1.   En byrå för utveckling av försvarskapacitet och för forskning, anskaffning och försvarsmateriel (nedan kallad Europeiska försvarsbyrån eller byrån), som ursprungligen inrättades genom gemensam åtgärd 2004/551/Gusp, ska härmed fortsätta sin verksamhet i enlighet med följande bestämmelser.

2.   Byrån ska till stöd för Gusp och GSFP arbeta under rådets myndighet inom Europeiska unionens gemensamma institutionella ram utan att det påverkar ansvarsområdena för EU:s institutioner och rådets organ. Byråns uppgift ska i full efterlevnad av artikel 40 i EU-fördraget inte påverka Europeiska unionens övriga befogenheter.

3.   Byrån ska vara öppen för alla EU-medlemsstater som önskar delta i den. Medlemsstater som redan deltar i byrån när detta beslut antas ska även fortsättningsvis vara deltagande medlemsstater.

4.   Varje medlemsstat som önskar delta i byrån efter detta besluts ikraftträdande eller önskar utträda ur byrån ska anmäla sin avsikt till rådet och ska underrätta den höga representanten. Eventuella nödvändiga tekniska och finansiella arrangemang för sådant deltagande eller utträde ska fastställas av styrelsen, som avses i artikel 8..

5.   Byrån ska ha sitt säte i Bryssel.

1.   Byråns uppdrag är att stödja rådet och medlemsstaterna i deras strävan att ge EU bättre försvarskapacitet på området krishantering samt bistå GSFP i dess nuvarande och framtida form.

2.   Byrån ska identifiera de operativa behoven, främja åtgärder för att tillgodose dessa, bidra till att identifiera och i förekommande fall genomföra varje åtgärd som behövs för att stärka försvarssektorns industriella och tekniska bas, delta i utformningen av en europeisk politik för kapacitet och försvarsmateriel samt hjälpa rådet att utvärdera om den militära kapaciteten har förbättrats.

3.   Byråns uppdrag ska inte påverka medlemsstaternas befogenheter i försvarsfrågor.

1.   Byrån ska arbeta under rådets myndighet och politiska överinseende och ska regelbundet rapportera till rådet och av rådet regelbundet erhålla riktlinjer.

2.   Byrån ska regelbundet rapportera till rådet om sin verksamhet, och ska särskilt

a)	i november varje år förelägga rådet en rapport om byråns verksamhet under det året och lämna uppgifter om byråns arbetsprogram och budgetar för det kommande året.

b)	om rådet antar ett beslut om upprättande av ett permanent strukturerat samarbete, åtminstone en gång per år lämna information till rådet om byråns bidrag till bedömningsverksamheten i samband med det permanenta strukturerade samarbetet enligt artikel 5.3 f ii.

Byrån ska i god tid informera rådet om viktiga ärenden som föreläggs styrelsen för beslut.

3.   Rådet ska enhälligt och på inrådan av Kusp eller, när så behövs, andra behöriga rådsorgan årligen utfärda riktlinjer för byråns arbete, särskilt med avseende på dess arbetsprogram. Byråns arbetsprogram ska fastställas inom ramen för dessa riktlinjer.

4.   Rådet ska varje år enhälligt godkänna en finansieringsram för byrån för de följande tre åren. Den finansieringsramen ska ange överenskomna prioriteringar i samband med byråns treåriga arbetsprogram och ska utgöra ett rättsligt bindande tak för ramens första år och planeringstal för det andra och tredje året. Senast den 31 mars varje år ska byrån förelägga styrelsen ett utkast till finansieringsram med tillhörande arbetsprogram för övervägande.

5.   Byrån får lämna rekommendationer till rådet och kommissionen om så är nödvändigt för att den ska kunna genomföra sitt uppdrag.

1.   När byrån fullgör sina funktioner och uppgifter ska den respektera Europeiska unionens andra befogenheter och EU-institutionernas befogenheter.

2.   Byråns sätt att fullgöra sina funktioner och uppgifter ska inte påverka medlemsstaternas befogenheter i försvarsfrågor.

