Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002

av den 23 december 2002

om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget(1), särskilt artikel 183 i denna,

efter samråd med Europaparlamentet, rådet, Europeiska gemenskapernas domstol, revisionsrätten, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen,

och av följande skäl:

(1) Bestämmelserna i förordning (EG) nr 1605/2002 (nedan kallad: "budgetförordningen") har förenklats för att begränsa dem till de huvudsakliga principerna och definitionerna avseende hädanefter kallad upprättandet, genomförandet och kontrollen av Europeiska gemenskapernas budget ("budgeten").

(2) Dessa genomförandebestämmelser avser därför inte endast att komplettera de av budgetförordningens bestämmelser som innehåller uttryckliga hänvisningar till genomförandebestämmelserna, utan också vad gäller de bestämmelser vars tillämpning kräver att tillämpningsföreskrifter utarbetas på förhand. Kommissionens förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3418/93 av den 9 december 1993 om närmare bestämmelser om genomförandet av vissa bestämmelser i budgetförordningen av den 21 december 1977(2), senast ändrad genom förordning (EG) nr 1687/2001(3), bör därför ersättas av tydlighetsskäl.

(3) För att se till att sektorsbestämmelserna överensstämmer med de budgetprinciper som definierats av budgetförordningen är det viktigt att förteckna alla rättsakter som avser genomförandet av budgeten och att föreskriva att denna förteckning skall upprättas av kommissionen och överlämnas till budgetmyndigheten.

(4) När det gäller budgetprinciperna och i all synnerhet enhetsprincipen, innebär kravet om att räntor måste fastställas på den förhandsfinansiering som skall återbetalas till budgeten måste beräknas också, att alla belopp i förhandsfinansiering som förblir gemenskapernas egendom måste identifieras. Vid förhandsfinansiering förblir beloppen nämligen gemenskapens egendom, såvida inget annat anges i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49 i budgetförordningen, och såvida det inte rör sig om belopp som utbetalats som ett led i ett upphandlingskontrakt eller som överförts till personal, institutionernas ledamöter eller till en medlemsstat. Denna bestämmelse bör preciseras enligt de olika förvaltningstyperna (centraliserad, direkt, indirekt och tillsammans med medlemsstaterna). Vid förvaltning i samarbete med internationella organisationer tillämpas regeln inte, eftersom gemenskapens medel i dessa fall blandas med organisationens övriga medel. Om förhandsfinansiering som förblir i gemenskapens ägo ger upphov till ränta, skall den tas upp i gemenskapsbudgeten under diverse inkomster.

(5) När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att klargöra begreppet "budgetårets anslag" samt begreppet för ett åtagande som, om de avslutas den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden som sedan måste utnyttjas före den 31 mars påföljande budgetår.

(6) När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera satser och kurser som skall användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och i samband med redovisningen.

(7) När det gäller undantag från principen om universalitet är det viktigt att precisera dels vilken budgetbehandling som skall tillämpas de inkomster som avsatts för särskilda ändamål, och särskilt bidragen från medlemsstaterna eller tredje land till vissa gemenskapsprogram och, dels de begränsningar som när det gäller avräkning mellan utgifter och inkomster.

(8) När det gäller principen om specificering finns det anledning att exakt definiera beräkningen av de procentandelar av anslaget som institutioner har tillstånd att betala ut i kraft av sitt oberoende och att se till att budgetmyndigheten får fullständig information genom en detaljerad motivering för varje begäran om överföring som skall sändas till denna.

(9) När det gäller sund ekonomisk förvaltning bör man identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och verksamheter samt de upplysningar som skall finnas i finansieringsöversikten för rättsakten.

(10) Vad beträffar upprättandet och framläggandet av budgeten är det viktigt att precisera innehållet i den allmänna inledningen till budgeten, de arbetsdokument som stödjer budgeten och de budgetanmärkningar som håller budgetmyndigheten fullständigt underrättad. Inom ramen för den nya verksamhetsbaserade budgeteringen fastställs definitionen och klassificeringen av de administrativa anslagen.

(11) När det gäller budgetens genomförande bör man för det första klargöra grundrättsaktens olika former inom det område som omfattas av gemenskapen och inom de områden som omfattas av fördraget om Europeiska unionen. Det finns även anledning att fastställa de maximala anslagsbelopp som kan utbetalas utan tidigare grundrättsakt för förberedande åtgärder och pilotprojekt samt att förteckna de fördragsbestämmelser som direkt ger kommissionen särskilda befogenheter.

(12) Det är vidare av vikt att definiera vilka rättsakter som kan utgöra en intressekonflikt samt vilket förfarande som skall följas i detta fall.

(13) När det gäller de olika metoderna att genomföra budgeten bör det fastställas att kommissionen, när den inte direkt genomför budgeten inom sina egna enheter, i förväg måste försäkra sig om att de organ som planeras få ta hand om genomförandet förfogar över adekvata förvaltningsrutiner och kontroll- och bokföringssystem i förhållande till kraven på god ekonomisk förvaltning.

(14) Vad gäller indirekt central förvaltning, dvs. förvaltning som delegerats av kommissionen antingen till genomförandeorgan eller till gemenskapsrättsliga organ, eller till nationella organ, vare sig det är frågan om myndigheter eller organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning, bör man precisera ramarna och formerna för genomförandet av denna delegering i en delegationsakt eller överenskommelse. Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, måste erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av gemenskapens budget. Då nationella organ genomför en del av budgeten måste dessa organ ställa tillräckliga ekonomiska säkerheter och väljas ut på ett öppet sätt efter en kostnadseffektivitetsanalys som motiverar delegeringen. Kommissionen begär ett yttrande från behörig kommitté, i enlighet med grundrättsakten, gällande utbetalningen de aktuella anslagen, innan man fortsätter med att genomföra delegeringen till de nationella organen. När det gäller privaträttsliga organ som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa väljas ut enligt förfarandena för offentlig upphandling.

(15) Vad gäller gemensam förvaltning med medlemsstaterna eller förvaltning som decentraliserats till tredje land bör etapperna i och målen med avslutningen av räkenskaperna fastställas, utan att detta påverkar tillämpningen av särbestämmelser i relevant sektorslagstiftning.

(16) Vad avser förvaltning gemensamt med internationella organisationer bör det preciseras att de olika bidragsgivarnas andel, liksom finansiering av varje utgiftstyp inte kan fastställas, samt att de finansierade åtgärderna således måste kontrolleras på ett övergripande plan; det finns vidare skäl att definiera de internationella organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning.

(17) När det gäller de respektive rollerna för de olika aktörerna i budgetförvaltningen, stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Budgetmyndigheten bör hållas underrättad om när delegerade utanordnare tilldelas respektive lämnar sina uppdrag. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som skall iakttas måste dessutom definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan initiativ till budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Därefter måste man kunna redogöra för det ansvar man tagit på sig i en årsrapport till institutionen, som bl.a. skall innehålla resultaten från efterhandskontrollerna. Förvaringen av de styrkande handlingar som hör till genomförda transaktioner måste också organiseras. Slutligen måste alla förhandlade förfaranden inom ramen för offentliga upphandling - med tanke på dessa förfarandens särskilda beskaffenhet - bli föremål för en särskild rapport till institutionen, och denna skall likaså översändas till den budgetmyndigheten.

(18) I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförarna lämnar sina uppdrag bör också preciseras.

(19) Villkor bör fastställas vad gäller användningen av förskottskonton, då dessa utgör ett undantag från gängse förvaltningssystem, och uppgifterna och ansvarsområdena för förskottsförvaltare, liksom även för utanordnarna och räkenskapsförarna vad gäller kontrollen av kontona, bör preciseras. Även i detta avseende bör budgetmyndigheten underrättas när någon tilldelas eller lämnar ett uppdrag.

(20) När uppdragen och ansvarsområdena väl avgränsats för var och en av aktörerna kan dessa endast ställas till svars i enlighet med de villkor som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän inom Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkoren för övriga anställda. En ny specialiserad instans bör dock på lämpligt sätt inrättas i varje institution med uppgift att avgöra om oegentligheter av ekonomisk natur inträffat. Formerna för hur en utanordnare kan begära bekräftelse av ett beslut och på så sätt befrias från ansvar skall också fastställas.

(21) När det gäller inkomster, utom vad gäller de egna medel som regleras genom rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 av den 22 maj 2000 om tillämpningen av beslut 94/728/EG, Euratom om systemet med gemenskapens egna medel(4), bör man precisera vilka uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvarsområde för de olika etapperna i förfarandet: beräkningen av fordran därefter ett betalningskrav och en debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt slutligen beslut, i förekommande fall, om en avskrivning av fordran, under iakttagande av kriterier som borgar för att allt sker i enlighet med god ekonomisk förvaltning. Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av intäkter och eventuella förlängningar av betalningsfristerna bör också preciseras.

(22) På utgiftsområdet är det till att börja med viktigt att definiera kopplingen mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden samt särdragen i dessa olika etapper. Skillnaden mellan ett övergripande och ett enskilt åtagande består i huruvida belopp och mottagare är bestämda. De preliminära åtagandena är reserverade för löpande administrativa utgifter samt EUGFJ-utgifter. För att begränsa storleken på de vilande åtagandena bör anslag frigöras som motsvarar åtaganden som inte omfattats av någon utbetalning under tre år.

(23) Det finns vidare anledning att klargöra kopplingen mellan kontroll, godkännande och betalning och den övervakning som utanordnarna måste utföra vid sin kontroll av utgifterna genom att anbringa påskriften "kan betalas" och vid godkännande av betalningar genom en kontroll av ansvarsbefrielsen, som denna ekonomiska aktör därefter ensam ansvarar för. Det finns skäl att hänvisa till de styrkande handlingar som måste styrka betalningarna och att ange reglerna för avslutning av förhandsfinansiering och mellanliggande betalningar. Slutligen måste tidsfristerna för kontroller och betalningar preciseras, med hänsyn tagen till Europaparlamentets och rådets direktiv 2000/35/EG av den 29 juni 2000 om bekämpande av sena betalningar vid handelstransktioner(5).

(24) När det gäller internrevisionen finns det anledning att fastställa hur revisorn skall utses och att garantera dennes oberoende till den institution som utsett honom och till vilken han skall redovisa sitt arbete. Vidare bör budgetmyndigheten underrättas när en internrevisor tilldelas eller lämnar sitt uppdrag.

(25) När det gäller offentliga upphandlingar har man valt att föra in i denna förordning bestämmelserna i rådets direktiv 92/50/EEG(6), 93/36/EEG(7) och 93/37/EEG(8), senast ändrade genom kommissionens direktiv 2001/78/EG(9). Detta förutsätter för det första en definition av de olika upphandlingstyperna, lämplig forum för offentliggöranden, överklaganden och de befintliga förfarandenas huvuddrag, specificeringen av urvalskriterierna och de möjliga formerna för kontraktstilldelning, formerna för hur upphandlingsdokumenten skall vara tillgängliga och kontakterna med anbudsgivarna och de anbudssökande, samt när kommissionen gör upphandlingar för egen räkning, de olika tillämpliga beloppsgränserna och regler för hur värdet på upphandlingarna skall uppskattas.

(26) Syftet med förfarandena för tilldelning av kontrakt är att tillgodose institutionernas behov på bästa möjliga villkor samtidigt som de ekonomiska aktörernas rätt till lika behandling i tillträdet till anbudsförfaranden respekteras, liksom principerna om öppenhet och icke-diskriminering. För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande samt för att utanordnarna helt skall ansvara för det slutliga valet, bör förfarandet för att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud anges, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet som i slutändan fattas av den upphandlande myndigheten. De finansiella garantier som krävs för att skydda gemenskapernas ekonomiska intressen bör också specificeras.

(27) Slutligen bör den upphandlande myndighetens befogenhet att utdöma administrativa påföljder avgränsas på så sätt att det kan garanteras att påföljden är proportionell och avskräckande samt att olika institutioner och avdelningar behandlas lika.

(28) Tillämpningsområdet för bidragsavdelningen bör också preciseras, särskilt med avseende på de olika formerna för genomförande av budgeten, men också typen av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag. Särdragen i det årliga arbetsprogrammet och meddelandena om ansökningsomgångar bör preciseras tillsammans med de undantag som är möjliga i detta avseende och med avseende på retroaktiv verkan, särskilt vad gäller humanitärt bistånd och hantering av krissituationer, vars begränsningar är mycket specifika.

(29) Med avseende på kraven på insyn, lika behandling av de sökande och utanordnarnas ansvar bör tilldelningsförfarandet anges, från bidragsansökan till dess att den bedöms av en kommitté mot bakgrund av tidigare meddelade urvals- och tilldelningskriterier, innan utanordnaren fattar sitt slutliga vederbörligen dokumenterade beslut.

(30) En sund ekonomisk förvaltning kräver därefter att kommissionen begär garantier på bidragsansökningsstadiet i form av revisioner av de största ansökningarna, därefter vid utbetalningarna av förhandsfinansieringen genom krav på att finansiella säkerheter ställs i förväg och slutligen genom revision efter slutbetalningen när det gäller de ansökningar som är mest betydelsefulla eller bedöms vara omgärdade av störst risk. Kravet på sund förvaltning och kontrollen av idealitets- och samfinansieringsprinciperna förutsätter också regler för en eventuell användning av schablonbetalningar. Slutligen kräver en god förvaltning av gemenskapens medel att bidragsmottagarna själva respekterar principerna om insyn och lika behandling av potentiella kontraktsparter samt om att kontrakten skall tilldelas den som erbjuder det ekonomiskt mest förmånliga anbudet när åtgärden delvis läggs ut på underleverantörer.

(31) Slutligen bör befogenheterna att ålägga påföljder bygga på de som redan finns inom gällande lagstiftning för offentlig upphandling.

(32) På räkenskaps- och redovisningsområdet bör man definiera alla allmänna redovisningsprinciper på vars grundval redovisningen bör upprättas. Nödvändiga villkor bör även preciseras för hur en transaktion skall bokföras samt reglerna för hur poster på tillgångs- och skuldsidan skall värderas och hur avsättningar skall göras.

(33) Det är viktigt att precisera att institutionernas räkenskaper bör åtföljas av en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen och specificera innehållet och redovisningen av uppgifterna, som dels utgör årsredovisningarna (balansräkning, resultaträkning, tabellen över kassaflöden, bilaga), dels innehållet i rapporterna om genomförandet av budgeten (sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet med bilaga).

(34) På bokföringsområdet finns det anledning att precisera att räkenskapsföraren för varje institution måste dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad och bokföringsrutinerna och definiera de villkor som måste uppfyllas av datoriserade bokföringssystem, särskilt i fråga om säkerheten när det gäller vem som skall ha tillträde till systemen samt verifieringskedjan när ändringar införts.

(35) Beträffande grundandet av räkenskaperna är det viktigt att precisera de principer som är tillämpliga när det gäller räkenskapsböckerna, huvudboken, den periodiska avstämningen av saldona i huvudboken samt att inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. De regler som är tillämpliga på bokföringen av transaktionerna, i all synnerhet dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och de styrkande räkenskapshandlingarna bör preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna bör likaledes specificeras.

(36) Slutligen bör reglerna för inventarieförteckningen över anläggningstillgångar fastställas och räkenskapsförarnas och utanordnarnas respektive ansvar på området klargöras liksom de regler som är tillämpliga på försäljning av tillgångar som finns upptagna i inventarieförteckningen.

(37) Beträffande strukturfonderna bör det preciseras att återbetalningarna av förskott som betalats ut som en del av en åtgärd inte leder till att fondernas samlade bidrag till åtgärden i fråga minskar.

(38) De typer av åtgärder, direkta och indirekta, som kan finansieras på forskningsområdet bör specificeras.

(39) På området externa åtgärder införs i genomförandebestämmelserna, liksom i själva budgetförordningen, ett antal undantagsbestämmelser för att ta hänsyn till särdragen inom politikområdet särskilt med avseende på reglerna för upphandling och beviljande av bidrag.

(40) Avseende upphandling återges i föreliggande genomförandebestämmelser huvuddelen av bestämmelserna i kommissionens beslut av den 10 november 1999 om förenklingar av förvaltningssystemen för upphandlingar inom ramen för samarbetsprogram som genomförs av generaldirektoraten för yttre förbindelser(10) som medför upphandlingsregler som skiljer sig från standardreglerna bl.a. genom att ha andra beloppsgränser och förvaltningsformer som anpassats till de externa åtgärderna.

(41) På bidragsområdet bör de typer av åtgärder som kan undantas från den samfinansieringsplikt som avses i artikel 109 i budgetförordningen anges. Det gäller särskilt humanitärt bistånd och stöd vid krissituationer samt åtgärder för skydd av hälsan eller människors grundläggande rättigheter.

(42) För att garantera en god förvaltning av gemenskapens medel är det även viktigt att precisera villkoren och de rambestämmelser som skall införas vid en decentralisering av anslagsförvaltningen samt vid användning av förskottskonton.

(43) Bestämmelserna i budgetförordningen om de europeiska byråerna bör preciseras genom särskilda regler för Europeiska gemenskapernas publikationsbyrå och genom bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina uppdrag till anställda vid dessa byråer. Det finns även anledning att precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn.

(44) Vad gäller administrativa anslagen måste varje institution informera budgetmyndigheten om alla pågående fastighetstransaktioner, såvida dessa transaktioner innebär en ökning av det bestånd institutionen förfogar över, dvs. som innebär att fastighetsinnehavet utökas.

(45) Det är nödvändigt att identifiera de organ som kan få bidrag från budgeten och som bör omfattas av rambestämmelser enligt de villkor som föreskrivs i artikel 185 i budgetförordningen.

(46) Det är viktigt att de olika beloppsgränserna och beloppen i denna förordning regelbundet aktualiseras på grundval av förändringar i inflationen i gemenskapen, utom för de beloppsgränser som tillämpas på offentliga upphandlingar.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE:

DEL 1

GEMENSAMMA BESTÄMMELSER

AVDELNING I

SYFTE

Artikel 1

Syfte

(Artikel 1 i budgetförordningen)

I denna förordning fastställs genomförandebestämmelser för förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (nedan kallad budgetförordningen).

De institutioner som omfattas av denna förordning är de institutioner som avses i budgetförordningen.

Artikel 2

Förteckning över rättsakter som innehåller regler om genomförandet av den allmänna budgeten

(Artikel 2 i budgetförordningen)

Kommissionen skall upprätta en förteckning över de rättsakter som nämns i artikel 2 i budgetförordningen. Den skall uppdatera förteckningen varje år och informera budgetmyndigheten därom.

AVDELNING II

BUDGETPRINCIPERNA

KAPITEL 1

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel 3

Tillämpningsområde för den förhandsfinansiering som kvarstår som gemenskapernas egendom

(Artikel 5.4 i budgetförordningen)

1. Förhandsfinansiering i den mening som avses i artikel 105 kvarstår som gemenskapernas egendom, såvida inte annat anges i grundrättsakten i den mening som avses i artikel 49.1 i budgetförordningen. Förhandsfinansiering som utbetalas antingen vid genomförandet av en upphandling i den mening som avses i artikel 88 i budgetförordningen, till medlemsstaterna, eller i samband med stöd inför anslutningen eller som förskott enligt artikel 265 omfattas inte av denna bestämmelse. Bestämmelsen är inte heller tillämplig på förvaltning i samarbete med internationella organisationer i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen.

2. Vid direkt central förvaltning i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen och när flera partner ingår är den bestämmelse som avses i punkt 1 i denna artikel endast tillämplig på huvudparten.

3. Vid decentraliserad förvaltning samt vid indirekt central förvaltning i den mening som avses i artikel 53 i budgetförordningen är den bestämmelse som avses i punkt 1 i denna artikel endast tillämplig på den enhet eller det organ som direkt mottar förhandsfinansiering som utbetalats av kommissionen.

4. Bestämmelsen i punkt 1 skall tillämpas på förhandsfinansiering som utbetalas inom ramen för kontrakt eller överenskommelser efter det att denna förordning har trätt i kraft.

5. Bestämmelserna i punkterna 1-4 skall inte påverka kravet att belopp som betalas ut i förhandsfinansiering skall föras in på tillgångssidan i balansräkningen, i enlighet med redovisningsreglerna i artikel 133 i budgetförordningen.

Utanordnarna skall ge räkenskapsförarna nödvändiga uppgifter för att fastställa de belopp i förhandsfinansiering som fortfarande skall räknas till gemenskapernas tillgångar.

Artikel 4

Införande i budgeten av inkomsträntor som genereras av gemenskapens tillgångar

(Artikel 5.4 i budgetförordningen)

1. Om belopp som utbetalats i förhandsfinansiering och som utgör gemenskapernas tillgångar i enlighet med artikel 3 ger upphov till räntor eller jämförbara förmåner skall dessa föras in i Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad budgeten) såsom diverse inkomster.

2. Utanordnarna skall se till att det i kontrakt och överenskommelser som sluts med mottagarna

a) anges att belopp som utgör förhandsfinansiering skall betalas till konton som gör det möjligt att identifiera vilka medel som härrör från gemenskaperna, och

b) säkerställs att mottagarna underrättar den behörige utanordnaren om vilka belopp i räntor och liknande förmåner som medlen ger upphov till, samt att en sådan rapportering sker minst en gång per år om dessa räntor utgör betydande belopp och i alla händelser i samband med ansökan om mellanliggande betalningar eller slutbetalning, varigenom beloppen i förhandsfinansieringen regleras.

3. I enlighet med bestämmelserna i avdelning IV, kapitel 5, skall den behörige utanordnaren, sedan förhandsfinansieringen utbetalats, upprätta en beräkning av fordringarna inklusive räntor eller jämförbara förmåner som eventuellt kan uppkomma genom förhandsfinansieringen.

Den behörige utanordnaren skall utfärda ett betalningskrav för de räntor som avses i punkt 1 inom de tidsfrister som anges i punkt 2 b.

4. Vad avser förhandsfinansiering som betalats med stöd av en och samma budgetrubrik, med tillämpning av samma grundrättsakt och till mottagare som valts ut enligt samma förfarande får utanordnaren upprätta en gemensam beräknad fordran för flera gäldenärer.

KAPITEL 2

Principen om ettårighet

Artikel 5

Anslag för budgetåret

(Artikel 8.3 i budgetförordningen)

De åtagande- och betalningsbemyndiganden som förs upp i budgeten och som skall utnyttjas under det aktuella budgetåret utgörs av de anslag som godkänts för budgetåret. Följande godkänns för budgetåret:

a) Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom en ändringsbudget.

b) Överförda anslag från tidigare budgetår.

c) Anslag som åter gjorts disponibla i enlighet med artiklarna 157 och 181.5 i budgetförordningen.

d) Anslag som härrör från återbetalningar av förskott i enlighet med artikel 228.

e) Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster som avsatts för särskilda ändamål under budgetåret eller under de föregående budgetåren och som inte utnyttjats.

Artikel 6

Överföring av anslag mellan budgetår

(Artikel 9.2 i budgetförordningen)

1. De åtagandebemyndiganden som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret av skäl som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås senast den 31 mars närmast påföljande år.

2. De förberedelser som avses i artikel 9.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår är särskilt följande:

a) Vad gäller övergripande åtaganden i den mening som avses i artikel 76 i budgetförordningen skall finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat.

b) Vad gäller enskilda åtaganden i den mening som avses i artikel 76 i budgetförordningen skall förberedelserna av kontrakt eller överenskommelser vara långt framskridna. När kontrakten eller bidragen kommit så långt måste urvalet av potentiella kontraktsparter eller bidragsmottagare vara avslutat.

3. Anslag som överförts i enlighet med artikel 9.2 a i budgetförordningen för vilka åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår skall automatiskt förfalla.

Kommissionen skall senast den 15 april underrätta budgetmyndigheten om de anslag som förfallit enligt ovan.

4. Anslag som överförts enligt artikel 9.2 b i budgetförordningen får utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår.

5. De anslag som överförts på detta sätt skall särskiljas i räkenskaperna.

6. Anslag avsedda för personalutgifter enligt artikel 9.6 i budgetförordningen skall täcka löner, bidrag och andra ersättningar till institutionernas personal.

KAPITEL 3

(KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 7

Omräkningskursen mellan euron och andra valutor

(Artikel 16 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall omräkningen mellan euron och annan valuta ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, C-serien.

2. När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, skall kommissionen använda den bokföringskurs som avses i punkt 3.

3. När det gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 132-137 i budgetförordningen skall omräkningen mellan euron och andra valutor, med förbehåll för artikel 213, ske till eurons månatliga bokföringskurs. Denna kurs fastställs av kommissionen med hjälp av de informationskällor som den bedömer vara tillförlitliga och på grundval av kursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen skall beräknas.

Artikel 8

Kurs som skall användas vid omräkning mellan euron och andra valutor

(Artikel 16 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall kursen den dag då utanordnaren upprättar en betalningsorder eller ett betalningskrav användas vid omräkningen mellan euron och andra valutor.

2. För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken kurs som skall användas.

3. I fall av förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 16 i budgetförordningen tillämpas kursen för den månad då utgiften verkställs genom kontot i fråga.

4. För utgifter finansierade av garantisektionen inom Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) skall kursen för den månad "n" då utgifterna deklarerades i enlighet med artikel 3 i kommissionens förordning (EG) nr 296/96(11) vara den som gällde den 10:e dagen i månad "n+1" eller den första dagen dessförinnan för vilken en kurssättning föreligger.

Denna kurs skall även användas för motsvarande förskott som föreskrivs i artiklarna 4 och 5 i förordning (EG) nr 296/96.

Artikel 9

Information om kommissionens överföringar av likvida medel mellan de olika valutorna

(Artikel 16 i budgetförordningen)

Varje kvartal skall kommissionen sända ett utdrag över de överföringar som gjorts mellan de olika valutorna till medlemsstaterna.

KAPITEL 4

(KAPITEL 5 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Universalitetsprincipen

Artikel 10

Bokföring i budgeten av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt behandling av motsvarande anslag

(Artikel 18 i budgetförordningen)

1. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 12 och 13 skall inkomster avsatta för särskilda ändamål behandlas på följande sätt i budgeten:

a) I inkomstredovisningen skall varje institutions avsnitt innehålla en budgetrubrik avsedd för dessa inkomster.

b) I utgiftsredovisningen skall det anges i anmärkningarna vilka budgetrubriker som förväntas krediteras med de anslag som motsvarar de inkomster som avsatts för särskilda ändamål.

I det fall som avses i första stycket punkt a skall beloppet föras in under denna rubrik om det går att förutse. Om beloppet inte går att förutse skall ett symboliskt anslag ("p.m.") införas och de uppskattade inkomsterna skall tas upp i anmärkningarna i informationssyfte.

2. Anslag till belopp som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål får göras tillgängliga såväl genom åtagandebemyndiganden som betalningsbemyndiganden, d om inkomsten uppburits av institutionen, med undantag för det fall som anges i artikel 161.2 i budgetförordningen. Anslagen skall tas upp i budgeten automatiskt, utom när det gäller återbetalning av förskott enligt artikel 156 i budgetförordningen eller finansiella korrigeringar inom strukturfondsområdet.

Artikel 11

Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram

(Artikel 18.1 a i budgetförordningen)

1. Medlemsstaternas bidrag för finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram, föreskrivna i artikel 5 du förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000, utbetalas enligt följande:

a) Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari under pågående budgetår.

b) De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli under pågående budgetår.

2. Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget.

3. Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten skall uppföras på kommissionens konto inom trettio kalenderdagar efter begäran om inbetalning.

4. Verkställda utbetalningar skall krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning.

Artikel 12

Inkomster som avsätts till följd av Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram

(Artikel 18.1 d i budgetförordningen)

1. Eftaländernas deltagande i vissa gemenskapsprogram skall redovisas i budgeten på följande sätt:

a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för det totala beloppet för Eftaländernas deltagande under budgetåret i fråga. Det planerade beloppet skall anges i budgetanmärkningarna.

b) I utgiftsberäkningen skall finnas följande:

i) En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet "för kännedom".

ii) En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller gemenskapsverksamhet som Eftaländerna deltar i.

Den bilaga som avses i första stycket punkt b ii utgör och kompletterar budgetrubrikerna för de medel för detta deltagande som anslagits enligt punkt 2 och för genomförandet av utgifterna.

2. Enligt artikel 82 i EES-avtalet skall beloppen för Eftaländernas årliga deltagande - såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till avtalet - leda till att såväl anslag för åtaganden som motsvarande anslag för betalningar anslås till fullo i början av budgetåret.

3. Om anslagen för de budgetposter som Eftaländerna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sina bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet får kommissionen tillfälligt och undantagsvis betala ut förhandsfinansiering ur de likvida medlen för att täcka Eftaländernas andel. Efter en sådan ökning skall kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftaländerna. Kommissionen skall varje år informera budgetmyndigheten om de beslut som har fattats på detta sätt.

Förhandsfinansieringen skall återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår.

4. Enligt artikel 18.1 d i budgetförordningen utgör Eftaländernas finansiella deltagande inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren skall vidta lämpliga åtgärder för att garantera en särskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen.

Kommissionen skall i den rapport som föreskrivs i artikel 131.2 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftaländernas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter.

Artikel 13

Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott

(Artikel 18.1 b i budgetförordningen)

Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97(12) skall redovisas i budgeten på följande sätt:

a) I inkomstberäkningen skall det finnas en rubrik (p.m.) för räntorna på dessa belopp.

b) Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 74 i budgetförordningen, skall uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen. Dessa anslag utnyttjas enligt artikel 17 i budgetförordningen.

Artikel 14

Godkännande av nettobelopp

(Artikel 20.1 i budgetförordningen)

I enlighet med artikel 20.1 i budgetförordningen får följande avdrag göras från ansökningar om utbetalningar, fakturor eller samlingsfakturor, för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:

a) Böter som förelagts en part i ett avtal.

b) Justeringar av felaktigt utbetalade belopp som kan göras genom avräkning mot en betalning av samma typ av utgift med anslag under samma kapitel, artikel och budgetår som för den felaktiga mellanliggande betalningen eller slutbetalningen.

Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från varje faktura och ansökning om utbetalning skall inte tas upp som gemenskapens inkomster.

Artikel 15

Konton för "Skattefordringar"

(Artikel 20.2 i budgetförordningen)

De skatter som gemenskaperna betalar i enlighet med artikel 20.2 i budgetförordningen skall uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem.

KAPITEL 5

(KAPITEL 6 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om specificering

Artikel 16

Förfaranden vid överföringar

(Artikel 22.1 i budgetförordningen)

1. I det fall en institution planerar en överföring mellan olika avdelningar inom det egna budgetavsnittet och beloppet för denna överföring överstiger 10 % av de ursprungliga anslagen under den rubrik från vilken medlen skall överföras, skall överföringen föreläggas budgetmyndigheten såsom ett förslag. Övriga institutioner skall underrätta kommissionen om detta.

Överföringen skall under dessa omständigheter ske enligt förfarandet i artikel 24 i budgetförordningen.

2. Varje institution får inom sitt eget budgetavsnitt göra överföringar inom artiklarna.

Artikel 17

Beräkning av övre gränser för överföringar

(Artikel 23 i budgetförordningen)

1. Beräkningen av de procentsatser som avses i artiklarna 22.1 och 23.1 första stycket punkterna b och c i budgetförordningen skall göras vid begäran om överföring.

2. När det gäller begränsningarna i artiklarna 22.1 och 23.1 första stycket punkterna b och c i budgetförordningen bör man beakta summan av de överföringar som skall göras under den rubrik varifrån överföringen sker och att beloppet är justerat i enlighet med tidigare överföringar.

Artikel 18

Administrativa utgifter

(Artikel 23 i budgetförordningen)

De utgifter som avses i artikel 23.1 första stycket punkt b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 27.

Artikel 19

Motivering av begäran om anslagsöverföringar

(Artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen)

Förslagen om överföringar och all information som riktas till budgetmyndigheten angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 22 och 23 i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för genomförandet av anslagen och en prognos av behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs.

