31983R0354

RÅDETS FÖRORDNING (EEG, EURATOM) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska ekonomiska gemenskapen, särskilt artikel 235 i detta,

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 203 i detta,

med beaktande av kommissionens förslag(),

med beaktande av Europaparlamentets yttrande(), och

med beaktande av följande:

Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens institutioner har inom ramen för sin verksamhet skapat omfattande dokumentsamlingar. Dessa arkiv utgör egendom som tillhör de nämnda gemenskaperna, vilka båda är juridiska personer.

Det är allmän praxis, både i medlemsstaterna och i internationella organisationer, att göra arkiv tillgängliga för allmänheten efter ett antal år. Gemensamma regler om öppnandet för allmänheten av Europeiska gemenskapernas historiska arkiv bör fastställas.

En del av handlingarna från Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens institutioner bevaras rent fysiskt i medlemsstaternas arkiv. Medlemsstaterna tillämpar skilda regler för att bestämma när och på vilka villkor deras arkiv kan göras tillgängliga för allmänheten. Det bör förhindras att sekretessbelagda handlingar från gemenskapens institutioner blir tillgängliga för allmänheten genom nationella arkiv på mindre strikta villkor än dem som föreskrivs i denna förordning.

Utnyttjande och kritisk analys av gemenskapens arkiv är inte bara av värde för historisk forskning i allmänhet utan kan samtidigt underlätta verksamheten för de organ som deltar i gemenskapens angelägenheter och därigenom bidra till att gemenskapernas syften bättre uppnås.

Fördragen innehåller inte några särskilda befogenheter som avser införandet av gemensamma regler på detta område.

Det är lämpligt att begränsa sig till att fastställa vissa väsentliga principer och att överlåta till varje gemenskapsinstitution att själv anta de regler som krävs för att internt genomföra dessa principer.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

1. Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens institutioner, nedan kallade institutionerna, skall inrätta historiska arkiv och öppna dem för allmänheten på de villkor som föreskrivs i denna förordning sedan 30 år förflutit från tidpunkten för tillkomsten av handlingen. Vid tillämpning av denna förordning skall Ekonomiska och sociala kommittén och revisionsrätten behandlas på samma sätt som de institutioner som avses i artikel 4.1 i Fördraget om upprättandet av Europeiska ekonomiska gemenskapen och artikel 3.1 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen.

2. I denna förordning avses med

a) Europeiska gemenskapernas arkiv: alla handlingar av alla slag och oavsett materiell form som i tjänsten framställts eller mottagits av någon av institutionerna eller deras företrädare eller tjänstemän och som angår verksamhet inom ramen för Europeiska ekonomiska gemenskapen eller Europeiska atomenergigemenskapen (nedan kallade Europeiska gemenskaperna).

b) historiska arkiv: den del av Europeiska gemenskapernas arkiv som har utvalts för att ständigt bevaras på de villkor som fastställs i artikel 7 i denna förordning.

3. Alla handlingar som var fritt tillgängliga före utgången av den tidsperiod som föreskrivs i punkt 1 skall utan inskränkning fortsätta att vara tillgängliga för allmänheten.

4. Efter utgången av den 30-årsperiod som föreskrivs i punkt 1 skall tillträde till de historiska arkiven ges var och en som ansöker om det och som godtar att följa de interna regler som varje institution fastställer i detta syfte.

5. De historiska arkiven skall vara tillgängliga i form av kopior. Institutionerna får dock lämna tillgång till originalhandlingarna om användaren gör gällande ett särskilt intresse som är vederbörligen styrkt.

Artikel 2

Denna förordning skall inte tillämpas på Europeiska gemenskapernas personalakter eller på handlingar med uppgifter om en bestämd persons privatliv eller yrkesliv.

Artikel 3

1. Allmänheten skall inte ha tillgång till:

a) Handlingar som har sekretessbelagts enligt artikel 10 i rådets förordning nr 3 av den 31 juli 1958 om tillämpning av artikel 24 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen(), om inte sekretessen har hävts.

b) Avtal som ingåtts av eller förelagts Euratoms försörjningsbyrå enligt kapitel 6 i Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen.

c) Handlingar i ärenden som överlämnats till Europeiska gemenskapernas domstol för prövning.

2. Allmänheten skall inte ha tillgång till handlingar som enligt en institutions föreskrifter och praxis betraktas som förtroliga eller hänförts till någon strängare sekretessgrad, om inte sekretessen har hävts enligt artikel 5.

Artikel 4

1. Handlingar som då de kom till en institutions kännedom var sekretessbelagda eller utgjorde företagshemligheter skall vara tillgängliga för allmänheten efter utgången av 30-årsperioden, endast om den institution som innehar handlingarna i förväg har informerat den berörda personen eller företaget om sin avsikt att göra handlingarna tillgängliga för allmänheten och personen eller företaget inte har invänt mot det inom den tid som skall fastställas i de tillämpningsföreskrifter som avses i artikel 9.

2. Punkt 1 skall även tillämpas på handlingar som upprättas av en institution och som innehåller sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter som utgör företagshemligheter.

Artikel 5

1. För att säkerställa iakttagandet av den 30-årsregel som föreskrivs i artikel 1.1 skall varje institution, i god tid och senast under det 25:e året efter tidpunkten för handlingens tillkomst, granska alla handlingar som betraktas som förtroliga eller hänförts till någon strängare sekretessgrad för att avgöra om sekretessen skall hävas. Handlingar för vilka sekretessen inte hävts vid en sådan första granskning skall regelbundet och minst vart femte år granskas på nytt.

2. I fråga om handlingar som mottas från en medlemsstat eller en annan institution skall institutionerna iaktta den sekretess som medlemsstaten eller den andra institutionen har fastställt. För att säkerställa ett så omfattande tillträde som möjligt till Europeiska gemenskapernas arkiv kan medlemsstaterna och institutionerna dock avtala om förfaranden enligt vilka sekretessen i fråga om dessa handlingar kan hävas på grundval av i samförstånd fastställda kriterier.

Artikel 6

1. Medlemsstaterna skall avstå från att på mindre stränga villkor än dem som föreskrivs i artiklarna 1 5 ge allmänheten tillgång till sådana i medlemsstaternas offentliga arkiv befintliga handlingar som härrör från institutionerna, och som är sekretessbelagda om sekretessen inte har hävts.

2. Punkt 1 skall även tillämpas på handlingar från medlemsstaterna som helt eller delvis återger innehållet i sådana handlingar som avses i punkt 1.

Artikel 7

Senast 15 år efter handlingarnas tillkomst skall varje institution föra över i dess arkiv befintliga handlingar till historiska arkiv. På grundval av de kriterier som varje institution skall fastställa enligt artikel 9, skall dessa handlingar därefter sorteras i syfte att skilja de handlingar som bör bevaras från dem som saknar administrativt och historiskt värde.

Artikel 8

1. Varje institution får förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser mest lämplig.

2. Varje institution skall på begäran förse medlemsstaterna och de övriga institutionerna med en fullständig uppsättning mikrofiche av sina historiska arkiv, i den utsträckning allmänheten har tillträde till dessa arkiv samt förutsatt att den berörda medlemsstaten inte är den i vilken institutionen är belägen och att de berörda institutionerna inte är belägna i en och samma medlemsstat.

Artikel 9

Varje institution får internt anta närmare föreskrifter om tillämpningen av denna förordning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 1 februari 1983.

På rådets vägnar

O. SCHLECHT

Ordförande

() EGT nr C 132, 2.6.1981, s. 6.

() EGT nr C 327, 14.12.1981, s. 45.

() EGT nr 17, 6.10.1958, s. 406/58.