RÅDGIVANDE KOMMITTÉN FÖR SAMORDNING AV DE SOCIALA TRYGGHETSSYSTEMEN, INRÄTTAD GENOM ARTIKEL 75.1 I EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING (EG) NR 883/2004 AV DEN 29 APRIL 2004 OM SAMORDNING AV DE SOCIALA TRYGGHETSSYSTEMEN, HAR MED ABSOLUT MAJORITET ANTAGIT FÖLJANDE ARBETSORDNING

med beaktande av den standardiserade arbetsordningen för expertgrupper som finns i bilaga 3 till kommissionens beslut C(2016) 3301 av den 30 maj 2016 om övergripande regler för inrättandet av kommissionens expertgrupper och för deras funktion,

i syfte att göra det möjligt för rådgivande kommittén att utföra de uppgifter som den tilldelats genom artikel 75.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 883/2004 av den 29 april 2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen (1) och genom artikel 89.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 987/2009 av den 16 september 2009 om tillämpningsbestämmelser till förordning (EG) nr 883/2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen (2), och

i enlighet med bestämmelserna i artikel 75.1 tredje stycket i förordning (EG) nr 883/2004.

2. Ordföranden ska underrätta varje ledamot och suppleant om ett mötesdatum senast fyra veckor före detta möte. Ordföranden ska samtidigt skicka dem ett utkast till dagordning med uppgift om de ärenden som ska behandlas. Ordföranden ska om möjligt samtidigt skicka dem eventuella arbetsdokument.

3. Ordföranden får i brådskande fall förkorta den tid på fyra veckor som avses i punkt 2, men får aldrig ge en kortare tidsfrist än två veckor.

4. Om minst en tredjedel av rådgivande kommitténs ledamöter lämnar in en skriftlig begäran, åtföljd av konkreta förslag som rör dagordningen, om att rådgivande kommittén ska sammankallas, ska ordförande godkänna begäran inom tre veckor i enlighet med punkt 2.

5. Utkastet till dagordning ska inbegripa ärenden som omfattas av rådgivande kommitténs behörighet och

Rådgivande kommittén och de arbetsgrupper som inrättas i enlighet med artikel 9 ska som regel hålla sina möten vid Europeiska kommissionens säte.

1. Vid mötets början ska rådgivande kommittén godkänna dagordningen med de ärenden som angetts i det utkast till dagordning som avses i artikel 1.5 samt övriga ärenden som omfattas av rådgivande kommitténs behörighet och som föreslagits av ordföranden.

2. Varje ledamot får under ett möte föreslå att ett ärende tas upp på dagordningen för följande möte. När det följande mötet inleds ska rådgivande kommittén besluta huruvida det föreslagna ärendet ska tas upp på dagordningen.

Utöver ordföranden och de ledamöter som utnämnts i enlighet med artikel 75.1 första stycket i förordning (EG) nr 883/2004 får följande personer delta i rådgivande kommitténs möten:

1. Rådgivande kommittén ska vara beslutför om en majoritet av ledamöterna eller deras suppleanter är närvarande, med beaktande av artikel 7.

2. Rådgivande kommitténs möten ska inte vara offentliga. Kommittén kan i överenskommelse med generaldirektoratet för sysselsättning, socialpolitik och inkludering, med absolut majoritet av ledamöterna, besluta att överläggningar ska vara offentliga.

Krav på majoritet, antagande av yttranden och förslag samt skriftligt förfarande

1. Utan hinder av artiklarna 5.2, 12 och punkt 3 tredje stycket i denna artikel ska rådgivande kommittén fatta beslut med absolut majoritet av ledamöternas eller deras suppleanters giltigt avgivna röster. Blanka röster och nedlagda röster ska räknas som giltigt avgivna röster. Ordföranden får inte rösta.

2. De yttranden och förslag som avses i artikel 75.2 b i förordning (EG) nr 883/2004 ska som regel läggas fram vid ett möte i rådgivande kommittén.

I varje yttrande eller förslag som kommittén lägger fram ska röstsiffrorna anges. Om en minoritet så begär ska yttrandet eller förslaget åtföljas av en skriftlig redogörelse för minoritetens synpunkter.

Yttrandena och förslagen ska överlämnas till Europeiska kommissionen, till administrativa kommissionen för samordning av de sociala trygghetssystemen samt till ledamöterna och suppleanterna i rådgivande kommittén.

3. Rådgivande kommittén får anta yttranden, förslag och andra beslut genom skriftligt förfarande om ett sådant förfarande har godkänts vid ett föregående möte i rådgivande kommittén.

Ordföranden ska för detta ändamål delge rådgivande kommitténs ledamöter den text som ska antas. Ledamöterna ska få en bestämd tidsfrist på minst tio arbetsdagar, inom vilken de har möjlighet att ange om de förkastar den föreslagna texten eller avstår från att rösta. Om inget svar lämnas inom den bestämda tidsfristen ska detta betraktas som en ja-röst.

