Accept Refuse

EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 32012R1268

Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget

OJ L 362, 31.12.2012, p. 1–111 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Special edition in Croatian: Chapter 01 Volume 009 P. 183 - 293

No longer in force

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_del/2012/1268/oj

31.12.2012   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 362/1


KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1268/2012

av den 29 oktober 2012

om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artiklarna 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 och 209, och

av följande skäl:

(1)

Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (2) har ändrats och ersatts av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad budgetförordningen). Det är därför nödvändigt att anpassa kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (3) till den nya budgetförordningen. För tydlighetens skull bör förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ersättas med en ny förordning.

(2)

Enligt artikel 290 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) kan det till kommissionen, genom en lagstiftningsakt, delegeras befogenheter att anta akter endast för att komplettera eller ändra vissa icke-väsentliga delar av lagstiftningsakten. På grundval av denna regel har vissa bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 införts i budgetförordningen, och bör därför inte ingå i denna förordning.

(3)

Under det förberedande arbetet har kommissionen organiserat de samråd som behövs, inklusive på expertnivå, och sett till att relevanta handlingar vid lämplig tidpunkt och samtidigt har översänts till Europaparlamentet och rådet.

(4)

När det gäller budgetprinciperna, och närmare bestämt enhetsprincipen, innebär de förenklade reglerna för generering och inkassering av räntor vid förfinansiering – särskilt det faktum att man upphävt stödmottagarnas skyldighet att generera sådan ränta – att bestämmelserna om dessa räntors tillämpningsområde och om inkasseringen av räntorna har blivit föråldrade. I de fall en sådan skyldighet kvarstår för enheter som anförtrotts genomförandeuppgifter bör reglerna om identifiering, användning och redovisning av ränta införas i delegeringsöverenskommelserna med dessa enheter. Om räntan på förfinansieringen ska tillfalla unionen på grundval av dessa överenskommelser bör räntebeloppen föras in i budgeten som inkomster avsatta för särskilda ändamål.

(5)

När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att förtydliga dels begreppet budgetårets anslag, dels de förberedelser för ett åtagande som, om de fullbordats senast den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden mellan budgetår.

(6)

När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera de kurser som ska användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och i samband med redovisningen. Dessutom bör man ytterligare förbättra insynen i hur resultaten av dessa valutaomräkningar redovisas. Eftersom euron införts bör man avskaffa kommissionens skyldighet att lämna information till medlemsstaterna om överföringar av likvida medel mellan olika valutor.

(7)

I fråga om undantagen från universalitetsprincipen bör det preciseras dels vilken budgetbehandling som ska tillämpas för de inkomster som avsatts för särskilda ändamål – och särskilt bidragen från medlemsstater eller tredje land till vissa av unionens program – dels vilka begränsningar som ska gälla för avräkning mellan utgifter och inkomster. Med hänsyn tagen till nuvarande praxis, och av rättssäkerhetsskäl, bör man klargöra att inkomster avsatta för särskilda ändamål som regel automatiskt bör ge upphov till åtagande- och betalningsbemyndigandena så snart som de har uppburits av institutionen. Det måste också anges i vilka undantagsfall dessa inkomster avsatta för särskilda ändamål får göras tillgängliga redan innan de har inkasserats av institutionen.

(8)

I fråga om principen om specificering bör det tydligt anges hur man ska beräkna den procentandel av anslagen som institutionerna får överföra i kraft av sitt oberoende. För att garantera tillgången till fullständig information bör varje begäran om överföring som lämnas till Europaparlamentet och rådet förses med en detaljerad motivering.

(9)

När det gäller principen om sund ekonomisk förvaltning bör man identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och verksamheter samt de upplysningar som ska finnas i finansieringsöversikten för rättsakten.

(10)

Till stöd för principen om öppenhet ökas insynen i hur medel används genom att namnen på mottagarna och de exakta beloppen offentliggörs. Det faktum att medborgarna får möjlighet att ta del av dessa uppgifter stärker allmänhetens insyn i hur de offentliga medlen fördelas och bidrar till att medlen används på bästa sätt. Om stödmottagarna är fysiska personer måste emellertid ett sådant offentliggörande uppfylla bestämmelserna om skydd av personuppgifter. Därför bör personuppgifter bara offentliggöras om det är nödvändigt och lämpligt i proportion till det eftersträvade syftet.

(11)

Informationen om hur unionens medel används bör offentliggöras på en av institutionerna kontrollerad webbplats, och bör åtminstone omfatta mottagarens namn och belägenhet samt det aktuella beloppet och ändamålet. Informationen bör utformas med hänsyn till de kriterier som fastställs i artikel 35.3 i budgetförordningen, särskilt tilldelningens typ och omfattning.

(12)

Med tanke på EUF-fördragets principer, i synnerhet principerna om insyn och öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering bör uppgifter om namn och belägenhet för mottagare av unionsmedel offentliggöras när det gäller priser som tilldelats efter tävling, bidrag som tilldelats efter ansökningsomgång och kontrakt som tilldelats efter anbudsförfarande. Det faktum att uppgifterna offentliggörs bör också underlätta för dem vars ansökningar eller anbud inte har antagits att kontrollera hur den offentliga urvalsprocessen har gått till.

(13)

Personuppgifter om fysiska personer bör inte förbli offentliga under längre tid än medlen används av mottagaren i fråga, och uppgifterna bör därför tas bort efter två år. Detsamma bör gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.

(14)

I de flesta fall som omfattas av denna förordning gäller kravet på offentliggörande juridiska personer.

(15)

När det gäller fysiska personer bör uppgifter bara offentliggöras om detta är förenligt med proportionalitetsprincipen, efter en avvägning mellan beloppets storlek och behovet att kontrollera bästa möjliga användning av medlen. För fysiska personer är ett offentliggörande av personens uppehållsort på Nuts 2-nivå förenligt med målet att uppgifter om stödmottagare bör publiceras, och en sådan regel garanterar också en likabehandling av medlemsstater av olika storlek, samtidigt som mottagarens privatliv respekteras, särskilt med avseende på skydd av personuppgifter.

(16)

Information om stipendier och andra direkta stöd till de fysiska personer som är mest behövande bör även i fortsättningen undantas från offentliggörande.

(17)

För att garantera att principen om likabehandling av mottagare följs bör offentliggörandet av uppgifter om fysiska personer också ske i överensstämmelse med medlemsstaternas skyldighet att garantera stor öppenhet vid upphandling som överstiger beloppsgränserna i Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster (4).

(18)

Uppgifter om mottagarens namn och belägenhet samt om belopp och användning av medlen bör inte offentliggöras om det riskerar att äventyra mottagarens integritet, vilken skyddas av stadgan om de grundläggande rättigheterna i Europeiska unionen, eller skulle skada mottagarens berättigade affärsintressen.

(19)

Budgetens kontoplan bör bidra med den klarhet och öppenhet som krävs för budgetprocessen.

(20)

De handlingar som kan leda till intressekonflikt bör definieras.

(21)

Vid indirekt förvaltning bör man fastställa ramarna för delegeringen av befogenheter och för innehållet i delegeringsöverenskommelsen. Alla enheter och personer som anförtros uppgifter som ingår i budgetgenomförandet bör garantera en skyddsnivå för unionens ekonomiska intressen som är likvärdig med den som krävs enligt budgetförordningen. För att garantera en sund ekonomisk förvaltning av Europeiska unionens medel bör man fastställa villkor för när kommissionen får godta att de system, regler och förfaranden som tillämpas av enheter eller personer som anförtrotts genomförandeuppgifter är likvärdiga med dess egna.

(22)

Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, bör erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av unionens budget.

(23)

I fråga om indirekt förvaltning tillsammans med internationella organisationer bör de organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning identifieras.

(24)

I fall där genomförandeuppgifter ska anförtros åt offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning bör man fastställa villkor för hur dessa organ ska utses.

(25)

Vid indirekt förvaltning behövs det närmare bestämmelser för förfarandena för granskning och godkännande av räkenskaper, samt för hur utgifter som täckts av betalningar som skett i strid med tillämpliga bestämmelser ska uteslutas från finansiering från unionen.

(26)

När det gäller privaträttsliga organ som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa väljas ut enligt förfarandena för offentlig upphandling.

(27)

När det gäller de respektive rollerna för de olika aktörerna i budgetförvaltningen, stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Europaparlamentet och rådet bör hållas underrättade om när delegerade utanordnare tilldelas respektive lämnar sina uppdrag. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som ska iakttas måste dessutom definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan inledande av budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på de anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Det måste också fastställas att den som tagit ett visst ansvar bör redovisa hur detta fullgjorts genom en årsrapport till den institution som bland annat svarar för efterhandskontrollerna. De styrkande handlingarna för genomförda transaktioner bör bevaras. Inom ramen för offentlig upphandling bör alla förhandlade förfaranden, eftersom de utgör undantag från de gängse upphandlingsförfarandena, redogöras för i en särskild rapport till institutionen och ett meddelande till Europaparlamentet och rådet.

(28)

Förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 bör anpassas för att ta hänsyn till delegationschefens dubbla roll som utanordnare genom vidaredelegering från den europeiska avdelningen för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten) och – när det gäller driftsanslag – från kommissionen.

(29)

I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförare lämnar sina uppdrag bör också fastställas.

(30)

Eftersom förskottskonton utgör ett undantag från gängse förvaltningssystem bör det fastställas villkor för användningen av dessa konton och för förskottsförvaltarens arbetsuppgifter och ansvarsområden, liksom även utanordnarnas och räkenskapsförarnas när det gäller kontrollen av kontona. Europaparlamentet och rådet bör underrättas när någon tilldelas eller lämnar ett uppdrag. Av effektivitetsskäl bör endast ett förskottskonto inrättas vid varje delegation, och således användas både för anslag från kommissionens och utrikestjänstens avsnitt i budgeten. Det har visat sig nödvändigt att införa möjligheten att använda bankkort kopplade till förskottskonton, för att underlätta betalningar vid EU:s delegationer och representationskontor, och för att undvika de risker som är förknippade med kontanter.

(31)

När uppdragen och ansvarsområdena för var och en av aktörerna väl har avgränsats kan dessa endast ställas till svars enligt villkoren i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen. Man bör bibehålla den särskilda instans för finansiella oriktigheter som inrättats vid varje institution, eftersom denna har visat sig vara effektiv när det gäller att avgöra om det har skett oriktigheter av ekonomisk natur. Det behöver fastställas former för hur en utanordnare, för att själv befrias från ansvar, kan begära bekräftelse av ett beslut som han eller hon anser strider mot gällande bestämmelser eller mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

(32)

När det gäller inkomster, utom i det särskilda fallet med egna medel som regleras genom rådets beslut 2007/436/EG, Euratom av den 7 juni 2007 om systemet för Europeiska gemenskapernas egna medel (5), bör man precisera vilka uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvar för de olika etapperna i förfarandet: Beräkning av fordran, betalningskrav, debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt, i förekommande fall, beslut om en avskrivning av fordran under iakttagande av kriterierna för sund ekonomisk förvaltning, på så sätt att inkomstförvaltningen sköts så effektivt som möjligt.

(33)

Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av inkomster och eventuella förlängningar av betalningsfristerna behöver också preciseras. Räkenskapsföraren bör vidare ges en viss flexibilitet när det gäller att kräva in belopp, t.ex. möjligheten att räkna av skulder direkt, eller i undantagsfall att frångå kravet på ställande av säkerhet för en skuld om gäldenären är villig och i stånd att utföra betalningen inom den extra tidsfristen men inte kan ställa en sådan säkerhet med hänsyn till proportionalitetsprincipen.

(34)

För att säkra en god förvaltning av tillgångar samtidigt som tillgångarna också ger avkastning behöver preliminärt inkasserade belopp – t.ex. överklagade bötesbelopp inom konkurrensområdet – investeras i finansiella tillgångar. Det måste också fastställas hur ränteinkomster som genereras av sådana investeringar ska användas.

(35)

För att se till att kommissionen har all nödvändig information för att anta finansieringsbesluten behöver minimikrav fastställas för innehållet i finansieringsbeslut för bidrag, upphandling, förvaltningsfonder, priser i tävlingar och finansieringsinstrument.

(36)

På utgiftssidan bör man precisera sambandet mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden, och man bör också definiera särdragen hos vart och ett av dessa steg, så att budgetgenomförandets förlopp omges av klara och tydliga ramar.

(37)

Förhållandet mellan kontroll, godkännande och betalning av utgifter bör klargöras, liksom vilka kontrollsteg som ska utföras innan utanordnarens kontroll av utgifter fullbordas genom påskriften ”kan betalas”. Det bör preciseras vilka styrkande handlingar som måste läggas fram till stöd för betalningar samt vilka regler som gäller för avräkning av förfinansiering och mellanliggande betalningar.

(38)

Det bör fastställas detaljerade bestämmelser för tillämpningen av tidsfristerna för kontroll och betalning av utgifter, med beaktande av Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/7/EU av den 16 februari 2011 om bekämpande av sena betalningar vid handelstransaktioner (6) för att säkerställa att det inte finns några onödiga dröjsmål för betalningar till mottagare.

(39)

När det gäller internrevisionen bör det fastställas hur revisorn ska utses, och hur dennes oberoende ska garanteras inom den institution som utsett honom eller henne och till vilken han eller hon ska redovisa sitt arbete. För att säkerställa öppenhet gentemot Europaparlamentet och rådet bör dessa institutioner underrättas när en internrevisor tilldelas eller lämnar sitt uppdrag.

(40)

Regler för upphandling bör grundas på direktiv 2004/18/EG. Man behöver närmare definiera de olika typerna av upphandlingsförfaranden, tillämpliga former för offentliggörande, villkoren för när varje typ av upphandlingsförfarande ska användas och de grundläggande dragen i varje förfarande, urvals- och tilldelningskriterier, regler för tillgång till upphandlingsdokument och för kontakter med anbudsgivare eller anbudssökande, villkor för när kommissionen tilldelar kontrakt för egen räkning, tillämpliga beloppsgränser och regler för beräkningen av värdet på de kontrakt som ska tilldelas.

(41)

Syftet med förfarandena för tilldelning av kontrakt är att tillgodose institutionernas behov på bästa möjliga villkor samtidigt som man respekterar de ekonomiska aktörernas rätt till lika behandling i tillträdet till anbudsförfaranden, liksom principerna om öppenhet och icke-diskriminering. För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande och anbudsgivarna, samt för att utanordnarna helt ska ansvara för det slutliga valet, bör förfarandet för att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud anges, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet som i slutskedet fattas av den upphandlande myndigheten.

(42)

På grundval av tidigare erfarenheter är det nödvändigt att inrätta ett nytt upphandlingsförfarande för kontrakt till medelhögt värde. Det bör därför föreskrivas att en ”förteckning över potentiella leverantörer” bör få användas på samma villkor som det befintliga förfarandet med ”uppmaning till intresseanmälan”, eftersom en sådan förteckning skulle innebära en mindre administrativ börda för potentiella anbudsgivare.

(43)

För att skydda unionens ekonomiska intressen under genomförandet av kontrakt bör det fastställas att de enheter som bidrar med ekonomisk kapacitet i samband med genomförandet ska vara solidariskt ansvariga för att kontraktet fullgörs.

(44)

För att skydda unionens ekonomiska intressen och för att garantera en god kontroll över genomförandet bör det kunna krävas att uppdragstagaren själv direkt ska utföra vissa kritiska uppgifter.

(45)

För att garantera att kontrakt genomförs på ett sätt som är förenligt med högsta yrkesmässiga standard bör det anges att anbudsgivare som medför potentiella intressekonflikter får avvisas.

(46)

Eftersom begäran om finansiell säkerhet inte längre är automatisk bör det fastställas enligt vilka kriterier en säkerhet kan begäras.

(47)

Tillämpningsområdet för avdelningen om bidrag bör förtydligas, särskilt med avseende på typen av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag samt i fråga om de typer av rättsliga åtaganden som kan användas för bidrag. I samband med dessa rättsliga åtaganden bör man precisera kriterierna för att välja mellan bidragsöverenskommelse och bidragsbeslut, minimikrav för innehållet och möjligheten att sluta särskilda bidragsöverenskommelser eller anta särskilda bidragsbeslut inom rampartnerskap, för att garantera likabehandling och undvika att begränsa tillgången till EU-finansiering.

(48)

Tillämpningsområdet för avdelningen om bidrag bör anpassas dels till det faktum att det i budgetförordningen har införts särskilda avdelningar för priser i tävlingar och för finansieringsinstrument, dels till de centrala reglerna för bidrag, bidragsberättigande kostnader, avskaffande av principen om successiv nedtrappning, användning av förenklade bidragsformer (enhetsbelopp, enhetskostnader, schablonsatser) och avskaffandet av det generella kravet på säkerhet vid förfinansiering.

(49)

Med tanke på utvecklingen mot elektroniskt utbyte av information och elektroniskt framläggande av handlingar, vilken leder till väsentliga förenklingar, bör det införas tydliga villkor för hur system för sådant utbyte ska väljas och godkännas, så att en rättsligt sund miljö kan garanteras.

(50)

Principerna om ickevinst och samfinansiering bör revideras i linje med de åtgärder för förtydligande och förenkling som införts i budgetförordningen. För tydlighetens skull bör det i synnerhet fastställas detaljerade regler om vilka typer av intäkter som ska tas med i beräkningen i fråga om principen om ickevinst, samt för formerna för extern samfinansiering och bidrag in natura.

(51)

När det gäller principen om öppenhet bör det vara tillåtet att anta och offentliggöra fleråriga arbetsprogram, eftersom sådana program bidrar med ett mervärde för de sökande, som lättare kan förutse och förbereda sig för kommande ansökningsomgångar. I detta sammanhang bör villkoren för när arbetsprogram kan anses utgöra finansieringsbeslut preciseras. För öppenhetens skull bör en ansökningsomgång i allmänhet offentliggöras, utom i brådskande fall eller när åtgärden bara kan genomföras av en enhet. Det bör i det sammanhanget preciseras en miniminivå för vilka uppgifter som måste offentliggöras.

(52)

Eftersom det finns risker för fel och diskrepanser när det gäller villkoren för stödberättigande för mervärdesskatt som betalas av stödmottagare bör man försäkra sig om att begreppen icke återvinningsbar mervärdesskatt respektive icke beskattningsbara personer i den mening som avses i artikel 13.1 i rådets direktiv 2006/112/EG av den 28 november 2006 om ett gemensamt system för mervärdesskatt (7) tolkas och tillämpas enhetligt, med hänvisning till den verksamhet som dessa begrepp omfattar.

(53)

För att garantera öppenhet, likabehandling av sökande och ökad ansvarsskyldighet för utanordnare bör man klart definiera alla steg i tilldelningsförfarandet för bidrag, från ansökan om bidrag – för vilket kommissionen bör ha försett de sökande med tillräcklig information – till utvärderingen, vilken ska grunda sig på de tidigare fastställda kriterierna för bidragsberättigande, urval och tilldelning, och vilken bör föregå utanordnarens slutliga och vederbörligen dokumenterade beslut. Det behöver också fastställas detaljerade bestämmelser för hur de kommittéer som ska bedöma förslagen utifrån urvals- och tilldelningskriterierna ska vara sammansatta, samt om möjligheterna att kontakta de sökande under förfarandets gång eller att uppmana dem att justera sina förslag. Dessa möjligheter bör tydligt avspegla de krav på god förvaltning som har införts i budgetförordningen, och bestämmelserna bör också reglera under vilka omständigheter förslag får justeras före undertecknandet av bidragsöverenskommelserna eller meddelandena om bidragsbeslut. Samtidigt behöver det garanteras att alla sökande ges lika behandling och att man håller fast vid principen att initiativet till åtgärderna ligger endast hos den sökande.

(54)

Med tanke på att användningen av enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser har underlättats och getts en bredare tillämpning i budgetförordningen bör definitionerna av dessa förenklade former av bidragstilldelning förtydligas. Man bör framför allt klargöra att dessa tilldelningsformer – liksom är fallet med bidrag i allmänhet – är avsedda att täcka olika kategorier av bidragsberättigande kostnader och att beloppen inte nödvändigtvis ska vara fastställda på förhand. Detta är särskilt relevant när bidragen fastställs på grundval av mottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning. Det är också viktigt att reglerna för finansiering inom ramen för varje program är stabila. För detta ändamål bör det vara tillåtet att använda de förenklade formerna av bidragstilldelning under hela programmets löptid. I fråga om statistik, metodik och förebyggande och spårning av bedrägerier bör mottagarnas allmänna räkenskapsuppgifter hållas tillgängliga, även om bidragen har tilldelats i form av enhetsbelopp, enhetskostnader eller till schablonsatser. Kontrollerna bör dock inte användas för att ifrågasätta enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser som redan har överenskommits.

(55)

En sund ekonomisk förvaltning kräver att kommissionen begär säkerheter. Detta gäller i bidragsansökningsstadiet, i form av revision i samband med ansökningar som omfattar stora belopp, i samband med betalning av förfinansiering, om utanordnaren bedömer att riskerna motiverar en säkerhet, genom att säkerhet begärs i samband med mellanliggande betalning eller slutbetalning, genom att begära intyg från revisor för de ansökningar om utbetalning som omfattar de största beloppen eller medför de största riskerna.

(56)

Man bör klargöra villkoren och förfarandena för att avbryta utbetalningar eller minska storleken på bidrag, så att avbrottet eller minskningen motiveras på ett bättre sätt, mottagaren får tillräcklig information och i varje skede har möjlighet att försvara sina rättigheter.

(57)

En sund förvaltning av unionens medel innefattar också att stödmottagarna måste utnyttja bidrag från unionen sparsamt och effektivt. Man bör särskilt försäkra sig om att kostnaderna inom ramen för kontrakt som tilldelas av bidragsmottagare i samband med att åtgärden genomförs är stödberättigande och att kontrakten i fråga tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

(58)

Eftersom budgetförordningens restriktioner i fråga om ekonomiskt stöd till tredje part har blivit mindre strikta bör det fastställas vilka minimikrav som ska införas i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet, så att det görs tydlig åtskillnad mellan finansiellt stöd som mottagare betalar ut till tredje part och genomförandeuppgifter som sköts av delegerade aktörer inom ramen för indirekt förvaltning.

(59)

Befogenheterna att utdöma påföljder för bidragsmottagare bör anpassas till dem som gäller i fråga om upphandling, eftersom de är av samma slag och bör omfattas av samma regler om ändamålsenlighet och proportionalitet.

(60)

Priser i tävlingar bör tilldelas i enlighet med principerna om öppenhet och likabehandling, på samma sätt som gäller för bidrag. I detta sammanhang bör minimikraven för arbetsprogram respektive tävlingar också fastställas med hänsyn tagen till de motsvarande kraven för bidrag. Man bör i synnerhet fastställa villkoren för när arbetsprogram kan betraktas som finansieringsbeslut, minimiinnehållet i regler för tävlingar – särskilt villkoren för utbetalning av priser till vinnarna om det fattas beslut om att priser ska tilldelas – samt lämpliga medier för offentliggörande.

(61)

För att principerna om öppenhet och likabehandling ska anses uppfyllda krävs det också att det upprättas ett klart definierat tilldelningsförfarande, från inlämnandet av tävlingsbidragen till informationen till deltagarna och meddelandet till vinnaren. Detta förfarande bör omfatta en utvärdering av bidragen, vilken bör skötas av en panel av experter som utnämns av den behöriga utanordnaren och bör grunda sig på de tilldelningskriterier som meddelats som en del av tävlingsreglerna, så att det garanteras att bidragen bedöms på ett kompetent och opartiskt sätt. På grundval av panelens rekommendationer bör den behöriga utanordnaren fatta det slutgiltiga beslutet om tilldelning av priset, eftersom ansvaret för budgetens genomförande alltid ligger hos kommissionen.

(62)

För att garantera att kommissionen förvaltar olika finansieringsinstrument på ett harmoniserat sätt bör de allmänna rambestämmelserna i avdelning VIII i budgetförordningen kompletteras med detaljerade bestämmelser för förvaltningen, där det bland annat anges regler för hur de enheter som ska anförtros genomförandeuppgifter väljs ut, vad delegeringsöverenskommelserna ska innehålla samt om förvaltningskostnader och avgifter för förvaltningskonton.

(63)

Det bör fastställas regler för urvalet av finansiella intermediärer och slutmottagare, särskilt i de undantagsfall då finansieringsinstrument förvaltas direkt, antingen genom särskilt avsedda investeringsverktyg eller andra mekanismer, så att det garanteras att unionens medel används effektivt.

(64)

Det bör också fastställas villkor för användning av finansieringsinstrument, bland annat regler om hävstångseffekter och om övervakning. Det bör vidare garanteras att finansieringsinstrument förvaltas på grundval av en gedigen förhandsbedömning, så att kommissionen kan utforma varje instrument på det sätt som bäst avhjälper marknadsmisslyckanden och suboptimala investeringssituationer.

(65)

När det gäller löpande räkenskaper och årsredovisningar anges de allmänt vedertagna redovisningsprinciper som dokumenten ska grundas på i unionens redovisningsregler. I dessa redovisningsregler anges också villkoren för hur en transaktion ska bokföras, hur tillgångar och skulder ska värderas samt hur avsättningar ska göras, så att det garanteras att informationen presenteras fullständigt och korrekt.

(66)

På bokföringsområdet bör det preciseras att räkenskapsföraren för varje institution ska dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad, vilka bokföringsrutiner som används och vilka krav de datoriserade bokföringssystemen måste uppfylla, särskilt säkerhetskrav i fråga om tillträdet till systemen samt kraven på verifieringskedjan när ändringar införts.

(67)

Beträffande räkenskaperna bör man precisera de principer som ska gälla för räkenskapsböckerna, balansomslutningen, den periodiska avstämningen av saldona i balansomslutningen samt inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. Reglerna för bokföring av transaktioner, särskilt regeln om dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och för styrkande handlingar för räkenskaperna bör preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna bör också preciseras.

(68)

Det bör fastställas regler för inventarieförteckningen över anläggningstillgångar och för räkenskapsförarnas och utanordnarnas närmare uppgifter på detta område. Med tanke på behovet av en effektiv förvaltning av tillgångar bör det också klargöras vilka bestämmelser som gäller för de tillgångar som finns upptagna på inventarieförteckningen.

(69)

På området externa åtgärder bör denna förordning, i linje med budgetförordningen, ge utrymme för undantag som är anpassade till politikområdets särdrag, främst i fråga om reglerna för upphandling och tilldelning av bidrag. Detta gäller särskilt eftersom dessa förfaranden ska genomföras av myndigheterna i de tredjeländer som tar emot ekonomiskt stöd från unionen. När det gäller upphandling bör skillnaderna främst avse typen av förfarande och de tröskelvärden från vilka varje förfarande ska tillämpas. I fråga om bidrag från unionen bör fullständig finansiering tillåtas i vissa fall, främst med tanke på vissa mottagares begränsade kapacitet att bidra med samfinansiering.

(70)

Det behöver fastställas närmare bestämmelser om användningen av budgetstöd. Dessa bestämmelser bör bland annat omfatta tydligare villkor för när budgetstöd får användas samt klargöra kravet att partnern måste förse kommissionen med aktuell och tillförlitlig information som tjänar till att utvärdera om dessa villkor är uppfyllda.

(71)

När det gäller unionens förvaltningsfonder bör man precisera principerna för unionens bidrag till dessa fonder samt för bidragen från andra givare. Det bör också preciseras vilka redovisnings- och rapporteringsregler som ska gälla för unionens förvaltningsfonder, särskilt för de räntor som ackumuleras på fondernas bankkonton, så att man klargör ansvarsområdet för varje aktör i budgetförvaltningen och för förvaltningsfondens styrelse, samt kraven på extern revision. Det bör också föreskrivas att givarna ska vara rättvist företrädda i fondens styrelse och att kommissionen måste avge en positiv röst för att medlen från en fond ska kunna utnyttjas.

(72)

För att förenkla upphandlingsförfarandena inom området för externa åtgärder har vissa tröskelvärden ändrats, och andra tröskelvärden och förvaltningsförfaranden med ursprung i de allmänna bestämmelserna har lagts till och anpassats.

(73)

På bidragsområdet bör möjligheterna att avvika från principen om samfinansiering rationaliseras i linje med budgetförordningen.

(74)

För att garantera en sund förvaltning av unionens medel bör man även precisera de villkor och bestämmelser som ska införas i överenskommelserna i de fall förvaltningen av anslag är decentraliserad, eller där förskottskonton används.

(75)

De europeiska administrativa byråerna bör ges en lämplig definition. Man bör också införa särskilda regler för Publikationsbyrån, samt bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina uppdrag till anställda vid dessa byråer. Man bör också precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn.

(76)

Analogt med kraven på offentliggörande av uppgifter om mottagare av medel från unionen bör man också offentliggöra förteckningarna över sådana experter som avses i artikel 204 i budgetförordningen och som väljs ut genom en uppmaning till intresseanmälan. Även de arbetsuppgifter som varje expert valts ut för bör offentliggöras. Deras ersättning bör offentliggöras om den överstiger 15 000 euro.

(77)

Det nya förfarande som införs genom artikel 203 i budgetförordningen behöver klargöras genom kompletterande bestämmelser, särskilt i fråga om vilka typer av kostnader som ska omfattas av de tröskelvärden som ingår i förfarandet. Det behöver vidare införas närmare bestämmelser om fastighetsprojekt vid unionens delegationer, med tanke på de särskilda omständigheterna kring sådana projekt, inte minst när det gäller brådskande arbeten. Det bör anges att de byggnader vid delegationerna som används som bostäder och som måste hyras eller köpas inom en kort tidsrymd bör uteslutas från förfarandet i artikel 203 i budgetförordningen. Mark som förvärvas utan kostnad eller till ett symboliskt belopp bör inte omfattas av förfarandet i artikel 203 i budgetförordningen, eftersom sådana transaktioner inte medför någon ytterligare belastning på budgeten.

(78)

För att garantera konsekvens i förhållande till bestämmelserna i budgetförordningen behöver övergångsbestämmelser fastställas. För att även garantera konsekvens i förhållande till de grundläggande rättsakter som antas inom olika sektorer, bör bestämmelserna om förvaltningsmetoder och finansieringsinstrument börja tillämpas först den 1 januari 2014.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

DEL ETT

GEMENSAMMA BESTÄMMELSER

AVDELNING I

SYFTE

Artikel 1

Syfte

I denna förordning fastställs tillämpningsföreskrifter för förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad budgetförordningen).

AVDELNING II

BUDGETPRINCIPER

KAPITEL 1

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

Artikel 2

Redovisning av ränta som genererats av förfinansiering

(Artikel 8.4 i budgetförordningen)

Om budgeten ska krediteras med räntebelopp ska det fastställas i de överenskommelser som sluts med enheter eller personer som avses i artikel 58.1 c ii–viii i budgetförordningen att förfinansiering ska betalas ut till bankkonton eller underkonton som gör det möjligt att identifiera de aktuella beloppen och därtill hörande räntor. Om detta villkor inte uppfylls ska de redovisningsmetoder som används av direkta mottagare eller mellanhänder på annat sätt göra det möjligt att identifiera medlen från unionen eller de räntor eller andra förmåner de ger upphov till.

Bestämmelserna i denna förordning om ränta på förfinansiering ska inte påverka kravet att belopp som betalas ut i förfinansiering ska föras in på tillgångssidan i balansräkningen, i enlighet med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i budgetförordningen.

KAPITEL 2

Principen om ettårighet

Artikel 3

Anslag för budgetåret

(Artikel 11.3 i budgetförordningen)

Med godkända åtagande- och betalningsbemyndiganden för ett givet budgetår avses följande:

a)

Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom ändringsbudgetar.

b)

Överförda anslag från tidigare budgetår.

c)

Anslag som gjorts tillgängliga på nytt i enlighet med artiklarna 178 och 182 i budgetförordningen.

d)

Anslag som härrör från förfinansiering som har betalats tillbaka i enlighet med artikel 177.3 i budgetförordningen.

e)

Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster som avsatts för särskilda ändamål under budgetåret eller under de föregående budgetåren och som inte utnyttjats.

Artikel 4

Anslag som förfaller och anslag som överförs till påföljande budgetår

(Artikel 13.2 i budgetförordningen)

1.   De åtagandebemyndiganden och de icke-differentierade anslag gällande fastighetsprojekt som avses i artikel 13.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret av skäl som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås senast den 31 mars närmast påföljande år, eller senast den 31 december i fråga om fastighetsprojekt.

2.   De förberedelser som avses i artikel 13.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår är särskilt följande:

a)

Vad gäller övergripande åtaganden i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen ska finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat.

b)

Vad gäller enskilda åtaganden i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen, att urvalet av potentiella uppdragstagare, stödmottagare, prisvinnare eller personer eller enheter till vilka genomförandeuppgifter ska delegeras har slutförts.

3.   Anslag som överförts i enlighet med artikel 13.2 a i budgetförordningen och för vilka åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår, eller fram till och med den 31 december följande år för belopp som avser fastighetsprojekt, ska automatiskt förfalla.

Kommissionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet om de anslag som på så sätt förfallit inom en månad efter det att anslagen förfallit i enlighet med första stycket.

4.   Anslag som överförts enligt artikel 13.2 b i budgetförordningen får utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår.

5.   Det ska framgå av räkenskaperna vilka anslag som överförts enligt punkterna 1–4.

KAPITEL 3

Principen om en enda beräkningsenhet

Artikel 5

Regler för omräkningskursen mellan euron och andra valutor

(Artikel 19 i budgetförordningen)

1.   Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser ska den behöriga utanordnarens omräkning ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien.

När omräkning mellan euron och en annan valuta ska göras av kontraktsparter eller bidragsmottagare ska de särskilda regler för omräkning som har fastställts i upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser eller finansieringsöverenskommelser gälla.

2.   För att undvika att valutaomräkningar får en väsentlig inverkan på storleken på unionens medfinansiering eller inverkar negativt på unionens budget ska de särskilda regler för omräkning som avses i punkt 1, om så är lämpligt, tillåta att omräkningskursen mellan euro och andra valutor ska beräknas med hjälp av genomsnittet av den dagliga växelkursen under en bestämd period.

3.   När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning ska den behöriga utanordnaren använda den bokföringskurs som avses i punkt 4.

4.   När det gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 151–156 i budgetförordningen ska omräkningen mellan euron och andra valutor, med förbehåll för artikel 240 i denna förordning, ske till eurons månatliga bokföringskurs. Den kursen ska fastställas av kommissionens räkenskapsförare med hjälp av de informationskällor som denne bedömer vara tillförlitliga och på grundval av växelkursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen ska beräknas.

5.   Resultaten av valutatransaktioner som avses i punkt 4 ska redovisas under en särskild rubrik i respektive institutions räkenskaper.

Första stycket i denna punkt ska i tillämpliga delar även gälla organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen.

Artikel 6

Val av kurs för omräkning mellan euron och andra valutor

(Artikel 19 i budgetförordningen)

1.   Utan att det påverkar särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorslagstiftning eller av specifika upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser, bidragsbeslut eller finansieringsöverenskommelser, ska omräkningen mellan euro och annan valuta, i de fall omräkningen utförs av den behöriga utanordnaren, göras till dagskursen den dag som utanordnarens avdelning upprättar betalningsordern eller betalningskravet.

2.   För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken omräkningskurs mellan euro och annan valuta som ska användas.

3.   Vid reglering av belopp på förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 19 i budgetförordningen ska omräkningen mellan euro och annan valuta ske till kursen för den månad då utgiften verkställs genom kontot i fråga.

4.   När återbetalning av belopp i en annan valuta än euro avser utgifter till schablonsats eller utgifter som följer av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) och som omfattas av utgiftstak, ska omräkningskursen vara den som gällde när fordran uppstod.

KAPITEL 4

Universalitetsprincipen

Artikel 7

Bokföring i budgeten av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt behandling av motsvarande anslag

(Artikel 21 i budgetförordningen)

1.   Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 9 och 10 ska inkomster avsatta för särskilda ändamål behandlas på följande sätt i budgeten:

a)

I inkomstredovisningen ska varje institutions avsnitt innehålla en budgetrubrik avsedd för dessa inkomster.

b)

I utgiftsredovisningen ska det i budgetanmärkningarna, inklusive anmärkningar av allmän karaktär, anges vilka budgetrubriker som förväntas krediteras med de anslag som motsvarar de inkomster som avsatts för särskilda ändamål.

I det fall som avses i första stycket led a ska ett symboliskt anslag (pro memoria) införas och de uppskattade inkomsterna ska för kännedom tas upp i anmärkningarna.

2.   Anslag som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål ska automatiskt göras tillgängliga både som åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden så snart som inkomsten uppburits av institutionen, med undantag för följande fall:

a)

I de fall som avses i artiklarna 181.2 och 183.2 i budgetförordningen.

b)

I det fall som avses i artikel 21.2 b i budgetförordningen, för medlemsstater där villkoren i bidragsavtalet anges i euro.

I det fall som avses i första stycket led b i får åtagandebemyndiganden emellertid göras tillgängliga efter det att medlemsstaten har undertecknat överenskommelsen om bidrag.

Artikel 8

Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram

(Artikel 21.2 a i budgetförordningen)

1.   Medlemsstaternas bidrag till finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram som avses i artikel 5 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 (8) ska utbetalas enligt följande:

a)

Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari pågående budgetår.

b)

De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli pågående budgetår.

2.   Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget.

3.   Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten ska uppföras på kommissionens konto inom 30 kalenderdagar efter begäran om inbetalning.

4.   Verkställda utbetalningar ska krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning.

Artikel 9

Inkomster som avsätts till följd av Eftastaternas deltagande i vissa av unionens program

(Artikel 21.2 e i budgetförordningen)

1.   När medlemsstaterna i Europeiska frihandelssammanslutningen (nedan kallade Eftastaterna) deltar i vissa av unionens program ska detta redovisas enligt följande i budgeten:

a)

I inkomstberäkningen ska det finnas en symbolisk post (pro memoria) för det totala beloppet för Eftastaternas bidrag under budgetåret i fråga.

b)

I sammanställningen över utgifter:

i)

En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller unionsverksamhet som Eftastaterna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet ”för kännedom”.

ii)

En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller unionsverksamhet som Eftastaterna deltar i.

Vid tillämpningen av första stycket led a ska det beräknade beloppet anges i budgetanmärkningarna.

Bilagan som avses i första stycket led b ii ingår i den budgetstruktur som behövs för att ta upp anslag som följer av det deltagande som avses i punkt 2 samt för att anslagen i fråga ska kunna utnyttjas i form av utgifter.

2.   Enligt artikel 82 i avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (nedan kallat EES-avtalet) ska beloppen för Eftastaternas årliga deltagande – såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till EES-avtalet – leda till att såväl åtagandebemyndiganden som motsvarande betalningsbemyndiganden anslås till fullo i början av budgetåret.

3.   Om anslagen för de budgetrubriker som Eftastaterna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sina bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet får kommissionen tillfälligt och undantagsvis betala ut förfinansiering ur de likvida medlen för att täcka Eftastaternas andel. Efter en sådan ökning ska kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftastaterna. Kommissionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet varje år om alla sådana beslut som har fattats.

Förfinansieringen ska återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår.

4.   Enligt artikel 21.2 e i budgetförordningen ska Eftastaternas finansiella deltagande utgöra inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren ska vidta lämpliga åtgärder för att garantera en särskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen.

Kommissionen ska i den rapport som föreskrivs i artikel 150.2 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftastaternas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter.

Artikel 10

Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott

(Artikel 21.2 c i budgetförordningen)

Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97 (9) ska redovisas i budgeten på följande sätt:

a)

I inkomstberäkningen ska det finnas en rubrik (pro memoria) för räntorna på dessa belopp.

b)

Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 77 i budgetförordningen, ska uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen.

Anslag enligt första stycket led b i ska genomföras enligt artikel 20 i budgetförordningen.

Artikel 11

Kostnader som orsakas av mottagandet av donationer till unionen

(Artikel 22 i budgetförordningen)

När unionen tar emot en donation ska kommissionen överlämna beräkningar och förklaringar av de finansiella kostnader, inklusive uppföljningskostnader, som donationen medför, till Europaparlamentet och rådet för godkännande i enlighet med artikel 22.2 i budgetförordningen.

Artikel 12

Konton för ”Skattefordringar”

(Artikel 23.3 i budgetförordningen)

De skatter som unionen betalar i enlighet med artikel 23.2 och 23.3 a i budgetförordningen ska uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem.

KAPITEL 5

Principen om specificering

Artikel 13

Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid andra institutioner än kommissionen

(Artikel 25 i budgetförordningen)

1.   De procentsatser som avses i artikel 25 i budgetförordningen ska beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.

2.   Beräkningen ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.

Belopp som avser överföringar som den berörda institutionen kan göra självständigt utan beslut från Europaparlamentet och rådet ska inte beaktas.

Artikel 14

Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid kommissionen

(Artikel 26 i budgetförordningen)

1.   De procentsatser som avses i artikel 26.1 i budgetförordningen ska beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.

2.   Beräkningen ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.

Det belopp som motsvarar de överföringar som kommissionen kan göra självständigt utan beslut från Europaparlamentet och rådet ska inte beaktas.

Artikel 15

Administrativa utgifter

(Artikel 26 i budgetförordningen)

De utgifter som avses i artikel 26.1 första stycket led b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 44.3 i budgetförordningen.

Artikel 16

Motivering av begäran om anslagsöverföringar

(Artiklarna 25 och 26 i budgetförordningen)

Förslagen om överföringar och all information som riktas till Europaparlamentet och rådet angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 25 och 26 i budgetförordningen ska åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för utnyttjandet av anslagen och en prognos över behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs.

Artikel 17

Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofbistånd

(Artikel 29 i budgetförordningen)

Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofbistånd som avses i artikel 29 i budgetförordningen ska åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som ska innehålla följande:

a)

För den budgetrubrik till vilken överföringen ska ske: Senast möjliga uppgifter om utnyttjandet av anslag samt beräknade behov fram till budgetårets slut.

b)

För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: Utnyttjandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna.

c)

Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen.

KAPITEL 6

Principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 18

Utvärdering

(Artikel 30 i budgetförordningen)

1.   Alla förslag till program eller verksamheter som medför att budgetmedel tas i anspråk ska utvärderas på förhand, med avseende på följande faktorer:

a)

Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.

b)

Det mervärde som en insats från unionens sida tillför.

c)

De politiska och administrativa mål som ska uppnås, inklusive nödvändiga åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen genom förebyggande, spårning och utredning av bedrägerier samt sanktioner och gottgörelse som följer av bedrägerier.

d)

De alternativa åtgärder som står till buds samt de risker som är förenade med dessa.

e)

Förväntade resultat och effekter, i synnerhet av ekonomisk, social och miljömässig karaktär, samt de indikatorer och utvärderingsförfaranden som krävs för att mäta dessa.

f)

Det lämpligaste sättet att genomföra det eller de alternativ som valts ut.

g)

Den utsträckning i vilken det program eller den verksamhet som föreslås är väl sammanhållen och konsekvent, såväl vad gäller dess olika beståndsdelar som i förhållande till andra berörda åtgärder.

h)

De finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.

i)

Erfarenheterna från liknande åtgärder.

2.   I förslaget ska det anges hur övervakning, rapportering och utvärdering ska organiseras, med hänsyn tagen till ansvarsområdena för de olika myndigheter på olika nivåer som ska medverka till genomförandet av det föreslagna programmet eller verksamheten.

3.   Alla program och åtgärder, inklusive pilotprojekt och förberedande åtgärder, där de resurser som föreslås överskrider 5 000 000 euro ska utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, på följande villkor:

a)

Fleråriga program ska utvärderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resultaten av utvärderingen när beslut ska fattas om huruvida programmet ska förlängas, läggas om eller avbrytas.

b)

Verksamheter som finansieras på årsbasis ska utvärderas minst en gång vart sjätte år.

Första stycket led a och b ska inte gälla för alla de enskilda projekt eller åtgärder som genomförs inom ramen för dessa verksamheter; för dessa enskilda komponenter får förpliktelsen uppfyllas genom att det organ som genomfört projektet eller åtgärden sammanställer en slutrapport.

4.   De utvärderingar som avses i punkterna 1 och 3 ska stå i proportion till de resurser som föreslås för programmet eller åtgärden samt den förväntade effekten.

Artikel 19

Finansieringsöversikt

(Artikel 31 i budgetförordningen)

I finansieringsöversikten ska redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om unionen måste vidta åtgärder. Den ska ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra unionsåtgärder.

När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år ska finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster, inklusive extern personal, samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt.

KAPITEL 7

Principen om klarhet och öppenhet

Artikel 20

Provisoriskt offentliggörande av budgeten

(Artikel 34 i budgetförordningen)

Snarast och senast fyra veckor efter det att budgeten förklarats slutgiltigt antagen ska på kommissionens initiativ de slutliga detaljerade uppgifterna i budgeten publiceras på samtliga språk på institutionernas webbplats på internet, i väntan på det formella offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning.

Artikel 21

Offentliggörande av uppgifter om belopp och om mottagare av medel från unionen

(Artikel 35 i budgetförordningen)

1.   Informationen om mottagare av unionsmedel som tilldelats inom ramen för direkt förvaltning ska offentliggöras på en webbplats hos unionens institutioner senast den 30 juni året efter det budgetår då medlen tilldelats.

Förutom att offentliggöras enligt första stycket kan informationen också offentliggöras i standardiserad form via andra kanaler.

2.   Följande information ska, med hänsyn tagen till de kriterier som anges i artikel 35.3 i budgetförordningen, offentliggöras om inte annat föreskrivs i denna förordning eller i sektorsbestämmelser:

a)

Mottagarens namn.

b)

Mottagarens belägenhet.

c)

Tilldelat belopp.

d)

Åtgärdens innehåll och ändamål.

Vid tillämpningen av led b ska begreppet ”belägenhet” avse

i)

adress, om mottagaren är en juridisk person,

ii)

region på Nuts 2-nivå om mottagaren är en fysisk person.

