AVS–EG-AMBASSADÖRSKOMMITTÉNS BESLUT nr 5/2004

av den 17 december 2004

om budgetförordning för Centrum för företagsutveckling

(2006/192/EG)

AVS–EG-AMBASSADÖRSKOMMITTEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan, undertecknat i Cotonou den 23 juni 2000 (1), nedan kallat ”avtalet”, särskilt artikel 2.6 i bilaga III,

med beaktande av det interna avtalet av den 12 september 2000 mellan företrädarna för medlemsstaternas regeringar, församlade i rådet, om finansiering och förvaltning av gemenskapens bistånd inom ramen för finansprotokollet till avtalet,

med beaktande av budgetförordningen för den nionde Europeiska utvecklingsfonden (nionde EUF), och

av följande skäl:

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

I.   ALLMÄNNA PRINCIPER

PRINCIPERNA OM ENHET, RIKTIGHET I BUDGETEN, JÄMVIKT OCH EN ENDA BERÄKNINGSENHET

Artikel 1

1.   Alla centrumets inkomster och utgifter skall tas upp i beräkningar som är baserade på ett kostnadsberäknat årligt arbetsprogram, vilket skall upprättas för varje budgetår och framgå av budgeten.

2.   Budgetens inkomster och utgifter skall balansera varandra.

Artikel 2

Budgeten skall upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna skall redovisas i euro. För behov som avser förvaltning av likvida medel får dock räkenskapsföraren och, när det gäller förskottskonton, förskottsförvaltarna genomföra transaktioner i AVS-ländernas och EU-ländernas nationella valutor.

Artikel 3

1.   Inkomsterna skall bestå av de bidrag som utbetalas av EUF, det belopp som tas ut i form av skatter på löner och annan ersättning från centrumet samt diverse inkomster.

2.   Inkomsterna skall också bestå av bidrag från andra givare till centrumets budget.

3.   I enlighet med artikel 4.3 i centrumets stadgar och arbetsordning får centrumet också på tredje parts vägnar förvalta medel avsedda för genomförandet av den verksamhet som fastställs för centrumet i avtalet. De finansiella reglerna för förvaltningen av dessa medel fastställs i artikel 37 i denna budgetförordning.

Artikel 4

Utgiftsberäkningen skall omfatta driftsutgifter och utgifter för insatser. Det skall göras klar åtskillnad mellan dem.

PRINCIPEN OM ETTÅRIGHET

Artikel 5

1.   Budgetåret skall inledas den 1 januari och avslutas den 31 december.

2.   De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår.

3.   Om den slutgiltiga budgeten för ett aktuellt år ännu inte föreligger vid början av det budgetåret skall direktören i syfte att sörja för kontinuitet i centrumets verksamhet bevilja åtaganden för och godkännande av utbetalning av månatliga kostnader för administration och drift i enlighet med de förfaranden som fastställs i denna budgetförordning. Dessa månatliga utgifter får för det innevarande året emellertid inte överstiga en tolftedel av de motsvarande anslagen för varje artikel enligt vad som godkänts i budgeten för det föregående året.

PRINCIPEN OM SUND EKONOMISK FÖRVALTNING

Artikel 6

1.   Budgetanslagen skall användas i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, dvs. enligt principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2.   Principen om sparsamhet innebär att de resurser som centrumet skall använda för att genomföra sin verksamhet skall göras disponibla i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som krävs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.

3.   Det skall fastställas specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbestämda mål för alla verksamhetsområden som omfattas av budgeten. Med hjälp av resultatindikatorer för varje verksamhet skall det övervakas att dessa mål uppnås, och direktören skall lämna styrelsen upplysningar om detta. Dessa upplysningar skall lämnas årligen, senast i de dokument som åtföljer det preliminära budgetförslaget, och bör inges tillsammans med de dokument som överlämnas till kommissionen med en motivering av det årliga belopp som centrumet begär från EUF.

4.   I syfte att förbättra beslutsförfarandet skall centrumet regelbundet göra förhands- och efterhandsutvärderingar av program eller verksamhet i enlighet med ett flerårigt utvärderingsprogram som skall fastställas tillsammans med kommissionen. Resultatet av utvärderingarna skall inkluderas i de dokument som överlämnas till kommissionen med en motivering av det årliga belopp som centrumet begär från EUF.

