1.   Det gemensamma råd som inrättas genom artikel 100 i det ekonomiska partnerskapsavtalet mellan Europeiska unionen (nedan kallad EU) och dess medlemsstater, å ena sidan, och de avtalsslutande SADC-staterna, å andra sidan (nedan kallat avtalet) ska fullgöra sina uppgifter i enlighet med artiklarna 100 och 101 i avtalet.

2.   Hänvisningar till ”parterna” i denna arbetsordning ska göras i enlighet med definitionen i artikel 104 i avtalet, nämligen Botswana, Lesotho, Moçambique, Namibia, Eswatini och Sydafrika (nedan kallade de avtalsslutande SADC-staterna), å ena sidan, och EU-parten (vilken omfattar Europeiska unionen eller dess medlemsstater eller Europeiska unionen och dess medlemsstater, med beaktande av deras respektive behörighetsområden), å andra sidan.

3.   I enlighet med artikel 101.1 i avtalet ska gemensamma rådet bestå av berörda ledamöter från Europeiska unionens råd och berörda ledamöter från Europeiska kommissionen, eller deras företrädare, å ena sidan, och av berörda ministrar från de avtalsslutande SADC-staternas regeringar, eller deras företrädare, å andra sidan.

4.   Ordförandeskapet för gemensamma rådet ska växelvis i perioder om tolv (12) månader innehas av företrädare för EU-parten, med beaktande av unionens och dess medlemsstaters respektive behörighetsområden, och av en företrädare för de avtalsslutande SADC-staterna, på ministernivå.

5.   Trots vad som sägs i punkt 4 ska ordförandeskapet för gemensamma rådets ordinarie sammanträden växelvis innehas av företrädare för EU-parten, med beaktande av unionens och dess medlemsstaters respektive behörighetsområden, och av en företrädare för de avtalsslutande SADC-staterna. Ordförandeskapet för det första sammanträdet i gemensamma rådet ska innehas gemensamt av parterna.

6.   Trots den period som avses i punkt 4 ska den första perioden inledas dagen efter det att gemensamma rådet hållit sitt första sammanträde och avslutas den 31 december samma år. Ordförandeskapet ska under den första perioden innehas av en företrädare för de avtalsslutande SADC-staterna.

1.   I enlighet med artikel 102.4 i avtalet ska gemensamma rådet sammanträda på ministernivå med jämna mellanrum, dock minst vartannat år; om parterna kommit överens om det kan rådet dessutom kalla till extra sammanträden när omständigheterna så kräver.

2.   Gemensamma rådets sammanträden ska hållas växelvis i Bryssel eller på en av de avtalsslutande SADC-staternas territorium, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

3.   Den part som innehar ordförandeskapet ska efter samråd med den andra parten sammankalla till gemensamma rådets sammanträden, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

4.   Parterna får komma överens om att hålla gemensamma rådets sammanträden på elektronisk väg.

1.   Uppdraget som gemensamma rådets sekretariat (nedan kallat sekretariatet) ska innehas växelvis, under tolv (12) månader i taget, av generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen, å ena sidan, och SADC-sekretariatets enhet för avtalsslutande SADC-stater, å den andra. Dessa perioder ska sammanfalla med de perioder för ordförandeskapet som fastställs i artikel 1.4 och 1.6.

2.   På EU-partens sida ska Europeiska kommissionen utarbeta preliminära dagordningar och utkast till protokoll och generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd ska distribuera alla officiella dokument som är avsedda för eller kommer från gemensamma rådet.

3.   På de avtalsslutande SADC-staternas sida ska enheten för avtalsslutande SADC-stater utarbeta preliminära dagordningar och utkast till protokoll och enheten för avtalsslutande SADC-stater ska distribuera alla officiella dokument som är avsedda för eller kommer från gemensamma rådet.

1.   Sekretariatet ska kalla parterna till sammanträde i gemensamma rådet och begära in bidrag till dagordningen senast trettio (30) dagar före sammanträdet. Om det gäller en brådskande fråga eller oförutsedda omständigheter får sammanträdet sammankallas med kort varsel.

2.   En preliminär dagordning för varje sammanträde ska upprättas av sekretariatet. Sekretariatet ska skicka denna till gemensamma rådets ordförande och ledamöter senast fjorton (14) dagar före sammanträdets början.

3.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som en part begärt att sekretariatet för upp på dagordningen.

4.   Gemensamma rådet ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.

5.   Gemensamma rådets ordförande kan, efter godkännande av samtlig parter, be experter delta i gemensamma rådets sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

1.   Ett utkast till protokoll ska för varje sammanträde utarbetas av sekretariatet, senast tjugoen (21) dagar efter sammanträdets slut, om inte annat beslutas genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna.

