Rapport

om årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (Luxemburg) för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 samt centrumets svar

(2000/C 373/04)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

>Plats för tabell>

REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE

1. Denna rapport riktas till styrelsen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ i enlighet med artikel 14.4 i rådets förordning (EG) nr 2965/94(1).

2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för det budgetår som avslutades den 31 december 1999. I enlighet med artikel 14.1 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har budgeten genomförts under direktörens ansvar. Detta ansvar omfattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen(2) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artikel 15 i rådets förordning (EG) nr 2965/94. Revisionsrätten skall granska dessa räkenskaper enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.

3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed för att återspegla gemenskapssammanhangets specifika karaktär. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsförfaranden som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig grund för uttalandet nedan.

4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som avslutades den 31 december 1999 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta.

HUVUDSAKLIGA IAKTTAGELSER OM BUDGETGENOMFÖRANDET FÖR ÖVERSÄTTNINGSCENTRUM FÖR EUROPEISKA UNIONENS ORGAN (LUXEMBURG) FÖR DET BUDGETÅR SOM AVSLUTADES DEN 31 DECEMBER 1999

Analys av budgetgenomförandet

5. Ökningen av efterfrågan på översättningar under budgetårets gång möjliggjorde en kraftig ökning av de inkomster som tagits upp i budgeten från en ursprunglig beräkning på 13,6 miljoner euro till 17,3 miljoner euro, vilket motsvarar en ökning med 27 %. De beräknade inkomsterna har fastställts och uppburits så gott som helt, till ett belopp av 14 miljoner euro.

6. Budgetårets inkomster gav med stöd av balansprincipen för centrumets budget utrymme för åtaganden till ett belopp av 17,3 miljoner euro, varav 14,1 miljoner euro, dvs. 82 %, verkligen blev föremål för åtaganden, medan resten förföll. Av de åtaganden som gjordes 1999 avseende anslag för 1999 måste 3,1 miljoner euro eller 22 % överföras till nästa budgetår.

7. Omfattningen på ökningen av inkomsterna och den relativt stora volymen av överförda och förfallna anslag visar på nödvändigheten av att centrumet preciserar sina beräkningar beträffande tillsättning av tjänster, samtidigt som man inför mera realistiska kostnader för fakturering (se punkt 9 nedan) och i ännu högre grad utvecklar samrådet med de av gemenskapens institutioner och organ som använder sig av centrumet.

8. Vad beträffar de åtaganden som förts över från föregående budgetår, dvs. 2,5 miljoner euro, förbrukades de till ett belopp av 1,9 miljoner euro, dvs. 76 %, medan resterande belopp förföll.

Kostnadsberäkning

9. Revisionsrätten konstaterade i sin rapport för budgetåret 1998(3) att det rådde en betydande skillnad mellan den beräknade kostnaden och den faktiska kostnaden för en översatt sida. Resultatet av detta blir att omfattande ersättningar måste betalas ut. Denna situation upprepades 1999, då de översatta sidorna fakturerades till ett belopp av cirka 74 euro per sida, vilket motsvarar ett belopp som med 15,5 % överstiger den senaste tillgängliga uppskattningen av kostnaden, som uppgår till 64 euro per sida.

10. Mera precisa och realistiska uppskattningar skulle göra det möjligt att minska ersättningarna till de gemenskapsorgan som använder sig av centrumet samt underlätta förvaltningen av deras likvida medel. Revisionsrätten upprepar följaktligen sina tidigare önskemål(4) om att centret bör införa en kostnadsberäkning i syfte att skaffa sig kännedom om den faktiska kostnaden för sina tjänster per organ och typ av tjänst.

Inventarieförteckning

11. Inventarieförteckningen uppvisar anomalier beträffande numreringen av artiklarna. Vidare redovisas värdet av en del utrustning som finns upptagen i inventarieregistret inte i balansräkningen. För övrigt har centrumet inte varit i stånd att stämma av balansräkningen och inventarieregistret vid budgetårets slut. Även om dessa anomalier inte är av den art att de påverkar räkenskapernas tillförlitlighet uppmanas centrumet att upprätta sin inventarieförteckning med större noggrannhet samt att minst en gång om året göra en fullständig avstämning mellan sina räkenskaper och sitt inventarieregister.

Ingående av avtal

12. I en rapport om utvärderingen av ett anbud om översättning som överlämnats till rådgivande kommittén för upphandling och avtal uppskattades enligt den dokumentation som fanns i kommitténs handlingar att prisfaktorn och kvalitetsfaktorn hade tillmätts lika stor betydelse. Granskningen av den beräkningsmetod som används för att klassificera de olika anbuden visar i själva verket på en mycket stor övervikt för kvalitetsfaktorn.

