KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EEG) nr 1723/72 av den 26 juli 1972 om avslut av räkenskaper gällande garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska ekonomiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 729/70 av den 21 april 1970 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken(1), särskilt artiklarna 4.4 och 5.3 i denna, och

med beaktande av följande:

För att avsluta räkenskaperna hos de enheter som har befogenhet att göra utbetalningar vad avser sådana utgifter som finansieras av garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ), är det viktigt att fastställa det förfarande som skall tillämpas för att lämna årsräkenskaperna till kommissionen.

De bestämmelser som fastställs måste göra det möjligt för medlemsstaterna att framlägga alla de handlingar som är nödvändiga för att avsluta räkenskaperna på ett enhetligt sätt och i överensstämmelse med bestämmelserna om den gemensamma finansieringen.

De enheter som har befogenhet att göra utbetalningar måste hålla åtskilda räkenskaper för de medel de förfogar över för utbetalningar vad avser utgifter som finansieras av garantisektionen vid EUGFJ och sifferuppgifterna måste tas ur dessa räkenskaper. Det är dock viktigt att i undantagsfall och som komplement under de två första åren tillåta att andra informationskällor används. Eftersom de siffror som lämnas är av sammanfattande karaktär bör det dessutom fastställas att de verifikationer som de grundar sig på skall sparas minst till dess att den granskning som utförs av gemenskapens instanser är avslutad, om inte längre tid föreskrivs i nationella bestämmelser.

För att underlätta granskningen av sifferuppgifterna måste medlemsstaterna överlämna till kommissionen dels de årsredovisningar som upprättats av de betalande enheterna, dels alla rapporter eller delrapporter som utarbetas av kontroll- eller granskningsinstanserna. Det är viktigt att fastställa en förlaga för de årsredovisningar som de betalande enheterna skall upprätta.

Kommissionen bör ha tillgång till uppgifter om de belopp som har betalats ut felaktigt till följd av oegentligheter som inte är upptagna i kvartalsrapporterna enligt artiklarna 3 och 5 i förordning (EEG) nr 283/72 av den 7 februari 1972 om oegentligheter och uppbörd av felaktigt utbetalda belopp i samband med finansieringen av den gemensamma jordbrukspolitiken och organisation av ett informationssystem på detta område(2).

Vid avslut av årsräkenskaperna är det nödvändigt att fastställa hur mycket finansiella medel från gemenskapen som står till förfogande i varje medlemsstat vid årets slut.

De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från Fondkommittén.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. I samband med avslut av räkenskaperna enligt artikel 5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall medlemsstaterna överlämna följande handlingar till kommissionen:

a) Årlig sammanfattning av räkenskaperna samt de årsredovisningar som har upprättats av varje enhet vid tillämpningen av artikel 4.3 i ovan nämnda förordning.

b) Alla rapporter eller delrapporter som har upprättats av de behöriga kontroll- och granskningsinstanserna och som behandlar de utgifter som avses i artiklarna 2 och 3 i ovan nämnda förordning.

c) En summering av de utgifter som alla de enheter har haft som av medlemsstaterna har fått befogenhet att betala sådana utgifter.

2. De handlingar som avses i punkt 1 skall överlämnas i tre exemplar och skall vara kommissionen tillhanda senast den 31 mars året efter det år då de utbetalningar gjordes som avser utgifterna i handlingarna. Handlingarna får lämnas under hand. För de under räkenskapsåret 1971 finansierade utgifterna skall dock de handlingar som avses i punkt 1 vara kommissionen tillhanda senast den 15 oktober 1972.

Artikel 2

De räkenskaper och handlingar som avses i artikel 1 skall gälla transaktioner som utförts från och med den 1 januari 1971 och som har gett upphov till utbetalningar under det räkenskapsår som föregår det år de skall meddelas kommissionen.

Artikel 3

1. Den sammanfattning av räkenskaperna som avses i artikel 1 a skall omfatta

a) sifferuppgifter uppställda enligt tabell I VIII i bilagan,

b) rapport vad avser kassabehållningen per den sista dagen det aktuella året och uppställd enligt tabell X a i bilagan.

