(1)   Gemensamma kommittén ska bestå av företrädare för unionen och Färöarna.

Ordförandeskapet i gemensamma kommittén innehas gemensamt av högre tjänstemän eller deras utsedda företrädare för Europeiska unionen respektive Färöarna.

Unionen och Färöarna ska underrätta varandra om namn, ställning och kontaktuppgifter för den tjänsteman som är medordförande för unionen respektive Färöarna i gemensamma kommittén. Denna tjänsteman anses fortsätta att fungera som medordförande för unionen respektive Färöarna fram till det datum då antingen unionen eller Färöarna har underrättat den andra parten om en ny medordförande.

Varje medordförande anses ha tillstånd att företräda unionen respektive Färöarna fram till det datum då den andra parten har underrättats om en ny medordförande.

(1)   Gemensamma kommitténs sekretariat (sekretariatet) ska bestå av en tjänsteman från unionen och en tjänsteman från Färöarna. Sekretariatet ska utföra de uppgifter som det tilldelas genom denna arbetsordning.

(2)   Unionen och Färöarna ska underrätta varandra om namn, ställning och kontaktuppgifter för den tjänsteman som är Färöarnas respektive unionens medlem i gemensamma kommitténs sekretariat. Denna tjänsteman anses fortsätta fungera som unionens respektive Färöarnas medlem i sekretariatet fram till det datum då antingen unionen eller Färöarna har anmält en ny tjänsteman.

(1)   Gemensamma kommittén ska sammanträda minst en gång om året och, när särskilda omständigheter så kräver, på begäran av endera parten.

(2)   Den ska i princip sammanträda växelvis i Bryssel och Färöarna, såvida inte medordförandena beslutar något annat. Sammanträdena kan också hållas via videokonferens eller telefonkonferens, om medordförandena så beslutar.

(3)   Mellan sina sammanträden ska gemensamma kommittén fortlöpande använda sig av alla typer av kommunikationsmedel, särskilt e-post.

(1)   Inom en rimlig tidsperiod före varje sammanträde ska unionen och Färöarna via sekretariatet underrätta varandra om de respektive delegationernas planerade sammansättning och ange varje delegationsledamots namn och befattning.

(2)   Om så är lämpligt och genom ömsesidig överenskommelse, får medordförandena bjuda in experter (dvs. icke-statliga tjänstemän) till gemensamma kommitténs sammanträden för att informera om ett särskilt ämne, och för de delar av sammanträdet där sådana särskilda ämnen behandlas.

(3)   Företrädaren för den part som anordnar och står som värd för sammanträdet ska, efter godkännande från den andra parten, fastställa datum och plats för sammanträdet.

(1)   Unionen och Färöarna ska skicka sin korrespondens adresserad till gemensamma kommittén via sekretariatet. Sådan korrespondens får skickas i valfri skriftlig form, även som e-post.

(2)   Sekretariatet ska säkerställa att korrespondens adresserad till gemensamma kommittén skickas till medordförandena och, när det är lämpligt, distribueras i enlighet med regel 6.

(3)   All korrespondens från eller adresserad direkt till medordförandena ska vidarebefordras till sekretariatet och ska, när det är lämpligt, distribueras i enlighet med regel 6.

(1)   Inför varje sammanträde ska ett utkast till preliminär dagordning upprättas av sekretariatet. I detta syfte ska den tjänsteman som fungerar som företrädare i sekretariatet för den part som är värd för sammanträdet minst fyra veckor före dagen för sammanträdet utarbeta det första utkastet till preliminär dagordning tillsammans med de handlingar som hör till varje punkt på dagordningen och överlämna det för synpunkter till den andra partens företrädare i sekretariatet. När sekretariatet har utarbetat utkastet till preliminär dagordning, tillsammans med alla relevanta handlingar, ska det översändas till medordförandena för godkännande senast tio dagar före sammanträdesdagen.

(2)   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som parterna begärt. Varje sådan begäran ska sändas tillsammans med eventuella relevanta handlingar till sekretariatet senast 15 dagar innan sammanträdet börjar.

(3)   I undantagsfall kan medordförandena komma överens om att förkorta de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 ovan.

(4)   Gemensamma kommittén ska i början av varje sammanträde anta sin dagordning.

(5)   Punkter som inte finns med på dagordningen kan läggas till och andra punkter på dagordningen kan strykas, skjutas upp eller ändras under sammanträdet, förutsatt att parterna är överens om detta.

(1)   Gemensamma kommitténs sammanträden ska inte vara offentliga, såvida inte medordförandena beslutar något annat.

(2)   Varje part får besluta om offentliggörande av gemensamma kommitténs beslut i sin respektive officiella tidning eller online, efter samråd med den andra parten.

(3)   Om unionen eller Färöarna till gemensamma kommittén överlämnar uppgifter som är konfidentiella eller skyddade från utlämnande enligt dess relevanta lagar och andra författningar, ska den andra parten behandla de mottagna uppgifterna som konfidentiella.

