uppmana dem att lämna sitt slutgiltiga anbud på grundval av de lösningar som har lagts fram och specificerats under dialogen. Anbuden ska innehålla all den information som krävs för att genomföra projektet. På den upphandlande myndighetens begäran kan anbuden klargöras, preciseras eller finjusteras, men detta får inte leda till att grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud ändras, eftersom en sådan ändring riskerar att snedvrida konkurrensen eller ha en diskriminerande effekt. På den upphandlande myndighetens begäran kan den anbudsgivare vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga anmodas att klargöra vissa aspekter i anbudet eller att bekräfta åtaganden som anges i detta, under förutsättning att det inte leder till ändring av väsentliga delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud, snedvridning av konkurrensen eller diskriminering.

Den upphandlande myndigheten får besluta om priser eller betalning till deltagarna i dialogen. Kontraktet tilldelas det anbud som överensstämmer med de tekniska kraven och är det mest ekonomiskt fördelaktiga (det vill säga att mest valuta för pengarna är det enda tilldelningskriteriet). Standardmallarna måste anpassas efter behov.

Förhandlat förfarande/direktupphandling

Ett kontrakt kan tilldelas direkt (genom direktupphandling eller förhandlat förfarande) under vissa omständigheter (till exempel när det kontrakt som ska tilldelas inte överstiger ett visst värde eller när exceptionella omständigheter motiverar en direkt tilldelning). Vid ett förhandlat förfarande ska en utvärderingskommitté tillsättas för att genomföra förfarandet. Den upphandlande myndigheten ska i samtliga fall upprätta en rapport där den förklarar hur deltagarna i förhandlingarna valdes ut och priset fastställdes samt grunderna för tilldelningsbeslutet. Den upphandlande myndigheten bör säkerställa att grundläggande principer för upphandlingsförfaranden tillämpas, såsom att kontrollera att regler för rätten att delta (nationalitetsregler) samt kriterier för urval och uteslutning följs.

OBS: I enlighet med avsnitt 2 punkterna 11–12 i bilaga I till budgetförordningen bör förhandlade förfaranden begränsas till rimliga belopp eller vederbörligen motiverade fall.

PELARE 5 – UPPHANDLING

3.	UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för upphandling?

3.1	Inbjudan att lämna anbud. Finns det lämpliga regler och förfaranden för inbjudan att lämna anbud och för varje typ av upphandling (till exempel öppna, selektiva och förhandlade förfaranden)?

3.1.1

Säkerställer upphandlingssystemet tillräcklig öppenhet i fråga om upphandlingen?

—	Vid öppna förfaranden: görs informationen om upphandlingen, inklusive utvärderingskriterierna, allmänt tillgänglig?

—	Vid selektiva och förhandlade förfaranden: offentliggörs information om hur man kvalificerar sig i ett lätt tillgängligt medium inom en tidsperiod och på ett sätt som rimligen gör det möjligt för leverantörer som har rätt att delta att ansöka?

3.1.2

Innehåller upphandlingssystemet regler om offentliggörande av ett meddelande om upphandling som inbegriper

—	information om arten av den vara eller tjänst som ska upphandlas, specifikationer, kvantitet, tidsram för leverans, realistiska slutdatum och klockslag, uppgifter om var man kan få dokumentation och vart anbuden ska skickas,

—	en tydlig och fullständig beskrivning av kriterierna för urval och tilldelning som är icke-diskriminerande och inte kan ändras i efterhand,

—	uppgifter om hanteringen av kontraktet, betalningsplan och -metod samt eventuella erforderliga garantier och

—	kontaktuppgifter för förfrågningar?

SBAE

3.1.3

Innehåller upphandlingssystemet regler som ska meddelas potentiella leverantörer inom samma tidsperiod och på samma sätt, särskilt genom att

—	uppmuntra informationsutbyte på formell basis (till exempel kontaktpunkter för förfrågningar, informationsmöten, webbmodul där klargörande sammanträden kan observeras, publicering av frågor och svar på internet),

—	säkerställa att förfrågningar om klargöranden besvaras skyndsamt och att informationen översänds till alla berörda parter,

—	omedelbart informera om ändringar, helst via samma kanal som den som ursprungligen användes och

—	offentliggöra information, helst på internet, som möjliggör extern övervakning och offentlig granskning?

SBAE

3.2

Förfaranden för urval och utvärdering samt tilldelning av kontrakt

Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för utvärdering och tilldelning?

Finns det regler som säkerställer att utvärderingen genomförs korrekt, under sekretess och på ett objektivt sätt?

Tillämpar enheten lämpliga kriterier för utvärderingen?

Finns det tydliga kriterier för valet av den anbudsgivare som ger mest valuta för pengarna, till exempel lägst pris, förhållandet mellan pris och kvalitet eller annat?

3.2.1

Säker och konfidentiell information

3.2.1.1

Innehåller upphandlingssystemet regler som säkerställer att lämnad information skyddas och hålls konfidentiell, särskilt genom att

—	säkerställa att det finns åtgärder för skydd och förvaring av anbudshandlingar (till exempel att man för ett dokumentregister, numrerar alla dokument eller har ett centralt förvaringsutrymme för alla dokument), samt begränsa tillgången till dokument och

—	överväga behovet av elektroniska skyddsåtgärder och ha dokumenterade processer för elektronisk lagring och kommunikation (till exempel så att anbud som lämnas på elektronisk väg skyddas från åtkomst före sluttidpunkten eller att systemet kan tillbakavisa för sent inkomna anbud automatiskt)?

SBAE

3.2.2

Förfaranden för öppnande av anbuden

3.2.2.1

Innehåller upphandlingssystemet ett tydligt förfarande för öppnandet av anbuden, särskilt genom att

—	det finns ett team (eller en utvärderingskommitté) som öppnar, bestyrker och kopierar förseglade anbud så snart som möjligt efter tidsfristens utgång, vilket om möjligt omedelbart följs av en offentlig anbudsöppning,

—	det finns kriterier för hur teamets medlemmar utses,

—	grundläggande information om anbuden lämnas och registreras i officiella protokoll i samband med att de öppnas, helst inför allmänheten,

—	det finns en policy där omständigheter som gör att anbud ogiltigförklaras fastställs (till exempel att anbud som inkommer efter sluttidpunkten ogiltigförklaras om inte orsaken är ett misstag från den upphandlande enhetens sida), liksom kriterier för anbudsgivares rätt att delta,

—	det säkerställs att klargöranden av inlämnade anbud inte leder till väsentliga förändringar efter den sista inlämningsdagen och

—	det säkerställs att en tydlig och formell rapport över alla mottagna anbud utarbetas (med datum och klockslag för inlämnandet samt kommentarer från anbudsgivarna) innan de överlämnas till de tjänstemän som ska utvärdera dem?

SBAE

3.2.3

Kriterier för urval och upprättande av en selektiv förteckning

3.2.3.1

Innehåller upphandlingssystemet tydliga, objektiva och icke-diskriminerande kriterier för

—	bedömning av om anbudsgivarna har tillräcklig finansiell, ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet och

—	urval och upprättande av en selektiv förteckning över anbudssökande och anbudsgivare som uppfyller dessa kriterier?

SBAE

3.2.3.2

Anges och meddelas dessa urvalskriterier i meddelandena om upphandling?

SBAE

3.2.3.3

Innehåller upphandlingssystemet tydliga och objektiva kriterier för bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska och finansiella kapacitet?

Exempel på kriterier: balansräkningsuppgifter för de senaste tre åren, uppgifter om omsättning/intäkter/rörelseresultat de senaste tre åren, antal anställda under de senaste tre åren.

SBAE

3.2.3.4

Innehåller upphandlingssystemet tydliga och objektiva kriterier för bedömning av anbudsgivarnas tekniska och yrkesmässiga kapacitet?

Exempel på kriterier: tillhandahållna tjänster, levererade varor och utförda byggentreprenader under de senaste tre åren, varuprover, beskrivningar, foton, specifikationer för levererade produkter och/eller utrustning.

SBAE

3.2.4

Kriterier för utvärdering och tilldelning

3.2.4.1

Innehåller upphandlingssystemet tydliga, objektiva och icke-diskriminerande kriterier för en detaljerad utvärdering av anbudens tekniska och finansiella aspekter?

SBAE

3.2.4.2

Finns det tydliga och objektiva kriterier och regler för att fastställa resultaten av utvärderingen (till exempel genom att ange viktiga kriterier för varje anbudssökande eller anbudsgivare)?

SBAE

3.2.4.3

Tilldelas kontrakten på basis av tydliga tilldelningskriterier som meddelas de anbudssökande? Tilldelas kontrakten till den anbudsgivare som erbjuder lägst pris eller enligt förfarandet för mest valuta för pengarna (det vill säga att det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet väljs)?

SBAE

3.2.5

Utvärderare/utvärderingskommitté

3.2.5.1

Genomförs utvärderingarna av fler än en person eller helst av en kommitté?

SBAE

3.2.5.2

Finns det fastställda kriterier för hur utvärderingskommittén utses? Kommittén kan eventuellt också bestå av externa experter, vid sidan av tjänstemän från olika avdelningar, beroende på upphandlingens värde och risknivån.

SBAE

3.2.5.3

Har utvärderingskommittéernas roll, funktion, sammansättning och arbetsordning fastställts? Har ordförandens utan rösträtt och kommittémedlemmarnas med rösträtt ansvarsområden fastställts på ett tydligt sätt? Har kommittén en sekreterare som sköter alla administrativa uppgifter som sammanhänger med utvärderingsförfarandet?

SBAE

3.2.5.4

Finns det lämpliga förfaranden för förvaring av och tillgång till (konfidentiella) anbuds- och förslagshandlingar?

SBAE

3.2.5.5

SBAE

3.2.5.6

Omfattas alla relevanta aspekter av utvärderingen av en skriftlig rapport som undertecknas av utvärderarna/utvärderingskommittén?

SBAE

PELARE 5 – UPPHANDLING

Vägledning om utvärderingskommittéer

Tillsättning och sammansättning

Anbuden bör öppnas och utvärderas av utvärderare eller en utvärderingskommitté som formellt har utsetts av den upphandlande myndigheten, och som består av en ordförande utan rösträtt, en sekreterare utan rösträtt och ett udda antal medlemmar med rösträtt. Utvärderarna ska erhålla detaljerad information om tidsplanen och den arbetsbelastning uppdraget som utvärderare medför. Utvärderarna ska vara tillgängliga under den fastställda utvärderingsperioden. Ersättare för utvärderarna bör utses för varje förfarande, för att förhindra förseningar om de ordinarie utvärderarna inte är tillgängliga. De röstberättigade medlemmarna måste i tillräcklig grad behärska det språk på vilket anbuden är upprättade. De röstberättigade medlemmarna ska ha nödvändig teknisk och administrativ kunskap för att kunna yttra sig sakkunnigt om anbuden. Utvärderarnas identitet bör hållas konfidentiell.

Opartiskhet och konfidentialitet

Utvärderingskommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om opartiskhet och konfidentialitet. En medlem som har eller kan ha en faktisk eller potentiell intressekonflikt med en anbudsgivare eller sökande måste uppge detta och omedelbart avgå från utvärderingskommittén.

Under förfarandet för tilldelning av kontrakt får kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudssökande, sökande eller anbudsgivare endast förekomma under omständigheter som garanterar öppenhet och likabehandling. Ingen information om granskning, klargöranden eller utvärdering av anbud eller förslag eller beslut om tilldelning av kontrakt får lämnas innan den upphandlande myndigheten har godkänt utvärderingsrapporten. Om en anbudsgivare, anbudssökande eller sökande försöker påverka processen på något sätt (genom att ta kontakt med medlemmar av utvärderingskommittén eller på annat sätt) kan dennas anbud eller förslag omedelbart uteslutas från vidare övervägande.

Med undantag för mötet för öppnande av anbuden genomförs utvärderingskommitténs sammanträden bakom stängda dörrar. För att säkerställa sekretess får endast utvärderingskommitténs medlemmar närvara vid sammanträdena.

Inga anbud eller förslag, förutom de kopior som utvärderarna erhåller, får lämna det rum eller den byggnad där utvärderingskommittén håller sina sammanträden innan kommittén har avslutat sitt arbete. De ska förvaras på en säker plats när de inte används.

Kommittémedlemmarnas ansvarsområden

Ordföranden ansvarar för samordningen av utvärderingsprocessen och för att säkerställa att den genomförs på ett opartiskt och genomblickbart sätt. Utvärderingskommitténs röstande medlemmar har ett kollektivt ansvar för de beslut som kommittén fattar.

Kommitténs sekreterare ansvarar för alla administrativa uppgifter som sammanhänger med utvärderingsförfarandet. Häri ingår bland annat att föra protokoll vid utvärderingskommitténs sammanträden, bevara dokumentation och handlingar samt upprätta utvärderingsrapporter. Kommunikation med anbudsgivare eller sökande under utvärderingsprocessen med anledning av framställningar om klargöranden ska vara skriftlig.

Tidsplan

Utvärderingskommittén ska tillsättas i så god tid att medlemmarna har möjlighet att förbereda och genomföra utvärderingen. Utvärderingen av anbuden ska slutföras innan anbudens giltighetstid löper ut. Det är mycket viktigt att alla anbudsgivare får information utan dröjsmål, oavsett om de tilldelas kontraktet eller inte.

När utvärderingen har slutförts bör den upphandlande myndigheten omgående fatta tilldelningsbeslutet genom att godkänna utvärderingsrapporterna.

Giltighetstid

Anbudsgivarna är bundna av sina anbud under den period som anges i anbudsinfordran och/eller förfrågningsunderlaget. Denna period ska vara tillräckligt lång för att den upphandlande myndigheten ska hinna granska anbuden, godkänna förslaget om tilldelning av kontraktet, meddela de anbudsgivare vilkas anbud har antagits och vilkas anbud inte har antagits samt sluta kontrakt. Anbudens giltighetstid bör fastställas till ett lämpligt antal kalenderdagar (till exempel 90 dagar) efter utgången av tidsfristen för lämnande av anbud.

PELARE 5 – UPPHANDLING

3.	UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN (fortsättning) – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

3.2.6

Tilldelning av kontrakt

3.2.6.1

Innehåller upphandlingssystemet regler om information till anbudsgivarna och en bredare allmänhet om resultatet av upphandlingsprocessen på följande sätt:

—	Genom att anbudsgivare vilkas anbud har antagits och vilkas anbud inte har antagits får meddelanden om resultatet av sitt deltagande i anbudsgivningen liksom om när och var informationen om tilldelningen av kontraktet offentliggörs?