3.   Byrån, som lyder under rådet, ska ha som uppgift att

a)

bidra till att identifiera medlemsstaternas militära kapacitetsmål och utvärdera hur medlemsstaterna fullgör sina kapacitetsåtaganden, särskilt genom att i) i samarbete med behöriga rådsorgan, inklusive EUMC, och bland annat med användning av mekanismen för kapacitetsutveckling och varje eventuell efterföljande mekanism fastställa EU:s kommande behov av försvarskapacitet, ii) samordna genomförandet av kapacitetsutvecklingsplanen (CDP) och varje eventuell efterföljande plan, iii) utvärdera, med ledning av kriterier som medlemsstaterna ska fastställa, de kapacitetsåtaganden som medlemsstaterna gjort, bland annat genom CDP-processen och mekanismen för kapacitetsutveckling och varje eventuell efterföljare till dessa,

b)

främja att de operativa behoven harmoniseras och att effektiva och kompatibla anskaffningsmetoder antas, särskilt genom att i) verka för och samordna harmonisering av militära behov, ii) verka för kostnadseffektiv och rationell upphandling genom att kartlägga och ge spridning åt bästa praxis, iii) göra uppskattningar av ekonomiska prioriteringar för utveckling och anskaffning av kapacitet,

c)

lägga fram multilaterala projekt för att de militära kapacitetsmålen ska uppnås och sörja för samordningen av de program som genomförs av medlemsstaterna och förvaltningen av särskilda samarbetsprogram, särskilt genom att i) verka för och föreslå nya multilaterala samarbetsprojekt, ii) kartlägga och föreslå samarbetsaktiviteter på det operativa området, iii) arbeta för samordning av medlemsstaternas pågående program, iv) på medlemsstaternas begäran ansvara för förvaltningen av specifika program, v) på medlemsstaternas begäran utarbeta program för förvaltning genom Occar eller vid behov genom andra arrangemang,

d)

stödja försvarsteknikforskning, samordna och planera gemensam forskningsverksamhet och utredningar om tekniska lösningar som motsvarar de framtida operativa behoven, särskilt genom att i) i kontakt med unionens forskningsverksamhet, där så är lämpligt, främja forskning som syftar till att tillgodose framtida behov av säkerhets- och försvarskapacitet för att därmed stärka Europas industriella och tekniska potential på detta område, ii) främja en effektivare och målinriktad gemensam FoTU på försvarsområdet, iii) påskynda FoTU på försvarsområdet genom studier och projekt, iv) hantera FoTU-kontrakt på försvarsområdet, v) arbeta tillsammans med kommissionen för att maximera komplementaritet och synergi mellan försvars- och civil- eller säkerhetsrelaterade forskningsprogram,

e)

bidra till att identifiera och i förekommande fall genomföra varje åtgärd som behövs för att stärka försvarssektorns industriella och tekniska bas och göra försvarsutgifterna mer effektiva, särskilt genom att i) bidra till att inrätta en internationellt konkurrenskraftig europeisk försvarsmaterielmarknad, utan att detta påverkar tillämpningen av reglerna för den inre marknaden och kommissionens befogenheter på detta område, ii) utveckla politik och strategier på området, i samråd med kommissionen och vid behov med branschen, iii) i samråd med kommissionen bedriva utveckling och harmonisering inom hela EU av tillämpliga förfaranden inom ramen för byråns uppgifter,

f)

om rådet antar ett beslut om upprättande av ett permanent strukturerat samarbete, stödja detta samarbete, särskilt genom att i) underlätta större gemensamma eller europeiska kapacitetsutvecklingsinitiativ, ii) bidra till en regelbunden utvärdering av de deltagande medlemsstaternas kapacitetsbidrag, särskilt bidrag som lämnas i enlighet med de kriterier som ska fastställas bland annat på grundval av artikel 2 i protokoll (nr 10) om permanent strukturerat samarbete fogat till EU-fördraget och EUF-fördraget.

1.   Byråns chef ska vara unionens höga representant för utrikes frågor och säkerhetspolitik.

2.   Byråns chef ska vara ansvarig för byråns övergripande organisation och funktion och ska se till att de riktlinjer som rådet utfärdar samt styrelsens beslut genomförs av den verkställande direktören, som ska rapportera till byråns chef.

3.   Byråns chef ska lägga fram byråns rapporter för rådet i enlighet med artikel 4.2.

4.   Byråns chef ska ansvara för förhandlingar om administrativa arrangemang med tredjeländer och andra organisationer, grupperingar eller enheter i enlighet med styrelsens direktiv. Inom ramen för sådana arrangemang, som ska godkännas av styrelsen, ska byråns chef ansvara för att det upprättas lämpliga arbetsförbindelser med dessa.

1.   En styrelse med en företrädare för varje deltagande medlemsstat, som får ingå åtaganden för sin regerings räkning, och en företrädare för kommissionen ska vara byråns beslutsfattande organ. Styrelsen ska agera inom ramen för de riktlinjer som rådet har utfärdat.

