12.8.2016

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 219/98

---

RÅDETS BESLUT (EU) 2016/1353

av den 4 augusti 2016

om de finansiella reglerna för Europeiska försvarsbyrån och om upphävande av beslut 2007/643/Gusp

EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av rådets beslut (Gusp) 2015/1835 av den 12 oktober 2015 om Europeiska försvarsbyråns stadga, säte och verksamhetsregler (1), särskilt artikel 18, och

av följande skäl:

(1)	Den 18 september 2007 antog rådet beslut 2007/643/Gusp (2) om de finansiella bestämmelserna för Europeiska försvarsbyrån och om upphandlingsregler och bestämmelser för de finansiella bidragen från Europeiska försvarsbyråns driftsbudget.

(2)	Efter antagandet av beslut (Gusp) 2015/1835 är det nödvändigt att upphäva beslut 2007/643/Gusp och fastställa nya finansiella regler för Europeiska försvarsbyrån.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

AVDELNING I

SYFTE OCH DEFINITIONER

Artikel 1

Syfte

I detta beslut fastställs de grundläggande finansiella reglerna för Europeiska försvarsbyrån (nedan kallad byrån).

Artikel 2

Definitioner

I detta beslut gäller följande definitioner:

a)    deltagande medlemsstat : medlemsstat som deltar i byrån.

b)    bidragande medlemsstater : deltagande medlemsstater som bidrar till ett visst projekt eller program inom byrån.

c)    allmän budget : den allmänna budget som fastställts i enlighet med artikel 13 i beslut (Gusp) 2015/1835.

d)    extrainkomster : de extrainkomster som avses i artikel 15 i beslut (Gusp) 2015/1835.

e)    utanordnaren : byråns verkställande direktör, som har de befogenheter som fastställs i artikel 10.5 i beslut (Gusp) 2015/1835.

f)    budget : dokument med prognoser för och godkännanden av de inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga för varje budgetår inom byrån.

g)    kontroll : varje åtgärd som vidtas för att ge rimliga garantier avseende åtgärdernas ändamålsenlighet, effektivitet och sparsamma användning av medel, rapporteringens tillförlitlighet, skyddet av tillgångar och information, förebyggandet, upptäckten och korrigeringen av bedrägerier och oriktigheter samt uppföljning av dessa och adekvat riskhantering med avseende på lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna, med beaktande av programmens fleråriga karaktär samt de berörda utbetalningarnas typ. Kontroller får inbegripa olika verifieringar, samt genomförandet av politik och förfaranden för att uppnå de mål som avses i första meningen.

h)    verifiering : verifiering av en viss aspekt av en inkomst- eller utgiftsåtgärd.

AVDELNING II

BYRÅNS BUDGET

Artikel 3

Byråns budget

Byråns budget ska inbegripa den allmänna budgeten, budgetarna för verksamhet med koppling till ad hoc-projekt eller ad hoc-program enligt kapitel IV i beslut (Gusp) 2015/1835 och eventuella budgetar som uppstår till följd av extrainkomster.

KAPITEL 1

Budgetprinciper

Artikel 4

Iakttagande av budgetprinciper

I enlighet med artikel 12 i beslut (Gusp) 2015/1835 ska byråns budget fastställas och genomföras i enlighet med budgetprinciperna i detta beslut.

Artikel 5

Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten

1.   Alla inkomster och utgifter ska medföra att en rubrik i byråns budget tillgodogörs eller belastas.

2.   Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i byråns budget.

3.   Ett anslag får föras in i byråns budget endast om det motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig.

4.   Upplupen ränta på förskottsfinansiering ur byråns budget ska inte föras upp i dess budget.

Artikel 6

Principen om ettårighet

1.   De anslag som tas upp i byråns budget ska beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.

2.   Åtagandebemyndiganden ska täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga, eller senast den 31 mars det följande året, när det gäller de rättsliga åtaganden för vilka större delen av förberedelserna har fullbordats den 31 december.

3.   Betalningsbemyndigandena ska täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret eller som ingåtts under föregående budgetår.

4.   Med tanke på byråns behov får anslag som inte tagits i anspråk föras upp i inkomst- och utgiftsberäkningarna för följande budgetår, med förbehåll för styrelsens godkännande i enlighet med artikel 15. Dessa anslag ska användas först.

5.   Bestämmelserna i punkterna 1–4 får inte förhindra att budgetmässiga åtaganden som sträcker sig över fler än ett budgetår delas upp i årliga delåtaganden.

Artikel 7

Principen om balans i budgeten

1.   Det ska råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden.

2.   Byrån får inte ta upp lån inom ramen för sin budget.

3.   Budgetöverskott som uppstår i byråns allmänna budget under ett visst budgetår ska betraktas som ett tillgodohavande för de deltagande medlemsstaterna och återbetalas till dem som ett avdrag från det tredje bidraget från följande budgetår.

Artikel 8

Principen om en enda beräkningsenhet

Byråns budget ska upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna ska redovisas i euro. För behov som avser förvaltning av likvida medel behåller räkenskapsföraren emellertid sina befogenheter att genomföra transaktioner i annan valuta.

Artikel 9

Universalitetsprincipen

De totala inkomsterna ska täcka de totala betalningsbemyndigandena. Alla inkomster och utgifter ska tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra.

Artikel 10

Principen om specificering

1.   Anslag ska delas in efter specifika ändamål i åtminstone avdelningar och kapitel.

2.   Utanordnaren har rätt att utan begränsningar flytta anslag mellan olika kapitel och högst 10 % av anslagen från en avdelning till en annan för det år som avser den post från vilken överföringen görs.

Vad gäller överföringar mellan avdelningar där beloppet överstiger gränsen i punkt 1 ska utanordnaren lägga fram ett förslag om överföring till styrelsen. Styrelsen ska ha tre veckor på sig att invända mot sådana överföringar. Efter denna frist ska anslagsöverföringarna anses godkända.

Utanordnaren ska upplysa styrelsen om alla överföringar som skett i enlighet med första stycket. Överföringar och förslag till överföringar ska åtföljas av detaljerade motiveringar, som ska innehålla uppgifter om hur anslag utnyttjats och om förväntade behov fram till slutet av budgetåret; dessa uppgifter ska lämnas både för den budgetrubrik som belastas och för den som förstärks genom överföringen.

