Sirene-handboken(1)

(2003/C 38/01)

INNEHÅLL

>Plats för tabell>

SIRENE

BEGÄRAN OM KOMPLETTERANDE UPPGIFTER VID DET NATIONELLA GRÄNSÖVERGÅNGSSTÄLLET

AVDELNING I

ALLMÄNT

Inledning

Den 14 juni 1985 undertecknade fem länder - Konungariket Belgien, Förbundsrepubliken Tyskland, Franska republiken, Storhertigdömet Luxemburg och Konungariket Nederländerna - i Schengen, ett litet samhälle i Luxemburg, ett avtal för att säkerställa fritt passerande av de inre gränserna för alla medborgare i medlemsstaterna och fri rörlighet för varor och tjänster.

Ett av villkoren för genomförandet av detta avtal var att avskaffandet av de inre gränserna inte skulle hota staternas säkerhet. Detta innebär att skyddet av alla territorierna i de avtalsslutande staterna måste säkerställas.

Flera specialiserade grupper fick i uppdrag att undersöka vilka konkreta åtgärder som skall vidtas för att undvika sådana brister i säkerheten när avtalet sätts i kraft.

Resultatet av detta arbete läggs fram i två dokument, ett tekniskt - genomförbarhetsstudien - och ett juridiskt - tillämpningskonventionen.

I genomförbarhetsstudien, som lades fram i november 1988 för ministrarna och statssekreterarna i de fem länder som har undertecknat avtalet, fastställs de viktiga tekniska principer som skall följas vid genomförandet av Schengens informationssystem.

I denna studie beskrivs hur informationssystemet är uppbyggt och dessutom huvuddragen i den organisation som är absolut nödvändig för att systemet skall fungera. Denna organisation har fått namnet Sirene, en förkortning av den engelska definitionen i detta dokument: Supplementary Information REquest at the National Entries.

Detta är en sammanfattande beskrivning av ett förfarande med hjälp av vilket en användare som har fått en träff på en sökning i SIS skall kunna få de kompletterande uppgifter som krävs för hans agerande.

I konventionen om tillämpning av Schengenavtalet, undertecknad den 19 juni 1990 av de fem grundarländerna, till vilka Italien anslöt sig den 27 november 1990, Spanien och Portugal den 25 juni 1991, Grekland den 6 november 1992, Österrike den 28 april 1995 och Danmark, Sverige och Finland den 19 december 1996 fastställs alla rättsliga regler som skall gälla alla de avtalsslutande parterna. Dessutom slöt Island och Norge ett samarbetsavtal med de avtalsslutande parterna den 19 december 1996.

De gemensamma förfarandena och reglerna för samarbete mellan parterna beskrivs i konventionen. Avdelning IV ägnas helt åt Schengens informationssystem.

Schengens informationssystem (SIS) skall göra det möjligt för de myndigheter som har behörighet för

a) gränskontroller,

b) andra undersökningar inom landet som verkställs av polis och tullmyndigheter samt samordning av sådana undersökningar,

c) utfärdandet av viseringar och uppehållstillstånd och handhavande av utlänningsärenden

att med hjälp av ett automatiserat sökningsförfarande få tillgång till registreringar av personer, fordon och föremål.

SIS består av två enheter, ett centralt system och nationella system (ett i varje land). SIS fungerar enligt principen att de nationella systemen inte kan ha något direkt elektroniskt datautbyte utan endast via det centrala systemet (C-SIS).

De kompletterande uppgifter som är absolut nödvändiga för genomförandet av vissa bestämmelser i tillämpningskonventionen och de uppgifter som krävs för att SIS skall fungera måste emellertid kunna utbytas bi- eller multilateralt mellan de avtalsslutande parterna.

Varje nationell del av Schengens informationssystem (N-SIS) skall för att kunna uppfylla funktionskraven i genomförbarhetsstudien och tillämpningskonventionen ha detta absolut nödvändiga komplement till sin datortillämpning som Sirene kommer att vara.

Varje begäran om kompletterande uppgifter vid det nationella gränsövergångsstället (Supplementary Information REquest at the National Entries) kommer att passera genom denna tekniska och operativa enhet.

Följande princip skall gälla:

Ett "nationellt Sirene-kontor" skall inrättas av varje avtalsslutande part för att ge de övriga parterna tillgång till en enda kontaktpunkt som ständigt är tillgänglig.

De rättsliga grunderna, de fall när man skall ingripa, de förfaranden som skall följas och de allmänna principerna för organisationen av Sirene-kontoren skall fastställas av alla de avtalsslutande parterna när det gäller de gemensamma reglerna.

De åtgärder som har vidtagits i detta syfte på internationell nivå noteras i denna Sirene-handbok.

Om de avtalsslutande parterna anser det nödvändigt kan de besluta att ändra eller uppdatera handboken.

1. De rättsliga grunderna

Artikel 108 (punkterna 1-4) utgör den rättsliga grunden för Sirene-kontorens existens och verksamhet.

Sirene-kontoren skall således utbyta information åtminstone om SIS. De kan dessutom i enlighet med sina egna nationella beslut, som bl.a. kan grunda sig på artiklarna 39 och 46 i tillämpningskonventionen, utbyta all annan information med de behöriga organ som de övriga avtalsslutande parterna har utsett för denna typ av information.

Detta utbyte omfattas av bestämmelserna i avdelning VI i konventionen (artiklarna 126-130).

Kontoren skall t.ex. inte förmedla uppgifter om asylansökningar.

Denna allmänna ram för målet för Sirene-kontorens åligganden skall kompletteras med en förteckning över de artiklar i tillämpningskonventionen som på något sätt påverkar deras verksamhet.

- Artikel 5:

"1. I samband med vistelse som inte överskrider tre månader, kan inresa till de avtalsslutande parternas territorium beviljas en utlänning, som

d) inte finns registrerad på spärrlista."

- Artikel 25:

"1. När en avtalsslutande part skall besluta om utfärdande av uppehållstillstånd för en utlänning som registrerats på spärrlista, skall den först rådgöra med den avtalsslutande part som verkställt registreringen, varvid hänsyn skall tas till denna stats intressen; uppehållstillstånd får endast beviljas om det finns skäl av allvarlig art, i synnerhet av humanitärt slag eller till följd av internationella förpliktelser.

Om uppehållstillstånd beviljas skall den avtalsslutande part som ansvarar för registreringen vidta åtgärder för återkallande av registreringen, men får dock låta registrera den aktuella utlänningen på sin egen spärrlista.

2. Om det visar sig att en utlänning, med av någon part utfärdat giltigt uppehållstillstånd, registrerats på spärrlista, skall den registrerande avtalsslutande parten kontakta den som beviljat uppehållstillståndet för att besluta om det finns tillräckliga skäl för att återkalla detta. Om ingen återkallelse sker skall den registrerande parten vidta åtgärder för återkallande av registreringen, men får dock låta registrera den aktuella utlänningen på sin egen spärrlista."

- Artikel 39:

"1. De avtalsslutande parterna förbinder sig att låta sina polismyndigheter bistå varandra inom ramen för staternas lagstiftning och sin behörighet i syfte att förhindra och upptäcka brottsliga handlingar, såvida staternas lagstiftning inte förbehåller rättsliga myndigheter rätten till framställning och framställningen eller dess tillämpning inte innebär att den mottagande avtalsslutande parten skall vidta tvångsåtgärder. Om de polismyndigheter som mottagit en framställning saknar behörighet att verkställa den, skall den överlämnas till behöriga myndigheter."

- Artikel 46:

"1. I särskilda fall får varje avtalsslutande part, med hänsyn till sin nationella lagstiftning och utan föregående anmodan, till en berörd avtalsslutande part förmedla uppgifter som kan vara av intresse för denna, för att på så sätt bistå denna i fråga om brottsbekämpning, förebyggande av brott eller vidtagande av skyddsåtgärder mot hot mot allmän ordning och säkerhet.

2. Bortsett från de regler för samarbete i gränsområdena som avses i artikel 39.4 skall utbyte av information ske genom förmedling av en utsedd central myndighet. I särskilt brådskande fall får informationsutbyte i enlighet med den här artikeln verkställas på direkt väg mellan berörda polismyndigheter, om detta inte strider mot staternas lagstiftning. Den centrala myndigheten skall snarast möjligt underrättas om detta."

- Artikel 94:

"1. ... Den rapporterande avtalsslutande parten skall pröva om ärendet är av sådan vikt att en registrering av rapporten i Schengens informationssystem är berättigad.

4. I den mån någon part bedömer att en rapport i enlighet med artiklarna 95, 97 eller 99 inte är förenligt med dess nationella lagstiftning, internationella förpliktelser eller viktiga nationella intressen, kan denna part låta rapporten i den nationella delen av Schengens informationssystem åtföljas av ett påpekande om att verkställighet av det begärda förfarandet inte kommer att ske på dess territorium på grundval av rapporten. Överläggningar om detta bör ske med övriga avtalsslutande parter. ..."

- Artikel 95:

"2. Före rapporten skall den rapporterande avtalsslutande parten undersöka om förvarstagandet sker i överensstämmelse med den anmodade partens nationella lagstiftning. Om den rapporterande avtalsslutande parten är tveksam, skall den rådgöra med övriga berörda avtalsslutande parter.

Samtidigt med sin rapport skall den avtalsslutande parten utan dröjsmål skicka ... uppgifter av betydelse för ärendet till de anmodade avtalsslutande parterna.

3. En anmodad avtalsslutande part kan i dataregistret i den nationella delen hos Schengens informationssystem låta rapporten åtföljas av en uppgift som avser förbud ... att verkställa förvarstagande på grundval av rapporten. Radering av en sådan uppgift skall ske inom tjugofyra timmar efter registrering av rapporten, såvida den berörda parten inte avslår begäran om förvarstagande på rättsliga grunder eller av särskilda lämplighetsskäl. ... kan tidigare nämnda tidsfrist förlängas till att omfatta högst en vecka. ...

