1.   Det associeringsråd som inrättats i enlighet med artikel 4.1 i avtalet om upprättande av en associering mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Centralamerika, å andra sidan (nedan kallat avtalet) ska fullgöra sina uppgifter enligt artikel 4.2 i avtalet och ansvara för den allmänna tillämpningen av avtalet liksom för andra bilaterala, multilaterala eller internationella frågor av gemensamt intresse.

2.   Enligt artiklarna 5 och 345 i avtalet ska associeringsrådet bestå av företrädare för EU-parten och för var och en av CA-partens republiker på ministernivå, i enlighet med vad som är lämpligt och med hänsyn till de specifika frågor som ska tas upp vid ett visst möte. När det är ändamålsenligt och parterna kommer överens om det ska associeringsrådet församlas på stats- och regeringschefsnivå.

3.   Enligt artikel 345 i avtalet ska associeringsrådet, när det huvudsakligen eller uteslutande utför någon av de uppgifter som det åläggs i del IV i avtalet, bestå av företrädare för EU-parten och ministrarna med ansvar för handelsrelaterade frågor från var och en av CA-partens republiker.

4.   Enligt artikel 352.3 i avtalet ska CA-partens republiker agera gemensamt vid beslutsfattande inom avtalets institutionella ram; antagandet av beslut och rekommendationer ska vara enhälligt.

5.   Hänvisningar till ”parterna” i arbetsordningen följer definitionen i artikel 352 i avtalet.

1.   Associeringsrådet ska sammanträda regelbundet minst vartannat år. Extra möten i associeringsrådet får hållas på begäran av någon av parterna om parterna är överens om det.

2.   Varje möte i associeringsrådet ska hållas på en lämplig plats och på en dag som parterna är överens om.

3.   Associeringsrådets möten ska sammankallas gemensamt av associeringsrådets sekreterare i samförstånd med associeringsrådets ordförande.

4.   Undantagsvis, och om parterna är överens om det, får associeringsrådets möten hållas med tekniska hjälpmedel, exempelvis videokonferens.

1.   Associeringsrådets ledamöter får låta sig företrädas om de är förhindrade att delta i ett möte. En ledamot som önskar låta sig företrädas ska före mötet skriftligen meddela ordföranden namnet på sin ersättare.

2.   Den som företräder en ledamot av associeringsrådet ska utöva den ordinarie medlemmens alla rättigheter.

1.   Associeringsrådets ledamöter får åtföljas av tjänstemän. Före varje möte ska ordföranden, via sekretariatet, underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation.

2.   Associeringsrådet får, efter överenskommelse mellan parterna, bjuda in utomstående personer att närvara vid dess möten för att lämna upplysningar i särskilda frågor.

1.   Korrespondens till associeringsrådet ska sändas till antingen EU-partens eller CA-partens republikers sekreterare, som ska informera den andra partens sekreterare.

2.   Sekretariatet ska se till att korrespondensen vidarebefordras till ordföranden och, i tillämpliga fall, distribueras till associeringsrådets övriga ledamöter.

3.   Sekretariatet ska skicka korrespondensen till Europeiska kommissionens generalsekretariat, Europeiska utrikestjänsten, medlemsstaternas ständiga representationer, Europeiska unionens råds generalsekretariat och till beskickningarna för CA-partens republiker i Bryssel, Belgien, med kopia till ministerierna med ansvar för utrikes frågor eller för handelsrelaterade frågor, beroende på vad som är tillämpligt.

4.   Meddelanden från associeringsrådets ordförande ska översändas av sekretariatet till mottagarna och vid behov skickas ut till associeringsrådets övriga medlemmar, under de adresser som anges i punkt 3.

1.   Om inget annat beslutas ska associeringsrådets möten inte vara offentliga.

2.   Om en part till associeringsrådet överlämnar information som anges vara konfidentiell, ska den andra parten behandla informationen enligt det förfarande som anges i artikel 336.2 i avtalet.

3.   Varje part får besluta om offentliggörande av associeringsrådets beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.

1.   Ordföranden ska upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Associeringsrådets sekreterare ska sända ut dagordningen till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 kalenderdagar före mötets början.

Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som någon av parterna, senast 21 kalenderdagar före mötets början, har begärt att ordföranden ska föra upp på dagordningen. Punkterna får dock inte föras upp på den preliminära dagordningen om de tillhörande handlingarna inte överlämnats till sekreterarna före den dag då dagordningen sänds ut.

2.   Dagordningen ska antas av associeringsrådet i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.

3.   Ordföranden får, i samråd med parterna, förkorta tidsfristerna i punkt 1 för att ta hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

1.   De båda sekreterarna ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

2.   Protokollet ska som regel, för varje punkt på dagordningen, innehålla uppgifter om

3.   Utkastet till protokoll ska föreläggas associeringsrådet för godkännande. Det ska godkännas inom 45 kalenderdagar efter varje möte i associeringsrådet. Efter godkännandet ska protokollet undertecknas av ordföranden och de båda sekreterarna. En bestyrkt kopia ska sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 7.

1.   Associeringsrådet ska i samförstånd mellan parterna anta beslut och utfärda rekommendationer, vilka ska undertecknas av CA-partens republiker och EU-parten.

2.   Associeringsrådet får också anta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om det. I sådana fall ska förslaget lämnas skriftligen från associeringsrådets ordförande till alla ledamöter i enlighet med artikel 7, med angivelse av en tidsfrist på minst 21 kalenderdagar inom vilken ledamöterna måste tillkännage alla reservationer eller ändringar de önskar göra. När man enats om texten ska beslutet eller rekommendationen undertecknas oberoende och var för sig av företrädarna för EU-parten och för var och en av CA-partens republiker.

3.   Associeringsrådets akter ska benämnas antingen ”beslut” eller ”rekommendation” enligt vad som avses i artikel 6 i avtalet. Associeringsrådets sekretariat ska förse varje beslut eller rekommendation med ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft och det ska undertecknas av CA-partens republiker och av EU-parten.

4.   Associeringsrådets beslut och rekommendationer ska bestyrkas av de två sekreterarna.

5.   Besluten och rekommendationerna ska översändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 7 i denna arbetsordning.

6.   Varje part får besluta om offentliggörande av associeringsrådets beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.

1.   Associeringsrådets officiella språk ska vara spanska och ytterligare ett av avtalets giltiga språk enligt överenskommelse mellan parterna.

2.   Om inget annat beslutas ska associeringsrådet grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.

1.   Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för deltagandet i associeringsrådets möten, såväl för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för mångfaldigandet av handlingar.

3.   Kostnader i samband med tolkning vid möten och översättning av handlingar till eller från spanska och associeringsrådets andra officiella språk enligt vad som avses i artikel 12.1 i denna arbetsordning ska bäras av den part som är värd för mötet. Översättning och tolkning till eller från övriga språk ska bekostas direkt av den part som begärt detta.

1.   I enlighet med artikel 7 i avtalet ska associeringsrådet vid fullgörandet av sina uppgifter biträdas av associeringskommittén. Kommittén ska bestå av företrädare för EU-parten, å ena sidan, och företrädare för CA-parten, å den andra sidan, på den nivå som föreskrivs i avtalet.

2.   Associeringskommittén ska förbereda associeringsrådets möten och överläggningar (1), vid behov verkställa dess beslut samt allmänt sörja för kontinuitet i associeringsförbindelsen och för att avtalet fungerar väl. Kommittén ska behandla alla frågor som associeringsrådet hänskjuter till den samt varje annan fråga som kan uppkomma i samband med den löpande tillämpningen av avtalet. Den ska lägga fram förslag och eventuella utkast till beslut eller rekommendationer för associeringsrådets godkännande. I enlighet med artikel 7.4 i avtalet får associeringsrådet delegera beslutsrätt till associeringskommittén.

3.   När det i avtalet hänvisas till en skyldighet eller en möjlighet att hålla samråd, eller när parterna i samförstånd beslutar att samråda med varandra, får detta samråd äga rum i associeringskommittén, om inte annat föreskrivs i avtalet. Samrådet får fortsätta i associeringsrådet om parterna är överens om det.