Artikel 11

Principen om sund ekonomisk förvaltning

1.   Anslagen ska användas i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

2.   Principen om sparsamhet kräver att de resurser som byrån använder för att bedriva sin verksamhet ska göras tillgängliga i god tid och vara av den kvantitet och kvalitet som krävs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.

Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.

Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.

Artikel 12

Intern kontroll av budgetgenomförandet

1.   Genomförandet av byråns budget ska omfattas av ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.

2.   När det gäller genomförandet av byråns budget avses med intern kontroll en process som tillämpas på alla förvaltningsnivåer och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål uppnås:

a)	Att verksamheten präglas av effektivitet, ändamålsenlighet och sparsamhet.

b)	Att redovisningen är tillförlitlig.

c)	Att tillgångar och information skyddas.

d)	Att bedrägerier och oriktigheter förebyggs, upptäcks, korrigeras och följs upp.

e)	Att riskerna i samband med de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet hanteras på lämpligt sätt.

3.   En effektiv och ändamålsenlig intern kontroll ska bygga på bästa internationella praxis, och i synnerhet innefatta de delar som fastställs i artikel 32.3 och 32.4 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (3), med hänsyn till byråns struktur och storlek, typen av genomförandeuppgifter som anförtrotts partnerskapsorganet och de kostnader och finansiella och operativa risker som ingår.

Artikel 13

Principen om öppenhet

1.   Byråns budget ska fastställas och genomföras och räkenskaperna ska läggas fram enligt principen om öppenhet.

2.   Om inte annat följer av artikel 35.3 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska byråns budget inklusive tjänsteförteckningen och ändringsbudgetar, i den form de antagits, offentliggöras på byråns webbplats inom fyra veckor från antagandet.

AVDELNING III

BESTÄMMELSER SOM ÄR TILLÄMPLIGA PÅ DEN ALLMÄNNA BUDGETEN

KAPITEL 1

Finansiell plan

Artikel 14

Den allmänna budgeten

1.   Byråns chef ska senast den 31 mars varje år för styrelsen lägga fram en preliminär beräkning av förslaget till allmän budget för det kommande året.

2.   Byråns chef ska senast den 30 juni varje år för styrelsen lägga fram en reviderad preliminär beräkning av förslaget till allmän budget för det kommande året, tillsammans med förslaget till treårig planeringsram.

3.   Byråns chef ska senast den 30 september varje år för styrelsen lägga fram ett förslag till allmän budget tillsammans med förslaget till treårig planeringsram. Förslaget ska innehålla

a)

de anslag som anses nödvändiga i) för att täcka kostnaderna för byråns drift och anställda samt kostnader för möten, ii) för anskaffande av extern rådgivning, i synnerhet operativ analys, som är av stor vikt för att byrån ska kunna utföra sina uppgifter, och för specifik verksamhet som är till allmän nytta för de deltagande medlemsstaterna,

b)	en beräkning av de inkomster som behövs för att täcka utgifterna.

4.   Styrelsen ska sträva efter att se till att de anslag som avses i punkt 3 a ii utgör en väsentlig del av de totala anslag som avses i punkt 3. Dessa anslag ska avspegla de verkliga behoven och ge utrymme för byråns operativa uppgift.

5.   Det allmänna budgetförslaget ska åtföljas av detaljerade motiveringar och en tjänsteförteckning.

6.   Styrelsen får enhälligt besluta att det allmänna budgetförslaget dessutom ska täcka ett särskilt projekt eller program, när detta klart är till allmän nytta för samtliga deltagande medlemsstater.

7.   Anslagen ska delas in i avdelningar och kapitel alltefter utgifternas art eller ändamål och, i mån av behov, ytterligare delas in i artiklar.

8.   Varje avdelning får innehålla ett kapitel kallat preliminära anslag. Dessa anslag ska införas här om det av goda skäl råder osäkerhet om storleken på de anslag som behövs eller om användningsområdet för de införda anslagen.

9.   Inkomsterna ska bestå av

a)	bidrag som inbetalas av de deltagande medlemsstaterna, i förhållande till bruttonationalinkomsten (BNI), och

b)	annan inkomst, inbegripet avdrag från lön till personalen och ränteintäkter på byråns bankkonton.

Det allmänna budgetförslaget ska innehålla rubriker för öronmärkta inkomster och det härför förutsedda beloppet ska om möjligt anges.

10.   Styrelsen ska enhälligt anta det allmänna budgetförslaget senast den 31 december varje år. Vid godkännandet ska styrelsen ledas av byråns chef, eller av en företrädare som utsetts av byråns chef, eller av en styrelseledamot som uppmanats till detta av byråns chef. Verkställande direktören ska förklara att budgeten har antagits och underrätta de deltagande medlemsstaterna.

11.   Om det allmänna budgetförslaget inte har antagits i början av ett budgetår, får ett belopp som motsvarar högst en tolftedel av budgetanslagen för det föregående budgetåret användas varje månad för ett kapitel eller annan underavdelning i budgeten. Detta arrangemang ska dock inte få till följd att byrån får förfoga över medel som överstiger en tolftedel av de anslag som anges i det allmänna budgetförslag som är under utarbetande. Styrelsen får genom beslut med kvalificerad majoritet på förslag av verkställande direktören ge sitt tillstånd till utgifter som överstiger en tolftedel, under förutsättning att de samlade budgetanslagen för det budgetåret inte överstiger budgetanslagen för det föregående budgetåret. Verkställande direktören får begära de bidrag som behövs för att täcka de anslag som beviljats enligt denna bestämmelse. Dessa bidrag ska betalas inom 30 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.

Artikel 15

Ändringsbudget

1.   Under oundvikliga, exceptionella eller oförutsedda omständigheter får verkställande direktören föreslå styrelsen en ändringsbudget.

2.   Förslaget till ändringsbudget ska utarbetas, föreslås och antas, med därefter följande underrättelse, i enlighet med samma förfarande som det som gäller för den allmänna budgeten. Styrelsen ska agera med hänsyn till hur brådskande frågan under dessa omständigheter är.

