20.12.2008

Europeiska unionens officiella tidning

L 344/125

KOMMISSIONENS BESLUT

av den 16 december 2008

om systemet för tidig varning som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan

(2008/969/EG, Euratom)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (1),

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 215/2008 av den 18 februari 2008 med budgetförordning för tionde Europeiska utvecklingsfonden (2), och

av följande skäl:

(1)

Kommissionen, som är ansvarig för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget och andra medel som förvaltas av gemenskaperna med vederbörlig hänsyn tagen till principen om en sund ekonomisk förvaltning, är skyldig att bekämpa bedrägerier och annan olaglig verksamhet som påverkar gemenskapernas ekonomiska intressen.

(2)

Kommissionens nuvarande beslut om systemet för tidig varning ska ersättas med detta beslut till följd av ändringarna av artiklarna 93–96 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad budgetförordningen) och motsvarande bestämmelser i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget och till följd av rekommendationerna från Europeiska datatillsynsmannen (3).

(3)

Genom kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 av de 17 december 2008 om den centrala databasen för uteslutning (4) inrättas en databas med närmare uppgifter om de tredje män som befinner sig i en situation som utesluter dem från att delta i bidrags- och upphandlingsförfaranden och ger institutionerna, inklusive dem som förtecknas i artikel 1.2 i budgetförordningen, genomförandeorgan, gemenskapsorgan som omfattas av artikel 185 i budgetförordningen samt myndigheter i medlemsstaterna och i tredjeländer, internationella organisationer och andra organ som deltar i genomförandet av budgeten, tillgång till denna databas.

(4)	Syftet med systemet för tidig varning är att, inom kommissionen och dess genomförandeorgan, garantera spridning av begränsad information om tredje män som skulle kunna utgöra ett hot mot gemenskapernas ekonomiska intressen och rykte eller mot eventuella andra medel som förvaltas av gemenskaperna.

(5)

Mot bakgrund av att genomförandeorganen har ställning som utanordnare, en befogenhet som delegerats av kommissionen för genomförandet av driftsanslag, bör de ges tillgång till systemet för tidig varning på samma sätt som kommissionens generaldirektorat för förvaltningen av administrativa anslag och driftsanslag.

(6)

Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) bör ges tillgång till systemet för tidig varning för att fullfölja undersökningar, underrättelseverksamhet och förebyggande av bedrägerier i enlighet med artikel 1.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) (5) och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 av den 25 maj 1999 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) (6).

(7)

Räkenskapsföraren ska förvalta systemet för tidig varning. Den ansvariga utanordnaren, Olaf och enheten för internrevision, ska vara ansvariga för att begära att varningar förs in, ändras eller tas bort. För att behålla en tillräcklig kontrollnivå bör en sådan begäran göras på lämplig hierarkisk nivå.

(8)

I Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (7) föreskrivs att kommissionens behandling av personuppgifter ska respektera de lagenliga behandlingskraven och kraven avseende överföring av datauppgifter som anges i förordningen, och att denna behandling omfattas av förhandskontroll av Europeiska datatillsynsmannen efter anmälan från kommissionens uppgiftsskyddsombud.

(9)

I bestämmelserna om uppgiftsskydd ska rätten för de personer vars uppgifter har eller kan komma att föras in i systemet för tidig varning fastställas i överensstämmelse med Europeiska datatillsynsmannens yttrande. Beträffande de datauppgifter som förts in i systemet för tidig varning bör det i samband med rätten att bli informerad göras skillnad mellan sådana tredje män som är fysiska personer och åtnjuter ett mer omfattande uppgiftsskydd å den ena sidan och juridiska personer å den andra.

(10)

Vissa rättigheter till uppgiftsskydd omfattas av undantag som anges i artikel 20 i förordning (EG) nr 45/2001, vilka ska övervägas från fall till fall och tillämpas temporärt. Tillämpningen av dessa undantag ska enbart gälla det generaldirektorat som är ansvarigt för att begära att uppgifter förs in, ändras, rättas eller tas bort.

(11)

Med tanke på att undantagen i enlighet med artikel 94 i budgetförordningen avser särskilda upphandlings- eller bidragsförfaranden, bör dessa varningar inte omfattas av nivå W5 utan en ny kategori, nämligen W1d, medan W5-varningar enbart ska indikera en uteslutning från alla upphandlings- eller bidragsförfaranden.

(12)

För att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen ska den ansvariga utanordnaren genom delegation, i väntan på ett beslut från kommissionen om tillämpningen av artikel 96 i budgetförordningen, om den tredje mannen beteende också leder till ett allvarligt fel i yrkesutövningen enligt innebörden i artikel 93.1 c i budgetförordningen, begära preliminär registrering av en varning om uteslutning för att garantera att avtal eller bidrag inte tilldelas tredje man under pågående påföljdsförfarande.

