Kommissionens rekommendation

av den 7 september 2001

om riktlinjer för genomförandet av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 761/2001 om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (EMAS)

[delgivet med nr K(2001) 2503]

(Text av betydelse för EES)

(2001/680/EG)

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR UTFÄRDAT DENNA REKOMMENDATION

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 211 andra strecksatsen i detta, och

av följande skäl:

(1) I Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 761/2001 av den 19 mars 2001 om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (EMAS)(1) definieras de grundläggande kraven för organisationers deltagande i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (EMAS).

(2) Enligt förordning (EG) nr 761/2001 skall kommissionen främja ett enhetligt genomförande av EMAS, i synnerhet när det gäller kontroller i enlighet med artikel 4.7.

(3) Kontrollernas enhetlighet kan garanteras genom att förtydliga bestämmelserna för organisationerna och genom riktlinjer för miljökontrollanternas verksamhet.

(4) I tillämpliga fall skall riktlinjer ges när det gäller genomförandet av förordning (EG) nr 761/2001 för att erbjuda organisationerna ett effektivt stöd och bidra till en harmoniserad utveckling av EMAS i alla medlemsstater. Nämnda riktlinjer bör i synnerhet omfatta arbetstagarnas delaktighet i enlighet med bilaga I.B.4 till den förordningen och utarbetandet av de miljöredovisningar som avses i bilaga III.3.1 till samma förordning.

(5) De riktlinjer som föreskrivs i denna rekommendation är förenliga med yttrandet från den kommitté som upprättats enligt artikel 14 i förordning (EG) nr 761/2001.

HÄRIGENOM REKOMMENDERAS FÖLJANDE.

1. EMAS-miljöredovisningarna enligt artikel 3.2 e i förordning (EG) nr 761/2001 bör utarbetas i enlighet med riktlinjerna i bilaga I till denna rekommendation.

2. De organisationer som tillämpar EMAS bör beakta de riktlinjer om arbetstagarnas deltagande som fastställs i bilaga II.

3. Organisationerna och miljökontrollanterna bör beakta de riktlinjer om identifiering av miljöaspekter och bedömning av deras betydelse som fastställs i bilaga III.

4. Små och medelstora organisationer och miljökontrollanterna bör beakta de riktlinjer för kontrollen av små och medelstora företag som fastställs i bilaga IV.

5. Denna rekommendation riktar sig till medlemsstaterna.

Utfärdad i Bryssel den 7 september 2001.

På kommissionens vägnar

Margot Wallström

Ledamot av kommissionen

(1) EGT L 114, 24.4.2001, s. 1.

BILAGA I

RIKTLINJER FÖR MILJÖREDOVISNINGEN

(Alla hänvisningar till bilagor avser bilagorna till förordning (EG) nr 761/2001, om inget annat anges)

1. INLEDNING

Syftet med EMAS är att hjälpa organisationer att skaffa rutiner för och vidareutveckla sin miljöprestanda. Dessa riktlinjer är avsedda att vara till hjälp för organisationer vid utformningen av den miljöredovisning som krävs enligt det system som föreskrivs i förordning (EG) nr 761/2001 och lyfter fram frågor som skall övervägas vid sammanställningen av redovisningen i enlighet med bilaga III.

Vid sammanställningen av dessa riktlinjer har man tagit hänsyn till olika intressenters informationsbehov och hur organisationer kan möta dessa behov. Öppenhet, insyn och regelbunden information om miljöarbetet är nyckelfaktorer som skiljer EMAS från andra system. Dessa faktorer är också viktiga för att organisationen skall kunna vinna intressenternas förtroende.

1.1 Planering

Genom att lägga ned lite extra möda på utformningen av miljöredovisningen kan man öka användningen av den och ge den ett betydande mervärde för att sprida resultaten och löpande förbättra organisationens miljöprestanda. Den är i synnerhet ett tillfälle att ge en positiv bild av organisationens miljöprestanda till kunder, leverantörer, kringboende, entreprenörer och anställda.

Olika målgrupper kräver olika slags information. Att i tid fundera på deras behov är viktigt vid beslutet om innehållet i miljöredovisningen, vilket format den skall ha och hur den skall spridas.

EMAS ger organisationer möjlighet att anpassa relevant information till särskilda målgrupper och säkerställer samtidigt att all information finns tillgänglig för dem som vill ha den. Organisationerna bör tänka igenom hur man bäst förmedlar informationen till olika målgrupper och om detta skall ske i form av enenda rapport eller genom utdrag från godkänd information. Den information som skall ingå i miljöredovisningen bör vara lätt att få tag på från miljöledningssystemet och bör, som sådan, inte vara svår att generera.

Även om det enligt förordning (EG) nr 761/2001 krävs att miljöinformation skall presenteras i pappersformat för dem som inte kan tillägna sig informationen på annat sätt (punkt 3.1 i bilaga III) uppmuntras organisationer att utnyttja alla tillgängliga metoder för att göra miljöredovisningen tillgänglig för allmänheten (punkt 3.6 i bilaga III). Genom dokument i elektroniskt format, t.ex. på webbplatser, kan man på ett kostnadseffektivt sätt göra information tillgänglig för ett stort antal människor, samtidigt som det enkelt går att skriva ut den för dem som inte har tillgång till sådana resurser. På detta sätt kan organisationer undvika kostnaderna för att producera ett stort antal dyra, eleganta rapporter. För att ge en allmän bild av organisationens miljöprestanda föreskrivs i förordning (EG) nr 761/2001 att informationen skall göras tillgänglig i en konsoliderad, tryckt version i samband med organisationens första registrering och därefter vart tredje år. Dessutom måste organisationerna årligen uppdatera eventuella ändringar av denna information (förutom på de villkor som anges i de riktlinjer för kontroll-, godkännande- och revisionsfrekvens som fastställs i bilaga II till kommissionens beslut 2001/681/EG(1)).

1.2 Utformning och innehåll

Eftersom miljöredovisningen är ett offentligt dokument bör den skrivas på ett kortfattat och begripligt sätt. Det finns inget som säger att EMAS-redovisningar måste vara långa, komplicerade dokument. En kortfattad, väl uppställd redovisning kan förmedla all relevant information till läsaren. Detta gäller särskilt för små företag.

