14.6.2006   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 162/20

KOMMISSIONENS BESLUT

av den 20 januari 2006

om genomförandebestämmelser för rådets beslut 2004/904/EG i fråga om medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem samt regler för administrativ och finansiell förvaltning av projekt som medfinansieras av Europeiska flyktingfonden

[delgivet med nr K(2006) 51/3]

(Endast de tjeckiska, nederländska, engelska, estniska, finska, franska, tyska, grekiska, ungerska, italienska, svenska, lettiska, litauiska, polska, portugisiska, slovakiska, slovenska och spanska texterna är giltiga)

(2006/401/EG)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets beslut 2004/904/EG av den 2 december 2004 om inrättande av Europeiska flyktingfonden för perioden 2005–2010 (1), särskilt artikel 13.5 i detta,

av följande skäl:

(1)

För att säkerställa en god finansiell förvaltning av de medel som beviljas genom Europeiska flyktingfonden (nedan kallad fonden) bör gemensamma riktlinjer antas för organisationen av de uppgifter som åligger de myndigheter som ansvarar för genomförandet av medfinansierade åtgärder.

(2)

För att säkerställa att gemenskapens resurser används enligt principerna om sund ekonomisk förvaltning bör förvaltnings- och kontrollsystem införas som möjliggör en tillfredsställande verifieringskedja, och ger kommissionen allt nödvändigt stöd för att genomföra kontroller, särskilt stickprovskontroller.

(3)

För att gemenskapens resurser skall användas på ett effektivt och korrekt sätt bör man fastställa enhetliga kriterier för de kontroller som medlemsstaterna genomför enligt artikel 25 i beslut 2004/904/EG.

(4)

För att de utgiftsdeklarationer, för vilka betalning begärs ur fonden enligt artikel 24 i beslut 2004/904/EG, skall kunna behandlas på ett enhetligt sätt bör ett standardformulär utarbetas för dessa deklarationer.

(5)

I enlighet med artikel 3 i protokollet om Förenade kungarikets och Irlands ställning, fogat till Fördraget om Europeiska unionen och Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, har Förenade Kungariket meddelat sin önskan att delta i antagandet och tillämpningen av beslut 2004/904/EG och därmed även i detta beslut.

(6)

I enlighet med artikel 3 i protokollet om Förenade kungarikets och Irlands ställning, fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, deltar Förenade kungariket i beslut 2004/904/EG och följaktligen i detta beslut.

(7)

I enlighet med artiklarna 1 och 2 i protokollet om Danmarks ställning, fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, deltar inte Danmark i beslut 2004/904/EG och är vare sig bundet av det beslutet eller av detta beslut.

(8)

De åtgärder som anges i detta beslut är förenliga med yttrandet från den kommitté som upprättas genom artikel 11 i beslut 2004/904/EG.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

TILLÄMPNINGSOMRÅDE OCH DEFINITIONER

Artikel 1

I detta beslut fastställs tillämpningsföreskrifter för rådets beslut 2004/904/EG när det gäller förvaltnings- och kontrollsystem och regler administrativ och finansiell styrning för bidrag som beviljas från Europeiska flyktingfonden (nedan kallad fonden) och som förvaltas av medlemsstaterna.

Artikel 2

I detta beslut avses med

1.

Behörig myndighet: varje medlemsstats funktionella organ eller varje nationellt offentligt organ som inrättats av en medlemsstat enligt artikel 13.1 i beslut 2004/904/EG.

2.

Befullmäktigad myndighet: varje offentlig myndighet eller privaträttsligt organ som styrs av en medlemsstats lagstiftning och som har ett uppdrag av allmänt intresse, som den ansvariga myndigheten delegerar delar av eller alla sina tillämpningsuppgifter enligt artikel 13.1 i beslut 2004/904/EG.

3.

Attesterande myndighet: varje enskild myndighet eller avdelning som är operationellt oberoende av varje avdelning med ansvar för tillståndsgivning hos den ansvariga myndigheten och av varje befullmäktigad myndighet som inrättats av medlemsstaten för att attestera utgiftsdeklarationer enligt artikel 24.2 i beslut 2004/904/EG.

4.

Kontrollmyndighet: varje enskild myndighet eller avdelning som är operationellt oberoende av varje avdelning med ansvar för tillståndsgivning hos den ansvariga myndigheten och av varje befullmäktigad myndighet som inrättats av medlemsstaten för kontroll och revision av åtgärder enligt artikel 25.1 a i beslut 2004/904/EG.

KAPITEL II

FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEM

Artikel 3

Allmänna bestämmelser

De förvaltnings- och kontrollsystem som införs av medlemsstaterna skall möjliggöra följande:

1.

En klar och tydlig definition av de berörda organens eller enskilda myndighetspersonernas arbetsuppgifter vad gäller förvaltning och kontroll samt en klar och tydlig fördelning av arbetsuppgifterna inom varje organ.

2.

En klar och tydlig uppdelning av arbetsuppgifter mellan organ, avdelningar eller myndighetspersoner som arbetar med styrning, kontroll och attestering av utgifter.

3.

Lämpliga anslag till alla organ eller avdelningar som genomför de uppgifter som de ålagts under den tid de åtgärder som medfinansieras via fonden genomförs.

4.

Effektiva system för internrevision av den ansvariga myndigheten och alla befullmäktigade myndigheter.

5.

Tillförlitlig bokföring, övervakning och ekonomisk rapportering i datoriserad form.

6.

Ett effektivt system för rapportering och övervakning i de fall där uppgifterna delegeras.

7.

Manualer med förfaranden för olika funktioner.

8.

Effektiv revision av att alla förfaranden fungerar väl.

9.

System och rutiner som garanterar att stegen verifieringsprocessen kan följas.

10.

Förfaranden för rapportering och övervakning av oegentligheter och återkrav av felaktigt utbetalda belopp.

Artikel 4

Utnämning av myndigheter

1.   Medlemsstaten skall utse följande myndigheter:

—

En ansvarande myndighet

—

En attesterande myndighet

—

En kontrollerande myndighet

2.   Medlemsstaten skall fastställa alla föreskrifter som styr dess relationer med de nämnda myndigheterna. Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i detta direktiv skall fastställa medlemsstaterna alla de föreskrifter som styr relationerna mellan nämnda myndigheter, vilka skall verka i full enlighet med de institutionella, rättsliga och finansiella systemen i de berörda medlemsstaterna.

3.   Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artikel 3.2 får vissa eller alla av förvaltnings-, attesterings- och kontrollfunktionerna utföras inom samma organ.

Artikel 5

Ansvarig myndighet

1.   Den ansvariga myndigheten skall ansvara för att styra och genomföra fleråriga program med bistånd från fonden på ett effektivt, verkningsfullt och korrekt sätt och särskilt för att

a)

tillställa kommissionen de fleråriga programmen enligt den modell som definieras i bilaga 1,

b)

tillställa kommissionen det årliga programmet enligt den modell som definieras i bilaga 2,

c)

säkerställa att projekt som erhåller finansiering väljs ut enligt de villkor och kriterier som föreskrivs i artiklarna 14 och 20 i beslut 2004/904/EG och i överensstämmelse med de standardförfaranden som anges i artikel 10 i detta beslut, utan att det påverkar tillämpningen av ytterligare kriterier som fastställs i tillämpliga gemenskapsbestämmelser och nationella bestämmelser,

d)

säkerställa en effektiv administrativ, kontraktsenlig och finansiell styrning av åtgärder, i enlighet med de standardförfaranden som anges i artikel 11 i detta direktiv, och

e)

säkerställa transaktionernas laglighet och regelmässighet.

2.   Den ansvariga myndigheten skall införa förfaranden för att säkerställa att alla dokument som rör utgifter och kontroller som krävs för en fullgod verifieringskedja bevaras i enlighet med kraven i artikel 9.

3.   Den ansvariga myndigheten skall se till att kontrollmyndigheten, för att kunna utföra de kontroller som fastställs i artikel 25.1 a i beslut 2004/904/EG, erhåller all nödvändig information om förvaltningsförfaranden i fondens verksamhet och om de projekt som medfinansieras av fonden.

4.   Den ansvariga myndigheten skall säkerställa att den attesterande myndigheten, för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, erhåller all nödvändig information om fondens förvaltningsförfaranden, de projekt som medfinansieras av fonden och resultaten av de kontroller som genomförts av kontrollmyndigheten

5.   Den ansvariga myndigheten skall motta de utbetalningar som gjorts av kommissionen och ansvara för utbetalningarna till stödmottagarna. Den skall inkomma till kommissionen begäran om utbetalning som upprättats i överensstämmelse med bilaga 5, i tillämpliga fall åtföljd av läges- eller slutrapport enligt de mallar som ges i bilagorna 3 och 4, samt av den utgiftsdeklaration som upprättas i överensstämmelse med bilaga 6, vederbörligen attesterad av den attesterande myndigheten.

6.   Den ansvariga myndigheten skall se till att rapporter om genomförande utvärdering av insatser som medfinansieras av fonden överlämnas i enlighet med den tidsplan som fastställs i artikel 28 i beslut 2004/904/EG.

Artikel 6

Delegering av den ansvariga myndighetens uppgifter

När alla eller delar av den ansvariga myndighetens uppgifter har delegerats till en befullmäktigad myndighet, skall den ansvariga myndigheten noggrant ange de delegerade uppgifternas omfattning och fastställa närmare förfaranden för hur uppgifterna skall genomföras, vilka skall vara förenliga med kraven i artikel 3.

Förfarandena skall omfatta att lämna regelbunden information till den ansvariga myndigheten om hur de delegerade uppgifterna faktiskt fullgjorts tillsammans med en beskrivning av de resurser som använts.

De uppgifter som den ansvariga myndigheten har delegerat skall meddelas till och bekräftas av den befullmäktigade myndigheten.

Artikel 7

Kontrollmyndighet

1.   Kontrollmyndigheten skall vara ansvarig för att säkerställa att de kontroller som fastställs i artikel 25.1 a i beslut 2004/904/EG genomförs.

2.   De kontroller som det hänvisas till i punkt 1 skall täcka ett väsentligt urval av de medfinansierade projekten, utvalda på grundval av en riskanalys och motsvarande minst 10 % av de totala stödberättigande utgifterna för varje årligt program. I urvalsmetoden skall följande krav beaktas:

a)

Projekt av tillräckligt varierande typ och omfattning bör ingå.

b)

Hänsyn bör tas till eventuella riskfaktorer som har identifierats genom nationella kontroller eller gemenskapskontroller samt till kostnads- nyttoaspekterna, med beaktande av tidigare genomförda kontroller.

c)

Det bör säkerställas att urvalsmetoderna som används för de kontroller som fastställs i artikel 25 leder till att projekt väljs ut som är representativa för den underliggande populationen i varje årligt program.

3.   Vid kontrollerna skall kontrollmyndigheten kontrollera följande:

a)

Styrnings- och kontrollsystemens effektiva tillämpning samt möjliga brister i tillämpningen och hur allvarliga dessa är.

b)

Att det finns en tillfredsställande verifieringskedja.

c)

Att det finns ett lämpligt antal relevanta redovisningshandlingar med tillhörande verifikationer hos den ansvariga myndigheten eller något annat befullmäktigat organ, stödmottagarna och, i tillämpliga fall, de andra organ eller företag som genomför projekt.

d)

Att utgiftsposterna uppfyller de krav för stödberättigande som anges i kommissionens beslut K(2006)51 slutlig/1, till de krav som närmare anges under det nationella urvalsförfarandet, till villkoren i avtalet om stöd eller andra rättsliga instrument genom vilka bidrag beviljas samt till det arbete som faktiskt utförts.

e)

Att syftet eller det planerade syftet med projektet överensstämmer med de målsättningar som anges i artiklarna 4–7 i beslut 2004/904/EG och gynnar målpopulationen enligt definitionen i artikel 3 i beslut 2004/904/EG.

f)

Att gemenskapens finansiella bidrag uppfyller de villkor som anges i artikel 20 i beslut 2004/904/EG eller i andra tillämpliga gemenskapsbestämmelser, samt att de betalats ut till stödmottagarna utan avdrag eller dröjsmål.

g)

Att den medfinansiering som krävs faktiskt har ställts till förfogande.

4.   Den slutliga rapporten om genomförandet av det årliga program som definieras i artikel 28.2 i beslut 2004/904/EG skall innefatta resultaten av alla kontroller som utförts av kontrollmyndigheten samt en beskrivning av åtgärder som vidtagits av den ansvariga myndigheten med anledning av konstaterade avvikelser och oegentligheter.

Artikel 8

Attesterande myndighet

Den attesterande myndigheten skall ansvara för att attestera de utgiftsredovisningar som upprättats av den ansvariga myndigheten i enlighet med artikel 24 i beslut 2004/904/EG, enligt mallen i bilaga 6.

Attesteringen skall ge en försäkran om att

1.

utgiftsredovisningen är korrekt och har utarbetats med hjälp av tillförlitliga bokföringssystem och grundar sig på kontrollerbara verifikationer,

2.

de deklarerade utgifterna överensstämmer med tillämpliga EU-bestämmelser och nationella bestämmelser och har uppstått i samband med projekt som valts ut för finansiering i enlighet med de kriterier som gäller för det årliga programmet och i överensstämmelse med gällande EU-bestämmelser och nationella bestämmelser,

3.

attesteringen avser att den attesterande myndigheten har erhållit fullgod information från den ansvariga myndigheten om de tillämpade förvaltningsförfarandena, de projekt som medfinansieras av fonden samt de kontroller som utförts med avseende på de utgifter som ingår i utgiftsredovisningen,

4.

resultaten av samtliga revisioner som utförts av kontrollmyndigheten har vederbörligen beaktats, och

5.

eventuella återkrävda belopp av gemenskapsmedel som oriktigt utbetalats till följd av konstaterade oegentligheter, i tillämpliga fall inklusive ränta, har vederbörligen dragits av från utgiftsredovisningen.