4. Om någon part av särskilt brådskande skäl begär omedelbar efterspaning skall den anmodade parten undersöka om den kan avstå från uppgiften. Den anmodade parten skall vidta de åtgärder som krävs för omedelbar verkställighet av det begärda förfarandet, om rapporten godtas."

- Artikel 96:

"1. Uppgifter angående utlänningar som rapporteras för införande på spärrlista skall registreras på grundval av en nationell rapport till följd av beslut som fattats av administrativa myndigheter eller behörig domstol i enlighet med processuella regler i nationell lagstiftning."

- Artikel 97:

"Vad avser försvunna personer eller personer som med hänsyn till sin egen säkerhet eller i syfte att förebygga hot tillfälligt bör omhändertas på begäran av en behörig myndighet eller en behörig rättslig myndighet hos den rapporterande parten, skall deras personuppgifter registreras för att de polisiära myndigheterna skall kunna underrätta den rapporterande parten om uppehållsort eller omhänderta personen för förhindrande av fortsatt resa, om det inte strider mot nationell lag. Detta gäller särskilt minderåriga och personer som enligt beslut av en behörig myndighet bör ges sluten vård. Meddelande får inte lämnas utan den försvunnes samtycke, om han är myndig."

- Artikel 98:

"1. På framställning av behöriga rättsliga myndigheter om meddelande om uppehållsort eller hemvist skall det registreras personuppgifter rörande vittnen, åtalade som förelagts att infinna sig för hörande vid domstolsförhandling i samband med brottmål eller personer som skall dömas till påföljd för brott eller inställa sig för verkställighet av frihetsberövande.

2. Den avtalsslutande part som gör en framställning skall lämnas begärda uppgifter i enlighet med nationell lagstiftning och gällande konventioner om inbördes rättshjälp i brottmål."

- Artikel 99:

"3. På begäran av myndigheter som ansvarar för statens säkerhet kan en rapport ... göras ... Den rapporterande avtalsslutande parten är skyldig att först rådgöra med övriga avtalsslutande parter.

6. En anmodad avtalsslutande part kan i dataregistret i den nationella enheten hos Schengens informationssystem låta denna rapport åtföljas av en uppgift som avser förbud ... att verkställa det begärda förfarandet ... Radering av en sådan uppgift skall ske inom tjugofyra timmar efter det att rapporten registrerats, såvida den berörda parten inte avslår förfarandet på rättsliga grunder eller av särskilda lämplighetsskäl. ..."

- Artikel 100:

"2. Om en efterforskning visar att det föreligger en rapport om ett påträffat föremål, skall den myndighet som har observerat rapporten kontakta den rapporterande för att överenskomma om vilka åtgärder som behöver vidtas. ..."

- Artikel 101:

"1. Tillgång till i Schengens informationssystem registrerade uppgifter och rätt att söka fram dessa direkt har endast myndigheter som har behörighet för

a) gränskontroller,

b) andra undersökningar inom landet som verkställs av polis och tullmyndigheter samt samordning av sådana undersökningar.

2. Därutöver skall tillgång till uppgifter som är registrerade enligt artikel 96 samt rätt att söka fram dessa direkt beviljas myndigheter med behörighet att utfärda viseringar, centrala myndigheter med behörighet att granska viseringsansökningar samt myndigheter med behörighet att bevilja uppehållstillstånd och handha utlänningsärenden inom ramen för tillämpningen av denna konventions bestämmelser om rörlighet för personer. Tillgången till uppgifterna skall regleras i varje avtalsslutande parts nationella lagstiftning.

3. Användarna får endast hämta de uppgifter som krävs för att de skall kunna fullgöra sina förpliktelser.

4. Varje part skall till Verkställande kommittén överlämna en förteckning över de behöriga myndigheter som har tillstånd att direkt hämta uppgifter som är registrerade i Schengens informationssystem. I förteckningen skall det för varje myndighet anges vilka uppgifter den får hämta och för vilket syfte."

- Artikel 102:

"3. I samband med de rapporter som föreskrivs i artiklarna 95-100 i denna konvention skall, vid varje avvikelse ... i avsikt att gå från ett slag av rapport till en annan, finnas grundad anledning ... För detta ändamål skall tillstånd ges i förväg av den rapporterande parten."

- Artikel 104:

"3. Om inte annat följer av bestämmelserna i denna konvention om verkställighet av det förfarande som begärs i en rapport, skall nationell lag hos den avtalsslutande part som verkställer det begärda förfarandet tillämpas. I den mån det föreskrivs annorlunda i denna konvention om verkställighet av förfarande som begärts i rapporten, skall befogenheterna vid förfarandet regleras av nationell lag hos den anmodade parten. Om det begärda förfarandet inte kan verkställas, skall den anmodade parten omedelbart underrätta den rapporterande parten."

- Artikel 105:

"Den rapporterande avtalsslutande parten skall ansvara för uppgifternas riktighet, aktualitet och laglighet vid registreringen i Schengens informationssystem."

- Artikel 106:

"2. Om en part som inte gjort rapporten, känner till omständigheter som föranleder misstanke om att någon uppgift är felaktig ur rättslig eller saklig synpunkt, skall den omedelbart underrätta den rapporterande parten om detta, vilken i sin tur är skyldig att kontrollera den meddelade uppgiften och, om det visar sig nödvändigt, omedelbart rätta eller radera uppgiften.

3. Om de avtalsslutande parterna inte kan komma överens, skall den part som inte är upphov till rapporten remittera ärendet för yttrande till den gemensamma tillsynsmyndigheten ..."

- Artikel 107:

"Om en person redan varit föremål för en rapport i Schengens informationssystem, skall den part som låter införa en ny rapport, träffa överenskommelse med den part som har fört in den första rapporten om hur rapporterna skall kombineras. För detta ändamål kan de avtalsslutande parterna även fastställa allmänna bestämmelser."

- Artikel 108:

"1. Varje avtalsslutande part skall utse en myndighet som har huvudansvaret för den nationella delen av Schengens informationssystem.

2. Varje avtalsslutande part skall göra sina rapporter genom denna myndighet.

3. Denna myndighet skall ansvara för att den nationella delen fungerar på ett tillfredsställande sätt och vidta åtgärder som garanterar att bestämmelserna i denna konvention följs.

4. De avtalsslutande parterna skall meddela sig med varandra genom depositarien om den myndighet som avses i punkt 1."

- Artikel 109:

"1. En enskild persons rättighet att få tillträde till de uppgifter som finns registrerade om honom i Schengens informationssystem skall höra under lagen hos den part som han vänder sig till. Om det föreskrivs i den nationella lagen, skall den nationella tillsynsmyndighet som avses i artikel 114.1 avgöra om uppgifterna får lämnas ut och på vilka villkor. En part som inte har lämnat rapporten får endast lämna ut information om sådana uppgifter efter att den rapporterande avtalsslutande parten givits tillfälle till ställningstagande.

2. Utlämnande av information till den berörda personen skall avslås, om det kan skada verkställigheten av rättsliga uppdrag som rapporten avser, eller om någon annan persons rätt och frihet måste skyddas. Information får aldrig lämnas ut under pågående begärd hemlig övervakning."

- Artikel 110:

"Vem som helst kan begära rättelse av felaktiga sakuppgifter som berör honom själv, eller låta radera uppgifter om honom som är felaktiga ur rättslig synpunkt."

En analys av dessa artiklar i tillämpningskonventionen har gjort det möjligt att fastställa de viktigaste fallen när Sirene-kontoren skall ingripa. Dessa har kompletterats med hänsyn till datasystemens tekniska krav och den operativa effektivitet som fastställs gemensamt.

2. Organisationen av Sirene-kontoren

De nationella Sirene-kontoren är de enda kontaktpunkterna mellan de avtalsslutande parterna i frågor i samband med Schengens informationssystem.

De är emellertid i de flesta fall endast mellanhänder som förmedlar informationen till de behöriga nationella myndigheterna. Som sådana utövar de endast en teknisk och formell kontroll. I andra fall måste Sirene-kontorens befogenheter fastställas på nationell nivå.

De tjänstemän som sköter de nationella registren och de myndigheter som använder uppgifterna skall ansvara för att de uppgifter som registreras i SIS och den information som Sirene-kontoren lämnar är riktiga, aktuella och lagliga. Denna skyldighet är en följd av den kombinerade effekten av artiklarna 105 och 108 i tillämpningskonventionen.

Sirene-kontoren är endast operatörer som agerar på sitt lands vägnar vid internationella kontakter, som en rättslig och/eller funktionell enhet, enligt de regler som varje stat fastställer.

Varje avtalsslutande part skall besluta hur dess Sirene-kontor skall organiseras och vilka nationella förfaranden som skall tillämpas, med beaktande av de regler som fastställs i denna handbok.

Alla avtalsslutande parter skall känna till dessa nationella strukturer som måste innehålla vissa tekniska resurser och tjänsteåligganden som är gemensamma för alla.

De tjänstemän som ansvarar för Sirene-kontoren skall ha minst två möten om året för att utvärdera samarbetet mellan sina organ, vidta alla tekniska åtgärder som behövs för att avhjälpa eventuella brister i sättet att fungera och anpassa förfarandena.

2.1 Tekniska resurser

De tekniska resurserna styr i hög grad metoderna för förmedling av information mellan Sirene-kontoren. Man bör beakta att meddelanden kan överföras muntligen, skriftligen och med hjälp av bilder.

Varje Sirene-kontor skall använda den nationella delen av det kommunikationssystem som har fastställts av alla avtalsslutande parter.