2.   Styrelsen ska sammanträda på nivån för de deltagande medlemsstaternas försvarsministrar eller företrädare för dessa. Styrelsen ska i princip hålla åtminstone två möten varje år på försvarsministernivå.

3.   Byråns chef ska sammankalla och leda styrelsens möten. Om en deltagande medlemsstat så begär ska byråns chef sammankalla ett möte inom högst en månad.

4.   Byråns chef får delegera ordförandeskapet för styrelsemöten på nivån för företrädare för försvarsministrarna.

5.   Styrelsen kan sammanträda i särskilda konstellationer (till exempel nationella försvarsmaterialdirektörer, kapacitetsdirektörer och direktörer med ansvar för FoTU eller för försvarspolitik).

6.   Följande personer ska delta i styrelsens möten:

a)	Byråns verkställande direktör, som avses i artikel 10, eller hans eller hennes företrädare.

b)	EUMC:s ordförande eller hans eller hennes företrädare.

c)	Företrädare för Europeiska avdelningen för yttre åtgärder (Europeiska utrikestjänsten).

7.   Styrelsen får besluta att bjuda in följande personer att delta när det gäller frågor av gemensamt intresse:

a)	Natos generalsekreterare eller hans eller hennes utsedda företrädare.

b)	Chefer/ordförande för andra sammanslutningar, grupperingar eller organisationer vilkas verksamhet är relevant för byrån (till exempel de som fastställts i LoI-ramavtalet, samt Occar och ESA).

c)	Vid behov företrädare för andra tredje parter.

1.   Styrelsen ska, inom ramen för rådets riktlinjer, enligt artikel 4.1

a)	godkänna de rapporter som ska läggas fram för rådet,

b)	senast den 31 december varje år godkänna byråns årliga arbetsprogram för det kommande året på grundval av ett utkast som byråns chef lägger fram,

c)	senast den 31 december varje år anta byråns allmänna budget inom byråns finansieringsram som beslutats av rådet,

d)	godkänna inrättandet av ad hoc-projekt eller ad hoc-program inom byrån i enlighet med artikel 19,

e)	utse den verkställande direktören och högst två ställföreträdare,

f)	besluta att en eller flera medlemsstater får anförtro byrån den administrativa och finansiella förvaltningen av viss verksamhet inom dess ansvarsområde i enlighet med artikel 17,

g)	godkänna eventuella rekommendationer till rådet eller kommissionen,

h)	anta byråns arbetsordning,

i)	kunna ändra de finansiella bestämmelserna för genomförandet av byråns allmänna budget,

j)	kunna ändra de regler och bestämmelser som gäller kontraktsanställd personal och utstationerade nationella experter,

k)	besluta om de tekniska och finansiella arrangemangen för medlemsstaternas deltagande eller utträde enligt artikel 1.4,

l)	anta direktiv för de förhandlingar som chefen för byrån för om administrativa arrangemang,

m)	godkänna de ad hoc-arrangemang som avses i artikel 22.1,

n)	sluta avtal om det administrativa arrangemang mellan byrån och tredje parter som avses i artikel 24.1,

o)	godkänna årsbokslut och balansräkning,

p)	anta samtliga övriga beslut med anknytning till fullföljandet av byråns uppdrag.

2.   Om inte annat anges i detta beslut ska styrelsen fatta beslut med kvalificerad majoritet. De deltagande medlemsstaternas röster ska vägas i enlighet med artikel 16.4 och 16.5 i EU-fördraget. Endast företrädare för de deltagande medlemsstaterna ska delta i omröstningen.

3.   Om en företrädare för en deltagande medlemsstat i styrelsen förklarar att denna av viktiga och uttalade skäl som rör nationell politik avser att motsätta sig antagandet av ett beslut som ska fattas med kvalificerad majoritet, ska omröstning inte ske. Företrädaren får genom byråns chef hänskjuta ärendet till rådet för att i förekommande fall utfärda riktlinjer för styrelsen. Alternativt får styrelsen med kvalificerad majoritet besluta att hänskjuta frågan till rådet för beslut. Rådet ska besluta med enhällighet.

4.   Styrelsen kan på förslag från verkställande direktören eller från en deltagande medlemsstat besluta att inrätta

a)	kommittéer som utarbetar styrelsens administrativa och budgetära beslut, bestående av företrädare för de deltagande medlemsstaterna och en företrädare för kommissionen,

b)	kommittéer som är specialiserade på särskilda frågor inom byråns kompetensområde. Dessa kommittéer ska bestå av delegater från de deltagande medlemsstaterna och, såvida inte styrelsen beslutar annorlunda, en företrädare för kommissionen.