13. I samma anbudsinfordran, på vilken 38 svar erhölls, skilde sig i fråga om tre anbudsgivare de priser som angavs i utvärderingen från de priser som nämnts i deras förslag, vilket resulterat i klassificeringsfel. Särskild uppmärksamhet bör ägnas utvärderingsförfarandena för att undvika att utvärderingen blir missvisande på grund av felaktigheter.

14. I början av 1998, efter att ha hört rådgivande kommittén för upphandling och avtal, ingick centrumet ett första avtal på 68245 euro om ett dataprogram för administration av frilansöversättare. I syfte att utvidga projektet ingick centrumet i december 1998 ett tilläggsavtal på 146375 euro som i huvudsak skulle genomföras under 1999. Vid fastställandet av villkoren för det andra avtalet stödde sig centrumet, liksom i fallet med det första avtalet, på ett ramavtal som ingåtts av kommissionen. Vidare ingicks detta andra avtal genom privat överenskommelse, utan att man begärde något yttrande av rådgivande kommittén för upphandling och avtal. Å andra sidan innebär den uteblivna granskningen av projektet inom kommittén för upphandling och avtal att det inte är möjligt att försäkra sig om att de ytterligare kostnaderna är berättigade med avseende på målen för denna utvidgning.

Lokaler

15. Den situation som konstaterades av revisionsrätten 1997(5) och 1998(6) förändrades inte under 1999; centret använder sig fortfarande av lokaler som den fått till sitt förfogande av de luxemburgiska myndigheterna, utan att villkoren för utnyttjande av dessa (eventuellt hyresbelopp, hyrda ytor och anläggningar, hyresavtalets längd osv.) varit föremål för något avtal mellan parterna. Det vore önskvärt att ett formellt korrekt avtal ingicks så att situationen klargjordes, särskilt vad gäller årsredovisningen för centrumet.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 11 och 12 oktober 2000.

För revisionsrätten

Jan O. Karlsson

Ordförande

(1) EGT L 314, 7.12.1994, s. 1.

(2) Som föreskrivs i artikel 14.3 i rådets förordning (EG) nr 2965/94 har räkenskaperna för centrumets samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 1999 upprättats den 2 mars 2000 och därefter överlämnats till centrumets styrelse, kommissionen och revisionsrätten. Revisionsrätten erhöll räkenskaperna den 3 mars 2000. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogas denna rapport.

(3) EGT C 372, 22.12.1999, punkt 7, s. 20.

(4) EGT C 393, 29.12.1997, punkt 1.6, s. 47 och EGT C 406, 28.12.1998, punkt 1.6, s. 33.

(5) EGT C 406, 28.12.1998, punkt 1.13, s. 33.

(6) EGT C 372, 22.12.1999, punkt 18, s. 20.

Tabell 1

Balansräkning per den 31 december 1999 och 1998

>Plats för tabell>

>Plats för tabell>

Tabell 2

Inkomst- och utgiftsredovisning för budgetåren 1999 och 1998

>Plats för tabell>

Centrumets svar

Analys av budgetgenomförandet

Punkterna 5, 6, 7 och 8

Alltsedan 1997 har Översättningscentrum varje räkenskapsår upprättat tilläggs- och ändringsbudgetar för att anpassa sin budget till den växande arbetsvolymen.

Under 1999 möjliggjorde tilläggs- och ändringsbudgetarna att budgeten kunde anpassas till den oväntade ökningen av efterfrågan på översättningar, men som specificerats i den allmänna inledningen kunde också det förkalkylerade priset per sida sänkas från 79 euro till 74 euro, vilket är en minskning med 6,5 %.

Som framgår av översättningscentrums svar på revisionsrättens iakttagelser beträffande budgeten 1998, har översättningscentrum infört ett samrådssystem med de institutioner och organ som är centrumets kunder i syfte att göra beräkningar som är så realistiska som möjligt. Emellertid måste man beakta att en betydande del av centrumets arbeten hänger samman med näringslivsutvecklingen inom den privata sektorn, vilken är svår att prognosera även för våra kunder.

Direktören har därför fört fram ett förslag, inom ramen för en eventuell översyn av reglerna för centrumets drift och funktion, som innebär en användning av mer flexibla instrument så att budgetförvaltningen kan reagera på variationerna i arbetsvolymen på ett effektivt sätt.

Kostnadsberäkning

Punkt 9

Översättningscentrum beräknar priset som anges i budgeten dels på grundval av kundernas uppskattade arbetsvolym, dels på grundval av förmodade kostnader för att klara detta arbete.

