”BILAGA

Sirenehandboken och övriga genomförandeåtgärder avseende andra generationen av Schengens informationssystem (SIS II)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

INLEDNING

82

1.

SIRENEKONTOREN OCH TILLÄGGSINFORMATION

84

1.1

Sirenekontoret

84

1.2

Sirenehandboken

84

1.3

Bilagor till denna Sirenehandbok

84

1.4

Katalog över rekommendationer för en korrekt tillämpning av Schengenregelverket och bästa metoder (Schengens informationssystem)

85

1.5

Sirenekontorens roll i polissamarbetet inom Europeiska unionen

85

1.5.1

Överföring av SIS II-uppgifter och tilläggsinformation till tredjeland eller internationella organisationer

85

1.6

Förbindelserna mellan Sirenekontoren och Europol

85

1.7

Förbindelserna mellan Sirenekontoren och Eurojust

85

1.8

Förbindelserna mellan Sirenekontoren och Interpol

85

1.8.1

SIS II-registreringarnas företräde framför Interpol-registreringar

85

1.8.2

Val av kommunikationskanal

86

1.8.3

Användning och spridning av Interpol-registreringar i Schengenstaterna

86

1.8.4

Träff på och radering av en registrering

86

1.8.5

Förbättrat samarbete mellan Sirenekontoren och Interpols nationella centralbyråer

86

1.9

Standardmaterial

86

1.9.1

Tillgänglighet

86

1.9.2

Kontinuitet

86

1.9.3

Sekretess

86

1.9.4

Tillgång till information

86

1.10

Kommunikation

86

1.10.1

Kommunikationsspråk

86

1.10.2

Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor

86

1.10.3

Nätverk, meddelanden och brevlådor

87

1.10.4

Kommunikation i undantagsfall

87

1.11

Adressboken för Sirenekontoren

87

1.12

Sirenes arbetsflöde

88

1.13

Svarsfrister

88

1.13.1

Påpekande om brådskande ärende i Sireneformulär, inklusive brådskande rapportering av en träff

88

1.14

Regler för translittererings och transkribering

88

1.15

Uppgifternas kvalitet

88

1.16

Arkivering

88

1.17

Personal

89

1.17.1

Sirenekontorens chefer

89

1.17.2

Sirene-kontaktpersoner

89

1.17.3

Kunskaper

89

1.17.4

Utbildning

90

1.17.5

Personalutbyte

90

2.

ALLMÄNNA FÖRFARANDEN

90

2.1

Definitioner

90

2.2

Flera registreringar (artikel 34.6 i SIS II-förordningen och artikel 49.6 i SIS II-beslutet)

91

2.2.1

Överensstämmelse mellan registreringar

91

2.2.2

Prioriteringsordning för registreringar

92

2.2.3

Undersökning av oförenliga registreringar och inläggning av flera registreringar

93

2.2.4

Förenade kungarikets och Irlands ställning

94

2.3

Utbyte av information efter en träff

94

2.4

Situationer då det är omöjligt att följa det förfarande som ska tillämpas efter en träff (artikel 48 i SIS II-beslutet och artikel 33 i SIS II-förordningen)

95

2.5

Behandling av uppgifter för andra ändamål än de för vilka de lades in i SIS II (artikel 46.5 i SIS II-beslutet)

95

2.6

Flaggning

96

2.6.1

Inledning

96

2.6.2

Samråd mellan medlemsstaterna inför flaggning

96

2.6.3

Begäran om radering av en flagga

96

2.7

Uppgifter som är felaktiga ur rättslig eller saklig synpunkt (artikel 34 i SIS II-förordningen och artikel 49 i SIS II-beslutet)

97

2.8

Rätt att få åtkomst till och rättelse av uppgifter (artiklarna 41 i SIS II-förordningen och 58 i SIS II-beslutet)

97

2.8.1

Ansökningar om åtkomst till eller rättelse av uppgifter

97

2.8.2

Utbyte av information om ansökningar om åtkomst till registreringar som lagts in av andra medlemsstater

97

2.8.3

Utbyte av information om ansökningar om rättelse eller radering av uppgifter som lagts in av andra medlemsstater

98

2.9

Radering när villkoren för att behålla registreringen inte längre är uppfyllda

98

2.10

Registrering av egennamn

98

2.11

Olika kategorier av identitet

98

2.11.1

Missbruk av identitet (artikel 36 i SIS II-förordningen och artikel 51 i SIS II-beslutet)

98

2.11.2

Införing av alias

99

2.11.3

Ytterligare uppgifter för att fastställa en persons identitet

99

2.12

Informationsutbyte vid inbördes länkade registreringar

99

2.12.1

Operationella bestämmelser

100

2.13

De biometriska uppgifternas format och kvalitet i SIS II

100

2.13.1

Vidare användning av utbytta uppgifter, inklusive arkivering

100

2.13.2

Utbyte av fingeravtryck och foton

100

2.13.3

Tekniska krav

100

2.13.4

De biometriska uppgifternas format och kvalitet

100

2.14

Särskilda typer av sökningar

101

2.14.1

Geografiskt målinriktade sökningar

101

2.14.2

Sökningar med deltagande av särskilda polisenheter för målinriktade sökningar (Fast-enheter)

101

3.

REGISTRERINGAR OM PERSONER SOM ÄR EFTERLYSTA FÖR ATT GRIPAS OCH ÖVERLÄMNAS ELLER UTLÄMNAS (ARTIKEL 26 I SIS II-BESLUTET)

101

3.1

Införande av en registrering

101

3.2

Flera registreringar

102

3.3

Missbruk av identitet

102

3.4

Införing av alias

102

3.5

Tilläggsinformation för översändande till medlemsstaterna

102

3.5.1

Tilläggsinformation som ska översändas beträffande ett provisoriskt anhållande

102

3.6

Flaggning

103

3.6.1

Begäran om systematisk flaggning för registreringar om personer som är efterlysta för att gripas och utlämnas i fall där rambeslut 2002/584/RIF inte är tillämpligt

103

3.7

Sirenekontorens åtgärder vid mottagande av en registrering om gripande

103

3.8

Utbyte av information efter en träff

103

3.9

Utbyte av tilläggsinformation i samband med överlämnande eller utlämning

104

3.10

Utbyte av tilläggsinformation i samband med transitering genom en annan medlemsstat

104

3.11

Radering av registreringar vid överlämnande eller utlämning

104

4.

REGISTRERINGAR OM NEKAD INRESA ELLER VISTELSE (ARTIKEL 24 I SIS II-FÖRORDNINGEN)

104

4.1

Införande av en registrering

104

4.2

Flera registreringar

105

4.3

Missbruk av identitet

105

4.4

Införing av alias

105

4.5

Informationsutbyte i samband med utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar

105

4.5.1

Förfarande i sådana fall som omfattas av artikel 5.4 a

106

4.5.2

Förfarande i sådana fall som omfattas av artikel 5.4 c

107

4.6

Gemensamma bestämmelser om de förfaranden som avses i avsnitt 4.5

107

4.7

Informationsutbyte efter en träff och vid nekad inresa eller utvisning från Schengenområdet

107

4.8

Informationsutbyte efter en träff på en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet

108

4.9

Utbyte av information för det fall att en medlemsstat, utan att ha fått en träff, upptäcker att det finns en registrering om nekad inresa för en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet

109

4.10

Radering av registreringar om nekad inresa eller vistelse

109

5.

REGISTRERINGAR OM FÖRSVUNNA PERSONER (ARTIKEL 32 I SIS II-BESLUTET)

109

5.1

Flera registreringar

109

5.2

Missbruk av identitet

109

5.3

Införing av alias

109

5.4

Flaggning

109

5.5

Tillhandahållande av ingående beskrivningar av försvunna minderåriga och andra personer som bedöms vara utsatta för risk

109

5.6

Utbyte av information efter en träff

110

5.7

Radering av registreringar om försvunna personer

111

5.7.1

Minderåriga

111

5.7.2

Vuxna – ingen begäran om skyddsåtgärder

111

5.7.3

Vuxna – skyddsåtgärder begärda

111

6.

REGISTRERINGAR OM PERSONER SOM SÖKS FÖR RÄTTSLIGA FÖRFARANDEN (ARTIKEL 34 I SIS II-BESLUTET)

111

6.1

Flera registreringar

111

6.2

Missbruk av identitet

111

6.3

Införing av alias

112

6.4

Utbyte av information efter en träff

112

6.5

Radering av registreringar om personer som söks för rättsliga förfaranden

112

7.

REGISTRERINGAR OM DISKRETA KONTROLLER ELLER SÄRSKILDA KONTROLLER (ARTIKEL 36 I SIS II-BESLUTET)

112

7.1

Flera registreringar

112

7.2

Missbruk av identitet

112

7.3

Införing av alias

112

7.4

Information till övriga medlemsstater vid registrering

112

7.5

Flaggning

113

7.6

Utbyte av information efter en träff

113

7.7

Radering av registreringar om diskreta eller särskilda kontroller

113

7.8

Automatisk nummerplåtsavläsning (ANPR)

113

8.

REGISTRERINGAR OM FÖREMÅL SOM SKA BESLAGTAS ELLER ANVÄNDAS SOM BEVISMATERIAL I BROTTMÅL (ARTIKEL 38 I SIS II-BESLUTET)

113

8.1

Flera registreringar

113

8.2

Fordonsregistreringar

113

8.2.1

Kontroll av förekomsten av flera registreringar avseende ett fordon

113

8.2.2

Fordon med samma identifieringsnummer (’VIN twins’)

114

8.3

Utbyte av information efter en träff

115

8.4

Radering av registreringar om föremål som ska beslagtas eller användas som bevismaterial vid rättegång i brottmål

115

9.

AUTOMATISK NUMMERPLÅTSAVLÄSNING (ANPR)

115

10.

STATISTIK

116

INLEDNING

Schengenområdet

I det lilla luxemburgska samhället Schengen undertecknade den 14 juni 1985 fem länder, nämligen Belgien, Tyskland, Frankrike, Luxemburg och Nederländerna, ett avtal för att säkerställa fritt passerande av de inre gränserna för alla medborgare i medlemsstaterna och fri rörlighet för varor och tjänster.

De fem grundarländerna undertecknade konventionen om tillämpning av Schengenavtalet (1) den 19 juni 1990. Senare anslöt sig Italien den 27 november 1990, Spanien och Portugal den 25 juni 1991, Grekland den 6 november 1992, Österrike den 28 april 1995 och Danmark, Sverige och Finland den 19 december 1996.

Den 26 mars 1995 tillämpades följaktligen Schengenregelverket till fullo i Belgien, Tyskland, Frankrike, Luxemburg, Nederländerna, Spanien och Portugal (2). Från och med den 31 mars 1998 tillämpades det i Österrike och Italien (3). Från och med den 26 mars 2000 anslöt sig Grekland (4) och den 25 mars 2001 var Schengenregelverket slutligen tillämpligt fullt ut i Norge, Island, Sverige, Danmark och Finland (5).

Förenade kungariket och Irland deltar i enlighet med beslut 2000/365/EG respektive beslut 2002/192/EG endast i vissa av Schengenregelverkets bestämmelser.

De bestämmelser som Förenade kungariket önskade delta i (med undantag för SIS) är tillämpliga från och med den 1 januari 2005 (6).

Schengenregelverket införlivades 1999 med Europeiska unionens rättsliga ram genom ett protokoll som fogades till Amsterdamfördraget (7). Den 12 maj 1999 antog rådet ett beslut om fastställande av en rättslig grund för samtliga bestämmelser och beslut som utgör Schengenregelverket, i enlighet med relevanta bestämmelser i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och fördraget om Europeiska unionen.

Från och med den 1 maj 2004 är Schengenregelverket bindande för Republiken Tjeckien, Republiken Estland, Republiken Lettland, Republiken Litauen, Ungern, Republiken Malta, Republiken Polen, Republiken Slovenien och Republiken Slovakien, såsom det införlivats i Europeiska unionens regelverk genom det protokoll som fogats till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska gemenskapen (nedan kallat Schengenprotokollet), och de rättsakter som bygger på eller på annat sätt har samband med det. Dessa medlemsstater blev fullvärdiga medlemmar av Schengenområdet den 21 december 2007.

Cypern har undertecknat konventionen om tillämpning av Schengenavtalet, men omfattas av ett undantag enligt sin anslutningsakt från 2003.

Bulgarien och Rumänien anslöt sig till Europeiska unionen den 1 januari 2007. Från detta datum är Schengenregelverket och de rättsakter som bygger på eller på annat sätt har samband med det bindande för dessa medlemsstater, med det undantag som anges i deras anslutningsakt från 2005.

Kroatien anslöt sig till Europeiska unionen den 1 juli 2013. Landet tillämpar Schengenregelverket, med det undantag som anges i anslutningsakten från 2011.

Vissa av Schengenregelverkets bestämmelser blir tillämpliga i samband med att nya stater ansluter sig till EU. Andra bestämmelser ska endast tillämpas i dessa medlemsstater i enlighet med ett rådsbeslut om detta. Slutligen ska rådet fatta beslut om avskaffande av gränskontrollerna, efter att ha konstaterat att de nödvändiga villkoren för tillämpning av alla relevanta delar av Schengenregelverket har uppfyllts i den berörda medlemsstaten, i enlighet med tillämpliga utvärderingsförfaranden och efter samråd med Europaparlamentet.

Vissa andra europeiska länder har anslutit sig till Schengenområdet. Konungariket Norge och Republiken Island slöt ett samarbetsavtal med medlemsstaterna den 18 maj 1999 (8), i syfte att delta i Schengenkonventionen.

Under 2004 undertecknade Schweiz ett avtal med Europeiska unionen och Europeiska gemenskapen om Schweiz associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverket (9), varigenom landet anslöt sig till Schengenområdet den 12 december 2008.

Den 19 december 2011 blev Furstendömet Liechtenstein medlem i Schengenområdet i enlighet med det protokoll som undertecknades 2008 mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen, Schweiziska edsförbundet och Furstendömet Liechtenstein om Furstendömet Liechtensteins anslutning till avtalet mellan Europeiska unionen, Europeiska gemenskapen och Schweiziska edsförbundet om Schweiziska edsförbundets associering till genomförandet, tillämpningen och utvecklingen av Schengenregelverke (10).

Andra generationen av Schengens informationssystem (SIS II)

Andra generationen av Schengens informationssystem (SIS II), som inrättades enligt förordning (EG) nr 1987/2006 och beslut 2007/533/RIF (nedan kallat SIS II-beslutet) om inrättande, drift och användning av andra generationen av Schengens informationssystem (SIS II) (gemensamt kallade SIS II-rättsakterna) samt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1986/2006 (11) utgör ett gemensamt informationssystem som gör det möjligt för medlemsstaternas behöriga myndigheter att utbyta information och är ett viktigt verktyg för tillämpningen av Schengenregelverkets bestämmelser som införlivats med Europeiska unionens regelverk. Genom tillämpning av dessa instrument den 9 april 2013 upphävdes avdelning IV i konventionen om tillämpning av Schengenavtalet. SIS II ersätter första generationen av Schengens informationssystem som togs i drift 1995 och utvidgades 2005 och 2007.

Syftet med SIS II är i enlighet med artikel 1 i rättsakterna om SIS II att ’[…] på medlemsstaternas territorier, med hjälp av information som överförs via detta system inom ett område med frihet, säkerhet och rättvisa i Europeiska unionen, garantera hög säkerhetsnivå, inbegripet bevarandet av allmän säkerhet och allmän ordning och skyddet av säkerhet, samt att tillämpa bestämmelserna i avdelning IV i tredje delen i EG-fördraget avseende rörlighet för personer i de territorierna’.

I enlighet med SIS II-rättsakterna ska SIS II genom ett automatiskt sökningsförfarande ge tillgång till upplysningar om personer och föremål för följande myndigheter:

a)	Myndigheter med ansvar för gränskontroller, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 562/2006 (12).

b)	Myndigheter som genomför och samordnar andra polis- och tullundersökningar inom landet.

c)	Nationella rättsliga myndigheter och myndigheter som samordnar deras verksamhet.

d)

Myndigheter med ansvar för att utfärda viseringar, de centrala myndigheter som ansvarar för att pröva viseringsansökningar, myndigheter med ansvar för utfärdande av uppehållstillstånd och för förvaltning av lagstiftning som rör tredjelandsmedborgare i samband med tillämpningen av unionsrätten när det gäller den fria rörligheten för personer.

e)	Myndigheter som ansvarar för att utfärda registreringsbevis för fordon (i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1986/2006.