—

Genom att möjligheten att offentliggöra grunderna för tilldelningsbeslutet, inklusive i vilken utsträckning kvalitativa aspekter av anbuden har beaktats, övervägs? Lämna inte ut kommersiellt känsliga uppgifter som skulle kunna främja hemlig samverkan i framtida upphandlingar om det antagna anbudet eller om andra anbud.

—	Genom att tillämpa den obligatoriska tidsfristen under vilken avtal inte får ingås, när sådan finns, innan kontraktet börjar löpa?

SBAE

3.2.6.2

Innehåller upphandlingssystemet regler som gör det möjligt att på begäran avrapportera till leverantörerna genom att

—	konfidentiell information (till exempel affärshemligheter och prissättning) inte lämnas ut,

—	styrkorna och svagheterna hos anbud som inte har antagits framhålls,

—	säkerställa att den skriftliga rapporten godkänns av en högre upphandlingstjänsteman i förväg om avrapporteringen sker skriftligen och

—	organisera muntliga avrapporteringar, under förutsättning att diskussionerna genomförs på ett strukturerat sätt så att konfidentiell information inte lämnas ut och att de registreras ordentligt?

SBAE

3.3

System för klagomål

Innehåller upphandlingssystemet en oberoende, genomblickbar, icke-diskriminerande, effektiv och ändamålsenlig administrativ process för granskning av upphandlingen i syfte att hantera klagomål från deltagarna såväl före som efter tilldelningen och innan kontraktet undertecknas?

En snabb hantering av klagomål är nödvändig för att göra det möjligt att vid behov ändra tilldelningsbeslut och undvika rättsliga åtgärder till följd av uteblivna vinster och kostnader som är förknippade med upprättandet av anbud eller förslag efter det att kontraktet har undertecknats. Med en bra process finns det också möjlighet att överklaga beslut genom att hänskjuta klagomål till en oberoende högre myndighet.

3.3.1

Ger upphandlingssystemet information om hur man framför klagomål som rör upphandlingsprocessen? Granskas klagomål av en funktion eller ett organ som

—	består av erfarna yrkesmän som väl känner till den rättsliga ramen för upphandling och som har medlemmar från den privata sektorn, civilsamhället och staten,

—	inte i någon egenskap är involverad i upphandlingstransaktioner eller i den process som leder till att tilldelningsbeslut fattas,

—	inte tar ut avgifter som gör det omöjligt för berörda parter att framföra klagomål,

—	tillämpar förfaranden för inlämnande och hantering av klagomål som är tydligt definierade och tillgängliga för allmänheten,

—	har befogenheter att avbryta upphandlingsprocessen,

—	utfärdar beslut inom den tidsram som anges i reglerna eller bestämmelserna och

—	utfärdar beslut som är bindande för alla partier (utan att hindra ett senare överklagande till en extern högre myndighet)?

SBAE

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT (8)

HUVUDFRÅGA (nivå 1)

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel/budgetgarantier genom finansieringsinstrument och i enlighet med de kriterier som Europeiska unionen har fastställt?

Vägledning

Ett finansieringsinstrument kan utformas som kapitalinvesteringar, investeringar i form av kapital likställt med eget kapital, lån, garantier eller andra riskdelningsinstrument och kan vid behov kombineras med andra former av ekonomiskt stöd.

Budgetförordning för Europeiska unionens allmänna budget.

Kommissionen kan genomföra finansieringsinstrument inom ramen för indirekt förvaltning genom att anförtro uppgifter till enheter och deras finansiella intermediärer. I avdelning X i budgetförordningen för Europeiska unionens allmänna budget fastställs principer och villkor för genomförandet av finansieringsinstrument enligt följande:

—	Finansieringsinstrument som genomförs inom ramen för direkt och indirekt förvaltning (artikel 208 i budgetförordningen).

—	Utnämnande av de enheter som anförtros genomförandet av finansieringsinstrument vid indirekt förvaltning (artikel 208.4 i budgetförordningen).

—	Principer och villkor för finansieringsinstrument och budgetgarantier (artikel 209 i budgetförordningen).

—	Innehållet i överenskommelser om medverkan med enheter som anförtros genomförandet av finansieringsinstrument vid indirekt förvaltning (artiklarna 155.6 och 208 i budgetförordningen).

—	Övervakning av finansieringsinstrument (artiklarna 155 och 209 i budgetförordningen).

—	Regler och genomförande (artikel 215 i budgetförordningen).

Internationella redovisningsstandarder för enheter i den privata sektorn

I IAS (internationell redovisningsstandard) 32 och 39 definieras ett finansiellt instrument som ”varje form av avtal som ger upphov till en finansiell tillgång i ett företag och en finansiell skuld eller ett egetkapitalinstrument i ett annat företag”.

I IAS 32, Finansiella instrument, beskrivs kraven på redovisning av finansiella instrument, särskilt när det gäller klassificeringen av sådana instrument som finansiella tillgångar, finansiella skulder och egetkapitalinstrument. Standarden ger också vägledning om klassificeringen av därmed sammanhängande räntor, utdelningar och vinster/förluster, liksom om när finansiella tillgångar kan kvittas mot finansiella skulder. IAS 39 utfärdades på nytt i december 2003, var tillämplig på räkenskapsår som börjar den 1 januari 2005 eller senare och har ersatts av IFRS 9 Finansiella instrument, för räkenskapsår som börjar den 1 januari 2015 eller senare. I IFRS 9, Finansiella instrument, fastställs principer för redovisning och värdering av finansiella instrument och vissa avtal avseende köp eller försäljning av icke-finansiella poster. International Accounting Standards Board (IASB) utökar standarden allt eftersom den slutför de olika faserna i sitt heltäckande projekt om finansiella instrument, och den kommer i slutändan att helt ersätta IAS 39 Finansiella instrument: Redovisning och värdering.

Internationella redovisningsstandarder för enheter i den offentliga sektorn

För enheter i den offentliga sektorn är IPSAS, internationella redovisningsstandarder för den offentliga sektorn, 28–30 tillämpliga. Definitionerna av finansieringsinstrument och finansiella tillgångar, finansiella skulder och egetkapitalinstrument är i huvudsak desamma som i IAS 32. IFRS 9 har ingen motsvarighet i IPSAS, och är således inte tillämplig i IPSAS. Finansieringsinstrument kan kategoriseras utifrån hur de värderas:

—	Finansieringsinstrument som värderas till verkligt värde (vanligen marknadspriset): kontanta instrument, säkerheter, derivat, obligationer och egetkapitalinstrument som handlas på aktiva marknader.

—	Finansieringsinstrument som värderas till upplupet anskaffningsvärde: lån, fordringar, upplåning, egetkapitalinstrument utan någon aktiv marknad.

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT

1.	LAGSTIFTNING OCH ÖVRIGA REGELVERK – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för användning och genomförande av finansieringsinstrument?

Principerna för användning av finansieringsinstrument ska fastställas i en väldefinierad och genomblickbar rättslig ram som tydligt anger lämpliga policyer, förfaranden, ansvarsskyldighet och kontroller. Det finns visserligen ett eget ramverk för finansieringsinstrumenten, men de drar även nytta av den övergripande kontrollmiljön, enhetens interna kontroller, enhetens redovisningssystem och den externa revisionen.

1.1

Har enheten en tydlig rättslig ram för finansieringsinstrument som innehåller

—	beskrivningar av instrumenten med investeringsstrategier eller policyer, typ av stöd som tillhandahålls, kriterier för urval av finansiella intermediärer och slutmottagare samt andra operativa krav genom vilka de politiska målen för instrumentet omsätts i praktiken,

—

de system, regler och förfaranden som krävs för att uppnå och mäta ett målintervall för hävstångs- och multiplikatoreffekterna (strävan ska vara att EU genom att bidra till ett finansieringsinstrument mobiliserar en total investering som överstiger EU-bidragets storlek enligt de i förväg fastställda indikatorerna),

—

bestämmelser om förvaltningen av bidrag från tredje parter inklusive möjligheten att öppna förvaltningskonton för tredje parters räkning, bestämmelser om motpartsrisker, godtagbara likvida transaktioner, ansvaret hos olika berörda parter, korrigerande åtgärder vid alltför stora saldon på förvaltningskontona, bokföring och rapportering (9) som motsvarar de krav som EU ställer,

—	regler för redovisning, finansiell rapportering (separata finansiella rapporter för varje finansieringsinstrument) och extern revision,

—

system, regler och förfaranden för att reglera finansieringsinstrumentens löptid, möjligheterna till förlängning och avveckling, inklusive villkor för avveckling i förtid samt i tillämpliga fall exitstrategier och återbetalningar som har eller ska göras till den tredje parten eller till förvaltningskonton och

—	system, regler och förfaranden för att övervaka genomförandet av stöd till finansiella intermediärer och slutmottagare, inklusive de finansiella intermediärernas egna rapportering?

SBAE

1.2

Vilka typer av finansieringsinstrument använder enheten eller planerar den att använda? Skaffa en detaljerad beskrivning av följande:

—

De typer av finansieringsinstrument som används med förklaringar av (tekniska) termer och förkortningar. Finansieringsinstrumenten kan inbegripa lån till marknadsränta, lån med gynnsamma räntesatser och återbetalningsvillkor, lån med resultatrelaterade återbetalningsvillkor, mikrolån, icke återbetalningsbara bidrag, garantier, ramverk för samarbete med tredje parter, såsom investerings- och blandfinansieringsinstrument med mera.

—

De risker som sammanhänger med varje finansieringsinstrument, hur dessa risker hanteras och vilka korrigeringsåtgärder som finns. Exempel på vanliga risker är växelkursrisker (lån som utfärdas och ska återbetalas i lokala valutor och som finansieras med internationella konvertibla valutor) och kreditrisker (låntagarnas kreditvärdighet).

SBAE

1.3

Hur tillhandahålls finansieringsinstrumenten till stödmottagarna (låntagarna)? På vilket sätt säkras de och med hjälp av vilken typ av ansvarsförbindelser och/eller garantier?

Besvara den ovanstående frågan när det gäller

—	stöd via finansiella intermediärer (finansiell förmedling),

—	direkt stöd till slutmottagarna (finansiering utan förmedling).

SBAE

1.4

Har enheten riktlinjer eller operativa bestämmelser och handböcker för de finansieringsinstrument som används?

SBAE

1.5

Använder enheten standardiserade mallar för tillhandahållandet av finansieringsinstrument, såsom modellavtal?

Besvara den ovanstående frågan när det gäller

—	finansiella intermediärer,

—	slutmottagare (vid finansiering utan förmedling).

SBAE

1.6

Framgår relevanta villkor tydligt av avtalen?

SBAE

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT

2.	PRINCIPER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Är följande principer och villkor integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna för enhetens finansieringsinstrument?

Grundläggande principer (artikel 209.1 i budgetförordningen).

Finansieringsinstrument ska användas enligt principerna om sund ekonomisk förvaltning, öppenhet, proportionalitet, icke-diskriminering, likabehandling och subsidiaritet, samt i överensstämmelse med deras mål och, där detta är tillämpligt, för den period som fastställts i den grundläggande akten för dessa finansieringsinstrument.

Val av finansiella intermediärer (artikel 208 i budgetförordningen)

De finansiella intermediärerna ska väljas ut på ett öppet, proportionellt och icke-diskriminerande sätt, som inte leder till intressekonflikter. De finansiella intermediärerna eller slutmottagarna av medel från finansieringsinstrumenten ska väljas ut med hänsyn till typen av finansieringsinstrument som ska genomföras, respektive enhets erfarenhet och ekonomiska och operativa förmåga samt den ekonomiska bärkraften i slutmottagarnas projekt. Valet av enhet ska motiveras på ett tydligt, begripligt och objektivt sätt, och får inte ge upphov till intressekonflikt.

Villkor för finansieringsinstrument och budgetgarantier (artikel 209 i budgetförordningen)

Finansieringsinstrument och budgetgarantier ska uppfylla följande grundläggande villkor: inriktas på marknadsmisslyckanden eller suboptimala investeringssituationer, uppnå additionalitet, inte snedvrida konkurrensen på den inre marknaden och vara förenliga med reglerna för statligt stöd, medföra en hävstångseffekt, återspegla ett gemensamt intresse och ge en ersättning som är förenlig med riskdelningen.

Vägledning

I enlighet med den överbryggande principen om proportionalitet ska dessa principer vara integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna för enhetens finansieringsinstrument. Principerna är inte absoluta, och ett begränsat antal undantag kan göras förutsatt att sådana undantag tydligt anges, är rimliga och motiverade.

2.1.1

Grundprinciper. Är följande grundläggande principer integrerade med förfarandena, reglerna och kriterierna för enhetens användning och genomförande av finansieringsinstrument/budgetgarantier:

—	Sund ekonomisk förvaltning?

—

Öppenhet?

—	Proportionalitet?

—	Icke-diskriminering?

—	Likabehandling?

SBAE

2.2.1

Val av finansiella intermediärer. Vilket förfarande för val av finansiella intermediärer tillämpar enheten (10)?

SBAE

2.2.2

Val av finansiella intermediärer. Väljs de finansiella intermediärerna på ett öppet, proportionellt och icke-diskriminerande sätt, som inte leder till intressekonflikter?

2.2.3

Val av finansiella intermediärer. Väljs de finansiella intermediärerna eller slutmottagarna av medel från finansieringsinstrumenten ut med hänsyn till typen av finansieringsinstrument som ska genomföras, respektive enhets erfarenhet och ekonomiska och operativa förmåga samt den ekonomiska bärkraften i slutmottagarnas projekt?

Görs valet på ett genomblickbart sätt, är det motiverat på objektiva grunder och ger inte upphov till någon intressekonflikt?

2.3.1

Villkor för finansieringsinstrument. Gör enhetens system, regler och förfaranden det möjligt att genomföra finansieringsinstrument som inriktas på marknadsmisslyckanden eller suboptimala investeringssituationer, vilka anses ha ekonomisk bärkraft i enlighet med internationellt vedertagna standarder men inte ger tillräcklig finansiering från marknadskällor?

SBAE

2.3.2

Villkor för finansieringsinstrument. Gör enhetens system, regler och förfaranden det möjligt att genomföra finansieringsinstrument som överensstämmer med additionalitetsprincipen (finansieringsinstrument bör inte syfta till att ersätta en medlemsstats finansieringsinstrument, privat finansiering eller andra finansiella insatser från EU:s sida)?

SBAE

2.3.3

Villkor för finansieringsinstrument. Gör enhetens system, regler och förfaranden det möjligt att uppfylla villkoret att återspegla ett gemensamt intresse med hjälp av bestämmelser om till exempel medinvesteringar, krav på riskdelning eller finansiella incitament, samtidigt som de förhindrar intressekonflikter i förhållande till annan verksamhet som den förvaltande enheten bedriver?