Artikel 9

Verifieringskedja

1.   I medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem skall det finnas en tillfredsställande verifieringskedja.

2.   En verifieringskedja skall anses tillfredsställande om den gör det möjligt

a)

att kontrollera att de attesterade utgiftsredovisningar som inlämnats till kommissionen överensstämmer med enskilda utgiftsposter med tillhörande verifikationer som förvaras på de olika administrativa nivåerna hos den ansvariga myndigheten och en eventuellt befullmäktiga myndighet, liksom av stödmottagarna,

och

b)

kontroll av hur de medel från gemenskapen som fonden beviljat fördelats och överförts liksom av varifrån medfinansiering av projekten kommer.

3.   Den ansvariga myndigheten skall upprätta förfaranden som säkerställer att förvaringsplatsen för alla de dokument som avser enskilda utbetalningar inom ramen för Europeiska flyktingfonden finns registrerad, och att dessa dokument hålls tillgängliga för kontroll när så begärs av

a)

kontrollmyndigheten,

b)

den attesterande myndigheten, eller

c)

bemyndigade tjänstemän och ombud från kommissionen, inberäknat tjänstemän från Europeiska bedrägeribekämpningsbyrån (OLAF), och revisionsrätten.

4.   Under de fem år som följer efter kommissionens slutbetalning i samband med varje årligt program skall den ansvariga myndigheten för kommissionen, Europeiska bedrägeribekämpningsbyrån (OLAF) och Europeiska revisionsrätten hålla tillgängliga samtliga verifikationer som rör utgifterna och kontrollerna för det berörda projektet, antingen i form av originalhandlingar eller i form av bestyrkta kopior på allmänt erkända datamedier. Rättsliga förfaranden eller en motiverad begäran från kommissionen skall ha suspensiv verkan på denna tidsfrist.

KAPITEL III

BESTÄMMELSER FÖR DEN ANSVARIGA MYNDIGHETENS ADMINISTRATIVA OCH FINANSIELLA FÖRVALTNING AV PROJEKT

Artikel 10

Förfaranden för urval och tilldelning

Den ansvariga myndigheten skall fastställa närmare förfaranden för valet av insatser att medfinansieras av fonden, som bland annat skall omfatta följande:

a)

Upprättandet av urvals- och tilldelningsförfaranden i överensstämmelse med principerna om öppenhet och lika behandling, och i förekommande fall, med tillämpliga regler för offentlig upphandling, och med vidtagande av alla nödvändiga åtgärder för att undvika möjliga intressekonflikter.

b)

Publicering av förslagsinfordringar och anbudsinfordringar via lämpliga kanaler på det nationella och regionala planet.

c)

Mottagande av ansökningar, erkännande av mottagande, registrering och arkivering av ansökningar om medfinansiering.

d)

Formell, kvantitativ och budgetmässig analys och bedömning av ansökningar enligt de kriterier som angivits i förslags- och anbudsinfordringarna.

e)

Anordnande av möten och upprätthållande av kontakter med urvals- och bedömningspaneler.

f)

Samråd med behöriga organ vad gäller de föreslagna åtgärdernas komplementaritet med andra finansiella instrument på regional, nationell och gemenskapsnivå.

g)

Antagande av beslut om den ansvariga myndighetens urval av projekt på en lämplig nivå.

h)

Offentliggörande av resultaten av urvals- och tilldelningsförfarandet.

i)

Skriftlig information till varje ansökande om resultaten av urvalsprocessen med en förklaring angående urvalsbesluten.

Artikel 11

Förfaranden för administrativa, avtalsmässiga och ekonomiska aspekter på förvaltningen av insatserna.

1.   Den ansvariga myndigheten skall fastställa närmare förfaranden för förvaltningen av insatser, bland annat följande:

a)

Undertecknandet av kontrakt, avtal om stöd eller andra motsvarande rättsliga instrument med utvalda stödmottagare.

b)

Uppföljningsavtal och ändringar till dessa genom att upprätta ett system för den administrativa uppföljningen av projekt (skriftväxling, utfärdande och uppföljning av ändrings- och påminnelseskrivelser, mottagande och bearbetning av rapporter osv.)

c)

Analys av verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter över projekt, kontroll av leveranser av medfinansierade produkter och tjänster, och, där så är lämpligt, även kontroller på plats.

d)

Kontroll av att de projektutgifter som uppgivits är faktiska utgifter och att utgifterna uppfyller de krav för stödberättigande som anges i beslut K(2006)51 slutlig/1 och i nationella bestämmelser.

e)

Villkoren för mottagning, kontroll och godkännande av betalningsansökningarna, betalningsförordnande, utbetalning och utgiftsredovisning.

f)

Återvinning av outnyttjade medel eller medel som av stödmottagarna använts för att täcka utgifter som inte berättigar till stöd.

2.   I de kontrakt eller avtal om stöd som avses i punkt 1 a skall bland annat följande fastställas:

a)

Bidragsbeloppet och den maximala bidragsprocenten för projektets stödberättigande och totala kostnader.

b)

En detaljerad beskrivning av tidsplan för det understödda projektet.

c)

Den avtalade finansplan och en finansieringsplan för projektet.

d)

Tidsplanen och bestämmelser för genomförandet av avtalet (rapporteringsskyldigheter, ändringar, avslut …).

e)

En definition av stödberättigande kostnader.

f)

Villkor rörande utbetalningen av bidraget och bokföringskrav.

3.   Den ansvariga myndigheten skall upprätta ett system för att registrera och i datoriserad form behålla detaljerad redovisning om varje projekt i de årliga programmen och skall svara för insamling av lämpliga uppgifter om projektens genomförande med avseende på finansiell förvaltning, övervakning och utvärdering

KAPITEL IV

ÖVERVAKNING

Artikel 12

Medlemsstaternas ansvar

1.   Medlemsstaterna skall ansvara för en sund ekonomisk förvaltning av de fleråriga och årliga programmen och för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. De skall säkerställa att behöriga myndigheter, inberäknat eventuell befullmäktigad myndighet, attesterade myndigheter, kontrollmyndigheter och alla övriga berörda organ erhåller fullgod vägledning om tillhandahållandet av förvaltnings- och kontrollsystem som säkerställer att gemenskapsmedel används på ett effektivt och korrekt sätt.

2.   Medlemsstaterna skall se till att förvaltnings- och kontrollsystemen har införts i enlighet med kraven i artiklarna 3–11. De skall även ansvara för att säkerställa att systemet fungerar effektivt under hela den period insatser som finansieras av fonden genomförs.

3.   Medlemsstaterna skall, när de lägger fram förslaget till det årliga programmet 2005, förse kommissionen med en beskrivning av den ansvariga myndighetens och en eventuell befullmäktigad myndighets, liksom de attesterade och kontrollerande myndigheternas, system för attestering och kontroll, i enlighet med de krav som anges i artiklarna 3–11.

4.   Medlemsstaterna skall tillhandahålla en uppdaterad beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystem varje gång väsentliga förändringar görs i system och förfaranden.

Artikel 13

Kommissionens ansvar

1.   Inom 12 månader efter att ha mottagit den beskrivning som avses i artikel 12.3 skall kommissionen utföra en dokumenterad analys av de förvaltnings- och kontrollsystem som införts av medlemsstaterna, liksom kontroller på plats av genomförandeförfaranden, kontrollsystem, redovisningsprinciper och de tilldelningsförfaranden för upphandlingar och bidrag som den ansvariga myndigheten och en eventuell befullmäktiga myndighet tillämpar. Kommissionen skall informera medlemsstaten om alla eventuella ofullständigheter eller brister som upptäckts i systemen och om nödvändiga korrigerande åtgärder.

2.   Utan att det påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artikel 26 i rådets beslut 2004/209/EG skall kommissionen se över de förfaranden och system som införts av medlemsstaterna varje gång betydande förändringar görs.

Artikel 14

Samarbete med medlemsstaternas kontrollorgan

1.   Kommissionen skall samarbeta med de kontrollmyndigheter som utsetts av medlemsstaterna i syfte att samordna deras respektive kontrollplaner och revisionsmetoder och skall sörja för omedelbart utbyte av resultaten från revisionerna av förvaltnings- och kontrollsystem så att kontrollresurserna används på bästa möjliga sätt och onödigt dubbelarbete undviks.

2.   Kommissionen och kontrollmyndigheterna skall mötas regelbundet och minst en gång om året för att tillsammans undersöka resultat av kontroller som ingår i de årliga rapporter som överlämnats enligt artikel 28.2 i beslut 2004/904/EG, och för att utbyta åsikter om andra frågor som rör förbättringen av förvaltnings- och kontrollsystemen.

KAPITEL V

RUTINER FÖR ANVÄNDNINGEN AV EURO

Artikel 15

Fleråriga och årliga program

1.   Utkast till fleråriga och årliga program som det hänvisas till i artikel 16 i beslut 2004/904/EG skall lämnas in till kommissionen i euro.

2.   Medlemsstater som inte har euron som sin valuta vid dagen för inlämnande av utkastet till flerårigt och årligt program skall redovisa den ekonomiska informationen i bilagorna 1 och 2 till detta beslut både i euro och i nationell valuta. Den växelkurs som tillämpas för omräkning av nationell valuta till euro skall vara den dagskurs som offentliggörs i C-serien av Europeiska unionens officiella tidning den sista arbetsdagen i den månad som föregår den månad då utkastet till flerårigt och årligt program skall lämnas in till kommissionen.

Artikel 16

Rapporter, utgiftsdeklarationer och ansökningar om betalning.

1.   Lägesrapporter, slutliga genomföranderapporter, utgiftsdeklarationer och ansökningar om betalning som det hänvisas till i beslut 2004/904/EG skall föreläggas kommissionen i euro.

2.   Medlemsstater som inte har euron som sin valuta den dag rapporterna skall läggas fram kan presentera den ekonomiska informationen i bilagorna 3, 4 och 6 till detta beslut i både euro och nationell valuta. Växelkursen vid omräkning av nationell valuta i euro för utgifter i nationell valuta skall i detta fall vara den dagskurs som offentliggörs i C-serien av Europeiska unionens officiella tidning den sista arbetsdagen i den månad som föregår månaden då utgifterna togs upp i den ansvariga myndighetens redovisning.

3.   När euron införs som officiell valuta i en medlemsstat som har genomfört det omräkningsförfarande som anges i det föregående stycket skall detta förfarande fortsätta att vara tillämpligt på alla utgifter som tagits upp i den ansvariga myndighetens redovisning före den dag då den fasta omräkningskursen mellan den nationella valutan och euron trädde i kraft.

KAPITEL VI

GRANSKNING OCH GODKÄNNANDE AV RÄKENSKAPERNA

Artikel 17

Granskning och godkännande av räkenskaperna

1.   Inom nio månader från slutdatum för bidragsberättigande av kostnader som definierats i det årliga beslutet om medfinansiering av fonden skall den ansvariga myndigheten inkomma med följande dokument till kommissionen:

a)

Slutrapporten om genomförandet av det årliga programmet upprättad enligt den modell som anges i bilaga 4.

b)

Den slutliga utgiftsdeklarationen upprättad enligt den modell som anges i bilaga 6, attesterad av den attesterande myndigheten.

c)

Den rapport som upprättas av kontrollmyndigheten om de kontroller som utförts.

d)

En ansökan om betalning eller deklaration om ersättning för erlagda utlägg som upprättats enligt modellen i bilaga 5.

2.   Den niomånadersperiod som avses i punkt 1 skall avbrytas om kommissionen beslutar att hålla inne utbetalningen av medfinansieringen till det årliga programmet enligt bestämmelserna i artikel 26.2 i beslut 2004/904/EG. Perioden skall börja löpa igen från den dag det kommissionsbeslut som det hänvisas till i artikel 26.3 i beslut 2004/904/EG har meddelats medlemsstaten.

3.   Utan att det påverkar artikel 26 i beslut 2004/904/EG skall kommissionen, inom sex månader efter det att den mottagit de handlingar som avses i punkt 1, underrätta medlemsstaten om det utgiftsbelopp som godkänts av kommissionen att belasta fonden, och om finansiella korrigeringar mellan redovisade utgifter och utgifter som godkänts att belasta fonden. Medlemsstaten skall ha tre månader på sig att lägga fram sina synpunkter.

4.   Senast tre månader efter det att medlemsstaten inkommit med sina synpunkter skall kommissionen fatta ett beslut om huruvida det godkända utgiftsbeloppet skall belasta fonden och återkräva saldot mellan de slutligen godkända utgifterna och de belopp som redan utbetalats till medlemsstaterna.

5.   Om den ansvariga myndigheten inte tillhandahåller de dokument som krävs enligt punkt 1 i rätt tid och i ett godtagbart format, skall kommissionen automatiskt avbryta fondens medfinansiering för den period som täcks av medfinansieringsbeslutet, utfärda återvinningsorder för alla belopp som redan utbetalats som medfinansiering enligt medfinansieringsbeslutet samt återta utestående belopp som hänför sig till detta.

6.   Det automatiska återtagande som avses i punkt 5 skall avbrytas för det belopp som avser de berörda projekten, under den tid rättsliga förfaranden eller ett administrativt överklagande med uppskjutande verkan pågår i medlemsstaterna, när det dokument som anges i punkt 1 skulle ha lämnats in. Medlemsstaten skall i den partiella slutrapporten lämna närmare upplysningar om sådana projekt och rapportera om hur projekten fortskrider varje halvår. Inom tre månader från det att de rättsliga förfarandena eller det administrativa överklagandet avslutats skall medlemsstaten lämna in de handlingar som krävs enligt punkt 1 för de berörda projekten.

KAPITEL VII

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 18

Slutbestämmelser

Medlemsstaterna får tillämpa nationella bestämmelser om kontroll som är striktare än dem som föreskrivs i detta beslut.