KAPITEL 2

Aktörer i budgetförvaltningen och budgetgenomförande i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning

Artikel 16

Utanordnarens befogenheter och ansvar

1.   Verkställande direktören ska fungera som utanordnare. Utanordnaren ska genomföra den allmänna budgeten i enlighet med dessa finansiella regler och principen om sund ekonomisk förvaltning, på eget ansvar och inom gränserna för beviljade anslag. Det är utanordnarens ansvar att säkerställa att kraven på laglighet och korrekthet efterlevs.

2.   Utanordnaren får delegera befogenheterna för budgetgenomförande till byråns anställda, som ska omfattas av rådets beslut (EU) 2016/1351 (4) (nedan kallade byråns tjänsteföreskrifter), i enlighet med de villkor som fastställts i dessa finansiella regler. De som härvidlag bemyndigats får endast agera inom ramen för de befogenheter som uttryckligen tilldelats dem.

3.   Uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar får överlåtas åt externa enheter eller organ genom kontrakt.

4.   Verkställande direktören ska, med beaktande av de risker som är förenade med förvaltningsmiljön samt de finansierade åtgärdernas art, föreslå styrelsen och verkställa den organisatoriska struktur samt de interna kontrollsystem som är anpassade till de uppgifter som han eller hon ska utföra. Inrättandet av en sådan struktur och sådana system ska åtföljas av en riskanalys där kostnadseffektiviteten för strukturen och systemen tas med i beräkningen.

Styrelsen ska ge sitt samtycke till beslut som avser byråns organisatoriska struktur.

Verkställande direktören kan inrätta en expert- och rådgivningsfunktion utformad för att bistå honom eller henne med att kontrollera de risker som inryms i hans eller hennes verksamhet.

5.   Utanordnaren ska arkivera de styrkande handlingarna för utförda transaktioner under en femårsperiod från och med dagen för beslutet att ge byrån mandat att utföra sina uppgifter avseende genomförandet av den allmänna budgeten för det ifrågavarande året.

6.   Artikel 31 i beslut (Gusp) 2015/1835 ska gälla vid behandling av personuppgifter.

Artikel 17

Förhandskontroller

1.   Varje transaktion vara föremål för åtminstone en förhandskontroll av dokument och en genomgång av tillgängliga resultat av tidigare kontroller som har samband med de operativa och ekonomiska aspekterna av transaktionen.

Förhandskontroller ska inbegripa inledandet och kontrollen av en transaktion.

Inledandet och kontrollen av en transaktion ska vara åtskilda funktioner.

2.   Med inledande av en transaktion avses alla transaktioner som utgör förberedelser inför antagandet av de akter genom vilka byråns budget genomförs.

3.   Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behöriga utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter. Transaktioner ska kontrolleras av personal annan än den som inleder transaktionen.

4.   Vid förhandskontroller ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras.

Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren baserat på en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.

Syftet med förhandskontrollerna ska vara att kontrollera att

a)	utgifter och intäkter är i sin ordning och att gällande bestämmelser efterlevs,

b)	principen om sund ekonomisk förvaltning, som avses i artikel 11, efterlevs.

Vid förhandskontroller får den behöriga utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.

Artikel 18

Efterhandskontroller

1.   Utanordnaren får företa efterhandskontroller för kontroll av transaktioner som redan godkänts i förhandskontroller. Sådana kontroller kan ske i form av stickprovskontroller utifrån risken.

Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på plats.

2.   Efterhandskontrollerna ska genomföras av personal annan än den som ansvarar för förhandskontrollerna. Anställda som ansvarar för efterhandskontrollerna ska inte vara underställda de anställda som ansvarar för förhandskontrollerna.

Anställda som ansvarar för att kontrollera finansiella transaktioner ska ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften.

Artikel 19

Årlig rapportering

Verkställande direktören ska årligen rapportera resultatet av sitt arbete till styrelsen. För detta ändamål ska verkställande direktören lämna in byråns årsredovisning med beaktande av de gränser som avses i artikel 44.

Byråns årsredovisning ska bestå av olika avsnitt, särskilt

a)	en verksamhetsrapport, som ska ge en beskrivning av viktiga aspekter av budgetåret,

b)	redovisningar, och

c)	en rapport om budgetens genomförande.

Den slutliga redovisningen ska åtföljas av en not från räkenskapsföraren där denne intygar att årsredovisningen tagits fram i enlighet med gällande redovisningsprinciper, regler och metoder.

Den slutliga redovisningen ska innehålla uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen, inklusive kontrollresultat, som förklarar att han eller hon – såvida inte annat anges i reservationer avseende fastställda inkomst- och utgiftsområden – kan ge rimliga garantier för att

a)	uppgifterna i rapporten ger en rättvisande bild,

b)	de medel som avsatts för den verksamhet som beskrivs i rapporten har använts för de tilltänkta ändamålen och i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, och

c)

att de kontrollförfaranden som används ger nödvändiga garantier vad gäller de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet. Verksamhetsrapporten ska innehålla en redogörelse för de resultat som uppnåtts i förhållande till de uppställda målen, vilka risker som är förenade med de aktuella åtgärderna, vilka resurser som utnyttjats och de interna kontrollsystemens effektivitet och ändamålsenlighet, inklusive en övergripande bedömning av kontrollernas kostnad och nyttan med dem.

Artikel 20

Redovisning

1.   Redovisningen ska uttryckas i euro och innehålla

a)	en balansräkning och resultaträkning som visar samtliga tillgångar och skulder, den finansiella ställningen och det ekonomiska resultatet per den 31 december föregående år; de ska läggas fram i enlighet med de redovisningsregler som avses i artikel 39,

b)	en kassaflödesanalys som visar vilka in- och utbetalningar som gjorts under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut, och

c)	en redogörelse för ändringar i nettotillgångarna som ger en översikt över årets kontorörelser i fråga om reserver och ackumulerade resultat.

2.   Noterna till redovisningarna ska innehålla kompletteringar och kommentarer till uppgifterna i de redovisningar som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis, när sådana uppgifter är av relevans för byråns verksamhet.

Artikel 21

Rapport om budgetens genomförande

Rapporten om budgetens genomförande ska inbegripa den allmänna budgeten och budgetar som avser ad hoc-verksamhet och ytterligare inkomster, och den ska uttryckas i euro. Rapporten om budgetens genomförande ska vara indelad på samma sätt som budgeten.