När det gäller personuppgifter som avser fysiska personer ska de offentliggjorda uppgifterna tas bort två år efter utgången av det budgetår då medlen tilldelats. Detsamma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.

3.   Den information som avses i punkt 2 ska bara offentliggöras i fråga om priser som tilldelats efter tävling, bidrag som tilldelats genom bidragsförfaranden och kontrakt som tilldelats genom offentlig upphandling. Informationen ska inte offentliggöras i fråga om

a)

stipendier till fysiska personer och andra direkta stöd som betalas ut till de fysiska personer som är mest behövande enligt artikel 125.4 c i budgetförordningen.

b)

kontrakt vars värde ligger under det belopp som anges i artikel 137.2 i denna förordning.

4.   Informationen ska inte offentliggöras om ett sådant offentliggörande skulle utgöra en risk för enskildas fri- och rättigheter som skyddas av stadgan om grundläggande rättigheter i Europeiska unionen eller skada mottagarnas affärsintressen.

Artikel 22

Länkar till information som offentliggörs av de direkta mottagarna av medel från unionen vid indirekt förvaltning

(Artikel 35 i budgetförordningen)

Om förvaltningen av medel från unionen delegeras till myndigheter eller organ som avses i artikel 58.1 c i budgetförordningen ska det anges i delegeringsöverenskommelsen att informationen i artikel 21.2 och 21.3 ska offentliggöras av de myndigheter eller organ åt vilka befogenheterna anförtrotts på deras respektive webbplatser.

Unionsinstitutionernas webbplats ska antingen innehålla själva informationen, vilken ska göras tillgänglig på en särskilt avsedd plats, eller i annat fall åtminstone en hänvisning till den webbplats där informationen kan hämtas.

Förutom att offentliggöras enligt första stycket kan informationen också offentliggöras i standardiserad form via andra kanaler.

Artikel 21.2–21.4 ska vara tillämplig på offentliggörande av information enligt punkt 1 i denna artikel.

AVDELNING III

UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR

Artikel 23

Budgetplanering

(Artikel 38 i budgetförordningen)

Den budgetplanering som avses i artikel 38 i budgetförordningen ska indelas enligt kategori av utgifter, politikområde och budgetrubrik. Den kompletta budgetplaneringen ska innefatta alla kategorier av utgifter utom jordbruk, sammanhållningspolitik och administration, för vilka endast en sammanfattning ska redovisas.

Artikel 24

Förslag till ändringsbudgetar

(Artikel 41.1 i budgetförordningen)

Till förslagen till ändringsbudgetar ska fogas motiveringar samt den information om genomförandet av budgeten från föregående och innevarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas.

Artikel 25

Kontoplan

(Artikel 44 i budgetförordningen)

Kontoplanen ska upprättas enligt principerna om specificering, öppenhet och sund ekonomisk förvaltning. Den ska bidra med den klarhet och öppenhet som krävs för budgetprocessen, tydligt återspegla huvudmålen för varje rättslig grund, möjliggöra val i fråga om politiska prioriteringar samt ett effektivt och ändamålsenligt genomförande.

Artikel 26

Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret

(Artikel 49.1 a v i budgetförordningen)

För upprättandet av budgeten ska de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt:

a)

Åtaganden: Åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 3.

b)

Betalningar: Betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom de definierats i artikel 3.

Artikel 27

Budgetanmärkningar

(Artikel 49.1 a vi i budgetförordningen)

Budgetanmärkningarna ska särskilt omfatta följande:

a)

Hänvisningar till den grundläggande rättsakten när det finns en sådan.

b)

Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de ska användas till.

Artikel 28

Tjänsteförteckningar

(Artikel 49.1 c i) i budgetförordningen)

Personalen vid försörjningsbyrån ska redovisas separat inom kommissionens tjänsteförteckning.

AVDELNING IV

GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 29

Information om överföring av personuppgifter för revisionsändamål

(Artikel 53 i budgetförordningen)

I varje meddelande om tilldelning av bidrag, upphandlingskontrakt eller tävlingspriser som handläggs genom direkt förvaltning ska de potentiella mottagarna respektive de anbudssökande eller anbudsgivarna, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (10), informeras om att personuppgifter om dem kan komma att vidarebefordras till interna revisionsenheter, Europeiska revisionsrätten, instansen för finansiella oriktigheter eller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (nedan kallad Olaf), i syfte att skydda unionens ekonomiska intressen.

Artikel 30

Förberedande åtgärder inom den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken

(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)

Finansieringen av åtgärder som rådet enats om för förberedelse av unionens krishanteringsåtgärder på grundval av avdelning V i fördraget om Europeiska unionen ska täcka de extra kostnader som uppstår vid utstationering av ett uppdrag eller en grupp på platsen, där personal från unionens institutioner ingår, t.ex. försäkringskostnader för ökade risker, kostnader för resor och logi och dagtraktamenten.

Artikel 31

Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen

(Artikel 54.2 d i budgetförordningen)

1.   De artiklar i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:

a)

Artikel 154 (dialog mellan arbetsmarknadens parter).

b)

Artikel 156 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området).

c)

Artiklarna 159 och 161 (särskilda rapporter som gäller det sociala området).

d)

Artikel 168.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet).

e)

Artikel 171.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten).

f)

Artikel 173.2 (initiativ för att främja samordning inom industrin).

g)

Artikel 175 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk, social och territoriell sammanhållning).

h)

Artikel 181.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling).

i)

Artikel 190 (rapport om forskning och teknisk utveckling).

j)

Artikel 210.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete).

k)

Artikel 214.6 (initiativ för att främja samordning av humanitärt bistånd).

2.   De artiklar i fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen (nedan kallat Euratomfördraget), som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:

a)

Artikel 70 (finansiell medverkan inom de gränser som anges i budgeten i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier).

b)

Artiklarna 77–85.

3.   Förteckningarna i punkt 1 och 2 får kompletteras i samband med att budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp.

Artikel 32

Handlingar som kan medföra intressekonflikter samt förfaranden i dessa fall

(Artikel 57 i budgetförordningen)

1.   Utan att detta påverkar möjligheten att samma handlingar också kan vara olagliga i den mening som avses i artikel 141, kan handlingar som kan medföra intressekonflikter i den mening som avses i artikel 57.2 i budgetförordningen bland annat bestå i att

a)

ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar,

b)

vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till,

c)

utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar.

Till övriga handlingar som sannolikt kan medföra intressekonflikt hör om en person som deltar i en utvärderingskommitté inom ett upphandlings- eller bidragsförfarande själv, direkt eller indirekt, ekonomiskt kan gynnas av resultatet av förfarandet i fråga och således inte med säkerhet kan förväntas agera opartiskt och objektivt.

2.   Om en anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna utan godkännande i förhand från sin överordnade deltar i ett förfarande som sökande, anbudssökande eller anbudsgivare ska en intressekonflikt anses föreligga.

3.   Om en intressekonflikt uppstår ska den delegerade utanordnaren vidta lämpliga åtgärder för att förebygga att den person som befinner sig i sådan intressekonflikt kan påverka processen eller förfarandet i fråga.

KAPITEL 2

Metoder för genomförande av budgeten

Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 33

Metoder för förvaltningen

(Artikel 58 i budgetförordningen)

I kommissionens redovisningssystem ska det anges vilken metod för förvaltningen av budgetmedlen som används och, inom ramen för varje metod, vilken kategori av enheter eller personer enligt artikel 58.1 c i budgetförordningen som har anförtrotts uppgifter som ingår i budgetgenomförandet (nedan kallade genomförandeuppgifter).

Vid direkt förvaltning genom kommissionen enligt artikel 58.1 a i budgetförordningen, ska det i redovisningssystemet göras åtskillnad mellan förvaltning genom

a)

kommissionens egna avdelningar,

b)

genomförandeorgan,

c)

cheferna för unionens delegationer,

d)

förvaltningsfonder enligt artikel 187 i budgetförordningen.

Avsnitt 2

Direkt Förvaltning

Artikel 34

Direkt förvaltning

(Artikel 58.1 a i budgetförordningen)

När kommissionen genomför budgeten direkt via sina avdelningar sker detta genom de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 64–75 i budgetförordningen och i enlighet med villkoren i denna förordning.

Artikel 35

Delegering till genomförandeorganen

(artiklarna 58.1 a och 62 i budgetförordningen)

1.   Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa rätt att som delegerade utanordnare genomföra anslagen för de unionsprogram som de förvaltar.

2.   Kommissionens delegeringsakt ska omfatta åtminstone de bestämmelser som avses i artikel 40 a–d och h. Den ska formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar.

Artikel 36

Iakttagande av upphandlingsreglerna

(Artikel 63 i budgetförordningen)

Om kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 63.2 i budgetförordningen ska den ingå ett kontrakt enligt del 1 avdelning V och del 2 avdelning IV kapitel III i budgetförordningen.

Avsnitt 3

Delad förvaltning med medlemsstater

Artikel 37

Särskilda bestämmelser för delad förvaltning med medlemsstaterna – åtgärder för att främja bästa praxis

(Artikel 59 i budgetförordningen)

Kommissionen ska föra ett register över de organ som ansvarar för förvaltning, certifiering och revision av de sektorsspecifika programmen.

För att främja bästa praxis vid förvaltning av strukturfonderna, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling, Europeiska garantifonden för jordbruket och Europeiska fiskerifonden får kommissionen i informationssyfte förse de organ som ansvarar för förvaltning och kontroll med en metodhandledning som beskriver kommissionens egen strategi och metod för kontroller, inklusive checklistor och exempel på väl fungerande rutiner. Denna handledning ska uppdateras så snart det visar sig vara nödvändigt.

Avsnitt 4

Indirekt förvaltning

Artikel 38

Likvärdighet hos system, förfaranden och regler vid indirekt förvaltning

(Artikel 60 i budgetförordningen)

1.   Kommissionen får godta att regler och förfaranden för upphandling är likvärdiga med kommissionens egna om dessa regler och förfaranden

a)

är förenliga med principen om omfattande konkurrens mellan anbudsgivare i syfte att få bästa valuta för pengarna, och förhandlade förfaranden begränsas till fall där de är vederbörligen motiverade och kontraktsvärdet är måttligt,

b)

garanterar öppenhet genom bestämmelser om att i synnerhet anbudsinfordringar på lämpligt sätt ska offentliggöras i förväg, samt att uppgifter om dem som valts ut som kontraktsparter på lämpligt sätt ska offentliggöras efter förfarandet,

c)

garanterar likabehandling, proportionalitet och icke-diskriminering, samt

d)

förebygger intressekonflikter i alla skeden av upphandlingsförfarandet.

Nationell lagstiftning i medlemsstater eller tredjeländer som införlivar direktiv 2004/18/EG ska anses vara likvärdiga med de regler som institutionerna tillämpar i enlighet med budgetförordningen.

2.   Kommissionen får godta att regler och förfaranden för bidrag är likvärdiga med kommissionens egna om dessa regler och förfaranden

a)

är förenliga med principerna om proportionalitet, sund ekonomisk förvaltning, likabehandling och icke-diskriminering,

b)

garanterar öppenhet genom bestämmelser om att ansökningsomgångar ska offentliggöras på lämpligt sätt, att direkttilldelning ska begränsas till fall där det är vederbörligen motiverat och där det rör sig om måttliga belopp, samt att det ska offentliggöras i efterhand vilka som mottagit medel, med hänsyn tagen till proportionalitetsprincipen,

c)

förebygger intressekonflikter i alla skeden av bidragsförfarandet,

d)

förbjuder ackumulering och retroaktiv tilldelning av bidrag liksom att bidrag syftar eller leder till att det uppkommer en vinst för slutmottagaren, samt kräver att medfinansiering som regel ska vara en förutsättning för bidrag.

3.   Kommissionen får godta att de redovisningssystem och interna kontrollsystem som används av de enheter och personer som anförtrotts genomförandeuppgifter för kommissionens räkning erbjuder ett likvärdigt skydd för unionens ekonomiska intressen och att de ger rimliga garantier för att de administrativa målen uppnås, om systemen överensstämmer med principerna i artikel 32 i budgetförordningen.

Artikel 39

Förhandsbedömning av enheter och personer i samband med indirekt förvaltning

(Artikel 61.1 i budgetförordningen)

Vid den förhandsbedömning som avses i artikel 61.1 i budgetförordningen får den behöriga utanordnaren förlita sig på en tidigare förhandsbedömning som utförts av en annan utanordnare, såvida slutsatserna är relevanta för de specifika risker som omgärdar de uppgifter som ska anförtros tredje part, särskilt med avseende på riskernas natur och de belopp som står på spel.

Den behöriga utanordnaren får förlita sig på förhandsbedömningar som utförts av andra givare, förutsatt att bedömningen i fråga har gjorts med avseende på de villkor för indirekt förvaltning som anges i artikel 60 i budgetförordningen.

Artikel 40

Innehåll i den överenskommelse genom vilken genomförandeuppgifter anförtros åt enheter eller personer

(artikel 61.3 i budgetförordningen)

Delegeringsöverenskommelser ska innehålla detaljerade arrangemang som garanterar ett skydd för unionens ekonomiska intressen och öppenhet när det gäller de transaktioner som utförs. De ska minst innehålla följande:

a)

En tydlig definition av vilka uppgifter som ingår i uppdraget och hur uppdraget avgränsas, särskilt i fråga om modifiering av uppgifterna, beslut om att inte kräva in fordringar och användning av återbetalade eller outnyttjade medel.

b)

Villkoren och formerna för deras genomförande, ansvarsfördelning och organisation av kontroller, inklusive utvärdering av programmen.

c)

Villkoren för utbetalning av unionens bidrag, inklusive ersättning för faktiska kostnader för genomförandet och ersättning till den enhet som anförtrotts uppgiften, samt regler om vilka styrkande handlingar som krävs för betalningen.

d)

Regler för hur genomförandet ska rapporteras till kommissionen, vilka resultat som förväntas, oriktigheter som konstaterats och motåtgärder som vidtagits, villkor för när betalningar bör avbrytas på bestämd eller obestämd tid samt för när genomförandet av uppgifterna ska avslutas.

e)

Datum för slutande av enskilda kontrakt eller överenskommelser som rör det praktiska genomförandet av delegeringsöverenskommelsen, vilket ska stå i rimlig proportion till de uppgifter som respektive part har anförtrotts.

f)

Regler för uteslutning som gör det möjligt för enheten eller personen att utesluta enheter som befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 106.1 a, b eller e eller artikel 107 a eller b i budgetförordningen från att tilldelas kontrakt, bidrag eller tävlingspriser eller att delta i förfaranden för dessa ändamål.

g)

Formerna för kommissionens kontroll samt bestämmelser som garanterar kommissionens, Olafs och revisionsrättens tillgång till den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter samt befogenhet att utföra revision och undersökningar, inklusive i form av kontroller på platsen.

h)

Förfaranden som garanterar

i)

att den enhet som anförtrotts genomförandeuppgifterna åtar sig att utan dröjsmål underrätta kommissionen om alla förekomster av bedrägeri vid förvaltningen av unionens medel samt om vilka motåtgärder som vidtagits,

ii)

att det ska utses en kontaktpunkt med lämpliga befogenheter att samarbeta direkt med Olaf, i syfte att underlätta Olafs operativa verksamhet.

i)

Villkoren för användning av bankkonton samt av den ränta som genereras, i enlighet med artikel 8.4 i budgetförordningen.

j)

Bestämmelser som garanterar att unionens åtgärd tydligt kan särskiljas från organets övriga åtgärder.

Artikel 41

Förvaltningsförklaringar och förenlighetsuttalanden

(Artikel 60.5 i budgetförordningen)

Om en åtgärd avslutas före utgången av det berörda budgetåret kan en slutrapport från den enhet eller person som anförtrotts genomförandet ersätta den förvaltningsförklaring som avses i artikel 60.5 b i budgetförordningen, förutsatt att slutrapporten läggs fram före den 15 februari påföljande budgetår.

Om en internationell organisation eller ett tredjeland genomför en åtgärd som inte är av flerårig natur och som varar högst 18 månader kan det förenlighetsuttalande som avses i artikel 60.5 i budgetförordningen inkluderas i slutrapporten.

Artikel 42

Indirekt förvaltning – förfaranden för granskning och godkännande av räkenskaper samt för uteslutande av utgifter som verkställts i strid med tillämpliga bestämmelser från finansiering från unionen

(Artikel 60.6 b och c i budgetförordningen)

1.   Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser ska de förfaranden som anges i artikel 60.6 b och c i budgetförordningen omfatta följande:

a)

Kommissionen ska genomföra skrivbordskontroller och, där så är lämpligt, kontroller på platsen.

b)

Kommissionen ska fastställa det utgiftsbelopp som godkänts, där så krävs efter ett kontradiktoriskt förfarande med de berörda myndigheterna eller organen och efter att dessa har blivit underrättade.

c)

Kommissionen ska där så krävs beräkna finansiella korrigeringar.

d)

Kommissionen ska återkräva eller betala det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godkända utgifterna och de belopp som redan har utbetalats till myndigheterna eller organen.

Kommissionen ska vid tillämpningen av första stycket led d återkräva utestående belopp, helst genom avräkning enligt artikel 87.

2.   Om genomförandeuppgifter ska anförtros åt en enhet som genomför en åtgärd med flera bidragsgivare ska förfarandena i artikel 60.6 b och c i budgetförordningen bestå i att bekräfta att ett belopp motsvarande det som betalats av kommissionen för åtgärden i fråga också har använts av enheten för den åtgärden och att utgifterna har uppstått inom ramen för de skyldigheter som anges i den överenskommelse som undertecknats med enheten.

Vid tillämpningen av denna förordning ska med en åtgärd med flera bidragsgivare avses en åtgärd då unionens medel slås samman med medel från minst en annan givare.

Artikel 43

Särskilda bestämmelser för indirekt förvaltning med internationella organisationer

(artikel 58.1 c ii och 188 i budgetförordningen)

1.   De internationella organisationer som avses i 58.1 c ii i budgetförordningen är följande:

a)

Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa.

b)

Internationella rödakorskommittén.

c)

Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen.

d)

Andra organisationer utan vinstsyfte som enligt ett beslut av kommissionen kan likställas med internationella organisationer.

2.   Om kommissionen genomför en del av budgeten via indirekt förvaltning med internationella organisationer ska de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas.

Artikel 44

Utnämning av offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter

(Artikel 58.1 c v och vi i budgetförordningen)

1.   De offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning ska omfattas av lagstiftningen i den medlemsstat eller i det land där de är etablerade.

2.   Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land ska detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med den grundläggande rättsakten.

I övriga fall ska kommissionen utse dessa organ eller enheter i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder.

KAPITEL 3

Aktörer i budgetförvaltningen

Avsnitt 1

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

Artikel 45

Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen

(Artikel 64 i budgetförordningen)

1.   Varje institution ska förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de ska kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter.

2.   Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen ska när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem omfattas av den stadga som kommissionen har fastställt.

Avsnitt 2

Utanordnaren

Artikel 46

Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

(Artikel 65 i budgetförordningen)

Den behöriga utanordnaren kan bistås av anställda med uppgift att under dennes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. För att undvika alla intressekonflikter ska de anställda som assisterar delegerade eller vidaredelegerade utanordnare omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 57 i budgetförordningen.

Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering enligt artikel 56.2 andra stycket i budgetförordningen får biträdas i sina uppgifter av anställda vid kommissionen.

Artikel 47

Interna bestämmelser avseende delegering av befogenheter

(Artikel 65 i budgetförordningen)

Varje institution ska i sina interna regler fastställa de förvaltningsrutiner som den bedömer vara nödvändiga för en sund förvaltning av anslagen i dess respektive budgetavsnitt, i enlighet med bestämmelserna i denna förordning och i budgetförordningen.

Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering enligt artikel 56.2 i budgetförordningen ska när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem omfattas av de interna regler som kommissionen har fastställt.

Artikel 48

Utanordnarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 66.2 i budgetförordningen)

Utanordnaren ska inrätta pappersbaserade eller elektroniska system för bevarande av originalen av de styrkande handlingar som lagts fram under eller efter budgetgenomförandet eller de åtgärder genom vilken budgeten genomförts. Systemen ska omfatta följande:

a)

Numrering av handlingarna.

b)

Datering av handlingarna.

c)

Upprättande av register för att exakt kunna lokalisera handlingarna, eventuellt i elektronisk form.

d)

Förvaring av dessa handlingar under minst fem år från och med datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

e)

Förvaring av handlingar rörande de säkerheter vid förfinansiering som institutionen kräver samt en tidsplan för lämplig kontroll av dessa säkerheter.

Handlingar gällande transaktioner för vilka bokslut ännu inte upprättats ska bevaras fram till slutet av det år som följer på det år bokslutet gjordes, även om detta blir en längre period än vad som anges i första stycket led d.

Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet, kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på bevarande av trafikuppgifter.

Artikel 49

Kontroller på förhand och i efterhand

(Artikel 66.5 och 66.6 i budgetförordningen)

1.   Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som normalt vidtas av anställda som avses i artikel 46 och som utgör förberedelser för att den behöriga utanordnaren ska anta en akt som utgör led i budgetgenomförandet.

2.   Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behöriga utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.

3.   Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras.

Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.

Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera bland annat följande:

a)

Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördragen och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor.

b)

Att principen om sund ekonomisk förvaltning som avses i del 1 avdelning II kapitel 7 i budgetförordningen följs.

Vid förhandskontroller får den behöriga utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.

4.   Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.

Genom efterhandskontrollerna ska det verifieras att de åtgärder som finansieras genom budgeten genomförs korrekt, och särskilt att kriterierna i punkt 3 är uppfyllda.

Den delegerade utanordnaren ska minst en gång om året gå igenom resultaten av efterhandskontrollerna, för att spåra eventuella systemrelaterade problem. Den delegerade utanordnaren ska vidta åtgärder för att lösa dessa problem.

Den riskanalys som avses i artikel 66.6 i budgetförordningen ska ses över på grundval av kontrollresultat och annan relevant information.

Vid fleråriga program ska den delegerade utanordnaren lägga upp en flerårig kontrollstrategi, där det framgår vilken typ av kontroller som ska ske under perioden och i vilken omfattning, samt hur resultaten ska mätas år för år som underlag för den årliga förklaringen om förvaltningen.

Artikel 50

Regler för tjänsteutövning

(Artiklarna 66.7 och 73.5 i budgetförordningen)

1.   De anställda som av den behöriga utanordnaren utses att kontrollera finansiella transaktioner ska väljas med hänsyn tagen till deras särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller som erhållits genom lämplig yrkeserfarenhet eller genom ett särskilt utbildningsprogram.

2.   Varje institution ska fastställa regler för tjänsteutövning som i fråga om intern kontroll ska ange

a)

den tekniska och finansiella kompetens som krävs av de anställda som avses i punkt 1,

b)

dessa anställdas skyldighet att genomgå fortbildning,

c)

deras uppdrag, roll och uppgifter,

d)

de uppföranderegler, särskilt i etik- och integritetshänseende, som de ska följa, liksom de rättigheter som de tillerkänns.

3.   Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen ska omfattas av de regler för tjänsteutövning enligt punkt 2 i denna artikel som kommissionen har fastställt när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem.

4.   Varje institution ska skapa en lämplig struktur för att till de avdelningar som fungerar som utanordnare förmedla och regelbundet uppdatera nödvändig information om kontrollnormerna och om de metoder och tekniker som används för kontrolländamål.

Artikel 51

Fall då den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd

(Artikel 66.8 i budgetförordningen)

Med begreppet att ”den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd” enligt artikel 66.8 i budgetförordningen ska avses att han eller hon inte ger något svar under en med hänsyn tagen till omständigheterna rimlig period, vilken i alla händelser inte får överstiga en månad.

Artikel 52

Information till räkenskapsföraren om förvaltning och finansiella frågor

(Artikel 66 i budgetförordningen)

I enlighet med de regler som antagits av räkenskapsföraren ska den delegerade utanordnaren till räkenskapsföraren överlämna den information om finansiella frågor och förvaltning som behövs för att denne ska kunna utföra sina uppgifter.

Utanordnaren ska regelbundet, och alltid innan kontona ska avlutas, meddela räkenskapsföraren relevanta uppgifter om förvaltningskontona i bank, så att användningen av medel från unionen på dessa konton kan återspeglas i unionens räkenskaper.

Artikel 53

Rapport om förhandlade förfaranden

(Artikel 66 i budgetförordningen)

De delegerade utanordnarna ska för varje budgetår sammanställa uppgifter om de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande som avses i artiklarna 134.1 a–d, 135.1, 266, 268 och 270 i denna förordning. Om andelen förhandlade förfaranden i förhållande till det antal upphandlingar som gjorts av en och samma delegerade utanordnare ökar kraftigt jämfört med tidigare budgetår eller om denna andel är betydligt större än det genomsnitt som registrerats inom utanordnarens institution, ska den behöriga utanordnaren i en rapport till denna institution redogöra för de åtgärder som vidtagits för att vända denna utveckling. Varje institution ska överlämna en rapport om förhandlade förfaranden till Europaparlamentet och rådet. I kommissionens fall ska den rapporten bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses artikel 66.9 i budgetförordningen.

Avsnitt 3

Räkenskapsföraren

Artikel 54

Utnämning av räkenskapsföraren

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1.   Räkenskapsföraren ska utses av varje institution bland de tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen.

Räkenskapsföraren ska väljas av institutionen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet.

2.   Två eller fler institutioner eller organ får utse samma räkenskapsförare.

Om så sker ska de anta erforderliga bestämmelser för att undvika intressekonflikt.

Artikel 55

Räkenskapsförarens avgång

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1.   Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, ska balansomslutningen beräknas snarast möjligt.

2.   Uppgifterna om balansomslutningen ska översändas tillsammans med en överlämnanderapport till den nye räkenskapsföraren av den avgående räkenskapsföraren eller, om detta inte är möjligt, av en tjänsteman i den sistnämndes avdelning.

Den nye räkenskapsföraren ska med underskrift bekräfta sitt godkännande av uppgifterna om balansomslutningen inom en månad efter det att de översänts, och har därvid också rätt att meddela förbehåll.

Överlämnanderapporten ska även innehålla resultatet av balansomslutningen och eventuella reservationer.

3.   Varje institution eller organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen ska underrätta Europaparlamentet och rådet samt kommissionens räkenskapsförare inom två veckor när en räkenskapsförare tillsätts eller lämnar sitt uppdrag.

Artikel 56

Godkännande av systemen för redovisning och inventarieförteckningar

(Artikel 68 i budgetförordningen)

Den behöriga utanordnaren ska underrätta räkenskapsföraren om alla händelser eller väsentliga förändringar i system för ekonomisk förvaltning, system för inventarieförteckningar eller system för värdering av poster på tillgångs- och skuldsidan, om dessa förmedlar uppgifter i institutionens räkenskaper eller åberopas för att styrka uppgifter i dessa, så att räkenskapsföraren kan kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna.

Räkenskapsföraren får när som helst åter granska ett system för ekonomisk förvaltning som redan har godkänts. När ett av utanordnaren inrättat system för ekonomisk förvaltning inte är eller inte längre är godkänt av räkenskapsföraren ska den behöriga utanordnaren utarbeta en handlingsplan för att i vederbörlig tid rätta till de svagheter som lett till att kontrollen utfallit negativt.

Den behöriga utanordnaren ska ansvara för att de uppgifter som skickas till räkenskapsföraren är fullständiga.

Artikel 57

Förvaltning av likvida medel

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1.   Räkenskapsföraren ska se till att hans eller hennes institution förfogar över de medel som behövs för att täcka behovet av likvida medel för genomförandet av budgeten.

2.   För de ändamål som anges i punkt 1 ska räkenskapsföraren inrätta system för likviditetsförvaltning för att kunna göra förhandsberäkningar av likvida medel.

3.   Kommissionens räkenskapsförare ska fördela de disponibla medlen i enlighet med förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000.

Artikel 58

Förvaltning av bankkonton

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1.   Räkenskapsföraren får, om det är nödvändigt för förvaltningen av likvida medel, öppna eller låta öppna bankkonton i institutionens namn i finansinstitut eller centralbanker. Räkenskapsföraren får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, öppna konton i andra valutor än euro.

2.   Räkenskapsföraren ska vara ansvarig för att avsluta de konton som avses i punkt 1 eller för att se till att dessa konton avslutas.

3.   Räkenskapsföraren ska fastställa villkoren för de konton i finansinstitut som avses i punkt 1, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, avkastning och anbudsgivning.

4.   Räkenskapsföraren ska, minst vart femte år, organisera ett anbudsförfarande bland de finansinstitut hos vilka konton skulle kunna öppnas i enlighet med punkt 1.

När de lokala betingelserna för bankverksamhet så tillåter ska förskottsrelaterade bankkonton i finansinstitut utanför unionen regelbundet konkurrensundersökas. Sådana undersökningar ska ske minst vart femte år på initiativ av förskottskontots innehavare som därefter till räkenskapsföraren ska överlämna ett underbyggt förslag till val av bank för en period som inte överstiger fem år.

5.   Räkenskapsföraren ska se till att villkoren för bankkontona strikt efterlevs i enlighet med punkt 1.

När det gäller förskottsrelaterade bankkonton i finansinstitut utanför unionen ska innehavarna av förskottskonton ta på sig detta ansvar med hänsyn till lagstiftningen i det land där de utövar sitt uppdrag.

6.   Kommissionens räkenskapsförare ska informera räkenskapsförarna vid övriga institutioner och vid de organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen om villkoren för konton öppnade i finansinstitut. Räkenskapsförarna för övriga institutioner och de organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen ska harmonisera villkoren för de konton som de öppnar med ovan nämnda villkor.

Artikel 59

Undertecknanden i samband med konton

(Artikel 68 i budgetförordningen)

I villkoren för öppnande, skötsel och användning av konton ingår att – beroende på internkontrollens behov – checker, kreditöverföringar och alla övriga banktransaktioner ska undertecknas av en eller flera behöriga anställda. Manuella instruktioner ska undertecknas av minst två behöriga anställda eller av räkenskapsföraren personligen.

För tillämpningen av första stycket ska varje institutions räkenskapsförare meddela alla finansinstitut hos vilka institutionen har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som är behöriga.

Artikel 60

Förvaltning av konton

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1.   Räkenskapsföraren ska se till att saldot på de bankkonton som avses i artikel 58 inte kraftigt avviker från de beräkningar av likvida medel som avses i artikel 57.2, och i varje fall

a)

att det inte förekommer några debetsaldon på dessa konton, och

b)

att saldot på konton som förs i nationell valuta regelbundet omräknas till euro.

2.   Räkenskapsföraren får inte behålla saldon på konton i nationell valuta som kan medföra omfattande förluster för institutionen på grund av variationer i växelkursen.

Artikel 61

Överföringar och omräkningar av valutor

(Artikel 68 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar artikel 69 ska räkenskapsföraren göra överföringar mellan konton som han eller hon öppnat i institutionens namn i finansinstitut samt utföra omräkningar av valutor.

Artikel 62

Utbetalning

(Artikel 68 i budgetförordningen)

Betalningarna ska ske genom banköverföring, med check eller från förskottskonton med bankkort i enlighet med artikel 67.4.

Artikel 63

Register över juridiska personer

(Artikel 68 i budgetförordningen)

1.   Räkenskapsföraren får utföra betalningar via överföring endast om institutionen har infört mottagarens kontouppgifter, information som styrker mottagarens identitet samt eventuella ändringar i dessa uppgifter i ett gemensamt register.

Alla sådana registreringar eller ändringar av mottagarens kontouppgifter eller identitetsuppgifter ska baseras på styrkande handlingar, som ska läggas fram i den form som räkenskapsföraren beslutar.

2.   När det gäller betalningar via överföring kan utanordnarna endast binda sin institution i förhållande till tredje man om denne lämnat de handlingar som krävs för registreringen.

Utanordnarna ska informera räkenskapsföraren om eventuella ändringar av identitets- och kontouppgifter som mottagaren meddelar, och ska kontrollera att dessa uppgifter är riktiga innan betalning sker.

När det gäller stöd inför anslutningen av nya medlemsstater får enskilda åtaganden ingås gentemot kandidatländernas offentliga myndigheter utan att detta först måste införas i registret över mottagarens uppgifter. I dessa fall ska utanordnaren ansvara för att åtagandet förs in så snart som möjligt därefter. Det ska anges i överenskommelsen att den första betalningen inte får ske förrän mottagaren meddelat kommissionen sina kontouppgifter.

Artikel 64

Räkenskapsförarnas förvaring av styrkande handlingar

(Artikel 68 i budgetförordningen)

Alla styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna och för upprättandet av de konton som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska bevaras i fem år räknat från datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.

Alla handlingar som gäller transaktioner som ännu inte avslutats ska emellertid bevaras under en längre period, nämligen fram till slutet av året efter det år då transaktionerna avslutades. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på bevarande av trafikuppgifter.

Varje institution ska själv bestämma vilken avdelning som ska förvara de styrkande handlingarna.

Artikel 65

Personer som ska vara bemyndigade att förvalta kontona

(Artikel 69 i budgetförordningen)

Varje institution ska fastställa hur de anställda som den utser och bemyndigar att administrera de konton som öppnats vid de lokala enheter som avses i artikel 72 ska vara bemyndigade att meddela de lokala bankerna deras namn och namnteckningsprover.

Avsnitt 4

Förskottsförvaltaren

Artikel 66

Villkor för användning av förskottskonton

(Artikel 70 i budgetförordningen)

1.   När det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten, särskilt när det rör sig om mindre belopp, kan förskottskonton upprättas för att betala dessa utgifter.

2.   Förskottsförvaltaren får tillfälligt kontrollera och betala utgifter på grundval av detaljerade regler som ska ingå i de instruktioner som den behöriga utanordnaren lämnar. I dessa instruktioner ska det anges vilka regler och villkor som gäller för preliminär kontroll och utbetalningar och, i förekommande fall, för att underteckna rättsliga åtaganden enligt artikel 97.1 e.

3.   Räkenskapsföraren ska fatta beslut om upprättandet av ett förskottskonto och utnämningen av en förskottsförvaltare, efter ett vederbörligen motiverat förslag från den behöriga utanordnaren. Förskottsförvaltarens och utanordnarens ansvar och skyldigheter ska anges i beslutet.

Räkenskapsföraren ska också besluta om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, efter ett vederbörligen motiverat förslag av den behöriga utanordnaren.

4.   Vid unionens delegationer ska förskottskonton upprättas för att betala utgifterna från både kommissionens och den europeiska avdelningens för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten eller utrikestjänsten) avsnitt i budgeten, vilket garanterar fullständig spårbarhet för utgifterna.

Artikel 67

Villkor för upprättande och betalning

(Artikel 70 i budgetförordningen)

1.   I beslutet om upprättande av ett förskottskonto och utnämning av en förskottsförvaltare och i beslutet om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, ska särskilt följande fastställas:

a)

Det högsta belopp som inledningsvis kan avsättas som förskott, samt dess ändamål.

b)

Öppnandet, i förekommande fall, av ett bank- eller postgirokonto i institutionens namn.

c)

Utgiftsslaget och det högsta belopp för varje utgift som kan utbetalas av en förskottsförvaltare till en tredje part eller inkasseras från tredje part.

d)

Hur ofta och på vilket sätt de styrkande handlingarna ska inlämnas, samt att dessa styrkande handlingar ska översändas till utanordnaren för reglering.

e)

Det förfarande som ska användas om förskottskontot måste fyllas på.

f)

Att transaktionerna i förskottskontot regleras av utanordnaren senast vid utgången av efterföljande månad för att säkra avstämningen mellan saldoposten och banksaldot.

g)

Giltighetstid för räkenskapsförarens tillstånd till förskottsförvaltaren.

h)

Den utnämnde förskottsförvaltarens identitet.

2.   Vid utformningen av förslagen till beslut om att inrätta förskottskonton ska den behöriga utanordnaren se till att

a)

i första hand lyfta medel via budgeten när det finns tillgång till det centrala datoriserade redovisningssystemet,

b)

endast använda sig av förskottskonton när det är motiverat.

Det högsta belopp som får betalas ut av förskottsförvaltaren i de fall när det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten är 60 000 euro per utgift.

3.   Förskottsförvaltaren får göra utbetalningar till tredje man på följande villkor:

a)

Betalningen avser tidigare budgetmässiga och rättsliga åtaganden, undertecknade av den behöriga utanordnaren.

b)

Tillgodohavandet på förskottskontot i kassa eller bank får inte överskridas.

4.   Utbetalningar från förskottskonton får göras med hjälp av banköverföring, vilket inkluderar autogirering enligt artikel 89 i budgetförordningen, check eller andra betalningsmedel, inklusive bankkort, i enlighet med de anvisningar som fastställts av räkenskapsföraren.

5.   Verkställda betalningar ska följas av formella beslut om slutlig kontroll och/eller betalningsorder som ska undertecknas av den behöriga utanordnaren.

Artikel 68

Val av förskottsförvaltare

(Artikel 70 i budgetförordningen)

Förskottsförvaltare ska utses bland fast anställda tjänstemän, men får, om så krävs och endast i vederbörligen motiverade fall, också utses bland övriga kategorier anställda. Förskottsförvaltare ska väljas på grundval av hans eller hennes särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som ska styrkas med utbildningsbevis eller intyg om lämplig yrkeserfarenhet, eller ha förvärvats efter att ha fullgjort ett särskilt utbildningsprogram för ändamålet.

Artikel 69

Överföring till förskottskontona

(Artikel 70 i budgetförordningen)

1.   Räkenskapsföraren ska avsätta medel på förskottskontona och övervaka både öppnandet av bankkonton och delegeringen av undertecknandet, samt kontrollerna på platsen och i de centrala räkenskaperna. Räkenskapsföraren ska föra över medel till förskottskontona. Förskotten ska utbetalas till de bankkonton som öppnats i förskottskontots namn.

De aktuella förskottskontona kan tillföras medel direkt från diverse lokala inkomster, såsom från

a)

försäljning av utrustning,

b)

publikationer,

c)

diverse återbetalningar,

d)

ränta.

Regleringen av utgifter eller inkomster ska, vare sig de tillhör kategorin diverse eller är avsatta för särskilda ändamål, ske enligt det beslut om upprättande av förskottskonton som avses i artikel 67 samt enligt bestämmelserna i budgetförordningen. Utanordnaren ska dra av beloppen i fråga när han senare tillför medel till dessa förskottskonton.

2.   Särskilt för att undvika växelkursförluster kan förskottsförvaltaren göra överföringar mellan de olika bankkonton som ingår i samma förskottskonto.

Artikel 70

Utanordnarnas och räkenskapsförarnas kontroller

(Artikel 70 i budgetförordningen)

1.   Förskottsförvaltaren ska föra räkenskaper över de medel han eller hon förfogar över i kassa och bank, utförda betalningar och inkasserade intäkter enligt de regler och instruktioner som fastställts av räkenskapsföraren. Redovisningen av dessa räkenskaper ska alltid finnas tillgänglig för den behöriga utanordnaren och förskottsförvaltaren ska göra en sammanställning över transaktionerna minst en gång i månaden och under påföljande månad sända den, tillsammans med styrkande handlingar, till den utanordnare som är ansvarig för reglering av kontots transaktioner.

2.   Räkenskapsföraren ska själv eller genom en särskilt befullmäktigad anställd inom samma avdelning eller inom utanordnarnas avdelningar utföra kontroller, i regel på plats och utan förvarning, av de medel som anförtrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper, och ska också utföra kontroller av regleringen av kontots transaktioner inom den fastställda tidsfristen. Räkenskapsföraren ska meddela resultaten av sina kontroller till den behöriga utanordnaren.

Artikel 71

Upphandlingsförfarande

(Artikel 70 i budgetförordningen)

Betalningar från förskottskonton får, inom de gränser som anges i artikel 137.3, ske genom en enkel betalning mot faktura, utan föregående godkännande av ett anbud.

Artikel 72

Upprättande av förskottskonton

(Artikel 70 i budgetförordningen)

För betalning av vissa utgiftskategorier får ett eller flera förskottskonton upprättas i varje lokal enhet utanför unionen i enlighet med artikel 70 i budgetförordningen. Till lokala enheter ska räknas unionens representationer och kontor i tredje land.

Besluten om att upprätta förskottskonton ska innehålla regler för kontonas användning med hänsyn tagen till den lokala enhetens särskilda behov och i enlighet med bestämmelserna i artikel 70 i budgetförordningen.

Artikel 73

Förskottsförvaltare och personer med befogenhet att handlägga konton vid unionens delegationer

(Artikel 70 i budgetförordningen)

Vid unionens delegationer kan, i undantagsfall och för att garantera tjänstekontinuitet, de uppgifter som vilar på förskottsförvaltaren för Europeiska utrikestjänstens medel utföras av anställda vid kommissionen. På samma villkor får Europeiska utrikestjänstens personal vid unionens delegationer utses till förskottsförvaltare för kommissionen.

Vid unionens delegationer ska bestämmelserna och villkoren i första stycket tillämpas vid utnämningen av personer som av räkenskapsföraren ska ges befogenhet att utföra banktransaktioner.

KAPITEL 4

Ansvar hos de respektive aktörerna i budgetförvaltningen

Avsnitt 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 74

Organ med behörighet i fråga om bedrägeribekämpning

(Artikel 66.8 och 72.2 i budgetförordningen)

De myndigheter och organ som avses i artiklarna 66.8 och 72.2 i budgetförordningen är de som anges i tjänsteföreskrifterna samt i unionsinstitutionernas beslut om villkor och närmare bestämmelser för interna utredningar för att bekämpa bedrägerier, korruption och all annan olaglig verksamhet som kan skada unionens intressen.

Avsnitt 2

Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering

Artikel 75

Finansiella oriktigheter

(Artiklarna 66.7 och 73.6 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar de befogenheter som tilldelats Olaf ska den instans för finansiella oriktigheter som avses i artikel 29 (nedan kallad instansen) vara behörig att ta upp varje överträdelse av en bestämmelse i budgetförordningen eller av bestämmelser rörande den ekonomiska förvaltningen eller kontrollen av transaktionerna som är följden av en handling eller en försummelse av en anställd.

Artikel 76

Instansen för finansiella oriktigheter

(Artiklarna 66.7 och 73.6 i budgetförordningen)

1.   De fall av finansiella oriktigheter som avses i artikel 75 i denna förordning ska av tillsättningsmyndigheten hänskjutas till instansen för yttrande enligt artikel 73.6 andra stycket i budgetförordningen.

När chefer för unionens delegationer fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen får den behöriga utanordnaren besluta att vända sig direkt till instansen för yttrande över sådana fall av finansiella oriktigheter som det hänvisas till i artikel 75 i den här förordningen.

En delegerad utanordnare får hänskjuta ett ärende till instansen om han eller hon bedömer att en finansiell oriktighet har begåtts. Instansen ska avge ett yttrande där den bedömer huruvida oriktigheter som det hänvisas till i artikel 75 har förekommit, hur allvarliga de är och vilka konsekvenser de kan få. Om den särskilda instansens undersökning visar att det ärende som hänskjutits till den är ett fall för Olaf, ska den översända ärendet till tillsättningsmyndigheten utan dröjsmål och omedelbart underrätta Olaf om detta.

Om instansen underrättas direkt om en fråga av en anställd i enlighet med artikel 66.8 i budgetförordningen, ska den överlämna ärendet till tillsättningsmyndigheten och underrätta den anställde om detta. Tillsättningsmyndigheten kan begära den särskilda instansens yttrande i ärendet.

2.   Institutionen, eller de deltagande institutionerna om det rör sig om en gemensam instans, ska med utgångspunkt i den egna interna organisationen ange hur instansen ska fungera samt sättas samman, vilket ska inkludera en utomstående deltagare som besitter de kvalifikationer och den sakkunskap som krävs.

Artikel 77

Bekräftelse av beslut

(Artikel 73.3 i budgetförordningen)

1.   Om en utanordnare anser att ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter strider mot gällande bestämmelser eller mot principen för en sund ekonomisk förvaltning, särskilt därför att det är oförenligt med nivån på de anslagna medlen, ska han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat eller vidaredelegerat befogenheten om detta. Om den delegerande myndigheten inom rimlig tid skriftligen bekräftar beslutet och tydligt anger de aspekter som kritiserats av den som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering ska utanordnaren befrias från ansvar. Han eller hon ska då verkställa beslutet, utom då det strider mot straffrättsliga bestämmelser eller gällande säkerhetsnormer.

2.   Bestämmelserna i punkt 1 ska också gälla om en utanordnare vid genomförandet av ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter upptäcker att omständigheterna kring ärendet kan ge upphov till en situation som strider mot gällande bestämmelser.

Beslut som bekräftats på de villkor som anges i artikel 73.3 i budgetförordningen ska sammanställas av den behöriga delegerade utanordnaren och anges i dennes årliga verksamhetsrapport.

KAPITEL 5

Handläggning av inkomster

Avsnitt 1

Egna medel

Artikel 78

Bestämmelser för egna medel

(Artikel 76 i budgetförordningen)

Utanordnaren ska upprätta en preliminär tidsplan för när de egna medel som avses i rådets beslut om systemet för unionens egna medel ska tillhandahållas kommissionen.

Egna medel ska fastställas och uppbäras enligt bestämmelserna i det beslut som avses i första stycket.

Avsnitt 2

Beräkning av fordringar

Artikel 79

Beräkning av fordringar

(Artikel 77 i budgetförordningen)

1.   I beräkningarna av fordringar ska anges typ av inkomst och vilken budgetrubrik som berörs samt, om möjligt, gäldenärens identitet och en uppskattning av beloppet.

Vid upprättandet av beräknade fordringar ska den behöriga utanordnaren särskilt kontrollera följande:

a)

Att rätt budgetrubrik belastas.

b)

Att beräkningarna är korrekta och att de överensstämmer med gällande bestämmelser och principen om sund ekonomisk förvaltning.

2.   Om inget annat följer av artiklarna 181.2 och 183.2 i budgetförordningen samt artikel 7.2 i den här förordningen ska beräkningen av fordringarna inte ge upphov till några åtagandebemyndiganden. I de fall som avses i artikel 21 i budgetförordningen får detta endast ske efter det att unionen faktiskt har inkasserat fordringarna.

