ANSVARSFRISKRIVNING: Detta är ett arbetsdokument från kommissionens avdelningar. Det bygger på tillämplig EU-lagstiftning och innehåller teknisk vägledning avsedd för organ som arbetar med övervakning, kontroll eller genomförande av de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser. Denna vägledning påverkar dock inte EU-domstolens och tribunalens tolkningar.

Innehåll

Förkortningar

3

Inledning

3

Kapitel 1:

Introduktion till förenklade kostnadsalternativ

4

1.1.

Vad är förenklade kostnadsalternativ och varför ska man använda dem?

4

1.2.

I vilket fall lämpar sig förenklade kostnadsalternativ bäst

4

1.3.

Användning av förenklade kostnadsalternativ på två ersättningsnivåer

5

1.4.

Frivillig och obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ

7

Kapitel 2:

Typer av förenklade kostnadsalternativ

8

2.1.

Översikt över de olika typerna av förenklade kostnadsalternativ

8

2.2.

Finansiering till en schablonsats

9

2.2.1

Allmänna principer

9

2.2.2

Schablonsatser för att fastställa indirekta kostnader (artikel 54 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

12

2.2.3

Schablonsats för att fastställa direkta personalkostnader (artikel 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

13

2.2.4

Schablonsats för bestämning av alla andra kostnader för insatsen än direkta personalkostnader (artikel 56 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

13

2.2.5

Schablonsats för kostnader för resor och logi (artikel 41.5 i Interregförordningen)

15

2.2.6

Schablonsatser för tekniskt bistånd (artikel 36.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

15

2.2.7

Särdrag för stöd till lokalt ledd utveckling

16

2.3.

Enhetskostnader

16

2.3.1.

Allmänna principer

17

2.3.2.

Personalkostnader enligt timsats (artikel 55.2–55.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

19

2.4.

Enhetsbelopp

22

2.4.1

Allmänna principer

22

2.5.

Kombination av förenklade kostnadsalternativ

24

Kapitel 3:

Fastställande av förenklade kostnadsalternativ

26

3.1.

Förenklade kostnadsalternativ måste definieras på förhand

26

3.2.

Metoder

27

3.2.1.

En rättvis, skälig och kontrollerbar beräkningsmetod

27

3.2.2.

Budgetförslag

30

3.2.3.

Användning av förenklade kostnadsalternativ från unionens politik

33

3.2.4.

Användning av förenklade kostnadsalternativ från bidragssystem som finansieras helt och hållet av medlemsstaterna

33

3.2.5.

Användning av schablonsatser och särskilda metoder som inrättas genom eller på grundval av förordningen om gemensamma bestämmelser eller de fondspecifika reglerna

34

3.2.6.

Användning av förenklade kostnadsalternativ från tidigare programperioder

34

3.2.7.

Återanvändning/återvinning av förenklade kostnadsalternativ som inrättats i samma medlemsstat eller från andra medlemsstater

35

3.3.

Förfarandesteg för godkännande av ett förenklat kostnadsalternativ i programmet (”högre nivå”)

35

3.4.

Anpassning av förenklade kostnadsalternativ i tid (justeringsmetod)

36

Kapitel 4:

Genomförande av förenklade kostnadsalternativ

36

4.1.

Valuta för förenklade kostnadsalternativ som fastställts på ”högre nivå”

36

4.2.

Tillämpning i tid av förenklade kostnadsalternativ som antagits i programmet

37

4.3.

Att deklarera förenklade kostnadsalternativ i betalningsansökningarna

37

4.4.

Användning av förenklade kostnadsalternativ som anges i kommissionens delegerade akter

38

Kapitel 5:

Övergripande principer

38

5.1.

Offentlig upphandling och användning av förenklade kostnadsalternativ

38

5.2.

De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med bestämmelserna om statligt stöd

38

5.3.

Specifikt för Eruf och ESF+: korsfinansiering

41

5.4.

Krav avseende insamling, lagring och offentliggörande av uppgifter

42

5.5.

Förenklade kostnadsalternativ och stödberättigandeperiod

43

Kapitel 6:

Förvaltningskontroller och revisioner

43

6.1.

Allmänt tillvägagångssätt för förvaltningskontroller och revisioner

43

6.2.

Kontroll av korrekt metod för det förenklade kostnadsalternativet

44

6.3.

Den förvaltande myndighetens kontroll och revision av korrekt tillämpning av metoden under genomförandet

46

6.3.1.

Kontroll av korrekt schablonsats

46

6.3.2.

Kontroll av korrekt tillämpning av enhetskostnader

47

6.3.3.

Kontroll av korrekt tillämpning av enhetsbelopp

48

6.4

Kontroll av att det inte förekommer dubbelfinansiering vid användning av förenklade kostnadsalternativ

48

6.5

Kontroll av efterlevnaden av reglerna om statligt stöd vid användning av förenklade kostnadsalternativ som ersättningsform

50

6.6

Bedrägeri och allvarliga brister

51

6.7

Möjliga fel eller oriktigheter kopplade till tillämpningen av förenklade kostnadsalternativ

51

Bilaga 1:

Exempel på förenklade kostnadsalternativ

54

Bilaga 2:

Att fylla i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser

58

Bilaga 3:

Exempel på förenklade kostnadsalternativs förenlighet med bestämmelser om statligt stöd

66

Förkortningar

Amif	Asyl-, migrations- och integrationsfonden
EHFVF	Europeiska havs-, fiskeri- och vattenbruksfonden
Eruf	Europeiska regionala utvecklingsfonden
ESF+	Europeiska socialfonden+
FRO	Fonden för en rättvis omställning
LAG	Lokal aktionsgrupp
SMF	Små och medelstora företag

Inledning

Detta dokument innehåller teknisk vägledning om kostnader som deklareras på grundval av enhetskostnader, enhetsbelopp och finansiering till en schablonsats (förenklade kostnadsalternativ) som gäller för de fonder som omfattas av förordning (EU) 2021/1060 (1) (förordningen om gemensamma bestämmelser). Syftet med dokumentet är att dela god praxis med målet att uppmuntra medlemsstaterna till att följa den. Dokumentet omfattar de möjligheter som erbjuds genom den rättsliga ramen för förordningen om gemensamma bestämmelser för programperioden 2021–2027 och tar hänsyn till de lagstiftningsändringar som infördes genom förordning (EU) 2021/1060 jämfört med programperioden 2014–2020, i synnerhet möjligheten att betala ut unionsbidrag till ett program i form av förenklade kostnadsalternativ.

Sedan ikraftträdandet av förordning (EU) 2021/1060 omfattar vägledningen ersättning av bidrag till stödmottagare från medlemsstaterna i form av förenklade kostnadsalternativ eller en kombination av olika former av ersättning enligt artikel 53.1 b, c, d och e i förordningen om gemensamma bestämmelser samt ersättning av unionsbidrag till ett program i form av förenklade kostnadsalternativ eller en kombination av olika former enligt artikel 51 c, d, e och f i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Denna vägledning innehåller också ytterligare förtydliganden på grundval av frågor från medlemsstaterna och berörda parter som är relevanta för programperioden 2021–2027.

KAPITEL 1:   INTRODUKTION TILL FÖRENKLADE KOSTNADSALTERNATIV

1.1   Vad är förenklade kostnadsalternativ och varför ska man använda dem?

Förenklade kostnadsalternativ är belopp eller procentsatser som fastställs på förhand och som utgör en bästa möjliga uppskattning av faktiska (verkliga) stödberättigande kostnader som uppstått i praktiken vid genomförandet av en insats. De utgör därför en alternativ metod för att ersätta de stödberättigande kostnaderna för en insats, i motsats till den traditionella metoden där man utifrån fakturor eller betalningsspecifikationer ersätter kostnader som faktiskt ådragits av en stödmottagare och som betalats (faktiska kostnader, se artikel 53.1 a i förordningen om gemensamma bestämmelser).

	Med förenklade kostnadsalternativ krävs det inte längre att varje euro av samfinansierade utgifter ska kunna spåras till enskilda verifikationer. Tillämpningen av förenklade kostnadsalternativ minskar avsevärt både de förvaltande myndigheternas och stödmottagarnas administrativa kostnader och administrativa börda.
	Förenklade kostnadsalternativ innebär att de mänskliga resurser och administrativa insatser som krävs för att förvalta de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser kan inriktas mer på att förverkliga de politiska målen eftersom mindre resurser krävs för att samla in och kontrollera (finansiella) handlingar.
	Förenklade kostnadsalternativ underlättar tillgången till fonderna även för små stödmottagare tack vare en förenklad förvaltningsprocess. Stödmottagarnas förfaranden under projektens löptid förenklas dessutom och kräver mindre tid, från det att ansökan om finansiering lämnas in till att utgifterna ersätts (t.ex. blir det förmånligare att utarbeta ansökan om finansiering och färre styrkande handlingar krävs, risken minskar för att felaktig dokumentation tillhandahålls eller att dokumentation saknas och utgifterna ersätts snabbare).
	Förenklade kostnadsalternativ bidrar slutligen till en mer effektiv och korrekt användning av de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser (en lägre felprocent). Revisionsrätten har i flera år upprepade gånger rekommenderat kommissionen att uppmuntra och utöka användningen av förenklade kostnadsalternativ, särskilt eftersom de är mindre felbenägna (2). I revisionsrättens briefingdokument Förenkling av genomförandet av sammanhållningspolitiken efter 2020 upprepades dessa synpunkter och man rekommenderade att öka möjligheten att använda förenklade kostnadsalternativ även för att minska administrativa kostnader och bördor (3).

1.2   I vilket fall lämpar sig förenklade kostnadsalternativ bäst

Utöver de fall där det är obligatoriskt att tillämpa förenklade kostnadsalternativ (se kapitel 1.4) rekommenderas starkt att förenklade kostnadsalternativ tillämpas särskilt för insatser där ett eller flera av följande kriterier avseende genomförbarhet och relevans uppfylls:

—	Det är svårt och/eller besvärligt att kontrollera de faktiska kostnaderna (många verifikationer på små belopp med begränsad eller ingen specifik inverkan på det förväntade utfallet av insatserna, komplexa fördelningsinstrument osv.).

—	Det finns lättillgängliga tillförlitliga historiska eller statistiska uppgifter om det finansiella och kvantitativa genomförandet av liknande insatser som grund för att skapa sunda beräkningsmetoder.

—	Insatserna ingår i en standardram, t.ex. upprepad verksamhet med stabila villkor och standardformer för genomförande.

—	Det finns redan metoder för förenklade kostnadsalternativ för liknande insatser inom ramen för ett nationellt finansierat system eller för annan EU-politik.

Man måste investera både tid och resurser för att fastställa förenklade kostnadsalternativ. Detta bör beaktas vid utformningen av en ny metod, och om tids- och resursinvesteringen strider mot förenklingsmålen för förenklade kostnadsalternativ kan det vara lämpligare med alternativa ersättningsmetoder.

1.3   Användning av förenklade kostnadsalternativ på två ersättningsnivåer

I linje med den rättsliga ramen för programperioden 2021–2027 kan förenklade kostnadsalternativ användas på följande två ersättningsnivåer:

—	Kommissionens ersättning av unionsbidraget till medlemsstaternas program (”högre nivå”).

—	Ersättning av bidrag från medlemsstaterna till stödmottagarna (”lägre nivå”).

Användning av förenklade kostnadsalternativ på ”högre nivå”

Unionsbidrag till ett program får ersättas i form av förenklade kostnadsalternativ i enlighet med artikel 51 c, d och e i förordningen om gemensamma bestämmelser.

De förenklade kostnadsalternativen ska fastställas genom någotdera av följande alternativ:

1.	Kommissionens beslut om godkännande av programmet eller av en ändring av det (artikel 94.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

2.	En delegerad akt som antagits av kommissionen (artikel 94.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

I det första fallet bör medlemsstaterna lämna in ett förslag till kommissionen i enlighet med tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser, som en del av inlämningen av programmet eller av en begäran om ändring av programmet. Revisionsmyndigheten för programmet ska tillhandahålla en positiv förhandsbedömning  (4) av beräkningsmetoden och beloppen samt av arrangemangen för att säkerställa kontroll, kvalitet, insamling och lagring av uppgifter.

Användningen av förenklade kostnadsalternativ på ”högre nivå” är inte automatiskt kopplad till användningen av förenklade kostnadsalternativ på ”lägre nivå”. Om ersättningen av unionsbidrag baseras på förenklade kostnadsalternativ som godkänts i programmet eller i en delegerad akt, får ersättningen till stödmottagaren utgöras av vilken form av stöd som helst (artikel 94.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

För att uppnå en fullständig förenkling rekommenderas dock att de förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre nivå” också används på ”lägre nivå”, dvs. vid ersättning av bidrag till stödmottagare.

Medlemsstaterna är inte skyldiga att använda förenklade kostnadsalternativ på ”högre nivå”. Unionens bidrag till programmet kan baseras på alla former av ersättning för stöd som stödmottagare har fått (artikel 51 b i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Användning av förenklade kostnadsalternativ på ”lägre nivå”

Förenklade kostnadsalternativ får endast användas i fråga om insatser som finansieras med bidrag (artikel 53.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser). Det går inte att använda förenklade kostnadsalternativ för finansieringsinstrument eller priser. Förenklade kostnadsalternativ som används för ersättning av bidrag som medlemsstaterna ger till stödmottagarna ingår inte i programmet genom tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser och omfattas inte av kommissionens godkännande.

En förhandsbedömning från revisionsmyndigheten krävs inte för förenklade kostnadsalternativ som används på ”lägre nivå” men rekommenderas starkt.

Förenklade kostnadsalternativ utgör en form av bidrag enligt artikel 53 i förordningen om gemensamma bestämmelser. I enlighet med artikel 58.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser är bestämmelserna om bidrag, inklusive bestämmelserna om förenklade kostnadsalternativ, inte tillämpliga på stöd som tillhandahålls i form av bidrag som kombineras i en insats med ett enda finansieringsinstrument. Det kombinerade stödet följer reglerna om finansieringsinstrument. Om ett bidrag kombineras med ett finansieringsinstrument i två separata insatser är det dock möjligt att använda förenklade kostnadsalternativ för den del av stödet som tillhandahålls i form av ett bidrag. Förenklade kostnadsalternativ kan inte användas om stödet till en insats tillhandahålls i form av ett pris.

Viktiga likheter och skillnader mellan förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre” eller endast PÅ ”lägre” nivå

	Förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre nivå”	Förenklade kostnadsalternativ som endast används på ”lägre nivå”
Typ av förenklade kostnadsalternativ som används	Enhetskostnader, finansiering till en schablonsats och enhetsbelopp
Kommissionens roll i fastställandet av förenklade kostnadsalternativ	De förenklade kostnadsalternativen antas av kommissionen 1. i beslutet om godkännande av programmet eller av en ändring av det på grundval av ett förslag från medlemsstaterna i enlighet med mallen i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser (artikel 94.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser) eller 2. genom en delegerad akt (artikel 94.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser).	Det förenklade kostnadsalternativet och metoden fastställs av medlemsstaterna och det är inte obligatoriskt att involvera kommissionen.
Revisionsmyndighetens roll i fastställandet av förenklade kostnadsalternativ	Det krävs att revisionsmyndigheten gör en förhandsbedömning av metoden för de förenklade kostnadsalternativ som inrättas genom kommissionens beslut om godkännande av programmet eller av en ändring av det (artikel 94.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser och bilaga V [eller bilaga VI], avsnitt C, punkt 5 i tillägg 1 till förordningen om gemensamma bestämmelser).	Det krävs inte att revisionsmyndigheten gör en förhandsbedömning av metoden, men det rekommenderas starkt.
Tillåten metod	Beräkning baserad på en rättvis, skälig och kontrollerbar metod (t.ex. statistiska och historiska uppgifter). Budgetförslag. Tillämpning av EU-system eller nationella system för liknande insatser.	Beräkning baserad på en rättvis, skälig och kontrollerbar metod (t.ex. statistiska och historiska uppgifter). Budgetförslag (om den totala kostnaden för insatsen inte överstiger 200 000  euro). Tillämpning av EU-system eller nationella system för liknande insatser. Användning av satser och metoder som inrättas genom eller på grundval av förordningen om gemensamma bestämmelser eller fondspecifika förordningar.
Ersättningsnivå	Medlemsstaten ersätts av kommissionen (”högre nivå”) på grundval av det förenklade kostnadsalternativ som godkänts genom kommissionens beslut om godkännande av programmet eller av en ändring av det eller som fastställs i den delegerade akten.	Medlemsstaten ersätter stödmottagaren (”lägre nivå”) i form av ett förenklat kostnadsalternativ, och samma utgifter deklareras till kommissionen.
Omfattningen av förvaltningskontroller och revisioner	Uppfyllande av villkoren för ersättning i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser.	Den metod som används för att fastställa förenklade kostnadsalternativ (5) och tillämpningen av metoden för förenklade kostnadsalternativ.
Förvaltningskontrollerna och revisionerna omfattar INTE följande:	Underliggande faktiska kostnader (utom de faktiska kostnader som används som beräkningsgrund för finansiering till en schablonsats). Den metod som används för att fastställa de förenklade kostnadsalternativen och som antas antingen genom kommissionens beslut om godkännande av programmet eller av en ändring av det eller genom en delegerad akt. Se även kapitel 6.	Underliggande faktiska kostnader (utom de faktiska kostnader som används som beräkningsgrund för finansiering till en schablonsats). Den beräkningsmetod som används för att fastställa standardiserade schablonsatser (förutom för artikel 54 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser). Se även kapitel 6.

1.4   Frivillig och obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ

Principen: Frivillig användning av förenklade kostnadsalternativ

Användningen av förenklade kostnadsalternativ är frivillig för medlemsstaterna på ”högre nivå” och ”lägre nivå”, med undantag för artikel 53.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser som beskrivs nedan i detta kapitel. På ”högre nivå”, när kommissionen väl har antagit ett beslut om godkännande av förenklade kostnadsalternativ i programmet, återbetalas unionens bidrag till medlemsstaten i denna form och medlemsstaten kan inte begära det på grundval av artikel 51 b i förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. på grundval av stöd som betalats ut till stödmottagaren. På ”lägre nivå” beslutar den förvaltande myndigheten, eller övervakningskommittén om det rör sig om Interregprogram, om huruvida förenklade kostnadsalternativ ska användas eller inte i en ansökningsomgång genom att fastställa de kostnadskategorier och/eller typer av insatser som dessa förenklade kostnadsalternativ är tillämpliga på. För att säkerställa att principen om öppenhet och principen om likabehandling av stödmottagare respekteras bör man (i inbjudan att lämna projektförslag eller i programregler eller nationella regler) precisera och offentliggöra tillämpningsområdet för de förenklade kostnadsalternativen, det vill säga vilka kostnads- eller insatstyper de kan användas för.

Undantag: Fall där det är obligatoriskt att använda förenklade kostnadsalternativ

Enligt artikel 53.2 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser ska bidraget till stödmottagaren från Eruf, ESF+, FRO, Amif, Fonden för inre säkerhet och instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik ges i form av enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser om den totala kostnaden för en insats inte överstiger 200 000 euro (med de undantag som anges nedan). Syftet med denna bestämmelse är att begränsa kontrollerna av de faktiska kostnaderna eftersom sådana kontroller inte skulle vara kostnadseffektiva med tanke på det låga värde som dessa insatser avser.

När det gäller småskaliga projekt som finansieras genom småprojektsfonder inom ramen för ett Interregprogram (artikel 25.6 i Interregförordningen (6)) ska bidraget från Eruf ges i form av förenklade kostnadsalternativ om det offentliga bidraget till en slutmottagare som genomför det småskaliga projektet inte överstiger 100 000 euro, utom för insatser som får stöd i form av statligt stöd.

De kostnader som ska beaktas vid tillämpningen av artikel 53.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser är de som planeras vid undertecknandet av det dokument som fastställer stödvillkoren för insatsen (7). De faktiska kostnaderna för genomförandet av insatsen eller det småskaliga projektet är inte relevanta eftersom de inte längre ingår i kostnadsberäknings- och ersättningsmetoden för insatsen eller det småskaliga projektet.

Obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ gäller på nivån för det stöd som medlemsstaterna beviljar stödmottagarna, dvs. på nivån för den insats som ska samfinansieras och stödmottagaren, i den mening som avses i artikel 2 i förordningen om gemensamma bestämmelser. För småprojektsfonder inom ramen för Interregprogram (se ovan) är det obligatoriskt att använda förenklade kostnadsalternativ för det stöd som beviljas slutmottagarna av den stödmottagare som förvaltar småprojektsfonden.

Obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ gäller även för bidrag från medlemsstaterna till stödmottagare i insatser för tekniskt bistånd där den totala kostnaden för insatserna inte överstiger 200 000 euro. Det finns därför inget undantag från obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ för insatser som avser tekniskt bistånd  (8) .

Kravet på obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ gäller inte i följande fall (9):

—

Insatser som får stöd som utgör statligt stöd. Stöd av mindre betydelse utgör inte statligt stöd och därför omfattas insatser som endast får stöd av mindre betydelse av artikel 53.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ. Om statligt stöd och stöd av mindre betydelse kombineras inom samma insats är det dock inte obligatoriskt att använda förenklade kostnadsalternativ.

—

Den förvaltande myndigheten får samtycka till att undanta vissa insatser på området forskning och innovation från det krav som avses i artikel 53.2 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser, förutsatt att övervakningskommittén i förväg har godkänt ett sådant undantag. I förordningen om gemensamma bestämmelser anges inga kriterier för ett sådant undantag. Det är därför upp till den förvaltande myndigheten att föreslå ett sådant undantag och säkerställa att det godkänns av övervakningskommittén.

När skyldigheten att använda förenklade kostnadsalternativ gäller avser den alla kostnadskategorier för en insats, med följande två undantag på grundval av artikel 53.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser:

1.

De kostnadskategorier för vilka en schablonsats tillämpas får beräknas på grundval av faktiska kostnader. Om till exempel den schablonsats på upp till 15 % för indirekta kostnader som anges i artikel 54 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser används (där en schablonsats tillämpas på stödberättigande direkta personalkostnader som grund) kan de stödberättigande direkta personalkostnaderna deklareras på grundval av faktiska kostnader (men andra direkta kostnader än direkta personalkostnader måste täckas av förenklade kostnadsalternativ). Om schablonsatsen på upp till 7 % för indirekta kostnader enligt artikel 54 första stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser används får de stödberättigande direkta kostnaderna deklareras på grundval av faktiska kostnader.

2.	Bidrag och löner som betalas ut till deltagarna kan ersättas på grundval av kostnader som faktiskt ådragits.

Dessa undantag är uttömmande.

Exempel på hur man kan säkerställa efterlevnad av kraven för obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ genom att använda de förenklade kostnadsalternativ som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser
Tillämpning av artikel 54 första stycket a eller c i förordningen om gemensamma bestämmelser	Tillämpning av artikel 54 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser	Tillämpning av artikel 56.1 och 56.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser
Indirekta kostnader = upp till 7 % av stödberättigande direkta kostnader (ingen beräkningsmetod krävs) eller upp till 25 % av stödberättigande direkta kostnader (en rättvis, skälig och kontrollerbar beräkningsmetod krävs, eller en schablonsats som fastställs i enlighet med artikel 67.5 a i förordning (EU) nr 1303/2013 för en liknande insats). Direkta kostnader = faktiska kostnader (10)	Indirekta kostnader = upp till 15 % av stödberättigande direkta personalkostnader (ingen beräkningsmetod krävs) Direkta personalkostnader = faktiska kostnader (11) Alla övriga direkta kostnader (i tillämpliga fall) = förenklat kostnadsalternativ	Direkta personalkostnader = faktiska kostnader (12) Återstående kostnader (utöver löner och tillägg till deltagare) = upp till 40 % av de stödberättigande direkta personalkostnaderna (ingen beräkningsmetod krävs) I tillämpliga fall kan löner och tillägg till deltagare betalas ut på grundval av faktiska kostnader (= ytterligare stödberättigande kostnader)

KAPITEL 2:   TYPER AV FÖRENKLADE KOSTNADSALTERNATIV

2.1   Översikt över de olika typerna av förenklade kostnadsalternativ

Artiklarna 51 och 53.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser omfattar tre typer av förenklade kostnadsalternativ, som kan definieras enligt följande:

—	FINANSIERING TILL EN SCHABLONSATS. Specifika kategorier av stödberättigande kostnader som tydligt har fastställts på förhand beräknas med tillämpning av en procentsats som fastställts på förhand för en eller flera andra kategorier av stödberättigande kostnader.

—	ENHETSKOSTNADER. Alla eller en del av de stödberättigande kostnaderna kommer att beräknas på grundval av kvantifierade verksamhetstyper, bidrag, utfall eller resultat multiplicerat med enhetskostnader som fastställts på förhand.

—	ENHETSBELOPP. Alla stödberättigande kostnader eller delar av stödberättigande kostnader beräknas på grundval av belopp som fastställts på förhand och som betalas om den på förhand fastställda verksamheten och/eller utfallen har slutförts.

Den förvaltande myndigheten kan välja att använda en typ av förenklat kostnadsalternativ eller att kombinera olika typer i samma insats, förutsatt att eventuella överlappningar mellan kostnader som täcks av olika förenklade kostnadsalternativ utesluts för att undvika dubbelfinansiering (se även kapitel 2.5 om kombinationen av förenklade kostnadsalternativ).

2.2   Finansiering till en schablonsats

Schablonsatser kan användas på båda ersättningsnivåerna, dvs. på högre nivå för ersättning av unionsbidrag (artikel 51 e i förordningen om gemensamma bestämmelser) och på lägre nivå för bidrag från medlemsstaterna till stödmottagaren (artikel 53.1 d i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Det finns olika typer av schablonsatser, särskilt följande:

—

Standardiserade schablonsatser, dvs. sådana som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika förordningarna, eller i förekommande fall en delegerad akt som antagits enligt artikel 94.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser, och för vilka de förvaltande myndigheterna inte är skyldiga att fastställa en beräkningsmetod för att fastställa den tillämpliga satsen.

—	Schablonsatser för vilka de förvaltande myndigheterna har utvecklat en metod (inklusive en beräkningsmetod).

2.2.1   Allmänna principer

Fastställande av kostnadskategorier

I ett system med finansiering till en schablonsats finns det högst tre olika kostnadskategorier:

—	TYP 1: Kategorier av stödberättigande kostnader utifrån vilka schablonsatsen ska tillämpas för beräkning av de stödberättigande beloppen (så kallade grundkostnader).