I förordning (EG) nr 761/2001 föreskrivs varken på vilket sätt miljöredovisningen skall utformas eller i vilken ordning olika frågor skall behandlas. Detta är något som organisationerna själva får fastställa, under förutsättning av kraven i punkt 3.2 i bilaga III uppfylls. Om en organisation tar fram en samlad miljöredovisning som omfattar ett antal anläggningar på olika geografiska platser kan det vara klokt att tänka igenom hur redovisningen skall utformas för att se till att betydande miljöpåverkan för varje anläggning klart identifieras och beskrivs i den samlade redovisningen (punkt 3.7 i bilaga III).

Den som läser miljöredovisningen kanske vill kunna jämföra resultaten av organisationens miljöprestanda under en längre tid för att identifiera betydelsefulla trender. Det är därför viktigt att ta med samma slags information som redovisats tidigare år samt att upprepa eventuella uttalanden som gjorts för underlätta för läsaren att göra jämförelser samt att göra informationen begriplig. Det kan vara klokt att anlita en utomstående part som granskar och kommenterar det färdiga dokumentet.

2. RIKTLINJER

Detta avsnitt innehåller riktlinjer för de krav som anges i punkt 3.2 i bilaga III.

Krav:

a) "En klar och entydig beskrivning av organisationens registrering i EMAS och en sammanfattning av dess verksamhet, produkter och tjänster samt, i förekommande fall, dess relation till eventuella moderorganisationer"

Syfte: Att ge en klar förståelse för organisationen och dess verksamhet, produkter och tjänster.

Hur: Ange var organisationen är belägen och beskriv kortfattat dess verksamheter, produkter och tjänster. Kartor, fotografier och figurer med tillhörande kommentarer kan vara ett sätt att förmedla denna information och kan också användas för att illustrera organisationens miljöledningsstruktur och förhållande till andra delar av organisationen.

I presentationen bör man tydligt ange om endast en del av organisationen är EMAS-registrerad för att undvika förvirring med avseende på närbesläktade delar av organisationen, både från en geografisk och miljöledningsmässig synpunkt.

Om organisationen tillverkar många olika produkter kan dessa slås ihop i produktgrupper. Man skulle kunna inbegripa dels de varor som tillverkas och de tjänster som tillhandahålls, dels uppgifter om antalet anställda i organisationen och grundläggande ekonomiska uppgifter om den.

Om företaget har ägarandelar i dotterbolag, samriskföretag eller lagt ut viss produktion utanför företaget, bör detta redovisas. Samma sak gäller för förvärv, sammanslagningar och avyttringar under året.

God praxis:

- Kartor och figurer.

- Flygfoton med kommentarer.

- Flödesscheman.

- Organisationens klassificering (dvs. NACE-koden).

- Namn på kontaktpersonen (i förekommande fall).

Krav:

b) "Organisationens miljöpolicy och en kort beskrivning av organisationens miljöledningssystem"

Syfte: Att presentera organisationens miljöpolitiska åtaganden och kortfattat beskriva hur dessa genomförs i hela organisationen.

Hur: Genom att inbegripa miljöpolicyn i miljöredovisningen. Redovisa i korta ordalag det miljöledningssystem som organisationen har infört för att genomföra policyn. Ett organisationsschema som visar ansvarsfördelningen när det gäller miljöfrågor kan kanske åskådliggöra hur miljöledningssystemet (EMS) genomförs. Ett enkelt flödesschema kan vidare visa på samband mellan policyn, identifiering och bedömning av miljöaspekter, övergripande och detaljerade miljömål och miljörevision.

Goda råd:

- Inkludera miljöpolicyn, och eventuellt ett inledningsanförande, undertecknad av organisationens verkställande direktör (VD).

- Inkludera ett organisationsschema med kontaktuppgifter för miljörepresentanten.

- Inkludera en illustration som visar miljöledningssystemets struktur.

- Kommentera eventuella större förändringar i miljöpolicyn eller ledningssystemet.

Krav:

c) "En beskrivning av alla betydande direkta och indirekta miljöaspekter som resulterar i betydande miljöpåverkan från organisationens sida och en förklaring av arten av påverkan i relation till dessa aspekter (bilaga VI)"

Syfte: Att ge en överskådlig bild av organisationens betydande miljöaspekter och beskriva miljöpåverkan av dess verksamhet, produkter och tjänster. Det viktigaste är att läsaren förstår sambandet mellan vad organisationen gör och den betydande miljöpåverkan som detta kan förorsaka.

Hur: Organisationen skulle kunna beskriva hur dess olika betydande miljöaspekter påverkar miljön. Alternativt kan organisationen redogöra för hur dess olika miljöaspekter påverkar olika miljöfaktorer (t.ex. luft, vatten, växter och djur). Inflödes/utflödesscheman, tabeller och illustrerade diagram med kommentarer är alla bra metoder för att sammanställa kortfattad information. Se även de riktlinjer om miljöaspekter och miljöpåverkan som fastställs i bilaga III till denna rekommendation.

Kommentera även miljöpåverkan till följd av olyckor samt eventuella miljöskulder. Även miljöpåverkan i samband med tidigare verksamheter som kan omvandlas till framtida skulder kan vara av betydelse.

Exempel - Miljöhänsyn och miljöeffekter

Det är viktigt att EMAS-beskrivningen tydligt redogör för sambandet mellan miljöprogrammet och dess olika verksamheter, å ena sidan, och arten av de potentiella miljöeffekterna som programmet kan ge upphov till, å andra sidan. Detta kan exempelvis visas i tabellform, där sambanden mellan programverksamheten och miljöeffekterna illustreras.

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Goda råd:

- Inbegrip de kriterier som fastställts för att identifiera betydande miljöpåverkan i enlighet med kravet i punkt 6.1 i bilaga VI.

- Använd tabeller, figurer och flödesscheman.