2.   Protokollet ska som regel för varje punkt på dagordningen innehålla uppgifter om

3.   Utkastet till protokoll till varje sammanträde ska godkännas skriftligt av båda parterna inom fyrtiotvå (42) dagar efter sammanträdet eller inom en annan tidsfrist som parterna har enats om. När protokollet justerats ska två autentiska exemplar undertecknas av parternas företrädare i enlighet med deras respektive interna krav, och parterna ska erhålla ett exemplar vardera.

1.   I enlighet med artikel 102 i avtalet ska gemensamma rådet enhälligt anta beslut eller rekommendationer i de fall som anges i avtalet.

2.   När gemensamma rådet enligt avtalet har befogenhet att anta beslut eller rekommendationer ska sådana akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation” i protokollet. Sekretariatet ska förse varje beslut eller rekommendation som antagits med ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut eller rekommendation ska det anges när beslutet eller rekommendationen träder i kraft.

3.   Om en avtalsslutande SADC-stat är förhindrad att delta i ett sammanträde i gemensamma rådet ska sekretariatet informera den ledamoten om de beslut eller rekommendationer som man enats om vid det sammanträdet. Den berörda avtalsslutande SADC-staten ska inom tio (10) kalenderdagar efter avsändandet av besluten eller rekommendationerna tillhandahålla ett skriftligt svar där den anger vilka beslut eller rekommendationer den inte kan ställa sig bakom, inbegripet skälen till detta. Om ett sådant skriftligt svar inte inkommit inom den angivna tidsfristen, ska besluten eller rekommendationerna anses antagna. Om den avtalsslutande SADC-stat som inte deltog inte ställer sig bakom ett eller flera beslut eller rekommendationerna ska parterna arbeta för att lösa kvarstående frågor genom skriftligt förfarande eller på elektronisk väg i enlighet med punkt 4.

4.   I perioden mellan sammanträdena får gemensamma rådet anta beslut eller rekommendationer genom ett skriftligt förfarande eller på elektronisk väg om båda parterna är överens om det. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan parternas företrädare.

5.   Beslut och rekommendationer som antas av gemensamma rådet ska bestyrkas genom att två exemplar undertecknas av en företrädare för Europeiska kommissionen på EU-partens vägnar och av en företrädare för de avtalsslutande SADC-staterna.

1.   Om inte parterna beslutar något annat ska gemensamma rådets sammanträden inte vara offentliga.

2.   Parterna får besluta att gemensamma rådets beslut och rekommendationer ska offentliggöras.

1.   Parterna ska stå för sina respektive utgifter de ådrar sig till följd av att de deltar i gemensamma rådets sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifter för anordnande av sammanträdet, tolkning och mångfaldigande av handlingar.

1.   Den handels- och utvecklingskommitté som inrättas genom artikel 103 i det ekonomiska partnerskapsavtalet mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och de avtalsslutande SADC-staterna, å andra sidan (nedan kallat avtalet) ska fullgöra sina uppgifter i enlighet med den artikeln.

2.   Hänvisningar till ”parterna” i denna arbetsordning ska göras i enlighet med definitionen i artikel 104 i avtalet, nämligen Botswana, Lesotho, Moçambique, Namibia, Eswatini och Sydafrika (nedan kallade de avtalsslutande SADC-staterna), å ena sidan, och EU-parten (vilken omfattar Europeiska unionen eller dess medlemsstater eller Europeiska unionen och dess medlemsstater, med beaktande av deras respektive behörighetsområden), å andra sidan.

3.   I enlighet med artikel 103.1 i avtalet ska handels- och utvecklingskommittén bestå av parternas företrädare, vanligtvis på högre tjänstemannanivå.

4.   Ordförandeskapet för handels- och utvecklingskommitténs sammanträden ska innehas växelvis, under tolv (12) månader i taget, av en högre tjänsteman från Europeiska kommissionen och av en högre tjänsteman från de avtalsslutande SADC-staterna. Ordförandeskapet för det första sammanträdet i handels- och utvecklingskommittén ska innehas gemensamt av parternas relevanta företrädare.

5.   Trots den period som avses i punkt 4 ska den första perioden inledas dagen efter det att handels- och utvecklingskommittén hållit sitt första sammanträde och avslutas den 31 december samma år. Ordförandeskapet ska under den första perioden innehas av en företrädare för de avtalsslutande SADC-staterna.

1.   Handels- och utvecklingskommittén ska sammanträda regelbundet, minst en gång per år, liksom på begäran av en av parterna. Sammanträdena ska hållas växelvis i Bryssel eller på en av de avtalsslutande SADC-staternas territorium, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

2.   Den part som har ordförandeskapet ska efter samråd med den andra parten sammankalla till handels- och utvecklingskommitténs sammanträden, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

3.   Parterna får komma överens om att hålla handels- och utvecklingskommitténs sammanträden på elektronisk väg.

1.   Den part som innehar ordförandeskapet för handels- och utvecklingskommitténs sammanträde ska fungera som handels- och utvecklingskommitténs sekretariat (nedan kallat sekretariatet).