—	TYP 2: Kategorier av stödberättigande kostnader som kommer att täckas med schablonsatsen.

—	TYP 3: Andra kategorier av stödberättigande kostnader, i relevanta fall (satsen tillämpas inte på dem och de omfattas inte av schablonsatsen).

Vid tillämpning av ett system med finansiering till en schablonsats måste den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) fastställa de kostnadskategorier som omfattas av respektive typ: Alla kostnadskategorier ska omfattas av någon – endast en – av de tre olika typerna. I vissa fall kan en typ definieras såsom motsats till en annan typ eller andra typer (i ett system där det bara finns direkta [typ 1] och indirekta [typ 2] kostnader kan indirekta kostnader t.ex. definieras som alla andra stödberättigande kostnader som inte är direkta kostnader). Under urvalet av insatser bör den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) kontrollera att de kostnadskategorier som omfattas av schablonsatsen är nödvändiga för den specifika insatsen, på grundval av de verksamheter som krävs för att genomföra insatsen och som beskrivs i ansökan om finansiering.

Förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller inte någon begränsning av de kategorier av stödberättigande kostnader som kan användas för finansiering till en schablonsats. Men med tanke på att huvudsyftet med att använda schablonsatser är förenkling är schablonsatserna bäst lämpade för kostnader som är relativt låga och för vilka kontroller är kostsamma (t.ex. schablonsatser för att täcka personalkostnader eller indirekta kostnader).

Det är möjligt att använda olika schablonsatser för olika kostnadskategorier som tillämpas på samma grund  (13). Exempelvis kan en schablonsats på 13 % av de direkta personalkostnaderna användas för att beräkna de indirekta kostnaderna. Samma grund (dvs. direkta personalkostnader) kan också användas för att beräkna rese- och logikostnaderna för insatsen med en schablonsats på 15 %.

Det är möjligt att beräkna en schablonsats på grundval av faktiska kostnader eller kostnader som ersätts med förenklade kostnadsalternativ. (se kapitel 2.5) För att undvika dubbelfinansiering vid utformningen av metoden för förenklade kostnadsalternativ bör särskild uppmärksamhet ägnas åt att säkerställa att de kostnadskategorier som kommer att omfattas av schablonsatsen inte inkluderas i baskostnaderna.

Särskilda schablonsatser för beräkning av de kostnadskategorier som beskrivs i förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika förordningarna

Vissa specifika schablonsatser definieras i den rättsliga ramen. Dessa schablonsatser kan användas för utbetalning av bidrag från medlemsstaterna till stödmottagare (artikel 53.3 e i förordningen om gemensamma bestämmelser).

Schablonsatser kan endast användas utan att den förvaltande myndigheten behöver fastställa en beräkningsmetod för att fastställa den tillämpliga satsen (”standardiserade” förenklade kostnadsalternativ) om det uttryckligen anges i förordningen om gemensamma bestämmelser. Dessa schablonsatser tillämpas på en viss kostnadskategori (dvs. grundkostnaderna) för att beräkna andra kostnadskategorier (som omfattas av schablonsatsen). Den förvaltande myndigheten får använda vilken sats som helst upp till den sats som anges i den relevanta artikeln och den behöver inte motivera varför den har valt en sats som är lägre än den som anges i förordningen, förutsatt att de kostnader som täcks av satsen är relevanta för den specifika insatsen. Om en lägre sats har valts är det inte nödvändigt att göra en beräkning.

Den förvaltande myndigheten får dock fastställa en högre sats än de satser som anges i artiklarna 54–56 i förordningen om gemensamma bestämmelser (med undantag för artikel 54 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser) på grundval av någon av de metoder som anges i artikel 53.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

I samband med beslut om vilken schablonsats som ska tillämpas måste principen om likabehandling av stödmottagarna respekteras. Stödmottagare som får stöd från en specifik ansökningsomgång och som befinner sig i en liknande situation får därför inte behandlas annorlunda utan att det föreligger en motivering.

De standardiserade schablonsatserna är följande:

Artikel	De standardiserade schablonsatserna
Artikel 54 första stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser	Upp till 7 % av de stödberättigande direkta kostnaderna för att ersätta indirekta kostnader
Artikel 54 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser	Upp till 15 % av de stödberättigande direkta personalkostnaderna för att ersätta indirekta kostnader
Artikel 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser	Upp till 20 % av de (stödberättigande) direkta kostnaderna (14) för att ersätta direkta personalkostnader
Artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser	Upp till 40 % av de stödberättigande direkta personalkostnaderna för att ersätta de återstående kostnaderna för en insats (15)
Artikel 39.3 c i Interregförordningen	Upp till 20 % av de (stödberättigande) direkta kostnaderna för att ersätta direkta personalkostnader
Artikel 41.5 i Interregförordningen	Upp till 15 % av de [stödberättigande] direkta personalkostnaderna för att ersätta kostnader för resor och logi
Artikel 22.1 b i ESF+-förordningen	1 % av de kostnader som avses i led a (16) för att täcka de kostnader som bärs av det inköpsorgan som är kopplat till transporten av livsmedlen och/eller det grundläggande materiella biståndet till lagren eller bidragsmottagarna och lagringskostnader
Artikel 22.1 c i ESF+-förordningen	7 % av de kostnader som avses i led a, eller 7 % av värdet av de livsmedel som avyttrats i enlighet med artikel 16 i förordning (EU) nr 1308/2013 för att täcka de kostnader för administration, transport, lagring och förberedelser som de bidragsmottagare har som är inblandade i utdelningen av livsmedlen och/eller det grundläggande materiella biståndet till de personer som har det sämst ställt
Artikel 22.1 e i ESF+-förordningen	7 % av de kostnader som avses i led a för att täcka kostnaderna för kompletterande åtgärder som vidtagits av bidragsmottagarna eller på deras vägnar och deklarerats av de bidragsmottagare som tillhandahåller livsmedlen och/eller det grundläggande materiella biståndet till de personer som har det sämst ställt

I artikel 54 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs dessutom ett tak för en schablonsats för indirekta kostnader till 25 % av de stödberättigande direkta kostnaderna, förutsatt att en rättvis, skälig och kontrollerbar beräkningsmetod som fastställs av den förvaltande myndigheten används i enlighet med artikel 53.3 a i förordningen om gemensamma bestämmelser.

För att använda något av dessa alternativ måste den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogrammen) fastställa de kostnadskategorier som omfattas av schablonsatsen och för vilka schablonsatsen är tillämplig, dvs. direkta och indirekta kostnader samt direkta personalkostnader. Det är medlemsstatens ansvar att fastställa sina kostnadskategorier på ett konsekvent, otvetydigt och icke-diskriminerande sätt och säkerställa att dubbelfinansiering undviks.

Definitionen av kostnadskategorierna bör anges tydligt i programreglerna eller ansökningsomgångarna.

Som allmän vägledning kan kostnadskategorierna definieras enligt följande: — Direkta kostnader är kostnader som är direkt kopplade till genomförandet av insatsen eller projektet där en direkt koppling till den specifika insatsen eller det specifika projektet kan påvisas. — Indirekta kostnader är sådana kostnader som är nödvändiga för att genomföra insatsen och som inte är direkt kopplade eller som inte direkt kan kopplas till genomförandet av den berörda insatsen eller som är kopplade till genomförandet av insatsen men utgörs av tillhörande utgifter som inte direkt bidrar till att uppnå dess indikatorer/resultat/mål. Sådana kostnader kan exempelvis omfatta administrativa utgifter/allmänna omkostnader för vilka det är svårt att exakt bestämma det belopp som tillhör en särskild insats eller ett särskilt projekt (typiska administrativa utgifter/personalutgifter, till exempel förvaltningskostnader, rekryteringsutgifter, kostnader för revisor eller lokalvård osv. samt utgifter för telefon, vatten eller el osv.). — Personalkostnader definieras i nationella regler och är vanligtvis kostnader som uppstår till följd av ett avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare eller tjänstekontrakt för extern personal (förutsatt att kostnaderna kan fastställas på ett tydligt sätt). Med personalkostnader menas vanligtvis den totala ersättning, inklusive vårdförmåner enligt kollektivavtal, som utbetalas till personer i utbyte mot arbete som berör insatsen. De inbegriper även skatter och arbetsgivaravgifter (t.ex. när det gäller pensioner, första och andra pelaren, tredje pelaren endast om det anges i ett kollektiv- eller anställningsavtal) och anställdas stödberättigande frivilliga egenavgifter samt sociala avgifter som arbetsgivaren måste eller kan välja att betala. Personalkostnader kan vara direkta eller indirekta kostnader och avgörs från fall till fall och beroende på vilken roll den personal som deltar i insatsen har.

Särdrag för definitionen av personalkostnader

För tillämpningen av de schablonsatser som anges i artikel 54 första stycket b och artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser samt artikel 41.5 i Interregförordningen (eller andra schablonsatser som fastställts av den förvaltande myndigheten på grundval av artikel 53.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser och som ska tillämpas på direkta personalkostnader) kan det totala värdet av ersättningen enligt de nationella reglerna betraktas som personalkostnader eftersom de representerar den verkliga ersättningen för personens arbete i verksamheten och bör därför beaktas för andra typer av kostnader för verksamheten (som beräknas genom att tillämpa schablonbelopp på de direkta personalkostnaderna).

Detta gäller även fall där lönen (delvis) ersätts eller finansieras av tredje part (t.ex. direkt personal rekryterades med en rekryteringssubvention, schablonsatsen tillämpas på ersättningens totalbelopp även om en del av den betalades av tredje part). Om personalkostnaderna för extern personal härrör från ett tjänstekontrakt ska personalkostnaderna vara lätta att identifiera. Om en stödmottagare upphandlar tjänster av en extern utbildare för att utbilda sin egen personal, måste de olika kostnadstyperna anges på fakturan. Utbildarens lön kommer att betraktas som en extern direkt personalkostnad. Om utbildarens personalkostnader inte kan identifieras som en särskild kategori som är skild från de andra kostnadskategorierna, till exempel utbildningsmaterial, kan de inte användas som grundval för schablonsatser, till exempel schablonsatsen på 40 % som fastställs i artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Definitionen av direkta personalkostnader är inte kopplad till huruvida personalkostnaderna utgörs av naturabidrag eller inte. Därför kan värdet av frivilligarbete i form av naturabidrag inkluderas i grundbeloppet för beräkningen av schablonsatser, förutsatt att artikel 67.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser efterlevs.

Resekostnader anses inte vara personalkostnader, utom utgifter för pendelresor till arbetsplatsen om de nationella reglerna avgör att de är del av bruttoanställningskostnaderna. Tillägg eller löner som betalas ut till deltagare i insatser som stöds av Eruf, ESF+, FRO, Amif, Fonden för inre säkerhet och instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik betraktas inte heller som personalkostnader (se artikel 56.1 och 56.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser). I en insats som syftar till att rekrytera nya personer betraktas exempelvis inte löner för nyanställda arbetstagare som ”personalkostnader” enligt artikel 56 i förordningen om gemensamma bestämmelser eftersom dessa personer inte utför någon uppgift som avser genomförandet av insatsen. De betraktas i stället som löner som betalas ut till deltagarna. De kan därför inte räknas med i grunden för den schablonsats som fastställs i artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

I enlighet med artikel 56 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska tillägg förstås som ekonomiskt stöd till deltagare för eventuella utgifter i samband med målet för en viss insats. Utbildningstillägg inom ramen för Europeiska socialfonden+ (ESF+) avser till exempel ekonomiskt stöd till enskilda personer som deltar i utbildningsprogram. Dessa tillägg är avsedda att täcka olika kostnader i samband med utbildning, såsom resekostnader och levnadsomkostnader. Syftet är att göra utbildning mer tillgänglig.

2.2.2   Schablonsatser för att fastställa indirekta kostnader (artikel 54 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

I artikel 54 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att indirekta kostnader som uppstår till följd av genomförandet av en insats får beräknas på grundval av någon av de schablonsatser som fastställs i första stycket a eller b. Genom artikel 54 första stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser införs en schablonsats på upp till 7 % av de stödberättigande direkta kostnaderna för att beräkna indirekta kostnader. Artikel 54 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller en schablonsats på upp till 15 % av de direkta personalkostnaderna för att beräkna de indirekta kostnaderna. Den förvaltande myndigheten får använda båda schablonsatserna direkt utan någon motivering till beräkningen av schablonsatsen så länge den underskrider det tak som fastställs i förordningen.

Artikel 54 i förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller ingen uttömmande förteckning över metoderna för att fastställa schablonsatser för indirekta kostnader för en insats och gör det möjligt för medlemsstaterna att använda en schablonsats för indirekta kostnader som fastställts på grundval av andra metoder, dvs. de som anges i artikel 53.3 b–e i förordningen om gemensamma bestämmelser.

En schablonsats som täcker indirekta kostnader som fastställs på grundval av en rättvis, skälig och kontrollerbar metod enligt artikel 53.3 a i förordningen om gemensamma bestämmelser omfattas dock av ett tak på 25 % av de stödberättigande direkta kostnader enligt artikel 54 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser. Schablonsatser som inte fastställs på denna grundval utan i stället på grundval av en annan av de metoder som avses i artikel 53.3 b–e i förordningen om gemensamma bestämmelser omfattas inte av något tak.

2.2.3   Schablonsats för att fastställa direkta personalkostnader (artikel 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

I artikel 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser anges att de direkta personalkostnaderna för en insats får beräknas som en schablonsats på upp till 20 % av insatsens andra direkta kostnader än personalkostnader utan något krav på att medlemsstaten ska göra en beräkning för att fastställa den tillämpliga satsen.

Om insatsens direkta kostnader inbegriper offentliga byggentreprenadkontrakt eller varu- eller tjänstekontrakt som överskrider det tröskelvärde som fastställs i EU:s direktiv om offentlig upphandling, särskilt artikel 4 i direktiv 2014/24/EU (17) och artikel 15 i direktiv 2014/25/EU (18), kan den standardiserade schablonsatsen i artikel 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser inte tillämpas och schablonsatsen för direkta personalkostnader skulle då behöva fastställas på grundval av en metod som föreskrivs i artikel 53.3 a–e i förordningen om gemensamma bestämmelser. I denna situation kan schablonsatsen på upp till 20 % utan att någon beräkning görs inte tillämpas på den specifika åtgärden. Detta gäller alla kontrakt om byggentreprenad, varor eller tjänster som överstiger de tröskelvärden som omfattas av dessa direktiv, inbegripet kontrakt som tilldelas av andra upphandlande enheter än upphandlande myndigheter när det gäller direktiv 2014/25/EU. Hela värdet av offentlig upphandling kommer att beaktas för att fastställa om tröskelvärdena i direktiven har överskridits, oavsett vilka delar en upphandling kan delas in i (19).

När det gäller Amif, instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik och Fonden för inre säkerhet i synnerhet ska alla kostnader som omfattas av offentlig upphandling (dvs. kostnader för underleverantörer/externa kostnader) undantas från beräkningen av schablonsatsen (se artikel 55.1 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser).

För Interregprogram kan personalkostnaderna ersättas på grundval av en schablonsats på upp till 20 % av de stödberättigande direkta kostnaderna, utan någon begränsning av huruvida de direkta kostnaderna omfattar offentlig upphandling eller inte, i enlighet med artikel 39.3 c i Interregförordningen.

Direkta personalkostnader som fastställs på grundval av en schablonsats kan ligga till grund för tillämpningen av en schablonsats enligt artikel 54 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser (en schablonsats på upp till 15 % av de stödberättigande direkta personalkostnaderna för att beräkna indirekta kostnader). Direkta personalkostnader som beräknas på grundval av en schablonsats kan dock inte vara grundval för schablonsatsen enligt artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser (en schablonsats på upp till 40 % av de stödberättigande direkta personalkostnaderna för att beräkna de återstående stödberättigande kostnaderna för insatsen), se artikel 56.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

2.2.4   Schablonsats för bestämning av alla andra kostnader för insatsen än direkta personalkostnader (artikel 56 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Direkta personalkostnader får enligt artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser användas för att beräkna alla återstående stödberättigande kostnader i insatsen, utifrån en schablonsats på upp till 40 % av stödberättigande direkta personalkostnader. Insatser som använder denna schablonsats kan endast omfatta följande:

—	Direkta personalkostnader – grundkostnader för schablonsatsen.

—	En schablonsats på upp till 40 % som täcker de återstående kostnaderna för insatsen.

—	Löner och tillägg till deltagarna.

För Eruf, ESF+, FRO, Amif, Fonden för inre säkerhet och instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik ska löner och tillägg till deltagarna inte inkluderas i de kostnader som omfattas av denna schablonsats. [De kan därför ersättas i en annan form enligt artikel 53.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser] Se kapitel 2.2.1 för definitionen av tillägg och löner.

Denna schablonsats är lämplig att använda i insatser där de direkta personalkostnaderna utgör en betydande del av budgeten. Arbetsintensiva småskaliga projekt för forskning och utveckling med många andra stora volymkostnader av lågt värde än personalkostnader, små innovationsprojekt, utbildnings- och yrkesutbildningsprojekt och mjuka verksamhetsprojekt är därför bäst lämpade för användning av den schablonsats som anges i artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Den förvaltande myndigheten får tillämpa denna schablonsats på insatstyper som tydligt skiljer mellan följande kostnadskategorier: direkta personalkostnader, andra direkta kostnader och indirekta kostnader. Den schablonsats som definieras i artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser bör täcka både andra direkta kostnader och indirekta kostnader, och inte bara indirekta kostnader.

Om insatsen endast omfattar indirekta kostnader och direkta personalkostnader bör den förvaltande myndigheten inte använda schablonsatsen i artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser, utan kan använda den schablonsats som definieras i artikel 54 b i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Schablonsatsen i artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser kan inte kombineras med en schablonsats för indirekta kostnader (t.ex. alternativen i artikel 54 i förordningen om gemensamma bestämmelser) eftersom samma kostnadskategori (dvs. de indirekta kostnaderna) skulle täckas två gånger.

Schablonsatsen på upp till 40 % kan inte tillämpas på en insats om insatsens totala direkta personalkostnader beräknas på grundval av en schablonsats (till exempel schablonsatsen enligt artikel 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser i enlighet med artikel 56.3 i samma förordning). Denna schablonsats kan dock tillämpas på direkta personalkostnader som i sig är utformade som förenklade kostnadsalternativ, förutsatt att detta förenklade kostnadsalternativ inte är en schablonsats (se kapitel 2.5).

Exempel 1 En förvaltande myndighet vill täcka alla återstående stödberättigande kostnader för en insats genom att tillämpa en schablonsats på insatsens stödberättigande direkta personalkostnader på 150 000 euro. I enlighet med artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser beslutar den förvaltande myndigheten att tillämpa en schablonsats på 35 procent. Det innebär att summan stödberättigande kostnader för insatsen är 150 000 euro + (150 000 euro x 0,35) = 202 500 euro.

Exempel 2 De uppskattade kostnaderna för en utbildning: Summa direkta kostnader 52 000  euro   Summa indirekta kostnader 5 000  euro Direkta personalkostnader 30 000  euro   Indirekta personalkostnader 4 000  euro Boendekostnader 3 000  euro   El, telefon 1 000  euro Resekostnader 4 000  euro       Måltider 1 000  euro   Totala stödberättigande kostnader 57 000  euro Informations-/offentlighetsåtgärder 4 000  euro       Ersättningar till deltagare från en offentlig arbetsförmedling 10 000  euro       Den förvaltande myndigheten kan besluta att tillämpa artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser på detta projekt och fastställa schablonsatsen för ersättning av de återstående kostnaderna för insatsen till 40 %. I detta fall skulle den högsta tilldelningen i dokumentet som fastställer stödvillkoren för insatsen vara följande: Direkta personalkostnader: 30 000 euro Övriga kostnader: 30 000 x 40 % = 12 000 euro Eftersom de ersättningar som utbetalas till deltagare vid den offentliga arbetsförmedlingen kan deklareras utöver de direkta personalkostnaderna och schablonsatsen, uppgår de totala stödberättigande kostnaderna till följande: Totala stödberättigande kostnader: 30 000 (direkta personalkostnader) + 12 000 (övriga kostnader) + 10 000 (ersättning till deltagare från en offentlig arbetsförmedling) = 52 000 euro

Under genomförandet av insatser där man använder schablonsatsen i artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser är det viktigt att planera de direkta personalkostnaderna noggrant från början och att noggrant och kontinuerligt övervaka utgifterna i denna kostnadskategori. På grund av särdragen för schablonsatsen på 40 % innebär varje underutnyttjande av direkta personalkostnader automatiskt att mindre pengar ersätts för andra kostnader.

Exempel I den ursprungliga budgeten för insatsen anslogs 350 000 euro till kategorin direkta personalkostnader och 140 000 euro (40 % x 350 000 euro) till kategorin återstående kostnader. Under programmets genomförande rapporterades endast 230 000 euro i direkta personalkostnader. Detta innebär att endast 92 000 euro (40 % x 230 000 euro) för de övriga återstående kostnaderna ersätts.

2.2.5   Schablonsats för kostnader för resor och logi (artikel 41.5 i Interregförordningen)

I artikel 41.5 i Interregförordningen föreskrivs en schablonsats för kostnader för resor och logi inom en insats på upp till 15 % av de direkta personalkostnaderna utan att medlemsstaterna behöver fastställa den tillämpliga satsen. Denna schablonsats ska användas direkt i Interreginsatser.

2.2.6   Schablonsatser för tekniskt bistånd (artikel 36.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

Enligt artikel 36.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska unionsbidrag till tekniskt bistånd betalas ut antingen som ersättning av stöd som beviljats stödmottagare i enlighet med de tillämpliga reglerna i förordningen om gemensamma bestämmelser (artikel 51 b i förordningen om gemensamma bestämmelser) eller som en schablonsats (artikel 51 e i förordningen om gemensamma bestämmelser) (det är obligatoriskt att använda schablonsatsen i vissa situationer – se nedan i detta kapitel).

Tillämpningsområde

Det är upp till medlemsstaterna att välja att använda finansiering till en schablonsats. I enlighet med artikel 36.3 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller valet alla program i den berörda medlemsstaten under hela programperioden och får inte ändras senare. Medlemsstaterna bör meddela kommissionen om sitt val av form av unionsbidrag för tekniskt bistånd i partnerskapsöverenskommelsen i enlighet med bilaga II till förordningen om gemensamma bestämmelser.

För program som får stöd från Amif, Fonden för inre säkerhet och instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik och för Interregprogram ska unionens bidrag för tekniskt bistånd endast ges i form av en schablonsats, i enlighet med artikel 36.3 tredje stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Schablonsatserna för unionens bidrag till tekniskt bistånd fastställs i artikel 36.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser för varje fond och i artikel 27 i Interregförordningen för Interregprogram.

Hur medlemsstaten använder schablonbeloppen för tekniskt bistånd är upp till medlemsstaten. Det kommer inte att göras några kontroller av de underliggande kostnaderna för de belopp som ersätts på grundval av schablonsatsen på EU-nivå.

Betalningsansökningar

Om en medlemsstat eller ett Interregprogram använder finansiering till en schablonsats för tekniskt bistånd kommer den relevanta schablonprocentsatsen för den berörda fonden enligt artikel 36.5 b i förordningen om gemensamma bestämmelser och artikel 27.3 i Interregförordningen automatiskt att tillämpas på det totala beloppet av de stödberättigande utgifterna eller de totala offentliga utgifterna, beroende på vad som är tillämpligt, i varje betalningsansökan som lämnas in till kommissionen. Beloppet för schablonsatsen för tekniskt bistånd i kolumn D (kolumn C för Amif, instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik och Fonden för inre säkerhet) i tabellen Utgifter uppdelade efter prioritering i bilaga XXIII till förordningen om gemensamma bestämmelser ska beräknas automatiskt i SFC2021 på grundval av de uppgifter som lämnas i betalningsansökan.

Beloppet för schablonsatsen för tekniskt bistånd ska inte rapporteras i tillägg 2 till bilaga XXIII till förordningen om gemensamma bestämmelser och, för programmen som omfattas av Amif, instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik och Fonden för inre säkerhet, i tillägg 3 till bilaga XXIII till förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. för specifika mål för vilka de nödvändiga villkoren inte är uppfyllda.

2.2.7   Särdrag för stöd till lokalt ledd utveckling

Enligt artikel 34.1 c i förordningen om gemensamma bestämmelser täcker stöd från fonderna för lokalt ledd utveckling kostnaderna för förvaltning, övervakning och utvärdering av strategin och ledning av den, inbegripet underlättande av utbyte mellan berörda parter. Enligt artikel 34.2 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser omfattas dessa kostnader av ett tak på 25 % av det totala offentliga bidraget till strategin.

Följande exempel visar hur det är möjligt att ersätta dessa kostnader på grundval av en schablonsats som tillämpas på andra genomförandekostnader:

Exempel Den förvaltande myndigheten har, baserat på tidigare erfarenhet, gjort en bedömning av den typiska andelen löpande kostnader och ledningskostnader för en viss lokal aktionsgrupp och jämfört denna med utgifterna för genomförandet av lokala insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet. Även om stödet från de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser inte får överstiga taket på 25 % av de sammanlagda offentliga utgifterna inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin enligt artikel 34.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, visar erfarenheten att den procentuella andelen faktiskt är lägre i de flesta fall. Den förvaltande myndigheten fastställer en schablonsats på 17 % av genomförandekostnaderna (utifrån en rättvis, rimlig och kontrollerbar metod i enlighet med artiklarna 53.1 d och 53.3 a i förordningen om gemensamma bestämmelser) av utgifterna för genomförandet av insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet, för att täcka följande kostnader: — Löpande kostnader (kostnader kopplade till förvaltning, övervakning och utvärdering av strategin, se artikel 34.1 c i förordningen om gemensamma bestämmelser). — Kostnader kopplade till ledningsfunktioner inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin för att underlätta utbyte mellan berörda parter för att ge information, främja strategin och stödja potentiella stödmottagare i syfte att utveckla insatser och utarbeta ansökningar, se artikel 34.1 c i förordningen om gemensamma bestämmelser. Om den budget som tilldelas den lokala aktionsgruppen för genomförandet av insatser inom den lokalt ledda utvecklingsstrategin samt förberedandet och genomförandet av den lokala aktionsgruppens samarbetsverksamhet är på 1,5 miljoner euro (typ 1), skulle den högsta budgeten för löpande kostnader och ledningskostnader vara 1,5 miljoner euro x 17 % = 255 000 euro (typ 2). Den totala budget som tilldelas den lokala aktionsgruppen är följaktligen 1,755 miljoner euro. Under genomförandefasen innebär detta att när en stödmottagare begär ersättning för utgifterna för ett projekt, kommer den lokala aktionsgruppen också att kunna begära 17 % av beloppet för dess löpande kostnader och ledningskostnader. Om utgifterna för ett projekt motsvarar 1 000 euro (typ 1), kan den lokala aktionsgruppen också deklarera 1 000 euro x 17 % = 170 euro (typ 2) till den förvaltande myndigheten i löpande kostnader och ledningskostnader. Den lokala aktionsgruppen kommer inte att behöva tillhandahålla några verifikationer för löpande kostnader och ledningskostnader som deklareras utifrån schablonsatsen, men den metod som använts för att fastställa schablonsatsen på 17 % måste kunna verifieras. Anm.: Metoden för att fastställa schablonsatsen behöver inte nödvändigtvis leda till att en schablonsats på 25 % tillämpas. Oavsett vilken metod som används för att fastställa schablonsatsen, måste dock bestämmelserna om taket för löpande kostnader och ledningsfunktioner i artikel 34.2 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser iakttas.