Beslutet att inrätta sådana kommittéer ska innehålla en specifikation av deras mandat och varaktighet.

1.   Verkställande direktören och hans eller hennes ställföreträdare ska utnämnas av styrelsen på förslag av byråns chef på tre år. Styrelsen får bevilja en förlängning med två år. Verkställande direktören och högst två ställföreträdare ska vara underställda byråns chef och arbeta i enlighet med styrelsens beslut.

2.   Verkställande direktören ska, med biträde av sin(a) ställföreträdare, vidta alla erforderliga åtgärder för att upprätthålla byråns effektivitet. Verkställande direktören är ansvarig för överinseendet över och samordningen av de funktionella enheterna så att de arbetar samstämmigt. Verkställande direktören ska vara chef för byråns personal.

3.   Verkställande direktören har ansvaret för

a)	att säkerställa att byråns årliga arbetsprogram genomförs,

b)	att förbereda styrelsens arbete, särskilt utkastet till byråns årliga arbetsprogram,

c)	att utarbeta det förslag till årlig allmän budget som ska läggas fram för styrelsen,

d)	att utarbeta ett treårigt arbetsprogram som ska läggas fram för styrelsen,

e)	att utarbeta en treårig finansieringsram som ska läggas fram för rådet,

f)	att ombesörja ett nära samarbete med och lämna information till rådets förberedande organ, särskilt Kusp och EUMC,

g)	att utarbeta de rapporter som avses i artikel 4.2,

h)	att utarbeta inkomst- och utgiftsberäkningen och genomföra byråns allmänna budget och budgetarna för ad hoc-projekt eller ad hoc-program som anförtrotts byrån,

i)	byråns dagliga verksamhet,

j)	alla säkerhetsaspekter,

k)	alla personalfrågor.

4.   Inom byråns arbetsprogram och allmänna budget ska verkställande direktören ha befogenhet att ingå avtal och rekrytera personal. Verkställande direktören ska vara utanordnare för de budgetar som förvaltas av byrån och ansvarig för genomförandet av dessa budgetar.

5.   Verkställande direktören ska vara ansvarig inför styrelsen.

6.   Verkställande direktören ska vara byråns rättsliga företrädare

1.   Byråns personal, inklusive verkställande direktören, ska bestå av kontraktsanställda och tjänstemän som rekryterats på bredaste möjliga geografiska bas bland kandidater från samtliga deltagande medlemsstater, och från EU-institutionerna. Byråns personal ska utses av verkställande direktören på grundval av lämplig kompetens och sakkunskap och genom rättvisa och öppna uttagningsförfaranden. Verkställande direktören ska i förväg offentliggöra närmare uppgifter om alla lediga poster och vilka kriterier som är av betydelse för urvalsförfarandet. Rekryteringen ska alltid vara inriktad på att byråns anställda ska ha högsta kompetens och prestationsförmåga.

2.   Chefen för byrån ska på förslag av verkställande direktören och efter samråd med styrelsen utse, och förnya kontrakten för, byråns personal på chefsnivå.

3.   Byråns anställda ska bestå av följande kategorier:

a)

Personal som rekryteras direkt av byrån med tidsbegränsade kontrakt och som utses bland medborgare från de deltagande medlemsstaterna. Rådet har enhälligt godkänt de regler som ska gälla för dessa anställda (2). Styrelsen ska vid behov se över och ändra dessa regler, i de fall då dessa ger styrelsen befogenhet till detta.

b)

Nationella experter utstationerade av de deltagande medlemsstaterna för att antingen besätta tjänster inom byråns organisation eller för specifika uppgifter och projekt. Rådet har enhälligt godkänt de regler som ska gälla för dessa anställda (3). Styrelsen ska vid behov se över och ändra dessa regler, i de fall då dessa ger styrelsen befogenhet till detta.

c)	Unionstjänstemän som efter behov utstationeras till byrån för en bestämd tid och/eller för särskilda uppgifter eller projekt.

4.   Europeiska unionens domstol ska vara behörig i alla eventuella tvister mellan byrån och personer som kan omfattas av de regler som gäller för byråns anställda.

1.   Budgetar, som ska upprättas i euro, är de akter där, för varje budgetår, samtliga inkomster och utgifter som förvaltas av byrån ska fastställas och godkännas.

2.   De anslag som tas upp i en budget ska beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december samma år.

3.   För varje budget ska inkomster och utgifter balansera varandra. Alla inkomster och utgifter ska tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra.

4.   I budgeten ska det förekomma såväl differentierade anslag, i form av åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden, som icke-differentierade anslag.