SBAE

2.3.4

Villkor för finansieringsinstrument. Gör enhetens system, regler och förfaranden det möjligt att uppnå och mäta en hävstångseffekt och en multiplikatoreffekt samt att i tillämpliga fall maximera privata investeringar?

SBAE

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT

3.	FÖRFARANDEN FÖR FINANSIERINGSINSTRUMENT – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten regler och förfaranden för användningen och genomförandet av finansieringsinstrument på ett effektivt sätt?

3.1	Övervakning. Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för övervakning av finansieringsinstrument?

3.1.1

Har enheten förfaranden för att övervaka användningen av finansieringsinstrument som bygger på finansiella intermediärers rapportering och redovisning samt på tillgängliga resultat av revisioner och kontroller som den finansiella intermediären har genomfört?

SBAE

3.1.2

Om det inte finns någon finansiell intermediär: har enheten förfaranden för att direkt övervaka användningen av finansieringsinstrument på basis av slutmottagarnas rapportering och redovisning?

SBAE

Vägledning: Övervakning av finansieringsinstrument

För att säkerställa en harmoniserad övervakning av finansieringsinstrumenten så som avses i artikel 215.3 i budgetförordningen ska ett övervakningssystem införas av den behöriga utanordnaren, för att bidra till en rimlig försäkran om att unionens medel används i enlighet med artikel 36.2 i budgetförordningen.

Övervakningssystemet ska användas för att i) mäta framstegen med att genomföra finansieringsinstrumenten i förhållande till de politiska mål som återspeglas i de utfalls- och resultatindikatorer som upprättats inom ramen för förhandsbedömningen, ii) analysera i vilken utsträckning genomförandet sker enligt de fastställda kraven i artikel 209.2 i budgetförordningen och iii) ge underlag för kommissionens rapportering enligt artiklarna 41.4 och 140.8 i budgetförordningen.

3.2	Lån. Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för långivning?

3.2.1

Vilka system för registrering och rapportering samt förfaranden finns för lån?

SBAE

3.2.2

Är dessa system och förfaranden tillräckliga?

3.2.3

Godkänns låneavtal utifrån lämpliga och genomblickbara kriterier?

3.2.4

Stäms lånekontot (i huvudboken) av regelbundet (minst en gång i månaden) mot systemet för registrering av avtal?

SBAE

3.3	Garantier. Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för utfärdande av garantier?

3.3.1

Vilka system för registrering och rapportering samt förfaranden finns för garantier?

SBAE

3.3.2

Är dessa system och förfaranden tillräckliga?

3.3.3

Godkänns garantier utifrån lämpliga och genomblickbara kriterier?

3.3.4

Stäms lånekontot (i huvudboken) av regelbundet (minst en gång i månaden) mot systemet för registrering av avtal?

SBAE

3.3.5

När det gäller budgetgarantier: kan enheten rapportera om genomförandet på ett korrekt sätt, inklusive – om bidraget ersätter utgifter – om räkenskaper över de utgifter som har uppkommit och tillhandahålla en förvaltningsförklaring som bekräftar att i) uppgifterna är rättvisande, fullständiga och korrekta, ii) bidraget har använts för sitt avsedda ändamål, iii) de kontrollsystem som har införts ger nödvändiga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet och iv) tillhandahålla en sammanfattning av de slutliga revisionsrapporterna och av utförda kontroller, bland annat en analys av arten och omfattningen av fel och svagheter som har identifierats i systemen, samt åtgärder som har vidtagits eller planeras för att avhjälpa dem?

3.4	Räntesubventioner/subventioner. Har enheten ett fungerande system för registrering och rapportering av räntesubventioner/subventioner?

3.4.1

Vilka system för registrering och rapportering samt förfaranden finns för räntesubventioner?

SBAE

3.4.2

Är dessa system och förfaranden tillräckliga?

3.4.3

Godkänns räntesubventioner utifrån lämpliga och genomblickbara kriterier?

3.5	Eget kapital. Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för transaktioner med eget kapital?

3.5.1

Har enheten en strategi för eget kapital eller riktlinjer för kapitalinvesteringar och ett förfarande för tillbörlig aktsamhet som har godkänts av styrelsen eller något annat lämpligt styrande organ?

SBAE

3.5.2

Utvärderar enheten systematiskt sina transaktioner med eget kapital i samband med att de godkänns och regelbundet under investeringstiden? Beskriv de uppgifter och metoder som används vid utvärderingen.

3.5.3

Har enheten en etablerad process för att hantera avvecklingen av sina kapitalinvesteringar? Innehåller strategin för eget kapital några krav på en plan för snabb avveckling?

3.5.4

Förvaltar enheten sina kapitalinvesteringar aktivt? Tillsätter den styrelseledamöter i de företag den investerar i (när det gäller direkta kapitalinvesteringar) eller använder sig av andra metoder för att noga övervaka dessa företags utveckling? Utser enheten ledamöter i de organ som företräder investerare när det gäller fondinvesteringar?

SBAE

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – KOMPLETTERANDE FRÅGOR OM BUDGETGARANTIER (kan tilläggas) (11)

6.a	BUDGETGARANTIER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten ett system för hantering av kreditrisker och använder den ett internt riskvärderingssystem som är anpassat till dess verksamhets art, omfattning och komplexitetsgrad?

Vägledning

De flesta enheter som genomför budgetgarantier är kreditinstitut eller värdepappersföretag som omfattas av regelverk och tillsyn, däribland regler om kreditrisker och riskvärdering och om de it-system och rutiner som används.

Syftet med detta underavsnitt är att bedöma hur tillförlitlig enhetens funktion för riskhantering är, inklusive styrningen och det interna systemet för kreditriskvärdering, vilket är väsentligt för den följande bedömningen av riskdelningen mellan EU och enheten, liksom för ersättningen från EU som sammanhänger med den risk som EU tar (artikel 209.2 f i budgetförordningen).

EU:s exponering för motparter när budgetgarantier lämnas inbegriper en ansvarsförbindelse, vilken motsvarar den del av unionens finansiella förpliktelser som inte i sin helhet täcks av avsättningar (artikel 211 i budgetförordningen). För att kunna bedöma risken för garantiutbetalningar till motparter som överstiger de tillgängliga avsättningarna måste kommissionen minst en gång om året granska de exponeringar för EU som varje budgetgaranti ger upphov till. I detta syfte ska motparterna årligen förse kommissionen med information om de utestående ekonomiska skyldigheter som budgetgarantierna orsakar unionen samt en riskbedömning och graderingsinformation om de transaktioner som täcks av budgetgarantin samt förväntade uteblivna betalningar (artikel 219.6 i budgetförordningen). Med denna information som underlag bedömer kommissionen om ansvarsförbindelserna ligger på en hållbar nivå (artikel 210.3 i budgetförordningen) och gör regelbundna översyner av avsättningsnivån för varje budgetgaranti (artikel 211.1 i budgetförordningen).

Följande standarder för bankers tillsyn, övervakning och riskhantering finns:

—	På internationell nivå: ”Basel III”, en uppsättning internationellt överenskomna åtgärder framtagna av Baselkommittén för banktillsyn som inkluderar kärnprinciper för en effektiv banktillsyn, särskilt principerna 15 (riskhantering) och 17 (kreditrisk).

—	På EU-nivå: Direktiv 2013/36/EU om behörighet att utöva verksamhet i kreditinstitut och om tillsyn av kreditinstitut och värdepappersföretag, förordning (EU) nr 575/2013 om tillsynskrav för kreditinstitut och värdepappersföretag och direktiv 2014/65/EU om marknader för finansiella instrument.

6a.1

Riskpolicy/strategisk ram. Har enheten en sund policy och strategi för att identifiera, hantera, mäta och kontrollera risk (med fokus på kreditrisk)?

6a.1.1

Har enheten en riskpolicy som

—	tydligt definierar och fördelar ansvar inom organisationen,

—	tar hänsyn till sundhet, rationalitet och genomförbarhet och

—	är tillgänglig och förståelig för alla organisationens medarbetare?

SBAE

6a.1.2

Har enheten en riskstrategi eller riktlinjer som har godkänts av den högsta ledningen som

—	fastställer gränserna för enhetens verksamhet och de affärsmässiga överväganden den förväntas göra för att genomföra sin affärsstrategi,

—	fastställer enskilda och aggregerade risker och olika typer av risker (riskkapacitet och gränserna för denna) som enheten är redo att acceptera i sin verksamhet,

—	på ett effektivt sätt sprider information om ledningens riskaptit till hela organisationen, kopplar denna riskaptit till det dagliga operativa beslutsfattandet och fastställer sätt att öka riskmedvetandet i hela enheten,

—	skapar kontinuitet genom att ta hänsyn till de cykliska aspekterna hos den ekonomi i vilken enheten verkar och de förändringar av den totala portföljens sammansättning och kvalitet som dessa ger upphov till och

—	innehåller både kvantitativa och kvalitativa överväganden?

SBAE

6a.2

Riskhantering. Har enheten en organisatorisk ram som gör det möjligt att hantera, mäta och kontrollera kreditrisker på ett effektivt sätt, samt tillräckliga kvalitativa och kvantitativa mänskliga och tekniska resurser för att utföra de erforderliga uppgifterna?

6a.2.1

Är ansvarsfördelningen inom enheten klart fastställd, så att

—

styrelsen eller något annat styrande organ godkänner policyerna för att hantera och kontrollera risker och ser över dem regelbundet, samt spelar en aktiv roll när det gäller att fastställa riskaptiten och se till att den är anpassad till enhetens strategiska plan, kapitalplan och finansiella plan samt till dess ersättningspraxis,

—	den högsta ledningen ansvarar för att fastställa och genomföra regler och förfaranden för att hantera, mäta och kontrollera risker,

—	det finns en tydlig ansvarsfördelning för att identifiera, mäta, övervaka hantera och rapportera risker,

—

den högsta ledningen säkerställer att de medarbetare som medverkar i alla skeden av riskhanteringsprocessen är kvalificerade och kompetenta och har den utbildning, beredskap och erfarenhet som krävs för att med tillämpning av försiktighetsprincipen bedöma, hantera och/eller kontrollera risker, samt en gedigen förståelse för enhetens strategiska inriktning, policyer, förfaranden, risktolerans och gränser,

—	riskhanteringsfunktionen är involverad i all verksamhet som genererar intäkter och

—	riskchefen rapporterar till och har direkt och obehindrad tillgång till styrelsen eller dess riskkommitté?

SBAE

6a.2.2

Har det gjorts åtskillnad mellan funktionerna så att

—

funktionen för hantering av kreditrisker är helt oberoende i förhållande till den affärsdrivande funktionen och omfattar tre tydligt urskiljbara ”försvarslinjer” enligt följande:

1.	Affärsfunktionen (det vill säga den första försvarslinjen) ”äger” risken, vilket innebär att den är medveten om den risk den löper när den bedriver sin verksamhet och hanterar denna?

2.	Funktionen för riskhantering (det vill säga den andra försvarslinjen) ansvarar för att ytterligare identifiera, mäta, övervaka och rapportera risker för hela enheten oberoende av den första försvarslinjen (12)?

3.	Det finns en internrevisionsfunktion/efterlevnadsfunktion (den tredje försvarslinjen) som regelbundet ser över riskerna, och i synnerhet kreditriskerna?

SBAE

6a.2.3

Är riskhanteringsfunktionens verksamhet tillräckligt heltäckande, så att den i så hög grad som möjligt omfattar följande aspekter:

—	Identifiera väsentliga enskilda, aggregerade och framväxande risker?

—	Bedöma dessa risker och mäta enhetens exponering för dem?

SBAE

6a.2.4

Fastställs delegeringen av godkännandebefogenheter till ledningen (13) tydligt i enhetens policyer och fattas besluten om godkännanden i enlighet med enhetens skriftliga policyer och riktlinjer och på rätt ledningsnivå?

SBAE

6a.3

Har enheten ett väl fungerande system för identifiering, analys och övervakning av kreditrisker?

6a.3.1

Omfattar enhetens system för att identifiera risker

—	alla väsentliga risker för enheten avseende åtaganden i och utanför balansräkningen och på koncern-, portfölj-, verksamhetsområdes- och transaktionsnivå och

—	en fortlöpande analys av befintliga risker samt identifiering av nya och framväxande risker?

SBAE

6a.3.2

Gör funktionen för riskhantering en objektiv bedömning av kvaliteten hos enskilda krediter/investeringar och hos hela portföljen, inklusive av kreditriskvärderingen och de uppskattade förlusterna? Görs detta utlåtande i samband med godkännandet och omprövas det sedan under hela verksamhetsperioden?

SBAE

6a.3.3

Tar mätningen av kreditrisker i så hög grad som möjligt hänsyn till följande aspekter:

—	Kreditens/investeringens specifika natur och de avtalsmässiga och finansiella villkoren?

—	Exponeringsprofilen under hela löptiden i förhållande till potentiella förändringar på marknaden och konjunkturcykeln?

—	Förekomsten av säkerheter eller garantier?

—	Sannolikheten för betalningsinställelse på basis av den interna riskvärderingen?

—	Kvantitativ bedömning (till exempel finansiella modeller) och kvalitativ bedömning?

—	En systematisk due diligence-granskning och riskanalys avseende alla transaktioner när resultaten av due diligence-granskningen påverkar ledningens godkännande och/eller strukturering av verksamheten?

SBAE

6a.3.4

Har enhetens informationssystem för (kredit-)riskhantering följande egenskaper:

—	Ger tillräcklig information (med avseende på kvalitet, detaljer och tidpunkter) om kredit-/investeringsportföljens sammansättning?

—	Är så tillförlitligt och heltäckande att enheten får tillgång till korrekta, stabila och tillförlitliga interna och externa data och därmed kan identifiera, bedöma och minska riskerna?

—	Inbegriper stresstester och analyser av scenarier som regelbundet ses över och som enheten kan använda för att få en bättre förståelse för potentiella riskexponeringar under olika ogynnsamma omständigheter?

SBAE

6a.4

Använder enheten ett internt riskvärderingssystem som är anpassat till dess verksamhets art, omfattning och komplexitetsgrad?

6a.4.1

Kan enheten dokumentera grunderna för sina val av värderingskriterier och tillhandahålla uppgifter och analyser som visar att värderingskriterierna och -förfarandena sannolikt kommer att resultera i värderingar som differentierar riskerna på ett meningsfullt sätt?

SBAE

6a.4.2

Har enhetens system för riskvärdering i så hög grad som möjligt följande egenskaper:

—	Alla kreditexponeringar riskvärderas?

—	Systemet innehåller ett lämpligt antal klasser som ger rimliga och dynamiska värderingar vid rätt tidpunkt?

