EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52017TA1206(16)
Report on the annual accounts of the European Environment Agency for the financial year 2016, together with the Agency’s reply
Rapport om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån (EEA) för budgetåret 2016 med byråns svar
Rapport om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån (EEA) för budgetåret 2016 med byråns svar
OJ C 417, 6.12.2017, p. 104–109
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
6.12.2017 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 417/104 |
RAPPORT
om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån (EEA) för budgetåret 2016 med byråns svar
(2017/C 417/16)
INLEDNING
1. |
Europeiska miljöbyrån (EEA, nedan kallad byrån) ligger i Köpenhamn och inrättades genom rådets förordning (EEG) nr 1210/90 (1). Den ansvarar för att införa ett nätverk för miljöövervakning som ska förse kommissionen, Europaparlamentet, medlemsstaterna och, mer övergripande, allmänheten med tillförlitlig information om miljösituationen. Informationen ska i synnerhet göra det möjligt för EU och medlemsstaterna att vidta åtgärder för att skydda miljön och utvärdera hur effektiva dessa åtgärder är. |
2. |
Tabellen visar nyckeltal för byrån (2). Tabell Nyckeltal för byrån
|
INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN
3. |
I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i byråns system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. |
UTTALANDE
Räkenskapernas tillförlitlighet Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet
Lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna Inkomster Uttalande om lagligheten och korrektheten i de inkomster som ligger till grund för räkenskaperna
Betalningar Uttalande om lagligheten och korrektheten i de betalningar som ligger till grund för räkenskaperna
Ledningens och styrelsens ansvar
Revisorns ansvar för revisionen av räkenskaperna och de underliggande transaktionerna
|
16. |
Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande. |
KOMMENTARER OM INTERNKONTROLLER
17. |
Byrån uppdaterade sin säkerhetspolicy under 2016 men många andra interna förfaranden är föråldrade. Högsta ledningen har godkänt en åtgärdsplan som innefattar en översyn och uppdatering av kontinuitetsplanen. Byrån har också för avsikt att se över sin dokumenthanteringspolicy från 2009 i linje med den nya säkerhetspolicyn. På liknande sätt planerar byrån att se över och uppdatera sina normer för internkontroll, där så krävs. |
18. |
Kommissionens tjänst för internrevision genomförde en effektivitetsrevision av byråns förfaranden för att ta fram rapporten om miljösituationen 2015. I sin granskningsrapport från juli 2016 drog tjänsten för internrevision slutsatsen att förfarandena för att ta fram rapporten om miljösituationen i stort var lämpliga för sitt syfte. Byrån och tjänsten för internrevision har dock enats om en plan för att förbättra dem ytterligare. |
KOMMENTARER OM SUND EKONOMISK FÖRVALTNING OCH RESULTAT
19. |
År 2014 undertecknade kommissionen, som företrädare för över 50 av EU:s institutioner och organ (däribland byrån), ett ramavtal med en entreprenör för inköp av programvara och licenser samt tillhandahållande av it-underhåll och rådgivning. Entreprenören fungerar enligt ramavtalet som en mellanhand mellan byrån och leverantörer som kan tillgodose byråns behov. För dessa mellanhandstjänster har entreprenören enligt ramavtalet rätt att ta ut ett påslag på 2–9 % av leverantörens priser. I ramavtalet anges explicit att det inte ger entreprenören några exklusiva rättigheter. Under 2016 använde byrån detta ramavtal för inköp av programvarulicenser för totalt 442 754 euro. De flesta av dessa inköp rörde produkter som tillhörde en viss kategori som endast skulle användas på exceptionella grunder, för vilka inga priser offererats vare sig under upphandlingsförfarandet eller i ramavtalet. Detta förfarande garanterar inte tillräcklig konkurrens eller att de mest ekonomiska lösningarna väljs. Dessutom kontrollerades inte de påslag som entreprenören tog ut på lämpligt sätt. Den största ordern gällde förnyelse av programvarulicenser från en exklusiv skandinavisk återförsäljare (112 248 euro). I det fallet var det inte motiverat att använda sig av ramavtalet vilket resulterade i en onödig tilläggskostnad. |
UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER
20. |
En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilagan. |
Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Baudilio TOMÉ MUGURUZA som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 19 september 2017.
För revisionsrätten
Klaus-Heiner LEHNE
Ordförande
(1) EGT L 120, 11.5.1990, s. 1.
(2) Ytterligare information om byråns behörighet och verksamhet finns på dess webbplats: www.eea.europa.eu.
(3) Personalen består av tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda samt utstationerade nationella experter.
Källa: Uppgifter från byrån; innefattar såväl central som icke-central budget.
(4) Årsredovisningen består av balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.