Artikel 19

Detta beslut riktar sig till Konungariket Belgien, Republiken Tjeckien, Förbundsrepubliken Tyskland, Republiken Estland, Republiken Grekland, Konungariket Spanien, Republiken Frankrike, Irland, Republiken Italien, Republiken Cypern, Republiken Lettland, Republiken Litauen, Storhertigdömet Luxemburg, Republiken Ungern, Republiken Malta, Konungariket Nederländerna, Republiken Österrike, Republiken Polen, Republiken Portugal, Republiken Slovenien, Republiken Slovakien, Republiken Finland, Konungariket Sverige och Förenade konungariket Storbritannien och Nordirland.

Utfärdat i Bryssel den 20 Januari 2006.

På kommissionens vägnar

Franco FRATTINI

Vice ordförande

(1)  EUT L 381, 28.12.2004, s. 52.

BILAGA 1

EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN

UTKAST TILL FLERÅRIGT PROGRAM (2005–2007)

1.   MEDLEMSSTAT

…

2.   ANSVARIG MYNDIGHET ENLIGT ARTIKEL 13 I BESLUTET OM EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN (MEDLEMSSTATENS FÖRVALTNINGSORGAN ELLER NATIONELLA OFFENTLIGA ORGAN)

Den ansvariga myndigheten i den mening som avses i artikel 13 i beslut 2004/904/EG

Namn: …

Adress: …

Namn på ansvarig person …

Kontaktperson: …

Kontaktpersonens funktion: …

Tfn …

Fax: …

E-post: …

Delegerad befogenhet i den mening som avses i artikel 13.1 i beslut 2004/904/EG (i lämpliga fall)

(Bifoga det officiella dokument i vilket den ansvariga myndigheten har delegerat befogenheten genomföra Europeiska flyktingfondens insatser till det delegerade organet.)

Namn: …

Adress: …

Namn på ansvarig person …

Kontaktperson: …

Kontaktpersonens funktion: …

Tfn …

Fax: …

E-post: …

3.   SITUATION I MEDLEMSSTATEN

Beskriv den rådande situationen i ert land, vad avser mottagningsförhållanden, asylförfaranden och frivilligt återvändande av målgrupper som omfattas av artikel 3 i beslut 2004/904/EG. I beskrivningen bör följande ingå:

1.

En översikt över utvecklingstendensen från och med år 2003 med avseende de målgrupper som det hänvisas till i artikel 3 inklusive en kortfattad beskrivning av asylsökandes, flyktingars och fördrivna personers sociala villkor (omflyttning om tillämpligt).

2.

En indikation på de faktiska offentliga utgifterna för mottagning, asylförfaranden, integration och frivilligt återvändande från och med början av 2003.

3.

De huvudsakliga resultaten av insatser/projekt som finansierats av nationella medel (förutom Europeiska flyktingfonden) med avseende på mottagning, asylförfaranden, integration och frivilligt återvändande. Gör en övergripande bedömning av effekten av dessa insatser/projekt.

4.

De huvudsakliga resultaten av de insatser/projekt som medfinansierats av Europeiska flyktingfonden i ert land under tidigare år med avseende på mottagning, asylförfaranden, integration och frivilligt återvändande. Gör en övergripande bedömning av effekten av dessa insatser/projekt.

5.

En analys av bristerna inom ert land med avseende på mottagning, asylförfaranden, integration och frivilligt återvändande.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

4.   ANALYS AV BEHOVEN I MEDLEMSSTATEN

Gör en analys av behoven i ert land i fråga om mottagande, asylförfaranden, integration och frivilligt återvändande samt indikera de operativa mål som ställts upp för att uppfylla dessa behov under den period som täcks av programmet (2005–2007), med beaktande av kommissionens riktlinjer för den fleråriga planeringen av prioriterade insatser enligt specifikationen nedan:

Prioritet 1

Genomförande av de huvudsakliga insatserna inklusive den rörande integration som anges i nedanstående rättsakter:

a)

Rådets förordning (EG) nr 343/2003 (1) av den 18 februari 2003 om kriterier och mekanismer för att avgöra vilken medlemsstat som har ansvaret för att pröva en asylansökan som en medborgare i tredje land har gett in i någon medlemsstat

b)

Rådets förordning (EG) nr 2725/2000 (2) av den 11 december 2000 om inrättande av Eurodac för jämförelse av fingeravtryck för en effektiv tillämpning av Dublinkonventionen

c)

Rådets förordning (EG) nr 407/2002 (3) av den 28 februari 2002 om vissa tillämpningsföreskrifter för förordning (EG) nr 2725/2000 om inrättande av Eurodac för jämförelse av fingeravtryck för en effektiv tillämpning av Dublinkonventionen

d)

rådets direktiv 2001/55/EG (4) av den 20 juli 2001 om miniminormer för att ge tillfälligt skydd vid massiv tillströmning av fördrivna personer och om åtgärder för att främja en balans mellan medlemsstaternas insatser för att ta emot dessa personer och bära följderna av detta,

e)

Rådets direktiv 2003/9/EG (5) av den 27 januari 2003 om miniminormer för mottagande av asylsökande i medlemsstaterna

f)

Rådets direktiv 2003/86/EG (6) av de 22 september 2003 om rätt till familjeåterförening, i fråga om bestämmelser som rör flyktingar

g)

Rådets direktiv 2004/83/EG (7) av den 29 april 2004 om miniminormer för när tredjelandsmedborgare eller statslösa personer skall betraktas som flyktingar eller som personer som av andra skäl behöver internationellt skydd samt om dessa personers rättsliga ställning och om innehållet i det beviljade skyddet.

…

…

…

Prioritet 2

Förberedandet av genomförandet av principer och insatser som planeras i rådets direktiv om minimistandarder avseende förfaranden i medlemsstaterna för beviljande och återtagande av flyktingstatus i medlemsstaterna vilket kommer att antas under 2005

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Prioritet 3

Genomförande av åtgärder som syftar till att förbättra kvaliteten på förfarandena för att behandla ansökningar om internationellt skydd i medlemsstaterna, exempelvis genom

—

ett enhetligt förfarande för bedömning av ansökningar om internationellt skydd,

—

förstärkt insamling och utvärdering samt effektivare användning av information om länder eller ursprungsregioner,

—

strategier för att hantera den särskilda press som asylsystem och mottagningskapacitet i vissa medlemsstater utsätts för, bland annat på grund av deras geografiska läge,

—

oberoende, kvalitativa översyner av asylsystemen i medlemsstaterna som genomförs i samarbete med asylmyndigheterna,

—

förstärkning av beslutsfattandet i första instans för att påskynda hela förfarandet från början till slut och se till att slutliga beslut har en solid grund,

—

åtgärder för att öka integriteten i medlemsstaternas asylsystem, i synnerhet genom frivilligt återvändande för de personer som kan komma i fråga, och

—

strategier för att identifiera och hantera fall där ett förenklat eller påskyndat förfarande eller något särskilt mottagningsarrangemang kan vara lämpligt.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Prioritet 4

Genomförande av åtgärder rörande asylsökande, flyktingar eller personer som omfattas av tillfälligt eller subsidiärt skydd, och underåriga enligt principen om att handla för barnets bästa.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Prioritet 5 (frivillig)

För medlemsstater som har upprättat eller är villiga att upprätta vidarebosättningsprogram, åtgärder som i synnerhet gäller mottagande och rådgivning för personer som kommer till medlemsstaterna under sådana program och förvaltning av sådana program.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

5.   STRATEGIN FÖR ATT UPPNÅ DESSA MÅL

a)

Presentera en lämplig strategi för att uppnå de ovan angivna målen 4. och ange deras inbördes prioritetsordning. Beskriv kortfattat vilka typer av insatser som planeras för att förverkliga dessa prioriteringar. På vilket sätt är dessa villkor relevanta för att förverkliga de ovan angivna prioriteringarna?

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

b)

Beskriv det samrådsförfarande som genomförts med lämpliga partners i enlighet med artikel 13.3 a.

…

…

…

…

…

…

6.   FÖRENLIGHET MED ANDRA INSTRUMENT

Redogör för om och på vilket sätt denna strategi är förenlig med andra instrument på regional och nationell nivå samt gemenskapsnivå.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

7.   VÄGLEDANDE FINANSIERINGSPLAN

Utarbeta en vägledande finansieringsplan, som för varje år och insats anger föreslagna ekonomiska bidrag samt det totala beloppet offentlig och/eller privat medfinansiering.

Vägledande finansieringsplan (treårsplan)

 

Offentliga anslag

Privat

Totalt

Gemenskapen (EFF)

Staten

Regioner

Lokala myndigheter

Mottagande och asylförfaranden

Totalt

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

 

 

 

 

 

0,00

2006

 

 

 

 

 

0,00

2007

 

 

 

 

 

0,00

Integration

Totalt

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

 

 

 

 

 

0,00

2006

 

 

 

 

 

0,00

2007

 

 

 

 

 

0,00

Frivilligt återvändande

Totalt

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

 

 

 

 

 

0,00

2006

 

 

 

 

 

0,00

2007

 

 

 

 

 

0,00

Tekniskt bistånd

Totalt

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

 

 

 

 

 

0,00

2006

 

 

 

 

 

0,00

2007

 

 

 

 

 

0,00

SUMMA

 

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2005

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2006

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

2007

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Hänvisa till artikel 15 i detta beslut.

8.   MEDFINANSIERINGEN FRÅN EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN SKALL FRAMGÅ

Finansiering från Europeiska flyktingfonden skall framgå tydligt i all verksamhet som rör insatser som får stöd enligt programmet. Synliggörandet omfattar bland annat följande:

—

Att använda EU-symbolen och ange att insatsen medfinansieras av Europeiska flyktingfonden på allt material som framställs av den nationella myndighet som genomför programmet (projektförslagsinfordran, riktlinjer, ansökningsblanketter, brev till sökande och dylikt).

—

Att informera alla stödmottagare om medfinansieringen från Europeiska flyktingfonden.

—

Att använda EU-symbolen på all utrustning som köps in för projektet.

—

Att använda EU-symbolen och lämna uppgift om medfinansiering från Europeiska flyktingfonden på allt relevant marknadsföringsmaterial, broschyrer, brevpapper, PR-material och dylikt.

—

Att använda EU-symbolen och lämna uppgift om medfinansiering från Europeiska flyktingfonden i stödmottagarnas lokaler (till exempel på kontorsväggar, vid ingångar och dylikt).

—

Att, när projekt nämns vid seminarier och konferenser, informera åhörarna om medfinansieringen från Europeiska flyktingfonden.

Följande erkännande bör användas för medfinansiering från Europeiska flyktingfonden: ”projekt medfinansierat av Europeiska flyktingfonden”.

EU-symbolen kan laddas ned från följande webbplats: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_sv.htm

Av allt publicerat material där medfinansiering från Europeiska flyktingfonden nämns måste det framgå att upphovsmannen svarar för innehållet och att kommissionen inte ansvarar för hur informationen kan komma att användas.

(1)  EUT L 50, 25.2.2003, s. 1.

(2)  EGT L 316, 15.12.2000, s. 1.

(3)  EGT L 62, 5.3.2002, s. 1.

(4)  EGT L 212, 7.8.2001, s. 12.

(5)  EUT L 31, 6.2.2003, s. 18.

(6)  EUT L 251, 3.10.2003, s. 12.

(7)  EUT L 304, 30.9.2004, s. 12.

Bilaga (i)

till utkastet till det årliga programmet 2005

Beskrivning av de styr- och kontrollsystem som medlemsstaten infört för genomförandet av Europeiska flyktingfonden II

Med tanke på medlemsstaternas ansvar för att sköta de projekt som stöds av Europeiska flyktingfonden i enlighet med artikel 12.2 c i beslut 2004/904/EG ber vi er beskriva de system för genomförande som införts i syfte att a) säkerställa samordningen av insatserna och deras inbördes förenlighet, b) välja ut projekten och säkerställa att urvalsförfarandena är öppna och överblickbara samt c) styra, övervaka, kontrollera, utvärdera och revidera projekt.

Genomförandet skall följa de genomförandebestämmelser som kommissionen har antagit enligt artikel 13.5 i beslut 2004/904/EG.

För beskrivningen av genomförandesystemen ber vi er använda frågeformuläret i bilaga (i). Lämna in detta frågeformulär tillsammans med förslaget till årligt program för år 2005.

Vi ber er notera att en uppdaterad beskrivning av styr- och kontrollsystem bör lämnas till kommissionen varje gång väsentliga förändringar görs i system och förfaranden.

Datum:

1.   RAM FÖR INSATSERNA

1.1   Rättslig ram

(Ange lagstiftning och nationella bestämmelser som gäller för styr- och kontrollförfaranden för Europeiska flyktingfondens insatser)

Nationell lagstiftning tillämplig på styrning av Europeiska flyktingfondens insatser

…

…

…

…

…

…

Särskilda nationella bestämmelser som antagits för styrning av Europeiska flyktingfondens insatser

…

…

…

…

…

1.2   Ansvarig myndighet eller bemyndigat organ

Den ansvariga myndigheten i den mening som avses i artikel 13 i beslut 2004/904/EG

(Bifoga det officiella dokument genom vilket det offentliga organet i fråga utsetts till ”ansvarig myndighet” för att sköta Europeiska flyktingfondens insatser.