—	Det finns en process för att sätta det interna riskvärderingssystemet i relation till tillsynsmyndigheternas klassificeringar och/eller kreditvärderingsinstitutens skalor?

—	Värderingskriterierna återspeglar en lämplig blandning av kvalitativa och kvantitativa faktorer, och kriterierna för varje klass är tydligt fastställda?

—	Det finns en tidshorisont för riskvärderingen?

—	Värderingarna återspeglar både förväntningarna på låntagaren och transaktionens struktur?

—	När enheten använder en extern databas som komplement till sina uppgifter och/eller en extern värderingsmodell kan den visa att de externa uppgifterna är tillräckliga och att den förstår de värderingsprinciper som modellen bygger på?

—	Den värdering som görs av en verksamhet är väl underbyggd och dokumenterad?

SBAE

6a.4.3

Sparar enheten uppgifter om faktiska andelar betalningsinställelser inom olika riskklasser och uppgifter om förflyttning mellan riskklasser?

SBAE

6a.4.4

Har enheten heltäckande policyer och förfaranden för en effektiv validering av värderingssystemet (14) och regelbundna oberoende granskningar av det interna riskvärderingssystemet?

SBAE

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – KOMPLETTERANDE FRÅGOR (kan tilläggas) (15)

6.b	SKATTEFLYKT OCH ICKE SAMARBETSVILLIGA JURISDIKTIONER – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument eller budgetgarantier som stöds av EU-medel standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå, så att den a) inte stöder åtgärder som bidrar till skatteflykt och b) inte inlåter sig på verksamhet tillsammans med enheter som av skatteskäl har sitt säte eller är etablerade i icke samarbetsvilliga jurisdiktioner?

Vägledning

Standarderna om skatteflykt syftar till att säkerställa att det finns regler för en effektiv beskattning och att dessa inte kringgås.

—	På OECD-nivå innehåller de främst principerna om öppenhet och utbyte av information samt arbetet i fråga om erodering av skattebasen och flyttning av vinster (BEPS).

—

På EU-nivå omfattar de mer specifikt EU:s skattepolitik och rättsliga ram om skatteflykt (16), såsom de politiska åtagandena för att bekämpa skatteflykt (inklusive EU:s politik i fråga om icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet), uppförandekoden för företagsbeskattning (skadlig skattekonkurrens), åtgärderna för att motverka missbruk i olika direktiv, det heltäckande åtgärdspaket mot skatteflykt som antogs 2016 och som överför BEPS-reglerna till EU:s rättsliga ram, EU:s regler om administrativt samarbete och öppenhet i motsvarande direktiv.

I enlighet med dessa standarder mot skatteflykt bör EU-finansierade projekt inte involvera aggressiv skatteplanering och bör grunda sig på sunda affärsmässiga skäl (andra än skatteskäl) och inte dra nytta av teknikaliteter i ett skattesystem eller oförenligheter mellan två eller flera skattesystem. Listan med ”kännetecken” i direktiv 2018/822/EU från den 25 maj 2018 underlättar identifieringen av transaktioner som kan innehålla inslag av skatteflykt eller missbruk, och kan användas som referens av bedömarna.

Vid bedömningen av om enhetens förfaranden och regler för förhandsgranskningar med tillbörlig aktsamhet är tillräckligt omfattande för att den ska uppfylla kraven för denna pelare bör också följande faktorer beaktas:

Huruvida den skattemässiga due diligence-granskningen omfattar relevanta enheter i projektstrukturen. Vid sidan av de verkliga huvudmännen bör till exempel enheter som enheten i samband med ett visst projekt har ett avtal eller en indirekt relation med på grundval av detta avtal anses vara relevanta (17).

b)	De relevanta finansiella flödena i projektstrukturen (och deras respektive skattemässiga behandling), inklusive till exempel om de relevanta finansiella flödena är föremål för en effektiv beskattning (18) och om projektet inte har en artificiell struktur (19).

Bedömning och reducering av riskerna för skatteflykt för viss verksamhet till följd av brister på skatteområdet med tillämpning av i) öppenhetskriterier, ii) kriterier för rättvis beskattning och iii) BEPS-kriterierna för jurisdiktioner som har förbundit sig att åtgärda sådana brister som har identifierats av EU (20).

Enhetens förfaranden för att ingå nya eller förnyade transaktioner med enheter som är registrerade eller etablerade i jurisdiktioner som förtecknas inom ramen för unionens relevanta policy för icke samarbetsvilliga jurisdiktioner, inklusive till exempel om sådana förbud tillämpas, vilka projektrelaterade enheter de omfattar, hur enheten definierar ”nya eller förnyade transaktioner”, huruvida sådana förbud är tillämpliga på avtal om nya eller förnyade transaktioner från och med den tidpunkt då jurisdiktionen läggs till i EU:s förteckning och vilka undantag som tillåts från dessa förbud (21).

Vid bedömningen bör hänsyn tas till relevanta riktlinjer från kommissionen, såsom Communication on new requirements against tax avoidance in EU legislation governing in particular financing and investment operations (C(2018) 1756 final) med senare uppdateringar.

6b.1

Innehåller organisationens regler om hur finansieringsinstrument som stöds av EU-medel väljs ut/genomförs en uttrycklig hänvisning till en bedömning av risker för skatteflykt och till förbud som sammanhänger med icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet, som återspeglar följande standarder:

a)	OECD:s principer om öppenhet på skatteområdet och utbyte av information samt arbetet i fråga om erodering av skattebasen och flyttning av vinster (BEPS).

b)	EU:s skattepolitik och rättsliga ram om skatteflykt (som beskrivs närmare i vägledningen ovan) eller motsvarande?

SBAE

6b.2

Vilka regler och förfaranden har enheten när det gäller kontroller som rör skatteflykt, så att finansieringsinstrument som stöds av EU-medel inte används för att stödja åtgärder som bidrar till skatteflykt?

SBAE

6b.2.1

Är enhetens förfaranden och regler för förhandsgranskningar med tillbörlig aktsamhet tillräckligt omfattande för att täcka de relevanta enheter som medverkar till projektets finansiella flöden?

6b.2.2

Gör enhetens skattemässiga due diligence-granskningar på förhand det möjligt att bedöma – om nödvändigt upp till den verkliga huvudmannen – om

a)	de relevanta finansiella flödena blir föremål för en effektiv beskattning och

b)	projektet inte har en artificiell struktur för att undvika skatt?

6b.2.3

Tar enheten i sina skattemässiga due diligence-granskningar på förhand hänsyn till att förekomsten av jurisdiktioner som har förbundit sig att åtgärda brister som har identifierats av EU bland de relevanta enheterna (22) utgör en potentiell risk för skatteflykt, till exempel relaterad till i) öppenhet, ii) rättvis beskattning och iii) erodering av skattebasen och flyttning av vinster (BEPS), och beaktar rådets slutsatser där kriterierna för EU:s förteckning över icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet fastställs?

Om ja: identifierar enheten i sina skattemässiga due diligence-granskningar möjliga övervakningsåtgärder i syfte att rätta till sådana brister?

6b.3

När det gäller icke samarbetsvilliga jurisdiktioner: säkerställer enhetens regler och förfaranden att enheten när den genomför finansieringsinstrument som stöds av EU-medel

a)	undersöker om det i projektet och i de enheter som berörs av det förekommer jurisdiktioner som ingår i förteckningen i bilaga I till rådets slutsatser,

b)	tillämpar skärpta åtgärder för kundkännedom vid transaktioner som rör enheter som av skatteskäl har sitt säte eller är etablerade i icke samarbetsvilliga jurisdiktioner,

c)	inte ingår nya eller förnyade transaktioner med enheter som är registrerade eller etablerade i jurisdiktioner som förtecknas i bilaga I till rådets slutsatser och

d)	endast gör avsteg från c) om åtgärden genomförs fysiskt i samma jurisdiktion och inte visar några tecken på att insatsen i fråga bidrar till penningtvätt, finansiering av terrorism, skatteflykt, skattebedrägeri eller skatteundandragande?

SBAE

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT – KOMPLETTERANDE FRÅGOR (kan tilläggas) (23)

6.c	ÅTGÄRDER MOT PENNINGTVÄTT OCH FINANSIERING AV TERRORISM – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten när den väljer/genomför finansieringsinstrument/budgetgarantier standarder som motsvarar tillämplig EU-lagstiftning och överenskomna standarder på internationell och europeisk nivå? Innebär detta att den a) inte stöder åtgärder som bidrar till penningtvätt och finansiering av terrorism och b) inte ingår nya eller förnyade transaktioner med enheter som är registrerade eller etablerade i jurisdiktioner som EU har identifierat som högrisktredjeländer?

Vägledning om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism

Standarderna i fråga om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism har till syfte att förhindra att det finansiella systemet missbrukas för tvättning av pengar och finansiering av terrorism genom att vidta förebyggande åtgärder.

—	På internationell nivå bedrivs arbetet av arbetsgruppen för finansiella åtgärder mot penningtvätt och andra aktörer.

—	På EU-nivå har bland annat direktiv (EU) 2015/849 antagits.

En granskning av enhetens regler och förfaranden bör omfatta

huruvida enhetens regler och förfaranden inbegriper en riskbedömning i fråga om penningtvätt och finansiering av terrorism samt förbud som rör högrisktredjeländer, och i så fall i vilken utsträckning riskbedömningen i fråga kan leda till att övervakningsåtgärder som syftar till att minska riskerna vidtas,

huruvida enheten har lämpliga policyer, kontroller och förfaranden, däribland förfaranden för intern kontroll, en revisionspolicy, utbildningsåtgärder och regler för att skydda personal som rapporterar misstänkta transaktioner eller underlåtenhet att fullgöra skyldigheterna i fråga om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism mot repressalier,

c)	huruvida enheten har en process för förhandsgranskningar med tillbörlig aktsamhet i syfte att kontrollera att transfereringar av medel åtföljs av lämplig information om betalare och betalningsmottagare, och vilken omfattning denna process har (24),

huruvida enhetens regler och förfaranden inbegriper krav på kundkännedom, dokumentation och övervakning av transaktioner, och i så fall i vilken utsträckning dessa föreskriver rimliga åtgärder för att kontrollera identiteten hos kunders verkliga huvudmän (det vill säga juridiska personer och juridiska konstruktioner) för att förstå kundens ägar- och kontrollstruktur och åtgärder som är tillämpliga om enheten upptäcker en misstänkt transaktion,

e)	huruvida enheten med beaktande av direktiv (EU) 2015/849 tillämpar kraven på skärpta åtgärder för kundkännedom när den har att göra med högrisktredjeländer och

f)	huruvida enheten tillämpar vissa förbud mot projekt som rör jurisdiktioner som har identifierats som högriskländer (25).

6c.1

Har enheten lämpliga policyer, kontroller och förfaranden för att säkerställa att EU-finansierade åtgärder inte bidrar till penningtvätt eller finansiering av terrorism?

6c.1.1

Har enheten lämpliga policyer, kontroller och förfaranden för att identifiera och bedöma riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism, med beaktande av riskfaktorer inbegripet de som rör deras kunder, länder eller geografiska områden, produkter, tjänster, transaktioner eller distributionskanaler?

6c.1.2

Vidtar enheten när den tillhandahåller EU-medel till tredje parter följande åtgärder för kundkännedom:

a)	Identifierar den tredje parten och styrker dess identitet på grundval av handlingar, uppgifter eller upplysningar från tillförlitliga och oberoende källor?

Identifierar den verkliga huvudmannen och rimliga åtgärder för styrkande av den personens identitet, så att enheten anser sig ha full vetskap om vem den verkliga huvudmannen är, inbegripet rimliga åtgärder för att förstå den tredje partens ägar- och kontrollstruktur i fallet juridiska personer, truster, bolag, stiftelser och liknande juridiska konstruktioner?

c)	Bedömer och i förekommande fall inhämtar information om affärsförbindelsens syfte och avsedda natur?

Övervakar fortlöpande affärsförbindelsen, och granskar transaktioner under förbindelsens hela existens för att säkerställa att de motsvarar enhetens kundkännedom, verksamheten och riskprofilen, vid behov även medlens ursprung och säkerställande av att handlingarna, uppgifterna eller informationen uppdateras (26)?

Tillämpar enheten när den vidtar dessa åtgärder för kundkännedom skärpta åtgärder för kundkännedom, särskilt när det gäller

—	högriskländer som har identifierats i enlighet med direktiv (EU) 2015/849,

—	gränsöverskridande bankförbindelser med motparter i tredjeländer eller

—	hanteringen av transaktioner eller affärsförbindelser som berör personer i politiskt utsatt ställning och andra kunder som är förknippade med högre risk som enheten har identifierat?

6c.2

När det gäller jurisdiktioner som har identifierats som högrisktredjeländer: vidtar enheten med beaktande av direktiv (EU) 2015/849 följande åtgärder när den genomför ett EU-finansierat projekt:

a)	Undersöker om det i projektet och i de enheter som berörs av det förekommer jurisdiktioner som har identifierats som högrisktredjeländer?

b)	Vidtar skärpta åtgärder för kundkännedom avseende insatser som rör högrisktredjeländer?

c)	Ingår inte nya eller förnyade transaktioner med enheter som är registrerade eller etablerade i jurisdiktioner som har identifierats som högrisktredjeländer i enlighet med direktiv (EU) 2015/849?

d)	Gör endast avsteg från c) om åtgärden genomförs fysiskt i samma jurisdiktion och inte visar några tecken på att insatsen i fråga bidrar till penningtvätt, finansiering av terrorism, skatteflykt, skattebedrägeri eller skatteundandragande?

PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING
HUVUDFRÅGA (nivå 1)	Revisorns kommentarer
Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för att utesluta tredje parter från finansiering genom upphandling, bidrag och/eller finansieringsinstrument (27) ?

PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

1.	RÄTTSLIG GRUND

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för uteslutning från finansiering?

SBAE

PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

2.	KRITERIER FÖR UTESLUTNING

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Är följande kriterier för uteslutning integrerade med reglerna och förfarandena för tilldelning av upphandlingskontrakt, bidrag och/eller finansieringsinstrument (28)?

SBAE

2.1

Utesluts tredje parter från tillgång till finansiering om de eller en person som har rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över dem, eller en person som är medlem av deras förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan, har blivit föremål för en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut av något av följande skäl (29):

a)	Konkurs, insolvens eller likvidationsförfaranden.

b)	Brott mot skyldigheter att betala skatter eller sociala avgifter.

c)	Allvarligt fel i yrkesutövningen, inklusive lämnande av felaktiga uppgifter.

d)	Bedrägeri.

e)	Korruption.

f)	Beteende som rör en kriminell organisation.

g)	Penningtvätt eller finansiering av terrorism.

h)	Terrorbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet.

i)	Barnarbete och andra former av människohandel.

j)	Oegentligheter (30).

k)	Att ha bildat ett skalbolag.

l)	Att ha varit ett skalbolag.