Avsnitt 3

Fastställande av fordringar

Artikel 80

Förfarande

(Artikel 78 i budgetförordningen)

1.   Utanordnarens fastställande av en fordran bekräftar unionens rättigheter gentemot en gäldenär och fastställandet av rätten att kräva att denne betalar sin skuld.

2.   Den behöriga utanordnaren ska genom ett betalningskrav instruera räkenskapsföraren att kräva in en fastställd fordran.

3.   Genom debetnotan ska gäldenären informeras om att

a)

unionen har fastställt fordran,

b)

ingen dröjsmålsränta kommer att utkrävas om beloppet betalas senast på förfallodagen,

c)

ränta kommer att beräknas på skulden enligt den räntesats som avses i artikel 83 om återbetalningen inte inkommit senast på förfallodagen enligt led b, utan att det påverkar tillämpningen av specifika bestämmelser i gällande förordningar,

d)

institutionen kommer att kräva in beloppet genom avräkning eller från en på förhand ställd säkerhet om återbetalning inte har skett senast innan fristen i led b har löpt ut,

e)

räkenskapsföraren får kräva in medel genom avräkning före förfallodagen enligt led b endast om han eller hon på motiverade grunder bedömer att beloppet riskerar att gå förlorat och en sådan åtgärd därför är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen; gäldenären ska i dessa fall underrättas om skälen till och datumet för inkasseringen genom avräkning,

f)

institutionen, om beloppet inte har återbetalats i sin helhet när alla åtgärder som anges i leden a–e i detta stycke har vidtagits, kommer att kräva in skulden genom att antingen verkställa ett beslut enligt artikel 79.2 i budgetförordningen eller genom att vidta rättsliga åtgärder.

Utanordnaren ska skriva ut debetnotan och sända den till gäldenären. Räkenskapsföraren ska underrättas om att så skett genom det finansiella informationssystemet.

Artikel 81

Fastställande av fordringar

(Artikel 78 i budgetförordningen)

Vid fastställandet av fordringar ska den behöriga utanordnaren försäkra sig om följande:

a)

Att fordran är säker, vilket innebär att den inte är underställd några villkor.

b)

Att fordran är likvid och fastställd exakt i form av ett belopp.

c)

Att fordran har förfallit och inte omfattas av någon ytterligare betalningsfrist.

d)

Gäldenärens identitet.

e)

Att de belopp som ska inkasseras tillförs rätt budgetrubrik.

f)

Att verifikationerna är formellt korrekta.

g)

Att principen om en sund ekonomisk förvaltning följs, särskilt i enlighet med de kriterier som avses i artikel 91.1 a.

Artikel 82

Styrkande handlingar som stöder fastställandet av fordringar

(Artikel 78 i budgetförordningen)

1.   Fastställandet av en fordran ska bygga på styrkande handlingar där unionens rättigheter intygas.

2.   Före fastställandet av fordran ska den behöriga utanordnaren personligen kontrollera de styrkande handlingarna eller på eget ansvar förvissa sig om att detta har gjorts.

3.   De styrkande handlingarna ska förvaras av utanordnaren enligt artikel 48.

Artikel 83

Dröjsmålsränta

(Artikel 78 i budgetförordningen)

1.   Utan att det påverkar de särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorspecifika förordningar, ska ränta i enlighet med punkterna 2 och 3 beräknas för alla fordringar som inte betalats innan fristen som avses i artikel 80.3 b har löpt ut.

2.   Räntesatsen för fordringar som inte återbetalats senast den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b löper ut ska vara den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner och som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien; den räntesats som används ska vara den som gäller den första kalenderdagen i den månad då förfallodagen infaller, ökad med

a)

åtta procentenheter när fordran har uppkommit i samband med offentlig upphandling av varor och tjänster enligt avdelning V,

b)

tre och en halv procentenheter i alla andra fall.

3.   Ränta ska beräknas från den kalenderdag som följer på den dag då fristen i artikel 80.3 b löper ut och som anges i debetnotan, till den kalenderdag då hela fordran är återbetald.

Det betalningskrav som motsvarar beloppet för dröjsmålsräntan ska utfärdas när räntan faktiskt har mottagits.

4.   Om en gäldenär vars skuld utgörs av böter, i stället för att göra en betalning ställer en finansiell säkerhet som godkänns av räkenskapsföraren ska ränta uttas från den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b löper ut och beräknas till den räntesats som avses i punkt 2 i denna artikel som gällde den första dagen i den månad då bötesbeslutet fattades, men endast ökad med en och en halv procentenhet.

Avsnitt 4

Godkännande av inkassering

Artikel 84

Utfärdande av betalningskrav

(Artikel 79 i budgetförordningen)

1.   I betalningskravet ska följande anges:

a)

Det budgetår som betalningen ska belasta.

b)

Hänvisningar till den akt eller det rättsliga åtagande som utgör grunden för fordran och som ger rätt att kräva betalning.

c)

Den budgetartikel och eventuellt annan underavdelning i budgeten som berörs, inklusive hänvisningar i förekommande fall till motsvarande budgetmässiga åtaganden.

d)

Det belopp som ska inkasseras i euro.

e)

Gäldenärens namn och adress.

f)

Den frist som avses i artikel 80.3 b.

g)

Möjliga former för inkassering, särskilt att medel kan krävas in genom avräkning eller genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk.

2.   Betalningskravet ska dateras och undertecknas av den behöriga utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.

3.   Varje institutions räkenskapsförare ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska unionens fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Förteckningen ska sändas till kommissionens räkenskapsförare.

Kommissionens räkenskapsförare ska ställa samman en konsoliderad förteckning över fordringarna, redovisade per institution och datum för betalningskravet. Förteckningen ska fogas till kommissionens rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.

4.   För att skydda unionens ekonomiska intressen ska kommissionen upprätta en förteckning över unionens fordringar, med angivelse av belopp och namn på gäldenären i de fall gäldenärerna beordrats av domstolen att återbetala i en dom som vunnit laga kraft, och där inget betydande belopp återbetalats inom ett år efter det att domen avkunnats. Förteckningen ska offentliggöras, med vederbörlig hänsyn tagen till skyddet av personuppgifter enligt kravet i förordning (EG) nr 45/2001.

När det gäller personuppgifter om fysiska personer ska de uppgifter som offentliggjorts tas bort så snart som fordran har betalats tillbaka i sin helhet. Det samma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.

Beslutet om att föra upp en gäldenär på förteckningen över unionens fordringar ska fattas utifrån proportionalitetsprincipen, med särskild hänsyn tagen till beloppets storlek.

Artikel 85

Verkställbart beslut på en annan institutions vägnar

(Artikel 79.2 i budgetförordningen)

1.   De exceptionella omständigheter som avses i artikel 79.2 i budgetförordningen ska anses uppfyllda då institutionen har uttömt möjligheterna till frivillig inbetalning eller inkassering av fordran genom avräkning enligt artikel 80.1 i budgetförordningen, och den aktuella fordran utgör ett betydande belopp.

2.   I fall enligt punkt 1 får institutionerna, förutom de som anges i artikel 299 i EUF-fördraget, begära att kommissionen antar ett verkställbart beslut.

3.   I det verkställbara beslutet ska det alltid anges att de belopp som krävs in ska föras upp under den berörda institutionens avsnitt i budgeten, och samma institution ska också fungera som utanordnare. Inkomster ska tas upp under allmänna inkomster utom om de tillhör de särskilda fall av inkomster avsatta för särskilda ändamål som anges i artikel 21.3 i budgetförordningen.

4.   Den institution som begär beslutet ska informera kommissionen om varje händelse som kan förändra återkravet och ska bistå kommissionen om det verkställbara beslutet överklagas.

5.   Kommissionen och den berörda institutionen ska enas om hur denna artikel ska genomföras i praktiken.

Avsnitt 5

Återkrav

Artikel 86

Formaliteter vid inkasseringen

(Artikel 80 i budgetförordningen)

1.   Vid inkasseringen av fordringar ska räkenskapsföraren föra upp beloppet i räkenskaperna och informera den behöriga utanordnaren.

2.   Vid kontanta betalningar till räkenskapsförarens eller förskottsförvaltarens kassa ska ett kvitto utfärdas.

3.   En delåterbetalning som görs av en gäldenär mot vilken det finns flera betalningskrav ska först anses avse den äldsta fordringen, såvida inte gäldenären anger något annat.

Alla delbetalningar ska först täcka räntan.

Artikel 87

Inkassering genom avräkning

(Artikel 80 i budgetförordningen)

1.   Om gäldenären har en fordran på unionen som är säker, i enlighet med definitionen i artikel 81 a, likvid och förfallen till betalning och som avser ett belopp som har fastställts i en betalningsorder, ska räkenskapsföraren, efter att fristen i artikel 80.3 b har löpt ut, kräva in dessa medel genom avräkning.

I undantagsfall ska räkenskapsföraren ha rätt att kräva in medlen genom avräkning före den förfallodag som avses i artikel 80.3 b om han eller hon på motiverade grunder bedömer att beloppet riskerar att gå förlorat och en sådan åtgärd därför är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen.

Räkenskapsföraren ska också kräva in medlen genom avräkning innan fristen i artikel 80.3 b löpt ut om gäldenären samtycker till detta.

2.   Före all inkassering i enlighet med punkt 1 ska räkenskapsföraren samråda med den behöriga utanordnaren och underrätta berörda gäldenärer.

Om gäldenären är en nationell myndighet eller en av dess administrativa enheter ska räkenskapsföraren informera den berörda medlemsstaten minst tio arbetsdagar i förväg om sin avsikt att reglera fordringar genom avräkning. Räkenskapsföraren kan dock komma överens med den berörda medlemsstaten eller administrativa enheten om att en sådan reglering kan ske före utgången av förfallodagen.

3.   Avräkning enligt punkt 1 ska anses likvärdigt med betalning och således frigöra unionen från skyldigheten att betala den eventuella skulden och, i förekommande fall, upplupen ränta.

Artikel 88

Förfarande för inkassering när ingen frivillig betalning sker

(Artiklarna 79 och 80 i budgetförordningen)

1.   Såvida inte annat anges i artikel 87 ska räkenskapsföraren, om inkasseringen inte ägt rum innan den frist har löpt ut som avses i artikel 80.3 b och som anges på debetnotan, informera den behöriga utanordnaren om detta och genast inleda ett förfarande för att driva in beloppet, via alla de rättsliga medel som står till buds, inklusive i förekommande fall genom att i förväg ställda säkerheter tas i anspråk.

2.   Såvida inte annat anges i artikel 87 ska räkenskapsföraren, när den inkasseringsmetod som anges i punkt 1 i denna artikel inte är möjlig och gäldenären inte har verkställt någon betalning efter den formella underrättelse som sänts av räkenskapsföraren, begära indrivning i enlighet med artikel 79.2 i budgetförordningen eller genom ett domstolsbeslut.

Artikel 89

Beviljande av betalningsfrister

(Artikel 80 i budgetförordningen)

Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behöriga utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:

a)

Gäldenären ska betala ränta till den räntesats som anges i artikel 83 för hela den ytterligare tidsfrist som beviljats från den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b har löpt ut.

b)

För att skydda unionens rättigheter ska gäldenären vidare ställa en finansiell säkerhet som godtas av institutionens räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl lånebelopp som ränta.

Säkerheten som avses i första stycket led b kan ersättas med en proprieborgen som ställs av en tredje man godkänd av institutionens räkenskapsförare.

I undantagsfall får räkenskapsföraren på gäldenärens begäran frångå kravet på säkerhet enligt första stycket led b om, enligt hans eller hennes bedömning, gäldenären är villig och i stånd att verkställa betalningen inom den extra tidsfristen men befinner sig i en svår situation och inte kan ställa någon sådan säkerhet.

Artikel 90

Inkassering av böter eller andra påföljder

(Artiklarna 80 och 83 i budgetförordningen)

1.   När talan väcks vid Europeiska unionens domstol mot ett beslut om böter eller annan påföljd i enlighet med EUF-fördraget eller Euratomfördraget ska gäldenären, tills alla rättsmedel har uttömts, antingen preliminärt betala de aktuella beloppen till det bankkonto som anges av räkenskapsföraren eller ställa en finansiell säkerhet som godtas av räkenskapsföraren. Säkerheten ska vara oberoende av kravet att betala aktuella böter eller straffavgifter eller andra påföljder, och ska kunna utlösas så snart som detta begärs. Den ska täcka såväl huvudbelopp som ränta enligt artikel 83.4.

2.   Kommissionen ska säkra preliminärt inkasserade belopp genom att investera dem i finansiella tillgångar och därigenom se till att de förblir säkra och likvida samtidigt som målet med investeringen ska vara en positiv avkastning.

3.   När alla rättsmedel har uttömts och böterna eller straffavgifterna därmed har bekräftats ska någon av följande åtgärder vidtas:

a)

Preliminärt inkasserade belopp och räntan samt övrig avkastning som de gett upphov till ska införas i budgeten i överensstämmelse med artikel 83 i budgetförordningen senast det budgetår som följer på det år då alla rättsmedel har uttömts.

b)

Om en finansiell säkerhet har ställts ska denna tas i anspråk, och motsvarande belopp ska införas i budgeten.

Om bötes- eller straffavgiftsbeloppet har höjts av domstolen ska led a och b vara tillämpliga upp till de belopp som anges i kommissionens beslut, och räkenskapsföraren ska inkassera det belopp som motsvarar höjningen, vilket därefter ska införas i budgeten.

4.   När alla rättsmedel har uttömts och böterna eller straffavgiften har upphävts eller sänkts ska någon av följande åtgärder vidtas:

a)

Belopp som redan felaktigt har inkasserats ska återbetalas till den berörda tredje parten, tillsammans med upplupen ränta. I fall där den totala avkastningen för den aktuella perioden har varit negativ ska det nominella värdet av de belopp som har inkasserats felaktigt återbetalas.

b)

Om en finansiell säkerhet har ställts ska denna frigöras.

Artikel 91

Avstående från att kräva in en fastställd fordran

(Artikel 80 i budgetförordningen)

1.   Den behöriga utanordnaren kan endast avstå, helt eller delvis, från att kräva in en fastställd fordran i följande fall:

a)

Om den beräknade kostnaden för att kräva in beloppet är högre än det belopp som ska inkasseras och beslutet att avstå inte skadar unionens anseende.

b)

Om det är omöjligt att inkassera fordran på grund av den tid som förflutit sedan den uppstod eller därför att gäldenären är insolvent.

c)

Om inkassering strider mot proportionalitetsprincipen.

2.   I det fall som avses i punkt 1 c ska den behöriga utanordnaren följa de tidigare fastställda förfarandena inom varje institution och tillämpa följande obligatoriska kriterier som alltid gäller:

a)

Typ av händelse: svårighetsgraden hos den oriktighet som ledde till att fordran fastställdes (bedrägeri, återfall, uppsåt, kontroll, god tro, uppenbart fel).

b)

Konsekvenserna av ett beslut om att avstå från inkassering på unionens funktion och dess ekonomiska intressen (beloppets storlek, risken att bilda prejudikat, underminering av bestämmelserna).

Beroende på omständigheterna kan utanordnaren behöva beakta även följande kriterier:

a)

Risken för snedvridning av konkurrensen som ett beslut om att avstå från att inkassera fordran skulle kunna medföra.

b)

Den ekonomiska och sociala skada som en fullständig inkassering av fordran skulle kunna medföra.

3.   Det beslut om att avstå från inkassering som avses i artikel 80.2 i budgetförordningen ska motiveras och innehålla de åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på. Den behöriga utanordnaren ska fatta detta beslut i enlighet med artikel 84.

4.   Beslutet om att avstå från att inkassera en fastställd fordran får inte delegeras av institutionen i något av följande fall:

a)

Om det belopp man skulle avstå från att inkassera uppgår till 1 000 000 euro eller mer.

b)

Om det belopp man skulle avstå från att inkassera uppgår till 100 000 euro eller mer, och utgör 25 % eller mer av den totala fastställda fordran.

Vad avser belopp som inte når upp till beloppsgränserna i första stycket ska varje institution genom sina interna regler fastställa villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att fatta beslut om avskrivning av en fastställd fordran.

5.   Varje institution ska en gång per år överlämna en rapport till Europaparlamentet och rådet om de undantag enligt punkterna 1–4 som man beslutat om under året och där beloppen överstiger 100 000 euro. I kommissionens fall ska den rapporten bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses artikel 66.9 i budgetförordningen.

Artikel 92

Annullering av en fastställd fordran

(Artikel 80 i budgetförordningen)

1.   Om det förekommit ett fel ska den behöriga utanordnaren helt eller delvis annullera en fastslagen fordran i enlighet med artiklarna 82 och 84 och bifoga tillfredsställande skäl.

2.   Varje institution fastställer i sina interna regler villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att annullera en fastställd fordran.

Artikel 93

Regler för preskriptionstider

(Artikel 81 i budgetförordningen)

1.   Preskriptionstiden för unionens fordringar på tredje man ska börja löpa i och med utgången av den tidsfrist som meddelats gäldenären i debetnotan i enlighet med artikel 80.3 b.

Preskriptionstiden för tredje mans fordringar på unionen ska börja löpa den dag då dessa fordringar förfaller till betalning med stöd av det motsvarande rättsliga åtagandet.

2.   Preskriptionstiden för unionens fordringar på tredje man ska avbrytas om en institution eller en medlemsstat på en institutions begäran vidtar en åtgärd som delges den tredje mannen för att kräva in beloppet.

Preskriptionstiden för tredje mans fordringar på unionen ska avbrytas om gemenskaperna underrättas av borgenären eller på dennes vägnar om en åtgärd för att kräva in beloppet.

3.   En ny preskriptionstid på fem år ska börja löpa dagen efter avbrott som avses i punkt 2.

4.   Rättsliga åtgärder med anledning av en fordran som avses i punkt 1 ska leda till ett avbrott i preskriptionstiden, vilket även ska gälla talan som väcks vid en domstol som senare förklarar att den inte är behörig i ärendet. Den nya preskriptionstiden på fem år ska inte börja löpa förrän en lagakraftvunnen dom har meddelats eller om samma parter har nått samförstånd om samma ärende genom utomrättslig tvistlösning.

5.   Om räkenskapsföraren beviljar gäldenären en förlängning av betalningsfristen i enlighet med artikel 89 ska detta betraktas som ett avbrytande av preskriptionstiden. Den nya preskriptionstiden på fem år ska börja löpa dagen efter det att den förlängda betalningsfristen har löpt ut.

6.   Sedan preskriptionstiden enligt punkterna 1–5 har löpt ut ska en fordran inte längre uppbäras.

KAPITEL 6

Handläggning av utgifter

Artikel 94

Finansieringsbeslut

(Artikel 84 i budgetförordningen)

1.   Finansieringsbeslutet ska ange de viktigaste inslagen i en åtgärd som innebär en utgift som belastar budgeten.

2.   Finansieringsbeslutet ska särskilt innehålla följande:

a)

För bidrag:

i)

En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.

ii)

Årets prioriteringar, de mål som ska uppfyllas samt de resultat som förväntas uppnås genom de anslag som beviljats för budgetåret i fråga.

iii)

De viktigaste kriterierna för stödberättigande, urval och tilldelning som ska tillämpas vid valet av ansökningar.

iv)

Den högsta tillåtna medfinansieringssatsen eller, om flera olika satser tillämpas, vilka kriterier som gäller för var och en av dessa.

v)

En tidsplan och en vägledande angivelse av beloppet för planerade ansökningsomgångar.

b)

För upphandling:

i)

Det totala belopp i budgetmedel som avdelats för upphandlingar under året.

ii)

En vägledande uppgift om antal och typer av kontrakt som planeras, samt om möjligt en ungefärlig redogörelse för ändamålen med upphandlingen.

iii)

En vägledande översikt över när de planerade upphandlingarna ska inledas.

c)

För förvaltningsfonder enligt artikel 187 i budgetförordningen.

i)

En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.

ii)

De anslag som reserverats för förvaltningsfonden för det året tillsammans med de belopp som planeras under dess löptid.

iii)

Förvaltningsfondens ändamål och löptid.

iv)

Styrelseregler för förvaltningsfonden.

v)

Möjligheten att anförtro genomförandeuppgifter till enheter och personer som avses i artikel 187.2 i budgetförordningen.

d)

För priser i tävlingar:

i)

En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.

ii)

De mål som ska uppfyllas samt förväntade resultat.

iii)

De huvudsakliga villkoren för deltagande samt tilldelningskriterierna.

iv)

Tidsplanen för tävlingen och prisbeloppet eller prisbeloppen.

e)

För finansieringsinstrument:

i)

En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.

ii)

De mål som ska uppfyllas samt förväntade resultat.

iii)

Det belopp som avsatts för finansieringsinstrumentet.

iv)

En vägledande tidsplan för genomförandet.

3.   Om det arbetsprogram som avses i artikel 128 i budgetförordningen innehåller de uppgifter som avses i punkt 2 a i denna artikel i fråga om bidrag som finansieras med anslag som beviljats för budgetåret ska beslutet om att anta arbetsprogrammet anses utgöra finansieringsbeslut för dessa bidrag.

När det gäller upphandling, förvaltningsfonder, priser i tävlingar och finansieringsinstrument ska – om de anslag som har beviljats för budgetåret anges i ett arbetsprogram som innehåller de uppgifter som avses i punkt 2 b, c, d och e i denna artikel – beslutet om att anta arbetsprogrammet också anses utgöra finansieringsbeslut för upphandlingen, förvaltningsfonderna, priserna eller finansieringsinstrumenten i fråga.

Om det i arbetsprogrammet saknas sådana uppgifter för en eller flera åtgärder ska programmet omarbetas för att inkludera dessa uppgifter; i annat fall ska ett separat finansieringsbeslut antas för de berörda åtgärderna.

4.   Om ett befintligt finansieringsbeslut ändras på väsentligt sätt ska ändringen antas enligt samma förfarande som det ursprungliga beslutet.

Avsnitt 1

Åtagande av utgifter

Artikel 95

Övergripande och preliminära åtaganden

(Artikel 85 i budgetförordningen)

1.   Det övergripande budgetmässiga åtagandet ska antingen genomföras genom att en finansieringsöverenskommelse ingås – i vilken det ska anges att flera rättsliga åtaganden kommer att ingås senare – eller genom att ett eller flera rättsliga åtaganden behöver ingås.

När det gäller direkt ekonomiskt stöd till tredjeländer, däribland budgetstöd, ska finansieringsöverenskommelsen anses utgöra ett rättsligt åtagande och kunna ge upphov till betalningar utan att det krävs något annat rättsligt åtagande.

2.   Ett preliminärt budgetmässigt åtagande ska genomföras antingen genom att ett eller flera rättsliga åtaganden som ger rätt till kommande betalningar ingås, eller – för åtaganden som avser personalkostnader eller institutionernas kostnader för kommunikation i samband med unionsangelägenheter – genom direkta betalningar.

Artikel 96

Antagande av övergripande åtaganden

(Artikel 85 i budgetförordningen)

1.   Det övergripande åtagandet ska ingås på grundval av ett finansieringsbeslut.

Det ska ingås senast före beslutet om vilka direkta mottagare som valts ut och när ianspråktagandet av anslagen kräver att ett arbetsprogram i den mening som avses i artikel 188 antas, ska åtagandet ingås tidigast efter antagandet.

2.   Om det övergripande åtagandet genomförs genom en finansieringsöverenskommelse ska punkt 1 andra stycket inte tillämpas.

Artikel 97

Enhetligt undertecknande

(Artikel 85 i budgetförordningen)

1.   Undantag från regeln om att samma aktör ska underteckna det budgetmässiga åtagandet och det motsvarande rättsliga åtagandet ska endast medges i följande fall:

a)

När det gäller preliminära åtaganden.

b)

När det gäller övergripande åtaganden knutna till finansieringsöverenskommelser med tredje land.

c)

När institutionens beslut i sig utgör ett rättsligt åtagande.

d)

När det övergripande åtagandet genomförs i form av flera rättsliga åtaganden för vilka olika personer är behöriga utanordnare.

e)

När det gäller förskottskonton som upprättats inom ramen för gemenskapens externa åtgärder ska de rättsliga åtagandena – enligt instruktion från den behöriga utanordnaren och på dennes fulla ansvar – undertecknas av de anställda vid de lokala enheter som avses i artikel 72.

f)

När en institution har delegerat utanordnarens befogenheter till direktören för en interinstitutionell europeisk byrå i enlighet med artikel 199.1 i budgetförordningen.

2.   Om den behöriga utanordnare som undertecknat det budgetmässiga åtagandet är förhindrad under en så lång tid att det rättsliga åtagandet annars inte kan ingås inom tidsfristen, ska det rättsliga åtagandet ingås av den anställde som har i uppgift att ersätta den förstnämnde vid frånvaro enligt den berörda institutionens bestämmelser, och som har utsetts till utanordnare enligt villkoren i artikel 65.3 i budgetförordningen.

Artikel 98

Administrativa utgifter som täcks av preliminära åtaganden

(Artikel 85 i budgetförordningen)

Särskilt följande kostnader ska betraktas som löpande administrativa utgifter som kan leda till preliminära åtaganden:

a)

Kostnader för personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som inte omfattas, andra personalkostnader inklusive pensioner, samt lön till experter.

b)

Kostnader för institutionens ledamöter.

c)

Utbildningskostnader.

d)

Kostnader för uttagningsprov, urvalsförfaranden och rekrytering.

e)

Tjänsteresor.

f)

Representationskostnader.

g)

Kostnader för möten.

h)

Frilanstolkar och frilansöversättare.

i)

Utbyte av tjänstemän.

j)

Löpande kostnader för hyra av fastigheter och lös egendom eller löpande betalningar som avser upphandling av fast egendom i den mening som avses i artikel 121 i denna förordning eller låneavbetalningar i enlighet med artikel 203.8 i budgetförordningen.

k)

Diverse försäkringar.

l)

Rengöring, underhåll och säkerhet.

m)

Kostnader av social och medicinsk karaktär.

n)

Användning av telekommunikationstjänster.

o)

Finansiella kostnader.

p)

Kostnader för rättsliga tvister.

q)

Skadestånd och räntor.

r)

Arbetsutrustning.

s)

Vatten, gas och elektricitet.

t)

Publikationer i pappersformat eller elektroniskt format.

u)

Information från institutionerna om aktuella unionsangelägenheter.

Artikel 99

Registrering av enskilda rättsliga åtaganden

(Artikel 86 i budgetförordningen)

Om ett övergripande budgetmässigt åtagande följs av ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ska den behöriga utanordnaren föra upp beloppen för detta eller dessa på varandra följande enskilda rättsliga åtaganden i de centrala räkenskaperna.

I räkenskaperna ska det finnas hänvisningar till det övergripande åtagande som beloppet ska bokföras under.

Den behöriga utanordnaren ska bokföra beloppen innan han eller hon undertecknar det motsvarande enskilda rättsliga åtagandet, utom i de fall som avses i artikel 86.4 fjärde stycket i budgetförordningen.

I samtliga fall ska den behöriga utanordnaren kontrollera att det samlade beloppet för åtagandena inte överstiger beloppet för det övergripande åtagande som täcker dem.

Avsnitt 2

Kontroll av utgifter

Artikel 100

Kontroll och påskriften ”kan betalas”

(Artikel 88 i budgetförordningen)

1.   Alla kontroller av utgifter ska stödjas av styrkande handlingar i den mening som avses i artikel 110 i vilka borgenärens anspråk intygas på grundval av fastställandet av de tjänster som faktiskt utförts, leveranser som faktiskt skett eller bygg- och anläggningsarbeten som faktiskt utförts eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, bland annat löpande betalningar av prenumerationer eller kurser.

2.   Den behöriga utanordnaren ska personligen granska de styrkande handlingarna eller på eget ansvar se till att granskningen har utförts innan han eller hon fattar beslut om att kontrollera utgiften inför utbetalning.

3.   Kontrollbeslutet ska uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av den behöriga utanordnaren eller av en annan tekniskt behörig anställd som tilldelats befogenheten genom ett formellt beslut av den behöriga utanordnaren och under hans eller hennes ansvar i överensstämmelse med artikel 65.5 i budgetförordningen. Dessa beslut ska bevaras så att deras innehåll kan verifieras i ett senare skede.

Artikel 101

Påskriften ”i sin ordning” vid betalningar av förfinansiering

(Artikel 88 i budgetförordningen)

Om det gäller förfinansiering ska den behöriga utanordnaren eller en annan anställd som är tekniskt behörig och har tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren genom påskriften ”i sin ordning” intyga att de villkor som ställs i det rättsliga åtagandet för förfinansieringen är uppfyllda.

Artikel 102

Påskriften ”kan betalas” i samband med offentlig upphandling vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar

(Artikel 88 i budgetförordningen)

Vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar inom området för offentlig upphandling ska påskriften ”kan betalas” innebära följande:

a)

Att en faktura som upprättats av kontraktsparten har mottagits och formellt registrerats av institutionen.

b)

Att själva fakturan eller ett internt bifogat dokument bär den giltiga beteckningen ”i sin ordning” och att den undertecknats av den behöriga utanordnaren eller av en tekniskt behörig anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren.

c)

Att samtliga aspekter av fakturan har verifierats av den behöriga utanordnaren eller på dennes ansvar, särskilt för att fastställa det belopp som ska betalas och att betalningen leder till befrielse från betalningsskyldigheten.

Genom beteckningen ”i sin ordning” enligt första stycket led b ska det intygas att de tjänster, leveranser eller arbeten som ingick i kontraktet har utförts korrekt. När det gäller varuleveranser och bygg- och anläggningsarbeten ska den tekniskt behörige tjänstemannen eller anställde utfärda ett provisoriskt mottagningsbevis och sedan ett slutligt mottagningsbevis när garantiperioden i kontraktet har löpt ut. Dessa två intyg ska ha samma värde som beteckningen ”i sin ordning”.

För löpande betalningar, bland annat för prenumerationer eller kurser, ska beteckningen ”i sin ordning” styrka att borgenärens anspråk överensstämmer med relevanta dokument som berättigar till betalning.

Artikel 103

Påskriften ”kan betalas” i samband med bidrag vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar

(Artikel 88 i budgetförordningen)

Vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar i samband med bidrag ska påskriften ”kan betalas” innebära följande:

a)

Att en begäran om betalning från bidragsmottagaren har mottagits och formellt registrerats av institutionen.

b)

Att begäran om betalning eller ett internt dokument som bifogats kostnadsredovisningen bär beteckningen ”i sin ordning” och att den undertecknats av en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som tilldelats sådana befogenheter av den behöriga utanordnaren.

c)

Att begäran om betalning har verifierats av den behöriga utanordnaren på dennes ansvar, för att bland annat fastställa det belopp som ska betalas och att betalningen leder till befrielse från betalningsskyldigheten.

Att en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren intygar – genom en sådan påskrift som anges i första stycket led b – att den åtgärd eller det arbetsprogram som genomförs av stödmottagaren i alla delar är förenlig med överenskommelsen eller beslutet, inbegripet, i förekommande fall, att de kostnader som mottagaren redovisat är stödberättigande.

Artikel 104

Påskriften ”kan betalas” vid personalkostnader

(Artikel 88 i budgetförordningen)

När det gäller betalningar för personalkostnader ska påskriften ”kan betalas” styrka att följande styrkande handlingar föreligger:

a)

Beträffande månadslön:

i)

Den fullständiga personalförteckningen med angivande av alla delar av ersättningen.

ii)

Ett formulär (blankett för personuppgifter) som upprättas på grundval av de beslut som fattats i varje enskilt fall och som visar varje ändring av ersättningen.

iii)

Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar ska en bestyrkt kopia av beslutet om tillsättningen eller utnämningen åtfölja den första löneutbetalningen.

b)

För övriga ersättningar, såsom till personal med tim- eller dagersättning: en sammanställning av närvarodagar och närvarotimmar undertecknad av en behörig anställd.

c)

En sammanställning av övertid, undertecknad av en behörig anställd, som intygar övertidens omfattning.

d)

Beträffande kostnader för tjänsteresor:

i)

Ordern om tjänsteresa undertecknad av den behöriga myndigheten.

ii)

En sammanställning över utgifter i samband med tjänsteresa, som ska vara undertecknad av den anställde som tilldelats uppdraget samt av den överordnade som delegerats lämplig behörighet om utgifterna för tjänsteresan avviker från tjänsteuppdraget.

e)

Beträffande vissa andra administrativa utgifter kopplade till personal, bland annat prenumerationer eller kurser som enligt kontraktet ska betalas i förväg: de underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på och som visar alla beståndsdelar i beräkningen.

Av den sammanställning av utgifter vid tjänsteresa som avses i första stycket led d ii ska framgå tjänsteresans mål, dagar och tider för avresa och ankomst till målet, resekostnader, uppehållskostnader och andra kostnader som vederbörligen godkänts på grundval av styrkande handlingar.

Artikel 105

Materiell form för påskriften ”kan betalas”

(Artikel 88 i budgetförordningen)

Beslutet om att en utgift ”kan betalas” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behöriga utanordnarens namnteckning eller en namnteckning av den tekniskt behörige anställde som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren enligt bestämmelserna i artikel 100. I ett datoriserat system ska beslutet om att en utgift ”kan betalas” ta formen av ett personligt lösenordsskyddat godkännande från den behöriga utanordnaren eller en annan anställd som är tekniskt behörig och som utsetts för uppgiften av den behöriga utanordnaren.

Artikel 106

Materiell form för påskriften ”i sin ordning”

(Artikel 88 i budgetförordningen)

Beslutet om att en utgift är ”i sin ordning” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behöriga utanordnarens namnteckning eller en namnteckning av en anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren enligt bestämmelserna i artikel 101. I ett datoriserat system kan beteckningen ”i sin ordning” ta form av ett elektroniskt säkrat godkännande av den tekniskt behörige anställde som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren.

Avsnitt 3

Godkännande av betalningar

Artikel 107

Utanordnarens kontroll av betalningar

(Artikel 89 i budgetförordningen)

Vid upprättandet av betalningsordern ska den behöriga utanordnaren försäkra sig om följande:

a)

Att utfärdandet av betalningsordern är korrekt, dvs. att det finns ett motsvarande kontrollbeslut om att utgiften ”kan betalas”, att rätt mottagare har utsetts och att fordran har förfallit.

b)

Att det råder överensstämmelse mellan betalningsordern och det budgetmässiga åtagande som belastas.

c)

Att rätt budgetrubrik belastas.

d)

Att anslagen är disponibla.

Artikel 108

Obligatoriska uppgifter och överlämnande av betalningsorder till räkenskapsföraren

(Artikel 89 i budgetförordningen)

1.   I betalningsordern ska anges följande:

a)

Det budgetår som betalningen ska belasta.

b)

Artikel och eventuellt annan underindelning i budgeten.

c)

Hänvisning till det rättsliga åtagande som ger rätt till betalning.

d)

Hänvisning till det budgetmässiga åtagande som betalningen hänför sig till.

e)

Det belopp som ska betalas, uttryckt i euro.

f)

Betalningsmottagarens namn, adress och bankuppgifter.

g)

Ändamålet med utgiften.

h)

Betalningssätt.

i)

Införande av tillgångar i de inventarieförteckningar som avses i artikel 248.

2.   Betalningsordern ska dateras och undertecknas av den behöriga utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.

Avsnitt 4

Betalning av utgifter

Artikel 109

Betalningstyper

(Artikel 90 i budgetförordningen)

1.   Förfinansiering är avsedd att ställa nödvändiga likvida medel till förfogande. Den får indelas i flera delutbetalningar inom ramen för principerna om sund ekonomisk förvaltning.

2.   Mellanliggande betalningar, som också får ske i flera delbelopp, får omfatta utgifter för genomförandet av ett beslut eller en överenskommelse eller för att betala för tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten som slutförts under kontraktets löptid. Utan att detta påverkar bestämmelserna i den grundläggande rättsakten kan dessa betalningar räknas av helt eller delvis mot förfinansieringen.

3.   Slutavräkningen ska regleras i form av antingen en slutbetalning eller ett betalningskrav; om det behövs en slutbetalning ska denna utgöra en avräkning av samtliga föregående betalningar, och den får inte delas upp i omgångar.

Artikel 110

Styrkande handlingar

(Artikel 90 i budgetförordningen)

1.   Belopp som avser förfinansiering ska, även i de fall då utbetalningen är uppdelad i flera delar, betalas ut antingen med kontraktet, beslutet eller grundrättsakten som stöd, eller med stöd av styrkande handlingar genom vilka det kan bekräftas att villkoren i kontraktet, beslutet eller överenskommelsen är uppfyllda. Om ett datum då en viss del av förfinansieringen ska betalas ut är fastställt i någon av de ovan nämnda handlingarna ska det inte krävas någon ytterligare ansökan för att beloppet ska betalas ut.

2.   Mellanliggande betalningar och slutbetalningar ska ske på grundval av styrkande handlingar som visar att de finansierade åtgärderna genomförts i enlighet med den grundläggande rättsakten eller beslutet, eller i enlighet med villkoren i kontraktet eller överenskommelsen.

3.   Den behöriga utanordnaren ska enligt principen om sund ekonomisk förvaltning fastställa hur de styrkande handlingarna ska vara beskaffade, i enlighet med den grundläggande rättsakten samt relevanta beslut, kontrakt och överenskommelser. Verksamhetsrapporterna, de tekniska och ekonomiska rapporterna samt del- och slutrapporterna utgör styrkande handlingar enligt punkt 2.

4.   De styrkande handlingarna ska förvaras av den behöriga utanordnaren enligt artikel 48.

Avsnitt 5

Tidsfrister för betalningar

Artikel 111

Försenade betalningar och dröjsmålsränta

(Artikel 92 i budgetförordningen)

1.   Tidsfristen för betalningar ska anses omfatta kontroll, godkännande och betalning av utgifter.

Den ska börja löpa från och med den dag då en begäran om betalning har mottagits.

En ansökan om betalning ska registreras av den behöriga avdelningen hos utanordnaren snarast möjligt och anses ha ankommit den dag den är registrerad.

Utbetalningen ska anses ha skett det datum då institutionens konto debiteras.

2.   En ansökan om utbetalning ska innehålla följande uppgifter:

a)

Identifiering av borgenären.

b)

Belopp.

c)

Valuta.

d)

Datum.

Om ett väsentligt element saknas ska ansökan om utbetalning avvisas.

Borgenären ska underrättas skriftligen om avslaget och skälen till det så snart som möjligt och i varje fall inom 30 dagar från den dag då begäran om betalning mottogs.

3.   När det gäller avbrytande av tidsfrist enligt artikel 92.2 i budgetförordningen ska återstoden av tidsfristen börja löpa igen från och med det datum då den begärda informationen eller de reviderade handlingarna tas emot eller nödvändiga kompletterande kontroller kan utföras, inklusive kontroller på plats.

4.   När de tidsfrister som anges i artikel 92.1 i budgetförordningen har löpt ut ska borgenären ha rätt till ränta enligt följande villkor:

a)

Räntesatserna ska vara de som avses i artikel 83.2 i denna förordning.

b)

Ränta ska beräknas från den kalenderdag som följer på den dag då fristen i artikel 92.1 i budgetförordningen löper ut till den dag betalningen sker.

Om den ränta som beräknats enligt första stycket inte överstiger 200 euro ska den betalas till borgenären endast om denna lämnat in en begäran om detta inom två månader efter det att den försenade betalningen mottagits.

5.   Varje institution ska förelägga Europaparlamentet och rådet en rapport om hur de uppfyllt tidsfristerna och i vilken utsträckning tidsfrister avbrutits enligt artikel 92 i budgetförordningen. Kommissionens rapport ska bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 66.9 i budgetförordningen.

KAPITEL 7

Datasystem

Artikel 112

Beskrivning av datasystemen

(Artikel 93 i budgetförordningen)

När datasystem eller delar av datasystem används för genomförandet av budgeten krävs en fullständig och uppdaterad beskrivning av varje datasystem eller del av ett sådant system.

I varje beskrivning ska ingå en redogörelse för innehållet i varje datafält samt för hur varje enskild transaktion behandlas i systemet. Det ska också finnas en beskrivning av hur systemet garanterar en komplett verifieringskedja för varje transaktion.

Artikel 113

Regelbunden säkerhetskopiering

(Artikel 93 i budgetförordningen)

Uppgifterna i datasystemen och delarna av datasystemen ska sparas med jämna mellanrum och förvaras på ett säkert ställe.

KAPITEL 8

Internrevisorn

Artikel 114

Utseende av internrevisor

(Artikel 98 i budgetförordningen)

1.   Varje institution ska utse en internrevisor enligt ett förfarande som är anpassat till dess särdrag och behov. Institutionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet om att en internrevisor utsetts.

2.   Varje institution ska i enlighet med sina respektive särdrag och behov definiera internrevisorns uppdrag och i detalj fastställa internrevisionens mål och förfaranden enligt gällande internationella normer för internrevision.

3.   Institutionen får till internrevisor utse en person som är medborgare i någon av medlemsstaterna och som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller anställningsvillkoren, på grundval av dennes särskilda kvalifikationer.

4.   Om flera institutioner utser samma internrevisor ska de anta de bestämmelser som krävs för att denne ska kunna ställas till ansvar enligt villkoren i artikel 119.

5.   Institutionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet när en internrevisor lämnar sitt uppdrag.

Artikel 115

Resurser för internrevisorn

(Artikel 99 i budgetförordningen)

Institutionen ska ge internrevisorn erforderliga resurser så att han eller hon kan fullfölja sina revisionsuppdrag samt en detaljerad beskrivning av internrevisorns uppgifter, rättigheter och skyldigheter.

Artikel 116

Arbetsprogram

(Artikel 99 i budgetförordningen)

1.   Internrevisorn ska anta ett arbetsprogram och skicka detta till institutionen.

2.   Institutionen kan begära att internrevisorn ska utföra revisioner som inte ingår i det arbetsprogram som anges i punkt 1.

Artikel 117

Internrevisorns rapportering

(Artikel 99 i budgetförordningen)

1.   Internrevisorn ska till institutionen överlämna den årliga internrevisionsrapport som anges i artikel 99.3 i budgetförordningen; rapporten ska innehålla uppgifter om antal och typer av utförda internrevisioner, huvudsakliga rekommendationer som givits och åtgärder som vidtagits till följd av rekommendationerna.

Årsrapporten ska även innehålla redogörelser för sådana systemrelaterade fel som konstaterats av den särskilda instans som inrättats i enlighet med artikel 73.6 i budgetförordningen.

2.   Varje institution ska undersöka om de rekommendationer som lämnas i internrevisorns rapporter kan bli föremål för ett utbyte av god praxis mellan institutionerna.

3.   Internrevisorn ska vid utarbetandet av sin rapport särskilt granska hur väl man generellt sett har följt principen om sund ekonomisk förvaltning, och försäkra sig om att lämpliga åtgärder har vidtagits för att kontinuerligt förbättra efterlevnaden av denna princip.

Artikel 118

Oberoende

(Artikel 100 i budgetförordningen)

Internrevisorn ska vara helt oberoende vid utförandet av sina revisioner. Internrevisorn får inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar när det gäller utövandet av de uppdrag som genom förordnandet åläggs honom eller henne i enlighet med budgetförordningen.

Artikel 119

Internrevisorns ansvar

(Artikel 100 i budgetförordningen)

Eftersom internrevisorn ska vara en tjänsteman eller anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna kan endast institutionen själv agera för att ställa internrevisorn till ansvar för sina handlingar enligt villkoren i denna artikel.

Institutionen ska fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersökning. Beslutet ska delges den som berörs. Institutionen kan ge en eller flera tjänstemän med samma grad eller högre grad än den anställde som undersökningen avser i uppdrag att leda undersökningen under institutionens direkta ansvar. Den berörde ska alltid höras under denna undersökning.

Undersökningsrapporten ska lämnas till den berörda parten som sedan ska höras av institutionen angående rapporten.

På grundval av rapporten och utfrågningen ska institutionen fatta ett motiverat beslut om att avsluta förfarandet eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 och 86 i tjänsteföreskrifterna samt bilaga IX till samma tjänsteföreskrifter. Beslut om disciplinära åtgärder eller ekonomiska påföljder ska delges den berörda parten och meddelas revisionsrätten och övriga institutioner för kännedom.

Den berörda parten kan överklaga dessa beslut hos Europeiska unionens domstol, i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

Artikel 120

Väckande av talan vid Europeiska unionens domstol

(Artikel 100 i budgetförordningen)

Utan att det påverkar de rättsmedel som anges i tjänsteföreskrifterna kan internrevisorn väcka talan direkt vid Europeiska unionens domstol med avseende på alla administrativa beslut som gäller utövandet av uppdraget som internrevisor. Detta ska ske inom tre månader från den kalenderdag då beslutet i fråga delgavs.

Målet ska behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen.

AVDELNING V

OFFENTLIG UPPHANDLING

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Avsnitt 1

Tillämpningsområde och principer för tilldelning av kontrakt

Artikel 121

Definitioner och tillämpningsområde

(Artikel 101 i budgetförordningen)

1.   Upphandlingar av fast egendom omfattar köp, förvärv av tomträtt, nyttjanderätt, leasing, hyra eller hyrköp – med eller utan köpoption – av tomtmark, befintliga byggnader eller annan fast egendom.

2.   Upphandlingar av varor omfattar köp, leasing, hyra eller hyrköp – med eller utan köpoption – av varor. En upphandling som avser leverans av varor och som dessutom som ett underordnat inslag omfattar monterings- och installationsarbeten ska betraktas som en upphandling av varor.

3.   Vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten omfattas antingen genomförande eller både projektering och genomförande av ett arbete som omfattar en av de verksamheter som anges i bilaga I till direktiv 2004/18/EG, eller ett bygg- och anläggningsarbete som – på vilket sätt som helst – uppfyller de specifikationer som fastställts av den upphandlande myndigheten. Med bygg- och anläggningsarbete menas ett resultat av bygg- eller anläggningsverksamhet som fyller en självständig teknisk eller ekonomisk funktion.

