29.12.2015

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 342/57

---

KOMMISSIONENS BESLUT (EU) 2015/2463

av den 18 december 2015

om arbetsordningen för den panel som avses i artikel 108 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012

EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1),

med beaktande av kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (2), särskilt artikel 144, och

av följande skäl:

(1)	Genom förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 inrättas en panel för centraliserad bedömning av de situationer som avses i artikel 106.1 och för antagandet av lämpliga rekommendationer (nedan kallad panelen)

(2)	I artikel 108.7 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 fastställs sammansättningen av panelen och föreskrivs att panelen ska bistås av ett ständigt sekretariat som ska tillhandahållas av kommissionen.

(3)	I artikel 144 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 regleras panelens organisation och sammansättning, förfarandet för att utse ordföranden samt hanteringen av intressekonflikter. I artikel 144.5 föreskrivs att kommissionen ska anta panelens arbetsordning.

(4)	Det är lämpligt att ange förfarandet för utnämning och avsättning av ordföranden och att fastställa bestämmelser om ställföreträdare för honom eller henne när han eller hon är frånvarande eller är förhindrad att fullgöra sina uppgifter.

(5)	Det är nödvändigt att fastställa detaljerade regler för panelens sammansättning i varje enskilt fall, särskilt för utnämningen av de två ständiga ledamöterna, deras ställföreträdare och den ytterligare ledamot som företräder utanordnaren.

(6)	För att panelen ska skötas korrekt är det lämpligt att ytterligare specificera de stödfunktioner som sekretariatet ska bistå med inom ramen för panelens förfaranden.

(7)	Förfarandet för att överlämna ett ärende till panelen bör klargöras ytterligare, särskilt när det gäller minimiinnehållet i utanordnarens begäran.

(8)	För de ekonomiska aktörernas skull är det nödvändigt att klargöra de praktiska arrangemang som säkerställer att deras rätt att bli hörda respekteras.

(9)	Det är lämpligt att ange de praktiska arrangemangen för det nära samarbetet mellan panelen och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) mot bakgrund av de administrativa arrangemangen för samarbete och snabbt informationsutbyte mellan kommissionen och Olaf.

(10)	Det är lämpligt att klargöra reglerna för antagandet av panelens rekommendationer.

(11)	All behandling av personuppgifter som utförs av panelen och dess sekretariat ska ske i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (3).

(12)	Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 (4) bör tillämpas på de rekommendationer som panelen antar.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Syfte

I detta beslut fastställs arbetsordningen för den panel som avses i artikel 108 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad panelen).

Artikel 2

Utnämning och avsättning av ordföranden

1.   Panelens ordförande ska utses av kommissionen i enlighet med artikel 144 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012.

2.   Om ordföranden inte längre uppfyller de krav som ställs för utförandet av hans eller hennes uppgifter, får han eller hon avsättas av kommissionen.

Artikel 3

Ställföreträdande ordförande

1.   Ordföranden ska ha en ställföreträdare som ska fungera som ersättare om han eller hon är frånvarande eller förhindrad att fullgöra sina uppgifter. Ställföreträdaren ska utses i enlighet med artikel 144 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012.

2.   Om både ordföranden och hans eller hennes ställföreträdare är frånvarande eller förhindrade att fullgöra sina uppgifter ska de ersättas av den ständiga ledamot som har längst tjänstgöringstid (5) och som utsetts i enlighet med artikel 4. I sådana fall ska den ständiga ledamot som ersätter ordföranden ersättas med sin ställföreträdare, vilken utsetts i enlighet med artikel 4.

Artikel 4

Utseende av panelens ledamöter och deras ställföreträdare

1.   Direktören för den centrala budgetavdelningen vid generaldirektoratet för budget ska vara en av panelens två ständiga ledamöter så som avses i artikel 144.2 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012. Generaldirektören för GD Budget ska utse en tjänsteman i lönegrad AD 11 eller högre till sin ställföreträdare.

Generaldirektören för GD Budget ska utse den andra ständiga ledamoten och hans eller hennes personliga ställföreträdare bland de tjänstemän som innehar åtminstone lönegrad AD 14 respektive AD 11.

2.   Den ytterligare ledamot som företräder den begärande utanordnaren, så som avses i artikel 144.2 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012, ska utses i enlighet med arbetsordningen och de interna administrativa reglerna hos den institution, den byrå eller det organ som berörs i enlighet med artikel 65.3 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

Artikel 5

Utnämning av observatörer och samarbete med Olaf

1.   Observatörerna ska inte delta i antagandet av panelens rekommendationer i enlighet med artikel 13.

2.   Företrädare för följande enheter ska ha observatörsstatus:

a)	Kommissionens rättstjänst.

b)	Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), om utanordnarens begäran bland annat bygger på uppgifter från Olaf.

c)	Utanordnare (andra än den begärande utanordnaren) vid kommissionen, vid ett europeiskt kontor som inrättats av kommissionen, vid ett genomförandeorgan, vid någon annan institution eller byrå eller vid ett annat europeiskt kontor eller organ som berörs av det fall som lämnats in till panelen.

d)	Någon annan enhet som bjudits in av ordföranden.