2. De uppgifter om exportbidrag som redovisas enligt tulltaxans undernummer i enlighet med tabell I skall delas upp på alla de produkter, härledda produkter och typer av produkter för vilka kommissionen har fastställt en särskild procentsats för bidrag.

Om produkterna har utgjort livsmedelsbistånd inom ramen för konventionen om livsmedelsbistånd skall de aktuella kvantiteterna och de exportbidrag som har betalats i f.o.b.- ledet för dessa transaktioner redovisas separat.

3. De uppgifter om intervention och andra åtgärder som skall redovisas per produkt och per interventionsform i enlighet med tabell II VIII skall normalt redovisas på en ny rad varje gång som satsen per enhet för dessa utgifter ändras under året.

Artikel 4

1. De uppgifter som avses i artikel 3 skall tas ur enheternas räkenskaper i enlighet med artikel 4 i förordning (EEG) nr 729/70.

Om sammanfattningen av räkenskaperna för 1971 och 1972 i denna bokföring inte innehåller alla nödvändiga uppgifter för upprättande av tabeller enligt bilagan och enligt artikel 3.2 och 3.3 får i undantagsfall andra informationskällor användas.

2. Verifikationer för de utgifter som finansieras av garantisektionen vid EUGFJ skall, för att stå till gemenskapens förfogande, bevaras minst till den 31 december räkenskapsåret efter det år då kommissionen avslutade räkenskaperna för utgiftsåret.

Artikel 5

De årsredovisningar som avses i artikel 1.1 a skall upprättas av varje betalningsansvarig enhet enligt följande:

a) De administrativa och bokföringsmässiga samt finansiella förhållanden under vilka de enligt artikel 4 i förordning (EEG) nr 729/70 anförtrodda uppgifterna har utförts, särskilt

- uppgifter om befogenheter och om arbetsmetoder,

- redogörelse för de förbindelser som har upprättats med andra enheter, såväl offentliga som privata, för att utföra ovan nämnda uppgifter,

- uppgift om hur ansökningar från bidragsberättigade har mottagits och handlagts och hur beloppen har betalats ut.

b) Särskilda omständigheter som har påverkat utgifternas storlek

- analys av olika utgiftsslag,

- analys av de tekniska problem som uppstått, särskilt vid förvaltningen av de varor som har köpts vid intervention.

c) Särskilda förhållanden, särskilt i förekommande fall

- för de två första åren, de fall och orsaker som gjort det nödvändigt att använda den möjlighet som artikel 4.1 andra stycket erbjuder,

- orsakerna till att de uppgifter om intervention som avses i artikel 3.3 inte har redovisats i mer detaljerad form.

d) Nationell kontroll av EUGFJ-utgifterna

- uppgifter om interna och externa kontrollåtgärder,

- status för var och en av dessa kontrollåtgärder vid sammanställningen av de uppgifter som avses i artikel 3.

Artikel 6

Den summering av de utgifter som avses i artikel 1 c skall upprättas enligt tabell IX i bilagan.

Den skall åtföljas av en rapport vad avser kassabehållningen per den 31 december det aktuella året, upprättad enligt tabell X b i bilagan.

Artikel 7

Medlemsstaterna skall senast den 31 mars varje år överlämna till kommissionen en uppställning över de belopp som rör oegentligheter som inte är upptagna i kvartalsrapporterna enligt artiklarna 3 och 5 i förordning (EEG) nr 283/72 och för vilka indrivningsförfarandet har avslutats under föregående år.

För 1971 skall dock dessa uppgifter överlämnas till kommissionen senast den 15 oktober 1972.

Artikel 8

Det beslut om avslut av räkenskaperna som avses i artikel 5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall omfatta följande:

a) Fastställande av de sammanlagda utgifter som varje medlemsstat haft under det aktuella året och som skall belasta garantisektionen vid EUGFJ.

b) Fastställande av storleken på de finansiella medel som varje medlemsstat fortfarande förfogar över vid årets slut och vilka utgör skillnaden mellan de totala finansiella medel från gemenskapen som är tillgängliga vid början av året eller som förskotteras under årets lopp och det belopp som avses i a.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 26 juli 1972.

På kommissionens vägnar

S. L. MANSHOLT

Ordförande

(1) EGT nr L 94, 28.4.1970, s. 13.

(2) EGT nr L 36, 10.2.1972, s. 1.