BILAGA

1.   TEKNISK DEFINITION AV ÄGANDERÄTT

Anknytningen mellan den medlemsstat som är ansvarig för införandet av uppgifterna i VIS och de berörda uppgifterna ska anges med hjälp av en teknisk definition.

Äganderätten till uppgifterna anges genom att den ansvariga medlemsstatens landskod fogas till de uppgifter som förts in i ansökningsakten för viseringen.

Äganderätten till en viseringsansökan och därtill hörande beslut som viseringsmyndigheterna har fattat ska registreras i VIS vid upprättandet av ansökningsakten eller vid införandet av det därtill hörande beslutet i VIS och kan därefter inte ändras.

2.   INFÖRANDE AV UPPGIFTER OCH LÄNKNING AV ANSÖKNINGSAKTER

2.1   Införande av uppgifter i samband med en ansökan

Om en ansökan lämnas till en medlemsstats myndigheter som företräder en annan medlemsstat ska införandet av uppgifterna i VIS och det därpå följande meddelandet avseende ansökningsakten inkludera den företrädda medlemsstatens landskod, som ska lagras med attributet ”företrädd användare”, som hämtas från samma kodtabell som beteckningen för den medlemsstat som för in uppgifterna i VIS.

Alla ansökningsakter som är länkade enligt artikel 8.4 i VIS-förordningen ska ha äganderätt i samma medlemsstat.

När en medlemsstat kopierar fingeravtryck från en ansökningsakt som är registrerad i VIS har den äganderätt till den nya ansökningsakt som fingeravtrycken kopierats till.

2.2   Uppgifter som ska registreras när ansökan lämnas

I de fall där en medlemsstat som företräder en annan medlemsstat fattar beslut om att utfärda en visering, avbryta en prövning av ansökan, avslå en viseringsansökan, ogiltigförklara eller återkalla visering eller att förkorta eller förlänga dess giltighetstid i enlighet med artiklarna 10–14 i VIS-förordningen, ska meddelandet avseende införandet av uppgifterna i VIS inkludera den företrädda medlemsstatens landskod, som hämtas från samma kodtabell som beteckningen för den medlemsstat som för in uppgifterna i VIS.

Beslut om att utfärda en visering, förlänga en visering med ett nytt viseringsmärke respektive förkorta giltighetsperioden för en visering med ett nytt viseringsmärke ska föras in i VIS tillsammans med viseringsmärkets uppgifter och med samma uppgiftsägarbeteckning.

Det nummer på viseringsmärket som förs in i VIS i enlighet med artikel 10.1 e i VIS-förordningen ska, i enlighet med bestämmelserna i rådets förordning (EG) nr 856/2008 (1), vara en kombination av ett niosiffrigt nationellt nummer på viseringsmärket och de tre bokstäverna för landskoden för den utfärdande medlemsstaten (2) och innehålla eventuella föregående nollor upp till de nio siffrorna i det nationella numret på viseringsmärket.

2.3   Länkning av ansökningsakter

2.3.1   Länkning av ansökningsakter i de fall en tidigare ansökan har registrerats

Bara den medlemsstat som äger en ansökningsakt ska tillåtas att länka den till en eller flera ansökningsakter som avser samma sökande eller ta bort länkningen för att göra en korrigering, i enlighet med artikel 8.3 i VIS-förordningen.

Om en sökandes fingeravtryck ska kopieras måste detta ske från en länkad ansökningsakt inom en tidsperiod på 59 månader. Om fingeravtrycksuppgifterna i en ansökan kopieras från en tidigare ansökningsakt som inte är äldre än 59 månader tas länkningen mellan ansökningsakterna inte bort.

2.3.2   Länkning av ansökningsakter från personer som reser tillsammans

För att länka ansökningsakter från personer som reser tillsammans, i enlighet med artikel 8.4 i VIS-förordningen, ska ansökningsnumren överföras till VIS tillsammans med den lämpliga typen av gruppvärde, som endera är familj eller resande i grupp. Det är bara den medlemsstat som äger den enskilde sökandens ansökningsakt eller ansökningsakter inom gruppen som kan upprätta en grupp eller ta bort länkningen, för att göra en korrigering mellan enskilda gruppmedlemmar.

2.4   Förfaranden om vissa uppgifter inte måste lämnas av rättsliga skäl eller om de faktiskt inte kan lämnas

I enlighet med artikel 8.5 i VIS-förordningen ska datafälten manuellt markeras som ”icke tillämpligt” eller om beteckningen finns tillgänglig, från en kodtabell. Om datafältet består av mer än ett element ska uppgiften föras in i vart och ett av dem.

Om inga fingeravtryck måste lämnas av rättsliga skäl eller inte kan lämnas i enlighet med artikel 8.5 i VIS-förordningen ska två booleska fält införas i VIS

—	”fingerprintsNotRequired”,

—	”fingerprintsNotApplicable”.

Dessa fält ska ifyllas i enlighet med tabellen nedan med angivande av tre olika möjligheter:

—	Det krävs att fingeravtryck lämnas.

