om interimskommitténs arbetsordning, inbegripet underkommittéernas arbetsuppgifter och struktur

med beaktande av det interimsavtal om handel och handelsrelaterade frågor mellan Europeiska gemenskapen, å ena sidan, och Republiken Montenegro, å andra sidan (1) (nedan kallat interimsavtalet), som undertecknades den 15 oktober 2007, särskilt artikel 44.

Ordförandeskapet i interimskommittén ska innehas växelvis i tolvmånadersperioder av en företrädare för Europeiska gemenskapernas kommission (nedan kallad Europeiska kommissionen) på Europeiska gemenskapens (nedan kallad gemenskapen) vägnar och en företrädare för Montenegros regering. Den första perioden ska dock inledas den dag då interimskommitténs första sammanträde hålls och avslutas den 31 december samma år.

Interimskommittén ska ha ordinarie sammanträden en gång om året i Bryssel eller Podgorica enligt överenskommelse mellan partnerna. Om parterna är överens om det kan interimskommittén hålla extraordinarie sammanträden på begäran av endera av parterna.

Om inget annat beslutas ska interimskommitténs sammanträden inte vara offentliga.

Före varje sammanträde ska ordföranden underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation.

En företrädare för Europeiska investeringsbanken (EIB) får närvara som observatör vid interimskommitténs sammanträden när frågor som rör banken står på dagordningen.

Interimskommittén får till sina sammanträden bjuda in utomstående personer som ska informera om särskilda ämnen.

En tjänsteman från Europeiska kommissionen och en regeringstjänsteman från Montenegro ska tillsammans fungera som interimskommitténs sekreterare.

All korrespondens till och från interimskommitténs ordförande ska vidarebefordras till de båda sekreterarna. De båda sekreterarna ska se till att korrespondensen vid behov cirkuleras till deras respektive företrädare i interimskommittén.

1. Ordföranden och sekreterarna ska senast 15 arbetsdagar före varje sammanträde upprätta en preliminär dagordning för sammanträdet.

Den preliminära dagordningen ska omfatta de punkter för vilka sekreterarna senast 21 arbetsdagar före sammanträdet har mottagit en begäran om att de ska föras upp på dagordningen; punkterna får emellertid föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlagen har överlämnats till sekreterarna senast den dag då den preliminära dagordningen avsänds.

Interimskommittén ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Om parterna är överens om detta får även andra punkter än de som står på den preliminära dagordningen föras upp på dagordningen.

2. Ordföranden får i samförstånd med de båda parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

Den part som står värd för ett sammanträde ska upprätta ett utkast till protokoll för varje sammanträde i interimskommittén. De beslut som fattats, de rekommendationer som avgivits och de slutsatser som antagits ska anges i protokollutkastet. Utkastet ska inom två månader efter sammanträdet läggas fram för interimskommittén för godkännande. När protokollet har godkänts ska det undertecknas av ordföranden och de båda sekreterarna, och båda parter ska arkivera ett originalexemplar av protokollet. En kopia av protokollet ska sändas till var och en av de mottagare som anges i artikel 5.

Interimskommittén ska fatta beslut och avge rekommendationer i samförstånd mellan parterna.

Mellan sammanträdena får interimskommittén, om båda parter är överens om detta, fatta beslut eller avge rekommendationer genom skriftligt förfarande.

Interimskommitténs beslut och rekommendationer enligt artikel 45 i interimsavtalet ska benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”, följt av löpnummer, datum för antagande och en beskrivning av ämnet.

Interimskommitténs beslut och rekommendationer ska undertecknas av ordföranden och bestyrkas av de två sekreterarna.

Beslut som fattas av interimskommittén ska offentliggöras av parterna i deras respektive officiella tidning. Var och en av parterna får fatta beslut om offentliggörande av övriga handlingar som antagits av interimskommittén.

Interimskommitténs officiella språk ska vara de båda parternas officiella språk.

Om inget annat beslutas ska interimskommittén grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.

Gemenskapen och Montenegro ska var för sig stå för de kostnader de ådrar sig i samband med sitt deltagande i interimskommitténs och underkommittéernas sammanträden, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som porto- och telekostnader.

