a)

Punkt 1 ska ersättas med följande:

”1.   Varje institution med undantag av Europeiska unionens domstol (domstolen) och Europeiska centralbanken (ECB) ska vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens deponera de handlingar som ingår i dess historiska arkiv och som i enlighet med bestämmelserna i denna förordning har gjorts tillgängliga för allmänheten. Deponeringen ska ske i enlighet med bilagan.

Utan hinder av vad som sägs i första stycket får de deponerande institutionerna av rättsliga eller administrativa skäl undanta vissa originalhandlingar från deponeringen av handlingar vid Europeiska universitetsinstitutet. De ska i så fall deponera en mikroformskopia eller digital kopia av sådana handlingar.”

b)

Följande punkter ska läggas till:

”3.   Domstolen och ECB får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis.

4.   De deponerande institutionerna behåller äganderätten till sina arkiv och är ensamma ansvariga för sammanställningen av de handlingar och filer som deponeras vid eller på annat sätt görs tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet.

5.   Deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet ska inte påverka arkivens okränkbarhet enligt artikel 2 i protokollet nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier, som är fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.

6.   Europeiska universitetsinstitutet ska sörja för att de deponerade arkiven bevaras och skyddas. Bevarandet och skyddet ska stå i överensstämmelse med internationellt vedertagna normer för fysiskt skydd av arkiv och ska åtminstone uppfylla de tekniska regler och säkerhetsregler som gäller för bevarande och handhavande av offentliga arkiv i Italien. Med tanke på detta ska de deponerade handlingarna bevaras i specialbyggda förvaringsrum.

7.   Europeiska universitetsinstitutet ska ensamt ansvara för personalen som handhar unionens historiska arkiv deponerade vid Europeiska universitetsinstitutet. Europeiska universitetsinstitutet ska se till att personal som har avdelats för att handha de historiska arkiven uppfyller kraven på yrkeskvalifikationer inom detta område.

8.   Varje deponerande institution har rätt att erhålla information från Europeiska universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra inspektioner av sina arkiv.

9.   Europeiska universitetsinstitutet ska göra de historiska arkiv som deponeras vid institutet enligt punkterna 1 och 3 tillgängliga för allmänheten. Institutionerna får också göra en kopia av sina historiska arkiv tillgänglig för allmänheten.

10.   Kostnaderna för handhavandet av unionens historiska arkiv ska finansieras med bidrag från alla deponerande institutioner till den berörda budgetposten, inom gränserna för de årliga anslagen som gjorts tillgängliga av budgetmyndigheten i överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (5). Sådana finansiella bidrag ska inte täcka kostnader som hänför sig till tillhandahållandet och anpassningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser arkiven respektive personalen.

Storleken på de bidrag som avses i första stycket ska vara proportionerliga till storleken på de deponerande institutionernas respektive tjänsteförteckning. Varje bidrag ska räknas om när nya institutioner börjar deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet eller åtminstone vart femte år.

11.   Institutet ska agera som registerförare i den mening som avses i artikel 2 i förordning (EG) nr 45/2001, på instruktioner från de deponerande institutionerna. Europeiska universitetsinstitutet ska behandla personuppgifter i institutionernas historiska arkiv i enlighet med skyddsåtgärderna i den förordningen.

12.   Europeiska datatillsynsmannen ska fortsatt ha befogenhet att övervaka institutionernas behandling av personuppgifter i de historiska arkiv som deponerats vid Europeiska universitetsinstitutet.

a)

Punkt 1 ska ersättas med följande:

”1.   Varje institution ska anta interna regler om tillämpningen av denna förordning. Dessa regler ska omfatta regler om bevarande och offentliggörande av historiska arkiv och om skydd av personuppgifter i dem. Institutionerna ska i möjligaste mån göra sina arkiv tillgängliga för allmänheten med hjälp av elektroniska medel, inbegripet digitaliserade arkiv och ursprungsdigitala arkiv, och underlätta studier av arkiven på internet. De ska bevara handlingar som föreligger i format som tillgodoser särskilda behov (såsom blindskrift, stor text eller ljudupptagningar).”

b)

Följande punkt ska läggas till:

”3.   Kommissionen ska för de deponerande institutionernas räkning ingå ett ramavtal om partnerskap med Europeiska universitetsinstitutet. Det ramavtalet om partnerskap ska inbegripa detaljerade bestämmelser om Europeiska universitetsinstitutet och institutionernas inbördes roller och ansvar för handhavandet av unionens historiska arkiv, inbegripet deras deponering, bevarande, tillgänglighet och spridning av information.”