Vid antagandet av ändrings- och tilläggsbudgeten 1999 gjordes en översyn av priserna. Detta är anledningen till att de översatta sidorna har fakturerats till 74 euro istället för 79 euro och detta med retroaktiv verkan från den 1 januari 1999.

Med anledning av revisionsrättens rekommendation i sin rapport om budgetåret 1997 har översättningscentrum beslutat att göra en ändring i budgetförordningen genom att införa artikel 26a, vilken gör det möjligt att överföra saldot för varje budgetår till budgeten för nästföljande budgetår. Genom denna ändring undviks återbetalningar till följd av skillnaden mellan faktureringspris och verklig kostnad, som bokförts efter räkenskapsårets slut.

Punkt 10

Redan den 1 januari 2000 antog översättningscentrum ett system med analytiska koder för alla budgettransaktioner bokförda i programmet SI2 och centrumet utarbetar för närvarande analytiska rapporter som kan utnyttja denna information på ett optimalt sätt. Vid slutet av räkenskapsåret 2000 kommer översättningscentrum att förfoga över analytiska uppgifter och analytisk statistik som gör det möjligt att göra mer precisa uppskattningar.

Inventarieförteckning

Punkt 11

Till och med utgången av 1999 skötte översättningscentrum sin inventarieförteckning med hjälp av ett kalkylprogram. Detta system hade sina begränsningar och visade sig vara ineffektivt. Centrumet har installerat systemet ELS (SIC - Inventarieförteckning), som används och utvecklas av kommissionen. Denna databas använder ett streckkodssystem.

Övergången till det nya systemet gjordes i januari 2000 och systemet är nu nästan färdiginstallerat.

Vid Europeiska revisionsrättens besök höll systemet på att installeras och rapporteringsprogramvaran var ännu inte i drift. Det är av dessa orsaker man har kunnat påvisa vissa anomalier. Tack vare detta nya system kommer översättningscentrum att kunna sköta sin inventarieförteckning på ett mycket mer noggrant sätt.

Ingående av avtal

Punkt 12

Avtalen ifråga tilldelades på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, i enlighet med kriterierna för tilldelning som var angivna i den tekniska specifikationen.

Översättningscentrums rådgivande kommitté för upphandling och avtal granskade detta ärende vid sitt tolfte möte den 12 augusti 1999 och gav ett positivt yttrande samt följande råd: "utvärderingen av anbuden baserar sig på ett mer öppet system som är inriktat på jämförelsen kvalitet/pris. En mer utförlig, jämförande tabell över anbuden bör upprättas".

Punkt 13

Vid utarbetandet av dessa avtal noterade den behöriga avdelningen att priserna som offererats av två utvalda anbudsgivare för översättningar från engelska till grekiska och som använts vid klassificeringen hade kastats om i kalkylprogrammet. Detta misstag rättades till innan avtalet skrevs under.

Översättningscentrum undersöker för närvarande möjligheten att omorganisera dessa avdelningar för att bland annat förbättra handhavandet av anbudsinfordringar.

Punkt 14

Detta ärende behandlades av rådgivande kommittén för upphandling och avtal vid dess tredje möte som hölls den 29 januari 1998, och kommittén gav då ett positivt yttrande till användningen av kommissionens ramavtal DI/0041700 och till det första särskilda avtalet.

Det andra avtalet baserar sig också på kommissionens ramavtal och godkändes för användning av översättningscentrums rådgivande kommitté för upphandling och avtal. Således rör det sig egentligen inte om en privat överenskommelse, då ramavtalet upprättades med anledning av en interinstitutionell anbudsinfordran.

Alltsedan 1998, då detta ärende först togs upp, har översättningscentrums avdelningar och rådgivande kommitté för upphandling och avtal förbättrat reglerna för centrumets drift och funktion och ärendena följs upp mer noggrant. För att undvika en överdriven användning av andra institutioners ramavtal, gjorde översättningscentrum, och i synnerhet IT-avdelningen, redan under det andra halvåret 1998 flera intresseförfrågningar i syfte att upprätta leverantörsförteckningar.

Lokaler

Punkt 15

Detta ärende har behandlats utan resultat i alla styrelsemöten som hållits under 1999 och 2000 och direktören och styrelseordföranden har vid upprepade tillfällen gett uttryck för den växande oron hos kunder och i styrelsen, både skriftligen och muntligen, till myndigheterna i Storhertigdömet. Dock har ingen konkret lösning föreslagits av de luxemburgska myndigheterna.

Som framgår av svaret till revisionsrättens iakttagelser för 1997 och 1998 har översättningscentrum översänt förslag till hyreskontrakt samt utkast till överenskommelse om säte och säkerhet, men trots talrika påminnelser till de luxemburgska myndigheterna, har centrumet inte fått något svar.