Namn: …

Adress: …

Namn på ansvarig person …

Kontaktperson: …

Kontaktpersonens funktion: …

Tfn …

Fax: …

E-post: …

Befullmäktigat organ i den mening som avses i artikel 13.1 i beslut 2004/904/EG (i lämpliga fall)

(Bifoga det officiella dokument i vilket den ansvariga myndigheten har delegerat befogenheten att genomföra Europeiska flyktingfondens insatser till det delegerade organet)

Namn: …

Adress: …

Namn på ansvarig person …

Kontaktperson: …

Kontaktpersonens funktion: …

Tfn …

Fax: …

E-post: …

2.   DET ANSVARIGA/BEFULLMÄKTIGADE ORGANETS STRUKTUR OCH RESURSER

Bifoga ett detaljerat organisationsschema med en kortfattad beskrivning av befattningar Om genomförandet av Europeiska flyktingfondens insatser har delegerats ombeds ni bifoga ett organisationsschema och en kortfattad beskrivning av befattningar för det befullmäktigade organet.

2.1   Det ansvariga/befullmäktigade organets ställning

Vilken rättslig ställning har det ansvariga organet?

Offentligt organ

Offentligrättslig inrättning eller offentligrättsligt kontor.

Vad är det ansvariga organets rättsliga ställning?

Offentligt organ

Offentligrättslig inrättning eller offentligrättsligt kontor.

Privaträttslig enhet

Annat (precisera) …

2.2   Förteckning över befattningshavare

Ansvarig myndighet (nyckelbefattningshavare som arbetar med att sköta Europeiska flyktingfondens medel)

Befattning

Namn

Ställning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Befullmäktigat organ (i förekommande fall)

Befattning

Namn

Ställning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3   Användning av externa organisationer

(Ange om den ansvariga myndigheten/den befullmäktigade myndigheten använder sig av externa organisationer för att utföra en eller flera av de arbetsuppgifter som den anförtrotts, och om så är fallet, beskriv närmare formerna för denna externalisering av arbetsuppgifter)

…

…

…

…

3.   BESKRIVNING AV ÅLIGGANDEN SOM BÖR INGÅ I FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEM

3.1   Fördelning av arbetsuppgifter

Uppgifter

Enheter/avdelningar/ansvariga personer

Utarbetande av nationella fleråriga och årliga program

 

Offentliggörande av förslagsinfordringar (bidrag)

 

Mottagande och registrering av förslag

 

Administration och analys av förslagen (stödberättigande)

 

Finansiell analys av förslag

 

Bedömning av förslag

 

Teknisk analys av förslag

 

Val av projekt (beslut)

 

Meddelande av beslut till bidragssökande

 

Framtagande av bidragsöverenskommelsen rörande projektet

 

Undertecknande av bidragsöverenskommelser

 

Övervakning av projektgenomförandet

 

Mottagande av betalningsansökningar/fakturor

 

Analys av stödmottagarnas betalningsansökningar/fakturor

 

Godkännande av betalningar

 

Kontroller avseende projekt (1)

 

Betalningsfunktion

 

Utarbetande och offentliggörande av anbudsinfordringar

 

Mottagande och registrering av anbud

 

Administrativ analys av anbud

 

Ekonomisk analys av anbud

 

Teknisk analys av anbud

 

Förfarande för tilldelning av kontrakt

 

Undertecknande av kontrakt

 

Utkast till årlig genomföranderapport

 

Medlemsstatens utkast till utgiftsredovisning som sänts till Europeiska kommissionen

 

Medlemsstatens utkast till betalningsansökningar som sänts till Europeiska kommissionen

 

Insändande av betalningsansökningar från medlemsstaten till Europeiska kommissionen

 

Revision av förvaltningssystem (2)

 

Utvärdering (1)

 

3.2   Avskiljande av arbetsuppgifter

(Om förvaltnings-, betalnings- och kontrolluppgifter utförs inom samma enhet (avdelning) ombeds ni närmare ange hur dessa verksamheter tydligt avskiljs)

…

…

…

…

…

…

…

Upptagande av inkomster och utgifter för Europeiska flyktingfonden i redovisningen

3.2.1   Redovisningsordningar

Hur tas anslag från Europeiska flyktingfonden upp i redovisningen?

Särskild budgetrubrik i den nationella budgeten

Icke budgeterad post

Särskilt specialbankkonto

Annat (precisera) …

3.2.2   Beskrivning av överföringsförloppet genom vilken medel görs tillgängliga och skickas från det konto i medlemsstaten som det betalats in på till den slutlige mottagarens särskilda konto.

Nivåer

Kontonamn

Ansvarig person

Image

 

 

 

Inkommande fondmedel från EG

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Slutmottagare

 

 

Liknar godkännandeförloppet för betalningar från Europeiska flyktingfonden det som gäller för betalningar från den nationella budgeten?

Ja

Nej

Om så inte är fallet, beskriv skillnaden och ange underliggande skälen

…

…

…

…

…

…

3.2.3   Beskriv reglerna (om de tillämpas) för att föra över anslag från Europeiska flyktingfonden och nationella medfinansieringsanslag i de fall offentliga medel berörs

…

…

…

…

…

…

…

…

4.   ANALYS AV FÖRVALTNINGSPROCESSEN – BESKRIVNING AV FÖRLOPP OCH FÖRFARANDEN

4.1   Utarbetande av fleråriga och årliga program

Vem utarbetar det fleråriga och årliga program som lämnas in till kommissionen?

…

…

…

…

Hur inbegrips särskilt finansieringsplanerna i dessa program?

…

…

…

…

…

…

Inbegriper dessa förberedelser kontakter med lämpliga partners för att upprätta det fleråriga programmet eller med potentiella stödmottagare innan det årliga programmet upprättas (infordran av intresseanmälningar, förslagsinfordringar, anbudsförfaranden)?

…

…

…

…

4.2   Förslagsinfordringar och projekturval/anbudsförfaranden

Har dokument (manualer, cirkulärskrivelser, handledningar till förfaranden) som fastställer de förfaranden som beskrivs nedan antagits av den ansvariga myndigheten/det befullmäktigade organet?

Ja

Nej

4.2.1   Upprättande av förslagsinfordringar/anbudsinfordringar

—

Utarbetande och godkännande av förslagsinfordringar/anbudsinfordringar

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

Dokument som skall bifogas

 

 

 

2005 års förslagsinfordringar (inklusive ansökningsformulär, anbudsinfordringar

—

Vem rådfrågas innan förslagsinfordringarna/anbudsinfordringarna slutförs?

Andra avdelningar

Andra nationella myndigheter

Europeiska kommissionen

På annat sätt

 Andra (precisera) …

4.2.2   Offentliggörande av förslagsinfordringar/anbudsinfordringar

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 


—

Former för offentliggörande:

 

—

Den nationella officiella tidningen och Europeiska unionens officiella tidning (om det krävs enligt upphandlingsförfarandet

 

—

Särskilda webbplatser på Internet

 

—

dagspressen

 

—

Specialtidningar

 

—

Broschyrer och foldrar

—

På annat sätt

 (precisera) …

4.2.3   Stöd för sökande att förbereda förslag/anbud (t.ex. dokument eller tjänster som förklarar förslagsinfordringar/anbud, såsom vägledningar försökande osv.)

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

Dokument som skall bifogas

 

 

 

Befintliga dokument eller utkast

4.2.4   Mottagande och registrering av förslags-/anbudshandlingar

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

—

Mottagande av förslag/anbud bekräftas genom:

—

Mottagningsbevis

—

Brev/fax/e-post

—

På annat sätt

 (precisera) …

—

Ingen bekräftelse

—

Kontroll av att fastställda sänd/mottagningsdatum iakttagits och att de förslags-/anbudshandlingar som mottagits är kompletta:

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

4.2.5   Analys av förslags-/anbudshandlingar

a)

Administrativ analys

(information om sökande, kontroll av behörighetskriterier osv.)

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

b)

Teknisk analys

(analys mot bakgrund av de urvals- och tilldelningskriterier som angivits i förslagsinfordran/anbudsspecifikationerna

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

Har exakta urvals- och tilldelningskriterier definierats?

Ja

Nej

Om så är fallet, anges dessa i ett dokument (analytisk checklista osv.)

Ja

Nej

c)

Ekonomisk analys

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

Har exakta kriterier definierats (referensvärden/utgiftstak för olika utgiftskategorier)?

Ja

Nej

Om så är fallet, anges dessa i ett dokument (analytisk checklista osv.)?

Ja

Nej

4.2.6   Koppling till andra gemenskapsinitiativ eller program

Görs kontroller för att upptäcka eventuella dubbleringar med insatser/projekt som finansieras i er medlemsstat inom ramen för andra gemenskapsinitiativ eller program, exempelvis Equal?

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

4.2.7   Bedömning och urval av förslag/anbudstilldelningsförfaranden)

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

(Beskriv vilka parter som är involverade [intern bedömning, externa utvärderare, bedömningskommittéer] i bedömningen av insända förslag/anbud

…

…

…

…

…

4.2.8   Beslut att välja ut/förkasta förslag/anbud

Vem är formellt ansvarig för beslutet att välja ut eller förkasta ett anbud?

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

4.2.9   Meddelande av beslut att förkasta förslag/anbud

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

Meddelas i ett brev som sänds till den sökande/anbudsgivaren skälen för avslag anges där?

Ja

Nej

Anges skälen för avslag i brevet?

Ja

Nej

4.2.10   Godkännande av projektet/beslut om att bevilja medel/tilldelning av kontrakt

Redovisningsordningar för utvalda projekt

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

Vem undertecknar finansieringsavtalet/beslut om tilldelning av kontrakt på den ansvariga myndighetens/det befullmäktigade organets vägnar?

(Bifoga en kopia på ett modellavtal och exempel på rapporter som sänts till stödmottagare)

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

Dokument som skall bifogas

 

 

 

Exempel på finansieringsavtal

4.3.   Förvaltning och utbetalning av bidrag

4.3.1   Betalningsordningar såsom de definieras i finansieringsavtalet eller finansieringsavtalen med bidragsmottagarna

Betalning

Belopp

(% av summan)

Betalningsvillkor

(rapporter skall läggas fram av bidragsmottagarna

Planerat datum

(i förhållande till projektets slutförande)

Ett första förskott

 

 

 

Ett andra förskott

 

 

 

Saldo

 

 

 

Har exempel på lägesrapporter och slutbedömningsrapporter utarbetats som skall användas av bidragsmottagarna? (Bifoga provexempel på lägesrapporter och bedömningsrapporter)

Ja

Nej

Har provexemplar av ekonomiska rapporter/betalningsansökningar tagits fram som skall användas av bidragsmottagare? (Bifoga provexemplar av ekonomiska rapporter och betalningsansökningar)

Ja

Nej

4.3.2   Övervakning av projektgenomförandet

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

Inbegriper detta projektinspektionsbesök på platsen?

Ja

Nej

Om så är fallet, hur är dessa upplagda (frekvens, kontroller av projektverksamhet/finansiella aspekter osv.)?

…

…

…

…

4.3.3   Mottagande och analys av betalningsansökningar som inlämnats av projektansvariga

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

Ingår nedantående kontroller i analysen av betalningsansökningar?

 

Ett första förskott

(J/N)

Ett andra förskott

(J/N)

Slutbetalning

(J/N)

Att beloppet i betalningsansökan överensstämmer med det belopp som anges i avtalet

 

 

 

Att det är rätt person som ansöker och att bankkontot till vilket medlen skall betalas är riktigt

 

 

 

Att projektet har avslutats i enlighet med bestämmelserna i finansieringsavtalet

 

 

 

Att det finns en uttömmande, detaljerad förteckning över projektutgifter

 

 

 

Kontroll av beräkningarna i bidragsmottagarens utgiftsredovisning

 

 

 

Att de deklarerade utgifterna överensstämmer med budgetberäkningarna

 

 

 

Att det finns bestyrkande underlag för de deklarerade utgifterna

 

 

 

Procentandel av deklarerade utgifter som kontrollerats mot bestyrkande underlag: … %

 

 

 

Att utgifterna attesterats av ett externt organ (redovisningskonsult, revisor osv.)

 

 

 

Att de deklarerade utgifterna är förenliga med de regler som fastställs i kommissionens beslut …

 

 

 

4.3.4   Förberedande av utbetalning till/återvinning från bidragsmottagare

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

4.3.5   Betalnings-/återvinningsorder

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

4.3.6   Genomförande av betalning/återvinning

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

Ingår nedanstående kontroller vid genomförandet av betalning/återvinning?

 

Ett första förskott

(J/N)

Ett andra förskott

(J/N)

Slutbetalning

(J/N)

Att det finns ett giltigt rättsligt åtagande för projektet (finansieringsavtal)

 

 

 

Giltigt godkännande av betalnings-/återvinningsorder (checklista)

 

 

 

Att betalnings-/återvinningsordern är korrekt underskriven av den godkände signatären

 

 

 

Exakta rättslig status och exakta bankuppgifter för bidragsmottagaren

 

 

 

Att betalnings-/återvinningskrav tagits upp korrekt i redovisningen

 

 

 

4.3.7   Betalningssätt

Hur sker utbetalning till bidragsmottagare? Genom banköverföring

Med

check

På annat sätt

4.3.8   Övervakning av återvinning

(Vilka ordningar finns för att övervaka och säkerställa betalning av återvinningskrav som utfärdats avseende projekten?)

…

…

…

…

…

…

…

…

4.3.9   Förfaranden för omfördelning av återbetalda medel inom ramen för Europeiska flyktingfonden (i tillämpliga fall)

…

…

…

…

…

…

…

…

4.4.   Utgiftsredovisningar och betalningsansökningar från medlemsstaterna

4.4.1   Utgiftsredovisning

Vilken avdelning/enhet upprättar de utgiftsredovisningar som skickas till Europeiska kommissionen

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

Vilken myndighet attesterar de utgiftsredovisningar som skickats till Europeiska kommissionen?

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enskild tjänsteman/enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

4.4.2   Begäran om betalning

Vilken avdelning upprättar den begäran om betalning som skickas till Europeiska kommissionen? (Artikel …)

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

5.   KONTROLL OCH REVISION

5.1   Avdelningar med ansvar för projektkontroller (enligt definitionen i artikel 25 a)

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning (3)

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

5.2   Utformningen av projektkontroller

Indikatorer

Ja

Nej

Kontrollstruktur:

—

centraliserad

 

 

—

decentraliserad

 

 

—

externaliserad

 

 

Antal personer som utför kontrollerna

 

 

Typer av kontroller:

Riskanalysbaserade kontroller?