II.   FASTSTÄLLANDET AV BUDGETEN

Artikel 7

1.   Inom ramen för den samlade budget som avsatts för centrumet genom finansprotokollet, ökat med eventuella bidrag från andra givare och på grundval av de riktlinjer som fastställts i den av kommittén godkända strategin, skall direktören upprätta ett utkast till ett årligt arbetsprogram och en därtill hörande budget. Detta utkast skall överlämnas till styrelsen senast den 15 juli året före dess genomförande.

Det årliga arbetsprogrammet och den därtill hörande budgeten skall godkännas av styrelsen senast den 31 juli samt överlämnas till ambassadörskommittén för antagande. Budgeten skall överlämnas till Europeiska gemenskapernas kommission (nedan kallad ”kommissionen”), som skall inleda de gemenskapsförfaranden som är tillämpliga på det bidrag som sökts från EUF, på grundval av det separata anslag som avsatts för detta ändamål.

2.   Åtaganden om medel från budgeten kan göras först från och med den dag då den behöriga gemenskapsmyndigheten fattar beslut om finansiering av det sökta bidraget från EUF. Centrumet skall underrättas om detta beslut.

3.   Villkoren för bidraget från EUF skall fastställas i en finansieringsöverenskommelse som skall undertecknas av centrumet och kommissionen.

4.   Budgeten skall innehålla lämpliga beräkningar av inkomster från andra givare.

Artikel 8

1.   Datumen för utbetalning av bidraget från EUF skall fastställas i den finansieringsöverenskommelse som avses i artikel 7.3. Bidraget från föregående budgetår som avser anslag vilka förfallit skall räknas av.

2.   Budgeten skall delas in i avdelningar (budgetrubriker), kapitel, artiklar och punkter alltefter inkomstens eller utgiftens art eller syfte.

Artikel 9

Direktören skall vid behov lägga fram ett utkast till en tilläggs- eller ändringsbudget, som skall granskas och godkännas i samma form och enligt samma förfaranden som den budget som innehöll de ursprungliga beräkningarna.

III.   GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN

Artikel 10

1.   Direktören skall genomföra budgeten på eget ansvar, i enlighet med principerna i avsnitt I, och inom ramarna för beviljade anslag. Han skall rapportera till styrelsen om förvaltningen av budgeten.

2.   De beviljade anslagen får endast användas i enlighet med de principer och bestämmelser som fastställs i denna budgetförordning, särskilt principen om sund ekonomisk förvaltning enligt definitionen i artikel 6.

Artikel 11

1.   Alla inkomster och utgifter skall medföra att en artikel i budgeten tillgodogörs eller belastas.

Åtagande eller godkännande av utgifter utöver beviljade anslag, eller utöver de anslag som överförts från tidigare budgetår, får inte medges för det berörda budgetåret.

2.   Alla inkomster och utgifter skall tas upp som bruttobelopp i räkenskaperna utan att justeras mot varandra.

Artikel 12

1.   Överföringar från en avdelning till en annan skall beslutas av direktören, utom i de fall då överföringarna till eller från artiklar rör personalarvoden. Han skall underrätta styrelsen om sina beslut vid dess nästa möte.

Beslut om överföringar från en avdelning till en annan som rör artiklar om personalarvoden skall fattas av styrelsen på grundval av ett förslag från direktören.

2.   Beslut om överföringar från ett kapitel till ett annat och inom kapitel skall fattas av direktören, som skall underrätta styrelsen om detta.

Artikel 13

Centrumets inkomster skall betalas in till ett eller flera konton som öppnats i centrumets namn.

IV.   FINANSIELL KONTROLL

Artikel 14

1.   Den finansiella kontrollen skall bestå av en styrekonom och, vid behov, en eller flera biträdande styrekonomer, som alla måste ha erfarenhet av internationella organisationers budgetförordningar.

2.   Styrekonomen skall i administrativt hänseende rapportera direkt till direktören, och de biträdande styrekonomerna skall rapportera direkt till styrekonomen.

