1.   Den underkommitté för geografiska beteckningar (nedan kallad GI-underkommittén) som inrättats enligt artikel 211 i associeringsavtalet mellan Europeiska unionen och Europeiska atomenergigemenskapen och deras medlemsstater, å ena sidan, och Ukraina, å andra sidan (1) (nedan kallat avtalet), ska bistå associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor i enlighet med artikel 465.4 i avtalet vid utförandet av dess uppgifter.

2.   GI-underkommittén ska utföra de uppgifter som anges i artikel 211 i avtalet.

3.   GI-underkommittén ska bestå av tjänstemän från Europeiska kommissionen och Ukraina med ansvar för frågor rörande geografiska beteckningar.

4.   Vardera parten ska utnämna en delegationschef som ska vara kontaktperson för alla frågor som rör GI-underkommittén.

5.   Delegationscheferna ska fungera som ordförande i enlighet med artikel 2.

6.   Varje delegationschef får delegera samtliga eller delar av sina arbetsuppgifter som delegationschef till ett utsett ombud, i vilket fall alla hänvisningar till delegationschefen nedan gäller även det utsedda ombudet.

7.   Vid tillämpning av denna arbetsordning ska den definition av termen parterna som fastställs i artikel 482 i avtalet gälla.

1.   Om inte parterna enas om annat ska GI-underkommittén sammanträda växelvis i unionen och Ukraina på begäran av endera parten, senast 90 dagar efter begäran.

2.   Varje sammanträde i GI-underkommittén ska sammankallas av ordföranden och hållas på den dag och plats som parterna kommer överens om. Kallelsen till sammanträdet ska sändas ut av ordföranden senast 28 kalenderdagar före sammanträdet, om inte parterna kommer överens om något annat.

3.   När så är möjligt ska GI-underkommitténs ordinarie sammanträden sammankallas i vederbörlig tid före det ordinarie sammanträdet i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

4.   Undantagsvis får GI-underkommitténs sammanträden hållas med hjälp av överenskomna tekniska hjälpmedel, såsom videokonferens.

1.   Korrespondens adresserad till GI-underkommittén ska sändas till endera partens sekreterare, som i sin tur ska informera den andra partens sekreterare.

2.   Sekretariatet ska säkerställa att korrespondens adresserad till GI-underkommittén vidarebefordras till ordföranden och, om så är lämpligt, sänds ut i enlighet med artikel 7.

3.   Korrespondens från ordföranden ska sändas till parterna av GI-underkommitténs sekretariat på ordförandens vägnar. Sådan korrespondens ska, om så är lämpligt, sändas ut i enlighet med artikel 7.

1.   Handlingar ska sändas ut via GI-underkommitténs sekretariat.

2.   En part ska sända sina handlingar till sin sekreterare. Sekreteraren ska sända dessa handlingar till den andra partens sekreterare.

3.   Unionens sekreterare ska sända ut handlingarna till de relevanta företrädarna för unionen och systematiskt sända en kopia av sådan korrespondens till Ukrainas sekreterare och sekreterarna i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

4.   Ukrainas sekreterare ska sända ut handlingarna till de relevanta företrädarna för Ukraina och systematiskt sända en kopia av sådan korrespondens till unionens sekreterare och sekreterarna i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

1.   En preliminär dagordning för varje sammanträde samt utkast till operativa slutsatser enligt artikel 10 ska på grundval av förslag från parterna upprättas av GI-underkommitténs sekretariat. Den preliminära dagordningen ska innehålla punkter som någon av parterna senast 21 kalenderdagar före sammanträdesdagen begärt att GI-underkommitténs sekretariat för upp på dagordningen, och som styrks av relevanta handlingar.

2.   Den preliminära dagordningen ska, tillsammans med relevanta handlingar, sändas ut i enlighet med artikel 7 senast 15 kalenderdagar innan sammanträdet inleds.

3.   Dagordningen ska antas av ordföranden och den andra delegationschefen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.

4.   Ordföranden får, på ad hoc-basis och efter överenskommelse med den andra parten, bjuda in företrädare för andra organ inom parterna eller oberoende experter till sammanträden i GI-underkommittén som observatörer för att informera om särskilda frågor. Parterna ska säkerställa att dessa observatörer respekterar eventuella krav på konfidentiell behandling.

