BILAGA

Gemensamma kommitténs arbetsordning

Artikel 1

Sammansättning och ordförandeskap

1.   Den gemensamma kommitté som inrättats i enlighet med artikel 41 i ramavtalet om ett vittomspännande partnerskap och samarbete mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Indonesien, å andra sidan (nedan kallat avtalet) ska fullgöra sina uppgifter i enlighet med artikel 41 i avtalet.

2.   Gemensamma kommittén ska bestå av företrädare för bägge parter på högsta möjliga nivå.

3.   Ordförandeskapet i gemensamma kommittén ska innehas växelvis av utrikesministern för Republiken Indonesien och unionens höga representant för utrikes frågor och säkerhetspolitik. De får delegera sin befogenhet att leda hela eller delar av möten i gemensamma kommittén till en högre tjänsteman.

Artikel 2

Företrädare

1.   Parterna ska till varandra anmäla förteckningen över sina företrädare i gemensamma kommittén (nedan kallade ledamöter). Förteckningen ska administreras av gemensamma kommitténs sekretariat.

2.   En ledamot som önskar låta sig företrädas av en suppleant ska skriftligen underrätta ordföranden i gemensamma kommittén om suppleantens namn innan mötet äger rum. Suppleanten som företräder en ledamot ska utöva den ordinarie ledamotens alla rättigheter.

Artikel 3

Delegationer

1.   Gemensamma kommitténs ledamöter får åtföljas av andra tjänstemän. Före varje möte ska parterna, via sekretariatet, underrättas om den planerade sammansättningen av de delegationer som kommer att närvara.

2.   Vid behov, och genom ömsesidig överenskommelse, får parterna bjuda in experter eller företrädare för andra organ att delta som observatörer vid gemensamma kommitténs möten eller för att informera om särskilda ämnen.

Artikel 4

Möten

1.   Gemensamma kommittén ska normalt sammanträda minst vartannat år, eller på annat sätt som parterna kommit överens om. Kallelse till gemensamma kommitténs möten ska utfärdas av ordföranden och möten ska hållas växelvis i Indonesien och Bryssel, på en dag som ska fastställas gemensamt. Extraordinära möten får också sammankallas genom överenskommelse mellan parterna.

2.   Undantagsvis och om parterna är överens om det, får kommitténs möten också hållas med hjälp av tekniska hjälpmedel, till exempel genom video- eller telefonkonferens.

3.   Gemensamma kommittén ska mötas på högsta möjliga nivå, enligt överenskommelse mellan parterna. Parterna ska sträva efter att säkerställa deltagande på ministernivå när så är möjligt.

4.   När gemensamma kommitténs ordförandeskap sker på ministernivå, ska detta förberedas genom ett möte i förväg på högre tjänstemannanivå.

Artikel 5

Offentlighet

1.   Om inget annat beslutas av parterna ska gemensamma kommitténs möten inte vara offentliga. Om en part överlämnar information som anges vara konfidentiell till gemensamma kommittén, ska den andra parten behandla informationen som sådan.

2.   Gemensamma kommittén får göra offentliga uttalanden, om det anses lämpligt.

Artikel 6

Sekretariat

En företrädare för Europeiska utrikestjänsten och en företrädare för Republiken Indonesiens regering ska gemensamt fungera som gemensamma kommitténs sekreterare. Alla meddelanden till och från gemensamma kommitténs ordförande ska vidarebefordras till sekreterarna. Korrespondens till och från gemensamma kommitténs ordförande ska vara i skriftlig form, även i form av e-post.

Artikel 7

Dagordning

1.   Ordföranden ska upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Tillsammans med relevanta handlingar ska den i normalfallet översändas till den andra parten senast 15 dagar före mötet.

2.   Ordföranden får föreslå experter att delta i mötena i gemensamma kommittén för att lämna information om punkter på dagordningen.

3.   Dagordningen ska antas av gemensamma kommittén i början av varje möte. Andra punkter än de som finns upptagna på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen, om parterna är överens om detta.