(13)

Kommissionen ska följa ett antal rådsförordningar om genomförande av gemensamma ståndpunkter som har antagits på grundval av artikel 15 i fördraget om Europeiska unionen (gemensam utrikes- och säkerhetspolitik – Gusp), enligt vilka det är förbjudet att, direkt eller indirekt, ställa medel och ekonomiska resurser till förfogande för, eller till förmån för, givna fysiska eller juridiska personer, grupper eller enheter.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVSNITT 1

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Artikel 1

Syfte

Genom detta beslut inrättas kommissionens system för tidig varning (nedan kallat systemet) vad gäller genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget och eventuella andra medel som förvaltas av gemenskaperna.

Artikel 2

Definitioner

I detta beslut avses med

— tredje man: anbudssökande, anbudsgivare, uppdragstagare, leverantörer, tjänsteleverantörer och deras respektive underleverantörer samt bidragssökande, bidragsmottagare, uppdragstagare till bidragsmottagare och enheter som tar emot ekonomiskt stöd från en mottagare av ett gemenskapsbidrag i enlighet med artikel 120 i budgetförordningen,

— utanordnare genom delegering: utanordnare genom delegering från kommissionen i enlighet med artikel 59 i budgetförordningen, som är ansvarig i enlighet med de interna reglerna för genomförandet av Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad budgeten), inklusive direktörer i genomförandeorgan och utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 59 i budgetförordningen, som utövar funktionen som direktör.

Artikel 3

Varningar genom systemet

1. Varningar genom systemet för tidig varning ska innehålla följande uppgifter:

Uppgifter om tredje män som utgör ett hot mot gemenskapernas ekonomiska intressen och rykte eller mot eventuella andra medel som förvaltas av gemenskaperna, därför att de har eller misstänks ha gjort sig skyldiga till bedrägerier eller allvarliga administrativa felaktigheter eller omfattas av kvarstadsbeläggande eller betydande betalningskrav eller är uteslutna i enlighet med budgetförordningen eller Gusp-relaterade ekonomiska restriktioner.

b)	Uppgifter om personer med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över juridiska personer, om dessa personer själva utgör ett hot mot gemenskapernas ekonomiska intressen och rykte eller andra eventuella medel som förvaltas av gemenskaperna av de orsaker som anges under punkt a.

c)	Uppgifter om typ av varning och orsaker till att tredje män som det hänvisas till i punkt a eller personer som det hänvisas till i punkt b utgör ett hot och eventuellt uppgifter om varningens varaktighet och om kontaktperson för varningen.

2. Utan att det påverkar artiklarna 1.2 och 1.3 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 får uppgifterna i systemet bara användas för genomförandet av budgeten eller av andra eventuella medel som förvaltas av gemenskaperna, inklusive bidrags- och upphandlingsförfaranden samt betalningar till tredje män.

Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) får använda uppgifterna för undersökningar i enlighet med förordning (EG) nr 1073/1999 och förordning (Euratom) nr 1074/1999 samt för underrättelseverksamhet och bedrägeriförebyggande verksamhet, inklusive riskbedömningar.

Artikel 4

Förvaltningen av systemet

1. Kommissionens räkenskapsförare eller medarbetare till vilka denne delegerat vissa uppgifter i enlighet med artikel 62 i budgetförordningen (nedan kallad räkenskapsföraren) ska garantera förvaltningen av systemet och vidta lämpliga tekniska åtgärder.

Räkenskapsföraren ska föra in, ändra eller ta bort varningar i systemet på begäran från den ansvariga utanordnaren genom delegering, Olaf eller enheten för internrevision.

2. Räkenskapsföraren ska anta genomförandeåtgärder avseende tekniska aspekter och definiera därtill hörande stödförfaranden, också på säkerhetsområdet.

Räkenskapsföraren ska meddela dessa åtgärder till kommissionens generaldirektorat och genomförandeorganen.

Artikel 5

Ansökan om att registrera, ändra eller ta bort varningar

1. Alla ansökningar om att registrera, ändra eller ta bort varningar ska riktas till räkenskapsföraren.

En sådan ansökan får bara läggas fram av den ansvariga utanordnaren genom delegering, generaldirektören eller en direktör från Olaf eller enheten för internredovisning. De ska för detta ändamål använda den mall som finns i bilagan.

2. Det generaldirektorat som har fastställt att tredje man befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 9 ska sända en ansökan om en varning genom systemet till räkenskapsföraren, med en kopia till den ansvariga tjänsteman som avses i artikel 7, även om den tredje mannen redan omfattas av en varning i systemet.

