30.5.2015

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 134/1

---

KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEFÖRORDNING (EU) 2015/840

av den 29 maj 2015

om kontroller som genomförs av de ansvariga myndigheterna i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 av den 16 april 2014 om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering (1), särskilt artikel 27.5, och

av följande skäl:

(1)	De ansvariga myndigheterna har ansvaret för förvaltning och kontroll av utgifter enligt förordning (EU) nr 514/2014. För detta ändamål ska de utföra administrativa kontroller och kontroller på plats.

(2)

För att de administrativa kontroller som utförs av de ansvariga myndigheterna ska vara effektiva bör de i ett första led endast omfatta en analys av de ekonomiska redogörelser som lämnats in av stödmottagarna. En mer detaljerad kontroll av enskilda styrkande handlingar bör endast företas om analysen visar på inkonsekvenser eller oegentligheter. För att en tillräcklig nivå av säkerhet ska kunna uppnås samtidigt som den administrativa bördan minskas krävs det att man förtydligar under vilka omständigheter den ansvariga myndigheten kan förlita sig enbart på ett revisionsintyg.

(3)	Kontroller på plats ska omfatta både finansiella och operativa aspekter och kan behöva företas i olika skeden av ett projekt. Det är därför nödvändigt att fastställa omfattningen av varje typ av kontroll på plats i syfte att se till att de genomförs på ett så effektivt sätt som möjligt.

(4)

Operativa kontroller på plats bör företas under projektets genomförande så att lämpliga korrigerande åtgärder kan vidtas. Dessa kontroller bör företas både för ett stickprov av projekt som fortfarande pågår den första dagen av det relevanta räkenskapsåret och projekt som startar under det räkenskapsåret.

(5)

För att en tillräcklig nivå av säkerhet ska kunna uppnås samtidigt som den administrativa bördan minskas krävs det att man anger under vilka omständigheter risken för fel är att anse som obetydlig och antalet finansiella kontroller på plats följaktligen kan minskas. För att man ska kunna uppnå en tillräcklig nivå av säkerhet om att unionens utgifter är lagliga och korrekta är det emellertid nödvändigt att man även specificerar vilka åtgärder som ska vidtas om felfrekvensen är betydande.

(6)

De viktigaste inslagen i de finansiella kontrollerna på plats bör klargöras. De ansvariga myndigheterna måste i synnerhet kontrollera att de projekt som stöds genom de nationella programmen är utan vinstsyfte. De ska kontrollera att dessa projekt inte får dubbel finansiering för sina utgifter från både nationella program och unionsprogram vad gäller samtliga programperioder, vilket även inbegriper finansiering från något organ.

(7)	Styrkande handlingar bör bevaras under en viss angiven period efter det att ett projekt avslutats för att de ansvariga myndigheterna, kommissionen (bl.a. Olaf) och Europeiska revisionsrätten ska kunna utföra sina kontroller.

(8)	För att denna förordning ska kunna börja tillämpas så snart de nationella programmen godkänts bör denna förordning träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

(9)	Förordning (EU) nr 514/2014 är bindande för Förenade kungariket och Irland, varför även denna förordning är bindande för dem.

(10)	Utan att det påverkar tillämpningen av skäl 47 i förordning (EU) nr 514/2014 är förordning (EU) nr 514/2014 och denna förordning inte bindande för Danmark.

(11)	De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från kommittén för asyl-, migrations- och integrationsfonden och fonden för inre säkerhet.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Administrativa kontroller

1.   Den ansvariga myndigheten ska utföra administrativa kontroller av alla ekonomiska redogörelser som stödmottagarna lämnar in för att få unionsfinansiering, i enlighet med de stödavtal som definieras i artikel 1 d i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1042/2014 (2) (nedan kallad ekonomiska redogörelser). Dessa kontroller ska omfatta minst följande:

a)	Verifiering av att de ekonomiska redogörelserna är korrekta formellt sett och rätt beräknade.

b)	Verifiering av att projekten har uppnått de mål som angetts i stödavtalen eller att de är på väg att uppnå dessa mål.

c)	En analytisk översyn för att undersöka om de utgifter som deklareras i de ekonomiska redogörelserna är relevanta och uppfyller de villkor som anges i stödavtalet och tillämpliga unionsbestämmelser och nationella bestämmelser.

2.   Om det framkommer av de administrativa kontrollerna att det finns inkonsekvenser eller oegentligheter ska den ansvariga myndigheten genomföra detaljerade kontroller för att bedöma utgifternas laglighet och korrekthet, bl.a. i form av en stickprovsundersökning av styrkande handlingar.