3.   En företrädare för rättstjänsten ska närvara vid alla sammanträden i panelen. Rättstjänsten ska underrättas om alla skriftliga förfaranden som avses i artikel 10 och får lämna muntliga eller skriftliga synpunkter. Den ska göra det om ordföranden begär det.

4.   När Olaf innehar observatörsstatus enligt punkt 2 b ska Olaf samarbeta nära med panelen i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (6) med vederbörlig hänsyn till respekten för processuella och grundläggande rättigheter och visselblåsare. I sådana fall får Olafs företrädare närvara vid alla sammanträden i panelen och delta i alla muntliga och skriftliga förfaranden som avses i artiklarna 9 och 10 genom att tillhandahålla muntliga och/eller skriftliga synpunkter och ska göra så när de bjudits in av ordföranden.

I andra fall får Olaf bjudas in för att tillhandahålla relevant information eller rådgivning när ordföranden anser att det är lämpligt för att skydda unionens ekonomiska intressen.

5.   Utanordnare med observatörsstatus i enlighet med punkt 2 c ska närvara vid alla sammanträden i panelen. De ska underrättas om alla skriftliga förfaranden som avses i artikel 10 och får lämna muntliga och skriftliga synpunkter.

6.   Andra observatörer ska närvara vid sammanträden i panelen när de bjuds in av ordföranden och får på uppmaning av ordföranden lämna in muntliga och skriftliga synpunkter.

Artikel 6

Förebyggande och hantering av intressekonflikter

1.   Alla ledamöter eller observatörer vars deltagande i panelens överläggningar kan leda till en intressekonflikt när det gäller en specifik punkt på dagordningen ska utan dröjsmål underrätta ordföranden och sekretariatet eller allra senast innan överläggningarna påbörjas.

2.   Om en intressekonflikt konstaterats ska ledamoten eller observatören avstå från att närvara vid sammanträdet, från att diskutera punkten på dagordningen och från att delta i överläggningarna, samförståndet eller i omröstningen, när tillämpligt.

3.   Ledamöterna och observatörerna ska vara skyldiga att underteckna en försäkran om att de inte är föremål för någon intressekonflikt innan överläggningarna om ett visst ärende i panelen påbörjas.

4.   Om ordföranden själv har en intressekonflikt när det gäller en viss punkt på dagordningen ska han eller hon informera sekretariatet och avstå från att närvara vid sammanträdet. I sådana fall ska ordföranden ersättas med sin ställföreträdare.

5.   Punkterna 1, 2 och 3 ska i tillämpliga delar gälla för ordförandens ställföreträdare, ledamöternas ställföreträdare och personalen i panelens sekretariat.

Artikel 7

Ständiga sekretariatet

1.   Panelens sekretariat ska tillhandahållas av och vara administrativt knutet till generaldirektoratet för budget.

2.   Sekretariatets uppgifter ska vara de som fastställs i artikel 144 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012. Sekretariatet ska framför allt göra följande:

a)	Kontrollera att begäran om att ett ärende överlämnas till panelen är fullständig innan den vidarebefordras till ordföranden och ledamöterna.

b)	Identifiera andra utanordnare som berörs av ärendet och som kan föreslås som möjliga observatörer.

c)	Identifiera de ärenden då Olaf bör uppmanas att tillhandahålla relevant information eller rådgivning, i enlighet med artikel 5.4 andra stycket.

d)	Under ordförandens överinseende utarbeta dagordningen för panelens sammanträden och skicka den till ledamöterna och observatörerna.

e)	Delta i panelens överläggningar och upprätta ett protokoll för varje möte.

f)	Underrätta de ekonomiska aktörerna och andra berörda utanordnare i enlighet med artikel 108.8 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

g)	Underrätta den begärande utanordnaren om den rekommendation som antogs av panelen.

h)	Behandla förfrågningar om tillgång till panelens handlingar, särskilt rekommendationerna, i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001.

Artikel 8

Överlämnande av ärenden till panelen

1.   Om någon utanordnare vid kommissionen, vid någon annan institution eller vid ett europeiskt kontor som inrättats av kommissionen, eller vid ett genomförandeorgan eller vid något annat europeiskt kontor eller organ eller europeisk byrå begär det ska panelen sammankallas.

2.   Begäran ska skickas elektroniskt till sekretariatets e-postadress Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu och ska krypteras i enlighet med de bestämmelser om kryptering som gäller inom kommissionen.

3.   Om en utanordnare får kännedom om sådana uppgifter som avses i artiklarna 106.2 och 108.3 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska han eller hon överlämna ärendet till panelen inom två månader från det att uppgifterna kommit till hans eller hennes kännedom, utom i vederbörligen motiverade fall.