I enlighet med SIS II-beslutet har även Europol och Eurojust tillgång till vissa kategorier av registeruppgifter.

SIS II omfattar följande komponenter:

1.	Ett centralt system (nedan kallat centrala SIS II) bestående av a) en teknisk stödfunktion (CS-SIS) som innehåller en databas (SIS II-databasen), b) ett enhetligt nationellt gränssnitt (NI-SIS).

2.	En nationell del (N.SIS II) i var och en av medlemsstaterna, bestående av de nationella datasystem som kommunicerar med det centrala SIS II. Ett N.SIS II kan innehålla en datafil (nedan kallad nationell kopia) med en kopia av hela databasen för SIS II eller delar av den.

3.	En kommunikationsinfrastruktur mellan CS-SIS och NI-SIS som tillhandahåller ett krypterat virtuellt nätverk för SIS II-uppgifter och utbytet av uppgifter mellan Sirenekontoren i enlighet med vad som anges nedan.

1.   SIRENEKONTOREN OCH TILLÄGGSINFORMATION

1.1   Sirenekontoret

SIS II innehåller endast information (t.ex. uppgifter om registreringar) som krävs för att identifiera en person eller ett föremål och för att vidta nödvändiga åtgärder. Dessutom ska medlemsstaterna i enlighet med SIS II-rättsakterna utbyta tilläggsinformation rörande registreringar som är nödvändiga för att genomföra vissa bestämmelser i SIS II-rättsakterna och för att SIS II ska kunna fungera på rätt sätt. Detta utbyte kan vara bilateralt eller multilateralt.

Den struktur som skapats för att möjliggöra utbytet av kompletterande uppgifter har givits namnet Sirene, en förkortning av den engelska definitionen på begäran om kompletterande uppgifter vid den nationella gränsövergången, dvs.: Supplementary Information Request at the National Entries.

Varje medlemsstat ska inrätta ett nationellt Sirenekontor i enlighet med artikel 7.2 i SIS II-rättsakterna. Kontoret ska fungera som en samlad kontaktpunkt för medlemsstaterna som ska vara tillgänglig dygnet runt sju dagar i veckan året runt för utbyte av tilläggsinformation i samband med registreringar, för att lämpliga åtgärder ska kunna vidtas i de fall där personer och föremål omfattas av registreringar i SIS II och påträffas vid sökningar i detta system. Sirenekontorens viktigaste uppgifter är (13) att se till att utbytet av alla kompletterande uppgifter följer kraven i Sirenehandboken, på det sätt som anges i artikel 8 i SIS II-rättsakterna i följande fall:

a)	För att medlemsstaterna ska kunna rådfråga eller underrätta varandra i samband med att de lägger in en registrering (till exempel om gripande).

b)	För att lämpliga åtgärder ska kunna vidtas när en sökning har givit träff (till exempel matchning med andra registreringar).

c)	När den begärda åtgärden inte kan vidtas (till exempel flaggning).

d)	När kvaliteten på SIS II-uppgifterna kontrolleras (till exempel om uppgifter har förts in på otillåtet sätt eller är felaktiga i sak), utgående registreringar valideras eller ingående registreringar kontrolleras om detta krävs enligt nationell lag.

e)	När registreringarnas överensstämmelse och prioritering kontrolleras (till exempel kontroll av om flera registreringar gjorts om samma person).

f)	För att skydda de registrerades rättigheter, särskilt rätten till tillgång till uppgifter.

Medlemsstaterna uppmanas att organisera alla nationella organ, däribland Sirenekontoren, med ansvar för internationellt polissamarbete på ett strukturerat sätt i syfte att förhindra behörighetskonflikter och dubbelarbete.

1.2   Sirenehandboken

Sirenehandboken består av en samling anvisningar och innehåller en detaljerad beskrivning av reglerna och förfarandena för bilateralt eller multilateralt utbyte av tilläggsinformation.

1.3   Bilagor till denna Sirenehandbok

Eftersom vissa bestämmelser av teknisk natur direkt påverkar användarnas arbete i medlemsstaterna, däribland Sirenekontoren, inkluderas sådana bestämmelser lämpligen i Sirenehandboken. I tilläggen till denna handbok fastställs därför bland annat translittereringsregler, kodtabeller, formulär för meddelanden om tilläggsinformation och andra tekniska genomförandeåtgärder för databehandling.

1.4   Katalog över rekommendationer för en korrekt tillämpning av Schengenregelverket och bästa metoder (Schengens informationssystem)

Katalogen innehåller rättsligt icke-bindande rekommendationer och bästa praxis för medlemsstaterna mot bakgrund av erfarenheten. Den fungerar även som ett referensverktyg för bedömningar av den korrekta tillämpningen av SIS II-rättsakterna. Katalogen bör följaktligen följas i möjligaste mån.

1.5   Sirenekontorens roll i polissamarbetet inom Europeiska unionen

Utbytet av tilläggsinformation ska inte påverka de uppgifter som anförtrotts Sirenekontoren på området internationellt polissamarbete i enlighet med nationell lagstiftning som införlivar andra EU-rättsakter.

Ytterligare arbetsuppgifter får anförtros Sirenekontoren, särskilt genom tillämpning av den nationella lagstiftning som införlivar rambeslut 2006/960/RIF, artiklarna 39 och 46 i Schengenkonventionen – i den utsträckning de inte ersatts av rambeslut 2006/960/RIF – artiklarna 40 eller 41 i Schengenkonventionen eller om informationen omfattas av tillämpningsområdet för ömsesidig rättslig hjälp.

Om ett Sirenekontor tar emot en begäran från ett annat Sirenekontor som faller utanför dess behörighet enligt den nationella lagstiftningen ska det omgående vidarebefordra denna begäran till den behöriga myndigheten och underrätta det begärande Sirenekontoret om detta. Om så är nödvändigt ska den ge det begärande Sirenekontoret stöd för att underlätta kommunikationen.

1.5.1   Överföring av SIS II-uppgifter och tilläggsinformation till tredjeland eller internationella organisationer

Enligt artikel 39 i SIS II-förordningen och artikel 54 i SIS II-beslutet ska uppgifter som behandlas i SIS II med tillämpning av dessa rättakter inte överföras eller göras tillgängliga för tredjeländer eller internationella organisationer. Förbudet ska gälla överföring av tilläggsinformation till tredjeland eller internationella organisationer. I artikel 55 i SIS II-beslutet föreskrivs ett undantag från denna generella regel. Det gäller utbyte med Interpol av uppgifter om stulna bortförda, borttappade eller ogiltigförklarade pass, på de villkor som anges i artikeln.

1.6   Förbindelserna mellan Sirenekontoren och Europol

I enlighet med artiklarna 26, 36 och 38 i SIS II-beslutet har Europol rätt att få åtkomst till och söka direkt bland sådana uppgifter som har förts in i SIS II. Europol får begära ytterligare information från berörda medlemsstater i enlighet med bestämmelserna i Europolbeslutet (14). I enlighet med nationell lagstiftning rekommenderas bestämt att samarbete med den nationella Europolenheten ska inledas för att säkerställa att Sirenekontoret underrättas om eventuella utbyten av tilläggsinformation rörande SIS II-registreringar mellan Europol och den nationella Europolenheten. I undantagsfall, då kommunikationen på nationell nivå rörande SIS II-registreringar sker vid den nationella Europolenheten, ska alla kommunikationsparter informeras om detta faktum, särskilt Sirenekontoret, för att undvika förvirring.

1.7   Förbindelserna mellan Sirenekontoren och Eurojust

I enlighet med artiklarna 26, 32, 34 och 38 i SIS II-beslutet har de nationella medlemmarna i Eurojust och deras biträdande medlemmar rätt att få åtkomst till och söka direkt bland sådana uppgifter som har förts in i SIS II. I enlighet med nationell lagstiftning ska det inledas ett samarbete dem emellan för att säkerställa ett smidigt informationsutbyte vid en eventuell träff. Sirenekontoret ska särskilt fungera som en kontaktpunkt för de nationella medlemmarna i Eurojust och deras biträdande medlemmar när det gäller tilläggsinformation om registreringar i SIS II.

1.8   Förbindelserna mellan Sirenekontoren och Interpol  (15)

SIS II har inte till uppgift att ersätta eller kopiera Internationella kriminalpolisorganisationens (Interpol) uppgifter. Även om vissa uppgifter kan överlappa varandra skiljer sig principerna för verksamheten och för samarbetet mellan Schengenmedlemsstaterna avsevärt från de principer som styr Interpol. Det är därför nödvändigt att fastställa regler för samarbetet mellan medlemsstaternas Sirenekontor och nationella centralbyråer (NCB).

Följande principer gäller:

1.8.1   SIS II-registreringarnas företräde framför Interpol-registreringar

När det gäller medlemsstaternas registreringar ska registreringarna i SIS II och det informationsutbyte som berör dem alltid ha företräde framför registreringarna och informationsutbytet via Interpol. Detta gäller särskilt när registreringar står i strid med varandra.

1.8.2   Val av kommunikationskanal

Principen om att Schengen-registreringar har företräde framför Interpol-registreringar som gjorts av medlemsstater ska iakttas och det ska säkerställas att den iakttas även av de nationella centralbyråerna. Så snart en SIS II-registrering skapats ska Sirenekontoren tillhandahålla all kommunikation rörande registreringen och skälen bakom den samt rörande eventuella åtgärder som vidtas. Om en medlemsstat önskar ändra kommunikationskanal måste den först samråda med de övriga medlemsstaterna. En sådan ändring är möjlig endast i särskilda fall.

1.8.3   Användning och spridning av Interpol-registreringar i Schengenstaterna

Eftersom SIS II-registreringar har företräde framför Interpol-registreringar ska de sistnämnda användas endast i undantagsfall (dvs. när det varken enligt rättsakterna om SIS II eller tekniskt finns någon grund för att göra registreringen i SIS II eller när det inte finns tillräckliga uppgifter för att skapa en SIS II-registrering). Parallella registreringar i SIS II och via Interpol bör undvikas inom Schengenområdet. Registreringar som skickas ut via Interpol och som även omfattar Schengenområdet eller delar av detta ska innehålla följande text: ’med undantag av Schengenstaterna’.

1.8.4   Träff på och radering av en registrering

För att säkerställa Sirenekontorets roll som samordnare av kontrollen av kvaliteten på uppgifter som läggs in i SIS II, ska medlemsstaterna se till att Sirenekontoren och de nationella centralbyråerna underrättar varandra om träffar på och raderingar av registreringar.

1.8.5   Förbättrat samarbete mellan Sirenekontoren och Interpols nationella centralbyråer

Varje medlemsstat ska, i enlighet med nationell lagstiftning, vidta lämpliga åtgärder för att skapa ett välfungerande informationsutbyte på nationell nivå mellan Sirenekontoret och den nationella centralbyrån.

1.9   Standardmaterial

Nedanstående standarder ska ligga till grund för samarbetet via Sirenekontoren.

1.9.1   Tillgänglighet

Varje nationellt Sirenekontor ska vara helt i drift dygnet runt, alla dagar i veckan för att kunna reagera inom den tidsfrist som anges i avsnitt 1.13. Även tekniska och rättsliga analyser, stöd och lösningar måste vara tillgängliga dygnet runt, alla dagar i veckan.

1.9.2   Kontinuitet

Varje Sirenekontor ska skaffa sig en intern struktur som säkerställer kontinuitet i förvaltningen och i frågor rörande personal och teknisk infrastruktur.

1.9.3   Sekretess

Enligt artikel 11 i SIS II-rättsakterna ska relevanta nationella bestämmelser om tystnadsplikt eller motsvarande sekretesskrav gälla för all Sirenepersonal. Dessa skyldigheter kvarstår även efter det att de berörda personerna har lämnat sin befattning eller anställning.

1.9.4   Tillgång till information

För att Sirenekontorets personal ska kunna fullgöra skyldigheten att tillhandahålla kompletterande uppgifter måste den ha direkt eller indirekt tillträde till alla relevanta nationella uppgifter och expertråd.

1.10   Kommunikation

1.10.1   Kommunikationsspråk

För att den bilaterala kommunikationen mellan Sirenekontorens personal ska bli så effektiv som möjligt ska ett språk som behärskas av båda parter användas.

1.10.2   Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor

De tekniska specifikationerna för informationsutbytet mellan Sirenekontor fastställs i handlingen Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontoren (DEBS). Dessa instruktioner ska följas.

1.10.3   Nätverk, meddelanden och brevlådor

Sirenekontoren ska använda ett krypterat virtuellt nätverk som är förbehållet SIS II-uppgifter och utbyte av tilläggsinformation mellan Sirenekontoren enligt vad som avses i artiklarna 4.1 c och 8.1 i SIS II-rättsakterna. Endast om denna kanal inte är tillgänglig får ett annat lämpligt kommunikationssätt användas, förutsatt att det är tillräckligt säkert. Möjligheten att välja kommunikationssätt innebär att det ska fastställas från fall till fall beroende på de tekniska möjligheterna och de säkerhets- och kvalitetskrav som kommunikationen ska uppfylla.

Skriftliga meddelanden delas in i två kategorier: fritext och standardformulär. I tillägg 3 beskrivs de formulär som utbyts mellan Sirenekontoren samt riktlinjer för det förväntade innehållet i fälten och om de är obligatoriska eller ej.

Inom nätverket ska det finnas fyra olika brevlådor för fritextmeddelanden och Sireneformulär.

Brevlåda	E-postadress	Syfte
Operativt	oper@xx.sirenemail2.eu	Används för utbyte av formulär och bilagor mellan Sirenekontoren.
Tekniskt	tech@xx.sirenemail2.eu	Används för utbyte av e-postmeddelanden mellan Sirenekontorens tekniska stödpersonal.
Sirenekontorets chef	director@xx.sirenemail2.eu	Används för utbyte av e-postmeddelanden mellan Sirenekontorens chefer.
E-postadress	message@xx.sirenemail2.eu	Används för utbyte av fritextmeddelanden mellan Sirenekontoren.

För testningsändamål finns det en andra domän (16) (testxx.sirenemail2.eu) inom vilken alla e-postadresser i tabellen ovan kan kopieras för testning utan att orsaka problem i det faktiska meddelandeutbytet och arbetsflödesmiljön.

De detaljerade regler för Sirene-brevlådorna och överföringen av Sireneformulär som beskrivs i dokumentet ’Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor’ ska gälla.

Sirenes arbetsflödessystem (se avsnitt 1.12) ska övervaka den operativa brevlådan, e-postbrevlådan (’oper’ och ’message’) i syfte att ta hand om inkommande formulär, relaterade e-postmeddelanden och bilagor. Brådskande meddelanden ska endast skickas till den operativa brevlådan.

1.10.4   Kommunikation i undantagsfall

När de normala kommunikationskanalerna inte är tillgängliga och det är nödvändigt att till exempel skicka standardformulär via fax ska det förfarande som anges i dokumentet ’Utbyte av uppgifter mellan Sirenekontor’ tillämpas.

1.11   Adressboken för Sirenekontoren

I adressboken för Sirenekontoren insamlas och redovisas kontaktuppgifter för de olika kontoren samt de uppgifter som är nödvändiga för att dessa ska kunna kommunicera och samarbeta med varandra. Kommissionen ska uppdatera adressboken för Sirenekontoren. Den uppdaterade adressboken ska utfärdas av kommissionen minst två gånger om året. Varje Sirenekontor ska se till att

a)	information från adressboken inte lämnas ut till tredje man,

b)	personalen på Sirenekontoret känner till och använder adressboken, och att

c)	alla uppdateringar av informationen i adressboken utan dröjsmål förmedlas till kommissionen.

1.12   Sirenes arbetsflöde

En effektiv förvaltning av Sirenekontorens arbetsbörda uppnås bäst genom att varje Sirenekontor har ett datoriserat förvaltningssystem (arbetsflödessystem) som möjliggör en hög grad av automatisering av det dagliga arbetsflödet.