3.   Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall utses av styrelsen. Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall omfattas av gällande tjänsteföreskrifter. Alla åtgärder som rör disciplinära åtgärder, avstängning från en tjänst, uppsägning eller rättsliga förfaranden skall emellertid godkännas av styrelsen på grundval av ett fullständigt underbyggt förslag från direktören.

4.   Innan en åtgärd beviljas av en utanordnare skall de operativa och finansiella aspekterna granskas av den finansiella kontrollen. Syftet med denna kontroll skall vara att undersöka om

Denna kontroll skall mynna ut i att ett godkännande beviljas eller nekas.

Den finansiella kontrollen skall neka att ge sitt godkännande om den anser att ovanstående villkor inte uppfylls. I samtliga fall i vilka den finansiella kontrollen nekar att ge sitt godkännande skall den lämna en skriftlig förklaring där den anger skälen för detta och underrätta direktören.

Direktören får, utom i de fall där det råder tvekan om huruvida anslagen är disponibla, på eget ansvar och genom ett beslut där skälen till detta anges, underlåta att ta hänsyn till ett nekande. Detta beslut skall vara slutgiltigt och bindande och skall för kännedom meddelas den finansiella kontrollen. Direktören skall underrätta styrelsen skriftligen om alla sådana beslut vid dess nästa möte.

Den finansiella kontrollen skall ha tillgång till alla verifikationer och andra handlingar som rör de utgifter och inkomster som skall kontrolleras. Den får utföra kontroller på platsen.

5.   Styrekonomen och de biträdande styrekonomerna skall vid utförandet av sina uppgifter vara helt oberoende. De får inte ta emot någon instruktion eller ha några begränsningar när det gäller utförandet av de uppgifter som åläggs dem i kraft av denna budgetförordning som en följd av deras utnämning.

6.   Direktören får begära att den finansiella kontrollen yttrar sig i frågor som rör analys, organisation eller förbättring av centrumets interna förfaranden. Direktören får också begära att den finansiella kontrollen utför kontroller av dokument och, i förekommande fall, kontroller på plats i syfte att fastställa om åtgärder som finansierats med medel från budgeten har genomförts på ett korrekt sätt.

7.   Vid utgången av varje budgetår, och senast den 30 april följande år, skall den finansiella kontrollen upprätta en verksamhetsrapport, i vilken den skall avge sitt yttrande om den ekonomiska förvaltningen och genomförandet av budgeten. Den skall överlämna sin rapport till direktören, som skall överlämna den, vid behov tillsammans med sina kommentarer, till styrelsen vid dess nästa möte.

Artikel 15

De externa revisorer som avses i artikel 27 skall avge oberoende yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet.

V.   FÖRVALTNING AV BUDGETEN

Artikel 16

1.   Centrumets budget skall förvaltas i enlighet med principen om åtskillnad mellan utanordnare och räkenskapsförare.

2.   Utanordnarens, styrekonomens och räkenskapsförarens uppgifter skall vara inbördes oförenliga.

3.   Anslagen skall förvaltas av utanordnaren som ensam har befogenhet att göra utgiftsåtaganden, fastställa utestående fordringar samt utfärda betalningskrav och betalningsorder. Mottagande av inkomster och betalning av utgifter skall utföras av räkenskapsföraren.

Artikel 17

1.   Alla åtgärder som kan ge upphov till en utgift som skall betalas av centrumet skall föregås av ett förslag till åtagande från utanordnaren. Förslaget, tillsammans med verifikationerna i original, skall överlämnas till den finansiella kontrollen för förhandskontroll.

2.   För löpande utgifter får ett preliminärt åtagande göras.

3.   Räkenskaper skall föras över åtaganden och betalningsorder.

Artikel 18

1.   Syftet med utanordnarens kontroll av utgifter skall vara att

2.   Vid kontroll av utgifter skall underlag överlämnas som bekräftar borgenärens anspråk och, i förekommande fall, den tjänst som utförts.

Artikel 19

1.   Godkännandet skall vara den handling genom vilken utanordnaren, genom utfärdande av en betalningsorder, beordrar räkenskapsföraren att betala en kontrollerad utgift.

2.   Betalningsordern skall åtföljas av verifikationer i original, som skall innehålla eller åtföljas av ett intyg från utanordnaren om riktigheten i uppgifterna om de belopp som skall betalas, mottagandet av leveranserna eller utförandet av tjänsterna.