—

förhandskontroll

 

 

—

kontroll under genomförandeskedet

 

 

—

kontroll i efterhand

 

 

Ett årligt program upprättas som beaktar de urvalsmetoder som definieras i artikel 7

 

 

Inbegriper kontrollaktiviteterna följande?

 

Ja

Nej

Att säkerställa att projekturvalsförfaranden följs

 

 

Att kontrollera att syftet med projektet överensstämmer med de målsättningar som fastställts i Europeiska flyktingfondens nationella genomförandeprogram

 

 

Att kontrollera att de utgifter som överförs av bidragsmottagarna överensstämmer med verifikationerna

 

 

Att kontrollera att utgifterna motsvarar gemenskapens krav, de krav som specificeras i det nationella urvalsförfarandet, villkoren i det kontrakt eller instrument som ligger till grund för beviljandet av medlen och det arbete som faktiskt utförts

 

 

Att kontrollera att nationell medfinansiering faktiskt erhållits

 

 

Att kontrollera förenlighet med förfaranden och förlopp som definierats av den ansvariga myndigheten/förmedlande organet vad gäller analys, godkännande och genomförande av utbetalningar till bidragsmottagare

 

 

Att kontrollera att bidragsbeloppet ligger inom de gränsvärden som anges i artikel 23 i beslut 2004/904/EG

 

 

Att kontrollera att bidraget faktiskt betalats ut till bidragsmottagaren

 

 

Att kontrollera revisionskedjan

 

 

Att kontrollera att godkända utgifter och inkomster i projektet överensstämmer med de inkomst- och utgiftsbelopp som redovisats av den ansvariga myndigheten i den utgiftsredovisning som lämnats in till Europeiska kommissionen

 

 

5.3   Uppföljningskontroller

a)

Vem skickas rapporterna till?

Bidragsmottagarna för de kontrollerade projekten

Den ansvariga myndighetens direktion

Den ansvariga myndighetens avdelning för internrevision

De nationella revisionsmyndigheterna

Andra (precisera) …

b)

Hur har dessa rapporter följts upp?

—

med avseende på de berörda projekten (ekonomiska korrigeringar, kontroller av andra projekt som startats av samme bidragsmottagare osv.)

…

…

…

—

med avseende på den ansvariga myndigheten/det bemyndigade organet (ändringar och korrigeringar i förfaranden/manualer för rutiner, checklistor osv.)

…

…

…

…

…

5.4   Revision av den ansvariga myndigheten/det befullmäktigade organet

Är den ansvariga myndigheten/det befullmäktigade organet föremål för revision?

Ja

Nej

Vilka avdelningar eller myndigheter har kapacitet att utföra en sådan revision?

Den ansvariga myndighetens/det befullmäktigade organets avdelning för internrevision

Något annat organs revisionsavdelning

Nationellt revisionsorgan (revisionsverk)

Har en revision av det slaget gjorts efter det att rådets beslut 2004/904/EG trädde i kraft?

Ja

Nej

Om så är fallet: …

Vilket datum? …

Av vilken myndighet? …

Finns denna eller dessa rapport(er) tillgänglig(a)? …

Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av denna rapport?

…

…

…

…

…

…

…

6.   REVISIONSKEDJA

Var förvaras följande dokument?

Dokument

Ansvarig enhet/avdelning

Hur länge?

Nationella fleråriga och årliga program

 

 

Europeiska kommissionens beslut om fleråriga och årliga program

 

 

Förslagsinfordringar/anbudsinfordringar

 

 

Ansökningsakter/kontraktsakter

 

 

Administrativ, teknisk och ekonomisk analys av erhållna förslag (bedömningsskalor) och rapporter från bedömningskommittéer

 

 

Beslut att bevilja medel eller avslag

 

 

Projektfinansieringsavtal

 

 

Beslut om finansiella åtaganden som svarar mot projekt

 

 

Lägesrapporter och slutrapporter som inkommit från bidragsmottagare

 

 

Ekonomiska rapporter och betalningsansökningar som inkommit från bidragsmottagare

 

 

Verifikationshandlingar avseende utgifter och inkomster i bidragsfinansierade projekt

 

 

Betalnings-/återvinningsgodkännande för bidragsmedel (checklista)

 

 

Betalnings-/återvinningsorder för bidragsmedel

 

 

Bevis på betalning/återvinning av bidragsmedel

 

 

Rapporter avseende genomförda kontroller av projekt

 

 

Rapporter avseende kontroller som genomförts på nationell nivå av förvaltnings- och kontrollsystem

 

 

Utgiftsredovisningar som skickats in till Europeiska kommissionen

 

 

Betalningsansökningar som skickats in till Europeiska kommissionen

 

 

Slutliga genomföranderapporter som skickats in till Europeiska kommissionen

 

 

Betalningsbevis som erhållits från Europeiska kommissionen

 

 

7.   UTVÄRDERING

7.1   Avdelningar som är ansvariga för utvärdering

Finns förfaranden för detta?

Ja/Nej/Ej tillämpligt

Ansvarig enhet/avdelning (4)

Typ av förfarande (manual, cirkulärskrivelse, handledning, checklista osv.)

 

 

 

7.2   Tidsplan för utvärderingen

Hur ofta planeras Europeiska flyktingfondens insatser att utvärderas?

Utvärdering efter halva tiden

Slutlig utvärdering

7.3   Indikatorer

Har indikatorer fastställts för övervakning och utvärdering av projekt och nationella program, och har dessa insamlats under förvaltningsskedet?

Ja

Nej

Har detaljerade indikatorer upprättats för varje typ av insats som anges i artiklarna 4, 5, 6 och 7 i beslut 2004/904/EG?

 

Indikatorer på resurser och slutförande av projekt

(markera med X och Ja)

Indikatorer på slutförande av insatser

(markera med X om Ja)

Indikatorer på resultat av insatser

(markera med X om Ja)

Indikatorer på effekter av insatser (vad de lett till)

(markera med X om Ja)

1.

Mottagandeförhållanden och handläggning av asylärenden

 

 

 

 

—

hjälp till enskilda personer

 

 

 

 

—

strukturellt stöd

 

 

 

 

2.

Integration

 

 

 

 

—

hjälp till enskilda personer

 

 

 

 

—

strukturellt stöd

 

 

 

 

3.

Frivilligt återvändande

 

 

 

 

—

hjälp till enskilda personer

 

 

 

 

—

strukturellt stöd

 

 

 

 

(1)  Lämna i förekommande fall uppgift om externa konsulter.

(2)  Bestyrkanden som skall utföras av den ansvariga myndigheten eller under dess ansvar (externa revisorer, offentliga organ) för kontrolländamål (artikel 25 a, dvs. inte direkt kopplade till övervakningen av den löpande projektförvaltningen (analyser och beslut, betalningsansökningar), osv.

(3)  Ange också de fall då externa organ används för att utföra kontroller.

(4)  Ange i förekommande fall även externa konsulter.

BILAGA 2

EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN

UTKAST TILL ÅRLIGT PROGRAM FÖR ÅR 2005

1.   MEDLEMSSTAT

…

2.   ALLMÄNNA REGLER FÖR VAL AV PROJEKT SOM SKALL FINANSIERAS INOM RAMEN FÖR DET ÅRLIGA PROGRAMMET

Är de allmänna reglerna för val av projekt som skall finansieras inom ramen för det årliga programmet förenliga med de regler som fastställs i det fleråriga programmet? Om så ej är fallet, ber vi er ni nedan närmare ange eventuella ändringar.

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

3.   INSATSER

3.1   Insats A): Mottagandeförhållanden och handläggning av asylärenden

i)

Motivering till att genomföra insatsen

…

…

ii)

Insatsens syfte

…

…

iii)

Finansieringsplan  (1)

Anslag från Europeiska flyktingfonden

A

0,00 €

0,00 %

Statliga anslag

B

0,00 €

0,00 %

Regionala anslag

C

0,00 €

0,00 %

Anslag från lokala myndigheter

D

0,00 €

0,00 %

Nationella anslag

E = B+C+D

0,00 €

0,00 %

Totala offentliga anslag

F = A+E

0,00 €

0,00 %

Privat finansiering

G

0,00 €

0,00 %

Total kostnad

H = F+G

0,00 €

0,00 %

iv.

Tidsplan

(Startdatum för projekt bör ligga inom perioden 1 januari–31 december under programåret. Undantagsvis bör startdatum för projekten inom 2005 års program ligga inom perioden 1 januari 2005–30 juni 2006. För 2005 års program kan projektutgifterna berättiga till stöd från och med den 1 januari 2005)

Startdatum: …

Slutdatum: …

v)

Åtgärder som skall vidtas (arbetsområden)

Hänvisa till de insatser som räknas upp i artikel 5 i beslut 2004/904/EG

vi)

Målgrupper

Personer som avses i artikel 3 i beslut om Europeiska flyktingfonden 2004/904/EG (ange rättslig status).

vii)

Stödmottagare

(Fristående organisationer, federala, nationella, regionala eller lokala myndigheter, övriga ideella organisationer …)

viii)

Berörda nationella myndigheter

Ange om det är andra än den ansvariga instansen enligt artikel 13 i beslutet om Europeiska flyktingfonden.

ix)

Förväntade mätbara resultat

Nedanstående lista över exempel är vägledande men inte uttömmande:

—

Förbättringar i infrastruktur för inkvartering eller tjänster (kvantifiera).

—

Materiellt bistånd, hälsovård och psykologisk vård.

—

Socialt bistånd, information eller hjälp med administrativa förfaranden.

—

Stödtjänster som översättning och utbildning för att bidra till bättre mottagningsförhållanden samt effektivare och bättre handläggning av asylärenden.

—

Förbättrad information till lokalsamhällen som kommer att ha samröre med dem som tas emot i värdländerna

—

Typ och omfattning av särskilt stöd till utsatta grupper.

—

Målgruppens kontakttid (för juridisk eller övrig rådgivning).

—

Antal användare av produkter som framställts inom projektet (information, översatta handlingar och dylikt).

—

Konkreta förbättringar i handläggningen av asylansökningar.

—

Bättre ombud för asylsökande (till exempel juridiskt sakkunniga).

—

Annat (specificera).

x)

Medfinansieringen från Europeiska flyktingfonden skall framgå

Beskriv mekanismer för att garantera att Europeiska flyktingfondens medfinansiering synliggörs i fråga om alla insatser med koppling till de projekt som finansieras inom denna åtgärd.

…

…

xi)

Samordning med liknande insatser som finansieras från annat håll och komplementaritet med nationella åtgärder

Ni ombeds visa att de insatser som föreslås är helt förenliga och samordnade med liknande insatser som finansieras genom nationella instrument eller gemenskapsinstrument samt att de kompletterar men inte ersätter nationella insatser.

…

…

3.2   Insats B): Integration av personer som avses i artikel 3 i beslut 2004/904/EG vars vistelse i medlemsstaten är långvarig och stadigvarande

i)

Motivering till att genomföra insatsen

…

…

ii)

Insatsens syfte

…

…

iii)

Finansieringsplan  (2)

Anslag från Europeiska flyktingfonden

A

0,00 €

0,00 %

Statliga anslag

B

0,00 €

0,00 %

Regionala anslag

C

0,00 €

0,00 %

Anslag från lokala myndigheter

D

0,00 €

0,00 %

Nationella anslag

E = B+C+D

0,00 €

0,00 %

Totala offentliga anslag

F = A+E

0,00 €

0,00 %

Privat finansiering

G

0,00 €

0,00 %

Total kostnad

H = F+G

0,00 €

0,00 %

iv.

Tidsplan

(Startdatum för projekt bör ligga inom perioden 1 januari–31 december under programåret. Undantagsvis bör startdatum för projekten inom 2005 års program befinna sig inom perioden 1 januari 2005–30 juni 2006. För 2005 års program kan projektutgifterna berättiga till stöd från och med den 1 januari 2005)

Startdatum: …

Slutdatum: …

v)

Åtgärder som skall vidtas (arbetsområden)

Hänvisa till de insatser som räknas upp i artikel 6 i beslut 2004/904/EG

…

…

…

…

…

vi)

Målgrupper

Personer som avses i artikel 3 i beslutet om Europeiska flyktingfonden, vars vistelse i medlemsstaten är varaktig och/eller stadigvarande. (Observera! asylsökande, illegala invandrare eller invandrare skall inbegripas).

vii)

Stödmottagare

(Fristående organisationer, federala, nationella, regionala eller lokala myndigheter, övriga ideella organisationer …)

viii)

Berörda nationella myndigheter

Ange om det är andra än den ansvariga instansen enligt artikel 13 i beslutet om Europeiska flyktingfonden.

ix)

Förväntade mätbara resultat

Nedanstående lista över exempel är vägledande men inte uttömmande:

—

Råd och hjälp med bland annat logi, understöd, integration på arbetsmarknaden, medicinsk, psykologisk och social omvårdnad. Tillhandahållande av material och tjänster.

—

Antal insatser som gör det möjligt för målgrupperna att anpassa sig till samhället i medlemsstaten, på det sociokulturella området, samt att dela värderingarna i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna.

—

Insatser för att främja målgruppernas varaktiga och hållbara deltagande i det medborgerliga och kulturella livet.

—

Värdet uttryckt i pengar av stöd i natura (mat, kläder, husrum och dylikt).

—

Antal hälsovårdsinsatser.

—

Antal utbildnings- eller kurstimmar (t.ex. språk- eller yrkesutbildning).

—

Målgruppens kontakttid hos socialassistenter.

—

Antal användare av produkter som framställts inom projektet (information, översatta handlingar och dylikt).

