BILAGA

Arbetsordning för underkommittén för tullfrågor EU–Moldavien

Artikel 1

Allmänna bestämmelser

1.   Den underkommitté för tullfrågor som inrättats i enlighet med artikel 200.1 i associeringsavtalet mellan Europeiska unionen och Europeiska atomenergigemenskapen och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Moldavien, å andra sidan (nedan kallat avtalet) ska fullgöra sina funktioner i enlighet med artikel 200.2 och 200.3 i avtalet.

2.   Underkommittén för tullfrågor ska bestå av företrädare för Europeiska kommissionen och för Republiken Moldavien (nedan kallat Moldavien) med ansvar för tullar och tullrelaterade frågor.

3.   En företrädare för Europeiska kommissionen eller Moldavien med ansvar för tullar och tullrelaterade frågor ska fungera som ordförande i enlighet med artikel 2.

4.   Parterna i arbetsordningen ska definieras på det sätt som fastställs i artikel 461 i avtalet.

Artikel 2

Ordförandeskap

Parterna ska turas om att inneha ordförandeskapet i underkommittén för tullfrågor under tolv månader i taget. Den första perioden ska löpa från och med dagen för associeringsrådets första möte till och med den 31 december samma år.

Artikel 3

Möten

1.   Om inte parterna enas om annat ska underkommittén för tullfrågor sammanträda en gång per år eller på begäran av endera parten.

2.   Varje möte i underkommittén för tullfrågor ska sammankallas av dess ordförande och hållas på en plats och en dag som parterna kommer överens om. Kallelsen till mötet ska sändas ut av underkommitténs ordförande senast 28 kalenderdagar före mötet, om inte parterna kommer överens om något annat.

3.   Mötena i underkommittén för tullfrågor får hållas med hjälp av överenskomna tekniska hjälpmedel, såsom video- eller telefonkonferens.

4.   Underkommittén för tullfrågor får behandla frågor per korrespondens mellan sammanträdena.

Artikel 4

Delegationer

Före varje möte ska parterna, av sekretariatet för underkommittén för tullfrågor, underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegationer som kommer att närvara.

Artikel 5

Sekretariat

1.   En tjänsteman från Europeiska kommissionen och en tjänsteman från Moldavien med ansvar för tullar och tullrelaterade frågor ska gemensamt fungera som sekreterare för underkommittén för tullfrågor och ska gemensamt utföra sekretariatsuppgifterna i en anda av ömsesidigt förtroende och samarbete.

2.   Sekretariatet för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor i enlighet med artikel 438.4 i avtalet (nedan kallad associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor) ska underrättas om alla beslut, yttranden, rekommendationer, rapporter och andra överenskomna åtgärder som underkommittén för tullfrågor vidtar.

Artikel 6

Korrespondens

1.   Korrespondens adresserad till underkommittén för tullfrågor ska sändas till endera partens sekreterare, som ska informera den andra partens sekreterare.

2.   Sekretariatet för underkommittén för tullfrågor ska se till att korrespondens adresserad till underkommittén för tullfrågor sänds till underkommitténs ordförande och, om så är lämpligt, sprids som handlingar enligt artikel 7.

3.   Korrespondens från ordföranden ska sändas till parterna av sekretariatet på ordförandens vägnar. Sådan korrespondens ska, om så är lämpligt, spridas i enlighet med artikel 7.

Artikel 7

Handlingar

1.   Handlingar ska spridas av sekreterarna för underkommittén för tullfrågor.

2.   En part ska sända sina handlingar till sin sekreterare. Sekreteraren ska sända dessa handlingar till den andra partens sekreterare.

3.   Unionens sekreterare ska sända handlingarna till de berörda företrädarna för unionen och systematiskt sända en kopia av sådan korrespondens till Moldaviens sekreterare. Unionens sekreterare ska sända en kopia av de slutgiltiga handlingarna till sekreterarna i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

4.   Moldaviens sekreterare ska sända handlingarna till de berörda företrädarna för Moldavien och systematiskt sända en kopia av sådan korrespondens till unionens sekreterare. Moldaviens sekreterare ska sända en kopia av de slutgiltiga handlingarna till sekreterarna i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

Artikel 8

Konfidentialitet

Om parterna inte beslutar annat ska mötena i underkommittén för tullfrågor inte vara offentliga. Om en part överlämnar information som anges vara konfidentiell till underkommittén för tullfrågor, ska den andra parten behandla informationen som sådan.