Sirenekontoret bör ha en reservdator och ett reservdatabassystem för sitt arbetsflöde på en annan plats som kan användas i allvarliga nödsituationer vid Sirenekontoret. Detta ska omfatta tillräcklig reservkraft och reservutrustning på telekommunikationsområdet.

Sirenearbetsflödet ska backas upp av lämpligt it-stöd för att säkerställa hög tillgänglighet.

1.13   Svarsfrister

Sirenekontoret ska snarast möjligt svara på de framställningar om registreringar och förfaranden vid träffar som de andra medlemsstaterna gör via sina Sirenekontor. Svaret måste under alla omständigheter ges inom tolv timmar. Se även avsnitt 1.13.1 om påpekande i Sireneformulär om brådska.)

I det löpande arbetet ska prioriteringarna grunda sig på vilken kategori av registrering det rör sig om och hur viktigt ärendet är.

1.13.1   Påpekande om brådskande ärende i Sireneformulär, inklusive brådskande rapportering av en träff

Sireneformulär som ska behandlas med högsta prioritet av det anmodade Sirenekontoret kan förses med påskriften ’URGENT’ i fält 311 (’Important Notice’), vilken ska åtföljas av en förklaring till skälet för denna prioriteringsgrad. Skälet till prioriteringsgraden ska anges i lämpligt fält i Sireneformulären. Kommunikation per telefon kan också användas när ett snabbt svar krävs.

Om omständigheterna kring en träff på en registrering kräver det, exempelvis en verklig nödsituation eller i mycket viktiga ärenden, ska Sirenekontoret i den medlemsstat där träffen har noterats i lämpliga fall underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om träffen per telefon efter det att formulär G har översänts.

1.14   Regler för translitterering och transkribering

Beskrivningar och regler för translitterering och transkribering anges i tillägg 1. De ska följas vid kommunikationen mellan Sirenekontoren (se även avsnitt 2.10 om registrering av egennamn).

1.15   Uppgifternas kvalitet

Enligt artikel 7.2 i SIS II-rättsakterna ska Sirenekontoren samordna kontrollen av kvaliteten på de uppgifter som läggs in i SIS II. Sirenekontoren ska ha den nationella behörighet som är nödvändig för att genomföra denna uppgift. Därför ska det finnas en lämplig form av nationell granskning av datakvalitet som bland annat omfattar genomgång av antalet registreringar/träffar och uppgifternas innehåll.

För att Sirenekontoret ska kunna fullgöra sin uppgift som samordnare av kontrollen av uppgifternas kvalitet bör det ha tillgång till nödvändigt IT-stöd och för ändamålet avpassade rättigheter i systemet.

Det bör i samarbete med de nationella Sirenekontoren fastställas nationella normer för utbildningen av användare när det gäller principerna och praxis rörande uppgiftskvalitet. Medlemsstaterna får begära att Sirenekontorens personal ska delta i utbildning av alla myndigheter som lägger in registreringar, med tonvikt på uppgiftskvalitet och maximering av användningen av SIS II.

1.16   Arkivering

a)	Varje medlemsstat ska fastställa villkoren för lagring av uppgifter.

b)	Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor ska lagra alla uppgifter om sina egna registreringar och hålla dem tillgängliga för de övriga medlemsstaterna, inklusive en hänvisning till det beslut som gav upphov till registreringen.

c)	Alla Sirenekontorens arkiv ska organiseras på ett sådant sätt att man snabbt kan få tillgång till relevanta uppgifter så att mycket korta tidsfrister för överföringen av uppgifter kan hållas.

d)

I enlighet med artikel 12.4 i SIS II-rättsakterna ska sådana personuppgifter som registrerats hos Sirenekontoret till följd av informationsutbyten endast lagras under så lång tid som behövs för att uppnå det syfte för vilket de tillhandahölls. I princip ska dessa uppgifter raderas så snart registreringen i fråga har raderats ur SIS II, och under alla omständigheter senast ett år efter detta. Uppgifter om en särskild registrering som en medlemsstat har lagt in eller om en registrering i samband med vilken en åtgärd har vidtagits på dess territorium får emellertid lagras under längre tid om det finns stöd för detta i nationell lagstiftning.

e)	Tilläggsinformation som översänts av andra medlemsstater ska lagras i enlighet med nationell lagstiftning om skydd av uppgifter och privatlivet i det mottagande landet. Artikel 12 i SIS II-rättsakterna, direktiv 95/46/EG och rambeslut 2008/977/RIF ska också gälla.

f)	Uppgifter om missbruk av identitet ska raderas så snart registreringen i fråga har raderats.

g)	Tillgången till arkiven ska registreras, kontrolleras och begränsas till särskilt utvald personal.

1.17   Personal

Personal med lång erfarenhet kan ta egna initiativ och därmed fungera mer effektivt. Det är därför önskvärt med en låg personalomsättning. Detta förutsätter att ledningen odelat stöder decentraliserade strukturer i arbetsorganisationen. Medlemsstaterna ska vidta lämpliga åtgärder för att undvika att personalförändringar leder till kompetens- och erfarenhetsförluster.

1.17.1   Sirenekontorens chefer

Sirenekontorens chefer ska mötas minst två gånger om året för att utvärdera hur samarbetet mellan deras kontor har fungerat, diskutera nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att hantera eventuella problem och vid behov förtydliga sina förfaranden. Sirenekontorens chefsmöten anordnas av den medlemsstat som innehar ordförandeskapet i Europeiska unionens råd.

1.17.2   Sirene-kontaktpersoner

I fall där standardförfarandena inte är tillräckliga kan Sirenes kontaktperson hantera akter som är komplexa, problematiska eller känsliga och som kan kräva viss kvalitetsgranskning och/eller långsiktigare kontakter med ett annat Sirenekontor för att lösa frågan. Sirene-kontaktpersonen är inte avsedd för brådskande fall när de mottagningstjänster som är tillgängliga dygnet runt sju dagar i veckan året runt i princip ska användas.

Sirene-kontaktpersonen kan formulera förslag för att förbättra kvaliteten och ange alternativ för att lösa problem på längre sikt.

Generellt kan Sirene-kontaktpersonerna endast kontaktas av en annan Sirene-kontaktperson under kontorstid.

En årlig utvärdering ska göras inom ramen för den årliga statistiska avrapportering som sker enligt tillägg 5 och ska använda följande indikatorer:

a)	Antal insatser från Sirenes kontaktperson per medlemsstat.

b)	Skäl till kontakt.

c)	Resultat av ingripanden på grundval av tillgängliga uppgifter under rapporteringsperioden:

1.17.3   Kunskaper

Sirenekontorets personal måste ha språkkunskaper som täcker så många språk som möjligt och tjänstgörande personal ska kunna kommunicera med samtliga Sirenekontor.

De ska ha goda kunskaper om

—	nationella, europeiska och internationella rättsliga frågor,

—	det egna landets nationella brottsbekämpande myndigheter, och

—	de nationella och europeiska rättssystemen och invandringsreglerna.

De ska ha befogenhet att oberoende handlägga alla inkommande ärenden.

Operatörer som tjänstgör utanför kontorstid ska ha samma kompetens, kunskaper och befogenheter. De ska dessutom ha möjlighet att vända sig till jourhavande experter.

Juridiskt sakkunniga bör finnas tillgängliga vid Sirenekontoret för handläggning av såväl rutinärenden som undantagsfall. Denna sakkunskap kan, beroende på typen av fall, tillhandahållas av all slags personal som har den nödvändiga bakgrunden eller av sakkunniga från rättsliga myndigheter.

1.17.4   Utbildning

Nationell nivå

På nationell nivå ska tillräcklig utbildning säkerställa att personalen uppfyller kraven i denna handbok. Personal vid de myndigheter som har tillgång till SIS II ska, innan de tillåts behandla uppgifter som lagras i SIS II, särskilt utbildas på lämpligt sätt i uppgiftssäkerhets- och uppgiftsskyddsregler, och de ska informeras om alla relevanta brott och påföljder.

Europeisk nivå

I syfte att förbättra samarbetet mellan Sirenekontoren ska det minst en gång om året anordnas gemensam utbildning då personalen från de olika Sirenekontoren kan träffas för att utbyta erfarenheter om nationella arbetsmetoder och skapa en enhetlig och jämn kunskapsnivå. Detta kommer att göra personalen mer medveten om hur viktigt deras arbete är och om att medlemsstaternas gemensamma säkerhet kräver att de agerar solidariskt.

Utbildningen ska utformas enligt Sirenes utbildningshandbok.

Enligt artikel 3 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1077/2011 (17) ska Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (nedan kallad byrån) utföra uppgifter avseende utbildning i den tekniska användningen av SIS II, särskilt för Sirenepersonal.

1.17.5   Personalutbyte

Sirenekontoren ska i möjligaste mån även organisera personalutbyten med andra Sirenekontor minst en gång om året. Avsikten med dessa utbyten är att förbättra personalens kunskaper om arbetsmetoderna, att visa hur andra Sirenekontor är organiserade och att knyta personliga kontakter mellan kollegor i olika medlemsstater.

2.   ALLMÄNNA FÖRFARANDEN

De nedan beskrivna förfarandena är tillämpliga på alla typer av registreringar. De förfaranden som gäller för respektive kategori av registrering återfinns i de relevanta delarna av denna handbok.

2.1   Definitioner

registrerande medlemsstat : den medlemsstat som lade in registreringen i SIS II.

verkställande medlemsstat : den medlemsstat som verkställer eventuella åtgärder efter en träff.

tillhandahållande Sirenekontor : Sirenekontoret i den medlemsstat som innehar fingeravtrycken eller fotografierna när det gäller en person som är föremål för en annan medlemsstats registrering.

träff : en träff i SIS II föreligger om

a)	en användare gör en sökning,

b)	sökningen visar en utländsk registrering i SIS II,

c)	uppgifterna om registreringen i SIS II motsvarar de angivna uppgifterna, och

d)	ytterligare åtgärder begärs på grund av träffen.

flaggning : en markering som kan fogas till registreringar om gripande, försvunna personer och registreringar om kontroller, om en medlemsstat anser att ett vidtagande av åtgärder på grundval av en registrering är oförenlig med dess nationella lagstiftning, internationella förpliktelser eller viktiga nationella intressen; om en registrering försetts med flaggning ska den åtgärd som begärts på grundval av registreringen inte vidtas på denna medlemsstats territorium.

2.2   Flera registreringar (artikel 34.6 i SIS II-förordningen och artikel 49.6 i SIS II-beslutet)

Endast en registrering per medlemsstat får göras i SIS II om en enskild person eller ett enskilt föremål.

När det är möjligt och nödvändigt ska därför den andra och alla därpå följande registreringar om samma person hållas tillgängliga på nationell nivå så att de kan läggas in när den första registreringen om denna person upphör att gälla eller raderas.

Samma person eller föremål får registreras av flera olika medlemsstater. Detta får inte leda till en otydlig situation för användarna, utan dessa måste ha korrekt information om vilka åtgärder som ska vidtas när de gör en registrering och vilket förfarande som ska följas vid en träff. Det bör därför upprättas både förfaranden som gör det möjligt att upptäcka om det finns flera registreringar och en prioriteringsmekanism för inläggningen av dessa i SIS II.

Detta kräver

—	kontroller innan en registrering görs för att upptäcka om samma person eller föremål inte redan är registrerad i SIS II, och

—	samråd med de andra medlemsstaterna om inläggning av en registrering leder till att det finns flera registreringar som sinsemellan är oförenliga.

2.2.1   Överensstämmelse mellan registreringar

Flera medlemsstater får lägga in en registrering om samma person eller föremål om registreringarna är förenliga.

Överensstämmelsetabell för registreringar om personer

Prioritering	Registrering om gripande	Registrering om nekad inresa	Registrering om försvunna personer (beskydd)	Registrering om särskilda kontroller – omedelbar åtgärd	Registrering om särskilda kontroller	Registrering om diskret kontroll – omedelbar åtgärd	Registrering om diskret kontroll	Registrering om försvunna personer (uppehållsort)	Registrering om rättsliga förfaranden
Registrering om anhållan	Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja
Registrering om nekad inresa	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Registrering om försvunna personer (beskydd)	Ja	Nej	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja
Registrering om särskilda kontroller – omedelbar åtgärd	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
Registrering om särskilda kontroller	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
Registrering om diskret kontroll – omedelbar åtgärd	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej	Nej
Registrering om diskret kontroll	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej	Nej
Registrering om försvunna personer (uppehållsort)	Ja	Nej	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja
Registrering om rättsliga förfaranden	Ja	Nej	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja

Överensstämmelsetabell för registreringar om föremål

Prioritering	Registrering om användning som bevismaterial	Handlingen ogiltigförklarad för resor av den utfärdande myndigheten	Registrering om beslag	Registrering om särskilda kontroller – omedelbar åtgärd	Registrering om särskilda kontroller	Registrering om diskret kontroll – omedelbar åtgärd	Registrering om diskret kontroll
Registrering om användning som bevismaterial	Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
Handlingen ogiltigförklarad för resor av den utfärdande myndigheten	Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
Registrering om beslag	Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej	Nej
Registrering om särskilda kontroller – omedelbar åtgärd	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej	Nej
Registrering om särskilda kontroller	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej	Nej
Registrering om diskret kontroll – omedelbar åtgärd	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja
Registrering om diskret kontroll	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Ja

2.2.2   Prioriteringsordning för registreringar

Vid oförenliga registreringar ska följande prioritetsordning gälla för registreringar om personer:

—	Gripande för överlämnande eller utlämning (artikel 26 i beslutet).

—	Nekad inresa till eller vistelse inom Schengenterritoriet (artikel 24 i förordningen).

—	Ställande under beskydd (artikel 32 i beslutet).

—	Särskild kontroll – omedelbar åtgärd (artikel 36 i beslutet).

—	Särskild kontroll (artikel 36 i beslutet).

—	Diskret kontroll – omedelbar åtgärd (artikel 36 i beslutet).

—	Diskret kontroll (artikel 36 i beslutet).

—	Meddelande om vistelseort (artiklarna 32 och 34 i beslutet).

Följande prioriteringsordning ska gälla för registreringar om föremål:

—	Användning som bevis (artikel 38 i beslutet).

—	Beslag av handlingar som ogiltigförklarats för resor av den utfärdande myndigheten (artikel 38 i beslutet)

—	Beslag (artikel 38 i beslutet).

—	Särskild kontroll – omedelbar åtgärd (artikel 36 i beslutet).

—	Särskild kontroll (artikel 36 i beslutet).

—	Diskret kontroll – omedelbar åtgärd (artikel 36 i beslutet).

—	Diskret kontroll (artikel 36 i beslutet).

Ovannämnda prioriteringsordning kan i undantagsfall frångås efter samråd mellan medlemsstaterna om viktiga nationella intressen kräver det.

2.2.3   Undersökning av oförenliga registreringar och inläggning av flera registreringar

För att undvika att det görs flera oförenliga registreringar måste det göras en klar och tydlig åtskillnad mellan olika personer eller föremål som har gemensamma kännetecken. Detta förutsätter samråd och samarbete mellan Sirenekontoren, och varje medlemsstat ska införa lämpliga tekniska förfaranden för att upptäcka denna typ av fall innan en registrering införs.

Om en begäran om registrering är oförenlig med en registrering som förts in av samma medlemsstat ska det nationella Sirenekontoret i enlighet med det nationella förfarandet se till att det endast finns en registrering i SIS II.

Följande förfarande ska tillämpas för att kontrollera om flera registreringar finns om samma person eller föremål:

a)

Obligatoriska identitetskriterier ska jämföras för att fastställa huruvida det förekommer flera registreringar av följande: i) För personer: — efternamn, — förnamn, — födelsedatum, — kön. ii) För fordon: — tillverkningsnummer (VIN-nummer), — registreringsnummer och registreringsland, — märke, — modell. iii) För luftfartyg: — typ av luftfartyg, — Icao-registreringsnummer. iv) För fartyg: — fartygskategori, — antal skrov, — fartygets externa identifieringsnummer (ej obligatoriskt, men kan användas). v) För containrar: — BIC-nummer (18).

b)	När en ny registrering om ett fordon eller ett annat föremål med ett VIN- eller registreringsnummer förs in tillämpas förfarandena i avsnitt 8.2.1.

c)	När det gäller andra föremål lämpar sig de obligatoriska fälten bäst för kontroll av om det föreligger flera registreringar. Alla dessa fält ska användas för automatisk jämförelse inom systemet.