3. I enlighet med det förfarande som beskrivs i punkt 2 ska det generaldirektorat som ansöker om varning, med hjälp av mallen i bilagan, hos räkenskapsföraren ansöka om följande:

a)	Ändring av uppgifterna i den berörda varningen i systemet.

b)	Borttagande av varningen i systemet så snart orsaken till varningen inte längre gäller.

En ny kontaktperson kan dock anmälas i diarieförd skrivelse.

4. Det generaldirektorat som ansöker om registrering av varning i systemet är också ansvarigt för att samordna de åtgärder som ska vidtas vad gäller budgetgenomförandet till följd av en sådan varning i enlighet med artiklarna 15–22.

5. Aktiveringen av en varning för en person med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över en given juridisk person kräver ytterligare en ansökan utöver den som gäller den berörda juridiska personen.

Artikel 6

Tillgång till och användning av systemet

1. Kommissionens generaldirektorat och genomförandeorgan ska ges direkt tillgång till uppgifterna i systemet via kommissionens räkenskapssystem (ABAC).

Kommissionens generaldirektorat eller genomförandeorgan med ansvar för ett lokalt system kan använda systemet för att få tillgång till uppgifterna i systemet, under förutsättning att samstämmigheten mellan uppgifterna kan garanteras i det lokala systemet och räkenskapssystemet ABAC.

2. Den ansvariga utanordnaren genom delegering eller dennes medarbetare ska kontrollera om det finns en varning i systemet som gäller tredje män i följande skeden:

a)	Vid enskilda budgetåtaganden, innan dessa åtaganden ingås.

b)	Vid övergripande budgetåtaganden, innan ett eventuellt enskilt rättsligt åtagande avräknas mot det övergripande åtagandet.

c)	Vid preliminära budgetåtaganden, innan det rättsliga åtagandet ingås, som leder till efterföljande betalningar.

När de åtaganden som det hänvisas till i punkt c täcker personalkostnaderna och återbetalning av resekostnaderna för deltaganden i möten och uttagningsprov, ska inte skyldigheten vad gäller förhandskontroll av registreringar i samband med systemet tillämpas.

Vid upphandlings- eller bidragsförfaranden ska den ansvariga utanordnaren genom delegering eller dennes medarbetare kontrollera om det finns en varning i systemet innan tilldelningsbeslutet fattas.

När tilldelningsmyndigheten begränsar antalet anbudssökande som uppmanas att lämna anbud eller förhandla i en selektiv anbudsinfordran, konkurrenspräglad dialog eller förhandlat förfarande efter offentliggörandet av ett meddelande om upphandling, ska dessa kontroller utföras innan urvalet av anbudssökandena har avslutats.

Vad gäller underleverantörer som omfattas av ett förhandsgodkännande kan den ansvariga utanordnaren genom delegering, eller dennes medarbetare, på grundval av utanordnarens riskbedömning, besluta att inte kontrollera om det finns en varning i systemet.

3. Den ansvariga utanordnaren genom delegering, eller dennes medarbetare, ska i enlighet med punkt 2 kontrollera om det finns en varning i systemet som gäller en person med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över den berörda tredje mannen i följande situationer:

a)	När den ansvariga utanordnaren genom delegering, eller dennes medarbetare, anser att en sådan kontroll är nödvändig på grundval av utanordnarens riskbedömning.

När de handlingar som begärs av den ansvariga utanordnare genom delegering, eller dennes medarbetare, som bevis på att den berörda tredje mannen inte befinner sig i en av de situationer som beskrivs i artikel 93.1 i budgetförordningen, avser personer med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll.

4. Den kontaktperson som avses i artikel 3.1 c ska på begäran ställa all relevant information till förfogande för den ansvariga utanordnaren genom delegering, eller dennes medarbetare. Beträffande varningar om uteslutning gäller artikel 12 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008.

5. Punkterna 2 till 4 ska också tillämpas på förskottskonton för utgifter som överstiger 300 euro. I sådana fall ska förskottsförvaltaren kontrollera om det finns en varning i systemet på grundval av de uppgifter som mottagits innan något rättsligt åtagande har ingåtts med en tredje man.

Artikel 7

Tjänstemän med ansvar för systemet

1. Generaldirektören för Olaf eller enheten för internrevision och varje utanordnare genom delegering ska utse åtminstone en tjänsteman eller tillfälligt anställd som ansvarig för systemet under dennes överinseende.

Han eller hon ska överlämna en förteckning över de personer som har utsetts och eventuella ändringar till räkenskapsföraren.

2. Den tjänsteman som är ansvarig för systemet ska få konsultera förteckningen över varningar som registrerats i systemet avseende tredje män och personer med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över dem. Tjänstemannen ska garantera kontakterna mellan generaldirektoratet och räkenskapsföraren om systemet. Tjänstemannen ska också bistå generaldirektorat med upplysningar om varningar i systemet som begärs och med de åtgärder som ska vidtas till följd av dessa varningar.