3.   Kopior av verifikationerna, vilkas äkthet bestyrkts av utanordnaren, kan i vissa fall accepteras i stället för original.

4.   Betalningsorder skall sändas till den finansiella kontrollen för förhandskontroll.

Artikel 20

1.   Betalningen är den slutliga handling genom vilken centrumet befrias från förpliktelserna gentemot sina borgenärer.

2.   Betalning skall utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.

3.   Räkenskapsföraren skall omedelbart underrätta utanordnaren och den finansiella kontrollen vid fall av materiella fel eller ifrågasättande av befrielsen från förpliktelser gentemot borgenären eller om de formaliteter som föreskrivs i denna budgetförordning inte iakttas. Direktören får på eget ansvar skriftligen begära att betalningen effektueras. Direktören skall skriftligen underrätta styrelsen om alla sådana beslut till dess nästa möte.

Artikel 21

1.   Betalningar skall i princip effektueras via bankkonto, företrädesvis genom banköverföring eller, i välgrundade fall, med check. Transaktionerna skall göras i euro. I undantagsfall, och om så är lämpligt, får en annan valuta användas.

2.   Checkar och bankgireringar skall undertecknas av två personer, av vilka den ena skall vara räkenskapsföraren.

3.   I välgrundade fall får direktören godkänna kontanta betalningar. För sådana betalningar skall ett kvitto erhållas.

4.   Om uppgifter om faktiska valutakurser saknas skall de omräkningskurser som används för beräkningen i euro av de betalningar som skall göras, eller av de inkomster som skall uppbäras i lokal valuta i ett AVS-land, vara de som tillämpas den första arbetsdagen i den månad i vilken den faktiska transaktionsdagen infaller enligt Europeiska centralbankens uppgifter.

Artikel 22

1.   För betalning av vissa utgiftskategorier får förskottskonton upprättas i enlighet med de villkor som fastställs av centrumet.

2.   Alla beslut om att inrätta ett förskottskonto skall fattas av direktören på förslag från den personalmedlem som ansvarar för ärendet. Innan förslaget läggs fram för direktören skall det godkännas av räkenskapsföraren och bifallas av den finansiella kontrollen.

3.   I varje beslut skall följande anges:

4.   Före varje utbetalning av ett förskott skall också ett åtagande göras.

5.   Utanordnaren och räkenskapsföraren skall vidta alla åtgärder som är nödvändiga för att sörja för att beviljade förskott utfärdas med korrekta belopp och inom en rimlig tidsfrist.

Artikel 23

1.   Direktören skall vara utanordnare för de anslag som tas upp i centrumets budget.

2.   Direktören får delegera en del av sina uppgifter till den personal som är underställd honom. I varje beslut om delegering av befogenheter skall det anges hur länge och hur omfattande uppdraget att verka som utanordnare skall vara.

3.   Direktören får delegera en del av de uppgifter som rör genomförandet till noggrant utvalda tredje parter.

Artikel 24

1.   Räkenskapsföraren skall utses av direktören och godkännas av styrelsen.

2.   Han skall inom centrumet ansvara för att

3.   Utanordnaren skall överlämna alla de uppgifter till räkenskapsföraren som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en riktig bild av centrumets ekonomiska tillgångar och budgetgenomförande, varvid utanordnaren skall ansvara för de lämnade uppgifternas tillförlitlighet.

4.   Om inte annat följer av punkt 5 i denna artikel och av artikel 22 skall endast räkenskapsföraren ha befogenhet att förvalta medel och andra tillgångar. Han eller hon skall ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.

5.   Räkenskapsföraren får delegera vissa uppgifter till underordnade som omfattas av tjänsteföreskrifterna, när detta är nödvändigt för utförandet av räkenskapsförarens uppgifter.

6.   I den handling genom vilken delegeringen sker skall de uppgifter anges som överlåts på de underordnade samt deras rättigheter och skyldigheter.

Artikel 25

1.   Vid inkassering av en fordran till centrumet skall ett betalningskrav utfärdas av utanordnaren. Betalningskravet skall inges till det interna kontrollorganet för förhandskontroll.