I gemensamma bestämmelser, som behandlas i bilaga 1 i denna handbok, skall det göras en sammanfattning av de fall när ett meddelande skall lämnas skriftligen och de fall när man kan nöja sig med ett muntligt meddelande.

2.1.1 Regler för överföring av uppgifter

Följande bestämmelser har antagits:

a) Det lämpligaste kommunikationssättet skall fastställas från fall till fall beroende på de tekniska möjligheterna och de krav som kommunikationen skall uppfylla. Om omständigheterna kräver det skall uppgifterna inte överföras i klartext.

b) Meddelandena skall huvudsakligen lämnas per telefon. För att minska antalet skriftliga meddelanden så mycket som möjligt skall telefonsamtal inte automatiskt följas av en skriftlig bekräftelse. Kriterierna för överföring av meddelanden anges närmare i bilaga 1.

c) Man skall skilja mellan två kategorier av skriftliga meddelanden, fria texter och standardformulär som skall följa reglerna i bilaga 5. Sirene-operatörerna skall vid behov tillämpa de translitterationsregler som har fastställts för SIS (se bilaga 2). Det är önskvärt med ett gemensamt språk för de Sirene-operatörer som är i direkt kontakt med varandra vid behandlingen av ett ärende för att underlätta och påskynda utnyttjandet av uppgifterna.

d) Cheferna för Sirene-kontoren skall ha tillgång till en brevlåda som är oberoende av det operativa systemet (e-postadress). Denna speciella adress för meddelandeförmedlingen skall ge möjlighet till ett direkt utbyte av meddelanden mellan de olika Sirene-cheferna.

2.1.2 Kommunikationsmetoder

Följande bestämmelser har antagits:

a) Texterna och bilderna skall helst sändas genom den särskilda meddelandeförmedling som har fastställts av alla avtalsslutande parter och inte via telex, teletext eller fax.

2.1.3 Arkivering av uppgifterna

Följande bestämmelser har antagits:

a) Varje avtalsslutande part får besluta hur uppgifterna skall lagras.

Varje registrerande parts Sirene-kontor skall lagra alla uppgifter om sina egna registreringar och hålla dem tillgängliga för de övriga avtalsslutande parterna.

Alla Sirene-kontorens arkiv skall organiseras på ett sådant sätt att man snabbt kan få tillgång till relevanta uppgifter så att mycket korta tidsfrister för överföringen av uppgifter kan hållas.

b) Rapporter och andra meddelanden från de andra avtalsslutande parterna skall lagras i enlighet med nationell lagstiftning om skydd av uppgifter och privatlivet i det mottagande landet. Bestämmelserna i avdelning VI i tillämpningskonventionen skall även gälla. Dessa kompletterande uppgifter bör i möjligaste mån inte lagras på Sirene-kontoren efter det att den motsvarande SIS-registreringen har utraderats.

2.2 Tjänsteåligganden

Användarna av Schengens informationssystem kan när som helst behöva en kompletterande uppgift för att genomföra ett förfarande. Därför krävs operativa åtaganden som är gemensamma för samtliga Sirene-kontor.

2.2.1 Tidsfrister för behandling av ärenden

Följande bestämmelser har antagits:

a) Sirene-kontoret skall svara snarast möjligt på de andra avtalsslutande parternas begäran om uppgifter. Svaret måste ges inom tolv timmar.

2.2.2 Sirene-kontorens tillgänglighet

Följande bestämmelser har antagits:

a) Sirene-kontoren skall fungera dygnet runt under hela året.

b) Det skall ständigt finnas möjligheter till internationella kommunikationer.

AVDELNING II

VERKSAMHET

3. Ingripanden

Sirene-kontorens verksamhet skall göra det möjligt att säkerställa

- överföringen av uppgifter om registreringar som har införts i Schengens informationssystem,

- beaktandet av relevanta bestämmelser i tillämpningskonventionen,

- sambandet mellan de nationella myndigheterna och de internationella organ som ansvarar för allmänna säkerhetsuppdrag inom ramen för de befogenheter som de har fått av var och en av staterna.

Dessa tre allmänna kriterier för verksamheten sammanfattas i den förteckning över ingripanden som återfinns nedan.

3.1 De viktigaste fallen för ingripanden

3.1.1 Utbyte av information före en registrering (artiklarna 95.2 [andra meningen] och 99.3)

Två typer av registreringar berörs av detta förfarande, den typ som nämns i artikel 95.2 (andra meningen) om tillfälligt förvarstagande för utlämning och den som nämns i artikel 99.3 om hemlig övervakning eller särskild kontroll inom ramen för statens säkerhet.

För att säkerställa att förfarandet i artikel 99.3 följs skall varje avtalsslutande part vidta lämpliga tekniska eller organisatoriska åtgärder för att ingen sådan registrering skall kunna göras i Schengens informationssystem utan att den registrerande avtalsslutande partens Sirene-kontor har underrättats om detta.

3.1.2 Utbyte av information samtidigt som en registrering görs (artikel 95.2)

Detta är andra delen av det förfarande som föreskrivs i artikel 95.2. En rapport skall skickas med uppgifter som kompletterar de uppgifter som redan har registrerats i SIS. Den skall översändas till de övriga avtalsslutande parterna i form av ett standardformulär.

Se även kommentaren i punkt 4.1.1.

3.1.3 Utbyte av information när det finns flera registreringar (artikel 107)

Om det finns flera registreringar från olika länder om en och samma person kan komplicerade situationer uppstå.

Polistjänstemannen ute på fältet, som är slutanvändare av Schengens informationssystem, får absolut inte ställas inför flera begärda förfaranden som är motstridiga. Han måste kunna veta exakt vilka åtgärder han skall vidta.

Det är absolut nödvändigt att införa ett förfarande som gör det möjligt att upptäcka att det finns flera registreringar och att fastställa prioriteringsregler för deras införande i SIS.

Detta kräver

- kontroller innan en registrering görs för att upptäcka om samma person inte redan är registrerad i SIS,

- samråd med de andra avtalsslutande parterna, vid behov, om det finns flera registreringar som inte överensstämmer.

3.1.4 Utbyte av information när det görs ett påpekande (artiklarna 94, 95 och 99)

I artiklarna 94.4, 95.3 och 99.6 ges en anmodad avtalsslutande part möjlighet att, tillfälligt eller definitivt, vägra att verkställa ett begärt förfarande på sitt territorium. Denna möjlighet kan utnyttjas när det gäller registreringar som görs enligt artikel 95, 97 eller 99.

För att denna möjlighet skall kunna utnyttjas krävs en omedelbar och noggrann granskning av registreringarna samt en snabb reaktion när det gäller genomförandet.

3.1.5 Utbyte av information vid träff (artiklarna 95, 96, 97, 98, 99 och 100)

Om slutanvändaren vid sökning i SIS när det gäller en registrering konstaterar att den faktiskt gäller den person, det fordon eller föremål som har registrerats får han en träff.

För att behandla dessa registreringar behöver han eventuellt ytterligare uppgifter för att på bästa sätt kunna verkställa det begärda förfarandet enligt SIS-tabell 4, 10 eller 16 (se bilaga 4).

Med vissa undantag skall den registrerande avtalsslutande parten informeras om resultaten av denna positiva sökning.

Denna uppgift är framför allt operativ till sin natur, men även teknisk, eftersom den innebär att registreringen måste behandlas, dvs. den måste i förekommande fall raderas för att en registrering som inte har kunnat behållas eventuellt skall kunna införas.

Denna verksamhet är av yttersta vikt för att SIS skall kunna fungera väl.

3.1.6 Utbyte av information om utlänningar som nekas inresa (artiklarna 5, 25 och 96)

Uppgifterna om utlänningar som är registrerade på spärrlista enligt artikel 96 omfattar följande två typer av verksamhet:

- För det första gäller det att förbjuda dem tillträde till Schengenterritoriet och att därför se till att de avtalsslutande parternas konsulära myndigheter inte utfärdar viseringar för dem om detta krävs och att kontrollmyndigheterna vid de yttre gränserna nekar dem inresa till parternas territorier.

- För det andra, om dessa utlänningar redan befinner sig på parternas territorier, gäller det att se till att de behöriga myndigheterna inte utfärdar uppehållstillstånd och att de inleder förfaranden för att avvisa dem.

I detta syfte och för att bättre bedöma upphovet till och giltigheten i åtgärden att neka inresa, som föranledde registreringen på spärrlistan enligt artikel 96, kan den avtalsslutande part på vars territorium den registrerade utlänningen upptäcks begära följande uppgifter från den registrerande avtalsslutande parten under rubrik 089 i formulär G:

1. Typen av beslut

2. Beslutsfattande myndighet

3. Datum för beslutet

4. Datum för anmälan av beslutet

5. Datum för verkställande av beslutet

6. Datum när beslutet upphör att gälla eller giltighetens längd

Se även punkt 4.6.2.

De myndigheter som har ansvaret för att utfärda uppehållstillstånd eller viseringar skall underrätta parterna enligt artikel 5.2 och rådgöra med dem enligt artikel 25.

Sirene-kontoren skall inte vara inblandade i de förfaranden som avses i dessa två artiklar utom när det gäller överföringen av kompletterande uppgifter som har ett direkt samband med registreringarna (meddelande om träff, närmare angivelse av identitet t.ex.) eller radering av dessa.

Dessutom kan Sirene-kontoren vara inblandade i överföringen av kompletterande uppgifter som krävs för att avvisa en utlänning eller neka honom inresa eller i överföringen av uppgifter som följer av dessa åtgärder.

Sirene-kontoren skall tjäna som centrala myndigheter för överföring och mottagande av kompletterande uppgifter i samband med det samrådsförfarande som avses i artikel 25.1 och 25.2.