3.   Den ansvariga myndigheten får ålägga stödmottagaren att lämna ett revisionsintyg och en revisionsberättelse som täcker alla de aspekter som avses i punkt 1 a och c, vilka ska vara utfärdade av en oberoende revisor. Om så är fallet ska den ansvariga myndigheten fastställa omfattningen av de kontroller som ska utföras av den oberoende revisorn samt mallen för revisionsberättelsen.

Artikel 2

Allmänna principer för kontroller på plats

Den ansvariga myndigheten ska utföra finansiella och operativa kontroller på plats.

Kontroller på plats ska genomföras på grundval av dokumentation och register som innehas av projektens stödmottagare.

Oanmälda kontroller på plats kan utföras i enlighet med den nationella lagstiftningen om ett förhandsmeddelande skulle kunna leda till att man får en lägre nivå av säkerhet.

Artikel 3

Finansiella kontroller på plats

1.   Finansiella kontroller på plats syftar till att ge en tillräcklig nivå av säkerhet vad gäller lagligheten och korrektheten för de transaktioner och avtal som ligger till grund för de ekonomiska redogörelserna.

2.   Den ansvariga myndigheten ska kontrollera att

a)	utgifterna i samband med de ekonomiska redogörelserna överensstämmer med de räkenskaper och styrkande handlingar som innehas av stödmottagarna,

b)	utgifterna i samband med de ekonomiska redogörelserna uppfyller de villkor för stödberättigande som anges i stödavtalet och i tillämpliga unionsbestämmelser och nationella bestämmelser,

c)	finansieringskällorna uppfyller de krav som anges i artikel 16.2 i förordning (EU) nr 514/2014.

3.   Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 4.2 i denna förordning ska de finansiella kontrollerna på plats täcka minst 10 % av de ackumulerade bidragen från unionen till de projekt som förklarats vara slutförda i de årsräkenskaper som avses i artikel 39 i förordning (EU) nr 514/2014.

Artikel 4

Villkor för att minska eller öka de finansiella kontrollerna på plats

1.   Den ansvariga myndigheten ska fastställa storleken på felfrekvensen för de unionsbidrag som kontrollerats i de årsräkenskaper som avses i artikel 39 i förordning (EU) nr 514/2014 för räkenskapsår n.

2.   Den ansvariga myndigheten får minska täckningen för de finansiella kontrollerna på plats det efterföljande räkenskapsåret n+1 under förutsättning att följande två villkor är uppfyllda:

a)	Felfrekvensen är lägre än 2 % av de unionsbidrag som kontrollerats i årsräkenskaperna för räkenskapsåret n.

b)	De finansiella kontrollerna på plats som utförts sedan inledandet av det nationella programmet täcker minst 10 % av de ackumulerade bidragen från unionen till alla de projekt som förklarats vara slutförda i årsräkenskaperna sedan programmets inledande.

3.   Om felfrekvensen är minst 2 % av de unionsbidrag som kontrollerats i årsräkenskaperna för räkenskapsåret n, ska den ansvariga myndigheten analysera felfrekvensens signifikans i syfte att fastställa felens omfattning och effekt och avgöra huruvida felfrekvensen är representativ för hela populationen, dvs. samtliga deklarerade betalningar. Den ansvariga myndigheten ska vidta nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder, bl.a. ytterligare kontroller, och ange resultaten av dessa analyser i den årliga sammanfattning som avses i artikel 59.5 första stycket b i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (3).

De finansiella kontrollerna på plats för det efterföljande räkenskapsåret (n + 1) ska täcka en procentandel av de ackumulerade bidragen från unionen till de projekt som förklarats vara slutförda i årsräkenskaperna för räkenskapsåret n + 1 som är högre än motsvarande procentandel för räkenskapsåret n. Denna högre procentandel får inte vara lägre än 10 %. Fram till räkenskapsåret n+1 ska dessutom de finansiella kontrollerna på plats som utförts sedan inledandet av det nationella programmet täcka minst 10 % av de ackumulerade bidragen från unionen till alla de projekt som förklarats vara slutförda i årsräkenskaperna sedan programmets inledande.

Om felfrekvensen för de ökade kontroller som utförs år n + 1 är lägre än 2 % ska den ansvariga myndigheten det efterföljande räkenskapsåret (n + 2) utföra kontroller på plats som täcker minst 10 % av de ackumulerade bidragen från unionen till de projekt som förklarats vara slutförda i årsräkenskaperna för räkenskapsåret n + 2.

Artikel 5

Operativa kontroller på plats

1.   När den ansvariga myndigheten utför operativa kontroller på plats ska den kontrollera att projektet i fråga genomförs i enlighet med stödavtalet. Den ska särskilt kontrollera att de indikatorer som rapporterats av stödmottagarna är tillförlitliga och att projektet fortskrider utan onödiga förseningar.

