BILAGA

ARBETSORDNING FÖR UNDERKOMMITTÉN FÖR SANITÄRA OCH FYTOSANITÄRA ÅTGÄRDER SOM INRÄTTAS I KAPITEL 5 I HANDELSAVTALET MELLAN EUROPEISKA UNIONEN OCH DESS MEDLEMSSTATER, Å ENA SIDAN, OCH COLOMBIA OCH PERU, Å ANDRA SIDAN

Artikel 1

Sammansättning och ordförandeskap

1.   Underkommittén för sanitära och fytosanitära åtgärder (nedan kallad underkommittén) som inrättats i enlighet med artikel 103 i handelsavtalet mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Colombia och Peru, å andra sidan (nedan kallat avtalet) (1), ska fullgöra sina skyldigheter enligt artikel 103 i avtalet och ta ansvar för att se till och övervaka genomförandet av kapitel 5 om sanitära och fytosanitära åtgärder.

2.   I enlighet med artikel 103.2 i avtalet ska underkommittén bestå av de företrädare som utsetts av varje part med ansvar för sanitära och fytosanitära frågor.

3.   Ordförandeskapet i underkommittén ska rotera och innehas för en period på ett år av en högre tjänsteman från Europeiska kommissionen, som företräder unionen och dess medlemsstater, av en högre tjänsteman från den colombianska regeringen eller av en högre tjänsteman från den peruanska regeringen. Det första ordförandeskapet ska inledas den dag då handelskommittén håller sitt första möte och avslutas den 31 december samma år. Ordförandeskapet i underkommittén ska innehas av den part som är ordförande i handelskommittén.

4.   Underkommittén får sammanträda med endast EU-parten och ett avtalsslutande andinskt land som deltagare i frågor som enbart avser deras bilaterala förbindelser. Vid sådana sammanträden ska ordförandeskapet utövas gemensamt av båda parterna. Andra avtalsslutande andinska länder får delta i sådana sammanträden om de berörda parterna har godkänt detta i förväg.

5.   Hänvisningar till parterna i arbetsordningen görs i enlighet med definitionen i artikel 6 i avtalet.

Artikel 2

Sammanträden

1.   Underkommittén ska sammanträda minst en gång per år och kommer att genomföra särskilda sammanträden på begäran av en av parterna, i enlighet med artikel 103.2 i avtalet. Sammanträdena ska växelvis hållas i Bogota, Bryssel och Lima, om inte parterna kommer överens om något annat.

2.   Underkommitténs sammanträden ska sammankallas av den part som är ordförande och hållas på en dag och plats som parterna enats om.

3.   Underkommittén kan också sammanträda i video- eller telefonkonferens.

Artikel 3

Delegationer

Före varje sammanträde ska parterna underrättas om den planerade sammansättningen av de delegationer som kommer att närvara vid sammanträdet.

Artikel 4

Observatörer

Underkommittén får besluta att bjuda in observatörer till enstaka sammanträden.

Artikel 5

Korrespondens

1.   Underkommitténs handlingar som föreskrivs i artiklarna 6, 7 och 8 i arbetsordningen ska skickas till ordförandena för underkommittén och till handelskommitténs sekretariat.

2.   I frågor som uteslutande rör de bilaterala förbindelserna mellan EU och ett avtalsslutande andinskt land ska korrespondensen ske mellan dessa båda parter, varvid de övriga avtalsslutande andinska länderna ska hållas väl informerade, när så är lämpligt.

Artikel 6

Dagordning för sammanträdena

1.   En preliminär dagordning för varje sammanträde ska upprättas gemensamt av parterna. Den ska tillsammans med relevanta handlingar sändas till samtliga parter senast 14 dagar före sammanträdet.

2.   Dagordningen ska antas av underkommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

3.   Ordföranden i underkommittén får efter överenskommelse med övriga parter be experter delta i underkommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 7

Protokoll

1.   Parterna ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde. Det första utkastet ska utarbetas senast 21 dagar efter sammanträdets slut av den part som innehar ordförandeskapet.

2.   Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och, om så är lämpligt, ange

a)	vilka handlingar som lagts fram för underkommittén,

b)	de uttalanden som en ledamot av underkommittén begärt att få inskrivna i protokollet, och

c)	de beslut som föreslagits, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i särskilda frågor.

3.   Protokollet ska även innehålla en förteckning över deltagarna i underkommitténs sammanträde.

4.   Protokollet ska godkännas skriftligen av parterna inom två månader efter dagen för sammanträdet. När protokollet har godkänts, ska det undertecknas av ordföranden och dennes motparter från de övriga parterna. Parterna ska erhålla ett original vardera av dessa officiella handlingar. En kopia av det undertecknade protokollet ska sändas till handelskommitténs sekretariat.

Artikel 8

Handlingsplan

1.   Underkommittén ska anta en handlingsplan för den verksamhet som parterna enats om vid sammanträdet.

2.   Parternas genomförande av denna handlingsplan ska ses över av underkommittén vid dess nästa sammanträde.

Artikel 9

Språk

1.   Underkommitténs officiella språk ska vara parternas officiella språk.

2.   Om inte annat beslutas, ska underkommittén i normala fall grunda sina överläggningar på underlag och förslag som utarbetats på de språk som avses i punkt 1.

Artikel 10

Offentliggörande och konfidentiell behandling

1.   Om inget annat beslutas, ska underkommitténs sammanträden inte vara offentliga.

2.   Om en part till underkommittén, de specialiserade kommittéerna, arbetsgrupperna eller andra organ överlämnar uppgifter som betraktas som konfidentiella enligt partens lagar och andra författningar, ska parterna, enligt de regler som anges i artikel 290.2 i avtalet, behandla uppgifterna som konfidentiella.

Artikel 11

Kostnader

1.   Vardera parten ska stå för de kostnader den ådrar sig för sitt deltagande i underkommitténs sammanträden, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för kostnaderna för att ordna sammanträdet och för utgifterna för mångfaldigandet av handlingar.

3.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från spanska och engelska. Den part som har lämnat in en begäran ska stå för utgifterna för tolkning och översättning till eller från övriga språk.

Artikel 12

Ändring av arbetsordningen

Arbetsordningen, liksom eventuella ändringar, ska antas i underkommittén i enlighet med artikel 103.2 i avtalet.

---

(1)  EUT L 354, 21.12.2012, s. 3.