Krav:

d) "En beskrivning av de övergripande och detaljerade miljömålen satta i relation till de betydande miljöaspekterna och den betydande miljöpåverkan"

Syfte: Att visa vad organisationen tänker göra för att förbättra sin miljöprestanda. Organisationernas miljöprogram skall hjälpa läsaren att förstå organisationens insatser för bättre miljöprestanda. Organisationerna skall kunna visa ett tydligt samband mellan de aspekter som man själv anser vara av störst betydelse, och de planer man har för förbättringar.

Hur: Sätt övergripande och detaljerade miljömål i relation till de betydande miljöaspekterna och den betydande miljöpåverkan. Detta kan presenteras i en tabell med angivande av tidsfristen för att uppnå de övergripande och detaljerade miljömålen och kombineras med den information som krävs enligt punkt c. Presentera de övergripande och detaljerade miljömålen i specifika, tillfredsställande, relevanta och, där så är möjligt, mätbara termer.

Exempel - Miljöprogrammets mål och syften

>Plats för tabell>

Goda råd:

- Motivera kortfattat varför just dessa övergripande och detaljerade miljömål har valts ut, i förekommande fall med hänvisning till försiktighetsåtgärder.

- Redovisa ansvarsfördelningen för att nå de övergripande och detaljerade miljömålen.

- Ange kostnaderna för att uppnå de övergripande och detaljerade miljömålen.

- Hänvisa till de övergripande och detaljerade miljömålen under tidigare rapporteringsperioder.

Krav:

e) "En sammanfattning av tillgängliga uppgifter om organisationens miljöprestanda i relation till dess övergripande och detaljerade miljömål med avseende på dess betydande miljöpåverkan. Sammanfattningen kan inbegripa siffror för utsläpp av föroreningar, avfallsgenerering, råvarukonsumtion, energi- och vattenanvändning, buller samt andra aspekter som anges i bilaga VI. Dessa uppgifter bör medge årsvisa jämförelser för att bedöma utvecklingen av organisationens miljöprestanda"

Syfte: Att redovisa organisationens miljöprestanda och hur långt den har kommit för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Vidare att visa hur organisationens miljöprestanda ändras med tiden.

Hur: Redovisa uppgifter om miljöprestanda i förhållande till de övergripande och detaljerade miljömålen med avseende på betydande miljöpåverkan i enlighet med bilaga VI. Miljöprestanda kan presenteras på flera olika sätt, t.ex. genom stapeldiagram, kurvdiagram och tabeller. Absoluta uppgifter om prestanda skulle kunna kombineras med indikatorer för miljöprestanda för att på så sätt kunna påvisa sambandet mellan prestanda och produktion, årsomsättning etc. Vid redovisning av dessa uppgifter måste man se till att man använder korrekta måttenheter. Om organisationen sammanställer uppgifter från olika källor i miljöledningssystemet måste den dessutom se till att den för denna sammanställning använder en korrekt metod, som kan kontrolleras och reproduceras av kontrollanten. Uppgifterna bör redovisas i ett överensstämmande format för att medge årsvisa jämförelser.

Alla övergripande och detaljerade miljömål kanske inte kan uppnås inom de planerade tidsramarna, särskilt inte om organisationen ställer upp mycket höga mål för sig själv. Om de övergripande och detaljerade målen inte uppnås är det brukligt att i miljöredovisningen ange skälen till detta.

Exempel - Utsläpp av CO2 i förhållande till mål och rättsliga bestämmelser

>PIC FILE= "L_2001247SV.000801.TIF">

Goda råd:

- Användningen av indikatorer för miljöprestanda bidrar till att öka tydligheten, öppenheten och jämförbarheten i den information som en organisation tillhandahåller.

- Förklara vilka åtgärder som har vidtagits för att nå aktuella prestandanivåer.

- Redogör för miljöprestanda i förhållande till de övergripande och detaljerade miljömålen samt till lagstadgade krav och nationella eller sektorspecifika miljömål.

- Förklara hur uppgifterna har samlats in och bearbetats.

- Koppla uppfyllelsegraden till de övergripande och detaljerade miljömålen i tidigare miljöredovisningar för att ge en fullständig bild av organisationens miljöprestanda.

- Kommentera varför vissa mål inte har uppnåtts.

- Kommentera varför vissa uppgifter inte finns tillgängliga (t.ex. att inga mätningar har utförts, att det inte föreligger några miljötillstånd eller gränsvärden att iaktta).

Krav:

f) "Övriga faktorer med avseende på miljöprestanda, bl.a. miljöprestanda i relation till rättsliga bestämmelser med avseende på deras betydande miljöpåverkan"

Syfte: Om organisationen redovisar uppgifter om sin miljöprestanda i förhållande till betydande reglerad miljöpåverkan, måste den även redovisa miljöprestanda i förhållande till de föreskrivna gränserna. Organisationen kan också ta med annan information som rör dess miljöprestanda i redovisningen.

Hur: När organisationen redovisar de uppgifter som avses i punkt d kan den också välja att ta med information om föreskrivna gränser för att påvisa att kraven uppfylls. Ytterligare information som organisationen kan ta med inbegriper närmare uppgifter om de investeringar som gjorts för att förbättra miljöprestanda, stöd till lokala miljögrupper och åtgärder för att främja dialog med intressenter. Organisationer kan vilja överväga att redogöra för befintliga säkerhetsplaner.

Goda råd:

- Produktinformation.

- Upphandlingspolicy.

- Viktiga beslut och investeringar.

- Försiktighetsåtgärder/miljöskyddsåtgärder/förebyggande åtgärder.

- Klagomål, allmänna och kommunala frågor.

- Forskning och utveckling.

- Tillbud och överträdelser.

- Budget.

Krav:

g) "Miljökontrollantens namn och ackrediteringsnummer samt datum för godkännandet"

Syfte: Att informera om vem som har godkänt miljöredovisningen och när.

Hur: Detta kan göras i ett formellt uttalande där man anger vad miljökontrollanten har gjort för att godkänna redovisningen.