4.   Upphandling av tjänster omfattar all intellektuell och icke-intellektuell verksamhet, dvs. all annan verksamhet än den som faller under kategorierna varor, bygg- och anläggningsarbeten eller fast egendom.

Upphandling som omfattar två eller fler av kategorierna bygg- och anläggningsarbeten, tjänster och varor ska genomföras enligt bestämmelserna för den kategori som utgör huvuddelen av upphandlingen i fråga.

Upphandlingar som omfattar både varor och tjänster betraktas som en upphandling av tjänster om värdet av tjänsterna i fråga överskrider värdet av de produkter som ingår i upphandlingen.

Om det hänvisas till nomenklaturer i samband med offentlig upphandling ska CPV, den gemensamma terminologin vid offentlig upphandling, användas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2195/2002 (11).

5.   Begreppen entreprenör, varuleverantör och tjänsteleverantör avser varje fysisk eller juridisk person, offentligt organ eller grupp av sådana personer och/eller organ som på marknaden erbjuder sig att utföra bygg- och anläggningsarbeten respektive tillhandahålla varor eller tjänster. Termen ekonomisk aktör avser entreprenörer, varuleverantörer eller tjänsteleverantörer. Anbudsgivare avser en ekonomisk aktör som har lämnat ett anbud. Anbudssökande avser dem som svarat på en inbjudan att delta i ett selektivt förfarande, en konkurrenspräglad dialog eller ett förhandlat förfarande. Potentiella leverantörer avser ekonomiska aktörer som tas upp på en förteckning enligt artikel 136.1 b.

Grupper av ekonomiska aktörer får lämna anbud eller anmäla sig som anbudssökande. De upphandlande myndigheterna får inte kräva att sådana grupper ska anta en viss juridisk form för att få lämna ett anbud eller en anbudsansökan, men de får kräva att den utsedda gruppen ska anta en viss juridisk form när den har blivit tilldelad kontraktet, om det krävs för att kontraktet ska kunna fullgöras korrekt.

6.   Som upphandlande myndigheter ska anses unionsinstitutionernas avdelningar, såvida de inte mellan sig har vidtagit administrativa åtgärder som avser tillhandahållande av tjänster, leverans av produkter eller utförande av bygg- och anläggningsarbeten eller för genomförandet av upphandlingar av fast egendom.

7.   Begreppet tekniskt bistånd ska avse stöd och kapacitetsuppbyggnad som är nödvändiga för genomförandet av ett program eller en åtgärd, särskilt i samband med förberedelser, förvaltning, övervakning, utvärdering, revision och kontroll.

8.   Alla utbyten med kontraktsparter, inbegripet ingående av kontrakt och alla ändringar av dem får ske genom elektroniska system som inrättas av den upphandlande myndigheten.

9.   Dessa system ska uppfylla följande krav:

a)

Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.

b)

Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.

c)

Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.

d)

Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.

e)

Dokumentens helhet ska bevaras.

f)

Handlingarna ska förbli tillgängliga.

g)

I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.

h)

Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.

10.   Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.

En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.

De elektroniska underskrifter som avses i punkt 9 b ska ha samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift.

Artikel 122

Ramavtal och specifika kontrakt

(Artikel 101 i budgetförordningen)

1.   Ramavtal får inte löpa längre än fyra år, utom i undantagsfall som vederbörligen kan motiveras med hänsyn till ramavtalets syfte.

Specifika kontrakt som grundar sig på ett ramavtal ska tilldelas enligt villkoren i det senare och får bara ingås mellan de upphandlande myndigheterna och parterna i ramavtalet.

Vid tilldelning av specifika kontrakt får parterna inte göra några väsentliga ändringar av ramavtalet.

2.   Om ett ramavtal sluts med en enda ekonomisk aktör, ska de specifika kontrakten tilldelas i enlighet med villkoren i ramavtalet.

I vederbörligen motiverade fall får upphandlande myndigheter skriftligen samråda med kontraktsparten och begära att denne kompletterar sitt anbud om så behövs.

3.   Om ett ramavtal sluts med flera ekonomiska aktörer ska detta ske med minst tre aktörer, förutsatt att det finns ett tillräckligt antal ekonomiska aktörer som uppfyller urvalskriterierna eller ett tillräckligt antal godtagbara anbud som uppfyller tilldelningskriterierna.

Ett sådant ramavtal med flera ekonomiska aktörer kan slutas i form av separata kontrakt som innehåller identiska villkor.

Tilldelning av specifika kontrakt som grundar sig på ramavtal som ingåtts med flera ekonomiska aktörer ska ske enligt följande:

a)

Vid ramavtal utan förnyad inbjudan att lämna anbud ska de villkor som fastställts i ramavtalet tillämpas.

b)

Vid ramavtal med förnyad inbjudan att lämna anbud, när parterna på nytt konkurrerat på grundval av samma och, om så krävs mer preciserade villkor, och i förekommande fall på grundval av andra villkor som anges i specifikationerna till ramavtalet.

För varje specifikt kontrakt som ska tilldelas på det sätt som anges i punkt 3 b ska den upphandlande myndigheten skriftligen samråda med parterna i ramavtalet och då fastställa en tidsfrist som är tillräcklig för att lämna in anbud. Anbuden ska lämnas skriftligen. Den upphandlande myndigheten ska tilldela varje specifikt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som anges i specifikationerna till ramavtalet.

4.   I sektorer med dynamisk prisutveckling och teknisk utveckling ska ramavtalen innehålla en bestämmelse om halvtidsutvärdering eller ett system med riktmärkning, vilket inte ska innebära att ramavtalen åter öppnas för konkurrens. Om det efter halvtidsutvärderingen konstateras att de villkor som ursprungligen fastställdes inte längre är anpassade efter prisutvecklingen eller den tekniska utvecklingen får den upphandlande myndigheten inte använda det aktuella ramavtalet och ska vidta lämpliga åtgärder för att ändra eller säga upp det.

5.   Endast de specifika kontrakt som grundar sig på ett ramavtal ska föregås av ett budgetåtagande.

Avsnitt 2

Offentliggörande

Artikel 123

Offentliggörande av upphandlingar som omfattas av direktiv 2004/18/EG

(Artikel 103 i budgetförordningen)

1.   Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 134 ska en upphandling vars värde är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 offentliggöras genom ett meddelande om upphandling och ett meddelande om tilldelning av kontraktet. Förhandsmeddelanden ska endast vara obligatoriska när den upphandlande myndigheten avser att använda sig av möjligheten att förkorta tidsfristerna för mottagandet av anbuden i överensstämmelse med artikel 152.4.

2.   I förhandsmeddelandet ska den upphandlande myndigheten ange det ungefärliga beräknade totalbeloppet och föremålet för upphandlingen eller ramavtalet som myndigheten avser att genomföra under ett budgetår, med undantag för upphandlingar genom förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling.

Förhandsmeddelandet ska offentliggöras antingen av Europeiska unionens publikationsbyrå (nedan kallad Publikationsbyrån) eller av den upphandlande myndigheten själv på dess upphandlarprofil.

Det obligatoriska förhandsmeddelandet ska sändas till Publikationsbyrån eller offentliggöras på upphandlarprofilen snarast möjligt och i alla händelser senast den 31 mars varje budgetår.

En upphandlande myndighet som offentliggör ett förhandsmeddelande på sin upphandlarprofil ska på elektronisk väg, i det format och enligt de detaljerade förfaranden som anges i punkt 3 i bilaga VIII till direktiv 2004/18/EG, till Publikationsbyrån översända ett meddelande om att den offentliggör ett förhandsmeddelande på en upphandlarprofil.

3.   Genom meddelandet om upphandling kan den upphandlande myndigheten meddela sin avsikt att inleda ett upphandlingsförfarande i syfte att tilldela ett kontrakt eller ett ramavtal eller upprätta ett dynamiskt inköpssystem enligt artikel 131. Utan att det påverkar kontrakt som ingås genom förhandlat förfarande enligt artikel 134 ska meddelande om upphandling vara obligatoriskt för upphandlingar vars värde uppskattas motsvara eller överstiga de tröskelvärden som avses i artikel 170.1.

Det ska inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelas på grundval av ramavtal.

Vid en öppen anbudsinfordran ska det anges i meddelandet om upphandling vilken dag och tid och eventuellt på vilken plats den kommitté som utsetts för ändamålet ska öppna anbuden och att anbudsgivarna har rätt att närvara när anbuden öppnas.

Den upphandlande myndigheten ska ange om den medger alternativa anbud och vilken minimikapacitet som den kräver om den utnyttjar den möjlighet som anges i artikel 146.2 andra stycket. Den upphandlande myndigheten ska ange vilka urvalskriterier enligt artikel 146 den avser att använda, det minsta antal och i förekommande fall också det högsta antal anbudssökande den tänker inbjuda och de objektiva och icke-diskriminerande kriterier den tänker använda för att begränsa antalet enligt artikel 128.1 andra stycket.

Om det ges oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till meddelandet om upphandling med elektroniska medel, särskilt i det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131, ska den internetadress där dessa handlingar finns tillgängliga ingå i meddelandet om upphandling.

Upphandlande myndigheter som avser att arrangera en formgivningstävling ska upplysa om detta genom ett meddelande.

I förekommande fall ska den upphandlande myndigheten ange i meddelandet om upphandling om det rör sig om ett interinstitutionellt upphandlingsförfarande. Det ska då anges i meddelandet om upphandling vilka institutioner, genomförandeorgan eller organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen, som medverkat i upphandlingsförfarandet, vilken institution som ansvarar för själva upphandlingsförfarandet samt den sammanlagda omfattningen av de aktuella kontrakten för samtliga institutioner, genomförandeorgan eller organ.

4.   Meddelandet om tilldelning ska innehålla resultatet av upphandlingen, ramavtalsförfarandet eller upphandlingen på grundval av ett dynamiskt inköpssystem. Meddelandet om tilldelning är obligatoriskt för upphandlingar där slutbeloppet är lika med eller högre än de tröskelvärden som avses i artikel 170.1. Det ska inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelas på grundval av ramavtal.

Meddelandet ska sändas till Publikationsbyrån senast 48 kalenderdagar från undertecknandet av kontraktet eller ramavtalet. Meddelanden om tilldelning av kontrakt på grundval av ett dynamiskt inköpssystem kan dock samlas och offentliggöras kvartalsvis. I så fall ska de sändas till Publikationsbyrån senast 48 dagar efter kvartalets slut.

När en upphandlande myndighet har organiserat en formgivningstävling ska den sända ett meddelande om resultatet till Publikationsbyrån.

Vid interinstitutionella förfaranden ska meddelandet om tilldelning sändas av den upphandlande myndighet som ansvarar för förfarandet.

Om värdet på kontraktet eller ramavtalet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 och om kontraktet eller ramavtalet tilldelats genom förhandlat förfarande utan att ett meddelande om upphandling offentliggjorts i förhand ska meddelandet om tilldelning sändas in till Publikationsbyrån i tillräckligt god tid för att det ska hinna offentliggöras innan kontraktet eller ramavtalet undertecknas, i enlighet med villkoren i artikel 171.1.

Utan att detta påverkar artikel 21 ska uppgifter om kontraktsparter och värdet på de specifika kontrakt som ingås inom ett ramavtal och under ett givet budgetår offentliggöras på den upphandlande myndighetens webbplats senast den 30 juni det närmast följande året efter det budgetårets slut om de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 överskrids på grund av att ett sådant specifikt kontrakt ingås eller på grund av det sammanlagda värdet på dessa specifika kontrakt.

5.   Meddelandet ska utformas enligt de standardformulär kommissionen har antagit på grundval av direktiv 2004/18/EG.

Artikel 124

Offentliggörande av upphandlingar som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG

(Artikel 103 i budgetförordningen)

1.   Kontrakt vars värde understiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 ska offentliggöras på ett sätt som öppnar för konkurrens och garanterar ett opartiskt förfarande för tilldelning av kontrakten. Offentliggörandet ska omfatta

a)

ett meddelande om upphandling enligt artikel 123.3 eller en uppmaning till intresseanmälan för upphandlingar som omfattar ett liknande område till ett värde som överskrider beloppet i artikel 137.1,

b)

ett adekvat offentliggörande i förhand på internet om värdet på upphandlingen överskrider beloppet i artikel 137.2.

2.   Vid upphandling av fast egendom och upphandlingar som sekretessbelagts enligt artikel 134.1 j ska offentliggörandet ske årligen och endast innefatta en förteckning över kontraktsparterna tillsammans med uppgifter om upphandlingens syfte och belopp. Förteckningen ska sändas till Europaparlamentet och rådet. För kommissionens del ska förteckningen bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 66.9 i budgetförordningen.

3.   Upplysningarna om upphandlingar vars värde överstiger beloppet i artikel 137.1 och som inte varit föremål för något eget meddelande om tilldelning ska överlämnas till Publikationsbyrån. Årliga förteckningar över kontraktsparterna ska lämnas senast den 30 juni påföljande budgetår.

4.   Upplysningarna om upphandlingar vars värde överstiger beloppet i artikel 137.2 ska offentliggöras på institutionens webbplats senast den 30 juni påföljande budgetår.

Artikel 125

Offentliggörande av meddelanden

(Artikel 103 i budgetförordningen)

1.   Publikationsbyrån ska offentliggöra de meddelanden som avses i artiklarna 123 och 124 i Europeiska unionens officiella tidning senast tolv kalenderdagar efter det att de sändes.

Den tidsfrist som avses i första stycket ska förkortas till fem kalenderdagar vid de påskyndade förfaranden som avses i artikel 154.

2.   Den upphandlande myndigheten ska kunna bevisa vilken dag meddelandet sänts.

Artikel 126

Övriga sätt att offentliggöra upphandlingar

(Artikel 103 i budgetförordningen)

Utöver de former för offentliggörande som anges i artiklarna 123, 124 och 125 kan kontrakt offentliggöras på valfritt sätt, bland annat elektroniskt. Ett sådant offentliggörande ska innehålla en hänvisning till ett eventuellt meddelande i Europeiska unionens officiella tidning, enligt artikel 125, och får inte föregå detta meddelande, som är det enda giltiga.

Vid offentliggörandet får inga anbudssökande eller anbudsgivare diskrimineras, och inga andra upplysningar får lämnas än de som ingår i det ovannämnda eventuella meddelandet om upphandling där ett sådant föreligger.

Avsnitt 3

Upphandlingsförfaranden

Artikel 127

Olika typer av upphandlingsförfaranden

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   Tilldelning av ett kontrakt ska ske antingen efter anbudsinfordran genom ett öppet, selektivt eller förhandlat anbudsförfarande efter offentliggörandet av ett meddelande om upphandling eller efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling, i förekommande fall efter en formgivningstävling.

2.   Ett upphandlingsförfarande är öppet när alla berörda ekonomiska aktörer kan lämna ett anbud. Detta gäller också de dynamiska inköpssystemen enligt artikel 131.

Ett upphandlingsförfarande är selektivt när alla ekonomiska aktörer kan begära att få delta, men endast de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i artikel 146 och som samtidigt skriftligen uppmanas av de upphandlande myndigheterna kan inkomma med ett anbud eller en lösning inom ramen för förfarandet med konkurrenspräglad dialog enligt artikel 132.

Urvalsfasen kan genomföras antingen för varje enskild upphandling, vilket också gäller för en konkurrenspräglad dialog, eller i syfte att upprätta en förteckning över potentiella anbudssökande i det förfarande som avses i artikel 136.1 a.

3.   Vid ett förhandlat förfarande vänder sig de upphandlande myndigheterna till de anbudsgivare som utvalts och som uppfyller urvalskriterierna i artikel 146 och förhandlar fram villkoren för anbuden med en eller flera av dessa.

Vid förhandlat förfarande med meddelande om upphandling enligt artikel 135 ska en upphandlande myndighet samtidigt och skriftligen kalla alla utvalda anbudssökande till förhandlingar.

4.   Formgivningstävlingar är en upphandling på främst sådana områden som arkitektur och byggnadsteknik samt databehandling, där en upphandlande myndighet får en ritning eller en plan som en jury föreslagit efter jämförelse av flera förslag med eller utan utdelning av priser.

Artikel 128

Antalet anbudssökande vid selektivt eller förhandlat förfarande

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   Vid ett selektivt förfarande och vid förfaranden enligt artikel 136.1 a och b, måste minst fem sökande uppmanas att lämna anbud under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.

Den upphandlande myndigheten kan begränsa det maximala antalet sökande beroende på syftet med upphandlingen och på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier. I detta fall ska intervallet och kriterierna anges i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan enligt artiklarna 123 och 124.

Under alla omständigheter ska antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag vara tillräckligt stort för att garantera en reell konkurrens.

2.   Vid ett förhandlat förfarande och efter en konkurrenspräglad dialog ska minst tre sökande inbjudas till förhandlingar eller till att lämna anbud, förutsatt att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.

Antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna anbud ska vara tillräckligt stort för att skapa en verklig konkurrens.

Bestämmelserna i första och andra stycket gäller inte i följande fall:

a)

För de kontrakt med lågt värde som avses i artikel 137.2.

b)

För upphandlingar av juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen.

c)

För upphandlingar som är belagda med sekretess enligt artikel 134.1 j.

3.   Om antalet anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna och miniminivåerna är lägre än det minimiantal som avses i punkterna 1 och 2, får den upphandlande myndigheten fortsätta förfarandet genom att inbjuda den eller de anbudssökande som har den erforderliga kapaciteten. Inbjudan får dock inte inbegripa ekonomiska aktörer som inte från början har inbjudits att delta i förfarandet eller anbudssökande som inte har den erforderliga kapaciteten.

Artikel 129

Förhandlade förfaranden

(Artikel 104 i budgetförordningen)

Den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna ska tillsammans förhandla om de anbud som lagts fram och anpassa dem till villkoren i det meddelande om upphandling som avses i artikel 123, eller i specifikationerna och i eventuella kompletterande dokument, i syfte att komma fram till vilket anbud som är mest fördelaktigt.

Den upphandlande myndigheten ska under förhandlingarna garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare.

En upphandlande myndighet som efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling har rätt att använda det förhandlade förfarandet enligt artikel 135 får bestämma att det förhandlade förfarandet ska genomföras i etapper så att antalet anbud som ska förhandlas kan minskas genom att man tillämpar de fastställda kriterier för tilldelning som anges i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna. Det ska anges i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna om denna möjlighet kommer att utnyttjas.

Artikel 130

Formgivningstävlingar

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   Reglerna för formgivningstävlingarna ska göras tillgängliga för dem som är intresserade av att delta i tävlingen.

Antalet sökande som kan delta måste vara tillräckligt för att garantera en verklig konkurrens.

2.   Juryn utnämns av den behöriga utanordnaren. Den ska uteslutande bestå av fysiska personer utan anknytning till tävlingsdeltagarna. Om särskilda yrkeskvalifikationer krävs av tävlingsdeltagarna ska minst en tredjedel av juryledamöterna ha samma eller likvärdiga kvalifikationer.

Juryn ska vara självständig i sina yttranden. Bidragen ska läggas fram anonymt och juryns yttranden ska uteslutande bygga på de kriterier som anges i meddelandet om formgivningstävlingen.

3.   Juryns förslag, som grundar sig på varje bidrags förtjänster, samt anmärkningar ska lämnas i ett protokoll som undertecknas av ledamöterna.

Kandidaterna ska förbli anonyma fram till dess att juryn lämnat sitt yttrande.

Anbudssökande kan uppmanas av juryn att svara på frågor som juryn har noterat i protokollet i syfte att förtydliga ett projekt. Det ska upprättas ett fullständigt protokoll över dialogen.

4.   Den upphandlande myndigheten ska därefter fatta ett beslut där anbudssökandens namn och adress anges liksom skälen till valet med hänsyn till de kriterier som offentliggjorts i meddelandet om formgivningstävlingen, i synnerhet om det skiljer sig från de förslag som lämnats i juryns yttrande.

Artikel 131

Dynamiska inköpssystem

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för ofta återkommande inköp, och är under hela sin varaktighet öppet för varje ekonomisk aktör som uppfyller urvalskriterierna och som har lämnat ett preliminärt anbud som överensstämmer med specifikationerna och eventuella kompletterande handlingar. De preliminära anbuden får när som helst förbättras under förutsättning att de fortfarande överensstämmer med specifikationerna.

2.   För att införa ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande myndigheten offentliggöra ett meddelande om upphandling där det anges att det rör sig om ett dynamiskt inköpssystem och där det hänvisas till den internetadress där man har fri, direkt och fullständig tillgång till specifikationerna och alla kompletterande handlingar så snart meddelandet har offentliggjorts och till dess att inköpssystemet avvecklats.

I specifikationerna ska bland annat anges vilken typ av köp som detta system avser, och all nödvändig information ska lämnas om inköpssystemet, den elektroniska utrustning som används och de arrangemang och tekniska specifikationer som är kopplade därtill.

3.   Den upphandlande myndigheten ska under hela den tid som det dynamiska inköpssystemet varar ge alla ekonomiska aktörer möjlighet att lämna preliminära anbud för att få delta i systemet på de villkor som anges i punkt 1. Den ska fullfölja utvärderingen av det preliminära anbudet inom 15 dagar från och med dess inlämnande. Den kan dock förlänga utvärderingsperioden om ingen inbjudan att lämna anbud förekommer under tiden.

Den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt informera anbudsgivaren om att han tagits med i det dynamiska inköpssystemet eller att hans anbud har förkastats.

4.   Varje specifikt kontrakt ska bli föremål för en inbjudan att lämna anbud. Före en sådan inbjudan ska den upphandlande myndigheten offentliggöra ett förenklat meddelande om upphandling och uppmana alla berörda ekonomiska aktörer att lämna ett preliminärt anbud inom en tidsfrist som inte får underskrida 15 dagar räknat från den dag då det förenklade meddelandet om upphandling avsändes. Den upphandlande myndigheten får inte gå ut med inbjudan att lämna anbud förrän samtliga preliminära anbud som lämnats in under denna tid har utvärderats.

Därefter ska den upphandlande myndigheten uppmana alla anbudssökande som godkänts i systemet att lämna ett anbud inom en rimlig tidsfrist. Den upphandlande myndigheten ska tilldela kontraktet till den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som angivits i det meddelande om upphandling som använts för att inrätta det dynamiska inköpssystemet. Dessa kriterier får vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud.

5.   Ett dynamiskt inköpssystem får inte vara i mer än fyra år, utom i vederbörligen berättigade undantagsfall.

Den upphandlande myndigheten får inte använda detta förfarande så att det hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen.

Inga administrativa avgifter får tas ut från de berörda ekonomiska aktörerna eller parterna i systemet.

Artikel 132

Konkurrenspräglad dialog

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   Vid särskilt komplicerade kontrakt får den upphandlande myndigheten, om den anser att användningen av öppet förfarande eller selektivt förfarande inte medger tilldelning av kontrakt till det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, använda sig av en sådan konkurrenspräglad dialog som avses i artikel 29 i direktiv 2004/18/EG.

Ett kontrakt ska anses vara särskilt komplicerat om den upphandlande myndigheten inte objektivt kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose dess behov eller mål eller inte kan specificera den rättsliga eller finansiella utformningen av projektet.

2.   Den upphandlande myndigheten ska offentliggöra ett meddelande om upphandling där den anger sina behov och krav och definierar dessa i meddelandet och/eller i ett beskrivande dokument.

3.   Den upphandlande myndigheten ska inleda en dialog med de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna enligt artikel 146, för att identifiera och definiera hur dess behov bäst ska kunna tillgodoses.

Den upphandlande myndigheten ska under dialogen garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare och får inte avslöja vilka lösningar en anbudsgivare som deltar i dialogen har föreslagit eller annan information som en anbudsgivare har lämnat utan dennes samtycke.

Om så har angetts i meddelandet om upphandling eller i det beskrivande dokumentet får den upphandlande myndigheten föreskriva att förfarandet ska äga rum i flera steg för att minska det antal lösningar som ska diskuteras under dialogen, på grundval av de tilldelningskriterier som anges i meddelandet om upphandling eller i det beskrivande dokumentet.

4.   Efter att ha informerat deltagarna om att dialogen är avslutad ska den upphandlande myndigheten uppmana dem att lämna sitt slutgiltiga anbud på grundval av den eller de lösningar som lagts fram och specificerats under dialogen. Dessa anbud ska innehålla alla de faktorer och villkor som är nödvändiga för projektets genomförande.

På den upphandlande myndighetens begäran kan anbuden klargöras, preciseras eller finjusteras, men detta får inte leda till att grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud ändras, eftersom en sådan ändring riskerar att snedvrida konkurrensen eller ha en diskriminerande effekt.

På den upphandlande myndighetens begäran kan den anbudsgivare vars anbud har konstaterats vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anmodas att klargöra vissa aspekter i anbudet eller att bekräfta åtaganden som anges i detta, under förutsättning att det inte leder till ändring av väsentliga delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud, snedvridning av konkurrensen eller diskriminering.

5.   Den upphandlande myndigheten får besluta om priser eller betalning till deltagarna i dialogen.

Artikel 133

Gemensam upphandling

(Artikel 104 i budgetförordningen)

Vid ett gemensamt upphandlingsförfarande mellan en institution och upphandlande myndigheter i en eller flera medlemsstater, Eftastater eller kandidatländer till unionsmedlemskap ska de procedurbestämmelser som är tillämpliga på institutionen tillämpas.

Om den andel som hänför sig till eller förvaltas av den upphandlande myndigheten i medlemsstaten uppgår till 50 % av kontraktsvärdet eller mera, samt i andra vederbörligen motiverade fall, får institutionen besluta att de regler som den upphandlande myndigheten i medlemsstaten lyder under ska tillämpas på den aktuella upphandlingen, förutsatt att dessa kan anses motsvara institutionens bestämmelser.

Institutionen och den upphandlande myndighet i en medlemsstat, Eftastat eller kandidatland till unionsmedlemskap som deltar i det gemensamma upphandlingsförfarandet ska särskilt enas om det praktiska tillvägagångssättet för utvärdering av anbud eller ansökningar om att få lämna anbud och för tilldelningen av kontrakt, samt om vilken lagstiftning som ska vara tillämplig på kontraktet och vilken domstol som ska vara behörig att avgöra tvister.

Artikel 134

Fall där förhandlade förfaranden får tillämpas utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   En upphandlande myndighet får i följande fall använda sig av det förhandlade förfarandet utan att ha offentliggjort något meddelande om upphandling och oavsett hur stort det beräknade kontraktsbeloppet är:

a)

Om, efter avslutningen av det inledande förfarandet, inga anbud eller inga godtagbara anbud eller inga ansökningar att få delta har lämnats vid ett öppet eller selektivt förfarande, och under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i de upphandlingsdokument som avses i artikel 138.

b)

Då det uppdrag som kontraktet gäller av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss ekonomisk aktör.

c)

Om det är absolut nödvändigt i fall där man inte kan iaktta de tidsfrister som krävs i de andra förfarandena och som föreskrivs i artiklarna 152, 153 och 154, på grund av synnerlig brådska föranledd av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas den upphandlande myndigheten.

d)

Om upphandlingen av tjänster genomförs i form av en formgivningstävling och kontraktet enligt gällande regler ska tilldelas vinnaren eller en av vinnarna. I det senare fallet ska samtliga vinnare kallas till förhandlingar.

e)

Om det rör sig om kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som inte ingår i det ursprungliga projektförslaget och heller inte omfattas av det ursprungliga kontraktet, men som genom omständigheter som inte kunnat förutses har blivit nödvändiga för att det ska gå att utföra tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena, i enlighet med villkoren i punkt 2.

f)

Om det rör sig om nya bygg- och anläggningsarbeten eller tjänster som är en upprepning av liknande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som av samma upphandlande myndighet tilldelats samma ekonomiska aktör i ett ursprungligt kontrakt, under förutsättning att de nya bygg- och anläggningsarbetena eller tjänsterna är i överensstämmelse med ett grundläggande projekt och att detta projekt varit föremål för ett öppet eller selektivt förfarande i enlighet med punkt 3.

g)

Vid upphandling av varor:

i)

Om det rör sig om kompletterande leveranser som antingen syftar till att delvis förnya varor eller installationer, eller till att öka redan förekommande leveranser eller installationer, i de fall då ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper med inkompatibilitet eller oproportionerliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll som följd; varaktigheten av sådana kontrakt får inte överstiga tre år.

ii)

Om tillverkningen endast har forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål, med undantag av tester av den kommersiella lönsamheten och kvantitetsproduktion för att täcka forsknings- och utvecklingskostnaderna.

iii)

Om det rör sig om varor som offererats och förvärvats på en varumarknadsplats.

iv)

För inköp av varor på särskilt gynnsamma villkor, antingen hos en varuleverantör som slutgiltigt avslutar sin affärsverksamhet eller hos en god man eller en likvidator vid insolvensförfarande, offentligt ackord eller förfarande av liknande slag som finns i nationella lagar och andra författningar.

h)

Om det rör sig om upphandling av fast egendom, efter det att den lokala marknaden kartlagts.

i)

För upphandlingar av juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen, förutsatt att upphandlingen i fråga offentliggörs på lämpligt sätt.

j)

För upphandling som omfattas av sekretess enligt beslut av en institution eller de myndigheter till vilka ansvaret för sådana beslut delegerats, eller som inte får genomföras utan särskilda säkerhetsåtgärder enligt gällande lagar och andra författningar, eller av hänsyn till skyddet av gemenskapernas eller unionens vitala intressen.

2.   För de kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som avses i punkt 1 e kan den upphandlande myndigheten i följande fall använda sig av ett förhandlat förfarande utan att först offentliggöra något meddelande om upphandling under förutsättning att den som redan utför kontrakten anlitas, och förutsatt att

a)

de kompletterande kontrakten av tekniska eller ekonomiska skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för den upphandlande myndigheten, eller

b)

kontrakten, i de fall då de trots allt går att skilja från det ursprungliga kontraktet, är absolut nödvändiga för att kontraktet ska gå att fullfölja.

Det sammanlagda värdet av de kompletterande kontrakten får inte överstiga 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.

3.   I de fall som avses i punkt 1 f ska möjligheten att tillämpa ett förhandlat förfarande anges redan i samband med den ursprungliga upphandlingen, och det beräknade sammanlagda värdet på de fortsatta tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena ska beaktas för beräkningen av de tröskelvärden som avses i artikel 170.1. Detta förfarande får bara tillämpas under genomförandet av det ursprungliga kontraktet och senast inom de tre år som följer på det att det undertecknats.

Artikel 135

Fall där förhandlat förfarande får tillämpas efter att ett meddelande om upphandling har offentliggjorts

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   En upphandlande myndighet får använda det förhandlade förfarandet efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling i följande fall, oavsett hur stort det beräknade kontraktsbeloppet är:

a)

Om det efter det att ett öppet eller selektivt förfarande eller en konkurrenspräglad dialog har avslutats konstateras att de anbud som lagts fram är felaktiga eller oacceptabla, i synnerhet med hänsyn till urvals- eller tilldelningskriterierna, under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i det upphandlingsdokument som avses i artikel 138, och utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 i denna artikel.

b)

I undantagsfall om bygg- och anläggningsarbetena, varorna eller tjänsterna är av sådant slag eller är förenade med sådana risker att anbudsgivaren inte kan ange något totalpris i förväg.

c)

Om de tjänster som ska tillhandahållas – särskilt finansiella och intellektuella tjänster – är sådana att det inte går att ange tillräckligt noggranna specifikationer för att välja det bästa anbudet enligt bestämmelserna för öppna eller selektiva förfaranden.

d)

Om bygg- och anläggningsarbetena endast har forsknings-, experiment- eller utvecklingsändamål och inte syftar till att nå lönsamhet eller täcka forsknings- och utvecklingskostnader.

e)

Vid upphandling av de tjänster som avses i bilaga IIB till direktiv 2004/18/EG, med förbehåll för bestämmelserna i artikel 134.1 i och j samt andra stycket i denna förordning.

f)

Vid upphandling av andra forsknings- och utvecklingstjänster än de som uteslutande är till förmån för den upphandlande myndigheten i dess egen verksamhet under förutsättning att dessa tjänster helt finansieras av den upphandlande myndigheten.

g)

Vid tjänstekontrakt omfattande inköp, utveckling, produktion eller samproduktion av programmaterial avsett att sändas av sändningsföretag, samt kontrakt om sändningstid.

2.   I de fall som avses i punkt 1 a får den upphandlande myndigheten avstå från att offentliggöra ett meddelande om upphandling om den i ett förhandlat förfarande inbegriper endast alla anbudsgivare som uppfyller urvalskriterierna och som i ett föregående förfarande har lämnat in anbud som uppfyller de formella kraven för upphandlingsförfarandet.

Artikel 136

Förfarande som inbegriper inbjudan att anmäla intresse

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   För kontrakt med ett värde som inte överstiger det som anges i artikel 170.1, och om inte annat följer av artiklarna 134 och 135, kan upphandlande myndigheter använda en inbjudan att anmäla intresse för att göra något av följande:

a)

Att på förhand välja ut anbudssökande som ska uppmanas att lämna in anbud under kommande selektiva anbudsförfaranden.

b)

Att samla en förteckning över potentiella leverantörer som ska uppmanas att lämna anbudsansökningar eller anbud.

2.   Den förteckning som upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan ska vara giltig för följande perioder:

a)

Högst tre år efter den dag då det meddelande som avses i artikel 124.1 a sändes till Publikationsbyrån i det fall som avses i punkt 1 a i denna artikel.

b)

Högst fem år efter den dag då det meddelande som avses i artikel 124.1 a, sändes till Publikationsbyrån om det gäller en sådan förteckning över potentiella leverantörer som avses i punkt 1 b i denna artikel.

Den förteckning som avses i första stycket får inbegripa delförteckningar.

Alla intresserade kan lämna in sin ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, förutom under periodens sista tre månader.

3.   Om ett kontrakt ska tilldelas ska den upphandlande myndigheten uppmana samtliga anbudssökande eller potentiella leverantörer i förteckningen eller delförteckningen att göra något av följande:

a)

Lämna in ett anbud i det fall som avses i punkt 1 a.

b)

I fråga om den förteckning som avses i punkt 1 b lämna in någotdera av följande:

i)

Anbud inklusive handlingar som gäller uteslutnings- och urvalskriterierna, eller

ii)

handlingar som gäller uteslutnings- och urvalskriterier och, i ett andra steg för dem som uppfyller dessa kriterier, anbud.

Artikel 137

Upphandlingar för låga belopp

(Artikel 104 i budgetförordningen)

1.   Ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling varvid minst tre anbudssökande konsulteras, får användas för kontrakt till ett lågt värde som inte överstiger 60 000 euro.

Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat de anbudssökande endast tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.

2.   Kontrakt med ett mycket lågt värde som inte överstiger 15 000 euro får tilldelas även om det bara föreligger ett anbud efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling.

3.   Betalningar för utgifter som inte överstiger 1 000 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.

Artikel 138

Upphandlingsdokument

(Artikel 105 i budgetförordningen)

1.   Bland upphandlingsdokumenten ska följande alltid ingå:

a)

Anbudsinfordran eller inbjudan att delta i förhandling eller dialog inom ramen för det förfarande som avses i artikel 132.

b)

De bifogade specifikationerna eller, vid användning av en konkurrenspräglad dialog enligt artikel 132, ett dokument där den upphandlande myndighetens behov och krav beskrivs eller den internetadress där dessa handlingar finns tillgängliga.

c)

Utkastet till kontrakt, grundat på en kontraktsmall.

Punkt 1 c ska inte vara tillämplig på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.

Upphandlingsdokumenten ska innehålla en hänvisning till de åtgärder för att offentliggöra upphandlingen som vidtas i enlighet med artiklarna 123–126.

2.   I anbudsinfordran eller inbjudan att delta i förhandling eller dialog ska alltid följande anges:

a)

Formerna för hur anbuden ska lämnas in och presenteras, särskilt sista inlämningsdatum med klockslag, eventuella krav på att fylla i ett standardiserat svarsformulär, handlingar som ska bifogas, inklusive de handlingar som bestyrker finansiell, ekonomisk och teknisk kapacitet samt yrkeskunnande enligt artikel 146, om dessa uppgifter inte finns i meddelandet om upphandling, samt till vilken adress de ska sändas.

b)

Att inlämnandet av ett anbud innebär att specifikationerna enligt punkt 1 godtas samt att anbudsgivaren är bunden att stå fast vid sitt anbud under hela genomförandeperioden i det fall det antas.

c)

Giltighetstiden för anbuden under vilken anbudsgivaren är bunden av villkoren i sitt anbud.

d)

Förbud mot all kontakt mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren under hela förfarandet, utom i undantagsfall enligt villkoren i artikel 160 och de exakta villkoren för besök när ett besök på plats planeras.

e)

Vid konkurrenspräglad dialog, uppgift om vilken dag och på vilken adress som samrådet ska börja.

3.   I specifikationerna ska alltid följande anges:

a)

De uteslutnings- och urvalskriterier som är tillämpliga på upphandlingen, utom vid en konkurrenspräglad dialog, ett selektivt förfarande eller ett förhandlat förfarande efter offentliggörande av det meddelande som avses i artikel 135; i sådana fall ska dessa kriterier återges endast i meddelandet om upphandling eller inbjudan att anmäla intresse.

b)

Upphandlingens tilldelningskriterier och viktningen av kriterierna för tilldelning, eller prioritetsordningen för tillämpningen av dem, om detta inte anges i meddelandet om upphandling.

c)

De tekniska specifikationer som avses i artikel 139.

d)

De minimikrav som alternativa anbud måste uppfylla vid tilldelning enligt principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt artikel 149.2, i de fall där den upphandlande myndigheten har angett i meddelandet om upphandling att alternativa anbud är tillåtna.

e)

Tillämpningen av protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska unionen eller, i förekommande fall, av Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser respektive Wienkonventionen om konsulära förbindelser.

f)

Hur rätten att delta i upphandlingen ska styrkas, i enlighet med artikel 172.

g)

I det dynamiska inköpssystem som anges i artikel 131, vilken typ av inköp som detta system avser, samt lämna all nödvändig information om inköpssystemet, den elektroniska utrustning som används och de tekniska specifikationerna och arrangemangen för anslutningen.

4.   I kontraktsmallen ska bland annat anges:

a)

Vilka avtalsviten som tillämpas om bestämmelserna inte följs.

b)

De uppgifter som ska framgå av fakturorna eller de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 102.

c)

Att kontraktet – då institutionerna är upphandlande myndigheter – regleras genom unionslagstiftningen, där så är nödvändigt kompletterad med nationell rätt, till vilken det i så fall ska hänvisas i kontraktet.

d)

Vilken domstol som är behörig att avgöra tvister.

Vid tillämpning av första stycket led c, i fråga om de kontrakt som avses i artikel 121.1, får kontraktsmallen uteslutande åberopa nationell lagstiftning.

5.   En upphandlande myndighet får begära att anbudsgivaren ska uppge hur stor del av kontraktet som kommer att läggas ut på underleverantörer samt vilka underleverantörer som kommer att anlitas. Utöver de uppgifter som avses i artikel 143 får den upphandlande myndigheten också begära att den anbudssökande eller anbudsgivaren ska lägga fram uppgifter om den aktuella underleverantörens ekonomiska och finansiella samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet i enlighet med artiklarna 146, 147 och 148, i synnerhet om underentreprenaden utgör en betydande del av kontraktet.

Artikel 139

Tekniska specifikationer

(Artikel 105 i budgetförordningen)

1.   De tekniska specifikationerna ska vara utformade så att anbudssökande och anbudsgivare deltar på lika villkor, och får inte skapa omotiverade hinder mot att upphandlingen öppnas för konkurrens.

De ska också ange de egenskaper som krävs av produkter, tjänster, material eller arbeten med hänsyn till vad den upphandlande myndigheten avser att använda dem till.

2.   De egenskaper som avses i punkt 1 innefattar

a)

kvalitetsnivå,

b)

miljöprestanda,

c)

alltid då så är möjligt, tillgänglighetskriterier för funktionshindrade och utformning med tanke på alla användare,

d)

nivåer och förfaranden för bedömning av huruvida kraven är uppfyllda,

e)

ändamålsenlighet,

f)

säkerhet eller dimensioner, inklusive kraven på varan med avseende på varubeteckning och bruksanvisning samt för alla kontrakt, terminologi, symboler, tester och testmetoder, emballage, märkning och etikettering samt produktionsförfaranden och -metoder,

g)

i fråga om upphandling av bygg- och anläggningsarbeten även förfaranden för kvalitetssäkring samt regler med avseende på utformning och kostnadsberäkning, testvillkor, inspektion och godkännande av arbeten, metoder eller konstruktionsteknik, samt andra tekniska villkor, som de upphandlande myndigheterna kan föreskriva i allmänna eller särskilda bestämmelser rörande avslutade arbeten och de material eller delar som ingår i dessa.

3.   De tekniska specifikationerna ska vara utformade på något av följande sätt:

a)

Genom hänvisning till europeiska standarder, europeiska tekniska godkännanden, gemensamma tekniska specifikationer när sådana finns, internationella standarder eller andra referenssystem som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen eller om sådana inte finns till deras nationella motsvarigheter; varje sådan hänvisning ska följas av orden ”eller likvärdigt”.

b)

I termer av prestanda eller funktionskrav, vilka kan innefatta miljöegenskaper och ska vara tillräckligt exakt för att anbudsgivarna ska kunna avgöra syftet med upphandlingen och för att de upphandlande myndigheterna ska kunna tilldela kontraktet.

c)

Genom en blandning av de kriterier som anges i de två föregående punkterna.

4.   När de upphandlande myndigheterna använder sig av möjligheten att hänvisa till de specifikationer som avses i punkt 3 a får de inte avvisa ett anbud med motiveringen att det inte överensstämmer med nämnda specifikationer under förutsättning att anbudsgivaren eller anbudssökanden på ett sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande bevisar att det motsvarar de krav som ställts.

Ett lämpligt sätt kan vara tillhandahållande av teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.

5.   Om de upphandlande myndigheterna väljer att i enlighet med punkt 3 b ange specifikationer i termer av prestanda eller funktionskrav, får de inte avvisa ett anbud som överensstämmer med en nationell standard som införts i syfte att tillämpa en europeisk standard, med ett europeiskt tekniskt godkännande, med en gemensam teknisk specifikation, med en internationell standard eller ett tekniskt referenssystem som har utarbetats av europeiska standardiseringsorgan, om dessa specifikationer avser de prestanda eller funktionskrav som den har fastställt.

Det åligger anbudsgivaren att på ett lämpligt sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande visa att anbudet uppfyller den upphandlande myndighetens prestanda- eller funktionskrav. Ett lämpligt sätt kan vara tillhandahållande av teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.

6.   Om en upphandlande myndighet föreskriver miljöegenskaper i form av prestanda eller funktionskrav får den använda detaljerade specifikationer, eller vid behov delar av dessa, såsom de fastställts för europeiska, multinationella, nationella eller andra miljömärken, under förutsättning att

a)

de specifikationer som används är lämpliga för att definiera egenskaperna hos de varor eller tjänster som är föremål för upphandling,

b)

kraven för märket har utarbetats på grundval av vetenskapliga rön,

c)

miljömärkena har antagits genom ett förfarande i vilket samtliga berörda parter, såsom statliga organ, konsumenter, tillverkare, distributörer och miljöorganisationer, fått delta,

d)

miljömärkena är tillgängliga för samtliga berörda parter.

7.   Den upphandlande myndigheten får ange att de varor eller tjänster som är försedda med miljömärket ska antas uppfylla de tekniska specifikationer som fastställs i specifikationerna. Den ska godkänna alla andra lämpliga bevismedel, såsom teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ. I punkterna 4, 5 och 6 avses med erkända organ sådana provnings- och kalibreringslaboratorier samt organ för inspektion och certifiering som uppfyller tillämpliga europeiska standarder.

8.   Utom i undantagsfall, som är vederbörligen motiverade mot bakgrund av syftet med upphandlingen, får de tekniska specifikationerna inte innehålla uppgifter om viss tillverkare, ursprung eller framställningsförfarande och de får heller inte hänvisa till ett märke, ett patent, en typ, ett ursprung eller viss produktion som skulle kunna gynna eller utesluta vissa produkter eller ekonomiska aktörer.

Om en tillräckligt precis och begriplig definition av föremålet för upphandlingen är omöjlig ska ett sådant omnämnande eller en sådan hänvisning åtföljas av orden ”eller något likvärdigt”.

Artikel 140

Prisjusteringar

(Artikel 105 i budgetförordningen)

1.   I upphandlingsdokumenten ska anges om anbudet ska göras till ett fast pris som inte får ändras.

2.   I motsatta fallet ska det anges på vilket sätt och på vilka villkor priset får ändras under kontraktets löptid. Den upphandlande myndigheten ska i sådana fall särskilt ta hänsyn till

a)

vad upphandlingen gäller och i vilket konjunkturläge den genomförs,

b)

uppgifternas och kontraktets art och varaktighet,

c)

myndighetens ekonomiska intressen.

Artikel 141

Olagliga handlingar som leder till uteslutning

(Artikel 106 i budgetförordningen)

De fall som avses i artikel 106.1 e i budgetförordningen ska omfatta alla olagliga verksamheter som är skadliga för Europeiska unionens ekonomiska intressen och i synnerhet följande:

a)

Fall av bedrägerier som avses i artikel 1 i konventionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, upprättad genom rådets akt av den 26 juli 1995 (12).

b)

Fall av korruption som avses i artikel 3 i konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, upprättad genom rådets akt av den 26 maj 1997 (13).

c)

Deltagande i en kriminell organisation enligt definitionen i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF (14).

d)

Fall av penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i direktiv 2005/60/EG (15).

e)

Fall av terroristbrott och brott med anknytning till terroristverksamhet och anstiftan till, medhjälp till och försök att begå dessa brott enligt definitionen i artiklarna 1, 3 och 4 i rådets rambeslut 2002/475/RIF (16).