—

Konkreta förbättringar i integrationen av flyktingar.

—

Insatser som främjar lika tillgång och likvärdiga resultat när det gäller dessa personers kontakter med offentliga institutioner.

—

Annat (specificera).

x)

Medfinansieringen från Europeiska flyktingfonden skall framgå

Beskriv mekanismer för att garantera att Europeiska flyktingfondens medfinansiering synliggörs i fråga om alla insatser med koppling till de projekt som finansieras inom denna åtgärd.

…

…

…

…

…

xi)

Samordning med liknande åtgärder som finansieras från annat håll och komplementaritet med nationella åtgärder

Medlemsstaten bör visa att de föreslagna insatserna är helt förenliga och samordnade med liknande insatser som finansieras med hjälp av nationella instrument eller gemenskapsinstrument, samt att de kompletterar men inte ersätter nationella insatser.

…

…

…

…

…

3.3   Insats C): Frivilligt återvändande av personer som avses i artikel 3 i beslut 2004/904/EG, under förutsättning att de inte har erhållit ett nytt medborgarskap och inte lämnat medlemsstatens territorium

i)

Motivering till att genomföra insatsen

…

…

ii)

Insatsens syfte

…

…

iii)

Finansieringsplan  (3)

Anslag från Europeiska flyktingfonden

A

0,00 €

0,00 %

Statliga anslag

B

0,00 €

0,00 %

Regionala anslag

C

0,00 €

0,00 %

Anslag från lokala myndigheter

D

0,00 €

0,00 %

Nationella anslag

E = B+C+D

0,00 €

0,00 %

Totala offentliga anslag

F = A+E

0,00 €

0,00 %

Privat finansiering

G

0,00 €

0,00 %

Total kostnad

H = F+G

0,00 €

0,00 %

iv)

Tidsplan

(Startdatum för projekt bör ligga inom perioden 1 januari –31 december under programåret. Undantagsvis bör startdatum för projekten inom 2005 års program ligga inom perioden 1 januari 2005–30 juni 2006. För 2005 års program kan projektutgifterna berättiga till stöd från och med den 1 januari 2005)

Startdatum: …

Slutdatum: …

v)

Åtgärder som skall vidtas (arbetsområden)

Hänvisa till de insatser som räknas upp i artikel 7 i beslut 2004/904/EG

…

…

…

…

…

vi)

Uppföljning efter återvändandet

Beskriv det system som införts för att övervaka och följa upp frivilligt återvändande.

vii)

Målgrupper

Personer som avses i artikel 3 i beslutet om Europeiska flyktingfonden, förutsatt att de inte har bytt nationalitet eller lämnat medlemsstatens territorium (preciseras).

viii)

Stödmottagare

(Fristående organisationer, federala, nationella, regionala eller lokala myndigheter, övriga ideella organisationer …)

ix)

Berörda nationella myndigheter

Ange om det är andra än den ansvariga instansen enligt artikel 13 i beslut 2004/904/EG om Europeiska flyktingfonden.

x)

Förväntade mätbara resultat

Nedanstående lista över exempel är vägledande men inte uttömmande:

—

Antal användare av information och rådgivningstjänster om insatser eller program för frivilligt återvändande.

—

Antal personer (förvärvsarbetande, familjeöverhuvuden, familjemedlemmar) som återvänder till sitt hemland.

—

Antal personer som stannat men fått stöd för att återvända.

—

Ytterligare ekonomiska fördelar för ursprungslandet (t.ex. antal nya arbetstillfällen, nystartade företag eller dylikt).

—

Information om relevanta frågor för återvändandet, även ursprungslandets ekonomiska, administrativa och politiska situation, arbetstillfällen, äganderättsförhållanden eller andra juridiska frågor.

—

Ekonomiskt stöd till återvändande.

—

Samarbete med liknande projekt i andra medlemsstater.

—

Målgruppens kontakttid hos rådgivare.

—

Antal användare av produkter som framställts inom projekten (information om situationen i ursprungslandet eller – regionen eller den tidigare stadigvarande vistelseorten).

—

Kvantifierade effekter av insatser från grupper från ursprungslandet som är fats bosatta i Europeiska unionen för att underlätta det frivilliga återvändandet av de personer som avses i rådets beslut 2004/904/EG.

—

Insatser som underlättar upprättandet och genomförandet av nationella initiativ eller program för frivilligt återvändande.

—

Annat (specificera).

xi)

Medfinansieringen från Europeiska flyktingfonden skall framgå

Beskriv mekanismer för att garantera att Europeiska flyktingfondens medfinansiering synliggörs i fråga om alla insatser med koppling till de projekt som finansieras inom denna åtgärd.

…

…

…

…

…

xii)

Samordning med liknande insatser som finansieras genom andra instrument och komplementaritet med nationella åtgärder

Medlemsstaten bör visa att de insatser som föreslås är helt förenliga och samordnade med liknande insatser som finansieras av andra nationella (även regionala eller lokala) instrument eller gemenskapsinstrument samt att de kompletterar men inte ersätter nationella insatser.

4.   TEKNISKT BISTÅND

i)

Motivering för att använda tekniskt bistånd

Beskriv detaljerat tillgängliga resurser och ytterligare behov för att genomföra Europeiska flyktingsfondens program.

…

…

ii)

Syftet med det tekniska biståndet (artikel 18 i beslut 2004/904/EG)

…

…

iii)

Finansieringsplan  (4)

Anslag från Europeiska flyktingfonden

A

0,00 €

0,00 %

Statliga anslag

B

0,00 €

0,00 %

Regionala anslag

C

0,00 €

0,00 %

Anslag från lokala myndigheter

D

0,00 €

0,00 %

Nationella anslag

E = B+C+D

0,00 €

0,00 %

Totala offentliga anslag

F = A+E

0,00 €

0,00 %

Privat finansiering

G

0,00 €

0,00 %

Total kostnad

H = F+G

0,00 €

0,00 %

iv)

Tidsplan

(Startdatum för tekniskt bistånd bör ligga inom perioden 1 januari–31 december under programåret. Undantagsvis bör startdatum för projekten inom 2005 års program ligga inom perioden 1 januari 2005–30 juni 2006. För 2005 års program kan projektutgifterna berättiga till stöd mellan den 1 januari 2005 och den 31 december 2006)

Startdatum: …

Slutdatum: …

v)

Åtgärder som skall vidtas (arbetsområden)

Insatser som täcker tekniskt och administrativt bistånd i samband med förberedande, övervakning och utvärdering av insatser i programmet, exempelvis följande:

a)

Kostnader för att förbereda, välja ut, bedöma och följa upp åtgärder som medfinansieras av Europeiska flyktingfonden. Däri kan ingå leasing eller inköp av datoriserade system om det dagliga behovet av dessa vederbörligen motiveras av den ansvariga myndigheten och står i proportion till programmets storlek. Leasad eller köpt utrustning får enbart användas för genomförande av programmet. Stödreglerna för leasing gäller.

b)

Informationsinsatser och kostnader för att synliggöra medfinansieringen från Europeiska flyktingfonden.

c)

Kostnader för revision och kontroller på platsen, samt kontroller av projekten.

d)

Utgifter som avser löner och ersättningar, inbegripet sociala avgifter, är stödberättigade endast i följande fall:

e)

Fast anställda tjänstemän som genom formellt beslut från den ansvariga myndigheten tillfälligt utför de uppgifter som nämns i punkt 2–4 ovan.

f)

Tillfälligt anställda eller uppdragstagare från den privata sektorn som bara utför de uppgifter som nämns i punkt 2–4 ovan.

vi)

Upphandlingsförfarande

Offentlig myndighet som genomför Europeiska flyktingfondens program (i förekommande fall även övriga verkställande organ som deltar i genomförandet). Ange särskilt enligt vilka upphandlingsförfaranden utgifterna inom ramen för det tekniska biståndet avses förvaltas.

vii)

Berörda nationella myndigheter

Ange om det är andra än den ansvariga instansen enligt artikel 13 i beslutet om Europeiska flyktingfonden.

viii)

Förväntade kvantifierbara resultat

T.ex.:

—

Kvantifierbar förbättring i genomförande av Europeiska flyktingfonden

—

Förbättringar i utarbetandet av förslagsinfordran och av programmet (precisera antalet mantimmar)

—

Bedömning av projektförslag (ange antal):

—

Urval av projekt (förväntat antal):

—

Uppföljning av projekt och programförvaltning (precisera antalet mantimmar)

—

Revision och kontroller på platsen (precisera antal revisioner/kontroller)

—

Utvärderingsrapporter (precisera antalet mantimmar)

—

Marknadsföringsinitiativ (preciseras)

—

Hyrd eller köpt utrustning (preciseras)

—

Annat (specificera)

ix)

Medfinansieringen från Europeiska flyktingfonden skall framgå

Finansiering från Europeiska flyktingfonden skall framgå tydligt i all projektverksamhet som får stöd.

x)

Samordning med liknande åtgärder som finansieras från annat håll och komplementaritet med nationella åtgärder

Medlemsstaten bör visa att de åtgärder som föreslås är helt förenliga och samordnade med liknande åtgärder som finansieras genom nationella instrument, gemenskapsinstrument eller internationella instrument samt att de kompletterar men inte ersätter nationella åtgärder.

5.   INDIKATIV TOTAL FINANSIERINGSPLAN FÖR ÅR (5)

Anslag från Europeiska flyktingfonden

A

0,00 €

0,00 %

Statliga anslag

B

0,00 €

0,00 %

Regionala anslag

C

0,00 €

0,00 %

Anslag från lokala myndigheter

D

0,00 €

0,00 %

Nationella anslag

E = B+C+D

0,00 €

0,00 %

Totala offentliga anslag

F = A+E

0,00 €

0,00 %

Privat finansiering

G

0,00 €

0,00 %

Total kostnad

H = F+G

0,00 €

0,00 %

(1)  Hänvisa till artikel 15 i detta beslut.

(2)  Hänvisa till artikel 15 i detta beslut.

(3)  Hänvisa till artikel 15 i detta beslut.

(4)  Högst 7 % av medlemsstatens årliga anslag, plus 30 000 euro. Ingen skyldighet i fråga om medfinansiering. Hänvisa till artikel 15 i detta beslut.

(5)  Hänvisa till artikel 15 i detta beslut.

BILAGA 3

MALL FÖR LÄGESRAPPORT

(Artikel 23.3 i beslut nr 2004/904/EG)

Sänds till:

Europeiska kommissionen

Generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet

Enhet B/4 Europeiska flyktingfonden

B-1049 Bryssel

Medlemsstat: …Programår: …Ansvarig myndighet: …(namn på kontaktperson, avdelning eller organisation, adress, fax, telefon, e-post)Förfallodag: när 70 % av det ursprungliga betalningsbeloppet faktiskt förbrukats på den slutliga stödmottagarnivån.

A.   FÖRVALTNING OCH HANDHAVANDE AV ETT PROGRAM

1.   Beskrivning av det årliga programmets förvaltningsstrukturer, ekonomihantering, metod och kriterier för urval av program, system för uppföljning och kontroll (om samma uppgifter lämnats i begäran om medfinansiering räcker det att hänvisa till denna).

2.   Urval av projekt: vidtagna åtgärder och resultat av dessa (t.ex. datum för offentliggjord infordran av förslag, antal utvalda projekt, genomsnittlig kostnad för dessa). Beskrivning av tekniska biståndsinsatser vid genomförandet av programmet:

3.   Information och publicitet: genomförda insatser. Ingående beskrivning av hur gemenskapens medfinansiering synliggjordes. I all dokumentation och alla publikationer om projektet skall EU:s medfinansiering omnämnas med orden ”Detta projekt medfinansieras av Europeiska flyktingfonden”.

4.   Information om de kontroller som genomförts i enlighet med artikel 25.1 i beslut 2004/904/EG.

5.   Information om riskerna förenade med insatserna (en risk är möjligheten att en händelse inträffar som kommer att påverka måluppfyllelsen.

B.   GENOMFÖRANDE AV PROGRAM

1.   Tidsplanen

—

Startdatum för genomförande av det nationella årliga programmet.

—

Slutdatum för det nationella programmet (sista dag för verkställande av utbetalningar enligt medfinansieringsbeslutet).

2.   Ekonomiska aspekter

Tabell för ekonomisk rapport (ange datum – ej tidigare än en månad före inlämnandet av sammanfattningsrapporten)

EKONOMISK RAPPORT

(lägesrapport enligt artikel 23.3)

EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN (EFF) - NATIONELLA PROGRAM

LAND

Situationen per den

Programår:


 

Programmerat

(1)

Åtagandebemyndiganden

(2)

Betalningsbemyndiganden

(3)

Betalningsbemyndiganden i %

(4=3/2)

 

 

Total kostn.

(a)

Finansiering från EFF

(b)

Total kostn.

(a)

Totala stödberättigande kostnader

(b)

Finansiering från EFF

(c)

Total kostn.

(a)

Totala stödberättigande kostnader

(b)

Finans. från EFF förfall. till betaln

(c)

Finans. från EFF utbetalt

(d)

Total kostn.

(a)

Finans. från EFF förfall. till betaln

(b)

Finans. från EFF utbetalt

(c)

EFF återstod att betala/att återvinna av den berhöriga mynd

(5)

Verksamhet A – Mottagande och Asylförfaranden

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totalt verksamhet A

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Verksamhet B – Integration

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totalt Verksamhet B

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Verksamhet C – Frivilligt återvändande

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totalt Verksamhet C

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Verksamhet D – Projekt som omfattar mer än en verksamhet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totalt Verksamhet D

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

TOTALA INSATSER

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Totalt verksamhet E tekniskt bistånd

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SLUTSUMMA

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

(1)

Programmerat = som planerat i det godkända årliga programmet (det förekommer att det inte lämnas några detaljerade uppgifter på projektnivå detta stadium).