4.   Under särskilda omständigheter får ordföranden i samförstånd med de båda parterna förkorta de tidsfrister som anges i punkt 1 med hänsyn till omständigheterna i ett enskilt fall.

Artikel 8

Godkänt protokoll

1.   Resultatet av mötet i gemensamma kommittén ska vara i form av ett godkänt protokoll.

2.   De båda sekreterarna ska gemensamt upprätta ett utkast till godkänt protokoll från varje möte efter det att det lämnats in av den part som är värd för mötet, normalt senast 30 kalenderdagar efter mötesdagen. Utkastet till det godkända protokollet ska grundas på ordförandens sammanfattning av gemensamma kommitténs slutsatser.

3.   Det godkända protokollet ska godkännas av bägge parter inom 45 kalenderdagar efter sammanträdet eller inom en tidsfrist som parterna har enats om. Så snart det råder enighet om protokollet ska två originalexemplar undertecknas av parterna. Varje part ska motta ett originalexemplar.

Artikel 9

Beslut och rekommendationer

1.   I syfte att genomföra gemensamma kommitténs uppgifter så som föreskrivs i artikel 41 i avtalet får gemensamma kommittén besluta att anta ett beslut och/eller en rekommendation. Beslutet och/eller rekommendationen ska vara försett med ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ärendet.

2.   Om omständigheterna så kräver får gemensamma kommittén anta sina beslut eller rekommendationer genom skriftligt förfarande.

3.   Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 5 får vardera parten besluta att offentliggöra gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.

Artikel 10

Korrespondens

1.   Korrespondens adresserad till gemensamma kommittén ska sändas till endera partens sekreterare, som i sin tur informerar den andra partens sekreterare.

2.   Sekretariatet ska se till att korrespondens adresserad till gemensamma kommittén vidarebefordras till ordföranden och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 11.

3.   Sekretariatet ska se till att korrespondens från ordföranden sänds till parterna och, om så är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 11.

Artikel 11

Handlingar

1.   När gemensamma kommitténs överläggningar grundar sig på skriftliga underlag, ska sekretariatet numrera handlingarna och distribuera dem till ledamöterna.

2.   Varje sekreterare ska ansvara för att distribuera handlingarna till de berörda ledamöterna på sin sida i gemensamma kommittén och systematiskt skicka kopia till den andra sekreteraren.

Artikel 12

Utgifter

1.   Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för deltagandet i gemensamma kommitténs möten, såväl för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna mötet och för mångfaldigandet av handlingar.

Artikel 13

Ändring av arbetsordningen

Bägge parterna kan skriftligen begära en översyn av arbetsordningen, som kan ändras i samförstånd mellan parterna i enlighet med artikel 9.

Artikel 14

Specialiserade arbetsgrupper och andra mekanismer

1.   Gemensamma kommittén får upprätta specialiserade arbetsgrupper eller andra mekanismer som ska bistå kommittén när den fullgör sina uppgifter. De specialiserade arbetsgrupperna och andra mekanismer ska rapportera till gemensamma kommittén.

2.   Gemensamma kommittén får besluta att upplösa befintliga specialiserade arbetsgrupper eller andra mekanismer eller inrätta andra specialiserade arbetsgrupper eller andra mekanismer för att bistå kommittén när den utför sina uppgifter.

3.   De specialiserade arbetsgrupperna och andra mekanismer ska vid varje möte lämna detaljerade rapporter om sin verksamhet till gemensamma kommittén.

4.   De specialiserade arbetsgrupperna ska enbart ha befogenhet att lämna rekommendationer till gemensamma kommittén.

BILAGA

Gemensamma kommittén EU–Indonesien

Specialiserade arbetsgrupper och andra mekanismer

1.	Arbetsgrupp specialiserad på utvecklingssamarbete

2.	Arbetsgrupp specialiserad på handel och investeringar

3.	Dialog om mänskliga rättigheter

4.	Politisk dialog

5.	Dialog om säkerhet