För detta ändamål skall Sirene-kontoren, på begäran av de myndigheter som ansvarar för utfärdandet av uppehållstillstånd eller viseringar, utbyta formulären N (art. 25.1) och O (art. 25.2) för att behålla eller radera registreringen.

Om den stat som har utfärdat uppehållstillståndet upptäcker att innehavaren av tillståndet har registrerats enligt artikel 96 av en annan stat skall den underrätta Sirene-kontoret i den registrerande staten om detta (via fax, formulär M etc.). Sirene-kontoret i den registrerande staten skall då inleda det samrådsförfarande som avses i artikel 25.2 i konventionen, med hjälp av det formulär som är avsett för detta ändamål.

Om en tredje Schengenstat (en stat som varken har utfärdat uppehållstillståndet eller registrerat innehavaren av tillståndet) konstaterar att det finns en anledning till samråd skall den underrätta den registrerande staten och den stat som har utfärdat uppehållstillståndet om detta.

3.1.7 Utbyte av information när det är omöjligt att verkställa det förfarande som begärs i en registrering med anledning av en träff (artikel 104.3)

I artikel 104.3 förutses det fall när en avtalsslutande part, rättsligt eller i praktiken, inte kan verkställa det förfarande som begärs i en registrering.

3.1.8 Utbyte av information om syftet ändras (artikel 102.3)

Enligt artikel 102.3 finns det möjlighet att avvika från principen om det ursprungliga syftet med utnyttjandet av uppgifterna om man har fått en träff.

Detta förfarande kan endast tillämpas om det finns grundad anledning att avvärja en omedelbart förestående allvarlig fara för den allmänna ordningen och säkerheten, en stor risk för statens säkerhet eller grovt brott.

För att syftet skall kunna ändras skall tillstånd ges i förväg av den registrerande parten.

3.1.9 Utbyte av information efter konstaterandet att en uppgift är felaktig ur rättslig eller saklig synpunkt (artikel 106)

Den princip om äganderätten till uppgifterna som fastställs i artikel 106 skall inte hindra att uppgifter som är felaktiga ur rättslig eller saklig synpunkt korrigeras. I punkterna 2 och 3 i samma artikel anges denna möjlighet.

3.1.10 Utbyte av information om rätten att få tillträde till och begära rättelse av uppgifter (artiklarna 109 och 110)

Varje enskild person har rätt att få tillträde till de uppgifter som finns registrerade om honom och att, i förekommande fall, begära rättelse av uppgifter som är felaktiga ur saklig eller rättslig synpunkt.

Denna möjlighet skall utnyttjas med beaktande av den nationella lagstiftningen i det land som personen vänder sig till.

En avtalsslutande part får inte ge tillträde till en registrering från en annan avtalsslutande part om den inte dessförinnan har gett den registrerande avtalsslutande parten tillfälle att ta ställning.

3.2 Ytterligare ingripanden

3.2.1 Utbyte av information om polissamarbete (artiklarna 39 och 46)

Samarbetet mellan de avtalsslutande parterna och polisens tekniska verksamhet får inte begränsas till att endast de uppgifter som har registrerats i Schengens informationssystem utnyttjas.

Om en träff görs i en registrering kan detta leda till att ett brott eller ett allvarligt hot mot den allmänna ordningen eller säkerheten upptäcks och det kan även vara nödvändigt att noga identifiera en person eller ett föremål.

Utbytet av information, t.ex. med hjälp av fotografier eller fingeravtryck, kan visa sig absolut nödvändigt. Artiklarna 39 och 46 medger sådana typer av åtgärder.

Sådant informationsutbyte skall ske i enlighet med bestämmelserna i avdelning VI i tillämpningskonventionen.

Följande rekommendationer ges:

a) De avtalsslutande parternas Sirene-kontor kan utbyta all användbar information om de följer de nationella åtgärder som har vidtagits enligt artiklarna 39 och 46.

b) Sirene-kontoren skall hålla varandra underrättade om vilka nationella åtgärder som har vidtagits av varje avtalsslutande part samt om de ändringar som kan komma att göras.

3.2.2 Särskilda befogenheter när det gäller polis och säkerhet (avdelning III)

Avdelning III i konventionen om tillämpning av Schengenavtalet innehåller många innovativa bestämmelser om polissamarbete och rättsligt samarbete. Sirene-kontoren erbjuder en operativ organisation som kan visa sig mycket användbar i vissa fall, medan den för vissa avtalsslutande parter begränsar upprättandet av flerfaldiga strukturer.

Följande rekommendationer ges:

a) Varje avtalsslutande part kan ge sitt Sirene-kontor särskilda befogenheter när det gäller polis och säkerhet i enlighet med avdelning III i tillämpningskonventionen.

b) De avtalsslutande parterna skall hålla varandra underrättade om de nationella åtgärder som har vidtagits för deras respektive Sirene-kontor samt om de ändringar som kan komma att göras.

3.2.3 Överlappning mellan Sirenes och Interpols uppgifter

Schengens informationssystem har inte till uppgift att ersätta eller kopiera Interpol. Om vissa uppgifter överlappar varandra skiljer sig principerna för verksamheten och för samarbetet mellan de avtalsslutande parterna avsevärt från de principer som styr Internationella kriminalpolisorganisationen.

Regler skall därför fastställas för samarbetet mellan de avtalsslutande parternas Sirene-kontor och nationella centralbyråer (NCB).

Enighet har uppnåtts om följande förfaranden:

a) SIS-registreringarnas företräde framför Interpol-registreringarna

Registreringarna i SIS och det informationsutbyte som berör dem skall alltid ha företräde framför registreringarna och informationsutbytet via Interpol. Detta företräde skall särskilt gälla om en planerad SIS-registrering står i strid med en planerad Interpol-registrering.

b) Val av kommunikationskanal

På de avtalsslutande parternas territorium skall registreringarna i Schengens informationssystem ha företräde framför Interpols registreringar. Interpols registreringar skall begränsas till undantagsfall (när det gäller registreringar som inte föreskrivs i konventionen [det går t.ex. inte att registrera konstföremål i SIS] eller om inte alla uppgifter för en registrering i SIS finns tillgängliga). Parallella registreringar i SIS och via Interpol är inte tillåtna inom Schengenområdet. Registreringar som skickas ut via Interpol och som även omfattar Schengenområdet eller delar av detta (Interpols spridningszon 2) skall innehålla följande text: "med undantag av Schengenstaterna".

c) Överföringar av uppgifter till tredje land

Beslut om överföring av uppgifter till tredje land (tillstånd, spridningsmetoder och kanal) skall alltid fattas av den registrerande avtalsslutande partens Sirene-kontor.

Sirene-kontoret skall därvid följa Schengenkonventionens bestämmelser om skydd av personuppgifter. Användningen av Interpol skall bero på nationella bestämmelser och förfaranden.

d) Målinriktade sökningar

Med "målinriktade sökningar" avses sökningar i ett begränsat geografiskt område när det finns konkreta indicier på var den efterspanade personen eller det efterspanade föremålet befinner sig.

Dessa indicier ger skäl att anta att framställningen från de rättsliga myndigheterna kan verkställas omedelbart efter det att den har mottagits.

Inom Schengenområdet skall framställningarna om målinriktad sökning göras på formulär A eller M.

Den eftersökta personen eller det eftersökta föremålet bör registreras i SIS samtidigt som formulär A eller M skickas, om detta inte redan har skett, för att en begäran om tillfälligt omhändertagande skall kunna verkställas omedelbart (artikel 64 i konventionen).

Registreringen i SIS leder inte endast till att målet i artikel 93 kan uppfyllas, utan ökar även chanserna till träff om personen oväntat förflyttar sig eller om föremålet förflyttas inom Schengenområdet.

Om ett positivt resultat kan uppnås tack vare en målinriktad sökning i ett begränsat geografiskt område kan en begäran om tillfälligt omhändertagande göras på bilateral nivå utan att en registrering görs i SIS, på grundval av det förfarande som föreskrivs i utlämningslagen.

e) Träff och radering av en registrering

Medlemsstaterna skall på nationell nivå säkerställa att Sirene-kontoret och den nationella centralbyrån underrättar varandra om träffar.

Raderingen av en registrering skall utföras av den registrerande myndigheten.

f) Förbättrat samarbete mellan Sirene-kontoren och Interpols nationella centralbyråer

Varje avtalsslutande part skall vidta lämpliga åtgärder för att på det nationella planet anordna ett informationsutbyte mellan Sirene-kontoret och den nationella centralbyrån.

4. Förfaranden som skall följas

En samordnad verksamhet mellan de olika nationella systemen är nödvändig för att Schengens informationssystem skall fungera väl. Ett viktigt villkor som måste uppfyllas är att gemensamma förfaranden fastställs för alla avtalsslutande parter.

Varje fall där det krävs ett ingripande har alltså utvecklats och kodifierats för att ge en exakt beskrivning av de uppgifter som Sirene-kontoren skall utföra.

4.1 Utbyte av information före en registrering

4.1.1 Undersökning av om de avtalsslutande parternas nationella lagstiftning medger tillfälligt förvarstagande inför en utlämning (artikel 95.2)

Den registrerande avtalsslutande parten skall undersöka om de andra avtalsslutande parternas nationella lagstiftning medger det tillfälliga förvarstagande som kommer att begäras.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Det skall undersökas om alla medlemsstater har möjlighet att följa upp den planerade registreringen.

b) Vid tveksamhet skall samråd ske med det berörda Sirene-kontoret och de uppgifter som krävs för undersökningen skall översändas eller utbytas.

c) Den rapport som avses i artikel 95.2 andra stycket skall utarbetas innan registreringen görs. Det skall kontrolleras att alla de begärda uppgifterna finns och att rapporten läggs fram på ett korrekt sätt. Följande rubriker måste absolut finnas med och uppgifterna om lagföringen eller om verkställandet av en dom skall anges i förekommande fall:

006: Efternamn: Det efternamn som har använts vid registreringen av de viktigaste uppgifterna i SIS skall stå under rubrik 006

007: Förnamn

009: Födelsedatum

010: Födelseort

011: Alias: Under rubrik 011 skall det fullständiga första aliasnamnet anges och det totala antalet aliasnamn som har registrerats. Vid behov kan formulär M användas för att skicka en fullständig förteckning över dessa aliasnamn.