5.   Ordföranden får i samråd med parterna förkorta tidsfristerna i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till särskilda omständigheter.

1.   De båda sekreterarna ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

2.   Protokollet ska som regel, för varje punkt på dagordningen, innehålla

3.   Utkastet till protokoll ska föreläggas GI-underkommittén för godkännande. Det ska godkännas senast 28 kalenderdagar efter varje sammanträde i GI-underkommittén. En kopia av det godkända protokollet ska översändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 7.

4.   Utkast till operativa slutsatser för varje sammanträde ska upprättas av sekreteraren för GI-underkommittén hos den part som är ordförande och sändas ut till parterna tillsammans med dagordningen, normalt sett senast 15 kalenderdagar innan sammanträdet inleds. Utkastet till operativa slutsatser ska uppdateras under sammanträdets gång, så att GI-underkommittén i slutet av sammanträdet, såvida man inte kommit överens om något annat, kan anta de operativa slutsatserna, som ska återspegla de uppföljningsåtgärder som parterna kommit överens om. Så snart man enats om de operativa slutsatserna ska de bifogas protokollet, och genomförandet av slutsatserna ska ses över under kommande sammanträden i GI-underkommittén. GI-underkommittén ska i detta syfte anta en mall där varje åtgärdspunkt kan förbindas med en viss tidsfrist.

1.   GI-underkommittén ska ha befogenhet att anta beslut i de fall som anges i artikel 211.3 i avtalet. Dessa beslut ska antas i samförstånd av parterna efter att de respektive interna antagningsförfarandena har slutförts. De ska vara bindande för parterna, som ska vidta lämpliga åtgärder för att genomföra dem.

2.   Varje beslut ska undertecknas av en företrädare för varje part. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 3 ska företrädarna underteckna dessa handlingar under det sammanträde då beslutet i fråga antas.

3.   Om parterna är överens om det får GI-underkommittén anta beslut genom skriftligt förfarande efter att de respektive interna förfarandena har slutförts. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan de två sekreterarna, som ska handla i samförstånd med parterna. I detta syfte ska förslaget sändas ut i enlighet med artikel 7, varvid det ska anges en tidsfrist på minst 21 kalenderdagar inom vilken alla reservationer eller ändringar måste meddelas. Ordföranden får, i samråd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i denna punkt för att ta hänsyn till särskilda omständigheter. När man enats om texten ska beslutet undertecknas av en företrädare för vardera parten.

4.   GI-underkommitténs akter ska benämnas ”beslut”. Varje beslut ska träda i kraft samma dag som det antas om inte annat anges i beslutet.

5.   GI-underkommitténs beslut ska bestyrkas av de två sekreterarna.

6.   Besluten ska sändas ut till båda parterna.

7.   Sekretariatet för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor ska underrättas om alla beslut, rapporter och andra överenskomna åtgärder som GI-underkommittén vidtar.

8.   Varje part kan besluta huruvida den ska offentliggöra GI-underkommitténs beslut i sin respektive officiella tidning.

1.   GI-underkommittén ska rapportera om sin verksamhet till associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor vid varje ordinarie sammanträde i associeringskommittén.

2.   Rapporterna ska antas i samförstånd av parterna och ska benämnas ”rapport”. Rapporterna ska sändas ut till båda parterna.

3.   Det förfarande för antagande av beslut som anges i artikel 11.2 och 11.3 ska i tillämpliga delar även gälla för rapporter.

1.   Arbetsspråken i GI-underkommittén ska vara engelska och ukrainska.

2.   Om inget annat beslutas ska GI-underkommittén grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.

1.   Vardera parten ska stå för de kostnader som parten ådrar sig för sitt deltagande i GI-underkommitténs sammanträden, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som utgifter för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för kostnaderna för att anordna sammanträdet och för mångfaldigande av handlingar.

3.   Kostnader i samband med tolkning vid sammanträden och översättning av handlingar till eller från engelska och ukrainska i enlighet med artikel 13.1 ska bäras av den part som är värd för sammanträdet.

Kostnader i samband med översättning och tolkning till eller från övriga språk ska bekostas direkt av den part som begärt detta.