Den part som står värd för ett sammanträde ska bära kostnaderna för tolkning, översättning och mångfaldigande av handlingar i samband med detta samt övriga kostnader för de praktiska arrangemangen för sammanträdet.

Arbetsuppgifterna och strukturen för de underkommittéer som inrättats för att biträda interimskommittén i utförandet av dess uppgifter anges i bilagan.

Underkommittéerna ska bestå av företrädare för parterna. Ordförandeskapet i underkommittéerna ska i enlighet med artikel 1 innehas växelvis av parterna.

Underkommittéerna ska arbeta under interimskommitténs överinseende och rapportera till denna efter varje sammanträde. De ska inte fatta några beslut, men får ge rekommendationer till interimskommittén.

Interimskommittén får upplösa befintliga underkommittéer, ändra deras arbetsuppgifter eller inrätta nya underkommittéer som ska biträda den i utförandet av dess uppgifter.

BILAGA

ARBETSUPPGIFTER OCH STRUKTUR FÖR UNDERKOMMITTÉERNA EG–MONTENEGRO

1. Sammansättning och ordförandeskap

I enlighet med artikel 11 andra stycket i arbetsordningen ska underkommittéerna bestå av företrädare för Europeiska kommissionen och företrädare för Montenegros regering. Ordförandeskapet i underkommittéerna ska i enlighet med artikel 1 i arbetsordningen innehas växelvis av de båda parterna. Medlemsstaterna ska underrättas om sammanträdena i undergrupperna.

2. Sekretariat

För varje underkommitté ska en tjänsteman från Europeiska kommissionen och en regeringstjänsteman från Montenegro gemensamt fungera som sekreterare.

Alla meddelanden som rör undergrupperna ska vidarebefordras till de berörda undergruppernas sekreterare.

3. Sammanträden

Underkommittéerna ska ha ordinarie sammanträde en gång om året, och de får dessutom sammanträda när omständigheterna så kräver och parterna är överens om detta. Varje sammanträde i en underkommitté ska hållas vid en tidpunkt och på en plats som parterna har kommit överens om.

Om parterna är överens om det får underkommittéerna till sina sammanträden bjuda in experter som ska lämna särskild information.

4. Ämnen

Underkommittéerna ska behandla sådana frågor i enlighet med den flerdisciplinära strukturen som beskrivs i punkt 7. De ska på alla relevanta områden bedöma genomförandet av interimsavtalet och det europeiska partnerskapet, förberedelserna för genomförandet av stabiliserings- och associeringsavtalet och framstegen i fråga om tillnärmning, genomförande och tillämpning av lagstiftningen. Underkommittéerna ska undersöka de problem som kan uppstå på deras respektive områden samt föreslå eventuella åtgärder.

Underkommittéerna ska också fungera som forum för ytterligare klargörande av gemenskapens regelverk samt bedöma Montenegros framsteg i fråga om anpassning till regelverket i linje med de åtaganden som gjorts i interimsavtalet.

5. Protokoll

För varje sammanträde i en underkommitté ska ett utkast till sammanträdesprotokoll upprättas inom två månader efter sammanträdet. När de båda parterna har godkänt protokollet ska undergruppens sekreterare sända en kopia av detta till interimskommitténs sekreterare.

6. Offentlighet

Om inget annat beslutas ska underkommittéernas sammanträden inte vara offentliga.

7. Underkommittéernas struktur

1.	Underkommittén för handel, industri, tullar, beskattning och samarbete med andra kandidatländer (artiklarna 3, 4 till 8, 19 till 33, 42 och 53 i interimsavtalet).

2.	Underkommittén för jordbruk och fiske (artiklarna 9, 11.2 och 11.3, 10, 13, 12.2, 14, 15 och 18 i interimsavtalet).

3.	Underkommittén för den inre marknaden och konkurrens (artiklarna 36, 37, 38 med protokoll 4, 39, 40 och 41 i interimsavtalet).

4.	Underkommittén för ekonomiska och finansiella frågor samt statistik (artiklarna 35 och 38.7 b i interimsavtalet).

5.	Underkommittén för transport (artikel 34 i interimsavtalet).