Den ska bestå av

a)	rapportering som utgör en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner, och

b)	förklarande anmärkningar som syftar till att komplettera och kommentera rapporten om genomförandet av budgeten.

Artikel 22

Skyddet av byråns ekonomiska intressen

1.   Om en anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktioner bedömer att ett beslut, som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta, utgör en oriktighet eller ett brott mot principen om sund ekonomisk förvaltning eller de yrkesregler som den anställde är skyldig att följa, ska han eller hon underrätta verkställande direktören, som också ska lämna ett skriftligt svar. Om verkställande direktören underlåter att vidta åtgärder eller bekräftar det ursprungliga beslutet eller instruktionen och den anställde anser att en sådan bekräftelse inte utgör ett rimligt svar på hans eller hennes fråga ska den anställde meddela byråns chef.

2.   Den anställde ska, när det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada byråns eller dess medlemmars intressen, underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning. Revisorskollegiet och eventuella externa revisorer som genomför finansiella revisioner av byrån ska informera utanordnaren om varje misstänkt fall av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada byråns eller dess medlemmars intressen.

Artikel 23

Räkenskapsföraren

1.   Styrelsen ska utse en räkenskapsförare som ska omfattas av byråns tjänsteföreskrifter, och han eller hon ska vara fullständigt oberoende i sin tjänsteutövning inom byrån och ansvarig inför styrelsen. Räkenskapsföraren ska vara byråns ansvarige för att

a)	betalningar verkställs korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,

b)	räkenskaperna sammanställs och läggs fram i enlighet med kapitel 6 i denna avdelning samt artiklarna 19, 20 och 21,

c)	redovisningsregler och en kontoplan genomförs i enlighet med kapitel 6 i denna avdelning,

d)	godkänna de system som utanordnaren utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter, och i detta avseende ha befogenhet att när som helst kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna,

e)	förvalta likvida medel.

2.   Utanordnaren ska förse räkenskapsföraren med de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av byråns ekonomiska situation samt av budgetgenomförandet. Utanordnaren ska garantera uppgifternas tillförlitlighet.

3.   Innan verkställande direktören antar räkenskaperna ska räkenskapsföraren underteckna dem och därigenom intyga att det finns rimliga garantier för att de ger en rättvisande bild av byråns ekonomiska situation.

Räkenskapsföraren ska, i det syfte som avses i första stycket, därför kontrollera att räkenskaperna har utarbetats i överensstämmelse med de räkenskapsregler som avses i artikel 39 och att alla inkomster och utgifter förts in i räkenskaperna.

Utanordnaren eller dennes ställföreträdare ska fortsatt ha fullt ansvar för att de medel som de förvaltar används på avsett sätt och även för lagligheten och korrektheten avseende utgifter som de kontrollerar, samt för att de uppgifter de överlämnar till räkenskapsföraren är fullständiga och korrekta.

Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkomna uppgifter samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser nödvändiga för att kunna godkänna räkenskaperna.

Räkenskapsföraren ska, om nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären och omfattningen på dessa reservationer.

Om inte annat följer av punkt 4 ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida medel och motsvarigheter till likvida medel. Räkenskapsföraren ska ansvara för förvaringen av dessa.

4.   Räkenskapsföraren får, vid fullgörandet av sina arbetsuppgifter, delegera vissa uppgifter till anställda som omfattas av byråns tjänsteföreskrifter, när så är nödvändigt för att räkenskapsföraren ska kunna fullgöra sina uppgifter i enlighet med byråns finansiella regler.

5.   Styrelsen får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta räkenskapsföraren dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. I sådana fall ska styrelsen utse en tillförordnad räkenskapsförare.

Artikel 24

Ansvar som åligger aktörerna i budgetförvaltningen

1.   Artiklarna 16–26 ska inte påverka möjligheten att ställa de aktörer som medverkar i budgetförvaltningen till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av byråns ekonomiska intressen och kampen mot korruption som tjänstemän vid unionen eller i medlemsstaterna är delaktiga i.

2.   Alla utanordnare och räkenskapsförare kan ställas till disciplinärt och ekonomiskt ansvar enligt byråns tjänsteföreskrifter. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada byråns eller dess medlemmars intressen, ska sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning, särskilt till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf).

3.   Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som byrån lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsteutövningen. Ett motiverat beslut ska fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullgjorda.

4.   Vad gäller utanordnares ansvar är artikel 73.1 och 73.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 tillämplig.

Artikel 25

Intressekonflikter

1.   Aktörerna i budgetförvaltningen i den mening som avses i kapitel 2 i avdelning III och andra personer som medverkar vid genomförande och förvaltning av budgeten, inbegripet förberedande åtgärder, revision eller kontroll av budgetmedel får inte utföra handlingar som kan leda till en konflikt mellan ett egenintresse och byråns intresse.

Om en sådan situation uppstår, ska personen i fråga avstå ifrån att utföra handlingen och underrätta verkställande direktören som skriftligen ska bekräfta huruvida en intressekonflikt föreligger. Personen i fråga ska också underrätta sin närmaste överordnade. Om aktören är verkställande direktören, måste han eller hon hänskjuta frågan till byråns chef.

Om en intressekonflikt konstateras, ska personen i fråga upphöra med all verksamhet på detta område. Verkställande direktören, eller byråns chef om intressekonflikten gäller verkställande direktören, ska vidta alla vidare lämpliga åtgärder.

2.   Vid tillämpning av punkt 1 föreligger en intressekonflikt om den opartiska och objektiva tjänsteutövning som åligger en aktör i budgetförvaltningen eller annan person, i enlighet med vad som avses i punkt 1, sätts på spel av familjeskäl, känslomässiga skäl eller skäl som rör politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller något annat gemensamt intresse med en mottagare.

Artikel 26

Åtskillnad mellan funktioner

Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska vara åtskilda och ömsesidigt uteslutande.

KAPITEL 3

Internrevision

Artikel 27

Utnämning av internrevisorn, dennes befogenheter och ansvar

1.   Byrån ska förfoga över en funktion för internrevision som ska skötas enligt relevanta internationella normer.

2.   Internrevisorn får inte samtidigt utöva befogenheter som utanordnare eller räkenskapsförare.

3.   Internrevisorerna ska ge råd till byrån i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja en sund ekonomisk förvaltning.