5.   Åtagandebemyndiganden ska täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga. Åtaganden kan dock göras övergripande eller delas in i årliga delåtaganden. Åtaganden ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som gjorts till och med den 31 december.

6.   Betalningsbemyndiganden ska täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under det berörda budgetåret och/eller som ingåtts under tidigare budgetår. Betalningarna ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de budgetmässiga åtaganden som gjorts till och med den 31 december.

7.   Ett budgetårs inkomster ska tas upp i räkenskaperna för det budgetåret på grundval av de belopp som tagits emot under det budgetåret.

8.   Alla inkomster och utgifter ska medföra att en budgetpost tillgodogörs eller belastas, inom ramen för de anslag som förts in där.

9.   Anslagen ska användas i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

1.   Byråns chef ska senast den 31 mars varje år lämna styrelsen en samlad beräkning av förslaget till allmän budget för kommande år, med iakttagande av de planeringstal som anges i finansieringsramen.

2.   Byråns chef ska senast den 30 juni varje år ge styrelsen ett förslag till budget. Budgetförslaget ska innehålla följande:

a)

De anslag som anses nödvändiga i) för att täcka kostnaderna för byråns drift och anställda samt kostnader för möten, ii) för anskaffande av extern rådgivning, i synnerhet operativ analys, som är av stor vikt för att byrån ska kunna utföra sina uppgifter, och för specifik verksamhet inom forskning och teknik som är till allmän nytta för de deltagande medlemsstaterna, i synnerhet tekniska fallstudier och förberedande genomförbarhetsstudier.

b)	En beräkning av de inkomster som behövs för att täcka utgifterna.

3.   Styrelsen ska sträva efter att se till att de anslag som avses i punkt 2 a ii utgör en väsentlig del av de totala anslag som avses i punkt 2. Dessa anslag ska avspegla de verkliga behoven och ge utrymme för byråns operativa uppgifter.

4.   Förslaget till allmän budget ska åtföljas av en detaljerad tjänsteförteckning och detaljerade motiveringar.

5.   Styrelsen får enhälligt besluta att förslaget till allmän budget dessutom ska täcka ett särskilt projekt eller program, när detta klart är till allmän nytta för samtliga deltagande medlemsstaterna.

6.   Anslagen ska delas in i avdelningar och kapitel alltefter utgifternas art eller ändamål och, i mån av behov, ytterligare delas in i artiklar.

7.   Varje avdelning får innehålla ett kapitel kallat ”preliminära anslag”. Dessa anslag ska införas om det finns en allvarligt grundad osäkerhet om storleken på de anslag som behövs eller om användningsområdet för de införda anslagen.

8.   Inkomsterna ska bestå av

a)	bidrag som inbetalas av de medlemsstater som deltar i byrån, i förhållande till bruttonationalinkomsten (BNI),

b)	övriga inkomster.

Förslaget till allmän budget ska innehålla rubriker för öronmärkta inkomster och det härför förutsedda beloppet ska om möjligt anges.

9.   Styrelsen ska anta förslaget till allmän budget senast den 31 december varje år, inom byråns finansieringsram. Vid godkännandet ska styrelsen ledas av byråns chef, eller av en företrädare som utsetts av byråns chef, eller av en styrelseledamot som uppmanats till detta av byråns chef. Verkställande direktören ska förklara att budgeten har antagits och ska underrätta de deltagande medlemsstaterna.

10.   Om förslaget till allmän budget inte har antagits i början av ett budgetår får ett belopp som motsvarar högst en tolftedel av budgetanslagen för det föregående budgetåret användas varje månad för ett kapitel eller en annan underavdelning i budgeten. Detta arrangemang ska dock inte få till följd att byrån får förfoga över medel som överstiger en tolftedel av de anslag som anges i det förslag till allmän budget som är under utarbetande. Styrelsen får genom beslut med kvalificerad majoritet på förslag av verkställande direktören ge sitt tillstånd till utgifter som överstiger en tolftedel, under förutsättning att de samlade budgetanslagen för det budgetåret inte överstiger budgetanslagen för det föregående budgetåret. Verkställande direktören får begära de bidrag som behövs för att täcka de anslag som beviljats enligt denna bestämmelse. Dessa bidrag ska betalas inom 30 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.

1.   Under oundvikliga, exceptionella eller oförutsedda omständigheter får verkställande direktören föreslå en ändringsbudget inom de gränser som anges i finansieringsramen.