3. Räkenskapsföraren ska regelbundet offentliggöra en uppdaterad förteckning över tjänstemän som är ansvariga för systemet på generaldirektoratet för budgets interna webbplats.

Artikel 8

Uppgiftsskydd och de registrerades rättigheter

1. Vid anbudsinfordran och förslagsinfordran och vid upphandling som inte kräver dessa förfaranden ska den ansvariga utanordnaren genom delegering eller dennes medarbetare, innan kontrakt tilldelas eller bidrag beviljas, informera tredje man om de uppgifter om dem som kan komma att registreras i databasen och om de organ till vilka uppgifterna kan komma att lämnas ut. Om tredje man är en juridisk person ska den ansvariga utanordnaren genom delegering, eller dennes medarbetare, också informera de personer som har rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över dem.

2. Det generaldirektorat som ansöker om registrering av en varning i systemet ska vara ansvarigt för förbindelserna med den fysiska eller juridiska person vars uppgifter förts in i systemet (nedan kallad den registrerade).

a)	Det ska informera den registrerade om ansökan om aktivering, uppdatering och borttagande av eventuella varningar i W5a som direkt berör denne och ange orsakerna till det.

b)	Det ska svara på ansökan från den registrerade om korrigering av oriktiga eller inkompletta uppgifter och på eventuella andra ansökningar eller frågor från den registrerade.

Det generaldirektorat som ansöker om registrering av varningen kan besluta att de restriktioner som anges i artikel 20.1 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas.

3. Utan att det påverkar tillämpningen av informationskravet i punkt 2 får vederbörligen identifierade fysiska personer också begära uppgifter från räkenskapsföraren om de är registrerade i systemet eller inte.

Om inte annat följer av beslutet från det generaldirektorat som ansökt om registrering av varningen i systemet, om de restriktioner som anges i artikel 20.1 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas, ska räkenskapsföraren skriftligt eller på elektronisk väg informera personen om han eller hon är registrerad i systemet eller inte.

Om personen är registrerad ska räkenskapsföraren bifoga de uppgifter om personen som finns lagrade i systemet. Räkenskapsföraren ska informera det generaldirektorat som ansökt om registreringen.

4. Varningar som tagits bort ska vara åtkomliga enbart för revision och utredningar och ska inte längre vara tillgängliga för databasens användare.

Personuppgifter om fysiska personer som uteslutits får dock sparas för ovannämnda syften i högst fem år efter det att varningen har tagits bort.

AVSNITT 2

INFORMATION I SYSTEMET

Artikel 9

Varningskategorier

Beroende på arten på eller allvaret i de konstaterade faktauppgifter som det generaldirektorat som ansökte om registreringen har fått kännedom om ska varningar i systemet delas in i följande fem kategorier:

1.	W1, när informationen ger tillräckliga skäl att tro att bedrägeriupptäckter eller allvarliga administrativa felaktigheter sannolikt kommer att registreras eller när försiktighetsåtgärder ska vidtas till följd av att en tredje man uteslutits i enlighet med artikel 94 i budgetförordningen.

2.	W2, när en tredje man omfattas av upptäckter av allvarliga administrativa felaktigheter eller bedrägeri.

3.	W3, när en tredje man endera väntar på rättsliga åtgärder som leder till ett kvarstadsbeläggande eller till domstolsförfarande för allvarliga administrativa felaktigheter eller bedrägeri.

4.	W4, när tredje män omfattas av betalningskrav som utfärdats av kommissionen som överstiger ett visst belopp och där betalningen är avsevärt försenad.

5.	W5, när en tredje man utesluts i enlighet med budgetförordningen eller rådets förordningar som medför Gusp-relaterade ekonomiska restriktioner.

Artikel 10

W1-varningar

1. Olaf ska ansöka om att en W1a-varning aktiveras när dess undersökningar i ett tidigt skede ger tillräckliga skäl att tro att upptäckter av allvarliga administrativa felaktigheter eller bedrägeri sannolikt kommer att registreras i relation till tredje män, särskilt de som gynnas av eller har gynnats av gemenskapsmedel. Olaf ska informera den tjänsteman som är ansvarig för systemet i det berörda generaldirektoratet om ansökan.

2. Olaf och enheten för internrevision ska begära att en W1b-varning aktiveras när dess undersökningar ger tillräckliga skäl att tro att upptäckter av allvarliga administrativa felaktigheter eller bedrägeri sannolikt kommer att registreras i relation till tredje män, särskilt de som gynnas av eller har gynnats av gemenskapsmedel. De ska informera den tjänsteman som är ansvarig för systemet i det berörda generaldirektoratet om dessa ansökningar.