Internrevisorn ska särskilt ansvara för att

a)	bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur de olika avdelningarna genomför program och åtgärder med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dessa,

b)	bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är ändamålsenliga och effektiva.

4.   Internrevisorns tjänsteutövning ska omfatta hela byråns verksamhet och alla dess avdelningar. Internrevisorn ska ha fullständig och obegränsad tillgång till de uppgifter han eller hon behöver för sin tjänsteutövning. Internrevisorn ska ta del av verkställande direktörens årliga rapport och av andra uppgifter som fastställts.

5.   Internrevisorn ska upprätta en årlig revisionsplan och överlämna den till verkställande direktören.

6.   Internrevisorn ska ta del av utanordnarens rapport enligt artikel 19 och av andra uppgifter som fastställts.

7.   Internrevisorn ska rapportera till verkställande direktören om sina konstateranden och rekommendationer.

Internrevisorn ska också rapportera i följande fall:

—	När stora risker och rekommendationer inte har åtgärdats.

—	När det förekommit betydande förseningar i genomförandet av rekommendationerna från det närmast föregående året.

Verkställande direktören ska regelbundet övervaka genomförandet av revisionsrekommendationerna.

Verkställande direktören ska varje år till styrelsen sända en rapport med en sammanfattning av antal och typ av internrevisioner som genomförts, rekommendationer som gjorts och de åtgärder som vidtagits efter dessa rekommendationer. Styrelsen ska granska informationen och huruvida rekommendationerna till fullo har genomförts inom utsatt tid.

8.   Kontaktuppgifterna till internrevisorn ska göras tillgängliga av byrån för alla fysiska och juridiska personer som arbetar med ärenden knutna till kostnader så att de kan kontakta internrevisorn konfidentiellt.

9.   Internrevisorns rapport och granskningsresultat ska bli tillgängliga för allmänheten först efter det att internrevisorn godkänt de åtgärder som ska vidtas för deras genomförande.

Artikel 28

Internrevisorns oberoende

Internrevisorns oberoende och dennes ansvar för åtgärder som vidtas vid fullgörandet av uppgifterna samt dennes rätt att väcka talan vid Europeiska unionens domstol, ska avgöras i enlighet med artikel 100 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

KAPITEL 4

Inkomst- och utgiftstransaktioner

Artikel 29

Handläggningen av inkomsterna

1.   Handläggningen av inkomsterna ska innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att felaktigt utbetalda belopp återvinns. Den ska också innefatta möjligheten att i tillämpliga fall fastställda fordringar skrivs av.

2.   Betalningar som skett på felaktiga grunder ska återkrävas.

Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut ska räkenskapsföraren informera utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.

Om utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon säkerställa att detta beslut är formellt korrekt och i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat. I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.

Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska byråns fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Räkenskapsföraren ska också ange beslut om att avstå eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran. Förteckningen ska fogas till byråns årliga räkenskaper.

3.   För varje skuld som inte återbetalats senast på förfallodagen ska ränta påläggas enligt artikel 83 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 (5).

4.   Byråns fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på byrån ska preskriberas efter fem år.

Artikel 30

Medlemsstaternas bidrag till byråns allmänna budget

1.   Fastställande av bidrag för vilka BNI-fördelningsnyckeln är tillämplig ska ske på följande sätt:

a)

När BNI-fördelningsnyckeln ska tillämpas, ska fördelningen av bidragen mellan de bidragsgivande medlemsstaterna fastställas enligt den på bruttonationalinkomsten grundade fördelningsnyckeln så som anges i artikel 41.2 i fördraget om Europeiska unionen och i enlighet med rådets beslut 2007/436/EG, Euratom (6) eller varje annat beslut som kan komma att ersätta detta.

b)

Varje bidrag skall beräknas enligt de uppgifter som fastställts i kolumnen ”BNI-baserade egna medel” i tabellen ”Översikt över finansieringen av den allmänna budgeten efter slag av egna medel och efter medlemsstat” som bifogas till Europeiska unionens senaste budget. Bidraget från varje bidragsgivande medlemsstat ska vara proportionellt i förhållande till dess andel av de bidragsgivande medlemsstaternas totala BNI.

2.   Tidsplan för erläggande av bidrag ska vara enligt följande:

a)

De bidrag som är avsedda att finansiera byråns allmänna budget ska betalas av de deltagande medlemsstaterna i tre lika stora delbetalningar, senast den 15 mars, 15 juni och 15 oktober det berörda budgetåret. Byrån ska skicka brev med begäran om bidrag till de deltagande medlemsstaterna senast 60 dagar före förfallodagarna för delbetalningarna.

b)	När en ändringsbudget antas ska de nödvändiga bidragen betalas av de deltagande medlemsstaterna inom 60 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.

c)	Varje medlemsstat ska erlägga de bankavgifter som avser betalningen av dess egna bidrag.

d)	Om den årliga budgeten inte har godkänts senast den 30 november får byrån, på begäran av en medlemsstat, utfärda en enskild preliminär begäran om bidrag från den medlemsstaten, vilket ska betalas inom 60 dagar efter det att begäran om bidrag avsänts.

När en betalning görs inom tidsfristen och mottas av byrån senast 10 dagar efter det att tidsfristen löpt ut ska ingen ränta i enlighet med artikel 29.3 betalas till byrån. När betalningen är mer än 10 dagar försenad ska ränta tas ut för hela dröjsmålsperioden.

Artikel 31

Verkställande av utgifterna

1.   För att verkställa utgifter ska utanordnaren göra budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollera och godkänna utgifter samt vidta de förberedelser som krävs för användning av anslag.

2.   Ett budgetmässigt åtagande ska bestå i att avdela de anslag som är nödvändiga för att täcka senare betalningar för att uppfylla rättsliga åtaganden. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller konstaterar en förpliktelse som ger upphov till en utgift. Budgetmässiga och rättsliga åtaganden ska ingås av samma utanordnare, utom i vederbörligen motiverade fall.

Budgetmässiga åtaganden ska ingå i någon av följande kategorier:

a)	Enskilt: budgetåtagandet är enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är kända.

b)	Övergripande: budgetåtagandet är övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera det enskilda åtagandet fortfarande saknas.

c)	Preliminärt: budgetåtagandet är preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.