3. KRITERIER FÖR RAPPORTERING AV MILJÖPRESTANDA

Användningen av indikatorer för miljöprestanda bidrar till att öka tydligheten, öppenheten och jämförbarheten i den information som en organisation tillhandahåller. Valet av dessa indikatorer är viktigt och de måste uppfylla kraven i punkt 3.3 i bilaga III. Kommissionen har i vederbörlig ordning utvecklat riktlinjer om valet och användningen av indikatorer.

4. INFORMATION TILL SÄRSKILDA MÅLGRUPPER

Organisationer kan vilja publicera information som särskilt riktar sig till olika målgrupper. Här nedan återfinns några exempel på vad olika målgrupper kan tänkas vara intresserade av. Se även punkt 3.6 i bilaga III.

Intressenter och informationsbehov

4.1 Kommunen

Särskilt intresse kan förväntas för följande frågor:

- Miljö- och hälsoaspekterna av de ämnen som produceras och släpps ut.

- Yttre risker och hur organisationen förhindrar eller hanterar dessa.

- Information om arten av och antalet klagomål och det sätt på vilket de klagande behandlas samt hur man löser klagomål.

- Information om överskridande av tillåtna utsläppsgränser och vilka åtgärder som har vidtagits för att förhindra en återupprepning.

4.2 Kunder

Förbindelserna mellan en organisation och dess leverantörer och kunder är ofta långsiktiga. Kunder är en särskilt inflytelserik målgrupp. De kan ställa särskilda miljökrav på sina leverantörer (upphandlingspolicy) som rör produkter, tjänster och ledning.

Den specifika information som kunder är intresserade av och de miljöförbättringar som de skulle vilja se kan förmodligen bäst fastställas genom nära ömsesidiga kontakter och samarbete.

4.3 Anställda

Många organisationer betraktar sina egna anställda som en viktig grupp användare av miljöredovisningen. I tillämpliga fall kan organisationen lägga fram miljörapporten för diskussion i arbetarrådet. Särskilt intresse kan förväntas för följande frågor:

- Sambandet mellan miljösituationen och arbetsförhållandena, inbegripet olyckor och tillbud och hur dessa hanteras.

- Planer på och möjligheten till internutbildning i miljöfrågor.

- Genomförandet av miljöledningssystemet.

4.4 Finansinstitut/Investerare

Allt fler investerare, banker och försäkringsbolag visar intresse för organisationers miljöstrategier och miljöprestanda. Särskilt intresse kan förväntas för följande frågor:

- Miljöstrategi och miljöprestanda hos en organisation på bolagsnivå.

- Sambandet mellan miljöinformation och ekonomisk information.

- Organisationens iakttagande av kraven samt kvaliteten på dess miljöledningssystem.

- Markförorening och närvaro av högriskmaterial, t.ex. asbest i byggnader, eventuella miljörisker i samband med (nya) produktionsprocesser, produkter och tjänster.

4.5 Andra målgrupper

Konsumenter och konsumentorganisationer, liksom icke-statliga miljöorganisationer, är ofta intresserade av följande frågor:

- Organisationernas miljöpolicy och miljöprestanda, i samband med processer, produkter och tjänster.

- Aktuella politiska frågor och frågor som debatteras i medierna, t.ex. elektronikindustrins insatser för att återvinna begagnade produkter, undanröjandet av giftiga ämnen inom färg- och limsektorn, träets ursprung inom skogs- och möbelindustrin etc. En organisation bör vara medveten om att det är förståndigt att klargöra sin position, sina ansträngningar och sina resultat i dessa frågor.

- Utvecklingen av miljöprestanda med tiden på olika geografiska platser samt på bolagsnivå, vilket särskilt bör ske inom tydliga ramar som möjliggör jämförelser med de lagstadgade kraven, bästa tillgängliga teknik och andra, jämförbara organisationers miljöprestanda.

- Information om konkreta, övergripande och detaljerade miljömål på lång och kort sikt, inte bara med hänsyn till utsläpp, utan även till indirekt miljöpåverkan, t.ex. användningen av råvaror, produkter och tjänster, uttjänta produkter och transport.

- Hur försiktighetsprincipen har betraktats vid miljöbeslut.

(1) Se s. 34 i detta nummer av Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

BILAGA II

RIKTLINJER OM ARBETSTAGARNAS DELTAGANDE INOM RAMEN FÖR EMAS

(Alla hänvisningar till bilagor avser bilagorna till förordning (EG) nr 761/2001, om inget annat anges)

1. INLEDNING

Dessa riktlinjer för de anställdas deltagande i EMAS grundas på följande:

I artikel 1.2 i förordning (EG) nr 761/2001 fastställs att

"Målet med EMAS skall vara att främja en fortsatt förbättring av organisationernas miljöprestanda genom

...

d) att de anställda aktivt engageras i organisationen och att lämplig utbildning och vidareutbildning erbjuds som möjliggör en aktiv medverkan i de uppgifter som anges i punkt a. Om de så önskar skall företrädare för arbetstagarna också medverka."

I bilaga I till förordning (EG) nr 761/2001 fastställs att

"Organisationen skall identifiera behoven av utbildning och praktisk erfarenhet. All personal vars arbete kan ge upphov till betydande miljöpåverkan skall ha erhållit lämplig utbildning.

Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner så att anställda eller andra berörda på varje relevant funktion och nivå inser

a) betydelsen av att miljöpolicyn, rutinerna och miljöledningssystemet följs,

b) den betydande miljöpåverkan, verklig eller potentiell, som deras arbete kan ge upphov till och möjligheten till de miljöfördelar som kan uppnås genom en förbättrad personlig insats,

c) sina roller och ansvar för att uppnå överensstämmelse med miljöpolicyn, rutinerna och kraven i miljöledningssystemet inklusive krav på nödlägesberedskap,

d) möjliga konsekvenser av att avvika från specificerade driftsrutiner.

Personal med arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan skall ha kunskaper som är grundade på för uppgiften lämplig utbildning och/eller erfarenhet. (Bilaga I A.4.2)"

"Förutom kraven i avsnitt A i bilaga I skall arbetstagare vara delaktiga i den process som syftar till att ständigt förbättra organisationens miljöprestanda. Lämpliga former för deltagande såsom systemet med en förslagsbok eller projektbaserade grupparbeten eller miljökommittéer bör användas för detta ändamål. Organisationerna skall beakta kommissionens riktlinjer om bästa praxis på detta område. Om de så önskar skall företrädare för arbetstagarna också medverka. (Bilaga I B.4)."