2.   När sammanträdet äger rum på elektronisk väg ska den part som innehar ordförandeskapet fungera som sekretariat.

1.   Sekretariatet ska kalla parterna till sammanträde och begära in bidrag till dagordningen från parterna senast trettio (30) dagar före sammanträdet. Om det gäller en brådskande fråga eller oförutsedda omständigheter får sammanträdet sammankallas med kort varsel.

2.   En preliminär dagordning för varje sammanträde ska upprättas av sekretariatet. Sekretariatet ska skicka denna till handels- och utvecklingskommitténs ordförande och till dess ledamöter senast fjorton (14) dagar före sammanträdets början.

3.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som en part begärt att sekretariatet för upp på dagordningen.

4.   Handels- och utvecklingskommittén ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.

5.   Handels- och utvecklingskommitténs ordförande får, om samtliga parter är överens om det, be experter delta i gemensamma rådets sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

1.   I enlighet med artikel 103.6 i avtalet ska handels- och utvecklingskommittén enhälligt anta beslut eller rekommendationer i de fall som anges i avtalet eller när gemensamma rådet har delegerat sådan befogenhet till handels- och utvecklingskommittén.

2.   När handels- och utvecklingskommittén enligt avtalet ges befogenhet att anta beslut eller rekommendationer, eller när gemensamma rådet har delegerat denna befogenhet till handels- och utvecklingskommittén, ska dessa akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation” i den rapport från sammanträdet som avses i artikel 7. Sekretariatet ska förse varje beslut eller rekommendation som antagits med ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut eller rekommendation ska det anges när beslutet eller rekommendationen träder i kraft.

3.   Om en avtalsslutande SADC-stat är förhindrad delta vid ett sammanträde, ska sekretariatet informera den ledamoten om de beslut eller rekommendationer som man enats om vid det sammanträdet. Den berörda avtalsslutande SADC-staten ska inom tio (10) kalenderdagar efter avsändandet av besluten eller rekommendationerna tillhandahålla ett skriftligt svar där den anger vilka beslut eller rekommendationer den inte kan ställa sig bakom, inbegripet skälen till detta. Om ett sådant skriftligt svar inte inkommit inom den angivna tidsfristen, ska besluten eller rekommendationerna anses antagna. Om den avtalsslutande SADC-stat som inte deltog inte ställer sig bakom ett eller flera beslut eller rekommendationerna ska parterna arbeta för att lösa kvarstående frågor genom skriftligt förfarande eller på elektronisk väg i enlighet med punkt 4.

4.   Under perioden mellan sammanträdena får handels- och utvecklingskommittén anta beslut eller rekommendationer genom ett skriftligt förfarande om parterna är överens om det. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan parternas företrädare.

5.   Beslut och rekommendationer som antas av handels- och utvecklingskommittén ska bestyrkas genom två exemplar som ska undertecknas av en företrädare för EU och en företrädare för de avtalsslutande SADC-staterna.

1.   Om inte parterna beslutar något annat ska handels- och utvecklingskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

2.   Parterna får besluta att offentliggöra handels- och utvecklingskommitténs beslut och rekommendationer.

1.   Varje part ska stå för sina utgifter för att delta i handels- och utvecklingskommitténs sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifter för anordnande av sammanträdet, tolkning och mångfaldigande av handlingar.

1.   Den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader, som inrättas enligt artikel 50 i avtalet, partnerskapet på jordbruksområdet, som inrättas genom artikel 68 i avtalet, och den särskilda kommittén för geografiska beteckningar och handel med vin och sprit, som inrättas genom artikel 13 i protokoll 3 till avtalet, ska rapportera till handels- och utvecklingskommittén.

2.   I enlighet med artikel 50.2 f i avtalet respektive artikel 13.5 i protokoll 3 till avtalet ska den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader och den särskilda kommittén för geografiska beteckningar och handel med vin och sprit fastställa sina egna arbetsordningar.

3.   I enlighet med artikel 68.3 i avtalet ska de praktiska bestämmelserna för partnerskapet på jordbruksområdet fastställas i samförstånd mellan parterna inom ramen för handels- och utvecklingskommittén.

4.   Enligt artikel 103.3 i avtalet får handels- och utvecklingskommittén inrätta särskilda tekniska grupper för att behandla särskilda frågor som faller inom deras behörighet.

5.   Handels- och utvecklingskommittén ska fastställa arbetsordningen för de särskilda tekniska grupper som avses i punkt 4. Handels- och utvecklingskommittén får besluta att upplösa särskilda tekniska grupper och fastställa eller ändra de uppgifter som ålagts dem.

6.   Särskilda tekniska grupper ska rapportera till handels- och utvecklingskommittén efter varje sammanträde.