2.3   Enhetskostnader

Enhetskostnader kan användas på båda ersättningsnivåerna, dvs. på ”högre nivå” för ersättning av unionsbidrag (artikel 51 c i förordningen om gemensamma bestämmelser) och på ”lägre nivå” för bidrag från medlemsstaterna till stödmottagaren (artikel 53.1 b i förordningen om gemensamma bestämmelser).

2.3.1   Allmänna principer

I fråga om enhetskostnader kommer alla eller en del av de stödberättigande kostnaderna för en insats att beräknas på grundval av kvantifierade verksamhetstyper, bidrag, utfall eller resultat multiplicerat med enhetskostnader som fastställts på förhand. Detta alternativ kan användas för alla typer av insatser, projekt eller delar av ett projekt, när det är möjligt att definiera kvantiteter i samband med en aktivitet och tillhörande enhetskostnader. Enhetskostnader tillämpas vanligtvis för lätt identifierbara kvantiteter.

Enhetskostnaderna kan vara

—	processbaserade, dvs. kopplade till insatser (t.ex. enhetskostnad per timme för en utbildare) eller resultat (t.ex. enhetskostnad per timme per deltagare),

—	resultat- eller utfallsbaserade (t.ex. enhetskostnad per person som erhåller ett utbildningsintyg).

Syftet med att använda förenklade kostnadsalternativ i en insats är att förenkla förfarandena för alla berörda parter. De förvaltande myndigheterna bör därför fastställa input, output, resultat eller utfall som medför förenkling och är lätta att registrera, spåra osv. Förvaltande myndigheter bör också ägna särskild uppmärksamhet åt verifieringskedjan när de väljer mellan process- och utfallsbaserade enhetskostnader.

Exempel 1 (ESF+) a) Processbaserad: För avancerad it-utbildning på 1 000 timmar för 20 deltagare, kan de stödberättigande kostnaderna beräknas utifrån en timkostnad för utbildningen x antalet deltagare. Timkostnaden har fastställts i förväg av den förvaltande myndigheten med hjälp av en rättvis, skälig och kontrollerbar metod och anges i det dokument där stödvillkoren för insatsen anges. Om man till exempel antar att förvaltningsmyndigheten fastställer utbildningskostnaden till 7 euro per timme och deltagare, blir det högsta bidraget till projektet 1 000 timmar × 20 deltagare × 7 euro per timme/deltagare = 140 000 euro. Vid insatsens slut fastställs de slutliga stödberättigande kostnaderna utifrån det verkliga antalet timmar per deltagare (vilket kan omfatta en viss motiverad frånvaro), efter deltagarnas verkliga deltagande och levererade kurser. Det kommer fortfarande att behövas korrekta närvarointyg för deltagare. Om det i slutändan endast var 18 personer som deltog i utbildningen, varav 6 var med på 900 timmar, 5 på 950 timmar, 5 på 980 timmar och de återstående 2 var med på 1 000 timmar, skulle det totala antalet timmar x antalet deltagare vara 900 x 6 + 950 x 5 + 980 x 5 + 1 000 x 2 = 17 050 timmars utbildning sammanlagt. De stödberättigande utgifterna blir alltså 17 050 utbildningstimmar x 7 euro = 119 350 euro. b) Resultatbaserad: Den avancerade it-utbildningen på 1 000 timmar består av fem moment på 200 timmar var. En rättvis, rimlig och kontrollerbar metod enligt artikel 53.3 a i förordningen om gemensamma bestämmelser användes för att bestämma summan av kostnaderna för att tillhandahålla denna it-utbildning för 25 deltagare. Summan på 140 000 euro kopplas sedan till de godkända deltagarna. Med hänsyn till en tidigare underkännandegrad på 20 % (dvs. fem deltagare) är enhetskostnaderna per deltagare och godkänt moment 140 000 euro/20 deltagare/5 moment = 1 400 euro (enhetskostnader per deltagare per godkänt moment). Verifieringskedjan skulle behöva innehålla ett dokument som påvisar deltagarens behörighet och, för varje behörig deltagare, ett intyg för slutfört moment eller hela kursen. Någon tidrapport krävs inte.

Exempel 2 (utfallsbaserade skalor för Eruf): Stödmottagaren, en regional församling, inrättar en rådgivningstjänst för små och medelstora företag i regionen. Tjänsten tillhandahålls av den regionala församlingens rådgivare. Baserat på tidigare redovisning från församlingens rådgivningsavdelning, beräknas värdet för en dags rådgivning till 350 euro per dag. Bidraget beräknas utifrån följande formel: antalet dagar x 350 euro. Det kommer fortfarande att finnas ett behov av korrekt tidsrapportering av utbildningsverksamheten och rådgivarnas närvaro.

Exempel 3 (resultatbaserade skalor för ESF+): Ett arbetssökarprogram på sex månader (insatsen) skulle kunna finansieras på grundval av enhetskostnader (t.ex. 2 000 euro per person) för var och en av de 20 deltagare i insatsen som får en anställning och som behåller den under en i förväg angiven period, till exempel sex månader. Enhetskostnaderna på 2 000 euro per godkänd deltagare fastställdes med hänsyn till bokföringskostnader för alla deltagare. Beloppet omfattar även utgifter för underkända deltagare. Beräkning av det högsta möjliga bidraget till insatsen: 20 personer x 2 000 euro/förmedlad anställning = 40 000 euro. De slutliga stödberättigande kostnaderna beräknas utifrån det verkliga utfallet av insatsen: Om endast 17 personer kom ut på arbetsmarknaden och behöll sina anställningar under den angivna perioden, blir de slutliga stödberättigande kostnaderna utifrån vilka bidraget ska betalas ut till stödmottagaren 17 x 2 000 euro = 34 000 euro. Verifieringskedjan skulle behöva innehålla dokument som visar att deltagaren anställdes och behöll sitt arbete under den begärda perioden.

Exempel 4 (processbaserade skalor för EHFVF): Dagskostnaderna för fartygsanvändning beräknas utifrån historiska data (genomsnitt för tidigare år). Antalet dagar som tilldelas till projektet upptecknas sedan i loggböcker.

Exempel 5 (Amif): Finansiering av olika projekt som ingår i samma insats – användning av två olika enhetskostnader Den förvaltande myndigheten beviljar ett offentligt organ som hanterar asylsökande ett bidrag på 1 600 000 euro för en insats som omfattar två typer av verksamhet: 1) Stöd vid första mottagande till tredjelandsmedborgare efter att de ankommer till en medlemsstat (högst 1 000 000 euro) och 2) språkutbildning för asylsökande (högst 600 000 euro). När det gäller stöd vid första mottagande tog den förvaltande myndigheten (baserat på historiska uppgifter) fram en enhetskostnad på 50 euro per dag och person för att täcka kostnaden för stöd per dag för en tredjelandsmedborgare under mottagningsperioden i värdlandet. De kostnadskategorier som ingår i enhetskostnadsbeloppet omfattar alla delar av mottagandet (såsom logi, tillhandahållande av livsmedel och andra produkter än livsmedel, läkarundersökning, tolkning, förmyndarskap för ensamkommande barn, information och rådgivning). Det maximala bidragsbeloppet är 1 dag x 50 euro x 20 000 tredjelandsmedborgare = 1 000 000 euro. De obligatoriska delarna av verifieringskedjan för denna enhetskostnad består av en undertecknad och daterad förteckning över tredjelandsmedborgare som fått stöd och vistelsens varaktighet (i dagar) samt deras officiella (om tillgänglig) och/eller unika identifiering (varje handling som bekräftar personens identitet) och ett bevis för det stöd som tillhandahållits (t.ex. en undertecknad och daterad förteckning över tillhandahållna livsmedel och andra produkter än livsmedel, ett undertecknat och daterat dokument om deltagande i rådgivning, undertecknad och daterad handling utfärdad av auktoriserad hälso- och sjukvårdspersonal). De stödberättigande utgifterna beräknas på grundval av hur många faktiska dagar det första mottagningsstödet uppgår till och antalet tredjelandsmedborgare som fått stöd. Detta innebär att om t.ex. 1 000 tredjelandsmedborgare fick stöd, varav 500 under 20 dagar och 500 under 10 dagar, kommer det totala antalet dagar/personer att vara lika med 500 x 20 + 500 x 10 = 15 000 dag/person med stöd. De stödberättigande utgifterna blir alltså = 15 000 x 50 euro = 750 000 euro. När det gäller språkutbildningen tog den förvaltande myndigheten (baserat på historiska uppgifter) fram en enhetskostnad på 10 euro per timme och person för att täcka kostnaderna för en lektion på en timme (lektionen varar i 60 minuter) för att en deltagare/asylsökande ska delta i en språkkurs på upp till 60 timmar i grupper av lämplig storlek (upp till 15 deltagare per grupp). De kostnadskategorier som ingår i beloppet för enhetskostnaden täcker alla kostnader för språkutbildningen (t.ex. personalkostnader, hyreskostnader för utbildningslokaler, utbildningsmaterial). Det maximala bidragsbeloppet för projektet är 60 timmar x 1 000 deltagare x 10 euro per timme/deltagare = 600 000 euro. Verifieringskedjan för att stödja utgifterna måste innehålla bevis/handlingar som övervakar deltagarnas faktiska närvaro (antal timmar) och kursens varaktighet, handlingar som bekräftar deltagarnas/de asylsökandes identitet och handlingar som reglerar språkkursens tid och innehåll, gruppens storlek (högst 15 personer) och standardlängden på en lektion (60 minuter). De stödberättigande utgifterna beräknas på grundval av det faktiska antalet utbildningstimmar som getts till varje asylsökande/deltagare. Detta innebär att om till exempel endast 900 asylsökande/deltagare deltog i utbildningen, varav 750 under 60 timmar, 50 under 55 timmar, 100 under 50 timmar, kommer det totala antalet timmar x deltagare att vara lika med 750 x 60 + 50 x 55 + 100 x 50 = 52 750 totalt antal utbildningstimmar x deltagare. De stödberättigande utgifterna blir alltså = 52 750 x 10 euro = 527 500 euro. Eftersom det finns två olika projekt eller verksamhetstyper som utgör separata delar av samma insats och omfattar olika kostnader för insatsen finns det ingen risk för dubbelfinansiering, eftersom kostnaderna för varje projekt/verksamhet är tydligt åtskilda.

2.3.2   Personalkostnader enligt timsats (artikel 55.2–55.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser)

I artikel 55.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser föreskrivs två specifika metoder för att beräkna direkta personalkostnader (20). Båda alternativen kan användas för att beräkna en timsats för att fastställa de direkta personalkostnaderna.

De två metoderna är följande:

—	Beräkning av timsatsen genom att dividera de årliga bruttopersonalkostnaderna med 1 720, artikel 55.2 a i förordningen om gemensamma bestämmelser.

—	Beräkning av timsatsen genom att dividera bruttopersonalkostnaderna per månad med den genomsnittliga arbetstiden per månad, artikel 55.2 b i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Det är upp till den förvaltande myndigheten att besluta om vilken metod som ska användas. Det är även möjligt att använda alternativet i artikel 55.2 b i förordningen om gemensamma bestämmelser om uppgifter om årliga bruttopersonalkostnader finns tillgängliga. Fastställda direkta personalkostnader avser genomförande av en insats. Med genomförande av en insats menas att man ombesörjer samtliga steg i en insats.

Exempel Vissa typer av projekt som riktas till små och medelstora företag i fråga om FoU och innovation har ofta en hög andel personalkostnader. Tillämpningen av enhetskostnader som ett alternativ är en välkommen förenkling för dessa små och medelstora företag. Enhetskostnaderna för verksamhet uttrycks i det här fallet som en timkostnad för de timmar som de anställda verkligen lägger ner på projektet. Den fastställs i förväg i det dokument där stödvillkoren för insatsen anges, där det högsta finansiella stödbeloppet anges som det högsta antalet arbetade timmar som får multipliceras med enhetskostnaden (de beräknade kostnaderna för den personal som deltar). Syftet med den standardiserade enhetskostnaden är att täcka de verkliga kostnaderna genom att så bra som möjligt uppskatta de faktiska kostnaderna och ta hänsyn till skillnader mellan regioner och branscher. Den standardiserade enhetskostnaden definieras som en personalkostnad per timme enligt följande formel (på grundval av artikel 55.2 a i förordningen om gemensamma bestämmelser): Personalkostnad per timme = senaste dokumenterade årliga bruttokostnader (se kapitel 2.2.1 för närmare uppgifter om vilka kostnader som kan inkluderas) dividerat med 1 720 timmar. Exempel: timsats = 60 000 euro/1 720 timmar = 34,88 euro per timme. Det finansiella stödet till insatsen beräknas som timkostnaden multiplicerad med det verkliga och kontrollerade antalet arbetade timmar. Detta innebär att små och medelstora företag måste behålla alla styrkande handlingar för det antal timmar som personalen lagt på projektet (t.ex. tidrapporter från ett it-system) och att den förvaltande myndigheten måste behålla alla sådana handlingar som motiverar personalkostnaden per timme. I princip medför ett mindre antal styrkta arbetstimmar ett mindre slutligt stödbelopp. Ytterligare exempel: Samma som ovan men personalkostnaden per timme beräknas enligt följande. Personalkostnad per timme = senaste dokumenterade årliga bruttokostnader (se kapitel 2.2.1 för närmare uppgifter om vilka kostnader som kan inkluderas) dividerade med genomsnittlig reglerad arbetstid (inklusive semester). Exempel: timsats = 60 000 euro/(1 980 timmar – 190 timmars årlig ledighet) = 60 000/1 790 = 33,52 euro per timme.

Beräkning av timsatsen genom att dividera de senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna med 1 720 timmar, artikel 55.2 a i förordningen om gemensamma bestämmelser

Det första alternativet i artikel 55.2 a i förordningen om gemensamma bestämmelser är att fastställa de direkta personalkostnaderna genom att beräkna en timsats enligt följande:

Personalkostnad per timme =	senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnader
	1 720

Nämnaren, det vill säga en årsarbetstid på 1 720 timmar, är en standard som kan tillämpas direkt, utan att medlemsstaten måste göra någon föregående beräkning. Summan är baserad på medlemsstaternas genomsnittliga veckoarbetstid multiplicerat med 52 veckor och från vilken semesterledighet och genomsnittliga allmänna helgdagar har dragits av. Den motsvarar en heltidsekvivalent och kan användas på alla situationer där den anställde arbetar heltid. Detta gäller även om heltidsekvivalenten i enlighet med nationell lagstiftning eller tillämpligt kollektivavtal motsvarar mindre än 40 timmar per vecka.

För personer som arbetar deltid ska motsvarande proportionell andel av 1 720 timmar användas. Vid beräkningen av timsatsen för en person som endast arbetar 50 % (dvs. 0,5 heltidsekvivalenter för stödmottagaren) skulle nämnaren vara 860 timmar (1 720 x (50/100) = 860). Detta bör grunda sig på den arbetstid som fastställs i anställningskontraktet eller beslutet om utnämning.

Täljaren måste dock motiveras. I förordningen om gemensamma bestämmelser nämns de ”senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna”. Bruttopersonalkostnader definieras dock inte i förordningen om gemensamma bestämmelser. I enlighet med artikel 63.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska det i stödberättigandereglerna fastställas vad som täcks av de årliga bruttopersonalkostnaderna, med beaktande av gängse redovisningspraxis (se kapitel 3.2.1). Till exempel kan det i de tillämpliga reglerna fastställas att utgifter för pendling till arbetsplatsen ingår i bruttopersonalkostnaderna.

Förordningen avser beräkningen av timsatser genom att använda de senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna. Det innebär att de uppgifter som används måste vara de mest aktuella som finns tillgängliga. Därför är beräkningsmetoder som bygger på stödmottagarens historiska uppgifter vanligtvis inte relevanta. I enlighet med uttrycket senaste i artikel 55.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser bör medlemsstaterna säkerställa att de uppgifter som används är de mest aktuella och därmed representerar verkliga direkta personalkostnader.

Årliga bruttopersonalkostnader behöver inte hänvisa till ett kalenderår eller budgetår (de kan vara uppgifter från tidsperioden från oktober 2022 till september 2023). Det viktiga är att bruttopersonalkostnaden täcker en fullständig tolvmånadersperiod. Det kan vara de tolv månaderna som föregår slutet på en rapporteringsperiod (för insatsen eller programmet), tolv månader före det dokument som fastställer stödvillkoren för insatsen eller det senaste kalenderåret. Om uppgifter från en fullständig tolvmånadersperiod inte finns tillgängliga får de enligt artikel 55.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser härledas från något av följande:

—

De tillgängliga dokumenterade bruttopersonalkostnaderna (den förvaltande myndigheten kan till exempel använda uppgifter om en anställd för vilken fyra månaders uppgifter finns tillgängliga och extrapolera dessa till de årliga bruttopersonalkostnaderna, i förekommande fall med hänsyn till semesterersättning eller ersättning för den så kallade trettonde månaden).

—	Anställningshandlingen (dvs. ett anställningsavtal eller ett utnämningsbeslut).

De årliga bruttopersonalkostnaderna kan beräknas på grundval av personens verkliga anställningskostnader. Om personen inte har arbetat hela månaden (t.ex. om avtalet inte inleds i början av månaden och de tillgängliga uppgifterna således inte omfattar hela månaden), kan extrapolerade värden användas för att få fram en god uppskattning av de faktiska kostnaderna under en tolvmånadersperiod.

De årliga bruttopersonalkostnaderna kan också beräknas på grundval av de genomsnittliga personalkostnaderna för ett större antal anställda, till exempel anställda på samma nivå eller genom andra åtgärder som motsvarar personalkostnadsnivån.

De senaste årliga bruttopersonalkostnaderna måste dokumenteras: Detta kan ske genom redovisning, lönerapporter, hänvisning till offentligt tillgängliga avtal eller handlingar osv. Verifikationerna måste kunna granskas.

Under vissa omständigheter kan timsatsen även fastställas när projektet inleds. Det går till exempel att fastställa när en person inleder sin medverkan i projektet (undertecknande av anställningsavtal eller ändring av en befattning) eller när stödmottagaren rapporterar sina kostnader till den förvaltande myndigheten. I det senare fallet ska dock även den tillämpliga metoden anges i dokumentet där stödvillkoren för insatsen anges.

Beräkning av timsatsen genom att dividera bruttopersonalkostnaderna per månad med den genomsnittliga arbetstiden per månad, artikel 55.2 b i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Vid beräkning av en timsats för att fastställa direkta personalkostnader på grundval av artikel 55.2 b i förordningen om gemensamma bestämmelser ankommer det på medlemsstaten att fastställa den genomsnittliga arbetstiden per månad, i enlighet med de tillämpliga nationella bestämmelser som avses i anställningshandlingen.

Fastställande av stödberättigande personalkostnader enligt en beräknad timsats

Antalet arbetade timmar måste fastställas i enlighet med bestämmelserna om stödberättigande för motsvarande program. Enligt artikel 55.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser får det totala antalet timmar som deklareras per person för ett visst år eller en viss månad inte överstiga det antal timmar som används för beräkningen av den timsatsen.

Det innebär att om 1 720 har använts som nämnare får antalet deklarerade timmar inte överskrida 1 720. Det senare utgör därmed ett maximalt antal timmar som kan deklareras för arbete inom en insats under en tolvmånadersperiod. Om en proportion av 1 720 användes som nämnare gäller samma princip (t.ex. för deltidsanställda som arbetar 50 % är nämnaren 860 timmar. Därmed kan högst 860 timmar deklareras för dessa anställda per år). För anställda som är tilldelade till flera insatser gäller taket proportionerligt för varje insats för sig och får inte överskrida det maximala antal timmar som kan deklareras för den specifika personalen under en tolvmånadersperiod.

När det gäller artikel 55.2 b i förordningen om gemensamma bestämmelser behöver de timmar som deklareras som den genomsnittliga arbetstiden per månad för den berörda personen inte nödvändigtvis vara antalet faktiskt arbetade timmar. Den genomsnittliga arbetstiden per månad enligt anställningshandlingen, i enlighet med tillämpliga nationella bestämmelser, ska beaktas. De timmar som deklareras för beräkningen av de stödberättigande personalkostnaderna får dock inte överstiga det antal timmar per månad som används för beräkningen av den timsatsen, i enlighet med artikel 55.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Om timsatsen beräknas på grundval av artikel 55.2 a i förordningen om gemensamma bestämmelser bör endast det verkliga antalet arbetstimmar användas för att beräkna och deklarera de stödberättigande personalkostnaderna eftersom standardnämnaren 1 720 redan drar av årlig ledighet och allmänna helgdagar. Sjukledighet får deklareras som personalkostnader om de relaterade kostnaderna uppbärs av stödmottagaren (dvs. stödmottagaren måste betala dem). Om en tredje part uppbär kostnaderna (t.ex. långtidssjukskrivning för vilken kostnaden uppbärs av socialförsäkringssystemet) eller när det gäller obetald ledighet eller frånvaro (t.ex. omotiverad frånvaro) som inte medför någon kostnad för stödmottagaren ska motsvarande ej arbetade timmar/dagar inte medräknas vid beräkningen av de stödberättigande personalkostnaderna som får redovisas. Detta beror på att stödmottagaren inte haft några kostnader i sådana fall. Om personalkostnader uppstår för ytterligare personal som ersätter den sjuklediga (eller i övrigt frånvarande) personen är dessa personalkostnader dock stödberättigande (dvs. motsvarande arbetade timmar medtas i beräkningen av stödberättigande personalkostnader).

När artikel 55.2 a eller b i förordningen om gemensamma bestämmelser tillämpas kan beloppet för timsatsen betraktas som en enhetskostnad. Denna enhetskostnad kan användas för att ersätta utgifter för personalkostnader och även för att beräkna direkta personalkostnader som grundkostnader för tillämpningen av schablonsatser, till exempel genom att tillämpa schablonsatsen på 15 % i enlighet med artikel 54 första stycket b i förordningen om gemensamma bestämmelser eller för att beräkna alla återstående berättigande kostnader genom att tillämpa schablonsatsen på 40 % i enlighet med artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Om det rör sig om ett projekt som genomförts under flera års tid, kan förvaltningsmyndigheten välja att uppdatera de direkta personalkostnaderna per timme när nya uppgifter finns till förfogande eller tillämpa samma personalkostnad för hela genomförandeperioden. Om genomförandeperioden är mycket lång är det lämpligt att fastställa olika etapper i metoden som avgör när och hur personalkostnaden per timme kan revideras (justeringsmetod).

Deltidsanställda i insatsen med fast arbetstid per månad, artikel 55.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser

I artikel 55.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser föreskrivs att det inte finns någon skyldighet att införa ett separat tidsregistreringssystem när anställda arbetar med en insats på deltid men med en fast procentandel av arbetstiden per månad. Arbetsgivaren är dock skyldig att utfärda ett dokument som anger den fasta procentsatsen för arbetad tid på insatsen per månad och denna procentsats kan användas för att beräkna de stödberättigande direkta personalkostnaderna. Denna procentsats kan också fastställas i anställningsavtalet. Om en person till exempel arbetar 60 procent av sin arbetstid på ett projekt kan de stödberättigande direkta personalkostnaderna beräknas genom att multiplicera bruttopersonalkostnaderna (baserat antingen på verkliga kostnader eller beräknade enhetskostnader) med 60 procent.

Exempel Olika enhetskostnader kan fastställas för olika grupper av anställda i projekten, t.ex. enhetskostnader för projektledaren, för anställda med nyckelfunktioner och för administrativ personal. Skillnaderna bör kopplas till objektiva överväganden för att säkerställa att enhetskostnaderna utgör en tillförlitlig uppskattning av de faktiska kostnaderna. Villkoren för utbildningsnivå eller arbetslivserfarenhet kan fastställas för varje personalgrupp. Det kan exempelvis röra sig om en masterexamen för en grupp (grupp 1), en kandidatexamen för en andra grupp (grupp 2) och en relevant utbildningskvalifikation för en tredje grupp (grupp 3). I detta fall ska ersättningen av en enhetskostnad för en specifik grupp vara beroende av att det villkor som är kopplat till den gruppen uppfylls (t.ex. för att ersätta enhetskostnaden för grupp 1 ska verifieringskedjan inkludera en masterexamen).

2.4   Enhetsbelopp

Enhetsbelopp kan användas på båda ersättningsnivåerna, dvs. på ”högre nivå” för ersättning av unionsbidrag (artikel 51 d i förordningen om gemensamma bestämmelser) och på ”lägre nivå” för bidrag från medlemsstaterna till stödmottagaren (artikel 53.1 c i förordningen om gemensamma bestämmelser).

2.4.1   Allmänna principer

När det gäller enhetsbelopp beräknas alla stödberättigande utgifter eller delar av stödberättigande utgifter i en insats eller ett projekt på grundval av ett belopp som fastställs och vederbörligen motiveras på förhand och som betalas ut om den på förhand definierade verksamheten och/eller utfallen har slutförts.

Enhetsbelopp kan vara lämpliga om enhetskostnader inte är en lämplig lösning eftersom det saknas lätt identifierbara kvantiteter, t.ex. för utarbetande av en uppsättning verktyg, anordnande av ett öppet lokalt evenemang, ett seminarium osv.

I vissa fall kan förvaltande myndigheter avskräckas från att använda enhetsbelopp på grund av att resultatet ofta anses uppnått eller icke uppnått, vilket leder till en binär situation där betalning endast sker när resultatet har uppnåtts helt. Detta kan undvikas genom delbetalningar som är kopplade till uppnåendet av särskilda förutbestämda delmål.