Budgetmässiga åtaganden för åtgärder som sträcker sig över mer än ett budgetår får delas upp över flera år i årliga delåtaganden endast om detta är tillåtet enligt grundrättsakten eller om det gäller de administrativa utgifterna.

3.   Varje utgift ska vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.

Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken utanordnaren

a)	kontrollerar att borgenärens anspråk existerar,

b)	kontrollerar fordringens riktighet och belopp,

c)	kontrollerar de villkor enligt vilka betalningen ska göras.

Godkännande av utgifter är den handling genom vilken utanordnaren, efter att ha kontrollerat att anslagen finns tillgängliga, uppmanar räkenskapsföraren att betala de godkända utgifterna.

4.   För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar byråns budget ska utanordnaren ingå ett budgetåtagande innan han eller hon ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.

5.   År ett i byråns treåriga planeringsram ska omfatta styrelsens godkännande av byråns driftsutgifter för den verksamhet som den bedriver, förutsatt att kriterierna i denna punkt är entydigt uppfyllda.

Planeringsramen ska omfatta detaljerade mål och förväntade resultat. Den ska också innehålla en beskrivning av de åtgärder som ska finansieras samt en indikation om det belopp som avdelas för varje åtgärd.

Varje materiell ändring av år ett i byråns treåriga planeringsram ska antas genom samma förfarande som den ursprungliga planeringsramen.

Styrelsen får delegera befogenheten att göra icke materiella ändringar av planeringsramen till byråns utanordnare.

Artikel 32

Tidsfrister

Betalningen av utgifterna ska genomföras inom den tidsfrist som anges i, och i enlighet med artikel 92 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och artikel 111 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.

KAPITEL 5

Genomförandet av budgeten

Artikel 33

Offentlig upphandling

1.   Vad gäller offentlig upphandling ska avdelning V i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 tillämpas, om inte annat följer av punkterna 2 och 3 i denna artikel.

2.   För kontrakt som är värda mellan 60 000 EUR och de trösklar som är fastställda i artikel 118 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 får det förfarande tillämpas som anges i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 för kontrakt med lågt värde som inte överstiger 60 000 EUR.

3.   Byrån får ingå kontrakt om leverans av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten utan att genomföra något offentligt upphandlingsförfarande, om den andra kontraktsparten är kommissionen, någon av de interinstitutionella byråerna, Översättningscentrum för Europeiska unionens organ som inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 (7) eller andra unionsorgan.

Artikel 34

Gemensam upphandling

1.   Byrån kan begära att få delta som upphandlande myndighet i upphandlingsförfaranden som genomförs av kommissionen eller interinstitutionellt och vid tilldelning av kontrakt som sköts av andra unionsorgan eller -byråer.

2.   Inom ramen för verksamhet som sker i samarbete med medlemsstaterna, t.ex. sådan verksamhet som avses i kapitel IV i beslut (Gusp) 2015/1835, får byrån använda gemensamma upphandlingsförfaranden.

3.   Vid ett gemensamt upphandlingsförfarande mellan en institution och den upphandlande myndigheten i en eller flera medlemsstater ska de förfarandebestämmelser som är tillämpliga på byrån tillämpas.

När den andel av kontraktets totala uppskattade värde som tillhör eller förvaltas av den upphandlande myndigheten i en eller flera medlemsstater är lika med eller större än 50 %, eller i andra vederbörligen motiverade fall, ska förfarandebestämmelserna i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (8), Europaparlamentets och rådets direktiv 2009/81/EG (9), eller varje annan unionsrättsakt som kan vara tillämplig med hänsyn till det aktuella syftet tillämpas.

4.   Byrån får i syfte att täcka sina administrativa behov genomföra upphandlingsförfaranden gemensamt med upphandlande myndigheter i värdmedlemsstaten. I sådana fall ska artikel 133 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 gälla med nödvändiga ändringar.

Artikel 35

Experter

För urvalet av experter får byrån tillämpa bestämmelserna i artikel 287 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012, med förbehåll för eventuella specifika förfaranden som fastställs i den grundläggande akten för det program vars genomförande anförtrotts byrån. Sådana experter ska betalas med ett fast belopp som meddelas i förväg och ska väljas ut på grundval av sitt yrkeskunnande.

Externa experter ska väljas ut på grundval av kompetens, erfarenhet och kunskaper som är relevanta för de uppgifter de ska utföra och i enlighet med principerna om icke-diskriminering, likabehandling och frånvaro av intressekonflikt.

Artikel 36

Bidrag

Vad gäller bidrag ska avdelning VI i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 tillämpas, med förbehåll för eventuella särskilda bestämmelser i grundrättsakten.

Artikel 37

Priser till följd av tävlingar

1.   Vad gäller priser till följd av tävlingar ska avdelning VII i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 tillämpas, om inte annat följer av punkt 2 i denna artikel.

2.   Tävlingar med priser till ett enhetsvärde av 10 000 EUR eller mer får bara offentliggöras om de förekommer i byråns planeringsram.

Artikel 38

Angivande av möjligheter till omprövning

1.   Om en utanordnares förfarandeakt får negativa konsekvenser för en sökandes eller anbudsgivares, mottagares eller kontraktsparts rättigheter, ska det i akten anges vilka administrativa och/eller juridiska möjligheter till prövning som är tillgängliga för att bestrida denna akt.

2.   I akten ska särskilt anges prövningens karaktär, det eller de organ som svarar för prövningen samt tidsfristerna för denna.

KAPITEL 6

Redovisning

Artikel 39

Redovisningsregler

Byrån ska inrätta ett redovisningssystem som ger exakta, fullständiga och tillförlitliga uppgifter i god tid.

Byråns räkenskapsförare ska anta regler baserade på internationellt vedertagna redovisningsstandarder för den offentliga sektorn. Räkenskapsföraren får avvika från dessa standarder om han eller hon anser att det är nödvändigt för att ge en sann och rättvis bild av tillgångar och skulder, kostnader och intäkter samt kassaflöden. Om en räkenskapsförare i betydande grad avviker från dessa standarder, ska denna omständighet och skälen därför anges i anmärkningar till redovisningarna.