Artikel 142

Tillämpningen av kriterierna för uteslutning och uteslutningens varaktighet

(Artiklarna 106, 107, 108 och 109 i budgetförordningen)

1.   För att avgöra en uteslutnings varaktighet och för att beakta proportionalitetsprincipen ska den ansvariga institutionen särskilt ta hänsyn till hur allvarliga konstaterade fakta är, inklusive deras inverkan på unionens ekonomiska intressen och anseende samt hur lång tid som förflutit sedan de inträffade, överträdelsens varaktighet och eventuella upprepningar, den berörda enhetens uppsåt eller den grad av försummelse den gjort sig skyldig till samt vilka steg som vidtagits av den för att rätta till situationen.

Inför beslutet om uteslutningens varaktighet ska institutionerna ge den anbudssökande eller anbudsgivaren rätt att yttra sig.

Om beslutet om uteslutningens varaktighet enligt tillämplig lag ska fattas av de myndigheter eller organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen ska kommissionen tillämpa deras beslut, förutsatt att den längsta tillåtna period för en uteslutning som anges i artikel 106.4 i budgetförordningen inte överskrids. Den period som avses i artikel 106.4 i budgetförordningen ska vara högst fem år, räknat från följande tidpunkt:

a)

I fall som avses i artikel 106.1 b och e i budgetförordningen: från den dag domen vunnit laga kraft.

b)

I fall som avses i artikel 106.1 c i budgetförordningen: från den dag överträdelsen har begåtts eller, om det gäller långvariga eller upprepade överträdelser, den dag då den upphört när felet i yrkesutövningen avser kontrakt med den berörda institutionen.

Vid tillämpning av tredje stycket led b, om det allvarliga felet i yrkesutövningen fastställts genom beslut av en myndighet eller en internationell organisation, ska datumet för detta beslut räknas som utgångspunkt.

Uteslutningsperioden kan förlängas till tio år om överträdelsen upprepas inom fem år efter det datum som avses i led a och b, med vederbörlig hänsyn till punkt 1.

2.   Anbudssökande och anbudsgivare ska uteslutas från ett upphandlings- och bidragsförfarande så länge som de befinner sig i en av de situationer som avses i artikel 106.1 a och d i budgetförordningen.

Artikel 143

Bevis

(Artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen)

1.   Anbudssökande och anbudsgivare ska avge en vederbörligen daterad och undertecknad förklaring på heder och samvete om att de inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.

Vid selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden med föregående konkurrenspräglad dialog, efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling när den upphandlande myndigheten begränsar det antal anbudssökande som ges möjlighet att förhandla eller lämna ett anbud, ska dock alla sökande lämna in de intyg som avses i punkt 3.

Med stöd i sin riskbedömning får den upphandlande myndigheten avstå från att kräva den försäkran som avses i första stycket för kontrakt som avses i artikel 137.2. För kontrakt som avses i artiklarna 265.1, 267.1 och 269.1 får emellertid den upphandlande myndigheten avstå från att kräva denna försäkran för kontrakt vars värde inte överstiger 20 000 euro.

2.   Inom den tidsfrist som fastställts av den upphandlande myndigheten och före undertecknandet av kontraktet ska emellertid den anbudsgivare som tilldelas kontraktet lägga fram de bevis som avses i punkt 3 i denna artikel och som styrker den förklaring som avses i punkt 1 i denna artikel, i följande fall:

a)

Om kontraktet tilldelas av en institution för dess egen räkning och värdet är lika med eller överstiger tröskelvärdena i artikel 170.1.

b)

Om kontraktet tilldelas inom området externa åtgärder och dess värde är lika med eller överstiger de beloppsgränser som anges i artikel 265.1 a, 267.1 a eller 269.1 a.

För kontrakt vars värde understiger de beloppsgränser som avses i första stycket led a och b kan den upphandlande myndigheten, om den hyser tvivel om huruvida den anbudsgivare som tilldelas kontraktet befinner sig i en av de situationer som leder till uteslutning, begära att denne lägger fram de bevis som avses i punkt 3.

3.   Den upphandlande myndigheten ska godta som bevis för att den anbudssökande eller anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 106.1 a, b eller e i budgetförordningen ett aktuellt utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en aktuell handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda. Den upphandlande myndigheten ska godta som bevis för att anbudssökanden eller anbudsgivaren inte befinner sig i den situation som avses i artikel 106.1 a eller d i budgetförordningen ett aktuellt intyg från den behöriga myndigheten i den berörda staten.

Om landet i fråga inte utfärdar de handlingar eller intyg som avses i punkt 1 i denna artikel och i de övriga fall som medför uteslutning enligt artikel 106 i budgetförordningen, får dessa handlingar eller intyg ersättas med en försäkran under ed, eller åtminstone på heder och samvete, som vederbörande avgett inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen i fråga kommer från.

4.   De handlingar som anges i punkt 1 och 3 ska i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad gälla juridiska eller fysiska personer, och, om den upphandlande myndigheten så kräver, företagsledare och andra aktörer med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll vad gäller den anbudssökande eller anbudsgivaren.

5.   Om den upphandlande myndigheten misstänker att anbudssökande eller anbudsgivare befinner sig i något av uteslutningsfallen får den själv vända sig till någon av de behöriga myndigheter som avses i punkt 3 för att inhämta alla upplysningar om situationen som den anser nödvändiga.

6.   Den upphandlande myndigheten får avstå från att kräva in de styrkande handlingar från de anbudssökande eller anbudsgivarna som avses i punkt 3 om sådana handlingar redan lagts fram i samband med ett tidigare upphandlingsförfarande, och förutsatt att handlingarna inte utfärdats för mer än ett år sedan och att de fortfarande är giltiga.

Anbudssökanden eller anbudsgivaren ska i så fall intyga på heder och samvete att styrkande handlingar redan har lagts fram vid ett tidigare upphandlingsförfarande och bekräfta att inga förändringar i sak har inträffat.

7.   Om den upphandlande myndigheten så begär ska anbudssökanden eller anbudsgivaren lämna en försäkran på heder och samvete från den planerade underleverantören om att denne inte befinner sig i en av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.

Om tvivel föreligger i fråga om denna försäkran på heder och samvete får den upphandlande myndigheten begära de bevis som avses i punkterna 3 och 4. Punkt 5 ska där så är relevant också tillämpas.

Artikel 144

Central databas

(Artikel 108 i budgetförordningen)

1.   Institutioner, genomförandeorgan och organ som avses i artikel 108.1 i budgetförordningen ska till kommissionen översända uppgifter om de tredje parter som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 samt artikel 109.1 b och 109.2 a i budgetförordningen, samt uppgifter om de skäl som motiverar uteslutningen och om hur länge uteslutningen ska gälla; informationen ska presenteras enligt en mall som fastställs av kommissionen.

De ska också översända information om fysiska personer som befunnit sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 och i artikel 109.1 b och 109.2 a i budgetförordningen, om dessa fysiska personer har rätt att representera, fatta beslut eller utöva kontroll över en given tredje part som är juridisk person.

De myndigheter och organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen ska – enligt en mall som fastställts av kommissionen – förse kommissionen med uppgifter som möjliggör identifiering av tredje parter som befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 106.1 e i budgetförordningen, förutsatt att deras handlande skadat unionens ekonomiska intressen, samt att identifiera personer med befogenhet att representera, fatta beslut eller utöva kontroll över de tredje parter som är juridiska personer; uppgifterna kan till exempel omfatta följande:

a)

Typ av handling tredje parten eller personen fällts för.

b)

I förekommande fall hur länge tredje parten eller personen uteslutits från upphandlingsförfaranden.

2.   Institutionerna och de organ och myndigheter som avses i punkt 1 ska utse de personer som har rätt att ta emot uppgifter ur databasen från kommissionen och översända sådana uppgifter till kommissionen.

Vid institutioner, genomförandeorgan och myndigheter och vid de organ som avses i artikel 108.1 i budgetförordningen ska de personer som utsetts så snart som möjligt sända de aktuella uppgifterna till kommissionens räkenskapsförare, och beroende på omständigheterna i det enskilda fallet begära att uppgifter införs i databasen, ändras eller avförs från den.

Vid de myndigheter och organ som avses i artikel 108.2 i budgetförordningen ska de personer som utsetts inom tre månader efter det att en relevant dom meddelats översända de uppgifter som krävs till den utanordnare vid kommissionen som ansvarar för programmet eller åtgärden i fråga.

Kommissionens räkenskapsförare ska ansvara för att föra in och ändra uppgifter i databasen, samt för att avföra uppgifter från densamma. Räkenskapsföraren ska varje månad via ett säkerhetsprotokoll ge de personer som utsetts tillgång till kontrollerade uppgifter från databasen.

3.   Institutionerna och de genomförandeorgan, myndigheter och övriga organ som avses i punkt 1 ska intyga för kommissionen att de uppgifter de lagt fram har fastställts och översänts i enlighet med principerna i förordning (EG) nr 45/2001 och i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (17) om skydd av personuppgifter.

De ska särskilt i förväg informera alla tredje parter och personer som avses i punkt 1 om att uppgifter om dem kan komma att införas i databasen och överföras från kommissionen till de personer som utsetts för ändamålet enligt punkt 2. Om de korrigerar eller ändrar uppgifter i databasen eller avför uppgifter från den ska de om så är lämpligt uppdatera ovan nämnda information.

Varje part om vilken uppgifter finns i databasen ska ha rätt att bli informerad om dessa uppgifter, efter att ha lagt fram en begäran om detta till kommissionens räkenskapsförare.

4.   Medlemsstaterna ska vidta lämpliga åtgärder för att hjälpa kommissionen att förvalta databasen, i enlighet med direktiv 95/46/EG.

Lämpliga rutiner för att garantera efterlevnaden av dessa bestämmelser samt reglerna för skydd av personuppgifter ska fastställas genom överenskommelse med myndigheterna i tredjeland samt med de organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen.

Artikel 145

Administrativa och ekonomiska påföljder

(Artiklarna 109 och 131 i budgetförordningen)

1.   Utan att detta påverkar tillämpningen av avtalsenliga påföljder får anbudsgivare, anbudssökande och kontraktsparter som lämnat felaktiga uppgifter, gjort sig skyldiga till väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, eller har befunnits bryta mot sina kontraktsskyldigheter på ett allvarligt sätt, uteslutas från alla kontrakt och bidrag med finansiering genom unionsbudgeten i upp till fem år räknat från det datum överträdelsen har fastställts, vilket bekräftats efter ett kontradiktoriskt förfarande med kontraktsparten, anbudsgivare eller anbudssökanden i fråga.

Denna period får förlängas till tio år, om en överträdelse upprepas inom fem år räknat från det datum som avses i första stycket.

2.   Anbudsgivare eller anbudssökande som lämnat felaktiga uppgifter eller gjort sig skyldiga till bedrägeri, oriktigheter eller väsentliga fel kan också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av det sammanlagda kontraktsvärdet.

De kontraktsparter som på ett allvarligt sätt underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser kan bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av kontraktets sammanlagda värde.

Den ekonomiska påföljden får höjas till mellan 4 % och 20 % om en förseelse upprepas inom fem år räknat från det datum som avses i punkt 1 första stycket.

3.   Institutionen ska besluta om administrativa eller ekonomiska påföljder med hänsyn särskilt till de faktorer som avses i artikel 142.1.

Artikel 146

Urvalskriterier

(Artikel 110.1 i budgetförordningen)

1.   Den upphandlande myndigheten ska fastställa urvalskriterier som är öppna, tydliga och icke-diskriminerande.

2.   Urvalskriterierna ska användas vid varje upphandlingsförfarande för att bedöma de anbudssökandes eller anbudsgivarnas finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande.

Den upphandlande myndigheten har rätt att fastställa en minimikapacitet under vilken anbudssökande inte godkänns.

3.   En anbudsgivare eller anbudssökande kan bli ombedd att styrka att han, enligt nationell lagstiftning, har rätt att producera det som upphandlingen gäller: att han är inskriven i ett handels- eller yrkesregister eller avge en försäkran under ed eller i ett intyg eller att han tillhör en specialorganisation, har uttryckligt tillstånd eller är mervärdesskatteregistrerad.

4.   Den upphandlande myndigheten ska i meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran närmare ange vad som godtas som bevis för anbudsgivarnas eller anbudssökandenas rättsliga ställning och rättskapacitet.

5.   För att styrka den anbudssökandes eller anbudsgivarens finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet och den minimikapacitet som kan krävas enligt punkt 2 får den upphandlande myndigheten inte begära upplysningar utöver syftet med upphandlingen och ska beakta de ekonomiska aktörernas legitima intressen, särskilt i fråga om skyddet av företagets tekniska hemligheter och affärshemligheter.

6.   Den upphandlande myndigheten får utifrån en riskbedömning besluta att inte kräva bevis för anbudssökandes eller anbudsgivares finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande i fråga om följande kontrakt:

a)

Kontrakt som tilldelas av en institution för dess egen räkning och vars värde inte överskrider den beloppsgräns som avses i artikel 137.1.

b)

Kontrakt som tilldelas inom området externa åtgärder, och vars värde understiger de beloppsgränser som anges i artikel 265.1 a, 267.1 a eller 269.1 a.

Om den upphandlande myndigheten beslutar att inte kräva bevis på anbudssökandes eller anbudsgivares finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande ska förfinansiering ske endast om det ställs en finansiell säkerhet på ett motsvarande belopp.

Artikel 147

Ekonomisk och finansiell kapacitet

(Artikel 110.1 i budgetförordningen)

1.   Den ekonomiska och finansiella kapaciteten kan styrkas särskilt med hjälp av en eller flera av följande handlingar:

a)

Lämpliga intyg från banker eller, i förekommande fall, bevis på relevant ansvarsförsäkring för verksamheten.

b)

Redovisningar för som mest de senaste tre år för vilka kontona avslutats.

c)

Uppgift om total omsättning och omsättning för de bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster som upphandlingen gäller för en period som högst kan omfatta de tre närmast föregående tillgängliga räkenskapsåren.

2.   Den upphandlande myndigheten får avstå från att kräva in de styrkande handlingar som avses i punkt 1 om sådana handlingar redan lagts fram i samband med ett tidigare upphandlingsförfarande och fortsatt uppfyller kraven i punkt 1.

Om en anbudsgivare eller anbudssökande av exceptionella skäl, som den upphandlande myndigheten anser vara berättigade, inte kan lämna de efterfrågade handlingarna får anbudsgivaren eller anbudssökanden bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som den upphandlande myndigheten bedömer lämpligt.

3.   En ekonomisk aktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall ska den ekonomiske aktören för den upphandlande myndigheten bevisa sin tillgång till nödvändiga resurser, t.ex. genom att redovisa enheternas åtagande att förse den ekonomiske aktören med dessa resurser.

Den upphandlande myndigheten kan kräva att den ekonomiske aktören och de enheter som avses i första stycket är solidariskt ansvariga för fullgörandet av kontraktet.

En grupp av ekonomiska aktörer enligt artikel 121.5 får på samma villkor åberopa resurserna hos medlemmar i gruppen eller hos andra enheter.

Artikel 148

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

(Artikel 110.1 i budgetförordningen)

1.   Marknadsaktörernas tekniska kapacitet och yrkeskunnande ska bedömas och bekräftas enligt bestämmelserna i punkterna 2 och 3. I samband med upphandlingar av varor som kräver installationsarbeten, tjänster och/eller bygg- och anläggningsarbeten ska förmågan särskilt bedömas på grundval av yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet.

2.   De ekonomiska aktörernas tekniska och yrkesmässiga kapacitet kan, beroende på de aktuella varornas, tjänsternas eller bygg- och anläggningsarbetenas art, kvantitet eller omfattning och användningsområde, styrkas genom en eller flera av följande handlingar:

a)

En beskrivning av vad anbudsgivaren eller anbudssökanden har för utbildning och yrkeskvalifikationer och/eller motsvarande uppgifter beträffande personer i ledande ställning, särskilt den eller de personer som ska ansvara för utförandet av tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena.

b)

En förteckning med redogörelse för följande:

i)

De huvudsakliga tjänster och varuleveranser som utförts under de tre senaste åren, med uppgift om belopp, datum och offentliga eller privata mottagare.

ii)

Arbeten som genomförts under loppet av de senaste fem åren, med angivelse av belopp, datum och ort.

c)

En beskrivning av teknisk utrustning, redskap och material som ska användas för att utföra ett tjänste- eller bygg- och anläggningskontrakt.

d)

En beskrivning av den tekniska utrustning som ska användas och de åtgärder som ska vidtas för att kvalitetssäkra varor och tjänster samt av företagets undersöknings- och forskningsresurser.

e)

Namn på de tekniker eller tekniska organ som anlitas, även om de inte är direkt knutna till leverantören, särskilt sådana som ansvarar för kvalitetskontrollen.

f)

När det gäller varor: prover, beskrivningar och/eller autentiska fotografier och/eller intyg från officiella och behöriga institutioner eller organ för kvalitetskontroll, av vilka det ska framgå att varorna uppfyller specifikationerna eller gällande standarder.

g)

Uppgift om årsgenomsnittet för antalet anställda och antalet anställda med ledningsfunktion hos tjänsteleverantören eller entreprenören under de senaste tre åren.

h)

Uppgift om hur stor del av kontraktet tjänsteleverantören eventuellt tänker lägga ut på entreprenad.

i)

Vid offentlig upphandling av bygg- och anläggningsarbeten och tjänster, dock enbart i de fall där det är lämpligt, uppgifter om de miljöledningsåtgärder som den ekonomiska aktören kan komma att tillämpa vid verkställandet av kontraktet.

Då mottagaren av tjänsterna och leveranserna som avses i första stycket b i varit en upphandlande myndighet ska marknadsaktörerna styrka dessa tjänster och leveranser med intyg som utfärdats eller attesterats av behörig myndighet.

Vid tillämpning av första stycket led b ii: förteckningen över de mest omfattande bygg- och anläggningsarbetena ska styrkas av intyg om att de utförts på tillfredsställande sätt, med uppgift om att de utförts enligt gängse branschnormer och slutförts på ett korrekt sätt.

3.   Om de tjänster eller varor som ska levereras är komplexa eller, i undantagsfall, är avsedda för ett särskilt ändamål kan den tekniska kapaciteten och yrkeskunnandet kontrolleras av den upphandlande myndigheten själv eller, på dennas vägnar, av ett behörigt organ i leverantörens etableringsland, förutsatt att detta organ ger sitt samtycke. Kontrollen ska ge besked om tjänsteleverantörens tekniska kapacitet och varuleverantörens produktionskapacitet och, vid behov, dennes forsknings- och utvecklingsresurser samt kvalitetskontroll.

4.   Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ om att den ekonomiske aktören iakttar vissa kvalitetssäkringsstandarder, ska myndigheten hänvisa till kvalitetssäkringssystem som bygger på relevanta europeiska standarder på området och är certifierade av ackrediterade organ. Den upphandlande myndigheten ska emellertid även godta andra bevis om likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder som lämnas av tjänsteleverantörer som inte har möjlighet att få sådana intyg utfärdade eller att erhålla dem inom gällande tidsfrister.

5.   Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ på att den ekonomiska aktören iakttar vissa miljöledningssystem eller miljöledningsstandarder ska den hänvisa till unionens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas) eller till andra miljöledningssystem som erkänns i enlighet med artikel 45 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1221/2009 (18) eller andra miljöledningsstandarder som grundas på berörda europeiska eller internationella standarder från ackrediterade organ. Den upphandlande myndigheten ska godta likvärdiga intyg från organ i andra medlemsstater. Den ska även godta andra bevis på likvärdiga miljöledningsåtgärder som läggs fram av de ekonomiska aktörerna.

6.   En ekonomisk aktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall ska den ekonomiske aktören för den upphandlande myndigheten bevisa sin tillgång till nödvändiga resurser, t.ex. genom att redovisa enheternas åtagande att förse den ekonomiske aktören med dessa resurser.

En grupp av ekonomiska aktörer enligt artikel 121.5 får på samma villkor åberopa resurserna hos medlemmar i gruppen eller hos andra enheter.

7.   När det gäller kontrakt avseende byggentreprenader, tjänstekontrakt och monterings- och installationsarbeten inom ramen för ett varukontrakt, får den upphandlande myndigheten kräva att vissa kritiska uppgifter ska utföras direkt av anbudsgivaren eller om anbud lämnas in av ett konsortium av ekonomiska aktörer i enlighet med artikel 121.6, en deltagare i gruppen.

8.   Den upphandlande myndigheten får sluta sig till att en ekonomisk aktör inte kommer att kunna utföra kontraktet enligt en lämplig kvalitetsstandard om den upphandlande myndigheten fastställer att den ekonomiska aktören har motstridiga intressen som kan ha en negativ inverkan på utförandet av kontraktet.

Artikel 149

Tilldelningsformer och -kriterier

(Artikel 110.2 i budgetförordningen)

1.   Utan att det påverkar artikel 107 i budgetförordningen ska kontrakt tilldelas på något av följande två sätt:

a)

Den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset får kontraktet, förutsatt att anbudet uppfyller angivna villkor och formella krav.

b)

Kontraktet tilldelas den som avgivit det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

2.   För att fastställa vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska den upphandlande myndigheten ta hänsyn till såväl pris som andra kvalitetskriterier som är motiverade av syftet med upphandlingen, till exempel tekniska förtjänster, estetiska och funktionella egenskaper, miljöhänsyn, driftskostnader, lönsamhet, leverans- eller genomförandedatum samt service efter upphandlingen och tekniskt stöd. Den upphandlande myndigheten har rätt att fastställa miniminivåer för kvalitet. Anbud under dessa kvalitetsnivåer ska avvisas.

3.   Den upphandlande myndigheten ska precisera den relativa betydelsen för vart och ett av de kriterier som avgör vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt i meddelandet om upphandling, specifikationerna eller det beskrivande dokumentet. Kriterieviktningen får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning.

Den relativa betydelsen av priskriteriet i förhållande till övriga kriterier får inte medföra att priskriterier neutraliseras i valet av vem som ska tilldelas kontraktet, vilket dock inte påverkar tillämpningen av de tariffer institutionen kan ha fastställt för arvodering av vissa tjänster, till exempel utvärderingar som utförs av experter.

Om det i undantagsfall inte är tekniskt möjligt att göra en sådan avvägning, t.ex. på grund av syftet med upphandlingen, ska den upphandlande myndigheten endast meddela prioriteringsordning för kriterierna med det viktigaste först.

Artikel 150

Användning av elektroniska auktioner

(Artikel 110.2 i budgetförordningen)

1.   En upphandlande myndighet får använda elektroniska auktioner för att presentera nya lägre priser och/eller nya värden för vissa delar av anbuden.

Vid tillämpningen av första stycket ska den upphandlande myndigheten använda en upprepad elektronisk process (elektronisk auktion), vilken ska hållas efter en första fullständig utvärdering av anbuden och möjliggöra en rangordning på grundval av automatiska utvärderingsmetoder.

2.   Vid öppna, selektiva eller förhandlade förfaranden får den upphandlande myndigheten i det fall som avses i artikel 135.1 a besluta att tilldelningen av ett offentligt kontrakt ska föregås av en elektronisk auktion i det fall kravspecifikationerna kan fastställas med tillräcklig exakthet.

Under samma omständigheter får elektronisk auktion användas vid förnyad inbjudan att lämna anbud för parter i ett ramavtal som avses i artikel 122.3 b i denna förordning, och vid inbjudan att lämna anbud beträffande kontrakt som ska tilldelas inom ramen för det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131.

Den elektroniska auktionen ska grundas antingen på enbart priser i de fall kontraktet ska tilldelas på grundval av det lägsta priset, eller på priser och/eller värdet av aspekter i anbuden som angetts i specifikationerna, i de fall kontraktet ska tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

3.   En upphandlande myndighet som beslutar att använda elektronisk auktion ska ange detta i meddelandet om upphandling.

Specifikationerna ska bland annat innehålla följande upplysningar:

a)

De aspekter vilkas värden kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen, under förutsättning att dessa aspekter är kvantifierbara, och kan uttryckas i siffror eller i procent.

b)

De eventuella gränserna för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för kontraktet.

c)

De uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta i förekommande fall kommer att ske.

d)

Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen.

e)

På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud och särskilt vilka minsta skillnader som i förekommande fall krävs mellan anbuden.

f)

Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om arrangemangen och de tekniska specifikationerna för anslutning.

4.   Innan en elektronisk auktion inleds ska den upphandlande myndigheten genomföra en första fullständig utvärdering av anbuden i enlighet med tilldelningskriterierna och den fastställda viktningen för dessa.

Alla anbudsgivare som har lämnat godtagbara anbud ska bjudas in samtidigt på elektronisk väg för att lämna nya priser och/eller nya värden, och denna inbjudan ska innehålla alla relevanta upplysningar om den individuella anslutningen till den elektroniska utrustning som används samt vilken dag och tid den elektroniska auktionen kommer att inledas. Den elektroniska auktionen får ske i flera på varandra följande etapper. Den elektroniska auktionen får inte inledas tidigare än två arbetsdagar efter den dag då inbjudan har skickats ut.

5.   Om tilldelningen av kontraktet ska ske på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, ska inbjudan åtföljas av resultatet av en fullständig bedömning av den berörda anbudsgivarens anbud som gjorts enligt den viktning som anges i artikel 149.3 första stycket.

I inbjudan ska även anges den matematiska formel som kommer att användas vid den elektroniska auktionen för att bestämma den nya automatiska rangordningen utifrån de nya priser och/eller värden som lämnas. Denna formel ska innefatta viktningen av alla de kriterier som fastställts för att bestämma det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, i enlighet med meddelandet om upphandling eller specifikationerna. I detta syfte ska emellertid eventuellt förekommande intervall i förväg reduceras till ett bestämt värde.

Om alternativa anbud är tillåtna ska separata formler ges för varje alternativ.

6.   Under varje etapp i en elektronisk auktion ska den upphandlande myndigheten omedelbart meddela alla anbudsgivare åtminstone tillräckliga upplysningar för att de vid varje tidpunkt ska ha kännedom om sin plats i rangordningen. Den upphandlande myndigheten får också ge ytterligare upplysningar om andra priser eller värden som har lämnats, under förutsättning att detta anges i specifikationerna. Den får också när som helst meddela antalet deltagare i den aktuella auktionsetappen. Den får emellertid under inga omständigheter röja anbudsgivarnas identitet så länge de olika etapperna i den elektroniska auktionen pågår.

7.   Den upphandlande myndigheten ska avsluta den elektroniska auktionen på ett eller flera av följande sätt:

a)

På den dag och tid som fastställts på förhand i inbjudan att delta i auktionen.

b)

När den inte längre erhåller några nya priser eller nya värden som motsvarar kraven på minsta skillnader.

c)

När det antal auktionsetapper som fastställts i inbjudan att delta i auktionen har genomförts.

Vid tillämpning av första stycket led b ska den upphandlande myndigheten i inbjudan att delta i auktionen ange hur lång tid den kommer att låta passera efter det att den har mottagit det sista budet till dess att den stänger den elektroniska auktionen.

Om den upphandlande myndigheten har beslutat att stänga den elektroniska auktionen enligt första stycket led c, eventuellt i kombination med villkoren första stycket led b, ska tidsplanen för varje auktionsetapp anges i inbjudan att delta i auktionen.

8.   Efter att ha stängt den elektroniska auktionen ska den upphandlande myndigheten tilldela kontraktet i enlighet med artikel 149 på grundval av resultaten av den elektroniska auktionen.

En upphandlande myndighet får inte utnyttja elektroniska auktioner på otillbörligt sätt eller på ett sätt som hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen eller så att föremålet för kontraktet ändras i förhållande till hur det utlystes i meddelandet om upphandling och fastställdes i specifikationerna.

Artikel 151

Onormalt låga anbud

(Artikel 110.2 i budgetförordningen)

1.   Om det i en viss upphandling förekommer anbud som verkar vara onormalt låga, ska den upphandlande myndigheten, innan den förkastar dessa anbud av endast detta skäl, skriftligen begära sådana förtydliganden om anbudens sammansättning som den anser sig behöva, och sedan parterna fått lämna sina synpunkter granska anbudets innehåll mot bakgrund av dessa förtydliganden. Förtydligandena kan bland annat gälla överensstämmelsen med de bestämmelser om arbetarskydd och arbetsförhållanden som är i kraft på den ort där tillhandahållandet ska ske.

Den upphandlande myndigheten får särskilt beakta förtydliganden som gäller

a)

besparingar avseende tillverkningssättet för varorna, sättet att tillhandahålla tjänsterna eller byggmetoderna,

b)

tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden som anbudsgivaren kan räkna med samt

c)

originaliteten i anbudsgivarens erbjudande.

2.   En upphandlande myndighet som konstaterar att ett anbud är onormalt lågt på grund av att anbudsgivaren har fått statligt stöd får endast förkasta anbudet av detta skäl om anbudsgivaren är oförmögen att inom en rimlig svarstid bevisa att stödet anmälts till kommissionen och godkänts definitivt och i enlighet med de förfaranden och beslut som anges i unionens regler om statligt stöd.

Artikel 152

Tidsfrister för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud

(Artikel 111.1 i budgetförordningen)

1.   Den upphandlande myndigheten ska ange fasta och absoluta tidsfrister i kalenderdagar för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud. Tidsfristerna ska vara långa nog för att ge de intresserade parterna en rimlig och lämplig tidsram för att utarbeta och lämna in anbud och särskild hänsyn ska då tas till hur komplicerad upphandlingen är och behov av att besöka den plats som avses eller behov av att på plats gå igenom de handlingar som bifogas specifikationerna.

2.   För öppna förfaranden som gäller upphandlingar där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, ska fristen för mottagande av anbud vara minst 52 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandlingen sändes ut.

3.   Vid selektiva förfaranden, konkurrenspräglade dialoger som avses i artikel 132 och i förhandlade förfaranden med offentliggörande av ett meddelande om upphandling och med kontraktsbelopp som överstiger tröskelvärdena i artikel 170.1 ska tidsfristen för ansökan om deltagande med anbud vara minst 37 dagar räknat från dagen då meddelandet om upphandling sändes.

Vid selektiva förfaranden som gäller upphandlingar där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, ska fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 40 dagar från den dag då inbjudan att inkomma med anbud sändes ut.

Vid selektiva förfaranden ska tidsfristen efter inbjudan att anmäla intresse enligt artikel 136.1 vara

a)

minst 21 dagar från och med den dag då inbjudan att inkomma med anbud sändes ut för mottagande av anbud vid den typ av förfarande som avses i artikel 136.1 a och artikel 136.3 b i,

b)

minst 10 dagar för mottagande av ansökningar om att få lämna anbud och minst 21 dagar för mottagande av anbud vid det tvåstegsförfarande som anges i artikel 136.3 b ii.

4.   I de fall där den upphandlande myndigheten har sänt ett förhandsmeddelande för offentliggörande enligt artikel 123.2 eller har offentliggjort ett sådant meddelande på sin upphandlarprofil för kontrakt över de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, kan fristen för mottagande av anbud i allmänhet vara minst 36 dagar, men den får aldrig vara kortare än 22 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling eller inbjudan att inkomma med anbud sändes ut.

En förkortad frist enligt första stycket får tillämpas bara om förhandsmeddelandet uppfyller följande villkor:

a)

Det innehåller all den information som krävs i meddelandet om upphandling, i den utsträckning denna information är tillgänglig vid offentliggörandet av meddelandet.

b)

Det har avsänts för offentliggörande minst 52 dagar och högst tolv månader före den dag då meddelandet om upphandling avsändes.

5.   Tidsfristerna för mottagande av anbud kan förkortas med fem dagar, om samtliga upphandlingsdokument är fritt och direkt tillgängliga elektroniskt från och med den dag då meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan offentliggjordes.

Artikel 153

Tidsfrister gällande tillgång till upphandlingsdokument

(Artikel 111.1 i budgetförordningen)

1.   Förutsatt att en begäran om information gjorts före utgången av anbudsfristen ska specifikationerna eller de beskrivande dokumenten i det förfarande som anges i artikel 132 tillsammans med kompletterande handlingar sändas inom fem arbetsdagar efter det att begäran mottagits till alla ekonomiska aktörer som begärt att få specifikationerna eller visat ett intresse för att delta i dialog eller lämna anbud, såvida inte annat anges i punkt 4. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att besvara en sådan begäran om handlingar om den lagts fram mindre än fem arbetsdagar före tidsfristen för inlämnande av anbud.

2.   Förutsatt att begäran lämnats in i tillräckligt god tid före tidsfristen för inlämnandet av anbud ska kompletterande information om specifikationerna, de beskrivande dokumenten eller de kompletterande handlingarna samtidigt sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att delta i dialog eller lämna anbud senast sex dagar före den dag anbudsfristen löper ut, eller – vad avser begäran om information som inkommer mindre än åtta kalenderdagar före sista dagen för inlämnande av anbud – så snart som möjligt efter det att begäran om uppgifter inkommit. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att besvara en sådan begäran om kompletterande information om den lagts fram mindre än fem arbetsdagar före tidsfristen för inlämnande av anbud.

3.   Om specifikationerna och de kompletterande handlingarna eller informationen inte kan tillhandahållas inom de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 i denna artikel, eller om det inte går att lämna anbud utan ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats, ska de anbudsfrister som avses i artikel 152 förlängas så att alla ekonomiska aktörer kan få all den information som behövs för att utforma ett anbud. Denna förlängning ska offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med artiklarna 123–126.

4.   Vid ett öppet förfarande, inklusive det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131, ska punkt 1 i denna artikel inte tillämpas om det ges oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till meddelandet om upphandling och de eventuella kompletterande handlingarna med elektroniska medel. Det meddelande om upphandling som avses i artikel 123.3 ska då innehålla adressen till den webbplats där dessa dokument finns.

Artikel 154

Tidsfrister i brådskande fall

(Artikel 111.1 i budgetförordningen)

1.   Om det vid ett selektivt anbudsförfarande eller ett förhandlat förfarande som föregåtts av ett offentliggjort meddelande om upphandling inte är möjligt att iaktta de kortaste anbudsfristerna enligt artikel 152.3 på grund av vederbörligen motiverad tidsbrist, får den upphandlande myndigheten fastställa följande tidsfrister, som ska räknas i kalenderdagar:

a)

För mottagandet av en ansökan om deltagande med anbud får tidsfristen inte vara kortare än 15 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes ut, eller tio dagar om det sänts på elektronisk väg till Publikationsbyrån.

b)

För mottagande av anbud får tidsfristen inte vara kortare än tio dagar från och med den dag då inbjudan att lämna in anbud sändes ut.

2.   Inom selektiva förfaranden och påskyndade förhandlade förfaranden ska kompletterande information om specifikationerna lämnas ut till samtliga anbudsgivare och anbudssökande senast fyra kalenderdagar före den fastställda sista dagen för mottagande av anbud, förutsatt att begäran gjorts i tid.

Artikel 155

Kommunikationsmetoder

(Artikel 111.1 i budgetförordningen)

1.   Formerna för att sända in anbud och ansökningar om att få lämna anbud bestäms av den upphandlande myndigheten, som kan besluta att en enda metod ska användas. Anbud och ansökningar om att få lämna anbud kan lämnas in brevledes eller elektroniskt. Ansökningar om att få lämna anbud kan också sändas per fax.

De valda kommunikationsmedlen ska vara allmänt tillgängliga och får inte begränsa de ekonomiska aktörernas tillträde till anbudsförfarandet.

De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:

a)

Varje anbud ska innehålla alla de uppgifter som är nödvändiga för att det ska kunna bedömas.

b)

Uppgifternas integritet ska bevaras.

c)

Den sekretess som gäller för anbuden och anbudsansökningarna ska bevaras, och den upphandlande myndigheten ska inte ta del av anbuden och anbudsansökningarna förrän den tidsfrist som är fastställd för insändandet av dem har löpt ut.

d)

Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.

Om det är nödvändigt för att erhålla ett juridiskt bindande bevis, får en upphandlande myndighet kräva att en anbudsansökan som görs per fax ska bekräftas per post eller elektroniska medel så snabbt som möjligt och under alla omständigheter före utgången av tidsfristerna i artikel 152.

2.   När den upphandlande myndigheten tillåter elektroniskt inlämnande av anbud och anbudsansökningar, ska de verktyg som används, liksom deras tekniska krav, vara icke-diskriminerande, allmänt tillgängliga och kompatibla med informations- och kommunikationsprodukter som är i allmänt bruk, och kraven får inte begränsa de ekonomiska aktörernas tillträde till anbudsförfarandet.

3.   Utom för kontrakt vars värde ligger under tröskelvärdet i artikel 170.1 ska systemen för elektronisk mottagning av anbud och anbudsansökningar – såväl genom tekniska funktioner som genom lämpliga rutiner – garantera att

a)

den ekonomiske aktörens identitet kan bekräftas med säkerhet,

b)

exakt tid och dag för mottagande av anbud och anbudsansökningar kan fastställas med exakthet,

c)

det inom rimliga gränser kan säkerställas att ingen har tillträde till de uppgifter som överförts enligt dessa krav före utgången av de fastställda tidsfristerna,

d)

det vid överträdelse av detta förbud mot tillträde finns rimliga garantier för att överträdelsen klart kan spåras,

e)

endast behöriga personer får fastställa eller ändra datum för öppnande av insända uppgifter,

f)

tillträde till samtliga eller en del av de insända uppgifterna i de olika etapperna av upphandlingsförfarandet endast är möjlig om de behöriga personerna agerar samtidigt,

g)

tillträde till de insända uppgifterna genom ett samtidigt agerande av de behöriga personerna kan ske först efter det fastställda datumet,

h)

de uppgifter som mottagits och öppnats enligt dessa krav är tillgängliga endast för de personer som har behörighet att få kännedom om dem.

4.   När den upphandlande myndigheten tillåter inlämning av anbud och anbudsansökningar på elektronisk väg ska de elektroniska dokument som lämnas in via sådana system anses vara original, och ska undertecknas av en bemyndigad företrädare för den ekonomiska aktören.

5.   Ett anbud eller ansökan om att få delta i skriftlig form kan lämnas av anbudsgivaren eller anbudssökande

a)

antingen per post eller bud, varvid det i upphandlingsdokumenten ska anges att det datum som räknas är avsändningsdagen enligt poststämpel eller mottagningskvitto, eller

b)

direkt till institutionen av anbudsgivaren eller den anbudssökande själv eller deras ombud, varvid det ska anges i upphandlingsdokumenten, förutom de upplysningar som avses i artikel 138.2 a, till vilken avdelning anbuden eller anbudsansökningarna ska avlämnas mot ett daterat och undertecknat mottagningsbevis.

6.   För att bibehålla sekretessen och undvika problem om anbuden sänds per brev ska följande text finnas med i meddelandet om upphandling:

Anbudshandlingarna ska läggas i ett inner- och ett ytterkuvert, vilka ska vara tillslutna. Innerkuvertet ska vara ställt till mottagande enhet. Följande ska vara skrivet på kuvertet: Appel d'offres – à ne pas ouvrir par le service du courrier (anbud – får ej öppnas av postpersonalen). Om självhäftande kuvert används måste de förseglas med tejp och avsändaren måste skriva sin namnteckning tvärs över tejpen.

Artikel 156

Säkerhet

(Artikel 111.3 i budgetförordningen)

Den upphandlande myndigheten kan kräva en säkerhet i enlighet med artikel 163, som utgör 1–2 % av kontraktens sammanlagda värde.

Säkerheten ska frisläppas när kontraktet tilldelats någon part. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.

Artikel 157

Öppning av anbud och begäran att få delta med anbud

(Artikel 111.4 i budgetförordningen)

1.   Varje begäran att få delta med anbud som uppfyller villkoren i artikel 155 ska öppnas.

2.   För upphandlingar vars värde överstiger den beloppsgräns som anges i artikel 137.1 ska den behöriga utanordnaren utse en särskild kommitté som öppnar anbuden.

Den kommitté som öppnar anbuden ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom institutionen i fråga, vilka sinsemellan ska sakna hierarkisk koppling och av vilka minst en inte är underställd den behöriga utanordnaren. För att risken för intressekonflikt ska undvikas, ska kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 57 i budgetförordningen. I sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 i denna förordning eller som är isolerade i en medlemsstat och inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.

Om ett upphandlingsförfarande inleds på interinstitutionell basis ska den kommitté som öppnar anbuden utses av den behöriga utanordnaren vid den institution som ansvarar för upphandlingsförfarandet. Kommitténs sammansättning ska så långt som möjligt återspegla förfarandets interinstitutionella karaktär.

3.   För de anbud som lämnats in skriftligen via post ska en eller flera medlemmar i den kommitté som öppnar anbuden parafera dokumenten som ett bevis på vilken dag och vilket klockslag anbuden sändes.

Vidare ska de parafera något av följande:

a)

Samtliga sidor i samtliga anbud.

b)

Första sidan och den finansiella översikt som bifogas varje anbud, förutsatt att originalanbudets integritet kan garanteras av en oberoende enhet hos utanordnaren med hjälp av lämplig teknik, utom i de fall som anges i punkt 2 andra stycket.

Vid tilldelning av kontrakt till lägstbjudande i enlighet med artikel 149.1 a ska priserna i alla de formellt godtagbara anbuden offentliggöras.

Medlemmarna i kommittén ska underteckna protokollet från det möte då anbuden öppnades, i vilket ska anges vilka anbud som uppfyller respektive inte uppfyller villkoren i artikel 155 och skälen till att de sistnämnda inte uppfyller villkoren med avseende på formerna för hur anbud ska lämnas enligt artikel 155. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.

Artikel 158

Kommittén med ansvar för utvärderingen av anbud och ansökningar att få delta med anbud

(Artikel 111.5 i budgetförordningen)

1.   Alla ansökningar om att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren i artikel 155 ska utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté för vardera etappen i förfarandet på grundval av de uteslutnings- och urvalskriterier respektive de tilldelningskriterier som tidigare tillkännagivits.

Kommittén ska utses av den behöriga utanordnaren och ska avge ett rådgivande yttrande vid upphandlingar för belopp som överstiger de beloppsgränser som anges i artikel 137.1.

Den behöriga utanordnaren får emellertid besluta att utvärderingskommittén ska utvärdera och rangordna anbuden endast enligt tilldelningskriterierna, medan uteslutnings- och urvalskriterierna bedöms enligt andra lämpliga rutiner som garanterar att inga intressekonflikter föreligger.

2.   Utvärderingskommittén ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen; de ska sakna hierarkisk koppling sinsemellan, och minst en av dem ska inte vara underställd den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa personer uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.

I sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 eller som är isolerade i en medlemsstat och inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.

Kommittén får ha samma sammansättning som den kommitté som ansvarar för att öppna anbuden.

Externa experter kan biträda kommittén efter beslut av den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa experter uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.

Om ett upphandlingsförfarande inleds på interinstitutionell basis ska utvärderingskommittén utses av den behöriga utanordnaren vid den institution som ansvarar för upphandlingsförfarandet. Kommitténs sammansättning ska så långt som möjligt återspegla förfarandets interinstitutionella karaktär.

3.   Anbudsansökningar och anbud som inte uppfyller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten ska inte ingå i utvärderingen.

Utvärderingskommittén eller den upphandlande myndigheten får emellertid uppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att, inom en tidsfrist som kommittén eller myndigheten bestämmer, komplettera eller precisera uppgifterna i de styrkande handlingar denne lagt fram för bedömningen av kriterierna för uteslutning och urval.

Godtagbara anbud är sådana anbud som lämnas av en anbudssökande eller anbudsgivare som inte är utesluten och som uppfyller urvalskriterierna.

4.   I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 151 ska utvärderingskommittén begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.

Artikel 159

Utvärderingsresultat

(Artikel 112 i budgetförordningen)

1.   Ett utvärderings- och rangordningsprotokoll över alla ansökningar om att få delta med anbud och samtliga anbud som förklarats uppfylla villkoren ska upprättas och dateras.

Protokollet ska undertecknas av alla medlemmar i utvärderingskommittén. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.

Om kommittén inte har ansvarat för kontrollen av anbuden mot uteslutnings- och urvalskriterierna ska det också undertecknas av de personer som den behöriga utanordnaren gett ansvaret för dessa uppgifter. Protokollet ska bevaras som referensmaterial.

2.   Det protokoll som avses i punkt 1 ska alltid innehålla uppgifter om följande:

a)

Den upphandlande myndighetens namn och adress samt värdet på och föremålet för kontraktet, ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet.

b)

Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats.

c)

Namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts ut.

d)

Skälen till att anbud som befunnits onormalt låga har förkastats.

e)

Namnet på den föreslagna anbudssökande eller kontraktsparten och skälet till att denne valts ut samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet eller ramavtalet som kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer.

3.   Den upphandlande myndigheten ska därefter fatta ett beslut, som minst innehåller följande:

a)

Den upphandlande myndighetens namn och adress samt värdet på och föremålet för kontraktet eller det maximala värdet på samt föremålet för ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet.

b)

Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats.

c)

Namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts ut.

d)

Skälen till att anbud som befunnits onormalt låga har förkastats.

e)

Namnet på utvald anbudssökande eller kontraktspart och skälen till att denne valts ut med hänsyn till de tidigare offentliggjorda urvals- eller tilldelningskriterierna samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer.

f)

Vid förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog, de omständigheter som motiverar att dessa används enligt artiklarna 132, 134, 135, 266, 268, 270 och 271.

g)

I förekommande fall, skälen till att den upphandlande myndigheten har avstått från att fullfölja upphandlingen.

Vid interinstitutionella upphandlingsförfaranden ska det beslut som avses i första stycket fattas av den upphandlande myndighet som ansvarar för förfarandet.

Artikel 160

Kontakter mellan de upphandlande myndigheterna och anbudsgivarna

(Artikel 112 i budgetförordningen)

1.   Kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna under ett upphandlingsförfarande är tillåtna i undantagsfall enligt villkoren i punkterna 2 och 3.