1.   Den associeringskommitté som inrättats i enlighet med artikel 7 i avtalet om upprättande av en associering mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Centralamerika, å andra sidan, (nedan kallat avtalet) ska fullgöra sina uppgifter i enlighet med avtalet och ansvara för den allmänna tillämpningen av avtalet.

2.   Enligt artiklarna 7.1 och 346 i avtalet ska associeringsrådet bestå av företrädare för EU-parten och för var och en av CA-partens republiker på högre tjänstemannanivå som är behöriga inom de specifika frågor som ska tas upp vid ett visst möte.

3.   Enligt artikel 346 i avtalet ska associeringskommittén, när den utför någon av de uppgifter som den åläggs i del IV i avtalet, bestå av företrädare för Europeiska kommissionen och för var och en av CA-partens republiker på högre tjänstemannanivå med ansvar för handelsrelaterade frågor. En företrädare för den part som har ordförandeskapet för associeringskommittén ska vara ordförande.

4.   Enligt artikel 352.3 i avtalet ska CA-partens republiker agera gemensamt vid beslutsfattande inom avtalets institutionella ram; antagandet av beslut och rekommendationer ska vara enhälligt.

5.   Hänvisningar till ”parterna” i denna arbetsordning följer definitionen i artikel 352 i avtalet.

1.   Om inte parterna enas om annat ska associeringskommittén sammanträda regelbundet minst en gång om året. Om parterna är överens om det får extra möten i associeringskommittén får hållas på begäran av någon av parterna.

2.   Varje möte i associeringskommittén ska sammankallas av ordföranden och hållas på en dag och plats som parterna kommer överens om. Kallelsen till mötet ska sändas ut av associeringskommitténs sekretariat till ledamöterna senast 28 kalenderdagar före mötet, om inte parterna kommer överens om något annat.

3.   När så är möjligt ska associeringskommitténs ordinarie möte sammankallas i god tid före associeringsrådets ordinarie möte.

4.   Undantagsvis och om parterna är överens om det, får associeringskommitténs möten hållas med valfria tekniska hjälpmedel.

1.   Varje part ska skicka de övriga parterna förteckningen över sina företrädare i associeringskommittén (nedan kallade ledamöter) för de olika frågor som ska tas upp. Förteckningen ska administreras av associeringskommitténs sekretariat.

2.   En ledamot som önskar låta sig företrädas vid ett visst möte ska skriftligen underrätta de andra parterna i associeringskommittén om sin utsedda företrädares namn innan det mötet äger rum. Den som företräder en ledamot ska utöva den ordinarie ledamotens alla rättigheter.

1.   Korrespondens till associeringskommittén ska sändas till antingen EU-partens eller CA-partens sekreterare, som ska informera den andra partens sekreterare.

2.   Sekretariatet ska se till att korrespondens adresserad till associeringskommittén sänds till kommitténs ordförande och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8 i denna arbetsordning.

3.   Sekretariatet ska se till att korrespondens från associeringskommitténs ordförande sänds till parterna och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 8 i denna arbetsordning.

1.   När associeringskommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga underlag, ska sekretariatet numrera handlingarna och distribuera dem till ledamöterna.

2.   Varje sekreterare ska ansvara för att distribuera handlingarna till de berörda ledamöterna på sin sida i associeringskommittén och systematiskt skicka kopia till den andra sekreteraren.

1.   Om inget annat beslutas ska associeringskommitténs möten inte vara offentliga.

2.   Om en part till associeringskommittén, underkommittéerna, arbetsgrupperna eller andra organ överlämnar information som anges vara konfidentiell, ska den andra parten behandla informationen enligt det förfarande som anges i artikel 336.2 i avtalet.

3.   Varje part får besluta om offentliggörande av associeringskommitténs beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.

1.   En preliminär dagordning för varje möte ska på grundval av förslag från parterna upprättas av associeringskommitténs sekretariat. Den ska tillsammans med relevanta handlingar sändas till associeringskommitténs ordförande och ledamöter senast 15 kalenderdagar före mötet som sådana handlingar som avses i artikel 8 i denna arbetsordning.