3. Den ansvariga utanordnaren genom delegering ska begära att en W1c-varning aktiveras när undersökningar genomförda av revisionsrätten, utanordnarens internrevision eller eventuella andra revisioner eller undersökningar som görs på dennes ansvar eller som denne gjorts uppmärksam på, ger tillräckliga skäl att tro att de slutliga upptäckterna av allvarliga administrativa felaktigheter eller bedrägerier sannolikt kommer att registreras i relation till tredje män, särskilt de som gynnas av eller har gynnats av gemenskapsmedel under dennes ansvar.

4. Den ansvariga utanordnaren genom delegering ska begära att en W1d-varning aktiveras när denne utesluter en anbudssökande, anbudsgivare eller uppdragstagare från beviljandet av ett avtal eller bidrag i ett givet förfarande i enlighet med artikel 94 a eller 94 b i budgetförordningen.

Varningar om uteslutning som registrerats i enlighet med artikel 10.4 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 ska anses vara W1d-varningar för ändamålet med systemet.

5. En W1-varning ska fortsätta att vara aktiv under högst sex månader. Den ska automatiskt tas bort. Om varningen i systemet fortsatt behöver finnas kvar och inte kan ersättas av någon annan slags varning inom denna period ska en ny ansökan lämnas.

Artikel 11

W2-varningar

1. Olaf och enheten för internrevision ska begära att en W2a-varning aktiveras när undersökningarna leder till upptäckter av allvarliga administrativa felaktigheter eller bedrägerier som involverar tredje män, särskilt de som gynnas av eller har gynnats av gemenskapsmedel.

2. Den ansvariga utanordnaren genom delegering ska begära att en W2b-varning aktiveras när undersökningar genomförda av revisionsrätten, utanordnarens internrevision eller eventuella andra revisioner eller undersökningar som görs under dennes ansvar eller som denne gjorts uppmärksam på leder till skriftliga upptäckter av allvarliga administrativa felaktigheter eller bedrägerier i relation till tredje män, särskilt de som gynnas av eller har gynnats av gemenskapsmedel under dennes ansvar.

3. En W2-varning ska fortsätta att vara aktiv under högst sex månader. Den ska automatiskt tas bort. Om varningen i systemet fortsatt behöver finnas kvar och inte kan ersättas av någon annan slags varning inom denna period ska en ny ansökan lämnas.

Artikel 12

W3-varningar

1. Utanordnaren ska föra in en W3a-varning efter att ha tagit emot en anmälan från generalsekretariatet om kvarstad för tredje man.

2. Den ansvariga utanordnaren genom delegering ska begära att en W3b-varning aktiveras när tredje män, särskilt de som gynnas av eller har gynnats av gemenskapsmedel under dennes ansvar, omfattas av ett rättsligt förfarande för allvarliga administrativa felaktigheter eller bedrägeri.

När undersökningar som utförts av Olaf leder till sådana rättsliga förfaranden eller Olaf erbjuder bistånd eller uppföljning av dessa förfaranden ska Olaf begära att motsvarande W3b-varning aktiveras.

3. En W3-varning ska fortsätta att vara aktiv till dess att en dom har meddelats och vunnit laga kraft eller målet lösts på annat sätt.

Artikel 13

W4-varningar

1. Utanordnaren ska föra in en W4-varning avseende tredje män som omfattas av betalningskrav som utfärdats av kommissionen som överstiger ett visst belopp och där betalningen är avsevärt försenad.

2. Utanordnaren ska utfärda interna riktlinjer för de gränsvärden som avgör de relevanta beloppen och tidsfristen för registrering av W4-varningar.

3. Varje W4-varning ska fortsätta att vara aktiv så länge skulden är utestående. Utanordnaren ska ta bort varningen så snart skulden har reglerats.

Artikel 14

W5-varningar

1. Varningar om uteslutning som registrerats i enlighet med artikel 10.1, 10.2 och 10.3 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 ska betraktas som W5a-varningar för ändamålet med systemet.

2. En W5b-varning ska registreras på begäran av kommissionens generaldirektorat med ansvar för den berörda lagstiftningen vad gäller fysiska eller juridiska personer, grupper eller enheter som förtecknas i enlighet med rådets förordning som medför Gusp-relaterade ekonomiska restriktioner så länge som utnämningen av den berörda personen, gruppen eller enheten fortsätter att gälla. I varningen ska hänvisningar lämnas till den förordning som medför restriktioner eller till den relevanta genomförandeakten.

3. Registreringar av varningar om uteslutning omfattas av följande regler:

När den ansvariga utanordnaren genom delegering planerar att utesluta en tredje man genom tillämpning av artikel 93.1 a, b, c, d och e i budgetförordningen, ska den berörda tredje mannen beredas möjlighet att yttra sig skriftligen. Tredje man ska beviljas minst 14 kalenderdagar för detta. Innan den tredje mannen utesluts genom tillämpning av artikel 93.1 c ska den ansvariga utanordnaren genom delegering rådfråga rättstjänsten och generaldirektoratet för budget.