Exempel 1: Eruf För att främja lokala produkter vill en grupp småföretag delta tillsammans i en handelsmässa. Den förvaltande myndigheten beslutar att använda ett enhetsbelopp för att beräkna det offentliga stödet. Därför uppmanas gruppen av företag att föreslå ett budgetförslag för kostnaderna för att hyra, sätta upp och bemanna utställningsmontern. Ett enhetsbelopp på 20 000 euro fastställs utifrån detta budgetförslag. Utbetalningen till stödmottagaren ska göras på grundval av ett bevis på att man har deltagit i mässan. Bedömningen av budgetförslaget och tillhörande verifikationer för beräkning eller motivering av kostnaderna för alla kategorier i budgetförslaget bör behållas för revisioner.

Exempel 2: ESF+ En icke-statlig organisation som driver ett daghem behöver stöd för att inleda en ny verksamhet. Organisationen anger ett enhetsbelopp i förslaget och lämnar in ett detaljerat budgetförslag för inledande av verksamheten och dess genomförande under ett år. Tanken är att verksamheten ska kunna bedrivas självständigt efter det första året. Enhetsbeloppet kan till exempel täcka lönekostnaderna för en person som ansvarar för att ta hand om barnen under ett år, avskrivning av ny utrustning, kostnader för att marknadsföra den nya verksamheten och indirekta kostnader för förvaltnings- och redovisningskostnader, vatten, el, värme, hyra osv. På grundval av det detaljerade budgetförslaget beviljar den förvaltande myndigheten ett enhetsbelopp på 47 500 euro som ska täcka alla dessa kostnader. I slutet av insatsen betalas beloppet ut till den icke-statliga organisationen på grundval av prestationerna, om ett normalt antal (10) ytterligare barn har fått barnomsorg. I det här fallet skulle alltså de verkliga kostnaderna för verksamheten inte behöva motiveras. Detta innebär dock att de stödberättigande kostnaderna blir 0 och att enhetsbeloppet inte betalas om endast nio barn fått barnomsorg. För att lösa detta kan ett delmål fastställas i dokumentet där stödvillkoren för insatsen anges om att halva totalsumman (23 750 euro) betalas om fem barn fått barnomsorg.

Exempel 3: ESF+ En icke-statlig organisation vill anordna ett lokalt seminarium och ta fram verktyg för de socioekonomiska förhållandena för det romska samhället i en region i en medlemsstat. Dokumentet där stödvillkoren för insatsen anges ska inbegripa ett detaljerat budgetförslag och målen för bidraget, dvs. 1) genomförande av seminariet och 2) framställning av verktyg för att göra arbetsgivarna i regionen mer medvetna om de särskilda problem som romerna står inför. Beaktat insatsens art (insats med kostnader som är svåra att kvantifiera via enhetskostnader) väljer den förvaltande myndigheten att använda ett enhetsbelopp. För att beräkna enhetsbeloppets storlek behöver den förvaltande myndigheten ett detaljerat budgetförslag för var och en av insatserna: Efter förhandlingar om det detaljerade budgetförslaget fastställs enhetsbeloppet till 45 000 euro fördelat på två projekt där 25 000 euro går till seminariet och 20 000 euro går till verktygen. Om villkoren i det dokument där stödvillkoren för insatsen anges respekteras (anordnande av seminariet och framtagning av verktygen), kommer 45 000 euro att betraktas som stödberättigande kostnader. Styrkande handlingar kommer att krävas som bevis för att seminariet har anordnats och att den slutliga fullständiga uppsättningen verktyg har tagits fram. Om endast en del av projekten (t.ex. seminariet) genomförs, sänks bidraget för den delen (25 000 euro) beroende på vad som överenskommits enligt det dokument där stödvillkoren för insatsen anges.

Exempel 4: EHFVF Stöd för framtagning och genomförande av produktions- och marknadsföringsplaner för producentorganisationer. Enhetsbeloppet (som ska betalas när årsrapporten om genomförandet av planen har godkänts) är baserat på historiska uppgifter (producentorganisationernas tidigare redovisning av timmar och andra kostnader). Förberedelsen och genomförandet av produktions- och marknadsföringsplanerna kan vara uppdelade mellan olika verksamhetstyper för att ta fram en genomsnittlig kostnad som sedan multipliceras med den tillämpliga stödnivån.

2.5   Kombination av förenklade kostnadsalternativ

I artikel 53.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser ges de förvaltande myndigheterna möjlighet att välja mellan fem alternativ för att förvalta bidrag enligt förordningen om gemensamma bestämmelser. I enlighet med artikel 53.1 e i förordningen om gemensamma bestämmelser får de fyra första alternativen (med undantag för finansiering som inte är kopplad till kostnader) kombineras inom samma insats. Denna möjlighet omfattas dock av följande (alternativa) villkor för att förhindra dubbelfinansiering av samma kostnadskategori:

1.	De måste vart och ett avse olika kategorier av stödberättigande kostnader.

2.	De måste tillämpas för olika projekt inom ramen för samma insats.

3.	De måste tillämpas för successiva faser i en insats.

Förenklade kostnadsalternativ kan användas inom samma insats tillsammans med kostnader som redovisas som faktiska kostnader eller kostnader som ersätts på grundval av ett annat förenklat kostnadsalternativ.

Ett belopp som beräknas som en schablonsats kan dessutom användas som grund för en annan schablonsats: En schablonsats på upp till 15 % för att ersätta indirekta kostnader kan tillämpas på direkta personalkostnader som beräknas som en schablonsats på upp till 20 % av de direkta kostnaderna (som inte är direkta personalkostnader).

Exempel 1: Finansiering av olika projekt som ingår i samma insats (ESF+) Exempel på en insats som består av ett utbildningsprojekt för unga arbetslösa och därefter ett seminarium för potentiella arbetsgivare i regionen: Kostnaderna i samband med utbildningen skulle kunna betalas på grundval av enhetskostnader (t.ex. 1 000 euro per utbildningsdag). Seminariet skulle kunna betalas på grundval av enhetsbelopp. Eftersom det finns två olika projekt inom samma insats finns det ingen risk för dubbelfinansiering, eftersom kostnaderna för varje projekt är tydligt åtskilda.

Exempel 2: Successiva faser i en insats (ESF+) Exempel på en insats som redan inletts och som förvaltas utifrån verkliga kostnader som den förvaltande myndigheten vill fortsätta förvalta på grundval av förenklade kostnadsalternativ. Två faser av insatsen måste vara tydligt definierade. Den första fasen kan beräknas utifrån faktiska kostnader fram till ett visst datum. Den andra fasen, dvs. för framtida utgifter, kan beräknas utifrån en enhetskostnad om enhetskostnaden inte täcker några av de utgifter som tidigare fått stöd. Om en sådan möjlighet utnyttjas bör den avse alla stödmottagare i samma situation (insyn och likabehandling). Det kan medföra en viss administrativ börda eftersom ändringar måste göras i det dokument där stödvillkoren för insatsen anges, om detta inte redan gjorts. Medlemsstatens myndigheter måste göra en utförlig beskrivning av varje fas i insatsen. Insatsen bör delas upp i minst två separata, finansiellt identifierbara och helst fysiska utvecklingsperioder för de berörda faserna. Detta för att säkerställa ett insynsvänligt genomförande och övervakning samt att underlätta kontroller.

Exempel 3: Olika kategorier av stödberättigande kostnader (ESF+) Exempel på ett utbildningsprogram med en kombination av — en enhetskostnad för utbildarnas löner, t.ex. 450 euro per dag, — faktiska kostnader, hyra av rum = 800 euro per månad enligt hyresavtal under tolv månader, — en schablonsats för indirekta kostnader, t.ex. 10 % av de direkta kostnaderna. Om 200 utbildningsdagar kan styrkas i slutet av utbildningen kommer bidraget att betalas ut enligt följande: Direkta kostnader (typ 1  (21) ):   Lön till utbildarna 200 dagar x 450 euro = 90 000 euro   Utbildningslokal: 12 månader x 800 euro = 9 600 euro   Delsumma direkta kostnader: 99 600 euro Indirekta kostnader (typ 2): 10 % av de direkta kostnaderna = 10 % x 99 600 euro = 9 960 euro Stödberättigande utgifter: (90 000 euro + 9 600 euro) + 9 960 euro = 109 560 euro I det här fallet verkar olika kostnadskategorier gälla: utbildarnas löner, hyreskostnader för rummet samt indirekta kostnader. För att kontrollera att det inte förekommer någon dubbelfinansiering måste myndigheterna dock säkerställa att enhetskostnaden inte är knuten till några av kostnaderna för lokalhyra eller till andra indirekta kostnader (t.ex. administrativa personalens eller revisorernas löner). På samma sätt gäller att definitionen av indirekta kostnader inte får omfatta kostnader som täcks av enhetskostnaderna eller de faktiska kostnaderna för lokalhyra. Om det finns en risk för överlappning eller om det är omöjligt att visa att det inte förekommer några överlappningar, kommer den förvaltande myndigheten att behöva välja det lämpligaste alternativet för att undvika (risken för) eventuell dubbelfinansiering.

Exempel på kombinationer av förenklade kostnadsalternativ som inte tillåts i förordningen om gemensamma bestämmelser

Artiklarna 56 och 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Artiklarna 54 och 56 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

En schablonsats på upp till 40 % av de stödberättigande direkta personalkostnaderna som används för att täcka de återstående kostnaderna för en insats (artikel 56 i förordningen om gemensamma bestämmelser) kan inte tillämpas på personalkostnader som beräknas på grundval av en schablonsats på upp till 20 % av andra direkta kostnader än personalkostnader (artikel 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser) Motivering: Det är inte möjligt på grund av artikel 56.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser eftersom samma kostnadskategori (dvs. personalkostnader) inte kan ligga till grund för beräkningen av en schablonsats för alla återstående kostnader för en insats och samtidigt beräknas som en schablonsats på grundval av en del av de kostnader som ingår i de återstående kostnaderna för en insats (dvs. direkta kostnader).

En schablonsats på upp till 7 % av stödberättigande direkta kostnader/upp till 15 % av stödberättigande direkta personalkostnader/upp till 25 % av stödberättigande direkta kostnader (artikel 54 i förordningen om gemensamma bestämmelser) för att beräkna indirekta kostnader (artikel 54 i förordningen om gemensamma bestämmelser) kan inte kombineras med en schablonsats på upp till 40 % av stödberättigande direkta personalkostnader som används för att täcka de återstående kostnaderna för en insats (artikel 56 i förordningen om gemensamma bestämmelser) Motivering: Samma kostnadskategori (dvs. de indirekta kostnaderna) skulle täckas två gånger.

Exempel på kombinationer av förenklade kostnadsalternativ

I tabellen nedan ges en översikt över kombinationer av förenklade kostnadsalternativ som i regel är möjliga/inte möjliga. Varje situation måste dock analyseras från fall till fall.

De förvaltande myndigheterna måste tydligt definiera de relevanta kostnadskategorierna (direkta/indirekta) och säkerställa att det inte förekommer någon dubbelfinansiering av de kostnader som täcks.

(j – ja, möjliga; n – nej, inte möjliga)

Kombinationer	Upp till 20 % av personalkostnaderna	Upp till 7 % av de indirekta kostnaderna	Upp till 15 % av de indirekta kostnaderna	Upp till 15 % av resekostnaderna	Personalkostnader per timme (*1)	Upp till 40 % av alla övriga kostnader
Upp till 20 % av personalkostnaderna		j	j	j	n	n
Upp till 7 % av de indirekta kostnaderna	j		n	j	j	n
Upp till 15 % av de indirekta kostnaderna	j	n		j	j	n
Upp till 15 % av resekostnaderna	j	j	j		j	n
Personalkostnader per timme (*1)	n	j	j	j		j
Upp till 40 % av alla övriga kostnader	n	n	n	n	j

KAPITEL 3:   FASTSTÄLLANDE AV FÖRENKLADE KOSTNADSALTERNATIV

3.1   Förenklade kostnadsalternativ måste definieras på förhand

Vid ersättning av unionsbidrag får förenklade kostnadsalternativ endast användas efter det att de har godkänts genom ett kommissionsbeslut om godkännande av programmet eller av en ändring av det eller efter det att de har antagits i en delegerad akt från kommissionen, i enlighet med artikel 94.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

De förenklade kostnadsalternativ som används för utbetalning av bidrag från medlemsstaterna till stödmottagaren måste också definieras på förhand. I enlighet med artikel 73.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser och artikel 22.6 i Interregförordningen för Interregprogram ska den förvaltande myndigheten säkerställa att stödmottagaren eller den samordnande partnern för en Interreginsats förses med ett dokument med en beskrivning av stödvillkoren för varje insats. Det är viktigt att i detta dokument informera stödmottagarna om exakt vad som krävs för att styrka de deklarerade utgifterna och vilka prestationer eller resultat som ska uppnås.

I enlighet med artikel 73.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser och artikel 22.6 i Interregförordningen för Interregprogrammen ska den metod som ska tillämpas för att fastställa kostnaderna för insatsen och villkoren för utbetalning anges senast i det dokument som fastställer stödvillkoren för insatsen. Relevanta metoder och villkor skulle kunna införlivas i programreglerna eller ansökningsomgångarna.

För att säkerställa respekten för principen om öppenhet och likabehandling bör användningen av förenklade kostnadsalternativ för ersättning av kostnader anges i de ansökningsomgångar som riktar sig till de potentiella stödmottagarna. Om ingen ansökningsomgång utlyses bör användningen av förenklade kostnadsalternativ anges i programreglerna eller de nationella bestämmelser som omfattar de berörda insatserna.

Dessutom bör retroaktiv tillämpning för insatser som redan valts ut och genomförs på grundval av verkliga kostnader undvikas eftersom likabehandlingen av stödmottagarna kan äventyras. Förenklade kostnadsalternativ kan användas för insatser som väljs ut efter att de har börjat genomföras. Stödet bör dock vara förenligt med artikel 63.6 i förordningen om gemensamma bestämmelser enligt vilken insatser inte bör väljas ut för stöd från fonderna om de har slutförts fysiskt eller genomförts fullt ut innan ansökan om finansiering inom programmet lämnats in. Förenklade kostnadsalternativ, som även omfattar stödberättigande utgifter som stödmottagarna ådragit sig innan insatserna valdes ut, kan användas i sådana insatser och i vissa fall är de obligatoriska (se kapitel 1.4). Huruvida stödmottagarna redan ådragit sig utgifter innan ansökningsomgången inleddes är inte relevant för användningen av de förenklade kostnadsalternativen, så länge de åtgärder som ligger till grund för ersättningen genomförs inom stödberättigandeperioden (artikel 63.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser) och dessa utgifter inte ingick i de utgifter som tidigare deklarerats till kommissionen.

När man väl har fastställt enhetskostnaden, schablonsatsen eller beloppet (i fråga om enhetsbelopp) bör de inte ändras under eller efter insatsens genomförande för att kompensera för ökade kostnader eller outnyttjade delar av den tillgängliga budgeten. Om genomförandeperioden är särskilt lång skulle en god praxis vara att i förväg fastställa en justeringsmetod som anger när och hur enhetskostnaden, schablonsatsen eller beloppet skulle kunna revideras (för justeringsmetoder, se kapitel 3.4 i denna vägledning) (22). Alla ändringar av en enhetskostnad, en schablonsats eller ett belopp där det saknas en justeringsmetod betraktas som ett nytt förenklat kostnadsalternativ. I undantagsfall, när det gäller fleråriga insatser, är det möjligt att stämma av räkenskaperna och göra utbetalningar på grundval av de faktiska kostnaderna för motsvarande verksamhet i insatsen efter att en första del av insatsen har genomförts och att därefter använda schablonsatser, enhetskostnader eller enhetsbelopp för den återstående delen/perioden av insatsen. I sådana fall bör den period för vilken verkliga kostnader deklareras vara tydligt åtskild från den period för vilken kostnader deklareras utifrån de förenklade kostnadsalternativen för att undvika dubbeldeklarering av projektkostnader.

3.2   Metoder

Metoderna för att fastställa förenklade kostnadsalternativ anges i artiklarna 53.3 och 94.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser. I allmänhet gäller samma metoder både för inrättande av förenklade kostnadsalternativ på lägre och högre nivå (med vissa undantag som belyses i detta kapitel).

3.2.1   En rättvis, skälig och kontrollerbar beräkningsmetod

Beloppen, satserna och enhetskostnaderna kan fastställas på grundval av en rättvis, skälig och kontrollerbar beräkningsmetod i enlighet med artikel 53.3 a och artikel 94.2 andra stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Allmänna principer

En rättvis beräkningsmetod

Beräkningen måste vara skälig, dvs. verklighetsbaserad, inte överdriven eller extrem. Till exempel, om en viss enhetskostnad tidigare har legat på 1–2 euro, förväntar sig kommissionens avdelningar inte att skalan är 7 euro. Ur denna synvinkel är det oerhört viktigt vilken metod man använder för att fastställa enhetskostnaderna, schablonsatsen eller enhetsbeloppet. Den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogrammen) måste kunna förklara och motivera sina val. En rättvis beräkningsmetod kan motivera skillnader i satser/belopp med beaktande av särskilda villkor eller behov. Genomförandet av ett projekt kan t.ex. kosta mer i en avlägsen region än i en central sådan, på grund av högre transportkostnader.

En rimlig beräkningsmetod

Den viktigaste tanken bakom begreppet rimlig är att beräkningen inte får gynna vissa stödmottagare eller insatser framför andra. Beräkningen av enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser måste garantera likabehandling av liknande stödmottagare och/eller insatser. Skillnader i schablonsatser eller belopp ska motiveras objektivt, dvs. objektiva egenskaper hos stödmottagarna eller insatserna.

En kontrollerbar beräkningsmetod

Fastställandet av schablonsatser, enhetskostnader eller enhetsbelopp ska baseras på skriftliga bevis som kan kontrolleras (23). Den förvaltande myndigheten måste kunna visa på vilka grunder det förenklade kostnadsalternativet har upprättats. Det är mycket viktigt att säkerställa överensstämmelse med principen om en sund finansiell förvaltning.

Det organ som fattar beslut om metoden med det förenklade kostnadsalternativet bör minst dokumentera följande:

—	En beskrivning av beräkningsmetoden, inbegripet viktiga steg i beräkningen.

—	Källor till de uppgifter som används för analysen och beräkningarna, inbegripet en bedömning av uppgifternas relevans för de planerade insatserna, och en bedömning av uppgifternas kvalitet.

—	Själva beräkningen för att fastställa värdet av det förenklade kostnadsalternativet.

Uppgiftskällor

När förenklade kostnadsalternativ fastställs måste de uppgifter som används vara relevanta för det förenklade kostnadsalternativ som beaktas. Källorna till de uppgifter som används för beräkningen, inbegripet en bedömning av uppgifternas relevans för de planerade insatserna och en bedömning av uppgifternas kvalitet, bör tillhandahållas och dokumenteras.

Det finns ingen på förhand fastställd minimiuppsättning uppgifter som krävs för att beräkna förenklade kostnadsalternativ. Det beror på populationens särdrag. Om uppgifterna är mycket utspridda behövs ett stort antal uppgifter. Om uppgifterna är homogena och representativa för populationen kan datauppsättningen däremot vara mindre.

Uppgifter kan hämtas från olika källor. Tillförlitligheten hos de uppgifter som används beror på var de kommer ifrån. Exempelvis betraktas uppgifter från nationella statistikbyråer eller Eurostat som tillförlitliga. För vissa uppgiftskällor kan det krävas mer detaljerade kontroller för att bekräfta att uppgifterna är tillförlitliga. I vissa fall kan revisionsmyndighetens yrkesmässiga bedömning användas för att avgöra om ytterligare kontroller bör göras på urvalsbasis eller inte (med beaktande av den information som revisionsmyndigheten har tillgång till om typen av uppgifter, sättet att sammanställa dem, organens interna förfaranden för godkännande av den tillhandahållna informationen osv.). Det krävs inte att revisionsmyndigheten gör en förhandsbedömning av metoden för inrättandet av förenklade kostnadsalternativ på den lägre nivån (men det rekommenderas).

När uppgifter från tillförlitliga källor (t.ex. publicerade rapporter och officiella internetdatabaser) inte används direkt som sådana (dvs. att de genereras automatiskt från källans databas) utan sammanställs i en enhetlig form är det god praxis att (på urvalsbasis) jämföra om de sammanställda siffrorna överensstämmer med officiella rapporter. Eftersom detta dock inte alltid kommer att vara lätt att göra rent praktiskt får revisionsmyndigheten, om den gör en bedömning av metoden på förhand, använda sig av sin yrkesmässiga bedömning för att avgöra om det bör göras ytterligare kontroller på urvalsbasis, med beaktande av den information som revisionsmyndigheten har tillgång till om typen av uppgifter, sättet att sammanställa dem, de interna förfarandena för det organ som sammanställer den tillhandahållna informationen osv.

Användning av statistiska verifierade historiska uppgifter eller gängse praxis för kostnadsredovisning

När de förvaltande myndigheterna fastställer sina förenklade kostnadsalternativ kan de använda statistiska uppgifter (från olika källor), verifierade historiska uppgifter (om projekt eller insatser som finansierats av en fond som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser) (24) eller gängse praxis för kostnadsredovisning.

Om den förvaltande myndigheten beslutar att använda statistiska eller verifierade historiska uppgifter bör den beskriva följande:

—	De kostnadskategorier som täcks.

—	Den beräkningsmetod som används.

—

Längden på den serie som ska erhållas: Redovisningsuppgifter för en representativ tidsperiod måste erhållas för identifiering av eventuella ovanliga omständigheter som skulle ha påverkat de verkliga kostnaderna ett visst år liksom tendenser som styr kostnadsbeloppen. Denna referensperiod bör användas för att årliga variationer ska kunna beaktas. Till exempel kan en period på tre år betraktas som representativ. Men om den förvaltande myndigheten kan påvisa att det är motiverat att använda uppgifter för en period på mindre än tre år kan detta vara godtagbart (t.ex. om ett nytt program har upprättats och det endast finns uppgifter som omfattar två år kan detta räcka. Om det inte finns uppgifter som sträcker sig över tre år till följd av fallets särskilda egenskaper kan uppgifter som omfattar två år godtas). Detta måste bedömas från fall till fall.

—	Det referensbelopp som ska tillämpas, t.ex. de genomsnittliga kostnaderna under referensperioden eller de kostnader som registrerats de senaste åren.

—	Eventuella justeringar som behövs för att ändra referensbeloppet. Justeringar kan tillämpas för att uppdatera kostnader från föregående år till löpande priser.

Enligt artikel 53.3 a ii och iii kan den förvaltande myndigheten också använda uppgifter för enskilda specifika stödmottagare för att fastställa förenklade kostnadsalternativ som tillämpas på enskilda stödmottagare. Med hänsyn till de krav som användningen av stödmottagarspecifika uppgifter medför, innebär dessa metoder en förenkling, t.ex. för stödmottagare som kommer att genomföra flera projekt under programperioden.

Kontrollerade historiska uppgifter för enskilda stödmottagare

Metoden baseras på insamling av gamla redovisningsuppgifter från stödmottagaren, i fråga om verkliga kostnader som faktiskt uppkommit för de kategorier stödberättigande kostnader som täcks av de definierade förenklade kostnadsalternativen. I nödvändiga fall bör uppgifterna endast avse stödmottagarens kostnadsställen eller avdelningar som är involverade i insatsen. Detta förutsätter i själva verket att stödmottagaren har ett fullgott analytiskt redovisningssystem. Det innebär också att alla utgifter som inte är stödberättigande ska tas bort vid en beräkning som stöder de förenklade kostnadsalternativen.

Tillämpning av normala rutiner för kostnadsredovisning för enskilda stödmottagare

Normala redovisningsrutiner är rutiner som stödmottagaren använder sig av för att redovisa alla sina normala, dagliga verksamhetstyper och finanser (inbegripet sådana som inte är kopplade till EU-stöd). Dessa metoder bör vara förenliga med nationella regler och standarder på redovisningsområdet. Längden på användningen är inte avgörande. En redovisningsmetod är inte ”vanlig” om den har anpassats för en viss insats eller grupp av insatser, till exempel sådana som mottar EU-stöd, och avviker från den eller de redovisningsmetoder som används i andra fall.

Det är viktigt att göra åtskillnad mellan verkliga kostnader och kostnader som fastställts enligt enskilda stödmottagares normala rutiner för kostnadsredovisning.

Med verkliga kostnader avses alltså kostnader som beräknats så exakt som möjligt (kostnader som stödmottagaren faktiskt haft och som betalats) för den tid då insatsen pågår. Det är till exempel godtagbart att använda standardtimme som måttenhet för personalkostnader per timme (se t.ex. metoden med 1 720 timmar i kapitel 2.3.2). Måttenheten för att beräkna ”verkliga kostnader” är dock de totala stödberättigande personalkostnaderna för varje enskild person som varit delaktig i insatsen.

En timkostnad som baseras på stödmottagarens rutiner för kostnadsredovisning kan beräknas utifrån de genomsnittliga lönekostnaderna för en större grupp anställda. Detta genomsnitt är normalt sett en löneklass eller liknande, som överensstämmer med bruttopersonalkostnaderna, men det kan också vara ett kostnadsställe eller en avdelning (som berörs av insatsen) där bruttolönekostnaderna kan variera avsevärt inom gruppen av anställda.

För att säkerställa likabehandling av stödmottagarna och att bidraget inte täcker kostnader som inte är stödberättigande, måste det därför föreskrivas minimikrav i det dokument där stödvillkoren för insatsen anges och där stödmottagarna får tillåtelse att använda sina rutiner för kostnadsredovisning. Syftet med minimikraven är att se till att rutinerna för kostnadsredovisning i teorin och i praktiken leder fram till ett rättvist och rimligt system. Detta innebär att stödmottagaren måste ha ett analytiskt redovisningssystem. Det innebär också att alla utgifter som inte är stödberättigande ska tas bort vid beräkningen.