Finns det undantag från ovanstående av skäl som är motiverade, såsom

—	tvingande allmänintresse av till exempel folkhälsa eller miljöskydd?

2.2

Tas det hänsyn till proportionalitet vid beslut om uteslutning från finansiering?

2.3

Tas det hänsyn till rätten till försvar vid beslut om uteslutning från finansiering?

2.4

Tas det hänsyn till bedömningen av de korrigeringsåtgärder som enheten har vidtagit för att visa att den är tillförlitlig vid beslut om uteslutning från finansiering?

PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

3.	FÖRFARANDEN

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten på ett effektivt sätt regler och förfaranden för uteslutning (vid tillhandahållandet av bidrag/upphandling/finansieringsinstrument) som bygger på de krav som avses i punkt 2?

SBAE

3.1

Tillämpar enheten regler och förfaranden för uteslutning vid tillhandahållandet av bidrag på ett effektivt sätt?

3.2

Tillämpar enheten regler och förfaranden för uteslutning från upphandlingsprocessen på ett effektivt sätt?

3.3

Tillämpar enheten regler och förfaranden för uteslutning från finansieringsinstrument på ett effektivt sätt?

PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE AV MEDEL SAMT ANNAN INFORMATION
HUVUDFRÅGA (nivå 1)	Revisorns kommentarer
Offentliggör enheten information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt?

PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE AV MEDEL SAMT ANNAN INFORMATION

1.	LAGSTIFTNING OCH ÖVRIGA REGELVERK – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för offentliggörande av information om mottagare, vilken omfattar i) uppgifter om mottagarna som är lämpliga att offentliggöra, ii) en hänvisning till en gemensam internationell standard som säkerställer skydd av de grundläggande rättigheterna och kommersiella intressen och iii) regelbundna uppdateringar av informationen?

SBAE

PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE AV MEDEL SAMT ANNAN INFORMATION

2.	KRAV – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Är följande krav integrerade med förfarandena och reglerna för offentliggörande?

SBAE

2.1

Offentliggör enheten generellt sett information om mottagarna av medel som åtminstone innehåller uppgifter om namn, ort, natur och syfte samt belopp?

Finns det – utan att det påverkar tillämpningen av reglerna och förfarandena för skydd av uppgifter som behandlas under pelaren om dataskydd – några undantag av skäl som är motiverade, såsom

—	att enheten kan avstå från offentliggörande av sekretess- och säkerhetsskäl, till exempel om det skulle hota enskilda personers fri- och rättigheter eller skada mottagarens kommersiella intressen eller

—	att enheten kan avstå från offentliggörande när kontrakten avser låga belopp?

2.2

Offentliggör enheten informationen regelbundet (till exempel minst en gång om året)?

2.3

Offentliggör enheten informationen på ett korrekt sätt, i enlighet med gemensamma internationella standarder? Vilka (till exempel IATI:s, OECD:s)?

PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE AV MEDEL SAMT ANNAN INFORMATION

3.	FÖRFARANDEN FÖR OFFENTLIGGÖRANDE – frågor/kriterier

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten på ett effektivt sätt regler och förfaranden för offentliggörande (vid tillhandahållandet av bidrag/upphandling/finansieringsinstrument) som bygger på de krav som avses i punkt 2?

SBAE

3.1

Tillämpar enheten regler och förfaranden för offentliggörande vid tillhandahållandet av bidrag på ett effektivt sätt?

3.2

Tillämpar enheten regler och förfaranden för offentliggörande vid upphandlingar på ett effektivt sätt?

3.3

Tillämpar enheten regler och förfaranden för offentliggörande vid användning av finansieringsinstrument på ett effektivt sätt?

PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER
HUVUDFRÅGA (nivå 1)	Revisorns kommentarer
Säkerställer enheten ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen (31) ?

PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

1.	RÄTTSLIG GRUND

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Har enheten en tydlig rättslig ram för skydd av personuppgifter?

SBAE

PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

KRAV

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Innehåller reglerna och förfarandena för skydd av personuppgifter följande krav?

2.1

Generellt sett

—	behandlas personuppgifter lagenligt, rättvist och genomblickbart för den berörda personen,

—	samlas personuppgifter in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål utan att senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål,

—	är personuppgifterna adekvata, relevanta och begränsade till vad som krävs när det gäller de ändamål för vilka de behandlas,

—	är personuppgifterna riktiga och om nödvändigt uppdaterade,

—	förvaras personuppgifterna inte i en form som möjliggör identifiering av personen i fråga under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas och

—	behandlas personuppgifterna på ett sätt som garanterar vederbörlig säkerhet?

2.2

Bygger förfaranden och regler på principerna

—	rätt till information,

—	rätt till tillgång till personuppgifterna och rätt att rätta och radera dem,

—	rätt till dataportabilitet och

—	rätt till konfidentiell elektronisk kommunikation?

PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

3.	FÖRFARANDEN

Enhetens kommentarer

Revisorns kommentarer

Huvudfråga (nivå 2): Tillämpar enheten på ett effektivt sätt regler och förfaranden (till exempel lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder) för skydd av personuppgifter (vid tillhandahållandet av bidrag/upphandling/finansieringsinstrument) som bygger på de krav som avses i punkt 2?

3.1

Tillämpar enheten regler och förfaranden för skydd av personuppgifter vid tillhandahållandet av bidrag på ett effektivt sätt?

SBAE

3.2

Tillämpar enheten regler och förfaranden för skydd av personuppgifter vid upphandlingar på ett effektivt sätt?

SBAE

3.3

Tillämpar enheten regler och förfaranden för skydd av personuppgifter vid användning av finansieringsinstrument på ett effektivt sätt?

SBAE

(1) Enheten/revisorn bör ange om pelarna omfattas av bedömningen genom att skriva JA eller NEJ.

(2) Hänvisningen till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.

(3) Hänvisningen till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier. Systemet med förskottskassa är ett slags finansiellt redovisningssystem. Det viktigaste av dessa är systemet med handkassa. Den grundläggande principen för ett system med förskottskassa är att ett fast belopp avsätts och att kassan sedan fylls på efter en viss tid eller när omständigheterna så kräver, på grund av att pengar har spenderats. Kassan fylls på från ett annat konto. Till exempel kan en handkassa fyllas på genom att en check löses in så att ett bankkonto belastas.

(4) En effektiv lönehantering bör basera sig på en personaldatabas (som inte nödvändigtvis måste vara datoriserad), vilken används för att generera en förteckning över alla medarbetare som ska ha betalt varje månad. Denna förteckning kan sedan jämföras med en godkänd personallista och uppgifter om enskilda medarbetare (eller personalfiler). Kopplingen mellan personaldatabasen och lönesystemet är en nyckelkontroll. Ändringar i personaldatabasen bör behandlas skyndsamt med hjälp av en ändringsrapport och resultatera i en verifieringskedja. Lönesystemet bör revideras regelbundet i syfte att upptäcka spökarbetare, fylla uppgiftsluckor och identifiera svagheter hos kontrollerna.

(5) Hänvisningar till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.

(6) I enlighet med artikel 209.4 i budgetförordningen.

(7) Begreppet ”stödmottagare” ska tolkas i vid mening: det kan även inkludera partner-/förmånsländer och enhetens genomförandepartner.

(8) Hänvisningar till finansieringsinstrument och EU-medel anses även inkludera budgetgarantier.

(9) När det gäller organisationer som ännu inte tillämpar de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (IPSAS) har det överenskommits att den finansiella rapporteringen får ske i enlighet med Internationella standarder för finansiell rapportering (IFRS).

(10) Ibland agerar internationella finansinstitut via organ i partnerlandet (nationella medel) som likställs med finansiella intermediärer.

(11) Endast tillämpligt om enheten planerar att ansöka om en budgetgaranti från EU.

(12) Efterlevnadsfunktionen anses också vara en del av den andra försvarslinjen.

(13) Det vill säga när besluten får fattas av en person, av två eller flera personer gemensamt eller av en kredit- eller investeringskommitté, beroende på transaktionens storlek och natur.

(14) Till exempel granskning av underlaget för utformning av modeller, utfallstester, riktmärkning och bedömning av värderingarnas tillförlitlighet.

(15) Enheten kan få denna pelare godkänd även om poängen för detta avsnitt inte når upp till tröskelvärdet under förutsättning att lämpliga övervakningsåtgärder vidtas i samband med att avtalet ingås.

(16) EU:s skattepolitik och rättsliga ram inbegriper särskilt och tills vidare uppförandekoden för företagsbeskattning av den 1 december 1997 (EGT C 2, 6.1.1998), rådets direktiv 2011/96/EU av den 30 november 2011 om ett gemensamt beskattningssystem för moderbolag och dotterbolag hemmahörande i olika medlemsstater (EUT L 345, 29.12.2011, s. 8), rådets direktiv 2003/49/EG av den 3 juni 2003 om ett gemensamt system för beskattning av räntor och royalties som betalas mellan närstående bolag i olika medlemsstater (EUT L 157, 26.6.2003, s. 49), kommissionens rekommendation 2012/772/EU av den 6 december 2012 om aggressiv skatteplanering (EUT L 338, 12.12.2012, s. 41), rådets direktiv 2011/16/EU om administrativt samarbete i fråga om beskattning och om upphävande av direktiv 77/799/EEG (EUT L 64, 11.3.2011, s. 1), kommissionens åtgärdspaket mot skatteflykt: Nästa steg i riktning mot effektiv beskattning och ökad transparens i EU (COM/2016/23), kommissionens rekommendation (EU) 2016/136 av den 28 januari 2016 om genomförandet av åtgärder mot missbruk av skatteavtal (EUT L 25, 2.2.2016, s. 67), rådets direktiv (EU) 2016/1164 av den 12 juli 2016 om fastställande av regler mot skatteflyktsmetoder som direkt inverkar på den inre marknadens funktion (EUT L 193, 19.7.2016, s. 1) samt Ekofinrådets slutsatser av den 12 februari, 8 mars, 25 maj, 17 juni, 8 november och den 5 december 2016, den 5 december 2017, 23 januari och den 13 mars 2018.

För mer information se: EU:s policy för icke samarbetsvilliga jurisdiktioner på skatteområdet (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en), åtgärdspaketet mot skatteflykt (kommissionens webbplats: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en, rådets webbplats: http://www.consilium.europa.eu/sv/policies/anti-tax-avoidance-package/), EU:s policy mot skadlig skattekonkurrens (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en) och det arbete som har gjorts av uppförandekodgruppen (företagsbeskattning) (rådets webbplats: http://www.consilium.europa.eu/sv/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/), EU:s arbete om administrativt samarbete inom området för direkt beskattning (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en) och om öppenhet för intermediärer (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en) och EU:s rättsliga ram om beskattning (http://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&displayProfile=lastConsDocProfile&classification=in-force#arrow_09).

(17) Se särskilt punkt 1.2 i avsnitt IV.1 i kommissionens meddelande (C(2018)1756, 21.3.2018).

(18) Detta betyder till exempel att granska om de uppkomna vinsterna beskattas i enlighet med tillämpliga standardregler (gå annars till nästa enhetsnivå) och om de kanaliserade vinsterna beskattas i enlighet med tillämpliga standardregler (gå annars till nästa enhetsnivå, upp till de verkliga huvudmännen om nödvändigt). När det har fastställts att ett givet finansiellt flöde är föremål för en effektiv beskattning behövs det emellertid inga fler bevis för beskattningen av detta flöde.

(19) Detta skulle till exempel kunna inbegripa att tillhandahålla bevis för att en struktur är ekonomiskt motiverad, de olika enheternas ekonomiska substans (se till exempel sidan 125 ff i http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf och http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) och strukturens skattekonsekvenser.

(20) Om någon av de jurisdiktioner som anges i bilaga II till rådets slutsatser förekommer i en verksamhetsstruktur bör detta ge upphov till en granskning av varje enskilt fall och särskild uppmärksamhet ägnas åt att säkerställa att de problem som dessa jurisdiktioner har förbundit sig att åtgärda i syfte att uppfylla kriterierna för god förvaltning i skattefrågor inte exploateras i projekt som finansieras med EU-medel. Dessa problem kan sammanhänga med något av de kriterier som anges i bilaga V till rådets slutsatser från den 5 december 2017, det vill säga i) öppenhet och utbyte av information, ii) rättvis beskattning (inklusive kriterium 2.2) och iii) BEPS-standarderna. Finansiella flöden för projekt som finansieras med EU-medel bör till exempel inte omfattas av skadliga skattesystem som en jurisdiktion har förbundit sig att avskaffa. På samma sätt bör det, när en jurisdiktion ännu inte uppfyller kriterierna om öppenhet till följd av otillräckliga mekanismer för informationsutbyte med EU:s medlemsstater, kontrolleras om den icke redovisningsbara skatteinformationen i projektets finansiella flöden kan förhindra en effektiv beskattning av dessa flöden.

(21) Det enda undantag som medges i budgetförordningen är om åtgärden genomförs fysiskt i någon av dessa jurisdiktioner. När detta undantag tillämpas bör enheten bedöma var projektet är fysiskt lokaliserat (till exempel med hjälp av ett lämpligt test av den ekonomiska substansen) och om det finns tecken på att projektet i fråga bidrar till skatteflykt.

(22) Det vill säga jurisdiktioner som omnämns i bilaga II till rådets slutsatser.

(23) Enheten kan få denna pelare godkänd även om poängen för detta avsnitt inte når upp till tröskelvärdet under förutsättning att lämpliga övervakningsåtgärder vidtas i samband med att avtalet ingås.

(24) Med hänsyn tagen till förordning (EU) 2015/847 och direktiv (EU) 2015/849.

(25) Med beaktande av direktiv (EU) 2015/849.

(26) Med beaktande av direktiv (EU) 2015/849.

(27) Hänvisningar till finansieringsinstrument och EU-medel anses inkludera budgetgarantier.

(28) Om enheten tillämpar Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG (artikel 57), eller nationella lagar genom vilka detta direktiv införlivats, ska skyddet av EU:s finansiella intressen anses vara likvärdigt med det som följer av unionens regler, policyer och förfaranden.

(29) Direktiv 2014/24/EU (som upphäver direktiv 2004/18/EG) ska anses vara likvärdigt med EU:s budgetförordning. Detta avsnitt kan därför jämföras med system, regler och förfaranden där detta direktiv tillämpas, eller nationella lagar genom vilka reglerna i detta direktiv införlivats.

(30) Ej tillämpligt på finansieringsinstrument.