012: Kön

013: Nationalitet: Rubrik 013 skall fyllas i så fullständigt som möjligt med hjälp av de upplysningar som är tillgängliga. Om uppgiften är osäker bör koden "1W" användas, eventuellt med tillägget "sannolik nationalitet ..."

030: Myndighet som utfärdat häktningsbeslutet eller avkunnat domen (domarens namn och behörighet eller namnet på domstolen)

031: Referensnummer på häktningsbeslutet eller domen (037)

Se även nedanstående kommentar beträffande gärningsbeskrivningen.

032: Datum för häktningsbeslutet eller domen (036)

Framställningar både om lagföringen och om verkställandet av en dom kan samlas i ett dokument.

033: Ansökande myndighet

034: Maximistraff/riskerat maximistraff

035: Domare eller domstol som har avkunnat domen

036: Datum för domen

037: Domens referensnummer

038: Ådömt straff

039: Återstående strafftid

040: Tillämpliga texter

041: Brottsrubricering

042: Datum/period när brottet begicks

044: Gärningsbeskrivning (inklusive följderna av gärningarna)

045: Grad av delaktighet (gärningsman, medgärningsman, medhjälpare, anstiftare)

Varje stat har möjlighet att använda sin egen juridiska terminologi för att ange graden av delaktighet (beslut om punkt 2 i dokument SCH/OR.SIS-SIRENE (97) 12).

Gärningsbeskrivningen under rubrik 44 skall vara tillräckligt detaljerad för att de andra Sirene-kontoren skall kunna göra en bedömning av registreringen. Man måste dock se till att informationsmängden inte blir för stor så att inte meddelandesystemet överbelastas i onödan.

Om inte alla Sirene-kontor kan ta emot meddelandet eftersom antalet bokstäver i formuläret av tekniska skäl är otillräckligt, kan formulär M eventuellt användas för kompletterande information. Att överföringen är slut skall anges med "slut på meddelandet" på sista formuläret (rubrik 044 i formulär A eller 083 i formulär M).

Den registrerande partens Sirene-kontor kan lämna ytterligare information efter samråd och/eller på begäran av en annan avtalsslutande part om detta visar sig nödvändigt för att klargöra en persons identitet. Det gäller särskilt

- ursprunget för den eftersökta personens pass eller identitetshandling,

- passets eller identitetshandlingens nummer, datum och plats för utfärdandet, utfärdande myndighet samt sista giltighetsdag,

- beskrivning av den efterspanade personen,

- faderns och moderns för- och efternamn,

- förekomst av foton och/eller fingeravtryck,

- senast kända adress.

Dessa uppgifter samt foton och fingeravtryck skall i så stor utsträckning som möjligt finnas tillgängliga på Sirene-kontoren eller vara omedelbart och ständigt tillgängliga för dem för att de så snabbt som möjligt skall kunna förmedla dessa identifikationsuppgifter.

På detta mycket känsliga område skall det gemensamma målet vara att så mycket som möjligt minska risken för att en person vars identitet liknar den registrerade personens identitet felaktigt kvarhålls.

d) Om alla avtalsslutande parter tillåter registreringen skall förberedelser göras för att införa den i SIS.

e) Om inte alla avtalsslutande parter tillåter registreringen

- avstår den registrerande avtalsslutande parten från att införa registreringen eller också

- framhärdar den och uppmanar den berörda avtalsslutande parten/de berörda avtalsslutande parterna att omedelbart begära att ett påpekande skall göras.

Om ett påpekande görs skall det alternativa begärda förfarandet tillämpas av den berörda avtalsslutande parten/de berörda avtalsslutande parterna.

4.1.2 Samråd mellan de avtalsslutande parterna vid registreringar som gäller statens säkerhet (artikel 99.3)

Om en registrering görs för hemlig övervakning eller särskild kontroll när det gäller statens säkerhet skall den registrerande avtalsslutande parten först rådgöra med de övriga avtalsslutande parterna.

Detta mycket känsliga område kräver ett särskilt förfarande för att sekretessen för vissa uppgifter skall behållas. Kontakterna mellan de myndigheter som har ansvaret för statens säkerhet bör därför hållas åtskilda från kontakterna mellan Sirene-kontoren.

I detta särskilda fall skall Sirene-kontoren förvissa sig om att samrådsförfarandet fungerar väl och notera resultaten. Det egentliga informationsutbytet skall ske direkt mellan de berörda specialiserade myndigheterna.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Innan en registrering görs skall den berörda säkerhetsmyndigheten direkt kontakta sina Schengenmotsvarigheter.

b) De specialiserade myndigheterna skall utbyta informationer och därefter skall den säkerhetsmyndighet som gör registreringen underrätta sitt nationella Sirene-kontor och meddela det resultaten. Det är framför allt viktigt att underrätta det om de invändningar som kan finnas mot den planerade registreringen.

c) Det Sirene-kontor som har kontaktats av den säkerhetsmyndighet som planerar att göra registreringen skall underrätta de övriga Sirene-kontoren. På så sätt kan dessa, i samråd med sina säkerhetsmyndigheter, göra sina rättigheter gällande.

d) Den registrerande avtalsslutande partens Sirene-kontor skall, efter att ha konstaterat att samrådet har genomförts korrekt, godkänna att registreringen införs.

e) Om det uppstår problem skall det berörda Sirene-kontoret underrätta den registrerande avtalsslutande parten om detta.

f) Om den registrerande avtalsslutande parten behåller sin registrering kan en anmodad avtalsslutande part begära att ett påpekande görs som innebär 24 timmars tidsfrist för undersökning av ärendet.

g) Efter denna tidsfrist för undersökning av ärendet kan registreringen på begäran av en avtalsslutande part åtföljas av ett ständigt påpekande som skjuter upp det förfarande som skall följas på grundval av registreringen.

4.2 Utbyte av information samtidigt som en registrering görs

4.2.1 Översändande av ett dokument för tillfälligt förvarstagande för utlämning (artikel 95.2)

Detta dokument skall innehålla obligatoriska uppgifter enligt tillämpningskonventionen. Frivilliga uppgifter som kan underlätta handläggningen av ärendet kan dessutom lämnas om detta visar sig nödvändigt för att fastställa en identitet.

Se även kommentaren i punkt 4.1.1.

Ett exempel på formulär som är gemensamt för samtliga avtalsslutande parter återfinns i bilaga 5 till denna handbok.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den registrerande avtalsslutande parten skall samtidigt som den inför registreringen i SIS på snabbast möjliga sätt skicka de obligatoriska uppgifterna i ärendet till de anmodade avtalsslutande parterna.

Om den berörda personen är efterlyst på grund av att det finns flera häktningsbeslut eller domar mot honom som kan tjäna som grund för en eventuell begäran om förvarstagande för utlämning skall Sirene-kontoret när registreringen görs i princip endast lämna uppgifter om ett enda häktningsbeslut eller en enda dom till de andra Sirene-kontoren. Det gäller antingen det häktningsbeslut eller den dom som medför det tyngsta straffet eller det häktningsbeslut eller den dom som enligt den registrerande statens bedömning skall prioriteras med hänsyn till preskriptionstiden.

Uppgifterna om de andra berörda häktningsbesluten eller domarna skall bevaras av Sirene-kontoret i den registrerande staten. I händelse av träff skall de omedelbart översändas till Sirene-kontoret i den anmodade staten.

Om de uppgifter som lämnas på formulär A om det första häktningsbeslut eller den första dom som har valts ut leder till att ett av Sirene-kontoren gör ett påpekande kan uppgifterna om ett andra häktningsbeslut eller en andra dom som har valts ut lämnas till alla Sirene-kontor så att det säkerställs att registreringen i fråga sprids och verkställs i så stor utsträckning som möjligt.

b) Ytterligare uppgifter som behövs för att fastställa identiteten skall lämnas efter samråd med och/eller på begäran av en annan avtalsslutande part.

4.3 Utbyte av information om det finns flera registreringar

I enlighet med artikel 107 har följande allmänna bestämmelser antagits:

a) Endast en registrering per avtalsslutande part får göras i Schengens informationssystem om en enskild person.

b) Flera avtalsslutande parter får göra en registrering i Schengens informationssystem om en enskild person om dessa registreringar är förenliga eller kan förekomma parallellt.

c) De registreringar som görs enligt artikel 95 är förenliga med dem som görs enligt artiklarna 97 och 98. De kan dessutom förekomma parallellt med registreringarna enligt artikel 96. I ett sådant fall har förfarandet i artikel 95 företräde framför förfarandet i artikel 96.

d) De registreringar som görs enligt artiklarna 96 och 99 är inte förenliga sinsemellan eller med de registreringar som görs enligt artiklarna 95, 97 och 98, men detta hindrar inte att artiklarna 95 och 96 kan förekomma parallellt.

Av de registreringar som görs enligt artikel 99 är förfarandena för "hemlig övervakning" inte förenliga med förfarandena för "särskild kontroll".

e) Följande prioriteringsordning skall gälla för skälen till registreringar:

- Tillfälligt förvarstagande för utlämning (artikel 95).

- Nekad inresa i Schengenstaterna (artikel 96).

- Omhändertagande (artikel 97).

- Hemlig övervakning (artikel 99).

- Särskild kontroll (artikel 99).

- Meddelande om uppehållsort (artiklarna 97 och 98).