Att hela personalen engageras i miljöarbetet öppnar för ökad effektivitet i miljöarbetet och är absolut nödvändigt för att nå framgång. Att de anställda aktivt deltar i den process som syftar till att ständigt förbättra organisationens miljöprestanda bör inte ses som en börda. Dessa riktlinjer är tvärtom ett försök att framhäva motsatsen.

I dessa riktlinjer redogörs för olika sätt att aktivt engagera de anställda som kommer att göra arbetet mer effektivt, avlasta både ledningen och de anställda och säkerställa ett bra genomförande av EMAS.

Arbetet med miljöfrågor måste ske fortlöpande. Om inte alla i en organisation (ledning och anställda) aktivt engageras kommer detta inte att ske.

Att alla i en organisation deltar i arbetet är också ett lämpligt sätt att hålla miljöledningssystemet levande och aktuellt. Erfarenheten har visat att miljöledningssystem som inte aktivt engagerar alla tenderar att bli byråkratiska och inte fungera särskilt bra.

Det är viktigt att få de anställda att inse att miljöarbetet utgör en möjlighet, och inte ett hot, att bl.a. förbättra arbetsförhållandena och skapa en känsla av stolthet över att arbeta i en organisation som värnar om miljön.

Forskning, revision av EMAS-organisationer och erfarenheten av frågor som rör förändringar av arbetsorganisationer i allmänhet har visat att resultaten förbättras när alla anställda fortlöpande aktivt engagerar sig, och särskilt när deras företrädare aktivt deltar i arbetet.

Erfarenheten har dessutom visat att den avmattning som kan uppstå efter en viss tids arbete med system som EMAS och EN ISO 14001 kan undvikas om de anställda aktivt deltar i arbetet.

2. ÅTGÄRDER

2.1 Allmänt

Organisationen bör erkänna att de anställdas aktiva engagemang är en drivande kraft bakom och en nödvändig förutsättning för fortlöpande och framgångsrika miljöförbättringar och en avgörande resurs för förbättring av miljöprestanda. Organisationen bör erkänna att de anställdas aktiva engagemang är det bästa sättet för att på ett framgångsrikt sätt förankra miljölednings- och miljörevisionssystemet i organisationen.

Organisationen bör erkänna att termen "de anställdas engagemang" inbegriper både deltagande av och information till de enskilda arbetstagarna och deras företrädare, enligt nationella system, på alla nivåer och bör därför utgöra en del av systemet för de anställdas deltagande.

Åtgärder bör vidtas för att främja arbetstagarnas aktiva delaktighet.

Bevis för att detta sker bör göras tillgängliga för miljökontrollanter. Sådana bevis kan t.ex. inbegripa följande:

Protokoll från möten med fackföreningar, arbetarråd eller andra organisationer som företräder de anställda, eller från andra interna möten.

Tillgång till lämplig utbildning och information.

Möjligheter för de anställda att komma med förslag (system med förslagslådor).

Tillgång till miljökommittéer.

Möten mellan ledningen och företrädare för de anställda vid vilka organisationens miljöprestanda diskuteras.

Upprättande av miljögrupper eller arbets- och projektgrupper.

Regelbunden information till de anställda och deras företrädare.

Kontakter mellan miljökontrollanter och de anställda och deras företrädare.

Aktiv delaktighet av, information till och samarbete mellan miljötjänstemän/företrädare för ledningen och de anställda och deras företrädare.

Organisationen bör erkänna att ledningens åtagande, lyhördhet och aktiva stöd är en nödvändig förutsättning för att lyckas med dessa processer. I detta sammanhang är det viktigt att understryka behovet av feedback från ledningen till de anställda.

2.2 Utbildning

Organisationen bör erkänna behovet av att de anställda får fortlöpande information om och utbildning i miljöfrågor. Grundläggande information och utbildning bör ges till alla anställda. Det är viktigt att även ledningen får utbildning för att kunna hantera förändringar.

De anställda som är mer direkt engagerade i organisationens miljöledning genom t.ex. deltagande i gemensamma arbetsgrupper, bör i större utsträckning ges möjlighet att förbättra sina kunskaper. Detta bör omfatta, men inte begränsas till, EMAS, miljöpolitik, bästa praxis och kommunikation.

2.3 Delaktighetsnivå

Organisationen bör erkänna att de anställdas deltagande är viktigt och nödvändigt på alla nivåer och i alla skeden, från den allra första dagen för miljöledningsarbetet. Organisationerna bör därför se till att de anställda aktivt deltar i

- utarbetandet av organisationens miljöpolicy,

- den inledande miljöutredningen och analysen av nuläget samt insamling och godkännande av information,

- upprättandet och tillämpningen av ett miljöledningssystem och ett miljörevisionssystem som syftar till att förbättra organisationens miljöprestanda,

- miljökommittéer för att samla in information och för att garantera samarbete mellan miljötjänstemän/företrädare för ledningen och de anställda och deras företrädare,

- gemensamma arbetsgrupper för åtgärder inom ramen för miljöprogrammet och miljörevisionen,

- utarbetandet av miljöredovisningar.

2.4 Förslag från anställda och belöningssystem

Organisationen bör se till att de anställda på ett enkelt sätt kan komma med förslag på hur man kan förbättra miljön. Detta skall t.ex. ske genom att förslagslådor sätts upp.

När de åtgärder som de anställda vidtar leder till att organisationens ekonomiska resultat och miljöprestanda förbättras bör de anställda belönas. Både ekonomiska och andra slags belöningssystem kan användas.