(31) Utan att det påverkar tillämpningen av förordning (EU) 2018/1725 och förordning (EU) 2016/679.

Bilaga 3

BEDÖMNINGSFÖRFARANDEN

3.1 Dokumentation av bedömning och bevis

1. Dokumentation av bedömningen (arbetsdokument)

I enlighet med ISAE 3000 bör revisorn upprätta dokumentation som ger

—	tillräckliga och lämpliga uppgifter om underlaget för revisionsberättelsen och

—	bevis för att bedömningen har planerats och genomförts i enlighet med ISAE 3000 och tillämpliga rättsliga och tillsynsmässiga krav.

Med ”dokumentation” eller ”arbetsdokument” avses uppgifter om genomförda bedömningsförfaranden, relevanta insamlade bevis och slutsatser som revisorn har dragit. Med ”bedömningsakt” avses en eller flera mappar eller andra lagringsmedier i fysisk eller elektronisk form som innehåller de uppgifter som utgör dokumentation av bedömningen eller arbetsdokumenten för ett visst uppdrag.

2. Bevis

I enlighet med ISAE 3000 bör revisorn säkerställa att bevis samlas in som stöd för revisorns slutsatser och för att bedömningen har genomförts i enlighet med Ifacs International Framework for Assurance Engagements och International Standard on Assurance Engagements (ISAE) 3000 om bestyrkandeuppdrag som avser andra sakförhållanden än historisk finansiell information.

Revisorn bör inhämta tillräckliga ändamålsenliga bevis för att styrka iakttagelserna under bedömningen och dra rimliga slutsatser som kan ligga till grund för slutsatserna av bedömningen. Revisorn använder sitt professionella omdöme för att avgöra om bevisen är tillräckliga och ändamålsenliga.

3. Bevarande av dokumentation av bedömningen (arbetsdokument) <Den upphandlande myndigheten kan ta bort eller anpassa denna del>

Revisorn bör spara dokumentationen av uppdraget (samt bevis för arvoden och utgifter såsom fakturor för hotellvistelser, boardingkort för flygresor, biljettalonger, tidrapporter etc.) så att den kan inspekteras av den upphandlande myndigheten i fem år räknat från det datum då den upphandlande myndigheten betalar revisorns slutfaktura för uppdraget. Den upphandlande myndigheten bör på begäran och i enlighet med lagstiftningen i det land där det kontor som ansvarar för bedömning finns ha tillgång till dokumentationen av bedömningen under denna femårsperiod.

4. Tillgång till enhetens handlingar och dokument

Revisorn bör alltid ha full och obegränsad tillgång till alla handlingar och dokument (däribland räkenskapshandlingar, avtal, mötesprotokoll, bankhandlingar, fakturor med mera) samt till enhetens personal och kontor i den mån detta är möjligt och relevant för bedömningen. Revisorn kan be enheten att få tillgång till dess banker (till exempel för att be om bekräftelser), konsulter och andra, eller till företag som enheten har anlitat.

3.2 Planering

1. Förberedande möte med enheten

Enheten planerar vanligen in ett förberedande möte med revisorn. Detta kan äga rum på enhetens huvudkontor eller annan plats, beroende på vad som är lämpligast och bekvämast för båda parter. Syftet med mötet är att diskutera uppläggningen av bedömningen, fältarbete och rapportering, samt att klargöra återstående frågor. Enheten och revisorn kan komma överens om andra sätt för att förbereda bedömningen (till exempel konferenssamtal). Under det förberedande mötet kan revisorn begära ytterligare information och dokument som anses vara nödvändiga eller till nytta för planeringen av bedömningen och fältarbetet.

Enheten bör informera kommissionen om detta möte, vid vilket kommissionens företrädare kan närvara.

2. Planeringsåtgärder, bedömningsplan och arbetsprogram

Revisorn bör planera bedömningen så att den kan genomföras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. God planering innebär att ägna tillräcklig uppmärksamhet åt viktiga områden i bedömningen, att skyndsamt identifiera och lösa potentiella problem och att organisera och hantera bedömningen så att den blir effektiv och ändamålsenlig.

Revisorn bör ha en bedömningsplan (eller ett liknande planeringsdokument, såsom en arbetsplan eller en planeringspromemoria) där bedömningsstrategin liksom viktiga principer för planering, fältarbete och rapportering fastställs. Revisorn bör ha arbetsprogram för bedömningen där tester och förfaranden beskrivs och dokumenteras.

3.3 Fältarbete

1. Insamling av bevis för utformningen av system, kontroller, förfaranden och regler

Arbetet bör inbegripa en bedömning av utformningen av system, kontroller, förfaranden och regler som är relevanta för pelaren i fråga.

Exempel på förfaranden för insamling av bevis för utformningen av system, kontroller, förfaranden och regler:

—	Tala med enhetens medarbetare som kan ha relevant information.

—	Utvärdera om tillgängliga beskrivningar ger en rättvisande bild av system, kontroller, förfaranden och regler som enheten har utformat och genomfört.

—	Granska juridiska dokument (till exempel lagar, förordningar, avtal och överenskommelser), interna instruktioner och riktlinjer (till exempel operativa bestämmelserna, handböcker för intern kontroll etc.) och andra dokument som revisorn kan anse vara relevanta.

—

Observera verksamhet och granska dokument, rapporter, tryckt och elektronisk dokumentation av behandling av transaktioner, redovisningsförfaranden (till exempel bankavstämningar) och andra viktiga förfaranden för godkännanden och intern kontroll (till exempel utgiftsrapporter för olika perioder, jämförelser mellan budget och utfall, granskning och godkännande av tidrapporter etc.), dokument som till exempel rör i) enhetens rättsliga ram för extern revision, ii) bidrags- och upphandlingsförfaranden och iii) finansieringsinstrument och transaktioner med finansieringsinstrument.

—	Upprepa kontroller och förfaranden.

Revisorn kan vilja använda flödesscheman eller frågeformulär som hjälp för att bedöma utformningen av system, kontroller, förfaranden och regler.

2. Test av system, kontroller och förfaranden

Arbetet bör inbegripa en bedömning av huruvida relevanta system, kontroller, förfaranden och regler fungerar effektivt.

System, kontroller, förfaranden och regler fungerar effektivt om de var för sig eller i kombination med andra system, kontroller, förfaranden och regler skapar rimlig säkerhet om att

—	enhetens mål (till exempel mål för det interna kontrollsystemet eller för en bidrags- eller upphandlingsprocess) uppnås och särskilt att riskerna för att målen inte kommer att nås hanteras och kontrolleras ordentligt och att

—	fel, oriktigheter och bedrägerier förebyggs, upptäcks och skyndsamt åtgärdas.

När revisorn utformar och genomför tester av kontrollerna bör revisorn

—

dels genomföra andra förfaranden vid sidan av förfrågningar för att samla in bevis om

—	hur ett system har fungerat eller hur en kontroll, ett förfarande eller en regel har tillämpats,

—	hur konsekvent systemet har fungerat eller en kontroll, ett förfarande eller en regel har tillämpats och

—	av vem eller på vilket sätt kontroller, förfaranden eller regler har tillämpats,

—	dels fastställa sätt att välja ut poster för testning som på ett effektivt sätt bidrar till målen för förfarandet.

När omfattningen av tester av kontroller, förfaranden eller regler fastställs måste revisorn beakta faktorer som egenskaperna hos den population som ska testas, kontrollernas, förfarandenas och reglernas natur, den frekvens med vilken de tillämpas (till exempel varje månad, varje dag, några gånger per dag) och den förväntade avvikelsegraden.

Tester av kontroller, förfaranden och regler kan inbegripa till exempel granskningar (av handlingar, dokument och tillgångar), observationer, intervjuer med ledningen och andra inom enheten samt bekräftelse, omkalkylering och upprepning av vissa förfaranden.

3. Stickprovstagning och andra sätt att välja ut poster för testning

När tester av system, kontroller, förfaranden och regler utformas och genomförs kan revisorn använda sig av stickprovstagning eller andra sätt att välja ut poster för testning. Stickprovstagning innebär att tillämpa förfarandena på mindre än 100 % av poster med relevans för bedömningen (till exempel ett urval av transaktioner eller kontotillgodohavanden) så att alla provtagningsenheter har chans att bli valda. Detta ger revisorn ett rimligt underlag för att dra slutsatser om hela populationen.

Statistiska eller icke-statistiska urvalsmetoder kan användas. Revisorn kan göra ett väl underbyggt urval av specifika poster i en population (till exempel poster med högt värde eller viktiga poster, alla poster som överstiger ett visst belopp, poster som ger information eller poster för test av kontrollverksamhet eller förfaranden eller regler). En selektiv granskning är inte en stickprovstagning.

En selektiv granskning av specifika poster är ofta ett effektivt sätt att samla in bevis, men det är inte detsamma som stickprovstagning. Resultaten av förfaranden som tillämpas på poster som har valts ut på detta sätt kan inte projiceras eller extrapoleras till hela populationen. Därför resulterar inte selektiva granskningar av specifika poster i bevis som omfattar återstoden av populationen. Stickprovstagning är å andra sidan utformat för att man ska kunna dra slutsatser om en hel population genom att testa ett stickprov från den.

4. Använda arbete som har utförts av internrevisionen

När revisorn anser att en internrevisionsfunktion sannolikt är relevant för bedömningen a) fastställer revisorn om och i vilken utsträckning internrevisorernas arbete kan användas och b) huruvida det arbete som i så fall används är tillräckligt för revisionens syften. Revisorn bör tillämpa ISA 610 Använda arbete som har utförts av internrevisionen i den mån denna standard är relevant för bedömningen.

5. Skriftliga uttalanden

När det gäller andra granskningsuppdrag än revisioner eller granskningar av historisk finansiell information (ISAE 3000) bör revisorn inhämta uttalanden från ledningen. Ett skriftligt uttalande är en förklaring från ledningen till revisorn i syfte att bekräfta någonting eller stödja andra bevis som har samlats in under bedömningen.

Revisorn kan begära att få ett uttalande signerat av den eller de personer i enhetens ledning som har det primära ansvaret för enhetens system, kontroller, förfaranden och regler.

6. Memorandum (”aide mémoire”)

Revisorn upprättar ett memorandum som ska diskuteras vid det avslutande mötet. Detta bör innehålla de viktigaste iakttagelserna under fältarbetet och revisorns rekommendationer. En kopia av memorandumet bör skickas till den upphandlande myndighetens revisionsansvariga.

7. Avslutande möte

Revisorn bör anordna ett avslutande möte med enheten. Enheten bör informera kommissionen om detta möte, vid vilket kommissionens företrädare kan närvara.

Syftet med detta möte är att diskutera memorandumet och få revisorns iakttagelser och rekommendationer bekräftade av enheten tillsammans med dess inledande synpunkter. Revisorn och enheten kan komma överens om den ytterligare information som enheten ska lämna och i tillämpliga fall en tidsfrist för detta. Revisorn kan informera enheten om rapporteringsrutinerna. Revisorn bör dokumentera alla (muntliga och skriftliga) kommentarer från enheten och kommissionens företrädare, och beakta dem vid upprättandet av bedömningsrapporten.

3.4 Rapportering

1. Grundläggande rapporteringskrav och språk

Revisorn bör rapportera bedömningsresultaten i enlighet med Ifacs International Framework for Assurance Engagements och ISAE 3000, rutinerna inom sitt revisionsföretag och dessa kravspecifikationer.

Rapporten bör upprättas skyndsamt och vara objektiv, tydlig, kortfattad och konstruktiv.

Rapporten bör upprättas på det språk som anges i avsnitt 6.4 av kravspecifikationerna. Om rapportspråket är ett annat än engelska eller franska bör revisorn också tillhandahålla en sammanfattning av rapporten på engelska eller franska.

2. Bedömningsrapportens datum

Utkast och sista utkast till rapporterna bör ha de datum då dessa skickas för samråd. Datumet på försättsbladet till den slutliga bedömningsrapporten bör vara det datum då den slutliga bedömningsrapporten undertecknas.

Fakta och händelser som revisorn har fått kännedom om innan den slutliga rapporten har undertecknats och som påverkar iakttagelserna i denna rapport måste beaktas. Revisorn har emellertid ingen skyldighet att göra förfrågningar hos enhetens ledning och/eller genomföra ytterligare förfaranden efter det avslutande mötet och innan den slutliga rapporten har undertecknats.

3. Förfarande för samråd och inlämnande av utkastet till rapport <Den upphandlande myndigheten kan anpassa denna del. Den föreslagna texten bygger på kommissionens förfaranden. OBS: de delar som handlar om att kommissionen konsulteras eller informeras måste behållas>

Revisorn bör inlämna ett utkast till rapport till den upphandlande myndigheten senast <21> kalenderdagar efter datumet för det avslutande mötet (det vill säga när fältarbetet har avslutats). Utkastet till rapport bör innehålla enhetens kommentarer i den mån dessa redan har inhämtats under fältarbetet och det avslutande mötet.

En pappersversion och en elektronisk version av utkastet till rapport bör lämnas in, tillsammans med ett följebrev. Ordet ”utkast” bör tydligt anges på alla versioner.

Enheten kan översända en kopia av utkastet till pelarbedömningsrapport till Europeiska kommissionen, för att inhämta kommissionens synpunkter i fråga om specifika delar av utkastet till rapport (1).

Den upphandlande myndigheten bör lämna sina kommentarer till revisorn inom 21 kalenderdagar efter mottagandet av utkastet till rapport.

Revisorn bör inlämna ett reviderat utkast till rapport till den upphandlande myndigheten där eventuella mottagna kommentarer beaktas inom <7> kalenderdagar efter mottagandet av kommentarerna.

Den upphandlande myndigheten bör lämna sina kommentarer till revisorn inom <21> kalenderdagar efter mottagandet av utkastet till rapport.

4. Förfarande för samråd och inlämnande av slutrapporten <Den upphandlande myndigheten kan anpassa denna del. Den föreslagna texten bygger på kommissionens förfaranden. OBS: de delar som handlar om att kommissionen konsulteras eller informeras måste behållas>

Om det inte fordras något ytterligare fältarbete bör revisorn lämna in ett sista utkast till rapport till den upphandlande myndigheten överlämna inom <7> kalenderdagar efter mottagandet av kommentarer om utkastet till rapport. Orden ”sista utkast” bör anges på försättsbladet till det sista utkastet till rapport. Den upphandlande myndigheten bör skriftligen informera revisorn om den godtar det sista utkastet till rapport inom <14> kalenderdagar efter mottagandet av det sista utkastet till rapport.

Revisorn bör lämna in en slutrapport inom <7> kalenderdagar efter mottagandet av kommentarerna om det sista utkastet till rapport.

