RÅDETS FÖRORDNING (EURATOM, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om de kontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 235 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 203 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag (1),

med beaktande av Europaparlamentets yttrande (2), och

med beaktande av följande:

1. Det är viktigt för gemenskapens trovärdighet att intensifiera kampen mot bedrägerier och andra oegentligheter som är till skada för gemenskapens budget.

2. Det framgår av artikel 209a i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen att det i första hand är medlemsstaterna som har ansvaret för att skydda gemenskapernas finansiella intressen, utan att det påverkar tillämpningen av andra bestämmelser i fördraget.

3. Genom rådets förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 av den 18 december 1995 om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen (3) skapades en gemensam rättslig ram för gemenskapernas samtliga verksamhetsområden.

4. I artikel 1.2 i den förordningen ges en definition av begreppet "oegentligheter" och i sjätte stycket i ingressen, beaktandemeningen oräknad, i samma förordning preciseras att oegentligheter inbegriper bedrägeri så som detta definieras i konventionen rörande skyddet av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen (4).

5. Det föreskrivs i artikel 10 i samma förordning att ytterligare allmänna bestämmelser om kontroller och inspektioner på platsen skall antas senare.

6. Utan att det påverkar de kontroller som medlemsstaterna utför i enlighet med artikel 8 i förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 och av effektivitetshänsyn, bör ytterligare allmänna bestämmelser antas för sådana kontroller och inspektioner på platsen som skall utföras av kommissionen, vilka inte påverkar tillämpningen av de gemenskapsregler för olika sektorer som avses i artikel 9.2 i ovannämnda förordning.

7. För att genomföra bestämmelserna i denna förordning krävs det att de mål som berättigar tillämpningen av dem fastställs, särskilt när målen, med beaktande av hur allvarlig den skada som tillfogas gemenskapernas finansiella intressen eller unionens trovärdighet är, inte i tillräcklig utsträckning kan uppnås av medlemsstaterna och således bättre kan uppnås på gemenskapsnivå, på grund av omfattningen av bedrägerierna, vilka inte är begränsade till ett enda land och ofta utförs av kriminella organisationer, eller på grund av den särpräglade situationen i en medlemsstat.

8. Kontrollerna och inspektionerna på platsen får inte överskrida vad som krävs för att säkra en korrekt tillämpning av gemenskapsrätten.

9. De skall vidare utföras utan att de strider mot tillämpliga bestämmelser i varje medlemsstat om skyddet av intressen som är väsentliga för statens säkerhet.

10. Enligt principen om gemenskapslojalitet i artikel 5 i EG-fördraget och mot bakgrund av rättspraxis från Europeiska gemenskapernas domstol, är det viktigt att medlemsstaternas förvaltningar och kommissionens enheter samarbetar lojalt och lämnar varandra den hjälp som behövs för att förbereda och utföra kontrollerna och inspektionerna på platsen.

11. Det är nödvändigt att fastställa de villkor under vilka kommissionens kontrollanter skall utöva sina befogenheter.

12. Kontroller och inspektioner på platsen skall utföras med beaktande av de berörda personernas grundläggande rättigheter och av reglerna om tystnadsplikt och skydd av personuppgifter, och det är i det avseendet viktigt att kommissionen ser till att dess kontrollanter följer gemenskapens och medlemsstaternas bestämmelser om skydd av personuppgifter, särskilt dem som föreskrivs i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (5).

13. För att kampen mot bedrägerier och andra oegentligheter skall kunna bli effektiv bör kommissionens kontroller utföras hos de ekonomiska aktörer som direkt eller indirekt kan vara inblandade i oegentligheten i fråga, liksom hos andra ekonomiska aktörer som kan vara berörda av denna. Vid tillämpning av bestämmelserna i den här förordningen skall kommissionen se till att dessa ekonomiska aktörer inte samtidigt för samma handlingar utsätts för likartade kontroller och inspektioner av kommissionen eller medlemsstaterna, på grundval av gemenskapsregler för särskilda sektorer eller nationell lagstiftning.

14. Kommissionens kontrollanter måste få tillgång till all information om berörda transaktioner på samma villkor som de nationella förvaltningarnas kontrollanter. Rapporterna från kommissionens kontrollanter, i förekommande fall undertecknade av de nationella kontrollanterna, måste upprättas med hänsyn till de förfarandekrav som anges i lagstiftningen i den berörda medlemsstaten, och de måste kunna utgöra godtagbart bevismaterial i administrativa och rättsliga förfaranden i den medlemsstat där användning av dessa visar sig vara nödvändig samt ha samma värde som rapporter upprättade av nationella kontrollanter.

15. Om det finns risk för att bevismaterial försvinner eller om de ekonomiska aktörerna motsätter sig kommissionens kontroll eller inspektion på platsen är det medlemsstaternas ansvar att vidta nödvändiga säkerhets- eller verkställighetsåtgärder i enlighet med sin nationella lagstiftning.

16. Denna förordning påverkar varken medlemsstaternas behörighet när det gäller att beivra brott eller bestämmelserna om inbördes rättshjälp mellan medlemsstaterna i straffrättsliga frågor.