(4)   Varje part ska behandla ansökningar om tillgång till gemensamma kommitténs handlingar i enlighet med sina relevanta lagar och andra författningar.

(5)   Om Europeiska kommissionen till gemensamma kommittén överlämnar uppgifter som är konfidentiella eller skyddade från utlämnande enligt relevant lagstiftning om informationssäkerhet (1), ska Färöarna säkerställa en jämförbar nivå av konfidentialitet och skydd för de mottagna uppgifterna. Om Färöarna till gemensamma kommittén överlämnar uppgifter som är konfidentiella eller skyddade från utlämnande enligt Färöarnas relevanta lagar och andra författningar, ska Europeiska kommissionen behandla de mottagna uppgifterna som konfidentiella.

(1)   Protokoll ska föras vid gemensamma kommitténs sammanträden.

(2)   Utkast till protokoll från varje sammanträde ska inom 15 dagar från sammanträdets slut upprättas av den tjänsteman som i sekretariatet företräder den part som är värd för sammanträdet, om inte medordförandena beslutar något annat. Utkastet till protokoll ska översändas för kommentarer till den andra partens företrädare i sekretariatet. Denne får lämna synpunkter inom 30 dagar från det datum då utkastet till protokoll mottogs.

(3)   Protokollet ska som regel sammanfatta varje punkt på dagordningen och i tillämpliga fall ange

Protokollet ska innehålla en närvarolista med namn och titlar på samt befattning för samtliga deltagare i sammanträdet.

(4)   Protokollet ska godkännas och undertecknas av medordförandena inom två månader efter sammanträdet eller vid ett annat datum som de bestämmer. Medordförandena får komma överens om att undertecknande och utbyte av elektroniska exemplar uppfyller detta krav. Den giltiga versionen av protokollet ska bevaras i varje parts akter.

(5)   Inom två arbetsdagar efter gemensamma kommitténs sammanträde ska gemensamma kommitténs sekretariat också utarbeta en sammanfattning av protokollet för godkännande av medordförandena så snart det är praktiskt möjligt. När gemensamma kommitténs medordförande har godkänt texten till sammanfattningen får parterna offentliggöra den.

(1)   Om så föreskrivs i artikel 14 i avtalet ska gemensamma kommittén anta beslut genom konsensus. Sekretariatet ska registrera varje beslut med ett löpnummer och med en hänvisning till dagen för antagande.

(2)   Gemensamma kommittén får anta beslut genom skriftligt förfarande genom notväxling mellan medordförandena, om parterna i avtalet är överens om detta. Ett utkast till beslut ska läggas fram skriftligen av en medordförande för den andra medordföranden på gemensamma kommitténs officiella språk, i enlighet med artikel 14. Den andra parten ska ha en månad, eller en eventuell längre tidsperiod som anges av den part som lägger fram förslaget, att uttrycka sitt samtycke till utkastet till beslut. Om den andra parten inte uttrycker sitt samtycke, ska det föreslagna beslutet diskuteras och får antas vid nästa sammanträde i gemensamma kommittén. Utkasten till beslut ska anses antagna när den andra parten ger sitt samtycke och ska protokollföras vid gemensamma kommitténs nästa sammanträde.

(3)   Varje beslut ska undertecknas av gemensamma kommitténs medordförande. Medordförandena får komma överens om att undertecknande och utbyte av elektroniska exemplar uppfyller detta krav.

(4)   I de beslut som antas av gemensamma kommittén ska det datum då de får verkan anges.

(1)   I enlighet med artikel 14.4 i avtalet får gemensamma kommittén besluta att inrätta eller upplösa en arbetsgrupp/ett rådgivande organ på expertnivå. Gemensamma kommittén ska fastställa varje arbetsgrupps/rådgivande organs sammansättning och uppgifter och får vid behov ändra dem.

(2)   Arbetsgruppen/det rådgivande organet ska bidra till den gemensamma kommitténs arbete och bistå den vid utförandet av dess uppgifter, bland annat genom att utarbeta rapporter eller utkast till beslut för godkännande av gemensamma kommittén, om så begärs av gemensamma kommittén.

(3)   Arbetsgruppen/det rådgivande organet ska vid behov sammanträda för att utföra sina uppgifter och ska rapportera till gemensamma kommittén.

(4)   Inrättandet av en arbetsgrupp/rådgivande grupp och dess funktion ska inte hindra parterna från att ta upp frågor direkt med gemensamma kommittén.

(5)   Gemensamma kommitténs arbetsordning ska i tillämpliga delar gälla för de arbetsgrupper/rådgivande organ som inrättats av gemensamma kommittén.

(1)   Gemensamma kommitténs officiella språk och arbetsspråk ska vara engelska.

(2)   Gemensamma kommitténs överläggningar ska ske på engelska. Dagordningen för sammanträdet, de handlingar som lämnas till gemensamma kommittén och sammanträdesprotokollet ska avfattas på engelska.

(3)   Gemensamma kommittén ska anta sina beslut på engelska.