(1a)

Totala kostnader = totala kostnader för insatser enligt prognoserna i det godkända årliga programmet.

(1b)

Finansiering från EFF = finansiering från Europeiska flyktingfonden per insats enligt prognoserna i det godkända årliga programmet.

(2)

Åtagandebemyndiganden = enligt överenskommelse i medfinansieringsavtalet/finansieringsbeslutet mellan den ansvariga myndigheten och den stödmottagande organisationen.

(2a)

Totala kostnader = den totala godkända kostnaden för insatsen enligt avtalet om stöd/finansieringsbeslutet.

(2b)

Totala stödberättigande kostnader = totala stödberättigande kostnader för insatsen som överenskommits i avtalet om stöd/finansieringsbeslutet (= totala kostnader – naturaförmåner).

(2c)

Finansiering från EFF = högsta tillåtna belopp EFF-finansiering som överenskommits i avtalet om stöd/finansieringsbeslutet mellan den ansvariga myndigheten och stödmottagaren.

(3)

Betalt = faktiska kostnader som hittills betalats.

(3a)

Totala kostnader = de totala kostnaderna för insatsen som stödmottagaren haft och som godkänts av den ansvariga myndigheten.

(3b)

Totala stödberättigande kostnader = stödberättigande kostnader för insatsen som stödmottagaren haft och som godkänts av den ansvariga myndigheten (= Totala kostnader-naturaförmåner).

(3c)

Finansiering från EFF förfallen till betalning = slutligt belopp EEF-finansiering som förfallit till betalning till stödmottagaren enligt bestämmelserna i avtalet om stöd/finansieringsbeslutet och utgifter som godkänts av den ansvariga myndigheten.

(3d)

Finansiering från EEF utbetalt = det belopp EFF-finansiering som den ansvariga myndigheten betalat ut till stödmottagaren fram till dagens datum (inklusive återvunna belopp).

(4)

Variation hittills mellan åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

(4a)

Total kostnad = total kostnad för insatsen som stödmottagaren haft och som godkänts av den ansvariga myndigheten 3 a)/total kostnad för insatsen so godkänts i avtal om stöd eller finansieringsbeslut 2 a).

(4b)

Finansiering från EFF förfallen till betalning = slutligt belopp EFF-finansiering förfallet till betalning/belopp EFF-finansiering som beviljats för insatsen 2 b).

(4c)

Finansiering från EFF utbetalt = belopp EFF-finansiering som hittills betalats ut till stödmottagaren i enlighet med bestämmelserna i avtalet om stöd eller finansieringsbeslutet (3d) / beloppet EFF-finansiering som beviljats för insatsen (2b).

(5)

Finansiering från EFF som återstår att betala/att återvinna = skillnaden mellan det slutliga belopp EFF-finansiering som förfallit till betalning till stödmottagaren i enlighet med bestämmelserna i avtalet om stöd/finansieringsbeslutet och beloppet EFF-finansiering som den ansvariga myndigheten hittills betalat till stödmottagaren (inklusive återvunna belopp) – 5. = 3. c) – 3. d).

SLUTLIG UTGIFTSDEKLARATION FÖR EUROPEISKA FLYKTINGFONDENS ÅRLIGA PROGRAM

(Artikel 23.3 och 24,3 i rådets beslut)

Kommissionens referensnummer:

Land:

Datum:

(i euro)

Verksamheter

Totala Utgifter

Bidragsberättigande utgifter

Naturaförmåner

Utgifter totalt

Direkta bidragsberättigande kostnader

Indirekta bidragsberättigande kostnader

Totala bidragsberättigande utgifter

Mottagande och Asylförfaranden Insats 1

 

 

 

 

 

Mottagande och Asylförfaranden Insats 2

 

 

 

 

 

Mottagande och Asylförfaranden Insats 3

 

 

 

 

 

A)

Totalt mottagande och asylförfaranden

 

 

 

 

 

Integrationsinsats 1

 

 

 

 

 

Integrationsinsats 2

 

 

 

 

 

B)

Totalt Integration

 

 

 

 

 

Frivilligt återvändande insats 1

 

 

 

 

 

Frivilligt återvändande insats 2

 

 

 

 

 

C)

Totalt frivilligt återvändande

 

 

 

 

 

Blandad insats 1

 

 

 

 

 

Blandad insats 2

 

 

 

 

 

D)

Totalt projekt som omfattar mer än en verksamhet

 

 

 

 

 

E)

Tekniskt bistånd

 

 

 

 

 

SLUTSUMMA

 

 

 

 

 

b)   Betalningar mottagna från kommissionen med motsvarande datum.

3.   Genomförande av programmerade insatser

a)   Utvalda projekts huvudmålsättningar per verksamhet (använd de lämpliga indikatorer som beskrivs i ansökan om medfinansiering: ge exempel på utvalda projekt).

b)   Kvantifiering av förväntade resultat (uppdatera kvantifieringen av indikatorerna per åtgärd i ansökan om medfinansiering).

c)   Problem som uppstått i genomförandet av det årliga nationella programmet.

d)   Ev. andra kommentarer om genomförandet.

BILAGA 4

MALL FÖR SLUTRAPPORT

(Artikel 23.4 i beslut nr 2004/904/EG)

Sänds till:

Europeiska kommissionen

Generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet

Enhet B/4 Europeiska flyktingfonden

B-1049 BRYSSEL

Medlemsstat: …Programår: …Ansvarig myndighet: …(namn på kontaktperson, avdelning eller organisation, adress, fax, telefon, e-post)Förfallodag: ej senare än nio månader efter tidsfristen för bidragsberättigande för det årliga programmet.

A.   OPERATIVT SAMMANHANG

1.   Beskrivning av alla slags betydande förändringar i medlemsstaten jämfört med den situation som redovisas i det årliga programmet.

2.   Konsekvenser av ovan nämnda förändringar för programmets genomförande.

3.   Åtgärd syftande till sammanhang och komplementaritet med övriga besläktade program på nationell eller europeisk nivå (inbegripen konkurrens, offentlig upphandling, lika möjligheter och miljöpolitik).

B.   FÖRVALTNING OCH HANDHAVANDE AV ETT PROGRAM

1.   Beskrivning av programmets förvaltningsstrukturer, ekonomihantering, metod och kriterier för urval av program, system för uppföljning och kontroll (om samma uppgifter lämnats i begäran om medfinansiering räcker det att hänvisa till denna).

2.   Precisering av eventuella ändringar i systemen för hantering, uppföljning och kontroll av programmet.

3.   Beskrivning av tekniska biståndsinsatser vid genomförandet av programmet: uppnådda resultat.

4.   Information och publicitet: genomförda insatser. Ingående beskrivning av hur gemenskapens medfinansiering synliggjordes. I all projektdokumentation och alla publikationer skall medfinansieringen från EU nämnas. ”Projekt medfinansierat av Europeiska flyktingfonden”(Bifoga kopia på all publicitet om projektet, pressartiklar osv.).

5.   Information om de kontroller som genomförts i enlighet med artikel 24.1 i beslut 2004/904/EG. inberäknat en förklaring avseende urvalsmetodens kostnads- nyttoaspekter i enlighet med artikel 7.2 i detta beslut.

6.   Information om de risker som är förenade med verksamheterna: (a risk i betydelsen en möjlig händelse som kan ha betydelse för förverkligandet av de angivna målen).

C.   GENOMFÖRANDE AV PROGRAMMET

1.   Tidsplanen

—

Startdatum för genomförande av det nationella årliga programmet.

—

Slutdatum för det nationella programmet (sista dag för verkställande av utbetalningar enligt medfinansieringsbeslutet).

2.   Ekonomiska aspekter

Tabell för ekonomisk rapport (ange datum – ej tidigare än en månad före inlämnandet av sammanfattningsrapporten)

EKONOMISK RAPPORT

(Slutrapport enl. artikel 23.4, 24.3 och 28.2)

EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN (EFF) - NATIONELLA PROGRAM

LAND

Situationen per den

Programår:


 

Programmerat

(1)

Åtagandebemyndiganden

(2)

Betalningsbemyndiganden

(3)

Betalningsbemyndiganden i %

(4=3/2)

 

 

Totala kostn.

(a)

Finansiering från EFF

(b)

Totala kostn.

(a)

Totala stödberättigande kostnader

(b)

Finansiering från EFF

(c)

Totala kostn.

(a)

Totala stödberättigande kostnader

(b)

Finans. från EFF förfall. till betaln.

(c)

Finans. från EFF utbetalt

(d)

Totala kostn.

(a)

Finans. från EFF förfall. till betaln.

(b)

Finans. från EFF utbetalt

(c)

EFF återstod att betala/att återvinna av den berhöriga mynd

(5)

Verksamhet A – Mottagande och Asylförfaranden

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totalt verksamhet A

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Verksamhet B - Integration

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totalt Verksamhet B

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Verksamhet C – Frivilligt återvändande

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totalt Verksamhet C

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Verksamhet D – Projekt som omfattar mer än en verksamhet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insats 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Totalt Verksamhet D

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

TOTALA INSATSER

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

Totalt verksamhet E tekniskt bistånd

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SLUTSUMMA

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

 

 

 

 

(1)

Programmerat = som planerat i det godkända årliga programmet (det förekommer att det inte lämnas några detaljerade uppgifter på projektnivå detta stadium).

(1a)

Totala kostnader = totala kostnader för insatser enligt prognoserna i det godkända årliga programmet.

(1b)

Finansiering från EFF = finansiering från Europeiska flyktingfonden per insats enligt prognoserna i det godkända årliga programmet.

(2)

Åtagandebemyndiganden = enligt överenskommelse i medfinansieringsavtalet/finansieringsbeslutet mellan den ansvariga myndigheten och den stödmottagande organisationen.

(2a)

Totala kostnader = den totala godkända kostnaden för insatsen enligt avtalet om stöd/finansieringsbeslutet.

(2b)

Totala stödberättigande kostnader = totala stödberättigande kostnader för insatsen som överenskommits i avtalet om stöd/finansieringsbeslutet (= totala kostnader – naturaförmåner).

(2c)

Finansiering från EFF = högsta tillåtna belopp EFF-finansiering som överenskommits i avtalet om stöd/finansieringsbeslutet mellan den ansvariga myndigheten och stödmottagaren.

(3)

Betalt = faktiska kostnader som hittills betalats.

(3a)

Totala kostnader = de totala kostnaderna för insatsen som stödmottagaren haft och som godkänts av den ansvariga myndigheten.

(3b)

Totala stödberättigande kostnader = stödberättigande kostnader för insatsen som stödmottagaren haft och som godkänts av den ansvariga myndigheten (= Totala kostnader-naturaförmåner).

(3c)

Finansiering från EFF förfallen till betalning = slutligt belopp EEF-finansiering som förfallit till betalning till stödmottagaren enligt bestämmelserna i avtalet om stöd/finansieringsbeslutet och utgifter som godkänts av den ansvariga myndigheten.

(3d)

Finansiering från EEF utbetalt = det belopp EFF-finansiering som den ansvariga myndigheten betalat ut till stödmottagaren fram till dagens datum (inklusive återvunna belopp).

(4)

Variation hittills mellan åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

(4a)

Total kostnad = total kostnad för insatsen som stödmottagaren haft och som godkänts av den ansvariga myndigheten (3a)/total kostnad för insatsen so godkänts i avtal om stöd eller finansieringsbeslut 2 a).

(4b)

Finansiering från EFF förfallen till betalning = slutligt belopp EFF-finansiering förfallet till betalning/belopp EFF-finansiering som beviljats för insatsen 2 b).

(4c)

Finansiering från EFF utbetalt = belopp EFF-finansiering som hittills betalats ut till stödmottagaren i enlighet med bestämmelserna i avtalet om stöd eller finansieringsbeslutet (3d) / beloppet EFF-finansiering som beviljats för insatsen (2b).

(5)

Finansiering från EFF som återstår att betala/att återvinna = skillnaden mellan det slutliga belopp EFF-finansiering som förfallit till betalning till stödmottagaren i enlighet med bestämmelserna i avtalet om stöd/finansieringsbeslutet och beloppet EFF-finansiering som den ansvariga myndigheten hittills betalat till stödmottagaren (inklusive återvunna belopp) – 5. = 3. c) – 3. d).

EKONOMISK RAPPORT

(Slutrapport enl. artikel 23.4, 24.3 och 28.2)

Kommissionens referensnummer:

Land:

Datum:

(i euro)

Verksamheter

Totala Utgifter

Bidragsberättigande utgifter

Naturaförmåner

Utgifter totalt

Direkta bidragsberättigande kostnader

Indirekta bidragsberättigande kostnader

Totala bidragsberättigande utgifter

Mottagande och Asylförfaranden Insats 1

 

 

 

 

 

Mottagande och Asylförfaranden Insats 2

 

 

 

 

 

Mottagande och Asylförfaranden Insats 3

 

 

 

 

 

A)

Totalt mottagande och asylförfaranden

 

 

 

 

 

Integrationsinsats 1

 

 

 

 

 

Integrationsinsats 2

 

 

 

 

 

B)

Totalt Integration

 

 

 

 

 

Frivilligt återvändande insats 1

 

 

 

 

 

Frivilligt återvändande insats 2

 

 

 

 

 

C)

Totalt frivilligt återvändande

 

 

 

 

 

Blandad insats 1

 

 

 

 

 

Blandad insats 2

 

 

 

 

 

D)

Totalt projekt som omfattar mer än en verksamhet

 

 

 

 

 

E)

Tekniskt bistånd

 

 

 

 

 

SLUTSUMMA

 

 

 

 

 


Verksamheter

Inkomstkällor

Offentlig

Privat

Naturaförmåner

Summa

Gemenskapen (EFF)

Högsta godkända finansiering som förfallit till betaln.