BILAGA III

RIKTLINJER FÖR IDENTIFIERING AV MILJÖASPEKTER OCH BEDÖMNING AV DERAS BETYDELSE

(Alla hänvisningar till bilagor avser bilagorna till förordning (EG) nr 761/2001, om inget annat anges)

1. SYFTET MED RIKTLINJERNA

Syftet med detta dokument är att hjälpa organisationer som tillämpar EMAS att identifiera de betydande miljöaspekter som är kopplade till deras verksamhet, produkter och tjänster, som de har kontroll över inom sitt miljöledningssystem eller som de kan utöva inverkan på i enlighet med bilaga VI. Inom ramen för EMAS spelar betydande miljöaspekter en avgörande roll för en organisations miljöledningssystem, för bedömningen och förbättringen av dess miljöprestanda, för fastställandet av övergripande och detaljerade miljömål samt för den fortlöpande översynen. Betydande miljöaspekter och betydande miljöpåverkan är också relevanta för miljöredovisningen enligt bilaga III.

2. FÖRHÅLLANDET MELLAN MILJÖASPEKTER, BETYDANDE MILJÖASPEKTER OCH BETYDANDE MILJÖPÅVERKAN

Principen för EMAS är att miljöaspekter (artikel 2 f i förordning (EG) nr 761/2001) av en organisations verksamhet resulterar i miljöpåverkan (artikel 2 g). Om miljöaspekterna av en organisations verksamhet har en betydande miljöpåverkan måste den aspekten betraktas som betydande och införlivas i miljöledningssystemet.

3. ETT STEGVIS FÖRFARANDE FÖR ATT FASTSTÄLLA BETYDANDE MILJÖASPEKTER

>Plats för tabell>

>PIC FILE= "L_2001247SV.001601.TIF">

4. HUR MAN IDENTIFIERAR DIREKTA MILJÖASPEKTER

Direkta miljöaspekter omfattar den del av en organisations verksamhet, produkter och tjänster som den har direkt kontroll över inom sitt miljöledningssystem. Alla organisationer måste beakta de direkta miljöaspekterna av sin verksamhet. För organisationer utanför industrisektorn kommer emellertid tyngdpunkten att ligga på indirekta miljöaspekter av dess verksamhet, produkter och tjänster.

Tillvägagångssätt

- Prata med anställda

- Gå runt på anläggningen och i grannskapet

- Prata med intressenter

- Granska dokument (t.ex. säkerhetsdatablad, licenser)

- Undersök lagstiftningen (t.ex. materiella rättsregler och tekniska krav, såsom obligatorisk övervakning av föroreningar)

- Granska kriterierna för miljömärkning

- Kontrollera information från handelskammare etc.

- Prata med andra EMAS-företag

- Undersök materialflöden

- Granska befintliga indikatorer för miljöprestanda

- Undersök alla delar av organisationen och dess infrastruktur (t.ex. rörledningar, kraftledningar och spår)

Att fundera över

- Inköpspolitik

- Utsläpp i vatten och luft

- Avfall

- Användning av resurser

- Energi

- Lokala frågor

- Användning och förorening av mark

- Historiska frågor

- Transport

5. INDIREKTA MILJÖASPEKTER OCH I VILKEN UTSTRÄCKNING MAN KAN PÅVERKA DESSA (PUNKT 6.3 I BILAGA VI)

I punkt 6.3 i bilaga VI jämställs indirekta miljöaspekter med direkta miljöaspekter enligt punkt 6.2 i bilaga VI. Indirekta miljöaspekter kan vara ett resultat av en organisations kontakter med tredje parter som till rimlig grad kan påverkas av den organisation som söker EMAS-registrering. För organisationer utanför industrisektorn, till exempel lokala myndigheter och finansinstitut, är det viktigt att även överväga de miljöaspekter som är förknippade med deras kärnverksamhet. En inventering som begränsas till miljöaspekter av en organisations belägenhet och anläggningar är otillräcklig.

Tillvägagångssätt

- Prata med (under-) entreprenörer och leverantörer (t.ex. tjänsteföretag, hyresvärdar)

- Prata med kunder

- Granska användning och bortskaffande av produkter

- Undersök verksamheter hos (under-) entreprenörer

- Granska kriterierna för miljömärkning

- Kontrollera information från handelskammare etc

- Prata med andra EMAS-företag

- Prata med icke-statliga organisationer och andra intressenter

- Läs igenom information om levererade produkter och tjänster

Att fundera över

- Produktfrågor

- Kontrakt

- Transport

- Nya marknader för befintliga produkter

- Finansiella produkter

- Produktutbud

- Turism

- Tjänster

Direkta miljöaspekter kan kontrolleras genom interna ledningsbeslut. Indirekta miljöaspekter kräver att en organisation utövar sin inverkan på (under-) leverantörer, entreprenörer, kunder och användare av sina produkter och tjänster för att få till stånd miljöfördelar. Detta kommer att kräva att organisationerna är kreativa när det gäller det sätt på vilket de utövar sin inverkan. I enlighet med punkt 6.3 a-g i bilaga VI kan indirekta miljöaspekter omfatta, men begränsas inte till, följande:

a) Produktrelaterade frågor (formgivning, utveckling, förpackning, transport, användning och avfallsåtervinning/-hantering)

Organisationer kan vilja överväga

- tillgängliga resultat av livscykelbedömningar av sina produkter,

- resultat av utvecklingen och användningen av indikatorer för miljöprestanda,

- miljöaspekter av levererade produkter, av bearbetningen av sina produkter,

- effekter av en förutsebar felaktig användning, en otillåten återvinning eller ett otillåtet bortskaffande av sina produkter,

- informationsbehovet hos kunder/konsumenter och leverantörer och ytterligare kundutbildning (till exempel om användning och kvittblivning av produkter),

- varaktighet och möjlighet att reparera produkter, befintliga produkters kompatibilitet med nya produktserier och ersättningsdelar.

b) Kapitalinvesteringar, låneverksamhet och försäkringsverksamhet

Organisationer kan vilja överväga

- inträdespolicyn och försäkringspremier (till exempel förmånsbehandling för "gröna" företag, EMAS-organisationer),

- investeringspolicy (gröna investeringar),

- bedömningsförfaranden (miljömässig riskminskning),

- lånepolicy (till exempel förmånsbehandling för "gröna" företag, EMAS-organisationer),

- produktutbud (till exempel gröna tillgångar).