Revisorn bör sedan överlämna en pappersversion i original och en elektronisk version av slutrapporten till enheten tillsammans med ett följebrev.

Rapporterna bör upprättas på revisorns brevpapper i original. Ordet ”slutlig” bör tydligt anges på alla versioner. Revisorn bör också översända en elektronisk version av slutrapporten (det vill säga en inskannad kopia (i pdf-format) av den undertecknade och daterade slutrapporten på revisorns brevpapper) till enheten.

Perioden mellan det avslutande mötet och inlämnandet av slutrapporten till den upphandlande myndigheten bör inte överstiga <105> kalenderdagar eller <15> veckor.

Revisorn bör översända en elektronisk version och en papperskopia av den slutliga pelarbedömningsrapporten till Europeiska kommissionen:

European Commission

Directorate-General for […]

Audit and Control Unit

1040 Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

(1) Utan att detta föregriper de tillsynsåtgärder som kommissionen ska vidta enligt artikel 154.5 i budgetförordningen.

Bilaga 4

PELARBEDÖMNINGSRAPPORT

[UTKAST TILL, SISTA UTKAST TILL ELLER SLUTLIG] RAPPORT

[datum]

<när det gäller slutrapporten är detta det datum då den oberoende revisorns slutliga revisionsberättelse undertecknas, när det gäller utkast och sista utkast till rapporter är detta det datum då dessa rapporter översänds för samråd>

PELARBEDÖMNING

AV [ENHETENS NAMN]

Enhet som bedömningen omfattar:	[Enhetens namn]
Land:	[Det land där enheten är etablerad]
Revisor:	[Revisionsföretag och kontor som ansvarar för bedömningen]
Bedömningsperiod:	[datum] till [datum] [detta bör normalt vara det år (tolvmånadersperiod) som slutar det datum då fältarbetet för bedömningen (arbeten på plats) inleds]
Datum då fältarbetet har utförts:	[datum] till [datum]

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Oberoende granskningsrapport

112

Sammanfattning

117

Uppdragets kontext

126

Internt kontrollsystem

127

Redovisningssystem

129

Oberoende extern revision

129

Bidrag

129

Upphandling

130

Finansieringsinstrument

130

Uteslutande från tillgång till finansiering

131

10.

Offentliggörande av information om mottagare

131

11.

Sydd av personuppgifter

131

Bilagor

133

ANVISNINGAR FÖR ANVÄNDNINGEN AV DENNA FÖRLAGA TILL RAPPORT

Denna förlaga till rapport om en pelarbedömning ger revisorn ett rapportformat och en struktur och innehåller vägledning om innehållet i de olika avsnitten.

—	All gråtonad <kursiv> text är vägledande och bör tas bort.

—	Revisorn kan använda all text som inte är gråtonad vid upprättandet av rapporten. Revisorn kan ändra i all text utom den föreskrivna texten i den oberoende revisorns revisionsberättelse.

Den föreskrivna texten och formuleringarna i den oberoende revisorns granskningsrapport bör alltid användas och får inte ändras.

Denna anvisningssida bör tas bort ur rapporten.

OBEROENDE GRANSKNINGSRAPPORT

Pelarbedömning

[Enhetens fullständiga namn och adress]

Vi har genomfört en pelarbedömning (nedan kallad bedömning) av [namn], nedan kallad enheten. Syftet med denna bedömning är att ge Europeiska kommissionen rimliga garantier för att enheten uppfyller kraven i punkterna a–f i artikel 154.4 i budgetförordningen för Europeiska kommissionens allmänna budget och i artikel 29.1 i budgetförordningen för Europeiska utvecklingsfonden för följande pelare:

1.	Internt kontrollsystem

2.	Redovisningssystem

3.	Oberoende extern revision

4.	Bidrag <stryk om ej tillämpligt>

5.	Upphandling <stryk om ej tillämpligt>

6.	Finansieringsinstrument (1)<stryk om ej tillämpligt>

7.	Uteslutning från tillgång till finansiering

8.	Offentliggörande av information om mottagare

9.	Skydd av personuppgifter

Omfattningen av vårt arbete och våra slutsatser för var och en av pelarna förklaras nedan.

Ansvarsområden för enhetens ledning respektive revisorn

Enhetens ledning ansvarar för att säkerställa att de system, kontroller, regler och förfaranden som sammanhänger med pelarna överensstämmer med internationellt vedertagna standarder och de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt för varje pelare. Enhetens ledning ansvarar också för att tillhandahålla information, dokument och tillgång till systemen och enhetens personal för revisorn i den mån detta är nödvändigt och relevant för bedömningens syfte.

Vårt ansvar är att bedöma de system som har inrättats och de kontroller, regler och förfaranden som enheten tillämpar för varje pelare utifrån kriterierna för varje pelare och att rapportera våra iakttagelser i enlighet med kravspecifikationerna för detta uppdrag.

I dessa kravspecifikationer fastställs det att vi ska utföra vårt arbete i enlighet med International Standard for Assurance Engagements 3000 (utfärdad av Internationella revisorsförbundet) om bestyrkandeuppdrag som avser andra sakförhållanden än historisk finansiell information i den mån denna standard kan tillämpas på den specifika kontexten för denna pelarbedömning. Enligt denna standard ska vi följa tillämpliga etiska normer när vi utför vårt arbete.

Arbetets omfattning för alla pelarna

Vårt uppdrag omfattar en bedömning för varje pelare och de system som har inrättats samt de kontroller, regler och förfaranden som enheten tillämpar.

Beroende på kraven för respektive pelare har vår bedömning omfattat utformning eller utformning och operativ effektivitet hos relevanta system, kontroller, förfaranden och regler.

Vår bedömning har inbegripit att jämföra fakta och uppgifter som rör system, kontroller, förfaranden och regler med kommissionens kriterier. Dessa kriterier och väsentlighetsnivåerna anges i kapitel 2.3 i vår detaljerade rapport.

För att avgöra vad som är väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden har vi tagit hänsyn till de kriterier och väsentlighetsnivåer som kommissionen har fastställt, eftersom dessa faktorer kan påverka kommissionens beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning.

Under denna bedömning har vi främst granskat de system, kontroller, förfaranden och regler som används för enhetens normala verksamhet. Slutsatserna av denna bedömning gäller inte specifika befintliga eller framtida åtgärder, projekt, kontrakt eller överenskommelser.

Mot bakgrund av de inbyggda begränsningarna är det inte säkerställt att systemet för intern kontroll och andra system, regler och förfaranden förbygger eller upptäcker fel. Om denna bakåtblickande bedömning av utformning och effektivitet hos system, kontroller, förfaranden och regler projiceras på framtida perioder finns det dessutom en risk att dessa system, kontroller, förfaranden och regler blir otillräckliga till följd av att förutsättningarna förändras eller att graden av efterlevnad av regler och förfaranden minskar.

Vi har tagit hänsyn till alla tillgängliga bevis som har presenterats för oss under vårt fältarbete, som vi avslutade den [datum för det avslutande mötet], samt de kommentarer och upplysningar som enheten och Europeiska kommissionen därefter har lämnat fram till denna rapports datum.

Vi anser att de bevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för våra slutsatser.

PELARE 1 – INTERNT KONTROLLSYSTEM

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten har inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem och säkerställer att detta system fungerar. Följaktligen omfattade våra förfaranden det interna kontrollsystemets utformning och operativa effektivitet.

Vårt arbete koncentrerades på de komponenter och kontroller i det interna kontrollsystemet som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget har inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt och säkerställer att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden.

Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos det interna kontrollsystemet beskrivs.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte har inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt och säkerställer att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden.

PELARE 2 – REDOVISNINGSSYSTEM

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten använder ett system för redovisning som ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid. Våra förfaranden omfattade redovisningssystemets utformning och operativa effektivitet.

Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i redovisningssystemet som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget använder ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos redovisningssystemet beskrivs.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte använder ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten är föremål för en oberoende extern revision som utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten i fråga. Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen av det ramverk för extern revision som enheten omfattas av.

Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i ramverket för en oberoende extern revision som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget är föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos ramverket för en oberoende extern revision beskrivs.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte är föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

PELARE – 4 BIDRAG

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom bidrag. Följaktligen omfattade våra förfaranden bidragssystemets utformning och operativa effektivitet.

Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i bidragssystemet som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom bidrag i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos bidragssystemet beskrivs.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom bidrag i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

PELARE 5 – UPPHANDLING

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling. Följaktligen omfattade våra förfaranden upphandlingssystemets utformning och operativa effektivitet.

Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i upphandlingssystemet som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos upphandlingssystemet beskrivs.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom upphandling i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT (2)

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom finansieringsinstrument. Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen och den operativa effektiviteten hos de finansieringsinstrument som enheten använder.

Vårt arbete koncentrerades på de aspekter av och komponenter i finansieringsinstrumenten som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom finansieringsinstrument i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos de finansieringsinstrument som enheten använder beskrivs.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte i alla väsentliga avseenden tillämpar lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom finansieringsinstrument i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten tillämpar lämpliga regler och förfaranden för uteslutning av tredje parter från tillgång till finansiering.

Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen och den operativa effektiviteten hos de åtgärder som enheten vidtar i detta syfte.

Vårt arbete koncentrerades på de grunder för uteslutning och de åtgärder som enheten har vidtagit som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget tillämpar lämpliga regler och förfaranden för uteslutning av tredje parter från tillgång till finansiering i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

Vi hänvisar till de iakttagelser som beskrivs i avsnitt 1.3: Sammanfattning av iakttagelserna i vår detaljerade rapport, där de väsentliga svagheterna och bristerna hos enhetens system för uteslutning beskrivs.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte tillämpar lämpliga regler och förfaranden för uteslutning av tredje parter från tillgång till finansiering i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten offentliggör information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt.

Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen och den operativa effektiviteten hos de åtgärder som enheten vidtar i detta syfte.

Vårt arbete koncentrerades på de krav som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget tillämpar lämpliga regler och förfaranden för offentliggörande av information om mottagare av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte tillämpar lämpliga regler och förfaranden för offentliggörande av information om mottagare av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Vårt uppdrag omfattar att göra en bedömning av huruvida enheten säkerställer ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen.

Följaktligen omfattade våra förfaranden utformningen och den operativa effektiviteten hos de åtgärder som enheten vidtar i detta syfte.

Vårt arbete koncentrerades på de krav och de åtgärder som enheten har vidtagit som kommissionen anser vara viktiga och som anges i frågeformulären för bedömningen.

Slutsats

På grundval av det arbete som vi har gjort anser vi att enheten på det hela taget tillämpar lämpliga regler och förfaranden för att säkerställa skyddet av personuppgifter i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

På grundval av det arbete som vi har gjort och med tanke på de väsentliga punkter som vi hänvisar till i föregående stycke anser vi att enheten på det hela taget inte tillämpar lämpliga regler och förfaranden för att säkerställa skyddet av personuppgifter i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt.

Distribution och användning

Enheten har beställt denna rapport, som endast är avsedd för information till och användning av enheten och Europeiska kommissionen.

Revisorns namnteckning <person eller företag eller bådadera, beroende på vad som är tillämpligt>.

Den undertecknande revisorns namn <person eller företag eller bådadera, beroende på vad som är tillämpligt>.

Revisorns adress <det kontor som ansvarar för revisionen>.

Datum för undertecknandet <används inte i utkast till rapporter. Det datum då den slutliga rapporten undertecknas.>

1. SAMMANFATTNING

1.1 Slutsatser

Nedan följer en sammanfattning av våra slutsatser för respektive pelare.

PELARE

SLUTSATS

1.	Internt kontrollsystem

JA/NEJ

Har enheten inrättat ett ändamålsenligt, effektivt och ekonomiskt internt kontrollsystem som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt, och säkerställer enheten att detta system fungerar i alla väsentliga hänseenden?

2.	Redovisningssystem

JA/NEJ

Använder enheten ett system för redovisning som i alla väsentliga hänseenden ger korrekta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter som görs tillgängliga i tid och som uppfyller de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

3.	Oberoende extern revision

JA/NEJ

Är enheten föremål för en oberoende extern revision som i alla väsentliga hänseenden utförs enligt internationellt vedertagna revisionsstandarder av ett revisionsorgan som är funktionellt oberoende av enheten och i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

Bidrag

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

5.	Upphandling

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

6.	Finansieringsinstrument

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

Tillämpar enheten i alla väsentliga avseenden lämpliga regler och förfaranden för tillhandahållandet av finansiering med EU-medel genom finansieringsinstrument i enlighet med de kriterier som Europeiska kommissionen har fastställt?

Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden i fråga om följande:

System för hantering av kreditrisk och användning av ett internt riskvärderingssystem?

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

Skatteflykt och icke samarbetsvilliga jurisdiktioner?

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

Åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism?

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

7.	Uteslutning från tillgång till finansiering

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

Tillämpar enheten lämpliga regler och förfaranden för att utesluta tredje parter från finansiering genom upphandling, bidrag och/eller finansieringsinstrument?

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

8.	Offentliggörande av information om mottagare

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

Offentliggör enheten information om mottagarna av medel på lämpligt sätt och vid lämplig tidpunkt?

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

9.	Skydd av personuppgifter

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

Säkerställer enheten ett skydd av personuppgifter som motsvarar det som avses i artikel 5 i budgetförordningen (3)?

JA/NEJ/EJ TILLÄMPLIGT

1.2 Färdplan

<Föreslagen längd på färdplanen: högst två sidor>

Vi har dragit slutsatsen att enheten inte helt uppfyller kraven för pelare [ange pelare].

Vi har funnit betydande svagheter och brister hos … <beskriv kortfattat de viktigaste svagheterna och bristerna hos pelarna i fråga i enlighet med iakttagelserna i avsnitt 1.3>.

Vi har lämnat ett antal viktiga rekommendationer i syfte att komma till rätta med dessa viktiga svagheter <beskriv kortfattat de viktiga rekommendationerna för pelarna i fråga i enlighet med rekommendationerna i avsnitt 1.3>.

Vi föreslår att enheten genomför dessa rekommendationer för att kunna anförtros budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning av Europeiska kommissionen.

I detta syfte föreslår vi en handlingsplan, det vill säga en färdplan som innehåller en tidsplan för att åtgärda och komma till rätta med svagheterna och bristerna. Vi har diskuterat och kommit överens om denna färdplan och tidsplanen för genomförandet av de åtgärder vi föreslår med enheten <Färdplanen bör i den utsträckning det är möjligt överenskommas med enheten innan revisorns slutrapport utfärdas. Om detta inte är möjligt bör skälen förklaras tydligt>.

Färdplan

<Beskriv färdplanen genom att ta upp nedanstående huvudpunkter för respektive pelare:

—	En kort redogörelse för de viktigaste iakttagelserna, det vill säga väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, förfaranden och regler.

