—

med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska jämställdhetsinstitutet för budgetåret 2011,

—

med beaktande av revisionsrättens rapport om den slutliga årsredovisningen för Europeiska jämställdhetsinstitutet för budgetåret 2011, samt institutets svar (1),

—

med beaktande av rådets rekommendation av den 12 februari 2013 (05753/2013 – C7-0041/2013),

—

med beaktande av artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

—

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (2), särskilt artikel 185,

—

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (3), särskilt artikel 208,

—

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1922/2006 av den 20 december 2006 om inrättande av ett europeiskt jämställdhetsinstitut (4), särskilt artikel 14,

—

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (5), särskilt artikel 94,

—

med beaktande av artikel 77 och bilaga VI till arbetsordningen,

—

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för kvinnors rättigheter och jämställdhet mellan kvinnor och män (A7-0081/2013).

A.

Det europeiska jämställdhetsinstitutet inrättades på grundval av förordning (EG) nr 1922/2006 och blev helt självbestämmande den 15 juni 2010.

B.

Revisionsrätten har förklarat att den har fått rimliga försäkringar om att räkenskaperna för institutet för budgetåret 2011 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

C.

År 2011 var det första fullständiga verksamhetsåret för institutet sedan det blev finansiellt och administrativt oberoende i juni 2010.

D.

Institutets struktur är baserad på uppdraget och uppgifterna i grundförordningen om inrättande av byrån och på de mål som godkändes av institutets styrelse i arbetsprogrammet på medellång sikt 2010–2012 och i det årliga arbetsprogrammet.

E.

Den totala budgeten för institutet för budgetåret 2011 uppgick till 7 530 000 EUR, jämfört med den totala budgeten på 5 678 123,09 EUR för budgetåret 2010, vilket innebär en ökning på 32,6 procent. Institutets budget finansieras till alla delar genom unionens bidrag.

F.

I slutet av 2011 hade institutet ett positivt budgetutfall på 1 156 400,29 (6) EUR, efter avdrag för kursskillnader på 2 650,64 EUR, vilket sedan fördes in i räkenskaperna som en skuld till kommissionen.

1.

Europaparlamentet påminner om att institutet den 15 juni 2010 blev självbestämmande i administrativa och ekonomiska frågor. Parlamentet konstaterar att alla upphandlingsförfaranden under 2010 som en följd av detta huvudsakligen inleddes under årets sista kvartal.

2.

Europaparlamentet konstaterar att budgetgenomförandet grundas på modifierad kassabaserad redovisning, vilket innebär att överförda betalningsbemyndiganden registreras tillsammans med utförda betalningar och inkasserade intäkter.

3.

Europaparlamentet konstaterar från årsredovisningen att betalningarna utfördes mer effektivt under 2011 än under 2010 och att det skedde en avsevärd förbättring i samtliga avdelningar. Parlamentet konstaterar vidare från årsredovisningen att institutet i slutet av 2011 hade en budgetgenomförandegrad på 44,19 procent för betalningar och 88,54 procent för åtaganden.

4.

Europaparlamentet konstaterar från årsredovisningen (7) att betalningsgraden i avdelning I ”personalkostnader” ökade till 88,49 procent 2011, jämfört med 49,19 procent 2010. Parlamentet uppmanar institutet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de ytterligare åtgärder som vidtas för att förbättra betalningsgraden.

5.

Europaparlamentet noterar från årsredovisningen att betalningsgraden i avdelning II ”personalkostnader” ökade till 34,71 procent 2011, jämfört med 28,99 procent 2010. Parlamentet uppmanar institutet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtas för att förbättra genomförandegraderna eftersom låga siffror visar på svårigheter i budgetplanering och budgetgenomförande.

6.

Europaparlamentet konstaterar från årsredovisningen den mycket låga betalningsgraden i avdelning III ”driftsutgifter”, nämligen 18,36 procent. Parlamentet noterar att detta beror på att många upphandlingar inleddes under sista delen av 2010 efter att institutet fått administrativ självständighet från och med juni det året. Parlamentet uppmanar institutet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som har vidtagits sedan dess för att förbättra resultaten, eftersom den låga genomförandegraden tyder på svårigheter med planeringen och genomförandet av budgeten.

7.

Europaparlamentet konstaterar från årsredovisningen att 3 339 551,93 EUR i åtagandebemyndiganden som gjorts vid utgången av 2011 men ännu inte betalats, fördes över till 2012, vilket motsvarar 50 procent av de totala åtagandena. Parlamentet konstaterar dessutom att det totala beloppet av överförda anslag som förföll (dvs. som fördes över från 2010 och inte betalades 2011) utgör 295 741,61 EUR, vilket beror på att detta var det första hela verksamhetsåret då personalen genomförde olika upphandlingsförfaranden för första gången och inledde åtgärder, bland annat en sen begäran om ett arrangemang organiserat av ordförandeskapet, samt andra åtgärder under andra hälften av året. Parlamentet uppmanar institutet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtas för att säkerställa en tillfredsställande budgetgenomförandegrad i framtiden.

8.

Europaparlamentet konstaterar från årsredovisningen att institutet i slutet av 2010 inte gjorde nödvändiga tillbakadraganden och att alla automatiska överföringar ägde rum.

9.

