Förvaltning av Europeiska kommissionens register och arkiv

 

SAMMANFATTNING AV FÖLJANDE DOKUMENT:

Beslut (EU) 2021/2121 om registerhantering och arkiv

VILKET SYFTE HAR BESLUTET?

I beslutet fastställs regler för bevarande av de handlingar som används i Europeiska kommissionens verksamhet och dagliga arbete. Beslutet gäller alla sådana handlingar, oavsett utformning, medium, ålder eller plats, och innehåller regler för hur man ska

• förvalta register och arkiv,
• bevara arkiven och öppna dem för allmänheten,
• deponera historiska arkiv hos Europeiska unionens (EU:s) historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet (EUI) i Florens.

Reglerna är utformade för att underlätta informationsutbyte, bevisa vidtagna åtgärder, uppfylla rättsliga skyldigheter och bevara minnet av kommissionens arbete.

VIKTIGA PUNKTER

Registerposter

En registerpost består av information som mottagits och skapats i form av en handling, en samling uppgifter eller information i annan form, som samlas in i ett officiellt arkiv och förvaltas och underhålls som bevis och som en tillgång. Informationen kan vara i antingen digitalt eller analogt format. Enligt reglerna måste registerposter

• analyseras för att avgöra vilket elektroniskt system som ska användas och i vilket officiellt arkivsystem de ska bevaras,
• skapas enligt de krav som fastställts för den relevanta typen av registerposter,
• systematiskt skapas i elektroniskt format, med vissa undantag, eller digitaliseras om de ursprungligen var i analogt format,
• förvaras i officiella elektroniska arkiv.

Insamling och registrering

Kommissionens avdelningar måste regelbundet se över vilka typer av information som skapas eller tas emot för att avgöra vilka av dessa som ska samlas in i ett officiellt elektroniskt arkiv.

• Insamlade registerposter får inte ändras. Däremot får de tas bort eller ersättas med senare versioner fram till dess att den akt de tillhör har avslutats.
• Handlingar måste registreras om de innehåller viktig information som inte bara gäller under en kort tid eller om de kan innebära att det krävs åtgärder eller uppföljning.

Rättsverkan av elektroniska underskrifter, stämplar, tidsstämplar och tjänster för rekommenderad leverans

• En elektronisk underskrift anses vara rättsligt likvärdig med en handskriven underskrift.
• En elektronisk stämpel förutsätts visa att uppgifter är riktiga och har korrekt ursprung.
• En elektronisk tidsstämpling förutsätts ange korrekt datum och tid och att uppgifterna är riktiga.
• Uppgifter som överförs med hjälp av en elektronisk tjänst för rekommenderad leverans förutsätts vara riktiga. Även uppgifter om adressaten och om datum och tid för avsändande och mottagande förutsätts vara riktiga.

Handlingars giltighet och tillåtlighet

En handling anses giltig eller tillåtlig om den uppfyller följande krav:

• Den person som handlingen kommer från är identifierad.
• Handlingen är upprättad i ett tillförlitligt sammanhang och uppfyller villkor som garanterar dess riktighet.
• Handlingen uppfyller kraven i tillämplig EU-lagstiftning eller nationell lagstiftning.
• Om handlingen är i elektroniskt format ska den ha skapats på ett sätt som garanterar att dess innehåll och tillhörande metadata* är riktiga, tillförlitliga och användbara.

Informationsutbyte

• Uppgifter och information ska göras tillgängliga och delas i så stor utsträckning som möjligt inom kommissionen, såvida inte åtkomsten begränsas av rättsliga skäl.
• Generaldirektorat och motsvarande avdelningar ska göra akter så allmänt tillgängliga som möjligt med hänsyn till hur känsligt innehållet är.

Lagring och bevarande

Följande regler gäller för lagring och bevarande:

• Registerposter ska lagras i den form de skapades, skickades eller mottogs eller i en form som bevarar äktheten, tillförlitligheten och riktigheten hos innehållet.
• Innehållet ska under hela lagringsperioden kunna läsas av alla som är behöriga att få tillgång till det.
• Registerposters ursprung eller destination samt datum och tidpunkt för insamling eller registrering av elektroniska dokument måste framgå av tillhörande metadata.

Arkiveringstid, överföring och borttagning

• Regler för hur länge olika kategorier av akter ska bevaras fastställs genom rättsliga instrument, såsom den gemensamma bevarandeförteckningen. Dessa regler gäller för hela kommissionen.
• Generaldirektoraten måste bedöma vilka kategorier av akter som ska överföras till kommissionens historiska arkiv och vilka som ska tas bort.
• Metadata bevaras som bevis på registerposter och akter och överföring eller borttagning av dessa.
• Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter med sekretessgraden ”CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” eller högre överförs inte till de historiska arkiven.

Kommissionens historiska arkiv

Kommissionens historiska arkiv har följande uppgifter:

• Garantera att registerposter, akter och arkiv är äkta, riktiga, fullständiga och tillgängliga.
• Se till att metadata skyddas materiellt och är riktiga.
• På begäran göra registerposter och akter tillgängliga för generaldirektorat och motsvarande avdelningar.
• Vid behov och efter överenskommelse med generaldirektoraten göra en andra genomgång av alla överförda registerposter, akter och arkiv.
• Inleda frisläppande av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar.
• Öppna kommissionens historiska arkiv för allmänheten när 30 år har gått, med undantag för information som rör privatliv, affärsintressen och immateriella rättigheter.
• Deponera de delar av kommissionens arkiv som är öppna för allmänheten hos EU:s historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet.

Kommissionens historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet

• Europeiska universitetsinstitutet (EUI) är den viktigaste åtkomstpunkten för historiska arkiv som är öppna för allmänheten.
• Kommissionen ger om möjligt EUI tillgång till digitaliserade kopior av registerposter i analogt format samt till beskrivningar av alla arkiv som deponerats. Kommissionen främjar interoperabilitet mellan sina arkivsystem och EUI:s system.

Genomförandebestämmelser

Varje generaldirektör eller avdelningschef ska inrätta den organisatoriska, administrativa och fysiska struktur som krävs och avdela den personal som behövs för att kunna genomföra beslutet och genomförandebestämmelserna. Bestämmelserna uppdateras regelbundet, med särskild hänsyn till följande faktorer:

• Utvecklingen inom registerhantering och arkivförvaltning, akademisk och vetenskaplig forskning och standarder.
• Utvecklingen inom informations- och kommunikationsteknik.
• Öppenhet, allmänhetens tillgång till handlingar och öppnandet av arkiv för allmänheten.
• Harmonisering av utformningen av registerposter.

VILKEN PERIOD GÄLLER BESLUTET FÖR?

Beslutet har gällt sedan den 6 juli 2020.

BAKGRUND

Mer information finns här:

• Historiska arkiv (Europeiska kommissionen)
• Genomförandebestämmelser för beslut C(2020) 4482 om registerhantering och arkiv (Europeiska kommissionen).

VIKTIGA BEGREPP

HUVUDDOKUMENT

Kommissionens beslut (EU) 2021/2121 av den 6 juli 2020 om registerhantering och arkiv (EUT L 430, 2.12.2021, s. 30).

ANKNYTANDE DOKUMENT

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39).

Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, 31.5.2001, s. 43).

Kommissionens arbetsordning (K(2000) 3614) (EGT L 308, 8.12.2000, s. 26).

Fortlöpande ändringar av arbetsordningen har införlivats i originaltexten. Denna konsoliderade version har endast dokumentationsvärde.

Genomförandebestämmelser för beslut C(2020) 4482 om registerhantering och arkiv.

Senast ändrat 17.05.2022