Gemensamma krav för användningen av uppgifter som är specifika för de enskilda stödmottagarna

Den förvaltande myndigheten ska kontrollera individuella stödmottagarspecifika uppgifter från fall till fall Detta måste ske senast när stödmottagaren tillhandahålls det dokument som fastställer stödvillkoren för insatsen. Beroende på den försäkran som den förvaltande myndigheten fått från stödmottagarens interna ledning och kontrollsystem, kan stödmottagarspecifika uppgifter behöva bestyrkas av en extern revisor eller, om det rör sig om offentliga organ, en behörig och oberoende räkenskapsförare, för att tillförlitligheten i de referensuppgifter som den förvaltande myndigheten använder sig av ska kunna säkerställas. Intyganden av historiska uppgifter kan ske inom ramen för lagstadgade eller avtalsmässiga revisioner. Alla intyganden som görs på detta sätt kräver djupgående kunskaper hos den externa revisorn eller den oberoende räkenskapsföraren om förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika förordningarna med avseende på exempelvis verifieringskedjan, de underliggande kostnadernas stödberättigande karaktär och tillämplig lagstiftning. Därför får revisionsmyndigheten gärna bjudas in att stödja den här processen.

Om risken för fel eller oriktigheter i tidigare redovisningsuppgifter bedöms vara låg, kan beräkningsmetoden till exempel baseras på uppgifter som inte granskats på förhand av en revisor. Den förvaltande myndigheten måste objektivt kunna visa att risken faktiskt är låg och ange varför den anser att stödmottagarens redovisningssystem är tillförlitligt, komplett och korrekt.

Användning av annan objektiv information eller en expertbedömning

Annan objektiv information kan till exempel vara i form av

—	undersökningar, studier, marknadsundersökningar osv. (korrekt dokumentation ska säkerställas),

—	uppgifter om ersättning för motsvarande arbete.

Expertbedömningar bör bygga på en särskild uppsättning kriterier och/eller sakkunskap inom ett särskilt kunskapsområde, tillämpnings- eller produktområde, inriktning, bransch och så vidare. De måste vara dokumenterade och specifika för de särskilda omständigheterna i varje fall. Förordningen om gemensamma bestämmelser innehåller ingen definition av expertbedömningar. Det är upp till de förvaltande myndigheterna att ange villkoren för att en bedömning ska betraktas som en expertbedömning och säkerställa att inga intressekonflikter förekommer. För varje expert som väljs ut måste den förvaltande myndigheten påvisa dennes sakkunskap inom det relevanta området samt att denne är oberoende.

Tröskelvärden, tak eller andra maximivärden som fastställs i nationella regler kan betraktas som annan objektiv information. Den förvaltande myndigheten kan dock endast tillämpa dem om den kan visa att de utgör ett verkligt värde och en tillförlitlig uppskattning.

Användning av historiska uppgifter från tidigare programperioder

Användning av verifierade historiska uppgifter från tidigare programperioder (t.ex. 2007–2013 och 2014–2020) kan godtas om det påvisas att beloppen fortfarande är relevanta. Detta innebär att programmyndigheterna bör säkerställa att dessa uppgifter fortfarande utgör en tillförlitlig uppskattning av de faktiska kostnaderna och vid behov justera dem.

3.2.2   Budgetförslag

Ett budgetförslag är enligt artiklarna 53.3 b och 94.2 b i förordningen om gemensamma bestämmelser en annan metod för att fastställa förenklade kostnadsalternativ.

Enligt artikel 53.3 b i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller detta, för förenklade kostnadsalternativ som används på ”lägre nivå” (medlemsstat – stödmottagare), endast insatser vars totala kostnad inte överstiger 200 000 euro och det måste fastställas från fall till fall och godkännas i förväg av det organ som väljer ut insatsen. De totala kostnaderna för insatsen är alla de kostnader som krävs för att genomföra insatsen, i enlighet med vad som anges i det dokument som fastställer stödvillkoren för insatsen. Enligt artikel 94.2 b i förordningen om gemensamma bestämmelser finns ingen sådan begränsning när det gäller inrättandet av förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre nivå” (kommissionen – medlemsstat).

När det gäller småskaliga projekt som finansieras genom Interregprogrammen kan stödmottagare som förvaltar småprojektsfonden enligt artikel 25.6 i Interregförordningen – från fall till fall – använda budgetförslaget för att fastställa förenklade kostnadsalternativ för att ersätta slutmottagare om det offentliga bidraget till det småskaliga projektet inte överstiger 100 000 euro.

Möjligheten att använda ett budgetförslag kan underlätta genomförandet av obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ för små insatser (se även artikel 53.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser). Faktum är att det är möjligt att beräkna vissa förenklade kostnader med den här metoden om insatsen är mycket specifik.

För ett budgetförslag som används på ”lägre nivå” ska den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) som ett första steg beskriva principerna för beräkningsmetoden i eller tillsammans med inbjudan att lämna förslag.

I detta avseende rekommenderas det varmt att de förvaltande myndigheterna (eller övervakningskommittéerna för Interregprogram) fastställer parametrar eller högsta kostnadsnivåer för att åtminstone jämföra de viktigaste budgeterade kostnaderna mot parametrarna. Den förvaltande myndigheten får också fastställa minimiriktvärden avseende kvaliteten på det förväntade utfallet eller resultatet. Avsaknaden av parametrar, minimireferensvärden eller högsta kostnadsnivåer kan göra det svårt för vilken förvaltande myndighet (eller övervakningskommitté för Interregprogram) som helst att säkerställa likabehandling och iakttagande av principen om sund ekonomisk förvaltning.

På grundval av programreglerna är det sedan upp till dem som ansöker om finansiering att utarbeta och lägga fram detaljerade och faktiska budgetar och att tillhandahålla handlingar som motiverar alla kostnader i budgeten. De förenklade kostnadsalternativen (inklusive delmål för enhetsbelopp) bör fastställas i nära samarbete med de sökande (eller stödmottagarna efter urvalet av insatser) så att de är medvetna om vad som måste tillhandahållas och om de stödjande uppgifter/bevis som ska tillhandahållas för att generera betalningar.

Därefter bedöms budgetförslagen av den förvaltande myndigheten. Även om det rekommenderas måste inte den förvaltande myndigheten jämföra det utförliga budgetförslaget från den potentiella stödmottagaren med liknande insatser när den bedömer budgeten. När en och samma stödmottagare får stöd vid flera tillfällen, rekommenderas att det utförliga budgetförslaget jämförs med tidigare insatser som erhållit stöd.

Slutligen omvandlar den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) budgetförslaget till förenklade kostnadsalternativ (dvs. schablonsatser, enhetsbelopp och enhetskostnader) före eller efter urvalet av insatser (men innan dokumentet med stödvillkoren som måste inbegripa de förenklade kostnadsalternativen utfärdas). De definierade förenklade kostnadsalternativen (och eventuella delmål för enhetsbelopp) bör avspeglas i dokumentet som fastställer stödvillkoren för insatsen. Den förvaltande myndigheten/övervakningskommittén kan inte delegera bedömningen och omvandlingen av budgetförslag till förenklade kostnadsalternativ till stödmottagare. För småskaliga projekt som väljs ut inom ramen för småprojektsfonder för Interregprogram är det den stödmottagare som förvaltar småprojektsfonden som bedömer budgetförslaget.

Den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) bör visa upp och arkivera sin bedömning av budgetförslaget och tillhörande styrkande handlingar för beräkningen eller motiveringen av kostnaderna för alla kategorier i budgetförslaget. Budgetförslaget ingår inte i det dokument som fastställer stödvillkoren för insatsen som upprättas mellan den förvaltande myndigheten och stödmottagaren. Förvaltningskontrollerna över insatsen eller projektet kommer enbart att baseras på de typer av förenklade kostnadsalternativ som tillämpas och inte på budgeten.

Förenklade kostnadsalternativ kan baseras på ett budgetförslag som avser hela eller delar av insatsens eller projektets budget. Exempel på en insats som består av fem olika verksamhetstyper:

—	Verksamhetstyperna 1 och 2 av insatserna ersätts på grundval av faktiska kostnader eller på grundval av ett annat förenklat kostnadsalternativ.

—	Verksamhetstyperna 3, 4 och 5 av insatserna ersätts som enhetskostnader som fastställs på grundval av ett budgetförslag.

Dessutom får de schablonsatser som fastställs i artiklarna 54–56 i förordningen om gemensamma bestämmelser tillämpas för att fastställa de relevanta kostnadskategorierna i ett budgetförslag.

De principer som förklaras ovan gäller även för budgetförslag som används på ”högre nivå” .

Exempel 1 Insatserna består av ett enhetsbelopp på mindre än 100 000 euro för ett litet förberedande projekt (t.ex. att minska miljöpåverkan från sura sulfathaltiga jordar). I ansökningsomgången fastställer det förmedlande organet 1) hur enhetsbeloppen ska användas och definierar tydligt de viktigaste uppgifterna för att uppnå det fastställda resultatet, delmålen, tidsramen för verksamheten och 2) de detaljerade kriterier som de viktigaste budgeterade kostnaderna jämförs med. I sin ansökan anger stödmottagaren sitt budgetförslag och lägger fram handlingar som motiverar alla kostnader i budgeten. Stödmottagaren tillhandahåller detaljerad information om varje budgetpost för varje uppgift i projektet. Det förmedlande organet bedömer sedan dessa på grundval av 1) kostnadernas stödberättigande och 2) motiveringarna av kostnaderna. Vid behov begär det förmedlande organet ytterligare information och uppgifter (t.ex. ytterligare jämförelse med liknande projekt). Följande budget föreslås: Sammanställning av kostnaderna Totalt i euro 1. Totala lönekostnader 58 440 2. Externa tjänster 1 000 3. Investeringar i maskiner och inventarier 0 4. Övriga direkta kostnader 0 5. Indirekta kostnader 14 026 Totalt 73 466 Efter att ha analyserat budgetförslaget godkänner det förmedlande organet de beräknade kostnaderna och fastställer ett enhetsbelopp på 73 466 euro som ska betalas till stödmottagaren när projektet har genomförts. Under projektets genomförandefas krävs ingen motivering av den faktiska kostnaden. Bidragen kommer att betalas ut på grundval av det enhetsbelopp som fastställts i förväg och efter det att resultatet har uppnåtts.

Exempel 2 En stödmottagare vill anordna ett seminarium med 50 deltagare för att presentera nya arbetsredskap. Personalen tillbringar viss tid med att planera och anordna evenemanget, en lokal hyrs, några föreläsare kommer från utlandet och protokoll från evenemanget måste offentliggöras. Det finns också indirekta kostnader för personal (redovisningskostnader, ersättning till konferencier) och el, telefonräkningar, it-support osv. Följande budget föreslås (25): Summa direkta kostnader 45 000   Summa indirekta kostnader 7 000 Direkta personalkostnader 30 000   Indirekta personalkostnader 4 000 Boendekostnader 4 000   El, telefon 3 000 Resekostnader 5 000       Måltider 1 000       Informations-/offentlighetsåtgärder 5 000       Den förvaltande myndigheten och stödmottagaren ska diskutera och komma överens om budgetförslaget. Beräkningen av det förenklade kostnadsalternativet kommer att baseras på den information som lämnas till och kontrolleras av den förvaltande myndigheten. Den förvaltande myndigheten kan besluta att beräkna bidraget utifrån enhetskostnader, baserad på antalet deltagare i seminariet: enhetskostnader = 52 000 euro/50 = 1 040 euro per deltagare. Det dokument som fastställer stödvillkoren för insatsen som upprättas mellan den förvaltande myndigheten och stödmottagaren ska innehålla definitionen av enhetskostnader (vad som är en deltagare), högsta (minsta) antal deltagare, verifieringskedjan och dess enhetskostnad (1 040 euro). Det ska hänvisas till artikel 53.3 b i förordningen om gemensamma bestämmelser i det dokument där stödvillkoren för insatsen anges.

Ytterligare exempel på hur man fastställer förenklade kostnadsalternativ på grundval av ett budgetförslag finns i bilaga 1.

3.2.3   Användning av förenklade kostnadsalternativ från unionens politik

Enligt artiklarna 53.3 c och 94.2 c i förordningen om gemensamma bestämmelser kan den förvaltande myndigheten använda motsvarande enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser som är tillämpliga i unionens politik för en liknande insatstyp. Denna metod syftar främst till att samordna bestämmelserna på unionens olika politikområden. Avsikten är att förtydliga att om förenklade kostnadsalternativ redan har tagits fram för en viss typ av insats inom ramen för EU-politik, behöver inte medlemsstaten göra detta igen inom ramen för de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser utan kan återanvända metoden och resultaten.

Alla tillämpliga metoder inom ramen för unionens politik kan användas för liknande insatser om unionens politik är i kraft när metoden inrättas. Metoderna inom ramen för unionens politik kan användas utan ytterligare beräkningar.

Hela metoden ska användas, t.ex. definitionen av direkta/indirekta kostnader, stödberättigande utgifter, tillämpningsområde och uppdateringar och inte bara resultatet av denna (andelen av X %). Som en allmän princip bör hänsyn tas till alla de delar av metoden som kan ha en inverkan på enhetskostnader/enhetsbelopp/schablonsatser. En granskning måste göras i varje enskilt fall.

Det finns ingen indikation i förordningen om gemensamma bestämmelser på vad likhet mellan insatser betyder. Det är upp till den förvaltande myndigheten att i varje enskilt fall bedöma huruvida likhetsvillkoret har uppfyllts.

Om metoden inom ramen för unionens politik ändras under programperioden bör samma ändring tillämpas på insatser som valts ut i samband med inbjudningar att lämna förslag som offentliggjorts efter ändringen.

Alla ändringar av den metod inom ramen för unionens politik som användes för att fastställa en metod enligt artikel 94.2 c i förordningen om gemensamma bestämmelser måste avspeglas i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser genom en begäran om ändring av programmet som måste godkännas genom ett beslut från kommissionen.

Exempel på förenklade kostnadsalternativ inom unionens politik är följande:

—	Erasmus+: Enhetsbelopp och enhetskostnader (t.ex. satser för reseavstånd, språkstöd, förberedande besök, kursavgifter, anordnande av intensivprogram) används i programmet.

—

Programmet för medborgare, jämlikhet, rättigheter och värden: Enhetsbelopp per deltagare i evenemang på plats och fysiska evenemang fastställs i kommissionens beslut om godkännande av användningen av enhetsbelopp för åtgärder inom ramen för programmet för medborgare, jämlikhet, rättigheter och värden (2021–2027).

—

Horisont Europa: Tre typer av förenklade kostnadsalternativ återfinns i Horisont Europa (schablonbelopp, enhetskostnader och standardbelopp) och anges i kommissionens beslut, t.ex. enhetskostnader för ägare av små och medelstora företag, enhetskostnader för personalmobilitet, standardbelopp och enhetskostnader för Marie Skłodowska-Curie-åtgärder.

—

Europeiska solidaritetskåren: Beslutet om godkännande av användningen av klumpsummor, enhetskostnader (t.ex. resekostnader, organisatoriskt stöd, projektledningsstöd, personalkostnader, språkstöd, handledningskostnader) och schablonfinansiering för volontärverksamhet, praktikplatser, arbetstillfällen och solidaritetsprojekt.

3.2.4   Användning av förenklade kostnadsalternativ från bidragssystem som finansieras helt och hållet av medlemsstaterna

Enligt artiklarna 53.3 d och 94.2 d i förordningen om gemensamma bestämmelser kan den förvaltande myndigheten använda motsvarande enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser som är tillämpliga inom bidragssystem som finansieras helt och hållet av medlemsstaten för en liknande insatstyp. Förenklade kostnadsalternativ som används i de nationella stödsystemen (t.ex. stipendier och dagtraktamenten) kan användas utan att ytterligare beräkningar behöver göras om de nationella systemen är i kraft när metoden utformas.

Enligt artikel 54 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser får schablonsatser för indirekta kostnader som beräknas i enlighet med artikel 67.5 a i förordning (EU) nr 1303/2013, dvs. på grundval av en rättvis, skälig och kontrollerbar metod, användas för liknande insatser som finansieras under programperioden 2021–2027. Dessa schablonsatser får användas vid tillämpningen av artikel 54 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. för att motivera en sats på upp till 25 % av de stödberättigande direkta kostnaderna för att ersätta indirekta kostnader. Det tak på upp till 25 % som fastställs i artikel 54 första stycket c i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller därför för dessa schablonsatser.

Alla tillämpliga nationella metoder får användas för liknande insatser som stöds av de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser (se kapitel 3.2.3 om begreppet likhet). Till exempel kan en insats som stöder lärlingsplatser som finansieras helt av en nationell/regional resurs betraktas som ett nationellt system. Hela metoden bör återanvändas och inte bara metodens resultat. Regionala eller andra lokala beräkningsmetoder kan också användas, men de måste normalt sett tillämpas i det geografiska område där de redan används eller på ett mindre område (t.ex. om en metod tillämpas i endast en region kan den således återanvändas av regionen i fråga men inte av en annan region i medlemsstaten där denna metod inte är tillämplig). Om villkoren är tillräckligt jämförbara kan dock andra metoder användas som exempel eller modell (se kapitel 3.2.7).

Om metoden ändras under programperioden bör samma ändring tillämpas på insatser som valts ut i samband med inbjudningar att lämna förslag som offentliggjorts efter ändringen.

Alla ändringar av den nationella metod som användes för att fastställa en metod enligt artikel 94.2 d i förordningen om gemensamma bestämmelser måste avspeglas i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser genom en begäran om ändring av programmet som måste godkännas genom kommissionens beslut.

3.2.5   Användning av schablonsatser och särskilda metoder som inrättas genom eller på grundval av förordningen om gemensamma bestämmelser eller de fondspecifika reglerna

I förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika förordningarna fastställs flera specifika schablonsatser, dvs. standardiserade schablonsatser. De schablonsatser som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser och Interregförordningen tas upp i kapitel 2.2. Avsikten är att ge rättssäkerhet och minska den ursprungliga arbetsbördan eller behovet av tillgängliga uppgifter för att införa schablonsatsen, eftersom det inte ställs något krav på att en beräkning ska göras för att fastställa tillämpliga schablonsatser. Sådana metoder passar inte för alla slags insatser.

Förenklade kostnadsalternativ som fastställts på ”högre nivå” genom ett kommissionsbeslut om godkännande av ett program eller en ändring av ett program enligt artikel 94.3 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser och tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser får användas på ”lägre nivå” på grundval av artikel 53.3 e i förordningen om gemensamma bestämmelser för det specifika programmet. Det förenklade kostnadsalternativet kan dock endast användas i den mån det är utformat för att täcka stödmottagarnas kostnader i en lämplig (eller samma) typ av insats, annars skulle det inte utgöra en tillförlitlig uppskattning av de faktiska kostnaderna. De förenklade kostnadsalternativ som fastställs på grundval av artikel 94.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser är dessutom programspecifika och kan inte användas automatiskt vid genomförandet av andra program eller i andra medlemsstater. Programmyndigheterna kan dock använda dem som ett exempel för att utveckla sina egna programspecifika system som behöver lämnas in för godkännande av kommissionen.

Ytterligare metoder kan fastställas i de fondspecifika förordningarna (se tabellen i kapitel 2.2.1).

Tredje parter som ersätts av stödmottagare för en insats berörs inte av artiklarna 53–56 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Detta innebär att bestämmelserna i förordningen om gemensamma bestämmelser eller de fondspecifika förordningarna inte tillämpas direkt (förutom om en särskild hänvisning görs till detta) på efterföljande stöd från stödmottagarna till tredje parter. När det gäller småprojektsfonder inom Interregprogram är det möjligt för den stödmottagare som omfördelar stödet till slutmottagarna att fastställa en metod för tillämpningen av förenklade kostnadsalternativ utifrån reglerna om förenklade kostnadsalternativ i förordningen om gemensamma bestämmelser eller Interregförordningen.

3.2.6   Användning av förenklade kostnadsalternativ från tidigare programperioder

Det är möjligt att använda metoder som fastställts under tidigare programperioder om villkoren under den föregående programperioden fortfarande är relevanta och giltiga för programperioden 2021–2027 (typ av verksamhet, kostnadskategorier som omfattas osv.) och de ursprungliga uppgifterna går att granska. I detta fall bör den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) säkerställa att metoden anpassas till den nya lagstiftning som gäller för programperioden 2021–2027. Om en sådan metod föreslås på ”högre nivå” skulle revisionsmyndigheten behöva bedöma den vid denna tidpunkt (om metoden granskades under de föregående programperioderna kan man förlita sig på det tidigare revisionsarbetet, förutsatt att det finns en adekvat verifieringskedja).

3.2.7   Återanvändning/återvinning av förenklade kostnadsalternativ som inrättats i samma medlemsstat eller från andra medlemsstater

Olika förenklade kostnadsalternativ kan förekomma parallellt i en medlemsstat, dvs. förenklade kostnadsalternativ som inrättats i vissa eller alla nationella/regionala program på högre och/eller lägre nivå. Dessa metoder kan vara intressanta för förvaltande myndigheter från andra program eller andra medlemsstater som önskar inrätta liknande system. Eftersom dessa förenklade kostnadsalternativ och motsvarande belopp/satser är programspecifika (eller till och med specifika för en ansökningsomgång) kan de emellertid inte tillämpas automatiskt inom andra program eller av andra medlemsstater. De förvaltande myndigheterna måste se över metoden och vid behov anpassa den till sina programs särdrag (typ av verksamhet, kostnadskategorier osv.). Uppgiftskällorna, beräkningarna och beloppen måste dessutom också anpassas till det program inom vilket de förenklade kostnadsalternativen kommer att genomföras.

Dessa överväganden avser utarbetandet av förenklade kostnadsalternativ på både högre och lägre nivå. På ”högre nivå” måste det nya förenklade kostnadsalternativet bedömas av revisionsmyndigheten innan det lämnas in till kommissionen. Om ett nytt förenklat kostnadsalternativ används på den lägre nivån rekommenderas starkt att be revisionsmyndigheten om en förhandsbedömning.

3.3   Förfarandesteg för godkännande av ett förenklat kostnadsalternativ i programmet (”högre nivå”)

Enligt artikel 94.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser kan förenklade kostnadsalternativ för utbetalning av unionens bidrag till ett program baseras på de belopp och satser som anges i ett kommissionsbeslut om godkännande av programmet eller av en ändring av programmet. Medlemsstaterna kan också använda förenklade kostnadsalternativ som fastställts i en delegerad akt som antagits av kommissionen (se kapitel 4.4).

Enligt artikel 94.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska medlemsstaterna lämna in ett förslag till kommissionen i enlighet med mallarna i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser, som en del av inlämningen av programmet eller av en begäran om ändring av det. Därför gäller förfarandet för godkännande eller ändring av ett program.

Tillägg 1 ska lämnas in om förenklade kostnadsalternativ tillämpas på ”högre nivå”, oavsett formen av ersättning mellan den förvaltande myndigheten och stödmottagaren. Tillägg 1 behöver inte lämnas in om förenklade kostnadsalternativ tillämpas endast på ”lägre nivå” eller för förenklade kostnadsalternativ i en delegerad akt. Beloppen och justeringsmetoderna för den senare fastställs genom en delegerad akt i enlighet med artikel 94.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser (se kapitel 4.4).

Det rekommenderas att informella utbyten med kommissionen görs innan ett program eller en begäran om ändring lämnas in eftersom de underlättar och påskyndar förfarandet för formellt godkännande.

När medlemsstaterna eller Interregprogrammet lämnar in tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser måste de ange källan till de uppgifter som används för att beräkna de förenklade kostnadsalternativen och tillhandahålla detaljerad information om var de framtagna, insamlade och registrerade uppgifterna kommer ifrån, var de lagras, eventuella brytdatum samt hur de valideras. Revisionsmyndigheten bedömer om de uppgifter som används är tillförlitliga och relevanta som en del av sin revisionsbedömning innan tillägg 1 till bilagorna V eller VI till förordningen om gemensamma bestämmelser lämnas in till kommissionen.

En positiv förhandsbedömning från revisionsmyndigheten av medlemsstaternas förslag är en förutsättning för att tillägg 1 ska kunna läggas fram för kommissionens godkännande.

I beslutet om godkännande eller ändring av programmet ska det fastställas vilka typer av insatser som omfattas av ersättningen på grundval av de förenklade kostnadsalternativ som ingår i tillägg 1, vad och vilka belopp som ska omfattas av dessa förenklade kostnadsalternativ samt vilka metoder som ska användas för att justera beloppen.

Förenklade kostnadsalternativ som godkänns i ett program blir obligatoriska och unionsbidrag till de berörda insatstyperna kan då inte längre ersättas i en annan form (t.ex. faktiska kostnader).

Ytterligare anvisningar och exempel på hur man fyller i tillägg 1 finns i bilaga 2.

3.4   Anpassning av förenklade kostnadsalternativ i tid (justeringsmetod)

Metoden för att fastställa de förenklade kostnadsalternativen kan innehålla en beskrivning av en justeringsmetod för beloppen för de förenklade kostnadsalternativen. Det är inte obligatoriskt att justera beloppen men det rekommenderas starkt, särskilt för förenklade kostnadsalternativ som används under en längre period, för att ta hänsyn till inflation eller ekonomiska förändringar (t.ex. energikostnader, lönenivåer osv.) och för att säkerställa att det förenklade kostnadsalternativet fortfarande utgör en tillförlitlig uppskattning av de faktiska kostnaderna. Om justeringsmetoden – för förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre nivå” – ingår i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser betraktas tillämpningen av justeringen dessutom inte som en ändring av metoden för förenklade kostnadsalternativ och ingen ändring av programmet krävs.

Metoden för att fastställa de förenklade kostnadsalternativen bör innehålla tillräckliga uppgifter om den planerade justeringsmetoden (t.ex. de index som har använts, justeringens tidpunkt och frekvens, justeringsformel osv.).

En god praxis är att koppla justeringen till det specifika indexet för de huvudsakliga kostnadskategorier som omfattas av de förenklade kostnadsalternativen, men det står medlemsstaterna fritt att fastställa andra justeringsmetoder om de är dokumenterade och vederbörligen motiverade.

Den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) får besluta att inte inkludera en justeringsmetod i metoden om de anser att de förenklade kostnadsalternativen inte kommer att behöva justeras under tillämpningsperioden.

KAPITEL 4:   GENOMFÖRANDE AV FÖRENKLADE KOSTNADSALTERNATIV

4.1   Valuta för förenklade kostnadsalternativ som fastställts på ”högre nivå”

Enligt artikel 87 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska alla belopp som fastställs i programmen eller som medlemsstaterna rapporterar eller deklarerar till kommissionen anges i euro. Denna bestämmelse gäller även tillägg 1 till bilaga V eller VI till förordningen om gemensamma bestämmelser eftersom tillägget ingår i programmet. I praktiken innebär det följande:

—	Beloppen för förenklade kostnadsalternativ i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser måste anges i euro.