Ovannämnda prioriteringsordning kan frångås i undantagsfall efter samråd mellan de avtalsslutande parterna om viktiga nationella intressen kräver det.

f) Den registrerande avtalsslutande partens Sirene-kontor skall bevara de framställningar om registrering som har avslagits efter samråd enligt ovannämnda bestämmelser, till dess att den godkända registreringen har raderats.

TABELL ÖVER REGISTRERINGAR

>Plats för tabell>

Det särskilda fallet av registreringar enligt artikel 96

Bestämmelserna i artikel 101.2 ger myndigheter med ansvar för att utfärda viseringar, behandla viseringsansökningar och utfärda uppehållstillstånd möjlighet att få tillgång till uppgifterna i enlighet med artikel 96.

I praktiken måste alla Schengenparter få tillgång till samtliga registreringar enligt artikel 96. Syftet är att ett uppehållstillstånd eller en visering inte skall utfärdas till en icke önskvärd utlänning.

Detta krav måste således förenas med ovanstående principer.

Följande allmänna bestämmelser skall gälla:

a) En avtalsslutande part skall alltid kunna göra en registrering enligt artikel 96 för att möjliggöra för de behöriga myndigheterna att inte utfärda uppehållstillstånd eller viseringar.

b) Vid en konflikt med en registrering enligt artikel 95 kan varje avtalsslutande part behålla sin registrering. Reglerna om förenlighet skall gälla för alla andra registreringar.

c) De förfaranden som skall följas beträffande registreringarna skall genomföras enligt den fastställda prioriteringsordningen, d.v.s. det tillfälliga förvarstagandet skall verkställas först.

d) De avtalsslutande parterna skall vidta de nationella åtgärder som krävs för att informera sina användare om detta förfarande.

Det särskilda fallet med registrering av fordon

Följande allmänna rekommendationer skall gälla:

a) Endast en registrering per avtalsslutande part får göras i Schengens informationssystem om ett fordon.

b) Flera avtalsslutande parter får göra en registrering i Schengens informationssystem av ett fordon om dessa registreringar är förenliga.

c) De registreringar av fordon som görs enligt artikel 99 där förfaranden för "hemlig övervakning" skall följas är oförenliga med dem som görs när förfarandena för "särskild kontroll" skall följas.

d) Registreringarna av fordon enligt artikel 99 är oförenliga med registreringarna av fordon enligt artikel 100.

e) Den registrerande avtalsslutande partens Sirene-kontor skall bevara de framställningar om registrering som har avslagits efter samråd enligt ovannämnda bestämmelser, till dess att den godkända registreringen har raderats

TABELL ÖVER FÖRENLIGA REGISTERINGAR

>Plats för tabell>

Ovannämnda prioriteringsordning kan frångås i undantagsfall efter samråd mellan de avtalsslutande parterna om viktiga nationella intressen kräver det.

4.3.1 Kontroll av förekomsten av flera registreringar avseende en enskild person

Flera registreringar kommer säkerligen endast att förekomma i mycket få fall. Det största problemet kommer att vara att klart och tydligt skilja mellan olika individer som har gemensamma kännetecken.

För att lösa detta problem, även i fall när registreringarna är förenliga, rekommenderas det i samarbetet mellan Schengenstaterna och i polisens metoder att samrådsförfarandet mellan Sirene-kontoren tillämpas.

Varje avtalsslutande part skall se till att det införs lämplig teknisk utrustning för att, innan en registrering görs i SIS, upptäcka de dubbla identiteter som kan förekomma.

De tekniska kriterier enligt vilka två identiteter kan vara identiska anges närmare i bilaga 6 till denna handbok.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om en begäran om registrering visar att det i SIS finns en person med samma obligatoriska identitetskriterier (efternamn, förnamn, födelseår) skall en kontroll göras innan denna registrering godkänns.

b) Sirene-kontoret skall kontakta den ansökande myndigheten för att klargöra om det rör sig om samma person.

c) Om kontrollen visar att det rör sig om samma person skall Sirene-kontoret tillämpa det förfarande för införande av flera registreringar som anges i punkt 4.3.3. Om kontrollen avslöjar att det rör sig om två olika personer skall Sirene-kontoret godkänna begäran om registrering.

4.3.2 Kontroll av förekomsten av flera registreringar avseende ett fordon

De obligatoriska kriterierna för registreringar avseende ett fordon är

- antingen registreringsnumret,

- eller serienumret.

Dessa två nummer kan dock förekomma samtidigt i SIS.

Kontrollen av om det finns flera registreringar skall göras genom att numren jämförs. Om det finns två identiska nummer kan man förmoda att det finns flera registreringar.

Denna kontroll medför tekniska problem eftersom en jämförelse inte alltid är möjlig på grund av de obligatoriska kriterier som fastställts.

Registreringarna i SIS avseende fordon innehåller serienumret och/eller registreringsnumret. Om det visar sig när en ny registrering införs att samma serie- och/eller registreringsnummer redan finns i SIS kan man förmoda att det finns flera registreringar.

Sirene-kontoret skall uppmärksamma de nationella användarna på vissa, säkerligen mycket få fall, som kan orsaka problem när jämförelsen görs med endast ett av dessa två kriterier: en träff betyder att man kan anta att det finns flera registreringar men om det inte blir någon träff betyder inte detta att fordonet inte har registrerats. Det kan ha registrerats under det nummer som det inte har gjorts någon sökning på.

De tekniska kriterier enligt vilka två fordon kan vara identiska anges närmare i bilaga 6 till denna handbok.

Sirene-kontoren skall tillämpa samma förfarande som för personer.

4.3.3 Förhandling om införandet av en registrering om den är oförenlig med en tidigare registrering

Om en begäran om registrering konkurrerar med en registrering som gjorts av samma avtalsslutande part skall det nationella Sirene-kontoret se till att det bara finns en enda registrering i SIS. Varje enskild stat får själv besluta vilket förfarande som skall tillämpas.

Om den planerade registreringen är oförenlig med en registrering som har gjorts av en eller flera andra avtalsslutande parter krävs en överenskommelse.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om registreringarna är förenliga krävs inget samråd mellan Sirene-kontoren. Om registreringarna är parallella skall den avtalsslutande part som vill göra en ny registrering besluta om samråd bör hållas.

b) Om registreringarna inte är förenliga, eller om det finns några tveksamheter, krävs samråd mellan Sirene-kontoren för att endast en registrering - eller en grupp registreringar som är förenliga sinsemellan - slutligen skall kunna göras i Schengens informationssystem.

c) Om en registrering som är oförenlig med dem som redan finns i SIS har prioriterats efter förhandling skall de avtalsslutande parter som har infört de andra registreringarna dra tillbaka dem när den nya registreringen införs.

d) Alla konflikter skall lösas genom förhandlingar mellan Sirene-kontoren. Om ingen överenskommelse kan nås på grundval av förteckningen över upprättade prioriteringar skall den äldsta registreringen behållas.

4.4 Utbyte av information när ett påpekande görs

Sirene-kontoren skall utbyta information för att de avtalsslutande parterna skall kunna bedöma behovet av att göra ett påpekande och därefter utnyttja denna möjlighet.

Ett påpekande kan göras i följande tre fall:

a) Ett "ständigt" påpekande kan alltid göras (eller raderas) enligt artikel 94.4 om registreringar enligt artiklarna 95, 97 och 99.

Ett alternativt förfarande föreskrivs om detta påpekande tillämpas på en registrering enligt artikel 95. För de andra två artiklarna föreskrivs inget alternativt förfarande och registreringen visas inte när slutanvändaren gör en sökning.

b) Ett påpekande om 24 timmars tidsfrist för "granskning", som kan förlängas till högst en vecka, kan göras enligt artikel 95.3 för registreringar enligt artikel 95. Denna uppgift kan bli permanent. Ett alternativt förfarande enligt artikel 95.5 skall tillämpas.

c) Ett påpekande om högst 24 timmars tidsfrist för "granskning" kan göras enligt artikel 99.6 för registreringar enligt artikel 99. Denna uppgift kan bli permanent. Inget alternativt förfarande anges.

De avtalsslutande parterna skall ta hänsyn till följande kommentarer:

- Ett påpekande får bara göras i undantagsfall.

- En viss tid kan förflyta mellan införandet av en registrering i Schengens informationssystem och ett påpekande. Under denna period skall det begärda förfarandet normalt verkställas. Det är därför önskvärt att denna period blir så kort som möjligt.

- Det åligger varje avtalsslutande part att snabbt lokalisera de registreringar som förmodligen kräver ett påpekande.

4.4.1 Samråd mellan de avtalsslutande parterna inför ett påpekande

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade avtalsslutande part som planerar att låta en registrering åtföljas av ett påpekande skall meddela den registrerande avtalsslutande parten detta.

Inget samråd föreskrivs för ett påpekande om ytterligare granskning enligt artiklarna 95.3 och 99.6. Samråd mellan alla avtalsslutande parter är obligatoriskt när det gäller ett ständigt påpekande enligt artikel 94.4.

b) Om information utbyts för att tillmötesgå varje avtalsslutande parts krav kan dessa behöva ändra, eller t.o.m. radera den registrering som den ansökande parten gjort eller den begäran som den anmodade parten lämnat.

4.4.2 Begäran om att ett påpekande skall göras

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade avtalsslutande parten skall begära att den registrerande avtalsslutande parten gör ett påpekande om en registrering enligt artiklarna 95, 97 eller 99.

Denna begäran skall lämnas skriftligen. Om den görs per telefon skall den bekräftas skriftligen.

b) Den registrerande avtalsslutande parten skall göra påpekandet så snabbt som möjligt.

c) Samma begäran skall göras för förlängningen av ett påpekande om granskning enligt artikel 95.3 och om tillbakadragandet av ett tillfälligt eller ständigt påpekande.

d) En registrerande avtalsslutande part kan av brådskande skäl begära att de anmodade avtalsslutande parterna avstår från ett påpekande om "granskning" för registreringarna enligt artikel 95.

