Arbetsmetoder för en utvidgad Administrativ kommission

Uppförandekod

Utvidgningen av Europeiska unionen den 1 maj 2004 innebär en avsevärd ökning av antalet deltagare på Administrativa kommissionens möten.

Denna uppförandekod avser att effektivisera förberedelserna och genomförandet av Administrativa kommissionens möten för att den begränsade tid man förfogar över ska kunna utnyttjas bättre.

I.   Förberedelse av möten

a)   Bättre dokument

Man skulle spara tid på mötena om de dokument som används vore mer genomarbetade. Förslagsvis kunde CASSTM-meddelanden begränsas till 1–2 sidor.

För att man ska kunna förbereda ett möte väl är det viktigt att alla dokument finns tillgängliga i rätt tid.

Delegationerna bör beakta att det tar minst 10 dagar att få ett dokument på upp till fyra sidor översatt. För längre dokument bör man lägga till ytterligare en vecka per fem sidor vid beräkningen av översättningstiden.

Delegationerna bör strikt iaktta den tidsfrist för inlämnande av meddelanden till sekretariatet som anges i artikel 6.2 i stadgarna.

b)   Utformning av dagordningen

Dagordningen bör utformas så att delegationerna effektivt kan planera sin sammansättning, sitt mötesdeltagande och sina resor.

Dagordningen bör i största möjliga utsträckning planeras så att frågor som rör samma socialförsäkringsområde placeras tillsammans på dagordningen och behandlas i anslutning till varandra.

Ändringar av ordningsföljden för punkterna på den antagna dagordningen bör i möjligaste mån undvikas.

I den mån det är möjligt bör det för varje punkt på dagordningen anges om frågan endast ska diskuteras eller om ett beslut ska fattas.

c)   Bättre utnyttjande av tiden mellan mötena

Tiden mellan mötena bör användas konstruktivt.

Efter varje möte i Administrativa kommissionen eller någon av dess undergrupper ska sekretariatet utan dröjsmål skicka ut ett meddelande om de uppföljningsåtgärder som ska vidtas och den tidsfrist som delegationerna har.

Ordföranden ska med hjälp av sekretariatet vidta nödvändiga åtgärder för att se till att arbetet fortskrider mellan mötena, t.ex. att kontakter tas för att lösa problem i särskilda frågor så att man på nästa möte kan lägga fram ett förslag till lösning.

II.   Mötenas genomförande

a)   Ordförandeskapets roll

Ordförandeskapet och ordföranden har till uppgift att leda Administrativa kommissionens arbete både genom att delta aktivt vid utarbetandet av dagordningen och genom att ta initiativ till diskussioner och beslut i Administrativa kommissionen.

Varje ordförandeskap ska presentera sitt program för arbetet i Administrativa kommissionen och en plan för hur detta ska genomföras.

Ordföranden ska sträva efter att planera varje möte så att tiden utnyttjas på bästa sätt.

Ordföranden ska inleda varje möte med en kort introduktion och ska särskilt lämna alla nödvändiga upplysningar om mötets uppläggning, bl.a. när det gäller den tid som har avsatts för varje punkt.

När en diskussion inleds i en fråga ska ordföranden, i den mån han anser det nödvändigt och beroende på vilken typ av diskussion som behövs, fastställa talartiden för delegationernas inlägg. I de flesta fall bör inläggen begränsas till två minuter.

Endast i undantagsfall ska rundabordsdiskussioner hållas. Denna diskussionsform får endast användas för särskilda frågor, och ordföranden ska begränsa talartiden för inläggen.

Ordföranden ska ge så stort utrymme som möjligt åt diskussioner, framför allt genom att be delegationerna att lämna synpunkter på kompromisstexter till konkreta förslag.

Efter varje punkt på dagordningen ska ordföranden kortfattat sammanfatta de resultat som man kommit fram till.

b)   Förhållningsregler för delegationerna

Delegationerna bör också medverka till att göra mötena effektiva.

Delegationerna bör särskilt beakta följande:

—	Man bör fatta sig kort och undvika att upprepa tidigare inlägg.

—	Delegationer som har samma åsikt i en viss fråga kan komma överens om att låta en enda talesman framföra dessa gemensamma synpunkter.

—	När textförslag diskuteras, bör delegationerna lägga fram konkreta alternativ, om möjligt skriftligen, i stället för att enbart tala om att man inte accepterar ett visst förslag.

—	Om inte ordföranden särskilt begär det, kan delegationerna avstå från att begära ordet när de instämmer i ett förslag. I ett sådant fall skulle tystnad tolkas som instämmande.

c)   Utnyttjande av tekniska hjälpmedel

Ordföranden och sekretariatet kan vid behov använda tekniska hjälpmedel för att effektivt kunna genomföra ett möte.