(5) Rapporterna om budgetgenomförandet består av den rapportering som utgör en sammanställning av budgettransaktionerna och de förklarande noterna.
(6) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).
BILAGA
Uppföljning av tidigare års kommentarer
År |
Revisionsrättens kommentarer |
Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.) |
2012 och 2013 |
Det är ovanligt med (förhands-)kontroller på plats hos stödmottagarna av kostnader som mottagarna begärt ersättning för genom bidragsprogrammen. (1) De befintliga kontrollerna ger därför endast begränsad säkerhet om att de kostnader som stödmottagarna begär ersättning för är stödberättigande och exakta. |
Har genomförts (2) |
2014 |
Dessutom var internrevisorn inblandad i både förhands- och efterhandskontrollerna trots att de uppgifterna är oförenliga. Det bör noteras att revisionsrätten och byrån har diskuterat systemet för förhandskontroll sedan 2012. |
Har genomförts |
2014 |
Byrån har anlitat en molnleverantör för säkerhetskopieringstjänster, inbegripet e-posttjänster, genom ett interinstitutionellt kontrakt som GD Informationsteknik har upphandlat. I kontraktvillkoren anges inte lokaliseringen av byråns uppgifter på ett tillfredsställande sätt. Leverantören har förbehållit sig rätten att överföra byråns uppgifter utanför Europeiska unionens geografiska område utan att meddela detta; till exempel kan routingdata behöva kopieras till olika datacentraler i olika regioner när man försöker lösa latensproblem. Därmed har byrån inte sett till att Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier, som den omfattas av, garanteras och att tjänsteleverantören fullt ut respekterar rätten till skydd för privatlivet enligt artikel 7 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna. |
Har genomförts (3) |
2015 |
De granskade upphandlingsförfarandena visade att byrån ingick ramavtal med en enda entreprenör som används för olika tjänster enligt specifika kontrakt med fasta priser. Genom att man begär en offert med fasta priser från en enda entreprenör för dessa kontrakt upphävs priskonkurrensen och beroendet av entreprenören ökar. Byrån bör ingå avtal med flera leverantörer med förnyad konkurrensutsättning eller tjänsteavtal när det är möjligt. |
Har genomförts |
(1) Under 2012 och 2011 gjorde byrån en förhandskontroll för att kontrollera en stödmottagares kontrollsystem. Under 2010 gjorde byrån en förhandskontroll för att kontrollera att de utgifter som en stödmottagare hade redovisat var stödberättigande.
(2) 2016 utförde byrån två efterhandskontroller på plats hos europeiska ämnescentrum som tagit emot bidrag.
(3) Byrån övervakar kontinuerligt utvecklingen.
BYRÅNS SVAR
KOMMENTARER OM INTERNKONTROLLER
18. |
Byrån använder ett betydande antal förfaranden som uppdateras regelbundet och görs tillgängliga för all personal via intranätet. Under sista halvåret 2016 omarbetades avsnittet om kvalitetsledning, inklusive registret över förfarandena. Under 2017 kommer alla förfaranden i registret att ses över och uppdateras vid behov. |
19. |
Byrån noterar revisionsrättens svar. |
KOMMENTARER OM SUND EKONOMISK FÖRVALTNING OCH RESULTAT
20. |
Det ramavtal om tjänster som avses är resultatet av ett interinstitutionellt upphandlingsförfarande som Europeiska kommissionen genomförde för att uppnå effektivitetsvinster i enlighet med artikel 104a.1 i budgetförordningen och som sådant berörs det i första hand och direkt av principen om sund ekonomisk förvaltning. I enlighet med de tillämpliga bestämmelserna om organisationen och förvaltningen av interinstitutionella upphandlingsförfaranden åtar sig byrån när den deltar i denna interinstitutionella anbudsinfordran att därefter avstå från att handla upp samma tjänster genom ett annat avtal. Detta åtagande ska inte bara säkerställa öppenhet gentemot deltagande anbudsgivare utan även och i första hand att principen om sund ekonomisk förvaltning följs, särskilt när det gäller principerna om sparsamhet och kostnadseffektivitet i fråga om använda medel. Detta åtagande utgör i sig en tillräcklig motivering till att använda ramavtalet. Det bör dessutom noteras att det påslag som tillämpades på produkterna som förvärvats via kanalförsäljning reglerades genom avtal mellan parterna, medan entreprenören enligt avtal ansvarar för att tillhandahålla produkter och tjänster till ett pris vars förhållande till det rådande marknadspriset för likvärdiga produkter och tjänster förblir konstant. Byrån kommer att fråga kommissionen om det är möjligt att befordras till den lokala eller gemensamma kategorin av ramavtalet om tjänster på grundval av den sammanlagda mängden inköpta licenser. |