2.   Förslaget till ändringsbudget ska utarbetas, föreslås och antas, med därefter följande underrättelse, i enlighet med samma förfarande som det som gäller för den allmänna budgeten, med de i finansieringsramen fastställda gränserna. Styrelsen ska agera med hänsyn till hur brådskande frågan är.

3.   Under sådana förhållanden att de gränsvärden som fastställts i finansieringsramen skulle befinnas vara otillräckliga på grund av exceptionella och oförutsedda omständigheter kommer styrelsen att lägga fram en ändringsbudget för enhälligt antagande av rådet och med full hänsyn till de bestämmelser som anges i artikel 13.2 och 13.3.

1.   Byrån får, som öronmärkta inkomster för ett särskilt ändamål, i sin allmänna budget ta emot finansiella bidrag för att täcka andra kostnader än de som avses under artikel 13.2 a i

a)	från Europeiska unionens allmänna budget från fall till fall, i full enlighet med de regler, förfaranden och beslutsprocesser som är tillämpliga,

b)	från medlemsstater, tredjeländer eller andra tredje parter.

2.   Öronmärkta inkomster får endast användas för det särskilda ändamål som de är avsedda för.

1.   Fastställande av bidrag för vilka BNI-fördelningsnyckeln ska tillämpas:

a)

När BNI-fördelningsnyckeln ska tillämpas ska fördelningen av bidragen mellan de bidragsgivande medlemsstaterna fastställas enligt den på bruttonationalinkomsten grundade fördelningsnyckeln så som anges i artikel 41.2 i EU-fördraget och i enlighet med rådets beslut 2007/436/EG, Euratom av den 7 juni 2007 om systemet för Europeiska gemenskapernas egna medel (4) eller varje annat rådsbeslut som kan komma att ersätta detta.

b)

Varje bidrag ska beräknas enligt de uppgifter som fastställts i kolumnen ”Egna medel på grundval av BNI” i tabellen ”Sammanställning av finansieringen av den allmänna budgeten efter slag av egna medel och per medlemsstat” som bifogas till Europeiska unionens senaste budget. Bidraget från varje bidragsgivande medlemsstat ska vara proportionellt i förhållande till dess andel av de bidragsgivande medlemsstaternas totala BNI.

2.   Schema för betalning av bidrag

a)	De bidrag som är avsedda att finansiera byråns allmänna budget ska betalas av de deltagande medlemsstaterna i tre lika stora delbetalningar, senast den 15 februari, 15 juni och 15 oktober det berörda budgetåret.

b)	När en ändringsbudget antas ska de nödvändiga bidragen betalas av de berörda medlemsstaterna inom 60 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.

c)	Varje medlemsstat ska erlägga de bankavgifter som avser betalningen av dess egna bidrag.

d)	Om den årliga budgeten inte har godkänts vid utgången av november får byrån, på begäran av en medlemsstat, utfärda en enskild preliminär begäran om bidrag från den medlemsstaten.

1.   Styrelsen får på förslag av verkställande direktören eller en medlemsstat besluta att medlemsstaterna får anförtro byrån den administrativa och finansiella förvaltningen av viss verksamhet inom dess ansvarsområde.

2.   Styrelsen får i sitt beslut bemyndiga byrån att ingå avtal på vissa medlemsstaters vägnar. Den får bemyndiga byrån att från dessa medlemsstater i förväg uppbära de medel som behövs för att kunna infria ingångna avtal.

1.   De finansiella bestämmelser som ska tillämpas på byråns allmänna budget har enhälligt antagits av rådet (5). Styrelsen ska, enhälligt, vid behov se över och ändra dessa bestämmelser.

2.   Styrelsen ska på förslag från verkställande direktören vid behov anta bestämmelser för genomförande och kontroll av den allmänna budgeten, bland annat när det gäller offentlig upphandling, utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i relevant EU-lagstiftning. Styrelsen ska särskilt säkerställa att kraven på försörjningstrygghet och skydd både av sekretessen på försvarsområdet och av immateriella rättigheter beaktas på lämpligt sätt.

3.   De finansiella bestämmelser och regler som avses i denna artikel är inte tillämpliga på ad hoc-projekt och ad hoc-program enligt artiklarna 19 och 20.

1.   En eller flera deltagande medlemsstater eller verkställande direktören kan förelägga styrelsen ett ad hoc-projekt eller ad hoc-program inom byråns uppdrag, i vilket man ska förutsätta ett generellt deltagande av de deltagande medlemsstaterna. Styrelsen ska informeras om sådana fall där en ad hoc-budget ska knytas till det föreslagna projektet eller programmet samt om eventuella bidrag från tredje part.