2.   Före sista anbudsdagen kan den upphandlande myndigheten vad gäller de kompletterande dokument och upplysningar som avses i artikel 153

a)

på begäran av anbudsgivarna lämna ytterligare upplysningar som endast har till syfte att klargöra kontraktets art; upplysningarna ska sändas samma dag till alla anbudsgivare som begärt specifikationerna,

b)

på eget initiativ om den uppmärksammar ett fel, oklarheter, förbiseenden eller någon annan typ av brister i meddelandet om upphandling, i anbudsinfordran eller i specifikationerna informera berörda parter om detta samma dag och på exakt samma villkor som gäller för upphandlingsdokumentet.

3.   Sedan anbuden öppnats får den upphandlande myndigheten kontakta en anbudsgivare om klargöranden krävs i fråga om ett anbud, eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras; denna kontakt får inte leda till någon ändring av villkoren i anbudet.

4.   Om en kontakt har tagits ska detta noteras i de handlingar som dokumenterar upphandlingen; detta ska också gälla om man i ett sådant vederbörligen motiverat fall som avses i artikel 96 i budgetförordningen har avstått från att ta en kontakt.

Artikel 161

Information till anbudssökande och anbudsgivare

(artiklarna 113, 114 och 118 i budgetförordningen)

1.   En upphandlande myndighet ska snarast möjligt underrätta anbudssökande och anbudsgivare om de beslut som fattas om tilldelningen av ett kontrakt eller ramavtal eller tillträde till ett dynamiskt inköpssystem, inklusive skälen till beslutet att inte sluta ett kontrakt eller ramavtal eller inrätta ett dynamiskt inköpssystem för vilket det har utgått inbjudan att lämna anbud, eller att börja om förfarandet.

2.   Den upphandlande myndigheten ska inom högst 15 kalenderdagar från och med det att en skriftlig begäran mottagits lämna de upplysningar som anges i artikel 113.2 i budgetförordningen.

3.   Vid kontrakt som tilldelas av unionsinstitutioner för egen räkning och vars värde är lika med eller överstiger de gränser som avses i artikel 170.1 och som inte faller utanför tillämpningsområdet för direktiv 2004/18/EG, ska den upphandlande myndigheten informera alla ej utvalda anbudsgivare eller anbudssökande, samtidigt men enskilt, på elektronisk väg, att deras ansökan eller anbud inte har godtagits; detta ska ske inom följande tidsgränser:

a)

Vid upphandlingsförfaranden som är indelade i två steg: kort efter det att beslut på grundval av uteslutnings- och urvalskriterier fattats och före beslutet om tilldelning.

b)

Om det gäller beslut om tilldelningen eller beslut om att inte anta ett anbud: så snart som möjligt efter beslutet om tilldelning och i varje fall senast under den påföljande veckan.

I vart och ett av fallen ska den upphandlande myndigheten ange skälen till att anbudet eller ansökan inte har godtagits samt tillgängliga rättsmedel.

Övriga anbudsgivare eller anbudssökande kan erhålla ytterligare upplysningar om motivet till att deras anbud eller ansökan inte valts ut, och de anbudsgivare som ingått i urvalet och vars anbud alltså inte avvisats på formella grunder kan få information om de relativa fördelarna med det anbud som valts ut samt om namnet på den som lämnat detta anbud, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 113.2 andra stycket i budgetförordningen. Den upphandlande myndigheten ska besvara en begäran inom femton kalenderdagar från det att den mottagit den.

Artikel 162

Undertecknande av kontraktet

(Artiklarna 113 och 118 i budgetförordningen)

Innehållet i ett kontrakt får inte börja genomföras förrän kontraktet har undertecknats.

Avsnitt 4

Säkerheter och korrigerande åtgärder

Artikel 163

Säkerheter

(Artikel 115 i budgetförordningen)

1.   När det krävs att kontraktsparter ställer en säkerhet i förväg, ska denna säkerhet täcka ett tillräckligt stort belopp och en tillräckligt lång period för att den ska kunna tas i anspråk.

2.   Säkerheten ska ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut. Den kan ersättas med en proprieborgen från en tredje part efter godkännande av den upphandlande myndigheten.

Säkerheten ska ställas i euro.

Den ska innebära att banken, finansinstitutet eller tredje man ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för uppdragstagarens fullgörande av sina förpliktelser.

Artikel 164

Säkerhet som ställs för att garantera att förpliktelserna fullgörs

(Artikel 115 i budgetförordningen)

1.   För att garantera att bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster har genomförts eller levererats i sin helhet, och när ett slutligt godkännande enligt villkoren i kontraktet inte kan ges i det skede då slutbetalningen verkställs, får utanordnaren från fall till fall besluta att kräva en fullgörandegaranti, på grundval av en preliminär riskanalys.

2.   En säkerhet som motsvarar 10 % av det sammanlagda värdet av upphandlingen kan ställas genom avdrag från betalningarna allt eftersom de görs.

Den kan ersättas av ett avdrag från den slutliga utbetalningen i syfte att ställa en säkerhet fram till det slutgiltiga mottagandet av tjänsterna, varorna eller bygg- och anläggningsarbetena. Beloppet ska bestämmas av utanordnaren och ska stå i proportion till de risker som identifierats i samband med kontraktets fullgörande, med hänsyn tagen till kontraktets innehåll samt de gängse affärsvillkoren i den aktuella sektorn.

Villkoren för säkerheten ska anges i upphandlingsdokumenten.

3.   Vid det definitiva godkännandet av bygg- och anläggningsarbetet eller leveransen av varor eller tjänster ska säkerheten frigöras enligt villkoren i kontraktet.

Artikel 165

Säkerheter vid förfinansiering

(Artikel 115 i budgetförordningen)

1.   När den upphandlande myndigheten har konstaterat att det finns behov av förfinansiering ska den bedöma de risker som är förknippade med utbetalningen av denna; bedömningen ska ske innan upphandlingsförfarandet inleds, och särskilt grunda sig på följande kriterier:

a)

Kontraktets beräknade värde.

b)

Kontraktets innehåll.

c)

Kontraktets löptid och genomförandetakt.

d)

Marknadens struktur.

2.   En säkerhet ska krävas vid utbetalning av förfinansiering i det fall som avses i artikel 146.6 andra stycket, eller när utanordnaren beslutar att kräva säkerhet enligt punkt 1 i denna artikel.

Det ska inte krävas någon säkerhet vid sådana kontrakt till lågt värde som avses i artikel 137.1.

Säkerheten ska frigöras i takt med att förfinansieringen avräknas från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till leverantören, i enlighet med villkoren i kontraktet.

Artikel 166

Förfaranden kan avbrytas vid fall av felaktigheter eller oriktigheter

(Artikel 116 i budgetförordningen)

1.   Syftet med att avbryta genomförandet av ett kontrakt enligt artikel 116 i budgetförordningen är att kunna kontrollera huruvida väsentliga felaktigheter, oriktigheter eller bedrägerier verkligen förekommit. Om misstankarna inte bekräftas ska genomförandet av kontraktet återupptas så snart kontrollen är slutförd.

2.   Som väsentliga fel eller oriktigheter ska räknas kontraktsbrott eller brott mot en bestämmelse som orsakas av en handling eller en försummelse som inverkar eller skulle kunna inverka menligt på unionens budget.

KAPITEL 2

Särskilda bestämmelser för kontrakt som tilldelas av unionens institutioner för egen räkning

Artikel 167

Lämplig nivå för beräkningen av beloppsgränserna

(Artiklarna 117 och 118 i budgetförordningen)

Varje utanordnare som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering ska bedöma om de beloppsgränser som avses i artikel 118 i budgetförordningen är uppnådda.

Artikel 168

Separata upphandlingar eller upphandlingar uppdelade i poster

(Artiklarna 104 och 118 i budgetförordningen)

1.   Det uppskattade värdet på ett kontrakt får inte fastställas i syfte att avsiktligt undanta den från reglerna i denna förordning, och en upphandling får inte heller delas upp i denna avsikt.

När så är lämpligt, tekniskt möjligt och kostnadseffektivt ska kontrakt vars värde motsvarar eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 tilldelas samtidigt i skilda delar.

2.   Om en upphandling av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten delas upp i flera delar, som var och en omfattas av ett kontrakt, ska det sammanlagda värdet av alla delkontrakt beaktas vid den totala beräkningen av den tillämpliga beloppsgränsen.

Om det sammanlagda värdet av alla delkontrakten uppgår till minst de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 i denna förordning ska artikel 97.1 och 104.1 och 104.2 i budgetförordningen tillämpas på varje del.

3.   Om ett kontrakt ska tilldelas i skilda delar, ska anbuden bedömas separat för varje del. Om samma anbudsgivare anlitas för flera av delarna får ett gemensamt kontrakt slutas för dessa.

Artikel 169

Hur värdet på vissa upphandlingar ska uppskattas

(Artikel 118 i budgetförordningen)

1.   Vid beräkning av det uppskattade värdet på ett kontrakt ska den upphandlande myndigheten inkludera den uppskattade sammanlagda ersättningen till leverantören.

Om en planerad upphandling innehåller optionsrätt eller en möjlighet till förlängning ska kontraktsvärdet baseras på den högsta tillåtna kostnaden med utnyttjande av options- och förlängningsklausulerna.

Beräkningen ska göras vid avsändandet av meddelandet om upphandling eller, om ett sådant inte ska offentliggöras, när den upphandlande myndigheten inleder tilldelningsförfarandet.

2.   För ramavtal och dynamiska inköpssystem ska det maximala värdet av samtliga planerade kontrakt under ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets hela varaktighet beräknas.

3.   För beräkning av värdet på kontrakt som gäller upphandling av tjänster ska följande beaktas:

a)

I fråga om försäkringstjänster: den premie som ska betalas och andra former av ersättningar.

b)

I fråga om banktjänster och andra finansiella tjänster: avgifter, provision och ränta samt andra ersättningsformer.

c)

Kontrakt som avser projektering: arvoden eller den provision som ska betalas och andra former av ersättning.

4.   Om ett tjänstekontrakt inte innehåller något totalpris eller om ett varukontrakt omfattar leasing, hyra eller hyrköp av varor ska det värde som ska tas till utgångspunkt för att beräkna det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:

a)

För kontrakt på bestämd tid

i)

med en löptid på högst 48 månader för tjänster, och högst tolv månader för varor: det samlade kontraktsvärdet för hela löptiden,

ii)

med en löptid på minst tolv månader för varor: det samlade kontraktsvärdet inklusive varans uppskattade restvärde.

b)

För kontrakt på obestämd tid eller tjänstekontrakt med över 48 månaders löptid: månadskostnaden multiplicerad med 48.

5.   Om upphandlingskontrakten är återkommande eller ska förnyas inom en viss angiven period, ska det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:

a)

Antingen det faktiska totala värdet för en serie liknande kontrakt som slutits för samma typer av tjänster eller varor under loppet av tolv månader eller under föregående budgetår, om möjligt jämkat med hänsyn till eventuella ändringar i kvantitet eller värde under de tolv månader som följer efter det första kontraktet, eller

b)

det uppskattade totala värdet för en serie kontrakt som slutits under loppet av de tolv månader som följer efter den första leveransen, alternativt under kontraktstiden, om denna är längre än tolv månader.

6.   För bygg- och anläggningsarbeten ska förutom värdet på byggkontraktet det uppskattade värdet på material eller utrustning som den upphandlande myndigheten tillhandahåller entreprenören för att byggkontraktet ska kunna fullföljas tas med i beräkningen.

Artikel 170

Tröskelvärden för tillämpningen av förfarandena i direktiv 2004/18/EG

(Artikel 118 i budgetförordningen)

1.   De tröskelvärden som avses i artikel 118 i budgetförordningen ska vara de som föreskrivs i direktiv 2004/18/EG för kontrakt om varor, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten.

2.   De tidsfrister som avses i artikel 118 i budgetförordningen ska anges närmare i artiklarna 152, 153 och 154.

Artikel 171

Period som ska förflyta före undertecknande av kontrakt

(Artikel 118 i budgetförordningen)

1.   Den upphandlande myndigheten får inte underteckna ett kontrakt eller ramavtal som omfattas av direktiv 2004/18/EG med den anbudsgivare som valts ut förrän efter en period av 14 kalenderdagar.

Denna period ska räknas från något av följande datum:

a)

Från den dag då meddelandena om tilldelning samtidigt sänds till de utvalda anbudsgivarna och de icke utvalda anbudsgivarna.

b)

I de fall kontraktet eller ramavtalet tilldelats genom ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling: från den dag meddelandet om tilldelning enligt artikel 123 offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning.

När fax eller elektroniska medel används för meddelandena enligt andra stycket led a ska den period som måste förflyta innan kontraktet får undertecknas vara tio kalenderdagar.

Om så är nödvändigt får den upphandlande myndigheten skjuta upp undertecknandet av kontraktet för ytterligare undersökningar om detta är motiverat på grundval av yrkanden eller anmärkningar från anbudsgivare eller anbudssökande vars anbud eller ansökningar inte antagits och som eventuellt anser sig vara förfördelade, eller på grundval av andra relevanta uppgifter som den upphandlande myndigheten fått del av. Dessa yrkanden, anmärkningar eller andra uppgifter måste inkomma inom den period som anges i första stycket. Om undertecknandet skjuts upp ska samtliga anbudssökande eller anbudsgivare underrättas inom tre dagar räknat från beslutet om att skjuta upp undertecknandet.

Utom i de fall som anges i punkt 2 ska alla kontrakt som undertecknas före utgången av den period som anges i första stycket vara ogiltiga.

Om kontraktet eller ramavtalet inte kan tilldelas den anbudsgivare som valts ut får den upphandlande myndigheten besluta att den anbudsgivare som lagt det näst bästa anbudet ska tilldelas kontraktet.

2.   Den period som anges i punkt 1 ska inte tillämpas i följande fall:

a)

Vid öppna, selektiva eller förhandlade förfaranden efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling där endast ett anbud lämnats in.

b)

Vid specifika kontrakt som utgör del av ett ramavtal.

c)

Vid förhandlade förfaranden som avses i artikel 134.1 c, 134.1 g iii, 134.1 h och 134.1 j.

Artikel 172

Eventuella bevis för rätten att delta i upphandlingar

(Artikel 119 i budgetförordningen)

I specifikationerna ska anges att anbudsgivare måste uppge i vilken stat de har sitt säte eller hemvist och bestyrka detta på det sätt som normalt krävs enligt deras nationella lagstiftning.

AVDELNING VI

BIDRAG

KAPITEL 1

Tillämpningsområde och form av bidrag

Artikel 173

Medlemsavgifter

(Artikel 121 i budgetförordningen)

De medlemsavgifter som avses i artikel 121.2 d i budgetförordningen ska vara belopp som betalas till organisationer där unionen är medlem, i enlighet med de budgetbeslut och betalningsvillkor som fastställs av organisationen i fråga.

Artikel 174

Överenskommelser och beslut rörande bidrag

(Artikel 121.1 i budgetförordningen)

1.   Bidrag ska omfattas av ett beslut eller av en skriftlig överenskommelse.

2.   Vid beslutet om vilket instrument som ska användas ska hänsyn tas till följande faktorer:

a)

Var mottagaren finns, inom eller utanför unionen.

b)

Graden av komplexitet respektive standardisering av innehållet i de åtgärder eller arbetsprogram som finansieras.

Artikel 175

Institutionernas utgifter för ledamöter

(Artikel 121 i budgetförordningen)

Institutionernas utgifter för ledamöter enligt artikel 121.2 a i budgetförordningen ska omfatta bidrag till sammanslutningar av nuvarande och före detta ledamöter i Europaparlamentet. Dessa bidrag ska handläggas i enlighet med Europaparlamentets interna administrativa bestämmelser.

Artikel 176

Åtgärder som kan bli föremål för bidrag

(Artikel 121 i budgetförordningen)

En åtgärd som kan bli föremål för bidrag i den mening som avses i artikel 121 i budgetförordningen ska vara klart angiven.

Åtgärder får inte delas upp för att kringgå finansieringsreglerna i denna förordning.

Artikel 177

Organisationer som arbetar för mål av allmänt unionsintresse

(Artikel 121 i budgetförordningen)

En organisation som arbetar för mål av allmänt unionsintresse kan vara

a)

antingen en organisation för utbildning, information, innovation, forskning, studier inom europeisk politik, främjande av medborgarskapet eller mänskliga rättigheter eller ett europeiskt standardiseringsorgan, eller

b)

en juridisk person som företräder organisationer utan vinstsyfte i medlemsstaterna, i kandidatländerna eller i de potentiella kandidatländerna och som arbetar för principer och en politik som omfattas av målen i fördragen.

Artikel 178

Partnerskap

(Artikel 121 i budgetförordningen)

1.   Särskilda bidrag för åtgärder och administrativa bidrag kan omfattas av ett rampartnerskap.

2.   Ett rampartnerskap kan inrättas som grund för ett långsiktigt samarbete mellan kommissionen och bidragsmottagare. Rampartnerskapet kan inrättas genom en överenskommelse eller ett beslut.

I överenskommelsen eller beslutet om partnerskap anges gemensamma mål, arten av planerade åtgärder antingen i form av punktinsatser eller inom ramen för ett godkänt årsarbetsprogram, hur särskilda bidrag ska beviljas i enlighet med principer och regler för förfaranden i denna avdelning samt allmänna rättigheter och skyldigheter för varje part enligt de särskilda överenskommelserna eller besluten.

Partnerskapet får inte vara längre än fyra år, utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom partnerskapets syfte.

Utanordnarna får inte missbruka överenskommelser eller beslut om rampartnerskap eller använda dem på ett sätt som avser att bryta mot principerna om insyn och lika behandling av de sökande eller som medför att dessa principer inte följs.

3.   Rampartnerskap ska likställas med bidrag med avseende på programplanering, offentliggörande på förhand och tilldelning.

4.   De särskilda bidrag som bygger på överenskommelser eller beslut om rampartnerskap ska beviljas enligt förfarandena i nämnda överenskommelser eller beslut och med iakttagande av principerna i denna avdelning.

De ska publiceras i efterhand enligt artikel 191.

Artikel 179

Elektroniska system för utbyte

(Artikel 121.1 i budgetförordningen)

1.   Allt utbyte med bidragsmottagare, inklusive ingående av bidragsöverenskommelser, anmälan av bidragsbeslut och alla ändringar av dem får ske via elektroniska system för utbyte som inrättas av kommissionen.

2.   Dessa system ska uppfylla följande krav:

a)

Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.

b)

Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.

c)

Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.

d)

Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.

e)

Handlingarnas integritet ska bevaras.

f)

Handlingarna ska förbli tillgängliga.

g)

I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.

h)

Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.

3.   Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.

En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.

Den identifiering som avses i punkt 2 b ska utgöra ett undertecknande av den aktuella handlingen, och ska ha samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift.

Artikel 180

Bidragsöverenskommelsernas och bidragsbeslutens innehåll

(Artikel 122 i budgetförordningen)

1.   I bidragsöverenskommelsen ska åtminstone anges följande:

a)

Syftet med överenskommelsen.

b)

Bidragsmottagaren.

c)

Dess löptid, dvs.

i)

startdatum, och

ii)

de subventionerade åtgärdernas startdatum och löptid.

d)

Det högsta beloppet av unionsfinansiering uttryckt i euro och formen av bidrag, där så är lämpligt kompletterade med uppgifter om

i)

de sammanlagda stödberättigande kostnaderna för åtgärden eller arbetsprogrammet och den finansieringssats som ska tillämpas på de stödberättigande kostnaderna,

ii)

hur enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser enligt artikel 123 b, c och d i budgetförordningen har fastställts,

iii)

en kombination av de uppgifter som anges i led i och ii i denna punkt.

e)

En beskrivning av den åtgärd eller, vid administrativt bidrag, det arbetsprogram som godkänts för detta budgetår av utanordnaren tillsammans med en beskrivning av de resultat som förväntas av genomförandet av åtgärden eller arbetsprogrammet.

f)

De allmänna villkor som gäller för alla överenskommelser av samma typ, särskilt uppgift om att mottagaren godtar kontroller och revisioner utförda av kommissionen, Olaf och revisionsrätten.

g)

Den beräknade totala budgeten för åtgärden eller arbetsprogrammet.

h)

Om genomförandet av åtgärden kräver upphandling: de principer som avses i artikel 209 eller de regler som mottagaren måste följa.

i)

Bidragsmottagarens skyldigheter, särskilt följande:

i)

I fråga om sund ekonomisk förvaltning och verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter ska det fastställas delmål för när dessa rapporter ska lämnas in.

ii)

När det gäller överenskommelser mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska det anges vilka särskilda skyldigheter, om sådana finns, som vilar på samordnaren respektive på övriga stödmottagare gentemot samordnaren; mottagarnas ansvar för belopp som de är skyldiga kommissionen ska också anges.

j)

Former och tidsfrister för rapporternas godkännande och utbetalningar från kommissionen.

k)

I förekommande fall, uppgifter om de bidragsberättigande kostnaderna för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet, eller om den finansiering enligt enhetskostnad, enhetsbelopp eller schablonsats som avses i artikel 123 i budgetförordningen.

l)

Bestämmelser om att det ska visas offentligt att unionen har gett ett finansiellt bidrag, utom i de vederbörligen motiverade fall där detta inte är möjligt eller lämpligt.

I de allmänna villkor som avses i första stycket led f ska minst följande anges:

i)

Att bidragsöverenskommelsen regleras av unionslagstiftningen, där så är nödvändigt kompletterad med nationell rätt, vilken det i så fall ska hänvisas till i överenskommelsen. Undantag kan göras i överenskommelser som slutits med internationella organisationer.

ii)

Vilken domstol eller vilket skiljedomsorgan som har behörighet att avgöra tvister.

2.   Bidragsöverenskommelsen kan innehålla bestämmelser om formerna och tidsfristerna för att avbryta utbetalningarna eller avsluta bidragsöverenskommelsen i enlighet med artikel 135 i budgetförordningen.

3.   I de fall som avses i artikel 178 ska överenskommelsen eller beslutet om rampartnerskap innehålla de upplysningar som avses i punkt 1 a, b, c i, f samt h–j och l i denna artikel.

Den särskilda bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska innehålla den information som avses i punkt 1 första stycket led a–e, g och k och, vid behov, led i.

4.   Bidragsöverenskommelser får bara ändras skriftligen. Sådana ändringar, inbegripet sådana som syftar till att lägga till eller ta bort en bidragsmottagare, får inte syfta eller leda till att överenskommelserna ändras på ett sätt som kan medföra att beslutet om att bevilja bidraget ifrågasätts eller att bidragsmottagarna behandlas olika.

5.   Punkterna 1, 2, 3 och 4 ska i tillämpliga delar gälla även för bidragsbeslut.

Vissa av de uppgifter som avses i punkt 1 får anges i meddelandet om ansökningsomgång eller i därtill hörande handlingar i stället för i bidragsbeslutet.

Artikel 181

Former av bidrag

(Artikel 123 i budgetförordningen)

1.   Bidrag i den form som avses i artikel 123.1 a i budgetförordningen ska beräknas på grundval av de stödberättigande kostnader som stödmottagaren faktiskt ådragit sig, med utgångspunkt från en preliminär budget som inlämnats tillsammans med förslaget och som ingår i bidragsbeslutet eller bidragsöverenskommelsen.

2.   Enhetskostnader som avses i artikel 123.1 b i budgetförordningen ska omfatta alla eller vissa specifika kategorier av stödberättigande kostnader som på förhand är identifierade genom hänvisning till ett belopp per enhet.

3.   Enhetsbelopp som avses i artikel 123.1 c i budgetförordningen ska genom ett övergripande bidrag täcka alla eller vissa specifika kategorier av stödberättigande kostnader som på förhand är identifierade.

4.   Finansiering till schablonsats enligt artikel 123.1 d i budgetförordningen ska täcka specifika kategorier av på förhand identifierade stödberättigande kostnader genom tillämpning av en procentsats.

Artikel 182

Enhetsbelopp, enhetskostnader och finansiering till schablonsats

(Artikel 124 i budgetförordningen)

1.   Tillståndet att använda enhetsbelopp, enhetskostnader eller den finansiering till schablonsats som avses i artikel 124.1 i budgetförordningen ska gälla under den tid som programmet pågår. Tillståndet kan förnyas om viktiga förändringar behövs. Uppgifter och belopp ska regelbundet bedömas, och där så är lämpligt ska enhetsbeloppen, enhetskostnaderna eller finansieringen till schablonsats justeras.

Om kommissionen sluter en överenskommelse med flera olika mottagare ska det tak som avses i artikel 124.1 andra stycket i budgetförordningen tillämpas per bidragsmottagare.

2.   Bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska innehålla alla bestämmelser som krävs för att garantera att villkoren för utbetalning av bidrag grundade på schablonsats, enhetskostnader eller enhetsbelopp är uppfyllda.

3.   Bidrag grundade på enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser ska inte påverka rätten till tillgång till bidragsmottagarnas lagstadgade bokföring för de ändamål som avses i punkt 1 första stycket samt i artikel 137.2 i budgetförordningen.

4.   Om det vid en kontroll i efterhand konstateras att den händelse som skulle berättiga till utbetalningen inte har ägt rum och en felaktig utbetalning således har gjorts till bidragsmottagaren genom enhetsbelopp, enhetskostnader eller finansiering till schablonsats ska kommissionen ha rätt att återkräva hela bidragsbeloppet utan att det påverkar de påföljder som anges i artikel 109 i budgetförordningen.

KAPITEL 2

Principer

Artikel 183

Samfinansieringsprincipen

(Artikel 125.3 i budgetförordningen)

1.   Enligt principen om samfinansiering får de medel som behövs för att genomföra åtgärden eller arbetsprogrammet inte täckas helt av unionens bidrag.

Samfinansieringen kan utgöras av bidragsmottagarens egna medel, inkomster från åtgärden eller arbetsprogrammet eller finansiella bidrag eller bidrag in natura från tredje part.

2.   Med bidrag in natura ska avses icke-finansiella resurser som ställs till förfogande kostnadsfritt av tredje part till bidragsmottagaren.

Artikel 184

Regeln om icke-vinst

(Artikel 125.5 i budgetförordningen)

Finansiella bidrag från tredje part som kan användas av bidragsmottagaren för att täcka andra kostnader än dem som är bidragsberättigande enligt unionen och som inte behöver återbetalas till tredje part om de inte har använts under åtgärdens eller arbetsprogrammets löptid ska inte betraktas som finansiella bidrag som givaren specifikt tilldelat för finansieringen av de bidragsberättigande kostnaderna enligt artikel 125.5 i budgetförordningen.

Artikel 185

Bidrag till låga belopp

(Artikel 125.4 i budgetförordningen)

Som bidrag till låga belopp ska räknas bidrag som inte överstiger 60 000 euro.

Artikel 186

Tekniskt bistånd

(Artiklarna 101 och 125 i budgetförordningen)

Tekniskt bistånd ska avse stöd och kapacitetsuppbyggnad som är nödvändiga för genomförandet av ett program eller en åtgärd, särskilt i samband med förberedelser, förvaltning, övervakning, utvärdering, revision och kontroll.

Artikel 187

Stödberättigande kostnader

(Artikel 126.3 c i budgetförordningen)

Mervärdesskatt ska betraktas som icke-återvinningsbar enligt tillämplig nationell mervärdesskattelagstiftning om den enligt den nationella lagstiftningen kan hänföras till någon av följande verksamheter:

a)

Verksamhet som är undantagen från mervärdesskatt och där det inte finns någon avdragsrätt.

b)

Verksamhet som faller utanför tillämpningsområdet för mervärdesskatt.

c)

Verksamhet som avses i a eller b för vilka mervärdesskatten inte är avdragsgill men återbetalas genom särskilda ordningar för återbäring eller kompensationsfonder som inte täcks av direktiv 2006/112/EG, även om denna ordning eller fond har inrättats genom nationell mervärdesskattelagstiftning.

Mervärdesskatt som gäller verksamhet som tas upp i artikel 13.2 i direktiv 2006/112/EG ska betraktas som en betalning från en bidragsmottagare som inte hör till de kategorier av icke beskattningsbara personer som definieras i artikel 13.1 första stycket samma direktiv, oavsett om verksamheten av den berörda medlemsstaten betraktas som utförd av ett offentligrättsligt organ i dess egenskap av offentlig myndighet.

Artikel 188

Programplanering

(Artikel 128 i budgetförordningen)

1.   Ett årligt arbetsprogram ska på bidragsområdet utarbetas av varje ansvarig utanordnare. Arbetsprogrammet ska antas av den berörda institutionen och offentliggöras på dess bidragswebbplats så snart som möjligt, och inte senare än den 31 mars genomförandeåret.

Arbetsprogrammet ska innehålla uppgifter om den period som täcks, i förekommande fall grundläggande rättsakt, mål som ska uppnås, förväntade resultat, vägledande tidsplan för meddelanden om ansökningsomgångar med ungefärliga belopp, samt högsta tillåtna samfinansieringssats.

För att beslutet om att anta arbetsprogrammet ska betraktas som finansieringsbeslut för bidragen under det berörda året, ska arbetsprogrammet också innehålla de uppgifter som avses i artikel 94.

2.   Alla betydande ändringar av arbetsprogrammet ska också antas och offentliggöras på samma sätt enligt villkoren i punkt 1.

Artikel 189

Innehåll i meddelandena om ansökningsomgångar

(Artikel 128 i budgetförordningen)

1.   Meddelandena om ansökningsomgångar ska innehålla information om följande:

a)

Målsättning.

b)

Kriterier för stödberättigande, uteslutning, urval och tilldelning enligt vad som anges i artiklarna 131 och 132 i budgetförordningen samt därtill knutna styrkande handlingar.

c)

Bestämmelser för unionsfinansieringen.

d)

Former och sista inlämningsdag för förslag och planerat datum för när alla de sökande kommer att underrättas om resultatet av bedömningen av deras ansökningar, samt vägledande datum för undertecknande av bidragsöverenskommelser eller anmälan av bidragsbeslut.

2.   Meddelandena om ansökningsomgångar ska offentliggöras på unionsinstitutionernas webbplats, och utöver offentliggörandet på internet via något annat lämpligt medium, inklusive Europeiska unionens officiella tidning, om detta är nödvändigt för att ge ytterligare spridning bland potentiella stödmottagare. De får offentliggöras från och med antagandet av det finansieringsbeslut som avses i artikel 84 i budgetförordningen, även under det år som föregår utnyttjandet av de aktuella budgetanslagen. Eventuella ändringar av innehållet i ett meddelande om ansökningsomgång ska offentliggöras enligt samma villkor som det ursprungliga meddelandet om ansökningsomgång.

Artikel 190

Bidrag som kan beviljas utan meddelande om ansökningsomgång

(Artikel 128 i budgetförordningen)

1.   Bidrag kan endast beviljas utan ansökningsomgång i följande fall:

a)

Vid humanitära hjälpåtgärder och civilskyddsinsatser eller krishanteringsstöd som avses i punkt 2.

b)

I andra fall där det kan styrkas att det föreligger synnerlig brådska.

c)

Till organisationer som rättsligt eller de facto innehar ett monopol, vilket vederbörligen ska motiveras i tilldelningsbeslutet.

d)

Till organ som utsetts till bidragsmottagare enligt en grundläggande rättsakt i den mening som avses i artikel 54 i budgetförordningen eller till organ utsedda av medlemsstaterna som verkar under deras ansvar när dessa medlemsstater i den grundläggande rättsakten anges som mottagare av ett bidrag.

e)

Inom området för forskning och teknisk utveckling, förutsatt att denna möjlighet anges i den grundläggande rättsakten och åtgärden i fråga inte faller inom definitionen för en befintlig ansökningsomgång: till organ som anges i det årliga arbetsprogram som avses i artikel 128 i budgetförordningen.

f)

I fråga om åtgärder som på grund av sin särskilda beskaffenhet måste genomföras av en viss typ av organ därför att de kräver särskild teknisk kompetens, hög grad av specialisering eller administrativa befogenheter, och förutsatt att åtgärderna i fråga inte faller inom ramen för ett meddelande om ansökningsomgång.

Sådana omständigheter som avses i första stycket led f ska klart redovisas i beslutet om tilldelning.

2.   Med krissituationer förstås, vad gäller tredje land, situationer som utgör en omedelbar eller överhängande risk att trappas upp till väpnad konflikt eller att destabilisera landet. Krissituationer ska också förstås som situationer som framkallats av naturkatastrofer eller av katastrofer orsakade av människor, exempelvis krig och andra konflikter, eller av extraordinära omständigheter med jämförbara verkningar som kan ha att göra bland annat med klimatförändring, miljöförstöring, bruten tillgång till energi och naturresurser eller extrem fattigdom.

Artikel 191

Efterhandspublicering

(Artikel 128 i budgetförordningen)

1.   Information om bidrag som beviljas under ett budgetår ska offentliggöras i enlighet med artikel 21.

2.   Efter offentliggörandet enligt punkt 1 ska kommissionen, om Europaparlamentet och rådet begär det, översända dem med en rapport om

a)

antalet sökande under det gångna året,

b)

antal och procentandel godtagna ansökningar per meddelande om ansökningsomgång,

c)

förfarandets genomsnittliga längd från den sista ansökningsdagen till tilldelningen av ett bidrag,

d)

antal bidrag samt belopp för de fall under det gångna året där man gjort undantag från kravet på offentliggörande i efterhand enligt artikel 21.4.

Artikel 192

Information till de sökande

(Artikel 128 i budgetförordningen)

Kommissionen ska lämna information och ge råd till de sökande genom att

a)

fastställa normer för ansökningsblanketter för bidrag av liknande typ samt se till att ansökningsblanketterna inte blir svårbegripliga eller onödigt omfattande,

b)

ge information till potentiella sökande, bland annat genom att anordna seminarier och distribuera handböcker,

c)

permanent bevara uppgifter om mottagarna i det register över juridiska personer som avses i artikel 63.

Artikel 193

Finansiering via skilda budgetrubriker

(Artikel 129 i budgetförordningen)

En åtgärd kan finansieras gemensamt via skilda budgetrubriker av olika behöriga utanordnare.

Artikel 194

Retroaktivitet för finansiering vid synnerlig brådska och krishantering

(Artikel 130 i budgetförordningen)

Inom tillämpningsområdet för artikel 130.1 i budgetförordningen ska utgifter som en bidragsmottagare ådrar sig innan ansökan inlämnats berättiga till stöd från unionen på följande villkor:

a)

Skälen till ett sådant undantag har vederbörligen underbyggts i finansieringsbeslutet.

b)

Finansieringsbeslutet och bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska uttryckligen fastställa ett datum för stödberättigande som föregår det datum då bidragsansökan lämnades in.

Artikel 195

Inlämnande av bidragsansökningar

(Artikel 131 i budgetförordningen)

1.   Formerna för att sända in bidragsansökningar ska fastställas av den behöriga utanordnaren, som således får besluta om den metod som ska användas. Ansökningar om bidrag får sändas in antingen via post eller i elektroniskt format.

De kommunikationsmetoder som väljs ska vara icke-diskriminerande och får inte leda till att de sökandes tillträde till tilldelningsförfarandet inskränks.

De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:

a)

Varje ansökan ska innehålla alla de uppgifter som är nödvändiga för att den ska kunna bedömas.

b)

Uppgifternas integritet ska bevaras.

c)

Den sekretess som gäller för ansökningarna ska bevaras.

d)

Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.

För tillämpningen av tredje stycket led c får den behöriga utanordnaren inte ta del av innehållet i ansökningarna förrän den tidsfrist som är fastställd för insändandet av dem har löpt ut.

Den behöriga utanordnaren får kräva att elektroniska ansökningar är försedda med en sådan avancerad elektronisk signatur som avses i Europaparlamentets och rådets direktiv 1999/93/EG (19).

2.   Om den behöriga utanordnaren tillåter elektroniskt inlämnande av ansökningar, ska de verktyg som används, liksom de tekniska krav som är kopplade till dessa, vara av icke-diskriminerande natur, allmänt tillgängliga och kompatibla med informations- och kommunikationsprodukter som är i allmänt bruk. Information om de specifikationer som är nödvändiga för överföringen av ansökningarna, inbegripet kryptering, ska finnas tillgänglig för de sökande.

Systemet för mottagning av elektroniska ansökningar ska dessutom vara utformat så att säkerhets- och sekretesskraven alltid uppfylls. De ska också garantera att tid och dag för mottagandet av ansökningarna kan fastställas exakt.

3.   En ansökan i skriftlig form kan lämnas på något av följande sätt:

a)

Via post eller budföretag, varvid det i meddelandet om ansökningsomgång ska anges att det datum som räknas ska vara avsändningsdag enligt poststämpel eller inlämningskvitto.

b)

På platsen vid den ansvariga institutionen, antingen av den sökande själv eller genom ett ombud, varvid det i meddelandet om ansökningsomgång ska anges till vilken avdelning ansökan ska lämnas in mot ett undertecknat och daterat mottagningsbevis.

KAPITEL 3

Förfarande för beviljande

Artikel 196

Bidragsansökningarnas innehåll

(Artikel 131 i budgetförordningen)

1.   Ansökningarna ska göras på den ansökningsblankett som fastställts enligt gemensamma normer i enlighet med i artikel 192 a, och som tillhandahålls av den behöriga utanordnaren i enlighet med kriterierna i grundrättsakten och i meddelandet om ansökningsomgång.

De styrkande handlingar som avses i artikel 131.3 andra stycket i budgetförordningen får särskilt innehålla inkomst- och utgiftsredovisningen samt balansräkningen för det senaste räkenskapsår för vilket räkenskaperna avslutats.

2.   Den beräknade budgeten för åtgärden eller det arbetsprogram som bifogas ansökan ska vara upprättad så att inkomster och utgifter är i jämvikt, med förbehåll för avsättningar för oförutsedda utgifter eller eventuella växelkursvariationer som kan tillåtas i vederbörligen motiverade fall; budgeten ska innehålla uppgift om de beräknade stödberättigande kostnaderna för åtgärden eller arbetsprogrammet.

3.   Om en ansökan avser bidrag för en åtgärd där kostnaden överstiger 750 000 euro eller administrativa bidrag som överstiger 100 000 euro ska en extern revisionsrapport som sammanställts av en auktoriserad revisor lämnas in. Rapporten ska bestyrka räkenskaperna för det senaste tillgängliga räkenskapsåret.

Första stycket är endast tillämpligt på den första ansökan som lämnas in av en bidragsmottagare till en behörig utanordnare under ett givet budgetår.

Vid överenskommelser mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska de beloppsgränser som anges i första stycket vara tillämpliga per bidragsmottagare.

Vid partnerskap enligt artikel 178 ska den revisionsrapport som avses i denna punkt första stycket omfatta de två senaste tillgängliga räkenskapsåren, och ska lämnas in innan överenskommelsen om rampartnerskap undertecknas eller beslutet om rampartnerskap anmäls.

Den behöriga utanordnaren får utifrån en riskbedömning besluta att avstå från det krav på revisionsrapport som avses i första stycket när det gäller utbildningsanstalter och – vid överenskommelser med flera mottagare – när det gäller mottagare som har accepterat att vara solidariskt ansvariga eller mottagare som inte bär något ekonomiskt ansvar.

Första stycket ska inte tillämpas på offentliga organ eller på de internationella organisationer som avses i artikel 43.

4.   Den sökande ska ange källa och belopp för unionsbidrag som tagits emot eller sökts för samma åtgärd, eller delar av den, eller för adminstrativ drift kopplad till åtgärden under samma budgetår, samt alla andra bidrag som tagits emot eller sökts för samma åtgärd.

Artikel 197

Bevis på att skäl för uteslutning inte föreligger

(Artikel 131 i budgetförordningen)

De sökande ska försäkra på heder och samvete att de inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1 och 107 i budgetförordningen, utom i de fall som anges i artikel 131.4 a och b i budgetförordningen. Den behöriga utanordnaren får på grundval av sin riskbedömning också kräva att de valda sökandena lägger fram bevis enligt artikel 143. Om den behöriga utanordnaren begär det ska valda sökande lägga sådana bevis, förutom i fall där den behöriga utanordnaren på objektiva grunder medger att detta är omöjligt eller om sådana bevis redan har inlämnats i samband med ett annat bidrags- eller upphandlingsförfarande, under förutsättning att handlingarna inte är mer än ett år gamla räknat från den dag då de utfärdades och att de fortfarande är giltiga.

Artikel 198

Sökande som inte har någon rättskapacitet

(Artikel 131 i budgetförordningen)

Om den som ansöker om bidrag inte har någon rättskapacitet enligt bestämmelsen i artikel 131.2 i budgetförordningen ska de som företräder den sökande bevisa att de har befogenhet att ingå rättsliga förpliktelser på den sökandes vägnar och att den sökande har en ekonomisk och operativ kapacitet som är likvärdig med en juridisk persons.

Artikel 199

Juridiska personer som utgör en sökande

(Artikel 131 i budgetförordningen)

Om flera juridiska personer uppfyller villkoren för att ansöka om bidrag och tillsammans formar en enda juridisk person, får den behöriga utanordnaren behandla denna juridiska person som en enda sökande, under förutsättning att det i ansökan anges vilka enheter som deltar i den föreslagna åtgärden eller det föreslagna arbetsprogrammet som del av den sökande.

Artikel 200

Ekonomiska och administrativa påföljder

(Artikel 131 i budgetförordningen)

Ekonomiska och administrativa påföljder kan komma att tillämpas på sökande som lämnat felaktiga uppgifter eller begått väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, i enlighet med artikel 145.

Sådana ekonomiska och administrativa påföljder får också åläggas mottagare som brutit mot sina kontraktsenliga skyldigheter.

Artikel 201

Kriterier för stödberättigande

(Artikel 131 i budgetförordningen)

1.   Kriterierna för bidragsberättigande ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång.

2.   Rätten att delta i en ansökningsomgång ska bygga på kriterierna för stödberättigande. Kriterierna ska utformas med vederbörlig hänsyn till åtgärdens syfte och principerna om insyn, öppenhet och icke-diskriminering.

Artikel 202

Urvalskriterier

(Artikel 132.1 i budgetförordningen)

1.   Urvalskriterierna ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång och ska möjliggöra en bedömning av den bidragssökandes ekonomiska och operativa förmåga att genomföra den åtgärd eller det arbetsprogram som föreslagits.

2.   Den sökande måste ha stabila finansieringskällor i tillräcklig omfattning för att fortsätta sin verksamhet under hela åtgärden eller det subventionerade verksamhetsåret och, om nödvändigt, själv delta i finansieringen av den. Den sökande måste förfoga över den yrkeskompetens och de yrkeskvalifikationer som krävs för att genomföra de föreslagna åtgärderna eller arbetsprogrammen, om inte annat beslutats i grundrättsakten.

3.   Bedömningen av den ekonomiska och operativa förmågan ska främst bygga på en analys av de styrkande handlingar som avses i artikel 196 och som begärts av den behöriga utanordnaren i meddelandet om ansökningsomgång.

Om inga styrkande handlingar har krävts i meddelandet om ansökningsomgång och om den behöriga utanordnaren har tvivel om sökandes ekonomiska eller tekniska kapacitet ska han eller hon kräva att de lägger fram lämpliga handlingar för att styrka sådan kapacitet.

Vid fall av sådana partnerskap som avses i artikel 178 ska denna bedömning göras innan överenskommelsen om rampartnerskap undertecknas eller beslutet om rampartnerskap anmäls.

Artikel 203

Tilldelningskriterier

(Artikel 132.2 i budgetförordningen)

1.   Tilldelningskriterierna ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång.

2.   Tilldelningskriterierna ska göra det möjligt att bevilja bidrag antingen till åtgärder som maximerar den sammantagna verkan hos det unionsprogram vars genomförande de ska säkra eller till organ vars arbetsprogram avser att uppnå samma resultat. Kriterierna ska vidare formuleras på ett sätt som säkrar en god förvaltning av unionsmedlen.

De ska tillämpas på ett sådant sätt att de projekt eller arbetsprogram väljs ut som kan garantera kommissionen att målsättningen och prioriteringarna respekteras och att finansieringen från unionen framgår tydligt.

3.   Tillämpningskriterierna ska fastställas på ett sådant sätt så att det senare ska vara möjligt att göra en utvärdering.

Artikel 204

Bedömning av ansökningar och tilldelning av bidragen

(Artikel 133 i budgetförordningen)

1.   Den behöriga utanordnaren ska utse en kommitté som bedömer förslagen, såvida inte kommissionen beslutar något annat inom ramen för sektorsspecifika program.

Kommittén ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen, varvid dessa enheter inbördes ska sakna hierarkisk koppling. För att risken för intressekonflikt ska undvikas, ska kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 57 i budgetförordningen.

I de representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 i denna förordning och i de delegerade organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen och som inte har distinkta enheter är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.

Externa experter kan biträda kommittén efter beslut av den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa experter uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.

2.   Den behöriga utanordnaren ska där så är lämpligt dela upp processen i flera steg. Reglerna för förfarandet ska anges i meddelandet om ansökningsomgång.

Om det anges i meddelandet om en ansökningsomgång att inlämnandet av ansökningar ska ske i två steg, ska endast de vars ansökningar uppfyller urvalskriterierna i det första steget uppmanas att lämna in fullständiga ansökningar i det andra steget.

Om det i ansökningsomgången anges att bedömningen ska ske genom ett förfarande i två steg ska enbart de förslag som godkänns i det första steget, på grundval av en bedömning mot ett begränsat antal kriterier, genomgå fortsatt bedömning.

Sökande vars förslag inte antagits i något av stegen ska informeras om detta i enlighet med artikel 133.3 i budgetförordningen.

Varje steg i utvärderingsprocessen måste vara väl avgränsat från de föregående.

Samma dokument och information får inte krävas från de sökande flera gånger under samma process.

3.   Utvärderingskommittén eller, där så är lämpligt, den behöriga utanordnaren får uppmana en sökande att lägga fram ytterligare upplysningar eller att klargöra uppgifter i de styrkande handlingar som lagts fram i samband med ansökan, förutsatt att sådana upplysningar eller förtydliganden inte väsentligt ändrar förslaget. I enlighet med artikel 96 i budgetförordningen får utvärderingskommittén eller den behöriga utanordnaren – i fall av uppenbara skrivfel – avstå från att göra detta endast i vederbörligen motiverade fall. Utanordnaren ska på lämpligt sätt registrera alla kontakter med de sökande under förfarandets gång.