Artikel 9

Dagordning för mötena

1.   En preliminär dagordning för varje möte ska på grundval av förslag från parterna upprättas av sekretariatet för underkommittén för tullfrågor. Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som någon av parterna senast 21 kalenderdagar före mötesdagen begärt att sekretariatet för upp på dagordningen, och som styrks av relevanta handlingar.

2.   Den preliminära dagordningen ska, tillsammans med relevanta handlingar, sändas ut i enlighet med artikel 7 senast 15 kalenderdagar innan mötet inleds.

3.   Dagordningen ska antas av underkommittén för tullfrågor i början av varje möte. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

4.   Ordföranden för underkommittén för tullfrågor får, efter överenskommelse med den andra parten, då och då bjuda in företrädare för andra organ inom parterna eller oberoende experter på ett område till möten för att informera om särskilda frågor. Parterna ska se till att dessa observatörer eller experter respekterar eventuella konfidentialitetskrav.

5.   Ordföranden för underkommittén för tullfrågor får i samråd med parterna förkorta tidsfristerna i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till särskilda omständigheter.

Artikel 10

Protokoll och operativa slutsatser

1.   Utkast till protokoll och operativa slutsatser från varje möte ska upprättas av sekreteraren i underkommittén för tullfrågor hos den part som är ordförande för underkommittén för tullfrågor.

2.   Utkastet till protokoll och de operativa slutsatserna ska föreläggas underkommittén för tullfrågor för godkännande. Utkastet till protokoll ska godkännas senast 28 kalenderdagar efter mötet i underkommittén för tullfrågor. En kopia ska översändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 7.

Artikel 11

Beslut och rekommendationer

1.   Underkommittén för tullfrågor ska ha befogenhet att anta praktiska arrangemang, åtgärder, beslut och rekommendationer i enlighet med artikel 200 i avtalet. Dessa praktiska arrangemang, åtgärder, beslut och rekommendationer ska antas i samförstånd av parterna efter att de respektive interna antagningsförfarandena har slutförts. Besluten ska vara bindande för parterna, som ska vidta lämpliga åtgärder för att genomföra dem.

2.   Varje beslut eller rekommendation ska undertecknas av ordföranden för underkommittén för tullfrågor och bestyrkas av sekreterarna för underkommittén för tullfrågor. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 3 ska ordföranden underteckna dessa handlingar under det möte då beslutet eller rekommendationen i fråga antas.

3.   Underkommittén för tullfrågor får fatta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande efter att de respektive interna antagningsförfarandena har slutförts, om parterna är överens om detta. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan sekreterarna, som ska handla i samförstånd med parterna. Förslaget ska översändas i enlighet med artikel 7, varvid det ska anges en tidsfrist på minst 21 kalenderdagar inom vilken eventuella reservationer eller ändringar ska meddelas. Ordföranden får förkorta tidsfristerna för att ta hänsyn till särskilda omständigheter, i samråd med parterna. När man enats om texten ska beslutet eller rekommendationen undertecknas av ordföranden och bestyrkas av sekreterarna.

4.   De akter som underkommittén för tullfrågor utfärdar ska benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation”. Varje beslut ska träda i kraft samma dag som det antas om inte annat anges i beslutet.

5.   Besluten och rekommendationerna ska sändas till parterna.

6.   Varje part får besluta att offentliggöra beslut och rekommendationer från underkommittén för tullfrågor i sina respektive officiella kungörelseorgan.

Artikel 12

Rapporter

Underkommittén för tullfrågor ska rapportera till associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor vid varje ordinarie årsmöte i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

Artikel 13

Språk

1.   Arbetsspråken i underkommittén för tullfrågor ska vara engelska och rumänska.

2.   Om inget annat beslutas ska underkommittén för tullfrågor grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.

Artikel 14

Kostnader

1.   Vardera parten ska stå för de kostnader som parten ådrar sig för sitt deltagande i mötena i underkommittén för tullfrågor, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som utgifter för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument.

3.   Kostnader i samband med tolkning vid möten och översättning av handlingar till eller från engelska och rumänska i enlighet med vad som avses i artikel 13.1 ska bäras av den part som är värd för mötet.

Översättning och tolkning till eller från övriga språk ska bekostas direkt av den part som begärt detta.

Artikel 15

Ändring av arbetsordningen

Denna arbetsordning får ändras genom ett beslut av underkommittén för tullfrågor i enlighet med artikel 200.3 e i avtalet.