2.   Räkenskapsföraren skall ansvara för betalningskrav som utanordnaren överlämnat till honom eller henne.

3.   För alla kontanta inbetalningar till räkenskapsföraren eller förskottsförvaltaren skall ett kvitto utfärdas.

VI.   RÄKENSKAPER, BOKSLUT, REVISION, REVISIONSRÄTTEN, OLAF

Artikel 26

1.   Räkenskaperna skall föras i euro enligt metoden för dubbel bokföring och på grundval av kalenderåret. De skall visa samtliga inkomster och utgifter från och med den 1 januari till och med den 31 december varje år och skall inkludera verifikationer i original.

Räkenskaperna skall avslutas vid utgången av budgetåret för att centrumets bokslut skall kunna upprättas.

2.   Bokföringsposter skall registreras på grundval av ett redovisningssystem som omfattar en kontoplan, i vilken en klar åtskillnad görs mellan de konton som möjliggör upprättandet av balansräkningen och de konton som möjliggör upprättandet av inkomst- och utgiftsredovisningen. Dessa poster kan registreras i ett datoriserat system med hjälp av vilket en samlad månatlig balansställning kan uppställas. Alla förskott skall införas på ett bevakningskonto och regleras senast vid utgången av det följande budgetåret, utom när det gäller stående förskott.

3.   Om utanordnaren, styrekonomen och räkenskapsföraren genom en gemensam överenskommelse fastställer att systemet erbjuder garantier som tillgodoser de säkerhetsmässiga kraven får centrumet använda elektronisk databehandling.

4.   De separata kontona för medel som förvaltas på tredje parts vägnar enligt artikel 37 skall konsolideras i balansräkningen och i inkomst- och utgiftsredovisningen för centrumet.

5.   Centrumet skall upprätta en balansräkning och en inkomst- och utgiftsredovisning senast den 31 mars år N + 1.

Balansräkningen skall visa centrumets tillgångar och skulder per den 31 december år N.

Inkomst- och utgiftsredovisningen skall omfatta följande:

6.   Varje kvartal skall det utarbetas en rapport som visar situationen när det gäller genomförandet av den aktuella budgeten och användningen av överförda anslag; denna rapport skall godkännas av den finansiella kontrollen och överlämnas till styrelsen.

Artikel 27

1.   Styrelsen skall utse en auktoriserad revisionsfirma med internationellt anseende för en period om tre år, från en lista med åtminstone tre föreslagna firmor, vilken skall granska centrumets bokslut. Samma revisionsfirma kan dock inte utses för mer än tre år i följd.

2.   Revisorerna skall granska centrumets räkenskapsböcker och kontanta behållningar, kontrollera att förteckningar över egendom och balansräkningar har upprättats på ett korrekt sätt och i god tro i enlighet med riktiga redovisningsförfaranden och förvissa sig om att upplysningarna om centrumets räkenskaper är korrekta.

Syftet med revisionen skall vara att fastställa att alla förfallna inkomstbelopp har uppburits och alla utgifter uppkommit på ett lagligt och riktigt sätt med iakttagande av sund ekonomisk förvaltning.

Revisorerna skall intyga att bokslutet har upprättats på ett riktigt sätt och i enlighet med internationella redovisningsnormer, samt att det ger en sann och rättvisande bild av centrumets ekonomiska ställning.

3.   Revisorerna skall ge centrumet råd i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer om hur transaktioner kan genomföras mera effektivt, samt verka för sund ekonomisk förvaltning.

Revisorerna skall ansvara för att

4.   Revisorernas arbetsuppgifter skall omfatta alla centrumets verksamheter och enheter. Revisorerna skall ha fullständig och obegränsad tillgång till all information de behöver för att utföra sina uppgifter.

5.   Revisorerna skall efter utgången av varje budgetår och senast den 30 juni upprätta en rapport. Denna rapport skall överlämnas till direktören, som i sin tur skall överlämna den, om nödvändigt med kommentarer, till styrelsen. Styrelsen skall därefter överlämna rapporten till kommittén tillsammans med sina rekommendationer.

På grundval av denna rapport och bokslutet skall kommittén ge direktören ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten.

Artikel 28

Kommissionen, revisionsrätten och OLAF får kontrollera användningen av de medel som centrumet i enlighet med budgetförordningen för EUF tar emot från EUF. Revisionsrätten får kontrollera inkomsternas och utgifternas laglighet och formella riktighet samt att bestämmelserna i avtalet och i budgetförordningen för den nionde EUF har följts.