De förfaranden som beskrivs i avsnitt 8.2.1 (kontroll av om det förekommer flera registreringar om ett fordon) ska användas för att skilja mellan andra kategorier av föremål i SIS II när det visar sig att två liknande föremål har samma serienummer.

Om kontrollen visar att det rör sig om två olika personer ska Sirenekontoret godkänna begäran om införande av den nya registreringen (19).

Om kontrollen av om det förekommer flera registreringar visar att uppgifterna är identiska och rör samma person eller föremål ska Sirenekontoret i den medlemsstat som avser att göra en ny registrering samråda med Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om registreringarna är oförenliga.

Följande förfarande ska tillämpas för att kontrollera om registreringar är förenliga:

a)	Innan en registrering förs in är det obligatoriskt att utföra en kontroll för att säkerställa att det inte förekommer några oförenliga registreringar.

b)	Om registreringarna är förenliga krävs inget samråd mellan Sirenekontoren. Sirenekontoret ska emellertid om så krävs kontakta Sirenekontoret i den utfärdande medlemsstaten för att klargöra om en registrering rör samma person med hjälp av formulär L.

c)	Om registreringarna är oförenliga med varandra ska Sirenekontoren samråda med varandra med hjälp av formulär E, så att endast en registrering förs in i slutändan.

d)	Registreringar om gripande ska införas omedelbart, utan att invänta resultaten av eventuella samråd med andra medlemsstater.

e)

Om en registrering, som är oförenlig med redan befintliga registreringar, har prioriterats som ett resultat av samråd ska de medlemsstater som har infört övriga registreringar radera dessa när den nya registreringen införs. Eventuell oenighet mellan medlemsstaterna ska lösas genom förhandlingar mellan Sirenekontoren.

f)	Medlemsstater som inte kunnat göra en registrering kan anmäla att de vill bli underrättade via CS-CIS om raderingen av registreringen.

g)	Sirenekontoret i den medlemsstat som inte kunde göra registreringen kan begära att Sirenekontoret i den medlemsstat som gjorde registreringen meddelar eventuella träffar på registreringen i fråga.

2.2.4   Förenade kungarikets och Irlands ställning

Förenade kungariket och Irland deltar inte i SIS II-förordningen och kan därför inte få tillgång till registreringar om nekad inresa eller vistelse (artiklarna 24 och 26 i SIS II-förordningen). De ska dock omfattas av bestämmelserna om överensstämmelse mellan registreringar i enlighet med avsnitt 2.2 och i synnerhet ska de tillämpa det förfarande som avses i avsnitt 2.2.3.

Följande förfarande ska tillämpas:

a)

Om Förenade kungariket eller Irland skulle föra in en registrering som kan strida mot en befintlig registrering om nekad inresa eller vistelse enligt avsnitt 2.2.1 ska det centrala SIS II-systemet underrätta de båda medlemsstaterna om den eventuella oförenligheten genom att endast överlämna Schengen ID-nummer för den befintliga registreringen.

b)

Om en registrering som förts in av Förenade kungariket eller Irland skulle leda till en underrättelse om oförenlighet med en annan registrering om nekad inresa eller vistelse som förts in av en annan medlemsstat ska Sirenekontoret i Förenade kungariket eller Irland höra den utfärdande medlemsstaten genom ett fritextmeddelande och samtidigt radera den eventuellt oförenliga registreringen.

c)	Beroende på resultatet av kontakten kan Förenade kungariket eller Irland återinföra en registrering om det visat sig att den är förenlig med övriga.

2.3   Utbyte av information efter en träff

Om användaren behöver tilläggsinformation efter en träff ska Sirenekontoret så snabbt som möjligt kontakta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten och begära fram dessa uppgifter. Sirenekontoren ska fungera som länk mellan de nationella myndigheterna och tillhandahålla och utbyta tilläggsinformation av relevans för registreringen i fråga.

Om inget annat anges ska den registrerande medlemsstaten informeras om träffen och dess resultat (se även avsnitt 1.13.1 om påpekande om brådska).

Följande förfarande ska tillämpas:

a)	Med förbehåll för vad som anges i avsnitt 2.4 i denna handbok ska en träff på en person eller ett föremål som omfattas av en registrering i princip meddelas Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av formulär G.

b)

När den registrerande medlemsstaten underrättas om en träff bör den tillämpliga artikeln i SIS II-rättsakterna anges under fält 090 i formulär G, med angivande av ytterligare uppgifter om detta är nödvändigt (t.ex. MINOR – minderårig). Formulär G ska innehålla så mycket information som möjligt om träffen, inbegripet om vidtagna åtgärder i fält 088. Begäran om tilläggsinformation från den registrerande medlemsstaten kan anges i fält 089.

c)	Om Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten önskar lämna kompletterande information efter det att formulär G har lämnats ska det använda sig av formulär M.

d)	Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor ska, i förekommande fall, översända alla relevanta och särskilda uppgifter samt ange eventuella särskilda åtgärder som ska vidtas av Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten.

För rapporteringsförfarandet för träffar via systemet för automatisk nummerplåtsavläsning (ANPR), se avsnitt 9.

2.4   Situationer då det är omöjligt att följa det förfarande som ska tillämpas efter en träff (artikel 48 i SIS II-beslutet och artikel 33 i SIS II-förordningen)

Enligt artikel 48 i SIS II-beslutet och artikel 33 i SIS II-förordningen ska följande förfarande tillämpas:

a)	Den medlemsstat som enligt alla tillgängliga uppgifter uppenbarligen inte är i stånd att följa förfarandet ska via sitt Sirenekontor underrätta den registrerande medlemsstaten om att den inte kan utföra den begärda åtgärden och ange skälen för detta i fält 083 i formulär H.

b)	De berörda medlemsstaterna kan därefter avtala om vilka åtgärder som ska vidtas i enlighet med deras nationella lagstiftning och bestämmelserna i SIS II-rättsakterna.

2.5   Behandling av uppgifter för andra ändamål än de för vilka de lades in i SIS II (artikel 46.5 i SIS II-beslutet)

Uppgifterna i SIS II får endast behandlas för de ändamål som anges för respektive kategori av registrering.

Om den registrerande medlemsstaten har lämnat föregående tillstånd är det dock möjligt att behandla uppgifterna för ett annat ändamål, nämligen i syfte att avvärja ett omedelbart och allvarligt hot mot den allmänna ordningen och säkerheten, en omfattande risk för den inre säkerheten eller ett grovt brott.

Om en medlemsstat vill behandla uppgifter i SIS II för andra ändamål än för vilka de registrerades, ska informationsutbytet ske i enlighet med följande regler:

a)	För att få använda uppgifter för ett annat ändamål ska medlemsstaten via sitt Sirenekontor förklara för den registrerande medlemsstaten vilka skäl den åberopar för detta med hjälp av formulär I.

b)	Den registrerande medlemsstaten ska så snart som möjligt undersöka om den kan tillmötesgå begäran och via sitt Sirenekontor meddela den andra medlemsstaten sitt beslut på formulär M.

c)	Den registrerande medlemsstaten kan vid behov förena sitt tillstånd med vissa villkor för hur uppgifterna får användas. Tillståndet ska lämnas på formulär M.

Efter att ha träffat en överenskommelse med den registrerande medlemsstaten ska den andra medlemsstaten använda uppgifterna enbart för det ändamål som har godkänts. Den ska ta hänsyn till eventuella villkor som har ställts av den registrerande medlemsstaten.

2.6   Flaggning

2.6.1   Inledning

a)

Enligt artikel 24 i SIS II-beslutet kan en medlemsstat begära flaggning i följande fall: i) Om en medlemsstat anser att verkställandet av en registrering som lagts in i enlighet med artiklarna 26, 32 eller 36 i SIS II-beslutet är oförenlig med dess nationella lagstiftning, internationella förpliktelser eller viktiga nationella intressen, kan den därefter kräva att registreringen förses med en flagga, vilket innebär att den åtgärd som ska vidtas på grund av registreringen inte kommer att vidtas på dess territorium. En flagga ska läggas till av Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten. ii) För att medlemsstaterna ska kunna begära flaggning av registreringar som lagts in i enlighet med artikel 26 måste alla medlemsstater, genom utbyte av tilläggsinformation, automatiskt underrättas om att en ny registrering av denna kategori har lagts in. iii) Om den registrerande medlemsstaten i särskilt brådskande eller allvarliga ärenden begär att åtgärder ska vidtas omgående, ska den verkställande medlemsstaten pröva om den flaggning som lagts till på dess begäran kan raderas. Om den verkställande medlemsstaten medger att flaggningen raderas ska den se till att åtgärderna vidtas utan dröjsmål.

b)	Ett alternativt förfarande finns endast för registreringar om gripanden (se avsnitt 3.6).

c)	När en flagga fogas till en registrering om försvunna personer och om diskreta eller särskilda kontroller syns inte registreringen på skärmen när användaren söker i systemet.

d)	Utan att det hindrar tillämpningen av avsnitt 3.6.1 a ska en medlemsstat inte begära flaggning enbart därför att en viss medlemsstat är registrerande medlemsstat. Flaggning ska bara begäras från fall till fall.

2.6.2   Samråd mellan medlemsstaterna inför flaggning

En flagga ska endast läggas till på begäran av eller efter samtycke från en annan medlemsstat.

Följande förfarande ska tillämpas:

a)

Om en medlemsstat begär att en registrering ska märkas med flagga ska den med hjälp av formulär F rikta en sådan begäran till den registrerande medlemsstaten med angivande av skälen för detta. Fält 071 ska användas för detta syfte, och orsaken till flaggan ska förklaras i fält 080. Fält 083 ska användas för annan tilläggsinformation om registreringen.

b)	Den registrerande medlemsstaten ska omedelbart märka registreringen med begärd flagga.

c)

Efter utbytet av uppgifter på grundval av den information som tillhandahållits under samrådsförfarandet av den medlemsstat som begärde flaggningen kan det bli nödvändigt att ändra eller radera registreringen. Alternativet är att begäran om flaggning dras tillbaka och registreringen lämnas oförändrad.

2.6.3   Begäran om radering av en flagga

Så fort det inte längre finns något giltigt skäl för en tidigare begärd flagga ska medlemsstaterna begära att flaggan raderas. Detta gäller framför allt i fall där den nationella lagstiftningen har ändrats eller då det framkommit av ett ytterligare informationsutbyte i ärendet att de omständigheter som anges i artiklarna 24.1 och 25 i SIS II-beslutet inte längre föreligger.

Följande förfarande ska tillämpas:

a)

Det Sirenekontor som begärt märkning med flagga ska med hjälp av formulär F rikta en begäran till den registrerande medlemsstatens Sirenekontor om att detta raderar flaggan. Rubrik 075 ska användas för detta ändamål (20). För närmare uppgifter om den nationella lagstiftningen ska fält 080 användas och, om lämpligt, för att föra in tilläggsinformation om skälen bakom raderingen av flaggan och annan tilläggsinformation om registreringen ska fält 083 användas.

b)	Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska omedelbart radera flaggan.

2.7   Uppgifter som är felaktiga ur rättslig eller saklig synpunkt (artikel 34 i SIS II-förordningen och artikel 49 i SIS II-beslutet)

Om det konstateras att uppgifter är felaktiga i sak eller har lagrats på olagligt sätt i SIS II ska utbytet av tilläggsinformation ske i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 34.2 i SIS II-förordningen och artikel 49.2 i SIS II-beslutet, där det anges att endast den registrerande medlemsstaten får ändra, komplettera, korrigera, uppdatera eller radera uppgifter.

En medlemsstat som finner att en uppgift är felaktig eller har lagrats olagligt ska informera den medlemsstat som har gjort registreringen så snart som möjligt, dock senast tio dagar efter det att den fått kännedom om dessa omständigheter. Informationsutbytet bör ske med hjälp av formulär J.

a)	Efter samrådet kan den registrerande medlemsstaten bli tvungen att radera eller rätta uppgifterna i enlighet med sina egna nationella förfaranden.

b)

Om enighet inte kan nås inom två månader ska Sirenekontoret i den medlemsstat som uppdagade felet eller upptäckte att uppgifterna hade lagrats på otillåtet sätt uppmana det egna landets behöriga myndighet att överlämna saken till den europeiska datatillsynsmannen, som tillsammans med de berörda nationella tillsynsmyndigheterna ska agera som medlare.

2.8   Rätt att få åtkomst till och rättelse av uppgifter (artiklarna 41 i SIS II-förordningen och artikel 58 i SIS II-beslutet)

2.8.1   Ansökningar om åtkomst till eller rättelse av uppgifter

När de nationella myndigheterna bör underrättas om en ansökan om åtkomst till eller rättelse av uppgifter ska informationsutbytet, med förbehåll för vad som föreskrivs enligt nationell lagstiftning, ske i enlighet med följande regler:

a)

Varje Sirenekontor ska tillämpa sin nationella lagstiftning på rätten att få åtkomst till personuppgifter. Beroende på omständigheterna i det enskilda fallet ska Sirenekontoren, i enlighet med tillämplig lagstiftning, antingen vidarebefordra eventuella ansökningar om åtkomst till eller ändring av uppgifter till de behöriga nationella myndigheterna, eller själva fatta beslut om ansökningarna inom ramen för sin behörighet.

b)	På begäran från de behöriga nationella myndigheterna ska Sirenekontoren i de berörda medlemsstaterna, i enlighet med sin nationella lagstiftning, vidarebefordra dem information om utövandet av denna åtkomsträtt.

2.8.2   Utbyte av information om ansökningar om åtkomst till registreringar som lagts in av andra medlemsstater

Upplysningar om registreringar som en annan medlemsstat har lagt in i SIS II ska utbytas via de nationella Sirenekontoren med hjälp av formulär K för personer och formulär M för föremål.

Följande förfarande ska tillämpas:

a)	Begäran om åtkomst ska vidarebefordras till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten så snart som möjligt så att detta kan ta ställning.

b)	Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska meddela sin ståndpunkt till Sirenekontoret i den medlemsstat som tog emot ansökan om åtkomst.

c)	I sitt svar ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ta hänsyn till eventuella handläggningsfrister som fastställts av Sirenekontoret i den medlemsstat som tog emot ansökan om åtkomst.

d)	Sirenekontoret i den medlemsstat som tar emot en ansökan från en enskild person om åtkomst, korrigering eller radering ska vidta de åtgärder som är nödvändiga för att ett svar ska kunna ges så snabbt som möjligt.

Om Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten meddelar sin ståndpunkt till Sirenekontoret i den medlemsstat som tog emot ansökan om åtkomst ska detta Sirenekontor, i enlighet med nationell lagstiftning och inom ramen för sin behörighet, antingen fatta beslut om ansökan eller se till att ståndpunkten så snart som möjligt vidarebefordras till den myndighet som ansvarar för att fatta beslut om ansökan.

2.8.3   Utbyte av information om ansökningar om rättelse eller radering av uppgifter som lagts in av andra medlemsstater

När en person ansöker om att få sina uppgifter rättade eller raderade är det endast den registrerande medlemsstaten som kan åstadkomma detta. Om en person vänder sig till en annan medlemsstat än den som lagt in uppgifterna ska Sirenekontoret i den medlemsstat som tar emot ansökan underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av formulär K. Det förfarande som beskrivs i avsnitt 2.8.2 ska tillämpas.

2.9   Radering när villkoren för att behålla registreringen inte längre är uppfyllda

Registreringar i SIS II ska bibehållas endast under den tid som krävs för att tillgodose ändamålet bakom uppgifternas införande.

När villkoren för att behålla en registrering inte längre är uppfyllda ska den registrerande medlemsstaten radera registreringen utan dröjsmål. När registreringen har ett slutdatum sker raderingen automatiskt i CS-SIS. Vid träff ska förfarandena i avsnitten 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.7 och 8.4 tillämpas.

Meddelandet från CS-SIS om radering ska behandlas automatiskt av N.SIS II.

Medlemsstaterna kan anmäla att de vill bli underrättade om eventuella raderingar av registreringar.