4.   När utvärderingskommittén har slutfört sin uppgift ska medlemmarna underteckna ett protokoll över de förslag den gått igenom, bedöma deras kvalitet och peka ut dem som skulle kunna beviljas finansiering. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.

Om så krävs ska man i detta protokoll rangordna de bedömda förslagen och lämna rekommendationer om det högsta belopp som får beviljas samt om eventuella icke väsentliga justeringar av bidragsansökan.

Protokollet ska behållas som referensmaterial.

5.   Den behöriga utanordnaren kan be en sökande att justera sin ansökan mot bakgrund av utvärderingskommitténs rekommendationer. Den behöriga utanordnaren ska på lämpligt sätt dokumentera kontakterna med de sökande under förfarandet.

Den behöriga utanordnaren ska därefter fatta sitt beslut, vilket minst ska innehålla följande:

a)

Syftet med bidraget och dess totala belopp.

b)

Mottagarnas namn, benämningen på åtgärden, beloppen och skälen till valet, även i de fall detta skiljer sig från utvärderingskommitténs yttrande.

c)

Namnen på sökande som avvisats och skälen till att de avvisats.

6.   Punkterna 1, 2 och 4 i denna artikel är inte obligatoriska för bidrag som beviljas enligt artikel 190 i denna förordning eller artikel 125.7 i budgetförordningen.

Artikel 205

Information till de sökande

(Artikel 133 i budgetförordningen)

För de ansökningar som inte valts ut ska de sökande snarast möjligt underrättas om resultatet av bedömningen av deras ansökan; detta ska i alla händelser ske inom 15 dagar efter det att information har skickats till de sökande som valts ut.

KAPITEL 4

Betalning och kontroll

Artikel 206

Säkerheter vid förfinansiering

(Artikel 134 i budgetförordningen)

1.   För att begränsa de ekonomiska risker som är förenade med utbetalningar av förfinansiering får den behöriga utanordnaren utifrån en riskbedömning antingen kräva att mottagaren i förväg ställer en säkerhet på upp till samma belopp som förfinansieringen, utom om det gäller bidrag till låga belopp, eller dela upp betalningen i flera delbetalningar.

2.   När det ställs krav på en säkerhet ska den bedömas och godkännas av den behöriga utanordnaren.

Säkerheten ska täcka en tillräckligt lång period för att kunna åberopas.

3.   Säkerheten ska ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut som är etablerat i någon av medlemsstaterna. Om mottagaren är etablerad i ett tredjeland kan den behöriga utanordnaren godta att en bank eller ett finansinstitut som är etablerat i samma land ställer motsvarande säkerhet, om han eller hon anser att denna innebär en garanti och har egenskaper likvärdiga med dem hos säkerheter ställda av banker och finansinstitut etablerade i en medlemsstat.

Den säkerhet som avses i första stycket kan på mottagarens begäran ersättas av en proprieborgen av tredje man eller av en oåterkallelig och ovillkorlig solidarisk säkerhet av mottagarna inom en åtgärd som är parter i samma bidragsöverenskommelse, om den behöriga utanordnaren godtar det.

Säkerheten ska ställas i euro.

Den ska innebära att finansinstitutet, tredje man eller övriga bidragsmottagare ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för bidragsmottagarens fullgörande av sina förpliktelser.

4.   Säkerheten ska lösgöras i takt med att förfinansieringen regleras, genom att den räknas av från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till bidragsmottagaren, i enlighet med villkoren i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.

Artikel 207

Styrkande handlingar för begäran om utbetalning

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1.   För varje bidrag kan förfinansieringen delas upp i delbetalningar i överensstämmelse med sund ekonomisk förvaltning.

För att hela den nya förfinansieringen ska kunna betalas ut måste minst 70 % av eventuella tidigare förfinansieringsbelopp ha förbrukats.

Om mindre än 70 % av den tidigare utbetalningen utnyttjats sätts delutbetalningen ned med det belopp som inte utnyttjas vid den tidigare utbetalningen.

En sammanställning av de utgifter mottagaren ådragit sig ska styrka begäran om ny utbetalning.

2.   Bidragsmottagaren ska försäkra på heder och samvete att uppgifterna i ansökningarna om utbetalningar är fullständiga, tillförlitliga och rättvisande, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 110. Bidragsmottagaren ska också försäkra att de kostnader som uppstår kan anses vara bidragsberättigande enligt bestämmelserna i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet samt att kostnadsredovisningarna har stöd i styrkande handlingar som går att kontrollera.

3.   Ett intyg om redovisningarna och de underliggande räkenskaperna för åtgärden eller arbetsprogrammet, utförd av en extern auktoriserad revisor eller en behörig och oberoende tjänsteman om det gäller offentliga organ, får begäras av den behöriga utanordnaren för alla utbetalningar på grundval av hans eller hennes riskbedömning. Intyget ska bifogas begäran om utbetalning. I enlighet med en metod som godkänts av den behöriga utanordnaren och på grundval av överenskomna förfaranden som uppfyller internationella normer ska intyget styrka att de kostnader som uppges i mottagarens redovisning och som begäran om utbetalning grundar sig på är faktiska, korrekt angivna och stödberättigande enligt bestämmelserna i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.

I specifika och vederbörligen motiverade fall kan den behöriga utanordnaren begära intyget som ett yttrande eller i annan form i överensstämmelse med internationella normer.

Intyget om redovisningarna och de underliggande räkenskaperna ska i följande fall vara obligatoriskt vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar:

a)

Bidrag för en åtgärd där det beviljade beloppet i den form som anges i artikel 123.1 a i budgetförordningen är 750 000 euro eller mera, om de sammanlagda begärandena om utbetalning enligt den formen uppgår till minst 325 000 euro.

b)

Administrativa bidrag för vilka det beviljade beloppet i den form som anges i artikel 123.1 a i budgetförordningen är 100 000 eller mer.

Den behöriga utanordnaren får emellertid efter en riskbedömning undanta följande kategorier från skyldigheten att lämna in ett sådant intyg om redovisningar och underliggande räkenskaper:

a)

Offentliga organ och internationella organisationer som avses i artikel 43.

b)

Mottagare av humanitärt bistånd, av brådskande civilskyddsinsatser och av bidrag för hantering av krissituationer, utom vid slutbetalning.

c)

Vid slutbetalningar, mottagare av humanitärt bistånd som har undertecknat en överenskommelse om rampartnerskap eller anmält ett beslut om rampartnerskap enligt artikel 178, under förutsättning att det finns ett kontrollsystem som ger motsvarande garantier för dessa betalningar.

d)

Mottagare av flera olika bidrag som har framlagt intyg eller motsvarande från oberoende tredje part som ger en motsvarande visshet om de kontrollsystem och metoder som används vid förberedelserna av deras ansökningar.

Den behöriga utanordnaren får även göra undantag från skyldigheten att lämna intyg om redovisningar och underliggande räkenskaper om en revision har utförts eller kommer att utföras direkt av kommissionens egen personal eller av ett organ som har befogenhet att utföra den på kommissionens vägnar, på ett sätt som ger motsvarande garantier angående de deklarerade kostnaderna.

Då det finns en överenskommelse mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska beloppsgränserna i tredje stycket led a och b vara tillämpliga per bidragsmottagare.

4.   På grundval av sin riskbedömning får den behöriga utanordnaren för alla utbetalningar begära ett intyg från en operativ kontroll utförd av en oberoende tredje part som den behöriga utanordnaren godkänt. På begäran av den behöriga utanordnaren ska intyget bifogas begäran om utbetalning, och de motsvarande kostnaderna ska vara bidragsberättigande på samma villkor som kostnader för revisionsintyg enligt artikel 126 i budgetförordningen. Av intyget ska framgå att den operativa kontrollen genomförts enligt en metod som den behöriga utanordnaren godkänt, och det ska också framgå om åtgärden eller arbetsprogrammet verkligen genomförts enligt villkoren i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.

Artikel 208

Beslut om att avbryta och minska bidrag

(Artikel 135 i budgetförordningen)

1.   Bidragsöverenskommelsens eller bidragsbeslutets genomförande, utbetalningar eller bidragsmottagares deltagande i genomförandet av dem kan avbrytas för att verifiera huruvida misstänkta väsentliga fel, oriktigheter, bedrägerier eller brott mot skyldigheter faktiskt har ägt rum. Om misstankarna inte bekräftas ska genomförandet återupptas snarast möjligt.

2.   Om den överenskomna åtgärden eller arbetsprogrammet inte genomförts korrekt, eller genomförts bristfälligt, endast delvis eller för sent ska den behöriga utanordnaren, förutsatt att bidragsmottagaren getts tillfälle att lämna sina synpunkter, antingen minska eller återkräva bidraget i proportion till hur långt förfarandet har hunnit.

KAPITEL 5

Genomförande

Artikel 209

Upphandling i samband med genomförandet

(Artikel 137 i budgetförordningen)

1.   Utan att detta påverkar tillämpningen av direktiv 2004/18/EG ska bidragsmottagarna – i de fall genomförandet av åtgärden eller arbetsprogrammet kräver en upphandling – anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt eller, om så är lämpligt, anlita den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset, och samtidigt se till att intressekonflikter undviks.

2.   Om genomförandet av åtgärderna eller arbetsprogrammet kräver en upphandling där kontraktsvärdet överstiger 60 000 euro får utanordnaren kräva att mottagaren följer särskilda regler utöver dem som anges i punkt 1.

Dessa särskilda regler ska baseras på regler i budgetförordningen och anpassas till värdet på kontraktet i fråga, unionsbidragets andel av den totala kostnaden för åtgärden samt de eventuella risker som föreligger. Reglerna i fråga ska ingå i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.

Artikel 210

Finansiellt stöd till tredje part

(Artikel 137 i budgetförordningen)

Förutsatt att de mål och resultat som ska uppnås anges tillräckligt tydligt i de villkor som avses i artikel 137.1 i budgetförordningen, ska marginalen för skönsmässiga bedömningar endast anses vara eliminerad om man i bidragsbeslutet eller bidragsöverenskommelsen också anger följande aspekter:

a)

Det högsta beloppet i ekonomiskt stöd som får utbetalas till tredje man, vilket inte får överstiga 60 000 euro såvida inte det finansiella stödet är det primära syftet med åtgärden, samt kriterierna för hur det exakta beloppet ska fastställas.

b)

Vilka typer av verksamhet som får omfattas av ett sådant stöd, genom en fastställd förteckning.

c)

En avgränsning med avseende på de personer eller kategorier av personer som får ta emot sådant stöd, och kriterierna för att ge stödet.

AVDELNING VII

PRISER I TÄVLINGAR

Artikel 211

Programplanering

(Artikel 138.2 i budgetförordningen)

1.   Ett årligt eller flerårigt arbetsprogram för området priser ska utarbetas av varje ansvarig utanordnare. Arbetsprogrammet ska antas av den berörda institutionen och offentliggöras på dess webbplats så snart som möjligt, och inte senare än den 31 mars genomförandeåret.

Arbetsprogrammet ska innehålla uppgifter om den period som täcks, i förekommande fall grundläggande rättsakt, mål som ska uppnås, förväntade resultat, vägledande tidsplan för tävlingar och vägledande uppgifter om prissummor.

Arbetsprogrammet ska också innehålla de uppgifter som avses i artikel 94, för att beslutet om att anta arbetsprogrammet ska betraktas som finansieringsbeslut för priser under det berörda året.

2.   Alla betydande ändringar av arbetsprogrammet ska också antas och offentliggöras på samma sätt enligt villkoren i punkt 1.

Artikel 212

Regler för tävlingar

(Artikel 138.2 i budgetförordningen)

1.   I regler för tävlingar ska följande fastställas:

a)

Villkoren för deltagande, i vilka det åtminstone ska fastställas:

i)

Kriterierna för deltagande.

ii)

Formerna och – om så krävs – sista dagen för registrering av deltagare, samt för inlämnande av bidrag på de villkor som anges i punkt 2.

iii)

Regler om uteslutning av deltagare som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1 och 107, 108 och 109 i budgetförordningen.

iv)

Att deltagaren är ensam ansvarig vid klagomål som gäller den verksamhet som bedrivits i samband med tävlingen.

v)

Att vinnarna måste godta att kontroller och revision får utföras av kommissionen, Olaf och revisionsrätten, och att de också måste acceptera de publiceringsskyldigheter som anges i tävlingsreglerna.

vi)

Att unionsrätten är den lagstiftning som gäller för tävlingen, vid behov kompletterad med den nationella lagstiftning som anges i tävlingsreglerna.

vii)

Vilken domstol eller vilket skiljedomsorgan som har behörighet att avgöra tvister.

viii)

Att ekonomiska och administrativa påföljder kan komma att tillämpas på sökande som lämnat felaktiga uppgifter eller begått väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, i enlighet med artikel 145, och att dessa påföljder ska stå proportion till de aktuella prissummorna.

b)

Kriterierna för tilldelning, vilka ska vara sådana att de gör det möjligt att bedöma kvaliteten på bidragen i förhållande till de mål som eftersträvas och de resultat som förväntas; kriterierna ska göra det möjligt att objektivt fastställa vilka bidrag som är kvalificerade för pris.

c)

Prissumman eller prissummorna.

d)

Förfarandet för utbetalning av priser till vinnarna efter tilldelningen.

Vid tillämpningen av första stycket led a i ska mottagare av bidrag från unionen ha rätt att delta, såvida inget annat anges i tävlingsreglerna.

Vid tillämpningen av första stycket led a vi får undantag göras när det gäller internationella organisationers deltagande.

2.   För inlämningen av bidragen ska den behöriga utanordnaren välja kommunikationsmetoder som är icke-diskriminerande och som inte begränsar tillträdet för deltagare till tävlingen.

De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:

a)

Varje bidrag innehåller alla uppgifter som behövs för att det ska kunna bedömas.

b)

Uppgifternas integritet bevaras.

c)

Bidragen förblir konfidentiella.

d)

Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.

3.   Reglerna för en tävling får innehålla villkor för att ställa in tävlingen, särskilt om dess mål inte uppfylls eller om en fysisk eller juridisk person som inte uppfyller villkoren för deltagande skulle lämna in det vinnande bidraget.

4.   Tävlingsregler ska offentliggöras på webbplatsen för Europeiska unionens institutioner. Utöver offentliggörandet på internet får tävlingsregler också offentliggöras via något annat lämpligt medium, inklusive Europeiska unionens officiella tidning, om det är nödvändigt att ge dem ytterligare spridning bland potentiella deltagare. De får offentliggöras från och med antagandet av det finansieringsbeslut som avses i artikel 84 i budgetförordningen, även under det år som föregår utnyttjandet av de aktuella budgetanslagen. Eventuella ändringar av innehållet i reglerna för en tävling ska också offentliggöras enligt samma villkor.

Artikel 213

Efterhandspublicering

(Artikel 138.2 i budgetförordningen)

1.   Information om priser som tilldelas under ett budgetår ska offentliggöras i enlighet med artikel 21.

2.   Efter offentliggörandet enligt punkt 1 ska kommissionen, om Europaparlamentet och rådet begär det, översända dem med en rapport om

a)

antalet deltagande under det gångna året,

b)

antalet deltagare och procentandel prisbelönta per tävling,

c)

vilka experter, redovisade i en förteckning, som har deltagit i paneler under det senaste året, jämte uppgifter om vilket förfarande som har använts för att välja ut dem.

Artikel 214

Utvärdering

(Artikel 138.3 i budgetförordningen)

1.   För att utvärdera bidragen ska utanordnaren utse en panel bestående av minst tre experter, vilka kan vara externa experter eller företrädare för minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen; dessa enheter ska sinsemellan sakna hierarkisk koppling, utom om det gäller sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 eller delegerade organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen, om dessa saknar distinkta enheter.

De experter som avses i första stycket ska omfattas av bestämmelserna om intressekonflikt i artikel 57 i budgetförordningen.

Externa experter ska intyga att de inte befinner sig i någon intressekonflikt vid den tidpunkt då de utnämns och att de åtar sig att underrätta utanordnaren om någon intressekonflikt skulle uppstå under utvärderingsförfarandets lopp.

2.   Efter att ha avslutat sitt arbete ska panelens medlemmar underteckna ett protokoll över alla bidrag de gått igenom, bedöma deras kvalitet och identifiera de bidrag som kan belönas med priser. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.

Det protokoll som avses i första stycket ska behållas som referensmaterial.

3.   Därefter ska utanordnaren besluta huruvida priserna ska delas ut. I detta beslut ska också anges följande:

a)

Föremålet för priserna och det totalbelopp i priser som delas ut, i förekommande fall.

b)

I förekommande fall namnen på de vinnande deltagarna, vilken prissumma som tilldelas varje vinnande deltagare och med vilken motivering.

c)

Namnen på deltagare som inte belönats och skälen till detta.

Artikel 215

Information och meddelande till vinnande deltagare

(Artikel 138.3 i budgetförordningen)

1.   Deltagarna ska så snart som möjligt underrättas om resultatet av utvärderingen av deras bidrag och inte i något fall senare än 15 dagar efter det att utanordnaren har fattat beslutet om tilldelning.

2.   Beslutet att tilldela ett pris ska meddelas den vinnande deltagaren och ska utgöra ett rättsligt åtagande enligt artikel 86 i budgetförordningen.

AVDELNING VIII

FINANSIERINGSINSTRUMENT

Artikel 216

Utnämnande av de enheter som anförtros genomförandet av finansieringsinstrument vid indirekt förvaltning

(Artikel 139 i budgetförordningen)

1.   För genomförande av finansieringsinstrument inom ramen för indirekt förvaltning ska kommissionen inhämta bevis för att den enhet som ska anförtros genomförandeuppgifter (nedan kallad förvaltande enhet) uppfyller kraven i artikel 60.2 i budgetförordningen. När sådana bevis har inhämtats ska de fortsätta vara giltiga för den berörda enhetens framtida förvaltning av finansieringsinstrument, såvida det inte införts avsevärda ändringar i de förvaltande enheternas system, regler och förfaranden i förhållande till dessa krav.

2.   Inför urvalet av enheter som ska få i uppgift att förvalta finansieringsinstrument enligt artikel 61.2 i budgetförordningen ska kommissionen offentliggöra en inbjudan till potentiella förvaltande enheter att anmäla intresse. Denna inbjudan ska innehålla kriterierna för urval och för tilldelning av befogenheter.

I den inbjudan som avses i första stycket ska också anges om det finns ett krav på att den förvaltande enheten ska bidra med egna finansiella resurser till det specifika finansieringsinstrumentet eller bidra genom riskdelning. Om det föreligger ett sådant krav, och om det finns behov av att mildra effekten av en eventuell intressekonflikt, ska det i inbjudan också anges att den förvaltande enheten ska föreslå åtgärder för tillnärmning av intressen, i linje med artikel 140.2 i budgetförordningen. Dessa åtgärder för tillnärmning av intressen ska ingå i överenskommelsen om det specifika finansieringsinstrumentet.

Kommissionen ska inleda en dialog med de enheter som uppfyller urvalskriterierna på ett öppet och objektivt sätt och utan att ge upphov till intressekonflikt. Efter denna dialog ska kommissionen underteckna delegeringsöverenskommelser med den eller de enheter vars förslag ger bäst värde för pengarna och som, där så är relevant, bidrar med egna finansiella medel eller riskdelning.

3.   Om den förvaltande enheten identifieras i en grundläggande rättsakt eller i artikel 58.1 c iii i budgetförordningen, eller i vederbörligen motiverade och dokumenterade undantagsfall, får kommissionen inleda direkta förhandlingar med en potentiell förvaltande enhet såsom en förberedelse för att underteckna avtal med enheten; detta gäller särskilt om

a)

inga lämpliga förslag kommit in efter en inbjudan till potentiella förvaltande enheter,

b)

det gäller finansieringsinstrument av en specifik karaktär som ställer särskilda krav på den förvaltande enheten med avseende på tekniskt kunnande, hög grad av specialisering eller administrativa befogenheter,

c)

när det, på grund av synnerlig brådska föranledd av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas unionen, är omöjligt att följa förfarandet i punkt 2.

Artikel 217

Innehåll i avtalen med de enheter som anförtros genomförandet av finansieringsinstrument vid indirekt förvaltning

(Artikel 139 i budgetförordningen)

Utöver kraven i artikel 40 ska delegeringsöverenskommelserna med de enheter som anförtros förvaltningen av finansieringsinstrument omfatta lämpliga arrangemang för att garantera att principerna och villkoren i artikel 140 i budgetförordningen följs. Överenskommelserna ska särskilt innehålla följande:

a)

En beskrivning av finansieringsinstrumentet, inbegripet dess investeringsstrategi eller policy, typer av stöd som omfattas, kriterierna för urval av finansiella intermediärer och slutmottagare samt ytterligare operativa krav genom vilka de politiska målen för instrumentet omsätts i praktiken.

b)

Krav på ett målintervall för hävstångseffekten.

c)

En definition av icke stödberättigande verksamhet, samt uteslutningskriterier.

d)

Bestämmelser för att tillnärma intressen och förebygga eventuella intressekonflikter.

e)

Bestämmelser för urvalet av finansiella intermediärer enligt artikel 139.4 andra stycket i budgetförordningen, samt i tillämpliga fall bestämmelser om särskilt avsedda investeringsverktyg.

f)

Bestämmelser om ansvarighet för den förvaltande enheten och för andra enheter som deltar i genomförandet av finansieringsinstrumentet.

g)

Bestämmelser om tvistlösning.

h)

Bestämmelser om styrfunktioner för finansieringsinstrumentet.

i)

Bestämmelser om användning och återanvändning av unionens bidrag i enlighet med artikel 140.6 i budgetförordningen.

j)

Bestämmelser om förvaltningen av bidragen från unionen och handläggningen av förvaltningskonton, inklusive bestämmelser om motpartsrisker, godtagbara likvida transaktioner, ansvaret hos olika berörda parter, korrigerande åtgärder vid alltför stora saldon på förvaltningskontona, bokföring och rapportering.

k)

Bestämmelser om ersättning till den förvaltande enheten, inklusive om nivån på förvaltningsavgiften och om beräkningen och betalningen av kostnader och avgifter till den förvaltande enheten enligt artikel 218.

l)

I förekommande fall, ramvillkor för bidrag från de fonder som avses i artikel 175 i budgetförordningen, främst Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och den kommande fiskerifonden (nedan kallade struktur- och sammanhållningsfonderna).

m)

Bestämmelser om finansieringsinstrumentets varaktighet, möjlighet till förlängning respektive avveckling, inklusive villkor för avveckling i förtid, samt om exitstrategier.

n)

Tillsynsbestämmelser i fråga om stöd till finansiella intermediärer och slutmottagare, inklusive de finansiella intermediärernas egen rapportering.

o)

Om tillämpligt, bestämmelser om typ och egenskaper hos eventuella risksäkringstransaktioner enligt artikel 219.

Artikel 218

Kostnader och avgifter för den förvaltande enhetens arbete

(Artikel 139 i budgetförordningen)

1.   Kommissionen ska ersätta de förvaltande enheterna för genomförandet av finansieringsinstrument i form av resultatbaserade avgifter, ersättning för extraordinära utgifter och, om den förvaltande enheten också handlägger finansieringsinstrumentet likvida medel, avgifter för denna handläggning.

2.   De resultatbaserade avgifterna ska omfatta administrativa avgifter för att ersätta den förvaltande enheten för det arbete den utfört i samband med genomförandet av finansieringsinstrumentet. Om så är lämpligt får de också omfatta policyrelaterade incitament som främjar uppnåendet av de politiska målen eller incitament kopplade till finansieringsinstrumentets ekonomiska resultat.

Artikel 219

Särskilda regler för förvaltningskonton inom indirekt förvaltning

(Artikel 139 i budgetförordningen)

1.   Enheter som fått i uppgift att förvalta finansieringsinstrument kan öppna sådana förvaltningskonton som avses i artikel 68.7 i budgetförordningen, i deras namn och uteslutande på kommissionens vägnar. De ska sända kontoutdrag för kontona i fråga till den ansvariga avdelningen vid kommissionen.

2.   Beloppen på förvaltningskontona ska hållas på en lämplig nivå, och tillgångarna på kontona ska förvaltas enligt principerna om sund ekonomisk förvaltning samt lämpliga försiktighetsprinciper, i enlighet med artikel 140.7 i budgetförordningen.

3.   Vid förvaltningen av finansieringsinstrumenten får de förvaltande enheterna inte utföra risksäkringstransaktioner i spekulativt syfte. Eventuella risksäkringstransaktioners typ och egenskaper ska godkännas på förhand av kommissionen och ingå i det avtal som avses i artikel 217.

Artikel 220

Finansieringsinstrument under direkt förvaltning

(Artikel 139 i budgetförordningen)

1.   I undantagsfall får finansieringsinstrument genomföras genom direkt förvaltning i enlighet med artikel 139.4 i budgetförordningen, på något av följande sätt:

a)

Ett särskilt avsett investeringsverktyg, där kommissionen deltar tillsammans med andra offentliga eller privata investerare i syfte att öka hävstångseffekten av unionens bidrag.

b)

Lån, garantier, kapitalandelar och andra riskdelningsinstrument än investeringar i särskilt avsedda investeringsverktyg; medlen tillhandahålls slutmottagarna antingen direkt eller via finansiella intermediärer.

2.   Vid förvaltningen av finansieringsinstrumenten får kommissionen inte utföra risksäkringstransaktioner i spekulativt syfte. Eventuella risksäkringstransaktioners typ och egenskaper ska godkännas på förhand av kommissionen och ingå i avtalen med de enheter som förvaltar finansieringsinstrumentet.

Artikel 221

Urval av finansiella intermediärer, förvaltare av särskilt avsedda investeringsverktyg samt slutmottagare

(Artikel 139 i budgetförordningen)

1.   När kommissionen förvaltar finansieringsinstrument direkt eller indirekt genom särskilt avsedda investeringsverktyg ska dessa investeringsverktyg inrättas enligt lagstiftningen i en medlemsstat. De kan också inrättas enligt lagstiftningen i en annan stat än en medlemsstat, när det gäller externa åtgärder. Förvaltarna av sådana verktyg ska genom lag eller kontrakt vara bundna att agera med den omsorg som krävs av en professionell fondförvaltare och i god tro.

2.   Förvaltarna av de särskilt avsedda investeringsverktyg som avses i punkt 1 ska liksom de finansiella intermediärerna eller slutmottagarna av medel från finansieringsinstrumenten väljas ut med hänsyn till typen av finansieringsinstrument som ska genomföras, de respektive enheternas erfarenhet och operativa och ekonomiska kapacitet samt den ekonomiska bärkraften i slutmottagarnas projekt. Valet av enhet ska motiveras på ett tydligt, begripligt och objektivt sätt, och får inte ge upphov till intressekonflikt.

3.   Inga finansiella stöd ska beviljas förvaltare av särskilt avsedda investeringsverktyg, till finansiella intermediärer eller till slutmottagare som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1, 107, 108 och 109 i budgetförordningen.

Artikel 222

Villkor för användningen av finansieringsinstrument

(Artikel 140 i budgetförordningen)

1.   Finansieringsinstrument har till syfte att kompensera för brister på marknaden, marknadsmisslyckanden eller suboptimala investeringssituationer, och ska ge stöd endast till slutmottagare som anses ha ekonomisk bärkraft vid tiden för unionens stöd via finansieringsinstrument.

2.   Finansieringsinstrumenten ska ge stöd till slutmottagarna på ett proportionellt sätt. Särskilt förmånlig behandling av investerare som tillhandahåller samfinansiering eller riskdelning kan dock vara motiverad, i proportion till den risk som den aktuelle investeraren tar; den förmånliga behandlingen får inte gå utöver vad som krävs för att trygga investeringen eller riskdelningen.

Artikel 223

Hävstångseffekt

(Artikel 140 i budgetförordningen)

1.   Finansieringsinstrument ska ha till syfte att ge unionens bidrag en hävstångseffekt genom att generera en total investering som överstiger storleken på bidraget från unionens budget.

Som hävstångseffekten av unionens medel ska räknas beloppet i finansiering till slutmottagarna dividerat med unionens bidrag.

2.   Målintervallet för hävstångseffekten ska baseras på en förhandsbedömning av det aktuella finansieringsinstrumentet.

Artikel 224

Förhandsbedömning av finansieringsinstrument

(Artikel 140 i budgetförordningen)

1.   Finansieringsinstrument ska utformas på grundval av förhandsbedömningar där marknadsmisslyckanden, marknadsbrister eller suboptimala investeringssituationer identifieras och där investeringsbehoven bedöms mot bakgrund av de politiska målen.

2.   Förhandsbedömningen ska visa att de konstaterade behoven på marknaden inte kan hanteras på lämpligt sätt och tillräckligt snabbt vare sig genom marknadsmekanismer eller genom andra typer av åtgärder från unionens sida än finansieringsinstrument, till exempel genom reglering, liberalisering, reform eller andra åtgärder. Riskerna för att finansieringsinstrumenten snedvrider marknaden och tränger ut privat finansiering ska också ingå i förhandsbedömningen, och åtgärder för att minimera de negativa effekterna av sådana snedvridningar ska identifieras.

3.   I enlighet med subsidiaritetsprincipen ska förhandsbedömningen visa att instrument på unionsnivå uppfyller de identifierade behoven på marknaden bättre än likartade finansieringsinstrument på nationell eller regional nivå, inklusive dem som finansieras genom struktur- och sammanhållningsfonderna. Faktorer såsom svårigheten att få finansiering på nationell nivå, särskilt för gränsöverskridande projekt, stordriftsfördelar eller starka demonstrationseffekter i form av spridning av bästa praxis i medlemsstaterna ska beaktas vid bedömningen av mervärdet av EU:s bidrag.

4.   I förhandsbedömningen ska det också fastställas hur medel från finansieringsinstrumentet bäst ska distribueras till sina mottagare.

5.   Förhandsbedömningen ska även visa att det planerade finansieringsinstrumentet är förenligt med

a)

nya och befintliga finansieringsinstrument, så att man undviker oönskad överlappning och skapar synergier och stordriftsfördelar,

b)

finansieringsinstrument och andra former av offentliga åtgärder som behandlar samma marknad, för att undvika inkonsekvenser och undersöka möjligheten till synergier.

6.   Som föremål för förhandsbedömningen ingår också proportionaliteten hos de planerade åtgärderna med avseende på hur stort det konstaterade investeringsunderskottet är och den förväntade hävstångseffekten av medel från finansieringsinstrumentet, samt ytterligare kvalitativa effekter såsom spridning av bästa praxis, effektivt främjande av unionens policymål i de olika stegen i genomförandet samt tillgången till specifik sakkunskap hos de aktörer som deltar i genomförandet.

7.   I förhandsbedömningen ska det också fastställas lämpliga resultatindikatorer för det föreslagna finansieringsinstrumentet, och förväntade resultat och effekter ska preciseras.

8.   En separat förhandsbedömning av ett finansieringsinstrument ska bara utföras när en bedömning som överensstämmer med kriterierna i punkterna 1–7 inte redan ingår i en förhandsbedömning eller konsekvensbedömning av ett program eller en verksamhet som omfattas av en grundläggande rättsakt.

Artikel 225

Övervakning av finansieringsinstrument

(Artikel 140 i budgetförordningen)

1.   För att säkerställa en harmoniserad övervakning av finansieringsinstrumenten så som avses i artikel 140.12 i budgetförordningen ska ett övervakningssystem införas av den behöriga utanordnaren, för att bidra till en rimlig försäkran om att unionens medel används i enlighet med artikel 32.2 i budgetförordningen.

2.   Övervakningssystemet ska användas för att mäta framstegen i förhållande till de politiska mål som återspeglas i de utfalls- och resultatindikatorer som upprättats inom ramen för förhandsbedömningen, och för att bevaka att finansieringsinstrumenten genomförs enligt de fastställda kraven i artikel 140.2 i budgetförordningen; de ska också utgöra en del av underlaget för kommissionens rapportering enligt artiklarna 38.5 och 140.8 i budgetförordningen.

3.   Vid indirekt förvaltning ska kommissionens övervakning bygga på rapporteringen och räkenskaperna från de förvaltande enheterna, tillgängliga revisionsresultat samt de kontroller som de förvaltande enheterna själva utfört, med vederbörlig hänsyn tagen till den förvaltande enhetens förvaltningsförklaring samt yttrandet från det oberoende revisionsorgan som avses i artikel 60.5 i budgetförordningen. Kommissionen ska granska den information som de förvaltande enheterna lägger fram och får genomföra kontroller, inbegripet stickprovskontroller, för att fastställa om genomförandet varit adekvat genom hela kedjan fram till slutmottagarna.

Den övervakning som företas av den förvaltande enheten själv ska bygga på rapportering och räkenskaper från finansiella intermediärer, tillgängliga revisionsresultat och de kontroller som utförts av de finansiella intermediärerna själva, med vederbörlig hänsyn tagen till den finansiella intermediärens förvaltningsförklaring samt yttrandet från oberoende revisorer.

Om inga finansiella intermediärer deltar ska den förvaltande enheten själv direkt övervaka genomförandet av finansieringsinstrumentet på grundval av rapportering och räkenskaper som ska lämnas in av slutmottagarna.

Den förvaltande enheten ska där så är lämpligt på stickprovsbasis granska de uppgifter som lämnas av de finansiella intermediärerna eller slutmottagarna och utföra kontroller enligt det avtal som avses i artikel 217.

4.   Vid direkt förvaltning ska kommissionens övervakning bygga på rapportering och räkenskaper som tillhandahålls av finansiella intermediärer och slutliga stödmottagare, förutsatt att lämpliga kontroller kan ske. Bestämmelserna i punkt 3 ska tillämpas på direkt förvaltning i tillämpliga delar.

5.   Avtalen om genomförande av finansieringsinstrument ska innehålla de bestämmelser som krävs för tillämpningen av punkterna 1–4.

Artikel 226

Behandling av bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna

(Artikel 140 i budgetförordningen)

1.   Bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna till finansieringsinstrument som inrättats enligt avdelning VIII i budgetförordningen och som stöds av dessa fonder enligt sektorsspecifika regler ska bokföras separat.

2.   Bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna ska bokföras i separata räkenskaper och användas i enlighet med målen för respektive fond; de ska kanaliseras till de åtgärder och slutmottagare som omfattas av det eller de program för vilka bidragen har betalats.

3.   När det gäller bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna till finansieringsinstrument som inrättas enligt avdelning VIII i budgetförordningen ska sektorsspecifika regler tillämpas.

AVDELNING IX

ÅRSREDOVISNINGAR OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER

KAPITEL 1

Årsredovisningar

Artikel 227

Rapport om budgetårets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning

(Artikel 142 i budgetförordningen)

I rapporten om budgetårets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning ska en tillförlitlig redogörelse lämnas för

a)

hur budgetårets mål har uppfyllts med hänsyn till principen om sund ekonomisk förvaltning,

b)

den ekonomiska ställningen samt de händelser som haft en betydande inverkan på budgetårets verksamhet.

Rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen ska vara fristående från rapporterna om budgetens genomförande.

Artikel 228

Undantag från redovisningsprinciperna

(Artikel 144 i budgetförordningen)

Om räkenskapsförarna i något fall bedömer att det finns skäl att göra avsteg från redovisningsprinciperna i unionens redovisningsregler ska denna avvikelse tas upp och vederbörligen motiveras i de anmärkningar som avses i artikel 232.

Artikel 229

Styrkande handlingar

(Artikel 144 i budgetförordningen)

1.   Alla belopp som införs ska grundas på styrkande handlingar som ska vara daterade och numrerade, och som ska upprättas antingen på papper eller i någon annan form som gör det möjligt att fastställa dokumentets tillförlitlighet och arkiveringsbeständighet under de frister som anges i artikel 48.

2.   Transaktioner som är av samma slag och genomförs på samma plats under en och samma dag får återges genom en enda styrkande handling.

Artikel 230

Resultaträkning

(Artikel 145 i budgetförordningen)

I resultaträkningen ska årets inkomster och utgifter tas upp och beloppen ska klassificeras efter de respektive inkomsternas och utgifternas slag.

Artikel 231

Redovisning av kassaflöden

(Artikel 145 i budgetförordningen)

Redovisningen av kassaflöden ska utvisa in- och utbetalningar under perioden och visa utvecklingen mellan ingående och utgående kassabelopp.

Likvida medel består av följande:

a)

Kontanter.

b)

Tillgodohavanden på avistakonto i bank.

c)

Andra disponibla tillgångar med stabilt värde som snabbt kan omsättas i kontanter.

Artikel 232

Anmärkningar till redovisningen

(Artikel 145 i budgetförordningen)

De anmärkningar som avses i artikel 145 i budgetförordningen ska utgöra en integrerad del av redovisningen. De ska alltid innehålla följande uppgifter:

a)

Redovisningsprinciper, -regler och -metoder.

b)

Förklarande anmärkningar som ger kompletterande information som inte ingår i huvuddelen av redovisningen, men som är nödvändig för att ge en rättvisande bild.

Artikel 233

Sammanställning av resultatet av budgetgenomförandet

(Artikel 146 i budgetförordningen)

1.   Sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet ska innehålla följande:

a)

En uppgift om inkomster med följande innehåll:

i)

Förändringar i beräkningen av inkomstbudgeten.

ii)

Inkomstbudgetens utfall.

iii)

Fordringar som fastställts under budgetåret.

b)

Uppgifter om utvecklingen för samtliga disponibla åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.

c)

Uppgifter om hur de totala åtagandebemyndigandena och betalningsbemyndigandena har utnyttjats.

d)

Uppgifter om de åtaganden för vilka betalningar ännu ej fullgjorts, de som överförts från föregående budgetår samt de som ingåtts under innevarande budgetår.

2.   När det gäller informationen om inkomsterna ska dessutom en översikt bifogas för varje medlemsstat över fördelningen av de belopp som återstår att uppbära vid slutet av budgetåret och som utgör fastställda egna medel för vilka ett betalningskrav utfärdats.

Artikel 234

Former för översändande av redovisningar

(Artikel 148 i budgetförordningen)

De preliminära redovisningar och slutliga redovisningar som avses i artiklarna 147 och 148 i budgetförordningen får sändas in elektroniskt.

KAPITEL 2

Bokföring

Avsnitt 1

Uppläggning av räkenskaperna

Artikel 235

Uppläggning av räkenskaperna

(Artikel 151 i budgetförordningen)

1.   Räkenskapsföraren vid samtliga institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska sammanställa och uppdatera dokumentation över hur räkenskaperna är upplagda och vilka rutiner som tillämpas vid den institution eller det organ som han eller hon arbetar för.

2.   Budgetens inkomster och utgifter ska registreras i det datasystem som avses i artikel 236 i enlighet med transaktionens ekonomiska natur, som löpande inkomster eller utgifter eller som kapital.

Artikel 236

Datasystem

(Artikel 151 i budgetförordningen)

1.   Räkenskaperna ska föras med hjälp av ett integrerat datorsystem.

2.   Om räkenskaperna förs i flera datorstödda system eller underindelningar av dessa ska alla beståndsdelarna i systemen beskrivas på ett uttömmande sätt.

Av dessa beskrivningar ska framgå vilken typ av uppgifter som förs in i varje system eller underindelning, och det ska också anges tydligt hur de enskilda transaktionerna hanteras i systemet. Det ska vidare framgå hur systemet garanterar att en komplett verifieringskedja kan ställas samman för varje transaktion, och för varje ändring i datorsystemet eller i underindelningarna så att det när som helst ska vara möjligt att fastställa såväl ändringarnas natur som upphovsman.

I beskrivningarna av de datorstödda redovisningssystemen samt underindelningarna av dessa ska det i förekommande fall anges hur de är kopplade till det centrala redovisningssystemet (särskilt vad gäller överföring av uppgifter och avstämning av saldon).

3.   Tillträdet till systemet och dess underindelningar ska vara begränsat till de personer som tas upp på en förteckning över godkända användare, vilken ska sammanställas och hållas uppdaterad av varje institution.

Avsnitt 2

Räkenskapsböcker

Artikel 237

Räkenskapsböcker

(Artikel 154 i budgetförordningen)

Varje institution och varje organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska föra en dagbok, en huvudbok och åtminstone reskontra för gäldenärer, borgenärer och anläggningstillgångar, såvida detta inte är motiverat utifrån ett kostnads-/nyttoperspektiv.

Dessa räkenskapsböcker ska utgöras av elektroniska dokument över vilka räkenskapsföraren ska ha översikt och vars bevisvärde ska vara säkerställt.

De uppgifter som förs in i dagboken ska överföras till huvudboken, och ska vara indelade enligt den kontoplan som avses i artikel 212.

Dagboken och huvudboken får vara indelade i så många hjälpböcker som krävs med tanke på de bokförda transaktionernas betydelse samt övriga behov.

De uppgifter som förs in i hjälpböckerna ska sammanföras minst en gång per månad till respektive dagbok och huvudbok.

Artikel 238

Balansomslutning

(Artikel 154 i budgetförordningen)

Varje institution och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska upprätta en balansomslutning som upptar de allmänna räkenskaperna, inklusive saldon, med angivelse av följande:

a)

Kontonummer.

b)

Beteckning.

c)

Totalt belopp i debet.

d)

Totalt belopp i kredit.

e)

Saldo.

Artikel 239

Avstämning av konton

(Artikel 154 i budgetförordningen)

1.   Uppgifterna i huvudboken ska bevaras och sammanställas på så sätt att de kan styrka uppgifterna på vart och ett av de konton som ingår i balansomslutningen.

2.   I fråga om inventarieförteckningen över anläggningstillgångarna är bestämmelserna i artiklarna 246–253 tillämpliga.

Avsnitt 3

Registrering

Artikel 240

Registrering i räkenskaperna

(Artikel 154 i budgetförordningen)

1.   Beloppen ska bokföras enligt principen om dubbel bokföring, enligt vilken varje kontorörelse eller förändring i räkenskaperna ska registreras genom att lika stora belopp förs upp i debet på relevant konto som i kredit på relevant konto.

2.   Eurobeloppet för en transaktion som uttryckts i en annan valuta än euro ska beräknas och bokföras.

Transaktioner på konton som förs i nationell valuta ska justeras åtminstone varje gång kontona avslutas.

Denna justering ska ske på grundval av de kurser som fastställs i enlighet med artikel 6.

Den växelkurs som ska användas för omräkning mellan euro och andra valutor vid upprättandet av balansräkningen per den 31 december år N ska vara den som gällde den sista arbetsdagen år N.

3.   Unionens redovisningsregler, som antas enligt artikel 152 i budgetförordningen, ska innehålla de bestämmelser om omräkning och omvärdering som krävs för den periodiserade redovisningen.

Artikel 241

Bokföringsnoteringar

(Artikel 154 i budgetförordningen)

För varje belopp som registreras i räkenskaperna ska anges dess ursprung, innehåll, på vilka konton det bokförs samt vilka styrkande handlingar det grundar sig på.

Artikel 242

Noteringar i dagboken

(Artikel 154 i budgetförordningen)

Transaktionerna ska bokföras i dagboken enligt någon av följande metoder, vilka inte ska utesluta varandra:

a)

Dagligen och varje transaktion för sig.

b)

Genom att transaktioner införs månatligen, förutsatt att dokumentationen bevaras så att varje enskild transaktion och dess datum kan identifieras.

Artikel 243

Validering av bokförda uppgifter

(Artikel 154 i budgetförordningen)

1.   De uppgifter som bokförs i dagboken och i reskontra blir definitiva genom ett valideringsförfarande, varefter inga uppgifter får ändras eller tas bort.

2.   För att definitivt fastställa transaktionernas kronologi och säkerställa att inga uppgifter längre kan ändras ska alla konton avslutas innan de slutliga redovisningarna läggs fram.

Avsnitt 4

Avstämning och kontroll

Artikel 244

Kontoavstämning

(Artikel 154 i budgetförordningen)

1.   Saldona i balansomslutningen ska stämmas av regelbundet, och alltid i samband med det årliga avslutandet av kontona då de ska stämmas av mot uppgifterna i de förvaltningssystem som utanordnarna använder för bokföringen av tillgångar och skulder samt för den dagliga inmatningen av uppgifter i räkenskaperna.

2.   Räkenskapsföraren ska regelbundet och alltid i samband med att kontona avslutas se till att banksaldona stämmer överens med verkligheten, och bland annat kontrollera

a)

banktillgodohavandena, genom avstämning mot kontoutdragen från finansinstituten, och

b)

kassabehållningen, genom avstämning mot uppgifterna i kassaböckerna.

Vad avser kontona för anläggningstillgångar ska motsvarande kontroll göras enligt bestämmelserna i artikel 250.

3.   De interinstitutionella gemensamhetskontona ska stämmas av månatligen.

4.   Interimskontona ska öppnas och granskas årligen av räkenskapsföraren. Utanordnaren ska vara ansvarig för dessa konton, och han eller hon ska avveckla dem så snart som möjligt.

Avsnitt 5

Budgeträkenskaper

Artikel 245

Innehåll och förande av budgeträkenskaperna

(Artikel 156 i budgetförordningen)

1.   Budgeträkenskaperna ska för varje underavdelning i budgeten utvisa följande:

a)

I fråga om utgifter:

i)

De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag som tas upp i ändringsbudgetar, de anslag som överförts från tidigare budgetår, de anslag som avdelats som en följd av inkomster avsatta för särskilda ändamål, överföringar av anslag samt summan av de disponibla anslagen.

ii)

Åtaganden som ingåtts och betalningar som utförts under budgetåret.

b)

I fråga om inkomster:

i)

Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräkningar som tas upp i ändringsbudgetar, inkomster avsatta för särskilda ändamål och det totala beloppet av de således fastställda beräkningarna.

ii)

Fastställda fordringar och inkasserade belopp under budgetåret i fråga.

c)

En förteckning över obetalda åtaganden och utestående fordringar från tidigare budgetår.

De åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden som avses i första stycket led a ska tas upp var för sig.