VII.   ANSVAR FÖR UTANORDNARE, RÄKENSKAPSFÖRARE, BITRÄDANDE RÄKENSKAPSFÖRARE OCH FÖRSKOTTSFÖRVALTARE

Artikel 29

Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot utanordnare som fastställer fordringar eller betalningskrav, gör utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder i strid mot denna budgetförordning. Detsamma gäller om utanordnare försummar att upprätta ett dokument som fastställer en skuld eller försummar att utfärda ett betalningskrav eller utan giltig orsak utfärdar dessa dokument för sent. Ett sådant ansvar får endast åberopas om uppsåt eller allvarlig försumlighet från utanordnarnas sida har orsakat detta fel.

Artikel 30

1.   Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot räkenskapsförare och biträdande räkenskapsförare som effektuerar betalningar i strid mot artikel 19.

Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot dem på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.

De skall på samma villkor vara ansvariga för att de order de får beträffande användning och förvaltning av bankkonton blir korrekt utförda, särskilt i följande fall:

2.   Disciplinära åtgärder och vid behov krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot förskottsförvaltare i följande fall:

Disciplinära åtgärder och krav på ekonomisk kompensation kan riktas mot förskottsförvaltare på grund av förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, om uppsåt eller allvarlig försumlighet från deras sida har orsakat denna förlust eller skada.

Artikel 31

1.   Räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall vara försäkrade mot de risker som är förenade med deras uppgifter.

Centrumet skall täcka de försäkringskostnader som därigenom uppstår. Det skall ange vilka personalkategorier som fungerar som räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare och de villkor på vilka det kommer att täcka personalens kostnader för att försäkra sig mot de risker som är förenade med deras uppgifter.

2.   Särskilda bidrag skall beviljas räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare. Nivån på dessa bidrag skall fastställas i en förordning som skall utarbetas av centrumet. Ett belopp motsvarande detta bidrag skall varje månad tillföras ett konto som skall öppnas av centrumet för var och en av dessa tjänstemäns räkning i syfte att skapa en garantifond som skall täcka eventuella brister i kassa eller bank som den berörda personen skulle kunna göras ansvarig för, i den mån sådana brister inte täcks genom ersättning från försäkringsbolag.

Kreditsaldot på dessa garantikonton skall betalas ut till de berörda personerna när deras uppdrag som räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare eller förskottsförvaltare upphör och efter det att de har beviljats slutgiltig ansvarsfrihet för sin förvaltning.

3.   Direktören skall på grundval av de externa revisorernas rapport ge räkenskapsföraren, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare ansvarsfrihet inom två år efter det berörda budgetårets utgång.

Artikel 32

De krav på ekonomisk kompensation och de disciplinära åtgärder som kan riktas mot räkenskapsförare, biträdande räkenskapsförare och förskottsförvaltare skall fastställas i enlighet med centrumets tjänsteföreskrifter.

VIII.   REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANDRA BESTÄMMELSER

Artikel 33

Tilldelning av kontrakt som skall ingås av centrumet för leverans av varor och tjänster skall ske i enlighet med bestämmelserna i denna artikel, vid behov kompletterad med bestämmelserna i avtalet och de allmänna bestämmelser som AVS–EG-ministerrådet antar på denna grundval, och med de regler som gäller för tilldelning av kontrakt enligt budgetförordningen för EUF, dvs. att anbudsgivarna skall vara medborgare i en medlemsstat i gemenskapen eller i en AVS-stat, utom i väl motiverade fall som skall godkännas av direktören.

I händelse av konflikt skall de bestämmelser som avses i A tillämpas.