Artikel 20

Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofhjälp

(Artikel 26 i budgetförordningen)

Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofhjälp som avses i artikel 26.2 första stycket i budgetförordningen skall åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som skall innehålla följande:

a) För den budgetrubrik till vilken överföringen skall ske: senast möjliga uppgifter om utnyttjandet av anslag samt beräknade behov fram till budgetårets slut.

b) För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: genomförandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna.

c) Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen.

KAPITEL 6

(KAPITEL 7 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 21

Utvärdering

(Artikel 27 i budgetförordningen)

1. Alla förslag till program och verksamheter som väntas ge upphov till utgifter eller minskade inkomster för budgeten skall utvärderas på förhand. Genom utvärderingen skall följande aspekter bedömas:

a) Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.

b) De mål som skall uppnås.

c) De förväntade resultaten och de indikatorer som behövs för att utvärdera dem.

d) Det mervärde som en insats från gemenskapens sida tillför.

e) De risker som är kopplade till förslagen och de alternativa lösningar som står till buds, inklusive risken för bedrägerier.

f) Erfarenheterna från liknande åtgärder.

g) Vilka finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.

h) Vilket kontrollsystem som behövs.

2. Alla program och åtgärder skall sedan utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, på följande villkor:

a) Fleråriga program skall utvärderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resultaten av utvärderingen när beslut skall fattas om huruvida programmet skall förlängas, läggas om eller avbrytas.

b) Verksamheter som finansieras på årsbasis skall utvärderas minst en gång vart sjätte år.

Den förpliktelse som avses i första stycket punkt b skall inte gälla för alla de enskilda projekten eller åtgärderna som ingår, för vilka denna förpliktelse också får uppfyllas genom att det organ som genomfört projektet eller åtgärden sammanställer en slutrapport.

Artikel 22

Finansieringsöversikt

(Artikel 28 i budgetförordningen)

1. Varje förslag till rättsakt som läggs fram inför lagstiftaren och som kan förutsättas få konsekvenser för budgeten, t.ex. för antalet anställda, skall innehålla en finansieringsöversikt.

I finansieringsöversikten skall redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om gemenskapen måste vidta åtgärder. Den skall ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra finansiella instrument.

När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år skall finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt.

2. Finansieringsöversikten skall innehålla uppgifter om befintliga eller planerade förebyggande åtgärder och skyddsåtgärder som syftar till att förebygga riskerna för bedrägerier och oegentligheter som kan skada gemenskapens ekonomiska intressen.

KAPITEL 7

(KAPITEL 8 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Principen om klarhet och öppenhet

Artikel 23

Preliminär publicering av budgetsammanfattningen

(Artikel 29 i budgetförordningen)

Så snart som möjligt efter att budgeten förklarats slutligen antagen, och allra senast inom fyra veckor, skall en sammanfattning av budgetsiffrorna publiceras på institutionernas webbplats på initiativ av kommissionen, i väntan på det formella offentliggörandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

KAPITEL 1

Upprättandet av budgeten

Artikel 24

Allmän inledning till det preliminära budgetförslaget

(Artikel 33 i budgetförordningen)

Kommissionen skall utarbeta den allmänna inledningen till det preliminära budgetförslaget.

Varje avsnitt i det preliminära budgetförslaget skall föregås av en inledning som utarbetats av den berörda institutionen.

Den allmänna inledningen skall innehålla följande:

a) Finansiella tabeller över hela budgeten.

b) När det gäller avdelningarna i kommissionens avsnitt

i) en beskrivning av de åtgärder som motiverar begäran om anslag, med hänsyn tagen till principerna och kraven i artikel 27 och 33.2 d i budgetförordningen, samt

ii) en motivering till förändringarna av anslagen från ett budgetår till ett annat.

Artikel 25

Arbetsdokument som medföljer det preliminära budgetförslaget

(Artiklarna 30 och 33 i budgetförordningen)

Det preliminära budgetförslaget skall åtföljas av följande arbetsdokument:

a) När det gäller institutionernas personal

i) en översikt över personalpolitiken beträffande fast och tillfällig personal,

ii) ett detaljerat organigram för varje personalkategori över budgeterade tjänster och antalet anställda den dag då budgetförslaget lämnas in, med angivande av deras fördelning på lönegrader och administrativa enheter,

iii) en motivering av eventuella ändringar av antalet anställda,

iv) en uppdelning av personalen per politikområde.

b) En detaljerad redogörelse för upp- och utlåningspolitiken.

c) När det gäller bidrag till de organ som avses i artikel 32 i budgetförordningen: en preliminär översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering som utarbetats av de aktuella organen och när det gäller Europaskolorna en översikt över inkomster och utgifter som föregås av en motivering.

Artikel 26

Preliminära förslag till ändringsbudgetar

(Artikel 37.1 i budgetförordningen)

De preliminära förslagen till ändringsbudgetar skall åtföljas av motiveringar och den information om genomförandet av budgeten från föregående och innevarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas.

KAPITEL 2

Budgetens struktur och utformning

Artikel 27

Administrativa anslag

(Artikel 41 i budgetförordningen)

Om utgiftsredovisningen i ett budgetavsnitt följer en kontoplan som är indelad efter anslagens ändamål, skall de administrativa anslagen uppföras under skilda rubriker, per avdelning, i enlighet med följande klassificering:

a) Utgifter för personal i tjänsteförteckningen med ett anslagsbelopp och antal tjänster.

b) Utgifter för extern personal (däribland extraanställda och tillfälligt anställda) och övriga förvaltningsutgifter (däribland kostnader för representation och möten).

c) Utgifter för byggnader och övriga sidoutgifter, däribland städning och underhåll, uthyrning, telekommunikationer, vatten, gas och elektricitet.

d) Stödutgifter.

Den typ av kommissionens administrativa utgifter som är gemensam för alla avdelningar skall även tas upp i en separat samlad redogörelse som klassificeras per typ.

Artikel 28

Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret

(Artikel 46.1 e i budgetförordningen)

För upprättandet av budgeten skall de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt:

a) Åtaganden: åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 5.

b) Betalningar: betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom definierats i samma artikel.

Artikel 29

Budgetanmärkningar

(artikel 46.1 punkt 1 g i budgetförordningen)

Budgetanmärkningarna skall särskilt omfatta följande:

a) Hänvisningar till grundrättsakten när det finns en sådan.

b) Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de skall användas till.

Artikel 30

Tjänsteförteckningar

(artikel 46.1.3 a i budgetförordningen)

Personalen vid Försörjningsbyrån skall redovisas separat inom kommissionens tjänsteförteckning.

AVDELNING IV

GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 31

Olika typer av grundrättsakter

(Artikel 49.1 i budgetförordningen)

1. På gemenskapsområdet får grundrättsakten vara en förordning, ett direktiv eller ett beslut(13) i den mening som avses i artikel 249 i EG-fördraget eller ett sui generis beslut (beslut av eget slag).

2. På området för gemensam utrikes- och säkerhetspolitik får grundrättsakten ta någon av de former som anges i artiklarna 13.2, 14 och 23.2 i Fördraget om Europeiska unionen.

3. På området för polissamarbete och straffrättsligt samarbete får grundrättsakten utgöras av någon av de typer som anges i artikel 34.2 i Fördraget om Europeiska unionen.

Artikel 32

Maximala belopp för pilotprojekt och förberedande åtgärder

(Artiklarna 49.2 a och 49.2 b i budgetförordningen)

1. Det totala anslagsbeloppet för de pilotprojekt som avses i artikel 49.2 a i budgetförordningen får inte överstiga 32 miljoner euro per budgetår.

2. Det totala anslagsbeloppet för de nya förberedande åtgärder som avses i artikel 49.2 b i budgetförordningen får inte överstiga 30 miljoner euro per budgetår och det totala beloppet för de åtaganden som faktiskt ingåtts för förberedande åtgärder får inte överstiga 75 miljoner euro.

Artikel 33

Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen

(Artikel 49.2 c i budgetförordningen)

1. De artiklar i EG-fördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:

a) Artikel 138 (dialog mellan arbetsmarknadens parter).

b) Artikel 140 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området).

c) Artiklarna 143 och 145 (särskilda rapporter som gäller det sociala området).

d) Artikel 152.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet).

e) Artikel 155.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten).

f) Artikel 157.2 (initiativ för att främja samordning av industrin).

g) Artikel 159 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk och social sammanhållning).

h) Artikel 165.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling).

i) Artikel 173 (rapport om forskning och teknisk utveckling).

j) Artikel 180.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete).

2. De artiklar i Euratomfördraget som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är de följande:

a) Artikel 70 (finansiell medverkan inom de gränser som anges i budgeten i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier).

b) Artikel 77 och följande artiklar (säkerhetskontroll).

3. Förteckningarna i punkt 1 och 2 får kompletteras i samband med att det preliminära budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp.

Artikel 34

Intressekonflikter

(Artikel 52.2 i budgetförordningen)

1. Handlingar som kan medföra intressekonflikter i den mening som avses i artikel 52.2 i budgetförordningen kan bestå i att

a) ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar,

b) vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till,

c) utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar.

2. Den behöriga myndighet som avses i artikel 52.1 i budgetförordningen är den anställdes närmaste chef. Denne skall skriftligen bekräfta huruvida det föreligger en intressekonflikt eller ej. Om så är fallet skall han själv fatta ett lämpligt beslut.

KAPITEL 2

Förfaranden för genomförande av budgeten

Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 35

Kommissionens förhandskontroller

(Artiklarna 53 och 56 i budgetförordningen)

1. I de fall kommissionen genomför delar av budgeten genom gemensam eller decentraliserad förvaltning eller genom indirekt central förvaltning skall den genom en förhandsgranskning, såväl av dokument som på platsen, försäkra sig om att de enheter som den anförtror förvaltningsuppgifter till existerar, är lämpliga för uppgiften och väl fungerande samt uppfyller kraven på en sund ekonomisk förvaltning; om det gäller helt eller delvis decentraliserad förvaltning enligt vad som överenskommits i det enskilda fallet skall kommissionen granska följande:

a) Förfaranden för genomförandet.

b) Kontrollsystem.

c) Redovisningssystem.

d) Förfaranden för upphandling och beviljande av bidrag.

2. Kommissionen skall göra nya undersökningar vid viktiga förändringar av förfaranden eller system för att se till att villkoren i punkt 1 fortfarande följs.

3. De enheter som avses i punkt 1 skall inom en fastställd tidsfrist överlämna de uppgifter som kommissionen begär samt genast underrätta kommissionen om alla viktigare ändringar av sina förfaranden och system. Kommissionen skall fastställa dessa skyldigheter i de delegationsakter eller överenskommelser som ingåtts med dessa enheter.

4. Om kommissionen genomför en del av budgeten i samarbete med internationella organisationer skall de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas.

Avsnitt 2

Särskilda bestämmelser

Artikel 36

Direkt central förvaltning

(Artikel 53 i budgetförordningen)

När kommissionen centralt genomför budgeten direkt via sina avdelningar sker detta genom de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 58-68 i budgetförordningen och i enlighet med villkoren i denna förordning.

Artikel 37

Delegering till gemenskapens genomförandeorgan

(artiklarna 54.2 a och 55.2 i budgetförordningen)

1. Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa rätt att som delegerade utanordnare genomföra anslagen för de gemenskapsprogram som de förvaltar.

2. Delegeringen till genomförandeorganet utförs av organets direktör i enlighet med artikel 55.2 i budgetförordningen.

3. Kommissionens delegeringsakt skall omfatta samma bestämmelser som dem i artikel 41.2. Den skall formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar.

Artikel 38

Villkor för delegering till nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning

(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

1. Kommissionen kan endast delegera uppgifter som innefattar myndighetsutövning till nationella offentligrättsliga organ eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning om de regleras av lagstiftningen i medlemsstaterna, EES-länderna eller i länderna som kandiderar för anslutning till Europeiska unionen, såvida inte annat följer av grundrättsakten.

2. Kommissionen skall se till att de organ och enheter som avses i punkt 1 kan uppvisa tillräckliga finansiella garantier vilka helst skall komma från en offentlig myndighet, särskilt för att säkra en fullständig återbetalning av de belopp som de är skyldiga kommissionen.

3. Om kommissionen planerar att delegera uppgifter som omfattar myndighetsutövning, i synnerhet olika led i budgetgenomförandet, till något av de organ som avses i artikel 54.2 c i budgetförordningen skall den granska huruvida kraven på sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet uppfylls. Om granskningen visar att delegeringen uppfyller kraven på sund ekonomisk förvaltning skall kommissionen innan delegeringen genomförs begära ett yttrande från den kommitté som är behörig enligt grundrättsakten, som även kan yttra sig om den planerade tillämpningen av urvalskriterier.

Artikel 39

Utnämning av offentligrättsliga organ på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning

(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

1. De offentligrättsliga organ på nationell nivå eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning skall omfattas av lagstiftningen i den medlemsstat eller i det land där de är etablerade.

2. Valet av dessa enheter eller organ skall vara objektivt och öppet och föregås av en kostnadseffektivitetsanalys samt motsvara de genomförandebehov som fastställts av kommissionen. Valet får inte medföra någon diskriminering mellan olika medlemsstater eller berörda länder.

3. Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land skall detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med bestämmelserna i grundrättsakten.

I övriga fall skall kommissionen utse dessa organ eller enheter i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder och enligt bestämmelserna i grundrättsakten.

Artikel 40

Iakttagande av upphandlingsreglerna

(Artikel 57 i budgetförordningen)

Om kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 57.2 i budgetförordningen skall detta ske på grundval av en upphandling enligt bestämmelserna i avdelning V i del I av budgetförordningen.

Artikel 41

Genomförandemetoder för indirekt central förvaltning

(Artikel 54.2 b och 54.2 c i budgetförordningen)

1. Om kommissionen överlåter delar av genomförandet till andra organ eller enheter enligt artikel 54.2 b och c i budgetförordningen skall den ingå en överenskommelse med dem.

2. Överenskommelsen som avses i punkt 1 skall bland annat innehålla följande:

a) En definition av de uppgifter som överlåts.

b) Villkoren och formerna för deras genomförande, inklusive bestämmelser för avgränsningen av befogenheterna samt om de kontroller som skall genomföras.

c) Reglerna för hur genomförandet skall rapporteras till kommissionen.

d) Villkoren för genomförandets upphörande.

e) Formerna för kommissionens kontroll.

f) Villkoren för användning av särskilda bankkonton samt ändamål och användning för de räntor som genererats.

g) Bestämmelser som skall se till att gemenskapsåtgärden kan särskiljas från organets övriga åtgärder.

h) Ett åtagande att avstå från alla handlingar som kan leda till en intressekonflikt i den mening som avses i artikel 52.2 i budgetförordningen.

3. De organ eller enheter som avses i punkt 1 skall inte anses som delegerade utanordnare.

Artikel 42

Avslutning av räkenskaper vid gemensam eller decentraliserad förvaltning

(Artikel 53.5 i budgetförordningen)

1. Syftet med avslutningen av räkenskaper enligt artikel 53.5 i budgetförordningen är att se till att de utgifter som kan belasta budgeten och som handläggs av medlemsstaterna inom ramen för en gemensam förvaltning eller av tredje land inom ramen för en decentraliserad förvaltning är i sin ordning och förenliga med de gällande gemenskapsbestämmelserna.

2. Utan att det påverkar sektorsbestämmelserna skall avslutningen av räkenskaper omfatta följande:

a) Medlemsstaternas eller tredje lands utgiftsredovisning i form av räkenskaper som godkänts av en avdelning eller ett organ som har nödvändig teknisk kompetens och saknar anknytning till de organ som handlagt utgifterna.

b) Kommissionens kontroll av dokument och vid behov kontroll på plats av räkenskaperna och underliggande transaktioner utan begränsningar eller inskränkningar, däribland kontroller hos mottagarna.

c) Kommissionens fastställande, inom ramen för diskussionsförfaranden och med en anmälan till medlemsstaterna eller tredje land, av det utgiftsbelopp som skall belasta budgeten.

d) Beräkningen av den finansiella korrigeringen beroende på skillnaden mellan de redovisade utgifterna och de som godkänts för att föras upp i budgeten.

e) Återkrav eller återbetalning av det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godkända utgifterna och de finansiella belopp som redan har utbetalats till medlemsstaterna eller tredje land; återkrav skall ske genom avräkning enligt villkoren i artikel 83.

3. Vid decentraliserad förvaltning skall förfarandet för att avsluta räkenskaperna enligt punkt 1 och 2 anpassas till graden av decentralisering.

Artikel 43

Gemensam förvaltning

(Artiklarna 53 och 165 i budgetförordningen)

1. De anslag som används inom ramen för gemensam förvaltning tillsammans med internationella organisationer enligt artikel 53 och 165 i budgetförordningen skall finansiera åtgärder som endast kan genomföras med samlade resurser från flera bidragsgivare, och där det varken är ändamålsenligt eller praktiskt möjligt att ange fördelningen på de olika utgiftstyperna av varje bidragsgivares bidrag.

Kommissionen skall därvid försäkra sig om att det finns adekvata bestämmelser om kontroll och revision av åtgärden som helhet.

2. De internationella organisationer som avses i punkt 1 är

a) Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa.

b) Internationella rödakorskommittén.

c) Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen.

KAPITEL 3

Aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 1

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

Artikel 44

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

(Artikel 58 i budgetförordningen)

Varje institution skall förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de skall kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter.

Avsnitt 2

Utanordnaren

Artikel 45

Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

(Artikel 59 i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren kan bistås av tjänstemän eller andra anställda, nedan kallade "anställda", med uppgift att, under dennes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. För att undvika alla intressekonflikter skall de anställda som assisterar delegerade eller vidaredelegerade utanordnare omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 52 i budgetförordningen.

2. Varje institution skall underrätta budgetmyndigheten varje gång som en A1-tjänsteman tilldelas befogenheten som delegerad utanordnare, eller om dessa befogenheter ändras eller upphör.

Artikel 46

Interna bestämmelser avseende delegering av befogenheter

(Artikel59 i budgetförordningen)

Varje institution skall i sina interna regler fastställa de förvaltningsrutiner som den bedömer vara nödvändiga för en sund förvaltning av anslagen i dess respektive budgetavsnitt, i enlighet med bestämmelserna i denna förordning och i budgetförordningen

Artikel 47

Åtskillnad mellan initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

1. Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som kan vidtas av anställda som avses i artikel 45 och som sker innan den behörige utanordnaren, som har erhållit sina befogenheter via delegering eller vidaredelegering, antar en rättsakt som utgör led i budgetgenomförandet.

2. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behörige utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.

3. Minst en förhandskontroll skall göras av varje transaktion. Syftet är att kontrollera bland annat följande:

a) Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördragen och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor.

b) Att principen om sund ekonomisk förvaltning som avses i kapitel 7 i avdelning II i budgetförordningen följs.

4. Efterhandskontrollerna, som sker i form av kontroller av dokument och vid behov på plats, syftar till att kontrollera att de transaktioner som finansieras via budgeten har utförts på ett korrekt sätt och att i synnerhet villkoren i punkt 3 har uppfyllts. Kontrollerna kan ske i form av stickprovskontroller på grundval på en riskanalys.

5. Tjänstemän och övriga anställda som ansvarar för de kontroller som anges i punkterna 2 och 4 får inte vara desamma som de som initierar transaktioner enligt punkt 1 och de får inte heller vara hierarkiskt underordnade de sistnämnda.

Artikel 48

Förfaranden för förvaltning och intern kontroll

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

Syftet med reglerna och förfarandena för förvaltning och intern kontroll är följande:

a) Att uppfylla målen för institutionens politik, program och åtgärder enligt principen om en sund ekonomisk förvaltning.

b) Att respektera gemenskapsrätten och institutionens miniminormer för kontrollerna.

c) Att skydda institutionens tillgångar och uppgifter.

d) Att förebygga och upptäcka oegentligheter, felaktigheter och bedrägerier.

e) Att identifiera och förebygga risker knutna till förvaltningen av medlen.

f) Att framställa tillförlitlig information om finansiella frågor och förvaltning.

g) Att förvara styrkande handlingar om åtgärder som sammanhänger med eller följer på budgetgenomförandet eller handlingar som utgör led i budgetgenomförandet.

h) Att förvara handlingar rörande de förhandsgarantier som institutionen kräver samt att upprätta en tidsplan för att möjliggöra en lämplig kontroll av dessa garantier.

Artikel 49

Utanordnarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 60.4 i budgetförordningen)

Förvaltningsförfarandena angående systemet för förvaring av styrkande originalhandlingar skall omfatta följande:

a) Numrering av handlingarna.

b) Datering av handlingarna.

c) Upprättande av register för att exakt kunna lokalisera handlingarna, eventuellt i elektronisk form.

d) Förvaring av dessa handlingar under minst 5 år från och med datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Handlingar gällande transaktioner för vilka bokslut ännu inte upprättats skall bevaras fram till slutet av det år som följer på det år bokslutet gjordes, även om detta blir en längre period än vad som anges i första stycket punkt d.

Artikel 50

Regler för tjänsteutövning

(Artikel 60.5 i budgetförordningen)

1. De anställda som av den behörige utanordnaren utses att kontrollera finansiella transaktioner skall väljas med hänsyn tagen till deras särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller som erhållits genom lämplig yrkeserfarenhet, eller genom ett särskilt utbildningsprogram.

2. Varje institution skall fastställa regler för tjänsteutövning som i fråga om intern kontroll skall ange

a) den tekniska och finansiella kompetens som krävs av de tjänstemän som avses i punkt 1,

b) dessa tjänstemäns skyldighet att genomgå fortbildning,

c) deras uppdrag, roll och uppgifter,

d) de uppföranderegler, särskilt i etik- och integritetshänseende, som de skall följa, liksom de rättigheter som de tillerkänns.

3. Varje institution skall skapa en lämplig struktur för att till de avdelningar som fungerar som utanordnare förmedla och regelbundet uppdatera nödvändig information om kontrollnormerna och om de metoder och tekniker som används för kontrolländamål.

Artikel 51

Fall då den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd

(Artikel 60.6 i budgetförordningen)

Med en utebliven åtgärd från den delegerade utanordnarens sida som avses i artikel 60.6 i budgetförordningen menas avsaknad av svar under en med hänsyn tagen till omständigheterna rimlig period som inte får överstiga en månad.

Artikel 52

Efterhandskontroll och årlig verksamhetsrapport

(Artikel 60.7 i budgetförordningen)

Resultatet av efterhandskontrollerna är en av de uppgifter som skall finnas i den årliga verksamhetsrapporten som den delegerade utanordnaren skall lämna till sin institution.

Artikel 53

Information till räkenskapsföraren om förvaltning och finansiella frågor

(Artikel 60 i budgetförordningen)

I enlighet med de regler som antagits av räkenskapsföraren skall den delegerade utanordnaren skall till räkenskapsföraren överlämna den information om finansiella frågor och förvaltning som behövs för att denne skall kunna utföra sina uppgifter.

Artikel 54

Rapport om förhandlade förfaranden

(Artikel 60 i budgetförordningen)

De delegerade utanordnarna skall varje budgetår sammanställa uppgifter om de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande som avses i artiklarna 126, 127, 242, 244, 246 och 247. Om andelen förhandlade förfaranden i förhållande till det antal upphandlingar som gjorts av en och samma delegerade utanordnare ökar kraftigt jämfört med tidigare budgetår eller om denna andel är betydligt större än det genomsnitt som registrerats inom utanordnarens institution, skall den behörige utanordnaren i en rapport till denna institution redogöra för de åtgärder som vidtagits för att bryta tendensen. Varje institution skall överlämna en rapport till budgetmyndigheten om förhandlade förfaranden. I kommissionens fall skall rapporten i fråga bifogas sammandraget av de årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 60.7 i budgetförordningen.

Avsnitt 3

Räkenskapsföraren

Artikel 55

Utnämning av räkenskapsföraren

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Räkenskapsföraren skall utses av varje institution bland de tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska gemenskaperna.

Räkenskapsföraren skall väljas av institutionen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet.

Artikel 56

Räkenskapsförarens avgång

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, skall en preliminär redovisning utarbetas snarast möjligt.

Denna redovisning skall bestå av de räkenskaper som föreskrivs i del I, avdelning VII i budgetförordningen och som skall godkännas den sista dagen i den månad som räkenskapsföraren lämnar sitt uppdrag.

2. En preliminär redovisning skall inte upprättas om räkenskapsföraren lämnar sitt uppdrag i slutet av ett budgetår.

3. Den preliminära redovisningen eller, i de fall som anges i punkt 2, de provisoriska räkenskaper som avses i artikel 128 i budgetförordningen, skall överlämnas av den avgående räkenskapsföraren eller, om detta inte är möjligt, av en tjänsteman från samma avdelning, till den nye räkenskapsföraren som inom högst en månad efter överlämnandet skall godkänna mottagandet av dem med sin namnteckning, samt får tillfoga reservationer.

4. Varje institution skall underrätta budgetmyndigheten när en räkenskapsförare tillsätts eller lämnar sitt uppdrag.

Artikel 57

Yttrande om systemen för redovisning och inventarieförteckningar

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Om de system för ekonomisk förvaltning som upprättas av utanordnaren förmedlar uppgifter till institutionens räkenskaper eller om de åberopas för att styrka uppgifterna i räkenskaperna, skall räkenskapsföraren godkänna införandet eller ändringen av sådana system.

Räkenskapsföraren skall också tillfrågas av de behöriga utanordnarna i samband med att de inför eller ändrar systemen för förteckningar över och utvärderingar av tillgångar och skulder.

Artikel 58

Förvaltning av likvida medel

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall se till att hans eller hennes institution förfogar över de medel som behövs för att täcka behovet av likvida medel för genomförandet av budgeten.

2. För de ändamål som anges i punkt 1 skall räkenskapsföraren inrätta system för likviditetsförvaltning för att kunna göra förhandsberäkningar av likvida medel.

3. Kommissionens räkenskapsförare skall fördela de disponibla medlen i enlighet med förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000.

Artikel 59

Förvaltning av bankkonton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren får, om det är nödvändigt för förvaltningen av likvida medel, öppna eller låta öppna bankkonton i institutionens namn i finansinstitut eller centralbanker. Räkenskapsföraren får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, öppna konton i andra valutor än euro.

2. Räkenskapsföraren skall förhandla om villkoren för de konton som öppnas i finansinstitut i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, avkastning och anbudsgivning.

3. Räkenskapsföraren skall, minst vart femte år, organisera ett anbudsförfarande bland de finansinstitut hos vilka konton öppnats.

4. Räkenskapsföraren skall se till att villkoren för bankkontona strikt efterlevs.

5. Efter samråd med de övriga institutionernas räkenskapsförare skall kommissionens räkenskapsförare vara ansvarig för att villkoren för de konton som öppnats av de olika institutionerna harmoniseras.

Artikel 60

Undertecknanden i samband med konton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

I villkoren för öppnande, skötsel och användning av konton ingår att, beroende på internkontrollens behov, checker, överföringar och alla övriga banktransaktioner skall undertecknas av en eller flera vederbörligen behöriga anställda.

För detta ändamål skall varje institution meddela alla finansinstitut hos vilka det har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som är behöriga.

Artikel 61

Förvaltning av konton

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall se till att saldot på de bankkonton som avses i artikel 59 inte kraftigt avviker från de beräkningar av likvida medel som avses i artikel 58.2 och i vart fall

a) att det inte förekommer några debetsaldon på dessa konton, och

b) att saldot för konton som förs i nationell valuta regelbundet omräknas till euro.

2. Räkenskapsföraren får inte behålla saldon på konton i nationell valuta som kan medföra omfattande förluster för institutionen på grund av variationer i växelkursen.

Artikel 62

Överföringar och omräkningar av valutor

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar artikel 69 skall räkenskapsföraren göra överföringar mellan konton som öppnats i institutionens namn i finansinstitut och utföra omräkningar av valutor.

Artikel 63

Utbetalning

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Betalningarna skall utföras med hjälp av överföring eller check.

Artikel 64

Register över mottagarens uppgifter

(Artikel 61 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren får utföra betalningar via överföring endast om mottagarens kontouppgifter först har införts i ett gemensamt register för varje institution.

Införandet av mottagarens kontouppgifterna i registret, eller ändringar av dessa skall göras på grundval av ett dokument i pappersformat eller elektroniskt format som är styrkt av mottagarens bank.

2. När det gäller betalningar via överföring kan utanordnarna endast binda sin institution i förhållande till tredje man om denne lämnat de handlingar som krävs för registreringen.

Utanordnarna skall kontrollera att de kontouppgifter som mottagaren lämnat är giltiga då varje betalningsorder upprättas.

När det gäller stöd inför anslutningen av nya medlemsstater får enskilda åtaganden ingås gentemot kandidatländernas offentliga myndigheter utan att detta först måste införas i registret över mottagarens uppgifter. I dessa fall skall utanordnaren ansvara för att åtagandet förs in så snart som möjligt därefter. Det skall anges i överenskommelsen att den första betalningen inte får ske förrän mottagaren meddelat kommissionen sina kontouppgifter.

Artikel 65

Räkenskapsförarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 61 i budgetförordningen)

Alla styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna och för upprättandet av de konton som avses i artikel 121 i budgetförordningen skall bevaras i fem år räknat från datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Alla handlingar som gäller transaktioner som ännu inte avslutats skall emellertid bevaras under en längre period fram till slutet av året efter det år då transaktionerna avslutades.

Varje institution skall själv bestämma vilken avdelning som skall förvara de styrkande handlingarna.

Avsnitt 4

Förskottsförvaltaren

Artikel 66

Villkor för användning av förskottskonton

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. När det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten, särskilt när det rör sig om mindre belopp, kan förskottskonton upprättas för att betala dessa utgifter.

2. Förskottsförvaltaren får tillfälligt kontrollera och betala utgifterna, enligt instruktioner från den behörige utanordnaren.

3. Räkenskapsföraren skall fatta beslut om upprättandet av ett förskottskonto och utnämningen av en förskottsförvaltare, efter ett vederbörligen motiverat förslag från den behörige utanordnaren. Förskottsförvaltarens och utanordnarens ansvar och skyldigheter skall anges i beslutet.

Räkenskapsföraren skall också besluta om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, efter ett vederbörligen motiverat förslag av den behörige utanordnaren.

Artikel 67

Villkor för upprättande och betalning

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. I beslutet om upprättande av ett förskottskonto och utnämning av en förskottsförvaltare och beslutet om ändringar av villkoren för ett förskottskonto skall särskilt följande fastställas:

a) Det högsta belopp som inledningsvis kan avsättas som förskott och dess ändamål.

b) Öppnandet, i förekommande fall, av ett bank- eller postgirokonto i institutionens namn.

c) Utgiftsslaget och det högsta belopp för varje utgift som kan utbetalas av en förskottsförvaltare till en tredje part eller inkasseras från denne.

d) Hur ofta och på vilket sätt de styrkande handlingarna skall inlämnas samt att dessa styrkande handlingar skall översändas till utanordnaren för reglering.

e) Det förfarande som skall användas om förskottskontot måste fyllas på.

f) Att transaktionerna i förskottskontot regleras av utanordnaren senast vid utgången av efterföljande månad för att säkra avstämningen mellan saldoposten och banksaldot.

g) Giltighetstid för räkenskapsförarens tillstånd till förskottsförvaltaren.

h) Den utnämnde förskottsförvaltarens identitet.

2. Vid utformningen av förslagen till beslut om att inrätta förskottskonton skall den behörige utanordnaren se till att

a) i första hand lyfta medel via budgeten när det finns tillgång till det centrala datoriserade redovisningssystemet,

b) endast använda sig av förskottskonton när det är motiverat.

Med undantag av de särskilda förskottskontona för humanitärt bistånd och krishantering enligt artikel 168.2 får det maximala belopp som avses i punkt 1 c inte överstiga 30000 euro per utgift.

3. Förskottsförvaltaren får göra utbetalningar till tredje man på följande villkor:

a) Betalningen avser tidigare budgetmässiga och rättsliga åtaganden, undertecknade av den behörige utanordnaren.

b) Tillgodohavandet på förskottskontot i kassa eller bank får inte överskridas.

4. Betalningarna från förskottskonton får ske genom överföring, check eller andra betalningssätt.

5. Verkställda betalningar skall följas av formella beslut om slutlig kontroll och/eller reglerings betalningsorder som skall undertecknas av behörig utanordnare.