2.10   Registrering av egennamn

Inom ramen för de begränsningar som de nationella systemen fastställer för registrering av uppgifter och tillgängligheten till dessa ska egennamn (förnamn och efternamn) registreras i SIS II i det format (typ av bokstäver samt stavning) som används i officiella resedokument i enlighet med Icao-standarderna för resedokument, som också används i translittererings- och transkriberingsfunktionerna i det centrala SIS II. Vid utbytet av tilläggsinformation ska Sirenekontoren använda egennamnen så som de har förts in i SIS II. Både användarna och Sirenekontoren i de registrerande medlemsstaterna ska generellt använda latinska bokstäver för uppgifter som registreras i SIS II, utan att det påverkar de translittererings- och transkriberingsregler som fastställs i tillägg 1.

Om det är nödvändigt att utbyta tilläggsinformation om en person som inte är registrerad på spärrlista, men som kan vara relaterad till den (t.ex. en person som kanske åtföljer en saknad minderårig) ska utformningen och stavningen av namnet följa de regler som anges i tillägg 1 och göras med latinska bokstäver och i originalformat, om den medlemsstat som lämnar upplysningarna har möjlighet att även använda eventuella specialbokstäver i originalformatet.

2.11   Olika kategorier av identitet

Bekräftad identitet

Med bekräftad identitet avses att identiteten har bekräftats på grundval av äkta identitetshandlingar, ett pass eller ett intyg från behöriga myndigheter.

Ej bekräftad identitet

Med ej bekräftad identitet menas att det saknas tillräckliga bevis för den berörda personens identitet.

Missbruk av identitet

Missbruk av identitet (efternamn, förnamn, födelsedatum) föreligger när en person som registrerats i SIS II använder en annan verklig persons identitet. Detta kan till exempel inträffa när ett dokument används på ett sätt som skadar den verkliga innehavaren.

Alias

Med alias avses en fiktiv identitet som används av en person som är känd under andra identiteter.

2.11.1   Missbruk av identitet (artikel 36 i SIS II-förordningen och artikel 51 i SIS II-beslutet)

Fall av missbrukad identitet utgör komplexa ärenden och därför ska den registrerande medlemsstaten, när den blivit uppmärksam på att en person som är registrerad i SIS missbrukar någon annans identitet, kontrollera om det är nödvändigt att bibehålla den missbrukade identiteten i SIS II-registreringen.

Så snart som det står klart att en persons identitet har missbrukats ska kompletterande uppgifter läggas till registreringen i SIS II för att undvika de negativa konsekvenserna av felidentifiering, förutsatt att den berörda personen uttryckligen samtycker till detta. Den person vars identitet har missbrukats kan, i enlighet med tillämpliga nationella förfaranden, förse den behöriga myndigheten med de upplysningar som anges i artikel 36.3 i SIS II-förordningen och artikel 51.3 i SIS II-beslutet. Var och en vars identitet har missbrukats har rätt att återkalla sitt samtycke till att uppgifterna behandlas.

Den registrerande medlemsstaten är ansvarig för att infoga anmärkningen ’missbrukad identitet’ i registreringen och föra in kompletterande uppgifter om den person vars identitet har missbrukats, såsom fotografier, fingeravtryck och information om eventuella giltiga identitetshandlingar.

Om en medlemsstat upptäcker att en annan medlemsstats registrering rör en person som berörs av identitetsmissbruk, och det har fastställts att personens identitet har missbrukats, ska den underrätta den registrerande medlemsstatens Sirenekontor med hjälp av formulär Q, så att SIS II-registreringen kan kompletteras med en upplysning om missbruk av identitet.

Registreringen bör kompletteras med fotografier av och fingeravtryck från den person som utsatts för identitetsmissbruk om sådana finns tillgängliga, med beaktande av syftet med att lägga in uppgifter av sådan natur. En missbrukad identitet föreligger om en oskyldig persons uppgifter motsvarar en befintlig identitet i en registrering. Formulär Q måste innehålla uppgifter om identiteten, inbegripet aliasnummer, från registreringen så att den registrerande medlemsstaten kan fastställa vilken identitet i registreringen som formuläret avser. De obligatoriska fält i formulär Q som ska fyllas i när det gäller dessa ärenden anges i tillägg 3.

Uppgifterna om den person vars identitet har missbrukats ska endast göras tillgängliga i syfte att fastställa identiteten på den person som är föremål för kontroll och får under inga omständigheter användas för något annat ändamål. Uppgifter om identitetsmissbruk, inbegripet eventuella fingeravtryck och fotografier, ska raderas samtidigt med registreringen eller tidigare, om den berörda personen begär detta.

2.11.2   Införing av alias

I syfte att undvika alla typer av oförenliga registreringar på grund av införandet av ett alias, och för att undvika problem för oskyldiga offer och säkerställa en tillräcklig uppgiftskvalitet, ska medlemsstaterna i möjligaste mån underrätta varandra om alias och utbyta alla relevanta uppgifter om den eftersökta personens verkliga identitet.

Den medlemsstat som har lagt in registreringen ansvarar för att uppgifter om eventuella alias läggs in. Om en annan medlemsstat upptäcker ett alias ska den underrätta den registrerande medlemsstaten om detta med hjälp av formulär M.

2.11.3   Ytterligare uppgifter för att fastställa en persons identitet

Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor kan även, om uppgifterna i SIS II är otillräckliga, lämna ytterligare uppgifter efter samråd, på eget initiativ eller på begäran av en annan medlemsstat, för att hjälpa till vid klargörandet av en persons identitet. För detta ändamål ska formulär L (och bilagor) användas. Denna information ska särskilt omfatta följande:

—	Platsen där den eftersökta personens pass eller identitetshandling har utfärdats.

—	Passets eller identitetshandlingens nummer, datum och plats för utfärdande, utfärdande myndighet samt sista giltighetsdatum.

—	En beskrivning av den eftersökta personen.

—	För- och efternamn på den eftersökta personens mor och far.

—	Andra möjliga stavningar av den eftersökta personens för- och efternamn.

—	Eventuella tillgängliga fotografier och fingeravtryck.

—	Senast kända adress.

Dessa uppgifter ska i största möjliga utsträckning finnas tillgängliga på Sirenekontoren, eller vara omedelbart och ständigt tillgängliga där för snabbt översändande.

Det gemensamma målet ska vara att minimera risken för att man på felaktiga grunder stoppar en person vars identitetsuppgifter liknar uppgifterna om en registrerad person.

2.12   Informationsutbyte vid inbördes länkade registreringar

Varje länk gör det möjligt att skapa en förbindelse mellan minst två registreringar.

En medlemsstat kan skapa en länk mellan de registreringar som den för in i SIS II. Endast denna medlemsstat får ändra eller radera länken. Länkar ska endast vara synliga för användare som har korrekta användarrättigheter som gör att minst två registreringar i länken är synliga för dem. Medlemsstaterna ska se till att länkarna inte kan nås utan behörighet.

2.12.1   Operationella bestämmelser

När det gäller länkar mellan registreringar krävs inga särskilda förfaranden för utbyte av tilläggsinformation. Men nedanstående principer ska iakttas.

Vid en träff på två eller flera inbördes länkade registreringar ska Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten översända formulär G för var och en av dem, med en angivelse i fält 086 om att andra formulär G om de länkade registreringarna kommer att vidarebefordras.

Det ska inte översändas några formulär i samband med registreringar som, även om de var länkade till en registrering som givit träff, inte själva givit träff vid sökning. Om en länkad registrering om överlämnande/utlämning eller om en försvunnen person (med hänsyn till deras egen säkerhet eller för att undvika hot) dock föreligger ska meddelandet om denna upptäckt om lämpligt skickas med hjälp av formulär M och om uppgifter finns tillgängliga.

2.13   De biometriska uppgifternas format och kvalitet i SIS II

I enlighet med artikel 23.2 i SIS II-beslutet ska den berörda personens fotografier och fingeravtryck fogas till registreringen i förekommande fall.

Sirenekontoren ska kunna utbyta fingeravtryck och fotografier för att komplettera en registrering och/eller för att underlätta verkställandet av de begärda åtgärderna. Om en medlemsstat har en bild eller fingeravtryck av en person som omfattas av en registrering som införts av en annan medlemsstat, kan den förstnämnda översända fotografierna och fingeravtrycken i bilaga för att göra det möjligt för den registrerande medlemsstaten att komplettera registreringen.

Detta utbyte ska inte påverka det utbyte som äger rum inom ramen för polissamarbetet enligt rambeslut 2006/960/RIF.

2.13.1   Vidare användning av utbytta uppgifter, inklusive arkivering

Alla begränsningar i fråga om användningen av de uppgifter som lämnats för registreringar i SIS II finns angivna i SIS II-rättsakterna. Eventuell vidare användning av fotografier och fingeravtryck som utbyts, inklusive arkivering, ska ske i överensstämmelse med relevanta bestämmelser i SIS II-rättsakterna, tillämpliga nationella dataskyddsbestämmelser, i enlighet med direktiv 95/46/EG, och rambeslut 2008/977/RIF.

Varje gång fingeravtryck sparas nationellt ska detta ske på ett sätt som är fullt förenligt med de bestämmelser om skydd av personuppgifter som gäller för SIS II. Medlemsstaterna ska förvara uppgifter om fingeravtryck som laddats ner från CS-SIS skilt från nationella databaser med fingeravtryck och de förstnämnda uppgifterna ska raderas på samma gång som motsvarande registreringar och tilläggsinformation.

2.13.2   Utbyte av fingeravtryck och foton

Följande förfarande ska tillämpas:

a)	Det tillhandahållande Sirenekontoret ska översända formulär L på sedvanlig elektronisk väg och i fält 083 i formulär L uppge att fingeravtryck och fotografier översänds för att komplettera en registrering i SIS II.

b)	Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska foga fingeravtrycken och fotografierna till registreringen i SIS II eller sända dem till den behörig myndighet för komplettering av registreringen.

2.13.3   Tekniska krav

Fingeravtryck och fotografier ska samlas in och översändas i enlighet med de normer som kommer att fastställas i tillämpningsföreskrifterna för registrering av biometriska data i SIS II.

Varje Sirenekontor ska uppfylla de tekniska kraven.

2.13.4   De biometriska uppgifternas format och kvalitet

Alla biometriska data som registreras i systemet ska ha genomgått en särskild kvalitetskontroll för att garantera en minimikvalitet som är gemensam för alla SIS II-användare.

Innan någon registrering sker ska kontroller utföras på nationell nivå för att säkerställa följande:

a)	Fingeravtrycksdata ska överensstämma med det specificerade formatet ANSI/NIST – ITL 1-2000, som har införts för Interpols räkning och anpassats till SIS II.

b)

Fotografier, som endast får användas för att fastställa identiteten hos en person som påträffats efter en alfanumerisk sökning i SIS II, ska uppfylla följande krav: Frontalbild av ansiktet, om möjligt med sidförhållandet 3:4 eller 4:5. En upplösning på minst 480 × 600 pixel, med ett färgdjup på 24 bit, ska användas när det är möjligt. Om bilden skannas, bör dess storlek inte överstiga 200 kilobit.

2.14   Särskilda typer av sökningar

2.14.1   Geografiskt målinriktade sökningar

Med en geografiskt målinriktad sökning avses en sökning som genomförs för ett begränsat geografiskt område när en medlemsstat har konkreta bevis på var en person eller ett föremål som omfattas av en registrering befinner sig.

Geografiskt målinriktade sökningar i Schengenområdet ska vara grundade på en registrering i SIS II. Under omständigheter där man vet var en person eller ett föremål befinner sig kan fält 311 (viktigt meddelande) fyllas i. En geografisk sökning ska anges och de aktuella länderna ska väljas. Om det är känt var en person eller ett föremål som efterspanas befinner sig när registreringen om gripande görs ska uppgifter om detta dessutom föras in i fält 061 i formulär A. I alla övriga fall, inklusive vid kommunikation om var föremål befinner sig, ska formulär M (fält 083) användas. Uppgifter om efterspanade personer ska registreras i SIS II för att se till att en framställan om åtgärder är omedelbart verkställbar (artikel 9.3 i rådets rambeslut 2020/584/RIF (21)).

Om föremålet för en geografisk sökning finns på en annan plats än den plats som angavs i den geografiska sökningen ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av formulär M underrätta den eller de medlemsstater som deltar i den geografiska sökningen så att eventuellt relaterat arbete stoppas.

2.14.2   Sökningar med deltagande av särskilda polisenheter för målinriktade sökningar (Fast-enheter)

Sirenekontoret i den anmodade medlemsstaten kan i lämpliga fall använda sig av de särskilda enheter som genomför målinriktade sökningar (Fugitive Active Search Teams, så kallade Fast-enheter). Registreringen i SIS II bör inte ersättas av dessa polisenheters internationella samarbete. Det får inte finnas någon överlappning mellan detta samarbete och Sirenekontorets uppgift som samlad punkt för sökningar med hjälp av SIS II.

Detta samarbete ska i lämpliga fall inrättas för att se till att Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten underrättas av sin nationella Fast-enhet om eventuella pågående åtgärder som har anknytning till en registrering i SIS II. Om så är lämpligt ska det berörda Sirenekontoret sprida denna information till andra Sirenekontor. Alla samordnade insatser via Enfast (European Network of Fugitive Active Search Teams) som kräver samarbete från Sirenekontoret ska rapporteras i förhand till Sirenekontoret.

Sirenekontoren ska se till att kompletterande uppgifter, inbegripet information om en träff, snabbt når de nationella Fast-enheterna i de fall dessa deltar i en sökning.

3.   REGISTRERINGAR OM PERSONER SOM ÄR EFTERLYSTA FÖR ATT GRIPAS OCH ÖVERLÄMNAS ELLER UTLÄMNAS (ARTIKEL 26 I SIS II-BESLUTET)

3.1   Införande av en registrering

De flesta registreringar om gripande åtföljs av en europeisk arresteringsorder. Vid en registrering om gripande finns dock även möjlighet till ett provisoriskt anhållande för tiden fram till dess att en framställning om utlämning inkommer enligt artikel 16 i Europeiska utlämningskonventionen.

Den europeiska arresteringsordern eller framställningen om utlämning ska komma från en behörig rättslig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

Vid registrering om gripande för överlämnande ska en kopia av den ursprungliga europeiska arresteringsordern läggas in i SIS II. En översättning av arresteringsordern till ett eller flera av Europeiska unionens institutioners officiella språk kan också läggas in.

Dessutom ska personens fotografier och fingeravtryck fogas till registreringen i förekommande fall.

De relevanta uppgifterna, inklusive den europeiska arresteringsordern eller beslutet om provisoriskt anhållande för överlämnande- eller utlämning, ska vara tillgängliga för Sirenekontoret efter registreringen. Det ska kontrolleras att uppgifterna är fullständiga och korrekt presenterade.

Medlemsstaterna ska ha möjlighet att lägga in mer än en europeisk arresteringsorder per registrering om gripande. Det åligger den registrerande medlemsstaten att radera en europeisk arresteringsorder som inte längre är giltig. Den ska dessutom kontrollera om det finns några ytterligare europeiska arresteringsorder som har lagts till registreringen och, om så behövs, utvidga registreringen.

Medlemsstaterna ska kunna bifoga översättningar av europeiska arresteringsorder som de fogar till en registrering om gripande, om nödvändigt i separata binära filer.

När det gäller skannade pdf-dokument som ska bifogas registreringar ska en upplösning på 150 dpi användas i möjligaste mån.

3.2   Flera registreringar

Beträffande allmänna förfaranden, se avsnitt 2.2.

Dessutom gäller följande:

Flera medlemsstater kan göra en registrering om gripande som avser samma person. Om två eller flera medlemsstater har gjort en registrering för samma person ska beslutet om vilken arresteringsorder som ska verkställas vid ett eventuellt gripande fattas av den verkställande rättsliga myndigheten i den medlemsstat där gripandet äger rum. Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten ska skicka formulär G till varje berörd medlemsstat.

3.3   Missbruk av identitet

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.1.

3.4   Införing av alias

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.2.

Vid registreringar för gripande ska Sirenekontoret använda fält 011 i formulär A  (22) (vid den tidpunkt då registreringen görs) eller därefter formulär M för att underrätta andra medlemsstater om alias för en registrering för gripande under förutsättning att Sirenekontoret i fråga har tillgång till dessa uppgifter.