—	Beslutet om godkännande av programmet eller ändring av programmet ska innehålla belopp som anges i euro.

—

Beloppen för de förenklade kostnadsalternativen som ska ingå i betalningsansökningarna ska också anges i euro. Oavsett vad resultatet av omräkningen på nationell nivå blir kan det belopp som ska ingå i en betalningsansökan till kommissionen inte skilja sig från det belopp för förenklade kostnadsalternativ som godkändes i kommissionens beslut. För medlemsstater som inte har infört euro som valuta kan dessa krav öka risken för skillnader mellan de belopp som ska ingå i betalningsansökningarna och de belopp som de förvaltande myndigheterna betalar ut till stödmottagarna i den nationella valutan på grund av fluktuationer i växelkursen mellan euron och den nationella valutan.

Medlemsstaterna kan avhjälpa detta genom att till exempel inkludera följande i tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser:

—	En fast växelkurs (t.ex. på grundval av en prognos för växelkursen).

—

En justeringsmetod som förhindrar att de belopp som kommissionen betalar ut i euro skiljer sig från de belopp som de förvaltande myndigheterna betalar ut till stödmottagarna (t.ex. justering av den växelkurs som används i tillägg 1 vid en fördefinierad avvikelse – uppåt eller nedåt – mellan den kurs som offentliggörs på sidan InforEuro under en viss tidsperiod och den ursprungliga växelkursen vid den tidpunkt då tillägg 1 lämnas in till kommissionen).

4.2   Tillämpning i tid av förenklade kostnadsalternativ som antagits i programmet

Kommissionen kommer att börja ersätta medlemsstaten på grundval av förenklade kostnadsalternativ när dessa har godkänts i ett program genom ett kommissionsbeslut om godkännande av programmet eller av en ändring av det. Den förvaltande myndigheten kan endast inkludera de överenskomna beloppen i betalningsansökningarna till kommissionen från och med den tidpunkten.

Det är dock möjligt att förenklade kostnadsalternativ redan håller på att genomföras på stödmottagarnivå innan kommissionen godkänner den metod som lämnas in i enlighet med tillägg I till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser. Fram till dess att ett beslut enligt artikel 94.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser har antagits får den förvaltande myndigheten deklarera de belopp som motsvarar de kostnader som den förvaltande myndigheten betalar ut till stödmottagarna (”lägre nivå”) till kommissionen. Detta innebär att de förvaltande myndigheterna kan inkludera utgifterna för förenklade kostnadsinsatser i kolumn B i betalningsansökan (bilaga XXIII till förordningen om gemensamma bestämmelser) i enlighet med artikel 91.4 c i förordningen om gemensamma bestämmelser (för mer information om betalningsansökningar, se kapitel 4.3). De utgifter som redovisas i kolumn B bör dock inte tas med även i kolumn C i betalningsansökan.

För att i möjligaste mån undvika potentiella inkonsekvenser mellan de metoder som godkänns på de två nivåerna för samma förenklade kostnadsalternativ rekommenderas medlemsstaterna att lämna in det förenklade kostnadsalternativet enligt artikel 94 i förordningen om gemensamma bestämmelser och erhålla godkännande från kommissionen för den högre nivån innan de använder de berörda förenklade kostnadsalternativen på ”lägre nivå”.

När beslutet om programmet eller en ändring av det har antagits kommer kommissionen att börja betala ut unionens bidrag till ett program på grundval av de förenklade kostnadsalternativ som ingår här. Den förvaltande myndigheten kommer att inkludera dessa belopp i kolumn C i betalningsansökan (bilaga XXIII till förordningen om gemensamma bestämmelser) i enlighet med artikel 91.4 b i förordningen om gemensamma bestämmelser (se även kapitel 4.3).

Kommissionens beslut om godkännande av ett förenklat kostnadsalternativ enligt artikel 94 i förordningen om gemensamma bestämmelser påverkar inte utgifternas stödberättigande, dvs. inga nya utgifter kommer att bli stödberättigande till följd av detta beslut. Reglerna om utgifters stödberättigande fastställs i nationella bestämmelser och i artikel 63 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Kommissionens beslut påverkar endast utbetalningssättet mellan kommissionen och medlemsstaterna.

4.3   Att deklarera förenklade kostnadsalternativ i betalningsansökningarna

Enligt artikel 91.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska betalningsansökningar lämnas in i enlighet med bilaga XXIII i förordningen om gemensamma bestämmelser, per prioritering (särskilt mål och typ av åtgärd för program som avser Amif, instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik och Fonden för inre säkerhet) och, i tillämpliga fall, per regionkategori.

För förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre nivå” måste de belopp som godkänts genom ett kommissionsbeslut som avses i artikel 94.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser eller som fastställts i den delegerade akt som avses i artikel 94.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser redovisas i kolumn C i bilaga XXIII till förordningen om gemensamma bestämmelser.

De belopp för förenklade kostnadsalternativ som fastställts av medlemsstaten på ” lägre nivå ” för ersättning till stödmottagaren från medlemsstaterna som inte omfattas av förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre nivå” ska ingå i kolumn B i bilaga XXIII till förordningen om gemensamma bestämmelser. Enligt artikel 91.4 c i förordningen om gemensamma bestämmelser är beloppen i en betalningsansökan, för bidrag som betalas ut i form av förenklade kostnadsalternativ, de kostnader som beräknas på tillämpliga grunder (dvs. det förenklade kostnadsalternativet).

De belopp som betalas ut till stödmottagare i de fall som omfattas av artikel 91.4 b i förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. ersättning av unionsbidrag i form av förenklade kostnadsalternativ, och som rapporteras i kolumn C får inte tas med i kolumn B för att undvika dubbelfinansiering av samma utgifter. Det finns skillnader i hur de förenklade kostnadsalternativen deklareras i betalningsansökningarna och räkenskaperna. I räkenskaperna ingår i synnerhet det totala beloppet av stödberättigande utgifter som deklarerats för ersättning i kolumn A i räkenskaperna (dvs. faktiska kostnader, finansiering som inte är kopplad till kostnader och alla förenklade kostnadsalternativ, oavsett om de omfattas av artikel 94 i förordningen om gemensamma bestämmelser eller inte).

De belopp som godkänts genom kommissionsbeslut är bindande och medlemsstaterna måste därför deklarera de godkända beloppen till kommissionen, dvs. de kan inte inkludera belopp i betalningsansökningarna som skiljer sig från de som anges i beslutet om godkännande av programmet (eller ändring av det). Eventuella ändringar av belopp som inte omfattas av justeringsmetoden i beslutet om godkännande av programmet (eller ändring av det) kräver en ändring av beslutet.

Enligt artikel 93.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser får stödet från fonderna till en prioritering i form av slutbetalning för det sista räkenskapsåret inte överstiga något av följande belopp: — Det offentliga bidrag som deklarerats i betalningsansökningarna. — Det stöd från fonderna som betalats ut eller ska betalas ut till stödmottagarna. — Det belopp som medlemsstaten begär.

4.4   Användning av förenklade kostnadsalternativ som anges i kommissionens delegerade akter

Enligt artikel 94.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser kan kommissionen anta en delegerad akt som på unionsnivå fastställer enhetskostnaderna, enhetsbeloppen, schablonsatserna, beloppen för dem och metoderna för att justera dem enligt de beräkningsmetoder som avses i artikel 94.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Efter antagandet av den delegerade akten kan medlemsstaterna begära att unionsbidraget till programmet betalas ut med hjälp av de belopp och satser som anges i akten (och som, i tillämpliga fall, justeras i enlighet med de justeringsmetoder som godkänts i den delegerade akten). Dessa belopp ska redovisas i kolumn C i bilaga XXIII till förordningen om gemensamma bestämmelser. Det är viktigt att reglerna i den delegerade akten följs vid genomförandet av insatsen, bland annat när det gäller stödberättigande verksamhet och verifieringskedjan. Medlemsstaterna får lämna in sina betalningsansökningar med det motsvarande belopp som anges i den delegerade akten utan förhandsgodkännande från kommissionen.

KAPITEL 5:   ÖVERGRIPANDE PRINCIPER

5.1   Offentlig upphandling och användning av förenklade kostnadsalternativ

Sedan programperioden 2021–2027 kan förenklade kostnadsalternativ också användas i en insats eller ett projekt som ingår i en insats som genomförs av stödmottagaren genom enbart offentlig upphandling.

Kommissionen betraktar insatser som omfattas av offentliga upphandlingskontrakt som insatser som genomförs genom tilldelning av offentliga kontrakt i enlighet med direktiv 2009/81/EG, direktiv 2014/24/EU och direktiv 2014/25/EU eller offentliga kontrakt under tröskelvärdena i samma direktiv på grundval av nationella bestämmelser.

Det görs inga undantag från den obligatoriska användningen av förenklade kostnadsalternativ för insatser under 200 000  euro som enbart genomförs genom offentlig upphandling. De förvaltande myndigheterna (eller övervakningskommittéerna för Interregprogram) måste säkerställa att reglerna om förenklade kostnadsalternativ är förenliga med unionens och nationella bestämmelser om tilldelning av offentliga kontrakt.

Huruvida en insats har upphandlats fullt ut bör inte påverka de beräkningsmetoder som fastställs i artiklarna 53.3 och 94.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Dessa är desamma för alla typer av insatser, vare sig de är upphandlade fullt ut eller inte. De förvaltande myndigheterna bör utforma en metod baserad på tillräckliga tillförlitliga uppgifter och förutse justeringsmetoder som säkerställer att beloppen för förenklade kostnadsalternativ fortfarande utgör en tillförlitlig uppskattning av de faktiska kostnaderna under genomförandet av insatserna. Det är inte tillåtet att justera beloppen för förenklade kostnadsalternativ med de priser som följer av offentliga upphandlingsförfaranden som tilldelas inom ramen för den specifika insatsen. Dessutom måste förenklade kostnadsalternativ, inklusive eventuella justeringsmetoder, fastställas på förhand av de förvaltande myndigheterna och de bör ingå i det dokument som fastställer stödvillkoren.

5.2   De förenklade kostnadsalternativens förenlighet med bestämmelserna om statligt stöd

Det bör betonas att bestämmelserna om statligt stöd som fastställts i fördraget är allmänt tillämpliga. När finansiering i form av förenklade kostnadsalternativ på ”lägre nivå” utgör statligt stöd i den mening som avses i artikel 107 i EUF-fördraget ska dessa regler följas.

De förvaltande myndigheterna (eller övervakningskommittéerna för Interreginsatser) måste därför säkerställa att kostnadskategorierna för vilka förenklade kostnadsalternativ fastställs är berättigade enligt både regelverket för förordningen om gemensamma bestämmelser och regelverket för statligt stöd. De måste också säkerställa att de högsta tillåtna stödnivåer som fastställs i reglerna om statligt stöd och stimulanseffekten respekteras. Om det rör sig om ersättning för tjänster av allmänt ekonomiskt intresse som utgör statligt stöd ska ersättningsbeloppet respekteras.

EU:s regler om statligt stöd kräver förhandsanmälan av alla nya stödåtgärder till kommissionen. Medlemsstaterna måste invänta kommissionens beslut innan de kan genomföra åtgärden. Gruppundantagsförordningar, dvs. förordning (EU) nr 651/2014 (den allmänna gruppundantagsförordningen (26)) och bland annat förordning (EU) 2022/2473 (gruppundantagsförordningen för fiskerisektorn) (27), föreskriver undantag från medlemsstaternas skyldighet att anmäla stödordningar och ad hoc-stöd som uppfyller villkoren i dessa till kommissionen. I beslutet om statligt stöd i form av ersättning för allmännyttiga tjänster för tjänster av allmänt ekonomiskt intresse (28) (beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse) anges på vilka villkor statligt stöd i form av ersättning för allmännyttiga tjänster som beviljas företag som fått i uppdrag att tillhandahålla tjänster av allmänt ekonomiskt intresse är undantaget kravet på förhandsanmälan. Andra dokument, såsom sektorsspecifika riktlinjer från kommissionen (29), bör också beaktas vid utformningen av statligt stöd eftersom de fastställer villkoren för när anmält statligt stöd ska anses vara förenligt med den inre marknaden.

Det är dock inte allt stöd som beviljas av offentliga myndigheter som är föremål för EU:s regler om statligt stöd. Först måste en bedömning göras om huruvida stödet som beviljas en insats kan betraktas som statligt stöd enligt definitionen i artikel 107.1 i EUF-fördraget. Mer information om begreppet statligt stöd finns i kommissionens tillkännagivande om begreppet statligt stöd (30) där kommissionens uppfattning av artikel 107.1 i EUF-fördraget förtydligas, enligt Europeiska unionens domstols tolkning. Hänsyn bör även tas till bestämmelserna i förordningarna (31) om stöd av mindre betydelse. Bidrag som utgör stöd av mindre betydelse utgör inte statligt stöd i den mening som avses i artikel 107.1 i EUF-fördraget. Om en insats som finansieras med medel från de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser omfattas av tillämpningsområdet för motsvarande förordning om stöd av mindre betydelse innebär det därför att bidraget från de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser inte utgör statligt stöd. I fall av stöd av mindre betydelse finns det därför inget behov av att bedöma efterlevnaden av regelverket om statligt stöd utan endast av de regler som gäller för de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser och villkoren för att betrakta stödet som stöd av mindre betydelse.

Det är möjligt att ersättning för tjänster av allmänt ekonomiskt intresse inte heller utgör statligt stöd och därför inte omfattas av tillämpningsområdet för reglerna om statligt stöd. I kommissionens meddelande om regler för ersättning för tillhandahållande av tjänster av allmänt ekonomiskt intresse (32) förklaras under vilka omständigheter detta inträffar.

Allmänna principer för de förenklade kostnadsalternativens förenlighet med reglerna om statligt stöd för utbetalning av bidrag från medlemsstaterna till stödmottagare

När förenklade kostnadsalternativ används ska reglerna om statligt stöd och stöd av mindre betydelse beaktas i samband med utarbetandet av metoden samt i samband med urvalet av insatser/genomförandet, beroende på det enskilda fallet.

För att säkerställa att insatserna inom ramen för de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser överensstämmer med den allmänna gruppundantagsförordningen, andra gruppundantagsförordningar, beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse och relevanta kommissionsriktlinjer ska följande beaktas:

—   Stödberättigande kostnader som omfattas av förenklade kostnadsalternativ inom ramen för den allmänna gruppundantagsförordningen och reglerna om fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser

I första hand, när den förvaltande myndigheten vill bevilja stöd som anses utgöra statligt stöd bör villkoren för att bevilja stödet kontrolleras enligt den relevanta kategorin för beviljande av stöd/undantag enligt den allmänna gruppundantagsförordningen.

Därefter ska den förvaltande myndigheten inom ramen för denna bidragskategori säkerställa att de kostnader som förväntas för en insats är stödberättigande, såväl på grundval av relevanta undantagsbestämmelser enligt den allmänna gruppundantagsförordningen som på grundval av reglerna för de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser.

I detta avseende innebär artikel 7.1 i den allmänna gruppundantagsförordningen att stödberättigande kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen får beräknas i enlighet med de förenklade kostnadsalternativen i förordningen om gemensamma bestämmelser, förutsatt att verksamheten åtminstone delvis finansieras genom en unionsfond som möjliggör användning av de förenklade kostnadsalternativen och att kostnadskategorin är berättigad enligt det relevanta undantaget i den allmänna gruppundantagsförordningen.

Det innebär att i fall där ett förenklat kostnadsalternativ har upprättats i enlighet med förordningen om gemensamma bestämmelser eller fondspecifika bestämmelser kommer det belopp som betalas ut på grundval av det förenklade kostnadsalternativet att användas till att kontrollera förenligheten med regler om statligt stöd, förutsatt att kostnadskategorin i sig är stödberättigande enligt reglerna om statligt stöd och att bidraget uppfyller alla villkor i den allmänna gruppundantagsförordningen.

Om förenklade kostnadsalternativ används ska kostnadskategorierna som beräknas utifrån de förenklade kostnadsalternativen identifieras i den metod som används för att bestämma beloppet för de förenklade kostnadsalternativen. Om sådana förenklade kostnadsalternativ som definieras i förordningen om gemensamma bestämmelser eller andra fondspecifika bestämmelser används bör detta säkerställas av den förvaltande myndigheten i samband med utfärdandet av inbjudningar att lämna förslag om insatser som kan vara föremål för regler om statligt stöd genom att fastställa de kostnadskategorier som finansieras med medel från de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser för insatsen och som följer den allmänna gruppundantagsförordningen. Det bör också framgå av dokumentet som fastställer villkoren för stöd för insatsen vilka kostnadskategorier som anses vara stödberättigande för denna insats.

När de förvaltande myndigheterna utlyser ansökningsomgångar för insatser som kan omfattas av regler om statligt stöd måste de fastställa för de sökande vilka kostnadskategorier som kommer att finansieras av de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser för den insatsen, vilket gör det möjligt att kontrollera deras efterlevnad av en av bestämmelserna i den allmänna gruppundantagsförordningen, dvs. att kostnadskategorierna var korrekt definierade och överensstämmer med de relevanta bestämmelserna i den allmänna gruppundantagsförordningen. Det finns kostnadskategorier som är berättigade till ersättning från fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser men som inte är stödberättigande enligt bestämmelserna i den allmänna gruppundantagsförordningen.

I bilaga 3 ges ett exempel på det förenklade kostnadsalternativets förenlighet med reglerna om statligt stöd.

—   Stödberättigande kostnader som omfattas av förenklade kostnadsalternativ enligt beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse och reglerna om fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser

Insatsen bör omfattas av det kombinerade tillämpningsområdet för kommissionens beslut 2012/21/EU om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse och de relevanta bestämmelserna om tillämpningsområdet för stödet i förordningen om gemensamma bestämmelser och de fondspecifika förordningarna.

—   Säkerställande av förenligheten med den högsta tillåtna stödnivån eller det högsta tillåtna stödbeloppet enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller ersättningen enligt beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse

När ett förenklat kostnadsalternativ har upprättats i enlighet med bestämmelserna i artiklarna 53–56 i förordningen om gemensamma bestämmelser eller motsvarande bestämmelser i de fondspecifika förordningarna kommer detta belopp att användas för att kontrollera förenligheten med reglerna om statligt stöd.

De förvaltande myndigheterna ska använda en rimlig och försiktig hypotes för att säkerställa att beloppen för förenklade kostnadsalternativ utgör en tillförlitlig uppskattning av de faktiska kostnaderna. Därmed kan beloppen för förenklade kostnadsalternativ användas för att göra det lättare att påvisa förenligheten med den högsta tillåtna stödnivån, de högsta tillåtna stödbeloppen eller tröskelvärdena för anmälan enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller ersättningsnivån enligt beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse. Metoden kommer att bli föremål för revision för att säkerställa att den är förenlig med tillämpliga bestämmelser om de fonder som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser samt om statligt stöd.

För ett exempel, se bilaga 3.

—   Säkerställa att stimulanseffekten respekteras

Enligt artikel 6 i den allmänna gruppundantagsförordningen gäller förordningen, för de flesta kategorier av stöd, endast för stöd som har en stimulanseffekt. Stödet anses ha en stimulanseffekt om stödmottagaren har lämnat in en skriftlig ansökan om stöd till den berörda medlemsstaten som innehåller den information som krävs enligt artikel 6.2 i den allmänna gruppundantagsförordningen innan arbetet med projektet eller verksamheten inleds (för stöd för särskilda ändamål till stora företag gäller även de ytterligare villkor som anges i artikel 6.3 i den allmänna gruppundantagsförordningen).

Om stödet utgör statligt stöd är de förvaltande myndigheterna skyldiga att på förhand säkerställa att hänsyn tas till stimulanseffekten, oavsett om förenklade kostnadsalternativ används eller inte. De förvaltande myndigheterna ska säkerställa att stödmottagarna inte har ingått något avtal som visar att de är villiga att fullfölja insatserna även utan stöd. Denna förhandskontroll kan göras genom att kräva en egen försäkran från den sökande om att denne inte har ingått ett fast rättsligt åtagande (inledande av arbeten enligt den allmänna gruppundantagsförordningen) innan ansökan lämnas in. En egen försäkran kan anses vara godtagbar för att påvisa stimulanseffekten, förutsatt att det finns ett effektivt kontrollsystem som möjliggör slumpmässiga kontroller av dessa försäkringar.

Särskilda bestämmelser i den allmänna gruppundantagsförordningen och användningen av förenklade kostnadsalternativ

Genom artikel 25.3 e i den allmänna gruppundantagsförordningen införs en schablonsats på upp till 20 % som kan tillämpas i forsknings- och utvecklingsprojekt för beräkning av andra allmänna omkostnader och andra driftskostnader, inklusive kostnader för materiel, förrådsartiklar och liknande produkter, som uppkommit som direkt följd av ett projekt. Tillämpningen av schablonsatsen enligt artikel 25.3 e i den allmänna gruppundantagsförordningen är ett alternativ till de förenklade kostnadsalternativ som fastställs inom ramen för programmen som omfattas av förordningen om gemensamma bestämmelser eller någon annan unionsfond som tillåter förenklade kostnadsalternativ och påverkar inte dem. Schablonsatsen ska tillämpas på de totala stödberättigande kostnaderna för forsknings- och utvecklingsprojekt enligt artikel 25.3 a–d i den allmänna gruppundantagsförordningen. Medlemsstaten kan använda den schablonsats som införs genom den allmänna gruppundantagsförordningen för insatser som medfinansieras av sammanhållningsfonderna i enlighet med artikel 53.3 c i förordningen om gemensamma bestämmelser som en motsvarande schablonsats som tillämpas inom unionens politik för en liknande insatstyp (33). Vid tillämpning av de metoder som används i annan unionspolitik ska medlemsstaten säkerställa att hela metoden används och att metoden tillämpas på liknande typer av insatser.

När det gäller stödordningar för utbildning som omfattas av artikel 31 i den allmänna gruppundantagsförordningen är det möjligt att tillämpa schablonsatsen på indirekta kostnader som beräknas på grundval av de direkta kostnader som anges i artikel 54 första stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser på den stödordning för utbildning som omfattas av artikel 31 i den allmänna gruppundantagsförordningen. För att säkerställa förenlighet bör indirekta kostnader enligt artikel 54 första stycket a i förordningen om gemensamma bestämmelser som beräknas som en procentandel av direkta kostnader endast beräknas på grundval av de kategorier av direkta kostnader som definieras som stödberättigande i artikel 31.3 i den allmänna gruppundantagsförordningen, med beaktande av de särskilda begränsningar för var och en av dem som anges i samma bestämmelse i den allmänna gruppundantagsförordningen.

5.3   Specifikt för Eruf och ESF+: korsfinansiering

Enligt artikel 25.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser får korsfinansiering, när Eruf eller ESF+ ger stöd till hela eller delar av en insats för vilken kostnaderna är stödberättigande inom ramen för den andra fonden (korsfinansiering), användas upp till en gräns på 15 % av stödet från de fonderna för varje prioritering inom ett program. Stödberättigandereglerna för den andra fonden, dvs. den fond som korsfinansieringen härrör från, gäller för den insatsen (eller delen av insatsen).

Med undantag för schablonsatser får ett enskilt förenklat kostnadsalternativ användas när det gäller stödberättigande kostnader enligt någon av fonderna. Tillämpningen av de förenklade kostnadsalternativen kräver fortfarande att medlemsstaterna uppfyller taket på 15 %.

Särskilt när det gäller finansiering till en schablonsats vid korsfinansiering bör skilda schablonsatser tillämpas – en för den ESF+-relaterade delen och en för den Erufrelaterade delen av insatsen. Schablonsatserna för ESF+ respektive Eruf för liknande insatser ska tillämpas för ESF+- respektive Erufdelen. Det är inte möjligt att använda ett genomsnitt av de två satserna eftersom utgifterna måste vara spårbara för att säkerställa förenligheten med det övergripande taket på 15 % för korsfinansiering. Om det inte finns någon schablonsats för den andra fonden för en liknande typ av insats (t.ex. därför att bestämmelsen inte tillämpas för den andra fonden eftersom det inte finns några liknande insatser som finansieras av den andra fonden) måste den förvaltande myndigheten fastställa vilken schablonsats som ska tillämpas i enlighet med de allmänna rättsliga principer som fastställs i artiklarna 53.3 och 54 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Exempel 1: Korsfinansiering mellan ESF+ och Eruf med enhetskostnader eller enhetsbelopp Om enhetskostnaden för en ESF+-insats på 6 euro per timme x deltagare innefattar inköp av utrustning på 0,50 euro per timme som är berättigande till stöd från Eruf blir det korsfinansierade beloppet 0,50 euro × det antal ”timmar × deltagare” som har genomförts. Samma princip gäller för enhetsbelopp: Om det utförliga budgetförslaget inbegriper korsfinansierade utgifter, kommer dessa att redovisas och kontrolleras separat. Till exempel i ett enhetsbelopp på 20 000 euro som finansieras genom ett ESF+-program ingår Erufutgifter på motsvarande 5 000 euro. När insatsen avslutas kommer det korsfinansierade beloppet vara det belopp som fastställts på förhand (5 000 euro av 20 000 euro) eller ”noll” om anslaget inte betalas ut på grund av att det på förhand fastställda resultatet inte har uppnåtts. Den binära principen för enhetsbelopp, om beloppet inte jämkas genom att fastställa delmål, tillämpas även på korsfinansierade utgifter.

Exempel 2: Korsfinansiering mellan ESF+ och Eruf med finansiering till en schablonsats Om en schablonsats för indirekta kostnader som baseras på direkta kostnader används kommer det korsfinansierade beloppet att vara beloppet för ”korsfinansierade direkta kostnader”, plus indirekta kostnader som beräknas på grundval av den schablonsats som gäller för dessa ”korsfinansierade direkta kostnader”. Till exempel i en insats på 15 000 euro som finansieras genom ett Erufprogram motsvarar de direkta ESF+-kostnaderna 3 000 euro, och de indirekta kostnaderna beräknas som 15 % av de direkta kostnaderna (450 euro). Det korsfinansierade beloppet skulle därmed bli 3 450 euro. Om de direkta kostnaderna minskas i slutet av insatsen ska det korsfinansierade beloppet (medräknat indirekta kostnader) minskas enligt samma princip.

5.4   Krav avseende insamling, lagring och offentliggörande av uppgifter

Enligt artikel 72.1 e i förordningen om gemensamma bestämmelser är den förvaltande myndigheten skyldig att elektroniskt registrera och lagra de uppgifter om varje insats som behövs för övervakning, utvärdering, ekonomisk förvaltning, kontroller och revisioner i enlighet med bilaga XVII till förordningen om gemensamma bestämmelser.