Artikel 68

Val av förskottsförvaltare

(Artikel 63 i budgetförordningen)

Förskottsförvaltare skall utses bland tjänstemän som tillhör anställningskategori A, B eller C. Om så krävs får förskottsförvaltare också utses bland anställda som omfattas av anställningsvillkoren för övriga anställda, på en nivå som motsvarar ovan nämnda kategorier. Förskottsförvaltare skall väljas på grundval av hans eller hennes särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som skall styrkas med utbildningsbevis eller intyg om lämplig yrkeserfarenhet, eller ha förvärvats efter att ha fullgjort ett särskilt utbildningsprogram för ändamålet.

Artikel 69

Överföring till förskottskontona

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren skall avsätta medel på förskottskontona och övervaka både öppnandet av bankkonton och delegeringen av undertecknandet, samt kontrollerna på platsen och i de centrala räkenskaperna. Räkenskapsföraren skall föra över medel till förskottskontona. Förskotten skall utbetalas till de bankkonton som öppnats i förskottskontots namn.

De aktuella förskottskontona kan tillföras medel direkt från diverse lokala inkomster, såsom från

a) försäljning av utrustning,

b) publikationer,

c) diverse återbetalningar, samt

d) räntor.

Regleringen av utgifter eller inkomster skall, vare sig de tillhör kategorin diverse eller är avsatta för särskilda ändamål, ske enligt det beslut om upprättande av förskottskonton som avses i artikel 67 samt enligt bestämmelserna i budgetförordningen. Utanordnaren skall dra av beloppen i fråga när han senare tillför medel till dessa förskottskonton.

2. Särskilt för att undvika växelkursförluster kan förskottsförvaltaren göra överföringar mellan de olika bankkonton som ingår i samma förskottskonto.

Artikel 70

Utanordnarnas och räkenskapsförarnas kontroller

(Artikel 63 i budgetförordningen)

1. Förskottsförvaltaren skall föra räkenskaper över de medel han förfogar över i kassa och bank, utförda betalningar och inkasserade intäkter enligt de regler och instruktioner som fastställts av räkenskapsföraren. Redovisningen av dessa räkenskaper skall alltid finnas tillgänglig för behörig utanordnare och förskottsförvaltaren skall sända en månatlig sammanställning över transaktionerna med styrkande handlingar under påföljande månad till utanordnaren för reglering av kontots transaktioner.

2. Räkenskapsföraren skall själv eller genom en särskilt befullmäktigad tjänsteman eller annan anställd inom samma avdelning eller inom utanordnarnas avdelningar utföra kontroller, i regel på plats och utan förvarning, av de medel som anförtrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper och skall också utföra kontroller av regleringen av kontots transaktioner inom de fastställda tidsfristerna. Räkenskapsföraren skall meddela resultaten av sina kontroller till behörig utanordnare.

Artikel 71

Upphandlingsförfarande

(Artikel 63 i budgetförordningen)

Betalningar från förskottskonton får, inom de gränser som anses i artikel 129.4, ske genom en enkel betalning mot faktura, utan föregående godkännande av ett anbud.

KAPITEL 4

Aktörernas ansvar

Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 72

Instanser med behörighet i fråga om bedrägeri

(Artiklarna 60.6 och 65.2 i budgetförordningen)

De myndigheter och instanser som avses i artiklarna 60.6 och 65.2 i budgetförordningen är de instanser som anges i tjänsteföreskrifterna och i anställningsvillkoren för övriga anställda i gemenskaperna (nedan "tjänsteföreskrifterna") samt i gemenskapsinstitutionernas beslut om villkor och närmare bestämmelser för interna utredningar för att bekämpa bedrägerier, korruption och all annan olaglig verksamhet som kan skada gemenskapernas intressen.

Avsnitt 2

Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

Artikel 73

Bekräftelse av beslut

(Artikel 66.2 i budgetförordningen)

1. Om en utanordnare anser att ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter strider mot gällande bestämmelser eller mot principen för en sund ekonomisk förvaltning, särskilt därför att den är oförenligt med nivån på de anslagna medlen, skall han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat eller vidaredelegerat befogenheten om detta. Om den delegerande myndigheten inom rimlig tid skriftligen bekräftarbeslutet och tydligt anger de aspekter som kritiserats av den som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering befrias den sistnämnde från ansvar. Han eller hon skall då verkställa beslutet, utom då det strider mot straffrättsliga bestämmelser eller gällande säkerhetsnormer.

2. Bestämmelserna i punkt 1 skall också gälla om en utanordnare vid genomförandet av ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter upptäcker att omständigheterna kring ärendet kan ge upphov till en situation som strider mot gällande bestämmelser.

3. Beslut som bekräftats på de villkor som anges i artikel 66.2 i budgetförordningen skall sammanställas av den behörige delegerade utanordnaren och anges i dennes årliga verksamhetsrapport.

Artikel 74

Finansiella oegentligheter

(Artiklarna 60.6 och 66.4 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar de befogenheter som tilldelats Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) är specialinstansen för ekonomiska oegentligheter behörig att ta upp varje överträdelse av en bestämmelse i budgetförordningen eller samtliga bestämmelser rörande den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktionerna som är följden av en handling eller en försummelse av en tjänsteman eller anställd.

Artikel 75

Instans specialiserad på finansiella oegentligheter

(Artiklarna 60.6 och 66.4 i budgetförordningen)

1. Tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som har bemyndigats att ingå anställningsavtal skall vända sig till den instans som avses i artikel 66.4 i budgetförordningen vid de fall av finansiella oegentligheter som avses i artikel 74.

När ärendet kommer från tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal skall instansen avlägga ett yttrande om huruvida det föreligger ett sådant fall av oegentligheter som avses i artikel 74, hur allvarliga dessa är och deras eventuella konsekvenser. Om det följer av den analys som genomförts av instansen att ärendet omfattas av OLAFs behörighetsområde skall den instansen utan dröjsmål återsända ärendet till tillsättningsmyndigheten eller den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal och omedelbart underrätta OLAF om detta.

När den instans som avses i första stycket underrättas direkt av en anställd enligt artikel 60.6 i budgetförordningen skall den överföra ärendet till tillsättningsmyndigheten eller, i tillämpliga fall, till den myndighet som bemyndigats att ingå anställningsavtal och informera den anställde om att ärendet överförts.

2. Varje institution skall, med utgångspunkt från den egna interna organisationen, ange hur den särskilda instans som avses i artikel 66.4 i budgetförordningen skall fungera samt dess sammansättning i vilken skall ingå en extern person som besitter de nödvändiga kvalifikationerna.

KAPITEL 5

Handläggning av inkomster

Avsnitt 1

Egna medel

Artikel 76

Bestämmelser för egna medel

(Artikel 69 i budgetförordningen)

Utanordnaren skall upprätta en preliminär tidsplan för när de egna medel som avses i rådets beslut om systemet för gemenskapernas egna medel skall tillhandahållas kommissionen.

Egna medel skall fastställas och uppbäras enligt bestämmelserna i det beslut som avses i första stycket.

Avsnitt 2

Beräkning av fordringar

Artikel 77

Beräkning av fordringar

(Artikel 70 i budgetförordningen)

1. I beräkningarna av fordringar skall anges typ av inkomst och vilken budgetpost som berörs samt, om möjligt, gäldenärens identitet och en uppskattning av beloppet.

Vid upprättandet av beräknade fordringar skall den behörige utanordnaren särskilt kontrollera följande:

a) Att rätt budgetrubrik belastas.

b) Att beräkningarna är korrekta och att de överensstämmer med gällande bestämmelser och principen om sund ekonomisk förvaltning.

2. Om inget annat följer av artikel 161.2 i budgetförordningen skall beräkningen av fordringarna inte ge upphov till några åtagandebemyndiganden. I de fall som avses i artikel 18 i budgetförordningen får detta endast ske efter det att gemenskaperna faktiskt har inkasserat fordringarna.

Avsnitt 3

Fastställande av fordringar

Artikel 78

Förfarande

(Artikel 71 i budgetförordningen)

1. Utanordnarens fastställande av en fordran bekräftar gemenskapernas rättigheter gentemot en gäldenär och fastställandet av rätten att kräva att denne betalar sin skuld.

2. Den behörige utanordnaren skall genom ett betalningskrav instruera räkenskapsföraren att kräva in en fastställd fordran.

3. Genom debetnotan skall gäldenären informeras om att

a) gemenskapen har fastställt fordran,

b) betalningen av skulden till gemenskaperna förfaller ett visst datum (nedan "förfallodatum"),

c) ränta kommer att beräknas på skulden enligt den räntesats som avses i artikel 86 om betalningen inte inkommit senast på förfallodagen, utan att det påverkar tillämpningen av specifika bestämmelser i gällande förordningar,

d) institutionen i alla fall där detta är möjligt kommer att kräva in medel genom avräkning sedan gäldenären informerats,

e) institutionen skall kräva in medlen genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk om betalningen inte inkommit på förfallodagen,

f) om ingen av de föregående åtgärderna har lett till en fullständig återbetalning av fordran skall institutionen kräva in skulden genom indrivning, antingen enligt förfarandet i artikel 72.2 i budgetförordningen eller genom ett förfarande inför domstol.

Utanordnaren skall sända debetnotan till gäldenären och en kopia till räkenskapsföraren.

Artikel 79

Fastställande av fordringar

(Artikel 71 i budgetförordningen)

Vid fastställandet av fordringar skall den behörige utanordnaren försäkra sig om följande:

a) Att fordran är säker och inte är underställd några villkor.

b) Att fordran är likvid och fastställd exakt i form av ett belopp.

c) Att fordran har förfallit och inte omfattas av någon ytterligare betalningsfrist.

d) Gäldenärens identitet.

e) Att de belopp som skall inkasseras tillförs rätt budgetrubrik.

f) Att de styrkande handlingarna är korrekta.

g) Att principen om en sund ekonomisk förvaltning följs, särskilt i enlighet med de kriterier som avses i artikel 87.1 a.

Artikel 80

Styrkande handlingar som stöder fastställandet av fordringar

(Artikel 71 i budgetförordningen)

1. Fastställandet av en fordran skall bygga på styrkande handlingar där gemenskapens rättigheter intygas.

2. Före fastställandet av fordran skall den behörige utanordnaren personligen kontrollera de styrkande handlingarna eller på eget ansvar förvissa sig om att detta har gjorts.

3. De styrkande handlingarna skall förvaras av utanordnaren, i enlighet med artiklarna 48 och 49.

Avsnitt 4

Order om inkassering av fordringar

Artikel 81

Utfärdande av betalningskrav

(Artikel 72 i budgetförordningen)

1. I betalningskravet skall anges följande:

a) Det budgetår som betalningen skall belasta.

b) Hänvisningar till den akt eller det rättsliga åtagande som utgör grunden för fordran och som ger rätt att kräva betalning.

c) Den budgetartikel och eventuellt annan underavdelning i budgeten som berörs, inklusive hänvisningar i förekommande fall till motsvarande budgetmässiga åtaganden.

d) Det belopp som skall inkasseras i euro.

e) Gäldenärens namn och adress.

f) Förfallodagen.

g) Möjliga former för inkassering, särskilt att medel kan krävs in genom avräkning eller genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk.

2. Betalningskravet skall dateras och undertecknas av den behörige utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.

Avsnitt 5

Inkassering

Artikel 82

Formaliteter vid inkasseringen

(Artikel 73 i budgetförordningen)

1. Vid inkasseringen av fordringar skall räkenskapsföraren föra upp beloppet i räkenskaperna och informera den behörige utanordnaren.

2. Vid kontanta betalningar till räkenskapsförarens eller förskottsförvaltarens kassa skall ett kvitto utfärdas.

Artikel 83

Inkassering genom avräkning

(Artikel 73 i budgetförordningen)

Om det konstateras att gäldenären har en fordran på gemenskapen som är säker, likvid och förfallen till betalning skall räkenskapsföraren - oavsett tidpunkt i förfarandet, men efter att ha underrättat den behörige utanordnaren och gäldenären - kräva in medel genom avräkning av den genom en betalningsorder fastställda fordran.

Artikel 84

Förfarande för inkassering när någon frivillig betalning inte görs

(Artiklarna 72 och 73 i budgetförordningen)

1. Såvida inte annat anges i artikel 83, skall räkenskapsföraren, om inkasseringen inte ägt rum på det förfallodatum som anges på debetnotan, informera den behörige utanordnaren om detta och genast inleda ett förfarande för att driva in beloppet, via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom att i förväg ställda säkerheter tas i anspråk.

2. Såvida inte annat anges i artikel 83, skall räkenskapsföraren, när den inkasseringsmetod som anges i punkt 1 inte är möjlig och gäldenären inte har verkställt någon betalning efter den formella underrättelse som sänts av räkenskapsföraren, begära indrivning i enlighet med artikel 72.2 i budgetförordningen eller på grundval av ett domstolsbeslut.

Artikel 85

Beviljande av betalningsfrister

(Artikel 73 i budgetförordningen)

Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behörige utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:

a) Gäldenären skall betala den ränta som anges i artikel 86 för hela den tidsfrist som beviljats från den ursprungliga förfallodagen.

b) För att skydda gemenskapens intressen skall gäldenären vidare ställa en finansiell säkerhet som godtas av institutionens räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl lånebelopp som ränta.

Säkerheten som avses i första stycket b kan ersättas med en proprieborgen som ställs av en tredje man godkänd av institutionens räkenskapsförare.

Artikel 86

Dröjsmålsränta

(Artikel 71.4 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser skall ränta beräknas på alla fordringar som inte betalats tillbaka före förfallodagen enligt punkt 2 och 3:

2. Räntesatsen för fordringar som inte återbetalats på förfallodagen är den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner och som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, C-serien; den räntesats som används som utgångspunkt skall vara den som gäller den första kalenderdagen i den månad då förfallodagen infaller, ökat med

a) sju procentenheter när fordran har uppkommit i samband med offentlig upphandling av varor och tjänster enligt avdelning V,

b) tre och en halv procentenheter i alla andra fall.

3. Ränta skall beräknas från kalenderdagen efter den förfallodag som anges i debetnotan, till den kalenderdag då hela fordran är återbetald.

4. Vid delbetalning skall avräkning först göras på de dröjsmålsräntor som fastställs enligt bestämmelserna i punkt 2 och 3.

5. Om en gäldenär vars skuld utgörs av böter ställer en finansiell säkerhet som godkänns av räkenskapsföraren i stället för att göra en preliminär betalning skall ränta räknas från förfallodagen och beräknas till den räntesats som avses i punkt 2, men endast ökad med en och en halv procentenhet.

Artikel 87

Avstående från att kräva in en fastställd fordran

(Artikel 73 i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren kan endast avstå, helt eller delvis, från att kräva in en fastställd fordran i följande fall:

a) Om den beräknade kostnaden för att kräva in beloppet är högre än det belopp som skall inkasseras och beslutet att avstå inte skadar gemenskapernas anseende.

b) Om det är omöjligt att inkassera fordran på grund av den tid som förflutit sedan den uppstod eller därför att gäldenären är insolvent.

c) Om inkassering strider mot proportionalitetsprincipen.

2. I det fall som avses i punkt 1 c skall den behörige utanordnaren följa de tidigare fastställda förfarandena inom varje institution och tillämpa följande obligatoriska kriterier som alltid gäller:

a) Typ av händelse: svårighetsgraden hos den oegentlighet som ledde till att fordran fastställdes (bedrägeri, återfall, uppsåt, kontroll, god tro, uppenbart fel).

b) Konsekvenserna av ett beslut om att avstå från inkassering på gemenskapernas funktion och deras ekonomiska intressen (beloppets storlek, risken att bilda prejudikat, underminering av bestämmelserna).

Beroende på omständigheterna kan utanordnaren behöva beakta även följande kriterier:

a) Risken för snedvridning av konkurrensen som ett beslut om att avstå från att inkassera fordran skulle kunna medföra.

b) Den ekonomiska och sociala skada som en fullständig inkassering av fordran skulle kunna medföra.

3. Det beslut om att avstå från inkassering som avses i artikel 73.2 i budgetförordningen skall motiveras och innehålla de åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på. Den behörige utanordnaren skall fatta detta beslut i enlighet med det förfarande som föreskrivs i artikel 81.

4. Beslutet om att avstå från att inkassera en fastställd fordran får inte delegeras av institutionen om det omfattar

a) antingen 1 miljon euro eller mer, eller

b) 100000 euro eller mer, om detta utgör 25 % eller mer av den fastställda fordran.

Vad avser belopp som inte når upp till beloppsgränserna i första stycket skall varje institution genom sina interna regler fastställa villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att fatta beslut om avskrivning av en fastställd fordran.

5. Varje institution skall årligen förelägga budgetmyndigheten en rapport om de fall där man avstått för att inkräva fordringar som avses i punkterna 1-4, vars belopp uppgår till 100000 euro eller mera. I kommissionens fall skall den rapporten bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses artikel 60.7 i budgetförordningen.

Artikel 88

Annullering av en fastställd fordran

(Artikel 73 i budgetförordningen)

1. Om det förekommit ett rättsligt fel skall den behörige utanordnaren annullera en fastslagen fordran i enlighet med artiklarna 80 och 81. Annulleringen skall åtföljas av en relevant motivering.

2. Varje institution fastställer i sina interna regler villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att annullera en fastställd fordran.

Artikel 89

Teknisk och bokföringsmässig justering av en fastställd fordran

(Artikel 73 i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren skall justera det fastslagna fordringsbeloppet uppåt eller nedåt när ett faktiskt fel leder till att fordringsbeloppet ändras, om inte justeringen medför att gemenskapens fastställda anspråk överges. Justeringen skall göras enligt artiklarna 80 och 81 och åtföljas av en relevant motivering.

2. Varje institution skall i sina interna regler fastställa villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att utföra den tekniska och bokföringsmässiga justeringen av en fastställd fordran.

KAPITEL 6

Handläggning av utgifter

Artikel 90

Finansieringsbeslut

(Artikel 75 i budgetförordningen)

De viktigaste inslagen i en åtgärd som innebär en utgift som belastar budgeten skall fastställas i finansieringsbeslutet.

Avsnitt 1

Åtagande av utgifter

Artikel 91

Övergripande och preliminära åtaganden

(Artikel 76.2 i budgetförordningen)

1. Det övergripande budgetmässiga åtagandet skall antingen genomföras genom att en finansieringsöverenskommelse ingås - i vilken det skall anges att flera rättsliga åtaganden kommer att ingås senare - eller genom att ett eller flera rättsliga åtaganden behöver ingås.

Finansieringsöverenskommelser som gäller ekonomiskt stöd eller stöd till ett lands budget och som i sig själva utgör rättsliga åtaganden får ge upphov till betalningar utan att ytterligare rättsliga åtaganden ingås.

2. Ett preliminärt budgetmässigt åtagande skall genomföras antingen genom att ett eller flera rättsliga åtaganden som ger rätt till kommande betalningar ingås eller - i fall som gäller personalkostnader eller institutionernas kostnader för att sprida information om aktuella gemenskapsangelägenheter - genom direkta betalningar.

Artikel 92

Antagande av övergripande åtaganden

(Artikel 76 i budgetförordningen)

1. Det övergripande åtagandet skall ingås på grundval av ett finansieringsbeslut.

Det skall ingås senast före beslutet om vilka stödmottagare som valts ut och när ianspråkstagandet av anslagen kräver att ett arbetsprogram i den mening som avses i artikel 166 antas, skall åtagandet ingås tidigast efter antagandet.

2. Om det övergripande åtagandet genomförs genom en finansieringsöverenskommelse skall punkt 1 andra stycket inte tillämpas.

Artikel 93

Tillbakadragande av åtaganden i fall där ingen betalning verkställts på tre år

(Artikel 77 i budgetförordningen)

Ett budgetmässigt åtagande, som motsvarar ett rättsligt åtagande för vilket ingen betalning enligt artikel 81 i budgetförordningen har utförts under en period på tre år räknat från undertecknandet av det rättsliga åtagandet, skall dras tillbaka.

Artikel 94

Enhetligt undertecknande

(Artikel 76 i budgetförordningen)

1. Undantag från regeln om att samma aktör skall underteckna det budgetmässiga åtagandet och det motsvarande rättsliga åtagandet skall endast medges i följande fall:

a) När det gäller preliminära åtaganden.

b) När det gäller övergripande åtaganden knutna till finansieringsöverenskommelser med tredje land.

c) När institutionens beslut i sig utgör ett rättsligt åtagande.

d) När det övergripande åtagandet genomförs i form av flera rättsliga åtaganden för vilka olika personer är behöriga utanordnare.

e) När det gäller förskottskonton som upprättats inom ramen för gemenskapens externa åtgärder, och de rättsliga åtagandena undertecknas av de anställda vid de lokala enheter som avses i artikel 254.

2. Om den behörige utanordnare som undertecknat det budgetmässiga åtagandet är förhindrad under en så lång tid att det rättsliga åtagandet annars inte kan ingås inom tidsfristen, skall det rättsliga åtagandet ingås av den anställde som har i uppgift att ersätta den förstnämnde vid frånvaro enligt den berörda institutionens bestämmelser, och som har utsetts till utanordnare enligt villkoren i artikel 59.2 i budgetförordningen.

Artikel 95

Registrering av enskilda rättsliga åtaganden

(Artikel 77 i budgetförordningen)

Om ett övergripande budgetmässigt åtagande följs av flera enskilda rättsliga åtaganden skall den behörige utanordnaren föra upp beloppen för dessa på varandra följande enskilda rättsliga åtaganden i de centrala räkenskaperna. Den behörige utanordnaren skall kontrollera att det samlade beloppet för åtagandena inte överstiger beloppet för det övergripande åtagande som täcker dem.

I räkenskaperna skall det finnas hänvisningar till det övergripande åtagande som beloppet skall bokföras under.

Den behörige utanordnaren skall bokföra beloppen innan han eller hon undertecknar det motsvarande enskilda rättsliga åtagandet.

Artikel 96

Administrativa utgifter som täcks av preliminära åtaganden

(Artikel 76 i budgetförordningen)

Särskilt följande kostnader skall betraktas som löpande administrativa utgifter som kan leda till preliminära åtaganden:

a) Kostnader för personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som inte omfattas, samt andra personalkostnader inklusive pensioner, samt lön till experter.

b) Kostnader för institutionens ledamöter.

c) Utbildningskostnader.

d) Kostnader för uttagningsprov, urvalsförfaranden och rekrytering.

e) Kostnader för tjänsteresor.

f) Representationskostnader.

g) Kostnader för möten.

h) Frilanstolkar och/eller -översättare.

i) Utbyte av tjänstemän.

j) Löpande kostnader för hyra av fastigheter och lös egendom.

k) Diverse försäkringar.

l) Rengöring och underhåll.

m) Kostnader av social karaktär.

n) Användning av telekommunikationstjänster.

o) Finansiella kostnader.

p) Kostnader för rättsliga tvister.

q) Skadestånd och räntor.

r) Bygg- och anläggningsarbeten.

s) Vatten, gas och elektricitet.

t) Periodiska publikationer i pappersformat eller elektroniskt format.

Avsnitt 2

Kontroll av utgifter

Artikel 97

Kontroll och påskriften "kan betalas"

(Artikel 79 i budgetförordningen)

1. Alla kontroller av utgifter skall stödjas av styrkande handlingar i den mening som avses i artikel 104 i vilka gäldenärens anspråk intygas på grundval av fastställandet av de tjänster som faktiskt utförts, leveranser som faktiskt skett eller bygg- och anläggningsarbeten som faktiskt utförts eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning.

2. Den behörige utanordnaren skall personligen granska de styrkande handlingarna eller på eget ansvar se till att granskningen har utförts innan han eller hon fattar beslut om att kontrollera utgiften inför utbetalning.

3. Kontrollbeslutet skall uttryckas i form av påskriften "kan betalas" av den behörige utanordnaren eller av en tjänsteman eller annan anställd som tilldelats befogenheten genom ett formellt beslut av den behörige utanordnaren. Dessa beslut skall bevaras så att deras innehåll kan verifieras i ett senare skede.

Artikel 98

Påskriften "kan betalas" vid offentlig upphandling

(Artikel 79 i budgetförordningen)

Inom området för offentlig upphandling skall påskriften "kan betalas" innebära följande:

a) Att en faktura som upprättats av kontraktsparten har mottagits och formellt registrerats av institutionen.

b) Att själva fakturan eller ett internt bifogat dokument bär den giltiga beteckningen "i sin ordning" och att den undertecknats av en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som vederbörligen tilldelats befogenheter av den behörige utanordnaren.

c) Att samtliga aspekter av fakturan har verifierats av den behörige utanordnaren eller på dennes ansvar, särskilt för att fastställa det belopp som skall betalas och att betalningen leder till befrielse från betalningskyldigheten.

Genom beteckningen "i sin ordning" enligt första stycket punkt b skall det intygas att de tjänster, leveranser eller arbeten som ingick i kontraktet verkligen har utförts. När det gäller varuleveranser och bygg- och anläggningsarbeten skall den tekniskt behörige tjänstemannen eller anställde utfärda ett provisoriskt mottagningsbevis och sedan ett slutligt mottagningsbevis när garantiperioden i kontraktet har löpt ut. Dessa två intyg skall ha samma värde som beteckningen "i sin ordning".

Artikel 99

Påskriften "kan betalas" vid utbetalning av bidrag

(Artikel 79 i budgetförordningen)

Inom området för beviljande av bidrag skall påskriften "kan betalas" innebära följande:

a) Att en begäran om betalning från stödmottagaren har mottagits och formellt registrerats av institutionen.

b) Att begäran om betalning eller ett internt bifogat dokument i giltig ordning bär beteckningen "i sin ordning" och att den undertecknats av en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som tilldelats sådana befogenheter av den behörige utanordnaren. Genom denna beteckning intygar tjänstemannen att stödmottagarens åtgärd eller arbetsprogram i alla delar följer överenskommelsen om bidrag.

c) Att begäran om betalning har verifierats av den behörige utanordnaren på dennes ansvar, för att bland annat fastställa det belopp som skall betalas och att betalningen leder till befrielse från betalningsskyldigheten.

Artikel 100

Påskriften "kan betalas" vid personalkostnader

(Artikel 79 i budgetförordningen)

När det gäller betalningar för personalkostnader skall påskriften "kan betalas" styrka att följande styrkande handlingar föreligger:

a) Beträffande månadslön:

i) Den fullständiga personalförteckningen med angivande av alla delar av ersättningen.

ii) Ett formulär (blankett för personuppgifter) som upprättas på grundval av de beslut som fattats i varje enskilt fall och som visar varje ändring av ersättningen.

iii) Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar skall en bestyrkt kopia av beslutet om tillsättningen eller utnämningen åtfölja den första löneutbetalningen.

b) För övriga ersättningar (personal med tim- eller dagersättning): en sammanställning undertecknad av tjänstemannen eller annan behörig anställd av närvarodagar och närvarotimmar.

c) En sammanställning av den anställdes övertid, undertecknad av tjänstemannen eller annan behörig anställd, som intygar att övertiden verkligen utförts.

d) Beträffande kostnader för tjänsteresor:

i) Ordern om tjänsteresa undertecknad av den behöriga myndigheten.

ii) En "redogörelse för tjänsteresa", som skall vara undertecknad av den som tilldelats uppdraget samt av den överordnade som delegerats lämplig behörighet; i redogörelsen skall anges tjänsteresans mål, dagar och tider för avresa och ankomst till målet, resekostnader, uppehållskostnader och andra kostnader som vederbörligen godkänts på grundval av styrkande handlingar.

e) Beträffande andra personalkostnader: de underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på och som visar alla beståndsdelar i beräkningen.

Artikel 101

Konkretisering av påskriften "kan betalas"

(Artikel 79 i budgetförordningen)

Beslutet om att en utgift "kan betalas" skall i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behörige utanordnarens namnteckning eller en namnteckning av en tjänsteman eller annan anställd som tilldelats befogenheten av den behörige utanordnaren enligt bestämmelserna i artikel 97. I ett datoriserat system godkänns betalningen med hjälp av att ett personligt lösenord som tillhör den behörige utanordnaren eller en annan anställd som är tekniskt behörig och som utsetts för uppgiften av den behörige utanordnaren.

Avsnitt 3

Godkännande av betalningar

Artikel 102

Utanordnarens kontroll av betalningar

(Artikel 80 i budgetförordningen)

Vid upprättandet av betalningsordern skall den behörige utanordnaren försäkra sig om följande:

a) Att utfärdandet av betalningsordern är korrekt, dvs. att det finns ett motsvarande kontrollbeslut om att utgiften "kan betalas", att rätt mottagare har utsetts och att fordran har förfallit.

b) Att det råder överensstämmelse mellan betalningsordern och det budgetmässiga åtagande som belastas.

c) Att rätt budgetrubrik belastas.

d) Att anslagen är disponibla.

Artikel 103

Obligatoriska uppgifter och överlämnande av betalningsorder till räkenskapsföraren

(Artikel 80 i budgetförordningen)

1. I betalningsordern skall anges följande:

a) Det budgetår som betalningen skall belasta.

b) Artikel och eventuellt annan underindelning i budgeten.

c) Hänvisning till det rättsliga åtagande som ger rätt till betalning.

d) Hänvisning till det budgetmässiga åtagande som betalningen hänför sig till.

e) Det belopp som skall betalas i euro.

f) Betalningsmottagarens namn, adress och bankuppgifter.

g) Ändamålet med utgiften.

h) Betalningssätt.

i) Införande av tillgångar i de inventarieförteckningar som avses i artikel 222.

2. Betalningsordern skall dateras och undertecknas av den behörige utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.

Avsnitt 4

Betalning av utgifter

Artikel 104

Styrkande handlingar

(Artikel 81 i budgetförordningen)

1. Belopp som avser förhandsfinansiering skall, även i de fall då utbetalningen är uppdelad i flera delar, betalas ut antingen med ett kontrakt, en överenskommelse eller grundrättsakten som stöd, eller med stöd av styrkande handlingar genom vilka det kan bekräftas att den finansierade åtgärden är förenlig med villkoren i kontraktet eller överenskommelsen i fråga. Mellanliggande betalningar och slutbetalningar skall ske på grundval av styrkande handlingar som visar att de finansierade åtgärderna genomförts enligt villkoren i det kontrakt eller den överenskommelse som slutits med mottagaren, eller i enlighet med grundrättsakten.

2. Den behörige utanordnaren skall enligt principen om sund ekonomisk förvaltning fastställa hur de styrkande handlingar som avses i punkt 1 skall vara beskaffade, i enlighet med grundrättsakten samt de kontrakt eller överenskommelser som slutits med mottagaren. Verksamhetsrapporterna, de tekniska och ekonomiska rapporterna samt del- och slutrapporterna utgör styrkande handlingar enligt punkt 1.

3. De styrkande handlingarna skall förvaras av den behörige utanordnaren i enlighet med artiklarna 48 och 49.

Artikel 105

Debitering av förhandsfinansiering och mellanliggande betalningar

(Artikel 81 i budgetförordningen)

1. Förhandsfinansieringen är avsedd att förse mottagaren med likvida medel. Den får indelas i flera delutbetalningar.

2. Mellanliggande betalningar, som också får ske i flera delbelopp, är främst avsedda att på grundval av en utgiftsberäkning ersätta mottagaren för utgifter i ett skede då en del av åtgärden redan har genomförts. Utan att detta påverkar bestämmelserna i grundrättsakten kan dessa betalningar räknas av helt eller delvis mot förhandsfinansieringen.

3. Utgiften som helhet skall slutligt regleras i form av antingen en slutbetalning, som inte får uppdelas i delbelopp och som räknas av mot de betalningar som redan skett, eller i förekommande fall i form av ett betalningskrav.

Avsnitt 5

Tidsfrister för betalningar

Artikel 106

Försenade betalningar och dröjsmålsränta

(Artikel 83 i budgetförordningen)

1. Det utestående beloppet skall betalas inom 45 kalenderdagar från den dag då en godkänd begäran om betalning registrerades av den behöriga avdelningen hos utanordnaren; med betalningsdag avses det datum då institutionens konto debiteras.