3.5   Tilläggsinformation för översändande till medlemsstaterna

I samband med att en registrering sker ska tilläggsinformation om registreringen översändas till alla medlemsstater.

Uppgifterna i avsnitt 3.5.1 ska översändas till övriga Sirenekontor med hjälp av formulär A samtidigt som registreringen görs. Ytterligare uppgifter som behövs för att fastställa identiteten ska översändas efter samråd med och/eller på begäran av en annan medlemsstat.

Om det finns flera europeiska arresteringsorder eller beslut om provisoriskt anhållande avseende samma person, ska separata formulär A fyllas i för var och en av dessa.

Den europeiska arresteringsordern eller det provisoriska anhållandet samt formulär A måste innehålla tillräckligt detaljerade uppgifter (särskilt punkt e i den europeiska arresteringsordern: ’beskrivning av omständigheterna kring brottet, däribland tidpunkt och plats’, fält 042, 043, 044 och 045: ’beskrivning av omständigheterna’) för att göra det möjligt för andra Sirenekontor att kontrollera registreringen. De upplysningar som krävs och deras förhållande till fälten i den europeiska arresteringsordern anges i tillägg 3.

När en europeisk arresteringsorder ersätts eller återkallas ska detta anges genom att följande text förs in i fält 267 på formulär A (artikel 26 i SIS II-beslutet) eller i fält 044 på formulär A (framställning om utlämning/överföring): ’Detta formulär ersätter formulär (nr) avseende europeisk arresteringsorder (nr) som utfärdades den (…)’.

3.5.1   Tilläggsinformation som ska översändas beträffande ett provisoriskt anhållande

3.5.1.1   Vid inläggning av en registrering som grundar sig på både en europeisk arresteringsorder och en framställning om utlämning

Vid en registrering om anhållande för utlämning ska tilläggsinformation översändas till alla medlemsstater med hjälp av formulär A. Om de registeruppgifter och den tilläggsinformation om en europeisk arresteringsorder som översänds till medlemsstaterna inte är tillräckliga för utlämning ska kompletterande uppgifter tillhandahållas.

I fält 239 ska det anges att formuläret gäller både en europeisk arresteringsorder och en framställning om utlämning.

3.5.1.2   Vid registrering enbart på grundval av en framställning om utlämning

Vid en registrering om anhållande för utlämning ska tilläggsinformation översändas till alla medlemsstater med hjälp av formulär A.

I fält 239 ska det anges att formuläret gäller en framställning om utlämning.

3.6   Flaggning

För allmänna bestämmelser, se avsnitt 2.6.

Om minst en av de europeiska arresteringsorder som fogats till registreringen är verkställbar ska registreringen inte märkas med flagga.

Om en europeisk arresteringsorder avser mer än ett brott ska registreringen inte flaggas om överlämnande kan ske för åtminstone ett av brotten.

Såsom anges i avsnitt 2.6 ska en registrering som märkts med flagga enligt artikel 26 i SIS II-beslutet, under den tid flaggningen varar, anses ha förts in i syfte att informera om var den person som registreringen gäller befinner sig.

3.6.1   Begäran om systematisk flaggning för registreringar om personer som är efterlysta för att gripas och utlämnas i fall där rambeslut 2002/584/RIF inte är tillämpligt

Följande förfarande ska tillämpas:

a)	I de fall rambeslut 2002/584/RIF inte är tillämpligt vid en registrering om personer som har efterlysts för att gripas och utlämnas kan ett Sirenekontor begära att andra Sirenekontor systematiskt ska flagga de registreringar enligt artikel 26 i SIS II-beslutet som görs för deras medborgare.

b)	Varje Sirenekontor som vill göra en sådan begäran ska sända denna i skriftlig form till de andra Sirenekontoren.

c)	Varje Sirenekontor som tar emot en sådan begäran ska lägga till en flagga för den berörda medlemsstaten så snart registreringen har förts in.

d)	Flaggningen ska kvarstå till dess att det begärande Sirenekontoret ber om att den ska avlägsnas.

3.7   Sirenekontorens åtgärder vid mottagande av en registrering om gripande

Ett Sirenekontor som tar emot formulär A ska utan dröjsmål göra en sökning bland alla tillgängliga källor för att försöka få fram var personen befinner sig. Om de uppgifter som lämnas av den registrerande medlemsstaten inte är tillräckliga för att godtas av den mottagande medlemsstaten är detta inte skäl nog för att avstå från att genomföra sökningen. De mottagande medlemsstaterna ska göra sökningar i den utsträckning det är tillåtet enligt nationell lagstiftning.

Om registreringen om gripande bekräftas och personen lokaliseras eller grips i en medlemsstat kan uppgifterna i formulär A vidarebefordras av det mottagande Sirenekontoret till den behöriga myndigheten i den medlemsstat som ska verkställa arresteringsordern eller framställningen om utlämning. Om den europeiska arresteringsordern eller framställningen om utlämning begärs i original kan den utfärdande rättsliga myndigheten sända dessa direkt till den verkställande rättsliga myndigheten (om inte andra arrangemang har anordnats av den utfärdande och/eller den verkställande medlemsstaten).

3.8   Utbyte av information efter en träff

Se de allmänna förfarandena i avsnitt 2.3.

Dessutom ska följande förfarande tillämpas:

a)

En träff vid sökning efter en person som är föremål för en registrering om gripande ska alltid meddelas omedelbart till den registrerande medlemsstatens Sirenekontor. Efter det att formulär G har översänts ska dessutom Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten i lämpliga fall underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om träffen per telefon.

b)	Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor ska därefter översända eventuella relevanta och specifika uppgifter om vilka särskilda åtgärder som ska vidtas av Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten.

c)

Följande uppgifter ska anges i fält 091 i formulär G: den myndighet som är behörig myndighet för mottagandet av den europeiska arresteringsordern eller framställningen om utlämning, fullständiga kontaktuppgifter för denna myndighet (postadress, telefonnummer och, om dessa är tillgängliga, faxnummer och e-postadress), namn på behörig person (om denna uppgift finns tillgänglig), begärt språk samt tidsfrist och form för översändandet.

d)	När en tydlig koppling till särskilda medlemsstater har fastställts via gärningsbeskrivningen och ytterligare efterforskningar har inletts ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten dessutom underrätta andra Sirenekontor om träffen med hjälp av formulär M.

e)	Ytterligare information om registreringar enligt artikel 26 i SIS II-beslutet kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

3.9   Utbyte av tilläggsinformation i samband med överlämnande eller utlämning

När den behöriga rättsliga myndigheten ska underrätta Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten om huruvida det är möjligt med ett överlämnande eller en utlämning av en person som är föremål för en registrering om gripande ska denna information omedelbart lämnas till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av formulär M, varvid antingen ordet ’SURRENDER’ eller ordet ’EXTRADITION’ ska anges under fält 083 (23). Sirenekontoren ska så snabbt som möjligt meddela de närmare villkoren för överlämnandet eller utlämningen.

3.10   Utbyte av tilläggsinformation i samband med transitering genom en annan medlemsstat

Om det är nödvändigt med en transitering av en person ska Sirenekontoret i den medlemsstat genom vilken personen ska transiteras lämna nödvändig information och hjälp efter det att den mottagit en begäran om detta antingen från Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten eller från den behöriga rättsliga myndigheten i den registrerande medlemsstaten, vilken översänts av Sirenekontoret på formulär M, varvid ordet ’TRANSIT’ anges längst upp under fält 083.

3.11   Radering av registreringar vid överlämnande eller utlämning

Raderingar av registreringar om överlämnande eller utlämning ska ske när personen har överlämnats eller utlämnats till de behöriga myndigheterna i den registrerande medlemsstaten, men kan också ske om det rättsliga beslut som registreringen grundades på har återkallats av den behöriga rättsliga myndigheten enligt nationell lagstiftning.

4.   REGISTRERINGAR OM NEKAD INRESA ELLER VISTELSE (ARTIKEL 24 I SIS II-FÖRORDNINGEN)

Inledning

Utbyte av uppgifter om tredjelandsmedborgare som registrerats på spärrlista enligt artikel 24 i SIS II-förordningen gör det möjligt för medlemsstaterna att fatta beslut när det gäller inresa eller viseringsansökningar. Om personen redan befinner sig på den berörda medlemsstatens territorium gör informationsutbytet det möjligt för medlemsstaternas myndigheter att vidta de åtgärder som krävs för utfärdande av uppehållstillstånd, visering för längre vistelse eller beslut om utvisning. I detta avsnitt avser hänvisningar till viseringar visering för längre vistelse om inte annat tydligt anges (exempelvis visering för förnyad inresa).

Det åligger de myndigheter som ansvarar för gränskontroll och för utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar att genomföra det informationsförfarande som föreskrivs i artikel 5.4 i kodexen om Schengengränserna och det samrådsförfarande som föreskrivs i artikel 25 i Schengenkonventionen. Sirenekontoren ska i princip endast medverka i förfarandena när det är fråga överföring av tilläggsinformation som har ett direkt samband med registreringarna (till exempel meddelande om träff, närmare angivelse av identitet) eller radering av dessa.

Sirenekontoren kan emellertid också vara involverade i översändande av sådan tilläggsinformation som behövs för utvisning eller avvisning av en tredjelandsmedborgare, eller i översändande av eventuell kompletterande information med anledning av dessa åtgärder.

Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/38/EG (24) är inte tillämpligt i Schweiz. Vid en träff på en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet ska därför normala samrådsförfaranden genomföras mellan Schweiz, den registrerande medlemsstaten och eventuellt andra medlemsstater som har relevanta upplysningar om tredjelandsmedborgarens rätt till fri rörlighet.

4.1   Införande av en registrering

Enligt artikel 25 i SIS II-förordningen gäller särskilda regler för tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet i den mening som avses i direktiv 2004/38/EG. Sirenekontoret ska i möjligaste mån ge tillgång till sådana upplysningar som använts för att bedöma huruvida en registrering om nekad inresa eller vistelse har lagts in för en person som omfattas av rätt till fri rörlighet (25). I det exceptionella fall en registrering läggs in avseende en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten, på grundval av den information som tillhandahållits av den registrerande myndigheten, översända formulär M till alla övriga medlemsstater (se avsnitten 4.6 och 4.7).

Dessutom föreskrivs i artikel 26 i SIS II-förordningen att registreringar om tredjelandsmedborgare som är föremål för en restriktiv åtgärd avsedd att förhindra inresa till eller transitering genom medlemsstaternas territorium och vidtagen i enlighet med artikel 29 i fördraget om Europeiska unionen (26) också ska registreras i SIS II, förutsatt att vissa villkor är uppfyllda. Registreringarna ska föras in och uppdateras av den behöriga myndigheten i den medlemsstat som innehar ordförandeskapet för Europeiska unionens råd vid den tidpunkt då åtgärden antas. Om den medlemsstaten inte har tillgång till SIS II eller registreringar enligt artikel 24 i SIS II-förordningen ska ansvaret övergå till den medlemsstat som står på tur att inneha ordförandeskapet och som har tillgång till SIS II, däribland registreringar enligt artikel 24 i SIS II-förordningen.

Medlemsstaterna ska inrätta de förfaranden som krävs för att införa, uppdatera och radera dessa registreringar.

4.2   Flera registreringar

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.2.

4.3   Missbruk av identitet

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.1.

Problem kan uppstå om en tredjelandsmedborgare som registrerats för nekad inresa eller vistelse olagligt använder en medlemsstats medborgares identitet vid sin inresa. Om en sådan situation upptäcks kan de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna göras medvetna om den korrekta användningen av funktionen för missbrukade identiteter inom SIS II. Registreringar om nekad inresa ska inte utfärdas i huvudidentiteten för en EU-medborgare.

4.4   Införing av alias

De allmänna bestämmelserna beskrivs i avsnitt 2.11.2.

4.5   Informationsutbyte i samband med utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar

Följande förfarande ska tillämpas:

a)

Utan att det påverkar det särskilda förfarande för informationsutbyte som följer av artikel 25 i Schengenkonventionen, och med förbehåll för avsnitt 4.8, som rör informationsutbytet efter en träff på en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätt till fri rörighet (i vilket fall det är obligatoriskt att samråda med Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten). Den verkställande medlemsstaten kan meddela den registrerande medlemsstaten att en registrering om nekad inresa har givit en träff under förfarandet för utfärdande av ett uppehållstillstånd eller en visering. Den registrerande medlemsstaten kan därefter informera övriga medlemsstater med hjälp av ett formulär M, om det visar sig lämpligt.

b)	På begäran kan de berörda medlemsstaternas Sirenekontor i enlighet med nationell lagstiftning bistå med att överföra nödvändig information till de myndigheter som ansvarar för utfärdandet av uppehållstillstånd och viseringar.

Särskilda förfaranden enligt artikel 25 i tillämpningskonventionen

Förfarandet enligt artikel 25.1 i Schengenkonventionen

Om en medlemsstat som överväger att bevilja ett uppehållstillstånd eller en visering upptäcker att sökanden i fråga har registrerats på spärrlista av en annan medlemsstat ska den samråda med den registrerande medlemsstaten via Sirenekontoren. Den medlemsstat som överväger att bevilja ett uppehållstillstånd eller en visering ska använda formulär N för att informera den registrerande medlemsstaten om sitt beslut att bevilja uppehållstillståndet eller viseringen. Registreringen ska raderas om den berörda medlemsstaten beslutar att utfärda uppehållstillståndet eller viseringen. Den berörda personen kan dock ändå föras upp på den registrerande medlemsstatens nationella förteckning över registreringar om nekad inresa.

Förfarandet enligt artikel 25.2 i Schengenkonventionen

Om en medlemsstat som lagt in en registrering om nekad inresa eller vistelse upptäcker att den person som registreringen gäller har beviljats uppehållstillstånd eller visering ska den via Sirenekontoren kontakta den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet eller viseringen. Den medlemsstat som beviljade uppehållstillståndet eller viseringen ska använda formulär O för att informera den registrerande medlemsstaten om den beslutar att återkalla uppehållstillståndet eller viseringen eller inte. Registreringen ska raderas om den berörda medlemsstaten beslutar att bibehålla uppehållstillståndet eller viseringen. Den berörda personen kan dock ändå föras upp på en medlemsstats nationella förteckning över registreringar om nekad inresa.

Ett samråd via Sirenekontoren med hjälp av formulär O ska också äga rum om den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet eller viseringen senare upptäcker att det finns en registrering om nekad inresa eller vistelse avseende den berörda personen i SIS II (27).

Om en tredje medlemsstat (det vill säga utöver den som beviljade uppehållstillståndet/viseringen och den som lade in registreringen) upptäcker att det finns en registrering avseende en tredjelandsmedborgare som har beviljats uppehållstillstånd eller visering i någon av medlemsstaterna ska den, via sitt Sirenekontor och med hjälp av formulär H, meddela såväl den medlemsstat som beviljade uppehållstillståndet/viseringen som den registrerande medlemsstaten.

Om förfarandet enligt artikel 25 i Schengenkonventionen medför att en registrering om nekad inresa eller vistelse raderas ska Sirenekontoren, i enlighet med sin nationella lagstiftning, bistå med stöd om så begärs.

Särskilda förfaranden enligt artikel 5.4 a och 5.4 c i kodexen om Schengengränserna

4.5.1   Förfarande i sådana fall som omfattas av artikel 5.4 a

Enligt artikel 5.4 a i kodexen om Schengengränserna ska tredjelandsmedborgare som omfattas av en registrering om nekad inresa eller vistelse, men som innehar uppehållstillstånd, visering för längre vistelse eller visering för förnyad inresa som utfärdats av någon av medlemsstaterna, tillåtas inresa för transiteringsändamål till den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet, viseringen för längre vistelse eller viseringen för förnyad inresa när de passerar gränsen i en annan medlemsstat. Inresa kan nekas om denna medlemsstat har lagt in en nationell registrering om nekad inresa. I båda fallen ska Sirenekontoret i den medlemsstat som personen vill resa in i, på begäran av behörig myndighet, översända ett meddelande till Sirenekontoren i de båda andra medlemsstaterna (formulär H vid beviljad transitering/formulär G vid nekad inresa) för att upplysa dem om denna inkonsekvens och begära att de samråder med varandra i syfte att antingen radera registreringen i SIS II eller återkalla uppehållstillståndet/viseringen. Den kan också begära att bli underrättad om resultatet av eventuella samråd.