—	Det krävs av rättsliga orsaker inte att fingeravtryck lämnas.

—	Fingeravtrycken kan faktiskt inte lämnas.

Fält i VIS	Det krävs att fingeravtryck lämnas	Det krävs av rättsliga orsaker inte att fingeravtryck lämnas	Fingeravtrycken kan faktiskt inte lämnas
”fingerprintsNotRequired”	FALSKT	SANT	FALSKT
”fingerprintsNotApplicable”	FALSKT	SANT	SANT

Dessutom ska det berörda fritextfältet ”ReasonForFingerprintNotApplicable” innehålla den faktiska orsaken.

När en medlemsstat i enlighet med artikel 48.3 endast överför uppgifter som det hänvisas till i artikel 5.1 a och 5.1 b i VIS-förordningen ska frånvaron av de uppgifter som det hänvisas till i artikel 5.1 c anges genom införandet av anmärkningen ”icke tillämplig”, som kompletteras med en hänvisning till artikel 48.3 i VIS-förordningen i det fritextfält som anger att uppgifterna inte krävs av rättsliga orsaker. I de berörda fälten införs ”FingerprintsNotRequired” SANT och ”FingerprintsNotApplicable” SANT.

3.   ÅTKOMST AV UPPGIFTER

Datumet för asylansökan ska användas vid sökning och hämtning av uppgifter för de ändamål som avses i artikel 21.2 i VIS-förordningen. Dessutom ska hämtning av ansökningsakter, vilka har länkats i enlighet med artikel 8.4 i VIS-förordningen, bara vara möjliga för typgruppen familj (make/maka och/eller barn), som det hänvisas till i avsnitt 2.3.2.

4.   ÄNDRING, RADERING OCH RADERING I FÖRTID AV UPPGIFTER I ENLIGHET MED ARTIKEL 24 I VIS-FÖRORDNINGEN

Följande uppgifter som registrerats i VIS kan inte ändras:

—	Ansökans nummer.

—	Viseringsmärkets nummer.

—	Typ av beslut.

—	Den företrädda medlemsstaten (om tillämpligt).

—	Den medlemsstat som är ansvarig för införandet av uppgifterna i VIS.

Om ovannämnda uppgifter måste korrigeras ska ansökningsakten eller de uppgifter som avser beslut som fattats av viseringsmyndigheter raderas och en ny ansökningsakt upprättas. Bara den medlemsstat som äger uppgifterna i ansökningsakten kan radera den.

5.   FÖRANDE OCH ÅTKOMST TILL REGISTREN ÖVER ALL UPPGIFTSBEHANDLING

5.1   Förande av registren över all uppgiftsbehandling

Varje uppgiftsbehandling i VIS ska registreras (som loggdata) i fältet ”TypeOfAction”, inklusive ändamålet med åtkomsten i enlighet med artikel 34.1 i VIS-förordningen.

Uppgiften (loggdata) ska registreras med uppgift om tid för mottagandet (tidsmärkning). Tidsmärkningen används därefter för att identifiera de uppgifter (loggdata) som ska raderas.

Vid all uppgiftsbehandling ska den myndighet som fört in eller använt uppgifter registreras (loggdata). Användaren och det centrala VIS ska anges i registreringen (loggdata) antingen som sändare eller mottagare.

Ingen annan driftsdata än den myndighet som fört in eller använt uppgifter och viseringsansökningsnumret ska inkluderas i registreringen (loggdata). Den typ av uppgifter som har överförts eller konsulterats i enlighet med artikel 34.1 i VIS-förordningen ska lagras.

När VIS påträffar sådana registreringar som avses i artikel 34.2 i VIS-förordningen, med angivelsen ”Delete Application” eller ”Automatic Deletion” i fältet ”TypeOfAction”, beräknar systemet huruvida ett år har passerat från utgången av den lagringsperiod som avses i artikel 23.1 i VIS-förordningen. Om så är fallet raderas de berörda uppgifterna. Alla registreringar av uppgiftsbehandling som har samma ansökningsnummer ska raderas samtidigt, om de inte är nödvändiga för att övervaka uppgiftsskyddet, i enlighet med artikel 34.2 i VIS-förordningen.

Uppgifterna i registren över all uppgiftsbehandling kan ändras eller raderas tidigast ett år efter det att lagringstiden som det hänvisas till i artikel 23.1 i VIS-förordningen har löpt ut.

5.2   Åtkomst till registren över all uppgiftsbehandling

Åtkomst till de register (loggar) som förs av förvaltningsmyndigheten i enlighet med artikel 34.1 i VIS-förordningen ska begränsas till användare som är vederbörligen behöriga att använda uppgifterna i VIS samt Europeiska datatillsynsmannen. Denna bestämmelse ska med nödvändiga ändringar tillämpas för register över åtkomsten till uppgifterna.

---

(1)  EUT L 235, 2.9.2008, s. 1.

(2)  Utom för Tyskland: landskoden för Tyskland är ”D”.