2.   Alla deltagande medlemsstater ska i princip lämna bidrag. De ska informera verkställande direktören om sina avsikter i detta avseende.

3.   Styrelsen ska godkänna inrättandet av ad hoc-projektet eller ad hoc-programmet.

4.   Styrelsen får på förslag från verkställande direktören eller från en deltagande medlemsstat besluta att inrätta en kommitté för övervakning av förvaltningen och genomförandet av ad hoc-projektet eller ad hoc-programmet. Kommittén ska bestå av delegater från varje bidragsgivande medlemsstat och, när unionen bidrar till projektet eller programmet, en företrädare för kommissionen. Styrelsen ska i sitt beslut specificera kommitténs mandat och varaktighet.

5.   För ad hoc-projektet eller ad hoc-programmet ska de bidragsgivande medlemsstaterna som sammanträder i styrelsen godkänna

a)	bestämmelserna för projektets eller programmets förvaltning,

b)	i förekommande fall, den ad hoc-budget som är knuten till projektet eller programmet, fördelningsnyckeln för bidrag och de nödvändiga tillämpningsbestämmelserna,

c)	tredje parters deltagande i den kommitté som avses i punkt 4. Deras deltagande ska inte påverka unionens beslutsautonomi.

6.   När unionen bidrar till ett ad hoc-projekt eller ad hoc-program ska kommissionen delta i de beslut som avses i punkt 5, i full överensstämmelse med de beslutsprocesser som är tillämpliga för Europeiska unionens allmänna budget.

1.   En eller flera deltagande medlemsstater får meddela styrelsen att de avser att fastställa ett ad hoc-projekt eller ad hoc-program inom byråns ansvarsområde och vid behov därmed förbundna ad hoc-budgetar. Styrelsen ska informeras om sådana fall där en ad hoc-budget ska knytas till det föreslagna projektet eller programmet, och, om så är relevant, erhålla närmare upplysningar om mänskliga resurser för ett sådant projekt eller program, samt om potentiella bidrag från tredje parter.

2.   För att maximera möjligheterna till samarbete ska alla deltagande medlemsstater informeras om ad hoc-projektet eller ad hoc-programmet, inbegripet på vilken grund deltagandet kan utvidgas, i god tid, så att varje deltagande medlemsstat kan framföra sitt intresse att medverka. Vidare kommer initiativtagarna till sådana projekt eller program att sträva efter att göra medlemskapet så omfattande som möjligt. Deltagande ska fastställas från fall till fall av initiativtagarna.

3.   Ad hoc-projektet eller ad hoc-programmet ska därefter anses vara byråns projekt eller program såvida inte styrelsen beslutar annorlunda inom en månad efter mottagandet av den information som avses i punkt 1.

4.   Varje deltagande medlemsstat som i ett senare skede önskar delta i ett ad hoc-projekt eller ad hoc-program ska meddela de bidragsgivande medlemsstaterna om sina avsikter. De bidragsgivande medlemsstaterna ska inom två månader efter mottagandet av denna anmälan sinsemellan besluta om den berörda medlemsstatens deltagande med vederbörlig hänsyn till den grund som fastställs när deltagande medlemsstater informeras om projektet eller programmet.

5.   De bidragande medlemsstaterna ska sinsemellan fatta de beslut som krävs för att fastställa och genomföra ad hoc-projektet eller ad hoc-programmet och, i förekommande fall, den därmed förbundna budgeten. När unionen bidrar till ett sådant ad hoc-projekt eller ad hoc-program ska kommissionen delta i de beslut som avses i denna punkt i full överensstämmelse med de beslutsprocesser som är tillämpliga för Europeiska unionens allmänna budget. De bidragande medlemsstaterna ska i förekommande fall hålla styrelsen underrättad om utvecklingen av sådana projekt eller program.

1.   Tredje parter får bidra till ett särskilt ad hoc-projekt eller ad hoc-program, som inrättats i enlighet med artiklarna 19 och 20, och därmed förbunden budget. Styrelsen ska med kvalificerad majoritet vid behov godkänna ad hoc-arrangemang mellan byrån och tredje parter för varje särskilt projekt eller program.

2.   För sådana projekt som inrättats i enlighet med artikel 19 ska de bidragande medlemsstaterna, församlade i styrelsen, godkänna alla nödvändiga arrangemang med berörda tredje parter avseende deras bidrag.

3.   För sådana projekt som inrättats i enlighet med artikel 20 ska de bidragande medlemsstaterna besluta om alla nödvändiga arrangemang avseende berörda tredje parters bidrag.