4.4.3 Begäran om ett systematiskt påpekande för statens medborgare

Följande förfarande skall tillämpas:

a) En avtalsslutande part kan begära att de andra avtalsslutande parternas Sirene-kontor systematiskt gör ett påpekande om registreringarna enligt artikel 95 om den efterlysta personen är en av dess medborgare.

b) Varje avtalsslutande part som vill använda sig av denna möjlighet skall skriftligen överlämna sitt beslut till de avtalsslutande parter hos vilka den vill göra denna möjlighet gällande.

c) Den eller de avtalsslutande parter som mottar denna begäran skall göra ett påpekande för den avtalsslutande part som har begärt det, omedelbart efter att ha infört registreringen.

d) Detta förfarande skall fortsätta att gälla till dess att det har upphävts genom en annan skriftlig begäran.

4.5 Utbyte av information vid träff

4.5.1 Information till Schengenparterna om att en registrering upptäckts

Följande förfarande skall tillämpas:

a) En träff efter kontroll av en person, ett fordon eller ett föremål som har registrerats skall alltid meddelas den registrerande avtalsslutande partens Sirene-kontor.

På grundval av dessa uppgifter skall den registrerande avtalsslutande partens Sirene-kontor, i förekommande fall, till Sirene-kontoret hos den avtalsslutande part som har gjort upptäcken lämna alla relevanta och särskilda uppgifter samt informera det om vilka särskilda åtgärder som skall vidtas.

Om den registrerande staten underrättas om en träff skall den artikel i Schengenkonventionen som skall tillämpas vid en träff anges under rubrik 090 i formulär G.

Om träffen gäller personer som är registrerade i SIS enligt artikel 95 skall Sirene-kontoret i den stat där träffen har registrerats per telefon underrätta Sirene-kontoret i den registrerande staten om att formulär G skall översändas.

b) Träffar när det gäller registreringar enligt artikel 96 skall inte systematiskt meddelas de registrerande avtalsslutande parternas Sirene-kontor. Detta meddelande kan i undantagsfall lämnas på initiativ av den anmodade avtalsslutande part som har upptäckt registreringen.

c) För att varje avtalsslutande part skall kunna utöva sina rättigheter är det önskvärt att de avtalsslutande parter som angett att de avser att införa en registrering om samma person eller samma föremål underrättas om alla träffar. Denna information skall ges av den registrerande avtalsslutande parten.

d) Det automatiska meddelandet genom C-SIS om raderingen av en registrering gör det möjligt att på nytt undersöka om en annan registrering nu kan införas som förut var oförenlig och därför inte fått införas.

4.5.2 Förmedling av ytterligare uppgifter

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Ytterligare uppgifter om registreringar enligt artiklarna 95, 97, 98 och 100 kan förmedlas genom Sirene-kontoren, som agerar på de rättsliga myndigheternas vägnar, om dessa uppgifter faller under ömsesidig rättslig hjälp.

Sirene-kontoren har ingen befogenhet eller uppgift att fullgöra när det gäller utlämning(2). Om en registrering enligt artikel 95 upptäcks skall deras roll endast vara att förmedla ytterligare uppgifter som de avtalsslutande parterna kan behöva för att besluta om utlämningsförfarandet verkligen kan genomföras.

Det är inte Sirene-kontoren utan varje avtalsslutande parts behöriga myndigheter som har ansvaret för överföringen av utlämningsärenden och andra rättsliga uppgifter genom diplomatiska eller andra kanaler.

b) Sirene-kontoren skall, i det mån det är möjligt, överföra relevant medicinsk information om de personer som registreras enligt artikel 97 om åtgärder måste vidtas för att skydda dem.

Den överförda informationen skall bevaras endast så länge som det är absolut nödvändigt och användas enbart i samband med den medicinska behandlingen av den berörda personen.

c) Om det är nödvändigt för de fortsatta operationerna efter en träff på en registrering (om ett brott eller ett hot mot allmän ordning och säkerhet har upptäckts, om det är nödvändigt att tydligare identifiera ett föremål, ett fordon eller en person osv.) skall den information som överförs som en komplettering till den information som föreskrivs i avdelning IV i tillämpningskonventionen, i synnerhet när det gäller artiklarna 99 och 100, grundas på artiklarna 39 och 46 i nämnda konvention.

Sirene-kontoren skall så snabbt som möjligt överföra den kompletterande informationen på ett formulär P som svar på ett formulär G när det gäller träffen på ett fordon som har registrerats enligt artikel 100.

(Kommentar:

Eftersom det rör sig om ett brådskande svar och det därför inte är möjligt att omedelbart samla in all denna information har man enats om att dessa rubriker inte skall vara obligatoriska utan frivilliga och att man skall anstränga sig för att samla in informationen när det gäller de viktigaste rubrikerna, till exempel 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166 och 167.)

4.6 Utbyte av information om utlänningar som nekas inresa

Om en utlänning begär uppehållstillstånd eller visering och uppfyller villkoren i artikel 5 eller 25 i tillämpningskonventionen skall särskilda regler tillämpas av den myndighet som utfärdar detta tillstånd.

I undantagsfall kan det vara nödvändigt att Schengenparterna informeras om en sådan träff. Att systematiskt lämna information är inte önskvärt på grund av att de konsulat och ambassader som registreringarna i artikel 96 riktar sig till är så många och så geografiskt spridda.

4.6.1 Utfärdande av uppehållstillstånd eller viseringar

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade avtalsslutande parten kan lämna information om varje träff på en registrering enligt artikel 96 till den registrerande avtalsslutande parten. Om den senare anser det lämpligt skall den informera övriga avtalsslutande parter.

b) På begäran kan de berörda avtalsslutande parternas Sirene-kontor i enlighet med nationell lagstiftning bistå med att överföra nödvändig information till de specialiserade myndigheter som har ansvaret för utfärdandet av uppehållstillstånd och viseringar.

c) Om förfarandet i artikel 25 i tillämpningskonventionen medför att en registrering som har gjorts enligt artikel 96 raderas, skall Sirene-kontoren i enlighet med sin nationella lagstiftning bistå med sitt stöd om detta begärs.

4.6.2 Nekad inresa eller avlägsnande från Schengenterritoriet

Följande förfarande skall tillämpas:

a) En avtalsslutande part kan begära att bli informerad om alla träffar på de registreringar enligt artikel 96 som den har infört.

Den avtalsslutande part som vill utnyttja denna möjlighet skall lämna en skriftlig begäran till de andra avtalsslutande parterna.

b) Den anmodade avtalsslutande parten kan själv informera den registrerande avtalsslutande parten om att en träff har gjorts på en utlänning som har registrerats enligt artikel 96 och att denna har nekats inresa eller avlägsnats från Schengenterritoriet.

c) Om en registrerad person upptäcks på det nationella territoriet skall den registrerande avtalsslutande parten överföra nödvändig information för att en utlänning skall kunna avlägsnas (avvisas/utvisas). Denna information skall innehålla följande, med hänsyn till den ansökande avtalsslutande partens behov och de uppgifter som är tillgängliga för den anmodade parten:

- Typ av beslut.

- Beslutsfattande myndighet.

- Datum för beslutet.

- Datum för anmälan av beslutet.

- Datum för verkställande av beslutet.

- Datum när beslutet upphör att gälla eller giltighetstid.

Se punkt 3.1.6.

- Om en registrerad person upptäcks vid gränsen skall det förfarande som har fastställts av den registrerande avtalsslutande parten följas.

- När det gäller undantagen i artikel 5 eller 25 i tillämpningskonventionen skall nödvändigt samråd äga rum mellan de berörda avtalsslutande parternas Sirene-kontor.

- Omedelbart utbyte av kompletterande information mellan Sirene-kontoren kan också vara nödvändigt i särskilda fall för att en person skall kunna identifieras på ett tillförlitligt sätt.

4.7 Utbyte av information om det förfarande som är tillämpligt efter en träff inte kan följas

4.7.1 Information från den registrerande avtalsslutande parten om att ett förfarande inte kan följas

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade avtalsslutande parten skall utan dröjsmål via sitt Sirene-kontor informera den registrerande avtalsslutande parten om att den inte kan följa det begärda förfarandet och om skälen till detta.

b) De berörda avtalsslutande parterna kan träffa överenskommelse om att genomföra ett förfarande som är förenligt med deras egen nationella lagstiftning och med bestämmelserna i tillämpningskonventionen.

4.8 Utbyte av information när syftet ändras

Vid detta förfarande, som skall tillämpas endast i undantagsfall, är det nödvändigt att den registrerande avtalsslutande parten samtycker.

Denna måste vara i stånd att bedöma hur tungt vägande och relevant begäran är.

Det syfte för vilket uppgifterna skall användas skall överensstämma med en typ av registrering som anges i artiklarna 95-100 i tillämpningskonventionen.

Uppgifterna får aldrig användas för andra syften än de som anges i tillämpningskonventionen.

4.8.1 Information till den registrerande avtalsslutande parten om ändringen av syftet

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den anmodade avtalsslutande parten skall via sitt Sirene-kontor för den registrerande avtalsslutande parten lägga fram sina skäl för att begära ändring av syftet.

b) Den registrerande avtalsslutande parten skall så snart som möjligt undersöka om den kan uppfylla begäran och meddela den anmodade avtalsparten sitt beslut via sitt Sirene-kontor.

Den registrerande avtalsslutande parten skall ge sitt godkännande eventuellt med förutsättningen att vissa villkor för användningen av uppgifterna uppfylls.