2.   Operativa kontroller på plats som utförs under räkenskapsår n ska täcka minst 20 % av det antal projekt som genomförs under det räkenskapsåret, enligt vad som uppgivits i de årsräkenskaper som avses i artikel 39 i förordning (EU) nr 514/2014 för räkenskapsår n.

Artikel 6

Metod för stickprov vid kontroller på plats

Den ansvariga myndigheten ska utföra kontroller på plats av ett urval av projekt som utgör en lämplig blandning av olika typer av projekt och projektstorlekar, transaktioner, stödmottagare och genomförandemetoder. Urvalet ska ta hänsyn till eventuella riskfaktorer samt till kostnads–nyttoaspekten av kontrollerna.

Artikel 7

Kontrollrapporter

1.   Den ansvariga myndigheten ska upprätta en rapport för varje administrativ kontroll och kontroll på plats, vilken ska innehålla följande upplysningar:

a)	Fullständig identifiering av projektet och det därmed sammanhängande stödavtalet.

b)	Kontrollantens namn och namnteckning.

c)	Stödmottagarens namn.

d)	Typ av kontroll (administrativ, finansiell eller operativ kontroll på plats eller en kombination).

e)	Vid behov, kontrollens omfattning.

f)	De utgifter som omfattas av kontrollen och de utgifter (stickprov) som faktiskt kontrollerats.

g)	Storleken på de utgifter som anses vara icke stödberättigande.

h)	En beskrivning av de viktigaste resultaten, brister, fel och oegentligheter, ytterligare kontroller och analyser som utförts, rekommendationer och föreslagna korrigerande åtgärder samt stödmottagarens reaktion härpå.

2.   Kontrollrapporten får ha formen av en checklista.

Artikel 8

Särskilda villkor

Om den ansvariga myndigheten fungerar som verkställande organ i enlighet med artikel 8 i delegerade förordning (EU) nr 1042/2014 ska de administrativa kontroller och kontroller på plats som avses i artiklarna 1 och 2 i den här förordningen utföras av en enhet eller en person som är funktionellt oberoende av de enheter och personer som förvaltar projektet.

Artikel 9

Bevarande av styrkande handlingar

1.   Den ansvariga myndigheten ska se till att all dokumentation och alla handlingar och metadata som rör de deklarerade utgifterna och avsatta interna inkomsterna samt de revisioner och kontroller som utförts hålls tillgängliga för kommissionen (inbegripet Olaf) och Europeiska revisionsrätten under minst fyra år efter det räkenskapsår då slutbetalningen deklarerades.

För detta ändamål ska den ansvariga myndigheten fastställa bestämmelser rörande stödmottagarnas bevarande av dokumentation, handlingar och metadata.

2.   Om den berörda ansvariga myndigheten upptäcker oegentligheter ska de styrkande handlingar som avses i punkt 1 hållas tillgängliga för kommissionen under minst tre år efter det år då beloppen i fråga i sin helhet drivits in av stödmottagaren och krediteras det nationella programmet.

3.   Om ett förfarande för kontroll av överensstämmelse i enlighet med artikel 47 i förordning (EU) nr 514/2014 inleds, ska de styrkande handlingar som avses i punkt 1 i denna artikel hållas tillgängliga för kommissionen under minst ett år efter det år då detta förfarande avslutades.

4.   Om ett beslut om överensstämmelse är föremål för rättsliga förfaranden inför Europeiska unionens domstol ska de relevanta styrkande handlingarna hållas tillgängliga för kommissionen under minst ett år efter det år då dessa förfaranden avslutades.

5.   De styrkande handlingar som avses i punkterna 1, 2, 3 och 4 ska hållas tillgängliga för kommissionen antingen i pappersform eller i elektronisk form.

Handlingar får sparas uteslutande i elektronisk form endast om den berörda medlemsstatens nationella lagstiftning tillåter att elektroniska handlingar används som bevis för underliggande transaktioner i nationella domstolsförfaranden.

6.   Medlemsstaterna får föreskriva en längre bevarandeperiod för de styrkande handlingarna.

Artikel 10

Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

---

(1)  EUT L 150, 20.5.2014, s. 112.

(2)  Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1042/2014 av den 25 juli 2014 om komplettering av förordning (EU) nr 514/2014 med avseende på utnämning av ansvariga myndigheter, deras förvaltnings- och kontrollansvar samt revisionsmyndigheternas ställning och skyldigheter (EUT L 289, 3.10.2014, s. 3).

(3)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).

---