Enligt inledningen till bilaga XVII till förordningen om gemensamma bestämmelser ska endast datafält som är relevanta för insatsen i fråga fyllas i. Det finns särskilda datafält för ersättning i form av förenklade kostnadsalternativ, antingen för utbetalning av bidrag till stödmottagaren (fälten 86–96) eller för utbetalning av unionsbidrag till program (fälten 112–114).

Uppgifterna i fälten 23 och 24 om entreprenörer, deras verkliga huvudmän, kontrakt och underentreprenörer behöver inte registreras och lagras om de indirekta kostnaderna täcks av en schablonsats, en enhetskostnad eller ett enhetsbelopp (34). Om ett förenklat kostnadsalternativ omfattar både direkta kostnader och indirekta kostnader gäller kravet på registrering och lagring av uppgifter om entreprenörer, deras verkliga huvudmän, kontrakt och underentreprenörer endast för de direkta kostnaderna.

Enligt artikel 49.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska de förvaltande myndigheterna dessutom på sin webbplats offentliggöra en förteckning över de insatser som valts ut för att få stöd från fonderna. Den information som krävs enligt artikel 49.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser bör baseras på bilaga XVII till förordningen om gemensamma bestämmelser och inga ytterligare uppgifter förutom de som ingår i bilaga XVII till förordningen om gemensamma bestämmelser bör samlas in för de syften som avses i artikel 49.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Som nämnts ovan behöver de förvaltande myndigheterna inte elektroniskt registrera och lagra uppgifter om entreprenörer i bilaga XVII till förordningen om gemensamma bestämmelser för indirekta kostnader som täcks av enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser. Skyldigheten att offentliggöra namnet på stödmottagarens uppdragstagare enligt artikel 49.3 a i förordningen om gemensamma bestämmelser gäller därför inte för uppdragstagarens namn vid offentlig upphandling för indirekta kostnader som omfattas av ett förenklat kostnadsalternativ.

5.5   Förenklade kostnadsalternativ och stödberättigandeperiod

I artikel 63.2 andra stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser föreskrivs att, när det gäller enhetskostnader och enhetsbelopp, ska de åtgärder som ligger till grund för ersättningen genomföras mellan den dag då programmet lämnades in till kommissionen eller från och med den 1 januari 2021, beroende på vilken dag som infaller först, och den 31 december 2029. Detta innebär att det inte är det faktiska datumet för betalningen av stödmottagaren för de kostnader som ådragits som är relevant för stödberättigandeperioden, utan snarare de åtgärder som ligger till grund för ersättningen.

När det gäller schablonsatserna behöver endast de kostnadskategorier som schablonsatsen tillämpas på (grundkostnader) – om den grundar sig på faktiska kostnader – ådras av stödmottagaren och betalas vid genomförandet av insatserna inom den stödberättigandeperiod som anges i artikel 63.2 första stycket i förordningen om gemensamma bestämmelser. Om till exempel de indirekta kostnaderna beräknas i form av en schablonsats på upp till 25 % för stödberättigande direkta kostnader, i enlighet med artikel 54 i förordningen om gemensamma bestämmelser, måste grundkostnaderna för beräkningen av schablonsatsen (stödberättigande direkta kostnader för insatsen) ådras av stödmottagaren och betalas vid genomförandet av insatserna under den stödberättigande perioden, dvs. senast den 31 december 2029.

KAPITEL 6:   FÖRVALTNINGSKONTROLLER OCH REVISIONER

Förenklade kostnadsalternativ, förutom standardiserade förenklade kostnadsalternativ, kräver en uppskattning på förhand av kostnaderna på grundval av exempelvis historiska eller statistiska uppgifter. Eftersom dessa är genomsnitts- eller medianvärden, eller resultatet av någon annan statistiskt tillförlitlig metod, är det oundvikligt att förenklade kostnadsalternativ i begränsad utsträckning över- eller underkompenserar i förhållande till de verkliga kostnaderna som stödmottagarna ådragit sig och som betalats i samband med genomförandet av insatser. Detta anses godtagbart under det gällande regelverket eftersom förenklade kostnadsalternativ som fastställts med hjälp av rätt metod anses vara en tillförlitlig uppskattning av de verkliga kostnaderna och förutsatt att en sådan överkompensation inte utgör obehörig vinst.

När förenklade kostnadsalternativ tillämpas kommer förvaltningskontrollerna och revisionerna inte att kontrollera de kostnader som stödmottagarna faktiskt ådragit sig i efterhand. De kommer i stället på förhand att kontrollera att den metod som används för att upprätta de förenklade kostnadsalternativen följer gällande regler och tillämpas korrekt.

Det här kapitlet beskriver tillvägagångssättet för förvaltningskontroller och revisioner av förenklade kostnadsalternativ.

6.1   Allmänt tillvägagångssätt för förvaltningskontroller och revisioner

När förenklade kostnadsalternativ används på ”lägre nivå” för att fastställa utgifternas laglighet och korrekthet kommer både kommissionen och nationella revisioner att kontrollera att metoden är korrekt utformad. Den korrekta tillämpningen av metoden kommer att kontrolleras under revisioner och förvaltningskontroller som utförs av kommissionen och på nationell nivå.

I artikel 74.1 a i förordningen om gemensamma bestämmelser fastställs att den förvaltande myndigheten ska kontrollera att de medfinansierade varorna och tjänsterna har levererats, att insatsen överensstämmer med tillämplig rätt, med programmet och med stödvillkoren.

I artikel 74.1 a ii i förordningen om gemensamma bestämmelser anges dessutom att den förvaltande myndigheten för kostnader som ersätts på grundval av förenklade kostnadsalternativ ska kontrollera att villkoren för ersättning av utgifter till stödmottagaren har uppfyllts.

Kraven i artiklarna 74.1 a och 77.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser och i bilaga XIII till förordningen om gemensamma bestämmelser om att de medfinansierade varorna och tjänsterna har levererats och att insatsen överensstämmer med tillämplig rätt innebär inte att man vid förvaltningskontrollerna och revisionerna bör kontrollera eller begära dokumentation om de underliggande kostnaderna (t.ex. fakturor eller betalningsdokumentation). Förvaltningskontrollerna och revisionerna kommer inte att omfatta de verkliga kostnader som stödmottagaren ådragit sig (dvs. fakturor och kvitton) eller särskilda förfaranden för offentlig upphandling som ligger till grund för de utgifter som ersätts på grundval av förenklade kostnadsalternativ. Till följd av detta bör dessa underliggande ekonomiska handlingar eller upphandlingsdokument inte begäras med avsikten att kontrollera de utgifter som stödmottagaren faktiskt ådragit sig och som betalats.

För förenklade kostnadsalternativ som godkänts av kommissionen för den ”högre nivån” enligt artikel 94.3 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska förvaltningskontroller och revisioner enbart syfta till att kontrollera att villkoren för ersättning från kommissionen är uppfyllda.

Stödberättigandereglerna ska följas oavsett ersättningsform. Även när förenklade kostnadsalternativ används i insatser måste det därför säkerställas att insatsen, stödmottagaren och deltagarna (i tillämpliga fall) är stödberättigande.

Verifieringskedja

Alla handlingar som krävs för verifieringskedjan enligt bilaga XIII till förordningen om gemensamma bestämmelser ska bevaras i enlighet med artikel 69.6 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

Förenklade kostnadsalternativ och riskbaserade förvaltningskontroller

Enligt artikel 74.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska förvaltningskontroller genomföras på grundval av en riskbedömning som utförs på förhand. Om den förvaltande myndigheten enligt riskbedömningen måste kontrollera de utgifter som deklarerats inom ramen för ett förenklat kostnadsalternativ (de förenklade kostnadsalternativen ska inte automatiskt uteslutas från riskbedömningen), kommer kontrollerna att omfatta de specifika punkter som beskrivs i detta kapitel.

Intressekonflikt

Intressekonflikter ska också hanteras i insatser med förenklade kostnadsalternativ. Kommissionens vägledning (35) om undvikande och hantering av intressekonflikter enligt budgetförordningen gäller. Vägledningen innehåller relevanta exempel. Beslut om ifall utgifter inte är stödberättigande ska fattas från fall till fall, beroende på omfattningen av den upptäckta intressekonflikten (hela insatsen eller endast en del av insatsen).

Exempel: Europeiska socialfonden (ESF) stödde ett forskningsprojekt vid ett universitet. Projektet fick ekonomiskt stöd för att anställa forskare för visstidsanställning (ersättningen gjordes på grundval av en standardenhetskostnad per månad och forskare). Projektet godkändes genom ett konkurrensutsatt urvalsförfarande. Vid en granskning av projektet avslöjades intressekonflikter i urvalsprocessen där forskare valdes ut. Trots bestämmelser om krav på opartiskhet granskade vissa utvärderare ansökningar där de hade författat publikationer tillsammans med de sökande, vilket inte informerades om eller togs upp på rätt sätt av universitetet eller den förvaltande myndigheten. Revisorerna ansåg därför att det rörde sig om en intressekonflikt som äventyrade insynen och rättvisan i urvalsprocessen. Revisorerna ifrågasatte de deklarerade utgifternas laglighet med avseende på de berörda forskarna.

6.2   Kontroll av korrekt metod för det förenklade kostnadsalternativet

Kontrollen av metoden kommer att utföras av den förvaltande myndigheten eller det förmedlande organet.

Revisionsmyndigheten bedömer fastställandet av metoden på förhand eller under genomförandet, enligt följande:

—

För förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre nivå” (artikel 94 i förordningen om gemensamma bestämmelser) är det obligatoriskt att revisionsmyndigheten bedömer metoden på förhand innan tillägg 1 till bilagorna V och VI till förordningen om gemensamma bestämmelser lämnas in till kommissionen. Efter att kommissionen har godkänt det förenklade kostnadsalternativet kommer den inte att granska metoden igen.

—

För förenklade kostnadsalternativ som används på ”lägre nivå” (artikel 53 i förordningen om gemensamma bestämmelser) rekommenderas starkt att revisionsmyndigheten bedömer metoden på förhand och redovisar resultatet av sin bedömning före genomförandet. Alternativt kommer revisionsmyndigheten att bedöma den under genomförandet när den granskar de utgifter som ersatts till stödmottagarna på grundval av förenklade kostnadsalternativ. Revisionsmyndighetens förhandsbedömning och validering av metoden kan minska risken för oriktigheter avsevärt. Dessutom kan revisionsmyndigheten använda resultatet av bedömningen för framtida (bekräftande) revisioner där stickprov görs på insatser med förenklade kostnadsalternativ. För programmet har det här tillvägagångssättet fördelen att det förebygger systematiska fel som kan få ekonomiska effekter om de upptäcks först under genomförandet. Om förhandsbedömningen utförs och revisionsmyndigheten når till en positiv slutsats (dvs. formell validering av metoden för det förenklade kostnadsalternativet) kan revisionsmyndigheten använda resultatet av bedömningen för framtida revisioner av insatser där stickprov görs av insatser där samma förenklade kostnadsalternativ används.

Kontrollen av metoden för förenklade kostnadsalternativ sker vanligtvis för ett program (eller delar av sådana) eller flera program under den förvaltande myndighetens eller ett förmedlande organs tillsyn. För förenklade kostnadsalternativ på grundval av stödmottagarnas egna uppgifter i enlighet med artikel 53.3 a ii och iii och 53.3 b i förordningen om gemensamma bestämmelser utförs den här kontrollen för särskilda stödmottagare.

I praktiken kommer revisionsmyndigheten att kontrollera om det förenklade kostnadsalternativet fastställts i enlighet med kraven på beräkningsmetoder som fastställs i artikel 53.3 för ”lägre nivå” och artikel 94.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser för ”högre nivå” och relevanta bestämmelser som fastställs av programmyndigheterna för sådana förenklade kostnadsalternativ.

Revisionsmyndighetens bedömning av den metod som utformats av den förvaltande myndigheten för alla typer av förenklade kostnadsalternativ kommer att omfatta följande:

—	Kontroll av att metoden har utformats på grundval av de metoder som beskrivs i förordningen om gemensamma bestämmelser och att den beskrivs korrekt.

—	Kontroll av att de kostnadskategorier som omfattas av det förenklade kostnadsalternativet är stödberättigande.

—	Kontroll av att verifieringskedjan för resultat beskrivs och är tillfredsställande.

—	Om flera förenklade kostnadsalternativ och/eller faktiska kostnader kan kombineras i samma insats, en kontroll av att det inte föreligger någon risk för dubbelfinansiering (t.ex. att de kostnadskategorier som omfattas av schablonsatser är tydligt åtskilda).

—	Om en justeringsmetod föreslås, en bedömning av om justeringsmetoden är relevant för det specifika förenklade kostnadsalternativet.

—	Om det förenklade kostnadsalternativet kommer att användas i insatser som omfattas av regler om statligt stöd, en kontroll av att de kostnader som täcks av det förenklade kostnadsalternativet är stödberättigande enligt reglerna om statligt stöd.

Dessutom ska följande kontroller göras:

För förenklade kostnadsalternativ som grundar sig på en rättvis, skälig och verifierbar metod: — Kontrollera att informationen om beräkningsmetoden är dokumenterad, lätt spårbar och konsekvent. — Verifiera att de kostnader som ingår i beräkningarna är relevanta och stödberättigande. — Verifiera uppgifternas tillförlitlighet/riktighet.

För förenklade kostnadsalternativ som grundar sig på ett budgetförslag: — Kontrollera att budgeten har granskats och godkänts på förhand av den förvaltande myndigheten. Om det är ett förenklat kostnadsalternativ på ”lägre nivå” kommer revisionerna att kontrollera att den totala kostnaden för insatsen inte överstiger 200 000 euro eller 100 000 euro när det gäller projekt som genomförs inom ramen för en småprojektsfond (artikel 25 i Interregförordningen).

För förenklade kostnadsalternativ som grundar sig på motsvarande enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser som är tillämpliga i unionens politik: — Reglerna för motsvarande förenklade kostnadsalternativ för EU-politik var fortfarande tillämpliga vid tidpunkten för ansökningsomgången (för förenklade kostnadsalternativ på ”lägre nivå”) eller vid den tidpunkt då programändringen lämnades in till kommissionen (för förenklade kostnadsalternativ på ”högre nivå”). — Kontrollera att hela metoden har återanvänts. — Verifiera att det förenklade kostnadsalternativet har använts för liknande insatser.

För förenklade kostnadsalternativ som grundar sig på motsvarande enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser som är tillämpliga i medlemsstaterna: — Reglerna för motsvarande förenklade kostnadsalternativ för medlemsstaterna var fortfarande tillämpliga vid tidpunkten för ansökningsomgången (för förenklade kostnadsalternativ på ”lägre nivå”) eller vid den tidpunkt då programändringen lämnades in till kommissionen (för förenklade kostnadsalternativ på ”högre nivå”). — Kontrollera att hela metoden har återanvänts. — Kontrollera att metoden för förenklade kostnadsalternativ enligt den nationella politiken tillämpas inom system för bidrag som finansieras helt och hållet av medlemsstaten. — Verifiera att det förenklade kostnadsalternativet har använts för liknande insatser.

Revisionen av metoden för förenklade kostnadsalternativ fokuserar på att kontrollera att bestämmelserna i förordningen om gemensamma bestämmelser om fastställande av en metod efterlevs. Valet av beräkningsmetod förblir den förvaltande myndighetens enskilda ansvar. Den förvaltande myndigheten bör dokumentera den fastställda beräkningsmetoden på lämpligt sätt och kunna visa på vilken grund schablonsatser, enhetskostnader och enhetsbelopp har fastställts. De register som förs för att dokumentera beräkningsmetoden kommer att omfattas av kraven med avseende på handlingars tillgänglighet i artikel 82 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

För schablonsatser, enhetsbelopp och enhetskostnader som fastställs i förordningen om gemensamma bestämmelser eller fondspecifika förordningar som inte kräver en beräkning för att fastställa gällande sats (de standardiserade förenklade kostnadsalternativen) kommer revisionsmyndighetens kontroll att fokusera på definitionen av kostnadskategorierna (t.ex. direkta kostnader, indirekta kostnader, direkta personalkostnader). Revisorerna kommer att kontrollera att de kostnadskategorier som omfattas av de standardiserade schablonsatserna fastställs antingen av medlemsstaten i de nationella reglerna eller av den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) i programmet eller i ansökningsomgångarna och att dubbelfinansiering undviks.

6.3   Den förvaltande myndighetens kontroll och revision av korrekt tillämpning av metoden under genomförandet

—	Vid tillämpning av en schablonsats, av enhetskostnader eller av ett enhetsbelopp krävs ingen motivering av de verkliga kostnaderna för de kategorier utgifter som ingår i de förenklade kostnadsalternativen inbegripet, i tillämpliga fall, avskrivningar och naturabidrag (36).

—	Efterlevnaden av reglerna om statligt stöd ska kontrolleras när förenklade kostnadsalternativ används på ”lägre nivå”, dvs. som en ersättningsmetod för stödmottagare (se kapitel 6.5).

—

Det finns ingen rättslig grund för att kontrollera de faktiska kostnader som ådragits och betalats för kostnadskategorier som omfattas av förenklade kostnadsalternativ som fastställts i enlighet med förordningen om gemensamma bestämmelser, och därför ska inte styrkande underlag som motiverar de faktiska kostnaderna begäras (t.ex. behöver stödmottagarna inte tillhandahålla fakturor för faktiska kostnader för att kontrollera om stödmottagaren faktiskt hade ådragit sig indirekta kostnader på 15 % när artikel 54 b i förordningen om gemensamma bestämmelser tillämpades).

—	Att den fastställda metoden tillämpas korrekt kommer att kontrolleras på förvaltningsmyndighetsnivå för förenklade kostnadsalternativ som används på ”högre nivå” och på stödmottagarnivå för förenklade kostnadsalternativ som används på ”lägre nivå”.

Den förvaltande myndigheten/det förmedlande organet kontrollerar att metoden för förenklade kostnadsalternativ tillämpas korrekt under förvaltningskontrollerna. Revisionsmyndigheten kontrollerar detta under sina revisioner (revisioner av insatser, tematiska revisioner, systemrevisioner).

6.3.1   Kontroll av korrekt schablonsats

Kontrollen av att systemet med finansiering till en schablonsats tillämpas korrekt kommer att innebära en kontroll av följande:

—

Den förvaltande myndigheten (eller övervakningskommittén för Interregprogram) har fastställt de kostnadskategorier som omfattas av schablonsatsen och de för vilka schablonsatsen gäller (grundkostnaderna). De förvaltande myndigheterna bör antingen tillhandahålla en tydlig definition av kostnadskategorierna eller fastställa en på förhand upprättad förteckning över alla kategorier stödberättigande kostnader som omfattas av schablonsatsen och som schablonsatsen baseras på (och i relevanta fall övriga kategorier stödberättigande kostnader).

—	Användningen av schablonsatsen fastställs i det dokument som fastställer stödvillkoren.

—	De kostnader som används som grund för beräkningen (så kallade grundkostnader) är stödberättigande, lagliga och korrekta (37).

—

Det förekommer inte någon dubbel deklaration av samma kostnadspost (grunden för beräkningen eller någon annan verklig kostnad inkluderar inte någon kostnadspost som omfattas av schablonsatsen). Om administrativa kostnader t.ex. omfattas av en schablonsats för indirekta kostnader bör de inte deklareras på grundval av kostnader som stödmottagaren faktiskt ådragit sig.

—	Det deklarerade beloppet beräknas korrekt genom att schablonsatsen tillämpas på grundkostnaderna.

—

Det belopp som fastställts genom att tillämpa schablonsatsen justeras proportionerligt om värdet på de grundkostnader som schablonsatsen tillämpas på har ändrats. En eventuell minskning av det stödberättigande beloppet för grundkostnader som godkänts efter sådana kontroller av de kategorier av stödberättigande kostnader som schablonsatsen tillämpas på (t.ex. till följd av en finansiell korrigering) för grundkostnader kommer att proportionerligt påverka de godtagna kostnadskategorierna som beräknas genom att tillämpa en schablonsats på grundkostnaderna.

—	Om andra villkor anges i dokumentet som fastställer stödvillkoren måste även uppfyllandet av dessa villkor kontrolleras under förvaltningskontrollerna och revisionerna.

—	Reglerna för statligt stöd, i tillämpliga fall, iakttas för förenklade kostnadsalternativ som används för att ersätta stödmottagare (se kapitel 6.5).

—

De kostnadskategorier som omfattas av schablonsatsen är nödvändiga för genomförandet av insatsen. I urvalsskedet kommer den förvaltande myndigheten att kontrollera om de kostnadskategorier som omfattas av schablonsatsen är nödvändiga, på grundval av de verksamheter som krävs för genomförandet av projektet, som anges i ansökan om finansiering och det dokument som fastställer stödvillkoren.

Inga kontroller ska utföras med avseende på

—	de verkliga kostnader som stödmottagaren haft eller relaterade (ekonomiska) styrkande handlingar för de belopp som ersätts på grundval av en schablonsats,

—	styrkande handlingar för att kontrollera att stödmottagaren använde schablonbeloppet i rätt kostnadskategori,

—	stödmottagarnas redovisningssystem.

Eftersom tekniskt bistånd som ersätts på grundval av en schablonsats (38) beräknas automatiskt i SFC2021 på grundval av deklarerade utgifter utför den förvaltande myndigheten eller revisionsmyndigheten inga kontroller. Minskningar av de utgifter som utgör grunden för beräkningen av schablonsatsen efter tillämpningen av finansiella korrigeringar kommer att påverka den automatiska beräkningen av schablonsatsen, vilket leder till en proportionerlig minskning av bidrag för tekniskt bistånd.

6.3.2   Kontroll av korrekt tillämpning av enhetskostnader

Kontrollerna av rätt tillämpning av enhetskostnader ska inbegripa en bedömning för att avgöra om de fastställda villkoren i fråga om utfall och/eller resultat för kostnadsersättning har uppfyllts.

Kontrollen av att enhetskostnaderna tillämpas korrekt kommer att innebära en kontroll av följande:

—	Att användningen av enhetskostnaderna fastställs i det dokument som fastställer stödvillkoren.

—	Att de enheter som levererats av projektet i fråga om kvantifierade insatser, utfall eller resultat som omfattas av enhetskostnader är dokumenterade och därmed kontrollerbara och verkliga. Att enhetskostnader med koppling till resultat som inte har uppnåtts inte kan redovisas.

—	Att det deklarerade beloppet är lika med de fastställda enhetskostnaderna multiplicerade med antalet enheter som faktiskt har levererats av projektet.

—	Att det inte sker någon dubbelredovisning av samma kostnadspost (kostnader som redovisats enligt andra former av ersättning omfattar inte någon kostnadspost som täcks av enhetskostnaden).

—	Om andra villkor anges i dokumentet som fastställer stödvillkoren måste även uppfyllandet av dessa villkor kontrolleras under förvaltningskontrollerna och revisionerna.

—	Att reglerna för statligt stöd, i tillämpliga fall, respekteras för förenklade kostnadsalternativ som används för att ersätta stödmottagare (se kapitel 6.5).

Inga kontroller ska utföras med avseende på

—	de verkliga kostnader som stödmottagaren haft eller relaterade (ekonomiska) styrkande handlingar för de belopp som ersätts på grundval av enhetskostnaderna,

—	styrkande handlingar för att kontrollera att stödmottagaren använde det belopp som ersattes som enhetskostnader i rätt kostnadskategori,

—	stödmottagarnas redovisningssystem.

6.3.3   Kontroll av korrekt tillämpning av enhetsbelopp

När det gäller enhetsbelopp är det avgörande att få en bekräftelse på att utfallen/resultaten som rapporterats är verkliga. Kontrollen består därmed av att kontrollera följande:

—	Att användningen av enhetsbeloppet fastställs i det dokument som fastställer stödvillkoren.

—	Att de avtalade stegen (delmålen, i förekommande fall) i projektet har utförts fullständigt och att utfallen/resultaten har levererats i enlighet med villkoren som fastställts av programmyndigheterna för användningen av förenklade kostnadsalternativ (utfallen/resultaten måste dokumenteras).

—	Att det inte sker någon dubbelredovisning av samma kostnadspost (kostnader som redovisats enligt andra former av ersättning omfattar inte någon kostnadspost som täcks av enhetsbeloppet).

—	Om andra villkor anges i dokumentet som fastställer stödvillkoren måste även uppfyllandet av dessa villkor kontrolleras under förvaltningskontrollerna och revisionerna.

—	Att reglerna för statligt stöd, i tillämpliga fall, respekteras för förenklade kostnadsalternativ som används för att ersätta stödmottagare (se kapitel 6.5).

Inga kontroller ska utföras med avseende på

—	de verkliga kostnader som stödmottagaren har ådragit sig med avseende på de levererade utfallen/resultaten,

—	styrkande handlingar för de faktiska kostnaderna för att styrka att stödmottagaren faktiskt använde enhetsbeloppet för de på förhand fastställda typerna av kostnader/verksamhet,

—	stödmottagarnas redovisningssystem.

6.4   Kontroll av att det inte förekommer dubbelfinansiering vid användning av förenklade kostnadsalternativ

Ingen dubbelfinansiering inom samma insats

Aspekten med dubbelfinansiering måste hanteras redan från det att metoden utformas genom att man tydligt definierar och skiljer mellan de kostnadskategorier som omfattas av det förenklade kostnadsalternativet och de som ersätts med hjälp av andra former av ersättning. Om flera förenklade kostnadsalternativ kombineras måste förvaltningskontrollerna och revisionerna bekräfta att alla kostnader i insatsen endast har deklarerats endast en gång, utöver de kontroller som krävs för varje typ av förenklad kostnad som beskrivs ovan. Detta inkluderar kontroll av att de metoder som används säkerställer att inga utgifter för en insats kan tas ut under mer än en typ av förenklat kostnadsalternativ och, om tillämpligt, kostnadskategori (dubbel deklaration av kostnader, till exempel både som direkta och som indirekta kostnader).

Förvaltningskontroller och revisionerna bör även kontrollera att det inte förekommer någon dubbel deklaration av samma kostnadspost, dvs. att grundkostnaderna och övriga verkliga kostnader inte inkluderar någon kostnadspost som vanligtvis omfattas av en schablonsats. Exempelvis får redovisningskostnader som omfattas av en schablonsats för indirekta kostnader enligt artikel 54 för att undvika dubbelfinansiering inte ingå i någon annan kostnadskategori, såsom direkta kostnader för externa sakkunniga, om de också innehåller redovisningskostnader.