c) Nya marknader

Utsläppandet av befintliga produkter på nya marknader kan mycket väl ge upphov till nya miljöaspekter. Med hänsyn till detta kan organisationerna vilja undersöka

- den befintliga infrastrukturen, till exempel för återanvändning, hantering av farligt avfall, transport och hantering av de ämnen som är mest skadliga för miljön, avloppsvattenrening och nödsituationer,

- tekniska standarder och utbildningsstandarder,

- medvetenheten om miljöfrågor på den nya marknaden.

d) Val av tjänster och deras sammansättning (exempelvis transport eller catering)

Organisationer kan exempelvis vilja undersöka tjänsteleverantörers miljöledningssystem, till exempel i fråga om

- inkvarteringstjänster (hotell, konferenscenter),

- transport- eller åkeritjänster (miljövänliga transportsätt, effektiv organisation av transport, tekniska standarder och fordons bränsleförbrukning),

- produktutbud, grön inköpspolicy, användning av återanvändningsbara och komposteringsbara tallrikar, avfallshantering för cateringtjänster.

e) Administrativa och planeringsmässiga beslut

Organisationer kan exempelvis vilja titta på

- aspekter som uppstår genom genomförandet av planeringsbeslut i framtiden,

- resultat av experimentella spel eller datormodeller,

- erfarenhet som vunnits från genomförandet av liknande projekt.

f) Produktutbud

Detta är relevant för organisationer som säljer eller distribuerar produkter som levereras av tredje man. Dessa organisationer kan exempelvis

- utveckla en "grön" upphandlingspolicy med hänsyn till entreprenörer och produkter,

- ge företräde åt produkter som säljs inom ramen för ett produktåtertagningssystem,

- leta efter produkter med allmänt godkända miljömärken inom sitt produktutbud.

g) Entreprenörers, underleverantörers och leverantöres miljöprestanda och miljörutiner

Organisationer kan till exempel

- ställa frågor till (under-) entreprenörer och leverantörer om deras verksamheters och produkters miljöprestanda,

- analysera säkerhetsdatablad, produktgruppsanalyser eller relevanta utdrag ur dessa som tillhandahålls av entreprenörer,

- utbilda (under-) entreprenörer och leverantörer (till exempel genom att ge dem råd om hur de kan minska miljöriskerna),

- ta med "gröna bestämmelser" i sina kontrakt.

Att fundera över

- Kundutbildning (t.ex. i användning och avfallshantering av produkter, råd för att minska miljörisker)

- "Grön" upphandlingspolicy

- Förmånsbehandling av "gröna" företag, t.ex. EMAS-registrerade företag (lån, försäkringar)

- "Gröna" investeringar

- Produktåtertagningssystem

- "Gröna" villkor i kontrakt

6. HUR MAN UTFÖR EN BEDÖMNING AV MILJÖASPEKTERNAS BETYDELSE

Alla identifierade miljöaspekter måste undersökas och bedömas för att avgöra vilka som har en betydande miljöpåverkan. Miljöaspekter som har identifierats som betydande måste införlivas i miljöledningssystemet och den fortlöpande översynen. De som inte identifierats som betydande bör också granskas för att ta hänsyn till förändrade förhållanden. För att bedöma de ifrågavarande miljöaspekternas betydelse skall organisationen själv utarbeta de kriterier den tänker använda. I enlighet med förordning (EG) nr 761/2001 skall kriterierna "vara heltäckande, tillåta oberoende kontroll, vara reproducerbara ..." (punkt 6.4 i bilaga VI) och "beaktar gemenskapslagstiftningen" (punkt 6.1 i bilaga VI). I punkt 6.4 a-g i bilaga VI anges några av de kriterier som en organisation kan beakta för att bedöma betydelsen av sina miljöaspekter.

På det hela taget bör en organisation beakta följande punkter när den bedömer betydelsen av en miljöaspekt:

- Potential att orsaka miljöskada.

- Den lokala, regionala och globala miljöns känslighet.

- Aspektens eller påverkans storlek, frekvens och reversibilitet.

- Förekomsten av och kraven i relevant miljölagstiftning

- Betydelse för intressenter och organisationens anställda.

Dessa punkter och de valda kriterierna kan göras om till frågor som kan besvaras med "ja" eller "nej", eller användas på ett mer differentierat sätt för att bedöma betydelsen av organisationens miljöaspekter i ett första steg och skapa en prioriteringslista för de åtgärder som bör vidtas i ett andra steg (till exempel genom klassificering i kategorierna "stor", "mellanstor", "låg", eller "mycket viktig", "mindre viktig", "oviktig").

När organisationen gör sin bedömning skall den även studera förhållandena under igångsättning och stängning samt rimligen tänkbara nödsituationer. Hänsyn skall dessutom tas till tidigare, nuvarande och planerade verksamheter.

Användbara informationskällor vid genomförandet av bedömningen kan vara tillstånd, relevanta föreskrifter (till exempel om gränser för utsläppskvantiteter eller övervakning av föroreningar), nationella handlingsplaner, lokala handlingsprogram, övervakningsregister eller vetenskapliga studier. Tillsynsmyndigheter, kunder och leverantörer, miljögrupper, handels- eller yrkessammanslutningar, industriförbund, handelskammare och forskningsinstitut kan också tillhandahålla värdefull information till stöd för bedömningen.