4.8.2 Genomförande av ändringen av syftet

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Efter att ha träffat överenskommelse med den registrerande avtalsslutande parten skall den anmodade avtalsslutande parten använda uppgifterna för det syfte som den har begärt och som har godkänts. Den skall ta hänsyn till de villkor som eventuellt har fastställts.

4.9 Utbyte av information efter att det har konstaterats att en uppgift är felaktig ur rättslig eller saklig synpunkt

4.9.1 Information till den registrerande avtalsslutande parten om att en uppgift är felaktig ur rättslig eller saklig synpunkt

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Den avtalsslutande part som konstaterar en felaktig uppgift skall via sitt Sirene-kontor underrätta den registrerande avtalsslutande parten om detta.

b) Utbyte av information skall äga rum för att man skall träffa överenskommelse om att korrigera eller radera denna uppgift.

c) Formulär J kan användas dels för att ange att man har upptäckt en uppgift som är felaktig ur rättslig eller saklig synpunkt, dels för det registrerande Sirene-kontorets svar på detta meddelande.

d) Den kompletterande information som är nödvändig för att tydligare fastställa identiteten skall överföras efter samråd med och/eller på begäran av en annan avtalsslutande part.

4.9.2 Genomförandet av rättningsförfarandet

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Om de avtalsslutande parterna kommer överens om detta skall den registrerande avtalsslutande parten följa sitt nationella förfarande för att rätta felet.

b) Om man inte lyckas komma överens skall Sirene-kontoret i den avtalsslutande part som har konstaterat den felaktiga uppgiften underrätta den behöriga myndigheten i sitt land som skall överlämna ärendet till den gemensamma tillsynsmyndigheten.

4.10 Utbyte av information om rättigheten att få tillträde till och rättelse av uppgifter

4.10.1 Information till de nationella myndigheterna om en begäran om tillträde till eller rättelse av uppgifter

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Varje Sirene-kontor skall tillämpa den nationella lagstiftningen när det gäller rättigheten till tillträde. De ansökningar om tillträde till eller rättelse av uppgifter som riktas till Sirene-kontoren skall dessa allt efter omständigheterna antingen översända till de behöriga nationella myndigheterna eller själva fatta beslut om, om de har behörighet till detta.

b) På begäran från de behöriga nationella myndigheterna skall de avtalsslutande parternas Sirene-kontor översända informationen om utövandet av denna rätt till tillträde.

4.10.2 Information om ansökningar om tillträde för andra avtalsslutande parters registreringar

Utbytet av information om registreringar i SIS som har gjorts av en annan avtalsslutande part skall om möjligt ske via de nationella Sirene-kontoren.

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Begäran om tillgång skall överlämnas till den registrerande avtalsslutande parten så snart som möjligt så att denna kan ta ställning.

b) Den registrerande avtalsslutande parten skall framföra sitt ställningstagande till den avtalsslutande part som har erhållit begäran.

Den skall ta hänsyn till de tidsfrister som eventuellt föreskrivs enligt lag för behandlingen av begäran.

c) Om den registrerande avtalsslutande parten överlämnar sitt ställningstagande till Sirene-kontoret hos den avtalsslutande part som har erhållit begäran skall detta Sirene-kontor se till att ställningstagandet så snart som möjligt vidarebefordras till den myndighet som är behörig att fatta beslut om begäran.

4.10.3 Information om förfarandena för tillträde och rättelse

Följande förfarande skall tillämpas:

a) Sirene-kontoren skall hålla varandra informerade om de nationella bestämmelser som har antagits när det gäller tillträde och rättelse av personuppgifter samt om eventuella senare ändringar.

5. De uppgifter som skall utföras för varje registreringskategori

Sirene-kontoren måste lösa åtskilliga problem i samband med att en registrering görs i Schengens informationssystem. De måste se till att bestämmelserna i tillämpningskonventionen efterlevs och att uppgifternas tekniska kvalitet är tillfredsställande.

Ordningsföljden när det gäller de uppgifter som skall utföras för varje registreringskategori måste följas ytterst noggrant för att tillförlitligheten hos den information som SIS sprider skall garanteras.

Så snart som en träff konstateras är den viktigaste uppgiften att utan dröjsmål informera om träffen. Vid behov skall ett utbyte av kompletterande information mellan de berörda avtalsslutande parterna äga rum om detta är nödvändigt för de fortsatta åtgärderna.

5.1 Upprättande av en registrering

5.1.1 Uppgifter som är gemensamma för alla kategorierna

Följande uppgifter skall utföras innan någon åtgärd vidtas som hänför sig till en specifik registreringskategori:

a) Kontrollera om det finns flera registreringar.

- På nationell nivå får varje land registrera en och samma individ (eller ett och samma fordon) i SIS endast en gång. Om flera registreringar har gjorts skall ett nationellt förfarande genomföras så att endast en registrering behålls.

- På Schengennivå får flera förenliga registreringar göras om en och samma individ (eller ett och samma fordon).

b) Kontrollera om registreringarna är förenliga (individ eller fordon) i de fall då det finns flera registreringar.

- Om registreringarna inte är förenliga skall förhandling äga rum om att göra en enda registrering (individ eller fordon). Om ingen överenskommelse kan träffas skall förfarandet avbrytas.

- Om registreringarna är förenliga eller om det godtas att den nya registreringen får företräde skall förfarandet fortsätta.

Obs.:

Den registrerande avtalsslutande parten skall notera de ansökningar som avslås så att den kan informera om alla träffar som kommer till dess kännedom.

Den avtalsslutande part som inte har kunnat göra sin registrering skall vidta alla tekniska åtgärder som är nödvändiga för att få sin begäran behandlad på nytt, om den automatiskt får underrättelse om att den registrering som förhindrade dess begäran har raderats.

5.1.2 Uppgifterna per registreringskategori

5.1.2.1 Registreringarna enligt artikel 95

a) Kontrollera om tillfälligt förvarstagande för utlämning är tillåtet enligt de avtalsslutande parternas nationella lagstiftning.

b) Kontrollera om det finns något register över obligatorisk kompletterande information; se därvidlag även kommentaren i punkt 4.1.1.

c) Gör registreringen i SIS och skicka samtidigt filen till övriga Sirene-kontor.

d) Gör ett påpekande, om en avtalsslutande part begär det.

5.1.2.2 Registreringarna enligt artikel 96

a) Gör registreringen i SIS.

5.1.2.3 Registreringarna enligt artikel 97

a) Gör registreringen i SIS.

b) Gör ett påpekande, om en avtalsslutande part begär det.

5.1.2.4 Registreringarna enligt artikel 98

a) Gör registreringen i SIS.

5.1.2.5 Registreringarna enligt artikel 99.2

a) Gör registreringen i SIS.

b) Gör ett påpekande, om en avtalsslutande part begär det.

5.1.2.6 Registreringarna enligt artikel 99.3

a) Kontrollera vid den egna säkerhetsmyndigheten att informationen till övriga avtalsslutande parters säkerhetsmyndigheter har lämnats.

b) Informera övriga avtalsslutande parters Sirene-kontor om den registrering som har planerats och fastställ om överläggningarna utvecklas väl.

c) Gör registreringen i SIS.

d) Gör ett påpekande, om en avtalsslutande part begär det.

5.1.2.7 Registreringarna enligt artikel 100

a) Gäller endast fordon: Kontrollera om det finns flera rapporter och, om så är fallet, kontrollera om rapporterna är förenliga.

b) Gör registreringen i SIS.

c) Registrering beträffande ett fordon skall göras av den stat i vilken polisanmälan har inlämnats.

5.2 Ändring av en registrering

5.2.1 Registrering av alias

a) Kontrollera att alias som man planerar att registrera inte har registrerats flera gånger. I tveksamma fall eller om flera registreringar har gjorts skall det fastställda förfarandet följas.

Den part som har fört in den ursprungliga registreringen ansvarar för registreringen av alias. Om det är ett tredje land som får en träff på alias skall detta överföras till den part som har fört in den ursprungliga registreringen såvida inte detta land upprättar en egen registrering av alias.

b) Informera övriga avtalsslutande parter, om alias gäller en registrering som har gjorts i enlighet med artikel 95 eller artikel 99.3. Sirene-kontoren skall vid behov skicka denna information vidare till sina behöriga nationella myndigheter när det gäller varje registreringskategori.

c) För in ändringen i SIS.

5.2.2 Ändring av skäl eller förfarande för en registrering

Detta förfarande skall tillämpas oberoende av om man får en träff.

a) Radera den registrering som man vill placera i en annan kategori.

b) Inled hela registreringsförfarandet på nytt enligt den nya kategorin.

5.3 Radering av en registrering

5.3.1 Radering efter en träff

a) Informera de avtalsslutande parter, som inte har kunnat göra sin registrering, om träffen och om raderingen av registreringen.

5.3.2 Upphävande när villkoren för att behålla registreringen inte längre uppfylls

Förutom efter en träff kan en registrering upphävas antingen direkt av C-SIS (om giltighetsdatum har löpt ut) eller indirekt av den myndighet som gjorde registreringen (om villkoren för att behålla den i SIS är inte längre uppfyllda).

I båda fallen skall meddelandet från C-SIS om upphävande registreras automatiskt vid N-SIS så att det blir möjligt att göra en registrering som står på väntelistan.

a) N-SIS skall automatiskt underrätta Sirene-kontoret om möjligheten att göra en registrering som står på väntelistan.

b) Sirene-kontoret skall genomföra hela registreringsförfarandet enligt kategorin för denna registrering.

(1) Rådets beslut 2003/19/EG av den 14 oktober 2002 om hävande av sekretessen för vissa delar av Sirenehandboken som antagits av Verkställande kommittén, inrättad genom konventionen om tillämpning av Schengenavtalet av den 14 juni 1985 (EGT L 8, 14.1.2003, s. 34).

(2) Med undantag av Sirene-kontoret i Österrike.