KOMMISSIONENS BESLUT nr 359/83/EKSG av den 8 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska kol- och stålgemenskapens historiska arkiv

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålgemenskapen, särskilt artikel 95 första stycket i detta,

med beaktande av rådgivande kommitténs yttrande,

med beaktande av Europaparlamentets yttrande(),

med beaktande av rådets enhälliga instämmande, och

med beaktande av följande:

Europeiska kol- och stålgemenskapen har inom ramen för sin verksamhet skapat omfattande dokumentsamlingar som härrör från dess institutioner. Dessa arkiv utgör egendom som tillhör gemenskapen, vilken är en juridisk person.

En del av de handlingar som upprättats av gemenskapen är fysiskt förlagda till medlemsstaternas arkiv. Medlemsstaterna tillämpar olika regler för att avgöra när och på vilka villkor deras arkiv skall göras tillgängliga för allmänheten.

Det är allmän praxis, både i medlemsstaterna och i internationella organisationer, att göra arkiv tillgängliga för allmänheten efter ett antal år.

Utnyttjande och kritisk analys av gemenskapens handlingar skulle inte bara vara av värde för historisk forskning i allmänhet utan även vara till hjälp och vägledning för dem som berörs av gemenskapens angelägenheter och därigenom bidra till att gemenskapens syften uppnås. För att uppnå dessa syften bör det finnas gemensamma regler för öppnandet av gemenskapens historiska arkiv för allmänheten.

Det bör förhindras att sekretessbelagda handlingar från gemenskapens institutioner blir tillgängliga för allmänheten genom nationella arkiv på mindre strikta villkor än dem som föreskrivs i detta beslut.

Det är lämpligt att begränsa sig till att fastställa allmänna principer och att överlåta till varje institution att själv anta de regler som krävs för att internt genomföra dessa principer.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Europeiska kol- och stålgemenskapens institutioner skall inrätta historiska arkiv och öppna dem för allmänheten på de villkor som föreskrivs i detta beslut sedan 30 år förflutit från tidpunkten för tillkomsten av handlingen. Vid tillämpning av detta beslut skall rådgivande kommittén och revisionsrätten behandlas på samma sätt som de institutioner som avses i artikel 7 i fördraget.

2. I detta beslut avses med

a) gemenskapens arkiv: alla handlingar av alla slag och oavsett materiell form som i tjänsten framställts eller mottagits av någon av institutionerna eller deras företrädare eller tjänstemän och som angår Europeiska kol- och stålgemenskapens verksamhet,

b) historiska arkiv: den del av gemenskapens arkiv som har utvalts för att ständigt bevaras på de villkor som fastställs i artikel 7 i detta beslut.

3. Alla handlingar som var fritt tillgängliga före utgången av den tidsperiod som föreskrivs i punkt 1 skall utan inskränkning fortsätta att vara tillgängliga för allmänheten.

4. Efter utgången av den tidsfrist som föreskrivs i punkt 1 skall tillträde till de historiska arkiven ges var och en som ansöker om det och som godtar att följa de interna regler som varje institution fastställer i detta syfte.

5. De historiska arkiven skall vara tillgängliga i form av kopior. Institutionerna får dock lämna tillgång till originalhandlingarna om användaren gör gällande ett särskilt intresse som är tillräckligt styrkt.

Artikel 2

Detta beslut skall inte tillämpas på gemenskapens personalakter eller på handlingar med uppgifter om en bestämd persons privatliv eller yrkesliv.

Artikel 3

1. Allmänheten skall inte ha tillgång till handlingar i ärenden som överlämnats till Europeiska gemenskapernas domstol för prövning.

2. Allmänheten skall inte ha tillgång till handlingar som enligt respektive institutions föreskrifter och praxis betraktas som förtroliga eller som hänförts till någon strängare sekretessgrad, om inte sekretessen har hävts enligt artikel 5.

Artikel 4

1. Handlingar, som då de kom till en institutions kännedom var sekretessbelagda eller utgjorde företagshemligheter, skall vara tillgängliga för allmänheten efter utgången av 30-årsperioden endast om den institution som innehar handlingarna i förväg har informerat den berörda personen eller företaget om sin avsikt att göra handlingarna tillgängliga för allmänheten och personen eller företaget inte har invänt mot det inom den tid som skall fastställas i de genomförandebestämmelser som avses i artikel 9.

2. Punkt 1 skall även tillämpas på handlingar som upprättas av en institution och som innehåller sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter som utgör företagshemligheter.

Artikel 5

1. För att säkerställa iakttagandet av den 30-årsregel som föreskrivs i artikel 1.1. skall varje institution, i god tid och senast under det 25:e året efter tidpunkten för handlingens tillkomst, granska alla handlingar som betraktas som förtroliga eller hänförts till någon strängare sekretessgrad för att avgöra om sekretessen skall hävas. Handlingar för vilka sekretessen inte hävts vid en sådan första granskning skall regelbundet och minst vart femte år granskas på nytt.

2. I fråga om handlingar som mottas från en medlemsstat eller en annan institution skall institutionerna iaktta den sekretess som medlemsstaten eller den andra institutionen har fastställt. För att säkerställa en så omfattande tillgång som möjligt till gemenskapens arkiv får medlemsstaterna och institutionerna dock fastställa förfaranden enligt vilka sekretessen för dessa handlingar kan hävas på grundval av i samförstånd fastställda kriterier.

Artikel 6

1. Medlemsstaterna skall avstå från att på mindre stränga villkor än de som föreskrivs i artiklarna 1 5 ge allmänheten tillgång till sådana i medlemsstaternas offentliga arkiv befintliga handlingar som härrör från institutionerna, och som är sekretessbelagda om sekretessen inte har hävts.

2. Punkt 1 skall även tillämpas på handlingar från medlemsstaterna som helt eller delvis återger innehållet i sådana handlingar som avses i punkt 1.

Artikel 7

Senast 15 år efter handlingarnas tillkomst skall varje institution föra över i dess arkiv befintliga handlingar till historiska arkiv. På grundval av de kriterier som varje institution skall fastställa enligt artikel 9, skall dessa handlingar därefter sorteras i syfte att skilja de handlingar som bör bevaras från dem som saknar administrativt och historiskt värde.

Artikel 8

1. Varje institution får förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser mest lämplig.

2. Varje institution skall på begäran förse medlemsstaterna och de övriga institutionerna med en fullständig uppsättning mikrofiche av sina historiska arkiv, i den utsträckning allmänheten har tillträde till dessa arkiv enligt detta beslut samt förutsatt att den berörda medlemsstaten inte är den i vilken institutionen är belägen och att de berörda institutionerna inte är belägna i en och samma medlemsstat.

Artikel 9

Varje institution får internt anta närmare bestämmelser om genomförandet av detta beslut.

Detta beslut är till alla delar bindande och direkt tillämpligt i alla medlemsstater.

Utfärdat i Strasbourg den 8 februari 1983.

På kommissionens vägnar

Gaston THORN

Ordförande

() EGT nr C 327, 14.12.1981, s. 45.