4.   Utanordnarens begäran att överlämna ett ärende till panelen ska innehålla de uppgifter som krävs enligt artikel 108.8 a i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012. Utanordnaren ska också översända alla relevanta uppgifter, särskilt rapporter från Olaf om de uppgifter som överlämnas av Olaf i enlighet med artiklarna 7.6 och 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.

5.   Endast en begäran som åtföljs av de uppgifter som avses i punkt 4 ska leda till att den period som avses i artikel 108.8 f i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 påbörjas.

6.   Begäran ska inte vara längre än tio sidor exklusive bilagor, utom i de fall då ärendet inbegriper särskilt komplicerade rättsliga eller faktiska omständigheter.

Artikel 9

Sammankallande till ett sammanträde

Ett sammanträde i panelen ska sammankallas av ordföranden i syfte att

a)	upprätta den preliminära rättsliga bedömning som avses i artikel 108.8 b i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, och

b)	anta en sådan rekommendation som avses i artikel 108.9 i den förordningen.

Artikel 10

Skriftligt förfarande

1.   På initiativ av ordföranden eller på begäran av en ledamot i panelen får den preliminära rättsliga bedömningen upprättas och rekommendationen antas genom skriftligt förfarande. Alla ledamöter i panelen och/eller ordföranden får invända mot användningen av skriftligt förfarande. I sådana fall ska ordföranden kalla till ett sammanträde inom skälig tid.

2.   Ordföranden ska fastställa en tidfrist för det skriftliga förfarandet utifrån hur brådskande ärendet är och med vederbörlig hänsyn till de tidsfrister som avses i artikel 12.

Artikel 11

Rätten att yttra sig skriftlig

1.   Panelen ska upprätthålla de berörda ekonomiska aktörernas rätt att yttra sig i enlighet med artikel 108.8 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

2.   Offentliggörande av information som härrör från, eller som rör, utredningar som utförs eller samordnas av Olaf ska kräva Olafs medgivande, vilket ska tillhandahållas inom ramen för de muntliga eller skriftliga förfaranden som avses i artikel 5.4.

3.   Om en begäran från utanordnaren grundas på information som överlämnats av Olaf och för att säkerställa att sekretessen i de utredningar som utförs eller samordnas av Olaf eller nationella undersökningar eller rättsliga förfaranden, om Olaf känner till dem, inte försämras, ska panelen samråda med Olaf innan underrättelsen skickas till den ekonomiska aktören i enlighet med artikel 108.8 i förordningen (EU, Euratom) nr 966/2012.

4.   Den ekonomiska aktören ska yttra sig skriftligt och skicka in yttrandet elektroniskt till sekretariatets e-postadress Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu i form av en vanlig elektronisk fil som skapats med hjälp av ett ordbehandlingsprogram.

5.   Det skriftliga yttrandet ska i princip inte vara längre än tio sidor exklusive bilagor, utom i de fall då ärendet inbegriper särskilt komplicerade rättsliga eller faktiska omständigheter.

Artikel 12

Tillämpliga tidsfrister

1.   De tillämpliga tidsfristerna för panelen att anta sin rekommendation ska vara de som fastställs i artikel 108.8 f i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.

2.   Om något yttrande från den ekonomiska aktören behöver översättas kan detta utgöra ett exceptionellt och vederbörligen motiverat fall då tidsfristen för panelens antagande av rekommendationen får förlängas.

Artikel 13

Antagande av rekommendationen

Panelen ska sträva efter att uppnå enighet.

Om enighet inte kan uppnås ska frågan gå till omröstning, vid vilken

a)	ordföranden har en röst,

b)	de två ständiga ledamöterna har en röst tillsammans, och

c)	den ytterligare ledamot som företräder den begärande utanordnaren har en röst.

Panelens ståndpunkt ska godkännas med absolut majoritet.

Artikel 14

Underrättande av rekommendationen

1.   Panelen ska utan dröjsmål underrätta den begärande utanordnaren om sin rekommendation.

2.   Panelen ska samtidigt underrätta observatörerna, om tillämpligt, och Olaf, om ärendet grundas på uppgifter som överlämnats av Olaf, om sin rekommendation.

Artikel 15

Sekretess vid överläggningar

Panelens överläggningar ska vara och förbli hemliga.

Artikel 16

Skydd av personuppgifter

All behandling av personuppgifter som utförs av panelen och dess sekretariat ska ske i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001.

Artikel 17

Övergångsbestämmelser

I avvaktan på att ordföranden och hans eller hennes ställföreträdare utnämns ska den ständiga ledamoten med längst tjänstgöringstid utföra ordförandens uppgifter i panelen.

Artikel 18

Detta beslut träder i kraft dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

---

(1)  EUT L 298, 26.10.2012, s. 1.

(2)  EUT L 362, 31.12.2012, s. 1.

(3)  Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 12.1.2001, s. 1).

(4)  Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, 31.5.2001, s. 43).

(5)  Kommissionens bestämmelser om tjänstgöringstid tillämpas.

(6)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 (EUT L 248, 18.9.2013, s. 1).

---