Artikel 40

Redovisningsprinciper

Redovisningarna ska innehålla relevanta, tillförlitliga och jämförbara uppgifter, inklusive uppgifter om tillämpade redovisningsprinciper, som ska presenteras på ett begripligt sätt. Redovisningarna ska utarbetas i överensstämmelse med artikel 39.

Artikel 41

Redovisningssystem

1.   Redovisningssystemet ska delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna ska upprättas i euro och löpa över ett kalenderår.

2.   I de allmänna räkenskaperna ska alla konteringar och transaktioner som påverkar byråns ekonomiska och finansiella ställning samt dess tillgångar och skulder registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.

3.   Budgeträkenskaperna ska göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av byråns budget. De ska innehålla alla inkomst- och utgiftstransaktioner i budgeten.

Artikel 42

Inventarieförteckningar

Byrån ska hålla inventarieförteckningar avseende all materiell, immateriell och finansiell egendom som utgör byråns förmögenhet, med angivande av både antal och värde. Byrån skall kontrollera att posterna i inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.

KAPITEL 7

Extern revision och bedrägeribekämpning

Artikel 43

Extern revision

1.   Styrelsen ska utse ett revisorskollegium som ska utföra den externa revisionen av byråns administrations- och driftsbudgetar, räkenskaper och redovisningar. Revisionen ska utföras i enlighet med erkända internationella revisionsnormer och, med förbehåll för styrelsens godkännande, i enlighet med ytterligare villkor.

Minst vart tredje år ska kollegiet ge styrelsen en oberoende försäkran och ett oberoende utlåtande om att byråns verksamhet har utförts i enlighet med principerna för en sund ekonomisk förvaltning. För att fullgöra den uppgiften får kollegiet begära tillfällig ytterligare personal, efter överenskommelse med styrelsen.

2.   Revisorskollegiet ska bestå av minst tre revisorer från olika deltagande medlemsstater, bistådda av personal som nomineras av kollegiet. Denna personalmedlem får stanna kvar så länge den ledamot av revisorskollegiet som nominerade honom eller henne sitter kvar på sin post.

3.   Ledamöterna i revisorskollegiet ska utnämnas för en period av tre på varandra följande revisioner. Ett rättvist rotationssystem mellan de deltagande medlemsstater som önskar sända revisorer ska säkerställas.

4.   Styrelsen ska utse revisorskollegiet bland de kandidater som föreslås av de deltagande medlemsstaterna. Kandidaterna ska helst vara ledamöter i de högsta nationella revisionsinstitutionerna i de deltagande medlemsstaterna och erbjuda tillräckliga säkerhetsgarantier och garantier för oberoende. De ska vid behov kunna stå till förfogande för att utföra uppdrag för byråns räkning. När kollegieledamöterna och deras stödpersonal utför dessa uppdrag

a)	ska de fortsatt avlönas av sitt ursprungliga revisionsorgan och ska från byrån endast få ersättning för sina kostnader i samband med tjänsteresa i överensstämmelse med byråns regler,

b)	får de begära och ta emot instruktioner endast från styrelsen; inom sitt revisionsmandat ska revisorskollegiet och dess ledamöter vara helt oberoende och ensamma ansvariga för genomförandet av den externa revisionen,

c)	ska de avlägga rapport om sitt uppdrag endast till styrelsen,

d)	ska de kontrollera att de inkomster och utgifter som byrån förvaltar har verkställts i överensstämmelse med tillämplig lagstiftning och principerna för en sund ekonomisk förvaltning.

5.   Revisorskollegiet ska varje år välja sin ordförande för det kommande budgetåret. Det ska anta tillämpliga regler för de revisioner som ledamöterna genomför i överensstämmelse med högsta internationella revisionsstandard. Revisorskollegiet ska godkänna de av ledamöterna upprättade revisionsrapporterna innan dessa överlämnas till verkställande direktören och styrelsen.

6.   Revisorerna ska se till att sekretesskyddet av informationen och skyddet av de uppgifter de får kännedom om under revisionsuppdraget respekteras i enlighet med de regler som gäller för denna information och dessa uppgifter.

7.   Revisorerna ska utan dröjsmål och utan anmälan i förväg ha tillgång till handlingar och till innehållet i all datorbaserad information om dessa inkomster och utgifter samt ha tillträde till de lokaler där dessa handlingar och datamedier förvaras. De får ta kopior. De personer som medverkar i verkställandet av byråns inkomster och utgifter ska ge verkställande direktören och de personer som ansvarar för revision av dessa utgifter den hjälp som är nödvändig för att de ska kunna utföra sina uppgifter. Utgifter i samband med revisionen ska belasta den allmänna budgeten.

8.   Styrelsen får på förslag från verkställande direktören eller någon av medlemsstaterna från fall till fall besluta att använda andra externa organ för särskilda granskningar i samordning med uppdraget för revisorskollegiet.

9.   Om så sker i överensstämmelse med byråns regler, i synnerhet uppgiftsskyddsregler, och utan att det inkräktar på de andra deltagande medlemsstaterna eller revisorskollegiets ansvar, kan de deltagande medlemsstaternas nationella revisionsmyndigheter i särskilda fall – på egen bekostnad och med styrelsens samtycke – få tillgång till sådana uppgifter och få inspektera sådana handlingar som de bedömer som nödvändiga för revisionen av sin respektive nationella del eller för att kunna rapportera till regering och parlament.

Artikel 44

Årlig revision och beviljande av ansvarsfrihet för byråns budget

1.   Verkställande direktören ska, senast den 31 mars året efter budgetårets slut, för granskning och yttrande förelägga revisorskollegiet ett utkast till byråns årsredovisning enligt vad som avses i artikel 19.

2.   Revisorskollegiet ska senast den 30 juni året efter budgetårets slut förelägga verkställande direktören sin årliga revisionsrapport med revisorskollegiets yttrande och iakttagelser om det utkast till årsredovisning som avses i punkt 1.

3.   Senast den 15 juli året efter budgetårets slut ska verkställande direktören förelägga styrelsen den slutliga granskade årsredovisningen samt revisionsberättelsen, åtföljda av byråns svar.

4.   Senast den 30 oktober året efter budgetårets slut ska styrelsen godkänna den granskade årsredovisningen och bevilja ansvarsfrihet för verkställande direktören och räkenskapsföraren för det berörda budgetåret.

5.   När styrelsen har godkänt den granskade årsredovisningen ska den offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.