En begäran om betalning skall inte anses som godkänd om en eller flera nödvändiga uppgifter saknas.

2. Den tidsfrist som anges i punkt 1 skall dock vara 30 kalenderdagar om det gäller betalningar inom kontrakt om leverans av varor eller tjänster, såvida inget annat anges i kontraktet i fråga.

3. För de kontrakt eller överenskommelser där betalning endast kan ske om rapporten har godkänts skall de tidsfrister som avses i punkterna 1 och 2 börja löpa när den berörda rapporten har godkänts, vilket skall meddelas uttryckligen genom att stödmottagaren informeras eller underförstått eftersom tidsfristen för godkännande enligt kontraktet har gått ut utan att något formellt dokument har sänts till stödmottagaren.

Denna tidsfrist för godkännande får inte överstiga

a) 20 kalenderdagar för enkla kontrakt om tillhandahållande av varor och tjänster,

b) 45 kalenderdagar för övriga kontrakt och överenskommelser om bidrag, och

c) 60 kalenderdagar för kontrakt i vilka det tekniska arbete som tillhandahålls är särskilt svårt att utvärdera.

4. Den behörige utanordnaren kan upphäva tidsfristen för betalning när som helst under den period som anges i punkt 1 om denne informerar gäldenärerna om att det begärda beloppet inte kan betalas på grund av att det inte är utestående eller att relevanta styrkande handlingar saknas. Om den behörige utanordnaren får kännedom om uppgifter som kan tyda på att vissa utgifter som angivits i begäran om utbetalning inte berättigar till medel från gemenskapen får han förlänga betalningsfristen på så sätt att kompletterande kontroller kan utföras, inklusive kontroller på platsen, för att fastställa om de aktuella utgifterna berättigar till utbetalning. Utanordnaren skall i dessa fall snarast möjligt underrätta betalningsmottagaren.

Tidsfristen för den återstående betalningen skall löpa från den dag då en korrekt begäran om betalning registrerats för första gången.

5. När den relevanta tidsfristen enligt punkt 1 eller 2 har löpt ut kan gäldenären, under de två månaderna efter mottagandet av den försenade betalningen, begära ränta enligt följande bestämmelser:

a) Räntesatserna är de som avses i artikel 86.2 första stycket.

b) Ränta skall betalas från den kalenderdag som följer på den dag då betalningsfristen löper ut till och med betalningsdagen.

Bestämmelsen i första stycket är inte tillämplig på medlemsstaterna.

KAPITEL 7

Datasystem

Artikel 107

Beskrivning av datasystemen

(Artikel 84 i budgetförordningen)

När datasystem och delar av datasystem används för genomförandet av budgeten krävs en fullständig och uppdaterad beskrivning av varje datasystem eller underavdelning av ett sådant system.

I varje beskrivning skall ingå en redogörelse för innehållet i varje datafält samt för hur varje enskild transaktion behandlas i systemet. Det skall också finnas en beskrivning av hur systemet garanterar en komplett verifieringskedja för varje transaktion.

Artikel 108

Regelbunden säkerhetskopiering

(Artikel 84 i budgetförordningen)

Uppgifterna i datasystemen och delarna av datasystemen skall sparas med jämna mellanrum och förvaras på ett säkert ställe.

KAPITEL 8

Internrevisorn

Artikel 109

Utnämningar av internrevisorer

(Artikel 85 i budgetförordningen)

1. Varje institution skall utse en internrevisor enligt ett förfarande som är anpassat till dess särdrag och behov. Institutionen skall underrätta budgetmyndigheten när en internrevisor utses.

2. Varje institution skall i enlighet med sina respektive särdrag och behov definiera internrevisorns uppdrag och i detalj fastställa internrevisionens mål och förfaranden enligt gällande internationella normer för internrevision.

3. Institutionen får till internrevisor utse en person som är medborgare i någon av medlemsstaterna och som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller anställningsvillkoren, på grundval av dennes särskilda kvalifikationer.

4. Då flera institutioner utser samma internrevisor skall dessa anta erforderliga bestämmelser för att denne skall kunna ställas till ansvar i enlighet med villkoren i artikel 114.

5. Institutionen skall underrätta budgetmyndigheten när en internrevisor lämnar sitt uppdrag.

Artikel 110

Medel för verksamheten

(Artikel 86 i budgetförordningen)

Institutionen skall ge internrevisorn erforderliga resurser så att denne kan fullfölja sina revisionsuppdrag samt en detaljerad beskrivning av dennes uppgifter, rättigheter och skyldigheter.

Artikel 111

Arbetsprogram

(Artikel 86 i budgetförordningen)

1. Internrevisorn skall anta ett arbetsprogram som sedan underställs institutionen.

2. Institutionen kan begära att internrevisorn skall utföra revisioner som inte återfinns i det arbetsprogram som anges i punkt 1.

Artikel 112

Internrevisorns rapportering

(Artikel 86 i budgetförordningen)

1. Internrevisorn skall till institutionen överlämna den årliga internrevisionsrapport som föreskrivs i artikel 86.3 i budgetförordningen som skall innehålla uppgifter om antal och typer av utförda internrevisioner, de viktigaste rekommendationer som givits och de åtgärder som vidtagits till följd av rekommendationerna.

Denna årsrapport skall även innehålla redogörelser för de systemfel som påpekats av den särskilda instans som inrättats i enlighet med artikel 66.4 i budgetförordningen.

2. Varje institution skall undersöka om de rekommendationer som lämnas i internrevisorns rapporter kan bli föremål för ett utbyte av god praxis mellan institutionerna.

Artikel 113

Oberoende

(Artikel 87 i budgetförordningen)

Internrevisorn skall vara helt oberoende när han utför sina revisioner. Han får inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar när det gäller utövandet av de uppdrag som genom förordnandet ålagts honom enligt budgetförordningen.

Artikel 114

Internrevisorns ansvar

(Artikel 87 i budgetförordningen)

Eftersom internrevisorn skall vara en tjänsteman eller anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller anställningsvillkoren kan endast institutionen själv agera för att ställa honom till ansvar för sina handlingar enligt de villkor som följer nedan.

Institutionen skall fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersökning. Beslutet skall delges den berörde. Institutionen kan ge en eller flera tjänstemän med samma grad eller högre grad än den anställde som undersökningen avser i uppdrag att leda undersökningen under institutionens direkta ansvar. Den berörde skall alltid höras under denna undersökning.

Undersökningsrapporten skall lämnas till den berörda parten som sedan skall höras av institutionen angående rapporten.

På grundval av rapporten och utfrågningen skall institutionen fatta ett motiverat beslut om att avsluta förfarandet eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 samt 86-89 i tjänsteföreskrifterna. Beslut om disciplinära åtgärder eller ekonomiska påföljder skall delges den berörde och meddelas revisionsrätten och övriga institutioner.

Den berörde kan överklaga dessa beslut hos Europeiska gemenskapernas domstol, i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

Artikel 115

Väckande av talan vid Europeiska gemenskapernas domstol

(Artikel 87 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar de möjligheter att klaga som anges i tjänsteföreskrifterna kan internrevisorn väcka talan direkt vid EG-domstolen med avseende på alla administrativa beslut som gäller utövandet av uppdraget som internrevisor. Detta skall ske inom tre månader från den kalenderdag då beslutet i fråga delgavs.

Målet skall behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i tjänsteföreskrifterna.

AVDELNING V

OFFENTLIG UPPHANDLING

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Avsnitt 1

Tillämpningsområde och principer för tilldelning av kontrakt

Artikel 116

Definitioner och tillämpningsområde

(Artikel 88 i budgetförordningen)

1. Upphandlingar av fast egendom omfattar köp, förvärv av tomträtt, leasing, hyra eller hyrköp - med eller utan köpoption - av tomtmark, befintliga byggnader eller annan fast egendom.

2. Upphandlingar av varor omfattar köp, leasing, hyra eller hyrköp - med eller utan köpoption - av varor. Till denna kategori kan också räknas eventuella installations- och underhållsarbeten som tillhandahålls som en del av leveransen.

3. Upphandling av bygg- och anläggningsarbeten omfattar antingen genomförande, eller både projektering och genomförande, eller ett arbete av annat slag som uppfyller de specifikationer som fastställts av den upphandlande myndigheten. Med arbete menas ett resultat av bygg- och anläggningsverksamhet som fyller en självständig teknisk eller ekonomisk funktion.

4. Upphandling av tjänster omfattar all intellektuell och icke-intellektuell verksamhet, dvs. all annan verksamhet än den som faller under kategorierna varor, bygg- och anläggningsarbeten eller fast egendom. De tjänster som avses finns förtecknade i bilagorna IA och IB i direktiv 92/50/EEG.

5. Upphandlingar som omfattar både produkter och tjänster betraktas som en upphandling av tjänster om värdet av tjänsterna i fråga överskrider värdet av de produkter som ingår i upphandlingen.

6. Termerna "leverantör", "entreprenör" och "tjänsteleverantör" betecknar tre olika kategorier av ekonomiska aktörer, fysiska eller juridiska personer som levererar produkter, genomför bygg- och anläggningsarbeten respektive utför tjänster. Den ekonomiska aktör som har lämnat in ett anbud kallas för "anbudsgivare". Den som har svarat på en inbjudan att delta i ett selektivt eller förhandlat förfarande kallas för "anbudssökande".

7. Avdelningar inom gemenskapens institutioner skall betraktas som upphandlande myndigheter.

Artikel 117

Ramkontrakt och specifika kontrakt

(Artikel 88 i budgetförordningen)

1. Ett ramkontrakt är ett avtal mellan en upphandlande myndighet och en ekonomiskt aktör som fastställer huvudvillkoren för en rad specifika kontrakt under en given period, särskilt vad gäller kontraktets löptid, syfte, priser och utförandevillkor samt planerade kvantiteter.

Den upphandlande myndigheten kan också sluta multipla ramkontrakt, dvs. separata kontrakt med identiska villkor som sluts med flera varu- eller tjänsteleverantörer. I de specifikationer som avses i artikel 130 anges högsta antal aktörer med vilka den upphandlande myndigheten kan teckna kontrakt.

Dessa ramkontrakt får inte löpa längre än fyra år, utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom syftet med ramkontraktet.

Den upphandlande myndigheten får inte missbruka ramkontrakten eller använda dem på ett sätt som avser att hindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen.

2. De specifika kontrakt som bygger på ramkontrakt enligt punkt 1 skall tilldelas enligt villkoren i ramkontraktet.

3. Endast specifika kontrakt som ingåtts i enlighet med ramkontrakten skall föregås av ett budgetmässigt åtagande.

Avsnitt 2

Offentliggörande

Artikel 118

Offentliggörande av upphandlingar som omfattas av direktiven om offentlig upphandling

(Artikel 90 i budgetförordningen)

1. Offentliggörandet innefattar ett förhandsmeddelande, ett meddelande om upphandling samt ett meddelande om tilldelning av kontraktet.

2. I förhandsmeddelandet skall den upphandlande myndigheten i informationssyfte ange det beräknade totalbeloppet för upphandlingen per tjänstekategori eller produktgrupp och de viktigaste villkoren för de upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten som myndigheterna avser att genomföra under ett budgetår i de fall då det beräknade totalbeloppet motsvarar eller överskrider beloppsgränserna i artikel 157.

Förhandsmeddelandet skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer snarast möjligt och i vart fall före den 31 mars varje budgetår för upphandling av varor och tjänster och snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av ett program avseende bygg- och anläggningsarbeten.

3. Genom meddelandet om upphandling kan den upphandlande myndigheten offentliggöra sin avsikt att inleda ett upphandlingsförfarande. Detta är obligatoriskt för upphandlingar vars slutsumma uppskattas motsvara eller överstiga de beloppsgränser som fastställs i artikel 158.1 a och c.

Vid en öppen anbudsinfordran skall det anges i detta meddelande vilken dag, tid och plats den kommitté som utsetts för ändamålet skall öppna anbuden, och att anbudsgivarna har rätt att närvara när anbuden öppnas.

Upphandlande myndigheter som vill arrangera en formgivningstävling skall meddela sina avsikter i ett meddelande.

4. I meddelandet om tilldelning av kontrakt skall resultatet av upphandlingsförfarandet anges. Det är obligatoriskt för upphandlingar vars slutsumma motsvarar eller överstiger de trösklar som fastställs i artikel 158. Meddelandet är inte obligatoriskt för specifika kontrakt som genomförts enligt ett ramavtal.

Meddelandet skall sändas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer senast 48 kalenderdagar efter det att förfarandet avslutats, dvs. från och med undertecknandet av kontraktet.

5. Meddelandena formuleras i enlighet med de mallar som åtföljer direktiv 2001/78/EG.

Artikel 119

Hur offentliggörande skall ske av upphandlingar som inte omfattas av direktiven om offentlig upphandling

(Artikel 90 i budgetförordningen)

1. Upphandlingar med ett kontraktsvärde som ligger under beloppsgränserna i artiklarna 157 och 158 samt tjänsteupphandlingar som tas upp i bilaga I B i direktiv 92/50/EEG skall offentliggöras på ett sätt som öppnar för konkurrens och garanterar ett opartiskt förfarande för tilldelning av kontrakten. Detta innebär:

a) I de fall där något upphandlingsmeddelande enligt artikel 118.3 inte finns, en uppmaning till intresseanmälan för upphandlingar som omfattar ett liknande område till ett värde som är lika med eller överskrider beloppet i artikel 128.1.

b) Ett årligt offentliggörande av en förteckning över kontraktsparter med angivelse av det tilldelade kontraktets syfte och belopp.

2. För upphandlingar av fast egendom skall namnen på kontraktsparterna offentliggöras varje år i en specifik förteckning, som också skall innehålla uppgift om ändamålen och beloppen för respektive upphandling. Denna förteckning skall läggas fram till budgetmyndigheten, och skall i kommissionens fall bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 60.7 i budgetförordningen.

3. Upplysningarna om upphandlingar vars värde motsvarar eller överstiger beloppet i artikel 128 skall överlämnas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer. Upplysningarna skall lämnas senast den 31 mars efter det att budgetåret avslutats för de årliga förteckningarna över kontraktsparterna.

Förhandspubliceringen och det årliga offentliggörandet av kontraktsparterna för övriga upphandlingar skall ske på institutionernas webbplatser på Internet. Publicering i efterhand skall ske senast den 31 mars påföljande budgetår. Det kan likaledes ske genom Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Artikel 120

Offentliggörande av meddelanden

(Artikel 90 i budgetförordningen)

1. Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer skall offentliggöra de meddelanden som avses i artiklarna 118 och 119 i Europeiska gemenskapernas officiella tidning senast tolv dagar efter det de sändes.

Denna tidsfrist skall minskas till fem kalenderdagar i fråga om de påskyndade förfarandena enligt artikel 142 och i de fall då meddelandena skrivs och sänds elektroniskt.

2. Den upphandlade myndigheten skall kunna bevisa vilken dag meddelandet sänts.

Artikel 121

Övriga sätt att offentliggöra upphandlingar

(Artikel 90 i budgetförordningen)

Utöver de former för offentliggörande som anges i artikel 118-120 kan upphandlingar offentliggöras på alla övriga sätt, bl.a. elektroniskt. Ett sådant offentliggörande skall innehålla en hänvisning till ett eventuellt meddelande i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, enligt artikel 120, och får inte föregå detta meddelande, som är det enda giltiga.

Vid offentliggörandet får inga anbudssökande eller anbudsgivare diskrimineras och andra upplysningar får inte lämnas än de som ingår i det ovannämnda eventuella meddelandet om upphandling där ett sådant föreligger.

Avsnitt 3

Upphandlingsförfaranden

Artikel 122

Olika typer av upphandlingsförfaranden

(Artikel 91 i budgetförordningen)

1. Tilldelning av ett kontrakt skall ske antingen efter anbudsinfordran genom ett öppet, selektivt eller förhandlat anbudsförfarande efter offentliggörandet av ett meddelande om upphandling eller efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling, i förekommande fall efter en formgivningstävling.

2. Anbudsinfordran skall anses vara öppen när alla berörda ekonomiska aktörer kan lämna ett anbud.

Anbudsinfordran skall anses vara selektiv när alla ekonomiska aktörer kan begära att få delta, men endast de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i artikel 135 och som samtidigt skriftligen uppmanas av de upphandlande myndigheterna att inkomma med ett anbud.

Urvalsfasen kan genomföras antingen för varje enskild upphandling eller i syfte att upprätta en företeckning över potentiella anbudssökande i det förfarande som avses i artikel 128.

3. Vid ett förhandlat förfarande vänder sig de upphandlande myndigheterna till de anbudsgivare som utvalts och som uppfyller urvalskriterierna i artikel 135 och förhandlar fram villkoren för upphandlingen med en eller flera av dessa.

Vid förhandlat förfarande med meddelande om upphandling enligt artikel 127 skall en upphandlande myndighet samtidigt och skriftligen kalla alla utvalda anbudssökande till förhandlingar.

4. Formgivningstävlingar är en upphandling på främst sådana områden som arkitektur och byggnadsteknik samt databehandling där en upphandlande myndighet får en ritning eller en plan som en jury föreslagit efter jämförelse av flera förslag med eller utan utdelning av priser.

Artikel 123

Antalet anbudssökande vid selektivt eller förhandlat förfarande

(Artikel 91 i budgetförordningen)

1. Vid ett selektivt förfarande, inklusive förfarandet enligt artikel 128, måste minst fem sökande uppmanas att lämna anbud under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.

Den upphandlande myndigheten kan begränsa det maximala antalet till 20 sökande beroende på syftet med upphandlingen och på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier. I detta fall anges intervallet och villkoren i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan som avses i artiklarna 118 och 119.

Under alla omständigheter skall antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag vara tillräckligt stort för att garantera en reell konkurrens.

2. Vid ett förhandlat förfarande får antalet sökande som inbjuds till förhandlingar inte vara lägre än tre under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.

Under alla omständigheter skall antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag vara tillräckligt stort för att garantera en reell konkurrens.

Bestämmelsen i andra stycket skall inte gälla för de kontrakt till låga belopp som avses i artikel 129.3.

Artikel 124

Förhandlade förfaranden

(Artikel 91 i budgetförordningen)

Den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna skall tillsammans förhandla om de anbud som lagts fram och anpassa dem till villkoren i det meddelande om upphandling som avses i artikel 118, eller i specifikationerna och i eventuella kompletterande dokument, i syfte att komma fram till vilket anbud som är mest fördelaktigt.

Den upphandlande myndigheten skall under förhandlingarna garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare.

Artikel 125

Formgivningstävlingar

(Artikel 91 i budgetförordningen)

1. Reglerna för formgivningstävlingarna skall göras tillgängliga för dem som är intresserade av att delta i tävlingen.

Antalet sökande som kan delta måste vara tillräckligt för att garantera en verklig konkurrens.

2. Juryn utnämns av den behörige utanordnaren. Den skall uteslutande bestå av fysiska personer utan anknytning till tävlingsdeltagarna. Om särskilda yrkeskvalifikationer krävs av tävlingsdeltagarna skall minst en tredjedel av juryledamöterna ha samma eller likvärdiga kvalifikationer.

Juryn skall vara självständig i sina yttranden. Bidragen skall läggas fram anonymt och juryns yttranden skall uteslutande bygga på de kriterier som anges i meddelandet om formgivningstävlingen.

3. Juryns förslag, som grundar sig på varje bidrags förtjänster, samt anmärkningar skall lämnas i ett protokoll som undertecknas av ledamöterna.

Kandidaterna skall förbli anonyma fram till dess att juryn lämnat sitt yttrande.

4. Den upphandlande myndigheten fattar därefter ett beslut vari anbudssökandens namn och adress anges liksom skälen till valet med hänsyn till de kriterier som offentliggjorts i meddelandet om formgivningstävlingen, i synnerhet om det skiljer sig från de förslag som lämnats i juryns yttrande.

Artikel 126

Fall där förhandlade förfaranden får tillämpas utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling

(Artikel 91 i budgetförordningen)

1. En upphandlande myndighet får använda sig av det förhandlade förfarandet utan att ha offentliggjort något meddelande om upphandling i följande fall:

a) Om, efter avslutningen av det inledande förfarandet, inga anbud eller inga godtagbara anbud lämnats vid ett öppet eller selektivt förfarande, och under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i de upphandlingsdokument som avses i artikel 130.

b) Då det uppdrag som kontraktet gäller av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss ekonomisk aktör.

c) Om detta är absolut nödvändigt i fall där man inte kan iaktta de tidsfrister som krävs i de andra förfarandena och som föreskrivs i artiklarna 140-142, på grund av synnerlig brådska, som föranleds av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas den upphandlande myndigheten men som kan äventyra gemenskapernas intressen.

d) Om upphandlingen av tjänster genomförs i form av en formgivningstävling och kontraktet enligt gällande regler skall tilldelas vinnaren eller en av vinnarna. I det senare fallet skall samtliga vinnare kallas till förhandlingar.

e) Om det rör sig om kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som inte ingår i det ursprungliga projektförslaget och heller inte omfattas av det första kontraktet, men som genom omständigheter som den upphandlande myndigheten inte kunnat förutse har blivit nödvändiga för att det skall gå att utföra tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena, i enlighet med villkoren i punkt 2.

f) Om det rör sig om en upprepning av tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som i liknande form utförts av samma kontraktspart som för den första upphandlingen efter ett beslut av den upphandlande myndigheten, dock under förutsättning att de nya tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena ingår i ett ursprungligt projekt, som upphandlats genom öppet eller selektivt förfarande.

g) Upphandling av varor:

i) Om det rör sig om kompletterande leveranser som antingen syftar till att delvis förnya varor eller installationer, eller till att öka redan förekommande leveranser eller installationer, i de fall då ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper med inkompatibilitet eller oproportionerliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll som följd. Varaktigheten av sådana kontrakt får inte överstiga tre år.

ii) Om tillverkningen endast har forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål, med undantag av tester av den kommersiella lönsamheten och kvantitetsproduktion för att täcka forsknings- och utvecklingskostnaderna.

h) Om det rör sig om upphandling av fast egendom, efter det att den lokala marknaden kartlagts.

i) För upphandlingar som understiger den beloppsgräns som fastställs i artikel 129.2.

2. För de kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som avses i punkt 1 e kan den upphandlande myndigheten använda sig av ett förhandlat förfarande utan att först offentliggöra något meddelande om upphandling under förutsättning att den som redan utför kontrakten anlitas:

a) att de kompletterande kontrakten av tekniska eller ekonomiska skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för den upphandlande myndigheten, eller

b) att kontrakten, i de fall då de trots allt går att skilja från det ursprungliga kontraktet, är absolut nödvändiga för att kontraktet skall gå att fullfölja.

Det sammanlagda värdet av de kompletterande kontrakten får inte överstiga 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.

3. I de fall som avses i punkt 1 f skall möjligheten att tillämpa ett förhandlat förfarande anges redan i samband med den ursprungliga upphandlingen och det beräknade sammanlagda värdet på de upprepade kontrakten skall beaktas för beräkningen av de beloppsgränser som avses i artikel 158. Detta förfarande får bara tillämpas under tre år efter det att det ursprungliga kontraktet slutits.

Artikel 127

Fall där förhandlat förfarande får tillämpas efter att ett meddelande om upphandling har offentliggjorts

(Artikel 91 i budgetförordningen)

1. En upphandlande myndighet får använda det förhandlade förfarandet efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling i följande fall:

a) Om anbuden är felaktiga eller oacceptabla, bl.a. med hänsyn till urvals- eller tilldelningskriterierna i ett öppet eller selektivt förfarande som har avslutats, under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i det upphandlingsdokument som avses i artikel 130.

b) I undantagsfall om tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena är av sådant slag eller innebär sådana risker att anbudsgivaren inte kan ange något totalpris i förväg.

c) Om de tjänster som skall tillhandahållas - särskilt finansiella och intellektuella tjänster - är sådana att det inte går att ange tillräckligt noggranna specifikationer för att välja det bästa anbudet enligt bestämmelserna för öppna eller selektiva förfaranden.

d) Om bygg- och anläggningsarbetena endast har forsknings-, experiment- eller utvecklingsändamål och inte syftar till att nå lönsamhet eller täcka forsknings- och utvecklingskostnader.

e) Vid upphandling av de tjänster som avses i bilaga 1 B i direktiv 92/50/EEG, med förbehåll för bestämmelserna i artikel 126.1 i.

2. I de fall som avses i punkt 1 a får den upphandlande myndigheten avstå från att offentliggöra ett meddelande om upphandling om förhandlingarna kommer att föras med alla anbudsgivare som uppfyller urvalskriterierna och som i ett föregående förfarande har lämnat in anbud som uppfyller de formella kraven för upphandlingsförfarandet.

Artikel 128

Selektivt förfarande efter uppmaning till intresseanmälan

(Artikel 91 i budgetförordningen)

1. Inbjudan att anmäla intresse är ett sätt att välja ut de anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna in anbud under kommande selektiva anbudsförfaranden för kontrakt till ett värde som är lika med eller överskrider 50000 euro, med förbehåll för artiklarna 126 och 127

2. Den förteckning som upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan är giltig i högst tre år efter den dag då det meddelande, som avses i artikel 119.1 a, sändes till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer.

Alla intresserade kan lämna in sin ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, förutom under periodens sista tre månader.

3. När det gäller särskilda kontrakt skall den upphandlande myndigheten uppmana antingen samtliga anbudssökande i förteckningen eller vissa av dem att lämna in ett anbud på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier.

Artikel 129

Upphandlingar för låga belopp

(Artikel 91 i budgetförordningen)

1. Upphandlingar vars värde understiger 50000 euro kan göras via ett selektivt förfarande med minst fem anbudssökande utan någon uppmaning till intresseanmälan med förbehåll för artiklarna 126 och 127.

2. Det förhandlade förfarandet kan användas med minst tre anbudssökande för kontrakt vars värde är lägre än 13800 euro.

3. Kontrakt vars värde är lägre än 1050 euro får ingås på grundval av endast ett anbud inom ett förhandlat förfarande.

4. Betalningar från förskottskonton eller betalningar som avser institutionernas kostnader för att sprida information om aktuella gemenskapsangelägenheter och som understiger 200 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.

Artikel 130

Upphandlingsdokument

(Artikel 92 i budgetförordningen)

1. Bland upphandlingsdokumenten skall följande alltid ingå:

a) Anbudsinfordran eller förhandlingsinbjudan.

b) Bifogade specifikationer med de allmänna villkoren för kontrakten.

c) Kontraktsmallen.

Upphandlingsdokumenten skall innehålla en hänvisning till de åtgärder för att offentliggöra upphandlingen som vidtas i enlighet med artiklarna 118-121.

2. I anbudsinfordran skall alltid följande anges:

a) Formerna för hur anbuden skall lämnas in och presenteras, särskilt sista inlämningsdatum med klockslag, eventuella krav på att fylla i ett standardiserat svarsformulär, handlingar som skall bifogas, inklusive de handlingar som bestyrker finansiell, ekonomisk och teknisk kapacitet samt yrkeskunnande som avses i artikel 135, samt till vilken adress de skall sändas.

b) Inlämnandet av ett anbud innebär att tillämpliga specifikationer och allmänna villkor, enligt punkt 1, godtas samt att anbudsgivaren är bunden att stå fast vid sitt anbud under hela genomförandeperioden i de fall det antas.

c) Giltighetstiden för anbuden under vilken anbudsgivaren är bunden av villkoren i sitt anbud.

d) Förbud mot all kontakt mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren under hela förfarandet, utom i undantagsfall enligt villkoren i artikel 148 och de exakta villkoren för besök när ett besök på plats planeras.

3. I specifikationerna skall alltid följande anges:

a) De uteslutnings- och urvalskriterier som är tillämpliga på upphandlingen, utom vid selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden med föregående offentliggörande av det meddelande som avses i artikel 127. I detta fall återfinns dessa kriterier endast i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan.

b) Upphandlingens tilldelningskriterier och deras inbördes förhållande om detta inte anges i meddelandet om upphandling.

c) De tekniska specifikationer som avses i artikel 131.

d) De minimikrav som alternativa anbud måste uppfylla vid tilldelning enligt principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt artikel 138.2, i de fall där den upphandlande myndigheten inte har angett i meddelandet om upphandling att alternativa anbud inte är tillåtna.

e) Tillämpningen av Protokollet om immunitet och privilegier och, i förekommande fall, av Wienkonventionen om diplomatiska respektive konsulära förbindelser.

f) Hur rätten att delta i upphandlingen skall styrkas, i enlighet med artikel 159.

4. I kontraktsmallen skall bland annat anges:

a) Påföljder om bestämmelserna inte följs.

b) De uppgifter som skall framgå av fakturorna eller de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 98.

c) Vilken lagstiftning som är tillämplig på kontraktet och vilken domstol som är behörig vid eventuella tvister.

5. En upphandlande myndighet får begära att anbudsgivaren skall uppge hur stor del av kontraktet som kommer att läggas ut på underleverantörer samt vilka underleverantörer som kommer att anlitas.

Artikel 131

Tekniska specifikationer

(Artikel 92 i budgetförordningen)

1. De tekniska specifikationerna skall vara utformade så att anbudssökande och anbudsgivare deltar på lika villkor, och får inte skapa omotiverade hinder mot att upphandlingen öppnas för konkurrens.

De skall också ange de egenskaper som krävs av produkter, tjänster, material eller arbeten med hänsyn till vad den upphandlande myndigheten avser att använda dem till.

2. De egenskaper som avses i punkt 1 innefattar

a) kvalitetsnivå,

b) miljöprestanda,

c) utformning med tanke på alla krav (inklusive tillgänglighet för funktionshindrade),

d) nivåer och förfaranden för bedömning av huruvida kraven är uppfyllda,

e) ändamålsenlighet,

f) säkerhet eller dimensioner, inklusive kraven på varan med avseende på varubeteckning och bruksanvisning samt för alla kontrakt, terminologi, symboler, tester och testmetoder, emballage, märkning och etikettering samt produktionsförfaranden och -metoder,

g) i fråga om upphandling av bygg- och anläggningsarbeten även förfaranden för kvalitetssäkring samt regler med avseende på utformning och kostnadsberäkning, testvillkor, inspektion och godkännande av arbeten, metoder eller konstruktionsteknik, samt andra tekniska villkor, som de upphandlande myndigheterna kan föreskriva i allmänna eller särskilda bestämmelser rörande avslutade arbeten och de material eller delar som ingår i dessa.

3. De tekniska specifikationerna definieras enligt följande alternativ:

a) En hänvisning till europeiska standarder, europeiska tekniska godkännanden, gemensamma tekniska specifikationer när sådana finns, internationella standarder eller andra referenssystem som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen eller om sådana inte finns till deras nationella motsvarigheter. Varje hänvisning skall åtföljas av orden "eller något likvärdigt".

b) I termer av prestanda eller funktionskrav: de skall vara tillräckligt exakta för att anbudsgivarna skall kunna avgöra syftet med upphandlingen och för att de upphandlande myndigheterna skall kunna tilldela kontraktet.

c) Genom en blandning av de kriterier som anges i de två föregående punkterna.

4. När de upphandlande myndigheterna använder sig av möjligheten att hänvisa till de specifikationer som avses i punkt 3 a får de inte avvisa ett anbud med motiveringen att det inte överensstämmer med nämnda specifikationer under förutsättning att anbudsgivaren eller anbudssökanden på ett sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande bevisar att det motsvarar de krav som ställts.

5. Om de upphandlande myndigheterna väljer att i enlighet med punkt 3 b ange specifikationer i termer av prestanda eller funktionskrav, får de inte avvisa ett anbud som överensstämmer med en nationell standard som införts i syfte att tillämpa en europeisk standard, med ett europeiskt tekniskt godkännande, med en gemensam teknisk specifikation, med en internationell standard eller med ett tekniskt referenssystem som har utarbetats av ett europeiskt standardiseringsorgan, om dessa specifikationer avser de prestanda eller funktionskrav som den har fastställt.