I denna artikel avses med

1.   direktupphandling: ett förfarande enligt vilket centrumet vänder sig till den utvalda anbudssökande och förhandlar om villkoren för kontraktet,

2.   förenklat förfarande: ett förfarande utan föregående offentliggörande av ett tillkännagivande och en kravspecifikation, enligt vilket endast de anbudssökande (minst tre) som uppmanats av centrumet att lämna anbud får göra detta,

3.   förhandlat förfarande: ett förfarande utan föregående offentliggörande av ett tillkännagivande och en kravspecifikation, enligt vilket centrumet vänder sig till en eller flera utvalda anbudssökande och förhandlar om villkoren för kontrakten med en eller flera av dem. Ett eller flera av villkoren i punkt C.1 e skall gälla,

4.   selektiv anbudsinfordran utan offentliggörande av ett tillkännagivande: ett förfarande enligt vilket endast de anbudssökande som uppmanats därtill av centrumet på grundval av dess leverantörsdatabas får lämna anbud till följd av den av centrumet utarbetade kravspecifikationen,

5.   selektiv anbudsinfordran med offentliggörande av ett tillkännagivande: ett förfarande enligt vilket endast de anbudssökande som uppmanats därtill av centrumet får lämna anbud till följd av ett tillkännagivande och en kravspecifikation som offentliggjorts av centrumet,

6.   öppen anbudsinfordran: ett förfarande enligt vilket alla fysiska eller juridiska personer eller grupper av sådana personer får lämna anbud till följd av ett tillkännagivande och en kravspecifikation som offentliggjorts av centrumet.

Artikel 34

Centrumet får ge ekonomiska bidrag till initiativ från företag, entreprenörer, förmedlare och tjänsteleverantörer enligt följande:

Artikel 35

1.   En löpande förteckning skall föras över all lös och fast egendom tillhörande centrumet. Endast lös egendom vars värde är 350 euro eller mer skall införas i förteckningen. Löpnumret i förteckningen skall anges på varje faktura innan denna betalas.

2.   All försäljning av lös egendom och utrustning till ett anskaffningsvärde per enhet av mer än 1 000 euro skall meddelas på lämpligt sätt i enlighet med ett internt direktiv som skall upprättas av direktören.

3.   En rapport, undertecknad av både direktören och den person som ansvarar för utrustningen och godkänd av den interna kontrollenheten, skall upprättas närhelst en egendom eller artikel i förteckningen över egendom avyttras, skrotas eller konstateras saknad på grund av förlust eller stöld eller annat skäl.

4.   Centrumet skall föra en fysisk och bokföringsmässig förteckning över egendom som skall avstämmas regelbundet. Denna avstämning skall godkännas av den interna kontrollenheten.

Artikel 36

Denna budgetförordning skall till alla delar tillämpas på centrumets decentraliserade strukturer.

IX.   FÖRVALTNING PÅ TREDJE PARTS VÄGNAR

Artikel 37

1.   Centrumet får också på tredje parts vägnar förvalta medel avsedda för genomförandet av verksamhet som fastställts för det i avtalet. Förteckningen över dessa medel skall tas upp i en bilaga till centrumets budget.

2.   Denna budgetförordning skall tillämpas på förvaltningen av dessa medel.

Förvaltningen av de övriga medel som ställs till förfogande av kommissionen skall emellertid regleras av de finansiella bestämmelserna i det avtal som ingåtts mellan kommissionen och centrumet. Om det inte finns några sådana bestämmelser skall denna budgetförordning fortsatt tillämpas.

3.   Relevanta uppskattningar av de utgifter som kommer att finansieras med dessa medel skall också bifogas centrumets budget. Klar åtskillnad skall göras mellan driftsutgifter och utgifter för insatser.

4.   Separata räkenskaper skall föras över förvaltningen av dessa medel för tredje parts räkning.

5.   Boksluten för var och en av de fonder som förvaltas av centrumet på en tredje parts vägnar skall omfatta en balansräkning och en inkomst- och utgiftsredovisning, i vilka situationen per den 31 december det berörda budgetåret anges. De skall attesteras i enlighet med bestämmelserna i det avtal som ingåtts mellan centrumet och givaren.

Om det inte finns några sådana bestämmelser skall attesteringen göras av centrumets finansiella kontroll.

6.   Dessa bokslut skall utgöra en bilaga till centrumets bokslut.

Artikel 38

AVS-staterna, medlemsstaterna och gemenskapen skall, var och en i den mån den berörs, vidta de åtgärder som krävs för att genomföra detta beslut.

Artikel 39

Detta beslut träder i kraft den 1 januari 2005.

(1)  EGT L 317, 15.12.2000, s. 3.