17. Fördragen innehåller inte några andra befogenheter för att anta den här förordningen än dem som följer av artikel 235 i EG-fördraget och artikel 203 i Euratomfördraget.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

I denna förordning fastställs de ytterligare allmänna bestämmelser som avses i artikel 10 i förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 och som är tillämpliga på sådana administrativa kontroller och inspektioner på platsen som utförs av kommissionen för att skydda gemenskapernas finansiella intressen mot sådana oegentligheter som definieras i artikel 1.2 i den nämnda förordningen.

Utan att det påverkar tillämpningen av gemenskapsbestämmelserna för särskilda sektorer är denna förordning tillämplig på gemenskapens samtliga verksamhetsområden.

Denna förordning påverkar varken medlemsstaternas behörighet när det gäller att beivra brott eller reglerna om inbördes rättshjälp mellan medlemsstaterna i straffrättsliga frågor.

Artikel 2

Kommissionen får utföra kontroller och inspektioner på platsen enligt den här förordningen

- för att upptäcka omfattande eller gränsöverskridande oegentligheter eller sådana oegentligheter i vilka ekonomiska aktörer som är verksamma i flera medlemsstater kan vara inblandade,

- för att upptäcka oegentligheter, när situationen i en medlemsstat är sådan att det i ett enskilt fall krävs förstärkning av kontrollerna och inspektionerna på platsen för att förbättra skyddet av de finansiella intressena för att säkerställa en likvärdig skyddsnivå inom gemenskapen, eller

- på begäran av den berörda medlemsstaten.

Artikel 3

Om kommissionen beslutar att företa kontroller och inspektioner på platsen enligt denna förordning skall den se till att det inte samtidigt utförs liknande kontroller och inspektioner hos de berörda ekonomiska aktörerna för samma handlingar på grundval av gemenskapsbestämmelser för en särskild sektor.

Dessutom skall kommissionen beakta sådana pågående eller avslutande kontroller som en medlemsstat utfört med stöd av sin lagstiftning i fråga om samma handlingar hos de berörda ekonomiska aktörerna.

Artikel 4

Kontroller och inspektioner på platsen skall förberedas och ledas av kommissionen i nära samarbete med de behöriga myndigheterna i den berörda medlemsstaten, vilka skall underrättas i god tid om föremålet för, syftet med och den rättsliga grunden för kontrollerna och inspektionerna, så att de kan lämna all den hjälp som behövs. I detta syfte får tjänstemän från den berörda medlemsstaten delta i kontrollerna och inspektionerna på platsen.

Om den berörda medlemsstaten så önskar, får kommissionen och medlemsstatens behöriga myndigheter gemensamt utföra kontroller och inspektioner på platsen.

Artikel 5

Kontroller och inspektioner på platsen skall utföras av kommissionen hos de ekonomiska aktörer på vilka administrativa gemenskapsåtgärder och gemenskapssanktioner enligt artikel 7 i förordning (EG, Euratom) nr 2988/95 är tillämpliga, då det finns anledning att tro att oegentligheter har begåtts.

För att underlätta för kommissionen att utföra dessa kontroller och inspektioner skall de ekonomiska aktörerna lämna tillträde till lokaler, markområden, transportmedel och andra platser, som används yrkesmässigt.

I den mån det är strikt nödvändigt för att fastställa att en oegentlighet har förekommit kan kommissionen utföra kontroller och inspektioner på plats hos andra berörda ekonomiska aktörer för att få tillträde till relevanta uppgifter som innehas av dessa aktörer vad beträffar de omständigheter som är föremål för kontroller och inspektioner på plats.

Artikel 6

1. Kontroller och inspektioner på platsen skall utföras under kommissionens ledning och ansvar av dess tjänstemän eller andra anställda, vederbörligen bemyndigade av kommissionen, nedan kallade "kommissionens kontrollanter". Personer som medlemsstaterna har ställt till kommissionens förfogande som utstationerade nationella experter får biträda vid sådana kontroller och inspektioner.

Kommissionens kontrollanter skall utöva sina befogenheter med stöd av ett skriftligt bemyndigande som innehåller uppgifter om deras identitet och befattning samt en handling som anger föremålet för och syftet med kontrollen eller inspektionen på plats.

Om inte annat följer av tillämplig gemenskapsrätt är kommissionens kontrollanter skyldiga att följa de regler för förfaranden som anges i den berörda medlemsstatens lagstiftning.

2. Om den berörda medlemsstaten samtycker får kommissionen begära att tjänstemän från andra medlemsstater biträder som observatörer och anlita externa organ som handlar under kommissionens ansvar för tekniskt bistånd.

Kommissionen skall se till att de ovannämnda tjänstemännen och organen uppfyller alla krav i fråga om teknisk kompetens, oavhängighet och iakttagande av tystnadsplikt.

Artikel 7

1. På samma villkor som de nationella administrativa kontrollanterna och i överensstämmelse med nationell lagstiftning, skall kommissionens kontrollanter få tillgång till alla de uppgifter och all den dokumentation om berörda transaktioner som behövs för att kontrollerna och inspektionerna på platsen skall förlöpa på bästa sätt. De får använda samma hjälpmedel för att kontrollera som de nationella administrativa kontrollanterna och får bl.a. ta kopior av relevanta handlingar.