6. Utom i undantagsfall, som är vederbörligen motiverade mot bakgrund av syftet med upphandlingen, får de tekniska specifikationerna inte innehålla uppgifter om viss tillverkare, ursprung eller framställningsförfarande och de får heller inte hänvisa till ett märke, ett patent, en typ, ett ursprung eller viss produktion som skulle kunna gynna eller utesluta vissa produkter eller ekonomiska aktörer.

Om en tillräckligt precis och begriplig definition av föremålet för upphandlingen är omöjlig skall ett sådant omnämnande eller en sådan hänvisning åtföljas av orden "eller något likvärdigt".

Artikel 132

Prisjusteringar

(Artikel 92 i budgetförordningen)

1. I upphandlingsdokumenten skall anges om anbudet skall göras till ett fast pris som inte får ändras.

2. I motsatta fallet skall det anges på vilket sätt och på vilka villkor priset får ändras under kontraktets löptid. När den upphandlande myndigheten skall i sådana fall särskilt ta hänsyn till

a) vad upphandlingen gäller och i vilket konjunkturläge den genomförs,

b) uppgifternas och kontraktets art och varaktighet,

c) myndighetens ekonomiska intressen.

Artikel 133

Administrativa och ekonomiska påföljder

(Artiklarna 93-96 och 114 i budgetförordningen)

1. Utan att det påverkar tillämpningen av kontraktsmässiga påföljder skall anbudssökande eller anbudsgivare och kontraktsparter som lämnat felaktiga uppgifter eller har konstaterats ansvariga för allvarliga kontraktsbrott för att de inte iakttagit kontraktsvillkoren vid en tidigare upphandling uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag ur gemenskapens budget under en period på upp till två år, räknat från det tillfälle då förseelsen konstaterats och bekräftats, sedan kontraktsparten getts möjlighet att yttra sig.

Denna period får förlängas till tre år om liknande händelser upprepas inom fem år efter den första förseelsen.

Anbudsgivare eller anbudssökande som lämnat felaktiga uppgifter skall också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av upphandlingens eller stödets sammanlagda värde.

De kontraktsparter som på allvarligt sätt underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser skall också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av kontraktets sammanlagda värde.

Procentsatsen får höjas till en nivå mellan 4 % och 20 % om liknande händelser upprepas inom fem år från den första förseelsen.

2. I de fall som avses i artikel 93.1 a, c och d i budgetförordningen skall anbudssökande och anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag under en period på upp till två år räknat från den dag då förseelsen konstaterats och detta skall bekräftas efter det att kontraktsparten getts tillfälle att yttra sig.

I de fall som avses i artikel 93.1 b och e i budgetförordningen skall anbudssökande och anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingar och inte beviljas bidrag i minst ett och högst fyra år efter det att domen delgetts.

Dessa perioder får förlängas till fem år om liknande händelser upprepas inom fem år efter den första förseelsen eller första domen.

3. De fall som avses i artikel 93.1 e i budgetförordningen skall omfatta följande:

a) Fall av bedrägerier som avses i artikel 1 i konventionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, upprättad genom rådets akt av den 26 juli 1995(14).

b) Fall av korruption som avses i artikel 3 i konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, och som inrättats genom rådets akt av den 26 maj 1997(15).

c) Deltagande i en kriminell organisation, enligt definitionen i artikel 2.1 i den av rådet beslutade gemensamma åtgärden 98/733/RIF(16).

d) Deltagande i tvättning av pengar enligt definitionen i rådets direktiv 91/308/EEG(17).

Artikel 134

Bevis

(Artikel 96 i budgetförordningen)

1. Den upphandlande myndigheten skall anse som tillräckligt bevis för att den anbudssökande eller anbudsgivaren inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 93.1 a, b eller e i budgetförordningen godta ett aktuellt utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en aktuell handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda.

2. Den upphandlande myndigheten skall anse som tillräckligt bevis för att den anbudssökande eller anbudsgivaren inte befinner sig i någon av de situationer l som avses i artikel 93.1 d i budgetförordningen godta ett aktuellt intyg från en behörig myndighet i den berörda staten.

Om landet i fråga inte utfärdar sådana handlingar eller intyg får dessa ersättas med en försäkran under ed eller åtminstone på heder och samvete som vederbörande avgett inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen i fråga kommer från.

3. De handlingar som anges i punkt 1 och 2 skall i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren eller den anbudssökande är etablerade gälla juridiska eller fysiska personer, och - där så krävs enligt den upphandlande myndighetens bedömning - företagsledare och andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos den anbudssökande eller anbudsgivaren.

Artikel 135

Urvalskriterier

(artikel 97.1 i budgetförordningen)

1. Den upphandlande myndigheten skall fastställa urvalskriterier som är öppna och tydliga, och utformade så att lika behandling garanteras.

2. Vid varje upphandlingsförfarande skall följande urvalskriterier tillämpas:

a) Anbudsgivarens eller anbudssökandens rätt att delta avgörs efter att det har kontrollerats att inget av de fall som leder till uteslutning som avses i artiklarna 93 och 94 i budgetförordningen föreligger.

b) Anbudsgivarens eller anbudssökandens finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande utgör ytterligare urvalskriterier.

Den upphandlande myndigheten har rätt att fastställa en minimikapacitet under vilken anbudssökande inte godkänns.

3. En anbudsgivare eller anbudssökande kan bli ombedd att styrka att han, enligt nationell lagstiftning, har rätt att producera det som upphandlingen gäller: att han är inskriven i ett handels- eller yrkesregister eller avge en försäkran under ed eller i ett intyg eller att han tillhör en specialorganisation, har uttryckligt tillstånd eller är mervärdesskatteregistrerad.

4. Den upphandlande myndigheten skall i meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran närmare ange vad som godtas som bevis för anbudsgivarnas eller anbudssökandenas rättsliga ställning och rättskapacitet.

5. För att styrka anbudssökandens eller anbudsgivarens finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet får den upphandlande myndigheten inte begära upplysningar utöver syftet med upphandlingen och skall beakta de ekonomiska aktörernas legitima intressen, särskilt i fråga om skyddet av företagets tekniska hemligheter och affärshemligheter.

Artikel 136

Ekonomisk och finansiell kapacitet

(Artikel 97.1 i budgetförordningen)

1. Anbudsgivarnas ekonomiska och finansiella kapacitet kan styrkas med hjälp av en eller flera av följande handlingar:

a) Relevanta intyg från banker eller bevis om relevant ansvarsförsäkring för verksamheten.

b) Balansräkning eller utdrag ur balansräkning för åtminstone de två senaste verksamhetsåren med årsbokslut i de fall då offentlig redovisning av balansräkningen krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad.

c) Uppgift om total omsättning och omsättning för de bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster som upphandlingen gäller för en period som högst kan omfatta de tre närmast föregående räkenskapsåren.

2. Om en anbudsgivare eller anbudssökande av exceptionella skäl, som den upphandlande myndigheten anser vara berättigade, inte kan lämna de efterfrågade handlingarna får anbudsgivaren eller anbudssökanden bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som den upphandlande myndigheten bedömer lämpligt.

3. En marknadsaktör får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt utnyttja andra aktörers kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall skall han bevisa för den upphandlande myndigheten att han kommer att förfoga över nödvändiga resurser för att genomföra kontraktet, t.ex. genom att lägga fram enheternas åtagande att bistå med dessa resurser.

Artikel 137

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

(Artikel 97.1 i budgetförordningen)

1. Marknadsaktörernas tekniska kapacitet och yrkeskunnande skall bedömas och bekräftas enligt bestämmelserna i punkt 2. I samband med offentliga upphandlingar vari ingår leveranser som kräver installationsarbeten, tillhandahållande av tjänster och/eller utförande av bygg- och anläggningsarbetena bedöms förmågan särskilt på grundval av yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet.

2. Marknadsaktörernas tekniska och yrkesmässiga kapacitet kan, beroende på de aktuella varornas, tjänsternas eller bygg- och anläggningsarbetenas art, kvantitet eller omfattning och användningsområde styrkas genom följande dokument:

a) En beskrivning av vad anbudsgivaren eller anbudssökanden har för utbildning och yrkeskvalifikationer och/eller motsvarande uppgifter beträffande personer i ledande ställning, särskilt den eller de personer som skall ansvara för utförandet av tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena.

b) En förteckning med redogörelse för följande:

i) De huvudsakliga tjänster och varuleveranser som utförts under de tre senaste åren, med uppgift om belopp, datum och offentliga eller privata mottagare.

ii) Arbeten som genomförts under loppet av de senaste fem åren, med angivelse av belopp, datum och ort. Förteckningen över de mest omfattande bygg- och anläggningsarbetena skall styrkas av intyg om att de utförts på tillfredsställande sätt, med uppgift om de utförts enligt gängse branschnormer och slutförts på ett korrekt sätt.

c) En beskrivning av teknisk utrustning, redskap och material som skall användas för att utföra ett tjänste- eller arbetskontrakt.

d) En beskrivning av de åtgärder som skall vidtas för att kvalitetssäkra varor och tjänster samt av företagets undersöknings- och forskningsresurser.

e) Namn på de tekniker eller tekniska organ som anlitas, även om de inte är direkt knutna till leverantören, särskilt sådana som ansvarar för kvalitetskontrollen.

f) Prover, beskrivningar och/eller autentiska fotografier av de varor som skall levereras, och/eller intyg från officiella och behöriga institutioner för kvalitetskontroll, av vilka det skall framgå att varorna uppfyller specifikationerna eller gällande standarder.

g) Uppgift om årsgenomsnittet för antalet anställda och antalet anställda med ledningsfunktion hos leverantören eller företagaren under de senaste tre åren.

h) Uppgift om hur stor del av kontraktet tjänsteleverantören eventuellt tänker lägga ut på entreprenad.

Då mottagaren av tjänsterna och leveranserna som avses i första stycket b i) varit en upphandlande myndighet skall marknadsaktörerna styrka dessa tjänster och leveranser med intyg som utfärdats eller attesterats av behörig myndighet.

3. Om de tjänster eller varor som skall levereras är komplexa eller, i undantagsfall, är avsedda för ett särskilt ändamål kan den tekniska kapaciteten och yrkeskunnandet kontrolleras av den upphandlande myndigheten själv eller, å dennas vägnar, av ett behörigt organ i leverantörens etableringsland, förutsatt att detta organ ger sitt samtycke. Kontrollen skall ge besked om tjänsteleverantörens tekniska kapacitet och varuleverantörens produktionskapacitet och, vid behov, dennes forsknings- och utvecklingsresurser samt kvalitetskontroll.

4. En marknadsaktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall skall han bevisa för den upphandlande myndigheten att han kommer att förfoga över nödvändiga resurser, t.ex. genom att lägga fram enheternas åtagande att förse marknadsaktören med nödvändiga resurser.

Artikel 138

Tilldelningsformer och -kriterier

(Artikel 97.2 i budgetförordningen)

1. Kontrakt kan tilldelas på något av följande två sätt:

a) Den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset får kontraktet, förutsatt att anbudet uppfyller angivna villkor och formella krav.

b) Kontraktet tilldelas den som avgivit det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

2. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det anbud som är mest kostnadseffektivt med hänsyn till kriterier som är motiverade av syftet med upphandlingen, t.ex. föreslaget pris, tekniska förtjänster, estetiska och funktionella egenskaper, miljöhänsyn, driftskostnader, lönsamhet, leverans- eller genomförandedatum samt service efter upphandlingen och tekniskt stöd.

3. Den upphandlande myndigheten skall precisera den relativa betydelsen för vart och ett av de kriterier som avgör vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna.

Den relativa betydelsen av priskriteriet i förhållande till övriga kriterier får inte medföra att priskriterier neutraliseras i valet av vem som skall tilldelas kontraktet.

Om det i undantagsfall inte är tekniskt möjligt att göra en sådan avvägning, t.ex. på grund av syftet med upphandlingen, skall den upphandlande myndigheten endast meddela prioriteringsordning för kriterierna med det viktigaste först.

Artikel 139

Onormalt låga anbud

(Artikel 97.2 i budgetförordningen)

1. Om det i en viss upphandling förekommer anbud som verkar vara onormalt låga, skall den upphandlande myndigheten, innan den förkastar dessa anbud av endast detta skäl, skriftligen begära sådana förtydliganden om anbudens sammansättning som den anser sig behöva, och sedan parterna fått lämna sina synpunkter granska anbudets innehåll mot bakgrund av dessa förtydliganden.

Den upphandlande myndigheten får särskilt beakta förtydliganden som gäller

a) besparingar avseende tillverkningssättet för varorna, sättet att tillhandahålla tjänsterna eller byggmetoderna,

b) tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden som anbudsgivaren kan räkna med samt

c) originaliteten i anbudsgivarens erbjudande.

2. En upphandlande myndighet som konstaterar att ett anbud är onormalt lågt på grund av att anbudsgivaren har fått statligt stöd får endast förkasta anbudet av detta skäl om anbudsgivaren är oförmögen att inom en rimlig svarstid bevisa att stödet anmälts till kommissionen och godkänts definitivt och i enlighet med de förfaranden och beslut som anges i gemenskapens regler om statligt stöd.

Artikel 140

Tidsfrister för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud

(Artikel 98.1 i budgetförordningen)

1. Tidsfristerna för mottagande av anbud och anbudsansökningar skall fastställas i kalenderdagar av den upphandlande myndigheten, och vara tillräckligt långa för att de berörda skall ha rimlig tid på sig att utarbeta och lämna in sina anbud, framför allt med hänsyn till hur komplicerad upphandlingen är, och om det är nödvändigt att göra ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats.

2. För öppna förfaranden skall anbudsfristen vara minst 52 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes ut.

3. För selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden med föregående upphandlingsmeddelande skall fristen för mottagande av anbudssansökningar vara minst 37 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes.

För selektiva förfaranden som gäller upphandlingar över de beloppsgränser som anges i artikel 158 skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 40 dagar från och med den dag då uppmaningen att inkomma med anbud sändes.

För de selektiva förfaranden som avses i artikel 128 skall fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 21 dagar från och med den dag då uppmaningen att inkomma med anbud sändes.

4. Om den upphandlande myndigheten i enlighet med artikel 118, har sänt förhandsinformation för offentliggörande med alla upplysningar som krävs enligt meddelandet om upphandling, minst 52 dagar och högst tolv månader innan den dag meddelandet om upphandling sändes, kan vid öppna förfaranden anbudsfristen i, allmänhet minskas till 36 dagar, men får aldrig understiga 22 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes medan tidsfristen för selektiva förfaranden på motsvarande sätt kan minskas till 26 dagar från och med den dag anbudsinfordran sändes.

Artikel 141

Tidsfrister gällande tillgång till upphandlingsdokument

(Artikel 98.1 i budgetförordningen)

1. Förutsatt att en begäran om information gjorts före utgången av anbudsfristen skall, inom sex kalenderdagar efter det att begäran mottagits, specifikationerna och de kompletterande handlingarna sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt att få specifikationerna eller visat ett intresse för att lämna anbud.

2. Förutsatt att begäran gjorts i tid skall kompletterande information om specifikationerna samtidigt sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att lämna anbud senast sex dagar före den dag anbudsfristen löper ut, eller - vad avser begäran om information som inkommer mindre än 8 kalenderdagar före sista dagen för inlämnande av anbud - så snart som möjligt efter det att begäran om uppgifter inkommit.

3. Om specifikationerna och de kompletterande handlingarna eller upplysningarna inte kan tillhandahållas inom de tidsfrister som anges i punkt 1 och 2, eller om det inte går att lämna anbud utan ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats, skall de anbudsfrister som avses i artikel 140 förlängas så att alla ekonomiska aktörer skall kunna få all den information som behövs för att utforma ett anbud, om ej annat följer av artikel 240. Denna förlängning skall offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med artiklarna 118-121.

4. Om alla upphandlingsdokument är fritt, fullständigt och direkt tillgängliga elektroniskt skall det meddelande om upphandling som avses i artikel 118.3 innehålla adressen till den webbplats där dessa dokument finns.

Eventuella kompletterande dokument och upplysningar är också fritt, fullständigt och direkt tillgängliga sedan de sänts till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att lämna anbud.

Artikel 142

Tidsfrister i brådskande fall

(Artikel 98.1 i budgetförordningen)

1. Om det på grund av vederbörligen motiverad tidsbrist inte är möjligt att iaktta de kortaste anbudsfristerna enligt artikel 140.3 får den upphandlande myndigheten fastställa följande tidsfrister, som skall räknas i kalenderdagar:

a) För mottagandet av en ansökan om deltagande med anbud får tidsfristen inte vara kortare än 15 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes ut.

b) För mottagande av anbud får tidsfristen inte vara kortare än 10 dagar från och med den dag då inbjudan att lämna in anbud sändes.

2. Förutsatt att begäran gjorts i tid skall kompletterande information om specifikationerna lämnas ut till samtliga sökande senast fyra kalenderdagar före den fastställda sista dagen för mottagande av anbud.

Artikel 143

Kommunikationsmetoder

(Artikel 98.1 i budgetförordningen)

1. En begäran om att få delta med anbud kan lämnas per brev, fax eller e-post. I de två sistnämnda fallen skall begäran bekräftas i ett brev som skall sändas före utgången av tidsfristerna i artiklarna 140 och 251.

2. Anbudsgivaren får lämna sitt anbud

a) antingen per post, varvid det i upphandlingsdokumenten skall anges att det datum som räknas är det som återfinns i den rekommenderade försändelsens poststämpel, eller

b) direkt till institutionen av anbudsgivaren själv eller av ett ombud, inbegripet budföretag. I upphandlingsdokumenten skall, förutom de upplysningar som avses i artikel 130.2 a, anges till vilken avdelning anbuden skall avlämnas mot ett daterat och undertecknat mottagningsbevis.

3. För att bibehålla sekretessen och undvika problem om anbuden sänds per brev skall följande text finnas med i meddelandet om upphandling:

"Anbudshandlingarna skall läggas i ett inner- och ett ytterkuvert, vilka skall vara tillslutna. Innerkuvertet skall vara ställt till mottagande enhet. Följande skall vara skrivet på kuvertet: Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (anbud - får ej öppnas av postpersonalen). Om självhäftande kuvert används måste de slutas med tejp och avsändaren måste signera tvärs över denna tejp."

Artikel 144

Säkerhet

(Artikel 98.2 i budgetförordningen)

Den upphandlande myndigheten kan kräva en säkerhet i enlighet med artikel 150, som utgör 1-2 % av kontraktens sammanlagda värde.

Säkerheten frisläpps när kontraktet tilldelats någon part. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.

Artikel 145

Öppning av anbud och begäran att få delta med anbud

(Artikel 98.3 i budgetförordningen)

1. Varje begäran att få delta med anbud som uppfyller villkoren i artikel 143.1 och 143.2 skall öppnas.

2. För upphandlingar vars värde överstiger den beloppsgräns som anges i artikel 129.2 skall den behörige utanordnaren utse en särskild kommitté som öppnar anbuden.

Kommittén skall ha minst tre medlemmar som skall företräda minst två organisatoriska enheter inom institutionen i fråga, vilka sinsemellan saknar hierarkisk koppling. För att risken för intressekonflikt skall undvikas, skall kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 52 i budgetförordningen.

I representationer och lokala enheter, enligt artikel 254, som inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.

3. En eller flera medlemmar i den kommitté som öppnar anbuden skall parafera dokumenten som ett bevis på vilken dag och vilket klockslag anbuden sändes.

Vidare skall de parafera:

a) antingen samtliga sidor i samtliga anbud, eller

b) första sidan och den finansiella översikt som bifogas samtliga anbud, förutsatt att originalanbudets integritet kan garanteras av en oberoende enhet hos utanordnaren med hjälp av lämplig teknik, utom i de fall som anges i punkt 2 tredje stycket.

Vid tilldelning av kontrakt till lägstbjudande i enlighet med artikel 138.1 a skall priserna i alla de formellt godtagbara anbuden offentliggöras.

Medlemmarna i kommittén skall underteckna protokollet från det möte då anbuden öppnades, i vilket skall anges vilka anbud som uppfyller respektive inte uppfyller villkoren och skälen till att de sistnämnda inte uppfyller villkoren med avseende på formerna för hur anbud skall lämnas enligt artikel 143.

Artikel 146

Kommittén med ansvar för utvärderingen av anbud och ansökningar att få delta med anbud

(Artikel 98.4 i budgetförordningen)

1. Alla ansökningar att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté på grundval av tidigare meddelade uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier.

Kommittén skall utses av den behörige utanordnaren och skall avge ett rådgivande yttrande vid upphandlingar för belopp över de beloppsgränser som anges i artikel 129.2.

2. Utvärderingskommittén skall ha minst tre medlemmar som skall företräda minst två organisatoriska enheter inom institutionen i fråga, vilka sinsemellan saknar hierarkisk koppling. För att risken för intressekonflikt skall undvikas, skall kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 52 i budgetförordningen.

I representationer och lokala enheter, enligt artikel 254, som inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.

Kommittén får ha samma sammansättning som den kommitté som ansvarar för att öppna anbuden.

3. Anbud samt ansökningar om att få lämna anbud skall avvisas om de inte innehåller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten, eller om de inte uppfyller de särskilda krav för den aktuella upphandlingsomgången som fastställs i dessa dokument.

Utvärderingskommittén får emellertid uppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att komplettera eller precisera uppgifterna i de styrkande handlingar som skall framläggas för bedömningen av kriterierna för uteslutning och urval inom en tidsfrist som kommittén bestämmer.

4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 139 skall utvärderingskommittén begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.

Artikel 147

Utvärderingsresultat

(Artiklarna 99 och 100 i budgetförordningen)

1. Ett utvärderings- och rangordningsprotokoll över alla ansökningar att få delta med anbud och samtliga anbud som förklarats uppfylla villkoren skall upprättas och dateras. Protokollet skall undertecknas av utvärderingskommitténs alla ledamöter. Protokollet skall behållas som referensmaterial.

2. Protokollet skall alltid innehålla följande:

a) Den upphandlande myndighetens namn och adress, upphandlingens eller ramavtalets syfte och värde.

b) Namnen på de anbudssökande eller anbudsgivare som avvisats och skälen för detta.

c) Namnen på föreslagna anbudssökande eller anbudsgivare och skälen till att de valts ut.

d) Skälen för att avvisa anbud som bedömts vara onormalt låga.

e) Namnet på den föreslagna anbudssökande eller kontraktsparten och skälet till att denne valts ut samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet eller ramavtalet som kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer.

3. Den upphandlande myndigheten skall därefter fatta ett beslut, som minst innehåller följande:

a) Det egna namnet och den egna adressen, kontraktets eller ramavtalets syfte och värde.

b) Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats.

c) Namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts ut.

d) Skälen till att anbud som bedömts vara onormalt låga förkastats.

e) Namnet på utvald anbudssökande eller kontraktspart och skälen till att denne valts ut med hänsyn till de tidigare offentliggjorda urvals- eller tilldelningskriterierna samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer.

f) Vid förhandlade förfaranden, de omständigheter som motiverar att dessa används enligt artiklarna 126, 127, 242, 244, 246 och 247.

g) I förekommande fall, skälen till att den upphandlande myndigheten har avstått från att fullfölja upphandlingen.

Artikel 148

Kontakter mellan de upphandlande myndigheterna och anbudsgivarna

(Artikel 99 i budgetförordningen)

1. Kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna under ett upphandlingsförfarande är tillåtna i undantagsfall enligt villkoren i punkterna 2 och 3.

2. Före sista anbudsdagen kan den upphandlande myndigheten vad gäller de kompletterande dokument och upplysningar som avses i artikel 141

a) på begäran av anbudsgivarna lämna ytterligare upplysningar som endast har till syfte att klargöra kontraktets art; upplysningarna skall sändas samma dag till alla anbudsgivare som begärt specifikationerna,

b) på eget initiativ om den uppmärksammar ett fel, oklarheter, förbiseenden eller någon annan typ av brister i meddelandet om upphandling, i anbudsinfordran eller i specifikationerna informera berörda parter om detta samma dag och på exakt samma villkor som gäller för upphandlingsdokumentet.

3. Sedan anbuden öppnats får den upphandlande myndigheten kontakta en anbudsgivare om klargöranden krävs i fråga om ett anbud, eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras; denna kontakt får inte leda till någon ändring av villkoren i anbudet.

4. Då kontakter ägt rum, skall detta noteras i ärendehandlingen.

Artikel 149

Information till anbudssökande och anbudsgivare

(artikel 100.2 och 101 i budgetförordningen)

1. Den upphandlande myndigheten skall så snart som möjligt underrätta anbudssökande och anbudsgivare om de beslut som fattats rörande kontraktstilldelningen, inklusive skälen för att den har beslutat att avstå från en upphandling för vilken anbud begärts eller att upprepa förfarandet.

2. Den upphandlande myndigheten skall inom högst 15 kalenderdagar från och med det att en skriftlig begäran mottagits lämna de upplysningar som anges i artikel 100.2 i budgetförordningen.

Avsnitt 4

Kontrollförfaranden och krav på säkerhet

Artikel 150

Säkerheter som ställs i förväg

(Artikel 102 i budgetförordningen)

1. När det krävs att leverantörer av varor, entreprenörer eller leverantörer av tjänster ställer en säkerhet i förväg, skall denna säkerhet täcka ett tillräckligt stort belopp och en tillräckligt lång period för att den skall kunna tas i anspråk.

2. Säkerheten skall ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut. Den kan ersättas av en proprieborgen från tredje man.

Säkerheten skall ställas i euro.

Den skall innebära att banken, finansinstitutet eller tredje man ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för uppdragstagarens fullgörande av sina förpliktelser.

Artikel 151

Säkerhet som ställs för att garantera att förpliktelserna fullgörs

(Artikel 102 i budgetförordningen)

1. Om inte annat följer av bestämmelserna i artikel 250 kan utanordnaren kräva att en säkerhet ställs för att garantera att förpliktelserna fullgörs i enlighet med de sedvanliga handelsvillkoren för kontrakt om leveranser och tjänster och i enlighet med de särskilda specifikationerna för bygg- och anläggningsarbeten.

Säkerheten är obligatorisk över 345000 euro för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten.

2. En säkerhet som motsvarar 10 % av det sammanlagda värdet av upphandlingen kan ställas genom avdrag från betalningarna allt eftersom de görs.

Den kan ersättas av ett avdrag från den slutliga utbetalningen i syfte att ställa en säkerhet fram till det slutgiltiga mottagandet av tjänsterna, varorna eller bygg- och anläggningsarbetena.

3. Säkerheten skall frigöras enligt villkoren i kontraktet, utom då kontraktet inte har fullgjorts, eller har fullgjorts på ett bristfälligt sätt eller för sent. I sådana fall tas säkerheten i anspråk i proportion till omfattningen av den skada som orsakats.

Artikel 152

Säkerheter vid förhandsfinansiering

(Artikel 102 i budgetförordningen)

En säkerhet skall krävas när en utbetalning av förhandsfinansiering överstiger 150000 euro.

Säkerheten skall frigöras i takt med att förhandsfinansieringen regleras, genom att den räknas av från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till leverantören, i enlighet med villkoren i kontraktet.

Artikel 153

Förfaranden kan avbrytas vid fall av felaktigheter eller oegentligheter

(Artikel 103 i budgetförordningen)

1. Syftet med att avbryta genomförandet av ett kontrakt enligt artikel 103 i budgetförordningen är att kontrollera huruvida väsentliga felaktigheter, oegentligheter eller bedrägerier verkligen förekommit. Om misstankarna inte bekräftas skall genomförandet av kontraktet återupptas så snart kontrollen är slutförd.

2. Som väsentliga fel eller oegentligheter skall räknas kontraktsbrott eller brott mot en bestämmelse som orsakas av en handling eller en försummelse som inverkar eller skulle kunna inverka menligt på gemenskapens budget.

KAPITEL 2

Bestämmelser för upphandlingar som gemenskapens institutioner genomför för egen räkning

Artikel 154

Lämplig nivå för beräkningen av beloppsgränserna

(Artikel 104 i budgetförordningen)

Varje utanordnare som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering skall bedöma om de beloppsgränser som avses i artikel 105 i budgetförordningen är uppnådda.

Artikel 155

Separata upphandlingar eller upphandlingar uppdelade i poster

(Artikel 105 i budgetförordningen)

1. Det uppskattade värdet på en upphandling får inte fastställas i syfte att avsiktligt undanta den från reglerna i denna förordning. En upphandling får inte delas upp i denna avsikt.

2. Om en upphandling av tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten delas upp i flera delar, som var och en omfattas av ett kontrakt, skall värdet av varje delkontrakt beaktas vid den totala beräkningen av den tillämpliga beloppsgränsen.

Om det sammanlagda värdet av delarna är minst lika med den beloppsgräns som skall tillämpas enligt artikel 158 skall bestämmelserna i artiklarna 90.1, 91.1 och 91.2 i budgetförordningen tillämpas på vart och ett av delkontrakten, utom för delkontrakt vars uppskattade värde understiger 80000 euro för upphandling av tjänster eller en miljon euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, förutsatt att det sammanlagda värdet av dessa undantagna poster inte överstiger 20 % av det sammanlagda värdet av alla poster som ingår i upphandlingen i fråga.

3. När ett planerat inköp av likartade varor kan medföra samtidiga upphandlingar i skilda partier skall det uppskattade sammanlagda värdet för dessa partier vara utgångspunkten för bedömningen av tillämplig beloppsgräns.

Artikel 156

Hur värdet på vissa upphandlingar skall uppskattas

(Artikel 105 i budgetförordningen)

1. Vid beräkning av det uppskattade värdet på ett kontrakt skall den upphandlande myndigheten inkludera den uppskattade sammanlagda ersättningen till leverantören.

Om en planerad upphandling innehåller optionsrätt skall kontraktsvärdet baseras på den högsta tillåtna kostnaden med utnyttjande av optionsklausulerna.

2. För beräkning av värdet på kontrakt som gäller upphandling av tjänster skall följande beaktas:

a) I fråga om försäkringstjänster: den premie som skall betalas.

b) I fråga om banktjänster och andra finansiella tjänster: avgifter, provision och ränta samt andra ersättningsformer.

c) I fråga om kontrakt i vilka projektering ingår: de arvoden, den bonus eller den provision som skall betalas.

3. Om ett tjänstekontrakt inte innehåller något totalpris eller om ett varukontrakt omfattar leasing, hyra eller hyrköp av varor skall det värde som skall tas till utgångspunkt för att beräkna det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:

a) För kontrakt på bestämd tid

i) med en löptid på högst 48 månader för tjänster, och högst 12 månader för varor: det samlade kontraktsvärdet för hela löptiden,

ii) med en löptid på minst 12 månader för varor: det samlade kontraktsvärdet inklusive varans uppskattade restvärde.

b) För kontrakt på obestämd tid eller tjänstekontrakt med över 48 månaders löptid: månadskostnaden multiplicerad med 48.

4. Om upphandlingskontrakten är återkommande eller skall förnyas inom en viss angiven period, skall det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:

a) Antingen det faktiska totala värdet för en serie liknande kontrakt som slutits för samma kategori av tjänster eller varor under loppet av 12 månader eller under föregående budgetår, om möjligt jämkat med hänsyn till eventuella ändringar i kvantitet eller värde under de 12 månader som följer efter det första kontraktet, eller

b) det uppskattade totala värdet för en serie kontrakt som slutits under loppet av de 12 månader som följer efter den första leveransen, alternativt under kontraktstiden, om denna är längre än 12 månader.

5. För bygg- och anläggningsarbeten skall förutom värdet på byggkontraktet det uppskattade värdet på material eller utrustning som den upphandlande myndigheten tillhandahåller entreprenören för att byggkontraktet skall kunna fullföljas tas med i beräkningen.

Artikel 157

Beloppsgränser för förhandsinformation

(Artikel 105 i budgetförordningen)

De beloppsgränser som anges i artikel 118 för offentliggörandet av ett förhandsmeddelande har fastställts till:

a) 750000 euro för upphandling av varor och tjänster enligt bilaga I A till direktiv 92/50/EEG.

b) 6242028 euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.