Ruta "fundera över"

- Ackumulerade föroreningar

- Klimatförändringar (växthusgaser, uttunning av ozonskiktet)

- Försurning av vatten och mark

- Eutrofiering av vatten och kvävemättnad av mark

- Biologisk mångfald, belastning på områden av särskilt bevarandeintresse (t.ex. uppsplittring av livsmiljöer)

- Införande och spridning av främmande organismer

- Effekter av metaller

- Fotokemiska oxidanter och marknära ozon

- Effekter av (farliga) kemikalier såsom svårnedbrytbara organiska föroreningar

- Olämplig användning av mark och vattenresurser

- Luftföroreningar och buller i städer

- Icke-cykliska materialflöden, avfall och rester i miljön

BILAGA IV

RIKTLINJER FÖR MILJÖKONTROLLANTER VID KONTROLLEN AV SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG, SÄRSKILT SMÅFÖRETAG OCH MIKROFÖRETAG

(Alla hänvisningar till bilagor avser bilagorna till förordning (EG) nr 761/2001, om inget annat anges)

1. INLEDNING

Små och medelstora företag anses ha problem att genomföra sådana miljöledningssystem som ISO 9001, ISO 14001 och EMAS. Systemen betraktas som alltför byråkratiska och tidsödande. Problemet är inte att förstå kraven i dessa miljöledningssystem utan att kunna tillhandahålla de fysiska och ekonomiska resurser som krävs för att genomföra och upprätthålla dem. Särskilt bekymmersam är den traditionella tilltron till kontrollerad dokumentation som det enda sättet att påvisa att ett ledningssystem fungerar i enlighet med kraven i de ledningssystem som definieras i standarder och föreskrifter. Upprätthållandet och kontrollen av sådana system är tidskrävande och strider ofta mot det sätt på vilket man brukar arbeta i små företag.

Små företag kännetecknas av snabba rapporteringsvägar, personal som fyller flera funktioner, utbildning på arbetsplatsen och en förmåga att snabbt anpassa sig till förändringar. Det är miljökontrollantens uppgift att erkänna de starka och svaga sidorna i sådana organisationer och att genomföra kontrollen på ett sätt som inte i onödan belastar de små organisationerna. Dessa riktlinjer är utformade för att tillämpas på små organisationer och kommer i vissa fall uteslutande att vara tillämpliga på mikroföretag. Miljökontrollanten bör utnyttja sin erfarenhet för att säkerställa dessa riktlinjers tillämplighet på den kontrollerade organisationen, i förhållande till organisationens resurser.

2. DOKUMENTATION

Syftet med dokumentation i ett miljöledningssystem är att säkerställa att en organisation är kapabel att konsekvent bedriva sin verksamhet på det sätt den önskar. Skriftliga förfaranden kan följaktligen användas för att garantera att verksamheten bedrivs på ett konsekvent sätt, oavsett vem som genomför den. Dokumentation används också för att belägga att viss verksamhet eller vissa förfaranden har utförts korrekt, till exempel uppgifter från övervakning för att påvisa efterlevnad av gällande lagstiftning.

Vid kontroll av små och medelstora företag bör miljökontrollanten komma ihåg följande:

- Alla förfaranden behöver inte dokumenteras.

Muntliga förfaranden och utbildning på arbetsplatsen är vanligt i små organisationer. Miljökontrollantens uppgift är att belägga att förfarandet fungerar.

Exempel: En anläggning kanske har infört en rutin för avfallssortering. Det bevis som krävs är tvåfaldigt:

- Att operatören inser betydelsen av detta.

- Att avfallssorteringen fungerar ändamålsenligt.

- Förfaranden bör vara proportionella.

Verksamhetens storlek och komplexitet, arten av den miljöpåverkan som verksamheten är förenad med samt operatörernas kompetens bör beaktas vid beslut om förfarandenas lämplighet. Enkla flödesscheman, illustrerade diagram, notiser och tabeller kanske är mest effektivt.

3. DOKUMENTKONTROLL

Det viktiga med dokumentkontrollen är att förvissa sig om att de tillämpliga dokumenten finns hos dem som behöver dem. Allt detta kräver är en förteckning över dokumenten och de personer som bör ha dem. Kontrollen av att systemet fungerar skulle helt enkelt bestå i att titta efter om personerna har de dokument de skall ha.

Exempel

Förfarande

>Plats för tabell>

För att kontrollera att detta stämmer skulle kontrollanten exempelvis behöva få bekräftat att anställd 3 har och använder revidering 1 av förfarandet för insamling av uppgifter.

4. BEVIS

En miljökontrollant skall alltid sträva efter att hitta objektiva bevis för att ett system fungerar, inte efter överdrivna mängder pappersarbete. I mindre organisationer är det oftast lättare att kontrollera hur effektivt ett förfarande är genom att titta på resultaten.

Exempel

- Temperaturreglering

En miljökontrollant behöver inte kontrollera skriftliga förfaranden för att undersöka om temperaturregleringen fungerar effektivt, under förutsättning att anteckningarna är fullständiga och visar att regleringen hölls inom effektiva gränser. Kontrollanten måste dessutom förvissa sig om att den anställde som ansvarar för detta förstår processen. Om anteckningarna visar att regleringskraven inte uppfylls bör organisationen kunna påvisa effektiva korrigerande åtgärder.

- Återvinning

En organisation med en policy för att återvinna papper skulle behöva påvisa att den har lämplig utrustning för detta (pappersåtervinningskartonger) och att de anställda vet hur de skall använda dem. Effektiviteten i en policy som innebär att endast återvunnet papper används skulle kunna påvisas genom märkningen på förpackningen till det papper som används.

5. RAPPORTER

Kravet på att presentera en allmän miljöredovisning inom ramen för EMAS skall inte tolkas som ett krav på att lägga fram en tryckt elegant rapport. Syftet med kravet är att ge intressenter information om en organisations miljöpåverkan och miljöprestanda. När det gäller små organisationer kommer denna viktiga målgrupp normalt att utgöras av människor i närheten av anläggningen och en organisation kan välja att lägga fram fotokopierad information eller liknande. EMAS bör inte upplevas som ett system som lägger onödiga bördor på små företag.

6. MILJÖREVISIONER OCH MILJÖUTREDNINGAR

I de flesta småföretag går det att hitta någon inom organisationen som är tillräckligt oberoende för att utföra miljörevisionen. I mycket små organisationer (mikroföretag) kan det emellertid hända att detta inte är möjligt. För att inte behöva anlita någon externt för att utföra revisionen kan miljökontrollanten vilja godta något av följande alternativ:

- Att revisionen utförs av lokala hantverksråd/handelskammare, organisationer av små och medelstora företag eller andra liknande organisationer.

- Partnerskap mellan två eller flera mikroföretag på samma ort som delar resurser och expertis vid utförandet av revisioner.

- Att miljörevisionen kombineras med översynen av miljöledningssystemet.