2.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som någon av parterna, senast 21 kalenderdagar före mötets början, begärt att associeringskommitténs sekretariat för upp på dagordningen, tillsammans med relevanta handlingar.

3.   Dagordningen ska antas av associeringskommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.

4.   Ordföranden för associeringskommitténs möte får efter överenskommelse bjuda in observatörer till enstaka möten eller be experter delta i kommitténs möten för att informera om särskilda ämnen.

5.   Ordföranden för associeringskommitténs möte får, i samråd med parterna, förkorta tidsfristerna i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

1.   De båda sekreterarna ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte, normalt senast 21 kalenderdagar efter mötets slut.

2.   Protokollet ska som regel, för varje punkt på dagordningen, innehålla uppgifter om

3.   Protokollet ska även omfatta en förteckning över de ledamöter eller de företrädare för dessa som deltagit i mötet och en förteckning över de medlemmar av delegationerna som åtföljt dem samt en förteckning över eventuella observatörer eller sakkunniga som deltagit i mötet.

4.   Protokollet ska godkännas skriftligen av alla parter senast 28 kalenderdagar efter dagen för mötet. Efter godkännandet ska protokollet undertecknas av ordföranden och associeringskommitténs båda sekreterare. En bestyrkt kopia ska sändas till var och en av parterna.

5.   Om inte annat överenskommits ska associeringskommittén anta en handlingsplan som återspeglar de åtgärder man enats om under mötet och genomförandet av denna handlingsplan ska granskas vid nästa möte.

1.   I de särskilda fall där associeringskommittén enligt avtalet getts befogenhet att fatta beslut, eller då denna befogenhet delegerats av associeringsrådet till kommittén, ska kommittén i samförstånd mellan parterna anta beslut och utfärda rekommendationer vilka ska undertecknas av CA-partens republiker och av EU-parten under associeringskommitténs möten.

2.   Associeringskommittén får anta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om det. I sådana fall ska associeringskommitténs ordförande distribuera det skriftliga förslaget till kommitténs ledamöter i enlighet med artikel 8, med angivelse av en tidsfrist på minst 21 kalenderdagar inom vilken ledamöterna måste tillkännage alla reservationer eller ändringar de önskar göra. När man enats om texten ska beslutet eller rekommendationen undertecknas oberoende och var för sig av företrädarna för EU-parten och för var och en av CA-partens republiker.

3.   Associationskommitténs akter ska benämnas antingen ”beslut” eller ”rekommendation”. Associeringskommitténs sekretariat ska förse varje beslut eller rekommendation med ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft och det ska undertecknas av CA-partens republiker och av EU-parten.

1.   Associeringskommitténs officiella språk ska vara spanska och ytterligare ett av avtalets giltiga språk enligt överenskommelse mellan parterna.

2.   Om inget annat beslutas ska associeringskommittén grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.

1.   Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för deltagandet i associeringskommitténs möten, såväl för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för mångfaldigandet av handlingar.

3.   Kostnader i samband med tolkning vid möten och översättning av handlingar till eller från spanska och associeringskommitténs andra officiella språk enligt vad som avses i artikel 14.1 i denna arbetsordning ska bäras av den part som är värd för mötet. Översättning och tolkning till eller från övriga språk ska bekostas direkt av den part som begärt detta.

1.   I enlighet med artikel 8.2 i avtalet får associeringskommittén besluta om att inrätta ytterligare underkommittéer eller särskilda arbetsgrupper utöver de som inrättats genom avtalet, för att låta sig biträdas vid fullgörandet av sina uppgifter. Associeringskommittén får besluta att upplösa sådana underkommittéer eller arbetsgrupper, eller att fastställa eller ändra de uppgifter som ålagts dem. Om inte annat beslutats ska dessa underkommittéer arbeta under associeringskommitténs överinseende och rapportera till associeringskommittén efter varje möte.

2.   Om inte annat föreskrivs i avtalet eller beslutas i associeringsrådet ska denna arbetsordning i tillämpliga delar även gälla alla underkommittéer och arbetsgrupper, med följande anpassningar: