Beslut av unionens höga representant för utrikes frågor och säkerhetspolitik

med beaktande av rådets beslut 2010/427/EU av den 26 juli 2010 om hur den europeiska avdelningen för yttre åtgärder ska organiseras och arbeta, särskilt artikel 11.1.

1. Varje unionsmedborgare och varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat har rätt till tillgång till handlingar från Europeiska avdelningen för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten) i enlighet med de principer, villkor och gränser som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001 Europaparlamentets och rådets (1) (nedan kallad förordningen) samt de särskilda bestämmelser som ingår i de här bestämmelserna om tillgång till handlingar. Rätten till tillgång till handlingar gäller handlingar som finns hos Europeiska utrikestjänsten, det vill säga handlingar som har upprättats eller mottagits av eller innehas av utrikestjänsten.

2. Enligt artikel 2.2 i förordningen ska även fysiska eller juridiska personer som inte är bosatta eller har sitt säte i en medlemsstat, med beaktande av samma principer, villkor och gränser, ha samma rätt till tillgång till Europeiska utrikestjänstens handlingar, dock med undantag för rätten att framföra klagomål till Europeiska ombudsmannen.

1. En ansökan om tillgång till en av Europeiska utrikestjänstens handlingar ska sändas med post till Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi/Wetstraat 170, B-1046 Bruxelles/Brussel, Belgique/België, med e-post (på det ansökningsformulär som finns på Europeiska utrikestjänstens webbplats) eller med fax till +32 22979893.

2. Så snart ansökan registrerats ska en bekräftelse om mottagande skickas till sökanden (utom i de fall då det går att besvara ansökan inom samma tidsfrist).

1. Europeiska utrikestjänsten ska besvara ursprungliga och bekräftande ansökningar inom femton arbetsdagar räknat från och med dagen för registreringen av ansökan.

2. Om en ansökan i enlighet med artikel 6.2 i förordningen inte är tillräckligt utförlig, ska utrikestjänsten uppmana sökanden att lämna kompletterande uppgifter som gör det möjligt att hitta de begärda handlingarna; svarsfristen ska inte börja löpa förrän utrikestjänsten förfogar över dessa uppgifter.

3. I undantagsfall får tidsfristerna i enlighet med artiklarna 7.3 och 8.2 i förordningen förlängas med femton arbetsdagar, särskilt om

Sökanden ska informeras om varje eventuell förlängning och om skälen till denna.

1. Det är samordnaren för tillgång till handlingar som ska lämna besked på ursprungliga ansökningar.

2. Det är den högsta driftsansvarige (Chief Operating Officer) som, efter att ha rådfrågat samordnaren för tillgång till handlingar, ska besluta om besked på bekräftande ansökningar.

Om en ansökan avslås helt eller delvis ska detta motiveras på grundval av något av undantagen i förordningen, och den sökande ska underrättas om sin rätt att lämna en bekräftande ansökan (om det rör sig om ett besked på en ursprunglig ansökan) eller andra rättsmedel som står till buds (om det rör sig om ett besked på en bekräftande ansökan).

Handlingar som härrör från tredje part och som innehas av Europeiska utrikestjänsten

1. När Europeiska utrikestjänsten mottar en begäran om att lämna ut en handling som den innehar, men som härrör från tredje part, ska samråd först ske med den berörda tredje parten, såvida det inte med hänsyn till de undantag som anges i förordningen är uppenbart att handlingen ska eller inte ska lämnas ut.

2. Ansökan ska beviljas utan samråd med den berörda tredje parten om handlingen redan har offentliggjorts av sin upphovsman eller i enlighet med förordningen eller liknande bestämmelser.

3. Samråd måste ske med den berörda tredje parten om handlingen omfattas av artikel 9 i förordningen eller om handlingen härrör från en medlemsstat och denna i enlighet med artikel 4.5 i förordningen har begärt att Europeiska utrikestjänsten inte ska lämna ut handlingen utan att medlemsstaten dessförinnan har lämnat sitt medgivande. En sådan begäran från en medlemsstat måste göras skriftligen.

4. Samråd med den tredje parten ska ske skriftligen (även med e-post) och denne ska ges en rimlig tidsfrist för svar med hänsyn till den tidsfrist för Europeiska utrikestjänstens svar som anges i artikel 3. Den tredje parten ska lämna sina synpunkter skriftligen (även med e-post).

5. Om den tredje parten inte lämnar ett svar inom den fastställda tidsfristen eller om det inte är möjligt att identifiera eller spåra den tredje parten ska Europeiska utrikestjänsten fatta beslut om ansökan mot bakgrund av de undantag som anges i förordningen, med hänsyn tagen till den tredje partens legitima intressen enligt de uppgifter som Europeiska utrikestjänsten har tillgång till.

6. Om Europeiska utrikestjänsten avser att ge tillgång till en handling i strid mot den tredje partens önskan ska den underrätta den tredje parten om sin avsikt att lämna ut handlingen inom den tidsfrist som fastställs i förordningen och om de rättsmedel som står till buds om den tredje parten motsätter sig ett utlämnande.

1. En begäran om samråd med Europeiska utrikestjänsten från en medlemsstat eller en unionsinstitution, ett unionsorgan eller en unionsbyrå som mottagit en ansökan om utlämnande av en handling som de innehar och som härrör från Europeiska utrikestjänsten, ska sändas med post till Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi/Wetstraat 170, B-1046 Bruxelles/Brussel, Belgique/België, med e-post till EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu eller med fax till +32 22979893.

2. Europeiska utrikestjänsten ska lämna sitt yttrande snarast möjligt med beaktande av den tidsfrist för svar som eventuellt är tillämplig, dock senast inom fem arbetsdagar.

1. Om en ansökan om tillgång gäller en handling som omfattas av artikel 9 i förordningen eller en annan handling som klassificerats enligt Europeiska utrikestjänstens säkerhetsbestämmelser, ska ansökan behandlas av en tjänsteman som har rätt att befatta sig med handlingen.

2. Alla beslut om att helt eller delvis vägra tillgång till en sekretessbelagd handling ska motiveras på grundval av något av undantagen i artikel 4 i förordningen. Om det visar sig att tillgång till den begärda handlingen inte kan vägras på grundval av dessa undantag, ska den tjänsteman som behandlar ansökningen se till att sekretessen hävs för handlingen innan den överlämnas till sökanden.

1. Dokument som det beviljas tillgång till ska översändas med post, fax eller e-post. Om handlingen är omfattande eller svår att hantera, får sökanden uppmanas att ta del av handlingen på stället. Ett sådant besök ska vara gratis.

2. Om handlingen har offentliggjorts får institutionen fullgöra sitt åliggande att ge tillgång till handlingen genom att upplysa sökanden om hur denne kan få tillgång till den begärda handlingen, bl.a. genom att ange den webbplats där den finns tillgänglig.

3. Om handlingen omfattar mer än tjugo sidor, får en avgift på 0,10 euro per sida samt porto tas ut av sökanden. Avgifter för handlingar på andra typer av medier ska bestämmas från fall till fall, men de får inte överstiga ett skäligt belopp.

1. Europeiska utrikestjänsten ska i enlighet med artikel 11 i förordningen föra ett register över sina handlingar, vilket ska vara tillgängligt via dess webbplats.

2. I enlighet med artikel 9 i förordningen ska handlingar som omfattas av den artikeln registreras endast om den varifrån handlingen härrör givit sitt samtycke.

Utfärdat i Bryssel den 19 augusti 2011.

Den höga representanten

C. ASHTON