Ingen dubbelfinansiering från andra eu-fonder, eu-program och eu-instrument

Att det inte förekommer dubbelfinansiering kan hanteras på olika nivåer (programplanering, urval eller genomförande). Medlemsstaterna kan utforma (och begära att stödmottagarna genomför) lämpliga åtgärder för att undvika dubbelfinansiering. I detta kapitel kommer vi att lägga fram exempel på åtgärder för att undvika dubbelfinansiering på alla dessa nivåer.

Partnerskapsavtalet ska innehålla information om samordning, avgränsning och komplementaritet mellan fonderna samt i förekommande fall samordning mellan nationella och regionala program,

Exempel 1: Tydlig avgränsning I partnerskapsöverenskommelsen beskrivs att program X kommer att finansiera nationella vägar medan program Y kommer att finansiera landsvägar i respektive medlemsstat eller så finns det en tydlig geografisk avgränsning.

Om partnerskapsavtalet inte innehåller en tydlig avgränsning ska lämpliga åtgärder vidtas på medlemsstatsnivå för att undvika dubbelfinansiering.

Exempel 2: Kontroller i urvalsskedet Den förvaltande myndigheten för ett program tillhandahåller sin förteckning över insatser som föreslås för urval till andra förvaltande myndigheter i samma medlemsstat och ber dem att jämföra med sina egna förteckningar över utvalda projekt för att undvika tydliga överlappningar (t.ex. samma lokala myndighet får bidrag från två källor för att konsolidera samma segment av en flods kust).

Exempel 3: De förvaltande myndigheternas tematiska kontroller Det samordnande organet i en medlemsstat har skapat ett AI-verktyg som jämför förteckningarna över insatser från program där det finns överlappningar på området finansiering och kontroll med avseende på liknande stödmottagare och beskrivningen av insatser. Vid eventuell upptäckt varnas personalen vid respektive förvaltande myndighet som sedan genomför ytterligare kontroller för att undvika dubbelfinansiering. Under en tematisk översyn av den personal som anställts i de insatser som finansierats genom förenklade kostnadsalternativ upptäckte den förvaltande myndigheten att en och samma person var anställd i tre olika projekt under samma tidsperiod. I två av projekten ersattes personalkostnaderna på grundval av faktiska kostnader och i ett projekt ersattes personalkostnaderna på grundval av timsatser. Efter att ha kontrollerat de timmar som deklarerats för de två första projekten för den berörda personen fastställde den förvaltande myndigheten att den totala tillåtna arbetstiden enligt nationella bestämmelser överskreds. Detta innebar att den berörda personen inte kunde ha arbetat med ett ytterligare projekt, även om personen ersattes på grundval av timsatser.

Enligt artikel 63.9 i förordningen om gemensamma bestämmelser får insatsen erhålla stöd från en eller flera fonder eller från ett eller flera program och från andra unionsinstrument, förutsatt att samma utgifter endast deklareras en gång. Även när stödmottagarna ersätts i form av förenklade kostnadsalternativ måste man säkerställa och kontrollera att det inte förekommer dubbelfinansiering.

Exempel 4: Kontroller på stödmottagarnivå Den förvaltande myndigheten utför förvaltningskontroller på stödmottagarnivå. Insatsen använder den schablonsats på 40 % som tillämpas på direkta personalkostnader. Som en del av den förvaltande myndighetens kontroller av personalkostnaderna (grundkostnaderna) kontrolleras personernas arbetsbeskrivning. Arbetsbeskrivningen innehåller en uppgift om att 100 % av den verksamhet som utförs av respektive personal är för insatser som finansieras av Eruf, medan den kontrollerade insatsen finansieras via ESF+.

Slutligen är det medlemsstatens ansvar att utforma och genomföra de åtgärder som krävs för att undvika dubbelfinansiering, i enlighet med artikel 63.9 i förordningen om gemensamma bestämmelser. Kommissionens revisioner kommer särskilt att inriktas på att säkerställa att sådana åtgärder vidtas och, om så inte är fallet, att korrigerande åtgärder vidtas.

Egna försäkringar från stödmottagarna om att de inte kommer att begära finansiering för samma typ av verksamhet från andra fonder får användas om de styrks (från fall till fall) med ytterligare informationskällor. Förvaltningskontroller och revisioner kan omfatta sökningar i nationella eller europeiska databaser och kontroller av de offentlighetsåtgärder som stödmottagarna vidtar på sina webbplatser och platser där de befinner sig.. I tveksamma fall ska de förvaltande myndigheterna och revisionsmyndigheterna utföra mer ingående kontroller och samla in ytterligare information från stödmottagarna.

Exempel 5: Misstanke om dubbelfinansiering För en stödmottagare upptäcktes två projekt med avseende på inrättandet av en cykelbana. Det projekt som finansierades av Eruf var föremål för en insatsrevision. Revisorerna konstaterade att en del av cykelbanan lämnades in som en del av projekten en gång för finansiering från Eruf och en gång för finansiering från Ejflu. De kontroller som den förvaltande myndigheten utförde på revisorernas begäran bekräftade att kostnaderna för skyltningen finansierades av både Eruf och Ejflu, vilket resulterade i att en del av insatsen fick dubbelfinansiering.

6.5   Kontroll av efterlevnaden av reglerna om statligt stöd vid användning av förenklade kostnadsalternativ som ersättningsform

När förenklade kostnadsalternativ används för att ersätta stödmottagarna ska reglerna om statligt stöd och stöd av mindre betydelse kontrolleras. Om stödet betraktas som statligt stöd kommer förvaltningskontrollerna och revisionerna att omfatta följande för att kontrollera efterlevnaden av reglerna för statligt stöd:

—   Stödberättigande för kostnader som omfattas av det förenklade kostnadsalternativet enligt reglerna i den allmänna gruppundantagsförordningen och beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse

Om reglerna om statligt stöd är tillämpliga (se kapitel 5.2) ska de kostnader som omfattas av det förenklade kostnadsalternativet vara stödberättigande enligt reglerna i den allmänna gruppundantagsförordningen eller beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse. För att kontrollera stödberättigandet kontrollerar den förvaltande myndigheten och revisionsmyndigheten att de kostnadskategorier som fastställts på metodnivå och som offentliggörs i ansökningsomgångarna och anges i det dokument som fastställer stödvillkoren är stödberättigande enligt reglerna i den allmänna gruppundantagsförordningen eller i beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse.

För insatser som använder de på förhand fastställda schablonsatserna i förordningarna kommer kostnadernas stödberättigande att kontrolleras genom en kontroll av det dokument som fastställer stödvillkoren för att säkerställa att endast stödberättigande kostnadskategorier finansieras av insatsen.

—   Den högsta tillåtna stödnivån eller det högsta tillåtna stödbeloppet/den högsta tillåtna ersättningen iakttas

Om förenklade kostnadsalternativ har fastställts i enlighet med artiklarna 53–56 i förordningen om gemensamma bestämmelser eller de relevanta bestämmelserna i de fondspecifika förordningarna kommer detta belopp att användas för att kontrollera den högsta tillåtna stödnivån eller, när det gäller tjänster av allmänt ekonomiskt intresse, ersättningen. I likhet med när man använder verkliga kostnader enligt den allmänna gruppundantagsförordningen eller beslutet om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse kommer därför beloppet för det förenklade kostnadsalternativet att användas för att kontrollera att den högsta tillåtna stödnivån enligt den relevanta kategorin av statligt stöd efterlevs eller för att beräkna ersättningsbeloppet enligt reglerna om tjänster av allmänt ekonomiskt intresse.

—   Stimulanseffekten respekteras i enlighet med artikel 6 i den allmänna gruppundantagsförordningen

Den förvaltande myndigheten måste på förhand kontrollera att stödmottagaren respekterar stimulanseffekten.

Både den förvaltande myndigheten och revisionsmyndigheten måste kontrollera att stödmottagaren inte har ingått något avtal som visar att den är villig att fullfölja projektet även utan stöd. Denna kontroll kan göras genom att kräva en egen försäkran från den sökande om att denne inte har ingått ett fast rättsligt åtagande (inledande av arbeten enligt den allmänna gruppundantagsförordningen) innan ansökan lämnas in. En egen försäkran kan anses vara godtagbar för att påvisa stimulanseffekten, förutsatt att det finns ett effektivt kontrollsystem som möjliggör slumpmässiga kontroller av dessa försäkringar.

6.6   Bedrägeri och allvarliga brister

Alla anklagelser om bedrägeri i samband med insatser som finansieras genom förenklade kostnadsalternativ kommer att hanteras antingen av det nationella systemet eller, om kommissionen skulle få informationen, vidarebefordras till Olaf, nationella organ för utredning av bedrägerier och Europeiska åklagarmyndigheten, beroende på vad som är lämpligt och hanteras på samma sätt som anklagelser om bedrägeri där förenklade kostnadsalternativ inte ingår i programmet.

Det behöriga organets beslut och den nationella lagstiftningen måste beaktas. Det bör dock erinras om att en slutlig fällande dom som ålägger en viss person straffrättsligt ansvar för en bedräglig handling som begåtts med avseende på unionsmedel ofta inte är nödvändig för att fastställa att det rör sig om en oriktighet och för att genomföra finansiella korrigeringar (39).

Om bedrägeriet påverkar insatser som ersätts med förenklade kostnadsalternativ kommer de utgifter som deklareras med hjälp av dessa förenklade kostnadsalternativ också att betraktas som oriktiga.

Om det finns bevis som tyder på en allvarlig brist för vilken korrigerande åtgärder inte har vidtagits får kommissionen avbryta eller innehålla relaterade betalningar (artiklarna 96 och 97 i förordningen om gemensamma bestämmelser). Om kommissionen drar slutsatsen att det finns en allvarlig brist som hotar det stöd från fonderna som redan betalats ut till programmet kommer den att göra finansiella korrigeringar genom att minska stödet från fonderna till ett program (artikel 104 i förordningen om gemensamma bestämmelser).

6.7   Möjliga fel eller oriktigheter kopplade till tillämpningen av förenklade kostnadsalternativ

Följande kan betraktas som fel vid fastställandet av metoden:

—

Den metod som användes för att beräkna de förenklade kostnadsalternativen uppfyller inte de lagstadgade villkoren (exempelvis var den metod som användes för att utarbeta det förenklade kostnadsalternativet inte rättvis, skälig och kontrollerbar). Enhetskostnaden för en utbildningskurs fastställdes till exempel enbart på grundval av uppgifter från fyra projekt. Uppgiftskällan var inte tydlig och relevansen för de projekt som beaktades för de historiska uppgifterna styrktes inte.

—

Det urval som beaktades vid beräkningen av det förenklade kostnadsalternativet är inte representativt. Den fastställda enhetskostnaden för löner baserades till exempel på enskilda projektuppgifter som omfattade sex månader (juli–december), medan lönekostnaderna fluktuerade under året. Urvalet ansågs inte vara representativt eftersom det inte täckte olika fluktuationer i lönekostnaderna under ett år.

—

Resultaten av beräkningsmetoden har inte använts korrekt för att fastställa de förenklade kostnadsalternativen. Om exempelvis en enhetskostnad för timsatser fastställts på grundval av personalkostnader från den föregående programperioden justerades resultaten av beräkningsmetoden med ett index som inte var kopplat till lönekostnadernas utveckling.

—

Icke stödberättigande kostnader ingår i beräkningen för att fastställa det förenklade kostnadsalternativet. Till exempel, om en enhetskostnad för en timsats fastställdes på grundval av historiska uppgifter, inkluderades en frivillig försäkring för anställda som inte ansågs vara en stödberättigande kostnad i beräkningen.

—

De förenklade kostnadsalternativen fastställdes och baserades på tillämpningen av motsvarande enhetskostnader, enhetsbelopp och schablonsatser som tillämpades inom system för bidrag som helt och hållet finansierades av medlemsstaten för en liknande typ av insats, men det nationella systemet användes inte i sin helhet. För enhetskostnader som fastställts för lönekostnader på grundval av löner till anställda som arbetar inom ett område av allmänt intresse föreskrev den nationella lagstiftningen villkor för tjänstgöringstiden (ett minsta antal års erfarenhet) för att tillämpa enhetskostnaden. Dessa villkor ingick inte i metoden för enhetskostnader.

Följande kan betraktas som fel eller oriktigheter vid tillämpningen av metoden:

—	En stödmottagare har inte tillämpat de förenklade kostnadsalternativ som fastställts av den förvaltande myndigheten för att deklarera utgifter.

—	Förenklade kostnadsalternativ tillämpas retroaktivt: Till exempel ändrades metoden för att fastställa en schablonsats och schablonsatsen ökade från 2 % till 3 % för nyligen utvalda projekt. Den nya schablonsatsen på 3 % användes dock för att ersätta utgifter för insatser som redan valts ut.

—

Samma kostnad har deklarerats dubbelt, dvs. som grundkostnader (beräknade utifrån principen om verkliga kostnader, enhetsbelopp eller enhetskostnader) och som stödberättigande kostnader som omfattas av schablonsatsen. Om kostnader som omfattas av en schablonsats också deklareras som verkliga kostnader anses det belopp som deklarerats som verkliga kostnader som icke stödberättigande.

—

För schablonsatser sänks grundkostnaderna utan en proportionell minskning av beräknade stödberättigande kostnader (ingår i schablonsatsen). Om man i samband med en förvaltningskontroll eller en revision upptäcker en oriktighet i de kategorier av stödberättigande kostnader som schablonsatsen ska tillämpas på, kommer även den totala ersättning som omfattas av schablonsatsen att behöva minskas.

—	För enhetsbelopp, avsaknad av verifikationer för utfallen eller utfall som endast delvis har verifierats men som har betalats i sin helhet.

—	Det enhetsbelopp som motsvarar det specifika resultatet deklarerades till kommissionen, men efter en revision anses det inte vara uppnått. Om resultatet uppnås i ett senare skede kan motsvarande belopp deklareras vid den tidpunkten.

—	Alla oriktigheter som rör metoder för förenklade kostnadsalternativ och tillämpningen av dem ska korrigeras.

Exempel 1: Eruf En kommun får ett bidrag på högst 1 000 000 euro i stödberättigande kostnader för byggandet av en väg. Följande betalningsansökan görs för projektet: Projekt 1: arbete (förfarande för offentlig upphandling) 700 000  euro Projekt 2: övriga kostnader: 300 000  euro Direkta personalkostnader (typ 1) 50 000  euro Övriga direkta kostnader (typ 3) 242 500  euro Indirekta kostnader (typ 2) Direkta personalkostnader x 15 % = 7 500  euro Summa deklarerade kostnader 1 000 000  euro Den utgift som stödmottagaren deklarerat kontrolleras av den förvaltande myndigheten. Utgifter som inte är stödberättigande förekommer i de direkta personalkostnader som deklarerats. Följande betalningsansökan godtas: Projekt 1: arbete (förfarande för offentlig upphandling) 700 000  euro Projekt 2: övriga kostnader: 288 500  euro Direkta personalkostnader (typ 1) 40 000  euro Övriga direkta kostnader (typ 3) 242 500  euro Indirekta kostnader (typ 2) Direkta personalkostnader x 15 % = 6 000  euro Summa stödberättigande kostnader efter proportionerligt avdrag: 988 500  euro

Exempel 2: ESF+ Enhetskostnader på 5 000 euro betalas för varje deltagare som slutför en utbildning. Utbildningen börjar i januari och slutar i juni, och 20 personer förväntas delta. Beloppet för den förväntade stödberättigande utgiften är 20 x 5 000 euro = 100 000 euro. Varje månad skickar utbildaren en faktura på motsvarande 10 % av bidraget: 10 000 euro i slutet av januari och 10 000 euro i slutet av februari osv. Eftersom ingen deltagare slutfört utbildningen i slutet av juni kan dessa betalningar inte deklareras till kommissionen. Först efter att det har påvisats att vissa personer har slutfört utbildningen kan den relevanta utgiften deklareras till kommissionen: Om 15 personer har slutfört utbildningen kan 15 x 5 000 euro = 75 000 euro deklareras för kommissionen.

---

(1)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/1060 av den 24 juni 2021 om fastställande av gemensamma bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden+, Sammanhållningsfonden, Fonden för en rättvis omställning och Europeiska havs-, fiskeri- och vattenbruksfonden samt finansiella regler för dessa och för Asyl-, migrations- och integrationsfonden, Fonden för inre säkerhet samt instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik (EUT L 231, 30.6.2021, s. 159).

(2)  Se t.ex. revisionsrättens briefingdokument från maj 2018, Förenkling av genomförandet av sammanhållningspolitiken efter 2020. Revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2011, kapitel 6, punkt 30. Revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2012, kapitel 6, punkt 42. Revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2014, kapitel 6, punkt 79. Revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2018, kapitel 6, punkt 24. Revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2020, kapitel 5, punkt 23. Revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2021, kapitel 5, punkt 23.

(3)   https://www.eca.europa.eu/lists/ecadocuments/brp_cohesion_simplification/briefing_paper_cohesion_simplification_sv.pdf.

(4)  Enligt bilaga V (eller bilaga VI), tillägg 1, avsnitt C, punkt 5 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(5)  Mer information finns i kapitel 6 om förvaltningskontroller och revisioner i detta dokument.

(6)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/1059 av den 24 juni 2021 om särskilda bestämmelser för målet Europeiskt territoriellt samarbete (Interreg) med stöd av Europeiska regionala utvecklingsfonden och finansieringsinstrument för yttre åtgärder (EUT L 231, 30.6.2021, s. 94).

(7)  För medlemsstater utanför euroområdet bör omräkningen till euro göras på grundval av de belopp som fastställs i det dokument som fastställer stödvillkoren och kommissionens månatliga växelkurs (InforEuro) för den månad då dokumentet undertecknades.

(8)  Obligatorisk användning av förenklade kostnadsalternativ gäller när unionsbidrag för tekniskt bistånd i en medlemsstat ges i enlighet med artikel 36.4 i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(9)  Även om det inte är obligatoriskt, är det dock möjligt att använda förenklade kostnadsalternativen i dessa insatser. Se även kapitel 5.2 avseende användning av förenklade kostnadsalternativ i insatser som får statligt stöd som omfattas av den allmänna gruppundantagsförordningen.

(10)  De direkta kostnaderna kan också ersättas i form av ett annat förenklat kostnadsalternativ, t.ex. en enhetskostnad som beräknas på grundval av en metod enligt artikel 53.3 a–d i förordningen om gemensamma bestämmelser. Se kapitel 2.5 för kombinationer av olika förenklade kostnadsalternativ.

(11)  Direkta personalkostnader kan också ersättas i form av ett annat förenklat kostnadsalternativ.

(12)  Direkta personalkostnader kan också ersättas i form av en enhetskostnad eller ett enhetsbelopp (men inte i form av en schablonsats, se kapitel 2.5).

(13)  Alla schablonsatser kan dock inte kombineras. I synnerhet får schablonsatsen i artikel 56.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser inte kombineras med schablonsatserna i artikel 54 eller 55.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser, se kapitel 2.2.4. Mer information om kombinationen av förenklade kostnadsalternativ finns i kapitel 2.5.

(14)  Förutsatt att insatsens direkta kostnader inte inbegriper offentliga byggentreprenadkontrakt eller varu- eller tjänstekontrakt som i värde överstiger de tröskelvärden som fastställs i artikel 4 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU eller i artikel 15 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/25/EU. För Amif, Fonden för inre säkerhet och instrumentet för ekonomiskt stöd för gränsförvaltning och viseringspolitik ska den schablonsatsen dessutom endast tillämpas på de direkta kostnader för insatsen som inte omfattas av offentlig upphandling.

(15)  Löner och tillägg till deltagarna ska betraktas som ytterligare stödberättigande kostnader som inte omfattas av schablonsatsen.

(16)  Artikel 22.1 a i ESF+-förordningen: Kostnader för inköp av livsmedel och/eller grundläggande materiellt bistånd, inklusive kostnader för transport av livsmedel och/eller grundläggande materiellt bistånd till de bidragsmottagare som tillhandahåller livsmedlen och/eller det grundläggande materiella biståndet till slutmottagarna.

(17)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG (EUT L 94, 28.3.2014, s. 65).

(18)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/25/EU av den 26 februari 2014 om upphandling av enheter som är verksamma på områdena vatten, energi, transporter och posttjänster och om upphävande av direktiv 2004/17/EG (EUT L 94, 28.3.2014, s. 243).

(19)  I artikel 4 i direktiv 2014/24/EU avses ”upphandlingar vars värde exklusive mervärdesskatt” uppgår till minst de specifika tröskelvärden som anges i direktivet. Samma bestämmelse fastställs i artikel 15 i direktiv 2014/25/EU.

(20)  Direkta personalkostnader kan också fastställas med en annan metod som avses i förordningen om gemensamma bestämmelser, till exempel enhetskostnader med en annan nämnare än 1 720 timmar kan fastställas på grundval av artikel 53.1 b i förordningen om gemensamma bestämmelser och en av de metoder som anges i artikel 53.3 i samma förordning.

(21)  Se kapitel 2.2.1 för en förklaring av de olika typerna av kostnader.

(*1)  Artikel 55.2 i förordningen om gemensamma bestämmelser, dvs. metoden med 1 720 timmar eller den timsats som erhålls genom att de senaste dokumenterade bruttopersonalkostnaderna per månad divideras med den genomsnittliga arbetstiden per månad för insatsen

(22)  För stöd som inte anslås via inbjudan att lämna förslag bör detta framgå i det allmänna dokumentet som fastställer metoden för stödet.

(23)  Oavsett när metoden fastställts enligt artikel 53.3 a eller artikel 94.2 a i förordningen om gemensamma bestämmelser måste den kunna revideras så länge som den används.

(24)  En planerad budget (t.ex. från en tidigare ansökningsomgång) kan inte användas som uppgiftskälla för beräkningsmetoden i enlighet med artiklarna 53.3 a och 94.2 a i förordningen om gemensamma bestämmelser eftersom historiska uppgifter måste verifieras.

Den planerade budgeten för den specifika insatsen kan användas för att fastställa ett förenklat kostnadsalternativ på grundval av ett budgetförslag i enlighet med artikel 53 b i förordningen om gemensamma bestämmelser för insatser som understiger 200 000 euro och i enlighet med artikel 94.2 b i förordningen om gemensamma bestämmelser.

(25)  Budgetförslaget ges endast som belysande exempel. Det bör inte betraktas som ett tillräckligt utförligt budgetförslag.

(26)  Kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 av den 17 juni 2014 genom vilken vissa kategorier av stöd förklaras förenliga med den inre marknaden enligt artiklarna 107 och 108 i fördraget (EUT L 187, 26.6.2014, s. 1).

(27)  Kommissionens förordning (EU) 2022/2473 av den 14 december 2022 genom vilken vissa kategorier av stöd till företag som är verksamma inom produktion, beredning och saluföring av fiskeri- och vattenbruksprodukter förklaras förenliga med den inre marknaden enligt artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUT L 327, 21.12.2022, s. 82).

(28)  Kommissionens beslut 2012/21/EU av den 20 december 2011 om tillämpningen av artikel 106.2 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på statligt stöd i form av ersättning för allmännyttiga tjänster som beviljas vissa företag som fått i uppdrag att tillhandahålla tjänster av allmänt ekonomiskt intresse (EUT L 7, 11.1.2012, s. 3.).

(29)  Se till exempel Riktlinjer för statligt stöd till klimat, miljöskydd och energi (2022/C 80/01).

(30)  Kommissionens tillkännagivande om begreppet statligt stöd som avses i artikel 107.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUT C 262, 19.7.2016, s. 1).

(31)  Kommissionens förordning (EU) 2023/2831 av den 13 december 2023 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på stöd av mindre betydelse (EUT L, 2023/2831, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2831/oj). Kommissionens förordning (EU) nr 717/2014 av den 27 juni 2014 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på stöd av mindre betydelse inom fiskeri- och vattenbrukssektorn (EUT L 190, 28.6.2014, s. 45.) Kommissionens förordning (EU) 2023/2832 av den 13 december 2023 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt på stöd av mindre betydelse som beviljas företag som tillhandahåller tjänster av allmänt ekonomiskt intresse (EUT L, 2023/2832, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2832/oj).

(32)  Meddelande från kommissionen om reglerna för ersättning för tillhandahållande av tjänster av allmänt ekonomiskt intresse (EUT C 8, 11.1.2012, s. 4.).

(33)  Mer information om beräkningsmetoden i artikel 53.3 c i förordningen om gemensamma bestämmelser finns i kapitel 3.2.

(34)  Observera att informationen i fält 23, uppgifter om entreprenörer, deras verkliga huvudmän och kontrakt, endast behöver registreras om insatsen genomförs i enlighet med unionens regler om offentlig upphandling (dvs. offentlig upphandling över de tröskelvärden som fastställs i direktiv 2014/24/EU eller direktiv 2014/25/EU). Uppgifter om underleverantörer i fält 24 ska registreras på den första nivån i underentreprenörsledet endast om uppgifter om en entreprenör registreras i fält 23, och endast för underentreprenörskontrakt vars totala värde överstiger 50 000 euro.

(35)  Kommissionens tillkännagivande Vägledning om undvikande och hantering av intressekonflikter enligt budgetförordningen (EUT C 121, 9.4.2021, s. 1.)eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

(36)  Naturabidrag som avses i artikel 67.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser kan beaktas vid beräkningen av värdet av en schablonsats, en enhetskostnad eller ett enhetsbelopp, förutsatt att artikel 67.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser följs. När det förenklade kostnadsalternativet tillämpas finns det dock inget behov av att kontrollera förekomsten av naturabidrag och följaktligen att villkoren i artikel 67.1 i förordningen om gemensamma bestämmelser uppfylls.

(37)  Beräknas korrekt om de redovisas på grundval av förenklade kostnadsalternativ.

(38)  Enligt artikel 36.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser och artikel 27.2 i Interregförordningen för Interregprogram.

(39)  Att det förekommer en oriktighet förutsätter en kombination av tre faktorer, nämligen för det första att det förekommer en överträdelse av tillämplig lagstiftning, för det andra att överträdelsen beror på en handling eller underlåtenhet från en ekonomisk aktörs sida och för det tredje att det förekommer faktisk eller potentiell skada som orsakats Europeiska unionens budget. Karakterisering av beteendet kan inte anses vara ett oundgängligt villkor för att en oriktighet i den mening som avses i denna bestämmelse ska kunna konstateras (domstolens dom av den 1 oktober 2020, Elme Messer, C-743/18, EU:C:2020:767, särskilt punkt 62).