4.   När unionen bidrar till ett ad hoc-projekt eller ad hoc-program ska kommissionen delta i de beslut som avses i punkterna 2 och 3.

1.   Kommissionen är ledamot av styrelsen utan rösträtt och ska delta fullt ut i byråns arbete.

2.   Kommissionen får även delta i byråns projekt och program.

3.   Byrån ska upprätta nödvändiga administrativa arrangemang och arbetsförbindelser med kommissionen, i synnerhet i syfte att utbyta sakkunskap och rådgivning på de områden där unionens verksamhet står i samband med byråns uppdrag och där byråns verksamhet är av betydelse för unionens verksamhet.

4.   Nödvändiga arrangemang för att täcka ett bidrag från fall till fall från Europeiska unionens allmänna budget enligt artiklarna 15 och 21 ska fastställas i samförstånd mellan byrån och kommissionen, eller i samförstånd mellan de bidragande medlemsstaterna och kommissionen.

1.   För att kunna fullgöra sitt uppdrag får byrån inrätta administrativa arrangemang med tredjeländer, organisationer och enheter. Sådana arrangemang ska särskilt omfatta

a)	principerna för förbindelserna mellan byrån och den tredje parten,

b)	bestämmelser för samråd om ämnen som rör byråns arbete,

c)	säkerhetsfrågor.

När så sker ska byrån respektera EU:s gemensamma institutionella ram och beslutsautonomi. Varje sådant arrangemang ska ingås av styrelsen efter det att rådet enhälligt samtyckt till detta.

2.   Byrån ska utveckla nära arbetsförbindelser med berörda element inom Occar och med de som fastställts i LoI-ramavtalet för att, i förekommande fall, vid lämplig tidpunkt och i samförstånd införliva dessa element eller assimilera deras principer och praxis.

3.   Inbördes öppenhet och en enhetlig utveckling när det gäller kapacitet ska säkerställas genom tillämpning av förfarandena för kapacitetsutveckling. Andra arbetsförbindelser mellan byrån och berörda Nato-organ ska fastställas genom ett administrativt arrangemang enligt punkt 1, varvid de etablerade formerna för samarbete och samråd mellan EU och Nato till fullo ska respekteras.

4.   Inom ramen för de arrangemang som avses i punkt 1 ska byrån ha rätt att upprätta arbetsförbindelser med andra organisationer och enheter än de som avses i punkterna 2 och 3, i syfte att underlätta deras eventuella deltagande i projekt och program.

5.   Inom ramen för de arrangemang som avses i punkt 1 ska byrån ha rätt att upprätta arbetsförbindelser med tredjeländer, i syfte att underlätta deras eventuella deltagande i särskilda projekt och program.

6.   De före detta medlemmar av Västeuropeiska försvarsmaterielgruppen som inte är medlemmar i EU ska i förekommande fall ges största möjliga insyn i byråns särskilda projekt och program inför deras deltagande däri. Det ska inrättas en rådgivande kommitté i detta avseende och för att skapa ett forum för utbyte av synpunkter och information av gemensamt intresse som faller inom ramen för byråns uppdrag. Verkställande direktören eller hans/hennes företrädare ska vara ordförande för kommittén. I kommittén ska en företrädare från varje deltagande medlemsstat, en företrädare för kommissionen samt företrädare för de före detta medlemmar i WEAG som inte är medlemmar i EU ingå, i enlighet med villkor som ska fastställas tillsammans med dessa.

7.   På begäran får även andra europeiska Nato-medlemmar som inte är medlemmar i EU delta i den rådgivande kommitté som avses i punkt 6, i enlighet med villkor som ska fastställas med dessa.

8.   Den rådgivande kommitté som avses i punkt 6 får även tjäna som ett forum för dialog med andra tredje parter om särskilda frågor av gemensamt intresse inom byråns uppdrag, och kan även tjäna till att ge dessa parter heltäckande information om utvecklingen av frågor av gemensamt intresse och om möjligheter till framtida samarbete.

1.   Byråns avtalsrättsliga ansvar ska regleras av den lag som är tillämplig på det berörda avtalet.

2.   Europeiska unionens domstol ska ha behörighet i enlighet med alla eventuella skiljedomsklausuler i avtal som ingåtts av byrån.

3.   De anställdas personliga ansvar gentemot byrån ska regleras av de föreskrifter som gäller för byrån.

1.   Byrån ska tillämpa rådets säkerhetsbestämmelser som antogs i rådets beslut 2001/264/EG (7).

2.   Byrån ska se till att kommunikationerna utåt är tillräckligt säkra.