—

En kort redogörelse för den föreslagna handlingsplanen i syfte att komma till rätta med dessa svagheter och brister.

Handlingsplanen bör tydligt utvisa vilka föreslagna åtgärder (det vill säga viktiga rekommendationer) som kommer att genomföras och hur de kommer att genomföras samt innehålla en tydlig och realistisk tidsplan.>

1.3 Sammanfattning av iakttagelserna och rekommendationerna

Nedan följer en sammanfattning av våra iakttagelser och rekommendationer för respektive pelare.

Iakttagelser

Viktiga iakttagelser är iakttagelser som rör väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden. Väsentlighetsrekvisitet innebär att vi anser att dessa faktorer är så viktiga för kommissionen att de kan påverka dess beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning. Därför har vi gett uttryck för negativa slutsatser när vi har gjort väsentliga iakttagelser om en pelare.

Till viktiga iakttagelser räknas också fall där flera iakttagelser som var för sig inte rör någon väsentlig svaghet eller brist sammantagna påvisar en sådan väsentlig svaghet eller brist. Den sammanlagda effekten av sådana iakttagelser anses vara så viktig (det vill säga väsentlig) att vi måste dra slutsatsen att enheten inte uppfyller kraven för pelaren i fråga (slutsatsen är således ”nej”).

Andra iakttagelser är alla icke-väsentliga iakttagelser som vi anser att enheten bör informeras om. Dessa iakttagelser gäller svagheter och brister hos system, kontroller, regler och förfaranden som var för sig eller sammantagna medför en mindre omedelbar risk för att målen för pelaren i fråga inte kommer att nås.

Rekommendationer

Viktiga rekommendationer avser väsentliga svagheter och brister hos system, kontroller, regler eller förfaranden samt fall där Europeiska kommissionens kriterier och/eller internationellt accepterade standarder för pelare (fortlöpande) inte har uppfyllts eller följts.

Andra rekommendationer rör alla andra iakttagelser som inte är väsentliga. I dessa fall har svagheterna och bristerna hos system, kontroller, regler och förfaranden ingen stor och omedelbar påverkan på målen för dessa system, kontroller, regler eller förfaranden. Vi anser icke desto mindre att enheten bör genomföra de föreslagna åtgärderna, eftersom den då får möjlighet att förbättra sina system, kontroller, regler eller förfaranden och göra dem mer ändamålsenliga och/eller effektiva.

Våra rekommendationer beskrivs i kapitlen 3 till 8.

Vi föreslår att enheten genomför de viktiga rekommendationer på det sätt som anges i den färdplan som beskrivs i avsnitt 1.2 i denna rapport.

PELARE 1 – INTERNT KONTROLLSYSTEM
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 3.3.1 respektive 3.3.2.

PELARE 2 – REDOVISNINGSSYSTEM
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 4.3.1 respektive 4.3.2.

PELARE 3 – OBEROENDE EXTERN REVISION
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 5.3.1 respektive 5.3.2.

PELARE 4 – BIDRAG
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 6.3.1 respektive 6.4.2.

PELARE 5 – UPPHANDLING
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 7.3.1 respektive 7.3.2.

PELARE 6 – FINANSIERINGSINSTRUMENT
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 8.3.1 respektive 8.3.2.

PELARE 7 – UTESLUTNING FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 9.3.1 respektive 9.3.2.

PELARE 8 – OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 10.3.1 respektive 10.3.2.

PELARE 9 – SKYDD AV PERSONUPPGIFTER
Viktiga iakttagelser och rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

Andra iakttagelser/rekommendationer
Nr	Beskrivning av iakttagelsen/rekommendationen
1.	Iakttagelse: <kort beskrivning av iakttagelsen, högst två rader>
	Rekommendation: <kort beskrivning av rekommendationen, högst två rader>
2.

3.

osv.

OBS: Iakttagelsens/rekommendationens nummer och beskrivning måste överensstämma med den detaljerade iakttagelsen/rekommendationen i avsnitt 11.3.1 respektive 11.3.2.

2. UPPDRAGETS KONTEXT

2.1 Kontext

I artikel 154 i budgetförordningen (4) för Europeiska unionens allmänna budget fastställs de olika sätt på vilka budgeten kan genomföras, däribland ”indirekt förvaltning”. Vid indirekt förvaltning kan kommissionen anförtro budgetgenomförandeuppgifter åt de länder, organisationer och organ (nedan kallade enheter) som anges i artikel 62 i budgetförordningen. Dessa enheter kan vara av följande slag:

—	Tredjeländer eller organ som utsetts av dem, till exempel inrikesministeriet, Konungariket Kambodja.

—	Internationella organisationer eller deras organ, till exempel Förenta nationernas utvecklingsprogram (UNDP).

—	Offentligrättsliga organ, till exempel Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW).

—	Privaträttsliga organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter, i den utsträckning som dessa har tilldelats tillräckliga ekonomiska garantier, till exempel Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

(1)	det interna kontrollsystemet,

(2)	redovisningssystemet,

(3)	en oberoende extern revision

liksom regler och förfaranden för

(4)	tillhandahållande av finansiering med EU-medel i form av bidrag,

(5)	upphandling,

(6)	finansieringsinstrument (5)

samt

(7)	uteslutning från tillgång till finansiering,

(8)	offentliggörande av information om mottagare och

(9)	skydd för enskilda med hänsyn till personuppgiftshanteringen.

2.2 Beskrivning av den enhet som omfattas av bedömningen

<Beskriv enheten. Föreslagen högsta längd: två sidor.

Enhetens viktigaste egenskaper och särdrag, dess organisationsstruktur, arten hos dess verksamhet etc.>

2.3 Kriterier för bedömningen och för väsentlighet

Europeiska kommissionen har fastställt kriterier i tre nivåer för varje pelare genom att formulera (huvud-)frågor i bilagorna 2 och 2a till kravspecifikationerna (Frågeformulär och bedömningskriterier och Frågeformulär). För att avgöra vad som är väsentliga svagheter eller brister hos system, kontroller, regler och förfaranden har vi tagit hänsyn till de kriterier och väsentlighetsnivåer (det vill säga tröskelvärden) som kommissionen har fastställt, eftersom dessa faktorer kan påverka kommissionens beslut att anförtro enheten budgetgenomförandeuppgifter med indirekt förvaltning.

Nivå 1 (budgetförordningen)

För varje pelare finns det en övergripande fråga på nivå 1 (i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier) som har utformats på basis av budgetförordningen. Det finns bara två möjliga svar:

—	Svaret på frågan på nivå 1 är ”ja”. Detta innebär att enheten uppfyller kraven för pelaren i fråga. Vår slutsats är positiv, vilket motsvarar ett uttalande utan reservation.

—	Svaret på frågan på nivå 1 är ”nej”. Detta innebär att enheten inte uppfyller kraven för pelaren i fråga. I detta fall är vår slutsats negativ, vilket motsvarar ett uttalande med reservation enligt de internationella standarderna.

Nivå 2 (viktiga pelarkomponenter)

Vi har använt vårt professionella omdöme för att åsätta poäng på en skala från 0 till 10 till varje komponent på nivå 2 i bilaga 2 Frågeformulär och bedömningskriterier på grundval av de uppgifter och de bevis som har erhållits genom tillämpning av bilaga 2a .

Nivå 3 (frågeformulär med grupper av frågor)

Bilaga 2a Frågeformulär innehåller grupper av frågor som rör de viktiga pelarkomponenterna på nivå 2. Dessa grupper av detaljerade frågor har gett oss vägledning och är princip icke uttömmande exempel. Detta innebär att vi kan – men inte nödvändigtvis måste – använda (alla) dessa (grupper av) frågor för att fastställa en poäng för respektive komponent på nivå 2.

Vi har formulerat ytterligare frågor och genomfört kompletterande förfaranden och tester när vi har ansett det nödvändigt eller lämpligt. Vi har till fullo använt vårt professionella omdöme för att åsätta poäng till de viktiga pelarkomponenterna på nivå 2 på grundval av alla frågorna i bilaga 2a .

3. INTERNT KONTROLLSYSTEM

3.1 Beskrivning av systemet för intern kontroll

3.2 Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

3.3 Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

3.3.1 Viktiga iakttagelser och rekommendationer

Iakttagelse/rekommendation nr [nummer]

Benämning: [kort beskrivning av iakttagelsen och rekommendationen]

Beskrivning av iakttagelsen:

[beskriv iakttagelsen i detalj, och ange fakta, kriterier, orsak och verkan]

Beskrivning av rekommendationen:

[beskriv rekommendationen i detalj]

Kommentarer från enheten:

[ange om enheten håller med om iakttagelsen/rekommendationen eller inte och vilka kommentarer enheten har gjort]

Kommentarer från kommissionen:

[beskriv kommissionens kommentarer]

Ytterligare kommentarer från revisorn:

[ifylles endast om enheten inte håller med om en iakttagelse/rekommendation som revisorn ändå står fast vid. I sådana fall bör revisorn tillbakavisa enhetens kommentarer här och ange skälen till att iakttagelsen kvarstår]

3.3.2 Andra iakttagelser och rekommendationer

Iakttagelse/rekommendation nr [nummer]

Benämning: [kort beskrivning av iakttagelsen och rekommendationen]

Beskrivning av iakttagelsen:

[beskriv iakttagelsen i detalj, och ange fakta, kriterier, orsak och verkan]

Beskrivning av rekommendationen:

[beskriv rekommendationen i detalj]

Kommentarer från enheten:

[ange om enheten håller med om iakttagelsen/rekommendationen eller inte och vilka kommentarer enheten har gjort]

Kommentarer från kommissionen:

[beskriv kommissionens kommentarer]

Ytterligare kommentarer från revisorn:

4. REDOVISNINGSSYSTEM

4.1 Beskrivning av redovisningssystemet

[…]

4.2 Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

4.3 Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

i.	Viktiga iakttagelser och rekommendationer […]

ii.	Andra iakttagelser och rekommendationer […]

5. OBEROENDE EXTERN REVISION

a.	Beskrivning av ramverket för oberoende extern revision […]

Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

i.	Viktiga iakttagelser och rekommendationer […]

ii.	Andra iakttagelser och rekommendationer […]

6. BIDRAG

a.	Beskrivning av bidragssystemet […]

Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

i.	Viktiga iakttagelser och rekommendationer […]

ii.	Andra iakttagelser och rekommendationer […]

7. UPPHANDLING

a.	Beskrivning av upphandlingssystemet […]

Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

i.	Viktiga iakttagelser och rekommendationer […]

ii.	Andra iakttagelser och rekommendationer […]

8. FINANSIERINGSINSTRUMENT (6)

a.	Beskrivning av finansieringsinstrumenten […]

Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

i.	Viktiga iakttagelser och rekommendationer […]

ii.	Andra iakttagelser och rekommendationer […]

9. UTESLUTANDE FRÅN TILLGÅNG TILL FINANSIERING

a.	Beskrivning av det system som används för att utesluta mottagare från tillgång till finansiering […]

Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

i.	Viktiga iakttagelser och rekommendationer […]

ii.	Andra iakttagelser och rekommendationer […]

10. OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION OM MOTTAGARE

a.	Beskrivning av det system som används för offentliggörande av information om mottagare […]

Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

i.	Viktiga iakttagelser och rekommendationer […]

ii.	Andra iakttagelser och rekommendationer […]

11. SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

a.	Beskrivning av det system som används för att säkerställa skyddet av personuppgifter […]

Sammanfattning av arbetet och de kriterier som användes vid bedömningen

Iakttagelser och rekommendationer

Nedan anges våra detaljerade iakttagelser och rekommendationer.

i.	Viktiga iakttagelser och rekommendationer […]

ii.	Andra iakttagelser och rekommendationer […]

(1) Hänvisningar till finansieringsinstrument anses inkludera budgetgarantier.

(2) Detta inkluderar budgetgarantier, beskattning och krav i fråga om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Ange slutsatser för varje underavsnitt (6a, 6b, 6c) vid sidan av de generella slutsatserna för pelaren som helhet.

(3) Utan att det påverkar tillämpningen av förordningarna (EU) 2018/1725 och (EU) 2016/679.

(4) Förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

(5) Hänvisningar till finansieringsinstrument anses även inkludera budgetgarantier.

(6) Inklusive budgetgarantier.

Bilaga 1

Personer som har kontaktats eller medverkat till bedömningen

Revisorn – [revisionsföretagets namn]
[Namn 1]	[ange den befattning eller titel som den person hos revisionsföretaget har som har det yttersta ansvaret för uppdraget och resultatet av det, samt för den rapport som utfärdas för företagets räkning, till exempel partner, styrelseledamot eller motsvarande]
[Namn 2, kan tilläggas]	[kan tilläggas (om det inte strider mot revisionsföretagets praxis och personalpolitik). Ange den befattning eller titel som den person hos revisionsföretaget har som har lett revisionen, till exempel direktör]

Den enhet som omfattas av bedömningen – [enhetens namn]
[Namn 1]	[ange befattning eller titel hos enheten, till exempel styrelseledamot, finansdirektör, redovisningsekonom, programchef]
[Namn 2]	[som för namn 1]
[Namn 3, etc.]	[som för namn 1]

Generaldirektoratet för internationellt samarbete och utveckling/Annat generaldirektorat
[Namn 1]	[ange befattning eller titel och enhet hos kommissionen, till exempel chef för ekonomi, avtal och revision]
[Namn 2]	[som för namn 1]
[Namn 3, etc.]	[som för namn 1]

Europeiska unionens delegation i [land]
[Namn 1]	[ange befattning hos EU-delegationen, till exempel chef för ekonomi och avtal, programansvarig, avtalsansvarig, ekonomiansvarig etc.]
[Namn 2]	[som för namn 1]
[Namn 3, etc.]	[som för namn 1]

[Ange namnen på eventuella andra externa organisationer eller personer som har kontaktats eller medverkat till revisionen, såsom enhetens lagstadgade revisorer eller tekniska assistenter. Ta bort denna tabell om den inte är tillämplig]

[Namn 1]	[ange befattning eller titel i organisationen]
[Namn 2, etc.]	[som för namn 1]

Bilaga 2

Frågeformulär och bedömningskriterier

<Denna bilaga ska innehålla en kopia av bilaga 2 till kravspecifikationerna, det vill säga frågeformuläret och kriterierna ifyllda av revisorn >.

Bilaga 3

Frågeformulär

<Denna bilaga ska innehålla en fullständig kopia av bilaga 2a till kravspecifikationerna, det vill säga frågeformuläret ifyllt av revisorn. Revisorn kan tillhandahålla detta dokument som en separat bilaga till denna rapport.