Artikel 158

Beloppsgränser för tillämpningen av förfarandena i direktiven om offentlig upphandling

(Artikel 105 i budgetförordningen)

1. De beloppsgränser som avses i artikel 105 i budgetförordningen fastställs till

a) 162293 euro för upphandling av varor och tjänster som finns förtecknade i bilaga I A till direktiv 92/50/EEG, med undantag för kontrakt som gäller forskning och utveckling, som återfinns i kategori 8 i denna bilaga,

b) 200000 euro för upphandlingar av tjänster som anges i bilaga I B i direktiv 92/50/EEG och för upphandlingar av tjänster som gäller forskning och utveckling, som återfinns i kategori 8 i bilaga I A till detta direktiv,

c) 6242028 euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.

2. De tidsfrister som omnämns i artikel 105 i budgetförordningen anges närmare i artiklarna 140-142.

Artikel 159

Eventuella bevis för rätten att delta i upphandlingar

(Artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen)

I specifikationerna skall anges att anbudsgivare måste uppge i vilken stat de har sitt säte eller hemvist och bestyrka detta på det sätt som normalt krävs enligt deras nationella lagstiftning.

AVDELNING VI

BIDRAG

KAPITEL 1

Tillämpningsområde

Artikel 160

Tillämpningsområde

(Artikel 108 i budgetförordningen)

1. Bestämmelserna i denna avdelning reglerar inte förfarandet för att bevilja bidrag eller kommissionens ingående av överenskommelser med de organ som avses i artikel 54 i budgetförordningen avseende medfinansiering av dessa organs administrativa utgifter eller delegerad förvaltning av driftsanslag, eller med bidragsmottagarna inom ramen för de finansieringsöverenskommelser som avses i artikel 166 i den förordningen.

De bidrag som betalas av dessa mottagare med tillämpning av dessa överenskommelser regleras däremot genom denna avdelning.

2. Denna avdelning innehåller också bestämmelser om

a) räntesubventioner på vissa lån,

b) kapitalandelar - med undantag för dem som förvärvas i internationella finansiella institut som Europeiska banken för återuppbyggnad och utveckling (EBRD) - och villkorligt återbetalningspliktiga bidrag.

3. Kommissionens bidrag i form av medlemsavgifter och motsvarande till organisationer där kommissionen är medlem regleras inte genom denna avdelning.

Artikel 161

Åtgärder som kan bli föremål för bidrag

(Artikel 108 i budgetförordningen)

En åtgärd som kan bli föremål för bidrag i den mening som avses i artikel 108 i budgetförordningen skall vara klart angiven.

Åtgärderna får inte delas upp för att kringgå finansieringsreglerna i denna förordning.

Artikel 162

Organisationer som arbetar för mål av allmänt europeiskt intresse

(Artikel 108 i budgetförordningen)

En organisation som arbetar för mål av allmänt europeiskt intresse kan vara

a) antingen en europeisk organisation för utbildning, forskning, information och studier inom europeisk politik eller ett europeiskt standardiseringsorgan, eller

b) ett europeiskt nätverk som företräder organisationer utan vinstsyfte i medlemsstaterna eller kandidatländerna och som arbetar för principer och en politik som omfattas av målen i fördragen.

Artikel 163

Partner

(Artikel 108 i budgetförordningen)

1. De särskilda bidragsöverenskommelserna kan ingå i ramöverenskommelser om partnerskap.

2. En överenskommelse om partnerskap kan slutas med betalningsmottagarna i syfte att skapa ett långsiktigt samarbete med kommissionen.

I denna ramöverenskommelse anges gemensamma mål, arten av planerade åtgärder antingen i form av punktinsatser eller inom ramen för ett godkänt årsarbetsprogram, hur särskilda bidrag skall beviljas i enlighet med procedurprinciperna och -reglerna i denna avdelning samt allmänna rättigheter och skyldigheter för varje part enligt de särskilda överenskommelserna.

Dessa avtal får inte löpa längre än fyra år, utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom syftet med ramöverenskommelsen.

Utanordnarna får inte missbruka ramöverenskommelserna eller använda dem på ett sätt som avser att bryta mot principerna om insyn och lika behandling av sökandena eller som medför att dessa principer inte följs.

3. Ramöverenskommelser om partnerskap likställs med bidrag vad gäller tilldelningsförfarandet. De skall omfattas av förfarandena gällande förhandspublicering enligt artikel 167.

4. De särskilda bidrag som bygger på ramöverenskommelser om partnerskap beviljas enligt förfarandena i nämnda överenskommelser och med iakttagande av principerna i denna avdelning.

De publiceras i efterhand enligt artikel 169.

5. Endast särskilda överenskommelser som grundar sig på ramöverenskommelser föregås av ett budgetmässigt åtagande.

Artikel 164

Bidragsöverenskommelsernas innehåll

(Artikel 108 i budgetförordningen)

1. I överenskommelsen skall särskilt anges följande:

a) Syftet med överenskommelsen.

b) Bidragsmottagaren.

c) Dess löptid, dvs.

i) startdatum respektive slutdatum samt

ii) de subventionerade åtgärdernas startdatum och löptid.

d) Den övre gränsen för finansieringen, i form av

i) bidragets maximala belopp samt

ii) maximal finansieringssats för kostnader för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet, utom vid de schablonbelopp som avses i artikel 181.1.

e) En detaljerad beskrivning av den åtgärd eller, vid administrativt bidrag, det arbetsprogram som godkänts för detta budgetår av utanordnaren.

f) De allmänna villkor som gäller för alla överenskommelser av samma typ, särskilt inbegripet uppgift om tillämplig lagstiftning på överenskommelsen, behörig domstol vid tvister och att mottagaren godtar kommissionens, OLAFs och revisionsrättens kontroller samt reglerna om efterhandspublicering enligt artikel 169, i enlighet med bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001(18). Överenskommelsen kan innehålla bestämmelser om formerna och tidsfristerna för att avbryta utbetalning av bidrag i enlighet med artikel 183.

g) Total preliminär budget och detaljuppgifter om bidragsberättigande kostnader för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet, utom vid de schablonbelopp som anges i artikel 181.1.

h) Om genomförandet av åtgärden kräver upphandling, de principer som avses i artikel 184 eller de regler som mottagaren måste följa.

i) Bidragsmottagarens skyldigheter, bl.a. i fråga om sund ekonomisk förvaltning samt verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter.

j) Former och tidsfrister för rapporternas godkännande och utbetalningar från kommissionen.

2. I de fall som avses i artikel 163 skall ramöverenskommelsen innehålla de upplysningar som avses i punkt 1 a, b, c i, d ii, f, h, i och j i denna artikel.

Den särskilda överenskommelsen skall innehålla de uppgifter som avses i punkt 1 a, b c, d, e, g och vid behov i.

3. Bidragsöverenskommelserna får inte ändras annat än med skriftliga tilläggsavtal. Tilläggsavtalen får inte syfta eller leda till sådana ändringar av överenskommelserna som kan medföra att beviljandet av bidraget ifrågasätts eller att bidragsmottagarna behandlas olika.

KAPITEL 2

Principer för beviljande av bidrag

Artikel 165

Regeln om icke-vinst

(Artikel 109.2 i budgetförordningen)

1. Bidrag får inte syfta eller leda till att mottagaren gör en vinst. Som vinst räknas

a) ett överskott efter det att kostnaderna dragits av från intäkterna för åtgärden vid det tillfälle då slutbetalning begärs av bidraget till en åtgärd, med förbehåll för bestämmelserna i andra stycket,

b) ett överskott i en organisations administrativa budget då den fått bidrag till de administrativa utgifterna.

Vad avser åtgärder som syftar till att stärka mottagarens ekonomiska kapacitet inom ramen för externa åtgärder, anses det även som vinst när det överskott som intäkterna från det mottagande organets verksamhet har gett upphov till fördelas bland medlemmar eller andra personer knutna till ett mottagande organ och detta får till följd att deras personliga tillgångar ökar.

2. Bestämmelserna i punkt 1 gäller inte forsknings-, utbildnings- eller yrkesutbildningsstipendier till fysiska personer eller priser till vinnare av formgivningstävlingar och inte heller vid de schablonbelopp som avses i artikel 181.1.

Artikel 166

Årlig programplanering

(artikel 110.1 i budgetförordningen)

1. Det årliga arbetsprogrammet på bidragsområdet skall antas av kommissionen. Det skall offentliggöras på kommissionens webbplats om bidrag på Internet senast den 31 januari varje budgetår.

I arbetsprogrammet skall anges grundrättsakten, syfte, tidsplan för meddelandena om ansökningsomgångar med ungefärliga belopp samt förväntade resultat.

2. Alla betydande ändringar av arbetsprogrammet skall offentliggöras enligt villkoren i punkt 1.

Artikel 167

Innehåll i meddelandena om ansökningsomgångar

(Artikel 110.1 i budgetförordningen)

1. Meddelandena om ansökningsomgångar skall innehålla information om följande:

a) Målsättning.

b) Kriterier för bidragsberättigande, urval och tilldelning enligt vad som anges i artiklarna 114 och 115 i budgetförordningen samt hithörande styrkande handlingar.

c) Bestämmelser för gemenskapsfinansieringen.

d) Formerna och sista dagen för inlämnande av förslag och vilket datum åtgärderna kan inledas samt planerat datum för när tilldelningsförfarandet skall avslutas.

2. Meddelandena om ansökningsomgångar skall offentliggöras på gemenskapsinstitutionernas webbplats på Internet och eventuellt på andra lämpliga sätt, däribland. i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, så att informationen får så bred spridning som möjligt bland potentiella bidragsmottagare.

Artikel 168

Bidrag som kan beviljas utan meddelande om ansökningsomgång

(Artikel 110.1 i budgetförordningen)

1. Bidrag kan endast beviljas utan ansökningsomgång i följande fall:

a) Vid humanitära hjälpåtgärder i den mening som avses i rådets förordning (EG) nr 1257/96(19) samt vid stöd avseende krissituationer som avses i punkt 2.

b) I andra fall där det kan styrkas att det föreligger synnerlig brådska.

c) Till organisationer som rättsligt eller de facto innehar ett monopol, vilket vederbörligen skall motiveras i kommissionens tilldelningsbeslut.

d) Till organisationer till vilka utbetalning av bidrag har stöd i en grundrättsakt.

2. Med krissituationer förstås, vad gäller tredje land, situationer som hotar den allmänna ordningen, människors säkerhet och personliga trygghet och som riskerar att trappas upp till väpnad konflikt eller hotar att destabilisera landet, och som allvarligt skulle kunna skada

a) skyddet av Europeiska unionens gemensamma värderingar, grundläggande intressen, oberoende och integritet,

b) Europeiska unionens säkerhet, bevarandet av den internationella freden och säkerheten, främjandet av internationellt samarbete eller demokratins utveckling och förstärkning, rättsstaten, respekten för mänskliga rättigheter och grundläggande friheter, i enlighet med artikel 11 i EU-fördraget och artikel 3 i rådets förordning (EG) nr 381/2000(20).

Artikel 169

Efterhandspublicering

(Artikel 110.2 i budgetförordningen)

1. Alla bidrag som beviljas under ett budgetår skall offentliggöras på EU-institutionernas webbplats på Internet inom sex månader efter utgången av det budgetår under vilket de tilldelats, med undantag för stipendier som utbetalats till fysiska personer.

I de fall då förvaltningen delegerats till organ som avses i artikel 54 i budgetförordningen, skall hänvisning ske åtminstone till den webbplats där upplysningarna finns, om de inte offentliggörs direkt på gemenskapsinstitutionernas webbplats på Internet.

De kan också offentliggöras på andra lämpliga sätt, bl.a. i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

2. Efter medgivande från mottagaren skall följande offentliggöras i enlighet med artikel 164.1 f:

a) Betalningsmottagarnas namn och adress.

b) Syftet med bidraget.

c) Det beviljade beloppet och, utom vid de schablonbelopp som avses i artikel 181.1, bidragets andel av de totala kostnaderna för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet.

Undantag får göras från förpliktelsen i första stycket om spridningen av uppgifterna utgör en risk för bidragsmottagarnas säkerhet eller kan skada deras kommersiella intressen.

Artikel 170

Gemensam finansiering

(Artikel 111 i budgetförordningen)

En åtgärd kan finansieras gemensamt av flera utanordnare via skilda budgetposter.

Artikel 171

Retroaktivitet beträffande förvaltningen av humanitärt bistånd och krishantering

(Artikel 112 i budgetförordningen)

För att säkerställa effektiviteten hos humanitära biståndsåtgärder eller åtgärder som vidtas i krissituationer, i den mening som avses i artikel 168.2, skall utgifter som en bidragsmottagare ådrar sig innan ansökan inlämnats berättiga till stöd från gemenskapen endast i följande fall:

a) Då utgifterna är knutna till lager som den bidragssökande bygger upp och som sedan används för den åtgärd som beviljas stöd.

b) I särskilda och vederbörligen motiverade undantagsfall, då beslutet om finansiering och bidragsöverenskommelsen uttryckligen föreskriver detta, genom att ett datum för bidragsberättigande fastställs som föregår det datum då bidragsansökan lämnades in.

Artikel 172

Extern samfinansiering

(Artikel 113 i budgetförordningen)

1. Bidragsmottagaren skall bestyrka sin del av finansieringen, antingen den kommer från egna medel, i form av ekonomiska överföringar från tredje man eller in natura, utom vid de schablonbelopp som avses i artikel 181.1.

2. Den behörige utanordnaren kan i vederbörligen motiverade undantagsfall godta samfinansiering in natura. I detta fall får värdet varken överstiga

a) de verkliga kostnader som vederbörligen motiveras genom bokföringsdokument, eller

b) allmänt accepterade kostnader på marknaden i fråga.

Från beräkningen av delfinansieringsbeloppet undantas apportegendom av typen byggnader i den mening som avses i artikel 116.1.

KAPITEL 3

Förfarande för beviljande

Artikel 173

Begäran om finansiering

(Artikel 114 i budgetförordningen)

1. En begäran skall göras på ett särskilt formulär som tillhandahålls av den behörige utanordnaren, och i enlighet med de kriterier som fastställs i grundrättsakten och meddelandet om ansökningsomgång.

2. Av begäran skall framgå att den sökande existerar i juridisk mening samt har ekonomisk och operativ kapacitet att genomföra den föreslagna åtgärden eller det föreslagna arbetsprogrammet, om inte annat följer av artikel 176.4.

För detta ändamål skall utanordnaren begära ett intyg på heder och samvete av de potentiella mottagarna. Inkomst- och utgiftsredovisningen, balansräkningen för det senaste avslutade räkenskapsåret samt alla övriga styrkande handlingar som begärts i meddelandet om ansökningsomgången skall, beroende på den bedömning av förvaltningsriskerna som gjorts av den behörige utanordnaren på eget ansvar, även bifogas ansökan.

3. Budgeten för åtgärden eller den administrativa budget som åtföljer ansökan skall vara balanserad vad gäller utgifter och inkomster och det skall tydligt anges vilka kostnader som berättigar till bidrag från gemenskapsbudgeten, utom vid de schablonbelopp som avses i artikel 181.1.

4. För åtgärder vars kostnader överstiger 300000 euro och för administrativa bidrag på över 75000 euro skall alla sökande, utom förvaltningar i medlemsstaterna, till begäran bifoga en extern revisionsrapport som sammanställts av en auktoriserad revisor. Rapporten skall bestyrka räkenskaperna för det senaste tillgängliga verksamhetsåret och ge en bedömning av sökandens ekonomiska kapacitet i den mening som avses i artikel 176.2.

Bestämmelsen i första stycket är endast tillämplig på den första begäran som lämnas in av en bidragsmottagare till en utanordnare under samma budgetår.

Då överenskommelserna sammankopplar kommissionen med ett flertal bidragsmottagare skall dessa beloppsgränser vara tillämpliga per bidragsmottagare.

Vid sådana partnerskap som avses i artikel 163 måste innan ramöverenskommelsen ingås en extern revision lämnas in avseende de två senaste tillgängliga verksamhetsåren.

Den behörige utanordnaren får, efter en bedömning av förvaltningsriskerna, undanta offentliga organ, utbildningsinstitut på högstadie-/gymnasienivå eller högre samt de internationella organisationer som avses i artikel 43 samt de mottagare mellan vilka ett solidariskt betalningsansvar råder från denna skyldighet.

5. Den sökande skall ange övriga finansieringskällor och belopp som beviljats eller sökts under samma budgetår för samma eller andra åtgärder eller för den löpande verksamheten.

Artikel 174

Bevis från de sökande om att de har rätt att göra en ansökan

(Artikel 114 i budgetförordningen)

De sökande skall intyga på heder och samvete att de inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i artikel 93 i budgetförordningen. Den behörige utanordnaren får efter en bedömning av förvaltningsriskerna också utkräva bevis i enlighet med artikel 134. De sökande skall då framlägga sådana bevis, utom om den behörige utanordnaren medger att detta på objektiva grunder är omöjligt.

Artikel 175

Ekonomiska och administrativa påföljder

(Artikel 114 i budgetförordningen)

1. De sökande som lämnat felaktiga uppgifter kan bli föremål för ekonomiska påföljder enligt artikel 133, varvid påföljderna skall stå i proportion till bidragsbeloppet i fråga.

De mottagare som konstaterats bryta mot kontraktsförpliktelserna kan drabbas av ekonomiska påföljder enligt samma villkor.

2. De anbudssökande eller anbudsgivare som befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 93-96 i budgetförordningen kan också uteslutas från beviljande av bidrag eller deltagande i upphandling enligt bestämmelserna i artikel 133.

Artikel 176

Urvalskriterier

(Artikel 115.1 i budgetförordningen)

1. Urvalskriterierna skall offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång och skall möjliggöra en bedömning av den bidragssökandes ekonomiska och operativa förmåga att genomföra den åtgärd eller det arbetsprogram som föreslagits.

2. Den sökande måste ha stabila finansieringskällor i tillräcklig omfattning för att fortsätta sin verksamhet under hela åtgärden eller det subventionerade verksamhetsåret och, om nödvändigt, själv delta i finansieringen av den. Den sökande måste förfoga över den yrkeskompetens och de yrkeskvalifikationer som krävs för att genomföra de föreslagna åtgärderna eller arbetsprogrammen, om inte annat beslutats i grundrättsakten.

3. Bedömningen av den ekonomiska och operativa förmågan skall främst bygga på en analys av de styrkande handlingar som avses i artikel 173.

4. Bedömningen av den ekonomiska förmågan omfattar inte fysiska personer som fått stipendium eller de offentliga organ eller internationella organisationer som avses i artikel 43.

Vid fall av sådana partnerskap som avses i artikel 163 skall denna bedömning göras innan ramöverenskommelsen ingås.

Artikel 177

Tilldelningskriterier

(Artikel 115.2 i budgetförordningen)

1. Tilldelningskriterierna skall offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång.

2. Tilldelningskriterierna skall göra det möjligt att bevilja bidrag antingen till åtgärder som maximerar den sammantagna verkan hos det gemenskapsprogram vars genomförande de skall säkra eller till organ vars arbetsprogram avser att uppnå samma resultat. Kriterierna skall vidare formuleras på ett sätt som säkrar en god förvaltning av gemenskapsmedlen.

Dessa kriterier skall tillämpas på ett sådant sätt att de projekt eller arbetsprogram väljs ut som kan garantera kommissionen att målsättningen och prioriteringarna respekteras och som ser till att finansieringen från gemenskapen är tydlig.

3. Tillämpningskriterierna skall fastställas på ett sådant sätt så att det senare skall vara möjligt att göra en utvärdering.

Artikel 178

Bedömning av ansökningar och tilldelning av bidragen

(Artikel 116 i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren skall utse en kommitté som bedömer förslagen, såvida inte kommissionen beslutar något annat inom ramen för sektorsspecifika program.

Kommittén skall ha minst tre medlemmar som skall företräda minst två organisatoriska enheter inom kommissionen, vilka sinsemellan saknar hierarkisk koppling. För att risken för intressekonflikt skall undvikas, skall kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 52 i budgetförordningen.

I de representationer och lokala enheter som avses i artikel 254 eller de delegerade organ som avses i artikel 160 som inte har distinkta enheter är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.

Externa experter kan biträda kommittén efter beslut av behörig utanordnare.

2. Utvärderingskommittén kan uppmana sökande att inom en tidsfrist som kommittén bestämmer komplettera eller precisera uppgifterna i de handlingar som skall styrka den ekonomiska och operativa förmågan.

3. När utvärderingskommittén har slutfört sin uppgift skall medlemmarna underteckna ett protokoll över de förslag den gått igenom, bedöma deras kvalitet och peka ut dem som skulle kunna beviljas finansiering. Om så erfordras rangordnas de granskade förslagen i detta protokoll.

Protokollet skall behållas som referensmaterial.

4. Den behörige utanordnaren fattar därefter sitt beslut som minst skall innehålla följande:

a) Syftet med bidraget och dess totala belopp.

b) Mottagarnas namn, benämningen på åtgärden, beloppen och skälen till valet, även i de fall detta skiljer sig från utvärderingskommitténs yttrande.

c) Namnen på sökande som avvisats och skälen härtill.

5. Bestämmelserna i punkterna 1-4 är inte tillämpliga på bidragsmottagare som anges i grundrättsakten.

Artikel 179

Information till de sökande

(Artikel 116 i budgetförordningen)

De bidragssökande skall underrättas inom 15 kalenderdagar från och med det att de som beviljats bidrag underrättats om beslutet.

KAPITEL 4

Betalning och kontroll

Artikel 180

Intyg vid betalningsbegäran

(Artikel 117 i budgetförordningen)

1. För varje bidrag där förhandsfinansieringen är uppdelad i delbetalningar, skall för varje ny utbetalning krävas att minst 70 % av totalbeloppet för den tidigare förhandsfinansieringen skall ha förbrukats. En sammanställning av de utgifter mottagaren ådragit sig skall styrka begäran om ny utbetalning.

2. En extern granskning utförd av en auktoriserad revisor får begäras av den behörige utanordnaren för samtliga utbetalningar efter en bedömning av förvaltningsriskerna. Oavsett om ett bidrag avser administrativa utgifter eller en åtgärd som sådan skall en revisionsberättelse eller motsvarande bifogas begäran om utbetalning, och skall utgöra ett intyg om att redovisningen är sanningsenlig och tillförlitlig, och att den är underbyggd med adekvata styrkande handlingar.

En extern granskning skall vara obligatorisk i följande fall:

a) Vid bidrag till åtgärder, för följande betalningar:

i) Kumulerade betalningar inom ramen för förhandsfinansiering och mellanliggande betalningar som överstiger 750000 euro per budgetår och per överenskommelse.

ii) Slutbetalningar som överstiger 150000 euro.

b) Vid bidrag till administrativa utgifter för betalningar som överstiger 75000 euro per budgetår.

I de fall som avses i andra stycket punkt a och b skall dock ingen granskning av revisor krävas för den första delutbetalningen i en förhandsfinansiering.

Den behörige utanordnaren får emellertid efter en bedömning av förvaltningsriskerna undanta från skyldigheten att granskas av en revisor

a) de offentliga och internationella organ som avses i artikel 43,

b) mottagare av humanitärt bistånd och av bidrag för hantering av krissituationer, utom vid slutbetalning.

Då en överenskommelse sammankopplar kommissionen med ett flertal bidragsmottagare skall beloppsgränserna i andra stycket punkt a och b vara tillämpliga per bidragsmottagare.

Artikel 181

Schablonfinansiering

(Artikel 117 i budgetförordningen)

1. Förutom vid stipendier och pris kan grundrättsakten tillåta schablonfinansiering för bidrag av ett belopp på mindre än 5000 euro eller att enhetskostnadstariffer används.

För att säkerställa respekten för principerna om samfinansiering, icke-vinst och sund ekonomisk förvaltning skall den behörige utanordnaren utvärdera schablonbeloppen och tarifferna minst vartannat år. Dessa skall godkännas av kommissionen.

2. Bidragsöverenskommelsen får tillåta schablonbidrag för att täcka

a) mottagarens allmänna omkostnader till högst 7 % av åtgärdens sammanlagda bidragsberättigande kostnader, utom om mottagaren får bidrag till administrativa kostnader som finansieras via gemenskapens budget,

b) vissa kostnader i samband med tjänsteresor på grundval av en tariff per dag som årligen godkänns av kommissionen.

Det tak som föreskrivs i första stycket punkt a kan överskridas med stöd av ett motiverat beslut av kommissionen.

Artikel 182

I förväg ställda säkerheter

(Artikel 118 i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren får kräva att mottagaren i förväg ställer en säkerhet för att begränsa de ekonomiska risker som är förenade med utbetalningar av förhandsfinansiering.

2. Om förhandsfinansiering motsvarar över 80 % av det totala bidragsbeloppet får utbetalningen inte göras förrän mottagaren först ställt en säkerhet som bedömts och godkänts av behörig utanordnare.

Vad gäller icke-statliga organisationer som är aktiva inom ramen för gemenskapens externa åtgärder skall en sådan säkerhet utkrävas om förhandsfinansieringen överstiger 1 miljon euro eller 90 % av det aktuella bidraget som helhet.

Säkerheten skall täcka en tillräckligt lång period för att kunna åberopas.

3. Säkerheten skall ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut som är etablerat i någon av medlemsstaterna.

Denna säkerhet kan ersättas av en proprieborgen av tredje man eller av en solidarisk säkerhet av mottagarna inom en åtgärd som är parter i samma bidragsöverenskommelse.

Säkerheten skall ställas i euro.

Den skall innebära att finansinstitutet, tredje man eller övriga bidragsmottagare ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för bidragsmottagarens fullgörande av sina förpliktelser.

4. Säkerheten skall lösgöras i takt med att förhandsfinansieringen regleras, genom att den räknas av från del- eller slutbetalningarna till bidragsmottagaren, i enlighet med villkoren i bidragsöverenskommelsen.

5. Utanordnaren får göra avsteg från reglerna i punkt 2 till förmån för offentliga organ och internationella organisationer som avses i artikel 43.

Den behörige utanordnaren kan även undanta bidragsmottagare från denna skyldighet om dessa ingått en ramöverenskommelse om partnerskap i enlighet med artikel 163.

Artikel 183

Beslut om att avbryta och minska bidrag

(Artikel 119 i budgetförordningen)

1. Den behörige utanordnaren skall avbryta utbetalningarna och, beroende på hur långt förfarandet framskridit, minska bidraget eller begära en proportionell återbetalning av bidragsmottagaren eller bidragsmottagarna

a) om den överenskomna åtgärden eller arbetsprogrammet inte genomförts eller genomförts bristfälligt, endast delvis eller för sent,

b) om belopp som överskrider det finansieringstak som fastställts i överenskommelsen har utbetalats, särskilt om den överenskomna åtgärden eller arbetsprogrammet kostat mindre än vad som ursprungligen förväntats,

c) om budgeten för åtgärden eller den administrativa budgeten uppvisar ett överskott i efterhand.

2. Utbetalningarna kan även avbrytas efter förmodade överträdelser av andra klausuler i överenskommelsen. Avsikten med ett sådant avbrott i betalningarna är att kontrollera om de förmodade överträdelserna verkligen inträffat och, i förekommande fall, möjliggöra korrigeringar av dem.

KAPITEL 5

Genomförande

Artikel 184

Upphandlingar i samband med genomförandet av subventionerade åtgärder

(Artikel 120 i budgetförordningen)

1. Om genomförandet av subventionerade åtgärder kräver en upphandling, skall bidragsmottagarna anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt, dvs. det bästa anbudet med hänsyn till förhållandet pris och kvalitet och därvid beaktaprinciperna om insyn och lika behandling av potentiella kontraktsparter samt se till att intressekonflikter kan undvikas.

2. För de ändamål som anges i punkt 1 kan den behöriga utanordnaren ålägga bidragsmottagarna särskilda regler, särskilt med hänsyn till värdet på de berörda kontrakten, gemenskapsbidragets andel av den totala kostnaden för åtgärden, samt förvaltningsrisken.

Sådana regler skall fastställas i bidragsöverenskommelsen.

AVDELNING VII

REDOVISNING OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER

KAPITEL 1

Redovisning

Artikel 185

Rapport om budgetårets budgetförvaltning och finansiella förvaltning

(Artikel 122 i budgetförordningen)

I rapporten om budgetårets budgetförvaltning och finansiella förvaltning skall en tillförlitlig redogörelse lämnas för

a) hur budgetårets mål uppfyllts med hänsyn till principen om sund ekonomisk förvaltning,

b) den ekonomiska ställningen samt de händelser som haft en betydande inverkan på budgetårets verksamhet.

Artikel 186

Undantag från redovisningsprinciperna

(Artikel 124 i budgetförordningen)

Om räkenskapsförarna i något fall bedömer att det finns skäl att göra avsteg från redovisningsprinciperna i artiklarna 187-194 skall denna avvikelse tas upp och vederbörligen motiveras i den bilaga som avses i artikel 203.

Artikel 187

Principen om kontinuerlig verksamhet

(Artikel 124 i budgetförordningen)

1. Enligt principen om kontinuerlig verksamhet skall institutionerna och de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen vid sammanställningen av sina respektive redovisningar utgå ifrån att deras verksamhet har obegränsad varaktighet.

2. Om det mot bakgrund av objektiva uppgifter kan antas att en institution eller ett organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen kommer att upphöra med sin verksamhet skall räkenskapsföraren presentera denna information i bilagan med uppgift om motiven. Gällande redovisningsregler skall tillämpas vid värderingen av den institution eller det organ som avvecklas.

Artikel 188

Försiktighetsprincipen

(Artikel 124 i budgetförordningen)

Försiktighetsprincipen innebär att tillgångarna eller inkomsterna inte skall övervärderas och att skulder eller kostnader inte skall undervärderas. Försiktighetsprincipen möjliggör dock inte skapandet av några dolda reserver eller överdrivna avsättningar.

Artikel 189

Principen om beständiga redovisningsmetoder

(Artikel 124 i budgetförordningen)

1. Principen om beständiga redovisningsmetoder innebär att de olika beståndsdelarna i årsredovisningen skall vara disponerade på samma sätt från budgetår till budgetår, och även redovisnings- och värderingsreglerna skall förbli desamma.

2. Kommissionens räkenskapsförare får endast göra avsteg från principen om beständiga redovisningsmetoder i följande undantagsfall:

a) Om institutionen eller organet i fråga på ett påtagligt sätt förändrat sin verksamhet.

b) Om ändringen innebär att de transaktioner och uppgifter som redovisningen skall återge redovisas på ett bättre sätt.

Artikel 190

Principen om jämförbara uppgifter

(Artikel 124 i budgetförordningen)

1. Enligt principen om att uppgifterna skall vara jämförbara skall det för varje post i redovisningen anges ett motsvarande belopp för föregående budgetår som jämförelse.

2. Vid tillämpningen av punkt 1 skall hänsyn tas till om det skett någon ändring i fråga om redovisningen eller klassificeringen av någon av posterna, och jämförelsebeloppen från föregående budgetår skall i så fall anpassas på samma sätt.

Om det inte är möjligt att klassa om posten enligt ovan skall detta anges i den bilaga som avses i artikel 203.

Artikel 191

Väsentlighetsprincipen

(Artikel 124 i budgetförordningen)

1. Enligt väsentlighetsprincipen skall alla transaktioner som på ett väsentligt sätt påverkar de sammanställda uppgifterna tas upp i redovisningen. Varje transaktions relativa vikt skall bedömas utifrån såväl dess natur som beloppet.

2. Enskilda transaktioner och händelser får sammanföras och redovisas under en gemensam post

a) om transaktionerna är identiska till sin natur; detta skall gälla även om det rör sig om väsentliga belopp,

b) om beloppen för transaktionerna är mycket små samt

c) om sammanföringen av transaktioner under en gemensam post förtydligar redovisningen.

Artikel 192

Principen om att inte tillämpa kvittning

(Artikel 124 i budgetförordningen)

Principen om att inte tillämpa kvittning innebär att kvittningar inte får göras mellan fordringar och skulder eller mellan kostnader och intäkter, annat än om kostnaden och intäkten följer av en och samma transaktion, liknande transaktioner eller risksäkringstransaktioner (hedging) och under förutsättning att den enskilda intäkten eller kostnaden inte är väsentlig.