Europaparlamentet konstaterar att institutet 2010 fastställde de ekonomiska aktörernas ansvar för personalen och utvecklade ekonomihanteringsprocesser för åtaganden. Parlamentet noterar vidare att institutet i slutet av 2010 utsåg alla ekonomiska aktörer och fastställde deras roller och ansvar.

10.

Europaparlamentet konstaterar att institutet tog emot tre överföringar från kommissionen till ett totalt belopp på 7 530 000 EUR (3 390 000 EUR i första överföringen, 2 070 000 EUR i andra överföringen och 2 070 000 EUR i tredje överföringen).

11.

Europaparlamentet konstaterar från årsrapporten att institutet under 2011 registrerade sex undantag för de finansiella transaktionerna som diskuterades med ledning, gruppledare och annan berörd personal för att undvika misstag i framtiden. Parlamentet uppmanar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten att informera om vilka åtgärder som vidtas för att rätta till denna brist.

12.

Europaparlamentet uppmärksammar att 123 upphandlingsförfaranden inom drift och administration slutfördes under 2011 och att upphandling överlag stod för ungefär 50 procent av institutets totala budget. Parlamentet uppmärksammar även att upphandlingsverksamheten under 2011 har genomförts i linje med arbetsprogrammet för 2011.

13.

Europaparlamentet konstaterar från årsredovisningen att institutet under 2011 rekryterade tre tillfälligt anställda och tre kontraktsanställda (under 2010 rekryterade institutet 23 tillfälligt anställda) och därmed utnyttjade 94 procent av sin tjänsteförteckning jämfört med 92,3 procent 2010. Parlamentet välkomnar den förbättrade tillsättningsgraden för tjänster i tjänsteförteckningen, vilket kommer att bidra till att institutet kan fungera effektivt.

14.

Europaparlamentet noterar från internrevisionstjänsten att en rad åtgärder, strategier, förfaranden och riktlinjer stöder genomförandet av bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna i institutet. Parlamentet konstaterar att några punkter fortfarande håller på att utvecklas och kommer att slutföras i ett senare skede, särskilt genom att it-verktyg införs för personaladministrationen (exempelvis utarbetande av arbetsbeskrivningar, fastställande av personliga mål och formalisering av individuella utbildningsplaner). Parlamentet uppmanar institutet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtas för att behandla dessa frågor.

15.

Europaparlamentet välkomnar institutets andra förhandsutvärderingsrapport av den 8 september 2011, som fokuserar på institutets särskilda målsättningar och verksamhet och syftar till att vägleda institutets ledning i genomförandet av målsättningarna och verksamheten. Parlamentet påpekar att det i tider av ekonomisk kris och åtstramningar är mycket viktigt att institutet ger bästa möjliga valuta för pengarna utan att äventyra ett framgångsrikt genomförande av sitt viktiga uppdrag.

16.

Europaparlamentet gläder sig över att institutet har inrättat ett resurs- och dokumentationscentrum som en unik europeisk källa till institutionell och metodologisk kunskap om jämställdhet.

17.

Europaparlamentet understryker att det med tanke på institutets mål och uppgifter även i fortsättningen behövs en särskild enhet inriktad på dessa frågor inom den institutionella ramen.

18.

Europaparlamentet konstaterar utifrån årsrapporten att institutets personal den 1 mars 2010 flyttade från sina tillfälliga lokaler i Bryssel till sitt permanenta säte i Vilnius i Litauen.

19.

Europaparlamentet konstaterar från årsrapporten att Litauens regering garanterade betalningen av hyreskostnaderna för institutets kontor under två år fram till den 15 december 2011.

20.

Europaparlamentet gläder sig åt institutets unika initiativ att tillsammans med de andra representationerna för EU-institutionerna i Vilnius (kommissionens representationskontor och Europaparlamentets informationskontor) söka efter och välja ut gemensamma lokaler. Parlamentet konstaterar att det nyligen inrättade ”Europahuset” har visat sig viktigt och kommer att skapa synergieffekter, öka unionens synlighet och minska och fördela kostnaderna.

21.

Europaparlamentet välkomnar internrevisionstjänstens (IAS) första revisionsinsatser inom institutet under 2011. Parlamentet konstaterar från IAS rapport (8) att det varken finns oåtgärdade ”kritiska” eller oåtgärdade ”mycket viktiga” rekommendationer från IAS rapport av den 31 december 2011.

22.

Europaparlamentet konstaterar att IAS i december 2011 gjorde en begränsad granskning av införandet av normerna för internkontroll vid institutet. Parlamentet konstaterar att institutet har godtagit rekommendationerna om att avsluta förfarandet för att införa normerna för internkontroll och att ledningen har antagit en handlingsplan som ska genomföras 2012. Parlamentet uppmanar institutet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtas med avseende på rekommendationerna.

23.

Europaparlamentet är medvetet om att det i IAS riskanalys påpekades att vissa förfaranden (9) inte kunde tas upp i dess revisionsplan, eftersom den bedömde att kontrollerna saknades eller var otillräckliga.

24.

Europaparlamentet konstaterar från revisionsrättens iakttagelser att institutet måste förbättra dokumentationen av den fysiska inventeringen av anläggningstillgångar och av uppskattningen av upplupna kostnader.

25.

När det gäller övriga övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 17 april 2013 (10) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.