Den ansvariga utanordnaren genom delegering ska i väntan på ett eventuellt beslut från kommissionen om uteslutningens varaktighet i enlighet med artikel 9.2 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 begära preliminär registrering av uteslutning och så snart som möjligt hänskjuta ärendet till kommissionen. För att skydda gemenskapens ekonomiska intressen får den ansvariga utanordnaren genom delegering begära preliminär registrering av en W5a-varning om uteslutning redan innan den berörda tredje mannen fått möjlighet att yttra sig. Alternativt kan denne begära att en W2-varning registreras.

När den ansvariga utanordnaren genom delegering planerar att inleda förfarandet i enlighet med artikel 96 i budgetförordningen ska den berörda tredje mannen beredas möjlighet att yttra sig skriftligen. Tredje man ska beviljas minst 14 kalenderdagar för detta.

Efter att ha hört rättstjänsten och generaldirektoratet för budget och i väntan på ett eventuellt beslut från kommissionen om administrativ påföljd ska den ansvariga utanordnaren genom delegering, i enlighet med artikel 9.2 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 begära preliminär registrering av en W5a-varning om uteslutning om tredje man har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen i enlighet med artikel 93.1 c i budgetförordningen.

c)	I varje begäran om definitiv registrering av en W5a-varning i enlighet med artikel 93.1 b, c, e eller f i budgetförordningen ska uteslutningens varaktighet, som kommissionen fattat beslut om, anges.

AVSNITT 3

VARNINGARNAS INVERKAN PÅ BUDGETGENOMFÖRANDET

Artikel 15

Varningarnas inverkan på budgettransaktioner

1. Den utanordnande tjänstemannen ska ställa in varje betalning till en stödmottagare för vilken W2-, W3-, W4- eller W5-varning har registrerats. Denne ska underrätta den ansvariga utanordnaren genom delegering och uppmana denne att ange skälen till varför utbetalningarna ska göras trots varningarna i systemet i kategorierna W2, W3b och W5a.

2. Med undantag för W5b-varningar och W3a-varningar till följd av kvarstad, ska man utan dröjsmål verkställa betalning av de belopp som fastställts som korrekta sedan de kontrollerats av den ansvariga utanordnaren genom delegering i samband med att betalningsfristen hävdes i enlighet med artikel 106.4 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 eller i enlighet med villkoren för avtalet eller bidraget som nämns i artikel 18.1 b och artikel 22.1 a.

Den utanordnande tjänstemannen kan bara frigöra den inställda betalningen efter motiverad bekräftelse från den ansvariga utanordnaren genom delegering om att utbetalning ska verkställas. Om ingen sådan bekräftelse ges ska betalningsinställelsen fortsätta att gälla och betalningsordern ska, i förekommande fall, sändas tillbaka till den ansvariga utanordnaren genom delegering.

När en betalning frigörs genom avräkning i enlighet med artikel 73 i budgetförordningen och artikel 83 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 till följd av en W4-varning eller när en betalning gjorts efter utmätning ska den utanordnande tjänstemannen utarbeta en not som vederbörligen registreras.

3. För tredje man som omfattas av en W5-varning får inga enskilda budgetåtaganden, ingen registrering av ett enskilt rättsligt åtagande i budgeträkenskaperna som baseras på ett övergripande åtagande och inget ingående av ett rättsligt åtagande som baseras på ett preliminärt åtagande göras.

Artikel 16

Konsekvenser av en W1-varning

En W1-varning ska bara registreras för informationsändamål och leder inte till några andra konsekvenser än förstärkt övervakning.

Artikel 17

Konsekvenser av en W2-, W3b- eller W4-varning på tilldelning av kontrakt eller bidrag

1. När en W2-, W3b- eller W4-varning har registrerats vid den tidpunkt när den ansvariga utanordnaren genom delegering, eller dennes medarbetare, samråder om systemet i enlighet med artikel 6.2 a ska denne, om skedet i förfarandet gör det möjligt, informera den kommitté som ska tilldela kontraktet eller bidraget om förekomsten av en sådan varning i den mån varningen utgör ny information som bör vägas in i urvalskriterierna för kontraktet eller bidraget. Den ansvariga utanordnaren genom delegering ska ta hänsyn till denna information, särskilt om den tredje man som registrerats i systemet står högst upp på kommitténs lista.

2. Om tredje man för vilken W2-, W3b- eller W4-varning har registrerats står högst upp på kommitténs lista ska den ansvariga utanordnaren genom delegering, med tanke på skyldigheten att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen och rykte, arten och allvaret på motiveringen till varningen, kontraktets eller bidragets belopp och löptid och, i förekommande fall, varningens brådskande natur, fatta ett av följande beslut:

a)	Tilldela kontraktet eller bidraget till den tredje mannen trots registreringen i systemet och se till att stärkt övervakning införs.

När varningen leder till ett objektivt ifrågasättande enligt urvals- och tilldelningskriterierna, tilldela kontraktet eller bidraget till en annan anbudsgivare eller anbudssökande efter en annan bedömning enligt urvals- och tilldelningskriterierna än kommitténs och som vederbörligen motiverar utanordnarens beslut.

c)	Avsluta förfarandet utan tilldelning och vederbörligen motivera detta i den information som lämnas till anbudsgivaren.

När den ansvariga utanordnaren genom delegering beslutar att avsluta förfarandet i enlighet med punkt c, får ett selektivt förfarande med de tidsfrister som anges för brådskande fall i enlighet med artikel 142 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 användas för att tilldela kontraktet genom ett nytt förfarande.

Artikel 18

Konsekvenser av en W2-, W3b- eller W4-varning på befintliga avtal eller bidrag

1. När en W2-, W3b- eller W4-varning har registrerats av skäl som rör fullgörandet eller tilldelningen av ett avtal eller bidrag eller upphandlingen, får den ansvariga utanordnaren, efter att ha tagit vederbörlig hänsyn till riskerna, arten på och motiveringen till varningen, de sannolika konsekvenserna av fullgörandet av avtalet eller bidraget, särskilt vad gäller beloppet, varaktigheten och, i förekommande fall, hur brådskande sistnämnda är, vidta en eller flera av följande åtgärder:

a)	Besluta att låta avtalsparten eller stödmottagaren fullgöra avtalet eller bidraget med förstärkt övervakning.

b)	Upphäva tidsfristen för betalning i enlighet med artikel 106.4 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 i syfte att genomföra ytterligare kontroller för att, innan ytterligare betalningar görs, säkra att utgiften är berättigad, och därefter verkställa utbetalningarna.

c)	Upphäva fullgörandet av avtalet eller bidraget i enlighet med artiklarna 103 och 119 i budgetförordningen.

d)	Avsluta avtalet eller bidraget om det innehåller en sådan bestämmelse.

2. När en W2-, W3b- eller W4-varning inte har registrerats av skäl som rör det befintliga avtalet, bidraget eller upphandlingen, får den ansvariga utanordnaren genom delegering, beroende på typen av varning och de konsekvenser som är troliga för fullgörandet av det befintliga avtalet eller bidraget, och efter att ha tagit vederbörlig hänsyn till riskerna, inklusive tvister inför domstol, vidta följande åtgärder:

a)	Tillämpa ett eller flera av de alternativ som anges i punkt 1 a och b.

b)	Avsluta avtalet eller bidraget om det finns en bestämmelse som möjliggör avslut vid nya inslag, när dessa inslag motiverar en verklig förtroendeförlust från kommissionens sida och ett hot mot gemenskapernas rykte.

Artikel 19

Konsekvenser av en W3a-varning

1. När tredje man omfattas av en W3a-varning med anledning av kvarstad, ska utanordnaren ställa in alla betalningar i väntan på en slutlig domstolsprövning av huvudborgenärens anspråk, om det krävs i tillämplig nationell lagstiftning. När kvarstaden är begränsad till ett särskilt belopp enligt en dom (cantonnement), ska utanordnaren ställa in betalningar som motsvarar det beloppet.

2. När tredje man omfattas av en W3a-varning med grund i utmätning, ska den ansvariga utanordnaren eller dennes medarbetare, i nära samarbete med utanordnaren, verkställa den betalning som ursprungligen skulle utbetalas av kommissionen eller genomförandeorganet till den part som har belagts med kvarstad, till förmån för den kvarstadssökande parten, upp till det belopp som belagts med kvarstad.

3. Punkterna 2 och 3 gäller om inte utmätningen sannolikt får en negativ inverkan på kommissionens eller genomförandeorganets funktion. I detta fall ska utanordnaren åberopa artikel 1 i protokollet om immunitet och privilegier.

Artikel 20

Konsekvenser av en W4-varning

1. När tredje man omfattas av en W4-varning ska utanordnaren systematiskt undersöka möjligheten att avräkna gemenskapens fordringar mot fordringar som den tredje mannen har på gemenskapen i enlighet med artikel 73 i budgetförordningen och artikel 83 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002.

2. Den ansvariga utanordnaren ska ta hänsyn till detta innan något nytt avtal eller bidrag tilldelas den tredje mannen.

Artikel 21

Konsekvenser av en W5-varning på förfaranden för upphandling eller bidrag

Den ansvariga utanordnaren genom delegering ska utesluta tredje man som omfattas av en W5-varning från att delta i upphandlingsförfaranden eller förfaranden för beviljande av bidrag i samband med bedömningen av uteslutningskriterierna enligt artiklarna 93 och 114.3 i budgetförordningen eller tillämpliga rådsförordningar som medför Gusp-relaterade ekonomiska restriktioner.