Ordföranden ska vid utgången av den bestämda tidsfristen upplysa ledamöterna om resultatet av omröstningen. Ett yttrande, förslag eller annat beslut som fått ja-röster med absolut majoritet av ledamöterna i rådgivande kommittén ska anses vara antaget den sista dagen i den period inom vilken ledamöterna uppmanades att svara.

1. Ledamöter som är förhindrade att delta i ett möte och som inte kan ombesörja att deras suppleanter ersätter dem får ge en annan ledamot eller suppleant i samma kategori fullmakt att rösta på sina vägnar. Ledamöter som utnyttjar denna möjlighet måste informera ordföranden om detta skriftligen före mötet.

3. En fullmakt att rösta är endast giltig vid det möte för vilket den har getts.

1. Mötesprotokoll om diskussionerna kring varje enskild punkt på dagordningen och om rådgivande kommitténs yttranden, förslag och rekommendationer ska vara meningsfulla och fullständiga. Protokollen ska upprättas av sekretariatet under ordförandens ansvar.

2. Mötesprotokoll ska även innehålla en förteckning över de närvarande, och, där det är lämpligt, ange de myndigheter, organisationer eller andra offentliga organ i medlemsstaterna som deltagarna representerar.

4. Protokollet ska föreläggas rådgivande kommittén för godkännande endast om ett utkast har sänts till ledamöterna och suppleanterna senast 15 dagar före den dag då mötet avses äga rum. Om detta utkast inte sänts ut i tid ska frågan om godkännande skjutas upp till nästa möte i rådgivande kommittén.

5. Förslag till ändring i utkastet till protokoll ska läggas fram skriftligen före det möte vid vilket protokollet ska godkännas.

1. Kommittén får inrätta arbetsgrupper för särskilda uppgifter. Kommittén får upplösa en arbetsgrupp när den finner detta lämpligt.

När rådgivande kommittén utser företrädare för arbetstagar- och arbetsgivarorganisationerna ska den sträva efter att uppnå en rättvis representation i arbetsgrupperna inom de sektorer som berörs.

3. Arbetsgrupperna ska ledas av rådgivande kommitténs ordförande eller av en person som han eller hon utser.

4. Ordföranden i en arbetsgrupp får, på eget initiativ eller på begäran av en eller flera medlemmar i arbetsgruppen, bjuda in experter till arbetsgruppens möten.

5. De handlingar som krävs för överläggningarna i en arbetsgrupp ska ställas till förfogande för alla ledamöter och suppleanter i rådgivande kommittén.

1. Generaldirektoratet för sysselsättning, socialpolitik och inkludering ska bistå rådgivande kommittén med ett sekretariat. Sekretariatet ska under ordförandens översyn organisera arbetet i rådgivande kommittén och i arbetsgrupperna och hjälpa till att utarbeta utkast till yttranden och förslag.

2. Korrespondens till rådgivande kommittén, arbetsgrupperna och sekretariatet ska ställas till en särskild e-postadress (empl-ss-advisory-committee@ec.europa.eu) inom generaldirektoratet för sysselsättning, socialpolitik och inkludering.

1. Rådgivande kommittén och dess arbetsgrupper ska registreras i registret över expertgrupper.

2. Arbetstagar- och arbetsgivarorganisationer ska vara registrerade i öppenhetsregistret.

3. Sekretariatet ska göra alla relevanta handlingar, bland annat dagordningar, protokoll och deltagarinlagor, tillgängliga antingen i registret över expertgrupper eller via en länk från registret till en särskild webbplats där denna information finns att tillgå. Tillträdet till särskilda webbplatser ska inte vara föremål för användarregistrering eller andra restriktioner. Sekretariatet ska offentliggöra dagordningen och andra relevanta bakgrundsdokument i god tid före mötet och därefter det godkända protokollet. Undantag från offentliggörande ska endast göras om utlämnande av en handling anses kunna undergräva skyddet av allmänna eller privata intressen i enlighet med artikel 4 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (3).

4. Ansökningar om tillgång till handlingar som innehas av gruppen ska behandlas i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001.

1. Denna arbetsordning träder i kraft samma dag som den antas med absolut majoritet av rådgivande kommitténs ledamöter.

2. Beslut som rör ändring av arbetsordningen ska rådgivande kommittén fatta med absolut majoritet.

3. Rådgivande kommitténs arbetsordning av den 22 oktober 2010 upphävs med verkan från den dag som avses i punkt 1.

Utfärdad i Bryssel den 21 oktober 2016.

Jordi CURELL GOTOR

Ordförande i rådgivande kommittén