6.   De samlade räkenskaperna och inventariet ska bevaras av räkenskapsföraren under fem år från den dag då motsvarande ansvarsfrihet beviljades.

Artikel 45

Olaf

1.   Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) får göra utredningar, däribland kontroller på platsen och inspektioner, i enlighet med bestämmelserna och förfarandena i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (10) och rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 (11) i syfte att fastställa om det har förekommit bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar byråns ekonomiska intressen i samband med bidrag eller kontrakt som finansierats av byrån.

2.   Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 1, ska byråns kontrakt, överenskommelser och beslut innehålla bestämmelser som uttryckligen ger revisionskollegiet och Olaf rätt att genomföra revisioner och undersökningar enligt deras respektive befogenheter.

AVDELNING IV

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR EXTRAINKOMSTER

Artikel 46

Extrainkomster

1.   Inom ramen för sitt uppdrag i enlighet med artikel 2 i beslut (Gusp) 2015/1835, får byrån ta emot extrainkomster för ett särskilt ändamål

a)	från unionens allmänna budget från fall till fall, i full enlighet med de regler, förfaranden och beslutsprocesser som är tillämpliga,

b)	från medlemsstater, tredjeländer eller andra tredje parter, såvida inte styrelsen beslutar något annat inom en månad från mottagandet av sådan information från byrån.

2.   De inkomster som avses i punkt 1 får endast användas för det särskilda ändamål som de är avsedda för.

3.   Ytterligare administrativa kostnader för förvaltningen av extrainkomsterna ska, i relevanta fall, täckas av budgeten för själva extrainkomsterna.

4.   Bestämmelserna i kapitlen 2–7 i avdelning III är tillämpliga på extrainkomster såvida det inte i det relevanta avtalet/avtalen föreskrivs andra regler, vilka hursomhelst ska överensstämma med budgetprinciperna i avdelning II.

5.   Eventuella budgetöverskott till följd av extrainkomster vid genomförandeperiodens slut ska betraktas som ett tillgodohavande för de enheter som bidragit därtill och återbetalas till dem. De kan också användas för andra särskilda ändamål enligt vad som fastställts i det relevanta avtalet/avtalen, såvida inte styrelsen beslutar något annat inom en månad från mottagandet av sådan information från byrån, enligt den berörda enhetens förslag.

6.   Räkenskapsföraren ska vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att användningen av extrainkomsterna och av de motsvarande anslagen övervakas separat. Bidrag som härrör från extrainkomster ska därför redovisas separat och användas för det specifika ändamål som de är avsedda för. Av öppenhetsskäl kommer de också att placeras på separata bankkonton. De kommer dessutom att visas separat i byråns rapport om budgetens genomförande enligt artikel 21.

AVDELNING V

SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR BUDGETAR FÖR AD HOC-VERKSAMHET

Artikel 47

Byråns förvaltning av budgetar för ad hoc-verksamhet

1.   Styrelsen får, på förslag av verkställande direktören eller en medlemsstat, besluta att medlemsstaterna får anförtro byrån den administrativa och finansiella förvaltningen av viss verksamhet inom dess ansvarsområde i enlighet med kapitel IV i beslut (Gusp) 2015/1835.

2.   Styrelsen får, i samband med byråns ad hoc-projekt och ad hoc-program, bemyndiga byrån att, på de villkor som anges i bestämmelserna för verksamheten i fråga, ingå avtal och bidragsöverenskommelser och, med beaktande av medlemsstaternas budgetbegränsningar, i förväg samla in nödvändiga bidrag från dessa medlemsstater, för fullgörandet av sådana avtal och bidragsöverenskommelser.

3.   Bestämmelserna i kapitlen 2–7 i avdelning III i detta beslut ska tillämpas på ad hoc-verksamhet som fastställts i enlighet med artikel 19 eller 20 i beslut (Gusp) 2015/1835, såvida det inte i den grundläggande akten/akterna för programmet eller projektet föreskrivs andra regler, vilka hursomhelst ska överensstämma med budgetprinciperna i avdelning II i det här beslutet.

4.   Eventuella budgetöverskott till följd av ad hoc-projekt eller ad hoc-program ska betraktas som ett tillgodohavande för de deltagande medlemsstaterna och eventuella andra enheter som har bidragit därtill och återbetalas till dem vid genomförandeperiodens slut eller användas för andra särskilda ändamål enligt vad som fastställts i det relevanta avtalet/avtalen eller beslutats av den berörda medlemsstaten eller enheten.

AVDELNING VI

SLUTBESTÄMMELSER

Artikel 48

Ändringar

Alla hänvisningar till förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska även tolkas med hänsyn tagen till ändringarna av denna.

Artikel 49

Upphävande av beslut 2007/643/Gusp

Beslut 2007/643/Gusp ska upphöra att gälla.

Artikel 50

Ikraftträdande

Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.

---

(1)  EUT L 266, 13.10.2015, s. 55.

(2)  EUT L 269, 12.10.2007, s. 1.

(3)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).

(4)  Rådets beslut (EU) 2016/1351 av den 4 augusti 2016 om tjänsteföreskrifterna för anställda vid Europeiska försvarsbyrån och upphävande av beslut 2004/676/EG (se sidan 1 i detta nummer av EUT).

(5)  Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (EUT L 362, 31.12.2012, s. 1).

(6)  Rådets beslut 2007/436/EG, Euratom av den 7 juni 2007 om systemet för Europeiska gemenskapernas egna medel (EUT L 163, 23.6.2007, s. 17).

(7)  Rådets förordning (EG) nr 2965/94 av den 28 november 1994 om upprättande av ett översättningscentrum för Europeiska unionens organ (EGT L 314, 7.12.1994, s. 1).

(8)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG (EUT L 94, 28.3.2014, s. 65).

(9)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2009/81/EG av den 13 juli 2009 om samordning av förfarandena vid tilldelning av vissa kontrakt för byggentreprenader, varor och tjänster av upphandlande myndigheter och enheter på försvars- och säkerhetsområdet och om ändring av direktiven 2004/17/EG och 2004/18/EG (EUT L 216, 20.8.2009, s. 76).

(10)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 (EUT L 248, 18.9.2013, s. 1).

(11)  Rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om de kontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter (EGT L 292, 15.11.1996, s. 2).

---