Rapport

om årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Dublinfonden) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt fondens svar

(2000/C 373/07)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till rådet och Europaparlamentet i enlighet med artikel 16 i rådets förordning (EG) nr 1365/75(1), ändrad genom artikel 1.4 i rådets förordning (EG) nr 1947/93(2).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93(3) om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1417/76(4), har budgeten genomförts under styrelsens ansvar. Detta omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(5) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt vad som föreskrivs i artikel 1.52, 1.54 och 1.55 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93 om ändring av rådets förordning (EEG) nr 1417/76. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Med reservation för de uppgifter som nämns i punkt 6 har revisionsrätten genom denna granskning uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV LEVNADS- OCH ARBETSVILLKOR (DUBLINFONDEN) FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Budgetgenomförande

5. Budgeten för 1999 uppgick till 14,8 miljoner euro jämfört med 14 miljoner euro 1998, vilket innebär en ökning med 6 %. Av detta belopp har åtaganden på 14,5 miljoner euro gjorts, varav 3,6 miljoner euro överförts till år 2000 och 0,3 miljoner euro förfallit.

6. Nästan samtliga överföringar av åtaganden, 3,4 miljoner euro, dvs. 94 % av överföringarna, avser avdelning III som omfattar fondens driftsverksamhet. Beträffande tre åtaganden fastställdes icke desto mindre det totala belopp som skulle överföras, dvs. 0,5 miljoner euro, i förhållande till de disponibla anslagen och inte i förhållande till faktiska belopp för ordersedlar som utfärdats per den 31 december 1999. Detta förfarande ger uttryck för en praxis som inte är förenlig med budgetförordningen.

7. Det sena genomförandet av förfaranden för utarbetandet av avtal och svårigheterna att i behörig tid avsluta den därmed förbundna verksamheten har gjort att fonden inte kunnat förvalta de disponibla anslagen så strikt som man önskat. De överförda beloppen ökade således med över 12 % i förhållande till det föregående året. Vad gäller driftsutgifterna överskrider de överförda anslagen med bred marginal budgetårets betalningar.

8. Det omfattande och ständiga underutnyttjandet av budgetårets anslag visar på brister i fondens uppföljning av sitt årliga program. Fonden bör förbättra systemet för uppföljning av sin verksamhet i syfte att minimera överföringarna av anslag och därmed i högre grad efterleva ettårighetsprincipen.

Systemen för budgeträkenskaper och allmänna räkenskaper

9. I slutet av det första kvartalet 2000 hade fonden ännu inte vidtagit de nödvändiga åtgärderna för att sätta systemet för budgeträkenskaper SI2 i drift.

10. Det system för allmänna räkenskaper som tidigare använts av fonden togs ur bruk i februari 2000. Sedan dess sköts räkenskaperna för hand med alla de svårigheter och risker som detta innebär. I mars 2000 hade fonden ännu inte vidtagit någon åtgärd för att rätta till denna situation.

Förskottskonto

11. De belopp som betalats till förskottskontot utgör 20 % av de belopp som betalades 1999, varav 1,2 miljoner euro för utgifter för personal, 0,6 miljoner euro för administrativa utgifter och 1,1 miljoner euro för driftsutgifter. Revisionsrätten påminner om att denna betalningsform enligt budgetförordningen skall tillämpas i undantagsfall på grund av de risker som är förenade med dess förvaltning. Revisionsrätten upprepar sin önskan om att fonden skall minska användningen av förskottskontot till ett minimum och hålla sig till normala betalningsförfaranden.

Bokföring av moms

12. Till och med december 1998 föreskrevs i den allmänna budgetförordningen att utgifterna skulle tas upp inklusive moms. Den senare kunde efter återbetalning användas på nytt. Från och med denna tidpunkt(6) föreskriver den allmänna budgetförordningen att utgifterna skall bokföras exklusive moms. Revisionsrätten uppmanar fonden att införliva dessa nya bestämmelser i sina egna regler.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 27 september 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 139, 30.5.1975, s. 1.

(2) EGT L 181, 23.7.1993, s. 13.

(3) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26.

(4) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16.

(5) Som föreskrivs i artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93, har räkenskaperna för fondens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1999 upprättats den 28 mars 2000 och därefter överlämnats till fondens styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 3 april 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i bilagan till denna rapport.

(6) Se artikel 27.2a i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, ändrad genom rådets förordning (EG, EKSG, Euratom) nr 2548/98 av den 23 november 1998 (EGT L 320, 28.11.1998, s.1).

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1999 och den 31 december 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Fondens svar

6. Efter en granskning av relevanta dokument står det klart att överföringarna i fråga rörde ordersedlar som skickats av Dublinfonden före utgången av budgetåret på grund av fondens särskilda behov av varor och tjänster för genomförandet av arbetsprogrammet. För de tre åtagandena var de överförda ordersedlarna preliminära. Fonden skall studera saken och försöka undvika en upprepning.

7. Som revisionsrätten anger var det endast 6 % av överföringarna som gällde avdelning 1 (Personal) och avdelning 2 (Administration), dvs. 236000 euro. Nivån på de överförda anslagen för avdelning 3 (3404000 euro) är en naturlig följd av förhållandet mellan fondens årliga budgetcykel och dess driftscykel (som omfattar utformningen av programmet, lanseringen, utformningen av projekt i dess stora linjer, anbudsinfordringarna, detaljutformningen av programmet och genomförandet). Åtaganden för samtliga anslag görs i allmänhet i slutet av budgetåret och projektet avslutas och tas upp helt i budgeten i slutet av följande budgetår.

8. Efter det att kontroll- och deltagandeförfarandena studerats och organiserats om hoppas fonden kunna förbättra tidsplanen för användning av disponibla anslag och samtidigt minska överföringarna.

9. Efter det att sakkunniga från kommissionens tekniska tjänsteavdelningar anlitats kan fonden meddela att budgeträkenskapssystemet SI2 nu är i drift år 2000. Systemet har alltsedan dess fungerat tillfredsställande.

10. Det övergångssystem för allmänna räkenskaper som användes av fonden 1999 och under revisionsrättens granskning var baserat på ett Excel-dataprogram. Fonden studerar för tillfället möjligheten att installera ett fullständigt datoriserat system för allmänna räkenskaper ("Sage"). Meningen är att detta system skall anpassas så att det uppfyller de nödvändiga specifikationerna för elektroniska överföringar av medel i Irland.

11. På senare år har fonden försökt förbättra sin administrativa praxis för att minska användningen av förskottskontot. Som fondens dokument visar har användningen av förskottskontot minskat enligt följande:

- 1997: representerade förskottskontot 40 % av de totala utgifterna, exklusive lönerna

- 1998: representerade förskottskontot 37 % av de totala utgifterna, exklusive lönerna

- 1999: representerade förskottskontot 21 % av de totala utgifterna, exklusive lönerna.

Enligt revisionsrättens förslag skall fonden försöka minska användningen av förskottskontot till ett minimum.

12. Fonden skall göra kommissionens relevanta tjänsteavdelning uppmärksam på detta problem för att man eventuellt skall göra en lämplig ändring i fondens budgetförordning.