Kontrollerna och inspektionerna på platsen får särskilt avse

- affärsböcker och affärshandlingar som fakturor, specifikationer, lönespecifikationer, följesedlar och bankkontoutdrag, som de ekonomiska aktörerna förfogar över,

- datauppgifter,

- system och metoder för tillverkning, förpackning och leverans,

- fysisk kontroll av varornas eller det utförda arbetets typ och omfattning,

- provtagning och undersökning av prover,

- lägesrapporter om arbeten och investeringar som finansierats samt om hur genomförda investeringar har använts,

- budget- och bokföringshandlingar,

- det finansiella och tekniska genomförandet av de projekt som fått bidrag.

2. När så erfordras skall medlemsstaterna, på begäran av kommissionen, vidta lämpliga säkerhetsåtgärder i överensstämmelse med sin lagstiftning, särskilt för att säkra bevismaterial.

Artikel 8

1. Alla uppgifter som på något sätt lämnats eller erhållits enligt denna förordning skall vara sekretessbelagda och ges samma skydd som motsvarande uppgifter har enligt den nationella lagstiftningen i den medlemsstat som tagit emot uppgifterna och enligt de motsvarande bestämmelser som är tillämpliga på gemenskapens institutioner.

Sådana uppgifter får endast överlämnas till personer inom gemenskapens institutioner eller i medlemsstaterna som i kraft av sin befattning skall ha vetskap om dem, och de får inte användas av gemenskapens institutioner i andra syften än för att garantera ett effektivt skydd av gemenskapernas finansiella intressen i alla medlemsstater. När en medlemsstat avser att för andra ändamål använda uppgifter som samlats in av tjänstemän vilka under den statens bemyndigande deltagit som observatörer i kontroller och inspektioner på platsen enligt artikel 6.2, skall den inhämta samtycke från den medlemsstat där dessa uppgifter samlades in.

2. Kommissionen skall så snart som möjligt meddela den behöriga myndigheten i den medlemsstat på vilkens territorium kontroll eller inspektion på platsen har ägt rum, alla omständigheter eller misstankar rörande en oegentlighet som den har fått kännedom om i samband med kontrollen eller inspektionen på platsen. Kommissionen skall under alla omständigheter informera ovannämnda myndighet om resultatet av dessa kontroller och inspektioner.

3. Kommissionens kontrollanter skall se till att deras rapporter om kontrollerna och inspektionerna upprättas med beaktande av förfarandekraven i lagstiftningen i den berörda medlemsstaten. De insamlade handlingar och underlag som avses i artikel 7 skall sammanställas i en bilaga till nämnda rapporter. De på så sätt upprättade rapporterna skall på samma sätt och på samma villkor som de administrativa rapporter som framtagits av nationella administrativa kontrollanter kunna utgöra godtagbart bevismaterial i administrativa eller rättsliga förfaranden i den medlemsstat där det visar sig vara nödvändigt att använda dem. De skall bedömas efter samma regler som gäller för administrativa rapporter upprättade av nationella administrativa kontrollanter och ha samma värde som dessa rapporter. När en kontroll utförs gemensamt, i enlighet med artikel 4 andra stycket, skall de nationella kontrollanterna som har deltagit i operationen uppmanas att kontrasignera den rapport som kommissionens kontrollanter upprättat.

4. Vid tillämpningen av denna förordning skall kommissionen se till att dess kontrollanter följer gemenskapsbestämmelser och de nationella bestämmelserna om skydd av personuppgifter, särskilt dem som föreskrivs i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG.

5. När kontroller eller inspektioner på platsen äger rum utanför gemenskapens territorium, skall kommissionens kontrollanter upprätta sina rapporter på så sätt att dessa kan utgöra godtagbart bevismaterial i administrativa eller rättsliga förfaranden i den medlemsstat där det visar sig vara nödvändigt att använda dem.

Artikel 9

Om de ekonomiska aktörer som avses i artikel 5 motsätter sig kontroll eller inspektion på platsen, skall den berörda medlemsstaten med tillämpning av nationella bestämmelser lämna kommissionens kontrollanter det biträde de behöver så att deras uppdrag att utföra kontroller och inspektioner på platsen kan fullgöras.

Medlemsstaterna skall vid behov och i enlighet med nationell rätt vidta de åtgärder som är nödvändiga.

Artikel 10

Denna förordning träder i kraft den tredje dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.

Den skall tillämpas från och med den 1 januari 1997.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 11 november 1996.

På rådets vägnar

R. QUINN

Ordförande

(1) EGT nr C 84, 21.3.1996, s. 10.

(2) EGT nr C 166, 10.6.1996, s. 102, och yttrande avgivet den 23 oktober 1996 (ännu inte offentliggjort i EGT).

(3) EGT nr L 312, 23.12.1995, s. 1.

(4) EGT nr C 316, 27.11.1995, s. 48.

(5) EGT nr L 281, 23.11.1995, s. 31.