Artikel 193

Principen att innehåll går före form

(Artikel 124 i budgetförordningen)

Principen om att innehåll går före form innebär att de konteringshändelser som tas upp i redovisningen anges på grundval av sin ekonomiska natur.

Artikel 194

Principen om periodiserad redovisning

(Artikel 125 i budgetförordningen)

1. Principen om periodiserad redovisning innebär att transaktioner och händelser skall tas upp i räkenskaperna när de sker och inte i det skede då in- eller utbetalningen inträffar. De skall införas i räkenskaperna för det budgetår som de hänför sig till.

2. Bland redovisningsmetoderna i artikel 133 i budgetförordningen ingår en regel om vad som skall vara den avgörande faktorn för när en transaktion konteras.

Artikel 195

Värderingen av poster på tillgångs- och skuldsidan

(Artikel 125 i budgetförordningen)

1. Värderingen av poster på tillgångs- och skuldsidan skall grunda sig på anskaffningspris eller självkostnadspris. Värdet på andra anläggningstillgångar än finansiella samt etableringskostnader skall dock justeras genom avskrivningar. Vidare kan en minskning av värdet på en tillgång bli föremål för en minskning av värdet och en ökning av skuldsidan kan kompenseras genom en avsättning.

2. De redovisningsstandarder och -metoder som avses i artikel 133 i budgetförordningen får utformas så att vissa eller samtliga kategorier av tillgångar får värderas till ett annat värde än inköpspriset.

Artikel 196

Avsättningar

(Artikel 125 i budgetförordningen)

En avsättning görs endast om följande villkor är uppfyllda:

a) Det föreligger en aktuell förpliktelse till följd av en tidigare händelse.

b) Det är sannolikt att resurser som utgör ekonomiska förmåner kommer att behöva användas för att fullgöra förpliktelsen.

c) Det belopp som följer av förpliktelsen kan uppskattas på ett tillförlitligt sätt.

Artikel 197

Balansräkningens uppbyggnad

(Artikel 126 i budgetförordningen)

1. Posterna i balansräkningen skall indelas i avdelningar och underavdelningar.

2. Tillgångarna klassificeras efter hur likvida de är, med de minst likvida posterna först, och skuldsidan klassificeras efter förfallodag.

Artikel 198

Upprättandet av balansräkningen

(Artikel 126 i budgetförordningen)

För presentationen av balansräkningen använder räkenskapsföraren minst följande rubriker:

Tillgångar

- Etableringskostnader

- Immateriella anläggningstillgångar

- Materiella tillgångar

- Finansiella anläggningstillgångar

- Fordringar som löper på mer än ett år

- Lager

- Fordringar som löper på upp till ett år

- Likvida medel och motsvarigheter till likvida medel

- Interims- och regleringskonton

Skulder och eget kapital

- Eget kapital (som utgörs av budgetårets ekonomiska resultat, resultat som överförts från tidigare budgetår och reserver).

- Avsättningar

- Skulder äldre än ett år

- Skulder som är upp till ett år gamla

- Interims- och regleringskonton

Artikel 199

Resultaträkningen

(Artikel 126 i budgetförordningen)

I resultaträkningen skall årets inkomster och utgifter tas upp och beloppen skall klassificeras efter de respektive inkomsternas och utgifternas slag.

Artikel 200

Upprättandet av resultaträkningen

(Artikel 126 i budgetförordningen)

Vid upprättandet av resultaträkningen skall räkenskapsföraren minst använda sig av följande uppställning:

Inkomster från verksamheten

Utgifter från verksamheten

Resultat av verksamheten

Finansiellt resultat

Resultat före extraordinära inkomster och utgifter

Netto extraordinära inkomster och utgifter

Budgetårets resultat

Artikel 201

Tabeller över kassaflöden

(Artikel 126 i budgetförordningen)

I tabellen över kassaflöden skall anges kontorörelser i fråga om likvida medel.

Likvida medel består av följande:

a) Kontanter.

b) Tillgodohavanden på avistakonto i bank.

c) Andra disponibla tillgångar med stabilt värde som snabbt kan omsättas i kontanter.

Artikel 202

Klassificering av kassaflödena

(Artikel 126 i budgetförordningen)

1. I tabellen över kassaflöden skall de flöden av likvida medel anges som avser löpande verksamhet, investeringar respektive transaktioner av finansiell natur.

2. Till kassaflöden för löpande verksamhet skall räknas transaktioner som uppstår på grund av den ordinarie verksamheten.

3. Till kassaflöden för investeringar skall räknas transaktioner som följer av förvärv eller försäljning av anläggningstillgångar.

4. Till kassaflöden för finansiell verksamhet skall räknas transaktioner som följer av upplåning, utlåning och finansieringskällor.

Artikel 203

Bilaga till redovisningen

(Artikel 126 i budgetförordningen)

Den bilaga som avses i artikel 126 i budgetförordningen skall utgöra en integrerad del av redovisningen. Den innehåller minst följande information:

a) Redovisningsprinciper, -regler och metoder.

b) De förklarande noter som lämnar kompletterande information som inte ingår i huvuddelen av redovisningen, men som är nödvändig för att ge en tillförlitlig bild.

c) De åtaganden utanför balansräkningen som omnämner rättigheter och skyldigheter som inte ingår i balansräkningen och som kan ha stor inverkan på tillgångar och skulder, den ekonomiska ställningen eller på den aktuella enhetens resultat.

Artikel 204

Förklarande anmärkningar

(Artikel 126 i budgetförordningen)

De förklarande anmärkningarna skall vara försedda med hänvisningar till de poster i redovisningarna som de hänför sig till och skall följa samma ordning.

Artikel 205

Sammanställning av resultatet av budgetgenomförandet

(Artikel 127 i budgetförordningen)

1. Sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet skall innehålla följande:

a) En uppgift om inkomster med följande innehåll:

i) Förändringar i beräkningen av inkomstbudgeten.

ii) Inkomstbudgetens utfall.

iii) Fordringar som fastställts under budgetåret.

b) Uppgifter om utvecklingen för samtliga disponibla åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

c) Uppgifter om hur de totala åtagandebemyndigandena och betalningsbemyndigandena har utnyttjats.

d) Uppgifter om de åtaganden för vilka betalningar ännu ej fullgjorts, de som överförts från föregående budgetår samt de som ingåtts under innevarande budgetår.

2. När det gäller informationen om inkomsterna skall dessutom en översikt bifogas för varje medlemsstat över fördelningen av de belopp som återstår att uppbära vid slutet av budgetåret och som utgör fastställda egna medel för vilka ett betalningskrav utfärdats.

Artikel 206

Bilaga till sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet

(Artikel 127 i budgetförordningen)

Den bilaga till sammanställningen över resultatet av budgetgenomförandet som avses i artikel 127 i budgetförordningen skall minst innehålla följande:

a) Uppgifter om budgetprinciperna, de olika typerna av anslag samt budgetens struktur.

b) Uppgifter om de åtaganden som ännu inte är slutbetalade.

c) De upplysningar som behövs för att förstå hur budgeten genomförs.

KAPITEL 2

(KAPITEL 3 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Bokföring

Avsnitt 1

Uppläggning av räkenskaperna

Artikel 207

Uppläggning av räkenskaperna

(Artikel 132 i budgetförordningen)

1. Räkenskapsföraren vid samtliga institutioner och organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen skall sammanställa och uppdatera dokumentation över hur räkenskaperna är upplagda och vilka rutiner som tillämpas vid den egna institutionen.

2. Vid upprättandet av redovisningen skall användningen av beräkningar utanför räkenskaperna begränsas i möjligaste mån.

3. Budgetens inkomster och utgifter skall registreras i det datasystem som avses i artikel 208 i enlighet med transaktionens ekonomiska natur, som löpande inkomster eller utgifter eller som kapital.

Artikel 208

Datasystem

(Artikel 132 i budgetförordningen)

1. Räkenskaperna skall föras med hjälp av ett integrerat datorsystem.

2. Om räkenskaperna förs i flera datorstödda system eller underindelningar av dessa skall alla beståndsdelarna i systemen beskrivas på ett uttömmande sätt.

Av dessa beskrivningar skall framgå vilken typ av uppgifter som förs in i varje system eller underindelning, och det skall också anges tydligt hur de enskilda transaktionerna hanteras i systemet. Det skall vidare framgå hur systemet garanterar att en komplett verifieringskedja kan ställas samman för varje transaktion, och för varje ändring i datorsystemet eller i underindelningarna så att det när som helst skall vara möjligt att fastställa såväl ändringarnas natur som upphovsman.

I beskrivningarna av de datorstödda redovisningssystemen samt underindelningarna av dessa skall det i förekommande fall anges hur de är kopplade till det centrala redovisningssystemet (särskilt vad gäller överföring av uppgifter och avstämning av saldon).

3. Tillträdet till systemet och dess underindelningar skall vara begränsat till de personer som tas upp på en förteckning över godkända användare, vilken skall sammanställas och hållas uppdaterad av varje institution.

Avsnitt 2

Räkenskapsböcker

Artikel 209

Räkenskapsböcker

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1. Varje institution och vart och ett av de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen skall föra en dagbok, en huvudbok och en inventarieförteckning.

2. Dessa räkenskapsböcker skall utgöras av elektroniska dokument över vilka räkenskapsföraren skall ha översikt och vars bevisvärde skall vara säkerställt.

3. De uppgifter som förs in i dagboken skall överföras till huvudboken, och skall vara indelade enligt den kontoplan som avses i artikel 212.

4. Dagboken och huvudboken får vara indelade i så många hjälpböcker som krävs med tanke på de bokförda transaktionernas betydelse samt övriga behov.

5. De uppgifter som förs in i hjälpböckerna skall sammanföras minst en gång per månad till respektive dagbok och huvudbok.

Artikel 210

Huvudboken

(Artikel 135 i budgetförordningen)

Varje institution och organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen skall upprätta en huvudbok som upptar de allmänna räkenskaperna, inklusive saldon, med angivelse av följande:

a) Kontonummer.

b) Beteckning.

c) Totalt belopp i debet.

d) Totalt belopp i kredit.

e) Saldo.

Artikel 211

Inventering

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1. Inventarieförteckningen skall omfatta alla poster på tillgångs- och skuldsidan samt åtaganden av olika slag, och kvantiteten och värdet på balansdagen skall anges för varje post.

2. Uppgifterna i inventarieförteckningen skall bevaras och sammanställas på så sätt att de kan stämmas av mot vart och ett av kontona i huvudboken.

3. I fråga om inventarieförteckningen över anläggningstillgångarna är bestämmelserna i artiklarna 220-227 tillämpliga.

Avsnitt 3

Kontoplan

Artikel 212

Kontoplan

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1. Kontoplanen skall godkännas av kommissionens räkenskapsförare.

2. Genom kontoplanen indelas kontona i klasser.

Varje kontoklass indelas i grupper eller undergrupper av konton allt efter behov.

3. Kontoplanen skall minst innehålla följande kontoklasser:

a) För balanskontona:

i) Klass 1: Konton för eget kapital, avsättningar och skulder som förfaller om mer än ett år.

ii) Klass 2: Konton för etableringskostnader, anläggningstillgångar och fordringar som om löper på mer än ett år.

iii) Klass 3: Lagerkonton.

iv) Klass 4: Konton för fordringar och skulder som förfaller om högst ett år.

v) Klass 5: Kassa- och bankkonton.

b) För förvaltningskonton:

i) Klass 6: Utgiftskonton.

ii) Klass 7: Inkomstkonton.

c) För särskilda konton:

Klass 8 och 9: Särskilda konton.

d) För transaktioner utanför balansräkningen:

Klass 0: Transaktioner utanför balansräkningen.

4. Det skall framgå av kontoplanen vad varje konto och kontoklass skall innehålla samt hur kontona skall användas.

Avsnitt 4

Registrering

Artikel 213

Räkenskaperna

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1. Beloppen skall bokföras enligt principen om dubbel bokföring, enligt vilken. varje kontorörelse eller förändring i räkenskaperna skall registreras genom att lika stora belopp förs upp i debet på relevant konto som i kredit på relevant konto.

2. Eurobeloppet för en transaktion som uttryckts i en annan valuta än euro skall beräknas och bokföras.

Transaktioner på konton som förs i nationell valuta skall justeras åtminstone varje gång kontona avslutas.

Denna justering skall ske på grundval av de kurser som fastställs i enlighet med artikel 8.

Den växelkurs som skall användas för omräkning mellan euro och andra valutor vid upprättandet av balansräkningen per den 31 december år n skall vara den som gällde den sista arbetsdagen år n-1.

Artikel 214

Bokföringsnoteringar

(Artikel 135 i budgetförordningen)

För varje belopp som registeras i räkenskaperna skall anges dess ursprung, innehåll, på vilka konton det bokförs samt vilka styrkande handlingar det grundar sig på.

Artikel 215

Styrkande handlingar

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1. Alla belopp som införs skall grundas på styrkande handlingar som skall vara daterade och numrerade, och som skall upprättas antingen på papper eller i någon annan form som gör det möjligt att fastställa dokumentets tillförlitlighet och arkiveringsbeständighet under de frister som anges i artikel 49.

2. Transaktioner som är av samma slag och genomförs på samma plats under en och samma dag får återges genom en enda styrkande handling.

Artikel 216

Noteringar i dagboken

(Artikel 135 i budgetförordningen)

Transaktionerna skall bokföras i dagboken enligt någon av följande metoder, vilka inte skall utesluta varandra:

a) Dagligen och varje transaktion för sig.

b) Genom att transaktioner införs månatligen, förutsatt att dokumentationen bevaras så att varje enskild transaktion och dess datum kan identifieras.

Artikel 217

Validering av bokförda uppgifter

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1. De uppgifter som bokförs i dagboken och inventarieförteckningen blir definitiva genom ett valideringsförfarande, varefter inga uppgifter får ändras eller tas bort.

2. För att definitivt fastställa transaktionernas kronologi och säkerställa att inga uppgifter längre kan ändras skall alla konton avslutas innan de slutliga redovisningarna läggs fram.

Avsnitt 5

Avstämning och kontroll

Artikel 218

Kontoavstämning

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1. Saldona i huvudboken skall stämmas av regelbundet, och alltid i samband med det årliga avslutandet av kontona då de skall stämmas av mot uppgifterna i de förvaltningssystem som utanordnarna använder för bokföringen av tillgångar och skulder samt för den dagliga inmatningen av uppgifter i räkenskaperna.

2. Räkenskapsföraren skall regelbundet och alltid i samband med att kontona avslutas se till att uppgifterna i inventarieförteckningen enligt artikel 209 stämmer överens med verkligheten; han skall bl.a. kontrollera

a) banktillgodohavandena, genom avstämning mot kontoutdragen från de finansiella instituten, och

b) kassabehållningen, genom avstämning mot uppgifterna i kassaböckerna.

Vad avser kontona för anläggningstillgångar skall motsvarande kontroll göras enligt bestämmelserna i artikel 224.

3. De interinstitutionella gemensamhetskontona skall stämmas av och avslutas månatligen.

4. Räkenskapsföraren skall kontrollera interimskontona månatligen så att de kan avslutas med kort varsel.

Avsnitt 6

Budgeträkenskaper

Artikel 219

Innehåll och förande av budgeträkenskaperna

(Artikel 137 i budgetförordningen)

1. Budgeträkenskaperna skall för varje underavdelning i budgeten utvisa följande:

a) I fråga om utgifter:

i) De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag som tas upp i ändringsbudgetar, de anslag som överförts från tidigare budgetår, de anslag som avdelats som en följd av inkomster avsatta för särskilda ändamål, överföringar av anslag samt summan av de disponibla anslagen.

ii) Åtaganden som ingåtts och betalningar som utförts under budgetåret.

b) I fråga om inkomster:

i) Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräkningar som tas upp i ändringsbudgetar, inkomster avsatta för särskilda ändamål och det totala beloppet av de således fastställda beräkningarna.

ii) Fastställda fordringar och inkasserade belopp under budgetåret i fråga.

c) En förteckning över obetalda åtaganden och utestående fordringar från tidigare budgetår.

De åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden som avses i första stycket punkt a skall tas upp var för sig.

Också de övergripande preliminära åtagandena inom garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ) och de motsvarande betalningarna skall registreras i budgeträkenskaperna.

Dessa åtaganden skall anges i förhållande till de totala anslagen till garantisektionen vid EUGFJ.

2. Genom budgeträkenskaperna skall följande tydligt framgå:

a) Användningen av överförda anslag och budgetårets anslag.

b) Slutbetalningen av utestående åtaganden.

På inkomstsidan skall utestående fordringar från tidigare budgetår redovisas separat.

3. Budgeträkenskaperna kan ställas upp i form av en kostnadsredovisning.

4. Budgeträkenskaperna skall föras med datorstöd och vara ordnade antingen i böcker eller elektroniska filer.

KAPITEL 3

(KAPITEL 4 I BUDGETFÖRORDNINGEN)

Inventarieförteckning över anläggningstillgångar

Artikel 220

Inventarieförteckning över anläggningstillgångar

(Artikel 138 i budgetförordningen)

Systemet för förteckning över anläggningstillgångar skall upprättas av utanordnaren med stöd från räkenskapsföraren. Från inventarieförteckningen hämtas de uppgifter som krävs för redovisningssystemet samt för en effektiv förvaring av tillgångarna.

Artikel 221

Förvaring och skötsel av tillgångar

(Artikel 138 i budgetförordningen)

Institutionerna skall var för sig fastställa regler för förvaring och skötsel av de tillgångar som tas upp i deras respektive balansräkningar och utse de avdelningar som skall ansvara för inventarieförteckningen.

Artikel 222

Upptagande av tillgångar i inventarieförteckningen

(Artikel 138 i budgetförordningen)

Förvärv av tillgångar skall tas upp i inventarieförteckningen och bokföras på kontona för anläggningstillgångar om inköpspriset eller tillverkningskostnaden är lika med eller överstiger 420 euro och om de utnyttjas längre än ett år och det inte rör sig om förbrukningsvaror.

Artikel 223

Uppgifter om tillgångar i inventarieförteckningen

(Artikel 138 i budgetförordningen)

I inventarieförteckningen skall varje tillgång förses med en lämplig beskrivning, uppgift om var tillgången förvaras, anskaffningsdag samt pris per enhet.

Artikel 224

Kontroller av inventarieförteckningen

(Artikel 138 i budgetförordningen)

Institutionerna skall vid sina inventeringskontroller förvissa sig om att all lös egendom finns och att den överensstämmer med inventarieförteckningen. Kontrollerna skall genomföras som ett led i ett årligt revisionsprogram, utom vad gäller materiella och immateriella anläggningstillgångar, för vilka kontrollerna skall ske minst vart tredje år.

Artikel 225

Vidareförsäljning av tillgångar

(Artikel 138 i budgetförordningen)

När institutionerna och de organ som avses i artikel 185 i budgetförordningen vidareförsäljer tillgångar får inte dess ledamöter, tjänstemän eller anställda förvärva dessa tillgångar annat än på offentlig auktion.

Artikel 226

Förfarande för försäljning av anläggningstillgångar

(Artikel 138 i budgetförordningen)

1. Försäljning av anläggningstillgångar skall föregås av lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet är lika med eller överstiger 8100 euro. Minst 14 kalenderdagar måste förflyta mellan den sista annonseringen och försäljningsavtalets ingående.

Om inköpspriset per enhet varit 391100 euro eller högre skall försäljningen meddelas genom ett meddelande om försäljning i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Sådana försäljningar kan även annonseras på lämpligt sätt i medlemsstaternas press. Minst en månad måste förflyta mellan dagen för offentliggörandet av meddelandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och försäljningsavtalets ingående.

2. Om kostnaderna för annonsering i pressen överstiger den beräknade vinsten av försäljningen är sådan annonsering inte nödvändig.

3. Institutionerna skall alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga pris vid försäljning av anläggningstillgångar.

Artikel 227

Hur anläggningstillgångar skall avyttras

(Artikel 138 i budgetförordningen)

Om egendom i inventarieförteckningen säljs, skänks bort, skrotas, hyrs ut eller saknas på grund av svinn eller stöld eller av någon annan anledning skall en redogörelse eller en rapport utarbetas av utanordnaren.

Det skall särskilt anges i försäljningshandlingarna eller protokollet om en tjänsteman eller anställd i gemenskaperna eller någon annan person är skyldig att på egen bekostnad ersätta den tillgång som avyttrats.

Om anläggningstillgångar eller större anläggningar ställs till förfogande gratis skall kontrakt upprättas och Europaparlamentet och rådet skall få information om detta årligen i samband med det preliminära budgetförslaget.

DEL 2

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER

AVDELNING I

(AVDELNING II I BUDGETFÖRORDNINGEN)

STRUKTURFONDER

Artikel 228

Återbetalningar av förskott

(Artikel 157 i budgetförordningen)

Enligt reglerna för strukturfonderna och Sammanhållningsfonden får fullständiga eller delvisa återbetalningar av förskott som betalats ut som en del av en åtgärd inte leda till att fondernas samlade bidrag till åtgärden i fråga minskar.

De belopp som återbetalas skall utgöra inkomster avsatta för särskilda ändamål i enlighet med artikel 18.1 f i budgetförordningen.

AVDELNING II

(AVDELNING III I BUDGETFÖRORDNINGEN)

FORSKNING

Artikel 229

Typindelning av åtgärderna

(Artikel 160 i budgetförordningen)

1. Anslagen till forskning och teknisk utveckling skall utnyttjas i direkta åtgärder och indirekta åtgärder inom ramen för forskningsramprogram, enligt artikel 166 i EG-fördraget, samt i de åtgärder som avses i artikel 165 i samma fördrag genom deltagande i program och i konkurrensutsatt verksamhet som bedrivs av Gemensamma forskningscentret.

2. Direkta åtgärder skall genomföras av Gemensamma forskningscentrets anläggningar och i princip finansieras i sin helhet genom budgeten. Däribland ingår följande:

a) Forskningsprogram.

b) Grundforskning.

c) Vetenskapliga och tekniska stödåtgärder av institutionell karaktär.

3. Indirekta åtgärder, d.v.s. program som genomförs inom ramen för kontrakt med tredje man. Gemensamma forskningscentret får konkurrera om sådana kontrakt på samma villkor som tredje man.

4. För att säkra överensstämmelsen mellan medlemsstaternas politik och gemenskapens forskningspolitik kan kommissionen ta initiativ i enlighet med artikel 165 i EG-fördraget och endast belasta budgeten med administrativa utgifter.

5. Förutom de specifika program som avses i artikel 166.3 i EG-fördraget kan gemenskapen anta

a) tilläggsprogram där endast vissa medlemsstater deltar, i enlighet med artikel 168 i EG-fördraget,

b) program som genomförs av flera medlemsstater tillsammans i enlighet med artikel 169 i EG-fördraget, inklusive deltagande i de organisationer som skapas för genomförande av dessa program,

c) åtgärder för samarbete med tredje land eller internationella organisationer i enlighet med artikel 170 i EG-fördraget samt

d) gemensamma företag i enlighet med artikel 171 i EG-fördraget.

6. Konkurrensutsatt verksamhet som bedrivs av Gemensamma forskningscentret är

a) åtgärder för vetenskapligt och tekniskt stöd inom ramprogrammen för forskning och teknisk utveckling, vilka i princip finansieras i sin helhet genom budgeten samt

b) åtgärder som genomförs för tredje mans räkning,

Artikel 230

Regler för Gemensamma forskningscentret

(Artikel 161 i budgetförordningen)

1. De beräknade fordringar som avses i artikel 161.2 i budgetförordningen skall översändas till räkenskapsföraren för registrering.

2. Om de åtgärder som Gemensamma forskningscentret utför för tredje mans räkning kräver att ett upphandlingsförfarande genomförs, skall detta ske med hänsyn till principerna om öppenhet och likabehandling.

AVDELNING III

(AVDELNING IV I BUDGETFÖRORDNINGEN)

EXTERNA ÅTGÄRDER

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 231

Typer av åtgärder som får finansieras

(Artikel 162 i budgetförordningen)

Anslag till de åtgärder som avses i del II avdelning IV kapitel 1 i budgetförordningen får bl.a. användas för att finansiera upphandlingar och bidrag vari ingår räntesubventioner, särskilda lån, lånegarantier samt ekonomiskt stöd, stöd till ett lands budget samt andra former av understöd finansierade genom gemenskapsbudgeten.

KAPITEL 2

Åtgärdernas genomförande

Artikel 232

Finansieringsöverenskommelse med decentraliserad förvaltning

(Artikel 166 i budgetförordningen)

1. Innan en finansieringsöverenskommelse som avser decentraliserad förvaltning av en åtgärd får slutas skall den behörige utanordnaren - genom kontroller av dokument och på platsen - försäkra sig om att det förvaltningssystem som mottagande tredje land upprättat för att förvalta gemenskapsmedlen uppfyller villkoren i artikel 164.1 i budgetförordningen.

2. Alla finansieringsöverenskommelser som avser decentraliserad förvaltning skall, beroende på vilken grad av decentralisering som överenskommits, innehålla bestämmelser som uttryckligen

a) garanterar att de kriterier som avses i artikel 164.1 i budgetförordningen iakttas,

b) anger att i det fall minimikriterierna i artikel 164.1 i budgetförordningen inte tillämpas kommer kommissionen att avbryta genomförandet av överenskommelsen,

c) beskriva det förfarande för att inhämta yttranden inför räkenskapernas avslutande som skall tillämpas, och som kan leda till att ifrågavarande tredje land ställs till ansvar enligt artikel 53.5 i budgetförordningen,

d) ange hur de mekanismer för finansiella korrigeringar som avses i artikel 53.5 i budgetförordningen och preciseras i artikel 42 skall vara utformade, i synnerhet vad gäller systemet för inkassering av belopp genom avräkning.

Artikel 233

Särskilda lån

(Artikel 166 i budgetförordningen)

Om ett investeringsprojekt skall finansieras genom ett särskilt lån skall ett låneavtal undertecknas mellan kommissionen, som då agerar i gemenskapens namn, och låntagaren.

Artikel 234

Bankkonton

(Artikel 166 i budgetförordningen)

1. Om betalningar skall ske i mottagarlandets valuta skall konton i euro öppnas vid ett finansiellt institut i mottagarlandet, antingen i kommissionens namn eller - efter en gemensam överenskommelse - i mottagarens namn. Kontobeteckningarna skall göra det möjligt att identifiera medlen i fråga.

2. De konton som avses i punkt 1 skall förses med medel alltefter de faktiska likviditetsbehoven. Överföringarna skall ske i euro, och omräkning till den nationella valutan skall om nödvändigt ske där så krävs för enskilda betalningar, i enlighet med artiklarna 7 och 8.

KAPITEL 3

Upphandling

Artikel 235

Hyra av byggnader

(Artikel 167 i budgetförordningen)

Driftsanslag får inom området för externa åtgärder inte användas för att finansiera upphandlingskontrakt som avser anläggningstillgångar, med undantag för hyreskontrakt för byggnader som redan är uppförda när kontraktet undertecknas. Sådana upphandlingsförfaranden skall offentliggöras enligt artikel 119.

Artikel 236

Definitioner

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. Till upphandling av tjänster räknas upphandling som avser undersökningar och tekniskt stöd.

En upphandling skall anses gälla undersökning om det tjänstekontrakt som sluts mellan leverantören och den upphandlande myndigheten bland annat omfattar studier som syftar till att välja ut och förbereda projekt, genomförbarhetsstudier, ekonomiska undersökningar, marknadsundersökningar, tekniska undersökningar, utvärderingar eller revision.

En upphandling skall anses gälla tekniskt stöd om leverantören ansvarar för rådgivning, ledning eller övervakning av ett projekt eller för att tillhandahålla experter på villkor som anges i kontraktet.

2. Om ett tredje land genom avdelningar eller enheter som är under offentligt delägande eller inflytande förfogar över experter som besitter de nödvändiga kvalifikationerna får dessa avdelningar eller enheter genomföra kontrakten i egen regi.

Artikel 237

Särskilda bestämmelser om beloppsgränser och förfaranden för tilldelning av kontrakt utanför gemenskapen

(Artiklarna 167.1 a och b i budgetförordningen)

1. När upphandling bedrivs av de upphandlande myndigheter som avses i artiklarna 167.1 a och b i budgetförordningen eller för dessa myndigheters räkning skall följande artiklar inte tillämpas: artikel 118-121 utom när det gäller definitionerna, artikel 122.3 och 4, artikel 123, artiklarna 126-129, artikel 131.3-6, artikel 139.2, artiklarna 140-146, artikel 148, artikel 151 och 152.

Tillämpningen av upphandlingsbestämmelserna i detta kapitel skall regleras genom ett beslut av kommissionen.

2. Om inte förfarandena som anges i bestämmelserna i punkt 1 iakttas, berättigar utgifterna för de aktuella transaktionerna inte till finansiering från gemenskapen.

3. Upphandlingar som görs inom ramen för livsmedelsbistånd regleras enligt särbestämmelser i kommissionens förordning (EG) nr 2519/97(21).

4. Bestämmelserna i detta kapitel skall inte tillämpas på de upphandlande myndigheter som avses i artikel 167.1 b i budgetförordningen i de fall då kommissionen, efter kontroll enligt artikel 35, har gett dessa myndigheter befogenhet att använda sina egna upphandlingsbestämmelser som ett led i en decentraliserad förvaltning.

Artikel 238

Upphandlingar som genomförs av de upphandlande myndigheter som avses i artikel 167.1 c i budgetförordningen

(Artikel 167.1 c i budgetförordningen)

1. Upphandlingar som genomförs av de upphandlande myndigheter som avses i artikel 167.1 c i budgetförordningen omfattas inte av bestämmelserna i detta kapitel.

2. Bestämmelserna i detta kapitel tillämpas inte heller på åtgärder inom ramen för förordning nr 1257/96.

3. De särskilda förfarandena för de upphandlingar som skall tillämpas i de fall som avses i punkterna 1 och 2 i denna artikel ingår i ett beslut som fattas av kommissionen under iakttagande av de principer som avses i artikel 184.

4. Om inte förfarandena i punkt 3 iakttas berättigar utgifterna för de aktuella transaktionerna inte till finansiering från gemenskapen.

Artikel 239

Annonsering och principen om icke-diskriminering

(Artiklarna 167 och 168 i budgetförordningen)

Kommissionen skall anta de bestämmelser som behövs för att få till stånd ett så brett deltagande som möjligt i gemenskapens upphandlingsförfaranden under villkor som är lika för alla deltagare. Detta innebär särskilt följande:

a) Förhandsinformation, meddelande om upphandling och meddelande om tilldelning av kontrakt skall offentliggöras i lämplig form och i tillräckligt god tid.

b) Det får inte förekomma någon diskriminering eller några tekniska begränsningar som hindrar ett brett deltagande på lika villkor för de fysiska och juridiska personer som avses i artikel 168 i budgetförordningen.

Artikel 240

Offentliggörande

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. Förhandsmeddelande om internationella upphandlingar av varor och tjänster skall översändas till publikationsbyrån snarast möjligt och under alla omständigheter före den 31 mars varje budgetår, och snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av ett program avseende bygg- och anläggningsarbeten.

2. Enligt detta kapitel skall meddelandena om upphandling offentliggöras i följande former:

a) Åtminstone i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och via Internet när det gäller internationell upphandling:

b) Åtminstone i mottagarlandets officiella tidning eller i motsvarande medium om det gäller lokal upphandling.

Om ett meddelande om upphandling även offentliggörs lokalt, skall detta ske samtidigt och med exakt samma lydelse som i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och på Internet. Offentliggörandet i Europeiska gemenskapernas officiella tidning och på Internet skall ske på kommissionens ansvar. Ett eventuellt lokalt offentliggörande skall ske på mottagarens ansvar.

3. Meddelandet om tilldelning av kontrakt skall översändas efter det att kontraktet är undertecknat.

Artikel 241

Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av tjänster

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. För beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 167 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av tjänster:

a) Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 200000 euro: selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 122.2 b och 240.2 a.

b) Upphandlingar vars värde understiger 200000 euro: förhandlat förfarande under konkurrens enligt punkt 3 om ett befintligt ramkontrakt inte kan användas eller en sådan lösning har sökts utan resultat.