Artikel 22

Särskilda konsekvenser till följd av en W5-varning om befintliga avtal eller bidrag

1. När en W5a-varning har registrerats av skäl som sannolikt påverkar genomförandet av avtal eller bidrag som redan har undertecknats ska den ansvariga utanordnaren genom delegering vidta följande åtgärd:

När villkoren i avtalet eller bidraget gör det möjligt och när orsaken till W5-varningen är relaterad till fullgörandet av ett befintligt avtal eller beviljandet av ett bidrag.

i)	Ställa in betalningarna för kontrolländamål, verkställa utbetalningar och återkräva felaktigt utbetalda belopp, om möjligt genom avräkning mot fordringar.

ii)	Avsluta avtalet eller bidraget.

b)	I övriga fall ska ett av de alternativ som avses i artikel 18.1 tillämpas.

2. Om inte annat fastställs i rådets förordningar om genomförandet av gemensamma ståndpunkter som har antagits på grundval av artikel 15 i fördraget om Europeiska unionen, på vilken W5b-varningar grundar sig, ska följande bestämmelser gälla:

a)	Inga tillgångar får direkt eller indirekt ställas till förfogande för, eller utgå till förmån för, en fysisk eller juridisk person, ett organ eller en enhet som förtecknas i den relevanta rådsförordningen.

b)	Inga tillgångar får direkt eller indirekt ställas till förfogande för, eller utgå till förmån för, en fysisk eller juridisk person, ett organ eller en enhet som förtecknas i den relevanta rådsförordningen.

Artikel 23

Hänskjutande till kommissionen

Under exceptionella omständigheter, inklusive situationer där risken är av ryktesmässig och politisk art och där artiklarna 15–22 inte ger en lämplig lösning ska den ansvariga utanordnaren genom delegering hänvisa ärendet till den kommissionsledamot i kommissionen som är ansvarig för det berörda politikområdet, som i sin tur kan hänskjuta frågan till kommissionen.

Generalsekretariatet ska hållas underrättat om alla relevanta utbyten.

AVSNITT 4

ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 24

Övergångsbestämmelser

1. Det generaldirektorat som innan detta beslut antogs ansökt om registrering av en varning i systemet har fortsatt ansvar för att ändra eller ta bort varningar som registrerats på dess begäran i enlighet med detta beslut.

2. För uteslutningar som beslutats av en ansvarig utanordnare genom delegering i enlighet med artiklarna 93.1 b och 93.1 e i budgetförordningen före den 1 maj 2007 ska varaktigheten anpassas till hur länge uppgifter i brottsregistret sparas enligt nationell lag. Sådana uteslutningar ska registreras högst fyra år från den dag domen meddelades. Om den tidsperioden har löpt ut ska den ansvariga utanordnaren genom delegering begära att varningen tas bort.

Artikel 25

Upphävande av beslutet om systemet

Kommissionens beslut K(2004)193/3 (8) om systemet för tidig varning upphävs härmed med verkan från och med den 1 januari 2009.

Artikel 26

Tillämpning

Detta beslut ska tillämpas från och med den 1 januari 2009.

Artikel 27

Offentliggörande

Detta beslut ska offentliggöras i informationssyfte i Europeiska unionens officiella tidning.

Beslutet ska bifogas de interna reglerna för genomförandet av Europeiska gemenskapernas allmänna budget.

Utfärdat i Bryssel den 16 december 2008.

På kommissionens vägnar

Dalia GRYBAUSKAITĖ

Ledamot av kommissionen

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) EUT L 78, 19.3.2008, s. 1.

(3) Europeiska datatillsynsmannens yttrande om en anmälan om förhandskontroll som tagits emot från kommissionens uppgiftsskyddsombud avseende systemet för tidig varning, ärende 2005/120, 6.12.2006.

(4) Se sidan 12 i detta nummer av EUT.

(5) EGT L 136, 31.5.1999, s. 1.

(6) EGT L 136, 31.5.1999, s. 8.

(7) EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.

(8) Ej offentliggjord i EUT.

BILAGA

Ansökan från kommissionens delegerade utanordnare, ett genomförandeorgan, enheten för internrevision eller OLAF om införande av uppgifter i databasen över uteslutna ekonomiska aktörer/systemet för tidig varning, eller ändring eller borttagande av sådana uppgifter

OBS: en ansökan per varning

Ansökan måste sändas i enlighet med förfarandet för sekretessbelagd information. Den måste sändas i ett enda förseglat kuvert.