Om den berörda tredjelandsmedborgaren försöker resa in i den medlemsstat som har lagt in registreringen i SIS II kan denna medlemsstat neka personen inresa. Sirenekontoret i den medlemsstaten ska dock, på begäran av behörig myndighet, samråda med Sirenekontoret i den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet eller viseringen, i syfte att ge den behöriga myndigheten möjlighet att fastställa om det finns tillräckliga skäl att återkalla uppehållstillståndet/viseringen. Den medlemsstat som beviljade uppehållstillståndet eller viseringen ska använda formulär O för att informera den registrerande medlemsstaten om den beslutar att återkalla uppehållstillståndet eller viseringen eller inte. Registreringen ska raderas om den berörda medlemsstaten beslutar att bibehålla uppehållstillståndet eller viseringen. Den berörda personen kan dock ändå föras upp på en medlemsstats nationella förteckning över registreringar om nekad inresa.

Om denna person försöker resa in i den medlemsstat som utfärdade uppehållstillståndet eller viseringen ska han eller hon tillåtas resa in på territoriet, men Sirenekontoret i den medlemsstaten ska, på begäran av den behöriga myndigheten, samråda med Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten, så att de behöriga myndigheterna i fråga kan besluta om att återkalla uppehållstillståndet eller viseringen eller radera registreringen. Den medlemsstat som beviljade uppehållstillståndet eller viseringen ska använda formulär O för att informera den registrerande medlemsstaten om den beslutar att återkalla uppehållstillståndet eller viseringen eller inte. Registreringen ska raderas om den berörda medlemsstaten beslutar att uppehållstillståndet eller viseringen ska fortsätta att gälla. Den berörda personen kan dock ändå föras upp på en medlemsstats nationella förteckning över registreringar om nekad inresa.

4.5.2   Förfarande i sådana fall som omfattas av artikel 5.4 c

Enligt artikel 5.4 c kan en medlemsstat, med hänvisning till humanitära skäl, det nationella intresset eller internationella förpliktelser, avvika från principen om att en person som är föremål för en registrering om nekad inresa inte ska tillåtas resa in i landet. På begäran av behörig myndighet ska Sirenekontoret i den medlemsstat som beviljade inresan underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om detta med hjälp av formulär H.

4.6.   Gemensamma bestämmelser om de förfaranden som avses i avsnitt 4.5

a)

Endast ett formulär N eller formulär O ska sändas per samrådsförfarande av Sirenekontoret i den medlemsstat som har beviljat eller har för avsikt att bevilja eller innehålla ett uppehållstillstånd eller långtidsvisering för att informera den medlemsstat som har utfärdat eller har för avsikt att utfärda en registrering om nekad inresa om det slutliga beslutet om beviljande innehållande eller återkallande av uppehållstillståndet eller viseringen.

b)	Samrådsförfarande ska antingen ske enligt förfarandet i artikel 25.1 i Schengenkonventionen eller enligt förfarandet i artikel 25.2 i Schengenkonventionen.

c)	När formulär M, G eller H översänds i samband med ett samrådsförfarande får det märkas med nyckelordet ’samrådsförfarande’. (formulär M: fält 083, (formulär G: fält 086, formulär H: fält 083).

4.7   Informationsutbyte efter en träff och vid nekad inresa eller utvisning från Schengenområdet

Utan att det påverkar de särskilda förfaranden för informationsutbyte som följer av artikel 5.4 a och 5.4 c i kodexen om Schengengränserna, och utan att det påverkar tillämpningen av avsnitt 4.8, som rör informationsutbytet efter en träff på en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätt till fri rörlighet i gemenskapen (i vilket fall det är obligatoriskt att vända sig till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten), kan en medlemsstat anmoda om att bli underrättad om eventuella träffar på registreringar om nekad inresa eller vistelse som den har lagt in.

Sirenekontoren i registrerande medlemsstater som har lagt in registreringar om nekad inresa behöver inte systematiskt underrättas om eventuella träffar. Det är tillräckligt om detta sker i undantagsfall. Om det till exempel krävs tilläggsinformation kan under alla omständigheter formulär G eller formulär H översändas, beroende på vilken åtgärd som vidtas. Formulär G ska alltid översändas om det föreligger en träff avseende en person som omfattas av rätten till fri rörlighet.

Utan hinder av bestämmelserna i ovanstående punkt ska alla Sirenekontor enligt vad som anges i avsnitt 10 tillhandahålla statistik över alla träffar på utländska registreringar på deras territorier.

Följande förfarande ska tillämpas:

a)	En medlemsstat kan begära att bli informerad om eventuella träffar på uppgifter om nekad inresa eller vistelse som den har registrerat. En medlemsstat som vill utnyttja denna möjlighet ska lämna en skriftlig begäran till de andra medlemsstaterna.

b)	Den verkställande medlemsstaten kan själv ta initiativ och informera den registrerande medlemsstaten om att en registrering har givit träff och att tredjelandsmedborgaren i fråga har nekats inresa eller avlägsnats från Schengenterritoriet.

c)	När en åtgärd vidtagits med anledning av en träff ska Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten informera den registrerande medlemsstatens Sirenekontor med hjälp av formulär G. Formulär G ska också översändas vid träff om mer information krävs för att kunna vidta åtgärden.

d)

När de uppgifter som avses i led c inkommit från den registrerande medlemsstaten gäller följande: i) Om åtgärden genomförts ska den verkställande medlemsstaten meddela Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av formulär M (inte ännu ett formulär G för samma registrering). ii) Om åtgärden inte genomförs ska den verkställande medlemsstaten meddela Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av formulär H. iii) När ytterligare samråd behövs ska detta ske med hjälp av formulär M. iv) Utbytet vid samråd ska avslutas med formulär N eller formulär O.

e)

Om en medlemsstat upptäcker en tredjelandsmedborgare som är föremål för en registrering på sitt territorium ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten översända den information som krävs för att den berörda tredjelandsmedborgaren ska kunna återsändas. Med hänsyn till den verkställande medlemsstatens behov ska informationen lämnas i formulär M och omfatta — typ av beslut och grunderna för beslutet, — beslutsfattande myndighet, — datum för beslutet, — delgivningsdatum (dag då beslutet delgavs), — verkställighetsdatum, — datum när beslutet upphör att gälla eller beslutets giltighetstid, — uppgifter om personen dömts för brott och vilket straff som utdömts.

Om en registrerad person upptäcks vid gränsen ska de förfaranden som fastställs i kodexen om Schengengränserna och av den registrerande medlemsstaten följas.

Ett brådskande utbyte av tilläggsinformation mellan Sirenekontoren kan också vara nödvändigt i särskilda fall för att en person ska kunna identifieras på ett tillförlitligt sätt.

4.8   Informationsutbyte efter en träff på en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet

Särskilda bestämmelser gäller för tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet i den mening som avses direktiv 2004/38/EG (28).

Särskilda bestämmelser gäller om en sökning ger träff på en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet i den mening som avses i direktiv 2004/38/EG (men se inledningen till avsnitt 4 när det gäller Schweiz ställning). Följande förfarande ska tillämpas:

a)	Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten ska, på begäran av behörig myndighet, omedelbart kontakta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten med hjälp av formulär G, i syfte att erhålla de upplysningar som krävs för att utan dröjsmål besluta om vilka åtgärder som ska vidtas.

b)	Omedelbart i samband med mottagandet av begäran om upplysningar ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten börja samla in den begärda informationen och så snabbt som möjligt översända den till Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten.

c)

Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska kontrollera med den behöriga myndigheten huruvida registreringen kan bevaras i enlighet med direktiv 2004/38/EG, såvida inte denna information redan är tillgänglig. Om den behöriga myndigheten beslutar sig för att bevara registreringen ska den registrerande medlemsstatens Sirenekontor underrätta alla övriga Sirenekontor om detta med hjälp av formulär M.

d)	Den verkställande medlemsstaten ska via sitt Sirenekontor meddela Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om huruvida den begärda åtgärden utfördes (formulär M) eller inte (formulär H) (29).

4.9   Utbyte av information för det fall att en medlemsstat, utan att ha fått en träff, upptäcker att det finns en registrering om nekad inresa för en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet

Om en medlemsstat, utan att ha fått en träff, upptäcker att det finns en registrering om nekad inresa för en tredjelandsmedborgare som omfattas av rätten till fri rörlighet, ska Sirenekontoret i den medlemsstaten, på begäran av den behöriga myndigheten, översända ett formulär M till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten och informera den om detta.

Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska kontrollera med den behöriga myndigheten huruvida registreringen kan bevaras i enlighet med direktiv 2004/38/EG, såvida inte denna information redan är tillgänglig. Om den behöriga myndigheten beslutar sig för att bevara registreringen ska den registrerande medlemsstatens Sirenekontor underrätta alla övriga Sirenekontor om detta med hjälp av formulär M.

4.10   Radering av registreringar om nekad inresa eller vistelse

Utan att det påverkar de särskilda förfaranden som följer av artikel 25 i Schengenkonventionen och artikel 5.4 a och c i kodexen om Schengengränserna ska registreringar om nekad inresa eller vistelse avseende tredjelandsmedborgare raderas med stöd av följande:

a)	registreringstiden har löpt ut,

b)	radering har beslutats av behörig myndighet i den registrerande medlemsstaten,

c)	tidsfristen för att vägra inresa har löpt ut, om den behöriga myndigheten i den registrerande medlemsstaten använder slutdatum för sina beslut, eller

d)

medborgarskap har förvärvats i någon av medlemsstaterna. Om förvärvet av medborgarskap uppmärksammas av Sirenekontoret i en annan medlemsstat än den registrerande ska den förstnämnda konsultera Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten och, vid behov, översända formulär J, i enlighet med förfarandet för rättelse och radering av rättsligt eller sakligt felaktiga uppgifter (se avsnitt 2.7).

5.   REGISTRERINGAR OM FÖRSVUNNA PERSONER (ARTIKEL 32 I SIS II-BESLUTET)

5.1   Flera registreringar

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.2.

5.2   Missbruk av identitet

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.1.

5.3   Införing av alias

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.2.

5.4   Flaggning

Det kan förekomma att en träff på en registrering om en försvunnen person föreligger och de behöriga myndigheterna i den verkställande medlemsstaten beslutar att den begärda åtgärden inte ska vidtas och/eller att inga ytterligare åtgärder kommer att vidtas med avseende på registreringen. Detta beslut kan fattas även om den registrerande medlemsstatens behöriga myndigheter beslutar sig för att bevara registreringen i SIS II. Under sådana omständigheter kan den verkställande myndigheten begära flaggning efter det att träffen har gjorts. I samband med detta ska det allmänna förfarandet i avsnitt 2.6 följas.

Det finns inga alternativa åtgärder som kan vidtas i samband med registreringar om försvunna personer.

5.5   Tillhandahållande av ingående beskrivningar av försvunna minderåriga och andra personer som bedöms vara utsatta för risk

Sirenekontoren ska ha tillgång till all relevant kompletterande information på nationell nivå rörande registreringar om försvunna personer, så att de kan utnyttja sin fulla potential när det gäller att lösa ärenden, underlätta identifiering av de berörda personerna och snabbt lämna kompletterande information om saker med anknytning till ärendet i fråga. Relevant tilläggsinformation kan särskilt utgöras av nationella beslut om vårdnaden om ett barn eller ansvaret för en sårbar person, eller av framställningar om användning av särskilda varningsmekanismer i situationer där barn är inblandade.

Givetvis kommer inte alla sårbara försvunna personer att passera nationella gränser och därför ska beslut om tillhandahållande av tilläggsinformation (närmare beskrivning) och om vilka som ska ta emot denna information fattas från fall till fall, med hänsyn till samtliga omständigheter av relevans i sammanhanget. Efter ett beslut på nationell nivå om och i vilken omfattning sådan tilläggsinformation behöver vidarebefordras ska Sirenekontoret, om det är lämpligt, vidta någon av följande åtgärder:

a)	Bevara informationen för att kunna vidarebefordra tilläggsinformation på begäran av en annan medlemsstat.

b)	Vidarebefordra formulär M till behörigt Sirenekontor, om undersökningar indikerar en trolig vistelseort för den försvunna personen.

c)	Med hänsyn till omständigheterna kring försvinnandet vidarebefordra formulär M till alla behöriga Sirenekontor, i syfte att snabbt tillhandahålla alla tillgängliga uppgifter om den försvunna personen.

När det gäller försvunna personer som är förknippade med hög risk ska texten i fält 311 i formulär M inledas med ordet ’URGENT’ och en förklaring av skälet till att ärendet är brådskande. (När den saknade minderåriga är ensam (30) ska den förklarande termen ’ensamkommande minderårig’ anges). Brådskan kan understrykas ytterligare genom ett telefonsamtal för att klargöra betydelsen av formulär M och vikten av att snabbt vidta åtgärder.

En gemensam metod för hur man för in strukturerad tilläggsinformation i en överenskommen ordningsföljd om försvunna personer som är förknippade med hög risk ska användas (31) Denna information ska föras in under fält 083 i formulär M.

När informationen har mottagits av ett Sirenekontor ska den, för att skapa bästa möjliga förutsättningar att lokalisera personen på ett målinriktat och rationellt sätt, förmedlas i lämplig utsträckning till

a)	berörda gränsövergångar,

b)	de administrativa myndigheter och polismyndigheter på platsen som ansvarar för skyddet av personer, och

c)	de berörda konsulära myndigheterna i den medlemsstat som har gjort registreringen, förutsatt att en träff konstaterats i SIS II.

5.6   Utbyte av information efter en träff

Se de allmänna förfarandena i avsnitt 2.3.

Dessutom gäller följande:

a)

Sirenekontoren ska, i det mån det är möjligt, översända nödvändig medicinsk information om de berörda försvunna personerna, om åtgärder måste vidtas för att skydda dem. Den översända informationen ska bevaras endast så länge som det är absolut nödvändigt och användas enbart i samband med medicinsk behandling av den berörda personen.

b)	Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten ska alltid meddela en berörd persons vistelseort till den registrerande medlemsstatens Sirenekontor.

c)

Enligt artikel 33.2 i SIS II-beslutet får uppgifter om var en försvunnen person, som är myndig, befinner sig vidarebefordras till den person som rapporterade försvinnandet endast om den försvunne har samtyckt till detta (32). Samtycket ska vara skriftligt eller, om detta inte är möjligt, framgå av ett skriftligt protokoll. Om samtycke vägras ska detta bekräftas skriftligen av den berörda personen eller protokollföras formellt. De behöriga myndigheterna får emellertid upplysa den som anmälde personen försvunnen om att registreringen har blivit raderad efter en träff.

5.7   Radering av registreringar om försvunna personer

Om den registrerande medlemsstaten behöver längre tid för att radera registreringen ska detta meddelas till Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten så att registreringen kan flaggas på det sätt som anges i avsnitt 5.4 i Sirenehandboken.

5.7.1   Minderåriga

En registrering ska raderas med stöd av följande:

a)	Ärendet har avslutats (dvs. den minderåriga har återförts till hemlandet eller de behöriga myndigheterna i den verkställande medlemsstaten har fattat beslut om vårdnaden av barnet).

b)	Registreringstiden har löpt ut.

c)	Radering har beslutats av behörig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

5.7.2   Vuxna – ingen begäran om skyddsåtgärder

En registrering ska raderas med stöd av följande:

a)	Den berörda åtgärden har genomförts (den genomförande medlemsstaten har fastställt vistelseorten).

b)	Registreringstiden har löpt ut.

c)	Radering har beslutats av behörig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

5.7.3   Vuxna – skyddsåtgärder begärda

En registrering ska raderas med stöd av följande:

a)	Den berörda åtgärden pågår (personen har fått skydd).

b)	Registreringstiden har löpt ut.

c)	Radering har beslutats av behörig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

Beroende på nationell rätt får registreringen behållas till dess att personer som ställts under skyddsförvar har återförts till hemlandet.

6.   REGISTRERINGAR OM PERSONER SOM SÖKS FÖR RÄTTSLIGA FÖRFARANDEN (ARTIKEL 34 I SIS II-BESLUTET)

6.1   Flera registreringar

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.2.