Staten

Regioner

Lokala myndigheter

Mottagande och Asylförfaranden Insats 1

 

 

 

 

 

 

0,00

Mottagande och Asylförfaranden Insats 2

 

 

 

 

 

 

0,00

Mottagande och Asylförfaranden Insats 3

 

 

 

 

 

 

0,00

A)

Totalt mottagande och asylförfaranden

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Integrationsinsats 1

 

 

 

 

 

 

0,00

Integrationsinsats 2

 

 

 

 

 

 

0,00

B)

Totalt Integration

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Frivilligt återvändande insats 1

 

 

 

 

 

 

0,00

Frivilligt återvändande insats 2

 

 

 

 

 

 

0,00

C)

Totalt frivilligt återvändande

 

 

 

 

 

 

0,00

Blandad insats 1

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Blandad insats 2

 

 

 

 

 

 

0,00

D)

Totalt projekt som omfattar mer än en verksamhet

 

 

 

 

 

 

0,00

E)

Tekniskt bistånd

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Slutsumma

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

 

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Bilaga till utgiftsredovisningen

Belopp som återvunnits är inkluderade i denna utgiftsredovisning

Projekt för Mottagande & Asylförfaranden Insats 2

Belopp som skall återbetalas

 

Gäldenär

 

Betalningskravet utställt den

 

Myndighet som utfärdat betalningskravet

 

Faktisk dag för återvinning av beloppet

 

Belopp som återvunnits

 


Projektmottagning Insats 3

Belopp som skall återbetalas

 

Gäldenär

 

Betalningskravet utställt den

 

Myndighet som utfärdat betalningskravet

 

Faktisk dag för återvinning av beloppet

 

Belopp som återvunnits

 

b)   Betalningar mottagna från kommissionen med motsvarande datum.

3.   Genomförande och programåtgärder

a)   Beskrivning av de praktiska och konkreta metoder som använts vid genomförandet av de insatser som planerats i det nationella årliga programmet.

Exempel:

Åtgärd

Projekt enligt beskrivning i det nationella genomförandeprogrammet

Genomförande

A - Mottagning

Projekt 1 – Skapa en mottagningsstruktur för 1 000 personer

—

inrättande av ett mottagningscentrum för 450 personer i …

—

att öka kapaciteten till 500 personer vid existerande förläggning i …

b)   Det uppnådda i form av resultat och genomslag (kvalitativ och kvantitativ beskrivning med relevanta indikatorer sådana de redovisas i begäran om medfinansiering), bedömning av verkan (jämfört med prognoser) och kostnadseffektivitet.

c)   Ev. andra kommentarer om genomförandet.

4.   I förekommande fall beskrivning av transnationella verksamheter och/eller verkningar av programmet.

5.   Ingående beskrivning av problem som uppstått vid genomförandet av det nationella årliga programmet.

E.   KONTROLLMYNDIGHETENS RAPPORT

1.   Precisering av eventuella ändringar i kontrollsystemet.

2.   Resultaten av dessa insatser, konstaterade och meddelade oegentligheter, åtgärder som vidtagits av den ansvariga myndigheten.

3.   Lämpliga åtgärder som vidtagits av den ansvariga myndigheten efter kommentarer till följd av kontrollbesök från Europeiska unionen (Revisionsrätten, Europeiska kommissionen).

4.   Detaljerade upplysningar om konstaterade oegentligheter, där det finns misstanke om bedrägeri och lämpliga rättsliga åtgärder kan komma att övervägas.

BILAGOR TILL SLUTRAPPORTEN

A.   En förteckning över godkända projekt per verksamhet

B.   Sammanfattande beskrivning av enskilda projekt: en halv sida för varje projekt plus en sammanfattning av finansiella indikatorer, budget anslagen per projekt i tabellform, slutliga utgifter per projekt

C.   Oberoende bedömning

BILAGA 5

EUROPEISKA KOMMISSIONEN

EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN

BEGÄRAN OM BETALNING

(att skickas via officiella kanaler till Enhet B4 Generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet, LX 46, B-1049 Bryssel)

Programmets namn: …

Kommissionsbeslut nr … av den …

I enlighet med artikel 13 i beslut 2004/904/EG begär undertecknad (namn med versaler, stämpel, befattning samt underskrift av den behöriga myndigheten), som representerar den ansvariga myndigheten för genomförandet av Europeiska flyktingfonden, betalning med ett belopp av …euro som en andra förskottsbetalning/slutbetalning Denna begäran om betalning är korrekt och fullständig med hänvisning till följande:

Stryk det som inte är tillämpligt

a)

Lägesrapporten om genomförandet av det årliga arbetsprogrammet och en utgiftsdeklaration som visar att uppgifterna motsvarar minst 70 % av det första förhandsfinansieringsbeloppet enligt vad som anges i artikel 23.3 i beslut 2004/904/EG

—

har lämnats in

—

bifogas

b)

Den slutliga rapporten om genomförandet av det årliga programmet och den slutliga utgiftsdeklarationen enligt vad som anges i artiklarna 24.4 och 28.2 i beslut 2004/904/EG

—

har lämnats in

—

bifogas

c)

Den ansvariga myndighetens beslut är förenliga med det totala beloppet av fondens bidrag till de berörda prioriterade insatserna

 

d)

Eventuella rekommendationer från kommissionens sida för att förbättra övervaknings- och förvaltningssystemet, i enlighet med artikel 27 i beslut 2004/904/EG

—

har fullgjorts

—

förklaringar har avgivits

—

inga rekommendationer har gjorts

e)

Eventuell begäran om korrigerande åtgärder enligt artikel 26 i beslut 2004/904/EG

—

har fullgjorts

—

har kommenterats

—

inga utgifter ingår

—

inga ansökningar har gjorts

Utbetalning till:

Stödmottagare

 

Bank

 

Kontonummer

 

Kontoinnehavare (om annan än stödmottagaren)

 


Datum

Namn med versaler, stämpel, befattning och underskrift från ansvarig myndighet

BILAGA 6

EUROPEISKA KOMMISSIONEN

EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN

MALL FÖR UTGIFTSDEKLARATIONEN (Artikel 25)

Till Europeiska kommissionen, Generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet

DEKLARATION AV ANSVARIG MYNDIGHET

(att skickas via officiella kanaler till Enhet B4 Generaldirektoratet för rättvisa, frihet och säkerhet, LX 46, B-1049 Bryssel)

1.

Undertecknad, … (ange namn med versaler, titel och avdelning), lämnar härmed in den slutliga utgiftsdeklarationen för Europeiska flyktingfondens årliga program för år … och ansökan till kommissionen om betalning av det utestående saldot för gemenskapens medfinansiering.

2.

Jag kan lämna försäkran beträffande det nationella årliga programmet för år … om att följande gäller:

a)

utgiftsredovisningen är korrekt och har utarbetats med hjälp av tillförlitliga bokföringssystem och grundar sig på kontrollerbara verifikationer,

b)

de deklarerade utgifterna överensstämmer med tillämpliga EU-bestämmelser och nationella bestämmelser och har uppstått i samband med projekt som valts ut för finansiering i enlighet med de kriterier som gäller för det årliga programmet och i överensstämmelse med gällande EU-bestämmelser och nationella bestämmelser,

c)

attesteringen avser att den attesterande myndigheten har erhållit fullgod information från den ansvariga myndigheten om de tillämpade förvaltningsförfarandena, de projekt som medfinansieras av fonden samt de kontroller som utförts med avseende på de utgifter som ingår i utgiftsredovisningen,

d)

resultaten av samtliga revisioner som utförts av kontrollmyndigheten har vederbörligen beaktats, och

e)

eventuella återkrävda belopp av gemenskapsmedel som oriktigt utbetalats till följd av konstaterade oegentligheter, i tillämpliga fall inklusive ränta, har vederbörligen dragits av från utgiftsredovisningen.

Datum

Namn med versaler, stämpel, befattning och underskrift från ansvarig myndighet

UTGIFTER PER VERKSAMHET

Kommissionens referensnummer:

Namn:

Datum:

(euro)

Verksamhet

Total bidragsberättigande utgift betalad (1)

Offentlig

Privat

Totalt

Gemen-skapen (EFF)

Staten

Regioner

Lokala myndigheter

A)

Mottagande och asyl-förfaranden

 

 

 

 

 

 

B)

Integration

 

 

 

 

 

 

C)

Frivilligt återvändande

 

 

 

 

 

 

D)

Projekt som täcker mer än en verksamhet

 

 

 

 

 

 

E)

Tekniskt bistånd

 

 

 

 

 

 

SUMMA

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Summa Europeiska flyktingfonden

 

 

 

 

 

 

Bilaga till utgiftsredovisningen

Återvunna belopp sedan den senaste redovisningen av utgifter som medtagits i denna utgiftsdeklaration (grupperade per åtgärd)

Belopp som skall återbetalas

 

Gäldenär

 

Betalningskravet utställt den

 

Myndighet som utfärdat betalningskravet

 

Faktisk dag för återvinning av beloppet

 

Belopp som återvunnits

 


Datum

Namn med versaler, stämpel, befattning och underskrift från ansvarig myndighet

ATTESTERING

Undertecknad, … (ange namn med versaler, titel och avdelning), har granskat den slutliga utgiftsdeklarationen för Europeiska flyktingfonden under … (ange vilken period som täcks) och ansökan till kommissionen om betalning av det utestående saldot.

GRANSKNINGENS OMFATTNING

Attesteringen skall ge en försäkran om att

a)

utgiftsredovisningen är korrekt och har utarbetats med hjälp av tillförlitliga bokföringssystem och grundar sig på kontrollerbara verifikationer,

b)

de deklarerade utgifterna överensstämmer med tillämpliga EU-bestämmelser och nationella bestämmelser och har uppstått i samband med projekt som valts ut för finansiering i enlighet med de kriterier som gäller för det årliga programmet och i överensstämmelse med gällande EU-bestämmelser och nationella bestämmelser,

c)

attesteringen avser att den attesterande myndigheten har erhållit fullgod information från den ansvariga myndigheten om de tillämpade förvaltningsförfarandena, de projekt som medfinansieras av fonden samt de kontroller som utförts med avseende på de utgifter som ingår i utgiftsredovisningen,

d)

resultaten av samtliga revisioner som utförts av kontrollmyndigheten har vederbörligen beaktats, och

e)

eventuella återkrävda belopp av gemenskapsmedel som oriktigt utbetalats till följd av konstaterade oegentligheter, i tillämpliga fall inklusive ränta, har vederbörligen dragits av från utgiftsredovisningen.

ANMÄRKNINGAR

1.

Granskningens omfattning har begränsats av följande:

a)

…

b)

…

c)

osv.

(Ange alla hinder i granskningsförfarandet, till exempel systematiska problem, ledningsproblem, frånvaro av verifieringskedja, frånvaro av underlag, fall som är föremål för rättsliga undersökningar osv. Uppskatta omfattningen av de utgifter som berörs av dessa hinder och motsvarande medfinansiering från gemenskapen)

2.

Granskningen, tillsammans med slutsatserna från andra nationella kontroller eller gemenskapskontroller som jag har haft tillgång till, visar en hög/låg frekvens av fel/oegentligheter (ange det som stämmer bäst in, om hög, ge en förklaring). De ansvariga myndigheterna har hanterat de rapporterade felen/oegentligheterna på ett tillfredsställande sätt och, med följande undantag, förefaller inte dessa fel/oegentligheter påverka utbetalning av resterande medfinansiering från gemenskapen:

a)

…

b)

…

c)

osv.

(Ange fel/oegentligheter som inte har hanterats på ett tillfredsställande sätt, och för varje fall problemets eventuella systematiska karaktär, dess omfattning och den medfinansiering från gemenskapen som verkar ha blivit påverkad.)

SLUTSATS

Antingen:

Om granskningsförfarandet har kunnat genomföras utan hinder, den konstaterade felfrekvensen är låg, och alla problem hanterats på ett tillfredsställande sätt:

a)

Mot bakgrund av denna granskning och med hänsyn tagen till slutsatserna från andra nationella kontroller eller gemenskapskontroller som jag har haft tillgång till, är det min uppfattning att den slutliga utgiftsdeklarationen i alla avgörande stycken på ett rättvisande sätt återger de utgifter som har betalats i enlighet med beslut 2004/904/EG och att begäran till kommissionen om utbetalning av resterande medfinansiering från gemenskapen förefaller vara riktig.

Eller:

Om det förekommit vissa hinder vid granskningen, men den konstaterade felfrekvensen inte är hög, eller om det finns problem som inte har hanterats på ett tillfredsställande sätt:

b)

Med undantag för de påpekanden som görs i punkt 3 ovan och (eller) de fel/oegentligheter som avses i punkt 4 och som inte tycks ha hanterats på ett tillfredsställande sätt, är det min uppfattning, mot bakgrund av denna granskning och med hänsyn tagen till slutsatserna från andra nationella kontroller eller gemenskapskontroller som jag har haft tillgång till, att den slutliga utgiftsdeklarationen i alla avgörande stycken på ett rättvisande sätt återger de utgifter som har betalats i enlighet med beslut 2004/904/EG och dess genomförandebestämmelser, och att begäran till kommissionen om utbetalning av resterande gemenskapsstöd förefaller vara riktig.

Eller:

Om det förekommit avgörande hinder vid granskningen eller den konstaterade felfrekvensen är hög, även om rapporterade fel/oegentligheter har hanterats på ett tillfredsställande sätt:

c)

med hänsyn till de påpekanden som görs i punkt 3 ovan och/eller med hänsyn till den höga felfrekvens som rapporteras enligt punkt 4, kan jag inte uttrycka någon åsikt om den slutliga utgiftsdeklarationen och begäran till kommissionen om utbetalning av resterande gemenskapsstöd.

Datum

Namn med versaler, stämpel, befattning och underskrift från attesterande myndighet

(1)  Hänvisa till artikel 16 i detta beslut.