De övergripande preliminära åtagandena inom garantisektionen vid Europeiska garantifonden för jordbruket (nedan kallad EGFJ) och de motsvarande betalningarna ska registreras i budgeträkenskaperna.

Dessa åtaganden ska anges i förhållande till de totala anslagen till EGFJ.

2.   Genom budgeträkenskaperna ska följande tydligt framgå:

a)

Användningen av överförda anslag och budgetårets anslag.

b)

Slutbetalningen av utestående åtaganden.

På inkomstsidan ska utestående fordringar från tidigare budgetår redovisas separat.

3.   Budgeträkenskaperna kan ställas upp i form av en kostnadsredovisning.

4.   Budgeträkenskaperna ska föras med datorstöd och vara ordnade antingen i böcker eller elektroniska filer.

KAPITEL 3

Inventarieförteckning över anläggningstillgångar

Artikel 246

Inventarieförteckning över anläggningstillgångar

(Artikel 157 i budgetförordningen)

Systemet för förteckning över anläggningstillgångar ska upprättas av utanordnaren med stöd från räkenskapsföraren. Från inventarieförteckningen hämtas de uppgifter som krävs för redovisningssystemet samt för en effektiv förvaring av tillgångarna.

Artikel 247

Förvaring och skötsel av tillgångar

(Artikel 157 i budgetförordningen)

Varje institution och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska fastställa regler för förvaring och skötsel av de tillgångar som tas upp i deras respektive balansräkningar och utse de avdelningar som ska ansvara för inventarieförteckningen.

Artikel 248

Upptagande av tillgångar i inventarieförteckningen

(Artikel 157 i budgetförordningen)

Förvärv av tillgångar ska tas upp i inventarieförteckningen och bokföras på kontona för anläggningstillgångar om inköpspriset eller tillverkningskostnaden är lika med eller överstiger det värde som anges i de redovisningsregler för unionen som antas i enlighet med artikel 152 i budgetförordningen, förutsatt att tillgångarna i fråga utnyttjas längre än ett år och det inte rör sig om förbrukningsvaror.

Artikel 249

Uppgifter om tillgångar i inventarieförteckningen

(Artikel 157 i budgetförordningen)

I inventarieförteckningen ska varje tillgång förses med en lämplig beskrivning, uppgift om var tillgången förvaras, eller för lös egendom ansvarig avdelning eller person, anskaffningsdag samt pris per enhet.

Artikel 250

Kontroller av inventarieförteckningen gällande lös egendom

(Artikel 157 i budgetförordningen)

När de institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen utför kontroller av inventarieförteckningen ska detta ske på ett sätt som garanterar att all lös egendom existerar i verkligheten och överensstämmer med inventarieförteckningen. Kontrollerna ska genomföras som ett led i ett årligt revisionsprogram, utom vad gäller materiella anläggningstillgångar och immateriella tillgångar, för vilka kontrollerna ska ske minst vart tredje år.

Artikel 251

Vidareförsäljning av tillgångar

(Artikel 157 i budgetförordningen)

När institutionerna och de organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen vidareförsäljer tillgångar får inte dess ledamöter, tjänstemän eller anställda förvärva dessa tillgångar annat än på offentlig auktion.

Artikel 252

Förfarande för försäljning av anläggningstillgångar

(Artikel 157 i budgetförordningen)

1.   Försäljning av materiella tillgångar ska föregås av lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet är lika med eller överstiger 8 100 euro. Minst 14 kalenderdagar måste förflyta mellan den sista annonseringen och försäljningsavtalets ingående.

Sådan försäljning som avses i första stycket ska meddelas genom ett meddelande om försäljning i Europeiska unionens officiella tidning om inköpspriset per enhet är 391 100 euro eller mer. Sådana försäljningar kan även annonseras på lämpligt sätt i medlemsstaternas press. Minst en månad måste förflyta mellan dagen för offentliggörandet av meddelandet i Europeiska unionens officiella tidning och försäljningsavtalets ingående.

2.   De institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen får avstå från att annonsera om kostnaderna för sådan annonsering förväntas överstiga den förväntade avkastningen av transaktionen.

3.   De institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga pris vid försäljning av materiella tillgångar.

4.   Punkterna 1, 2 och 3 ska inte vara tillämpliga på försäljning mellan unionsinstitutioner och de unionsorgan som avses i artikel 208 i budgetförordningen.

Artikel 253

Hur materiella tillgångar ska avyttras

(Artikel 157 i budgetförordningen)

Om egendom i inventarieförteckningen, inklusive byggnader, säljs, skänks bort, skrotas, hyrs ut eller saknas på grund av svinn eller stöld eller av någon annan anledning ska en redogörelse eller en rapport utarbetas av utanordnaren.

Det ska särskilt anges i redogörelsen eller rapporten om en tjänsteman eller anställd i unionen eller någon annan person är skyldig att på egen bekostnad ersätta den tillgång som avyttrats.

Om fast egendom eller större anläggningar ställs till förfogande gratis ska ett kontrakt upprättas, och Europaparlamentet och rådet ska få information om detta årligen i samband med budgetförslaget.

Ledamöter, tjänstemän eller andra anställda vid institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen får inte vara mottagare av egendom i inventarieförteckningen som skänks bort eller skrotas.

Artikel 254

Inventarieförteckning över och annonsering av försäljning vid unionens delegationer

(Artikel 157 i budgetförordningen)

1.   De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör unionens tillgångar ska för unionens delegationers vidkommande föras lokalt. De ska med jämna mellanrum sändas till de centrala avdelningarna i enlighet med de regler som antagits av respektive institution.

Lös egendom i transit till unionens delegationer ska föras upp på en preliminär lista före registrering i de löpande förteckningarna.

2.   Annonsering av försäljning av lös egendom vid unionens delegationer ska ske enligt lokal praxis.

DEL TVÅ

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER

AVDELNING I

FORSKNING

Artikel 255

Typindelning av åtgärderna

(Artikel 181 i budgetförordningen)

1.   Direkta åtgärder ska genomföras av gemensamma forskningscentrumets anläggningar och i princip finansieras i sin helhet genom budgeten. Däribland ingår följande:

a)

Forskningsprogram.

b)

Grundforskning.

c)

Vetenskapliga och tekniska stödåtgärder av institutionell karaktär.

2.   Gemensamma forskningscentrumet får delta i indirekta åtgärder enligt villkoren i artikel 183 i budgetförordningen.

3.   De beräknade fordringar som avses i artikel 181.2 i budgetförordningen ska översändas till räkenskapsföraren för registrering.

Artikel 256

Ytterligare regler för gemensamma forskningscentrumet

(Artikel 183 i budgetförordningen)

1.   Konkurrensutsatt verksamhet som bedrivs av gemensamma forskningscentrumet är följande:

a)

Uppgifter som utförs som ett resultat av bidrags- eller upphandlingsförfaranden.

b)

Verksamhet för tredje mans räkning.

c)

Tjänster av teknisk eller vetenskaplig natur inom ramen för administrativa överenskommelser med andra institutioner eller med kommissionens övriga avdelningar.

2.   Om de åtgärder som gemensamma forskningscentrumet utför för tredje mans räkning kräver att ett upphandlingsförfarande genomförs, ska detta ske med hänsyn till principerna om öppenhet och likabehandling.

3.   De beräknade fordringar som avses i artikel 183.2 i budgetförordningen ska översändas till räkenskapsföraren för registrering.

AVDELNING II

EXTERNA ÅTGÄRDER

KAPITEL 1

Allmänna bestämmelser

Artikel 257

Typer av åtgärder som får finansieras

(Artikel 184 i budgetförordningen)

Anslag till de åtgärder som avses i del 2 avdelning IV kapitel 1 i budgetförordningen får bl.a. användas för att finansiera upphandlingar och bidrag vari ingår räntesubventioner, särskilda lån, lånegarantier samt ekonomiskt stöd, stöd till ett lands budget samt andra former av understöd finansierade genom gemenskapsbudgeten.

KAPITEL II

Budgetstöd och förvaltningsfonder för flera givare

Artikel 258

Användning av budgetstöd

(Artikel 186 i budgetförordningen)

1.   Om denna möjlighet medges i den grundläggande rättsakten får kommissionen bidra med sektorsvisa eller generella budgetstöd inom ett tredjeland, förutsatt att alla de följande villkoren är uppfyllda:

a)

Partnerlandets förvaltning av de offentliga finanserna är tillräckligt öppen, tillförlitlig och ändamålsenlig.

b)

Partnerlandet har infört tillräckligt trovärdiga åtgärder på sektorsnivå eller nationell nivå.

c)

Partnerlandet har infört stabilitetsinriktade makroekonomiska åtgärder.

2.   Överenskommelserna med partnerländer ska innehålla en skyldighet för länderna i fråga att förse kommissionen med tillförlitlig och aktuell information som gör det möjligt för kommissionen att bedöma om villkoren i punkt 1 är uppfyllda.

Artikel 259

Unionens förvaltningsfonder för externa åtgärder

(Artikel 187 i budgetförordningen)

Bidragen från andra givare ska bokföras i det skede då de sätts in på förvaltningsfondens särskilda bankkonto; belopp i annan valuta ska bokföras till sitt värde i euro efter omräkning den dag då beloppet tas emot på det särskilda bankkontot.

Unionens bidrag ska överföras i god tid för att täcka förvaltningsfondens rättsliga åtaganden, med vederbörlig hänsyn tagen till de disponibla medel som lämnats av andra givare.

Räntor som genereras på förvaltningsfondens särskilda bankkonto ska investeras i förvaltningsfonden såvida inte något annat föreskrivs i akten om inrättandet av förvaltningsfonden.

Alla transaktioner som under året sker på det bankkonto som avses i tredje stycket ska redovisas korrekt i förvaltningsfondens räkenskaper.

En finansiell redovisning av de transaktioner som genomförts av varje förvaltningsfond ska sammanställas två gånger per år av utanordnaren.

Förvaltningsfonderna ska vara föremål för en oberoende extern revision varje år.

Förvaltningsfondens styrelse ska godkänna den årsrapport för fonden som upprättats av utanordnaren tillsammans med den årsredovisning som räkenskapsföraren upprättat. Dessa rapporter ska bifogas den delegerade utanordnarens årliga verksamhetsrapport och läggas fram för Europaparlamentet och rådet inom förfarandet för att bevilja kommissionen ansvarsfrihet.

Reglerna för styrelsens sammansättning och dess interna regler ska fastställas i akten om förvaltningsfondens inrättande, vilken antas av kommissionen, och givarna ska rätta sig efter dessa regler. Reglerna ska garantera att givarna är rättvist företrädda och innehålla ett krav på att kommissionen ska tillstyrka det slutliga beslutet om användningen av medlen.

KAPITEL III

Upphandling

Artikel 260

Hyra av byggnader

(Artikel 190 i budgetförordningen)

Administrationsanslag får inom området för externa åtgärder inte användas för att finansiera upphandlingskontrakt som avser anläggningstillgångar, med undantag för hyreskontrakt för byggnader som redan är uppförda när kontraktet undertecknas. Sådana upphandlingsförfaranden ska offentliggöras enligt artikel 124.

Artikel 261

Definitioner

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   Till upphandling av tjänster räknas upphandling som avser undersökningar och tekniskt stöd.

En upphandling ska anses gälla undersökning om det tjänstekontrakt som sluts mellan leverantören och den upphandlande myndigheten bland annat omfattar studier som syftar till att välja ut och förbereda projekt, genomförbarhetsstudier, ekonomiska undersökningar, marknadsundersökningar, tekniska undersökningar, utvärderingar eller revision.

En upphandling ska anses gälla tekniskt stöd om leverantören ansvarar för rådgivning, ledning eller övervakning av ett projekt eller för att tillhandahålla experter på villkor som anges i kontraktet.

2.   Om ett tredje land genom avdelningar eller enheter som är under offentligt delägande eller inflytande förfogar över experter som besitter de nödvändiga kvalifikationerna får dessa avdelningar eller enheter genomföra kontrakten i egen regi.

Artikel 262

Särskilda bestämmelser om beloppsgränser och förfaranden för tilldelning av externa kontrakt

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   Artiklarna 123–126, med undantag för definitionerna, samt artiklarna 127.3 och 127.4, 128, 134–137, 139.3–6, 148.4, 151.2, 152–158, 160 och 164 i denna förordning ska inte tillämpas på kontrakt som ingås av upphandlande myndigheter som avses i artikel 190.2 i budgetförordningen eller för deras räkning.

Tillämpningen av upphandlingsbestämmelserna i detta kapitel ska regleras genom ett beslut av kommissionen, och ska innefatta lämpliga kontroller som ska göras av den behöriga utanordnaren när det inte är kommissionen som är upphandlande myndighet.

2.   Om inte förfarandena som anges i bestämmelserna i punkt 1 iakttas, berättigar utgifterna för de aktuella transaktionerna inte till finansiering från unionen.

3.   Bestämmelserna i detta kapitel ska inte tillämpas på de upphandlande myndigheter som avses i artikel 190.2 b i budgetförordningen i de fall då kommissionen, efter kontroll enligt artikel 61 i budgetförordningen, har gett dessa myndigheter befogenhet att använda sina egna upphandlingsbestämmelser.

Artikel 263

Annonsering och principen om icke-diskriminering

(Artiklarna 190 och 191 i budgetförordningen)

1.   Kommissionen ska anta de bestämmelser som behövs för att få till stånd ett så brett deltagande som möjligt i unionens upphandlingsförfaranden under villkor som är lika för alla deltagare. Detta innebär särskilt följande:

a)

Förhandsinformation, meddelande om upphandling och meddelande om tilldelning av kontrakt ska offentliggöras i lämplig form och i tillräckligt god tid.

b)

Det får inte förekomma någon diskriminering eller några tekniska begränsningar som hindrar ett brett deltagande på lika villkor för de fysiska och juridiska personer som avses i artikel 182 i budgetförordningen.

2.   Artiklarna 265.5, 267.3 och 269.4 ska inte påverka användningen av e-upphandling.

Artikel 264

Offentliggörande

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   Förhandsmeddelande om internationella upphandlingar ska översändas till Publikationsbyrån så tidigt som möjligt när det gäller upphandling av varor och tjänster och snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av ett program avseende bygg- och anläggningsarbeten.

2.   Vid tillämpningen av detta kapitel ska meddelandena om upphandling offentliggöras i följande former:

a)

Åtminstone i Europeiska unionens officiella tidning och via internet när det gäller internationell upphandling:

b)

Åtminstone i mottagarlandets officiella tidning eller i motsvarande medium om det gäller lokal upphandling.

Om ett meddelande om upphandling även offentliggörs lokalt, ska detta ske samtidigt och med exakt samma lydelse som i Europeiska unionens officiella tidning och på internet. Offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning och på internet ska ske på kommissionens ansvar. Om meddelandet offentliggörs lokalt får detta skötas av sådana organ som avses i artikel 190.2 b i budgetförordningen.

3.   Meddelandet om tilldelning av kontrakt ska sändas när kontraktet undertecknas, utom om kontraktet, när det fortfarande är nödvändigt, belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av Europeiska unionens vitala intressen så fordrar, om mottagarlandet kräver det eller om publiceringen av meddelandet inte bedöms vara lämplig.

Artikel 265

Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av tjänster

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   I fråga om beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av tjänster:

a)

Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro:

i)

Selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.

ii)

Öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.

b)

För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: Förhandlat förfarande under konkurrens enligt punkt 3 i denna artikel, eller ett ramavtal.

Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.

Betalningar för utgifter som understiger eller är lika med 2 500 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.

2.   Vid selektivt internationellt anbudsförfarande enligt punkt 1 a ska det anges i meddelandet om upphandling hur många anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna anbud. Vid upphandling av tjänster ska minst fyra kandidater uppmanas att lämna anbud. Antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna anbud ska vara tillräckligt stort för att skapa en reell konkurrens.

En förteckning över de anbudssökande som valts ut ska offentliggöras på kommissionens webbplats.

Om antalet anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna eller minimikraven i fråga om kapacitet inte når upp till minimiantalet får den upphandlande myndigheten uppmana endast dem som uppfyller kriterierna att lämna anbud.

3.   Vid det förhandlade förfarande som anges i punkt 1 b ska den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre anbudsgivare som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.

Anbudsgivarna i ett förhandlat förfarande under konkurrens kan väljas från en på lämpligt sätt offentliggjord förteckning över potentiella leverantörer enligt artikel 136.1 b. Förteckningen ska upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan och ska gälla i högst fem år från den dag då den offentliggjorts. Förteckningen får omfatta delförteckningar. Alla intresserade kan lämna in en ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, utom under periodens sista tre månader. Om ett kontrakt ska tilldelas ska den upphandlande myndigheten uppmana samtliga potentiella leverantörer i förteckningen eller delförteckningen att lämna anbud.

Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.

Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.

4.   För juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen får de upphandlande myndigheterna använda förhandlat förfarande under konkurrens oavsett kontraktets uppskattade värde.

5.   Anbuden ska sändas i dubbla kuvert, dvs. i ett ytterkuvert eller paket som ska innehålla två skilda och plomberade innerkuvert med påskriften ”tekniskt anbud” (kuvert A) och ”finansiellt anbud” (kuvert B). På ytterkuvertet ska följande upplysningar anges:

a)

Den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna.

b)

Referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras.

c)

I förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser.

d)

Angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.

Om möten får hållas enligt upphandlingsdokumenten kan utvärderingskommittén arrangera dessa möten med de ledande personerna för de expertgrupper som föreslås av var och en av de anbudsgivare som lämnat in tekniskt godtagbara anbud, efter att först skriftligen ha sammanställt sina preliminära slutsatser men före den slutliga utvärderingen av anbuden ur teknisk synvinkel. I dessa fall ska experterna, i första hand gemensamt om de utgör en sammanhållen arbetsgrupp, utfrågas av utvärderingskommittén och tiden som förflyter mellan de olika mötena ska vara såpass kort att en jämförelse blir möjlig. Mötena ska hållas enligt en av juryn på förhand fastställd modell, som sedan tillämpas på de olika expertgrupperna. Datum och tidpunkt för mötet ska meddelas anbudsgivarna minst tio kalenderdagar i förväg. Vid fall av force majeure som förhindrar anbudsgivaren att närvara vid mötet ska denne få en ny kallelse.

6.   Tilldelningskriterierna ska användas för att hitta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Vid urvalet av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska den tekniska kvaliteten vägas mot priset enligt en fördelningsnyckel på 80/20 där, för detta ändamål,

a)

de poäng som ges till tekniska anbud ska multipliceras med en koefficient på 0,80 och

b)

de poäng som ges till finansiella anbud ska multipliceras med en koefficient på 0,20.

Artikel 266

Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av tjänster

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   För kontrakt om leverans av tjänster kan de upphandlande myndigheterna använda sig av ett förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter:

a)

Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 104.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.

b)

Om tjänsterna i fråga ska utföras av offentliga organ, institutioner eller sammanslutningar utan vinstsyfte, och arbetet är av institutionell art eller syftar till att genomföra stödåtgärder av social karaktär till förmån för medborgarna.

c)

Om det gäller fortsatta leveranser av tjänster för vilka åtaganden redan ingåtts, på de villkor som anges i punkt 2.

d)

Om ett anbudsförfarande eller ett försök att använda ett ramavtal genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet efter eget val får inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt.

e)

Om kontraktet följer på en formgivningstävling, då det enligt bestämmelserna ska tilldelas vinnaren eller en av vinnarna i denna tävling, i vilket fall samtliga vinnare ska kallas till förhandlingar.

f)

Om tjänsterna av tekniska skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss tjänsteleverantör.

g)

Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.

h)

När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.

För tillämpningen av första stycket led a i denna punkt ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.

I sådant arbete av institutionell art som avses i första stycket led b ingår tjänster som är direkt kopplade till de offentligrättsliga organens lagstadgade uppdrag.

2.   De fortsatta tjänster inom ramen för ett befintligt åtagande som avses i punkt 1 c är följande:

a)

Kompletterande tjänster, som inte ingår i det ursprungliga kontraktet men som till följd av oförutsedda händelser blivit nödvändiga för att kontraktet ska kunna fullföljas, får upphandlas genom förhandlat förfarande, förutsatt att den kompletterande tjänsten varken tekniskt eller ekonomiskt kan separeras från det ursprungliga kontraktet utan att detta orsakar betydande svårigheter för den upphandlande myndigheten och det totala värdet på de kompletterande tjänsterna inte överstiger 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.

b)

Kompletterande tjänster som utgör en repetition av liknande tjänster som utförts tidigare av en tjänsteleverantör som redan tilldelats ett kontrakt för ändamålet, på villkor att

i)

ett meddelande om upphandling har offentliggjorts för det föregående kontraktet och möjligheten att använda ett förhandlat förfarande för nya tjänster inom ramen för samma projekt samt uppskattade kostnader tydligt angetts i det ursprungliga meddelandet om upphandling,

ii)

det förlängda kontraktet varken har ett större värde eller en längre löptid än det ursprungliga kontraktet.

Artikel 267

Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av varor

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   De beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen är för varuupphandlingar de följande:

a)

Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro: öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.

b)

För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: ett ramavtal eller något av följande:

i)

För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 100 000 euro, men är lägre än 300 000 euro: öppna lokala anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 b.

ii)

För upphandlingar vars värde är lägre än 100 000 euro: förhandlat förfarande under konkurrens i den mening som avses i punkt 2.

c)

Betalningar för utgifter som understiger eller är lika med 2 500 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.

Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.

2.   Vid det förfarande som avses i punkt 1 b ii i denna artikel ska den upphandlande myndigheten upprätta en förteckning över minst tre leverantörer som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.

Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.

Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.

3.   Alla anbud av teknisk och finansiell art ska läggas i ett plomberat innerkuvert som ska placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet ska anges

a)

den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna,

b)

referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras,

c)

i förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser,

d)

angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.

Anbuden ska öppnas offentligt av den kommitté som ska bedöma dem på den dag och tidpunkt som fastställts. Vid det offentliga öppnandet av anbuden ska anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anser relevanta tillkännages.

4.   När det gäller varuleveranser som inte innefattar service efter upphandlingen ska priset vara det enda tilldelningskriteriet.

Om det föreligger erbjudanden om service efter upphandlingen eller om särskild utbildning om den levererade produkten och dessa erbjudanden tillmäts stor vikt, ska det lägsta priset eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljas, med hänsyn tagen till både priset och den tekniska kvaliteten på den tjänst som erbjuds.

Artikel 268

Användning av det förhandlade förfarandet för varuupphandlingar

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   Kontrakt om leverans av varor får i följande fall tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud:

a)

Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 111.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.

b)

Om detta motiveras av varans natur eller karakteristik, till exempel om kontraktet bara kan uppfyllas av en leverantör som innehar ett patent eller en licens.

c)

Då det gäller ytterligare leveranser från den ursprunglige leverantören, vilka är avsedda antingen som delersättning för normala leveranser eller installationer, eller som utökning av redan förekommande leveranser eller installationer, om ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper, som skulle medföra bristande kompatibilitet eller orimliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll.

d)

Om anbudsförfarandet inte har givit något resultat, dvs. då inget tekniskt eller ekonomiskt godtagbart anbud har kommit in.

e)

Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.

f)

Om det rör sig om kontrakt om leverans av varor som offererats och förvärvats på en varumarknadsplats.

g)

Vid kontrakt om inköp av varor på särskilt gynnsamma villkor, antingen hos en varuleverantör som slutgiltigt avslutar sin affärsverksamhet eller hos en god man eller en likvidator vid insolvensförfarande, offentligt ackord eller förfarande av liknande slag som finns i nationell lagstiftning.

h)

När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.

I de fall som avses i första stycket led d får den upphandlande myndigheten, efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet, förhandla enskilt med en eller flera anbudsgivare som den själv väljer bland dem som deltog i anbudsförfarandet, förutsatt att de ursprungliga villkoren för upphandlingen inte väsentligt ändras.

2.   För tillämpningen av punkt 1 a ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.

Artikel 269

Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   För beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten:

a)

För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 5 000 000 euro, något av följande:

i)

Ett öppet internationellt anbudsförfarande i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.

ii)

I fråga om vissa typer av bygg- och anläggningsarbeten: selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.

b)

För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro, men är lägre än 5 000 000 euro: ett öppet lokalt anbudsförfarande i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 b.

c)

För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: ett förhandlat förfarande under konkurrens i den mening som avses i punkt 2 i denna artikel.

Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.

2.   Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 c i denna artikel ska den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre entreprenörer som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.

Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.

Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.

3.   Urvalskriterierna är avsedda att avgöra anbudsgivarens förmåga att genomföra liknande typer av kontrakt, särskilt genom bedömning av liknande arbeten som genomförts under de senaste åren. När urvalet görs och de anbud som inte är formellt korrekta har gallrats ut ska priset vara det enda tilldelningskriteriet.

4.   Alla anbud av teknisk och finansiell art ska läggas i ett plomberat innerkuvert som ska placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet ska följande anges:

a)

Den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna.

b)

Referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras.

c)

I förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser.

d)

Angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.

Anbuden ska öppnas offentligt av den kommitté som ska bedöma dem på den dag och tidpunkt som fastställts. Vid det offentliga öppnandet av anbuden ska anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anser relevanta tillkännages.

Artikel 270

Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   Kontrakt om leverans av bygg- och anläggningsarbeten får i följande fall tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud:

a)

Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 111.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.

b)

Om det gäller kompletterande arbeten som inte anges i det ursprungliga kontraktet men som blivit nödvändiga på grund av oförutsedda omständigheter och som krävs för att bygg- och anläggningsarbetet i fråga ska kunna slutföras, på de villkor som anges i punkt 2.

c)

Om anbudsförfarandet inte har givit något resultat, dvs. då inget tekniskt eller ekonomiskt godtagbart anbud har kommit in.

d)

Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.

e)

När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.

För tillämpningen av första stycket led a i denna punkt ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.

I de fall som avses i första stycket led c får den upphandlande myndigheten, efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet, förhandla enskilt med en eller flera anbudsgivare som den själv väljer bland dem som deltog i anbudsförfarandet, förutsatt att de ursprungliga villkoren för upphandlingen inte väsentligt ändras.

2.   De kompletterande arbeten som avses i punkt 1 b ska utföras av den entreprenör som redan genomför det ursprungliga bygg- och anläggningsarbetet, förutsatt att

a)

dessa arbeten av tekniska eller finansiella skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för mottagaren,

b)

dessa arbeten – oavsett om de går att avskilja från huvudkontraktet – är absolut nödvändiga för att arbetet ska kunna slutföras,

c)

det totala värdet av tilldelade kontrakt på tillkommande arbeten inte överstiger 50 % av värdet av det ursprungliga kontraktet.

Artikel 271

Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av fast egendom

(Artikel 190 i budgetförordningen)

Sådan upphandling av fast egendom som avses i artikel 260 får ske genom förhandlat förfarande sedan den lokala marknaden kartlagts.

Artikel 272

Val av upphandlingsförfarande vid blandad upphandling

(Artikel 190 i budgetförordningen)

När det gäller upphandling som omfattar såväl tjänster som varor eller bygg- och anläggningsarbeten ska den upphandlande myndigheten, förutsatt att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet, själv fastställa beloppsgränserna och förfarandena beroende på vilka som är de tyngst vägande komponenterna i upphandlingen, bland annat ur operativ synvinkel.

Artikel 273

Upphandlingsdokument

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   De upphandlingsdokument som avses i artikel 138 ska upprättas på grundval av bästa internationella praxis och enligt bestämmelser i detta kapitel när det gäller offentliggörande och kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna.

2.   När det gäller upphandling av tjänster ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:

a)

En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:

i)

Typ av upphandling.

ii)

Tilldelningskriterierna och de olika kriteriernas relativa betydelse.

iii)

Om möten får hållas och i så fall vid vilka tidpunkter.

iv)

Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.

v)

Om det är tillåtet att lägga ut delar av kontraktet på underentreprenad och i så fall i vilken utsträckning.

vi)

Hur stor budget som totalt sett är disponibel för upphandlingen.

vii)

I vilken valuta anbudet ska uttryckas.

b)

En selektiv förteckning över antagna anbudssökande (där det ska anges att det inte får finnas någon koppling dem emellan).

c)

Allmänna villkor för tjänsteupphandlingar.

d)

Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.

e)

En kravspecifikation som anger ungefärlig tidsplan för projektet och vid vilken tidpunkt de huvudsakliga experterna behöver vara disponibla.

f)

Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren.

g)

Formulär för insändandet.

h)

Upphandlingsformulär.

i)

I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för utbetalningar inom ramen för förfinansieringen.

Första stycket led h ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.

3.   När det gäller upphandling av varor ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:

a)

En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:

i)

Urvals- och tilldelningskriterier.

ii)

Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.

iii)

I vilken valuta anbudet ska uttryckas.

b)

Allmänna villkor för upphandling av varor.

c)

Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.

d)

Teknisk bilaga med eventuella planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande.

e)

Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren samt detaljerade prisuppgifter.

f)

Formulär för insändandet.

g)

Upphandlingsformulär.

h)

I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för

i)

anbudet,

ii)

förfinansieringen,

iii)

ett korrekt genomförande.

Första stycket led g ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.

4.   När det gäller upphandling av bygg- och anläggningsarbeten ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:

a)

En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:

i)

Urvals- och tilldelningskriterier.

ii)

Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.

iii)

I vilken valuta anbudet ska uttryckas.

b)

Allmänna villkor för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.

c)

Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.

d)

Tekniska bilagor med planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande.

e)

Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren samt detaljerade prisuppgifter.

f)

Formulär för insändandet.

g)

Upphandlingsformulär.

h)

I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för

i)

anbudet,

ii)

förfinansieringen,

iii)

ett korrekt genomförande.

Första stycket led g ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.

5.   I händelse av motstridighet mellan de särskilda villkor som avses i punkterna 2 d, 3 c och 4 c och de allmänna villkoren ska de särskilda villkoren ha företräde.

6.   Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ om att den ekonomiske aktören iakttar vissa kvalitetssäkringsstandarder, ska myndigheten hänvisa till kvalitetssäkringssystem som bygger på relevanta europeiska standarder på området eller, i tillämpliga fall, internationella standarder certifierade av organ som uppfyller europeiska eller internationella standarder för certifiering. Den ska även godta andra bevis på likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder som lämnas av ekonomiska aktörer.

Artikel 274

Säkerheter

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   Med undantag från artikel 163 ska säkerheter som ställts i förväg uttryckas i euro eller i den valuta som anges i det kontrakt som de täcker.

2.   För bygg- och anläggningsarbeten kan den upphandlande myndigheten kräva en säkerhet enligt detta kapitel som utgör 1–2 % av kontraktens sammanlagda värde. Säkerheten ska uppfylla bestämmelserna i artikel 163. Säkerheten frisläpps när kontraktet har undertecknats. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.

3.   Den upphandlande myndigheten får begära en säkerhet för att garantera ett korrekt genomförande av kontraktet, varvid säkerheten ska motsvara ett belopp som fastställs i upphandlingsdokumenten och som motsvarar mellan 5 % och 10 % av det samlade kontraktsvärdet när det gäller kontrakt om varuleveranser eller bygg- och anläggningsarbeten. Säkerheten ska fastställas på grundval av objektiva kriterier som kontraktets typ och värde.

En säkerhet för att förpliktelserna fullgörs ska dock krävas när följande beloppsgränser överstigs:

a)

345 000 euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, och

b)

150 000 euro vid upphandling av varor.

Säkerheten ska minst gälla till dess att varorna har levererats eller bygg- och anläggningsarbetena slutförts. Om kontraktet inte genomförs tillfredsställande ska hela säkerheten tas i anspråk.

Artikel 275

Förfarandefrister

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   Anbuden ska inkomma till den upphandlande myndigheten till den adress och före det datum och klockslag som anges i inbjudan att lämna in anbud. Tidsfristerna för mottagande av anbud eller ansökningar om att få lämna anbud ska fastställas av den upphandlande myndigheten, och ska vara så långa att berörda parter ges en rimlig tid för att sammanställa och lägga fram sina anbud.

När det gäller tjänstekontrakt ska anbudsfristen vara minst 50 dagar räknat från dagen då den inledande anbudsinfordran avsändes. I brådskande fall kan andra tidsfrister beviljas.

2.   Anbudsgivarna kan ställa frågor skriftligen före sista anbudsdagen. Den upphandlande myndigheten ska besvara anbudsgivarnas frågor före sista anbudsdagen.

3.   Vid selektiv internationell anbudsinfordran ska anbudsfristen vara minst 30 dagar räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling. Räknat från dagen då den inledande skrivelsen med uppmaning att lämna anbud avsändes ska tidsfristen för mottagande av anbud vara minst 50 dagar. I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.

4.   Vid öppen internationell anbudsinfordran ska tidsfristerna för mottagande av anbuden minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling:

a)

90 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.

b)

60 dagar vid upphandling av varor.

I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.

5.   Vid öppen lokal anbudsinfordran ska tidsfristerna för mottagande av anbuden minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling:

a)

60 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.

b)

30 dagar vid upphandling av varor.

I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.

6.   Vid sådant förhandlat förfarande under konkurrens som avses i artiklarna 265.1 b, 267.1 c och 269.1 c ska anbudssökande ges minst 30 dagar att lämna in sina anbud, räknat från dagen för avsändandet av inbjudan att lämna anbud.

7.   Tidsfristerna i punkterna 1–6 avser kalenderdagar.

Artikel 276

Utvärderingskommittéer

(Artikel 190 i budgetförordningen)

1.   Alla ansökningar om att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren ska utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté på grundval av tidigare tillkännagivna uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier. Kommittén ska bestå av ett ojämnt antal medlemmar, minst tre, som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs för att göra en tillfredsställande bedömning av anbuden.

2.   Såvida kommissionen inte är upphandlande myndighet har den rätt att begära en kopia av upphandlingsdokumenten, anbuden, bedömningen av anbuden samt de undertecknade kontrakten. Kommissionen kan delta som observatör vid öppnandet och bedömningen av anbuden.

3.   Anbud ska avvisas om de inte innehåller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten, eller om de inte uppfyller de särskilda krav för den aktuella upphandlingsomgången som fastställs i dessa dokument.

Utvärderingskommittén eller den upphandlande myndigheten får emellertid uppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att komplettera eller precisera uppgifterna i de styrkande handlingar som ska framläggas för bedömningen av kriterierna för uteslutning, urval och tilldelning inom en tidsfrist som kommittén bestämmer och med respekt för principen om likabehandling.

4.   I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 151 ska kommissionen begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.

5.   Vid upphandlingar vars värde inte överstiger 20 000 euro får man göra undantag från kravet på att inrätta en utvärderingskommitté.

KAPITEL IV

Bidrag

Artikel 277

Finansiering helt och hållet med unionsmedel

(Artikel 192 i budgetförordningen)

Undantag från kravet på samfinansiering ska motiveras i tilldelningsbeslutet.

AVDELNING III

EUROPEISKA BYRÅER

Artikel 278

Bestämmelser om europeiska byråer och inrättande av ytterligare byråer

(Artikel 195 i budgetförordningen)

De byråer som avses i artikel 195 i budgetförordningen är följande:

a)

Publikationsbyrån.

b)

Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.

c)

Europeiska byrån för uttagningsprov för rekrytering av personal samt Europeiska förvaltningsskolan, som är administrativt knuten till den förstnämnda.

d)

Byrån för löneadministration och utbetalningar till personalen.

e)

Infrastruktur- och logistikbyråerna i Bryssel och Luxemburg.

En eller flera institutioner kan inrätta ytterligare byråer om detta motiverats genom en studie av kostnadseffektiviteten och garanterar att unionens insats synliggörs.

Artikel 279

Delegering av befogenheter till europeiska interinstitutionella byråer

(Artiklarna 195 och 199 i budgetförordningen)

Varje institution är själv ansvarig när det gäller att ingå budgetmässiga åtaganden. Institutionerna får dock inom gränser och på villkor som de själva definierar delegera ansvaret för de följande leden i budgetförvaltningen till direktörerna för de europeiska interinstitutionella byråerna, bland annat det rättsliga åtagandet, kontrollen av utgifter, godkännande av utbetalningar och handläggning av inkomsttransaktioner.

Artikel 280

Särskilda regler för Publikationsbyrån

(Artiklarna 195 och 199 i budgetförordningen)

De institutioner som ger uppdrag åt Publikationsbyrån ska själva bestämma om sin policy för offentliggörande av handlingar. Nettoinkomsterna från försäljning av publikationer ska föras in i inkomstredovisningen för den institution som författat dem och betraktas som en inkomst avsatt för särskilt ändamål i enlighet med artikel 21 i budgetförordningen.

Artikel 281

Räkenskapsförarens delegering av vissa uppgifter

(Artikel 196 i budgetförordningen)

På förslag av varje byrås förvaltningskommitté får kommissionens räkenskapsförare till en av den berörda byråns anställda delegera några av sina uppgifter kopplade till de inkomst- och utgiftstransaktioner som ska skötas direkt av byrån.

Artikel 282

Likvida medel – bankkonton

(Artikel 196 i budgetförordningen)

Kommissionen får öppna bankkonton eller postgirokonton i en interinstitutionell byrås namn för att täcka dess behov av likvida medel, på begäran av byråns förvaltningskommitté. Det årliga saldot för varje byrås likvida medel ska stämmas av och regleras mellan byrån och kommissionen vid budgetårets slut.

AVDELNING IV

ADMINISTRATIVA ANSLAG

Artikel 283

Allmänna bestämmelser

(Artikel 201 i budgetförordningen)

De administrativa anslag som omfattas av bestämmelserna i denna avdelning är de som anges i artikel 41 i budgetförordningen.

Budgetmässiga åtaganden som avser administrativa anslag vilka är gemensamma för flera avdelningar i budgeten och förvaltas på ett övergripande plan får också bokföras övergripande i budgeträkenskaperna enligt den samlade redogörelse med en klassificering per typ som anges i artikel 25.

Motsvarande utgifter ska bokföras under de berörda budgetrubrikerna inom varje avdelning enligt samma fördelning som anslagen.

Artikel 284

Hyresgarantier

(Artikel 201 i budgetförordningen)

Institutionernas hyresgarantier ska utgöras av en banksäkerhet eller insättning på ett spärrat bankkonto som ska vara utställt i institutionens och hyresvärdens namn och uttryckt i euro, utom i vederbörligen motiverade fall.

När det gäller transaktioner i tredjeland får emellertid den behöriga utanordnaren, om det inte går att tillämpa någon av dessa former av hyresgarantier, acceptera andra former av garantier såvida dessa ger ett motsvarande skydd av unionens ekonomiska intressen.

Artikel 285

Förskott till institutionernas personal och ledamöter

(Artikel 201 i budgetförordningen)

Förskott får betalas ut till institutionernas personal och ledamöter enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

Artikel 286

Fastigheter

(Artikel 203 i budgetförordningen)

1.   De utgifter som avses i artikel 203.3 a i budgetförordningen ska omfatta kostnader för inredning av byggnader. De ska inte innefatta avgifter.

2.   Det förfarande för tidig information som avses i artikel 203.4 i budgetförordningen och det förfarande för förhandsgodkännande som avses i artikel 203.5 i budgetförordningen ska inte tillämpas när mark förvärvas kostnadsfritt eller för ett symboliskt belopp.

3.   Det förfarande för tidig information och förhandsgodkännande som avses i artikel 203.3–203.7 i budgetförordningen ska inte tillämpas på fastigheter som används som bostad. Europaparlamentet och rådet får begära att den ansvariga institutionen lägger fram all information om fastigheter som används som bostad.

4.   I fråga om fastighetsprojekt med koppling till unionens delegationer och kontor i tredjeland får den tidiga information som avses i artikel 203.4 i budgetförordningen under exceptionella eller brådskande politiska omständigheter presenteras tillsammans med själva fastighetsprojektet enligt artikel 203.5 i budgetförordningen. I sådana fall ska förfarandena för tidig information och förhandsgodkännande genomföras så snart som möjligt.

5.   Förfarandet för förhandsgodkännande enligt artikel 203.5 och 203.6 i budgetförordningen ska inte gälla för förberedande kontrakt eller studier som behövs för att utvärdera fastighetsprojektets detaljerade kostnader och finansiering.

6.   De tröskelvärden på 750 000 euro eller 3 000 000 euro som avses i artikel 203.7 ii, iii och iv i budgetförordningen ska omfatta kostnader för inredning av byggnaden. I fråga om hyror och nyttjanderättsavtal ska tröskelvärdena omfatta kostnader för inredning av byggnaden men inte andra avgifter.

7.   Ett år efter den dag då budgetförordningen börjar tillämpas ska kommissionen rapportera om tillämpningen av förfarandena i artikel 203.3–203.8 i budgetförordningen.

AVDELNING V

EXPERTER

Artikel 287

Betalda experter

(Artikel 204 i budgetförordningen)

1.   Till belopp under de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 får betalda externa experter anlitas enligt förfarandet i punkt 2.

2.   En uppmaning till intresseanmälan ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning eller, om det är nödvändigt att förbättra spridningen av informationen bland potentiella kandidater, på den berörda institutionens webbplats.

Uppmaningen till intresseanmälan ska innehålla en beskrivning av arbetsuppgifterna och deras varaktighet samt de fasta villkoren för ersättning. Dessa villkor kan bygga på enhetspriser.

En förteckning över experter ska upprättas efter uppmaningen till intresseanmälan. Förteckningen ska vara giltig i högst fem år från och med offentliggörandet eller under löptiden för ett flerårigt program som arbetsuppgifterna är kopplade till.

3.   Alla intresserade fysiska personer kan lämna in sin ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, förutom under periodens sista tre månader. Betalda externa experter ska inte väljas ut för att utföra uppgifter som avses i artikel 204 i budgetförordningen om de befinner sig i en av de situationer som leder till uteslutning och som anges i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.

4.   Allt utbyte med de utvalda experterna, inklusive ingående av kontrakt och alla ändringar av dessa, får ske via säkra elektroniska system för utbyte som inrättats av kommissionen.

Dessa system ska uppfylla följande krav:

a)

Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.

b)

Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.

c)

Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.

d)

Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.

e)

Handlingarnas helhet ska bevaras.

f)

Handlingarna ska förbli tillgängliga.

g)

I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.

h)

Skydd av personuppgifter enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001 ska garanteras.

Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.

En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.

Den elektroniska underskrift som avses i andra stycket led b ska ha samma rättsliga verkan som handskrivna underskrifter.

5.   Förteckningen över experter och föremålet för deras arbetsuppgifter ska offentliggöras årligen. Den ekonomiska ersättningen ska offentliggöras om den överstiger 15 000 euro för det arbete som utförts.

6.   Punkt 5 ska inte gälla om ett sådant offentliggörande skulle utgöra en risk för enskildas fri- och rättigheter som skyddas av stadgan om grundläggande rättigheter i Europeiska unionen.

DEL TRE

ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 288

Övergångsbestämmelser

Artiklarna 35–43 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ska fortsätta att tillämpas på åtaganden som gjorts till och med den 31 december 2013. Artiklarna 33–44 i denna förordning ska bara tillämpas på åtaganden som ingås från och med den 1 januari 2014.

När det gäller bidragsöverenskommelser som ingåtts och bidragsbeslut som anmälts senast den 31 december 2013 inom ramen för övergripande åtaganden som ingåtts under budgeten för 2012 eller tidigare år får den behöriga utanordnaren, med vederbörlig hänsyn tagen till principerna om öppenhet och likabehandling, fortsätta att tillämpa del I avdelning VI i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002.

Artikel 289

Upphävande

Förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ska upphöra att gälla.

Hänvisningar till den upphävda förordningen ska anses som hänvisningar till denna förordning och ska läsas i enlighet med jämförelsetabellen i bilagan.

Artikel 290

Ikraftträdande

Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Den ska tillämpas från och med den 1 januari 2013.

Artiklarna 216–226 ska dock tillämpas från och med den 1 januari 2014.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 29 oktober 2012.

På kommissionens vägnar

José Manuel BARROSO

Ordförande


(1)  EUT L 298, 26.10.2012, s. 1.

(2)  EUT L 248, 16.9.2002, s. 1.

(3)  EGT L 357, 31.12.2002, s. 1.

(4)  EUT L 134, 30.4.2004, s. 114.

(5)  EUT L 163, 23.6.2007, s. 17.

(6)  EUT L 48, 23.2.2011, s. 1.

(7)  EUT L 347, 11.12.2006, s. 1.

(8)  EGT L 130, 31.5.2000, s. 1.

(9)  EGT L 209, 2.8.1997, s. 6.

(10)  EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.

(11)  EGT L 340, 16.12.2002, s. 1.

(12)  EGT C 316, 27.11.1995, s. 48.

(13)  EGT C 195, 25.6.1997, s. 1.

(14)  EUT L 300, 11.11.2008, s. 42.

(15)  EUT L 309, 25.11.2005, s. 15.

(16)  EGT L 164, 22.6.2002, s. 3.

(17)  EGT L 281, 23.11.1995, s. 31.

(18)  EUT L 342, 22.12.2009, s. 1.

(19)  EGT L 13, 19.1.2000, s. 12.


BILAGA

Jämförelsetabell

Rådets förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002

Denna förordning

Artikel 1

Artikel 1

Artikel 4a

Artikel 2

Artikel 5

Artikel 3

Artikel 6

Artikel 4

Artikel 7

Artikel 5

Artikel 8

Artikel 6

Artikel 10

Artikel 7

Artikel 11

Artikel 8

Artikel 12

Artikel 9

Artikel 13

Artikel 10

Artikel 13a

Artikel 11

Artikel 15

Artikel 12

Artikel 17

Artikel 13

Artikel 17a

Artikel 14

Artikel 18

Artikel 15

Artikel 19

Artikel 16

Artikel 20

Artikel 17

Artikel 21

Artikel 18

Artikel 22

Artikel 19

Artikel 23

Artikel 20

Artikel 21

Artikel 22

Artikel 23

Artikel 26

Artikel 24

Artikel 27

Artikel 25

Artikel 28

Artikel 26

Artikel 29

Artikel 27

Artikel 30

Artikel 28

Artikel 43a

Artikel 29