6.2   Missbruk av identitet

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.1.

6.3   Införing av alias

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.2.

6.4   Utbyte av information efter en träff

Se de allmänna förfarandena i avsnitt 2.3.

Dessutom gäller följande:

a)	Uppgifter om den verkliga vistelseorten eller hemvisten ska inhämtas med användning av alla medel som står till buds enligt lagstiftningen i den medlemsstat där personen påträffats.

b)	Det ska finnas nationella förfaranden som säkerställer att registreringar i SIS II endast bevaras så länge som krävs för de angivna ändamålen.

Ytterligare information om registreringar enligt artikel 34 i SIS II-beslutet kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

6.5   Radering av registreringar om personer som söks för rättsliga förfaranden

En registrering ska raderas med stöd av följande:

a)

Den behöriga myndigheten i den registrerande medlemsstaten har fått besked om personens vistelseort. Om ingen åtgärd kan vidtas med hjälp av de lämnade upplysningarna (t.ex. om adressen är felaktig eller fast adress saknas) ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten kontakta Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten för att lösa problemet.

b)	Registreringstiden har löpt ut.

c)	Radering har beslutats av behörig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

Om en träff uppkommit i någon av medlemsstaterna och adressuppgifterna överlämnats till den registrerande medlemsstaten och en senare träff i den medlemsstaten ger samma adressuppgifter ska den verkställande medlemsstaten notera träffen utan att återsända adressuppgifterna eller formulär G till den registrerande medlemsstaten. I dessa fall ska den verkställande medlemsstaten upplysa den registrerande medlemsstaten om att flera träffar uppkommit och den registrerande medlemsstaten ska överväga behovet av att behålla registreringen.

7.   REGISTRERINGAR OM DISKRETA KONTROLLER ELLER SÄRSKILDA KONTROLLER (ARTIKEL 36 I SIS II-BESLUTET)

7.1   Flera registreringar

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.2.

7.2   Missbruk av identitet

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.1.

7.3   Införing av alias

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.11.2.

7.4   Information till övriga medlemsstater vid registrering

Vid inläggning av en registrering ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten underrätta alla övriga Sirenekontor om detta med hjälp av formulär M i följande fall:

a)

En registrering om diskreta eller särskilda kontroller har förts in med begäran om att träffar snarast ska meddelas till det registrerande Sirenekontoret. På formulär M ska det stå ’ARTIKEL 36.2 i SIS II-beslutet – omedelbar åtgärd’ eller ’ARTIKEL 36.3 i SIS II-beslutet – omedelbar åtgärd’. Motiveringen för omedelbar åtgärd ska lämnas i fält 083 på formulär M.

b)	Nationella myndigheter som ansvarar för statens säkerhet begär att en registrering ska föras in i enlighet med artikel 36.3 i SIS II-beslutet. På formulär M ska det stå ’ARTIKEL 36.3 i SIS II-beslutet’.

När en registrering förs in enligt artikel 36.3 i SIS II-beslutet ska formulär M i fält 080 innehålla namnet på den myndighet som begär att registreringen ska föras in, först på den registrerande medlemsstatens språk och därefter även på engelska. Myndighetens kontaktuppgifter ska anges i fält 081 i ett format som inte behöver översättas.

Vissa känsliga uppgifter ska omfattas av sekretesskydd i enlighet med nationell lagstiftning och kontakten mellan Sirenekontoren ska hållas åtskild från all kontakt mellan de myndigheter som ansvarar för den nationella säkerheten.

7.5   Flaggning

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.6.

Det finns inga alternativa åtgärder som kan vidtas i samband med registreringar om diskreta eller särskilda kontroller.

Om den myndighet som ansvarar för statens säkerhet i den verkställande medlemsstaten dessutom beslutar att registreringen kräver en flaggning ska den kontakta sitt nationella Sirenekontor och underrätta det om att den begärda åtgärden inte kan genomföras. Sirenekontoret ska därefter begära en flaggning genom att översända ett formulär F till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten. Precis som för andra ansökningar om flaggning ska ett allmänt skäl anges. Uppgifter av känslig karaktär behöver emellertid inte lämnas ut (se även avsnitt 7.6 b).

7.6   Utbyte av information efter en träff

Se de allmänna förfarandena i avsnitt 2.3.

Dessutom gäller följande:

a)

Vid träff på en registrering som införts i enlighet med artikel 36.3 i SIS II-beslutet, ska Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om resultaten (diskreta kontroller eller särskilda kontroller) med hjälp av formulär G. Samtidigt ska Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten underrätta sin egen myndighet med ansvar för nationell säkerhet.

b)

Det fordras ett särskilt förfarande för att säkerställa sekretessen för uppgifter. Kontakterna mellan de myndigheter som har ansvaret för statens säkerhet ska hållas åtskilda från kontakterna mellan Sirenekontoren. De exakta skälen för att begära en flaggning ska därför diskuteras direkt mellan myndigheterna med ansvar för statens säkerhet och inte mellan Sirenekontoren.

c)	Vid en träff på en registrering som innehåller en begäran om omedelbar rapportering av träffen ska formulär G utan dröjsmål översändas till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten.

7.7   Radering av registreringar om diskreta eller särskilda kontroller

En registrering ska raderas med stöd av följande:

a)	Registreringstiden har löpt ut.

b)	Radering har beslutats av behörig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

7.8   Automatisk nummerplåtsavläsning (ANPR)

Se avsnitt 9.

8.   REGISTRERINGAR OM FÖREMÅL SOM SKA BESLAGTAS ELLER ANVÄNDAS SOM BEVISMATERIAL I BROTTMÅL (ARTIKEL 38 I SIS II-BESLUTET)

8.1   Flera registreringar

Se det allmänna förfarandet i avsnitt 2.2.

8.2   Fordonsregistreringar

8.2.1   Kontroll av förekomsten av flera registreringar avseende ett fordon

De obligatoriska kriterierna för kontroll av flera registreringar avseende ett fordon är

a)	registreringsnumret, och/eller

b)	fordonets identifieringsnummer (VIN).

Båda dessa nummer kan förekomma i SIS II.

Om det visar sig när en ny registrering läggs in att samma VIN- och/eller nummerplåtsnummer redan finns i SIS II kan man förmoda att en ny registrering kommer att leda till att det finns flera registreringar av samma fordon. Denna kontroll fungerar dock endast om samma identitetskriterier används. En jämförelse är således inte alltid möjlig.

Sirenekontoret ska uppmärksamma de nationella användarna på vilka problem som kan uppstå när jämförelsen omfattar endast ett av dessa två olika nummer, samma identifieringsnummer (’VIN twins’) och återanvändning av nummerplåtar. Ett positivt svar innebär inte automatiskt att det föreligger en träff, och följaktligen ska ett negativt svar inte nödvändigtvis tolkas som att det saknas uppgifter om fordonet i fråga.

De identitetskriterier som används för att fastställa om två fordonsregistreringar är identiska anges i avsnitt 2.2.3.

De samrådsförfaranden som ska tillämpas av Sirenekontoren för att kontrollera flera registreringar och oförenliga registreringar ska vara desamma som för personer. Beträffande allmänna förfaranden, se avsnitt 2.2.

Den registrerande medlemsstatens Sirenekontor ska bevara de framställningar om registrering som har avslagits efter samråd enligt ovannämnda bestämmelser, till dess att den godkända registreringen har raderats.

8.2.2   Fordon med samma identifieringsnummer (’VIN twins’)

’VIN twin’ syftar på fordon av samma typ och med samma identifieringsnummer (VIN) som ett originaltillverkat fordon som är registrerat i SIS II (t.ex. en traktor och en motorcykel med samma VIN faller således utanför denna kategori). Följande särskilda förfarande ska tillämpas för att undvika de negativa verkningarna av upprepade beslag av lagligt registrerade originaltillverkade fordon med samma VIN:

a)

Om det vid en träff konstateras att det kan vara fråga om en ’VIN twin’ ska Sirenekontoret i förekommande fall i) kontrollera att det inte finns något fel i SIS II-registreringen och att registreringsuppgifterna är så fullständiga som möjligt, ii) kontrollera omständigheterna i det ärende som givit upphov till registreringen i SIS II, iii) undersöka de båda fordonens historia från tillverkningstillfället, och iv) begära en noggrann kontroll av det beslagtagna fordonet, särskilt av dess VIN, för att kontrollera om det rör sig om det originaltillverkade fordonet. De berörda Sirenekontoren ska ha ett nära samarbete vid genomförandet av sådana åtgärder.

b)

Om förekomsten av en ’VIN twin’ bekräftas ska den registrerande medlemsstaten överväga om det är nödvändigt att behålla registreringen i SIS II. Om medlemsstaten beslutar sig för att behålla registreringen i SIS II ska den registrerande medlemsstaten i) lägga till den fordonsrelaterade anmärkningen ’Suspicion of clone’ (33) i registreringen, ii) uppmana ägaren av det originaltillverkade fordonet att, med dennes uttryckliga samtycke och enligt nationell lagstiftning, lämna alla relevanta upplysningar till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten i syfte att undvika de negativa verkningarna av en felaktig identifiering. iii) skicka formulär M via sitt Sirenekontor till alla andra Sirenekontor, om så är lämpligt, med angivelse av de märken eller egenskaper som kännetecknar det originaltillverkade fordonet och som gör att det skiljer sig från det fordon som registrerats i SIS II. Orden ’ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE’ ska anges på en framträdande plats i fält 083 i formulär M.

c)

Om den fordonsrelaterade anmärkningen ’Suspicion of clone’ påträffas vid en sökning i SIS II ska den användare som utför kontrollen kontakta det nationella Sirenekontoret och inhämta kompletterande information för att kunna klargöra om det kontrollerade fordonet är det fordon som eftersöks eller det originaltillverkade fordonet.

d)

Om det vid kontrollen fastställs att informationen i formulär M inte längre är aktuell ska Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten kontakta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten för att klargöra fordonets befintliga lagliga ägarskap. Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten ska skicka ett nytt formulär M i enlighet med detta, och ska ange orden ’ORIGINAL MANUFACTURED VEHICLE’ på en framträdande plats i fält 083.

8.3   Utbyte av information efter en träff

Ytterligare information om registreringar enligt artikel 38 i SIS II-beslutet kan förmedlas genom Sirenekontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om denna information faller under ömsesidig rättslig hjälp.

Sirenekontoren ska på begäran och så snabbt som möjligt översända tilläggsinformation på formulär P, om det begärs i fält 089 i formulär G, vid träff på en registrering om ett fordon, ett luftfartyg, ett fartyg, industriutrustning eller en container som ska beslagtas eller användas som bevismaterial i enlighet med artikel 38 i SIS II-beslutet.

Eftersom det rör sig om en brådskande begäran och det är omöjligt att samla in alla uppgifter omedelbart, är det inte nödvändigt att fylla i alla fälten i formulär P. Man bör dock anstränga sig för att fylla i huvudrubrikerna: 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166, 167 och 169.

Om en identifierbar komponent av ett föremål leder till en träff ska Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten underrätta Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om omständigheterna på formulär G och i fält 090 (tilläggsinformation) ange att beslaget inte avser hela föremålet utan endast en eller flera komponenter. Om flera komponenter upphittas samtidigt och avser en enda registrering ska endast ett formulär G sändas. Eventuella därpå följande träffar på registreringen ska meddelas till Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten på formulär G. Registreringen ska inte raderas om inte förutsättningarna i avsnitt 8.4 är uppfyllda.

8.4   Radering av registreringar om föremål som ska beslagtas eller användas som bevismaterial vid rättegång i brottmål

En registrering ska raderas med stöd av följande:

a)

Föremålet har tagits i beslag eller en likvärdig åtgärd har vidtagits och det därav följande utbytet av tilläggsinformation har ägt rum mellan Sirenekontoren, eller föremålet omfattas av ett annat rättsligt eller administrativt förfarande (till exempel prövning av köp i god tro, tvist om äganderätten eller ömsesidigt rättsligt bistånd för bevisupptagning).

b)	Registreringstiden har löpt ut.

c)	Radering har beslutats av behörig myndighet i den registrerande medlemsstaten.

9.   AUTOMATISK NUMMERPLÅTSAVLÄSNING (ANPR)

Dessa system är relevanta för registreringar enligt artiklarna 36 och 38 i SIS II-beslutet. Till följd av den utbredda användningen av ANPR-system för brottsbekämpande ändamål finns det teknisk kapacitet att få flera träffar på ett fordon eller en nummerplåt under en kort tidsperiod.

Med tanke på att vissa ANPR-system är bemannade finns det möjlighet att upptäcka fordonet i fråga och vidta den åtgärd som begärts. I sådana fall ska användarna av ANPR-systemet innan åtgärder vidtas kontrollera om den träff som gjorts via ANPR rör en registrering enligt artikel 36 eller 38 i SIS II-beslutet.

Många fasta ANPR-system är emellertid inte bemannade dygnet runt. Detta innebär att den begärda åtgärden kanske inte vidtas trots att tekniken registrerar att fordonet har passerat och träffen noteras.

För registreringar enligt både artikel 36 och 38 ska följande allmänna förfarande tillämpas om den begärda åtgärden inte kan vidtas:

Formulär H ska skickas för den första träffen. Om mer information krävs om fordonets rörelse ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten kontakta Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten för att bilateralt diskutera informationsbehoven.

För registreringar enligt artikel 36 ska följande förfarande tillämpas:

a)

Sirenekontoret i den medlemsstat som har noterat träffen ska informera det registrerande Sirenekontoret om omständigheterna kring träffen med hjälp av formulär G. Ordet ’ANPR’ ska anges i fält 086. Om mer information krävs om fordonets rörelse ska Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten kontakta Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten.

b)

Sirenekontoret i den medlemsstat som har noterat en träff på en registrering om särskild kontroll, varigenom den begärda åtgärden inte kunde vidtas, ska informera det registrerande Sirenekontoret om omständigheterna kring träffen med hjälp av formulär H. I fält 083 ska ordet ’ANPR’ samt följande meddelande anges: ’Denna träff har noterats med hjälp av ANPR. Informera oss om ditt land vill bli informerat om fler träffar som noteras via ANPR för detta fordon eller denna nummerplåt i det fall den begärda åtgärden inte kunde vidtas’.

c)	Den registrerande medlemsstaten ska besluta om huruvida träffen har uppnått sitt syfte, om den ska raderas eller ej och om bilaterala diskussioner om informationsbehov bör föras.

För registreringar enligt artikel 38 ska följande förfarande tillämpas:

a)	Vid omständigheter där en träff föreligger och den begärda åtgärden har vidtagits ska Sirenekontoret i den medlemsstat som har noterat träffen informera det registrerande Sirenekontoret om träffen med hjälp av formulär G.

b)

Vid omständigheter där en träff föreligger och den begärda åtgärden inte har vidtagits ska Sirenekontoret i den medlemsstat som har noterat träffen informera Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten om omständigheterna kring träffen med hjälp av formulär H. I fält 083 ska ordet ’ANPR’ samt följande meddelande anges: ’Denna träff har noterats med hjälp av ANPR. Informera oss om ditt land vill bli informerat om fler träffar som noteras via ANPR för detta fordon eller denna nummerplåt i det fall den begärda åtgärden inte kunde vidtas’.

c)

När Sirenekontoret i den registrerande medlemsstaten tar emot ett sådant formulär H ska den samråda med de behöriga myndigheterna, som ska ha ansvaret för att besluta om huruvida det är nödvändigt att ta emot fler formulär H eller om informationen ska förmedlas bilateralt från Sirenekontoret i den verkställande medlemsstaten.

10.   STATISTIK

En gång per år ska Sirenekontoren översända statistik till förvaltningsmyndigheten (dvs. byrån) och kommissionen. Statistiken ska också på begäran skickas till Europeiska datatillsynsmannen och till de nationella tillsynsmyndigheterna på området för uppgiftsskydd. Statistiken ska omfatta antalet formulär av varje typ som sänts till var och en av medlemsstaterna. Den ska i synnerhet visa antalet träffar och flaggningar. Det ska göras åtskillnad på träffar på registreringar som införts av en annan medlemsstat och på träffar på den berörda medlemsstatens egna registreringar.

Förfarandena och formaten för översändande av statistik enligt detta avsnitt anges i tillägg 5.”