Kontrakt vars värde är lägre än 5000 euro får tilldelas även om det endast föreligger ett anbud.

2. Vid selektivt internationellt anbudsförfarande enligt punkt 1 a skall det anges i meddelandet om upphandling hur många anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna anbud. För kontrakt som gäller leverans av tjänster skall antalet anbudsgivare vara mellan 4 och 8. Antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag skall vara tillräckligt stort för att skapa en reell konkurrens.

En förteckning över de anbudssökande som valts ut skall offentliggöras på kommissionens webbplats.

3. Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 b skall den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre tjänsteleverantörer som den själv valt ut. Detta förfarande, som möjliggör en begränsad konkurrens utan offentliggörande, benämns "förhandlat förfarande under konkurrens" och omfattas inte av artikel 124.

Öppnande och bedömning av anbuden skall skötas av en jury som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Dess medlemmar skall underteckna en försäkran om att de är opartiska.

Om den upphandlande myndigheten inte får in minst tre giltiga förslag skall upphandlingen ogiltigförklaras och göras om.

4. Anbuden skall sändas i dubbla kuvert, dvs. i ett ytterkuvert eller - paket som skall innehålla två skilda och plomberade innerkuvert med påskriften "tekniskt anbud" (kuvert A) och "finansiellt anbud" (kuvert B). På ytterkuvertet skall följande upplysningar anges:

a) Den adress dit anbuden skall skickas enligt ansökningshandlingarna.

b) Referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras.

c) I förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser.

d) Angivelsen "Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat", vilket skall anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.

Om möten får hållas enligt upphandlingsdokumenten kan juryn arrangera dessa möten med de ledande personerna för de expertgrupper som föreslås av var och en av de anbudsgivare som lämnat in tekniskt godtagbara anbud, efter att först skriftligen ha sammanställt sina preliminära slutsatser men före den slutliga utvärderingen av anbuden ur teknisk synvinkel. I dessa fall skall experterna, i första hand gemensamt om de utgör en sammanhållen arbetsgrupp, utfrågas av juryn och tiden som förflyter mellan de olika mötena skall vara såpass kort att en jämförelse blir möjlig. Mötena skall hållas enligt en av juryn på förhand fastställd modell, som sedan tillämpas på de olika expertgrupperna. Datum och tidpunkt för mötet skall meddelas anbudsgivarna minst 10 kalenderdagar i förväg. Vid fall av force majeure som förhindrar anbudsgivaren att närvara vid mötet skall denne få en ny kallelse.

5. Tilldelningskriterierna skall användas för att hitta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Vid urvalet av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet skall den tekniska kvaliteten vägas mot priset enligt en fördelningsnyckel på 80/20 där

a) de poäng som ges till tekniska anbud skall multipliceras med en koefficient på 0,80 och

b) de poäng som ges till finansiella anbud skall multipliceras med en koefficient på 0,20.

Artikel 242

Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av tjänster

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. För kontrakt om leverans av tjänster kan de upphandlade myndigheterna använda sig av ett förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter och under förutsättning att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet:

a) Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 91.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.

b) Om tjänsterna i fråga skall utföras av offentliga organ, institutioner eller sammanslutningar utan vinstsyfte, och arbetet är av institutionell art eller syftar till att genomföra stödåtgärder av social karaktär till förmån för medborgarna.

c) Om det gäller fortsatta leveranser av tjänster för vilka åtaganden redan ingåtts, på de villkor som anges i punkt 2.

d) Om ett anbudsförfarande genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarande efter eget val får inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt.

e) Om kontraktet följer på en formgivningstävling, då det enligt bestämmelserna skall tilldelas vinnaren eller en av vinnarna i denna tävlan, i vilket fall samtliga vinnare skall kallas till förhandlingar.

f) Om tjänsterna av tekniska skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss entreprenör.

För tillämpningen av första stycket punkt a skall synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 168.2. Den delegerade utanordnaren skall där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnare som berörs fastställa att en krissituation råder och regelbundet ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.

2. De fortsatta tjänster inom ramen för ett befintligt åtagande som avses i punkt 1 c är följande:

a) Kompletterande tjänster som inte ingår i det ursprungliga kontraktet men som till följd av oförutsedda händelser blivit nödvändiga för att kontraktet skall kunna fullföljas får upphandlas genom förhandlat förfarande, förutsatt att den kompletterande tjänsten varken tekniskt eller ekonomiskt kan separeras från det ursprungliga kontraktet utan att detta orsakar betydande svårigheter för den upphandlande myndigheten och det totala värdet på de kompletterande tjänsterna inte överstiger 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.

b) Kompletterande tjänster som utgör en repetition av liknande tjänster som utförts tidigare av en tjänsteleverantör som redan tilldelats ett kontrakt för ändamålet på villkor att det föregående kontraktet har offentliggjorts i ett meddelande om upphandling och möjligheten att använda ett förhandlat förfarande för nya tjänster inom ramen för samma projekt samt motsvarande kostnader tydligt anges i det ursprungliga meddelandet om upphandling.

Kontraktet får endast förnyas en gång, och det nya kontraktet får varken ingås till ett högre belopp eller för en längre löptid än det ursprungliga.

Artikel 243

Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av varor

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. De beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 167 i budgetförordningen är för varuupphandlingar de följande:

a) Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 150000 euro: öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 122.2 a och 240.2 a.

b) För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 30000 euro, men är lägre än 150000 euro: öppna lokala anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 122.2 a och 240.2 b.

c) För upphandlingar vars värde understiger 30000 euro: förhandlat förfarande under konkurrens enligt punkt 2.

För upphandlingar vars värde är lägre än 5000 euro får endast ett anbud lämnas.

2. Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 c skall den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre leverantörer som den själv valt ut. Detta förfarande som möjliggör en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns "förhandlat förfarande under konkurrens" och omfattas inte av artikel 124.

Öppnande och bedömning av anbuden skall skötas av en jury som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Dess medlemmar skall underteckna en försäkran om att de är opartiska.

Om den upphandlande myndigheten inte får in minst tre giltiga förslag skall upphandlingen ogiltigförklaras och göras om.

3. Alla anbud av teknisk och finansiell art skall läggas i ett plomberat innerkuvert som skall placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet skall anges

a) den adress dit anbuden skall skickas enligt ansökningshandlingarna,

b) referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras,

c) i förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser,

d) angivelsen "Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat", vilket skall anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.

Anbuden skall öppnas offentligt av den kommitté som skall bedöma dem på den dag och tidpunkt som fastställts i upphandlingsdokumenten. Vid det offentliga öppnandet av anbuden skall anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anser relevanta tillkännages.

4. När det gäller varuleveranser som inte innefattar service efter upphandlingen skall priset vara det enda tilldelningskriteriet.

Om det föreligger erbjudanden om service efter upphandlingen eller om särskild utbildning om den levererade produkten och dessa erbjudanden tillmäts stor vikt, skall det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljas, med hänsyn tagen till både priset och den tekniska kvaliteten på den tjänst som erbjuds.

Artikel 244

Användning av det förhandlade förfarandet för varuupphandlingar

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. Kontrakt om leverans av varor får tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter och under förutsättning att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet:

a) Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 91.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.

b) Om detta motiveras av varans natur eller karakteristik, till exempel om kontraktet bara kan uppfyllas av en leverantör som innehar ett patent eller en licens.

c) Då det gäller ytterligare leveranser från den ursprunglige leverantören, vilka är avsedda antingen som delersättning för normala leveranser eller installationer, eller som utökning av redan förekommande leveranser eller installationer, om ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper, som skulle medföra bristande kompatibilitet eller orimliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll.

d) Om ett anbudsförfarande genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarande får efter eget val inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt.

2. För tillämpningen av punkt 1 a skall synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 168.2. Den delegerade utanordnaren skall där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnare som berörs fastställa att en krissituation råder och regelbundet ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.

Artikel 245

Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. För beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 167 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten:

a) Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 5000000 euro:

i) Som regel öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 122.2 a och 240.2 a.

ii) Undantagsvis selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 122.2 b och 240.2 a, förutsatt att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet.

b) För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300000 euro, men är lägre än 5000000 euro: öppna lokala anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 122.2 a och 240.1 b.

c) För upphandlingar vars värde understiger 300000 euro: förhandlat förfarande enligt artikel 2.

Kontrakt vars värde är lägre än 5000 euro får tilldelas även om det bara föreligger ett anbud.

2. Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 c skall den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre entreprenörer som den själv valt ut. Detta förfarande, som möjliggör en begränsad konkurrens utan publicering, benämns "förhandlat förfarande under konkurrens" och omfattas inte av artikel 124.

Öppnande och bedömning av anbuden skall skötas av en jury som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Dess medlemmar skall underteckna en försäkran om att de är opartiska.

Om den upphandlande myndigheten inte får in minst tre giltiga förslag skall upphandlingen ogiltigförklaras och göras om.

3. Urvalskriterierna är avsedda att avgöra anbudsgivarens förmåga att genomföra liknande typer av kontrakt, särskilt genom bedömning av liknande arbeten som genomförts under de senaste åren. Sedan ett urval gjorts enligt dessa kriterier och de anbud som inte överensstämmer med kraven eliminerats skall priset var det enda tilldelningskriteriet.

4. Alla anbud av teknisk och finansiell art skall läggas i ett plomberat innerkuvert som skall placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet skall anges

a) den adress dit anbuden skall skickas enligt ansökningshandlingarna,

b) referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras,

c) i förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser,

d) angivelsen "Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat", vilket skall anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.

Anbuden skall öppnas offentligt av den kommitté som skall bedöma dem på den dag och tidpunkt som fastställts. Vid det offentliga öppnandet av anbuden skall anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anse relevanta tillkännages.

Artikel 246

Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. Kontrakt om leverans av bygg- och anläggningsarbeten får tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter och under förutsättning att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet:

a) Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 91.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten

b) Om det gäller kompletterande arbeten som inte anges i det ursprungliga kontraktet men som blivit nödvändiga på grund av oförutsedda omständigheter och som krävs för att bygg- och anläggningsarbetet i fråga skall kunna slutföras, på de villkor som anges i punkt 2.

c) Om ett anbudsförfarande genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarande efter eget val får inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt.

För tillämpningen av första stycket punkt a skall synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 168.2. Den delegerade utanordnaren skall där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.

2. De kompletterande arbeten som avses i punkt 1 b skall utföras av den entreprenör som redan genomför det ursprungliga bygg- och anläggningsarbetet, förutsatt att

a) dessa arbeten av tekniska eller finansiella skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för mottagaren,

b) dessa arbeten - oavsett om de går att avskilja från huvudkontraktet - är absolut nödvändiga för att arbetet skall kunna slutföras,

c) det totala värdet av tilldelade kontrakt på tillkommande arbeten inte överstiger 50 % av värdet av det ursprungliga kontraktet.

Artikel 247

Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av fast egendom

(Artikel 167 i budgetförordningen)

De upphandlingar av fast egendom som avses i artikel 235 kan göras med hjälp av det förhandlade förfarandet sedan den lokala marknaden kartlagts och sedan ett förhandsgodkännande inhämtats från kommissionen om denna inte är upphandlande myndighet.

Artikel 248

Val av upphandlingsförfarande vid blandad upphandling

(Artikel 167 i budgetförordningen)

När det gäller upphandling som omfattar såväl tjänster som varor eller bygg- och anläggningsarbeten skall den upphandlande myndigheten, förutsatt att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet, själv fastställa beloppsgränserna och förfarandena beroende på vilka som är de tyngst vägande komponenterna i upphandlingen, bland annat ur operativ synvinkel.

Artikel 249

Upphandlingsdokument

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. De upphandlingsdokument som avses i artikel 130 skall upprättas på grundval av bästa internationella praxis och enligt bestämmelser i detta kapitel när det gäller offentliggörande och kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna.

2. När det gäller upphandling av tjänster skall upphandlingsdokumenten innehålla följande:

a) En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande skall anges:

i) Typ av upphandling.

ii) Tilldelningskriterierna och de olika kriteriernas relativa betydelse.

iii) Om möten får hållas och i så fall vid vilka tidpunkter.

iv) Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.

v) Om det är tillåtet att lägga ut delar av kontraktet på underentreprenad och i så fall i vilken utsträckning.

vi) Hur stor budget som totalt sett är disponibel för upphandlingen.

vii) I vilken valuta anbudet skall uttryckas.

b) En selektiv förteckning över antagna anbudssökande (där det skall anges att det inte får finnas någon koppling dem emellan).

c) Allmänna villkor för tjänsteupphandlingar.

d) Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.

e) En kravspecifikation som anger ungefärlig tidsplan för projektet och vid vilken tidpunkt de huvudsakliga experterna behöver vara disponibla.

f) Ett underlag för prisangivelse, som skall fyllas i av anbudsgivaren.

g) Formulär för insändandet.

h) Upphandlingsformulär.

i) Formulär avseende säkerhet som skall ställas av en bank eller motsvarande institut för utbetalningar inom ramen för förhandsfinansieringen.

3. När det gäller upphandling av varor skall upphandlingsdokumenten innehålla följande:

a) En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande skall anges:

i) Urvals- och tilldelningskriterier.

ii) Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.

iii) I vilken valuta anbudet skall uttryckas.

b) Allmänna villkor för upphandling av varor.

c) Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.

d) Teknisk bilaga med eventuella planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande.

e) Ett underlag för prisangivelse, som skall fyllas i av anbudsgivaren.

f) Formulär för insändandet.

g) Upphandlingsformulär.

h) Formulär avseende säkerhet som skall ställas av en bank eller motsvarande institut avseende

i) anbudet,

ii) förskottsbetalningen, samt

iii) ett korrekt genomförande.

4. När det gäller upphandling av bygg- och anläggningsarbeten skall upphandlingsdokumenten innehålla följande:

a) En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande skall anges:

i) Urvals- och tilldelningskriterier.

ii) Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.

iii) I vilken valuta anbudet skall uttryckas.

b) Allmänna villkor för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.

c) Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.

d) Tekniska bilagor med planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande.

e) Ett underlag för prisangivelse, som skall fyllas i av anbudsgivaren samt detaljerade prisuppgifter.

f) Formulär för insändandet.

g) Upphandlingsformulär.

h) Formulär avseende säkerhet som skall ställas av en bank eller motsvarande institut avseende

i) anbudet,

ii) förhandsfinansieringen,

iii) ett korrekt genomförande.

5. I händelse av motstridighet skall de särskilda villkoren som avses i punkterna 2 d, 3 c och 4 c gälla i stället för de allmänna villkoren.

Artikel 250

Säkerheter

(Artiklarna 102 och 167 i budgetförordningen)

1. Med undantag från artikel 150 skall säkerheter som ställts i förväg uttryckas i euro eller i den valuta som anges i det kontrakt som de täcker.

2. För bygg- och anläggningsarbeten kan den upphandlande myndigheten kräva en säkerhet enligt detta kapitel som utgör 1-2 % av kontraktens sammanlagda värde, i enlighet med bestämmelserna i artikel 150. Säkerheten frisläpps när kontraktet tilldelats någon part. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.

3. En säkerhet skall krävas vid utbetalningar av förhandsfinansiering som överstiger 150000 euro. Säkerheten skall frigöras i takt med att förhandsfinansieringen regleras, genom att den räknas av från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till kontraktsparten, i enlighet med villkoren i kontraktet.

4. Vid undertecknandet av kontrakt för bygg- och anläggningsarbeten skall anbudsgivaren ställa en säkerhet för att garantera ett korrekt genomförande av kontraktet till det belopp som fastställs i upphandlingsdokumenten och som högst skall motsvara 10 % av det samlade kontraktsvärdet. Denna säkerhet skall tidigast löpa ut då bygg- och anläggningsarbetena har slutförts. Om kontraktet inte genomförs tillfredsställande skall hela säkerheten tas i anspråk.

Artikel 251

Förfarandefrister

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. Anbuden skall inkomma till den upphandlande myndigheten till den adress och före det datum och klockslag som anges i inbjudan att lämna in anbud. Tidsfristerna för mottagande av anbud eller ansökningar om att få lämna anbud skall fastställas av den upphandlande myndigheten, och skall vara så långa att berörda parter ges en rimlig tid för att sammanställa och lägga fram sina anbud.

När det gäller tjänstekontrakt skall anbudsfristen vara minst 50 dagar räknat från dagen då den inledande anbudsinfordran avsändes. I brådskande fall och med kommissionens förhandsgodkännande kan andra tidsfrister beviljas.

2. Anbudsgivarna kan ställa frågor skriftligen senast 21 dagar innan sista anbudsdagen. Den upphandlande myndigheten skall besvara anbudsgivarnas frågor senast 11 dagar före sista anbudsdagen.

3. Vid selektiv internationell anbudsinfordran skall anbudsfristen vara minst 30 dagar räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling. Räknat från dagen då den inledande skrivelsen med uppmaning att lämna anbud avsändes skall tidsfristen för mottagande av anbud vara minst 50 dagar. I vissa undantagsfall och med kommissionens förhandsgodkännande kan andra tidsfrister beviljas.

4. Vid öppen internationell anbudsinfordran skall tidsfristerna för mottagande av anbuden minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling:

a) 90 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.

b) 60 dagar vid upphandling av varor.

I vissa undantagsfall och med kommissionens förhandsgodkännande kan andra tidsfrister beviljas.

5. Vid öppen lokal anbudsinfordran skall tidsfristerna för mottagande av anbuden minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling:

a) 60 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.

b) 30 dagar vid upphandling av varor.

I vissa undantagsfall och med kommissionens förhandsgodkännande kan andra tidsfrister beviljas.

6. För de förhandlade förfaranden under konkurrens som avses i artikel 241.1 b, artikel 243.1.c och artikel 245.1 c skall tidsfristen för de anbudssökande som valts ut för att lämna in anbud vara minst 30 dagar räknat från den dag då inbjudan skickades ut.

7. För upphandling av tjänster skall anbuden vara giltiga i 90 dagar räknat från den sista anbudsdagen. I undantagsfall och före utgången av anbudens giltighetsperiod kan den upphandlande myndigheten hos anbudsgivarna begära en förlängning av denna period som dock inte får överstiga 40 dagar. Den anbudsgivare vars anbud väljs ut skall låta anbudet gälla i ytterligare 60 dagar räknat från meddelandet om tilldelningen av kontraktet.

8. För upphandling av varor skall anbuden vara giltiga i 90 dagar räknat från den sista anbudsdagen. I undantagsfall och före utgången av anbudens giltighetsperiod kan den upphandlande myndigheten hos anbudsgivarna begära en förlängning av denna period som dock inte får överstiga 40 dagar. Den anbudsgivare vars anbud väljs ut skall låta anbudet gälla i ytterligare 60 dagar räknat från meddelandet om tilldelningen av kontraktet.

9. För upphandling av bygg- och anläggningsarbeten skall anbuden vara giltiga i 90 dagar räknat från den sista anbudsdagen. I undantagsfall och före utgången av anbudens giltighetsperiod kan den upphandlande myndigheten hos anbudsgivarna begära en förlängning av denna period som dock inte får överstiga 40 dagar. Den anbudsgivare vars anbud väljs ut skall låta anbudet gälla i ytterligare 60 dagar räknat från meddelandet om tilldelningen av kontraktet.

10. Tidsfristerna i punkterna 1-9 avser kalenderdagar.

Artikel 252

Utvärderingskommittéer

(Artikel 167 i budgetförordningen)

1. Alla ansökningar om att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren skall utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté på grundval av tidigare tillkännagivna uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier. Kommittén skall bestå av ett ojämnt antal medlemmar, minst tre, som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs för att göra en tillfredsställande bedömning av anbuden.

2. Om kommissionen inte är upphandlande myndighet skall den regelbundet informeras. Kommissionen skall alltid inbjudas att medverka som observatör vid öppnandet och bedömningen av anbuden och skall få en kopia av varje anbud. Den upphandlande myndigheten skall överlämna resultatet av granskningen av anbuden och ett förslag till tilldelning av kontrakt till kommissionen för godkännande. Efter detta godkännande skall den upphandlande myndigheten underteckna kontrakten och anmäla dem till kommissionen.

3. Anbud skall avvisas om de inte innehåller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten, eller om de inte uppfyller de särskilda krav för den aktuella upphandlingsomgången som fastställs i dessa dokument.

4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 139 skall kommissionen begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.

KAPITEL 4

Beviljande av bidrag

Artikel 253

Finansiering helt och hållet med gemenskapsmedel

(Artikel 169 i budgetförordningen)

1. Med undantag från kravet på samfinansiering vid beviljande av bidrag i enlighet med artikel 109 i budgetförordningen får en åtgärd finansieras helt och hållet med gemenskapsmedel i följande fall för så vitt ett förbud mot detta inte finns i den grundläggande rättsakten:

a) Humanitärt bistånd, inklusive stöd till flyktingar, människor som tvingats lämna sin hembygd, återuppbyggnad och minröjning.

b) Stöd för krissituationer i den mening som avses i artikel 168.2.

c) Åtgärder som syftar till att skydda människors hälsa eller grundläggande rättigheter.

d) Åtgärder som vidtas vid genomförandet av finansieringsöverenskommelser med tredje land eller åtgärder med internationella organisationer i den mening som avses i artikel 43.

2. Undantag från kravet på samfinansiering enligt punkt 1 skall motiveras i tilldelningsbeslutet när det gäller de aktuella åtgärderna.

Utanordnaren måste kunna motivera att finansiering helt och hållet med gemenskapsmedel är nödvändig för att kunna genomföra åtgärden i fråga.

KAPITEL 5

Förskottskonton och inventarieförteckningar

Artikel 254

Upprättande av förskottskonton

(Artikel 63 i budgetförordningen)

För betalning av vissa utgiftskategorier får ett eller flera förskottskonton upprättas i varje lokal enhet utanför gemenskapen i enlighet med artikel 63 i budgetförordningen. Till lokala enheter skall räknas gemenskapens representationer och kontor i tredje land.

Besluten om att upprätta förskottskonton skall innehålla regler för kontonas användning med hänsyn tagen till den lokala enhetens särskilda behov och i enlighet med bestämmelserna i artikel 67.

Artikel 255

Personer som skall vara bemyndigade att förvalta kontona

(Artikel 62 i budgetförordningen)

Varje institution skall fastställa hur de anställda som den utser och bemyndigar att administrera de konton som öppnats vid de lokala enheter som avses i artikel 254 skall vara bemyndigade att meddela de lokala bankerna deras namn och namnteckningsprover.

Artikel 256

Inventarieförteckning över och annonsering av försäljningar

(Artikel 138 i budgetförordningen)

1. De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör tillgångar för gemenskaperna skall för delegationernas vidkommande föras lokalt. De skall med jämna mellanrum sändas till de centrala avdelningarna i enlighet med de regler som antagits av respektive institution.

Lös egendom i transit till delegationerna skall föras upp på en preliminär lista före registrering i de löpande förteckningarna.

2. Annonsering om försäljning av delegationernas lösa egendom skall ske enligt lokal praxis.

AVDELNING IV

(AVDELNING V I BUDGETFÖRORDNINGEN)

EUROPEISKA INTERINSTITUTIONELLA BYRÅER

Artikel 257

Tillämpningsområde

(Artikel 171 i budgetförordningen)

De byråer som avses i artikel 171 i budgetförordningen är följande:

a) Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer.

b) Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.

c) Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal.

d) Byrån för löneadministration och utbetalningar till personalen.

e) Infrastruktur- och logistikbyråerna i Bryssel och Luxemburg.

En eller flera institutioner kan inrätta ytterligare byråer om detta motiverats genom en studie av kostnadseffektiviteten och garanterar att gemenskapens insats synliggörs.

Artikel 258

Särskilda regler förPublikationsbyrån

(Artikel 171 i budgetförordningen)

Vad avser Publikationsbyrån skall varje institution själv ha utanordnarens ansvar när det gäller de utgifter som belastar anslagen för de publikationer som produceras externt genom publikationsbyråns försorg. Nettoinkomsterna från försäljning av publikationer skall föras in i inkomstredovisningen för den institution som författat dem och betraktas som en inkomst avsatt för särskilt ändamål i enlighet med artikel 18 i budgetförordningen.

Artikel 259

Räkenskapsförarens delegering av vissa uppgifter

(Artikel 172 i budgetförordningen)

På förslag av varje byrås förvaltningskommitté får kommissionens räkenskapsförare till en av den berörda byråns anställda delegera vissa av sina uppgifter beträffande de inkomst- och utgiftstransaktioner som skall förvaltas direkt av byrån.

Artikel 260

Likvida medel - bankkonton

(Artikel 172 i budgetförordningen)

Kommissionen får öppna bankkonton eller postgirokonton i en byrås namn för att täcka dess behov av likvida medel, på begäran av byråns förvaltningskommitté.

Dessa konton skall regelbundet förses med medel av kommissionen på begäran av den berörda byrån. Överföringarna till dessa konton får inte överstiga de medel som avsatts för ändamålet i kommissionens budget för det pågående budgetåret.

Det årliga saldot för varje byrås likvida medel skall stämmas av och regleras mellan byrån och kommissionen vid budgetårets slut.

Artikel 261

Tillämpningsföreskrifter

(Artikel 175.1 i budgetförordningen)

De tillämpningsföreskrifter som fastställs av förvaltningskommittén för varje byrå i enlighet med artikel 175.1 i budgetförordningen skall vara förenliga med denna förordning.

AVDELNING V

(AVDELNING VI I BUDGETFÖRORDNINGEN)

ADMINISTRATIVA ANSLAG

Artikel 262

Tillämpningsområde

(Artikel 177 i budgetförordningen)

De administrativa anslag som täcks av denna avdelning definieras i artikel 27.

Artikel 263

Fastighetstransaktioner

(Artikel 179.3 i budgetförordningen)

Före ingående av de kontrakt som avses i artikel 179.3 i budgetförordningen skall varje institution meddela budgetmyndigheten alla relevanta upplysningar om den planerade transaktionen, kostnaden som transaktionen medför för det innevarande årets budget samt för framtida budgetår, att transaktionen är förenlig med principen om en sund ekonomisk förvaltning samt dess konsekvenser på budgetplanen.

Den aktuella institutionen informerar vid detta tillfälle budgetmyndigheten om programplaneringen för sina fastighetsprojekt.

Artikel 264

Hyresgarantier

(Artikel 177 i budgetförordningen)

Kommissionens hyresgarantier skall utgöras av en banksäkerhet eller insättning på ett spärrat bankkonto som skall vara utställt i kommissionens och hyresvärdens namn och uttryckt i euro, utom i vederbörligen motiverade fall.

Artikel 265

Förskott till institutionernas personal och ledamöter

(Artikel 177 i budgetförordningen)

Förskott får betalas ut till institutionernas personal och ledamöter enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

DEL 3

ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER

AVDELNING I

ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER

Artikel 266

Överföring av forskningsanslag mellan budgetrubriker

(Artikel 160 i budgetförordningen)

Vad beträffar direkta och indirekta åtgärder inom forskningsområdet enligt artikel 229.2-5 skall förfarandet för överföring av anslag under budgetåret 2003 regleras genom artikel 95.1-2 i budgetförordningen av den 21 december 1977.

Artikel 267

Avslutning av garantikontot

1. Kreditsaldot på det garantikonto som öppnats i de allmänna räkenskaperna i varje räkenskapsförares eller underordnad räkenskapsförares namn och som tillförts de särskilda ersättningar som uppburits enligt artikel 75 i budgetförordningen av den 21 december 1977 skall utbetalas till de berörda eller deras efterlevande efter beslut av institutionerna och beviljande av ansvarsfrihet för budgetåren 2001 och 2002 efter yttrande av räkenskapsföraren då denne inte är personligen berörd.

2. Kreditsaldot på det garantikonto som öppnats i de allmänna räkenskaperna i varje förskottsförvaltares namn och som tillförts de särskilda ersättningar som uppburits enligt artikel 75 i budgetförordningen av den 21 december 1977, skall utbetalas till de berörda eller deras efterlevande efter godkännande och kontroll av räkenskapsföraren och den berörde utanordnaren.

3. Garantikontot skall fram till dess att det avslutas krediteras med en ränta som motsvarar det månatliga genomsnittet av de månatliga räntesatser som tillämpas av Europeiska centralbanken för dess huvudsakliga refinansieringstransaktioner, vilka offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, C-serien.

Artikel 268

Omräkning till euro av åtaganden och beräknade fordringar från före den 1 januari 2003

(Artikel 16 i budgetförordningen)

De budgetmässiga åtaganden som ingåtts och de beräknade fordringar enligt artikel 161.2 i budgetförordningen som upprättats före den 1 januari 2002 i en annan valuta än euro skall beräknas i euro senast den 30 juni 2003 enligt den kurs som avses i artikel 7 och som gäller den 1 januari 2003.

Artikel 269

Decentraliserad förvaltning av stöd inför anslutningen

(Artikel 53 i budgetförordningen)

När det gäller det stöd inför anslutningen som avses i rådets förordning (EEG) nr 3906/89(22)och rådets förordning (EG) nr 555/2000(23) skall bestämmelserna om förhandsgranskning i artikel 35 inte påverka den decentraliserade förvaltning som redan genomförts tillsammans med de berörda kandidatländerna.

AVDELNING II

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 270

Organisationer som avses i artikel 185 i budgetförordningen

(Artikel 185 i budgetförordningen)

De organ som faktiskt tar emot bidrag ur gemenskapens budget och som tas upp i en förteckning som kommissionen bifogar det preliminära budgetförslaget för varje budgetår skall vara skyldiga att rätta sig efter villkoren i artiklarna 14.2, 46.1.3 d och 185 i budgetförordningen

Artikel 271

Aktualiseringar av beloppsgränser och belopp

1. De beloppsgränser och belopp som föreskrivs i artiklarna 67, 128, 129, 151, 152, 173, 180, 181, 222 och 226 skall aktualiseras vart tredje år på grundval av förändringar i gemenskapens konsumentprisindex.

2. De beloppsgränser som avses i artikel 157 b och artiklarna 158.1 a och c i fråga om kontrakt skall revideras vartannat år enligt artikel 7.1 b i direktiv 92/50/EEG, artikel 6.2 a i direktiv 93/37/EEG samt artikel 5.1 c i direktiv 93/36/EEG.

3. Kommissionen skall fastställa de nya beloppen och beloppsgränserna enligt tidsangivelserna och kriterierna i punkt 1 och 2, och se till att övriga institutioner hålls underrättade genom att beloppen och beloppsgränserna offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Artikel 272

Upphävande

Förordning (Euratom, EKSG, EG) nr 3418/93 skall upphävas.

Hänvisningarna till den upphävda förordningen skall tolkas som hänvisningar till denna förordning.

Artikel 273

Ikraftträdande

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2003.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 23 december 2002.

På kommissionens vägnar

Michaele Schreyer

Ledamot av kommissionen

(1) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) EGT L 315, 16.12.1993, s. 1.

(3) EGT L 228, 24.8.2001, s. 8.

(4) EGT L 130, 31.5.2000, s. 1.

(5) EGT L 200, 8.8.2000, s. 35.

(6) EGT L 209, 24.7.1992, s. 1.

(7) EGT L 199, 9.8.1993, s. 1.

(8) EGT L 199, 9.8.1993, s. 54.

(9) EGT L 285, 29.10.2001, s. 1.

(10) (SEC(1999) 1801).

(11) EGT L 39, 17.2.1996, s. 5.

(12) EGT L 209, 2.8.1997, s. 6.

(13) Entscheidung eller Beschluss.

(14) EGT C 316, 27.11.1995, s. 48.

(15) EGT C 195, 25.6.1997, s. 1.

(16) EGT L 315, 29.12.1998, s. 1.

(17) EGT L 166, 28.6.1991, s. 77.

(18) EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.

(19) EGT L 163, 2.7.1996, s. 1.

(20) EGT L 57, 27.2.2001, s. 5.

(21) EGT L 346, 17.12.1997, s. 23.

(22) EGT L 375, 23.12.1989, s. 11.

(23) EGT L 68, 16.3.2000, s. 3.